Meine Erfahrungen mit Projekt-Arbeit beziehen sich vor allem auf die Umsetzung von Marketing-Kampagnen, die wir organisieren. Darin sind viele Menschen im gesamten Team involviert, auch Leute außerhalb der Marketing-Abteilung. Das trifft zum Beispiel zu, wenn es um den Release und die Bewerbung neuer Funktionen geht. Sowas läuft immer teamübergreifend. 

Was macht deiner Meinung nach den Erfolg von Projekten aus?

Eigentlich eine Selbstverständlichkeit, die aber oftmals vergessen wird: Ein Projekt muss von einer Person geleitet werden, die den Überblick behält. Aufgaben an Leute zu delegieren ist wichtig, denn die Verantwortung für die Umsetzung aller Maßnahmen muss im Team geteilt werden. Aber es braucht immer jemanden, der die Zügel in der Hand hält und weiß, wo die Reise hingeht. Das setzt auch eine klare Zielsetzung für das Projekt voraus.  

Ansonsten bin ich ein Verfechter von kleinteiliger Projektierung. Wir teilen große Aufgaben in kleinere Schritte auf. Der Fortschritt von großen Arbeitspaketen lässt sich nur schwer erfassen und man verliert den Überblick, in welchem Status sich die einzelnen Aufgaben befinden. Mit kleineren Arbeitsschritten kann man außerdem viele kleine Erfolge feiern, wenn man sie abgeschlossen hat. Das motiviert das Team. 

Dabei hilft auch ein regelmäßiger Austausch. Hier kann man sich auf den neuesten Stand bringen, Bedarfe oder Engpässe schnell erkennen. Sowas ist wichtig, um den Fortschritt eines Projekts immer im Blick zu halten und im Zweifel schnell zu handeln, falls etwas aus dem Ruder läuft. 

Und auch ganz wichtig: Deadlines immer mit genügend Puffer planen, denn Krankheiten im Team oder sonstige Blocker lassen sich nicht immer einkalkulieren. Einfach ein Datum festzulegen und hoffen, dass das Projekt bis dahin fertig ist, klappt einfach nicht.

Was ist deiner Meinung nach wichtig, um die Motivation im Team zu fördern? 

Genauso wie die Deadline sollten Projektziele und Maßnahmen im Team abgestimmt werden, um die Akzeptanz und Identifizierung mit dem Projekterfolg zu erreichen. Brainstormings können dabei helfen, die Meinungen aller Teammitglieder einzubeziehen. So lassen sich die Ideen aller Mitarbeitenden und deren fachliche Einschätzungen bündeln, jeder kann seine eigene Idee vorantreiben.  

Dabei sollten Ziele erarbeitet werden, die im gesetzten Zeitrahmen erreichbar sind. Denn wenn das Team schon selbst nicht daran glaubt, dass ein Projekt machbar ist, ist es von Anfang an zum Scheitern verurteilt. Hier muss man agil bleiben: Wenn das Projekt nicht wie ursprünglich geplant umgesetzt werden kann, sollte man die Bedenken aus dem Team ernst nehmen und in der weiteren Planung berücksichtigen.  

Dass die Meinung aller Team-Mitglieder einbezogen wird, ist für die Motivation genauso wichtig wie die Verantwortung, die jeder einzelne trägt. Wenn jeder weiß, welche Aufgaben er zu erledigen hat und genau weiß, was von ihm zu welchem Zeitpunkt erwartet wird, macht es das den Mitgliedern im Team leichter, ihre eigenen Erfolge zu bewerten.  

Projektmanagement-Tools wie Jira machen offene Aufgaben und deren Fortschritt ganz einfach sichtbar und sind eine gute Besprechungsgrundlage für den regelmäßigen Austausch. Dieser hilft auch dabei, dass jeder seiner eigenen Verpflichtung für den Team-Erfolg nachkommt: alle ziehen an einem Strang, jeder kann etwas bewirken. 

Ansonsten ist eine Retrospektive super wertvoll. Einerseits bietet so ein Meeting zur Reflektion eine Verschnaufpause zwischen den Projekten, andererseits kann man hier die Teamdynamik prüfen: Wie war die Zusammenarbeit im Projekt? Was lief gut, was können wir verbessern?  

Und natürlich ganz wichtig: Erfolge feiern! 

Wie können digitale Tools und Prozesse dazu beitragen, die Motivation der Mitarbeitenden im Projekt-Team aufrechtzuerhalten?

Ich finde in meiner Rolle der Projektleitung einen digitalen Urlaubsplaner im Team wertvoll. Damit kann ich zu Beginn der Planung direkt prüfen, wer im Projektzeitraum wann da ist, und ob die Team-Mitglieder im Büro oder im Homeoffice sind.  

Erfahrungsgemäß kommen diese Tools auch bei den Team-Mitgliedern gut an, weil sie damit selbstbestimmt ihre Arbeitszeit verwalten können. Jeder kann unabhängig von einer Personalabteilung oder einer Führungskraft Anträge einstellen und den Status dieser Anträge sehen. Aus meiner Sicht können digitale Tools wie Team-Urlaubsplaner so die Motivation deutlich erhöhen und unterstützen damit auch den Projekt-Erfolg.  

Beim Projektabschluss ist außerdem das digitale Tracking von Projektzeiten hilfreich. Damit kann ich nachvollziehen, ob Aufwände für verschiedene Aufgaben realistisch eingeschätzt wurden. Ineffiziente Prozesse werden damit auch schneller aufgedeckt, sodass man diese optimieren kann.  

Personizer lässt sich ideal als Team-Urlaubsplaner nutzen. Welche Vorteile ergeben sich deiner Meinung nach aus der Nutzung solcher Tools?

Ich selbst nutze den Team-Urlaubsplaner täglich: Schon zu Beginn des Tages sehe ich darin nach, ob und wer im Büro ist, oder ob Leute im Homeoffice sind. So weiß ich direkt, was an diesem Tag der Kommunikationsweg der Wahl ist. In der Übersicht für das Projekt-Team sehe ich außerdem, ob sich Abwesenheiten von Team-Mitgliedern überschneiden, um Engpässe zu antizipieren. 

Generell wird die Urlaubsplanung mit dem digitalen Tool effizienter und ist weniger anfällig für Fehler. Man kann Automatismen für typische Abläufe einrichten, sodass alle Beteiligten im Freigabeprozess der Urlaube über den Stand der Anträge informiert bleiben. Das macht die Kommunikation rund um die Urlaubsplanung schneller und transparenter. Und natürlich ist der Prozess auch noch papierlos; Kein Wandkalender voll mit durchgestrichenen Daten oder verloren gegangene Urlaubszettel mehr! 

