Meine Erfahrungen mit Projekt-Arbeit beziehen sich vor allem auf die Umsetzung von Marketing-Kampagnen, die wir organisieren. Darin sind viele Menschen im gesamten Team involviert, auch Leute außerhalb der Marketing-Abteilung. Das trifft zum Beispiel zu, wenn es um den Release und die Bewerbung neuer Funktionen geht. Sowas läuft immer teamübergreifend. 

Was macht deiner Meinung nach den Erfolg von Projekten aus?

Eigentlich eine Selbstverständlichkeit, die aber oftmals vergessen wird: Ein Projekt muss von einer Person geleitet werden, die den Überblick behält. Aufgaben an Leute zu delegieren ist wichtig, denn die Verantwortung für die Umsetzung aller Maßnahmen muss im Team geteilt werden. Aber es braucht immer jemanden, der die Zügel in der Hand hält und weiß, wo die Reise hingeht. Das setzt auch eine klare Zielsetzung für das Projekt voraus.  

Ansonsten bin ich ein Verfechter von kleinteiliger Projektierung. Wir teilen große Aufgaben in kleinere Schritte auf. Der Fortschritt von großen Arbeitspaketen lässt sich nur schwer erfassen und man verliert den Überblick, in welchem Status sich die einzelnen Aufgaben befinden. Mit kleineren Arbeitsschritten kann man außerdem viele kleine Erfolge feiern, wenn man sie abgeschlossen hat. Das motiviert das Team. 

Dabei hilft auch ein regelmäßiger Austausch. Hier kann man sich auf den neuesten Stand bringen, Bedarfe oder Engpässe schnell erkennen. Sowas ist wichtig, um den Fortschritt eines Projekts immer im Blick zu halten und im Zweifel schnell zu handeln, falls etwas aus dem Ruder läuft. 

Und auch ganz wichtig: Deadlines immer mit genügend Puffer planen, denn Krankheiten im Team oder sonstige Blocker lassen sich nicht immer einkalkulieren. Einfach ein Datum festzulegen und hoffen, dass das Projekt bis dahin fertig ist, klappt einfach nicht.

Was ist deiner Meinung nach wichtig, um die Motivation im Team zu fördern? 

Genauso wie die Deadline sollten Projektziele und Maßnahmen im Team abgestimmt werden, um die Akzeptanz und Identifizierung mit dem Projekterfolg zu erreichen. Brainstormings können dabei helfen, die Meinungen aller Teammitglieder einzubeziehen. So lassen sich die Ideen aller Mitarbeitenden und deren fachliche Einschätzungen bündeln, jeder kann seine eigene Idee vorantreiben.  

Dabei sollten Ziele erarbeitet werden, die im gesetzten Zeitrahmen erreichbar sind. Denn wenn das Team schon selbst nicht daran glaubt, dass ein Projekt machbar ist, ist es von Anfang an zum Scheitern verurteilt. Hier muss man agil bleiben: Wenn das Projekt nicht wie ursprünglich geplant umgesetzt werden kann, sollte man die Bedenken aus dem Team ernst nehmen und in der weiteren Planung berücksichtigen.  

Dass die Meinung aller Team-Mitglieder einbezogen wird, ist für die Motivation genauso wichtig wie die Verantwortung, die jeder einzelne trägt. Wenn jeder weiß, welche Aufgaben er zu erledigen hat und genau weiß, was von ihm zu welchem Zeitpunkt erwartet wird, macht es das den Mitgliedern im Team leichter, ihre eigenen Erfolge zu bewerten.  

Projektmanagement-Tools wie Jira machen offene Aufgaben und deren Fortschritt ganz einfach sichtbar und sind eine gute Besprechungsgrundlage für den regelmäßigen Austausch. Dieser hilft auch dabei, dass jeder seiner eigenen Verpflichtung für den Team-Erfolg nachkommt: alle ziehen an einem Strang, jeder kann etwas bewirken. 

Ansonsten ist eine Retrospektive super wertvoll. Einerseits bietet so ein Meeting zur Reflektion eine Verschnaufpause zwischen den Projekten, andererseits kann man hier die Teamdynamik prüfen: Wie war die Zusammenarbeit im Projekt? Was lief gut, was können wir verbessern?  

Und natürlich ganz wichtig: Erfolge feiern! 

Wie können digitale Tools und Prozesse dazu beitragen, die Motivation der Mitarbeitenden im Projekt-Team aufrechtzuerhalten?

Ich finde in meiner Rolle der Projektleitung einen digitalen Urlaubsplaner im Team wertvoll. Damit kann ich zu Beginn der Planung direkt prüfen, wer im Projektzeitraum wann da ist, und ob die Team-Mitglieder im Büro oder im Homeoffice sind.  

Erfahrungsgemäß kommen diese Tools auch bei den Team-Mitgliedern gut an, weil sie damit selbstbestimmt ihre Arbeitszeit verwalten können. Jeder kann unabhängig von einer Personalabteilung oder einer Führungskraft Anträge einstellen und den Status dieser Anträge sehen. Aus meiner Sicht können digitale Tools wie Team-Urlaubsplaner so die Motivation deutlich erhöhen und unterstützen damit auch den Projekt-Erfolg.  

Beim Projektabschluss ist außerdem das digitale Tracking von Projektzeiten hilfreich. Damit kann ich nachvollziehen, ob Aufwände für verschiedene Aufgaben realistisch eingeschätzt wurden. Ineffiziente Prozesse werden damit auch schneller aufgedeckt, sodass man diese optimieren kann.  

Personizer lässt sich ideal als Team-Urlaubsplaner nutzen. Welche Vorteile ergeben sich deiner Meinung nach aus der Nutzung solcher Tools?

Ich selbst nutze den Team-Urlaubsplaner täglich: Schon zu Beginn des Tages sehe ich darin nach, ob und wer im Büro ist, oder ob Leute im Homeoffice sind. So weiß ich direkt, was an diesem Tag der Kommunikationsweg der Wahl ist. In der Übersicht für das Projekt-Team sehe ich außerdem, ob sich Abwesenheiten von Team-Mitgliedern überschneiden, um Engpässe zu antizipieren. 

Generell wird die Urlaubsplanung mit dem digitalen Tool effizienter und ist weniger anfällig für Fehler. Man kann Automatismen für typische Abläufe einrichten, sodass alle Beteiligten im Freigabeprozess der Urlaube über den Stand der Anträge informiert bleiben. Das macht die Kommunikation rund um die Urlaubsplanung schneller und transparenter. Und natürlich ist der Prozess auch noch papierlos; Kein Wandkalender voll mit durchgestrichenen Daten oder verloren gegangene Urlaubszettel mehr! 

