Im Folgenden werden viele Begriffe aus Gesetzestexten verwendet. Um den Gesetzeswortlaut nicht zu verändern, wird auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter.

Eine Mitarbeiterin kündigt und fordert plötzlich Urlaub aus vier Jahren zurück – über 90 Tage, die nie genommen wurden. Ein Buchungsfehler? Nein. Seit zwei Grundsatzurteilen des Bundesarbeitsgerichts von 2022 verfällt Urlaub nur noch dann, wenn du als Arbeitgeber vorher schriftlich darauf hingewiesen hast. Wer das über Jahre versäumt hat, sitzt auf einem Rückstau und zahlt ihn im Zweifel bei der Abrechnung. Wir zeigen dir, wann die Urlaubsverfall-Hinweispflicht für Arbeitgeber greift, was ein wirksamer Hinweis enthalten muss und wie du den Prozess im Betrieb dauerhaft aufsetzt.

Was bedeutet Urlaubsverfall und warum gilt er nicht automatisch?

Urlaub verfällt am Jahresende nur dann, wenn du die betroffene Person vorher individuell und nachweisbar aufgefordert hast, ihn zu nehmen. Bleibt dieser Hinweis aus, bleibt auch der Anspruch bestehen – theoretisch über Jahre.

Urlaubsverfall bezeichnet den Untergang eines Urlaubsanspruchs durch Zeitablauf. Er tritt ein, wenn Urlaub nicht innerhalb des Urlaubsjahres oder des zulässigen Übertragungszeitraums genommen wurde. So weit die Theorie aus dem Gesetzbuch. In der Praxis hat sich dieser Automatismus seit 2018 grundlegend verschoben.

Was § 7 Abs. 3 BUrlG vorgibt

Das Bundesurlaubsgesetz ist an dieser Stelle knapp. In § 7 Abs. 3 BUrlG heißt es wörtlich:

„Der Urlaub muß im laufenden Kalenderjahr gewährt und genommen werden. Eine Übertragung des Urlaubs auf das nächste Kalenderjahr ist nur statthaft, wenn dringende betriebliche oder in der Person des Arbeitnehmers liegende Gründe dies rechtfertigen. Im Fall der Übertragung muß der Urlaub in den ersten drei Monaten des folgenden Kalenderjahrs gewährt und genommen werden.“

Der Übertragungszeitraum endet also am 31. März des Folgejahres. Entscheidend ist der zweite Satz: Eine Übertragung setzt einen dringenden Grund voraus. Fehlt der, wäre der Urlaub nach dem reinen Gesetzeswortlaut zum 31. Dezember weg. Und genau hier hat die Rechtsprechung eine zusätzliche Bedingung eingezogen.

Was EuGH und BAG daraus gemacht haben

Der Europäische Gerichtshof hat 2018 im Fall Max-Planck-Gesellschaft (EuGH 06.11.2018 – C-684/16) entschieden, dass ein Arbeitnehmer erworbene Urlaubsansprüche nicht automatisch verliert, nur weil er keinen Urlaub beantragt hat. Der Arbeitgeber muss aktiv werden: auffordern und warnen. Rechtsgrundlage ist Art. 7 der Arbeitszeitrichtlinie 2003/88/EG und Art. 31 Abs. 2 der EU-Grundrechtecharta.

Vier Jahre später ging der EuGH noch einen Schritt weiter. Im Urteil vom 22.09.2022 (C-120/21) stellte er klar: Auch die dreijährige Verjährung greift nicht, solange der Arbeitgeber seiner Mitwirkungsobliegenheit nicht nachgekommen ist. Das Bundesarbeitsgericht hat diese Vorgabe umgehend auf deutsches Recht übertragen (BAG 20.12.2022 – 9 AZR 266/20). Wörtlich heißt es dort:

„Die Verjährung beginnt danach erst, wenn der Arbeitgeber seinen Mitwirkungsobliegenheiten bei der tatsächlichen Gewährung von Urlaub nachgekommen ist.“

Im Klartext: ohne Hinweis kein Verfall, und ohne Hinweis auch keine Verjährung. Der Anspruch liegt auf dem Konto, bis du reagierst.

Wann greift die Hinweispflicht und für wen gilt sie?

Die Hinweispflicht gilt praktisch für jeden Betrieb mit Angestellten. Sobald ein Mitarbeiter gesetzlichen Mindesturlaub nach dem Bundesurlaubsgesetz hat, entsteht mit dem Urlaubsanspruch auch deine Pflicht, rechtzeitig auf den drohenden Verfall hinzuweisen.

Die Hinweispflicht beim Urlaubsverfall ist die Obliegenheit des Arbeitgebers, Mitarbeitende individuell, konkret und nachweisbar auf noch offene Urlaubstage und den drohenden Verfall hinzuweisen. Ohne diesen Hinweis kann Urlaub weder verfallen noch verjähren. Eine Betriebsgröße, ab der die Pflicht erst gilt, gibt es nicht – sie beginnt bei der ersten angestellten Person.

Gilt die Pflicht auch für Urlaub aus Vorjahren?

Ja. Sie erstreckt sich auch auf Urlaubstage aus früheren Kalenderjahren, in denen du nicht hingewiesen hast. Das ist der Kern des Rückstau-Problems: Wer 2021, 2022 und 2023 keinen Hinweis verschickt hat, ist diese Ansprüche nicht losgeworden – sie sind alle noch da. Rückwirkend „reparieren“ lässt sich das nicht, indem du sie heute für erledigt erklärst. Nachholen kannst du nur den Hinweis für die Zukunft.

Sonderfall: langzeiterkrankte Mitarbeitende

Bei langer Krankheit gilt die Pflicht nur eingeschränkt. Das BAG hat den Fall am selben Tag mitentschieden (BAG 20.12.2022 – 9 AZR 245/19). Entscheidend ist, ob die Person im Urlaubsjahr überhaupt gearbeitet hat.

War jemand zumindest zeitweise arbeitsfähig, bevor er dauerhaft erkrankte, erlischt der in dieser Zeit erworbene Urlaub nach 15 Monaten nur dann, wenn du deiner Hinweispflicht nachgekommen bist. War die Person dagegen das ganze Jahr durchgehend arbeitsunfähig, gilt der 15-Monats-Verfall auch ohne Hinweis. Das BAG formuliert es so:

„War der Arbeitnehmer seit Beginn des Urlaubsjahres durchgehend bis zum 31. März des zweiten auf das Urlaubsjahr folgenden Kalenderjahres arbeitsunfähig bzw. voll erwerbsgemindert, verfällt der Urlaubsanspruch weiterhin nach Ablauf der 15 Monatsfrist unabhängig davon, ob der Arbeitgeber seinen Mitwirkungsobliegenheiten nachgekommen ist.“

Was muss ein rechtssicherer Hinweis enthalten?

Ein wirksamer Hinweis ist individuell, konkret und nachweisbar. Er nennt die genaue Zahl der noch offenen Urlaubstage, benennt die Frist, macht die Folge klar – Verfall – und fordert die Person aktiv auf, den Urlaub zu nehmen. Fehlt einer dieser Bausteine, kann der Hinweis unwirksam sein.

Die vier Pflichtbestandteile im Überblick

Das deckt sich mit dem, was das BAG verlangt. Zur Arbeitgeberpflicht heißt es im Urteil 9 AZR 266/20 wörtlich:

„Er muss ihn – erforderlichenfalls förmlich – dazu auffordern, seinen Urlaub zu nehmen, und ihm klar und rechtzeitig mitteilen, dass der Urlaub verfällt.“

Reicht eine E-Mail – oder muss es mehr sein?

Eine E-Mail reicht. Nach der arbeitsrechtlichen Fachliteratur sollte der Hinweis „aus Gründen der Nachweisbarkeit zumindest in Textform“ erfolgen (Haufe) – und diese Textform erfüllt eine E-Mail. Es braucht kein unterschriebenes Schreiben und keinen Einschreibebrief.