Und ich habe es vorhin auch schon erwähnt: Das Tool gibt den Arbeitnehmenden mehr Selbstbestimmung in der Planung ihrer Abwesenheiten. Man sieht zu jedem Zeitpunkt, wie viele Urlaubstage man noch zur Verfügung hat, kann diese selbst im Kalender beantragen und muss sie nur noch freigeben lassen. Und wenn ein Antrag doch mal storniert werden muss, ist das auch ganz einfach mit einem Klick gemacht. 

Und vor allem finde ich, dass es einfach Spaß macht, mit dem Tool zu arbeiten. Urlaub soll ja auch Spaß machen, und der fängt eben schon beim Antrag an. Mit Personizer nimmt man sowohl den Arbeitnehmenden als auch Personalern und Managern den Stress bei der Verwaltung von An- und Abwesenheiten. 

Hast du Tipps für den optimalen Umgang mit eurem Team-Urlaubsplaner? 

Nutzt bei der Antragstellung die Möglichkeit, eure Vertretung anzugeben. Ist ein Urlaubsantrag freigegeben, kann dadurch jedes Teammitglied sehen, an wen sie sich in der Abwesenheit dieses Team-Mitglieds wenden können. 

Unsere Schnittstellen machen Prozesse außerdem noch schlanker. So lasse ich mir zum Beispiel die Benachrichtigungen aus Personizer direkt in Slack anzeigen. Von hier aus kann ich dann Anträge freigeben und muss mich dafür nicht separat im Tool einloggen. Den gleichen Vorteil nutze ich in meinem Outlook-Kalender, in dem ich alle An- und Abwesenheiten meines Projekt-Teams sehen kann.  

Gibt es bestimmte Trends oder Entwicklungen im Bereich digitaler Tools für die Teamarbeit, auf die du besonders gespannt bist? 

Was ich gut finden würde, wäre eine noch bessere Vernetzung zwischen Menschen, die vor Ort arbeiten und den Mitarbeitenden im Homeoffice. Viele Tools sind schon hilfreich, zum Beispiel digitales Brainstorming auf einem Miro-Board. Aber häufig können sich Team-Mitglieder remote nach wie vor nicht so gut in Diskussionen einbringen, wenn eine Gruppe von Menschen vor Ort beisammensitzt. Ich bin gespannt zu sehen, ob hybride Arbeit zukünftig leichter wird. 

Ansonsten werden wir bei Personizer weiterhin daran arbeiten im Tool noch mehr Funktionen einzubauen, die die Kommunikation im Unternehmen rund um Arbeitszeiten und Abwesenheiten noch einfacher und automatischer gestaltet.

Inhalt

Das Arbeitszeitkonto im Minijob kann sich als äußerst nützlich erweisen, um den Schutz von Arbeitnehmenden und Flexibilität für Arbeitgebende zu ermöglichen. Insbesondere in Zeiten von Produktionsspitzen oder auch bei niedriger Auslastung ist diese Freiheit hilfreich: 

• Minijob-Personal je nach Bedarf oder Auftragslage einsetzen  
• Flexible Planung der Personaleinsätze  
• Überblick der bereits geleisteten Stunden 

Dabei gibt es einige Voraussetzungen, die erfüllt sein müssen, um das Arbeitszeitkonto auch für geringfügig Beschäftigte zu nutzen:

Wie kann ich ein Arbeitszeitkonto im Minijob einsetzen? 

Die Sozialversicherung ermöglicht die Nutzung vom Arbeitszeitkonto im Minijob im Rahmen einer „sonstigen flexiblen Arbeitszeitregelung“. Dabei handelt es sich um Arbeitszeitkonten, die in Form von Gleitzeit- oder Jahreszeitkonten geführt werden. Diese erleichtern es, einen Überblick über geleistete Arbeitszeit zu behalten und die Geringfügigkeitsgrenze einzuhalten bei gleichzeitig flexibler Personalplanung.  

Zwingende Grundvoraussetzung ist ein verstetigtes Arbeitsentgelt, also ein festes Entgelt, das der Person im Minijob monatlich gezahlt wird. Dieses beträgt seit dem 01. Januar 2024 maximal 538 Euro pro Monat, beziehungsweise höchstens 6.456 Euro pro Jahr.  

Die Anzahl der zu leistenden Stunden pro Monat, bzw. Jahr berechnet sich aus dem Stundenlohn. Basierend auf der errechneten Gesamtarbeitszeit wird dann vertraglich vereinbart, welcher monatlich gleichbleibende Verdienst gezahlt wird. 

Beispiel: 

Monatliches max. Entgelt im Minijob = 538 Euro 

Stundenlohn = 13,45 Euro 

538 / 13,45 = 40 Stunden pro Monat 

Max. Arbeitszeit im Jahr: 480 Stunden 

Diese Stunden können relativ flexibel auf das Jahr verteilt werden. Wichtig: Die Führung eines Arbeitszeitkontos muss schriftlich zwischen Arbeitgebenden und Minijobbenden vereinbart werden. Außerdem darf die Jahresverdienstgrenze von 6.456 Euro nicht überschritten werden. 

Wie viele Überstunden sind erlaubt im Minijob? 

Auch bei geringfügiger Beschäftigung kann es vorkommen, dass mehr Arbeitszeit anfällt als üblich. Solche monatlichen Schwankungen werden im Arbeitszeitkonto dokumentiert, sodass Überstunden auf-, aber auch wieder abgebaut werden können. 

Zwar bietet das Arbeitszeitkonto im Minijob Flexibilität, um mit diesen Schwankungen umzugehen. Dennoch gibt es Auflagen für die maximale Anzahl an Überstunden, die in geringfügiger Beschäftigung aufgebaut werden dürfen. Überstunden sind möglich, wenn „ein gelegentliches und unvorhersehbares Überschreiten“ vorliegt: 

• Gelegentlich: Die Verdienstgrenze darf in bis zu zwei Monaten innerhalb eines Kalenderjahres überschritten werden. In einem Kalendermonat darf maximal das Doppelte der Minijob-Grenze verdient werden – 2024 sind das 1.076 Euro. Nach § 8 Abs. 1b SGB IV kann eine geringfügig beschäftigte Person in begründeten Ausnahmefällen somit 7.532 Euro im Jahr verdienen.  
• Unvorhersehbar: Spontanes Einspringen bei Krankheitsfällen, Personalmangel, Nachfrageschwankungen oder Produktionsspitzen können Begründung für das Überschreiten der Verdienstgrenze sein. 

Nach den Mindestlohnbestimmungen gemäß § 2 Abs. 2 S. 3 MiLoG dürfen die in das Arbeitszeitkonto eingestellten Arbeitsstunden die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit nicht um mehr als 50 Prozent übersteigen. 