Und ich habe es vorhin auch schon erwähnt: Das Tool gibt den Arbeitnehmenden mehr Selbstbestimmung in der Planung ihrer Abwesenheiten. Man sieht zu jedem Zeitpunkt, wie viele Urlaubstage man noch zur Verfügung hat, kann diese selbst im Kalender beantragen und muss sie nur noch freigeben lassen. Und wenn ein Antrag doch mal storniert werden muss, ist das auch ganz einfach mit einem Klick gemacht. 

Und vor allem finde ich, dass es einfach Spaß macht, mit dem Tool zu arbeiten. Urlaub soll ja auch Spaß machen, und der fängt eben schon beim Antrag an. Mit Personizer nimmt man sowohl den Arbeitnehmenden als auch Personalern und Managern den Stress bei der Verwaltung von An- und Abwesenheiten. 

Hast du Tipps für den optimalen Umgang mit eurem Team-Urlaubsplaner? 

Nutzt bei der Antragstellung die Möglichkeit, eure Vertretung anzugeben. Ist ein Urlaubsantrag freigegeben, kann dadurch jedes Teammitglied sehen, an wen sie sich in der Abwesenheit dieses Team-Mitglieds wenden können. 

Unsere Schnittstellen machen Prozesse außerdem noch schlanker. So lasse ich mir zum Beispiel die Benachrichtigungen aus Personizer direkt in Slack anzeigen. Von hier aus kann ich dann Anträge freigeben und muss mich dafür nicht separat im Tool einloggen. Den gleichen Vorteil nutze ich in meinem Outlook-Kalender, in dem ich alle An- und Abwesenheiten meines Projekt-Teams sehen kann.  

Gibt es bestimmte Trends oder Entwicklungen im Bereich digitaler Tools für die Teamarbeit, auf die du besonders gespannt bist? 

Was ich gut finden würde, wäre eine noch bessere Vernetzung zwischen Menschen, die vor Ort arbeiten und den Mitarbeitenden im Homeoffice. Viele Tools sind schon hilfreich, zum Beispiel digitales Brainstorming auf einem Miro-Board. Aber häufig können sich Team-Mitglieder remote nach wie vor nicht so gut in Diskussionen einbringen, wenn eine Gruppe von Menschen vor Ort beisammensitzt. Ich bin gespannt zu sehen, ob hybride Arbeit zukünftig leichter wird. 

Ansonsten werden wir bei Personizer weiterhin daran arbeiten im Tool noch mehr Funktionen einzubauen, die die Kommunikation im Unternehmen rund um Arbeitszeiten und Abwesenheiten noch einfacher und automatischer gestaltet.

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Der Grundstein für eine erfolgreiche Zusammenarbeit

Unter Mitarbeiter Onboarding versteht man die Einführung neuer Mitarbeitenden in das Unternehmen. Durch die Aneignung von Fähigkeiten und Verhaltensweisen passen sich neue Mitarbeitende besser an. Deshalb steht die Wahrnehmung des Mitarbeitenden im Mittelpunkt.

Demnach bestimmt diese, ob und wie lange das Arbeitsverhältnis bestehen kann. Klingt übertrieben? Die Studie Onboarding im Fokus von Stepstone zeigt, wie ernst es ist. Hierzu wurden rund 13.000 Fachkräfte über ihre Erfahrungen befragt.

• Begrüßung durch den Vorgesetzten am ersten Arbeitstag? Nur jede zweite Fachkraft kann davon positiv berichten.
• Das Team ist vorbereitet und weiß vom neuen Kollegen? Fehlanzeige, stattdessen ist bei jedem sechsten Neuling das Team nicht informiert.
• Und bei mehr als einem Drittel stand entsprechend keine eingerichtete Hardware zur Verfügung.

Deswegen verlieren viele Unternehmen schon vorzeitig Fachkräfte, die eigentlich gut für den Job geeignet sind.

Das sollte dir nicht passieren! In diesem Artikel erfährst du, wie dein Unternehmen Fettnäpfchen effektiv vermeidet und neue Mitarbeitende langfristig bindet!

Wie gelingt das Onboarding?

Die Einarbeitungsprozesse für neue Mitarbeitende unterscheiden sich sehr stark. Dementsprechend haben einige Unternehmen einen klar umrissenen Einführungsplan. Beispielsweise mithilfe von Softwarelösungen, um den Prozess reibungsloser zu gestalten. Hier spielt auch das HR-Team, das die Mitarbeitenden unterstützt, eine große Rolle.

Andererseits gibt es aber auch Unternehmen, die keinen oder nur einen einfachen Plan für das Onboarding haben. Dieser umfasst häufig nur die grundlegenden Beitrittsformalitäten. Folglich erwarten diese Unternehmen von ihren neuen Mitarbeitenden, dass sie sich einfach anpassen.

Studien belegen aber, dass das Onboarding die wichtigste Zeit in der Beziehung zwischen Mitarbeiter:in und Unternehmen ist. Diese Anfangszeit hat einen Einfluss darauf, wie sich Mitarbeitende in Zukunft verhalten und performen.

Deswegen müssen Unternehmen die Onboarding-Experience der Mitarbeitenden ernst nehmen. Denn schlechte Erfahrungen der Angestellten trüben auch das öffentliche Bild des Unternehmens.

So resultieren diese Wahrnehmung häufig in schlechten Bewertungen auf Social-Media-Kanälen oder Bewertungsseiten. Dies erschwert dann später geeignete Bewerber:innen zu finden. Außerdem wirken sie sich langfristig auf die Reputation aus.

Aber wie gelingt es, jedes Mal ein ansprechendes Mitarbeiter Onboardingerlebnis zu bieten?

Mitarbeiter Onboarding: Vor dem ersten Tag

Neue Mitarbeitende sollen sich auf den ersten Tag freuen. Nichtsdestotrotz sind die meisten Menschen ziemlich aufgeregt. Denn natürlich möchte man einen guten ersten Eindruck machen. Unternehmen sollten es ihnen gleich tun und sich ebenso sorgfältig auf den ersten Tag vorbereiten.

1. Neue Mitarbeitende vorab einbinden

Kommunikation ist alles. Deswegen müssen neue Mitarbeitende im Voraus am besten über alles für sie relevante informiert werden. Entsprechend auch darüber, was der Einarbeitungsprozess mit sich bringt. Folglich ist es noch besser, wenn alle Formalitäten bereits vor ihrer Ankunft erledigt sind.

Darüber hinaus können neue Mitarbeitende schon vor dem ersten Tag in Aktivitäten im Unternehmen mit einbezogen werden. Steht eine Feier im Betrieb an? Durch eine Einladung lernen neue Mitarbeitende die Teamkollegen vor dem ersten Arbeitstag schon im lockeren Rahmen kennen.