Der Knackpunkt ist nicht der Kanal, sondern der Nachweis. Die Beweislast liegt bei dir als Arbeitgeber. Kannst du im Streitfall nicht belegen, wann und mit welchem Inhalt du hingewiesen hast, stehst du so da, als hättest du gar nichts geschickt. Deshalb: E-Mail mit Lesebestätigung, eine dokumentierte Zustellung oder eine automatische Protokollierung im HR-System.

Kein pauschaler Hinweis im Arbeitsvertrag

Ein allgemeiner Satz im Arbeitsvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung genügt nicht. Der Hinweis muss für jede Person und jedes Urlaubsjahr einzeln erfolgen – mit der aktuellen Tagezahl. Eine einmal formulierte Standardklausel, die für alle und für immer gelten soll, erfüllt die Pflicht nicht.

Wann muss der Hinweis spätestens erfolgen?

Am besten zu Jahresbeginn. So früh, dass die Person den Urlaub realistisch noch nehmen kann – und nicht erst kurz vor knapp im Dezember, wenn 15 offene Tage in drei Wochen ohnehin nicht mehr unterzubringen sind.

Die arbeitsrechtliche Praxis empfiehlt, „die Unterrichtung so früh wie möglich, zumindest aber in der ersten Hälfte des Kalenderjahres durchzuführen“ (Haufe). Der Grund ist einfach: Ein Hinweis, der faktisch keine Chance mehr lässt, den Urlaub zu nehmen, erfüllt seinen Zweck nicht.

Zweimaliger Hinweis als Best Practice

Ein einziger Hinweis pro Jahr funktioniert, aber zwei sind sicherer. Die verbreitete Empfehlung: einmal zu Jahresbeginn mit allen offenen Tagen, einmal im Herbst als Erinnerung mit der dann aktuellen Resttagezahl. Der erste Durchgang deckt auch übertragene Altbestände ab, der zweite fängt die Fälle, in denen bis zum Herbst wenig passiert ist. Wie eine strukturierte Urlaubsplanung im Unternehmen diesen Rhythmus stützen kann, findest du in unserem gesonderten Leitfaden.

Was passiert, wenn der Hinweis zu spät oder gar nicht kommt?

Dann verfällt der Urlaub nicht. Die dreijährige Verjährungsfrist beginnt nicht zu laufen. Und bei einer Kündigung wird der gesamte offene Urlaub abgeltungspflichtig – auch der aus mehreren Vorjahren. Genau dieser Fall summiert sich zu Beträgen, die niemand eingeplant hat. Wie viel das sein kann, rechnen wir weiter unten durch.

Wie dokumentiere ich die Hinweise rechtssicher?

Die Beweislast liegt beim Arbeitgeber. Wer im Streitfall nicht nachweisen kann, wann und mit welchem Inhalt er hingewiesen hat, verliert – auch wenn er den Hinweis tatsächlich verschickt hat. Ein Hinweis ohne Nachweis ist im Zweifel keiner.

Das ist bürokratisch, keine Frage. Aber es ist der Teil, an dem die meisten Betriebe scheitern: Der Hinweis geht raus und wird dann nicht sauber abgelegt. Zwei Jahre später fehlt der Beleg.

Checkliste: Hinweis-Dokumentation im Betrieb

• Hinweis-Datum protokollieren – wann genau ging der Hinweis raus?
• Inhalt archivieren – die konkrete E-Mail oder Textdatei mit der genannten Tagezahl aufbewahren
• Zustellung sichern – Empfangsbestätigung, Lesebestätigung oder technische Zustellprotokollierung
• Getrennt ablegen – für jede Person und jedes Urlaubsjahr einzeln, nicht als Sammel-PDF
• Lange genug aufbewahren – mindestens bis das Ende des jeweiligen Verjährungszeitraums sicher überschritten ist

Wer sich mit den Dokumentationspflichten im Arbeitsverhältnis grundsätzlich schwertut, findet in unserem Beitrag zu den Dokumentationspflichten bei der Arbeitszeiterfassung den größeren Rahmen dazu.

So setzt ihr die Hinweispflicht dauerhaft um

Ein einmaliger Hinweis reicht nicht. Du brauchst einen festen Prozess, der sich jedes Jahr wiederholt und für alle Mitarbeitenden lückenlos dokumentiert ist. Sonst rutscht in einem hektischen Jahr genau die eine Person durch, die später kündigt.

Schritt für Schritt: der Jahresrhythmus für HR

1. Januar: Urlaubsstand für alle Mitarbeitenden abrufen – inklusive übertragener Resttage aus dem Vorjahr.
2. Januar/Februar: Individuelle Hinweis-E-Mails versenden. Pro Person: Resttagezahl, Frist, Konsequenz, Aufforderung.
3. Herbst (etwa Oktober): Erinnerung mit dem dann aktuellen Resttage-Stand.
4. Dezember: Kurz-Check – wer hat noch offene Tage, und ist der Hinweis dokumentiert?
5. Laufend: Jeden Hinweis protokolliert ablegen, getrennt nach Person und Jahr.

Und ganz ehrlich: Ein Tool nimmt dir die Pflicht nicht ab. Den Hinweis musst du inhaltlich verantworten, und ob er im Einzelfall wirksam ist, entscheidet nicht die Software. Was ein System leisten kann, ist die fehleranfällige Handarbeit zu reduzieren – den Urlaubsstand pro Person bereitstellen, damit du die richtige Zahl in den Hinweis schreibst.

Was droht bei versäumter Hinweispflicht?

Wer nie hingewiesen hat, sitzt auf einem Rückstau offener Urlaubsansprüche, die weder verfallen noch verjähren. Bei einer Kündigung müssen sie in voller Höhe abgegolten werden – nach § 7 Abs. 4 BUrlG: „Kann der Urlaub wegen Beendigung des Arbeitsverhältnisses ganz oder teilweise nicht mehr gewährt werden, so ist er abzugelten.“

Der Rückstau-Effekt in Zahlen

Ein Rechenbeispiel zur Illustration – die konkreten Zahlen sind fiktiv, die Formel stimmt.

Bei drei solchen Fällen im Team reden wir über eine fünfstellige Summe, die niemand auf dem Schirm hatte. Das ist der teure Teil der versäumten Hinweispflicht: Sichtbar wird er erst, wenn jemand geht.

Fazit: Hinweispflicht

Wer die Hinweispflicht einmal im Jahr sauber abarbeitet und dokumentiert, macht aus einem offenen Haftungsrisiko eine kalkulierbare Routine. Die Rechtslage ist seit den Urteilen von 2022 eindeutig, und sie liegt in deiner Hand: kein Hinweis bedeutet kein Verfall – und im Zweifel eine Rechnung, die bei der nächsten Kündigung fällig wird. Zwei individuelle Hinweise pro Jahr sind wenig Aufwand, gemessen an dem, was ein jahrelang gewachsener Rückstau kosten kann.

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Mit der Urlaubsplanung von Personizer rufst du den aktuellen Urlaubsstand pro Person ab, statt ihn aus verstreuten Tabellen zusammenzusuchen. Das macht den jährlichen Hinweis-Prozess planbar und den Rückstau früh sichtbar.

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Häufig gestellte Fragen

Hier findest du Antworten auf die wichtigsten Fragen. Falls du weitere Hilfe benötigst, kontaktiere gerne unseren Support.

Was ist die Hinweispflicht beim Urlaubsverfall?

Die Hinweispflicht verpflichtet Arbeitgebende dazu, Mitarbeitende individuell und nachweisbar darauf hinzuweisen, dass noch offene Urlaubstage bis zum Jahresende – bei Übertragung bis zum 31. März des Folgejahres – genommen werden müssen und der Urlaub andernfalls verfällt. Ohne diesen Hinweis verfällt der Urlaubsanspruch nicht und verjährt auch nicht. Das hat das Bundesarbeitsgericht am 20. Dezember 2022 (9 AZR 266/20) klargestellt.