Beispiel: 

Vertraglich vereinbarte Arbeitszeit = 40 Stunden pro Monat 

Max. Anzahl der monatlichen Überstunden = 20  

Die geringfügig entlohnte Beschäftigung ist auch dann noch gegeben, wenn trotz Überstunden die jährliche Geringfügigkeitsgrenze nicht überschritten wird. Das bedeutet, dass Minijobbende auch noch mit Guthabenstunden auf dem Arbeitszeitkonto in die Minijob-Regelung fallen können. Die Gesamtarbeitszeit inklusive Überstunden darf pro Jahr nur nicht die 6.456 Euro pro Jahr übersteigen. 

Beispiel: 

Vertraglich vereinbarte Arbeitszeit = 35 Stunden pro Monat 

Vereinbartes Entgelt pro Stunde = 13,45 Euro 

Vertraglich vereinbartes Entgelt pro Jahr = 5.649 Euro 

Erlaubte Überstunden pro Jahr unter Einhaltung der Geringfügigkeitsgrenze = 60 Stunden 

Wie stark dürfen saisonale Schwankungen im Arbeitszeitkonto bei Minijobs sein?

Entsprechend der Mindestlohnbestimmungen ist es nicht möglich, Arbeitsstunden von geringfügig Beschäftigten zum Beispiel aufgrund von Saisongeschäft auf wenige Monate in Vollzeit zu konzentrieren. 

Auch, wenn die Jahresverdienstgrenze von 6.456 € eingehalten wird, indem neben der Saison die Stundenzahl pro Monat stark reduziert wird, erkennen Sozialversicherungsträger den Einsatz von Minijobbenden mit Arbeitszeitskonto in einem solchen Fall nicht an, da es sich hierbei um erhebliche Schwankungen der Arbeitszeit handelt. So ist es auch in den Geringfügigkeitsrichtlinien der Spitzenorganisationen der Sozialversicherungen bei Punkt B.2.2.1.2 definiert.  

Minijob-Überstunden im Arbeitszeitkonto abbauen: So geht’s!

Sollten sich sehr viele Überstunden im Arbeitszeitkonto einer geringfügig angestellten Person sammeln, ist eine Freistellung von maximal 3 Monaten möglich, um die Guthabenstunden abzubauen. Arbeitgebende zahlen während dieser Zeit das vertraglich vereinbarte monatliche Entgelt weiterhin aus, die Überstunden werden währenddessen abgebaut. Die sozialversicherungsrechtliche Beschäftigung bleibt während dieser Freistellung weiterhin bestehen.  

Alternativ können Überstunden auch ausgezahlt werden, falls eine Freistellung nicht möglich oder erwünscht ist. In diesem Fall ist die Jahresverdienstgrenze zu beachten. 

Gut zu wissen: Ein Minijob besteht nicht mehr, wenn Überstunden, die über der Geringfügigkeitsgrenze liegen, nicht mehr innerhalb eines Jahres abgebaut werden können oder wenn von vornherein geplant war, dass Minijobbende mehr als drei Monate freigestellt werden. 

Wenn bei einer Überprüfung durch die Sozialversicherung festgestellt wird, dass der Abbau der Überstunden nicht geplant war, könnte dies dazu führen, dass die Vereinbarung über die Arbeitszeit und somit der Minijob in Frage gestellt wird. Dies könnte eine Nachzahlung von Beiträgen aufgrund einer sozialversicherungspflichtigen Beschäftigung mit sich bringen. 

Was passiert mit Überstunden bei Kündigung im Minijob? 

Laut Mindestlohngesetz müssen Arbeitgebende noch ausstehendes Zeitguthaben nach Beendigung des Minijobs im Folgemonat auszahlen. Für die Beitragsberechnung wird diese Auszahlung als einmalige Zahlung dem letzten Abrechnungszeitraum zugeordnet. 

Wenn durch die Auszahlung der Überstunden die erlaubte Entgeltgrenze für einen Minijob überschritten wird, hat das keine Auswirkungen auf den Minijob. 

Arbeitszeitkonto im Minijob: Tipps für Arbeitgebende 

Arbeitszeitmodell anlegen: Wenn feste Arbeitstage und -zeiten vereinbart sind, können diese als Arbeitszeitmodell angelegt werden. Dies schafft mehr Transparenz im Team, da Anwesenheit aller Mitarbeitenden im Kalender gekennzeichnet und somit planbar ist. 

Mobile App nutzen: Um Minijobs flexibel zu gestalten, muss auch die Zeiterfassung flexibel sein. Mit einer Zeiterfassungs-App auf dem Handy können Mitarbeitende die eigene Arbeitszeit jederzeit dokumentieren. Sollten sie keine App auf ihren privaten Smartphones installieren wollen, können Mitarbeitende alternativ die Zeiterfassungs-Software im Browser auf ihrem Handy oder dem Rechner abrufen. 

Arbeitszeitkonto verwenden: Ein Zeitkonto kann dabei helfen, den Überblick über Arbeitsstunden und Überstunden zu behalten. So behältst du die Geringfügigkeitsgrenze einfach im Auge und kannst Überstunden rechtzeitig ausgleichen. 

Inhalt

Zeiterfassung ist Pflicht: Seit 2022 sind Arbeitgebende dazu angehalten, ihren Mitarbeitenden die Möglichkeit zur Arbeitszeiterfassung zu geben. Viele Betriebe schlagen sich seitdem aber immer noch mit Urlaubszetteln und Arbeitszeit-Listen in Papierform herum. 

Mit der digitalen Zeiterfassung können rechtliche Anforderungen erfüllt und manuelle Aufwände reduziert werden. Dieser Leitfaden führt dich Schritt für Schritt durch den Prozess der Einführung der digitalen Zeiterfassung in deinem Unternehmen, von der Planungsphase bis hin zur Auswertung deines gewählten Systems. 

Schritt 1: Anforderungen an die elektronische Zeiterfassung 

Je nachdem, wie deine Organisation aufgebaut ist, können die Ansprüche an die digitale Zeiterfassung variieren. Bevor du dich also für ein Zeiterfassungs-Tool entscheidest, definiere im ersten Schritt deine Anforderungen an das System: 

Der passende Funktionsumfang 

Definiere, welches Problem das digitale Zeiterfassungssystem für dich lösen soll: Ist der derzeitige Aufwand der manuellen Arbeitszeitdokumentation zu hoch oder fehleranfällig? Fällt es mit dem derzeitigen System schwer, spezifische gesetzliche Vorgaben einzuhalten?  

