Damit dein Team in der heutigen Arbeitswelt gut aufgestellt bleibt und auch in Zukunft mit den Entwicklungen am Markt mithalten kann, braucht es ein strategisches Kompetenzmanagement.  

Fähigkeiten statt Jobtitel  

Skill-Management ersetzt die starren Rollendefinitionen von gestern. Denn Teams müssen heute flexibel besetzt werden können – und wichtiger als der Jobtitel ist das Skill-Set, das Mitarbeitende mitbringen. 

Klassische Rollen im Unternehmen werden mehr und mehr durch Maschinen, Automationen und sogar KI ersetzt. Auch der Wegfall von Kompetenzträgern im Team durch deren Renteneintritt stellt Unternehmen vor Herausforderungen. Darum ist es wichtig, in einer Organisation mit diesen Anforderungen zu wachsen und zu verstehen, wie man die Kompetenzen der eigenen Teammitglieder langfristig entwickeln kann. 

Denn Organisationen benötigen kompetente Beschäftigte, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Aber auch Mitarbeitende benötigen neue Kompetenzen, um bei sich verändernden Berufsfeldern beschäftigungsfähig zu bleiben. Kompetenzmanagement verbindet diese beiden Ansprüche.

Was ist Kompetenzmanagement? 

Kompetenzmanagement beschreibt einen strategischen Umgang mit den Fähigkeiten und Potenzialen von Mitarbeitenden anhand der Anforderungen, denen das Unternehmen mit Hinblick auf aktuelle und zukünftige Marktentwicklungen gegenübersteht. Es vereinbart sowohl die Bedarfe des Unternehmens, als auch die der einzelnen Mitarbeitenden und deren Wunsch nach Weiterentwicklung. 

Welche Kompetenzen sind heute überhaupt entscheidend? Diese lassen sich grob in folgende Bereiche aufteilen:  

• Hard Skills: Fachliche Qualifikationen, z. B. Programmiersprachen, Tool-Kenntnisse, Datenanalyse 
• Soft Skills: Soziale Fähigkeiten wie Teamfähigkeit, Kommunikationsstärke, Resilienz, Konfliktlösung 
• Future Skills: Kompetenzen der Zukunft, z. B. kritisches Denken, Lernbereitschaft, Wille zu Veränderung, digitale Affinität 

Was sind die Aufgaben des Kompetenzmanagements? 

Mitarbeitende der Personalabteilung und Führungskräfte tragen gemeinsam die Verantwortung für das Kompetenzmanagement. Darin enthalten sind folgende Aufgaben: 

• Übereinanderlegen der Unternehmens-Strategie und der vorhandenen Kompetenzen 
• Erhebung und Bewertung bestehender, sowie Entwicklung neuer Kompetenzen 
• Wissenslücken im Team identifizieren und schließen 
• Erstellung von Kompetenzprofilen 
• Erfolgsmessung der Kompetenzentwicklung 
• Kompetenztransfer unter den Mitarbeitenden fördern, um “Wissens-Silos” zu meiden 
• Transparenz schaffen über vorhandene Skills im Team 

Gut zu wissen: Kompetenzmanagement und Skill-Management werden häufig synonym verwendet. Sie unterscheiden sich allerdings darin, dass Kompetenzmanagement vor allem aus Unternehmenssicht strategisch mit den Fähigkeiten und Kenntnissen im Team arbeitet, während im Skill-Management die Mitarbeitenden und deren Können individuell weiterentwickelt werden. 