2. Zukünftiges Team informieren

Es sollte selbstverständlich sein, dass das Team über den Neuzugang Bescheid weiß. Wer am ersten Tag im neuen Job von ratlosen Gesichtern begrüßt wird, der fühlt sich weder wertgeschätzt noch besonders wohl. Warum sollten sich neue Mitarbeitende bemühen, wenn der Eindruck vermittelt wird, dass sie gar nicht wichtig sind?

Daher sollten Team und Führungskräfte des Neuzugangs lange im Voraus über den Start und die zukünftigen Aufgaben im Unternehmen Bescheid wissen.

3. Equipment rechtzeitig bereitstellen

Ein guter Start braucht auch das richtige Werkzeug. Wie oft ist es allerdings schon passiert, dass genau diese notwendigen Utensilien nicht bereitgestellt sind?

Laut Stepstone erlebt immerhin ein Drittel der neuen Fachkräfte genau dieses Szenario.

Es sollte neuen Mitarbeitenden an nichts fehlen, um einen guten Start zu garantieren. Dazu gehören neben der notwendigen Hardware auch alle relevanten Anmeldedaten und Zugänge.

Mitarbeiter Onboarding: Erster Tag

Es geht los, der Neuzugang ist offiziell vor Ort! Am ersten Tag sollte es darum gehen, diesen willkommen zu heißen. Dazu gehört es natürlich, den Neuzugang ausgiebig herumzuführen und vorzustellen. Außerdem sollte ausreichend Zeit für das Herantreten an die ersten Aufgaben und Briefings zur Verfügung stehen. Dies schafft eine Arbeitsumgebung, die einfühlsam, ermutigend und vor allem menschlich ist.

4. Erster Rundgang und Willkommenspakete

Kleine Aufmerksamkeiten gepaart mit einem Rundgang durch das neue Büro bewirken bei neuen Mitarbeitenden Onboarding-Wunder. Die Mitarbeitenden kommen erstmal in der neuen Umgebung an, anstatt sofort mit Aufgaben überhäuft zu werden. Dadurch lernen sie beispielsweise Gebäude und relevante Räume kennen. Zusätzlich können sie sich auch mit künftigen Teammitgliedern vertraut machen.

Zudem bieten viele Unternehmen Willkommenspakete an. Allerdings kann das schnell ein plattes 08/15 Geschenk werden. Unser Tipp: Abseits der üblichen Büroutensilien schauen, was zum Unternehmen und den Herausforderungen des neuen Mitarbeitenden passt.

5. Begrüßung durch Führungskräfte

Die Begegnung mit den Führungskräften trägt wesentlich zur Stärkung der Moral im Onboarding bei. Entsprechend ist es zwar nicht immer möglich, den Terminkalender aller Führungskräfte für neue Mitarbeitende freizuhalten.

Allerdings ist ein gemeinsames Treffen der Neuankömmlinge mit der Geschäftsführung durchaus sinnvoll. Beispielsweise funktioniert dies in kleiner Runde mit einer kurzen Vorstellung und ermunternden Worten. Ferner stellt ein gemeinsames Mittagessen eine schöne Möglichkeit dar. Folglich fühlen sich neue Mitarbeitende gut aufgehoben und akzeptiert.

Mitarbeiter Onboarding: Erste Woche

Anfangs müssen neue Mitarbeitende eine Routine finden, die für sie funktioniert. Indessen können sie sich im Team zurechtfinden. Dabei erfahren sie mehr über das Unternehmen, ohne zu sehr mit Arbeit belastet zu werden. Je informativer die erste Woche ist, desto schneller können die neuen Mitarbeitenden mit der Arbeit beginnen.

6. Unterstützung der Teamleitung

Die erste Woche des Onboardings sollte genügend Gelegenheiten für die Teamleitung bieten, um Zeit mit dem Neuzugang zu verbringen. Hierdurch haben beide Seiten die Möglichkeit, eine gemeinsame Strategie zu entwerfen. Außerdem können alle offenen Fragen beantwortet werden.

7. Feste Ansprechperson

Eine feste Ansprechperson kann nicht nur direkt beim Onboarding, sondern auch langfristig helfen. Neue Mitarbeitende bekommen ein sicheres Gefühl, da sie alle Fragen an eine eigene Bezugsperson richten können.

Mitarbeiter Onboarding: Erste drei bis sechs Monate

Der Onboarding-Prozess zieht sich oft über mehrere Monate hinweg. Erst danach sind neue Mitarbeitende vollständig integriert und arbeiten selbstständig. Daraufhin helfen die folgenden zwei Schritte, die erfolgreiche Zusammenarbeit auch in Zukunft zu sichern.

8. Check-in-Termine festlegen

Egal, ob es sich um einen einfachen Onboarding-Plan oder um eine relativ strenge Struktur handelt. Wichtig sind regelmäßige Check-ins mit dem neuen Teammitglied. Folglich profitieren nicht nur die neuen Mitarbeitenden davon, sondern auch alle anderen.

9. Kontinuierliches Feedback

Während des Onboardings ist es wichtig, dass die neuen Mitarbeitenden zu Wort kommen. Denn nur wenn diese Feedback geben dürfen, wird die Zusammenarbeit verbessert. Dadurch haben die Mitarbeitenden das Gefühl, dass die Vorschläge ernst genommen werden. Diese Gespräche helfen den Führungskräften und der Personalabteilung auch, den Onboarding-Prozess zukünftig zu verbessern.

Auf ins Mitarbeiter Onboarding!

Am besten hast du beim Onboarding ein engagiertes, motiviertes und einfühlsames Team mit an Bord. Denn die Verantwortung liegt schließlich nicht allein bei einer Person. Vielmehr hängt der Erfolg des Onboarding-Programms von der Zusammenarbeit aller Beteiligten ab.

Wir wünschen viel Spaß und Erfolg beim Onboarding!

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Regelmäßige Feedbackgespräche sind wichtig

Feedbackgespräche sind wichtig für eine gesunde Unternehmenskultur. Doch nicht jeder setzt diese Art des Gespräches regelmäßig um. Für die meisten Personalverantwortlichen sind Feedbackgespräche ein Mittel zum Zweck. Wenn Fehler vermehrt auffallen, negative Verhaltensweisen an den Tag gelegt werden oder andere Auffälligkeiten unter den Mitarbeitenden die Runde machen, wird es Zeit für ein Feedbackgespräch.

Doch regelmäßige Evaluationen mit dem Kollegium können auch das Vertrauen in das Unternehmen stärken und den Mitarbeitenden eine Möglichkeit bieten, bestimmte Wünsche und Ziele zu äußern. Doch wie wird ein Feedbackgespräch richtig geführt? Worauf müssen Personalverantwortliche achten? Kurz: Was sind die Feedback Do‘s und Don’ts, die unbedingt eingehalten werden sollten?

