Meine Erfahrungen mit Projekt-Arbeit beziehen sich vor allem auf die Umsetzung von Marketing-Kampagnen, die wir organisieren. Darin sind viele Menschen im gesamten Team involviert, auch Leute außerhalb der Marketing-Abteilung. Das trifft zum Beispiel zu, wenn es um den Release und die Bewerbung neuer Funktionen geht. Sowas läuft immer teamübergreifend. 

Was macht deiner Meinung nach den Erfolg von Projekten aus?

Eigentlich eine Selbstverständlichkeit, die aber oftmals vergessen wird: Ein Projekt muss von einer Person geleitet werden, die den Überblick behält. Aufgaben an Leute zu delegieren ist wichtig, denn die Verantwortung für die Umsetzung aller Maßnahmen muss im Team geteilt werden. Aber es braucht immer jemanden, der die Zügel in der Hand hält und weiß, wo die Reise hingeht. Das setzt auch eine klare Zielsetzung für das Projekt voraus.  

Ansonsten bin ich ein Verfechter von kleinteiliger Projektierung. Wir teilen große Aufgaben in kleinere Schritte auf. Der Fortschritt von großen Arbeitspaketen lässt sich nur schwer erfassen und man verliert den Überblick, in welchem Status sich die einzelnen Aufgaben befinden. Mit kleineren Arbeitsschritten kann man außerdem viele kleine Erfolge feiern, wenn man sie abgeschlossen hat. Das motiviert das Team. 

Dabei hilft auch ein regelmäßiger Austausch. Hier kann man sich auf den neuesten Stand bringen, Bedarfe oder Engpässe schnell erkennen. Sowas ist wichtig, um den Fortschritt eines Projekts immer im Blick zu halten und im Zweifel schnell zu handeln, falls etwas aus dem Ruder läuft. 

Und auch ganz wichtig: Deadlines immer mit genügend Puffer planen, denn Krankheiten im Team oder sonstige Blocker lassen sich nicht immer einkalkulieren. Einfach ein Datum festzulegen und hoffen, dass das Projekt bis dahin fertig ist, klappt einfach nicht.

Was ist deiner Meinung nach wichtig, um die Motivation im Team zu fördern? 

Genauso wie die Deadline sollten Projektziele und Maßnahmen im Team abgestimmt werden, um die Akzeptanz und Identifizierung mit dem Projekterfolg zu erreichen. Brainstormings können dabei helfen, die Meinungen aller Teammitglieder einzubeziehen. So lassen sich die Ideen aller Mitarbeitenden und deren fachliche Einschätzungen bündeln, jeder kann seine eigene Idee vorantreiben.  

Dabei sollten Ziele erarbeitet werden, die im gesetzten Zeitrahmen erreichbar sind. Denn wenn das Team schon selbst nicht daran glaubt, dass ein Projekt machbar ist, ist es von Anfang an zum Scheitern verurteilt. Hier muss man agil bleiben: Wenn das Projekt nicht wie ursprünglich geplant umgesetzt werden kann, sollte man die Bedenken aus dem Team ernst nehmen und in der weiteren Planung berücksichtigen.  

Dass die Meinung aller Team-Mitglieder einbezogen wird, ist für die Motivation genauso wichtig wie die Verantwortung, die jeder einzelne trägt. Wenn jeder weiß, welche Aufgaben er zu erledigen hat und genau weiß, was von ihm zu welchem Zeitpunkt erwartet wird, macht es das den Mitgliedern im Team leichter, ihre eigenen Erfolge zu bewerten.  

Projektmanagement-Tools wie Jira machen offene Aufgaben und deren Fortschritt ganz einfach sichtbar und sind eine gute Besprechungsgrundlage für den regelmäßigen Austausch. Dieser hilft auch dabei, dass jeder seiner eigenen Verpflichtung für den Team-Erfolg nachkommt: alle ziehen an einem Strang, jeder kann etwas bewirken. 

Ansonsten ist eine Retrospektive super wertvoll. Einerseits bietet so ein Meeting zur Reflektion eine Verschnaufpause zwischen den Projekten, andererseits kann man hier die Teamdynamik prüfen: Wie war die Zusammenarbeit im Projekt? Was lief gut, was können wir verbessern?  

Und natürlich ganz wichtig: Erfolge feiern! 

Wie können digitale Tools und Prozesse dazu beitragen, die Motivation der Mitarbeitenden im Projekt-Team aufrechtzuerhalten?

Ich finde in meiner Rolle der Projektleitung einen digitalen Urlaubsplaner im Team wertvoll. Damit kann ich zu Beginn der Planung direkt prüfen, wer im Projektzeitraum wann da ist, und ob die Team-Mitglieder im Büro oder im Homeoffice sind.  

Projektplanung ohne Urlaubschaos

Behalte Projektfortschritt und Abwesenheiten im Blick: Mit Personizer planst du Projekte realistisch, ohne dein Team zu überlasten.

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Erfahrungsgemäß kommen diese Tools auch bei den Team-Mitgliedern gut an, weil sie damit selbstbestimmt ihre Arbeitszeit verwalten können. Jeder kann unabhängig von einer Personalabteilung oder einer Führungskraft Anträge einstellen und den Status dieser Anträge sehen. Aus meiner Sicht können digitale Tools wie Team-Urlaubsplaner so die Motivation deutlich erhöhen und unterstützen damit auch den Projekt-Erfolg.  

Beim Projektabschluss ist außerdem das digitale Tracking von Projektzeiten hilfreich. Damit kann ich nachvollziehen, ob Aufwände für verschiedene Aufgaben realistisch eingeschätzt wurden. Ineffiziente Prozesse werden damit auch schneller aufgedeckt, sodass man diese optimieren kann.  

Personizer lässt sich ideal als Team-Urlaubsplaner nutzen. Welche Vorteile ergeben sich deiner Meinung nach aus der Nutzung solcher Tools?

