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Zeiterfassung ist Pflicht: Seit 2022 sind Arbeitgebende dazu angehalten, ihren Mitarbeitenden die Möglichkeit zur Arbeitszeiterfassung zu geben. Viele Betriebe schlagen sich seitdem aber immer noch mit Urlaubszetteln und Arbeitszeit-Listen in Papierform herum. 

Mit der digitalen Zeiterfassung können rechtliche Anforderungen erfüllt und manuelle Aufwände reduziert werden. Dieser Leitfaden führt dich Schritt für Schritt durch den Prozess der Einführung der digitalen Zeiterfassung in deinem Unternehmen, von der Planungsphase bis hin zur Auswertung deines gewählten Systems. 

Schritt 1: Anforderungen an die elektronische Zeiterfassung 

Je nachdem, wie deine Organisation aufgebaut ist, können die Ansprüche an die digitale Zeiterfassung variieren. Bevor du dich also für ein Zeiterfassungs-Tool entscheidest, definiere im ersten Schritt deine Anforderungen an das System: 

Der passende Funktionsumfang 

Definiere, welches Problem das digitale Zeiterfassungssystem für dich lösen soll: Ist der derzeitige Aufwand der manuellen Arbeitszeitdokumentation zu hoch oder fehleranfällig? Fällt es mit dem derzeitigen System schwer, spezifische gesetzliche Vorgaben einzuhalten?  

Aus diesem Bedarf kannst du deine Anforderungen an die Funktionen für die digitale Zeiterfassung ableiten: 

• Müssen Mitarbeitende in der Lage sein, unterwegs ihre Zeiten zu pflegen, zum Beispiel durch eine mobile Zeiterfassung per App?  
• Verfügen alle Mitarbeitenden über die passende Hardware (Rechner, Smartphone), um ihre Arbeitszeiten digital zu erfassen? 
• Ist es wichtig, eine Integration in bestehende Systeme zu haben? 
• Sollen Mitarbeitende Dokumente digital über das Tool einreichen können?  
• Soll eine elektronische Urlaubsplanung und die Planung anderer Abwesenheiten möglich sein? 
• Brauchst du die Möglichkeit, Mitarbeitende zu Teams zu gruppieren? 
• Soll es möglich sein, Arbeitszeiten nach Kunden oder Projekten zu kategorisieren? 

Überprüfe auch, ob in die nächsten Schritte bestimmte Personen einbezogen werden müssen, zum Beispiel der Betriebsrat oder weitere Stakeholder. Stimme dich mit diesen ab, um wirklich alle Wünsche an die elektronische Zeiterfassung zu sammeln. 

Nutzerfreundlichkeit beachten 

Die digitale Zeiterfassung bietet den Vorteil, dass alle Mitarbeitenden ihre eigene Arbeitszeit selbst erfassen können. Deshalb muss das gewählte System für alle Personen im Team intuitiv bedienbar sein, auch wenn keine technischen Kenntnisse vorliegen. So kannst du die Akzeptanz einer neuen Software erhöhen. 

Rechtliche Rahmenbedingungen 

Stelle sicher, dass das geplante System den gesetzlichen Anforderungen, insbesondere dem Datenschutz, gerecht wird. Der Betriebsrat und auch die Rechtsabteilung deiner Organisation können bei der Bewertung dieser Aspekte eine wichtige Rolle spielen und sollten entsprechend zu Rate gezogen werden. 

Schritt 2: Auswahl der passenden Software 

Nachdem du deine Anforderungen an eine Zeiterfassungs-Software erhoben hast, geht es nun in die Recherche nach dem passenden Tool. Anbieter wie clockin, Personio oder Personizer kannst du in deiner Liste möglicher Lösungen aufnehmen und anhand deiner Anforderungen miteinander vergleichen. 

Am besten erstellst du dir jetzt Testzugänge bei allen Tools, die für dich in Frage kommen. Denn bei der Anwendung stellt sich am schnellsten heraus, ob eine Zeiterfassungs-Software die gewünschte Bedienung und Funktionalität für deinen Anwendungsfall mitbringt. 

Betrachte in diesem Schritt auch das Preis-Leistungs-Verhältnis:  

• Wie sieht das Preismodell einer geeigneten Zeiterfassungs-Software für euer Team aus?  
• Sind die Lizenzkosten auch bei einem wachsenden Unternehmen vertretbar?  
• Werden zukünftig weitere Anforderungen an das System erforderlich, die im Preismodell der Software beachtet werden?  
• Muss zusätzlich Support gebucht werden?  
• Wie hoch schätzt du den Schulungsaufwand im Team ein, bis alle Mitarbeitenden mit dem Tool arbeiten können?  

Auch hier beziehst du den Betriebsrat, die Geschäftsführung oder andere Stakeholder in den Auswahlprozess mit ein. Vergleiche die Kosten und Funktionen und entscheide dich für die Zeiterfassungs-Software, die zu euren Erwartungen und eurem Budget passt. 

Schritt 3: Implementierung im Kernteam 

Hast du dich für eine Software zur Arbeitszeiterfassung entschieden? Dann kannst du im kleinen Kreis das System implementieren. Bilde dazu ein Projektteam, das sich aus Stakeholdern, IT-Spezialisten und HR-Verantwortlichen zusammensetzt. 

Innerhalb dieses Projektteams wird nicht nur die technische Umsetzung betrachtet. Je nachdem, welche Arbeitszeitmodelle in deinem Unternehmen gängig sind, müssen bei der digitalen Zeiterfassung nun auch verschiedene Regeln festgelegt werden: 

Arbeitszeiten-Regelung: Gibt es fest definierte Zeiten für den Arbeitsantritt, oder doch Gleitzeit? Und wie werden Überstunden oder Pausenzeiten verrechnet? Lege innerhalb des Projektteams ein gemeinsames Regelwerk fest, und wie dieses beim Umgang mit der Software eingesetzt wird. 

Teilzeitkräfte und Minijobber: Stelle sicher, dass im System verschiedene Arbeitszeitmodelle abgebildet werden, damit alle Mitarbeitenden ihre Zeiten regelkonform erfassen können. 

Datenschutz beachten: Wer darf was von wem erfahren? Mit Admin-Zugangsrechten und Einstellungen für die Sichtbarkeit von Abwesenheiten wie Krankheiten, Kuren und Co kannst du personenbezogene Daten vor unbefugten Augen sichern. 

Schritt 4: Digitale Zeiterfassung in der Organisation einführen 

Habt ihr euch im Kernteam auf ein gemeinsames Regelwerk geeinigt und alle Funktionen in der Software entsprechend vorbereitet, kommt nun der wichtigste Schritt: Die Einführung der elektronischen Zeiterfassung im gesamten Unternehmen. 

Hier ist Transparenz wichtig, um allen Mitarbeitenden den Umgang mit der neuen Software nahe zu bringen. Um den Übergang zur digitalen Arbeitszeiterfassung zu erleichtern, biete der Kollegschaft Anlässe, um sich zu informieren und Fragen zu stellen: 

• Demonstration: Führe in einer Präsentation das gesamte Team durch die Software. Gehe dabei auf die Vorteile ein, die sich durch die Nutzung des Tools für die Mitarbeitenden ergeben. 
• Schriftliche Dokumentation: Alle festgelegten Regeln bezüglich der Arbeits- und Urlaubszeiten werden in schriftlicher Form für alle Mitarbeitenden zugänglich abgelegt. 

• Feste Ansprechpartner: Lege fest, welche Personen aus dem Projektteam als Ansprechpersonen zur Verfügung stehen, um künftige Fragen zum Zeiterfassungstool aufzunehmen und zu beantworten. 
• Pilotphase: Lege einen Zeitraum fest, in dem das gesamte Unternehmen Zeit hat, sich mit dem neuen System vertraut zu machen und eventuelle technische Fehler zu beheben. 

Schritt 5: Nutzung und Auswertung

Nachdem die Pilotphase beendet wurde und alle Teammitglieder die Zeiterfassungs-Software testen konnten, ist es im letzten Schritt Zeit für eine Auswertung. Diese ist wichtig, um den Erfolg der Einführung der digitalen Zeiterfassung im Unternehmen messbar zu machen. Stelle für die Auswertung die wichtigsten Kriterien zusammen, anhand derer du bewerten kannst, ob der digitalisierte Prozess im Unternehmen einen Mehrwert gebracht hat:  

Messwerte zur Auswertung der elektronischen Arbeitszeiterfassung 

Effizienzsteigerung: Vergleiche die Effizienz der Arbeitszeiterfassung vor und nach der Einführung. Hat das System zu einer Reduzierung von Verwaltungsaufwand und Fehlern geführt? Das Freiräumen zeitlicher Ressourcen ist oft ein klarer Indikator für den Erfolg der Implementierung einer digitalen Zeiterfassung. 

Richtigkeit der Daten: Die Arbeitszeiten sollten mit dem neuen Prozess von allen Mitarbeitenden digital erfasst werden. Deswegen muss regelmäßig geprüft werden, ob die Akzeptanz für den neuen Prozess im Team die komplette Ablösung einer manuellen Zeiterfassung ermöglicht. Sollten die digital erfassten Zeiten mit den tatsächlichen Arbeitszeiten nicht übereinstimmen, könnte das auf Schulungsbedarf oder technische Probleme hinweisen. 