Die Vorteile einer skill-basierten Organisation 

Sind die Einstellungskriterien und Fortbildungskonzepte eines Unternehmens veraltet, ist auch das Team nur für gestrige Marktanforderungen gerüstet. Ein modernes Kompetenzmanagement bringt hingegen viele Vorteile für HR-Abteilungen, Führungskräfte und Mitarbeitende: 

• Projekte flexibel besetzen: Du kannst Teams gezielt nach Skills zusammenstellen, unabhängig von Abteilungsgrenzen. Damit brichst du Abteilungs-Silos wirkungsvoll auf und stärkst die übergreifende Zusammenarbeit.  
• Transparente Weiterentwicklungsmöglichkeiten: Mitarbeitende sehen, welche Fähigkeiten sie stärken sollten, um den nächsten Karriereschritt zu machen oder in die Gehaltsverhandlung zu gehen. 
• Schnelle Reaktion auf Veränderungen: Ob neue Märkte, Tools oder sonstige Anforderungen – mit einer klaren Übersicht über vorhandene Kompetenzen bleibst du anpassungsfähig. 
• Mehr Unabhängigkeit vom Arbeitsmarkt: Kompetenzen werden im Team weiterentwickelt oder gezielt bei neuen Mitarbeitenden gesucht, unabhängig vom Job-Profil. Das erhöht gleichzeitig die Attraktivität als Arbeitgeber! 

Eine skill-basierte Organisation bleibt also stets lernfähig, agil und zukunftssicher. Damit das funktioniert, ist es allerdings wichtig, dass diese Werte in der Organisation auch gelebt werden. Ist nämlich die Bereitschaft für Veränderungen und Offenheit neuen Entwicklungen gegenüber auf höherer Management-Ebene nicht da, kann nur schwer kompetenzbasiert gearbeitet werden.  

Erste Schritte zum Kompetenzmanagement: Fähigkeiten strategisch fördern 

Kompetenzentwicklung ist kein Zufall, sondern planbar. Dabei helfen folgende Schritte: 

1. Kompetenzen identifizieren: Welche Fähigkeiten lassen sich bereits im Team finden?

2. Skill Gaps erkennen: Wo fehlen wichtige Fähigkeiten?

3. Weiterbildung planen: Wer hat welches Entwicklungspotenzial, um z.B. durch Schulungen dazu zu lernen?

4. Entwicklung messen und agil bleiben: Haben die Weiterbildungen eine positive Auswirkung auf das Unternehmen gehabt? Erfordern neue Einflüsse eine Umplanung benötigter Kompetenzen?

5. Transparent bleiben: Mit einer HR-Software wie Personizer kannst du eine Skill-Übersicht sichtbar pflegen und Entwicklungsschritte aller Team-Mitglieder dokumentieren.

Digitale Basis für dein Kompetenzmanagement

Personizer bündelt Skill-Profile, Weiterbildungen und Feedback an einem Ort – ideal, um Kompetenzmanagement im HR-Alltag wirklich umzusetzen.

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Talent Mapping: Kompetenzen systematisch sichtbar machen 

Möchte dein Unternehmen das Kompetenzmanagement strategisch angehen, ist es sowohl für HR-Manager als auch für Führungskräfte wichtig zu wissen, wie man die Kompetenzen im Team richtig einordnet und fehlende Fähigkeiten sichtbar macht. 

Dabei hilft das Talent Mapping: Dies ist ein HR-Prozess, bei dem aktuelle und potenzielle Talente innerhalb (und ggf. außerhalb) des Unternehmens identifiziert, kategorisiert und bewertet werden, um Personalentscheidungen gezielt zu steuern. 

Bei der klassischen Stellenausschreibung wird meist reaktiv eine vakante Stelle ausgeschrieben und meist extern nach neuen Personen gesucht wird, die den aktuellen Bedarf decken. Beim Talent Mapping hingegen stehen die Unternehmensstrategie und die vorhandenen Skill Gaps im Vordergrund: damit kannst du auch intern nach geeigneten Personen suchen, die die Lücke mit ihren Fähigkeiten füllen und auch in der Zukunft potenziell mit dem Unternehmen wachsen können. 

Klingt erst einmal komplex, ist aber eigentlich ganz einfach – wenn man weiß, wie man vorgeht! Mit diesen Schritten klappt das Talent Mapping:   

1. Rollen und Schlüsselpositionen definieren 

Im ersten Schritt werden die Ist- und Soll-Situation übereinandergelegt.  