Ich selbst nutze den Team-Urlaubsplaner täglich: Schon zu Beginn des Tages sehe ich darin nach, ob und wer im Büro ist, oder ob Leute im Homeoffice sind. So weiß ich direkt, was an diesem Tag der Kommunikationsweg der Wahl ist. In der Übersicht für das Projekt-Team sehe ich außerdem, ob sich Abwesenheiten von Team-Mitgliedern überschneiden, um Engpässe zu antizipieren. 

Generell wird die Urlaubsplanung mit dem digitalen Tool effizienter und ist weniger anfällig für Fehler. Man kann Automatismen für typische Abläufe einrichten, sodass alle Beteiligten im Freigabeprozess der Urlaube über den Stand der Anträge informiert bleiben. Das macht die Kommunikation rund um die Urlaubsplanung schneller und transparenter. Und natürlich ist der Prozess auch noch papierlos; Kein Wandkalender voll mit durchgestrichenen Daten oder verloren gegangene Urlaubszettel mehr! 

Und ich habe es vorhin auch schon erwähnt: Das Tool gibt den Arbeitnehmenden mehr Selbstbestimmung in der Planung ihrer Abwesenheiten. Man sieht zu jedem Zeitpunkt, wie viele Urlaubstage man noch zur Verfügung hat, kann diese selbst im Kalender beantragen und muss sie nur noch freigeben lassen. Und wenn ein Antrag doch mal storniert werden muss, ist das auch ganz einfach mit einem Klick gemacht. 

Und vor allem finde ich, dass es einfach Spaß macht, mit dem Tool zu arbeiten. Urlaub soll ja auch Spaß machen, und der fängt eben schon beim Antrag an. Mit Personizer nimmt man sowohl den Arbeitnehmenden als auch Personalern und Managern den Stress bei der Verwaltung von An- und Abwesenheiten. 

Hast du Tipps für den optimalen Umgang mit eurem Team-Urlaubsplaner? 

Nutzt bei der Antragstellung die Möglichkeit, eure Vertretung anzugeben. Ist ein Urlaubsantrag freigegeben, kann dadurch jedes Teammitglied sehen, an wen sie sich in der Abwesenheit dieses Team-Mitglieds wenden können. 

Unsere Schnittstellen machen Prozesse außerdem noch schlanker. So lasse ich mir zum Beispiel die Benachrichtigungen aus Personizer direkt in Slack anzeigen. Von hier aus kann ich dann Anträge freigeben und muss mich dafür nicht separat im Tool einloggen. Den gleichen Vorteil nutze ich in meinem Outlook-Kalender, in dem ich alle An- und Abwesenheiten meines Projekt-Teams sehen kann.  

Urlaubsplanung direkt in Slack & Outlook

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Gibt es bestimmte Trends oder Entwicklungen im Bereich digitaler Tools für die Teamarbeit, auf die du besonders gespannt bist? 

Was ich gut finden würde, wäre eine noch bessere Vernetzung zwischen Menschen, die vor Ort arbeiten und den Mitarbeitenden im Homeoffice. Viele Tools sind schon hilfreich, zum Beispiel digitales Brainstorming auf einem Miro-Board. Aber häufig können sich Team-Mitglieder remote nach wie vor nicht so gut in Diskussionen einbringen, wenn eine Gruppe von Menschen vor Ort beisammensitzt. Ich bin gespannt zu sehen, ob hybride Arbeit zukünftig leichter wird. 

Ansonsten werden wir bei Personizer weiterhin daran arbeiten im Tool noch mehr Funktionen einzubauen, die die Kommunikation im Unternehmen rund um Arbeitszeiten und Abwesenheiten noch einfacher und automatischer gestaltet.

Häufig gestellte Fragen

Hier findest du Antworten auf die wichtigsten Fragen. Falls du weitere Hilfe benötigst, kontaktiere gerne unseren Support.

Warum ist ein klarer Projektlead so wichtig?

Eine verantwortliche Person sorgt für Orientierung, kommuniziert Ziele, priorisiert Aufgaben und erkennt Engpässe frühzeitig. Ohne klare Leitung verlieren Teams schnell den Überblick, was zu Verzögerungen und Motivationsverlust führen kann.

Wie steigern kleinteilige Aufgaben die Motivation im Projektteam?

Kleine Arbeitspakete sorgen für sichtbare Fortschritte und regelmäßige Erfolgserlebnisse – ein starker psychologischer Motivationsfaktor. Außerdem lassen sich Risiken früher erkennen, und das Team bleibt flexibler und agiler.

Warum sind Retrospektiven so wertvoll für Teams?

Retros helfen, Erfolge zu reflektieren, Probleme sichtbar zu machen und die Zusammenarbeit kontinuierlich zu verbessern. Sie wirken motivierend und stärken langfristig die Teamdynamik.

Hast du weitere Fragen?

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Arbeitszeiten ohne Papierchaos erfassen

Im Zeitalter der zunehmenden Digitalisierung kommt es nicht selten vor, dass Mitarbeitende verblüfft auf das eigene Abrechnungssystem schauen. Während die Technologie immer größere Sprünge macht, befinden sie sich gefangen in einer Bürokratieblase. So ist das „papierlose Büro“ für viele Unternehmen immer noch ein Fremdwort. Dabei kann es so einfach sein!

Wer früher mühselig seinen Stundenzettel ausfüllte, der ist heute mit bereits wenigen Tastenschlägen am Ziel. Excel gilt dabei auch heute noch als beliebte Anwendung, um die Arbeitszeit einfach zu protokollieren. Dass das noch weitaus effizienter geht, dazu später mehr!

Die Vorteile der Personizer Excel-Vorlage für die Zeiterfassung

Wem der Sprung in die Online-Zeiterfassung etwas zu mutig scheint, der kann jetzt das Zeiterfassungsmodul von Personizer als Excel-Version erhalten und ausprobieren! Viele Funktionen und Möglichkeiten der digitalen Lösung zum Anschauen, Eingewöhnen und natürlich Nutzen. Die Vorteile, die die cloudbasierte Zeiterfassung von Personizer mit sich bringt, lassen sich in kleiner Version bereits in unserer vorprogrammierten Excel-Vorlage genießen. Wer am Ende überzeugt ist und es noch einfacher und zeitsparender möchte, der kann ganz einfach zur Online-Anwendung von Personizer wechseln.