Kosteneffektivität: Analysiere die Kosteneffektivität des neuen Systems im Vergleich zum alten. Berücksichtige dabei sowohl die anfänglichen Implementierungskosten als auch die laufenden Betriebskosten.   

Integration mit anderen Systemen: Beurteile, wie gut die Software mit anderen Systemen im Unternehmen integriert ist. Eine Anbindung an Gehaltsabrechnungssysteme, HR-Management-Tools und andere relevante Systeme ist ein positiver Faktor der Effizienzsteigerung. 

Feedback der Mitarbeitenden: In einer Zufriedenheitsumfrage kannst du ein Stimmungsbild zum neuen Prozess aus dem Team abholen. Gleichzeitig bietet eine Umfrage die Möglichkeit, Feedback von Mitarbeitenden zu erhalten, um etwaige Probleme zu erkennen und zu beheben. 

Compliance und rechtliche Aspekte: Zeige auf, dass die Zeiterfassungs-Software es ermöglicht, alle relevanten Arbeitszeitgesetze, Datenschutzbestimmungen und internen Anforderungen zu erfüllen. 

Checkliste zur Einführung der digitalen Zeiterfassung: An alles gedacht? 

1. Anforderungen erfassen

• Welches Problem soll gelöst werden? 
• Welche Anforderungen gibt es an den Funktionsumfang? 
• Welche rechtlichen Rahmenbedingungen müssen beachtet werden? 
• Welches Budget steht zur Verfügung? 
• Wer muss im Entscheidungsprozess involviert werden? 

2. Auswahl der Zeiterfassungs-Software 

• Verschiedene Lösungsanbieter recherchieren 
• Zugänge bei Anbietern erstellen & Software testen 
• Preis-Leistungs-Verhältnis prüfen 

3. Implementierung im Kernteam

• Projektteam aus wichtigsten beteiligten Personen bilden 
• Arbeitszeiten-Regelungen definieren 
• Verschiedene Arbeitszeitmodelle in Software beachten 
• Software im Alltag nutzen und testen 
• Zugangsrechte verwalten 

4. Einführung in der Organisation 

• Präsentation der Software im gesamten Unternehmen 
• Schriftliche Dokumentation aller Arbeits- und Urlaubszeitenregeln 
• Ansprechpartner:in für Software definieren 
• Pilotphase für Fehler und Fragen einplanen 

5. Nutzung & Auswertung 

• Erfolg messen: Was hat die Einführung der Software gebracht?  
• Effektivität des Systems bewerten (Kosten, Aufwand)  
• Richtige Nutzung der Software sicherstellen 
• Feedback von Mitarbeitenden einholen 
• Compliance und rechtliche Aspekte prüfen

Die Checkliste gibt es hier auch als PDF zum Download: 

So gelingt die Einführung der elektronischen Arbeitszeiterfassung

Die Umstellung auf digitale Arbeitszeiterfassung stellt dein Unternehmen zukunftssicherer auf. Die Erfüllung gesetzlicher Anforderungen, sowie die Reduzierung von Verwaltungsaufwand sind zwei der größten Vorteile, die du in deiner Organisation durch einen digitalisierten Prozess einbringen kannst. 

Wichtig ist bei der Einführung neuer Prozesse aber vor allem Transparenz über Entscheidungen und Arbeitszeitregelungen. Sei mit Informationen über die digitale Zeiterfassung freigiebig; Dann werden alle Mitarbeitenden die Einführung der elektronischen Zeiterfassung begrüßen. 

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Chaos bei der Urlaubsplanung vermeiden

Das neue Arbeitsjahr beginnt. Am ersten Tag erreicht dich die jährliche Mail mit dem Betreff: „Bitte plant euren Jahresurlaub“. Das ist oftmals der Startschuss für großes Koordinationschaos.

Urlaubsanträge werden überhastet im Personalbüro abgegeben und ehe der Urlaub erfolgreich eingereicht ist, beginnt der Kampf um die beste Urlaubszeit und entsprechende Vertretungen.

Ein gemeinsam geführter Urlaubskalender kann ungünstige Überschneidungen vermeiden und verschafft einen ersten Überblick.

Ein gemeinsamer Outlook Teamkalender als Lösung

Ein erster wichtiger Schritt gegen das Chaos ist, auf einen Blick erkennbar zu machen, wann Teammitglieder abwesend sind, um freie Tage und Wochen für den eigenen Urlaub zu finden. So kann sichergestellt werden, dass es eine Vertretung gibt und der Arbeitsprozess nicht aufgehalten wird. Insbesondere bei größeren Teams ist es sinnvoll, einen gemeinsamen digitalen Kalender zu führen.

Für die Urlaubsübersicht im Team gibt es unterschiedliche Möglichkeiten. Kostenlose Urlaubskalender können helfen, eine erste Übersicht über Urlaube und Abwesenheiten der Kollegschaft zu bekommen.  

Besonders beliebt für die gemeinsame Urlaubsplanung im Team ist der Outlook-Gruppen-Kalender. Wir erklären dir in diesem Blog-Artikel Schritt für Schritt, wie du und dein Team diesen zur gemeinsamen Urlaubsplanung einrichten und nutzen könnt, welche Vor- und Nachteile auf euch warten und ob es für euch besser geeignete Alternativen gibt.

Warum Outlook Urlaubskalender?

Bedingung zur Nutzung des Outlook-Gruppen-Kalenders ist ein kostenpflichtiges Microsoft-365-Abonnement, welches im Unternehmen häufig bereits vorhanden ist.

Für die Urlaubsplanung mit Outlook wird das interne Terminverwaltungs-Tool vom selbigen Anbieter verwendet. Dieses arbeitet mit Diensten wie dem Outlook-E-Mail-Client, den Kontakten und weiteren Office-Features zusammen, was die Bedienung besonders einfach und schnell macht.

Vorteile

Der größte Vorteil, den der Outlook-Gruppen-Kalender mit sich bringt, ist, dass dieser sich stetig automatisch aktualisiert und synchronisiert. So behältst du zu jeder Zeit die aktuellen Termine und Abwesenheiten deines Teams im Blick, was für die Koordination von Abwesenheiten und Urlaub besonders hilfreich ist.

Auch die Einrichtung und Pflege des gemeinsamen Kalenders nimmt nur wenig Zeit in Anspruch, denn alle Teammitglieder können ihre Abwesenheiten eigenständig eintragen und verwalten.

Ebenfalls stellt die Verwendung unter Android sowie iOS kein Problem dar, wodurch alle Teammitglieder ganz flexibel zu jeder Zeit von überall Zugriff auf den gemeinsamen Kalender hat.

Nachteile

Der Outlook Urlaubskalender ist sehr praktisch, wenn du dir einen Überblick über Abwesenheiten und Urlaube der Kollegschaft verschaffen möchtest. Du kannst im Outlook Teamkalender schnell erkennen, wer wann nicht arbeitet, um zu planen, wann du selber Urlaub machen kannst.

Wenn du auf der Suche nach einem originellen Urlaubsverwaltungssystem bist und du eine Lösung suchst, mit der du deinen Urlaub verwalten, Vertretungen auswählen und eine Freigabe anfordern kannst, wird Outlook nicht deine optimale Lösung sein.

Ein gemeinsamer Gruppen-Urlaubskalender in Outlook ist nur erfolgversprechend, wenn dieser regelmäßig und aktuell von allen Mitarbeitenden gepflegt und verwaltet wird. Sollte dies nicht der Fall sein, kommt es schnell zu Verwirrung und schlimmstenfalls zu unpraktischen Doppelbelegungen.

Mitarbeitende, die den Outlook-Kalender zur eigenen Terminübersicht nutzen, macht der gemeinsame Urlaubskalender sehr wahrscheinlich ebenfalls wenig Freude, denn sollte der eigene Kalender plötzlich mit Urlaubsplanungen der Kollegschaft überschattet werden, verliert man schnell den Überblick über eigene Termine. Dies ist insbesondere bei größeren Teams ein Problem.

Ebenfalls bietet Outlook kaum Möglichkeiten für individuelle Anpassungen. Wenn du dir weitere Einstellungsoptionen wünschst, solltest du nach einer geeigneten Alternative suchen.

Schritt-für-Schritt-Anleitung für den Outlook Urlaubskalender

Nachfolgend erklären wir dir Schritt für Schritt, wie du für dich und dein Team einen gemeinsamen Outlook-Urlaubskalender einrichten und verwenden kannst.

Diese Anleitung unterteilt sich in folgende Abschnitte:

• Erstellen eines gemeinsamen Urlaubskalenders
• Freigeben eines gemeinsamen Urlaubskalenders
• Annahme eines geteilten Urlaubskalenders
• Erstellen von Urlaubsterminen

Erstellen eines gemeinsamen Outlook Urlaubskalenders

1.     Öffne die Outlook-Office-Anwendung deiner Wahl. In unserem Beispiel nutzen wir die Online-Anwendung von Outlook auf einem MacBook.

2.     Klicke auf den Kalender (1) in der Navigationsleiste und anschließend auf Kalender hinzufügen (2).

3.     Wähle im neuen Fenster Leeren Kalender erstellen (1) aus. Nun kannst du einen Namen definieren und dich für eine Farbe und ein Charm entscheiden. Mit einem Klick auf Speichern (2) bestätigst du deine Eingaben. Deinen hinzugefügten Urlaubskalender solltest du nach dem Speichern in deinem Kalender-Menü finden.

