Im Folgenden werden viele Begriffe aus Gesetzestexten verwendet. Um den Gesetzeswortlaut nicht zu verändern, wird auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter.

Was sind Minusstunden?

Laut Definition liegen Minusstunden vor, wenn die tatsächlich geleistete Arbeitszeit die arbeitsvertraglich festgelegte Arbeitszeit unterschreitet (LAG Hessen – 9 Sa 1287/15).

Voraussetzung dafür ist das Bestehen eines Arbeitszeitkontos, welches eine Abweichung von der Regelarbeitszeit ins Plus oder Minus ermöglicht. Gibt es keine Einigung über ein Arbeitszeitkonto im Arbeitsvertrag, dann sind Minusstunden grundsätzlich unzulässig (LAG Nürnberg – 4 Sa 423/20).

Minusstunden automatisch im Griff

Mit einem digitalen Zeitkonto behältst du Plus- und Minusstunden automatisch im Griff – transparent, rechtssicher und für alle nachvollziehbar.

Mehr erfahren

Gibt es einen Unterschied zwischen angeordneten und freiwilligen Minusstunden?

Unverschuldete Minusstunden werden nicht vom Arbeitnehmer verursacht. Sie werden vom Arbeitgeber angeordnet, beispielsweise wegen geringer Auslastung. Das geht nur, wenn eine vertragliche Regelung über ein Arbeitszeitkonto vorliegt, dem der Arbeitnehmer zugestimmt hat. Wenn der Arbeitgeber das Risiko des Arbeitsausfalls dann gemäß § 615 S. 1, 3 BGB zu tragen hat, befindet er sich in Annahmeverzug die angebotene Leistung des Arbeitnehmers anzunehmen. Folglich dürfen für die Zeit keine Minusstunden eingetragen werden. Eine Ausnahme ist nur mit Einigung möglich. Die kann im Einzelfall in dem Arbeitsvertrag, einem Tarifvertrag oder einer Betriebsvereinbarung zu sehen sein. Eine mündliche Absprache über Minusstunden ist möglich, soweit diese keine vertragliche Änderung bedeutet und im Rahmen des Weisungsrechts des Arbeitgebers liegt.

Bei freiwilligen Minusstunden hat der Arbeitnehmer Einfluss auf die Entstehung und muss sie dementsprechend nachholen (Beismann, NJW-Spezial 2022, 114).Das Arbeitszeitkonto fällt zunächst ins Minus und der Arbeitnehmer kann den negativen Saldo flexibel wieder durch an anderen Tagen geleistete Überstunden ausgleichen. Ob es dafür eine Frist gibt, richtet sich danach, was im Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag steht.

Was gilt als Sonderurlaub (und damit nicht als Minusstunde)?

Nur das, was im Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag vereinbart ist. Bei Tarifverträgen oder im Beamtenverhältnis gibt es meist Sonderurlaub. Beispiele sind die eigene Eheschließung, der eigene Umzug (einmal pro Kalenderjahr) oder ein Todesfall in der Familie. In diesen Fällen kann der Arbeitnehmer ein bis mehrere Tage mit Entgeltzahlung von der Arbeitsleistung freigestellt werden, sodass keine Minusstunden entstehen.

Sind Arzttermine während der Arbeitszeit Minusstunden?

Dazu gibt es Informationen in diesem Beitrag: Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung und Krankmeldung beim Arbeitgeber: So geht’s! 

Gibt es einen zeitlichen Rahmen, innerhalb dessen man Minusstunden aufholen muss?

Ein begrenzter Ausgleichszeitraum, um die Minusstunden wieder auszugleichen, kann im Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag festgelegt werden. Eine mündliche Absprache über den Ausgleichszeitraum ist möglich, soweit diese keine vertragliche Änderung bedeutet und im Rahmen des Weisungsrechts des Arbeitgebers liegt.

Können Minusstunden zum Kündigungsgrund werden?

Voraussetzung für eine Kündigung wegen Minusstunden ist das Fehlen einer Einigung über ein Arbeitszeitkonto oder eine Überschreitung der Höchstgrenze an vereinbarten Minusstunden (LAG Mecklenburg-Vorpommern, NZA-RR 2015, 348; LAG Hamburg NZA-RR 2017, 190). Minusstunden stellen dann eine Vertragspflichtverletzung dar und können je nach Einzelfall eine Abmahnung bis außerordentliche Kündigung bedeuten. (LAG Hamburg NZA-RR 2017, 190; LAG Mecklenburg-Vorpommern, NZA-RR 2015, 348).

Ist die Höhe der zulässigen Minusstunden auf eine bestimmte Anzahl geregelt?

Nein, es gibt keine gesetzliche Begrenzung auf eine Anzahl an Minusstunden. Diese kann im Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag vereinbart werden. Eine mündliche Absprache über Minusstunden ist möglich, soweit diese keine vertragliche Änderung bedeutet und im Rahmen des Weisungsrechts des Arbeitgebers liegt.

Können Minusstunden bei einer Kündigung mit ausstehendem Gehalt oder Urlaubstagen verrechnet werden?

Minusstunden können mit ausstehendem Gehalt verrechnet werden, wenn eine Verrechnung im Arbeitsvertrag festgelegt oder, soweit im Einzelfall zulässig, mündlich vereinbart wurde und auf einem vereinbarten Arbeitszeitkonto basiert (BAG, NZA 2011, 640). Ansonsten kann bei einer Kündigung und ausstehender im Voraus bezahlter Arbeitsleistung gegebenenfalls ein Schadensersatzanspruch des Arbeitgebers entstehen, wenn dies im Arbeitsvertrag vereinbart ist.

Minusstunden können nur mit Zustimmung des Arbeitnehmers mit verbleibenden Urlaubstagen verrechnet werden (LAG Schleswig-Holstein, 1 Sa 359 a/14).

Der Arbeitnehmer muss grundsätzlich die Möglichkeit bekommen, die Minusstunden nachzuarbeiten. Wird er freigestellt oder fristlos gekündigt, muss er die Minusstunden nicht finanziell ausgleichen (LAG Nürnberg – 4 Sa 423/20).

Was passiert mit Minusstunden bei längerer Abwesenheit durch Krankheit oder Elternzeit?

Für den Ausgleich von Minusstunden gilt der Ausgleichszeitraum, der vertraglich festgelegt ist. Ist die fehlende Arbeitszeit am Ende dieser Zeitspanne nicht ausgeglichen, kommt es zu Lohnabzügen, wenn die Verantwortung für die Minusstunden beim Arbeitnehmer liegt (https://www.arbeitsvertrag.org/minusstunden/).

Wird dieser Ausgleichszeitraum durch Krankheit oder Elternzeit unverschuldet verkürzt und es besteht keine Möglichkeit die bereits vergüteten Minusstunden durch Mehrarbeit oder Urlaubstage auszugleichen, kommt es auf die Abmachung im Einzelfall an.