Aus diesem Bedarf kannst du deine Anforderungen an die Funktionen für die digitale Zeiterfassung ableiten: 

• Müssen Mitarbeitende in der Lage sein, unterwegs ihre Zeiten zu pflegen, zum Beispiel durch eine mobile Zeiterfassung per App?  
• Verfügen alle Mitarbeitenden über die passende Hardware (Rechner, Smartphone), um ihre Arbeitszeiten digital zu erfassen? 
• Ist es wichtig, eine Integration in bestehende Systeme zu haben? 
• Sollen Mitarbeitende Dokumente digital über das Tool einreichen können?  
• Soll eine elektronische Urlaubsplanung und die Planung anderer Abwesenheiten möglich sein? 
• Brauchst du die Möglichkeit, Mitarbeitende zu Teams zu gruppieren? 
• Soll es möglich sein, Arbeitszeiten nach Kunden oder Projekten zu kategorisieren? 

Überprüfe auch, ob in die nächsten Schritte bestimmte Personen einbezogen werden müssen, zum Beispiel der Betriebsrat oder weitere Stakeholder. Stimme dich mit diesen ab, um wirklich alle Wünsche an die elektronische Zeiterfassung zu sammeln. 

Nutzerfreundlichkeit beachten 

Die digitale Zeiterfassung bietet den Vorteil, dass alle Mitarbeitenden ihre eigene Arbeitszeit selbst erfassen können. Deshalb muss das gewählte System für alle Personen im Team intuitiv bedienbar sein, auch wenn keine technischen Kenntnisse vorliegen. So kannst du die Akzeptanz einer neuen Software erhöhen. 

Rechtliche Rahmenbedingungen 

Stelle sicher, dass das geplante System den gesetzlichen Anforderungen, insbesondere dem Datenschutz, gerecht wird. Der Betriebsrat und auch die Rechtsabteilung deiner Organisation können bei der Bewertung dieser Aspekte eine wichtige Rolle spielen und sollten entsprechend zu Rate gezogen werden. 

Schritt 2: Auswahl der passenden Software 

Nachdem du deine Anforderungen an eine Zeiterfassungs-Software erhoben hast, geht es nun in die Recherche nach dem passenden Tool. Anbieter wie clockin, Personio oder Personizer kannst du in deiner Liste möglicher Lösungen aufnehmen und anhand deiner Anforderungen miteinander vergleichen. 

Am besten erstellst du dir jetzt Testzugänge bei allen Tools, die für dich in Frage kommen. Denn bei der Anwendung stellt sich am schnellsten heraus, ob eine Zeiterfassungs-Software die gewünschte Bedienung und Funktionalität für deinen Anwendungsfall mitbringt. 

Betrachte in diesem Schritt auch das Preis-Leistungs-Verhältnis:  

• Wie sieht das Preismodell einer geeigneten Zeiterfassungs-Software für euer Team aus?  
• Sind die Lizenzkosten auch bei einem wachsenden Unternehmen vertretbar?  
• Werden zukünftig weitere Anforderungen an das System erforderlich, die im Preismodell der Software beachtet werden?  
• Muss zusätzlich Support gebucht werden?  
• Wie hoch schätzt du den Schulungsaufwand im Team ein, bis alle Mitarbeitenden mit dem Tool arbeiten können?  

Auch hier beziehst du den Betriebsrat, die Geschäftsführung oder andere Stakeholder in den Auswahlprozess mit ein. Vergleiche die Kosten und Funktionen und entscheide dich für die Zeiterfassungs-Software, die zu euren Erwartungen und eurem Budget passt. 

Schritt 3: Implementierung im Kernteam 

Hast du dich für eine Software zur Arbeitszeiterfassung entschieden? Dann kannst du im kleinen Kreis das System implementieren. Bilde dazu ein Projektteam, das sich aus Stakeholdern, IT-Spezialisten und HR-Verantwortlichen zusammensetzt. 

Innerhalb dieses Projektteams wird nicht nur die technische Umsetzung betrachtet. Je nachdem, welche Arbeitszeitmodelle in deinem Unternehmen gängig sind, müssen bei der digitalen Zeiterfassung nun auch verschiedene Regeln festgelegt werden: 

Arbeitszeiten-Regelung: Gibt es fest definierte Zeiten für den Arbeitsantritt, oder doch Gleitzeit? Und wie werden Überstunden oder Pausenzeiten verrechnet? Lege innerhalb des Projektteams ein gemeinsames Regelwerk fest, und wie dieses beim Umgang mit der Software eingesetzt wird. 

Teilzeitkräfte und Minijobber: Stelle sicher, dass im System verschiedene Arbeitszeitmodelle abgebildet werden, damit alle Mitarbeitenden ihre Zeiten regelkonform erfassen können. 

Datenschutz beachten: Wer darf was von wem erfahren? Mit Admin-Zugangsrechten und Einstellungen für die Sichtbarkeit von Abwesenheiten wie Krankheiten, Kuren und Co kannst du personenbezogene Daten vor unbefugten Augen sichern. 

Schritt 4: Digitale Zeiterfassung in der Organisation einführen 

Habt ihr euch im Kernteam auf ein gemeinsames Regelwerk geeinigt und alle Funktionen in der Software entsprechend vorbereitet, kommt nun der wichtigste Schritt: Die Einführung der elektronischen Zeiterfassung im gesamten Unternehmen. 

Hier ist Transparenz wichtig, um allen Mitarbeitenden den Umgang mit der neuen Software nahe zu bringen. Um den Übergang zur digitalen Arbeitszeiterfassung zu erleichtern, biete der Kollegschaft Anlässe, um sich zu informieren und Fragen zu stellen: 

• Demonstration: Führe in einer Präsentation das gesamte Team durch die Software. Gehe dabei auf die Vorteile ein, die sich durch die Nutzung des Tools für die Mitarbeitenden ergeben. 
• Schriftliche Dokumentation: Alle festgelegten Regeln bezüglich der Arbeits- und Urlaubszeiten werden in schriftlicher Form für alle Mitarbeitenden zugänglich abgelegt. 

• Feste Ansprechpartner: Lege fest, welche Personen aus dem Projektteam als Ansprechpersonen zur Verfügung stehen, um künftige Fragen zum Zeiterfassungstool aufzunehmen und zu beantworten. 
• Pilotphase: Lege einen Zeitraum fest, in dem das gesamte Unternehmen Zeit hat, sich mit dem neuen System vertraut zu machen und eventuelle technische Fehler zu beheben. 

Schritt 5: Nutzung und Auswertung

Nachdem die Pilotphase beendet wurde und alle Teammitglieder die Zeiterfassungs-Software testen konnten, ist es im letzten Schritt Zeit für eine Auswertung. Diese ist wichtig, um den Erfolg der Einführung der digitalen Zeiterfassung im Unternehmen messbar zu machen. Stelle für die Auswertung die wichtigsten Kriterien zusammen, anhand derer du bewerten kannst, ob der digitalisierte Prozess im Unternehmen einen Mehrwert gebracht hat:  

Messwerte zur Auswertung der elektronischen Arbeitszeiterfassung 

Effizienzsteigerung: Vergleiche die Effizienz der Arbeitszeiterfassung vor und nach der Einführung. Hat das System zu einer Reduzierung von Verwaltungsaufwand und Fehlern geführt? Das Freiräumen zeitlicher Ressourcen ist oft ein klarer Indikator für den Erfolg der Implementierung einer digitalen Zeiterfassung. 

