Digitales Dokumentenmanagement: Verträge und Co. sicher verwalten

Behalte jederzeit den Überblick über alle relevanten Dokumente in der Personalakte deiner Mitarbeitenden.

Die digitale Dokumentenablage macht Prozesse smarter

Effizienter arbeiten

Nie mehr Aktenordner nach Dokumenten durchsuchen! Verträge, Zertifikate, Weiterbildungsnachweise – alles ist digital gespeichert und in der jeweiligen Personalakte hinterlegt.

Zugriffsrechte verwalten

Mit Personizer legst du selbst fest, wer auf welche Dokumente Zugriff hat. Ob HR, Führungskräfte oder Mitarbeitende: Du bestimmst, wer Dokumente ansehen, hochladen oder bearbeiten darf.

Transparenz ermöglichen

Ein Dokument wurde bearbeitet? Das Protokoll erfasst automatisch jede Änderung. So kannst du nachvollziehen, wer zu welchem Zeitpunkt welche Anpassungen in der Dokumentenablage vorgenommen hat.

DOKUMENTENMANAGEMENT

Alle relevanten Unterlagen vereint

Das integrierte Dokumentenmanagement (DMS) ist die perfekte Ergänzung für die digitale Personalakte und ist auch ohne Software-Kenntnisse intuitiv einsetzbar: Einfach per Drag & Drop wichtige Unterlagen wie Verträge in die Ablage ziehen! Damit lassen sich wichtige Personal-Unterlagen schnell digitalisieren, Mitarbeitenden zuordnen und auch mit Schlagworten besser wiederfinden.

Es hat uns von Anfang an überzeugt, da es sehr übersichtlich und intuitiv gestaltet ist. Die Ersteinrichtung war auch schnell erledigt. Kurzum: das Programm bietet alles, was man braucht, und das ohne überflüssigen Schnickschnack.„
Jutta, Einkäuferin und Treasury-Controller

SPEICHERPLATZ

Dokumente speichern, bearbeiten oder archivieren

Per Drag & Drop kannst du die gängigsten Datei-Formate ablegen und im DMS verwalten. Bei Bedarf kannst du dafür bis zu 1 TB Speicherplatz einfach dazubuchen. In der Personalakte kannst du Dokumente verwalten wie:

Arbeitsverträge & Nachträge
Abmahnungen & Kündigungen
Gehaltsvereinbarungen
Elternzeit- und Urlaubsanträge

Organisationen, die mit Personizer die Arbeitswelt von morgen gestalten

Mit dem Dokumentenmanagement kannst du…

… Dateien versionieren

Hast du ein Dokument bearbeitet oder mit einem Schlagwort versehen, wird die alte Version dieser Datei einfach überschrieben. So bleibt die Dokumentenablage frei von Dublikaten.

… datenschutzkonform handeln

Die Daten deiner Mitarbeitenden sind bei uns sicher. Unser Tool ist DSGVO-konform und sicher verschlüsselt. Die Sicherung aller Daten findet nach den höchsten Sicherheitsstandards auf ISO-zertifizierten Servern in der EU statt.

… Berechtigungen verteilen

Du kannst selbst entscheiden, ob Mitarbeitende ausgewählte Dokumente in ihrem eigenen Profil einsehen können – oder ob Teammitglieder aus HR oder Führungsebene eine Berechtigung zur Dokumenteneinsicht erhalten.

Mit dem Dokumentenmanagement kannst du…

Häufig gestellte Fragen:

Was ist digitales Dokumentenmanagement im HR-Kontext und warum ist es für KMU wichtig?

Digitales Dokumentenmanagement im HR bedeutet, alle personalrelevanten Dokumente – Arbeitsverträge, Zeugnisse, Zertifikate oder AU-Bescheinigungen – zentral, sicher und jederzeit abrufbar zu speichern. Für KMU ist das besonders relevant, weil Personalunterlagen in der Regel über viele Jahre aufbewahrt werden müssen und bei Betriebsprüfungen schnell zugänglich sein sollten. Personizer stellt dafür eine integrierte Dokumentenablage direkt in der digitalen Personalakte bereit.

Wie funktioniert die Dokumentenablage in Personizer?

In Personizer lassen sich Dokumente direkt im Profil der jeweiligen Person hinterlegen – strukturiert, zentral und ohne Umweg über E-Mail oder Netzlaufwerke. Pro Account stehen 1 GB Speicherplatz zur Verfügung. Alle Daten werden DSGVO-konform auf ISO-zertifizierten EU-Servern gespeichert, sodass sensible Personalunterlagen jederzeit sicher und nur für Berechtigte zugänglich sind.

Welche Vorteile bietet Personizer beim Dokumentenmanagement gegenüber E-Mail-Ablagen oder Netzlaufwerken?

E-Mail-Postfächer und geteilte Netzlaufwerke bieten keine granularen Zugriffsrechte – schnell sehen Personen Dokumente, die sie nichts angehen. Personizer löst das mit einer rollenbasierten Rechteverwaltung: Wer welche Dokumente einsehen darf, lässt sich gezielt steuern. Gleichzeitig sind alle Unterlagen personenbezogen abgelegt und damit im Bedarfsfall in Sekunden auffindbar – statt minutenlanger Suche in Ordnerstrukturen.

Für wen eignet sich das Dokumentenmanagement von Personizer besonders?

Personizer ist ideal für KMU im DACH-Raum mit 10 bis 100 Mitarbeitenden, die Personalunterlagen heute noch in Papierordnern, auf Netzlaufwerken oder verstreut in E-Mail-Postfächern verwalten. Besonders Unternehmen in Branchen mit hohem Dokumentationsaufwand – etwa Arztpraxen, Steuerberatungen oder IT-Unternehmen – profitieren von einer zentralen, sicheren und sofort einsatzbereiten Ablage ohne Implementierungsprojekt.

Wie schnell ist das Dokumentenmanagement in Personizer startklar?

Personizer ist browserbasiert und ohne Installation nutzbar – die Dokumentenablage steht direkt nach der Einrichtung der Personalakte zur Verfügung, ohne zusätzliche Konfiguration. Bestehende Personalstammdaten lassen sich per CSV- oder XLS-Import übernehmen, Dokumente danach einfach hochladen. Mit der 14-tägigen kostenlosen Testphase – ohne Kreditkarte – können Teams den vollen Funktionsumfang von personizer.com sofort ausprobieren.