Dabei ist an eine mögliche Verjährung der Minusstunden mit Ablauf von drei Jahren zu denken, § 195 BGB.

Was passiert mit Minusstunden in der Lehre / Ausbildung?

Wenn Auszubildende vom Arbeitgeber früher nach Hause geschickt werden, also Minusstunden angeordnet werden sollen, dann zählen diese gemäß § 19 Abs. 1 Nr. 2a BBiG als bezahlte Freistellung. Freiwillige Minusstunden kann der Auszubildende je nach Vereinbarung mit dem Arbeitgeber machen und wieder ausgleichen, angeordnete Minusstunden für Auszubildende sollen jedoch nicht zustande kommen.

Gibt es einen Unterschied zwischen Teil- und Vollzeitkräften im Umgang mit Minusstunden?

Wir haben auch bei gründlicher Recherche keinen Grund für eine solche Unterscheidung finden können. Allgemein gilt der arbeitsrechtliche Gleichbehandlungsgrundsatz (BAG 21.05.2014 – 4 AZR 50/13).

…und bei Saisonarbeit / Zeitarbeit / Kurzarbeit?

Bei saisonaler Arbeit kann vertraglich festgehalten werden, in welchen Monaten Mehrarbeit geleistet werden soll und in welchen Monaten die Auszahlung dieser Mehrarbeit erfolgt.

Bei saisonaler Arbeit hat der Arbeitnehmer nicht die Freiheit, sich die Arbeit selbst einzuteilen. Vielmehr gibt der Arbeitgeber Arbeitszeiten aufgrund saisonaler Bedingungen vor. Rechtlich gesehen erfolgt die Arbeitsleistung während der Hauptsaison, während in der Nebensaison keine Arbeitsleistung erfolgt und Überstunden abgebaut werden. In welchen Abständen und in welcher Höhe die Lohnzahlung erfolgt, ist Vereinbarungsfrage. Eine mündliche Absprache über Minusstunden ist möglich, soweit diese keine vertragliche Änderung bedeutet und im Rahmen des Weisungsrechts des Arbeitgebers liegt.

Kann man Minusstunden ablehnen?

Minusstunden können gemäß dem Arbeitsrecht nur dann entstehen, wenn Arbeitgeber und Arbeitnehmer in einem Vertrag ein Arbeitszeitkonto vereinbart haben. Gibt es keine Vereinbarung darüber, dann können demnach beide Seiten Minusstunden ablehnen. Der Arbeitnehmer müsste dann seine Arbeit weiterhin vor Ort anbieten, sodass er seinen Lohnanspruch gemäß § 615 S. 1 BGB nicht verliert.

Auf die Absprache kommt es an

Beim Thema Minusstunden können viele Faktoren eine Rolle spielen. Ob und wie sie ausgeglichen werden müssen, hängt häufig von der jeweiligen Situation und der Vereinbarung im Arbeits- oder Tarifvertrag ab.

Wichtig ist, dass sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer ihre Rechte und Pflichten kennen, um Missverständnisse zu vermeiden. Wer unsicher ist, sollte frühzeitig Rücksprache mit der Personalabteilung über die Minusstunden-Regelung im eigenen Unternehmen halten.

Mehr Transparenz für HR & Teams

Schaffe Klarheit bei Arbeitszeiten, Minusstunden und Urlaubsansprüchen – mit einer zentralen HR-Plattform, die Prozesse für Teams und Führungskräfte vereinfacht.

Mehr erfahren

Der Artikel wurde nach bestem Wissen und Gewissen sorgfältig erstellt. Es wird kein Anspruch auf Vollständigkeit und Richtigkeit der Inhalte gestellt. Die hier angegebenen Informationen ersetzen keine individuelle Beratung. Sie dienen zudem nicht als medizinischen Rat. Wer die hier zur Verfügung gestellten Informationen nutzt, handelt auf eigene Gefahr und Verantwortung. Eine Haftung für den Inhalt sowie Schäden und/oder Folgeschäden, die sich aus der Verwendung der hier zur Verfügung gestellten Informationen ergeben, wird daher nicht übernommen.

Arbeitszeitkonto

Behalte die geleisteten Arbeitsstunden deines Teams im Blick, um das Wohlbefinden zu sichern. 

Kostenfrei starten

Inhalt

Das Arbeitszeitkonto im Minijob kann sich als äußerst nützlich erweisen, um den Schutz von Arbeitnehmenden und Flexibilität für Arbeitgebende zu ermöglichen. Insbesondere in Zeiten von Produktionsspitzen oder auch bei niedriger Auslastung ist diese Freiheit hilfreich: 

• Minijob-Personal je nach Bedarf oder Auftragslage einsetzen  
• Flexible Planung der Personaleinsätze  
• Überblick der bereits geleisteten Stunden 

Dabei gibt es einige Voraussetzungen, die erfüllt sein müssen, um das Arbeitszeitkonto auch für geringfügig Beschäftigte zu nutzen.

Minijob-Stunden jederzeit im Blick

Mit Personizer erfasst dein Team Arbeitszeiten digital – inklusive Zeitkonto. So bleiben Minijob-Stunden und Geringfügigkeitsgrenze jederzeit transparent.

Mehr erfahren

Wie kann ich ein Arbeitszeitkonto im Minijob einsetzen? 

Die Sozialversicherung ermöglicht die Nutzung vom Arbeitszeitkonto im Minijob im Rahmen einer „sonstigen flexiblen Arbeitszeitregelung“. Dabei handelt es sich um Arbeitszeitkonten, die in Form von Gleitzeit- oder Jahreszeitkonten geführt werden. Diese erleichtern es, einen Überblick über geleistete Arbeitszeit zu behalten und die Geringfügigkeitsgrenze einzuhalten bei gleichzeitig flexibler Personalplanung.  

Zwingende Grundvoraussetzung ist ein verstetigtes Arbeitsentgelt, also ein festes Entgelt, das der Person im Minijob monatlich gezahlt wird. Dieses beträgt seit dem 01. Januar 2025 maximal 556 Euro pro Monat, beziehungsweise höchstens 6.672 Euro pro Jahr.  

Die Anzahl der zu leistenden Stunden pro Monat, bzw. Jahr berechnet sich aus dem Stundenlohn. Basierend auf der errechneten Gesamtarbeitszeit wird dann vertraglich vereinbart, welcher monatlich gleichbleibende Verdienst gezahlt wird. 

Beispiel: 

Monatliches max. Entgelt im Minijob = 556 Euro 

Stundenlohn = 13,90 Euro 

556 / 13,90 = 40 Stunden pro Monat 

Max. Arbeitszeit im Jahr: 480 Stunden 

Diese Stunden können relativ flexibel auf das Jahr verteilt werden. Wichtig: Die Führung eines Arbeitszeitkontos muss schriftlich zwischen Arbeitgebenden und Minijobbenden vereinbart werden. Außerdem darf die Jahresverdienstgrenze von 6.672 Euro nicht überschritten werden. 

Wie viele Überstunden sind erlaubt im Minijob? 