Wir geben Tipps und zeigen wichtige Regeln, die dabei helfen, eine reflektierte und sachliche Atmosphäre zu schaffen, um so ein wertvolles Gespräch zu führen.

Was ist ein Feedbackgespräch?

In Feedbackgesprächen wird die Arbeitssituation zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitenden offengelegt. Die Führungskraft gibt Feedback zu der Leistung der jeweiligen Beschäftigten. Thematisch werden oftmals hauptsächlich Projekte des letzten Jahres und Ziele des Einzelnen und des Unternehmens angesprochen.

Das könnten zum einen Themen wie der Status der Arbeitsbeschreibung, Probleme in der Abteilung und Fehlervermeidung sein. Zum anderen sprechen Personalverantwortliche auch gerne Motivationsdefizite, Lob und positive Rückmeldungen in Feedbackgesprächen an.

Die Häufigkeit der Feedbackgespräche wird ganz nach eigenem Ermessen geplant. Die Empfehlung lautet jedoch: mindestens ein Feedbackgespräch pro Mitarbeitenden jährlich.

Im Feedbackgespräch soll auch die Belegschaft Zeit bekommen, sich selbst zu reflektieren und Wünsche sowie Anregungen anzubringen. Als Führungskraft solltest du während des Gesprächs immer auf die Persönlichkeit der Angestellten eingehen, indem der Mensch und die individuelle Lebenssituation im Mittelpunkt stehen. Der Hintergrund kann entscheidend dafür sein, wie du die Themen gewichtest.

Kommt die zerstreute Kollegin regelmäßig morgens zu spät, weil ihr möglicherweise als alleinerziehende Mutter die Flexibilität oder zeitlichen Ressourcen fehlen? Oder hat sie tatsächlich Probleme mit ihrem Zeitmanagement? Ist der Junggeselle im mittleren Alter ständig übermüdet, weil er sich die Nächte mit seinen Jungs um die Ohren schlägt? Oder unterstützt er mit einem Zweitjob die kranke Mutter? Das Feedbackgespräch soll einen sicheren Raum für ernste Auseinandersetzungen schaffen und allen Parteien weiterhelfen.

Ziele des Feedbackgesprächs

Das Ziel des Feedbackgesprächs ist vor allem, die Zusammenarbeit effektiver und effizienter zu gestalten. Durch regelmäßige Feedbackgespräche wird nicht nur die Bindung der Arbeitskräfte an das Unternehmen gestärkt. Feedbackgespräche haben im besten Falle auch eine positive Auswirkung auf die Motivation und die Entwicklung der Mitarbeitenden.

Um die Vertrauensbindung zu stärken, ist es wichtig, dass du die Rahmenbedingungen beachtest. Dazu gehören zum einen eine wertschätzende und höfliche Atmosphäre sowie konstruktive und lösungsorientierte Gespräche. Zeige deinem Teammitglied durch respektvollen Umgang, dass das Feedbackgespräch auf Augenhöhe stattfindet. Biete dabei die Gelegenheit, Ziele, Wünsche, Gedanken und Erklärungen zu äußern, vor allem wenn es einen konkreten Anlass für das Feedbackgespräch gibt.

Dokumentiere die Konversation, entweder durch Stichpunkte oder ein Gesprächsprotokoll, damit du im Nachhinein den Überblick über die behandelten Themen behältst. Auch Entwicklungsziele sollten mit der Arbeitskraft besprochen und festgelegt werden. Dadurch entsteht ein gegenseitiges Einverständnis und du kannst die Erfolge im Laufe der nächsten Wochen messen und neue Ziele vereinbaren.

Vorbereitung des Feedbackgesprächs

Das A und O eines Feedbackgesprächs ist die gute Vorbereitung. Zeitlich planst du am besten nicht länger als eine Stunde ein. Falls währenddessen wichtige Themen anfallen, die etwas mehr Zeit brauchen, lässt sich dies individuell anpassen.

Nimm die Planung des Feedbackgesprächs nicht auf die leichte Schulter, sondern beschäftige dich vorher genau mit den für die Arbeitskraft individuellen Kritikpunkten. Hole dir gegebenenfalls Feedback und die Einschätzung anderer Vorgesetzten des betreffenden Teammitglieds ein, um einen umfassenderen Eindruck über die aktuellen Leistungen, Stärken und Schwächen zu erhalten. Für konstruktives, wertvolles Feedback solltest du die Vergleichskennzahlen, Unternehmensziele und Zielvorgaben für das jeweilige Teammitglied kennen.

Empathie und Timing

Formuliere im Laufe des Feedbackgesprächs stets „Ich-Botschaften“, um zu zeigen, dass es um deine eigene Wahrnehmung geht. Sobald ihr zu der Erarbeitung von Lösungsansätzen kommt, bieten sich formulierte „Wir-Botschaften“ an, um ein gemeinschaftliches Gefühl zu vermitteln.

Vor allem kritische Themen sollten nicht auf die lange Kante geschoben werden. Wenn vermehrt problematische Verhaltensweisen oder negative Kritikpunkte im Kollegium kommuniziert werden, lohnt es sich, ein extra Feedbackgespräch speziell für diese Themen zu vereinbaren.

Konfliktmanagement

Doch auch, wenn es in einem regelmäßigen Feedbackgespräch nur einen oder wenige Kritikpunkte gibt, kann es zu einem Konflikt kommen. Bereite dich also auf Konflikte vor: Überlege im Voraus, welche Lösungswege du dem Teammitglied aufzeigen kannst und übe die Kritik im Feedbackgespräch respektvoll und wertfrei. Vermeide persönliche Emotionen, Lästereien oder Schuldzuweisungen, auch wenn diese von anderen an dich herangetragen wurden. Sie beeinflussen nicht nur das Verhältnis zwischen dir und deinem Teammitglied negativ, sondern blockieren eine lösungsorientierte Unterhaltung. Im schlimmsten Fall gehen Mitarbeitende frustriert aus dem Feedbackgespräch heraus und ziehen sich künftig zurück.

Kritik, Lob und Fokus

Das Lob-Kritik-Lob Sandwich-Prinzip wurde lange als gute Feedbackmethode angesehen. Mittlerweile ist sie nicht mehr uneingeschränkt zu empfehlen. Oftmals wird das Lob dann als Verpackung für die Kritik gesehen und nicht ernst genommen. Das Feedbackgespräch direkt mit Kritik zu eröffnen, wirkt allerdings abschreckend und löst bei Mitarbeitenden schnell eine defensive Haltung aus.

Starte zunächst mit dem reinen Sachverhalt und erkundige dich, in welcher Verfassung sich dein Gegenüber befindet, bevor du dich der Feedbackagenda widmest. Achte auf die Körpersprache deines Gegenübers, um das Wohlbefinden zu erkennen und ganz bewusst auf die Reaktionen einzugehen.