Excel kann in seiner Anwendung so einige Prozesse erleichtern und übersichtlicher machen. Vorausgesetzt, man weiß, wie es funktioniert! Wenn du und deine Mitarbeitenden sonst nie mit digitaler Organisation und Tabellen in Berührung kommen, kann es ein ziemlich langer Prozess werden. Um die Komplexität für dich herauszunehmen, haben wir in dieser Excel-Vorlage bereits alle Zusammenhänge zwischen den Tabellenblättern und Zellen angelegt. Zudem besticht die Vorlage mit einem übersichtlichen Design, was die Nutzung enorm vereinfacht. Du brauchst du nur noch die Eckdaten deiner Mitarbeitenden eintragen und schon kann es losgehen.

Der Download unserer Excel-Vorlage für die Zeiterfassung ist völlig unverbindlich. Das Einzige, was dein Unternehmen bereitstellen sollte, ist eine Lizenz für das Microsoft Office-Paket, sodass deine Mitarbeitenden auch direkt loslegen können.

Die Inhalte der Arbeitszeiterfassung Excel-Vorlage

Tabellenblatt 1: Erfassung

In dem ersten Tabellenblatt kannst du deine Arbeitszeiten und Pausen für den jeweiligen Tag erfassen. Auch die Zeiten für die vergangenen Tage lassen sich auch nachträglich noch manuell bearbeiten. Jedem Zeitabschnitt kannst du eine Notiz hinzufügen. So erhältst du einen guten Überblick über den zeitlichen Aufwand für ein bestimmtes Projekt.

In dieser Übersicht wird dir ebenfalls die gesamte Arbeitszeit des Tages ausgewiesen sowie die Differenz zur Soll-Arbeitszeit. Mehr- oder Minderarbeit lässt sich so optimal dokumentieren und ausgleichen.

Tabellenblatt 2: Stundenzettel

In diesem Tabellenblatt kannst du über ein Dropdown den jeweiligen Monat auswählen und dir hierfür den monatlichen Stundenzettel anzeigen lassen. Oberhalb der Auflistung deiner Arbeitszeiten sind die wichtigsten Fakten für dich summiert. So siehst du auf einen Blick:

• Die Anzahl der gearbeiteten Tage
• Die Summe der monatlichen Pausenzeit
• Die Summe der monatlichen Arbeitszeit
• Die Abweichung zur Soll-Arbeitszeit

Tabellenblatt 3: Stammdaten

Hier kannst du den Namen deiner Firma sowie alle Stammdaten des Mitarbeitenden hinterlegen. Hierzu zählen die folgenden Informationen:

• Vorname
• Nachname
• Firma
• Personalnummer
• E-Mail-Adresse
• Geburtsdatum
• Arbeitsbeginn
• Vorgesetzter
• Abteilung
• Soll-Arbeitszeit pro Tag

Tabellenblatt 4: Hilfe

Auch wenn die Excel-Vorlage für die Zeiterfassung sehr einfach und intuitiv zu verwenden ist, haben wir dir hier die wichtigsten Informationen zur Verwendung der Vorlage zusammengefasst. Zudem erfährst du, welche Unterschiede zur Online-Version von Personizer bestehen. Wir erklären dir, welche Vorteile die cloudbasierte Zeiterfassung von Personizer für dich und dein Team bereithält.

Tabellenblatt 5: Mehr erfahren

Sobald du bereit bist für den nächsten Schritt in der Digitalisierung deiner HR-Prozesse, findest du im letzten Tabellenblatt weitere Informationen über die cloudbasierte Zeiterfassung mit Personizer und den Link zur kostenlosen Testversion.

Die Unterschiede zur Online-Zeiterfassung von Personizer

Wer nicht nur das Papier loswerden möchte, sondern auch effizienter arbeiten will, der sollte noch einen Schritt weiter gehen und auf eine Online-Lösung für die Zeiterfassung setzen. Viele Unternehmen setzen bereits auf cloudbasierte Softwarelösungen und genießen dadurch viele Vorteile.

Mit der Verwendung von der Personizer Software können sowohl Personalverantwortliche als auch Arbeitnehmende profitieren. Die Online-Anwendung von Personizer sorgt dafür, dass Arbeitnehmende ihre Stunden selbst eintragen können. Ganz einfach und unkompliziert, mit nur wenigen Klicks. Personizer kommt dabei ganz ohne Zettelkrieg und Wartezeit aus. Die Einträge werden in Echtzeit hinterlegt und sorgen für eine transparente Übersicht im Team.

Die benutzerfreundliche Oberfläche ermöglicht ein sofortiges Einsteigen und kommt ganz ohne aufwändige Schulungen aus. Mit verschiedenen Dashboard-Einstellungen ist schnell einsehbar, wer aktuell wie viel gearbeitet hat. Befinden sich deine Mitarbeitenden vielleicht schon in den Überstunden? Dann kannst du das mit Personizer genau und übersichtlich sehen und ihre Arbeitszeit besser planen oder früher in den Feierabend schicken.

Am Monatsende bleibt es weiterhin entspannt für dich und deine Mitarbeitenden. Personizer überträgt die Daten in Echtzeit an deine Personalabteilung. Somit wird auch hier der Arbeitsaufwand erheblich reduziert. Wer an dieser Stelle Sorge hat, dass die Daten unterwegs von Dritten eingelesen werden könnten, der irrt sich. Personizer schützt nach modernsten Standards. Die Server stehen in Europa – somit sind all unsere Kunden durch europäisches Datenschutzrecht abgesichert.

Die Funktionen der Personizer Online Zeiterfassung

Hier siehst du eine Übersicht aller Funktionen, die die Online-Anwendung von Personizer bietet:

• Arbeits- und Pausenzeiten bequem online erfassen
• Manuelle Bearbeitung der erfassten Zeiten
• Zeiterfassung über praktische Timer-Funktion
• Pausen-Timer
• Alle Zeiten auf einen Blick im Dashboard
• Zeitkonto mit automatischer Überstundenkalkulation
• Zeitlabels für die Projektzeiterfassung
• Reporting der Arbeitszeiten (Soll/Ist)
• Excel-Export
• Integration mit dem Personizer Urlaubsplaner
• Arbeitszeiten für Mitarbeitende bearbeiten
• Chrome-Extension, Edge-Extension
• Mobile App für die Erfassung der Zeiten über das Smartphone
• Stetige Weiterentwicklung der Software

Arbeitszeiten über Web und App erfassen und auswerten

Starte deine moderne Zeiterfassung jetzt mit der Cloud-Lösung von Personizer!