Auch bei geringfügiger Beschäftigung kann es vorkommen, dass mehr Arbeitszeit anfällt als üblich. Solche monatlichen Schwankungen werden im Arbeitszeitkonto dokumentiert, sodass Überstunden auf-, aber auch wieder abgebaut werden können. 

Zwar bietet das Arbeitszeitkonto im Minijob Flexibilität, um mit diesen Schwankungen umzugehen. Dennoch gibt es Auflagen für die maximale Anzahl an Überstunden, die in geringfügiger Beschäftigung aufgebaut werden dürfen. Überstunden sind möglich, wenn „ein gelegentliches und unvorhersehbares Überschreiten“ vorliegt: 

• Gelegentlich: Die Verdienstgrenze darf in bis zu zwei Monaten innerhalb eines Kalenderjahres überschritten werden. In einem Kalendermonat darf maximal das Doppelte der Minijob-Grenze verdient werden – 2025 sind das 1.112 Euro. Nach § 8 Abs. 1b SGB IV kann eine geringfügig beschäftigte Person in begründeten Ausnahmefällen somit 7.784 Euro im Jahr verdienen.  
• Unvorhersehbar: Spontanes Einspringen bei Krankheitsfällen, Personalmangel, Nachfrageschwankungen oder Produktionsspitzen können Begründung für das Überschreiten der Verdienstgrenze sein. 

Nach den Mindestlohnbestimmungen gemäß § 2 Abs. 2 S. 3 MiLoG dürfen die in das Arbeitszeitkonto eingestellten Arbeitsstunden die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit nicht um mehr als 50 Prozent übersteigen. 

Beispiel: 

Vertraglich vereinbarte Arbeitszeit = 40 Stunden pro Monat 

Max. Anzahl der monatlichen Überstunden = 20  

Die geringfügig entlohnte Beschäftigung ist auch dann noch gegeben, wenn trotz Überstunden die jährliche Geringfügigkeitsgrenze nicht überschritten wird. Das bedeutet, dass Minijobbende auch noch mit Guthabenstunden auf dem Arbeitszeitkonto in die Minijob-Regelung fallen können. Die Gesamtarbeitszeit inklusive Überstunden darf pro Jahr nur nicht die 6.672 Euro pro Jahr übersteigen. 

Beispiel: 

Vertraglich vereinbarte Arbeitszeit = 35 Stunden pro Monat 

Vereinbartes Entgelt pro Stunde = 13,90 Euro 

Vertraglich vereinbartes Entgelt pro Jahr = 5.838 Euro 

Erlaubte Überstunden pro Jahr unter Einhaltung der Geringfügigkeitsgrenze = 60 Stunden 

Wie stark dürfen saisonale Schwankungen im Arbeitszeitkonto bei Minijobs sein?

Entsprechend der Mindestlohnbestimmungen ist es nicht möglich, Arbeitsstunden von geringfügig Beschäftigten zum Beispiel aufgrund von Saisongeschäft auf wenige Monate in Vollzeit zu konzentrieren. 

Auch, wenn die Jahresverdienstgrenze von 6.672 Euro eingehalten wird, indem neben der Saison die Stundenzahl pro Monat stark reduziert wird, erkennen Sozialversicherungsträger den Einsatz von Minijobbenden mit Arbeitszeitskonto in einem solchen Fall nicht an, da es sich hierbei um erhebliche Schwankungen der Arbeitszeit handelt. So ist es auch in den Geringfügigkeitsrichtlinien der Spitzenorganisationen der Sozialversicherungen bei Punkt B.2.2.1.2 definiert.  

Minijob-Überstunden im Arbeitszeitkonto abbauen: So geht’s!

Sollten sich sehr viele Überstunden im Arbeitszeitkonto einer geringfügig angestellten Person sammeln, ist eine Freistellung von maximal 3 Monaten möglich, um die Guthabenstunden abzubauen. Arbeitgebende zahlen während dieser Zeit das vertraglich vereinbarte monatliche Entgelt weiterhin aus, die Überstunden werden währenddessen abgebaut. Die sozialversicherungsrechtliche Beschäftigung bleibt während dieser Freistellung weiterhin bestehen.  

Alternativ können Überstunden auch ausgezahlt werden, falls eine Freistellung nicht möglich oder erwünscht ist. In diesem Fall ist die Jahresverdienstgrenze zu beachten. 

Gut zu wissen: Ein Minijob besteht nicht mehr, wenn Überstunden, die über der Geringfügigkeitsgrenze liegen, nicht mehr innerhalb eines Jahres abgebaut werden können oder wenn von vornherein geplant war, dass Minijobbende mehr als drei Monate freigestellt werden. 

Wenn bei einer Überprüfung durch die Sozialversicherung festgestellt wird, dass der Abbau der Überstunden nicht geplant war, könnte dies dazu führen, dass die Vereinbarung über die Arbeitszeit und somit der Minijob in Frage gestellt wird. Dies könnte eine Nachzahlung von Beiträgen aufgrund einer sozialversicherungspflichtigen Beschäftigung mit sich bringen. 

Was passiert mit Überstunden bei Kündigung im Minijob? 

Laut Mindestlohngesetz müssen Arbeitgebende noch ausstehendes Zeitguthaben nach Beendigung des Minijobs im Folgemonat auszahlen. Für die Beitragsberechnung wird diese Auszahlung als einmalige Zahlung dem letzten Abrechnungszeitraum zugeordnet. 

Wenn durch die Auszahlung der Überstunden die erlaubte Entgeltgrenze für einen Minijob überschritten wird, hat das keine Auswirkungen auf den Minijob. 

Arbeitszeitkonto im Minijob: Tipps für Arbeitgebende 

Arbeitszeitmodell anlegen: Wenn feste Arbeitstage und -zeiten vereinbart sind, können diese als Arbeitszeitmodell angelegt werden. Dies schafft mehr Transparenz im Team, da Anwesenheit aller Mitarbeitenden im Kalender gekennzeichnet und somit planbar ist. 

Mobile App nutzen: Um Minijobs flexibel zu gestalten, muss auch die Zeiterfassung flexibel sein. Mit einer Zeiterfassungs-App auf dem Handy können Mitarbeitende die eigene Arbeitszeit jederzeit dokumentieren. Sollten sie keine App auf ihren privaten Smartphones installieren wollen, können Mitarbeitende alternativ die Zeiterfassungs-Software im Browser auf ihrem Handy oder dem Rechner abrufen. 

Arbeitszeitkonto verwenden: Ein Zeitkonto kann dabei helfen, den Überblick über Arbeitsstunden und Überstunden zu behalten. So behältst du die Geringfügigkeitsgrenze einfach im Auge und kannst Überstunden rechtzeitig ausgleichen. 

Digitale Zeiterfassung für Minijobber

Teste Personizer 14 Tage gratis: Arbeitszeiten per App oder Browser erfassen, Überstunden im Zeitkonto bündeln und Minijob-Regeln mühelos einhalten.