Während des Feedbackgesprächs sollte nach Möglichkeit nicht von dem Hauptthema abgelenkt werden. Steuere das Gespräch bewusst. Sollte dein Gegenüber ablenken oder sich in Rechtfertigungen zu geäußerter Kritik verzetteln, nimm die Reaktionen und Bedenken ernst, aber bleib bestimmt. Gib deinem Gegenüber das Signal, dass die Themen zwar spannend und wichtig sind, es an dieser Stelle jedoch zu umfangreich ist und du für dieses Thema gerne einen anderen Termin vereinbaren würdest. So bleibst du fokussiert und standhaft, bringst deinem Gegenüber jedoch Wertschätzung entgegen.

Ablauf eines Feedbackgesprächs

Starte mit ein wenig Smalltalk, um den Einstieg in das Feedbackgespräch zu erleichtern. Dadurch bekommt ihr beide die Gelegenheit mit der Situation vertraut zu werden und fallt nicht mit der Tür ins Haus. Als Räumlichkeit wählst du am besten einen neutralen Ort, wie einen Meeting Raum, indem es ebenfalls möglich ist, sich schräg zueinander zu setzen.

Nach dem seichten Einstieg gibst du eine kleine Übersicht über die darauffolgenden Gesprächsthemen. Hauptpunkte könnten sein: Ziele, Erfolge, Verbesserungspotenzial und Wünsche.

Selbsteinschätzung

Nach den ersten fünf Minuten, in denen ihr euch vertraut machen konntet, werden zuerst die Erfolge und die geleistete Arbeit angesprochen. Es geht nicht um belangloses positives Feedback, welches die darauffolgenden Kritikpunkte abschwächen und beschönigen soll, sondern um tatsächlich geleistete Arbeit. Falls es über einen Mitarbeitenden keinerlei positive Punkte zu berichten gibt, stellst du am besten den Sachverhalt voran und fragst nach einer Selbsteinschätzung.

Bei regelmäßigen Feedbackgesprächen können auch wiederkehrende Selbsteinschätzungen einen Vergleich vereinfachen und die Entwicklungskurve verdeutlichen. Erst danach steigst du in die Kritikpunkte ein. Überschneiden sich Selbsteinschätzung und Kritik der Vorgesetzten? Dann besteht eine gute Grundlage für die weitere Entwicklung. Gehen beide Vorstellungen stark auseinander, kann das Feedbackgespräch als erster Schritt zur Angleichung und Annäherung beider Parteien genutzt werden.

Entwicklung und Optimierung

Nach der Kritik führst du das Gespräch in die Richtung der Zielverbesserung. Dazu könnt ihr euch Fragen stellen, wie sich welche Prozesse optimieren lassen oder welche Aufgaben übertragen werden sollten. Jegliche Fehler aus der Vergangenheit sollten hier nur als Beispiel dienen, um Handlungsalternativen herausarbeiten zu können. Mit Hilfe der SMART-Methode lassen sich die Ziele für die nächsten Monate definieren.

• Spezifisch: Das Ziel ist spezifisch, unmissverständlich und detailliert beschrieben.
• Messbar: Qualitative und quantitative Messgrößen bestimmen.
• Attraktiv: Das Ziel ist herausfordernd, aber noch zu erreichen.
• Realistisch: Mit Hilfe deiner Mittel ist das Ziel gut zu erreichen.
• Terminiert: Mit einem Zeitstrahl und angemessenen Deadlines behältst du das Ziel gut im Blick.

Nachdem ihr die gemeinsamen Ziele erarbeitet habt, bekommt das Teammitglied ebenfalls die Möglichkeit vorzustellen, wie es sich die Zukunft im Unternehmen vorstellt.

Dies ist für dich eine gute Gelegenheit, nicht nur die Arbeitskraft, sondern auch eine Reflexion des Kollegiums kennenzulernen. Können Mitarbeitende in ihrem Umfeld Ziele abstecken? Sind sie zufrieden mit ihrem Team und den Arbeitsprozessen? Die Wünsche und Kritikpunkte einzelner Mitarbeitender beinhalten oft auch Feedback zum Gesamtkonstrukt des Unternehmens. Nutze die Chance des Feedbackgesprächs, um die Wahrnehmung anderer besser kennenzulernen.

Durch dieses neue Wissen kannst du in der Zukunft gezielt Motivation und Zufriedenheit, nicht nur bei deinem Gegenüber, sondern im gesamten Team, fördern. Zum Ende findet ihr beide im besten Fall einen positiven, freundlichen Gesprächsabschluss.

Nachbereitung des Feedbackgesprächs

Nachdem das Feedbackgespräch abgeschlossen ist, ist die Nachbereitung des Termins essenziell. Die wertvolle Zeit, die du mit deinen Mitarbeitenden in einer sehr fokussierten Atmosphäre verbracht hast, kannst du für mehrere weiterführende Themen nutzen. Du kannst dein Verhalten und deine Reaktionen reflektieren und notieren, um diese Fehler oder Unstimmigkeiten im nächsten Gespräch nicht zu wiederholen.

Feedback, welches das Team und die Unternehmensstruktur gezielt angesprochen hat, solltest du außerdem zu einem anderen Zeitpunkt an Kollegen und Vorgesetzte konstruktiv und anonymisiert weitertragen. So kannst du über die einzelnen Mitarbeitenden hinaus die Stimmung im Team positiv durch Feedbackgespräche beeinflussen.

Beantworte dir im Nachgang folgende Fragen:

• War der Gesprächsverlauf sinnführend?
• Wurden alle Fragen beantwortet?
• Konnten die Emotionen des Teammitglieds richtig eingeschätzt und sensible Themen gerecht vermittelt werden?
• Was kann im nächsten Gespräch verbessert werden?
• Was sollte für künftige Gespräche beibehalten werden?

Kurze Notizen hinter den Fragen helfen dir, das Gelernte nicht so schnell zu vergessen. Für das nächste Feedbackgespräch bist du nun schon etwas besser vorbereitet. Da noch kein Meister vom Himmel gefallen ist, kann es durchaus dauern, bis du mit deiner Gesprächsführung zufrieden bist. Nimm dir die Zeit und lerne aus Fehlern. Es wird immer wieder vorkommen, dass Mitarbeitende nicht so reagieren, wie du erwartet hast. In diesen Momenten sind Einfühlungsvermögen und Ruhe wichtige Charakterzüge.

Tipps für dein Feedbackgespräch – kurz zusammengefasst

Um dir die Vorbereitung auf dein Feedbackgespräch mit deinem Team zu erleichtern, findest du hier Feedback Dos and Don’ts, für eine bessere Vorbereitung und Gesprächsführung.