Richtigkeit der Daten: Die Arbeitszeiten sollten mit dem neuen Prozess von allen Mitarbeitenden digital erfasst werden. Deswegen muss regelmäßig geprüft werden, ob die Akzeptanz für den neuen Prozess im Team die komplette Ablösung einer manuellen Zeiterfassung ermöglicht. Sollten die digital erfassten Zeiten mit den tatsächlichen Arbeitszeiten nicht übereinstimmen, könnte das auf Schulungsbedarf oder technische Probleme hinweisen. 

Kosteneffektivität: Analysiere die Kosteneffektivität des neuen Systems im Vergleich zum alten. Berücksichtige dabei sowohl die anfänglichen Implementierungskosten als auch die laufenden Betriebskosten.   

Integration mit anderen Systemen: Beurteile, wie gut die Software mit anderen Systemen im Unternehmen integriert ist. Eine Anbindung an Gehaltsabrechnungssysteme, HR-Management-Tools und andere relevante Systeme ist ein positiver Faktor der Effizienzsteigerung. 

Feedback der Mitarbeitenden: In einer Zufriedenheitsumfrage kannst du ein Stimmungsbild zum neuen Prozess aus dem Team abholen. Gleichzeitig bietet eine Umfrage die Möglichkeit, Feedback von Mitarbeitenden zu erhalten, um etwaige Probleme zu erkennen und zu beheben. 

Compliance und rechtliche Aspekte: Zeige auf, dass die Zeiterfassungs-Software es ermöglicht, alle relevanten Arbeitszeitgesetze, Datenschutzbestimmungen und internen Anforderungen zu erfüllen. 

Checkliste zur Einführung der digitalen Zeiterfassung: An alles gedacht? 

1. Anforderungen erfassen

• Welches Problem soll gelöst werden? 
• Welche Anforderungen gibt es an den Funktionsumfang? 
• Welche rechtlichen Rahmenbedingungen müssen beachtet werden? 
• Welches Budget steht zur Verfügung? 
• Wer muss im Entscheidungsprozess involviert werden? 

2. Auswahl der Zeiterfassungs-Software 

• Verschiedene Lösungsanbieter recherchieren 
• Zugänge bei Anbietern erstellen & Software testen 
• Preis-Leistungs-Verhältnis prüfen 

3. Implementierung im Kernteam

• Projektteam aus wichtigsten beteiligten Personen bilden 
• Arbeitszeiten-Regelungen definieren 
• Verschiedene Arbeitszeitmodelle in Software beachten 
• Software im Alltag nutzen und testen 
• Zugangsrechte verwalten 

4. Einführung in der Organisation 

• Präsentation der Software im gesamten Unternehmen 
• Schriftliche Dokumentation aller Arbeits- und Urlaubszeitenregeln 
• Ansprechpartner:in für Software definieren 
• Pilotphase für Fehler und Fragen einplanen 

5. Nutzung & Auswertung 

• Erfolg messen: Was hat die Einführung der Software gebracht?  
• Effektivität des Systems bewerten (Kosten, Aufwand)  
• Richtige Nutzung der Software sicherstellen 
• Feedback von Mitarbeitenden einholen 
• Compliance und rechtliche Aspekte prüfen

Die Checkliste gibt es hier auch als PDF zum Download: 

So gelingt die Einführung der elektronischen Arbeitszeiterfassung

Die Umstellung auf digitale Arbeitszeiterfassung stellt dein Unternehmen zukunftssicherer auf. Die Erfüllung gesetzlicher Anforderungen, sowie die Reduzierung von Verwaltungsaufwand sind zwei der größten Vorteile, die du in deiner Organisation durch einen digitalisierten Prozess einbringen kannst. 

Wichtig ist bei der Einführung neuer Prozesse aber vor allem Transparenz über Entscheidungen und Arbeitszeitregelungen. Sei mit Informationen über die digitale Zeiterfassung freigiebig; Dann werden alle Mitarbeitenden die Einführung der elektronischen Zeiterfassung begrüßen. 

Inhalt

Übersicht der Feiertage in 2024

Einen Grund zur Freude haben Arbeitnehmende im nächsten Jahr: 2024 hält eine Menge Brückentage bereit. Diese können, wenn sie sinnvoll genutzt werden, den Urlaub um ein gutes Stück verlängern. Abseits der eigenen Planungen gibt es jedoch auch noch die der anderen Teammitglieder, die nicht selten sehr ähnlich ausfallen.

Nun stellt sich die Frage: Wie holst du am meisten aus deinem Jahresurlaub 2024 heraus? Wir zeigen dir, wie du mit Hilfe von Brückentagen deinen Jahresurlaub mehr als verdoppeln kannst.

Durchschnittlich bekommen deutsche Beschäftigte 28,9 Urlaubstage im Jahr zur Verfügung gestellt. Und die wollen natürlich sinnvoll eingesetzt werden.

Umso schöner, dass das Jahr 2024 für die meisten Deutschen so einige Brückentage bereithält. Dies ermöglicht dir im Mai zum Beispiel, dass du 16 Tage frei hast und hierfür lediglich 8 Urlaubstage benötigst.

Die Tabelle gibt dir einen Überblick, mit welchen Feiertagen du im Jahr 2024 rechnen kannst:  

Je nach Bundesland gibt es mal mehr und mal weniger Möglichkeiten, sich den Jahresurlaub für 2024 großzügig auszulegen. Wer in den süddeutschen Bundesländern wohnt, kann sich auf einige Feiertage mehr freuen. Dementsprechend gibt es dort auch vielfältigere Möglichkeiten, den Urlaub geschickt zu verlängern.

Das sind die Brückentage 2024

Doch wie kannst du jetzt konkret das Beste aus deinen Urlaubstagen rausholen? Wahrscheinlich hast du auch neben deinem Urlaubskontingent und den verfügbaren Feiertagen deine persönlichen Präferenzen, welche Feiertage oder Urlaubszeiten dir besonders wichtig sind.

Glück gehabt: Nur ein Feiertag fällt 2024 auf ein Wochenende

Nichts ist ärgerlicher als verschenkte Feiertage! Neben dem Pfingst- und Ostersonntag fällt im Jahr 2024 lediglich ein Feiertag nämlich die „Heiligen drei Könige“ am 06.01.2024 direkt auf das Wochenende.