Kostenfrei starten

Der Artikel wurde nach bestem Wissen und Gewissen sorgfältig erstellt. Es wird kein Anspruch auf Vollständigkeit und Richtigkeit der Inhalte gestellt. Die zur Verfügung gestellten Informationen ersetzen keine individuelle juristische Beratung. Sie sind unverbindlich und nicht Gegenstand eines anwaltlichen Beratungsvertrages. Es wird kein Gewähr dafür übernommen, dass im Streitfall den hier dargelegten Urteilen und Ansichten gefolgt wird. Eine Haftung für den Inhalt wird daher nicht übernommen.

Häufig gestellte Fragen

Personizer Zeitkonto

Überstunden automatisch berechnen und dokumentieren mit Personizer.

Mehr erfahren

Inhalt

Warum ist die Zeiterfassung in Betrieben so wichtig?

Arbeitszeiterfassung, muss das sein? Unsere Antwort ist, ja! Doch welche Gründe sprechen dafür? Und wie steht es im Jahr 2022 um die Verpflichtung rund um die Zeiterfassung in Unternehmen und was bedeutet das für Betriebe, die noch nicht umgesattelt haben? Diese Fragen schauen wir uns genauer an!

In vielen Betrieben ist die Zeiterfassung gar nicht mehr wegzudenken. Hierzu zählen vor allem Industrie- und Fertigungsbetriebe. In Startups wird stattdessen häufig auf Modelle gesetzt, bei denen die Unternehmen auf jede Zeiterfassung verzichten und darauf vertrauen, dass die Angestellten ihre Arbeitspflicht auch ohne Erstellung von Zeitnachweisen erfüllen.

Ob und welche Zeiterfassung für dein Unternehmen ideal ist, hängt von vielen Faktoren ab. Grundsätzlich sehen wir die Zeiterfassung als ein wichtiges Hilfsmittel an, das viele Vorteile für Unternehmen und Angestellte bietet.

Die Vorteile für Unternehmen

Die Erfassung der Arbeitszeit bietet arbeitgebenden Unternehmen die Möglichkeit, die Einhaltung der wöchentlichen Höchstarbeitszeit sowie der täglichen und wöchentlichen Mindestruhezeiten der Angestellten zu kontrollieren und so die Sicherheit und den Gesundheitsschutz der Angestellten zu verbessern.

Abgesehen davon, dass Unternehmen so ihren rechtlichen Verpflichtungen nachkommen können, haben diese in der Regel auch ein Interesse daran, dass ihre Angestellten nicht in Folge von Überbelastungen gesundheitliche Schäden erleiden. Vor allem jetzt, wo Homeoffice zur Normalität für viele Angestellte geworden ist, lässt sich durch die räumliche Trennung schwieriger erkennen, wann eine Überbelastung vorliegt.

Ein weiterer Vorteil ist die Projektzeiterfassung. Wenn Angestellte direkt ihre verschiedenen Tätigkeiten den bestimmten Projekten zuordnen können, erleichtert das die künftige Ressourcenplanung und erhöht die Effizienz in der Umsetzung neuer Projekte.

Bei der Abrechnung auf Stundenbasis, wie es oft bei Werkstudentenjobs der Fall ist, unterstützt die Zeiterfassung die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Das gleiche gilt auch für Dienstleistungen, bei denen die Zeiterfassung für die Rechnungsstellung an die Auftraggeber unabdingbar ist.

Die Vorteile für Mitarbeitende

Geleistete Überstunden, die angeordnet, gebilligt, geduldet oder jedenfalls zur Erledigung der geschuldeten Arbeit erforderlich waren, müssen vom atbeitgebenden Unternehmen ausgeglichen werden. Im Streitfall trägt die Arbeitskraft aber die Darlegungs- und Beweislast dafür, dass sie Arbeit, in einem die Normalarbeitszeit übersteigenden zeitlichen Umfang, verrichtet hat.

Für einem solchen Fall genügt die Arbeitskraft ihrer Darlegungslast, indem sie vorträgt, an welchen Tagen sie von wann bis wann Arbeit geleistet oder sich auf Weisung des Unternehemens zur Arbeit bereitgehalten hat (BAG: Darlegungs- und Beweislast im Überstundenprozess, NZA 2012, 939). Die Verwendung eines Zeiterfassungssystems ist hier offensichtlich von Vorteil.

Darüber hinaus bietet die Dokumentation Angestellten die Möglichkeit, die täglichen Arbeitszeiten flexibler zu gestalten. Mit dem Wissen, das Soll erfüllt zu haben, lässt sich der frühe Feierabend entspannter einläuten.

Täglich die Zeiten zu erfassen, kann auch dazu beitragen, die eigene Organisation zu verbessern. Vor allem, wenn die erfassten Zeiten mit den täglichen Aufgaben oder Projekten betitelt werden. Eine Auswertung der projektbezogenen Arbeitszeiten kann helfen, die eigenen Ressourcen zukünftig besser und effizienter einzuteilen.

Die gesetzlichen Regelungen der Zeiterfassung

Wie bereits erwähnt, wird die Arbeitszeiterfassung in Deutschland je nach Industrie und Unternehmen derzeit unterschiedlich gehandhabt. Die einen erfassen lückenlos alle Arbeits- und Pausenzeiten und die anderen erfassen gar nichts. Dass hier bald EU-weit mehr Einigkeit herrschen könnte, zeigt ein aktuelles Urteil vom Europäischen Gerichtshof.

Im Folgenden werden viele Begriffe aus Gesetzestexten verwendet. Um den Gesetzeswortlaut nicht zu verändern, wird auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter.

Du schaust lieber, statt zu lesen? In diesem Video haben wir die wichtigsten Fakten für dich zusammengefasst.

Zeiterfassungspflicht durch den Europäischen Gerichtshof (EuGH)

Im Rahmen eines Vorabentscheidungsersuchens kam der EuGH zu dem Ergebnis, dass die Art. 3, 5 und 6 der RL 2003/88 im Licht von Art. 31 II GRCh sowie von Art. 4 I, Art. 11 III und Art. 16 III der RL 89/391 dahin auszulegen sind, dass sie der Regelung eines Mitgliedstaats entgegenstehen, die nach ihrer Auslegung durch die nationalen Gerichte die Arbeitgeber nicht verpflichtet, ein System einzurichten, mit dem die von einem jeden Arbeitnehmer geleistete tägliche Arbeitszeit gemessen werden kann (Vgl. EuZW 2019, 476 – beck-online, Rn. 71).

Das wesentliche Ziel der RL 2003/88 bestehe darin, einen wirksamen Schutz der Lebens- und Arbeitsbedingungen sowie einen besseren Schutz der Sicherheit und der Gesundheit der Arbeitnehmer zu gewährleisten (Vgl. Rn. 42).