Feedback Do‘s

• Vereinbare einen festen Termin mit dem Teammitglied für das Feedbackgespräch
• Halte dich an eine konstruktive Diskussion
• Plane das Feedbackgespräch zeitnah, wenn es um Fehler oder aktuelle Probleme geht
• Kontrolliere deine eigenen Emotionen
• Führe Feedbackgespräche mindestens einmal im Jahr durch
• Fertige ein Protokoll an und stelle es allen Gesprächsteilnehmern zur Verfügung
• Verzichte auf Schuldzuweisungen

Feedback Don’t

• Mitarbeitende von oben herab behandeln
• Kritikpunkte nicht offen ansprechen
• Dinge aufzählen, die im vergangenen Jahr schlecht liefen
• Frontale Sitzordnung einnehmen
• Andere Gesprächsteilnehmer nicht zu Wort kommen lassen
• Falsches Lob, das nur dazu dient dem Teammitglied ein gutes Gefühl zu geben und folgende Kritik abzuschwächen
• Mangelnde Vorbereitung

Was viele vergessen: bereits eine knappe Stunde Feedbackgespräch kann Problemen entgegenwirken und die Arbeitsleistung der Mitarbeitenden verbessern. Verzichtest du auf regelmäßige Feedbackgespräche, kann es passieren, dass du in Unstimmigkeiten hereinschlitterst, die du leicht hättest vermeiden können. Sieh Feedbackgespräche daher als eine sinnvolle Investition in die Zukunft an und gehe lösungsorientiert an sie heran. Die richtige Vor- und Nachbereitung ist alles.

Checkliste für dein Feedbackgespräch

• Feedbackgespräche dienen nur zur Evaluation der Leistung der Beschäftigten
• Ziel ist die Entwicklung und Motivation der Beschäftigten
• Die Terminsetzung sollte ebenfalls auf den Terminkalender des Teammitglieds ausgerichtet sein, z.B. nicht vor einem Neukundentermin
• Feedback ist objektiv, sachlich und faktenorientiert
• Lob und Kritik sollten sich, wenn möglich, die Waage halten – sonst lieber faktenorientiert als zu negativ kritisch formulieren
• Schwierige Themen werden deutlich, aber einfühlsam vermittelt
• Der Umgangston ist höflich und angemessen, persönliche Emotionen werden außen vorgelassen
• Andere ausreden lassen und ihnen aufrichtiges Interesse entgegenbringen
• Das Gespräch sollte wenn möglich positiv beendet werden
• Vereinbarung von Zielen, die bis zum nächsten Gespräch verfolgt werden sollen
• Weitere Feedbackgespräche werden im Voraus geplant

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Homeoffice ist bei vielen Unternehmen auch weiterhin ein schwieriges Thema. Die Pandemie hat die Karten zwar neu gemischt, dennoch konnten nicht alle Zweifel an der Arbeit im Homeoffice genommen werden.

Einige Vorgesetzte fürchten dabei um die Produktivität ihrer Angestellten. Arbeitnehmende teilen diese Sorge, da sie nun ihren Arbeitsalltag autark gestalten müssen. Wie beide Seiten effektiv vom Homeoffice profitieren und wie das Arbeiten von zu Hause aus gelingt, verraten wir euch mit unseren folgenden 10 Tipps für mehr Produktivität im Homeoffice.

Der Freund, die Routine

Rituale sind im Homeoffice genauso wichtig, wie im normalen Arbeitsalltag. Eine gute Routine hilft dabei, die Produktivität aus dem Büro mit in das Homeoffice zu bringen. Die tägliche Fahrt zur Arbeit mit dem Rad macht dich wach? Dann drehe eine ähnlich große Runde morgens vor dem Homeoffice, um den Kopf freizubekommen. Du stehst zu einer bestimmten Uhrzeit auf und startest mit einer Tasse Kaffee in den Tag? Behalte diesen Rhythmus weiter bei.

Versuche deinen Alltag und die Pausenzeiten wie gewohnt einzuhalten. Diese Struktur beizubehalten, gibt dir ein Gefühl der Sicherheit und wirkt sich positiv auf die Produktivität im Homeoffice aus.

Probier’s mal ohne Gemütlichkeit

Klar, zu Hause ist es am schönsten. Und wohlfühlen sollst du dich auch, wenn du arbeitest. Das beweisen auch immer mehr Unternehmen mit gemütlich eingerichteten Büros. Allerdings kann das im eigenen Heim dazu verleiten, Produktivität zu verlieren. Das Homeoffice bietet viele Vorzüge für Angestellte, wenn es um Gemütlichkeit geht.

Vermeide am besten, im Homeoffice die gleichen Klamotten wie am Wochenende auf der Couch zu tragen. Das kann dein Gemüt in eine ähnlich träge Stimmung bringen, wie an den besagten Wochenenden. Erst am Ende eines Arbeitstages das Arbeitsoutfit gegen die Jogginghose zu tauschen kann helfen, die freie Zeit tatsächlich besser als solche wahrzunehmen und zu entspannen.

Ablenkungen minimieren

Je nachdem wie die Situation zu Hause gestaltet ist, ist ein Homeoffice mit mehr oder weniger Ablenkungen geschmückt. Wenn du dir den Hausstand mit anderen Personen teilst, ist Ablenkung vorprogrammiert. Grenzen setzen beugt Ablenkung vor.

Schalte den Fernseher und jegliche Streaming-Dienste aus. Sanftes Radio oder Musikstreaming können eine Atmosphäre im Homeoffice schaffen, die nicht zwingend von der Arbeit ablenkt. Suche dir ein separates Zimmer zum Arbeiten, falls du nicht allein wohnst.

Ein „Bitte nicht stören“-Schild wirkt zusätzlich Wunder und zeigt deutlich, dass Konzentration und Produktivität gefragt sind. Das minimiert die Gelegenheit deiner Mitbewohner:innen, dich bei der Arbeit im Homeoffice zu stören.

Arbeiten mit System

Viele Tipps für mehr Produktivität beinhalten Systeme, Listen und Tabellen. Das klingt im ersten Moment wenig spannend, aber Struktur ist für deine Produktivität enorm wichtig! Wer noch nie autark arbeiten und sich organisieren musste, der wird besonders von einem guten System profitieren.

Es gehört einiges an Selbstmanagement und Disziplin dazu, Arbeit in dem gleichen Umfang wie im Büro zu schaffen. Bemühe dich daher, direkt zu Beginn eine Routine zu entwickeln, die dich dabei unterstützt.

Fange mit einer einfachen To-do-Liste an und arbeite dich langsam vor. Du bist kein Fan von Listen? Dann plane dir ein Zeitfenster für jede größere Aufgabe in deinem Kalender ein. So vergisst du nichts und hast im selben Zuge deine Aufgaben zeitlich priorisiert. Mit einer guten Organisation kannst du langfristig deine Produktivität im Homeoffice wie auch im Büro steigern.