3-Tage Wochenenden in 2024

Falls du mehr Wert auf verlängerte Wochenenden ohne Urlaubstage legst, kannst du dich entspannt zurücklehnen. Die 3-Tage Wochenenden liegen im Jahr 2024 sehr vorteilhaft. Folgende Feiertage liegen 2024 direkt vor oder nach dazugehörigen Wochenenden:

• Neujahr (Montag, 01. Januar)
• Weltfrauentag (Freitag, 08. März)
• Karfreitag (Freitag, 29. März)
• Ostermontag (Montag, 01. April)
• Pfingstmontag (Montag, 20. Mai)
• Weltkindertag (Freitag, 20. September)
• Allerheiligen (Freitag, 01. November)

So kommt das gesamte Team ohne Stress und Streit automatisch an ein verlängertes Wochenende.

4-Tage Wochenenden durch Brückentage 2024

Das Jahr 2024 meint es gut: Insgesamt fallen sieben Feiertage auf einen Donnerstag oder Dienstag, sodass ein verlängertes 4-Tage-Wochenende möglich ist, für das du jeweils nur einen Urlaubstag benötigst.

• Christi Himmelfahrt (Donnerstag, 09. Mai)
• Fronleichnam (Donnerstag, 30. Mai)
• Augsburger Friedensfest (Donnerstag, 8. August)
• Mariä Himmelfahrt (Donnerstag, 15. August)
• Tag der deutschen Einheit (Donnerstag, 3. Oktober)
• Reformationstag (Donnerstag, 31. Oktober)
• 2. Weihnachtsfeiertag (Donnerstag, 26. Dezember)

So nutzt du die Brückentage für lange Urlaube in 2024

Januar: Neujahr und Heilige drei Könige 2024

Keine Sorge! Auch wenn die Heiligen drei Könige in diesem Jahr auf einen Samstag fallen, hält das Jahr genug Feiertage bereit, die dir einen langen Urlaub ermöglichen.

Durch den ersten Feiertag im neuen Jahr, der auf ein Montag fällt, kannst du dir mit 4 Tagen Urlaub ganze 9 freie Tage am Stück ergattern.

Wer die Urlaubstage zum Jahreswechsel lieber einsparen möchte, kann sich zumindest über ein 3-Tage-Wochenende freuen.

März: Weltfrauentag 2024

Während der Februar in diesem Jahr keinen Feiertag bereithält, kann sich zumindest ein Bundesland über den Weltfrauentag am 8. März freuen. Dieser ist exklusiv Berlin und Mecklenburg-Vorpommern vergönnt und fällt in diesem Jahr auf einen Freitag.

Mit nur 4 Urlaubstagen kannst du dir somit insgesamt 9 Tage freinehmen und dich zusätzlich auf den freien Feiertag am Ende des Monats freuen.

April: Osterfeiertage 2024

Du könntest dir für Ostern 2024 die 4 Werktage vor Karfreitag und 4 Werktage nach Ostermontag freinehmen. Mit 8 Urlaubstagen hast du insgesamt 16 freie Tage. Wenn du dir gar nicht so viel freie Zeit über Ostern wünschst, die Brückentage aber dennoch nutzen möchtest, gibt es natürlich eine Alternative.

Mit nur 4 Urlaubstagen, vom 25. bis zum 29. März oder aber vom 2. bis zum 5. April ergänzen die Osterfeiertage die freie Zeit auf satte 10 Tage. Wer sich allerdings von den Schulferien distanzieren möchte, wählt lieber eine andere Option für die Brückentage – die Osterfeiertage stecken nämlich mit den Brückentagen genau drin!

Mai: Christi Himmelfahrt 2024

Im Mai gibt es verschiedene Wege, mit wenig Urlaubstagen möglichst viele freie Tage herauszuholen. Zum einen fällt der Tag der Arbeit dieses Jahr auf einen Mittwoch. Der Himmelfahrts-Feiertag liegt wie immer auf einem Donnerstag. Das bedeutet für dich, dass du bei Beantragung von 8 Urlaubstagen ganze 16 Tage freibekommst.

Zusätzlich zum langen Wochenende dank Pfingstmontag, kannst du noch mehr freie Tage rausholen. Konkret bedeutet das, dass du vom 21. bis zum 24. Mai Urlaub beantragst, und ganze 9 freie Tage ergatterst. Für einige lohnt es sich außerdem, die nächste Woche auch noch zu beachten. Fronleichnam fällt auf einen Donnerstag und kann somit 16 freie Tage ermöglichen bei nur 8 Urlaubstagen.

August: Mariä Himmelfahrt 2024

Zwei Bundesländer können sich im August ganz besonders freuen. In Bayern und im Saarland fallen die Feiertage Augsburger Friedensfest und Mariä Himmelfahrt je auf einen Donnerstag.

Hier gibt es mehrere Möglichkeiten, deinen Urlaub geschickt einzusetzen. Wenn du gerne ein verlängertes Wochenende haben möchtest, kannst du frei entscheiden, ob du dir den 9. August oder den 16. August frei nimmst. In diesem Fall wartet auf dich ein 4-Tage-Wochenende.

Wenn du den August für mehr Erholung nutzen möchtest, kannst du dir volle 16 Tage Urlaub ermöglichen. Hierfür müssen lediglich 8 Urlaubstage genommen werden. Reiche einfach vom 5. bis zum 7. August, am 9. August, vom 12. bis zum 14. August und am 16. August Urlaub ein.

September: Weltkindertag 2024

Dieser Feiertag beschert Thüringen seit 2019 einen freien Tag mehr im Jahr. In diesem Jahr fällt der Weltkindertag auf einen Freitag und kann so ideal für ein 3-Tage-Wochenende genutzt werden.

Wenn du Urlaubstage über hast und gerne mehr freie Zeit genießen möchtest, kannst du selbstverständlich auch die ganze Woche freinehmen. Für 4 Urlaubstage warten in diesem Fall 9 freie Tage auf dich.

Oktober: Tag der Deutschen Einheit und Reformationstag 2024

Während der Tag der Deutschen Einheit ein bundesweiter Feiertag ist, ist der Reformationstag für die Bundesländer Brandenburg, Bremen, Hamburg, Mecklenburg-Vorpommern, Niedersachsen, Sachsen, Sachsen-Anhalt, Schleswig-Holstein und Thüringen bestimmt.

Der Tag der Deutschen Einheit fällt auf einen Donnerstag, sodass du dir ein 4-Tage-Wochenende ergattern kannst. Nimm hierfür einfach einen Urlaubstag am 4. Oktober.

Auch der Reformationstag fällt auf einen Donnerstag. Wenn du dir am 30. Oktober freinimmst, hast du ebenfalls ein verlängertes Wochenende.