Freigabe eines gemeinsamen Outlook Teamkalenders

1.     Klicke auf die drei Punkte (1), die neben dem erstellten Kalender erscheinen und wähle Teilen und Berechtigungen (2) aus.

2.     Im neuen Fenster kannst du die E-Mail-Adresse deines Teammitglieds eingeben (1) und auf Freigeben (2) klicken.

3.     Danach kannst du der hinzugefügten Person Berechtigungen für den gemeinsamen Kalender erteilen. Wenn das Teammitglied Abwesenheiten in den Kalender eintragen soll, wähle Kann bearbeiten (1) aus. Bestätige deine Eingabe erneut mit einem Klick auf Freigeben (2).

Annahme eines gemeinsamen Outlook Teamkalenders

1.     Damit die gesamten Einträge deines Teams gesehen und Urlaubseinträge hinzugefügt werden können, müssen die hinzugefügte Personen den freigegebenen Kalender annehmen. Hierfür erhalten alle hinzugefügten Personen eine E-Mail, in welcher sich ein Button mit der Aufschrift Kalender annehmen und anzeigen (1) befindet. Nach dem Klick auf den Button wird die jeweilige Person zum gemeinsamen Gruppenkalender hinzugefügt.

Eintragen eines Urlaubes in den gemeinsamen Outloook Urlaubskalender

1.     Klicke auf Neues Ereignis (1), um deinen Urlaub einzutragen.

2.     Trage nun deinen Urlaub samt aller notwendigen Einstellungen ein. Setze am besten ein Häkchen bei Ganztägig. Damit alle hinzugefügten Personen deinen Eintrag sehen können, ist es wichtig, dass du den Urlaubskalender auswählst. Mit einem Klick auf Speichern bestätigst du deine Eingabe.

3.     Du und alle hinzugefügten Personen sehen jetzt deinen neuen Urlaubseintrag und können ihren eigenen Urlaub entsprechend besser planen.

Fazit: Es kommt auf Anforderungen und Bedürfnisse an

Wenn es dein Ziel ist, Urlaube in einem digitalen Kalender sichtbar zu machen, um sich eine Urlaubsübersicht zu verschaffen, wird der Outlook Urlaubskalender voraussichtlich ausreichen.

Da in Outlook weder Filter- noch besondere Kategorisierungsmöglichkeiten vorhanden sind, ist der Outlook Urlaubskalender insbesondere für kleinere Teams geeignet. Ab einer bestimmten Unternehmensgröße wird die Abwesenheitsübersicht in Outlook jedoch zunehmend chaotisch.

Wenn du auf der Suche nach einer Lösung bist, mit der dein Team Urlaube und Abwesenheiten vollumfänglich verwalten kann, Freigabe- und Vertretungprozesse sowie Reports integriert sind, stößt der Outlook Urlaubskalender schnell an seine Grenzen. In diesen Fällen sollten Teams für das Urlaubsmanagement nach einem umfänglicheren Tool suchen.

Die praktische Alternative: Personizer

Wenn du und dein Team eine Alternative zum Outlook-Urlaubskalender suchen, die mehr Funktionalitäten mit sich bringt, dann solltet ihr einen Online Urlaubsplaner wie Personizer in Betracht ziehen.

Mit Personizer könnt ihr euren Urlaub und sonstige Abwesenheiten nicht nur schnell überblicken, sondern dank Freigabeprozessen, Vertretungsauswahl, Filtermöglichkeiten und Report-Funktionen auch vollumfänglich verwalten. Sämtliche Anträge können mit wenigen Klicks online abgeschickt und freigegeben werden, was das gesamte Abwesenheitsmanagement auf ein neues Level bringt.

Individuell definierbare Abwesenheitsarten

Besonders praktisch sind die verschiedenen, individuell definierbaren Farben der Abwesenheiten, die schnell verdeutlichen, um welche Art von Abwesenheit es sich bei dem jeweiligen Teammitglied handelt – so ist eine schnelle Übersicht garantiert!

Praktische Filter- und Kategorisierungmöglichkeiten

In Personizer können für jedes Unternehmen verschiedene Teams angelegt werden, was eine Filterung und Kategorisierung auf die Schnelle ermöglicht. Wenn du überprüfen möchtest, dass zu deiner Wunsch-Urlaubszeit eine Vertretung vor Ort ist, kannst du mit Personizer schnell kontrollieren, ob dies der Fall ist.

Besonders praktisch sind die verschiedenen Filter- und Einstellungsmöglichkeiten, die das Tool mit sich bringt. Admins können festlegen, wer welche Informationen in Personizer angezeigt bekommt.

Vertretung und Freigabe auf einen Klick

Direkt beim Erstellen deines Urlaubsantrages kannst du die Vertretung in Personizer auswählen, damit die jeweilige Person direkt Bescheid weiß und die Abteilungsleitung unmittelbar sieht, dass es eine Vertretung gibt. Deiner Urlaubsfreigabe und deinem Urlaub steht nichts mehr im Wege und du kannst dich auf deine Auszeit freuen!

Schnelle Übersicht über Abwesenheiten garantiert

Ein weiterer Vorteil von Personizer ist, dass schnell und jederzeit zu sehen ist, wer wann im Büro ist, von zuhause aus arbeitet oder abwesend ist.

Urlaub, Messe, Berufsschule, Weiterbildung, Krankheit – dies sind nur einige Beispiele der Abwesenheiten, die in Personizer vermerkt, beantragt und freigegeben werden können. Welche Abwesenheitsarten für dich und dein Unternehmen an dieser Stelle sinnvoll sind, könnt ihr ganz individuell entscheiden.

Überall zu jeder Zeit – ganz einfach per App

Personizer gibt es nicht nur als Webbrowser-Anwendung, sondern auch als App für iOs und Android.

So gestaltet sich das Urlaubsmanagement besonders flexibel und einfach – auch wenn die Kollegschaft von unterwegs arbeitet.

Überzeuge dich selbst und teste Personizer kostenlos!

Überzeuge dich selbst von einem vollumfänglichen Urlaubsplaner für dein Unternehmen. Du hast die Möglichkeit, Personizer mit dem gesamten Team völlig unverbindlich und kostenlos für 14 Tage zu testen. Teams, die maximal 5 Mitarbeitende umfassen, können Personizer sogar dauerhaft kostenlos nutzen.

Online Urlaubsplanung mit Personizer

Online Antragsstellung und Freigabe, Kalenderübersicht und Auswertungen für die Personalabteilung.

Entdecke Personizer

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Die Zeiterfassung mit Excel

Excel gilt als treuer Wegbegleiter vieler Arbeitskräfte. Egal ob als Projektmanagementtool, Pivot-Tabelle oder als Stundenablage für den Arbeitszeitnachweis – Excel ist ein regelrechter Alleskönner.

Dass derart viele Möglichkeiten nicht immer nur Vorteile beinhalten, sondern auch hinderlich sein können, fällt dabei weniger ins Gewicht. Sehr zulasten der Arbeitskräfte. Und so gleicht es einer wiederkehrenden Enttäuschung, die vielen Mitarbeitenden vertraut ist.

Die Frage, die bei der Anwendung von Excel öfter seufzend von sich gegeben wird: Wie ging das noch mal? Doch damit ist ab heute Schluss. Nimm dir zwei Minuten Zeit und lass uns für dich der Schaffner der Erklärungen sein. Erklärungen, die den Umgang mit den Arbeitszeiten aus Excel verständlicher machen. Raus aus der Unverständlichkeit – Ausstieg in Fahrtrichtung „Aha“!

Natürlich haben wir auch noch eine praktische Alternative für diejenigen parat, die ihren Aufwand bei der Zeiterfassung so gering wie möglich halten wollen. Starten wir jedoch zunächst damit, wie man in Excel Arbeitszeiten richtig berechnet.

Excel Grundlagen für eine bessere Übersicht

Wer im Arbeitsalltag eine große Excel-Tabelle zugespielt bekommt, der ist froh, wenn er auf den ersten Blick die richtige Übersicht erhält. Niemand mag es, sich nach Öffnen des Dokuments erst einmal „reinfuchsen“ zu müssen. Hier geht sonst unnötig Zeit verloren. Ein Datensalat ist keinesfalls eine Hilfe. Damit die Übersicht gelingt, bedarf es einiger Rahmenbedingungen.

Es empfiehlt sich beispielsweise, die erste Zeile für die Benennung der einzelnen Kategorien zu verwenden. Jede Spalte erhält ein entsprechendes Merkmal, wie Teammitglied, Tag, Start der Arbeitszeit und Ende. In den darauffolgenden Zeilen werden die Angaben für jede Arbeitskraft ausgefüllt.

Wer hier noch etwas dem Auge schmeicheln möchte, der hinterlegt die erste Zeile in einer anderen Farbe. Aber Vorsicht: Weniger ist mehr! Denn auch zu viele Farben können die Tabelle unübersichtlich erscheinen lassen.

Die Größe der jeweiligen Spalten lässt sich individuell anpassen. So erscheinen auch komplette Namen der Teammitglieder auf einen Blick. Bei langen Tabellen empfiehlt es sich, mit Filtern für die jeweilige Spalte zu arbeiten. So kann man sich beispielsweise nur die Arbeitszeiten des Mitarbeiters Max Mustermann anzeigen lassen. Somit hast du alles auf einen Blick und bist weniger durch die vielen Einträge abgelenkt.