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Unsere Empfehlung für Unternehmen

Excel ist ein hilfreiches Tool, wenn man weiß, wie man damit umgehen muss. Für Unternehmen, die einer weiteren Softwarelizenz ablehnend gegenüberstehen, kann die Zeiterfassung mit Excel eine gute Alternative sein, um von der analogen Zeiterfassung Abschied zu nehmen.

Wer aber am Zahn der Zeit gehen möchte, der sollte die modernste Technik in Augenschein nehmen. Denn hierdurch lässt sich viel Zeit einsparen, Fehler vermeiden und Kosten reduzieren. Die verbesserte Effizienz der Arbeitsprozesse kann zu einem Wettbewerbsvorteil gegenüber der weniger digitalisierten Konkurrenz führen.

Digitale
Zeiterfassung

Für ein flexibles und rechtskonformes Zeitmanagement – möglich mit Personizer

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Urlaube im Team koordinieren

Excel-Tabellen für die Urlaubsplanung sind für viele Unternehmen weiterhin die erste Wahl. Um Unternehmen den Schritt in die digitale Urlaubsplanung zu vereinfachen, haben wir den Urlaubsplaner von Personizer als Excel-Vorlage entworfen. Das ist eine kostenlose Alternative für alle, die sich noch nicht an eine cloudbasierte Lösung herantrauen.

Die Vorteile der Excel-Urlaubsplaner Vorlage von Personizer

Ist das Unternehmen oder seine Angestellten noch nicht ganz bereit für die Verbindlichkeit und das finale „Ja“ zum Online-Urlaubsplaner von Personizer, soll die Excel-Vorlage helfen, sich langsam daran zu gewöhnen. Wir haben eine Lösung zwischen Online-Tool und klassischer Excel-Tabelle entwickelt.

• Viele Unternehmen nutzen für ihre Urlaubsplanung noch Excel-Tabellen. Der Excel-Urlaubsplaner kann den Wechsel hin zum digitalen Tool von Personizer vereinfachen, ohne direkt eine Verbindlichkeit eingehen zu müssen.
• Die entworfene Excel-Vorlage ähnelt der Personizer Webanwendung im Aussehen, Struktur und Aufbau. Dadurch findet eine erste Gewöhnung an das Online-Tool statt.
• Was Personizer ausmacht, haben unsere Entwickler auch in der Urlaubsplaner-Vorlage umgesetzt. Durch die intuitive Oberfläche wird die Urlaubsplanung im Team deutlich erleichtert.

Die Urlaubsplaner-Vorlage lässt sich ganz einfach herunterladen. Dabei ist der Download an keinerlei Verbindlichkeiten oder Verpflichtungen geknüpft. Um die Excel-Vorlage nutzen zu können, benötigst du lediglich eine Lizenz für das Microsoft Office Paket im Unternehmen.

Im Folgenden erklären wir dir kurz, wie unser Excel-Urlaubsplaner 2026 aufgebaut ist und welche Funktionen vorhanden sind.

Die Inhalte der Urlaubsplaner-Vorlage

Tabellenblatt 1: Übersicht

Hier kannst du die Abwesenheiten für das gesamte Team eingeben. Dadurch erleichtert sich die Koordination und Absprache bezüglich der Urlaubsplanung im Team erheblich. Die Eintragung von Abwesenheiten erfolgt über ein Listenfeld, das Kürzel enthält. Eine Sprungmarken-Funktion ermöglicht dir, zwischen den Monaten zu wechseln.

Folgende Abwesenheitsarten stehen dir zur Verfügung:

• Urlaub in Bearbeitung
• Freigegebener Urlaub
• Sonderurlaub in Bearbeitung
• Freigegebener Sonderurlaub
• Andere Abwesenheiten
• Krank

Alle Feiertage dieses Jahres werden in der Farbe Blau angezeigt. Jeder Abwesenheitsart ist eine Farbe zugeordnet. Durch die angegebene Legende werden die entsprechenden Farbwerte übersichtlich und verständlich.

Tabellenblatt 2: Meine Kollegen

Im Unternehmen kommt es bei effizienter Urlaubsplanung darauf an, dass die Mitarbeitenden alle Abwesenheiten schnell und deutlich einsehen können. Hier erhältst du eine gute Übersicht über die Abwesenheiten eines Teammitglieds für das gesamte Jahr 2026.

Enthalten ist dabei:

• Die detaillierte Kalenderansicht mit Auswahl des Teammitglieds
• Anzeige der Summe “freigegebener Urlaubstage”
• Anzeige der Summe “Urlaubstage verbleibend”

Tabellenblatt 3: Personaldaten

Die Personaldaten aller Mitarbeitenden beisammen zu halten, kann eine Herausforderung sein. In der tabellarischen Darstellung der Personizer Excel-Vorlage können die Informationen für bis zu 20 Angestellte eingetragen werden.

Eckdaten, die dabei hinterlegt werden können, sind:

• Vorname
• Name
• E-Mail-Adresse
• Urlaubsanspruch
• Resturlaub
• Team

Tabellenblatt 4: Einstellungen

Unter Einstellungen sind alle deutschlandweiten Feiertage im Jahr 2026 aufgeführt. Zudem kannst du hier die Unternehmensdaten hinterlegen:

• Startdatum
• Firmenname
• Teamnamen (max. 6)

Tabellenblatt 5: Hilfe

Während die Bearbeitung der Excel-Vorlage grundsätzlich leicht umzusetzen ist, beantworten wir dir in diesem Tabellenblatt eventuell aufkommende Fragen. Außerdem stellen wir hier eine Übersicht der weiterführenden Funktionen zum Online-Urlaubsplaner von Personizer zur Verfügung, sollte es doch demnächst online weitergehen!