Reicht ein allgemeiner Hinweis im Arbeitsvertrag?

Nein. Ein pauschaler Hinweis im Arbeitsvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung genügt nicht. Der Hinweis muss für jede Person und jedes Urlaubsjahr einzeln erfolgen – mit der konkreten Anzahl der noch offenen Urlaubstage, der geltenden Frist und der ausdrücklichen Aufforderung, den Urlaub zu nehmen.

Was passiert, wenn Arbeitgebende die Hinweispflicht nicht erfüllen?

Der Urlaubsanspruch verfällt nicht, und die dreijährige Verjährungsfrist beginnt nicht zu laufen. Tritt eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter aus dem Unternehmen aus, müssen alle nicht genommenen Urlaubstage abgegolten werden – auch die aus mehreren Vorjahren. Je nach Dauer der Betriebszugehörigkeit und Höhe des Lohns können sich dabei erhebliche Beträge ansammeln.

Gilt die Hinweispflicht auch für langzeiterkrankte Mitarbeitende?

Nur eingeschränkt. Wer das gesamte Urlaubsjahr durchgehend arbeitsunfähig war, muss nicht hingewiesen werden – hier gilt der gesonderte 15-Monats-Verfall. War eine Person hingegen zumindest einen Teil des Jahres arbeitsfähig, bevor sie erkrankte, besteht die Hinweispflicht für diesen Zeitraum. Das hat das BAG mit Urteil vom 20. Dezember 2022 (9 AZR 245/19) präzisiert.

Ab wann läuft die Verjährungsfrist für Urlaubsansprüche?

Die dreijährige Verjährungsfrist beginnt erst am Ende des Jahres, in dem der Arbeitgeber korrekt und individuell auf den drohenden Urlaubsverfall hingewiesen hat – nicht automatisch mit dem Jahresende des Entstehungsjahres. Das ist die zentrale Aussage des BAG-Urteils vom 20. Dezember 2022 (9 AZR 266/20). Wer 2022 nicht hingewiesen hat, läuft 2026 nicht in eine automatische Verjährung.

Wie setze ich die Hinweispflicht praktisch um?

Der sicherste Weg ist ein fester Jahresrhythmus: zu Jahresbeginn alle Mitarbeitenden individuell per E-Mail informieren (Resttage, Frist, Konsequenz, Aufforderung), im Herbst eine Erinnerung nachschieben. Beides muss protokolliert und archiviert sein, weil die Beweislast beim Arbeitgeber liegt. Eine HR-Software wie Personizer zeigt den Resturlaub jeder Person und liefert damit die Grundlage für die individuellen Hinweise – ein Ersatz für den Hinweis selbst ist sie nicht, aber sie macht den Prozess deutlich weniger fehleranfällig.

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Übersicht der Feiertage in 2026

Einen Grund zur Freude haben Arbeitnehmende im nächsten Jahr: 2026 hält eine Menge Brückentage bereit und viele davon fallen auf einen Wochentag. Diese können, wenn sie sinnvoll genutzt werden, den Urlaub um ein gutes Stück verlängern. Abseits der eigenen Planungen gibt es jedoch auch noch die der anderen Teammitglieder, die nicht selten sehr ähnlich ausfallen.

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Nun stellt sich die Frage: Wie holst du am meisten aus deinem Jahresurlaub 2026 heraus? Wir zeigen dir, wie du mit Hilfe von Brückentagen deinen Jahresurlaub mehr als verdoppeln kannst.

Durchschnittlich bekommen deutsche Beschäftigte 28,9 Urlaubstage im Jahr zur Verfügung gestellt. Und die wollen natürlich sinnvoll eingesetzt werden.

Umso schöner, dass das Jahr 2026 für die meisten Deutschen so einige Brückentage bereithält. Dies ermöglicht dir im April zum Beispiel, dass du 16 Tage frei hast und hierfür lediglich 8 Urlaubstage benötigst.

Die Tabelle gibt dir einen Überblick, mit welchen Feiertagen du im Jahr 2026 rechnen kannst:  

Je nach Bundesland gibt es mal mehr und mal weniger Möglichkeiten, sich den Jahresurlaub für 2026 großzügig auszulegen. Wer in den süddeutschen Bundesländern wohnt, kann sich auf einige Feiertage mehr freuen. Dementsprechend gibt es dort auch vielfältigere Möglichkeiten, den Urlaub geschickt zu verlängern.

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Das sind die Brückentage 2026

Doch wie kannst du jetzt konkret das Beste aus deinen Urlaubstagen rausholen? Wahrscheinlich hast du auch neben deinem Urlaubskontingent und den verfügbaren Feiertagen deine persönlichen Präferenzen, welche Feiertage oder Urlaubszeiten dir besonders wichtig sind.

3-Tage Wochenenden in 2026

Falls du mehr Wert auf verlängerte Wochenenden ohne Urlaubstage legst, kannst du dir diese Daten für 2026 vormerken:

• Karfreitag (Freitag, 03. April)
• Ostermontag (Montag, 06. April)
• Tag der Arbeit (Freitag, 01. Mai)
• Pfingstmontag (Montag, 25. Mai)

So kommt das gesamte Team ohne Stress und Streit automatisch an ein verlängertes Wochenende.

4-Tage Wochenenden durch Brückentage 2026

Das Jahr 2026 meint es gut: Insgesamt fallen vier Feiertage auf einen Donnerstag oder Dienstag, sodass ein verlängertes 4-Tage-Wochenende möglich ist, für das du jeweils nur einen Urlaubstag benötigst.

• Neujahr (Donnerstag, 01. Januar)
• Heilige drei Könige (Dienstag, 06. Januar)
• Christi Himmelfahrt (Donnerstag, 14. Mai)
• Fronleichnam (Donnerstag, 04. Juni)

So nutzt du die Brückentage für lange Urlaube in 2026

Januar: Neujahr und Heilige drei Könige 2026

Durch den ersten Feiertag im neuen Jahr, der auf ein Donnerstag fällt, kannst du dir mit einem Urlaubstag 4 freie Tage am Stück ergattern.

Die drei Bundesländer Baden-Württemberg, Bayern und Sachsen-Anhalt können sich über einen Feiertag mehr freuen. Insgesamt können hier 6 freie Tage mit nur 2 Urlaubstagen rausgeholt werden.

April: Osterfeiertage 2026

Du könntest dir für Ostern 2026 die 4 Werktage vor Karfreitag und 4 Werktage nach Ostermontag freinehmen. Mit 8 Urlaubstagen hast du insgesamt 16 freie Tage. Wer sich allerdings von den Schulferien distanzieren möchte, wählt lieber eine andere Option für die Brückentage – die Osterfeiertage stecken nämlich mit den Brückentagen genau drin!

Mai: Tag der Arbeit und Christi Himmelfahrt 2026

Der Tag der Arbeit fällt 2026 auf einen Freitag. Du kannst dich somit auf ein verlängertes Wochenende freuen!

Der Himmelfahrts-Feiertag liegt wie immer auf einem Donnerstag. Das bedeutet für dich, dass du bei Beantragung von 4 Urlaubstagen ganze 9 Tage freibekommst.

Mit 9 Urlaubstagen kannst du sogar 17 freie Tage am Stück genießen! Beantrage hierfür Urlaub vom 11.05.26 bis zum 22.05.2026.

Juni: Fronleichnam 2026

Fronleichnam fällt 2026 auf einen Donnerstag und ermöglicht einigen 4 freie Tage mit nur einem Urlaubstag.

November: Buß- und Bettag 2026

Der Buß- und Bettag ist für das Bundesland Sachsen bestimmt. Mit nur 4 Urlaubstagen können insgesamt 9 freie Tage rausgeholt werden.

Dezember: 1. und 2. Weihnachtstag 2026

Dieses Jahr können Arbeitnehmende sich über ein langes Wochenende freuen. Wenn du die Weihnachtsfeiertage mit deinen Liebsten genießen oder vielleicht sogar in den Skirurlaub fahren möchtest, kannst du dir mit nur 8 Urlaubstagen satte 16 freie Tage ermöglichen.