Einfaches Addieren von Stunden in Excel

Starten wir mit einem einfachen Beispiel. Die neue Woche startet mit drei wichtigen Aufgaben. Damit du den zeitlichen Rahmen hierfür überblicken kannst, eröffnest du eine neue Excel Tabelle. Jeder Aufgabe gibst du eine individuelle Bearbeitungszeit. Aufgabe 1 wird 5 Stunden und 45 Minuten lang sein. Für die zweite Aufgabe brauchst du etwa 8 Stunden und 30 Minuten und für die letzte Aufgabe nur eine Stunde. Jetzt möchtest du wissen, wie viele Stunden und Minuten du zum Ausführen der Aufgaben insgesamt brauchst.

1. Dateneingabe: Gib 5:45 in Zelle B2, 8:30 in Zelle B3 und 01:00 in Zelle B4 ein.
2. Klick auf die Zelle B5 und trage dort =B2+B3+B4 ein und drücke die Eingabetaste.

Das Ergebnis beträgt 15:15 – also 15 Stunden und 15 Minuten, um die drei Aufgaben abzuschließen. Alternativ kannst du auch in Zelle B5 die Formel =SUMME(B2:B4) eingeben. Diese Summen-Funktion ist gerade bei mehreren Einträgen erheblich effizienter, da man hier einen ganzen Tabellenbereich abfragt. Man verfällt also nicht in eine starre Abfolge, in der man Zeile für Zeile addiert, sondern kommt schnell zum gewünschten Ergebnis.

Für einfache Bereiche reicht dies vollkommen aus. Schaut man sich aber die Tabelle der Mitarbeitenden aus dem ersten Bild (Screenshot 1) an, dann liegt der erste Stolperstein bereits parat. Hier hat der Mitarbeiter Max Mustermann am 22.11.21 um 9 Uhr und 27 Minuten angefangen zu arbeiten.

Der Eintrag lautet folglich: 09:27. Der Feierabend ist bei 17 Uhr und 44 Minuten, also 17:44, terminiert. Würde man hier die Einträge der Reihe nach addieren, so wäre das Ergebnis 03:11, also 3 Stunden und 11 Minuten. Gleicht man das Ergebnis mit den Eintragungen in der Excel Tabelle ab, so wird schnell ersichtlich, dass das nicht stimmen kann.

Tägliche Arbeitszeit in Excel berechnen

Hintergrund ist hier die Zeitwiedergabe von Excel. Beim Übergang von dem einen zum anderen Tag, also 00:00 Uhr, addiert das Programm die verbliebenen Einträge ab dem Zeitpunkt 00:00. Folglich muss die Formel umgestellt werden. Statt Addition verwendet man Subtraktion, um das richtige Ergebnis zu erhalten.

Trage hierfür in die Zeile E2 die Formel (=D2-C2) ein und du erhältst das gesuchte Ergebnis, nämlich 08:17. Der Mitarbeiter Max Mustermann hat an diesem Tag 8 Stunden und 17 Minuten gearbeitet. Hinzu kommt eine halbstündige Pause. In Summe hat das Teammitglied also 7:47 Stunden gearbeitet.

Die einfache Addition oder Subtraktion von Zeiten ist also gar nicht so schwer. Dazu muss man lediglich darauf achten, welcher Wert am Ende dastehen soll. Was aber passiert, wenn etwas mit mehr als 24 Stunden dargestellt werden soll? Zum Beispiel im Rahmen eines Projektes, um die Gesamtsumme verschiedener Teilaufgaben aufzuzeigen?

Addition von mehr als 24 Stunden in Excel

1. Gib in die Zelle B2 den Wert 13:30 und in die Zelle B3 den Wert 16:45 ein.
2. Gehe in die Zelle B4 und tippe die Formel =B2+B3 ein – drücke die Eingabetaste.

Ähnlich wie bei dem vorangegangenen Beispiel hat Excel die Zahlen bis 24 aufsummiert und die überschüssigen Werte ab 00:00 eingetragen. Um dies zu korrigieren, bedarf es einer kleinen Zellenformatierung. Klingt schwierig? Ist es aber ganz und gar nicht.

Dazu reicht im ersten Schritt ein Rechtsklick auf die Zelle. In dem geöffneten Fenster findest du nun recht weit unten den Punkt „Zellen formatieren“. Daraufhin wird eine neue Registerkarte geöffnet. Links in der Kategorie wählst du jetzt „Uhrzeit“. Unter dem Feld „Typ“ gibt es verschiedene Möglichkeiten, die Anzeige der Uhrzeit anzupassen. Um die Stundenanzahl über 24 Stunden anzeigen zu lassen, kannst du den Typ 37:30:55 auswählen. Jetzt ist die Zelle formatiert und die Stunden werden richtig angezeigt.

Allerdings werden in diesem Format auch die Sekunden mit aufgeschrieben. Wer es gerne etwas ausführlicher mag und lieber eine benutzerdefinierte Funktion ohne die Sekundenanzeige anwendet, kann dies in den nächsten Schritten nachlesen. Wenn du Glück hast, gibt es das Format unter dem Punkt „Benutzerdefiniert“ auch schon.

1. Klick als Erstes auf die Zelle B4.
2. Wähle dann mittels Rechtsklick „Zellen formatieren“ aus
3. Gib manuell im Feld Typ oben in der Liste der Formate [h]:mm;@ ein, und wähle ok aus. Notiere dir den Doppelpunkt nach [h]und ein Semikolon nach mm. Bestätige deine Eingabe.

Das Ergebnis zeigt jetzt nicht mehr 06:15, sondern 30 Stunden und 15min (30:15).

Mit Personizer Arbeitszeiten digital erfassen

Du suchst nach einem Weg, die Arbeitszeiten noch einfacher zu dokumentieren? Dann nutze doch unser Zeiterfassungsmodul! Egal ob bei der Arbeit, im Homeoffice oder von unterwegs. Mit unserer Anwendung hast du die Möglichkeit zu jeder Zeit an jedem Ort direkt loszulegen. Starte deinen Arbeitstag mit einem Klick und der Rest ist ein regelrechter Selbstläufer. Das Programm läuft aktiv im Hintergrund. Die gesammelten Daten werden dabei in Echtzeit übertragen, was Zettel und Stift überflüssig macht. Nie war die Arbeitszeiterfassung leichter!

Im Dashboard findest du eine Übersicht über deine geleisteten Stunden und Pausen. Auch die Arbeitszeiten deiner Mitarbeitenden kannst du hier einsehen. Als Personalverantwortlicher bist du Admin und kannst auch die Stunden deines Teams einsehen.

Ist jemand überfordert und könnte Hilfe gebrauchen? Und wenn ja, hat jemand anderes die zeitlichen Kapazitäten zur Verfügung? Das und vieles mehr wird in wenigen Blicken deutlich. Das spart nicht nur Zeit, sondern senkt ebenfalls die Frustration während der Einarbeitung oder bei anderweitigen Problemen.

Unsere elektronische Zeiterfassung geht am Puls der Zeit und versorgt dich mit allem, was du brauchst. So kannst du dich in Ruhe auf deine Arbeit konzentrieren. Du hast vergessen, dich auszuloggen? Kein Problem. Deine Einträge sind auch im Nachgang noch bearbeitbar.

Vorbei sind die Zeiten, in denen Mitarbeitende täglich einen Stundenzettel ausfüllen mussten. Mit der elektronischen Zeiterfassung tauschst du nun den Stift gegen ein paar wenige Klicks – egal ob am Computer oder mit dem Smartphone von unterwegs.

Unter dem Reiter „Reports“ siehst du die aufgelisteten Arbeits- sowie Pausenzeiten von dir und deinem Team.  Du willst einen genaueren Blick auf einzelne Zeiten werfen? Kein Problem! Mit einem Klick auf den Button Exportieren erhältst du die Möglichkeit, die Liste mit Arbeitszeiten und Pausen als Excel-Tabelle herunterzuladen.

Mit der Excel-Datei kannst du Beiträge manuell bearbeiten und Zeiten auswerten. Statt mit einer leeren Tabelle arbeiten zu müssen, hast du alle Einträge über Personizer direkt in die Tabelle importiert. Die Daten werden also nahtlos in das Excel-Format übertragen.

Unser Fazit

Mit Excel zu arbeiten, kann manchmal frustrierend sein. Die leere Tabelle füllt sich nach und nach nur mühselig mit manuellen Einträgen und im Trubel des Arbeitsalltags kann es schnell passieren, dass das Eintragen der Stunden vergessen wird. Wer dann die anschließenden Formeln für Excel falsch anwendet, der kommt am Ende nicht nur zu keinem Ergebnis, sondern ist darüber hinaus noch frustriert.

Dieser zusätzliche manuelle Aufwand, der ja doch recht fehleranfällig ist, kann durch eine digitale Lösung vermieden werden. Mit der Online Zeiterfassung von Personizer nimmst du die ersehnte Abkürzung durch den Excel-Dschungel, indem du bereits hinterlegte Zeiten ganz einfach aus dem System exportierst. Nie waren das Erfassen und Auswerten von Arbeitszeiten leichter!