Der EuGH hat geprüft, ob und inwieweit die Einrichtung eines Systems, mit dem die von einem jeden Arbeitnehmer geleistete tägliche Arbeitszeit gemessen werden kann, erforderlich ist, um die tatsächliche Einhaltung der wöchentlichen Höchstarbeitszeit sowie der täglichen und wöchentlichen Mindestruhezeiten sicherzustellen (Vgl. Rn. 46).

Das Gericht kam zu der Feststellung, dass ohne ein solches System weder die Zahl der vom Arbeitnehmer tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden sowie ihre zeitliche Lage noch die über die gewöhnliche Arbeitszeit hinausgehende, geleistete Arbeitszeit objektiv und verlässlich ermittelt werden kann (Vgl. Rn. 47).

Bei der Beurteilung, ob zum einen die wöchentliche Höchstarbeitszeit beachtet wurde, und ob zum anderen die täglichen oder wöchentlichen Mindestruhezeiten eingehalten wurden, sei die objektive und verlässliche Feststellung der Zahl der täglichen und wöchentlichen Arbeitsstunden grundlegend (Vgl. Rn. 49).

Eine nationale Regelung, die keine Verpflichtung vorsieht, von einem Instrument Gebrauch zu machen, mit dem die Zahl der täglichen und wöchentlichen Arbeitsstunden objektiv und verlässlich festgestellt werden kann, ist nicht geeignet, die praktische Wirksamkeit der von Art. 31 II GRCh und von dieser Richtlinie verliehenen Rechte sicherzustellen (Vgl. Rn. 50).

Der EuGH führt weiter aus, dass die Einstufung als „Überstunden“ voraussetze, dass die Dauer der von dem jeweiligen Arbeitnehmer geleisteten Arbeitszeit bekannt ist und somit zuvor gemessen wurde (Vgl. Rn. 52).

Zum Schluss weist der EuGH darauf hin, dass nach ständiger Rechtsprechung, die sich aus einer Richtlinie ergebende Verpflichtung der Mitgliedstaaten, das in der Richtlinie vorgesehene Ziel zu erreichen, und ihre Pflicht nach Art. 4 III EUV, alle zur Erfüllung dieser Verpflichtung geeigneten Maßnahmen allgemeiner oder besonderer Art zu treffen, allen Trägern öffentlicher Gewalt der Mitgliedstaaten und damit im Rahmen ihrer Zuständigkeiten auch den Gerichten obliege (Vgl. Rn. 68).

Aktuelle Regelungen des deutschen Arbeitszeitgesetzes

Nach dem Urteil des EuGH war unklar, welche unmittelbaren Auswirkungen dieses auf die Rechtslage in Deutschland hat. Es war umstritten, ob es zunächst einer Anpassung des deutschen Rechts, also einer Transformation der Richtlinie in nationales Recht durch den deutschen Gesetzgeber bedarf, um eine unmittelbare Verpflichtung der Arbeitgeber zu begründen. Dies änderte sich mit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21), auf welches wir später noch eingehen.

Bis zur Klarstellung des Bundesarbeitsgerichts galten in vielen Wirtschaftsbereichen und – zweigen bereits umfassende Aufzeichnungspflichten. Die Geltung dieser bleibt durch das aktuelle Urteil unberührt. Zu den Wirtschaftsbereichen oder Wirtschaftszweigen nach § 2a SchwarzArbG gehören:

• Baugewerbe
• Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe
• Personenbeförderungsgewerbe, Speditions-, Transport und das damit verbundene Logistikgewerbe
• Schaustellergewerbe
• Gebäudereinigung
• Forstwirtschaft
• Fleischwirtschaft
• Unternehmen im Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen

Darüber hinaus gab es bereits eine allgemeine Pflicht zur Aufzeichnung von Überstunden.

Gemäß § 16 II des Arbeitszeitgesetzes ist der Arbeitgeber nämlich verpflichtet, die über die werktägliche Arbeitszeit des § 3 Satz 1 hinausgehende Arbeitszeit der Arbeitnehmer aufzuzeichnen und ein Verzeichnis der Arbeitnehmer zu führen, die in eine Verlängerung der Arbeitszeit gemäß § 7 Abs. 7 eingewilligt haben. Die Vorschriften des Arbeitszeitgesetzes finden grundsätzlich auf alle Arbeitnehmer Anwendung, vgl. § 18 ArbZG.

Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 13.09.2022

Nachdem lange Zeit unklar war, welche unmittelbaren Auswirkungen das Urteil des Europäischen Gerichtshofs für Arbeitgeber und Arbeitnehmer in Deutschland hat, schaffte das Bundesarbeitsgericht mit dem Urteil 1 ABR 22/21 vom 13.09.2022 Klarheit.
In der Pressemitteilung heißt es:

„Der Arbeitgeber ist nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG verpflichtet, ein System einzuführen, mit dem die von den Arbeitnehmern geleistete Arbeitszeit erfasst werden kann.“

Im vorliegenden Fall ging es um die Klärung der Frage, ob dem Betriebsrat ein Initiativrecht zur Einführung eines elektronischen Systems zustehe, mit welchem die tägliche Arbeitszeit der Arbeitnehmer erfasst werden soll. Ein solches Recht hat der Betriebsrat nicht, wenn die betreffende Angelegenheit gesetzlich geregelt ist. In diesem Zusammenhang hat das BAG dann klargestellt:

„Die Arbeitgeberinnen sind schon kraft Gesetzes verpflichtet, ein System einzuführen, mit dem Beginn und Ende und damit die Dauer der Arbeitszeiten einschließlich der Überstunden in ihrem gemeinsamen Betrieb erfasst werden.“

Was bedeutet dies für andere Unternehmen?

Urteile wirken grundsätzlich nur inter partes, also zwischen den Parteien des Rechtsstreites. Es besteht jedoch ein berechtigter Grund zur Annahme, dass das Bundesarbeitsgericht die Rechtsauffassung auch bei einem nächsten Rechtsstreit vertritt.

Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales schreibt auf seiner Internetseite, dass dieses voraussichtlich im ersten Quartal 2023 einen praxistauglichen Vorschlag für die Ausgestaltung der Arbeitszeiterfassung im Arbeitszeitgesetz machen wird.

Welche Zeiterfassungssysteme gibt es?

Von der manuellen Zeiterfassung auf Papier bis hin zur automatischen Zeiterfassung über die Gesichtserkennung stehen Unternehmen heute die verschiedensten Systeme zur Auswahl. Je nach Unternehmensgröße, Gewerbe und Zweck der Zeiterfassung eignet sich ein Modell besser als das andere.

Analoge Zeiterfassung

Auch heute nutzen noch viele Unternehmen die analoge Zeiterfassung. Hierzu gehören vor allem kleine Handwerks- und Handelsbetriebe. Die Arbeitszeiten werden händisch auf einem Stundenzettel festgehalten oder mechanisch über eine Stech- oder Stempeluhr auf das Formular gestempelt. Am Monatsende werden die Stundenzettel bei der Buchhaltung für die Gehaltsabrechnung eingereicht.

