Der sicherste Ort für deine Personaldaten
- Mit Gehaltsentwicklung & Zahlungsübersicht
- DSGVO-konform
- Entgeltunterlagen prüfbereit ablegen
Organisationen, die mit Personizer die Arbeitswelt von morgen gestalten
KURZ BEANTWORTET
Die digitale Personalakte von Personizer bündelt geschäftliche und persönliche Stammdaten, Dokumente (bis 1 GB pro Account), Gehaltsverläufe und interne Notizen zentral und DSGVO-konform. Für die Betriebsprüfung ordnest du Entgeltunterlagen einem Dokumententyp und Bezugszeitraum zu und exportierst sie je Person. Mitarbeitendedaten lassen sich per CSV- oder XLS-Import übernehmen. Die Nutzung startet bei 0 € pro Mitarbeitendem und Monat im kostenfreien Basispaket, kostenpflichtige Pläne beginnen bei 1,00 € monatlich.
ENTGELTUNTERLAGEN
Jedes Dokument dort, wo es hingehört
Lege Nachweise wie die Niederschrift nach dem Nachweisgesetz, Minijob-Erklärungen oder Arbeitszeitaufzeichnungen direkt in der Personalakte ab. Jedes Dokument ist Person, Kategorie und Bezugszeitraum zugeordnet.
- Zuordnung nach Person, Kategorie und Bezugszeitraum
- Zentral statt verteilt auf Ordner
- Zugriff über Rollen steuerbar
Entgeltunterlagen 2027: Das solltest du wissen
Welche Unterlagen die BVV meint, was seit 2022 gilt und wie du die Umstellung bis zum 31.12.2026 schaffst: In unseren Artikeln findest du die Antworten Schritt für Schritt.
Digitale Personalakte Pflicht 2027? Was wirklich gilt
Die BVV-Pflicht gilt seit 2022. Was sich zum 1.1.2027 ändert, welche Unterlagen betroffen sind und was du jetzt tust.
Entgeltunterlagen Steuerbüro: Wer ist verantwortlich?
Die Kanzlei rechnet ab, du bleibst verantwortlich. Was im Lohnprogramm liegt, was du selbst vorhältst – und wie ihr das klärt.
Nachweisgesetz digital: Textform seit 2025 – was gilt
Seit 2025 reicht oft die Textform. Was rein muss, wo Schriftform bleibt und warum die Kopie in die Entgeltunterlagen gehört.
Arbeitszeitnachweise Entgeltunterlagen: § 8 Abs. 2 Nr. 13 BVV
Minijob-Betriebe und Branchen nach § 2a SchwarzArbG: Arbeitszeitnachweise nach MiLoG/AEntG zählen zu den Entgeltunterlagen. So setzt du § 8 Abs. 2 Nr. 13 BVV um.
Betriebsprüfung Rentenversicherung: Ablauf & Vorbereitung
Wer prüft, wie oft, welche Unterlagen gefordert werden und wie die euBP-Pflicht greift. So bereitest du dich vor.
Checkliste Entgeltunterlagen 2027 mit PDF-Download
telle in 5 Schritten auf elektronische Entgeltunterlagen um, inkl. Abstimmung mit dem Steuerbüro.
KONTAKTDATEN
Schneller Zugriff auf aktuelle Daten
Wichtige Informationen deiner Mitarbeitenden, einschließlich persönlicher und geschäftlicher Daten sowie Notfallkontakte, sind schnell zugänglich und lassen sich mühelos aktualisieren.
Deine Daten sind sicher und 100 % DSGVO-konform
Setze auf maximale Sicherheit für deine Unternehmens- und Personaldaten. Mit Personizer arbeitest du DSGVO-konform, verschlüsselt und auf ISO-zertifizierten EU-Servern. So kannst du dich voll auf dein Team konzentrieren, statt dich mit Risiken zu beschäftigen.
VERTRAGSDATEN
Vertragsübersicht ohne Papierkram
Wichtige Informationen deiner Mitarbeitenden, einschließlich persönlicher und geschäftlicher Daten sowie Notfallkontakte, sind schnell zugänglich und lassen sich mühelos aktuell halten.
- Ein- und Austrittsdatum
- Ende der Probezeit
- Berufsbezeichnung
- Urlaubsregelung & Zeitmodell
Wir haben lange nach einer vernünftigen, intuitiven digitalen Oberfläche fürs Urlaubsmanagement, Time-Tracking und Krankheitsmeldungen gesucht. Angebote gibt es wie Sand am Meer, aber Personizer schafft es die wichtigsten Funktionen einer solchen App absolut überragend einfach darzustellen, sodass wirklich jede/r Angestellte damit zurecht kommt. Wir sind die lästigen Excel-Tabellen los, zu einem absolut angemessenen, fairen Preis.”
– Pascal, IT- und Finanzleiter bei HELPER Betreuung
GEHALT
Maximale Transparenz bei der Gehaltsentwicklung
Mit unserer digitalen Personalakte behältst du stets den perfekten Überblick über die Gehaltsentwicklung deiner Mitarbeitenden. Diese Ansicht ist besonders wertvoll für die Budgetplanung und Gehaltsverhandlungen.
ROLLEN UND BERECHTIGUNGEN
Klare Regeln für sensible Daten
Weise deinen Mitarbeitenden Benutzerrollen zu, um Berechtigungen und Zugriffsrechte in Personizer zu verwalten. Die vordefinierten Benutzerrollen können durch individuell erstellte Rollen ergänzt werden. Das gilt auch für Entgeltunterlagen: Nur Berechtigte sehen sie, und jeder Export wird im Protokoll der Personalakte festgehalten.