Arbeitszeiten über Web und App erfassen

Keine manuell gepflegten Excel-Listen mehr. Zeiterfassung mit Personizer für mehr Effizienz.

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Regelmäßige Feedbackgespräche sind wichtig

Feedbackgespräche sind wichtig für eine gesunde Unternehmenskultur. Doch nicht jeder setzt diese Art des Gespräches regelmäßig um. Für die meisten Personalverantwortlichen sind Feedbackgespräche ein Mittel zum Zweck. Wenn Fehler vermehrt auffallen, negative Verhaltensweisen an den Tag gelegt werden oder andere Auffälligkeiten unter den Mitarbeitenden die Runde machen, wird es Zeit für ein Feedbackgespräch.

Doch regelmäßige Evaluationen mit dem Kollegium können auch das Vertrauen in das Unternehmen stärken und den Mitarbeitenden eine Möglichkeit bieten, bestimmte Wünsche und Ziele zu äußern. Doch wie wird ein Feedbackgespräch richtig geführt? Worauf müssen Personalverantwortliche achten? Kurz: Was sind die Feedback Do‘s und Don’ts, die unbedingt eingehalten werden sollten?

Wir geben Tipps und zeigen wichtige Regeln, die dabei helfen, eine reflektierte und sachliche Atmosphäre zu schaffen, um so ein wertvolles Gespräch zu führen.

Was ist ein Feedbackgespräch?

In Feedbackgesprächen wird die Arbeitssituation zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitenden offengelegt. Die Führungskraft gibt Feedback zu der Leistung der jeweiligen Beschäftigten. Thematisch werden oftmals hauptsächlich Projekte des letzten Jahres und Ziele des Einzelnen und des Unternehmens angesprochen.

Das könnten zum einen Themen wie der Status der Arbeitsbeschreibung, Probleme in der Abteilung und Fehlervermeidung sein. Zum anderen sprechen Personalverantwortliche auch gerne Motivationsdefizite, Lob und positive Rückmeldungen in Feedbackgesprächen an.

Die Häufigkeit der Feedbackgespräche wird ganz nach eigenem Ermessen geplant. Die Empfehlung lautet jedoch: mindestens ein Feedbackgespräch pro Mitarbeitenden jährlich.

Im Feedbackgespräch soll auch die Belegschaft Zeit bekommen, sich selbst zu reflektieren und Wünsche sowie Anregungen anzubringen. Als Führungskraft solltest du während des Gesprächs immer auf die Persönlichkeit der Angestellten eingehen, indem der Mensch und die individuelle Lebenssituation im Mittelpunkt stehen. Der Hintergrund kann entscheidend dafür sein, wie du die Themen gewichtest.

Kommt die zerstreute Kollegin regelmäßig morgens zu spät, weil ihr möglicherweise als alleinerziehende Mutter die Flexibilität oder zeitlichen Ressourcen fehlen? Oder hat sie tatsächlich Probleme mit ihrem Zeitmanagement? Ist der Junggeselle im mittleren Alter ständig übermüdet, weil er sich die Nächte mit seinen Jungs um die Ohren schlägt? Oder unterstützt er mit einem Zweitjob die kranke Mutter? Das Feedbackgespräch soll einen sicheren Raum für ernste Auseinandersetzungen schaffen und allen Parteien weiterhelfen.

Ziele des Feedbackgesprächs

Das Ziel des Feedbackgesprächs ist vor allem, die Zusammenarbeit effektiver und effizienter zu gestalten. Durch regelmäßige Feedbackgespräche wird nicht nur die Bindung der Arbeitskräfte an das Unternehmen gestärkt. Feedbackgespräche haben im besten Falle auch eine positive Auswirkung auf die Motivation und die Entwicklung der Mitarbeitenden.

Um die Vertrauensbindung zu stärken, ist es wichtig, dass du die Rahmenbedingungen beachtest. Dazu gehören zum einen eine wertschätzende und höfliche Atmosphäre sowie konstruktive und lösungsorientierte Gespräche. Zeige deinem Teammitglied durch respektvollen Umgang, dass das Feedbackgespräch auf Augenhöhe stattfindet. Biete dabei die Gelegenheit, Ziele, Wünsche, Gedanken und Erklärungen zu äußern, vor allem wenn es einen konkreten Anlass für das Feedbackgespräch gibt.

Dokumentiere die Konversation, entweder durch Stichpunkte oder ein Gesprächsprotokoll, damit du im Nachhinein den Überblick über die behandelten Themen behältst. Auch Entwicklungsziele sollten mit der Arbeitskraft besprochen und festgelegt werden. Dadurch entsteht ein gegenseitiges Einverständnis und du kannst die Erfolge im Laufe der nächsten Wochen messen und neue Ziele vereinbaren.

Vorbereitung des Feedbackgesprächs

Das A und O eines Feedbackgesprächs ist die gute Vorbereitung. Zeitlich planst du am besten nicht länger als eine Stunde ein. Falls währenddessen wichtige Themen anfallen, die etwas mehr Zeit brauchen, lässt sich dies individuell anpassen.

Nimm die Planung des Feedbackgesprächs nicht auf die leichte Schulter, sondern beschäftige dich vorher genau mit den für die Arbeitskraft individuellen Kritikpunkten. Hole dir gegebenenfalls Feedback und die Einschätzung anderer Vorgesetzten des betreffenden Teammitglieds ein, um einen umfassenderen Eindruck über die aktuellen Leistungen, Stärken und Schwächen zu erhalten. Für konstruktives, wertvolles Feedback solltest du die Vergleichskennzahlen, Unternehmensziele und Zielvorgaben für das jeweilige Teammitglied kennen.

Empathie und Timing

Formuliere im Laufe des Feedbackgesprächs stets „Ich-Botschaften“, um zu zeigen, dass es um deine eigene Wahrnehmung geht. Sobald ihr zu der Erarbeitung von Lösungsansätzen kommt, bieten sich formulierte „Wir-Botschaften“ an, um ein gemeinschaftliches Gefühl zu vermitteln.

Vor allem kritische Themen sollten nicht auf die lange Kante geschoben werden. Wenn vermehrt problematische Verhaltensweisen oder negative Kritikpunkte im Kollegium kommuniziert werden, lohnt es sich, ein extra Feedbackgespräch speziell für diese Themen zu vereinbaren.

Konfliktmanagement

Doch auch, wenn es in einem regelmäßigen Feedbackgespräch nur einen oder wenige Kritikpunkte gibt, kann es zu einem Konflikt kommen. Bereite dich also auf Konflikte vor: Überlege im Voraus, welche Lösungswege du dem Teammitglied aufzeigen kannst und übe die Kritik im Feedbackgespräch respektvoll und wertfrei. Vermeide persönliche Emotionen, Lästereien oder Schuldzuweisungen, auch wenn diese von anderen an dich herangetragen wurden. Sie beeinflussen nicht nur das Verhältnis zwischen dir und deinem Teammitglied negativ, sondern blockieren eine lösungsorientierte Unterhaltung. Im schlimmsten Fall gehen Mitarbeitende frustriert aus dem Feedbackgespräch heraus und ziehen sich künftig zurück.

Kritik, Lob und Fokus

Das Lob-Kritik-Lob Sandwich-Prinzip wurde lange als gute Feedbackmethode angesehen. Mittlerweile ist sie nicht mehr uneingeschränkt zu empfehlen. Oftmals wird das Lob dann als Verpackung für die Kritik gesehen und nicht ernst genommen. Das Feedbackgespräch direkt mit Kritik zu eröffnen, wirkt allerdings abschreckend und löst bei Mitarbeitenden schnell eine defensive Haltung aus.

Starte zunächst mit dem reinen Sachverhalt und erkundige dich, in welcher Verfassung sich dein Gegenüber befindet, bevor du dich der Feedbackagenda widmest. Achte auf die Körpersprache deines Gegenübers, um das Wohlbefinden zu erkennen und ganz bewusst auf die Reaktionen einzugehen.

Während des Feedbackgesprächs sollte nach Möglichkeit nicht von dem Hauptthema abgelenkt werden. Steuere das Gespräch bewusst. Sollte dein Gegenüber ablenken oder sich in Rechtfertigungen zu geäußerter Kritik verzetteln, nimm die Reaktionen und Bedenken ernst, aber bleib bestimmt. Gib deinem Gegenüber das Signal, dass die Themen zwar spannend und wichtig sind, es an dieser Stelle jedoch zu umfangreich ist und du für dieses Thema gerne einen anderen Termin vereinbaren würdest. So bleibst du fokussiert und standhaft, bringst deinem Gegenüber jedoch Wertschätzung entgegen.

Ablauf eines Feedbackgesprächs

Starte mit ein wenig Smalltalk, um den Einstieg in das Feedbackgespräch zu erleichtern. Dadurch bekommt ihr beide die Gelegenheit mit der Situation vertraut zu werden und fallt nicht mit der Tür ins Haus. Als Räumlichkeit wählst du am besten einen neutralen Ort, wie einen Meeting Raum, indem es ebenfalls möglich ist, sich schräg zueinander zu setzen.

Nach dem seichten Einstieg gibst du eine kleine Übersicht über die darauffolgenden Gesprächsthemen. Hauptpunkte könnten sein: Ziele, Erfolge, Verbesserungspotenzial und Wünsche.