Elektronische Zeiterfassung

Die elektronische Zeiterfassung kommt vor allem in Fertigungsbetrieben zum Einsatz. Terminals beim Betreten des Gebäudes zeichnen mithilfe eines RFID-Chips in einem Transponder oder einer Chipkarte die Arbeits- und Pausenzeiten eines jeden Mitarbeitenden auf. Mittlerweile gibt es auch Lösungen, die auf eine biometrische Erkennung der Mitarbeitenden setzt. Hier identifiziert sich der Mitarbeitende über das Gesicht oder den Fingerabdruck.

Über eine Software werden die erfassten Zeiten direkt ausgewertet und stehen für die monatliche Gehaltsabrechnung zur Verfügung.

Digitale Zeiterfassung

Die digitale Zeiterfassung ist besonders in kleineren Unternehmen wie Kanzleien oder Arztpraxen eine beliebte Zeiterfassungsmethode. Bei der digitalen Zeiterfassung werden mithilfe einer entsprechenden Software die Arbeits- und Pausenzeiten auf dem Computer erfasst. Eine klassische Software, die von vielen Unternehmen für die Zeiterfassung verwendet wird, ist Excel. Die Zeiten müssen täglich manuell in Excel eingetragen werden. Mit den entsprechenden Formeln lassen sich dann Abweichungen zu den Soll-Zeiten ermitteln.

Neben diesem Klassiker gibt es aber auch viele On-Premise Softwarelösungen am Markt, die speziell für die Zeiterfassung entwickelt wurde. Die On-Premise Software wird im eigenen Netzwerk des Unternehmens installiert und betrieben. Um den Zugang zur Software für alle Mitarbeitenden zu gewährleisten, muss diese auf den entsprechenden Rechnern installiert werden. Je nach Software können die Zeiten dann automatisch beim Start des Computers erfasst werden oder müssen manuell in das Programm eingetragen werden.

Online Zeiterfassung

Bei der Online Zeiterfassung ist ebenfalls die Anschaffung einer Software notwendig. Der Unterschied ist hier aber, dass diese nicht auf dem Computer installiert wird, sondern über einen Browser aufgerufen werden kann. Das bedeutet auch, dass für die Verwendung dieser Zeiterfassungsmethode Internetzugang notwendig ist. Viele Anbieter einer Online Zeiterfassung bieten zusätzlich zur Web-Version auch eine App an, die auf den mobilen Endgeräten der Mitarbeitenden installiert werden kann.

Im Vergleich zu der On-Premise Lösung werden die Daten bei einer solchen Cloud-Lösung auf externen Servern gespeichert. Das gängigste Prinzip der Cloud ist SaaS (Software as a Service). Hierbei erwirbt das kaufende Unternehmen eine Lizenz des Produktes und kann dieses somit mieten.

Die Art der Zeiterfassung über eine solche Cloud-Software kann, je nach Anbieter, auf unterschiedliche Weise erfolgen. Die häufigste Methode ist die Zeiterfassung per Mausklick auf einen Timer. Einige Anbieter werben aber auch mit einer voll automatischen Erfassung durch ein GPS-Signal auf dem Smartphone.

Von Excel zur Cloud-Zeiterfassung

Wechsel jetzt von Excel zur smarten Online-Zeiterfassung: mobil, übersichtlich und perfekt für hybride Teams.

Mehr erfahren

Welches Zeiterfassungssystem ist das passende für mein Unternehmen?

Bis dato waren die Unternehmen in Deutschland sehr frei in der Wahl ihres Zeiterfassungssystems und ob sie überhaupt eines einsetzen. Wie genau das zukünftige Arbeitsschutzsgesetz die EuGH-Richtlinie für ein objektives, verlässliches und zugängliches System konkretisieren wird, lässt sich derzeit noch nicht absehen.

Vor der Wahl des Zeiterfassungssystems sollten sich Unternehmen neben den gesetzlichen Anforderungen auch über die eigenen Anforderungen bewusst sein:

• Kosten: Welche Gesamtkosten kommen durch das System auf mein Unternehmen zu? Hierzu zählen neben den Anschaffungskosten auch Kosten für Schulungen, Wartung, Softwareupdates, Material, Datenimport, interne Ressourcen etc.
• IT-Landschaft: Soll das Zeiterfassungssystem an andere, bereits bestehende Programme angebunden werden? Falls ja, ist das problemlos möglich?
• Skalierbarkeit: Wie viele Mitarbeitenden sollen jetzt und in Zukunft das System nutzen. Kann das System mit meinem Unternehmen wachsen?
• Nutzerfreundlichkeit: Ist die Zeiterfassung über das jeweilige System einfach in den Arbeitsalltag integrierbar oder ist es eine zusätzliche Belastung für meine Mitarbeitenden und die Verwaltung?
• Funktionalität: Welche Funktionen benötige ich bei der Zeiterfassung? Je nach Nutzergruppe können diese Anforderungen variieren. Eine Führungskraft kann ganz andere Wünsche haben als die Verwaltung oder die Mitarbeitenden selbst.
• Anpassbarkeit: Die Strukturen eines jeden Unternehmens sind einzigartig und so sollte auch das Zeiterfassungssystem individuell anpassbar sein.

Unser Tipp für Unternehmen

Das sind viele Punkte, die es bei der Auswahl der passenden Lösung zu beachten gilt. Aber, eine sorgfältige Planung zahlt sich aus. Mit dem richtigen Zeiterfassungssystem profitieren Unternehmen wie auch Mitarbeitende. Prozesse werden effizienter, Angestellte nicht mehr überlastet und Fehler in der Abrechnung können eliminiert werden.

Die Rechtslage in Deutschland ist in Bezug auf das Thema der Arbeitszeiterfassung noch unklar. Wir raten Unternehmen daher jetzt schon, sich mit dem Thema zu befassen und bereits heute die Vorteile einer modernen Arbeitszeiterfassung zu nutzen.

Jetzt moderne Zeiterfassung ausprobieren

Teste Personizer 14 Tage kostenlos und finde heraus, wie einfach gesetzeskonforme Zeiterfassung für dein Team sein kann.

Kostenfrei starten

Der Artikel wurde nach bestem Wissen und Gewissen sorgfältig erstellt. Es wird kein Anspruch auf Vollständigkeit und Richtigkeit der Inhalte gestellt. Die zur Verfügung gestellten Informationen ersetzen keine individuelle juristische Beratung. Sie sind unverbindlich und nicht Gegenstand eines anwaltlichen Beratungsvertrages. Es wird kein Gewähr dafür übernommen, dass im Streitfall den hier dargelegten Urteilen und Ansichten gefolgt wird. Eine Haftung für den Inhalt wird daher nicht übernommen.

Häufig gestellte Fragen

Hier findest du Antworten auf die wichtigsten Fragen. Falls du weitere Hilfe benötigst, kontaktiere gerne unseren Support.

Warum ist die Zeiterfassung in Betrieben überhaupt so wichtig?