• Welche Rollen sind kritisch für den Unternehmenserfolg? 
• Welche Positionen sind schwer zu besetzen / erfolgskritisch bei Fluktuation? 

Beispiel: Ihr sucht schon länger nach einer Person für vertriebliche Aktivitäten, Software-Entwicklung oder Key Account Management. 

2. Kompetenzen und Potenziale definieren 

Im nächsten Schritt wird ein standardisiertes Kompetenzmodell für die gesuchte/n Schlüsselrolle/n entwickelt: 

• Welche fachlichen Kompetenzen braucht die Person? (z. B. Java, Excel) 
• Welche sozialen Kompetenzen werden gesucht? (z. B. Überzeugungskraft, Kommunikationsstärke)
• Welche Zukunftskompetenzen wären wichtig? (z. B. Lernagilität, strategisches Denken) 

Tipp: Nutze 360-Grad-Feedback, um verschiedene Perspektiven aus dem Team auf die gesuchte Person zu erhalten und halte die genannten Fähigkeiten in einem Kompetenzraster fest. 

3. Talente finden und visualisieren 

Hier geht es darum, systematisch herauszufinden, wer welche Fähigkeiten besitzt – und auf welchem Niveau. Drei gängige Methoden in der Praxis sind: 

1. Selbsteinschätzung: Mitarbeitende bewerten sich selbst anhand des vorgegebenen Kompetenzrasters auf einer Skala z. B. von 1 (Grundkenntnisse) bis 5 (Expertenwissen).

2. Fremdeinschätzung: Ergänzt die Selbsteinschätzung für ein objektives Bild, zum Beispiel mit dem 360-Grad-Feedback.

3. Standardisierte Tests (Assessment Center): Fachliche Tests, Situative Urteilstests und Potenzialanalysen werden vor Ort oder online durchgeführt.

Basierend auf diesen Einschätzungen kannst du die derzeitige Talent-Situation im Team visualisieren, zum Beispiel in Form einer einfachen Matrix: 

Je nachdem, wie hoch die benötigten Skills priorisiert sind und wie gerne ein Mitarbeitender diesen einsetzen oder weiterentwickeln möchte, können dann Leute aus dem bestehenden Team die gesuchte Rolle abbilden. Genauso kannst du damit auch Lücken identifizieren, die durch Fortbildungen oder durch neue Mitarbeitende künftig abgedeckt werden. 

Kompetenzmanagement ist ein Muss für moderne HR-Arbeit  

Die Arbeitswelt wird sich weiter verändern – und mit ihr die Anforderungen an deine Organisation. Wer heute schon auf Kompetenzmanagement und eine skill-basierte Organisation setzt, schafft die besten Voraussetzungen für nachhaltigen Unternehmenserfolg. 

Häufig gestellte Fragen

Hier findest du Antworten auf die wichtigsten Fragen. Falls du weitere Hilfe benötigst, kontaktiere gerne unseren Support.

Warum ist Kompetenzmanagement für Unternehmen heute so wichtig?

Technologische Entwicklungen wie KI, agile Arbeitsweisen und demografischer Wandel verändern Jobprofile rasant. Unternehmen, die ihre Kompetenzen nicht regelmäßig analysieren und entwickeln, verlieren an Wettbewerbsfähigkeit. Ein funktionierendes Kompetenzmanagement sorgt dafür, dass Teams flexibel, anpassungsfähig und zukunftssicher bleiben.

Wie erkennt man Skill Gaps im Team?

Skill Gaps werden sichtbar, indem vorhandene Fähigkeiten den strategischen Anforderungen gegenübergestellt werden. Methoden wie Skill-Matrix, Mitarbeiterbefragungen, Leistungsdaten, 360°-Feedback oder externe Assessments helfen dabei, Lücken frühzeitig zu erkennen.

Welche Rolle spielen Führungskräfte im Kompetenzmanagement?