Selbsteinschätzung

Nach den ersten fünf Minuten, in denen ihr euch vertraut machen konntet, werden zuerst die Erfolge und die geleistete Arbeit angesprochen. Es geht nicht um belangloses positives Feedback, welches die darauffolgenden Kritikpunkte abschwächen und beschönigen soll, sondern um tatsächlich geleistete Arbeit. Falls es über einen Mitarbeitenden keinerlei positive Punkte zu berichten gibt, stellst du am besten den Sachverhalt voran und fragst nach einer Selbsteinschätzung.

Bei regelmäßigen Feedbackgesprächen können auch wiederkehrende Selbsteinschätzungen einen Vergleich vereinfachen und die Entwicklungskurve verdeutlichen. Erst danach steigst du in die Kritikpunkte ein. Überschneiden sich Selbsteinschätzung und Kritik der Vorgesetzten? Dann besteht eine gute Grundlage für die weitere Entwicklung. Gehen beide Vorstellungen stark auseinander, kann das Feedbackgespräch als erster Schritt zur Angleichung und Annäherung beider Parteien genutzt werden.

Entwicklung und Optimierung

Nach der Kritik führst du das Gespräch in die Richtung der Zielverbesserung. Dazu könnt ihr euch Fragen stellen, wie sich welche Prozesse optimieren lassen oder welche Aufgaben übertragen werden sollten. Jegliche Fehler aus der Vergangenheit sollten hier nur als Beispiel dienen, um Handlungsalternativen herausarbeiten zu können. Mit Hilfe der SMART-Methode lassen sich die Ziele für die nächsten Monate definieren.

• Spezifisch: Das Ziel ist spezifisch, unmissverständlich und detailliert beschrieben.
• Messbar: Qualitative und quantitative Messgrößen bestimmen.
• Attraktiv: Das Ziel ist herausfordernd, aber noch zu erreichen.
• Realistisch: Mit Hilfe deiner Mittel ist das Ziel gut zu erreichen.
• Terminiert: Mit einem Zeitstrahl und angemessenen Deadlines behältst du das Ziel gut im Blick.

Nachdem ihr die gemeinsamen Ziele erarbeitet habt, bekommt das Teammitglied ebenfalls die Möglichkeit vorzustellen, wie es sich die Zukunft im Unternehmen vorstellt.

Dies ist für dich eine gute Gelegenheit, nicht nur die Arbeitskraft, sondern auch eine Reflexion des Kollegiums kennenzulernen. Können Mitarbeitende in ihrem Umfeld Ziele abstecken? Sind sie zufrieden mit ihrem Team und den Arbeitsprozessen? Die Wünsche und Kritikpunkte einzelner Mitarbeitender beinhalten oft auch Feedback zum Gesamtkonstrukt des Unternehmens. Nutze die Chance des Feedbackgesprächs, um die Wahrnehmung anderer besser kennenzulernen.

Durch dieses neue Wissen kannst du in der Zukunft gezielt Motivation und Zufriedenheit, nicht nur bei deinem Gegenüber, sondern im gesamten Team, fördern. Zum Ende findet ihr beide im besten Fall einen positiven, freundlichen Gesprächsabschluss.

Nachbereitung des Feedbackgesprächs

Nachdem das Feedbackgespräch abgeschlossen ist, ist die Nachbereitung des Termins essenziell. Die wertvolle Zeit, die du mit deinen Mitarbeitenden in einer sehr fokussierten Atmosphäre verbracht hast, kannst du für mehrere weiterführende Themen nutzen. Du kannst dein Verhalten und deine Reaktionen reflektieren und notieren, um diese Fehler oder Unstimmigkeiten im nächsten Gespräch nicht zu wiederholen.

Feedback, welches das Team und die Unternehmensstruktur gezielt angesprochen hat, solltest du außerdem zu einem anderen Zeitpunkt an Kollegen und Vorgesetzte konstruktiv und anonymisiert weitertragen. So kannst du über die einzelnen Mitarbeitenden hinaus die Stimmung im Team positiv durch Feedbackgespräche beeinflussen.

Beantworte dir im Nachgang folgende Fragen:

• War der Gesprächsverlauf sinnführend?
• Wurden alle Fragen beantwortet?
• Konnten die Emotionen des Teammitglieds richtig eingeschätzt und sensible Themen gerecht vermittelt werden?
• Was kann im nächsten Gespräch verbessert werden?
• Was sollte für künftige Gespräche beibehalten werden?

Kurze Notizen hinter den Fragen helfen dir, das Gelernte nicht so schnell zu vergessen. Für das nächste Feedbackgespräch bist du nun schon etwas besser vorbereitet. Da noch kein Meister vom Himmel gefallen ist, kann es durchaus dauern, bis du mit deiner Gesprächsführung zufrieden bist. Nimm dir die Zeit und lerne aus Fehlern. Es wird immer wieder vorkommen, dass Mitarbeitende nicht so reagieren, wie du erwartet hast. In diesen Momenten sind Einfühlungsvermögen und Ruhe wichtige Charakterzüge.

Tipps für dein Feedbackgespräch – kurz zusammengefasst

Um dir die Vorbereitung auf dein Feedbackgespräch mit deinem Team zu erleichtern, findest du hier Feedback Dos and Don’ts, für eine bessere Vorbereitung und Gesprächsführung.

Feedback Do‘s

• Vereinbare einen festen Termin mit dem Teammitglied für das Feedbackgespräch
• Halte dich an eine konstruktive Diskussion
• Plane das Feedbackgespräch zeitnah, wenn es um Fehler oder aktuelle Probleme geht
• Kontrolliere deine eigenen Emotionen
• Führe Feedbackgespräche mindestens einmal im Jahr durch
• Fertige ein Protokoll an und stelle es allen Gesprächsteilnehmern zur Verfügung
• Verzichte auf Schuldzuweisungen

Feedback Don’t

• Mitarbeitende von oben herab behandeln
• Kritikpunkte nicht offen ansprechen
• Dinge aufzählen, die im vergangenen Jahr schlecht liefen
• Frontale Sitzordnung einnehmen
• Andere Gesprächsteilnehmer nicht zu Wort kommen lassen
• Falsches Lob, das nur dazu dient dem Teammitglied ein gutes Gefühl zu geben und folgende Kritik abzuschwächen
• Mangelnde Vorbereitung

Was viele vergessen: bereits eine knappe Stunde Feedbackgespräch kann Problemen entgegenwirken und die Arbeitsleistung der Mitarbeitenden verbessern. Verzichtest du auf regelmäßige Feedbackgespräche, kann es passieren, dass du in Unstimmigkeiten hereinschlitterst, die du leicht hättest vermeiden können. Sieh Feedbackgespräche daher als eine sinnvolle Investition in die Zukunft an und gehe lösungsorientiert an sie heran. Die richtige Vor- und Nachbereitung ist alles.

Checkliste für dein Feedbackgespräch

• Feedbackgespräche dienen nur zur Evaluation der Leistung der Beschäftigten
• Ziel ist die Entwicklung und Motivation der Beschäftigten
• Die Terminsetzung sollte ebenfalls auf den Terminkalender des Teammitglieds ausgerichtet sein, z.B. nicht vor einem Neukundentermin
• Feedback ist objektiv, sachlich und faktenorientiert
• Lob und Kritik sollten sich, wenn möglich, die Waage halten – sonst lieber faktenorientiert als zu negativ kritisch formulieren
• Schwierige Themen werden deutlich, aber einfühlsam vermittelt
• Der Umgangston ist höflich und angemessen, persönliche Emotionen werden außen vorgelassen
• Andere ausreden lassen und ihnen aufrichtiges Interesse entgegenbringen
• Das Gespräch sollte wenn möglich positiv beendet werden
• Vereinbarung von Zielen, die bis zum nächsten Gespräch verfolgt werden sollen
• Weitere Feedbackgespräche werden im Voraus geplant

Inhalt

Die Digitalisierung von HR-Prozessen

Wer nicht digital arbeitet, bleibt auf der Strecke. Das gilt auch im Bereich der HR-Prozesse. Die Personalverwaltung zieht allerdings nur langsam nach. Analog werden Ordner für die Datensicherung genutzt, einfache E-Mails sind das höchste Maß der digitalen Kommunikation. Ausgereifte digitale Prozesse in der HR? Danach suchen Personalverantwortliche in ihren Abteilungen händeringend.

Klar ist, dass digital optimierte Vorgänge, wie mit einer passenden HR-Software, eine enorme Arbeitserleichterung für Personalverantwortliche darstellen. Das wirkt sich nicht nur positiv auf die Effizienz der Angestellten und der Arbeitsprozesse aus. Digitale HR-Prozesse bilden auch einen großen Wettbewerbsvorteil gegenüber der Konkurrenz.

Doch warum sind Unternehmen bei der Digitalisierung der HR-Prozesse so zögerlich? Wie steht es aktuell um die Digitalisierung und was können Unternehmen heute tun, um von den Vorteilen der Digitalisierung im Bereich HR zu profitieren?

Wie steht es derzeit um die Digitalisierung von HR?

Im Grunde umfasst die Digitalisierung im Personalmanagement verschiedene Informations- und Kommunikationstechnologien. Zuletzt hatte man den größten Digitalisierungszuwachs bei HR-Prozessen in den Bereichen Rekrutierung und Onboarding sowie Employer Branding und Nachwuchs erwartet.