Die Erfassung der Arbeitszeit ermöglicht es Arbeitgebern, die Einhaltung der wöchentlichen Höchstarbeitszeit sowie der täglichen und wöchentlichen Mindestruhezeiten zu kontrollieren. Sie dient damit dem Schutz der Sicherheit und Gesundheit der Arbeitnehmer und unterstützt Arbeitgeber dabei, ihren gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen. Gleichzeitig lassen sich Überlastungen, insbesondere im Homeoffice, besser erkennen.

Welche Pflichten zur Zeiterfassung ergeben sich bereits aus dem deutschen Arbeitszeitgesetz?

Nach § 16 Abs. 2 ArbZG ist der Arbeitgeber verpflichtet, die über die werktägliche Arbeitszeit des § 3 Satz 1 ArbZG hinausgehende Arbeitszeit der Arbeitnehmer aufzuzeichnen. Zudem muss er ein Verzeichnis der Arbeitnehmer führen, die in eine Arbeitszeitverlängerung nach § 7 Abs. 7 ArbZG eingewilligt haben.
Das ArbZG findet dabei grundsätzlich auf alle Arbeitnehmer Anwendung (§ 18 ArbZG).

Hast du weitere Fragen?

Lass dich von Kai durchs Produkt führen und dir alles zeigen. Dein persönlicher Ansprechpartner!

Digitale Zeiterfassung

Mit Personizer erfasst du Arbeitszeiten rechtssicher und transparent.

Mehr erfahren

Inhalt

Die Zeiterfassung mit Excel

Excel gilt als treuer Wegbegleiter vieler Arbeitskräfte. Egal ob als Projektmanagementtool, Pivot-Tabelle oder als Stundenablage für den Arbeitszeitnachweis – Excel ist ein regelrechter Alleskönner.

Dass derart viele Möglichkeiten nicht immer nur Vorteile beinhalten, sondern auch hinderlich sein können, fällt dabei weniger ins Gewicht. Sehr zulasten der Arbeitskräfte. Und so gleicht es einer wiederkehrenden Enttäuschung, die vielen Mitarbeitenden vertraut ist.

Die Frage, die bei der Anwendung von Excel öfter seufzend von sich gegeben wird: Wie ging das noch mal? Doch damit ist ab heute Schluss. Nimm dir zwei Minuten Zeit und lass uns für dich der Schaffner der Erklärungen sein. Erklärungen, die den Umgang mit den Arbeitszeiten aus Excel verständlicher machen. Raus aus der Unverständlichkeit – Ausstieg in Fahrtrichtung „Aha“!

Natürlich haben wir auch noch eine praktische Alternative für diejenigen parat, die ihren Aufwand bei der Zeiterfassung so gering wie möglich halten wollen. Starten wir jedoch zunächst damit, wie man in Excel Arbeitszeiten richtig berechnet.

Excel-Frust muss nicht sein

Verbringe weniger Zeit mit Formeln und mehr mit deinem Team – Personizer erfasst Arbeitszeiten automatisch, übersichtlich und rechtssicher.

Mehr erfahren

Excel Grundlagen für eine bessere Übersicht

Wer im Arbeitsalltag eine große Excel-Tabelle zugespielt bekommt, der ist froh, wenn er auf den ersten Blick die richtige Übersicht erhält. Niemand mag es, sich nach Öffnen des Dokuments erst einmal „reinfuchsen“ zu müssen. Hier geht sonst unnötig Zeit verloren. Ein Datensalat ist keinesfalls eine Hilfe. Damit die Übersicht gelingt, bedarf es einiger Rahmenbedingungen.

Es empfiehlt sich beispielsweise, die erste Zeile für die Benennung der einzelnen Kategorien zu verwenden. Jede Spalte erhält ein entsprechendes Merkmal, wie Teammitglied, Tag, Start der Arbeitszeit und Ende. In den darauffolgenden Zeilen werden die Angaben für jede Arbeitskraft ausgefüllt.

Wer hier noch etwas dem Auge schmeicheln möchte, der hinterlegt die erste Zeile in einer anderen Farbe. Aber Vorsicht: Weniger ist mehr! Denn auch zu viele Farben können die Tabelle unübersichtlich erscheinen lassen.

Die Größe der jeweiligen Spalten lässt sich individuell anpassen. So erscheinen auch komplette Namen der Teammitglieder auf einen Blick. Bei langen Tabellen empfiehlt es sich, mit Filtern für die jeweilige Spalte zu arbeiten. So kann man sich beispielsweise nur die Arbeitszeiten des Mitarbeiters Max Mustermann anzeigen lassen. Somit hast du alles auf einen Blick und bist weniger durch die vielen Einträge abgelenkt.

Einfaches Addieren von Stunden in Excel

Starten wir mit einem einfachen Beispiel. Die neue Woche startet mit drei wichtigen Aufgaben. Damit du den zeitlichen Rahmen hierfür überblicken kannst, eröffnest du eine neue Excel Tabelle. Jeder Aufgabe gibst du eine individuelle Bearbeitungszeit. Aufgabe 1 wird 5 Stunden und 45 Minuten lang sein. Für die zweite Aufgabe brauchst du etwa 8 Stunden und 30 Minuten und für die letzte Aufgabe nur eine Stunde. Jetzt möchtest du wissen, wie viele Stunden und Minuten du zum Ausführen der Aufgaben insgesamt brauchst.

1. Dateneingabe: Gib 5:45 in Zelle B2, 8:30 in Zelle B3 und 01:00 in Zelle B4 ein.
2. Klick auf die Zelle B5 und trage dort =B2+B3+B4 ein und drücke die Eingabetaste.

Das Ergebnis beträgt 15:15 – also 15 Stunden und 15 Minuten, um die drei Aufgaben abzuschließen. Alternativ kannst du auch in Zelle B5 die Formel =SUMME(B2:B4) eingeben. Diese Summen-Funktion ist gerade bei mehreren Einträgen erheblich effizienter, da man hier einen ganzen Tabellenbereich abfragt. Man verfällt also nicht in eine starre Abfolge, in der man Zeile für Zeile addiert, sondern kommt schnell zum gewünschten Ergebnis.

Für einfache Bereiche reicht dies vollkommen aus. Schaut man sich aber die Tabelle der Mitarbeitenden aus dem ersten Bild (Screenshot 1) an, dann liegt der erste Stolperstein bereits parat. Hier hat der Mitarbeiter Max Mustermann am 22.11.21 um 9 Uhr und 27 Minuten angefangen zu arbeiten.

Der Eintrag lautet folglich: 09:27. Der Feierabend ist bei 17 Uhr und 44 Minuten, also 17:44, terminiert. Würde man hier die Einträge der Reihe nach addieren, so wäre das Ergebnis 03:11, also 3 Stunden und 11 Minuten. Gleicht man das Ergebnis mit den Eintragungen in der Excel Tabelle ab, so wird schnell ersichtlich, dass das nicht stimmen kann.