Führungskräfte sind entscheidend für eine skill-basierte Organisation. Sie identifizieren Potenziale, geben Feedback, fördern Lernkultur und sorgen für Transparenz. Ihre Haltung zu Weiterentwicklung beeinflusst direkt, wie kompetenzorientiert ein Unternehmen tatsächlich arbeitet.

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Inhalt

Der Grundstein für eine erfolgreiche Zusammenarbeit

Unter Mitarbeiter Onboarding versteht man die Einführung neuer Mitarbeitenden in das Unternehmen. Durch die Aneignung von Fähigkeiten und Verhaltensweisen passen sich neue Mitarbeitende besser an. Deshalb steht die Wahrnehmung des Mitarbeitenden im Mittelpunkt.

Demnach bestimmt diese, ob und wie lange das Arbeitsverhältnis bestehen kann. Klingt übertrieben? Die Studie Onboarding im Fokus von Stepstone zeigt, wie ernst es ist. Hierzu wurden rund 13.000 Fachkräfte über ihre Erfahrungen befragt.

• Begrüßung durch den Vorgesetzten am ersten Arbeitstag? Nur jede zweite Fachkraft kann davon positiv berichten.
• Das Team ist vorbereitet und weiß vom neuen Kollegen? Fehlanzeige, stattdessen ist bei jedem sechsten Neuling das Team nicht informiert.
• Und bei mehr als einem Drittel stand entsprechend keine eingerichtete Hardware zur Verfügung.

Deswegen verlieren viele Unternehmen schon vorzeitig Fachkräfte, die eigentlich gut für den Job geeignet sind.

Das sollte dir nicht passieren! In diesem Artikel erfährst du, wie dein Unternehmen Fettnäpfchen effektiv vermeidet und neue Mitarbeitende langfristig bindet!

Wie gelingt das Onboarding?

Die Einarbeitungsprozesse für neue Mitarbeitende unterscheiden sich sehr stark. Dementsprechend haben einige Unternehmen einen klar umrissenen Einführungsplan. Beispielsweise mithilfe von Softwarelösungen, um den Prozess reibungsloser zu gestalten. Hier spielt auch das HR-Team, das die Mitarbeitenden unterstützt, eine große Rolle.

Andererseits gibt es aber auch Unternehmen, die keinen oder nur einen einfachen Plan für das Onboarding haben. Dieser umfasst häufig nur die grundlegenden Beitrittsformalitäten. Folglich erwarten diese Unternehmen von ihren neuen Mitarbeitenden, dass sie sich einfach anpassen.

Studien belegen aber, dass das Onboarding die wichtigste Zeit in der Beziehung zwischen Mitarbeiter:in und Unternehmen ist. Diese Anfangszeit hat einen Einfluss darauf, wie sich Mitarbeitende in Zukunft verhalten und performen.

Deswegen müssen Unternehmen die Onboarding-Experience der Mitarbeitenden ernst nehmen. Denn schlechte Erfahrungen der Angestellten trüben auch das öffentliche Bild des Unternehmens.

Onboarding digital strukturieren

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So resultieren diese Wahrnehmung häufig in schlechten Bewertungen auf Social-Media-Kanälen oder Bewertungsseiten. Dies erschwert dann später geeignete Bewerber:innen zu finden. Außerdem wirken sie sich langfristig auf die Reputation aus.

Aber wie gelingt es, jedes Mal ein ansprechendes Mitarbeiter Onboardingerlebnis zu bieten?

Mitarbeiter Onboarding: Vor dem ersten Tag

Neue Mitarbeitende sollen sich auf den ersten Tag freuen. Nichtsdestotrotz sind die meisten Menschen ziemlich aufgeregt. Denn natürlich möchte man einen guten ersten Eindruck machen. Unternehmen sollten es ihnen gleich tun und sich ebenso sorgfältig auf den ersten Tag vorbereiten.

1. Neue Mitarbeitende vorab einbinden

Kommunikation ist alles. Deswegen müssen neue Mitarbeitende im Voraus am besten über alles für sie relevante informiert werden. Entsprechend auch darüber, was der Einarbeitungsprozess mit sich bringt. Folglich ist es noch besser, wenn alle Formalitäten bereits vor ihrer Ankunft erledigt sind.