Urlaubsplanung – rechtliche Grenzen?

Urlaub nehmen sollte ein Kinderspiel sein, vor allem wenn es nur um die einzelnen Brückentage geht. Grundsätzlich sind deiner Urlaubsplanung 2026 auch keine Grenzen gesetzt. Alle Urlaubswünsche dürfen zunächst beantragt werden. Allerdings heißt das nicht, dass diese uneingeschränkt freigegeben werden.

Zuerst die gute Nachricht: Die Verantwortlichen im Unternehmen müssen deine Wünsche grundsätzlich bei der Urlaubsplanung beachten. Das ist durch das Mindesturlaubsgesetz für Arbeitnehmende durch §7 Abs. 1 des Bundesurlaubsgesetzes gewährleistet:

„(1) Bei der zeitlichen Festlegung des Urlaubs sind die Urlaubswünsche des Arbeitnehmenden zu berücksichtigen, es sei denn, dass ihrer Berücksichtigung dringende betriebliche Belange oder Urlaubswünsche anderer Arbeitnehmenden, die unter sozialen Gesichtspunkten den Vorrang verdienen, entgegenstehen. Der Urlaub ist zu gewähren, wenn der Arbeitnehmenden dies im Anschluss an eine Maßnahme der medizinischen Vorsorge oder Rehabilitation verlangt.“

Betriebliche Hindernisse bei der Urlaubsplanung

Wenn allerdings ein wichtiges Projekt ansteht oder ein Teammitglied krank wird, können Urlaubswünsche abgelehnt werden. In manchen Fällen werden auch Betriebsferien angeordnet. Dies ist ein bestimmter Zeitraum, in dem alle Mitarbeitenden Urlaub nehmen müssen.

Ein weiterer Stolperstein an beliebten Brückentagen ist, dass die Leitungsperson die sozialen Aspekte zur Gewährung der Urlaubswünsche nutzt. Es kann also sein, dass Elternteilen der Brückentag eher gewährt wird, weil es sich mit den Ferien der Kinder überschneidet. Oder Brückentage werden unter den Mitarbeitenden aufgeteilt. So wird vermieden, dass zu viele Arbeitskräfte in einem bestimmten Zeitraum fehlen.

Je nach Betrieb kann es außerdem die interne Verpflichtung geben, dass schon am Anfang des Jahres die komplette Urlaubsplanung der Mitarbeitenden stehen muss. Dies ist allerdings individuell geregelt und nicht gesetzlich festgelegt.

Tipps für eine faire Verteilung der Brückentage

Die klassische Methode zum Festlegen von Urlaubszeiten ist die interne Absprache. Je nach Teamgröße ist das mal einfacher, mal ist es komplizierter. Falls es gelingt, ist jedoch sichergestellt, dass alle mit dem Urlaub zufrieden sind. Erst danach werden die Anträge bei der Personalabteilung eingereicht.

Der Führungskraft sollte jedoch bewusst sein, dass sie in diesem Fall ein gutes Stück an Verantwortung abgibt. Dies ist nicht unbedingt immer der richtige Weg. Zudem gibt es Teammitglieder, die klare Ansagen brauchen und solche, die eben gerne selbstverantwortlich agieren. Durch eine Urlaubsplanungssoftware wie beispielsweise Personizer, bleiben solche Absprachen übersichtlich.

Zudem können auch soziale Umstände ein Faktor für die Gewährung von Urlaubstagen sein. Zu den sozialen Gründen zählen nicht nur die Schulpflicht der Kinder und die Berufstätigkeit des Ehepartners. Auch die Dauer der Betriebszugehörigkeit oder Krankheiten können eine Rolle spielen. Fraglich ist dabei, ob diese Regelung immer fair erscheint. Es ist daher sinnvoll, nach anderen Systemen Ausschau zu halten.

Wer alle Teammitglieder gleich behandeln möchte, kann das rollierende System verwenden. Dafür muss das Kollegium allerdings längerfristig im Unternehmen beschäftigt sein. Auf diese Weise würdest du zum Beispiel alle drei Jahre über Himmelfahrt Urlaub nehmen können.

Aber auch dieses System hat seine Vor- und Nachteile: Einigen sind die Urlaubstage um Ostern herum egal, andere zählen im Gegenzug auf diese Osterpause. Dieses System mag auf den ersten Blick sehr fair erscheinen, doch es ist nicht effizient.

Da aber nicht jeder im Team das Rotationssystem zu schätzen weiß, gibt es beinahe so wie früher in der Kindheit, die Möglichkeit des Losverfahrens. Allerdings sollten auch hier zuvor alle Mitarbeitenden zugestimmt haben, ansonsten führen manch ausgeloste Tage doch zu Unmut.

Sinnvolle Urlaubsplanung im Unternehmen

Grundsätzlich gilt, dass der Urlaub rechtzeitig und vorausschauend geplant werden sollte. In Hinblick auf die Brückentage gibt es die Möglichkeit, zu rotieren oder abwechselnd den Urlaub freizugeben. Ansonsten lohnt es ebenfalls, sich vorher gemeinsam zusammenzusetzen und zu überlegen, wie die Tage umsetzbar sind. Auf diese Weise fühlt sich niemand benachteiligt.

Um schon direkt einen Ausblick auf das folgende Jahr zu haben, ist ein digitaler Abwesenheitskalender von Vorteil. Dieser bietet dir immer einen direkten Überblick über deinen eigenen Urlaub und den der Kollegschaft. Diese einfache, transparente Möglichkeit lässt keine Überraschungen zu. Jedes Teammitglied kann sich damit innerlich auf die Thematik einstellen.

Die HR-Software Personizer hilft dir und deinem Team dabei, einen guten Überblick über die Urlaubsplanung zu bekommen. Dabei ist die Chance recht hoch, dass auch die Beantragung im gesamten Team harmonisch ausfällt.

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Häufig gestellte Fragen

Hier findest du Antworten auf die wichtigsten Fragen. Falls du weitere Hilfe benötigst, kontaktiere gerne unseren Support.

Wie kann ich im Jahr 2026 meinen Urlaub maximieren?

Am effektivsten planst du rund um:
–Ostern (16 freie Tage mit 8 Urlaubstagen)
–Christi Himmelfahrt (17 freie Tage mit 9 Urlaubstagen)
–Weihnachten (16 freie Tage mit 8 Urlaubstagen)

Wer zusätzlich die regionalen Feiertage nutzt, kann sogar noch mehr herausholen.

Welche Feiertage fallen 2026 auf ein Wochenende?

Einige Feiertage wie der Tag der Deutschen Einheit oder Mariä Himmelfahrt fallen 2026 auf einen Samstag – diese bieten keine Brückentage, aber beeinflussen ggf. die Arbeitsplanung.

Wie viele Brückentage bietet das Jahr 2026?

2026 bietet besonders viele Brückentage, da mehrere Feiertage auf Dienstag oder Donnerstag fallen. Mit geschickter Planung lassen sich freie Tage sogar mehr als verdoppeln – z. B. 16 freie Tage über Ostern mit nur 8 Urlaubstagen.

Hast du weitere Fragen?

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Wie viel Urlaub steht mir zu?

Wer eine neue Stelle in einem Unternehmen antritt, hat es oft nicht leicht. Hat man die Eingewöhnungszeit aber hinter sich und ist mit der neuen Kollegenschaft bereits per Du, so gilt die erste Hürde als überwunden.

Doch die zweite folgt prompt beim Anblick des Kalenders. Stichwort: Urlaub. Denn wer neu im Unternehmen ist, der darf noch nicht den vollen Jahresurlaub ausschöpfen. Doch wann genau steht es der Arbeitskraft zu, den vollen Jahresurlaub zu beantragen? Und wie berechnet sich der Teilurlaub?