Dezember: 1. und 2. Weihnachtstag 2024

Dieses Jahr können Arbeitnehmende sich über eine kurze Arbeitswoche freuen. Wenn du die Weihnachtsfeiertage mit deinen Liebsten genießen oder vielleicht sogar in den Skirurlaub fahren möchtest, kannst du dir mit nur 7 Urlaubstagen satte 16 freie Tage ermöglichen.

Urlaubsplanung – rechtliche Grenzen?

Urlaub nehmen sollte ein Kinderspiel sein, vor allem wenn es nur um die einzelnen Brückentage geht. Grundsätzlich sind deiner Urlaubsplanung 2024 auch keine Grenzen gesetzt. Alle Urlaubswünsche dürfen zunächst beantragt werden. Allerdings heißt das nicht, dass diese uneingeschränkt freigegeben werden.

Zuerst die gute Nachricht: Die Verantwortlichen im Unternehmen müssen deine Wünsche grundsätzlich bei der Urlaubsplanung beachten. Das ist durch das Mindesturlaubsgesetz für Arbeitnehmende durch §7 Abs. 1 des Bundesurlaubsgesetzes gewährleistet:

„(1) Bei der zeitlichen Festlegung des Urlaubs sind die Urlaubswünsche des Arbeitnehmenden zu berücksichtigen, es sei denn, dass ihrer Berücksichtigung dringende betriebliche Belange oder Urlaubswünsche anderer Arbeitnehmenden, die unter sozialen Gesichtspunkten den Vorrang verdienen, entgegenstehen. Der Urlaub ist zu gewähren, wenn der Arbeitnehmenden dies im Anschluss an eine Maßnahme der medizinischen Vorsorge oder Rehabilitation verlangt.“

Betriebliche Hindernisse bei der Urlaubsplanung

Wenn allerdings ein wichtiges Projekt ansteht oder ein Teammitglied krank wird, können Urlaubswünsche abgelehnt werden. In manchen Fällen werden auch Betriebsferien angeordnet. Dies ist ein bestimmter Zeitraum, in dem alle Mitarbeitenden Urlaub nehmen müssen.

Ein weiterer Stolperstein an beliebten Brückentagen ist, dass die Leitungsperson die sozialen Aspekte zur Gewährung der Urlaubswünsche nutzt. Es kann also sein, dass Elternteilen der Brückentag eher gewährt wird, weil es sich mit den Ferien der Kinder überschneidet. Oder Brückentage werden unter den Mitarbeitenden aufgeteilt. So wird vermieden, dass zu viele Arbeitskräfte in einem bestimmten Zeitraum fehlen.

Je nach Betrieb kann es außerdem die interne Verpflichtung geben, dass schon am Anfang des Jahres die komplette Urlaubsplanung der Mitarbeitenden stehen muss. Dies ist allerdings individuell geregelt und nicht gesetzlich festgelegt.

Tipps für eine faire Verteilung der Brückentage

Die klassische Methode zum Festlegen von Urlaubszeiten ist die interne Absprache. Je nach Teamgröße ist das mal einfacher, mal ist es komplizierter. Falls es gelingt, ist jedoch sichergestellt, dass alle mit dem Urlaub zufrieden sind. Erst danach werden die Anträge bei der Personalabteilung eingereicht.

Der Führungskraft sollte jedoch bewusst sein, dass sie in diesem Fall ein gutes Stück an Verantwortung abgibt. Dies ist nicht unbedingt immer der richtige Weg. Zudem gibt es Teammitglieder, die klare Ansagen brauchen und solche, die eben gerne selbstverantwortlich agieren. Durch eine Urlaubsplanungssoftware wie beispielsweise Personizer, bleiben solche Absprachen übersichtlich.

Zudem können auch soziale Umstände ein Faktor für die Gewährung von Urlaubstagen sein. Zu den sozialen Gründen zählen nicht nur die Schulpflicht der Kinder und die Berufstätigkeit des Ehepartners. Auch die Dauer der Betriebszugehörigkeit oder Krankheiten können eine Rolle spielen. Fraglich ist dabei, ob diese Regelung immer fair erscheint. Es ist daher sinnvoll, nach anderen Systemen Ausschau zu halten.

Wer alle Teammitglieder gleich behandeln möchte, kann das rollierende System verwenden. Dafür muss das Kollegium allerdings längerfristig im Unternehmen beschäftigt sein. Auf diese Weise würdest du zum Beispiel alle drei Jahre über Himmelfahrt Urlaub nehmen können.

Aber auch dieses System hat seine Vor- und Nachteile: Einigen sind die Urlaubstage um Ostern herum egal, andere zählen im Gegenzug auf diese Osterpause. Dieses System mag auf den ersten Blick sehr fair erscheinen, doch es ist nicht effizient.

Da aber nicht jeder im Team das Rotationssystem zu schätzen weiß, gibt es beinahe so wie früher in der Kindheit, die Möglichkeit des Losverfahrens. Allerdings sollten auch hier zuvor alle Mitarbeitenden zugestimmt haben, ansonsten führen manch ausgeloste Tage doch zu Unmut.

Sinnvolle Urlaubsplanung im Unternehmen

Grundsätzlich gilt, dass der Urlaub rechtzeitig und vorausschauend geplant werden sollte. In Hinblick auf die Brückentage gibt es die Möglichkeit, zu rotieren oder abwechselnd den Urlaub freizugeben. Ansonsten lohnt es ebenfalls, sich vorher gemeinsam zusammenzusetzen und zu überlegen, wie die Tage umsetzbar sind. Auf diese Weise fühlt sich niemand benachteiligt.

Um schon direkt einen Ausblick auf das folgende Jahr zu haben, ist ein digitaler Abwesenheitskalender von Vorteil. Dieser bietet dir immer einen direkten Überblick über deinen eigenen Urlaub und den der Kollegschaft. Diese einfache, transparente Möglichkeit lässt keine Überraschungen zu. Jedes Teammitglied kann sich damit innerlich auf die Thematik einstellen.

Die HR-Software Personizer hilft dir und deinem Team dabei, einen guten Überblick über die Urlaubsplanung zu bekommen. Dabei ist die Chance recht hoch, dass auch die Beantragung im gesamten Team harmonisch ausfällt.

Digitalisiere dein Team!

Urlaube online beantragen, freigeben und einsehen. Mehr Transparenz für eine faire Planung.

Personizer kostenlos testen

Inhalt

Was ist erlaubt?

Eine angemessene Pausenregelung ist von entscheidender Bedeutung, um die Gesundheit und das Wohlbefinden der Arbeitnehmenden zu gewährleisten. Doch hinsichtlich der geplanten Reform des Arbeitszeitgesetzes stellen sich Unternehmen eine Vielzahl von Fragen, wenn es um das Arbeitsrecht und die Pausengestaltung geht.