Hier erklären wir:

• Erste Schritte mit der Excel-Vorlage
• Was bietet die Online-Version von Personizer?
• Was kostet der Online-Urlaubsplaner von Personizer?
• Was muss ich tun, um zur Online-Version von Personizer zu wechseln?
• Über Personizer

Die Unterschiede zum Online-Urlaubsplaner von Personizer

Der Excel-Urlaubsplaner bietet die Möglichkeit, die Urlaubsplanung übersichtlicher zu gestalten. Wenn du aber auch die Effizienz bei der Urlaubsplanung verbessern möchtest, solltest du den Online-Urlaubsplaner von Personizer verwenden. Damit verabschiedest du dich ein für alle Mal von Excel und erhältst das volle Paket an Funktionen für eine übersichtliche und stressfreie Urlaubsplanung im gesamten Unternehmen!

Das sind die Vorteile des cloudbasierten Urlaubsplaners von Personizer:

• Urlaub, Homeoffice und andere Abwesenheiten online eintragen und freigeben
• Krankmelden mit Upload der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung
• Eigene Abwesenheiten und alle Abwesenheiten des Teams auf einen Blick
• Benachrichtigungen bei Eintragung von Abwesenheiten und Krankmeldungen
• Alle Unternehmensabwesenheiten auf einem Blick im Dashboard
• Hinweise bei Überschneidungen mit Teammitgliedern
• Auswahl von Vertretungen
• Einstellbare Freigabeketten mit vorläufiger und endgültiger freigabeberechtigter Person
• Mehrere Unternehmen und Teams in einem Account
• Ferien und Feiertage aller Bundesländer
• Umfangreiche Rechteverwaltung
• Benutzerdefinierte Abwesenheitsarten
• Krankmelden und Ansicht von Krankmeldungen einstellbar
• Eintragen von Abwesenheiten für mehrere Teammitglieder auf einmal
• Export von Abwesenheiten in Excel
• Import von Benutzerdaten aus Excel
• iCal- und Outlook-Kalenderintegration
• Slack-Integration mit Bot zum Freigeben von Anträgen über Slack
• Mobile App
• API
• DSGVO-konform
• Kundensupport via Live-Chat und E-Mail

Mit dem Online-Urlaubsplaner von Personizer bietest du deinen Mitarbeitenden eine flexible Lösung für die Urlaubsplanung. Urlaube lassen sich in wenigen Klicks über den Browser oder die App von überall aus und zu jeder Zeit beantragen und von berechtigten Personen freigeben. Fehler, Überscheidungen und Frustration werden so vermieden.

Online Urlaubsplanung mit Personizer

Profitiere von grenzenloser Flexibilität mit der cloudbasierten Urlaubsplanung von Personizer. Jederzeit und überall über Web und App erreichbar.

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Urlaubsplaner

Abwesenheiten wie Urlaub, Krank­heit und Home­office können mit Personizer einfach online ver­waltet werden.

Zum Urlaubsplaner

Häufig gestellte Fragen

Hier findest du Antworten auf die wichtigsten Fragen. Falls du weitere Hilfe benötigst, kontaktiere gerne unseren Support.

Kann ich die Excel-Vorlage anpassen?

Ja, du kannst Formeln, Farben und Spalten anpassen. Die Vorlage ist so gestaltet, dass du sie flexibel erweitern kannst.
Wenn individuelle Anpassungen irgendwann zu viel Zeit kosten, lässt sich der Prozess in Personizer vollständig automatisieren.

Muss ich Excel weiter nutzen, wenn ich zu Personizer wechsle?

Nein, Personizer ersetzt Excel vollständig.
Alle Arbeitszeiten, Urlaubsanträge und Personalinfos laufen digital zusammen – ohne Tabellen-Chaos.

Wie viel Zeit kostet Excel vs. eine Software im Monat?

Excel wirkt auf den ersten Blick einfach – verursacht aber schnell mehrere Stunden Zusatzaufwand pro Monat, weil Zeiten manuell übertragen, Formeln geprüft und Fehler korrigiert werden müssen.
Eine digitale Lösung nimmt diese Arbeit ab: Zeiten werden direkt erfasst, Daten automatisch ausgewertet.
Mit Tools wie Personizer sparen Unternehmen oft mehrere Stunden im Monat, da keine manuelle Tabellenpflege mehr nötig ist.

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Homeoffice ist bei vielen Unternehmen auch weiterhin ein schwieriges Thema. Die Pandemie hat die Karten zwar neu gemischt, dennoch konnten nicht alle Zweifel an der Arbeit im Homeoffice genommen werden.

Einige Vorgesetzte fürchten dabei um die Produktivität ihrer Angestellten. Arbeitnehmende teilen diese Sorge, da sie nun ihren Arbeitsalltag autark gestalten müssen. Wie beide Seiten effektiv vom Homeoffice profitieren und wie das Arbeiten von zu Hause aus gelingt, verraten wir euch mit unseren folgenden 10 Tipps für mehr Produktivität im Homeoffice.

Der Freund, die Routine

Rituale sind im Homeoffice genauso wichtig, wie im normalen Arbeitsalltag. Eine gute Routine hilft dabei, die Produktivität aus dem Büro mit in das Homeoffice zu bringen. Die tägliche Fahrt zur Arbeit mit dem Rad macht dich wach? Dann drehe eine ähnlich große Runde morgens vor dem Homeoffice, um den Kopf freizubekommen. Du stehst zu einer bestimmten Uhrzeit auf und startest mit einer Tasse Kaffee in den Tag? Behalte diesen Rhythmus weiter bei.

Versuche deinen Alltag und die Pausenzeiten wie gewohnt einzuhalten. Diese Struktur beizubehalten, gibt dir ein Gefühl der Sicherheit und wirkt sich positiv auf die Produktivität im Homeoffice aus.