In Deutschland fand das Umdenken hinsichtlich der Digitalisierung jedoch weiterhin sehr langsam statt, erst die Corona-Krise versetzte der Digitalisierung einen notwendigen Schub. Durch die Krise wurde unumgänglich deutlich, wie wichtig digitale Technologien für die Wirtschaft, Verwaltung und Gesellschaft sind. Die bereits bekannten analogen Schwächen wurden mit der Krise wesentlich sichtbarer und haben die Digitalisierung von Arbeitsprozessen deutlich in den Fokus gerückt.

Schon jetzt berichten HR-Verantwortliche, dass ihre Unternehmen nach der Pandemie auf digitale Prozesse im Recruiting gut vorbereitet sind. Am besten schneidet dabei der Bereich digitalgerechte Prozesse und Kultur ab. 43,1% der befragten HR-Verantwortlichen stimmen voll zu, dass ihre Unternehmen in diesem Bereich, der zum Beispiel die Option der digitalen Jobinterviews beinhaltet, gut vorbereitet sind.

Am ausbaufähigsten scheint der Bereich der Transparenz in den digitalen HR-Prozessen zu sein. Dieser beschreibt, ob und inwieweit Bewerber Einblick und Wissen über den Stand der Dinge im Bewerbungsprozess bekommen. 23,7% der Personalverantwortlichen sind sich hier sicher, dass dieser Prozess bereits im Rahmen des digitalen Recruitings gut ausgebaut ist.

Nur 5,2% der HR-Verantwortlichen gaben an, dass ihr Unternehmen nicht gut auf digitale Prozesse im Recruiting eingestellt ist. Immerhin 22,1% räumten mit der Antwort „trifft eher nicht zu“ noch ausbaufähigen Spielraum für weitere digitale HR-Prozesse ein.

Der Digitalisierungsindex für den Mittelstand 2020/2021 zeigt außerdem, dass die Vorteile der Digitalisierung langsam auch in bisher schwer erreichbaren Branchen mehr Beachtung finden und an Bedeutung gewinnen. Fast die Hälfte der in der Studie berücksichtigten Unternehmen passte aufgrund der Corona-Krise ihre Geschäftsmodelle, Produkte oder Services kurzfristig an.

Chancen durch die Optimierung von HR-Prozessen

Digitale HR-Prozesse ermöglichen nicht nur eine verbesserte Arbeitseffizienz, sondern öffnen im Umgang zwischen Personal und Personalverantwortlichen diverse Türen. Wenn die entsprechenden Kompetenzen des HR-Personals geschult werden, können die Softwareanwendungen vollständig eigenständig genutzt werden.

Das Unternehmen gewinnt durch digitale HR-Prozesse an Handlungsfähigkeit und Flexibilität und wird im Umkehrschluss wettbewerbsfähiger. Durch die Automatisierung von Routineaufgaben, wie der Zeiterfassung, Abwesenheitsverwaltung, Fragen zur Gehaltsabrechnung und Video-Calls werden sowohl Zeit als auch Kosten gespart.

Um dem Fachkräftemangel entgegenzuwirken kann beispielsweise auch ein vollständig automatisierter Bewerbungsprozess die Suche nach möglichen Bewerbenden richtungsweisend unterstützen, sowie das Onboarding und Weiterbildungen erleichtern.

Dadurch kann die HR-Abteilung kleiner gehalten oder die neuen Ressourcen der Mitarbeitenden können an anderer Stelle genutzt werden. Zudem gewinnen Personalverantwortliche mehr Zeit für die strategische Personalführung und Personalentwicklung.

Ein wichtiger Punkt, denn verschenkte Zeit ist verschenktes Geld. HR-Prozesse, die sich aufgrund technischer Gegebenheiten und menschlichen Anforderungen nicht vollständig digitalisieren lassen, leiden im Endeffekt unter schlecht geplantem Ressourcenmanagement. Zu solchen analog verbleibenden HR-Prozessen gehören vor allem solche, die von der menschlichen Komponente leben, wie das Führen von Bewerbungsgesprächen und Feedbackgesprächen, sowie Konfliktmanagement und Personalentwicklung im Team.

Schlecht geplantes Ressourcenmanagement fokussiert sich auf analoge, veraltete Prozesse, wie das Führen von Tabellen und Bearbeiten von Anträgen, die wahre Zeitfresser sind und die Kapazitäten der Personalverantwortlichen in den menschlichen Bereichen verringert.

Wenn ein unnötig analog gehaltener Aufgabenbereich 30 % der Verantwortlichkeit eines Personalverantwortlichen einnimmt, aber 70 % der aufgebrachten Zeit beansprucht, geht die Gleichung nicht auf. Die anderen 70 % der Verantwortlichkeiten müssen sich mit 30 % der Zeitressourcen zufriedengeben. Arbeitsqualität und Personalentwicklung sowie auch die Teambindung leiden.

Digitale HR-Prozesse optimieren also nicht nur die Abläufe, sondern schaffen auch Zeit und planbare Ressourcen für die Vorgänge, die nicht auf die menschliche Komponente verzichten können. Der Wunsch nach Optimierung und Zeitgewinnung in diesen Bereichen zeigt sich auch bei den Personalverantwortlichen.

65% der Personalverantwortlichen vermissen Zeit für die Personalentwicklung. Die Qualität der Arbeit und der Weiterbildung des Personals ist also direkt davon beeinflusst, wie viel Zeit HR-Verantwortliche in nicht-digitalisierte Prozesse investieren müssen.

Auch bei der Personalgewinnung durch entsprechende Marketingmaßnahmen und Recruiting geht einiges an Zeit verloren. So berichten 46 % der Personalverantwortlichen, dass die HR-Abteilung für diese Aufgabe zu wenig Zeit aufbringen kann.

Verlorene Zeit, die durch digitalisierte HR-Prozesse in vielen Fällen wiedergewonnen werden kann. Die Optimierung der HR-Prozesse geht also Hand in Hand mit der Optimierung des gesamten Betriebs. Der gewinnbringende Effekt der Digitalisierung zeigt sich dabei nicht nur in der HR-Abteilung. 44 % der Unternehmen sagen, dass die Digitalisierung des Betriebs zu einer Erhöhung des Umsatzes geführt hat.

Vorurteile gegenüber der HR-Digitalisierung

Wo es besonders viele positive Stimmen gibt, existieren auch viele Kritiker. Diese sind beispielsweise der Meinung, dass durch die zusätzliche Technologie der Kontakt und Austausch zwischen den Menschen weniger wird. Ganz im Gegenteil werden durch die Optimierung der Routineaufgaben Platz für Jahres- und Feedbackgespräche und Personaleinstellungen gemacht. So gesehen kann die Digitalisierung als Sprungbrett gesehen werden, welches die Verwaltung erleichtert und eine direkte Kommunikation zwischen den Mitarbeitenden fördert.

Eine weitere Befürchtung ist, dass der Return-on-Investment (kurz ROI) bei der Digitalisierung der HR-Prozesse nur schwer messbar ist. Trotz der anfänglichen Investition lohnt sich das Management -Tool schon dahingehend, dass im weiteren Verlauf Kosten gespart werden. Auch eine verbesserte Produktivität und eine höhere Effizienz können erwirkt werden. Die Kapitalrentabilität lässt sich beispielsweise daran messen, dass menschliche Fehler ausgeschlossen werden können. Vor allem mühseliges Listen führen und pflegen sowie die Bearbeitung von Anträgen können somit sicher digital übernommen werden. Systeme, die eine direkte Datenübertragung von den Antragstellenden zu den Personalverantwortlichen ermöglichen, garantieren, dass nichts übersehen, verloren oder falsch zugeordnet werden kann. Das steigert wiederum das Engagement und die Motivation der Mitarbeitenden und senkt Frustrationen der HR-Verantwortlichen.

Ein weiteres Vorurteil gegenüber der HR-Technologie ist, dass diese nur in großen Unternehmen sinnvoll sind. Allerdings profitieren HR-Prozesse davon, schon im kleinen Rahmen digital ausgerichtet aufgebaut zu werden. So gewinnen auch Start-ups und kleine bis mittelständische Unternehmen an Konkurrenzfähigkeit und sparen sich im Wachstum den Wechsel. Darüber hinaus sind sie bei einer frühen Nutzung von digitalisierten HR-Prozessen im Vergleich zu den etablierten, aber traditionellen und durch ihre Größe langsameren Unternehmen bereits im Vorteil.

Mit etablierten analogen Strukturen zu brechen, ist ein größerer Kraftakt und kostet langfristig mehr Zeit und Ressourcen und dadurch Geld, als direkt auf eine digitale HR-Software zurückzugreifen. Denn die Softwareprogramme lassen sich in der Regel flexibel und individuell gestalten. Bei potenziellem Wachstum des eigenen Unternehmens lässt sich die Software ganz einfach auf die wachsenden Anforderungen anpassen.

Welche HR-Bereiche gibt es?