Darüber hinaus können neue Mitarbeitende schon vor dem ersten Tag in Aktivitäten im Unternehmen mit einbezogen werden. Steht eine Feier im Betrieb an? Durch eine Einladung lernen neue Mitarbeitende die Teamkollegen vor dem ersten Arbeitstag schon im lockeren Rahmen kennen.

2. Zukünftiges Team informieren

Es sollte selbstverständlich sein, dass das Team über den Neuzugang Bescheid weiß. Wer am ersten Tag im neuen Job von ratlosen Gesichtern begrüßt wird, der fühlt sich weder wertgeschätzt noch besonders wohl. Warum sollten sich neue Mitarbeitende bemühen, wenn der Eindruck vermittelt wird, dass sie gar nicht wichtig sind?

Daher sollten Team und Führungskräfte des Neuzugangs lange im Voraus über den Start und die zukünftigen Aufgaben im Unternehmen Bescheid wissen.

3. Equipment rechtzeitig bereitstellen

Ein guter Start braucht auch das richtige Werkzeug. Wie oft ist es allerdings schon passiert, dass genau diese notwendigen Utensilien nicht bereitgestellt sind?

Laut Stepstone erlebt immerhin ein Drittel der neuen Fachkräfte genau dieses Szenario.

Es sollte neuen Mitarbeitenden an nichts fehlen, um einen guten Start zu garantieren. Dazu gehören neben der notwendigen Hardware auch alle relevanten Anmeldedaten und Zugänge.

Mitarbeiter Onboarding: Erster Tag

Es geht los, der Neuzugang ist offiziell vor Ort! Am ersten Tag sollte es darum gehen, diesen willkommen zu heißen. Dazu gehört es natürlich, den Neuzugang ausgiebig herumzuführen und vorzustellen. Außerdem sollte ausreichend Zeit für das Herantreten an die ersten Aufgaben und Briefings zur Verfügung stehen. Dies schafft eine Arbeitsumgebung, die einfühlsam, ermutigend und vor allem menschlich ist.

4. Erster Rundgang und Willkommenspakete

Kleine Aufmerksamkeiten gepaart mit einem Rundgang durch das neue Büro bewirken bei neuen Mitarbeitenden Onboarding-Wunder. Die Mitarbeitenden kommen erstmal in der neuen Umgebung an, anstatt sofort mit Aufgaben überhäuft zu werden. Dadurch lernen sie beispielsweise Gebäude und relevante Räume kennen. Zusätzlich können sie sich auch mit künftigen Teammitgliedern vertraut machen.

Zudem bieten viele Unternehmen Willkommenspakete an. Allerdings kann das schnell ein plattes 08/15 Geschenk werden. Unser Tipp: Abseits der üblichen Büroutensilien schauen, was zum Unternehmen und den Herausforderungen des neuen Mitarbeitenden passt.

5. Begrüßung durch Führungskräfte

Die Begegnung mit den Führungskräften trägt wesentlich zur Stärkung der Moral im Onboarding bei. Entsprechend ist es zwar nicht immer möglich, den Terminkalender aller Führungskräfte für neue Mitarbeitende freizuhalten.

Allerdings ist ein gemeinsames Treffen der Neuankömmlinge mit der Geschäftsführung durchaus sinnvoll. Beispielsweise funktioniert dies in kleiner Runde mit einer kurzen Vorstellung und ermunternden Worten. Ferner stellt ein gemeinsames Mittagessen eine schöne Möglichkeit dar. Folglich fühlen sich neue Mitarbeitende gut aufgehoben und akzeptiert.

Mitarbeiter Onboarding: Erste Woche

Anfangs müssen neue Mitarbeitende eine Routine finden, die für sie funktioniert. Indessen können sie sich im Team zurechtfinden. Dabei erfahren sie mehr über das Unternehmen, ohne zu sehr mit Arbeit belastet zu werden. Je informativer die erste Woche ist, desto schneller können die neuen Mitarbeitenden mit der Arbeit beginnen.