Probier’s mal ohne Gemütlichkeit

Klar, zu Hause ist es am schönsten. Und wohlfühlen sollst du dich auch, wenn du arbeitest. Das beweisen auch immer mehr Unternehmen mit gemütlich eingerichteten Büros. Allerdings kann das im eigenen Heim dazu verleiten, Produktivität zu verlieren. Das Homeoffice bietet viele Vorzüge für Angestellte, wenn es um Gemütlichkeit geht.

Vermeide am besten, im Homeoffice die gleichen Klamotten wie am Wochenende auf der Couch zu tragen. Das kann dein Gemüt in eine ähnlich träge Stimmung bringen, wie an den besagten Wochenenden. Erst am Ende eines Arbeitstages das Arbeitsoutfit gegen die Jogginghose zu tauschen kann helfen, die freie Zeit tatsächlich besser als solche wahrzunehmen und zu entspannen.

Ablenkungen minimieren

Je nachdem wie die Situation zu Hause gestaltet ist, ist ein Homeoffice mit mehr oder weniger Ablenkungen geschmückt. Wenn du dir den Hausstand mit anderen Personen teilst, ist Ablenkung vorprogrammiert. Grenzen setzen beugt Ablenkung vor.

Schalte den Fernseher und jegliche Streaming-Dienste aus. Sanftes Radio oder Musikstreaming können eine Atmosphäre im Homeoffice schaffen, die nicht zwingend von der Arbeit ablenkt. Suche dir ein separates Zimmer zum Arbeiten, falls du nicht allein wohnst.

Ein „Bitte nicht stören“-Schild wirkt zusätzlich Wunder und zeigt deutlich, dass Konzentration und Produktivität gefragt sind. Das minimiert die Gelegenheit deiner Mitbewohner:innen, dich bei der Arbeit im Homeoffice zu stören.

Arbeiten mit System

Viele Tipps für mehr Produktivität beinhalten Systeme, Listen und Tabellen. Das klingt im ersten Moment wenig spannend, aber Struktur ist für deine Produktivität enorm wichtig! Wer noch nie autark arbeiten und sich organisieren musste, der wird besonders von einem guten System profitieren.

Es gehört einiges an Selbstmanagement und Disziplin dazu, Arbeit in dem gleichen Umfang wie im Büro zu schaffen. Bemühe dich daher, direkt zu Beginn eine Routine zu entwickeln, die dich dabei unterstützt.

Fange mit einer einfachen To-do-Liste an und arbeite dich langsam vor. Du bist kein Fan von Listen? Dann plane dir ein Zeitfenster für jede größere Aufgabe in deinem Kalender ein. So vergisst du nichts und hast im selben Zuge deine Aufgaben zeitlich priorisiert. Mit einer guten Organisation kannst du langfristig deine Produktivität im Homeoffice wie auch im Büro steigern.

Nutze digitale Hilfsmittel

Dein Unternehmen nutzt bereits viele digitale Tools? Dann kannst du davon im Homeoffice besonders profitieren. Falls ihr in der digitalen Unternehmensstruktur noch etwas nachzuholen habt, dann lege bei deiner Recherche den Fokus auf webbasierte Tools! Diese lassen sich leicht auch im dezentralen Team etablieren und bringen dem Unternehmen und den Angestellten langfristig Vorteile.

Sei es ein Kommunikationstool wie Slack, das die Kommunikation im Team unterstützt oder ein webbasierter Urlaubsplaner für Mitarbeitende, der die Abwesenheiten im Team für alle transparent macht. Ein Tool für die Zeiterfassung hilft dir, mit nur wenigen Klicks deine Arbeits- und Pausenzeiten zu erfassen und so einen besseren Überblick über deine geleisteten Arbeitsstunden zu haben. Videokonferenzen lassen das Team auch auf Distanz zusammenrücken. Sie helfen, den Überblick über alle aktuellen Tätigkeiten und Projekte im Team zu behalten.

Digitale Tools und HR-Software erleichtern die Kommunikation im Team ungemein.

Zeit ist kostbar

Deine Zeit im Homeoffice ist genauso kostbar wie im Büro. Teile dir diese daher gut ein. Ein fester Zeitplan für verschiedene Aufgabengebiete hilft dabei, produktiv zu sein. Die bereits erwähnte Routine ermöglicht es, sich auf die Arbeit einzustellen. Aber auch im Team müssen gewisse Punkte abgesprochen und eingehalten werden.

Sei pünktlich, wenn morgens das Teamupdate über die Videokonferenz geplant ist. Stehen viele Telefonate am Vormittag an? Dann plane die tiefergehende Projektarbeit lieber für den Nachmittag. Die Zeit im Homeoffice wird am besten genauso genutzt, wie im Büro. Halte dich so fern möglich an die gleichen Zeiten, wie sie im Büro Standard sind.

Fang pünktlich an und halte dich auch an den Feierabend. So lässt sich leichter eine Grenze zwischen Arbeit und Freizeit ziehen.

Kinder und Homeoffice

In vielen Fällen sind die ablenkenden Mitbewohner:innen diejenigen, die am wenigsten für die Situation können. Wenn Kinder Teil der Homeoffice-Situation sind, gelten besondere Regeln.

Eine Routine für dich und deine Kinder hilft in diesem Falle. Eine Struktur, die klare Regeln von gemeinsamer Zeit und Arbeitszeit definiert, dient Kindern als Leitfaden. Kommuniziere außerdem im Team, dass Kinder Teil deines Alltags sind und sich das auf deine Situation im Homeoffice auswirken kann. Eine gute Absprache mit dem Team und auch den Kindern hilft allen Beteiligten produktiver zu sein.

Bewegung als Produktivitätskurbel

Sind wir im normalen Arbeitsalltag, bewegen wir uns viel mehr, als wir glauben. Allein die Strecke, die wir überwinden, um von zu Hause bis ins Büro zu kommen, schenkt uns einige Schritte am Tag. Dazu kommen Meetings, Besprechungen, die Mittags- und Kaffeepausen. Im Homeoffice fallen fast alle dieser kleinen Bewegungsgelegenheiten weg.