Die Verantwortungsbereiche der Personaler haben sich in den letzten Jahren zunehmend ausdifferenziert. Die in der HR verankerten Aufgaben umfassen beispielsweise:

• Personalverwaltung und Personalführung
• Anlegen, Führen und Verwalten von Personalakten
• Erstellung von Arbeitsverträgen, Urlaubs- oder Weiterbildungsanträgen
• Betreuung von Lohn- und Gehaltszahlungen
• Erfassung der Arbeitszeiten und Krankenständen
• Korrespondenz mit Behörden, Ämtern, Krankenkassen usw.

Als die größte Herausforderung in diesen Bereichen wird vor allem der Fachkräftemangel wahrgenommen. Die Frage nach den drei wichtigsten strategischen Aufgaben des HR-Bereichs wurde in einer Studie von den Befragten wie folgt beantwortet:

1. Das Gewinnen von qualifiziertem Personal (34%)
2. Die Digitalisierung und Automatisierung von Personalprozessen (33%)
3. Das Begleiten unternehmensinterner Veränderungen (26%)
4. Das Senken des administrativen Aufwands (25%)
5. Attraktive Arbeitgebermarke schaffen (25%)

Welche HR-Bereiche lassen sich durch welche Software optimieren?

Mit Hilfe einer passenden HR-Software lassen sich einige Bereiche im HR-Bereich optimieren. Dazu zählen insbesondere die aufgelisteten Aufgaben:

• Bewerbermanagement
• Lohn- und Gehaltsabrechnung
• Arbeitszeitmanagement
• Abwesenheitsmanagement
• Mitarbeiterportale
• Digitale Personalakte
• Personalentwicklung

Die ersten Berührungspunkte mit digitalen HR-Prozessen finden die meisten Unternehmen bei den klassisch wichtigsten Kategorien: der Zeiterfassung und der Urlaubsplanung. Diese Bereiche lassen sich sehr schnell und mit einfachen, verständlichen Softwarelösungen digitalisieren.

Zugleich sind die Zeiterfassung und die Urlaubsplanung im Unternehmen insbesondere die Bereiche, die analog eine enorme Zettelwirtschaft mit sich ziehen. Eine Digitalisierung dieser HR-Prozesse bedeutet nicht nur eine Erleichterung für die Personalverantwortlichen, die von einer besseren Übersicht profitieren, sondern wirkt sich auch sofort auf die Flexibilität der Mitarbeitenden aus.

Bei der digitalen Zeiterfassung wird die geleistete Arbeitszeit von Mitarbeitenden korrekt und ohne Umwege dokumentiert. So kann der Überlastung der Mitarbeitenden effizient entgegengewirkt werden und gesetzliche Vorgaben werden mühelos eingehalten.

Je nach Softwarelösung reicht ein Klick für den Start in den Arbeitstag. Eine einfache Bedienung von jedem Endgerät macht die Zugänglichkeit, für die Mitarbeitenden besonders nutzerfreundlich. Eine Schulung oder zeitaufwändige Einführung in die Software ist bei einfach und intuitiv aufgebauten Zeiterfassungslösungen nicht notwendig.

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Die zweite Säule der einfach umsetzbaren HR-Prozess-Optimierungen bildet die der digitalen Urlaubsplanung. Papier und Stift für analoge Freigaben entfallen bei der digitalen Urlaubsplanung vollständig. Über eine passende Softwarelösung kann der Urlaub schnell online beantragt und freigegeben werden. Auch Homeoffice und Abwesenheiten sind schnell zu verwalten.

Mit passenden Kalenderansichten bekommen Personalverantwortliche und Mitarbeitende eine schnelle Übersicht, wer aus dem Kollegium wann verfügbar, im Urlaub oder krankgemeldet ist. Eine große zeitliche Erleichterung für die HR-Abteilung und das Team gleichermaßen.

Was ist bei der Auswahl eines digitalen HR-Softwareanbieters zu beachten?

Um eine geeignete Software zu finden, die allen Mitarbeitenden gerecht wird, gibt es ein paar Punkte, mit denen sich die Abteilungen auseinandersetzen sollten. Die Zusammenarbeit zwischen der HR, IT und dem Management ist hier wesentlich, um zu entscheiden, welche Anforderungen der einzelnen Abteilungen erfüllt werden müssen.

Die IT ist vor allem dafür zuständig, die verfügbare Anbindung an bestehende Systeme und alle anderen technischen Daten zu überprüfen. Zudem gibt es den Unterschied zwischen einer SaaS HR-Software, die in einer Cloud gehostet wird und die Daten somit online zugänglich sind und einer On-Premise-Software. Diese wird vor Ort installiert und auch gehostet.

Datenschutz als wichtiger Faktor in der Digitalisierung der HR-Prozesse

Um den Datenschutz in den digitalen HR-Prozessen, vor allem mit Bezug auf europäisches und deutsches Recht, gemäß den Anforderungen einzuhalten, gelten einige grundsätzliche Richtlinien, die Unternehmen beachten sollten.

Zum einen sollte das Rechenzentrum auf europäischem Boden stehen, denn dann unterliegt es den europäischen Datenschutzrichtlinien. Nur verschlüsselte Daten werden in die Cloud übertragen und so vor unberechtigten Zugriff geschützt. Dies wird mit einem SSL-Zertifikat (Secure Socket Layer) gekennzeichnet. Das SSL-Zertifikat definiert die sichere Datenübertragung zwischen der Internetseite und dem Nutzer.

Aber nicht nur ein aktuelles SSL-Zertifikat ist für Cloud-Anbieter und andere digitale HR-Lösungsanbieter von Bedeutung. So gibt es auch noch andere Zertifikate, zum Beispiel vom TÜV, die die Datensicherung bescheinigen. Die Zugriffsrechte sollten sich in den Einstellungen verwalten lassen. Das gibt ein Mindestmaß an Kontrolle über die eingepflegten Daten.

Systemintegration der digitalen HR-Prozesse

Damit die Mitarbeitenden mit der Implementierung der HR-Software auch zufrieden sind, sollten die benötigten Funktionen zuvor so genau wie möglich genannt werden und alle relevanten HR-Prozesse umfassen.

• Optimal wäre die individuelle Anpassung der HR-Software an das System der Anwendenden.
• Ein weiterer Pluspunkt ist die Mobilfähigkeit des Systems. Lässt es sich über den Browser oder sogar eine App nutzen? Zumindest der Abruf über den Browser sollte gegeben sein.
• Um die digitalisierten HR-Prozesse evaluieren und optimieren zu können, sind die Auswertungs- und Reportingfunktionen der Systeme ein unverzichtbarer Punkt.
• Wichtig ist zudem, dass die HR-Software um Funktionen ergänzt werden kann. Das macht die Software skalierbar und kann so an ein wachsendes Unternehmen angepasst werden.
• Ein funktionierendes Supportsystem und eine reibungslose Kommunikation sollten ebenso zum Angebot des Cloud-Anbieters gehören.

Auf unabhängigen Portalen können Unternehmen und Personalverantwortliche die verschiedenen HR-Lösungsanbieter und die angebotenen Systeme vergleichen und eine Vorauswahl treffen.

Was kostet eine HR-Software?

Die kompletten Kosten für eine HR-Software sind auf den ersten Blick nicht immer ersichtlich. Anfallende Nutzerkosten können dabei monatlich zwischen ein paar bis zu mehreren hundert Euro pro Mitarbeitenden variieren.

Es empfiehlt sich daher zunächst, eine Testversion der Software anzufordern. So können die HR-Verantwortlichen bereits evaluieren, ob diese alle, für das Unternehmen wichtigen, HR-Funktionen abdeckt. Schon während der Testphase sollten HR-Verantwortliche prüfen, ob das System in die bestehende IT-Landschaft des Unternehmens integrierbar ist.

In den meisten Fällen ist davon auszugehen, dass die Implementierung kostenlos ist. Sollte der Service jedoch nicht enthalten sein, lohnt es sich nachzufragen. Einige Anbieter erheben Gebühren für den Datenimport und dies geht nicht immer aus den übermittelten Unterlagen hervor.

Das Gute ist: Bei einer SaaS-Software fallen nur Kosten für die Nutzungs- und Abogebühren an, jedoch nicht für Softwareupdates oder Wartung.

Ein Ausblick auf die zukünftige digitale Transformation der HR-Prozesse

Die digitale Transformation des Unternehmens ist durch die stetige Weiterentwicklung der Software-Lösungen und Innovationen der digitalen Branche nie vollständig beendet. Die Ziele und Strategien des Unternehmens müssen somit stetig an den Markt und die neuen Umstände angepasst werden. Durch die Optimierung der Organisation und HR-Prozesse entsteht auch ein starker Einfluss auf die Unternehmenskultur und das Personal im Einzelnen.

Es geht also darum, den Mitarbeitenden trotz des digitalen Wandels Stabilität und Orientierung zu vermitteln. HR-Verantwortliche sind in ihrer Position die Brücke zwischen alten Herangehensweisen und innovativen, digitalen Ansätzen. Um diesen Wandel effizient herbeizuführen und die Personalverantwortlichen sinnvoll in ihrem Auftrag zu unterstützen, ist eine passende HR-Softwarelösung unabkömmlich.

Wer sein Unternehmen transformieren möchte, das Budget dafür aber aktuell nicht ausreicht, kann bis 2023 einen Antrag stellen, um sich für ein Förderangebot des Bundes zu bewerben. Das Angebot soll insbesondere kleineren und mittelständischen Unternehmen helfen, sich digital aufzustellen.

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