ORGANIGRAMM
Alle Teams auf einen Blick
Aus den Daten in der Personalakte erstellt Personizer dein Organigramm automatisch, ganz ohne PowerPoint oder Excel. So siehst du sofort, wer an wen berichtet, und findest die Eckdaten deiner Mitarbeitenden mit einem Klick.
- Automatisch erstellt aus der Personalakte
- Hierarchien per „Berichtet an“ sichtbar
- Eckdaten aller Mitarbeitenden mit einem Klick
- Immer aktuell, ohne manuelle Pflege
Starte jetzt mit der digitalen Personalakte
Teste Personizer 14 Tage unverbindlich und entdecke alle Vorteile für dein Unternehmen.
Häufig gestellte Fragen
Hier findest du Antworten auf die wichtigsten Fragen. Falls du weitere Hilfe benötigst, kontaktiere gerne unseren Support.
Was ist eine digitale Personalakte und was kann ich damit verwalten?
Eine digitale Personalakte ersetzt den klassischen Papierordner durch eine sichere, zentral zugängliche Online-Lösung. Mit der Personalakte von Personizer speicherst du geschäftliche und persönliche Stammdaten, Dokumente, Gehaltsverläufe und interne Notizen an einem Ort – übersichtlich, jederzeit abrufbar und DSGVO-konform auf ISO-zertifizierten EU-Servern gehostet.
Muss ich wegen der BVV die ganze Personalakte digital führen?
Nein. Die Pflicht betrifft Entgeltunterlagen: die Lohnabrechnungen und die begleitenden Unterlagen nach § 8 Abs. 2 BVV, zum Beispiel die Niederschrift nach Nachweisgesetz, Arbeitszeitaufzeichnungen oder Nachweise zur Versicherungsfreiheit. Sie sind seit 2022 grundsätzlich elektronisch zu führen, eine Befreiung ist nur noch bis 31.12.2026 möglich. Mehr dazu im Artikel Digitale Personalakte Pflicht 2027.
Wie hilft die Personalakte von Personizer bei einer Betriebsprüfung?
Jedes Dokument bekommt einen Dokumententyp aus vordefinierten BVV-Kategorien und einen Bezugszeitraum. Für die Prüfung exportierst du alle Unterlagen einer Person für einen Zeitraum als ZIP, inklusive Zuordnungstabelle als CSV. Jeder Export wird im Protokoll der Personalakte festgehalten. Die Pflicht, Entgeltunterlagen zu führen, bleibt beim Arbeitgeber.
Was ist mit den Unterlagen, die mein Steuerbüro führt?
Die Personalakte ersetzt die Abrechnungsunterlagen deines Steuerbüros nicht. Sie ordnet die Unterlagen, die bei dir im Unternehmen liegen, etwa Verträge, Arbeitszeitnachweise oder Befreiungsanträge. Kläre mit dem Steuerbüro, wer welche Unterlage führt; unsere Checkliste Entgeltunterlagen 2027 hilft dabei.
Für wen eignet sich die digitale Personalakte von Personizer?
Personizer richtet sich an KMU mit 10 bis 500 Mitarbeitenden, die ihre Personalverwaltung digitalisieren möchten – ohne komplexe Einrichtung oder teure Implementierung. Besonders Geschäftsführungen, HR-Verantwortliche und Office-Management profitieren davon, Stammdaten, Dokumente (bis 1 GB pro Account) und Organigramme zentral zu verwalten, statt Informationen über mehrere Tools zu verteilen.
Wie schützt Personizer die sensiblen Daten in der digitalen Personalakte?
Personizer speichert alle Personaldaten ausschließlich auf ISO-zertifizierten Servern in der EU und erfüllt vollständig die Anforderungen der DSGVO. Dank granularer Zugriffsrechte – zum Beispiel für Gehaltsdaten – sehen nur die Personen bestimmte Informationen, die das auch dürfen. Für KMU im DACH-Raum ist das ein zentraler Vorteil gegenüber lokalen Lösungen oder Excel-Tabellen.
Welche Vorteile bietet Personizer bei der Verwaltung von Gehaltsdaten in der Personalakte?
Die Personalakte von Personizer bildet die vollständige Gehaltshistorie jeder beschäftigten Person ab – inklusive eigener Zahlungsarten und individuell steuerbarer Zugriffsrechte. So sehen nur berechtigte Personen, wer wie viel verdient. Für Buchhaltung und HR-Team bedeutet das weniger Rückfragen, weniger manuelle Pflege und eine klare Datenbasis für die Lohnabrechnung – auch in Kombination mit der DATEV-Schnittstelle von Personizer.
Wie schnell ist die digitale Personalakte von Personizer einsatzbereit?
Personizer ist ohne Installation und ohne Schulungsaufwand sofort nutzbar – du kannst Mitarbeitendedaten direkt per CSV- oder XLS-Import übernehmen, statt alles manuell einzutragen. Die 14-tägige kostenlose Testphase mit vollem Funktionsumfang (keine Kreditkarte nötig) ermöglicht einen risikofreien Einstieg. Danach ist die Personalakte bereits ab 0,70 € pro Person und Monat verfügbar.
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Lass dich von Kai durchs Produkt führen und dir alles zeigen. Dein persönlicher Ansprechpartner!