Tägliche Arbeitszeit in Excel berechnen

Hintergrund ist hier die Zeitwiedergabe von Excel. Beim Übergang von dem einen zum anderen Tag, also 00:00 Uhr, addiert das Programm die verbliebenen Einträge ab dem Zeitpunkt 00:00. Folglich muss die Formel umgestellt werden. Statt Addition verwendet man Subtraktion, um das richtige Ergebnis zu erhalten.

Trage hierfür in die Zeile E2 die Formel (=D2-C2) ein und du erhältst das gesuchte Ergebnis, nämlich 08:17. Der Mitarbeiter Max Mustermann hat an diesem Tag 8 Stunden und 17 Minuten gearbeitet. Hinzu kommt eine halbstündige Pause. In Summe hat das Teammitglied also 7:47 Stunden gearbeitet.

Die einfache Addition oder Subtraktion von Zeiten ist also gar nicht so schwer. Dazu muss man lediglich darauf achten, welcher Wert am Ende dastehen soll. Was aber passiert, wenn etwas mit mehr als 24 Stunden dargestellt werden soll? Zum Beispiel im Rahmen eines Projektes, um die Gesamtsumme verschiedener Teilaufgaben aufzuzeigen?

Addition von mehr als 24 Stunden in Excel

1. Gib in die Zelle B2 den Wert 13:30 und in die Zelle B3 den Wert 16:45 ein.
2. Gehe in die Zelle B4 und tippe die Formel =B2+B3 ein – drücke die Eingabetaste.

Ähnlich wie bei dem vorangegangenen Beispiel hat Excel die Zahlen bis 24 aufsummiert und die überschüssigen Werte ab 00:00 eingetragen. Um dies zu korrigieren, bedarf es einer kleinen Zellenformatierung. Klingt schwierig? Ist es aber ganz und gar nicht.

Dazu reicht im ersten Schritt ein Rechtsklick auf die Zelle. In dem geöffneten Fenster findest du nun recht weit unten den Punkt „Zellen formatieren“. Daraufhin wird eine neue Registerkarte geöffnet. Links in der Kategorie wählst du jetzt „Uhrzeit“. Unter dem Feld „Typ“ gibt es verschiedene Möglichkeiten, die Anzeige der Uhrzeit anzupassen. Um die Stundenanzahl über 24 Stunden anzeigen zu lassen, kannst du den Typ 37:30:55 auswählen. Jetzt ist die Zelle formatiert und die Stunden werden richtig angezeigt.

Allerdings werden in diesem Format auch die Sekunden mit aufgeschrieben. Wer es gerne etwas ausführlicher mag und lieber eine benutzerdefinierte Funktion ohne die Sekundenanzeige anwendet, kann dies in den nächsten Schritten nachlesen. Wenn du Glück hast, gibt es das Format unter dem Punkt „Benutzerdefiniert“ auch schon.

1. Klick als Erstes auf die Zelle B4.
2. Wähle dann mittels Rechtsklick „Zellen formatieren“ aus
3. Gib manuell im Feld Typ oben in der Liste der Formate [h]:mm;@ ein, und wähle ok aus. Notiere dir den Doppelpunkt nach [h]und ein Semikolon nach mm. Bestätige deine Eingabe.

Das Ergebnis zeigt jetzt nicht mehr 06:15, sondern 30 Stunden und 15min (30:15).

Mit Personizer Arbeitszeiten digital erfassen

Du suchst nach einem Weg, die Arbeitszeiten noch einfacher zu dokumentieren? Dann nutze doch unser Zeiterfassungsmodul! Egal ob bei der Arbeit, im Homeoffice oder von unterwegs. Mit unserer Anwendung hast du die Möglichkeit zu jeder Zeit an jedem Ort direkt loszulegen. Starte deinen Arbeitstag mit einem Klick und der Rest ist ein regelrechter Selbstläufer. Das Programm läuft aktiv im Hintergrund. Die gesammelten Daten werden dabei in Echtzeit übertragen, was Zettel und Stift überflüssig macht. Nie war die Arbeitszeiterfassung leichter!

Im Dashboard findest du eine Übersicht über deine geleisteten Stunden und Pausen. Auch die Arbeitszeiten deiner Mitarbeitenden kannst du hier einsehen. Als Personalverantwortlicher bist du Admin und kannst auch die Stunden deines Teams einsehen.

Ist jemand überfordert und könnte Hilfe gebrauchen? Und wenn ja, hat jemand anderes die zeitlichen Kapazitäten zur Verfügung? Das und vieles mehr wird in wenigen Blicken deutlich. Das spart nicht nur Zeit, sondern senkt ebenfalls die Frustration während der Einarbeitung oder bei anderweitigen Problemen.

Unsere elektronische Zeiterfassung geht am Puls der Zeit und versorgt dich mit allem, was du brauchst. So kannst du dich in Ruhe auf deine Arbeit konzentrieren. Du hast vergessen, dich auszuloggen? Kein Problem. Deine Einträge sind auch im Nachgang noch bearbeitbar.

Vorbei sind die Zeiten, in denen Mitarbeitende täglich einen Stundenzettel ausfüllen mussten. Mit der elektronischen Zeiterfassung tauschst du nun den Stift gegen ein paar wenige Klicks – egal ob am Computer oder mit dem Smartphone von unterwegs.

Unter dem Reiter „Reports“ siehst du die aufgelisteten Arbeits- sowie Pausenzeiten von dir und deinem Team.  Du willst einen genaueren Blick auf einzelne Zeiten werfen? Kein Problem! Mit einem Klick auf den Button Exportieren erhältst du die Möglichkeit, die Liste mit Arbeitszeiten und Pausen als Excel-Tabelle herunterzuladen.

Mit der Excel-Datei kannst du Beiträge manuell bearbeiten und Zeiten auswerten. Statt mit einer leeren Tabelle arbeiten zu müssen, hast du alle Einträge über Personizer direkt in die Tabelle importiert. Die Daten werden also nahtlos in das Excel-Format übertragen.

Unser Fazit

Mit Excel zu arbeiten, kann manchmal frustrierend sein. Die leere Tabelle füllt sich nach und nach nur mühselig mit manuellen Einträgen und im Trubel des Arbeitsalltags kann es schnell passieren, dass das Eintragen der Stunden vergessen wird. Wer dann die anschließenden Formeln für Excel falsch anwendet, der kommt am Ende nicht nur zu keinem Ergebnis, sondern ist darüber hinaus noch frustriert.

Dieser zusätzliche manuelle Aufwand, der ja doch recht fehleranfällig ist, kann durch eine digitale Lösung vermieden werden. Mit der Online Zeiterfassung von Personizer nimmst du die ersehnte Abkürzung durch den Excel-Dschungel, indem du bereits hinterlegte Zeiten ganz einfach aus dem System exportierst. Nie waren das Erfassen und Auswerten von Arbeitszeiten leichter!

Häufig gestellte Fragen

Online Zeiterfassung

Erlebe, wie schnell du Excel-Listen und manuelle Stundenzettel hinter dir lässt.

Kostenfrei starten