Urlaubsanspruch und Wartezeit im neuen Job

Die Vorfreude auf den Urlaub ist bei allen Mitarbeitenden gleich. Unabhängig davon, ob man gerade erst neu im Unternehmen ist oder als alteingesessener Hase die Urlaubsplanung bereits vor Ende des aktuellen Kalenderjahres plant.

Allerdings wird die erste Gruppe in ihrer freien Wahl der Urlaubszeit gehindert. Beim Start in das neue Arbeitsverhältnis gilt grundsätzlich eine sechsmonatige Wartezeit. Fängt ein:e Mitarbeiter:in am 1. Februar an, so besteht erst am 1. August Anspruch auf den vollen Jahresurlaub.

Wer also weniger als sechs Monate lang in einem Unternehmen beschäftigt ist, der hat noch nicht den vollen Urlaubsanspruch erworben. Hier ist die Rede von der Wartezeit gemäß § 4 des Bundesurlaubsgesetzes (BUrlG).

Teilurlaub und das Bundesurlaubsgesetz

Es besteht allerdings Anspruch auf den sogenannten Teilurlaub, der in § 5 BUrlG geregelt wird. Dies greift auch dann, wenn die beschäftigte Person vor erfüllter Wartezeit aus dem Arbeitsverhältnis ausscheidet. Wurde dieser zustehende Teilurlaub zu dem Zeitpunkt des Ausscheidens genutzt, so kann das dafür gezahlte Urlaubsentgelt nicht zurückgefordert werden.

Darf der Neuzugang also zusammenfassend in den ersten sechs Monaten keinen Urlaub nehmen und ist auf die Gnade der Führungskraft angewiesen? Nein, denn gesetzlich wird ein Teilurlaub von ein Zwölftel pro vollem Beschäftigungsmonat gewährt.

Mindesturlaub: Wie viele Urlaubstage stehen mir zu?

Die Legislative sieht zur Zeit vor, dass ein Unternehmen seinen Angestellten mindestens 24 Werktage bezahlten Urlaub erfüllt. Genauer beschreibt es § 3 im Bundesurlaubsgesetz:

• Der Urlaub beträgt jährlich mindestens 24 Werktage.
• Als Werktage gelten alle Kalendertage, die nicht Sonn- oder gesetzliche Feiertage sind.

Erkennt das Unternehmen diese Regeln an, so steht rechtlich gesehen bei 24 Werktagen der Arbeitskraft vier volle Wochen Urlaub im Jahr zu. Denn Samstage gelten laut dem Bundesurlaubsgesetz nicht als Werktage. Entsprechend liegt bei einer 5-Tage-Woche der Urlaubsanspruch nur bei 20 Tagen, was in dieser Rechnung dann ebenfalls vier vollen Wochen entspricht. Allerdings ist es dem Unternehmen freigestellt, entweder über den Arbeitsvertrag direkt oder durch Tarifverträge, über den festgelegten Mindesturlaub hinaus mehr Urlaub zu gewähren.

Urlaubsanspruch bei Kündigung

Bei einer Kündigung ist für die Berechnung des Teilurlaubs wichtig zu wissen, wann die beschäftigte Person ausscheidet. Der Urlaubsanspruch hängt davon ab, ob sich der letzte Arbeitstag der angestellten Person in der ersten oder zweiten Jahreshälfte befindet. Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses bis einschließlich 30. Juni steht der beschäftigten Person ein Zwölftel des Jahresurlaubs für jeden vollen Beschäftigungsmonat zu.

Durch die Rundungsregel reguliert sich dann dein Urlaubsanspruch für das gesamte Kalenderjahr auf insgesamt 9 Urlaubstage. Anders sieht es allerdings aus, wenn du erst nach dem 1. Juli eines Kalenderjahres kündigst. In diesem Fall findet die Zwölftel-Regelung keine Anwendung. Du hast Anspruch auf den vollen gesetzlichen Mindesturlaub.

Einzelvertragliche Regelungenentscheiden darüber, ob vereinbarter Zusatzurlaub angerechnet werden kann. Es kommt auch vor, dass Unternehmen eine Regelung in den Vertrag aufnehmen, die sich negativ auf den Urlaubsanspruch auswirkt. Dieser Regelung nach haben Mitarbeitende, die kündigen, nur einen Teilurlaubsanspruch.

Eine solche „pro rata temporis“-Klausel (lat. zeitanteilig) ist allerdings bedingt durch das Günstigkeitsprinzip.  Das heißt im Klartext: Wenn das Unternehmen die Zwölftel-Regelung in Verbindung mit dem gesetzlichen Mindesturlaub anwendet, so darf die Regel nicht dazu führen, dass bei einer Kündigung der gesetzliche Mindestanspruch unterschritten wird.

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Wartezeit mit einem Jobwechsel abkürzen?

Unmut über die Wartezeit führt im seltensten Fall zum Jobwechsel. Wer glaubt, dass der Wechsel einen Vorteil bringt, liegt falsch. Dieser Weg lässt sich nicht abkürzen. Beendet man sein erstes Arbeitsverhältnis und beginnt ein neues im zweiten Halbjahr, umgeht man die Wartezeit nicht. Für jedes Arbeitsverhältnis ist der Urlaubsanspruch getrennt zu ermitteln.

Eine Ausnahme sieht das Bundesarbeitsgericht (BAG) nur, wenn das weitere Arbeitsverhältnis nur für eine kurze Zeit (z. B. ein arbeitsfreier Sonntag) unterbrochen wird. In diesem Fall können die aufeinanderfolgenden Arbeitsverhältnisse als Einheit betrachtet werden. Vorausgesetzt die Begründung des weiteren Arbeitsverhältnisses wurde bereits während der Laufzeit des vorigen vereinbart.

Urlaubsanspruch bei Teilzeit

Wer denkt, der Anspruch auf Urlaub unterscheidet sich nach Voll- oder Teilzeit, der irrt. Das Bundesurlaubsgesetzbestimmt: Teilzeitarbeitende haben den gleichen Urlaubsanspruch wie Mitarbeitende in Vollzeit. Denn wichtig sind bei der Berechnung nicht die Arbeitsstunden, sondern die geleisteten Arbeitstage.

Arbeitet ein Teammitglied also jeden Werktag in der Woche, trotz verkürzter Stundenanzahl, besteht der gleiche Urlaubsanspruch wie in Vollzeit. Dieser Anspruch reduziert sich erst, wenn die Werktage, an denen gearbeitet wird, verringert werden.

Berechnung Urlaubsanspruch bei Teilzeit

Doch wie berechnet man den Urlaubsanspruch bei Teilzeit? Es gilt eine einfache Formel: Die vereinbarten Urlaubstage geteilt durch die Anzahl der Werktage, die das Unternehmen führt, multipliziert mit den darin geleisteten Werktagen der Arbeitskraft in Teilzeit.

Achtung: Wenn sich bei der Berechnung ein Bruchteil von Urlaubstagen ergibt, der die 0,5 Schwelle erreicht und überschreitet, so muss auf einen vollen Urlaubstag aufgerundet werden.

In diesem Rechenbeispiel muss abgerundet werden, die Teilzeitkraft hat also Anspruch auf 21 Tage bezahlten Urlaub.

Resturlaub in das nächste Kalenderjahr mitnehmen

Manchmal kommt es auch vor, dass Beschäftigte ihren Urlaubsanspruch nicht geltend machen. Projekte, die gewisse Aufmerksamkeit und Zeitaufwand benötigen halten manchen davon ab, ausgiebig den Erholungsurlaub zu nutzen. Aber auch private Gründe spielen in die Entscheidung rein. Ein größeres Event im nächsten Jahr braucht mehr freie Zeit, als der vertragliche oder gesetzliche Urlaubsanspruch erlaubt?