Nutze digitale Hilfsmittel

Dein Unternehmen nutzt bereits viele digitale Tools? Dann kannst du davon im Homeoffice besonders profitieren. Falls ihr in der digitalen Unternehmensstruktur noch etwas nachzuholen habt, dann lege bei deiner Recherche den Fokus auf webbasierte Tools! Diese lassen sich leicht auch im dezentralen Team etablieren und bringen dem Unternehmen und den Angestellten langfristig Vorteile.

Sei es ein Kommunikationstool wie Slack, das die Kommunikation im Team unterstützt oder ein webbasierter Urlaubsplaner für Mitarbeitende, der die Abwesenheiten im Team für alle transparent macht. Ein Tool für die Zeiterfassung hilft dir, mit nur wenigen Klicks deine Arbeits- und Pausenzeiten zu erfassen und so einen besseren Überblick über deine geleisteten Arbeitsstunden zu haben. Videokonferenzen lassen das Team auch auf Distanz zusammenrücken. Sie helfen, den Überblick über alle aktuellen Tätigkeiten und Projekte im Team zu behalten.

Digitale Tools und HR-Software erleichtern die Kommunikation im Team ungemein.

Zeit ist kostbar

Deine Zeit im Homeoffice ist genauso kostbar wie im Büro. Teile dir diese daher gut ein. Ein fester Zeitplan für verschiedene Aufgabengebiete hilft dabei, produktiv zu sein. Die bereits erwähnte Routine ermöglicht es, sich auf die Arbeit einzustellen. Aber auch im Team müssen gewisse Punkte abgesprochen und eingehalten werden.

Sei pünktlich, wenn morgens das Teamupdate über die Videokonferenz geplant ist. Stehen viele Telefonate am Vormittag an? Dann plane die tiefergehende Projektarbeit lieber für den Nachmittag. Die Zeit im Homeoffice wird am besten genauso genutzt, wie im Büro. Halte dich so fern möglich an die gleichen Zeiten, wie sie im Büro Standard sind.

Fang pünktlich an und halte dich auch an den Feierabend. So lässt sich leichter eine Grenze zwischen Arbeit und Freizeit ziehen.

Kinder und Homeoffice

In vielen Fällen sind die ablenkenden Mitbewohner:innen diejenigen, die am wenigsten für die Situation können. Wenn Kinder Teil der Homeoffice-Situation sind, gelten besondere Regeln.

Eine Routine für dich und deine Kinder hilft in diesem Falle. Eine Struktur, die klare Regeln von gemeinsamer Zeit und Arbeitszeit definiert, dient Kindern als Leitfaden. Kommuniziere außerdem im Team, dass Kinder Teil deines Alltags sind und sich das auf deine Situation im Homeoffice auswirken kann. Eine gute Absprache mit dem Team und auch den Kindern hilft allen Beteiligten produktiver zu sein.

Bewegung als Produktivitätskurbel

Sind wir im normalen Arbeitsalltag, bewegen wir uns viel mehr, als wir glauben. Allein die Strecke, die wir überwinden, um von zu Hause bis ins Büro zu kommen, schenkt uns einige Schritte am Tag. Dazu kommen Meetings, Besprechungen, die Mittags- und Kaffeepausen. Im Homeoffice fallen fast alle dieser kleinen Bewegungsgelegenheiten weg.

Dass unser Kreislauf und das Gehirn von stetiger Bewegung profitiert, ist kein Geheimnis. Bemühe dich daher, Bewegung fest in deinen Homeoffice-Alltag zu integrieren. Nutze Apps oder Fitnessuhren, die dich daran erinnern, dich zu bewegen und zu strecken. Stelle einen Wecker in deinem Handy, falls du eine aufdringlichere Aufforderung benötigst. Nutze Telefonate, um aufzustehen und ein bisschen zu gehen.

Wer zu viel sitzt, tut nicht nur seinem Rücken keinen Gefallen. Dein Kopf und dadurch auch deine Produktivität profitieren von guter Blutzirkulation.

Gönne deinen Augen eine Pause

Dein Herz-Kreislauf-System ist gut in Schwung? Dann schau doch ab und zu mal aus dem Fenster! Besonders, wenn wir ungestört im Homeoffice sind, verlieren wir uns gerne in Aufgaben und schauen stundenlang auf den Bildschirm. Das überanstrengt deine Augen nicht nur, sondern kann sich langfristig auf den Sehmuskel auswirken.

Es reicht schon, alle 20 Minuten den Blick vom Bildschirm zu heben und für zwanzig Sekunden in die Ferne zu schauen. Dadurch entspannen sich die Augenmuskeln und du vermeidest eine frühzeitige Erschöpfung. Auch Kopfschmerzen, die durch das künstliche Licht hervorgerufen werden können, wird so vorgebeugt.

Zeit für dich

Nun haben wir uns um Produktivität im Job, eventuelle Ablenkungen und um unseren Körper gekümmert. Unser letzter Homeoffice-Tipp beschäftigt sich mit der Zeit, die am Ende für jeden einzelnen bleibt.

Besonders in stressigen Zeiten vergessen wir häufig, uns Zeit für uns selbst zu nehmen und auf uns zu achten. Alle Tipps zur Produktivität im Homeoffice bringen nichts, wenn der Geist von zu viel Stress geplagt ist. Ein Spaziergang an der frischen Luft, eine Meditation, oder das Ausführen eines Hobbys zu Hause wirken dabei wahre Wunder.

Vergiss also in all deinen Regeln und der Routine nicht, auch Zeit für dich einzuplanen.

Inhalt

Stress abbauen durch gutes Zeitmanagement

Oftmals fängt es schleichend an: Die To-do-Liste wird länger, im Kalender sind für die nächsten Tage keine Freiräume in Sicht und während du eigentlich schon im nächsten Meeting sitzen müsstest, findet der geschäftliche Anruf kein Ende.

Was am Ende des Tages nach endlos viel liegengebliebener Arbeit aussieht, ist oft gar nicht die Menge, die den Berg an offenen Aufgaben größer werden lässt, sondern ein fehlendes System.

Der Weg zu mehr Erfolg, Zufriedenheit und Gelassenheit im Job und in der Freizeit ist oft mit gelungenem Zeitmanagement gepflastert. Gutes Zeitmanagement zeichnet sich in erster Linie durch Maßnahmen aus, die dabei helfen, verfügbare Zeit effizient und optimal zu nutzen.

Obwohl es kein allgemeines Rezept zum perfekten Zeitmanagement gibt, so gibt es neben einigen Techniken, die den Berufsalltag erleichtern, auch praktische Tools, die dir helfen können, dein Zeitmanagement zu verbessern.