6. Unterstützung der Teamleitung

Die erste Woche des Onboardings sollte genügend Gelegenheiten für die Teamleitung bieten, um Zeit mit dem Neuzugang zu verbringen. Hierdurch haben beide Seiten die Möglichkeit, eine gemeinsame Strategie zu entwerfen. Außerdem können alle offenen Fragen beantwortet werden.

7. Feste Ansprechperson

Eine feste Ansprechperson kann nicht nur direkt beim Onboarding, sondern auch langfristig helfen. Neue Mitarbeitende bekommen ein sicheres Gefühl, da sie alle Fragen an eine eigene Bezugsperson richten können.

Mitarbeiter Onboarding: Erste drei bis sechs Monate

Der Onboarding-Prozess zieht sich oft über mehrere Monate hinweg. Erst danach sind neue Mitarbeitende vollständig integriert und arbeiten selbstständig. Daraufhin helfen die folgenden zwei Schritte, die erfolgreiche Zusammenarbeit auch in Zukunft zu sichern.

8. Check-in-Termine festlegen

Egal, ob es sich um einen einfachen Onboarding-Plan oder um eine relativ strenge Struktur handelt. Wichtig sind regelmäßige Check-ins mit dem neuen Teammitglied. Folglich profitieren nicht nur die neuen Mitarbeitenden davon, sondern auch alle anderen.

9. Kontinuierliches Feedback

Während des Onboardings ist es wichtig, dass die neuen Mitarbeitenden zu Wort kommen. Denn nur wenn diese Feedback geben dürfen, wird die Zusammenarbeit verbessert. Dadurch haben die Mitarbeitenden das Gefühl, dass die Vorschläge ernst genommen werden. Diese Gespräche helfen den Führungskräften und der Personalabteilung auch, den Onboarding-Prozess zukünftig zu verbessern.

Auf ins Mitarbeiter Onboarding!

Am besten hast du beim Onboarding ein engagiertes, motiviertes und einfühlsames Team mit an Bord. Denn die Verantwortung liegt schließlich nicht allein bei einer Person. Vielmehr hängt der Erfolg des Onboarding-Programms von der Zusammenarbeit aller Beteiligten ab.

Wir wünschen viel Spaß und Erfolg beim Onboarding!

Häufig gestellte Fragen

Hier findest du Antworten auf die wichtigsten Fragen. Falls du weitere Hilfe benötigst, kontaktiere gerne unseren Support.

Warum ist ein gutes Onboarding so wichtig für Unternehmen?

Ein professionelles Onboarding
reduziert das Risiko, dass neue Mitarbeitende frühzeitig kündigen,
verkürzt die Zeit bis zur vollen Produktivität
stärkt Bindung, Motivation und Vertrauen
und verbessert die Außenwirkung als Arbeitgeber.
Schlechte Onboarding-Erfahrungen führen häufig zu innerer Kündigung, frühzeitigen Abgängen und schlechten Bewertungen auf Jobportalen.

Warum ist eine feste Ansprechperson sinnvoll?

Eine feste Ansprechperson:
gibt Sicherheit bei Alltagsfragen („an wen wende ich mich?“)
erleichtert soziale Integration im Team
hilft, informelle Regeln und Abläufe zu verstehen
So müssen neue Mitarbeitende nicht „alleine kämpfen“, sondern haben eine verlässliche Bezugsperson.

Was ist der wichtigste Erfolgsfaktor für gelungenes Onboarding?

Der wichtigste Faktor ist eine bewusste, empathische und gut vorbereitete Zusammenarbeit aller Beteiligten: HR, Führungskräfte, Team und neue Mitarbeitende.
Onboarding ist kein einmaliger Formalakt, sondern der Grundstein einer langfristigen Beziehung zwischen Mensch und Unternehmen.

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Dokumenten Management

Personizer bündelt Abwesenheiten, Daten & Dokumente in einer zentralen HR-Plattform.

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