In einem solchen Fall entscheiden sich Mitarbeitende gerne dazu, den Resturlaub mit in das nächste Kalenderjahr zu übertragen. Was die Bedingungen für die Übertragung sind, entscheidet das Bundesurlaubsgesetz im § 7 Abs. 3 BurlG. Zusammengefasst steht dort zu den Themen Zeitpunkt, Übertragung und Abgeltung des Urlaubs:

• Die Urlaubswünsche des Teammitglieds mit Blick auf die zeitliche Festlegung sind zu berücksichtigen. Ausnahme: dringende betriebliche Belange oder Urlaubswünsche anderer Mitarbeitenden, die unter sozialen Gesichtspunkten den Vorrang verdienen.
• Im Anschluss an eine Maßnahme der medizinischen Vorsorge oder Rehabilitation muss dem Teammitglied der Urlaub ebenfalls gewährt werden.
• Der Urlaub ist zusammenhängend zu gewähren. Ausnahme: dringende betriebliche Gründe oder private Gründe der Arbeitskraft, die eine Teilung des Urlaubs erforderlich machen. Verhindern solche Gründe einen zusammenhängenden Urlaub und hat die Arbeitskraft Anspruch auf Urlaub von mehr als zwölf Werktagen, so muss einer der Urlaubsteile mindestens zwölf aufeinanderfolgende Werktage umfassen.
• Der Urlaub muss im laufenden Kalenderjahr gewährt und genommen werden. Im Fall der Übertragung muss der Urlaub in den ersten drei Monaten des folgenden Kalenderjahrs gewährt und genommen werden. Auf Verlangen der Arbeitskraft ist ein nach § 5 Abs. 1 Buchstabe a entstehender Teilurlaub jedoch auf das nächste Kalenderjahr zu übertragen.
• Kann der Urlaub wegen Beendigung des Arbeitsverhältnisses ganz oder teilweise nicht mehr gewährt werden, so ist er abzugelten.

Betriebliche und persönliche Gründe für die Übertragung von Urlaub

Unter dringend betrieblichen Gründen versteht man beispielsweise eine besondere Auftragslage. Auch saisonale Events und Ereignisse, die für den Betrieb von großer Bedeutung sind, können hier eine Rolle in der Urlaubsplanung spielen. Arbeitsintensive Zeiten wie die Urlaubsaison in Hotel- und Gastronomie können Arbeitnehmer:innen in diesen Branchen dazu zwingen, ihren eigenen Urlaub zu einem anderen Zeitpunkt zu nehmen.

Profitiert der Betrieb zusätzlich von besonderen Events, wie beispielsweise Ausstellungen und Messen in der jeweiligen Branche, ist es in der Vorbereitungszeit und zum Zeitpunkt der Veranstaltung oft üblich, die Urlaubswünsche der Mitarbeitenden entsprechend anzupassen.

Personenbedingte oder persönliche Gründe sind im größeren Sinne krankheitsbedingte Ausfälle oder auch Elternzeit. Die Kulanz der Arbeitsstelle spielt bei diesen Anträgen aber auch eine Rolle. Vielleicht hat ein Teammitglied andere persönliche Gründe für die Übertragung des Resturlaubs, die dem Betrieb und dem Ablauf nicht schaden.

Dann steht es den Unternehmen frei diese Wünsche im Rahmen der gesetzlichen Regelung und Nutzung in den ersten drei Monaten des nächsten Kalenderjahres zu gewähren.

Wann verfällt oder verjährt der Urlaubsanspruch?

Die ersten drei Monate des nächsten Kalenderjahres, also bis zum 31. März, sind eine wichtige Kennzahl. Es ist geläufig, dass alle Resturlaubstage bis dahin genommen werden müssen, da sie sonst verfallen.

Allerdings gibt es mittlerweile auch für Unternehmen eine wichtige Pflicht, die an dieses Datum geknüpft ist. Nämlich die jeweilige Arbeitskraft auf den drohenden Verfall des Urlaubsanspruchs deutlich und ausdrücklich hinzuweisen. Das Bundesarbeitsgericht hat diese Verpflichtung durch ein Grundsatzurteil bestätigt.

Grund für das finale Datum des 31. März ist, dass sich der Urlaubsanspruch des Personals nicht ansammeln soll. Letztlich ist auch hier nicht der Verfall gewünscht, sondern Mitarbeitende sollen in jedem Falle die Gelegenheit bekommen, ihren zustehenden Erholungsurlaub zu nutzen. Es liegt also eher der Schutz der Arbeitskräfte zugrunde, der durch die Mitteilungspflicht der Unternehmen noch verstärkt wird.

Das bedeutet aber auch, wenn der Urlaubsanspruch durch die Arbeitskraft nicht bis zu dem 31. März des Folgejahres in Anspruch genommen wird, obwohl das Unternehmen gemäß der Hinweispflicht auf den Verfall aufmerksam gemacht hat, gibt es keine Chance den Urlaubsverfall zu verhindern.

Nachweispflicht bei Urlaubsverfall

Eine Aufklärung über die Konsequenzen des unterlassenen Urlaubsantrags gegenüber der Arbeitskraft durch das Unternehmen ist laut EuGH verpflichtend. Das Unternehmen muss auch die Möglichkeit schaffen, den Urlaubsanspruch wahrzunehmen. Unternehmen sollten daher auf Nummer sicher gehen und einen entsprechenden Hinweis auf anstehenden Verfall des Urlaubsanspruches immer schriftlich an Mitarbeitende übermitteln. So werden Missverständnisse verhindert und die Pflichten und Regeln eingehalten.

Erkrankung und Urlaubsverfall

Wie steht es um meinen Urlaub, wenn ich krank werde? Auch hier hat der EuGH für eine Änderung der bundesdeutschen Rechtsprechung gesorgt. Zuletzt besagte die Regelung des Bundesarbeitsgerichts, dass der Urlaubsanspruch verfällt, wenn die Arbeitskraft bis zum 31. März des Folgejahres erkrankt war. Doch das verstößt gegen die europäische Rechtsprechung.

Eine entsprechende Anpassung der deutschen Rechtsprechung bestimmt nun: Im Falle einer Erkrankung bleiben die Urlaubsansprüche zunächst bestehen. So wurde verhindert, dass sich der Freizeitanspruch an den Gesundheitszustand der Arbeitskraft bindet.

Auch in diesem Fall gibt es bestimmte Sonderregelungen. Bei einer Langzeiterkrankung bestehen weiterhin Einschränkungen auf den Jahresurlaubsanspruch. Jahrelange Arbeitsunfähigkeit würde ansonsten die jährlichen Urlaubsansprüche endlos addieren. Ohne Verfallsgrenze, wäre hier keine klare Regelung vorhanden. Ein Nachteil für die Arbeitsstelle.

Aus diesem Grund gibt es vom Bundesarbeitsgericht eine Grenze für diesen Fall. Bei einer Langzeiterkrankung verfällt der Urlaubsanspruch nach einer Zeitspanne von 15 Monaten nach dem Urlaubsjahr.

Die Key Facts

Teilurlaubsansprüche können in verschiedenen Situationen auftreten:

• Neuzugänge haben im Unternehmen eine Wartezeit von 6 Monaten.
• Teilzeitarbeitende haben den gleichen Urlaubsanspruch wie Mitarbeitende in Vollzeit.
• Urlaubsanspruch richtet sich nach den geleisteten Arbeitstagen, nicht Arbeitsstunden.
• Dringend betriebliche wie auch persönliche Gründe können eine Übertragung von Resturlaub in das nächste Kalenderjahr notwendig machen.
• Der Urlaubsanspruch kann verfallen – Unternehmen haben aber eine Hinweispflicht gegenüber Mitarbeitenden.

Wer sich diesen Regeln und Möglichkeiten bewusst ist, kann das Beste aus seinem Urlaub machen – egal ob voller Urlaubsanspruch oder Teilurlaubsanspruch besteht.

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Häufig gestellte Fragen

Hier findest du Antworten auf die wichtigsten Fragen. Falls du weitere Hilfe benötigst, kontaktiere gerne unseren Support.

Was ist Teilurlaub und wann entsteht der Anspruch darauf?