Dass unser Kreislauf und das Gehirn von stetiger Bewegung profitiert, ist kein Geheimnis. Bemühe dich daher, Bewegung fest in deinen Homeoffice-Alltag zu integrieren. Nutze Apps oder Fitnessuhren, die dich daran erinnern, dich zu bewegen und zu strecken. Stelle einen Wecker in deinem Handy, falls du eine aufdringlichere Aufforderung benötigst. Nutze Telefonate, um aufzustehen und ein bisschen zu gehen.

Wer zu viel sitzt, tut nicht nur seinem Rücken keinen Gefallen. Dein Kopf und dadurch auch deine Produktivität profitieren von guter Blutzirkulation.

Gönne deinen Augen eine Pause

Dein Herz-Kreislauf-System ist gut in Schwung? Dann schau doch ab und zu mal aus dem Fenster! Besonders, wenn wir ungestört im Homeoffice sind, verlieren wir uns gerne in Aufgaben und schauen stundenlang auf den Bildschirm. Das überanstrengt deine Augen nicht nur, sondern kann sich langfristig auf den Sehmuskel auswirken.

Es reicht schon, alle 20 Minuten den Blick vom Bildschirm zu heben und für zwanzig Sekunden in die Ferne zu schauen. Dadurch entspannen sich die Augenmuskeln und du vermeidest eine frühzeitige Erschöpfung. Auch Kopfschmerzen, die durch das künstliche Licht hervorgerufen werden können, wird so vorgebeugt.

Zeit für dich

Nun haben wir uns um Produktivität im Job, eventuelle Ablenkungen und um unseren Körper gekümmert. Unser letzter Homeoffice-Tipp beschäftigt sich mit der Zeit, die am Ende für jeden einzelnen bleibt.

Besonders in stressigen Zeiten vergessen wir häufig, uns Zeit für uns selbst zu nehmen und auf uns zu achten. Alle Tipps zur Produktivität im Homeoffice bringen nichts, wenn der Geist von zu viel Stress geplagt ist. Ein Spaziergang an der frischen Luft, eine Meditation, oder das Ausführen eines Hobbys zu Hause wirken dabei wahre Wunder.

Vergiss also in all deinen Regeln und der Routine nicht, auch Zeit für dich einzuplanen.

Häufig gestellte Fragen

Hier findest du Antworten auf die wichtigsten Fragen. Falls du weitere Hilfe benötigst, kontaktiere gerne unseren Support.

Welche Routinen helfen im Homeoffice am meisten?

Morgendliche Rituale wie Aufstehen zur gleichen Zeit, ein kurzer Spaziergang oder ein Kaffee helfen beim Start in den Tag. Auch feste Pausen, regelmäßige Erholungszeiten und ein strukturierter Feierabend stärken die Produktivität.

Wie vermeide ich Ablenkungen im Homeoffice?

Schaffe klare Regeln im Haushalt, nutze ein separates Arbeitszimmer, arbeite mit „Bitte nicht stören“-Signalen und schalte TV oder Social Media ab. Musik oder White Noise kann dagegen helfen, konzentrierter zu arbeiten.

Wie plane ich meinen Arbeitstag im Homeoffice effektiv?

Setze Prioritäten, arbeite mit To-do-Listen oder Zeitfenstern, plane Fokusphasen und Pausen ein. Eine klare Tagesstruktur verhindert Überforderung und unterstützt ein konstantes Arbeitstempo.

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Stress abbauen durch gutes Zeitmanagement

Oftmals fängt es schleichend an: Die To-do-Liste wird länger, im Kalender sind für die nächsten Tage keine Freiräume in Sicht und während du eigentlich schon im nächsten Meeting sitzen müsstest, findet der geschäftliche Anruf kein Ende.

Was am Ende des Tages nach endlos viel liegengebliebener Arbeit aussieht, ist oft gar nicht die Menge, die den Berg an offenen Aufgaben größer werden lässt, sondern ein fehlendes System.

Der Weg zu mehr Erfolg, Zufriedenheit und Gelassenheit im Job und in der Freizeit ist oft mit gelungenem Zeitmanagement gepflastert. Gutes Zeitmanagement zeichnet sich in erster Linie durch Maßnahmen aus, die dabei helfen, verfügbare Zeit effizient und optimal zu nutzen.

Obwohl es kein allgemeines Rezept zum perfekten Zeitmanagement gibt, so gibt es neben einigen Techniken, die den Berufsalltag erleichtern, auch praktische Tools, die dir helfen können, dein Zeitmanagement zu verbessern.

Tipp: Unterteile deine Aufgaben in Meilensteine

Was wäre der Berufsalltag ohne unerwartete Herausforderungen? Schnell zieht sich eine Aufgabe länger als gedacht, die Technik streikt oder ein Telefonat kommt dazwischen. Wenn dann ein Termin außerhalb der Arbeitszeit ansteht, beginnt das Chaos. Mit der richtigen Strategie ist das kein Grund zur Sorge.

Unser erster Tipp lautet daher: Splitte deine Aufgaben in mehrere Teilaufgaben, sogenannte „Meilensteine“. So bestreitest du Aufgaben in Etappen und bestimmst selbst, wann es Zeit für den nächsten Schritt ist.

Bei der Unterteilung von großen Aufgaben und Zielen in kleine Unterziele kannst du dich von Meilenstein zu Meilenstein hangeln und erreichst jedes Mal ein weiteres Ziel. So werden immer wieder kleine Glücksgefühle freigesetzt, wenn du den nächsten Punkt von deiner To-do-Liste streichen kannst. Scheue dich nicht davor, dich für getane Arbeit mit positiven Gefühlen zu belohnen.

Tipp: Definiere und priorisiere deine Aufgaben

Um die Zeit im Beruf sinnvoll und produktiv nutzen zu können, ist die richtige Planung unumgänglich. Für ein effizientes Zeitmanagement ist es daher von großer Bedeutung, ausstehende Aufgaben und Ziele erst einmal zu definieren sowie zu priorisieren, ehe es zur eigentlichen Umsetzung kommt. Die zeitliche Einplanung anstehender Aufgaben wird dir zu einer klaren Übersicht verhelfen. Das Motto dabei: „Was geplant ist, wird auch erledigt“.