Tipp: Unterteile deine Aufgaben in Meilensteine

Was wäre der Berufsalltag ohne unerwartete Herausforderungen? Schnell zieht sich eine Aufgabe länger als gedacht, die Technik streikt oder ein Telefonat kommt dazwischen. Wenn dann ein Termin außerhalb der Arbeitszeit ansteht, beginnt das Chaos. Mit der richtigen Strategie ist das kein Grund zur Sorge.

Unser erster Tipp lautet daher: Splitte deine Aufgaben in mehrere Teilaufgaben, sogenannte „Meilensteine“. So bestreitest du Aufgaben in Etappen und bestimmst selbst, wann es Zeit für den nächsten Schritt ist.

Bei der Unterteilung von großen Aufgaben und Zielen in kleine Unterziele kannst du dich von Meilenstein zu Meilenstein hangeln und erreichst jedes Mal ein weiteres Ziel. So werden immer wieder kleine Glücksgefühle freigesetzt, wenn du den nächsten Punkt von deiner To-do-Liste streichen kannst. Scheue dich nicht davor, dich für getane Arbeit mit positiven Gefühlen zu belohnen.

Tipp: Definiere und priorisiere deine Aufgaben

Um die Zeit im Beruf sinnvoll und produktiv nutzen zu können, ist die richtige Planung unumgänglich. Für ein effizientes Zeitmanagement ist es daher von großer Bedeutung, ausstehende Aufgaben und Ziele erst einmal zu definieren sowie zu priorisieren, ehe es zur eigentlichen Umsetzung kommt. Die zeitliche Einplanung anstehender Aufgaben wird dir zu einer klaren Übersicht verhelfen. Das Motto dabei: „Was geplant ist, wird auch erledigt“.

Damit steht und fällt letztendlich ein produktiver Arbeitstag. Effiziente Einordnung und Organisation bringen nicht nur eine Struktur in den vollen Terminkalender, sondern auch deine Motivation wird dadurch steigen.

Konzentriere dich auf das Wichtigste und Dringlichste, so bietest du Zeitfressern wie sinnloser Detailarbeit und Ablenkungen keinen Platz mehr. Wer richtig vorarbeitet und strukturiert, kann mehr aus der Arbeitszeit herausholen.

Mithilfe deines Kalenders steuerst du deinen Workflow effizient und zeitsparend. Und das einfacher als gedacht – statt der ersten Blicke auf das Smartphone am Morgen solltest du deine Aufgaben und Termine in den Terminkalender eintragen. Ist die Tagesplanung schließlich erledigt, beginnt der Arbeitstag.

Tipp: Plane und nutze Pausen aktiv mithilfe der Pomodoro-Technik

Du verlierst beim Arbeiten schnell den Fokus und schweifst ab? Keine Sorge, damit gehörst du nicht zum Einzelfall. Viele Arbeitnehmenden kennen das Szenario: Eben die Mails checken, die Social-Media-Kanäle aktualisieren oder den neusten Blogartikel lesen.

Wenn du schnell den Fokus verlierst, können dir Techniken, wie die Pomodoro-Technik, helfen. Mit dieser kannst du deine Arbeitszeit effizient nutzen, ohne dabei die wichtigen Pausen zu vernachlässigen. Diese sind genauso essenziell wie die eigentliche Arbeit selbst, denn durch das Einbauen gezielter Pausen kannst du deine Motivation hochhalten.

Bei der Pomodoro-Technik geht es darum, den eigenen Arbeitstag in sogenannte Pomodoro und Pausen zu gliedern. Dabei umfasst ein Pomodoro 25 Minuten konzentriertes Arbeiten.

Nach Ablauf der Zeit gönnst du dir eine fünfminütige Pause, in der du machen kannst, was du möchtest: Kurz frische Luft schnappen, Nachrichten beantworten, Tagesupdates lesen – du hast freie Wahl. Wichtig ist lediglich, dass du die Pause nutzt, um einen freien Kopf zu bekommen.

Der Wechselvorgang zwischen Pomodoro und Pause wird insgesamt viermal wiederholt, ehe du dir eine längere Pause zwischen 15 und 30 Minuten gönnst. Finde selber heraus, welcher Rhythmus deiner Arbeitsweise am ehesten gerecht wird und optimiere diese, bis du zufrieden bist.

Tipp: Teilt Aufgaben untereinander auf

Niemand sollte an einem hektischen Arbeitstag auf sich allein gestellt sein. So lautet unser vierter Tipp: Teilt Aufgaben untereinander auf. So könnt ihr sicherstellen, dass niemand in seinen Aufgaben versinkt und jeder möglichst effizient arbeiten kann.

Darüber hinaus ist es nicht verboten, Aufgaben zu tauschen. Während ein Teammitglied vielleicht große Mühe hat, kreative Texte zu verfassen, widerstrebt es einer anderen Person vielleicht, Rechnungen zu erstellen. Dass verschiedene Aufgaben besser oder schlechter von der Hand gehen, ist völlig normal.

Tipp: Nutze digitale Tools

Besonders hilfreich sind Tools sein, die dich dabei unterstützen, deine Zeit besser zu strukturieren und zu organisieren. Dabei musst du selbst herausfinden, welche Anwendung für dich am besten geeignet ist: Die einen nutzen lieber den Outlook-Kalender zur Planung, die anderen ganz klassisch Zettel und Stift.

Besonders effizient und praktisch sind digitale Tools, da diese zu jeder Zeit erreichbar und bearbeitbar sind. Zur Aufgabenplanung und -strukturierung können digitale Notizbücher wie Microsoft One Note eine große Hilfe sein. Du kannst hier schnell Notizen einfügen, Aufgaben planen, To-dos verfassen und diese einem Zeitraum zu sortieren.

Darüber hinaus können Zeiterfassungstools wie Personizer dir helfen, dein Zeitmanagement langfristig zu optimieren. Dank simpler Planung und Organisation behältst du zu jeder Zeit den Überblick über deine Arbeits- und Pausenzeiten und kannst dokumentieren, wie lange du für welche Aufgabe benötigst. Dies hilft dir zukünftig besser einzuschätzen, wofür du wie viel Zeit benötigst. So kannst du deine Zeitplanung optimieren und besser abschätzen, für welche Aufgabe du wie viel Zeit einplanen solltest.

Wie du siehst: Für das richtige Zeitmanagement gibt es nicht die eine Lösung. Wichtig ist, dass du selber ausprobierst, was dir hilft, deine Zeitplanung und -nutzung zu optimieren. Oftmals sind es ein paar einfache Tricks, die dir helfen, dein Zeitmanagement zu verbessern, damit du von einem produktiven Arbeitsalltag und einer sorglosen Freizeit profitieren kannst.