Teilurlaub bezeichnet einen anteiligen Urlaubsanspruch, der entsteht, wenn das Arbeitsverhältnis nicht das gesamte Urlaubsjahr umfasst – also bei Eintritt, Austritt oder Wechsel der Wochenarbeitstage im laufenden Jahr. Die gesetzliche Grundlage bildet § 5 Bundesurlaubsgesetz (BUrlG): Für jeden vollen Beschäftigungsmonat entsteht ein Anspruch von einem Zwölftel des Jahresurlaubs. Tritt eine Person beispielsweise zum 1. Oktober ein, hat sie bis Jahresende Anspruch auf drei Zwölftel des vereinbarten Jahresurlaubs.

Wie wird Teilurlaub bei Ein- und Austritt korrekt berechnet?

Die Berechnung erfolgt nach der Zwölftel-Regel: Jahresurlaub geteilt durch 12, multipliziert mit der Anzahl der vollen Beschäftigungsmonate. Bei einem Jahresurlaub von 24 Tagen und einem Eintritt am 1. September ergibt sich ein Teilurlaubsanspruch von 8 Tagen (24 ÷ 12 × 4 Monate). Bruchteilsansprüche werden dabei gemäß § 5 Abs. 2 BUrlG ab 0,5 Tagen auf einen vollen Tag aufgerundet. Mit Personizer lassen sich flexible Urlaubsregelungen und individuelle Ansprüche pro Person hinterlegen – Berechnungsfehler durch manuelle Excel-Listen gehören damit der Vergangenheit an.

Was gilt beim Teilurlaub bei Kündigung oder Aufhebungsvertrag?

Endet das Arbeitsverhältnis unterjährig, besteht Anspruch auf Teilurlaub entsprechend der geleisteten Beschäftigungsmonate – es sei denn, der volle Jahresurlaub wurde bereits in der ersten Jahreshälfte gewährt und das Arbeitsverhältnis endet vor dem 30. Juni. In diesem Fall kann der zu viel gewährte Urlaub grundsätzlich zurückgefordert werden. Wurde der Urlaub noch nicht genommen, ist er bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses entweder zu gewähren oder finanziell abzugelten. Eine saubere Dokumentation der genommenen Urlaubstage ist hier rechtlich entscheidend.

Wie wirkt sich ein Wechsel von Vollzeit auf Teilzeit auf den Urlaubsanspruch aus?

Wechselt eine beschäftigte Person im laufenden Jahr von Vollzeit auf Teilzeit oder ändert sich die Anzahl der Wochenarbeitstage, muss der Urlaubsanspruch anteilig neu berechnet werden – jeweils für den Zeitraum vor und nach dem Wechsel. Das Bundesarbeitsgericht hat hierzu klare Grundsätze entwickelt: Maßgeblich ist stets die Anzahl der vertraglich vereinbarten Arbeitstage pro Woche. Personizer unterstützt flexible Arbeitszeitmodelle und ermöglicht es, individuelle Urlaubsregelungen pro Mitarbeitenden zu hinterlegen und anzupassen – DSGVO-konform und ohne manuellen Mehraufwand.

Wie lässt sich Teilurlaub in einer HR-Software wie Personizer rechtssicher verwalten?

Personizer bildet individuelle Urlaubsansprüche, Eintrittsdaten und flexible Urlaubsregelungen direkt im Urlaubsplaner ab – inklusive anteiliger Berechnung bei unterjährigem Ein- oder Austritt. Führungskräfte und HR-Verantwortliche sehen offene Resturlaubstage, Genehmigungsworkflows laufen automatisch und alle Änderungen sind revisionssicher dokumentiert. Personizer ist sofort einsatzbereit, erfordert keine Schulung und kann 14 Tage kostenlos mit vollem Funktionsumfang getestet werden – ideal für KMU, die Urlaubsverwaltung rechtssicher und effizient digitalisieren möchten.

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Inhalt

Die Elternzeit bedarf einer guten Planung

Für werdende Mütter und Väter beginnt eine aufregende Zeit. Bevor der kleine Liebling das Licht der Welt erblickt, muss einiges organisiert und geplant werden. Dies ist nicht immer ganz einfach und bedarf eine hohe Stressresilienz.

Auch rund um das Thema Elternzeit gibt es einiges zu klären. Insbesondere die Frage „Haben Mitarbeitende in der Elternzeit einen Anspruch auf Urlaub?“ bringt immer wieder eine Menge Diskussionspotential mit sich.

Um Licht ins Dunkle zu bringen, haben wir uns ausführlich mit dem Urlaubsanspruch während der Elternzeit beschäftigt. Doch eins nach dem Anderen: Zuerst erklären wir dir, was die Elternzeit überhaupt ist, wie man diese beantragen kann und was es sonst noch zu beachten gilt.

Fakten rund um die Elternzeit

Als Elternzeit wird eine unbezahlte Auszeit vom Berufsleben für Mütter und Väter bezeichnet, die ihr Kind selbst betreuen und aufziehen.

Das Arbeitsverhältnis bleibt während der gesamten Elternzeit bestehen, sodass Eltern nach Beendigung der Elternzeit an ihren alten Arbeitsplatz zurückkehren können.

Nicht nur leibliche Eltern profitieren von der Elternzeit, denn auch Adoptiveltern oder Pflegeeltern sind dazu berechtigt, sich von der Arbeit freistellen zu lassen.

Was bedeutet die Elternzeit für Unternehmen?

Wenn ein Teammitglied in Elternzeit geht, müssen betroffene Unternehmen für einen gewissen Zeitraum auf die Arbeitskraft verzichten.

Gerade für junge Unternehmen bedeutet dies, dass sie frühzeitig umorganisieren müssen, um die zukünftig fehlenden personellen Ressourcen neu zu verteilen. Sofern eine Umverteilung des Aufgabenvolumens nicht möglich ist, müssen Unternehmen sich frühzeitig um eine Aushilfskraft oder Elternzeitvertretung bemühen.

Haben alle Arbeitnehmenden ein Recht auf Elternzeit?

Ja, angehende Mütter und Väter haben grundsätzlich einen Anspruch auf Elternzeit. Somit muss niemand Angst haben, dass der Antrag auf Elternzeit abgelehnt wird, denn es gilt: Sofern es sich nicht um eine Verlängerung der Elternzeit handelt, darf der erste Antrag auf Elternzeit nicht abgelehnt werden.

Beantragung der Elternzeit

Wichtig ist, dass der Antrag auf Elternzeit schriftlich zu erbringen ist. Eine E-Mail reicht nicht aus, denn diese kann im Nachhinein als unwirksam erklärt werden.

Aus diesem Grund sollte die Anmeldung der Elternzeit ausgedruckt und unterschrieben beim Unternehmen eingereicht werden. Im Internet findest du viele Musterformulare, die du für die Anmeldung deiner Elternzeit verwenden kannst.

Wann sollte die Elternzeit eingereicht werden?

Wenn die Elternzeit vor dem dritten Lebensjahr des Kindes genommen wird, sollte der Antrag spätestens sieben Wochen vor Beginn der Elternzeit eingereicht werden.

Wenn die Elternzeit zwischen dem dritten und achten Lebensjahr genommen wird, sollte der Antrag spätestens 13 Wochen vor Beginn gestellt werden.

Was muss bei der Anmeldung beachtet werden?

Zu beachten ist, dass für die ersten zwei Jahre nach der Geburt des Kindes verbindlich festgelegt werden muss, in welchem Zeitraum der angehende Vater oder die angehende Mutter in Elternzeit geht und somit dem Unternehmen nicht zur Verfügung stehen wird.

Ein übersichtlicher Urlaubsplaner hilft dabei, den festgelegten Zeitraum bestmöglich zu planen und alle Abwesenheiten im Blick zu behalten.

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Zeitraum der Elternzeit

Bis zum achten Geburtstag des Kindes haben Mütter oder Väter einen Anspruch auf insgesamt 3 Jahre Elternzeit.