Damit steht und fällt letztendlich ein produktiver Arbeitstag. Effiziente Einordnung und Organisation bringen nicht nur eine Struktur in den vollen Terminkalender, sondern auch deine Motivation wird dadurch steigen.

Konzentriere dich auf das Wichtigste und Dringlichste, so bietest du Zeitfressern wie sinnloser Detailarbeit und Ablenkungen keinen Platz mehr. Wer richtig vorarbeitet und strukturiert, kann mehr aus der Arbeitszeit herausholen.

Mithilfe deines Kalenders steuerst du deinen Workflow effizient und zeitsparend. Und das einfacher als gedacht – statt der ersten Blicke auf das Smartphone am Morgen solltest du deine Aufgaben und Termine in den Terminkalender eintragen. Ist die Tagesplanung schließlich erledigt, beginnt der Arbeitstag.

Tipp: Plane und nutze Pausen aktiv mithilfe der Pomodoro-Technik

Du verlierst beim Arbeiten schnell den Fokus und schweifst ab? Keine Sorge, damit gehörst du nicht zum Einzelfall. Viele Arbeitnehmenden kennen das Szenario: Eben die Mails checken, die Social-Media-Kanäle aktualisieren oder den neusten Blogartikel lesen.

Wenn du schnell den Fokus verlierst, können dir Techniken, wie die Pomodoro-Technik, helfen. Mit dieser kannst du deine Arbeitszeit effizient nutzen, ohne dabei die wichtigen Pausen zu vernachlässigen. Diese sind genauso essenziell wie die eigentliche Arbeit selbst, denn durch das Einbauen gezielter Pausen kannst du deine Motivation hochhalten.

Bei der Pomodoro-Technik geht es darum, den eigenen Arbeitstag in sogenannte Pomodoro und Pausen zu gliedern. Dabei umfasst ein Pomodoro 25 Minuten konzentriertes Arbeiten.

Nach Ablauf der Zeit gönnst du dir eine fünfminütige Pause, in der du machen kannst, was du möchtest: Kurz frische Luft schnappen, Nachrichten beantworten, Tagesupdates lesen – du hast freie Wahl. Wichtig ist lediglich, dass du die Pause nutzt, um einen freien Kopf zu bekommen.

Der Wechselvorgang zwischen Pomodoro und Pause wird insgesamt viermal wiederholt, ehe du dir eine längere Pause zwischen 15 und 30 Minuten gönnst. Finde selber heraus, welcher Rhythmus deiner Arbeitsweise am ehesten gerecht wird und optimiere diese, bis du zufrieden bist.

Tipp: Teilt Aufgaben untereinander auf

Niemand sollte an einem hektischen Arbeitstag auf sich allein gestellt sein. So lautet unser vierter Tipp: Teilt Aufgaben untereinander auf. So könnt ihr sicherstellen, dass niemand in seinen Aufgaben versinkt und jeder möglichst effizient arbeiten kann.

Darüber hinaus ist es nicht verboten, Aufgaben zu tauschen. Während ein Teammitglied vielleicht große Mühe hat, kreative Texte zu verfassen, widerstrebt es einer anderen Person vielleicht, Rechnungen zu erstellen. Dass verschiedene Aufgaben besser oder schlechter von der Hand gehen, ist völlig normal.

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Tipp: Nutze digitale Tools

Besonders hilfreich sind Tools sein, die dich dabei unterstützen, deine Zeit besser zu strukturieren und zu organisieren. Dabei musst du selbst herausfinden, welche Anwendung für dich am besten geeignet ist: Die einen nutzen lieber den Outlook-Kalender zur Planung, die anderen ganz klassisch Zettel und Stift.

Besonders effizient und praktisch sind digitale Tools, da diese zu jeder Zeit erreichbar und bearbeitbar sind. Zur Aufgabenplanung und -strukturierung können digitale Notizbücher wie Microsoft One Note eine große Hilfe sein. Du kannst hier schnell Notizen einfügen, Aufgaben planen, To-dos verfassen und diese einem Zeitraum zu sortieren.

Darüber hinaus können Zeiterfassungstools wie Personizer dir helfen, dein Zeitmanagement langfristig zu optimieren. Dank simpler Planung und Organisation behältst du zu jeder Zeit den Überblick über deine Arbeits- und Pausenzeiten und kannst dokumentieren, wie lange du für welche Aufgabe benötigst. Dies hilft dir zukünftig besser einzuschätzen, wofür du wie viel Zeit benötigst. So kannst du deine Zeitplanung optimieren und besser abschätzen, für welche Aufgabe du wie viel Zeit einplanen solltest.

Wie du siehst: Für das richtige Zeitmanagement gibt es nicht die eine Lösung. Wichtig ist, dass du selber ausprobierst, was dir hilft, deine Zeitplanung und -nutzung zu optimieren. Oftmals sind es ein paar einfache Tricks, die dir helfen, dein Zeitmanagement zu verbessern, damit du von einem produktiven Arbeitsalltag und einer sorglosen Freizeit profitieren kannst.

Häufig gestellte Fragen

Hier findest du Antworten auf die wichtigsten Fragen. Falls du weitere Hilfe benötigst, kontaktiere gerne unseren Support.

Wie kann ich im Team für besseres Zeitmanagement sorgen?

Aufgaben sollten gerecht verteilt, Stärken und Schwächen berücksichtigt und Aufgaben bei Bedarf getauscht werden. Transparente Kommunikation und gegenseitige Unterstützung verhindern Überforderung und fördern Produktivität.

Was tun, wenn ich mich bei der Arbeit leicht ablenken lasse?

Strikte Fokuszeiten, die Pomodoro-Technik, ausgeschaltete Benachrichtigungen und ein klarer Arbeitsplatz helfen. Zusätzlich können kurze, geplante Pausen den Drang reduzieren, zwischendurch das Handy zu checken.

Welche Zeitmanagement-Fehler sorgen oft für Stress?

Zu den häufigsten Fehlern gehören:
keine Prioritäten setzen,Multitasking,
zu wenige Pausen,
unstrukturierte To-do-Listen und
unrealistische Zeitplanung.

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