Aus dem §16 Abs. 1 Satz 6 des BEEG geht hervor, dass die Elternzeit weder sofort noch in einem Stück genommen werden muss. Insgesamt kann sie in drei Abschnitte aufgeteilt werden.

Kann die Elternzeit verlängert oder frühzeitig beendet werden?

Eine Verlängerung oder vorzeitige Beendigung der Elternzeit sind grundsätzlich möglich. Dies ist jedoch mit Vorsicht zu genießen, denn das Unternehmen muss der frühzeitigen Beendigung zustimmen.

Genauso einer Verlängerung: Denn ist das Unternehmen der Auffassung, Antragsstellende (auf Verlängerung der Elternzeit) im Unternehmen zu benötigen, so ist es dazu berechtigt, den Antrag aus dringenden betrieblichen Gründen abzulehnen.

Wichtig ist außerdem, dass der Antrag auf die Verlängerung der Elternzeit rechtzeitig 13 Wochen vor Verlängerungsbeginn schriftlich eingereicht werden muss.

Elternzeit und Elterngeld

Da frisch gebackene Mütter und Väter während der Elternzeit nicht arbeiten, haben sie in dieser Zeit auch kein Anspruch auf ihr reguläres Gehalt. Doch keine Sorge! Ganze 12 Monate können Eltern Elterngeld vom Staat beanspruchen, welches die finanzielle Lebensgrundlage der Familien absichert.

Wie hoch ist das Elterngeld?

Die Höhe des Elterngeldes wird individuell bemessen. Regulär werden 67 % des jeweiligen Durchschnittseinkommens der letzten zwölf Monate gezahlt, maximal jedoch 1800 Euro pro Monat.

Elterngeld in Höhe von 300 Euro gibt es für Eltern, die vor der Geburt kein Einkommen hatten. Die Höhe des Elterngeldes kann mit dem Elterngeldrechner individuell berechnet werden.

Voraussetzungen für Elterngeld:

• Du musst dein Kind selbst betreuen und erziehen.
• Du musst mit deinem Kind in einem gemeinsamen Haushalt leben.
• Du musst in Deutschland leben.
• Du darfst höchstens 32 Stunden pro Woche arbeiten.

Elternzeit und Urlaubsanspruch

Während der Elternzeit wird der Job zunächst pausiert. Fraglich bleibt dabei, ob dennoch ein Anspruch auf Urlaub für das frisch gebackene Elternteil besteht.

Die Antwort lautet: Ja, allerdings ist dieser nicht vollkommen bedingungslos, denn Arbeitgebende dürfen unter bestimmten Bedingungen den Urlaubsanspruch kürzen.

Darf der Urlaubsanspruch während der Elternzeit gekürzt werden?

Arbeitgebende können nach §17 des Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetzes (BEEG) den Jahresurlaub für jeden vollen Kalendermonat, den sie in Elternzeit sind, um ein Zwölftel kürzen.

Wenn jedoch die Elternzeit nur für einen Teil des Kalendermonats beansprucht wird, verringert sich der Jahresurlaub nicht.

Grundsätzlich gilt, dass der Urlaubsanspruch nur gekürzt wird, wenn ein Unternehmen von dieser Möglichkeit Gebrauch macht, denn verpflichtet ist es dazu nicht.

Wie erfolgt die Kürzungserklärung des Urlaubs?

Im Umkehrschluss zum Antrag auf Elternzeit müssen im Falle einer Urlaubskürzung Arbeitgebende darüber informieren, dass er von diesem Gebrauch macht.

Die Erklärung kann dabei ausdrücklich oder stillschweigend erfolgen und muss nicht zwingend vor Beginn der Elternzeit abgegeben werden. Sie kann auch während oder nach der Inanspruchnahme der Elternzeit abgegeben werden. Wenn Arbeitnehmende für die kompletten 12 Monate des Jahres in Elternzeit gehen, kann rein rechtlich der volle Urlaubsanspruch gekürzt werden.

Rechenbeispiel: Pauls Urlaubsanspruch während der Elternzeit

Der stolze Vater Paul hat eine Vollzeitstelle bei der Muster AG. Um seinen Sohn zu betreuen, möchte er 9 Monate Elternzeit nehmen.

Rein rechtlich stehen Paul laut Arbeitsvertrag 30 Tage Urlaub pro Jahr zu. Diesen Urlaubsanspruch möchte Paul auch während der Elternzeit genießen.

Seine Arbeitgeberin Frau Sonne ist jedoch nicht begeistert und möchte den Anspruch auf Urlaub kürzen. Um auszurechnen, um wie viele Tage Frau Sonne Pauls Urlaub bei den gewünschten 9 Monaten Elternzeit maximal kürzen kann, müssen die Anzahl der eingereichten Monate Elternzeit gegen das komplette Jahr gerechnet werden.

Im vorliegenden Beispiel ergeben sich bei 9 Monaten Elternzeit und nur 3 Monaten ausgeführter Arbeit also 22,5 Tage Urlaub, die abgezogen werden dürfen. Für Paul bedeutet dies, dass ihm lediglich 7,5 Tage Urlaub in diesem Jahr zustehen.

Unsere Tipps: 

1. Richtlinien zur Elternzeit fest im Arbeitsvertrag verankern

Um Mitarbeitende frühzeitig aufzuklären, raten wir dazu, alle Angelegenheiten rund um die Elternzeit im Arbeitsvertrag festzuhalten.

So können Unsicherheiten und Unstimmigkeiten von Beginn an aus dem Weg geräumt werden und im Konfliktfall können beide Parteien sich auf diesen berufen. Gerade für angehende Eltern hilft dies für Planungssicherheit.

2. Verwenden eines Urlaubsplaners

Sowohl für Arbeitgebende als auch für Arbeitnehmende ist die Planung und Organisation der Elternzeit kein leichtes Unterfangen. Um ungeliebten Überraschungen zu entgehen, empfehlen wir im Unternehmen einen digitalen Urlaubsplaner zu verwenden. Mit diesem lassen sich schnell und einfach Urlaubslisten erstellen und verwalten.

Mitarbeitende und Arbeitgebende können optimal planen, denn sie sehen auf einen Blick, wer wann abwesend und zum Beispiel in Elternzeit ist. Ein absolutes Muss für jede HR-Abteilung!

Häufig gestellte Fragen

Hier findest du Antworten auf die wichtigsten Fragen. Falls du weitere Hilfe benötigst, kontaktiere gerne unseren Support.

Haben Mitarbeitende während der Elternzeit Anspruch auf Urlaub?

Ja, während der Elternzeit entsteht weiterhin Urlaubsanspruch. Dieser kann jedoch gemäß § 17 BEEG durch den Arbeitgeber für jeden vollen Kalendermonat der Elternzeit um ein Zwölftel gekürzt werden.
Die Kürzung erfolgt nicht automatisch, sondern muss ausdrücklich oder stillschweigend erklärt werden.

Wann verfällt Urlaub, wenn Beschäftigte in Elternzeit sind?

Urlaub, der vor Beginn der Elternzeit entstanden ist, verfällt nicht. Er wird automatisch ins nächste Urlaubsjahr übertragen und kann nach der Elternzeit im laufenden oder folgenden Kalenderjahr genommen werden.
Wird er aufgrund der Elternzeit nicht rechtzeitig genommen, bleibt er weiterhin bestehen, bis er gewährt wurde.

Wie lange dauert die Elternzeit und in wie vielen Abschnitten kann sie genommen werden?

Eltern haben Anspruch auf 3 Jahre Elternzeit, die sie bis zum 8. Geburtstag des Kindes in maximal drei Abschnitte aufteilen können.

Kann der Arbeitgeber eine Verlängerung der Elternzeit ablehnen?

Ja. Eine Verlängerung ist nur mit Zustimmung des Arbeitgebers möglich.
Lehnt das Unternehmen aus dringenden betrieblichen Gründen ab, gilt der ursprüngliche Zeitraum weiter.

Hast du weitere Fragen?

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