Was zählt bei der Zeiterfassung als Pause? Dürfen Pausen pauschal abgezogen werden? Diese und weitere interessante Fragen rund um die Pausenregelung im Arbeitsrecht werden wir heute mit Unterstützung von Rechtsanwalt Dr. Gerrit Mesch klären.

Dieser Artikel ist auf dem Stand 13.10.2023.

Rechtliche Einordnung

Im Folgenden werden viele Begriffe aus Gesetzestexten verwendet. Um den Gesetzeswortlaut nicht zu verändern, wird auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter.

Das Bundesarbeitsgericht hat im September letzten Jahres geurteilt, dass auch in Deutschland die gesamte Arbeitszeit der Arbeitnehmer aufzuzeichnen ist.

Der Arbeitgeber sei nach § 3 Absatz 2 Nummer 1 des Arbeitsschutzgesetzes (ArbSchG) – unter Vornahme einer unionsrechtskonformen Auslegung – verpflichtet, ein System einzuführen, mit dem die von den Arbeitnehmern geleistete Arbeitszeit erfasst werden kann (BAG – 1 ABR 22/21).

Urteile wirken grundsätzlich nur inter partes, also zwischen den Parteien des Rechtsstreites. Es besteht jedoch ein berechtigter Grund zur Annahme, dass das Bundesarbeitsgericht die Rechtsauffassung auch bei einem nächsten Rechtsstreit vertritt.

Darüber hinaus liegt aktuell ein Gesetzesentwurf zur Arbeitszeiterfassung in Form eines Referentenentwurfes vor. Der aktuelle Referentenentwurf nimmt auf diese Rechtsprechungsentwicklung Bezug und stellt klar, dass das „Ob“ der Arbeitszeiterfassung bereits entschieden sei. Bezüglich des „Wie“ der Aufzeichnung würden jedoch weiterhin Unsicherheiten bestehen. Es sei die Aufgabe des Gesetzgebers, diese Unsicherheiten zu klären.¹

Im Folgenden werden die Fragen unter Berücksichtigung dieser rechtlichen Lage beantwortet. Der Artikel nimmt genauso wie beispielsweise das Bundesministerium für Arbeit und Soziales an, dass der BAG in seiner Entscheidung vom 13. September 2022 verbindlich festgestellt hat, dass in Deutschland die gesamte Arbeitszeit der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer aufzuzeichnen ist. Es ist zu erwähnen, dass dieses Urteil nicht völlig unumstritten ist.

Wenn du mehr über den Hintergrund des Urteils erfahren möchtest, ließ auch diesen Artikel: Zeiterfassung: Gesetzliche Vorgaben & Tipps für die Umsetzung.²

Was zählt als Pause?

Der Begriff der „Pause“ wird im Gesetz nicht ausdrücklich definiert.

Nach § 4 ArbZG ist die Arbeit durch im Voraus feststehende Ruhepausen von mindestens 30 Minuten bei einer Arbeitszeit von mehr als sechs bis zu neun Stunden und 45 Minuten bei einer Arbeitszeit von mehr als neun Stunden insgesamt zu unterbrechen.

Die Ruhepausen nach Satz 1 können in Zeitabschnitte von jeweils mindestens 15 Minuten aufgeteilt werden. Länger als sechs Stunden hintereinander dürfen Arbeitnehmer nicht ohne Ruhepause beschäftigt werden.

Aus der Abgrenzung zur Arbeitszeit ergibt sich, was eine Ruhepause ist. Nach der Rechtsprechung sind Ruhepausen nach § 4 ArbZG Unterbrechungen der Arbeitszeit von bestimmter Dauer, die der Erholung dienen.

Es muss sich um im Voraus festliegende Unterbrechungen der Arbeitszeit handeln, in denen der Arbeitnehmer weder Arbeit zu leisten noch sich dafür bereitzuhalten hat. Der Arbeitnehmer muss frei darüber entscheiden können, wo und wie er diese Zeit verbringen will. Entscheidendes Merkmal der Ruhepause ist, dass der Arbeitnehmer von jeder Arbeitsverpflichtung und auch von jeder Verpflichtung, sich zur Arbeit bereitzuhalten, freigestellt ist.³

Wie lang muss eine Pause sein?

Nach § 4 S. 2 ArbZG können die Ruhepausen (nach Satz 1) in Zeitabschnitte von jeweils mindestens 15 Minuten aufgeteilt werden. Daraus ergibt sich, dass die Ruhepause mindestens 15 Minuten lang sein muss. Kürzere zeitliche Unterbrechungen werden nicht mitgerechnet. Von diesem Grundsatz kann branchenspezifisch in einem Tarifvertrag oder einer Betriebsvereinbarung abgewichen werden.

Wichtig: Bei der Festlegung der zeitlichen Länge der Ruhepausen muss der Arbeitgeber auch auf die Interessen der Mitarbeiter Rücksicht nehmen. Diese bevorzugen im Allgemeinen kürzere Unterbrechungen und damit einen insgesamt kürzeren Arbeitstag und eine längere Freizeitphase.

Eine Höchstdauer für eine Ruhepause ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Zu berücksichtigen ist jedoch, dass zu lange Pausen zu einer Stückelung der Arbeitszeit führen können. Diese Unterbrechungen dienen nicht mehr vorrangig der Erholung des Mitarbeiters, sondern führen dazu, dass sich die Arbeitszeit in nicht hinnehmbarer Weise auf den ganzen Tag verteilt. Nach der Rechtsprechung kann dies insbesondere dann als unzumutbar erachtet werden, wenn die Arbeit nach dieser Unterbrechung auch anders organisiert werden könnte.⁴

Darüber hinaus beeinflusst die Pause auch die Länge des Arbeitstages beziehungsweise das Ende der Arbeitszeit. Es ist darauf zu achten, dass die Ruhezeit eingehalten wird. Nach § 5 Abs. 1 ArbZG müssen Arbeitnehmer nach Beendigung der täglichen Arbeitszeit eine ununterbrochene Ruhezeit von mindestens elf Stunden haben.

Was passiert, wenn die gesetzlich vorgeschriebenen Pausenzeiten nicht eingehalten werden?

Nach § 22 Abs. 1 handelt ordnungswidrig, wer als Arbeitgeber vorsätzlich oder fahrlässig entgegen § 4 Ruhepausen nicht, nicht mit der vorgeschriebenen Mindestdauer oder nicht rechtzeitig gewährt. Die Ordnungswidrigkeit kann mit einer Geldbuße bis zu dreißigtausend Euro geahndet werden.⁵

Wer diese Handlungen vorsätzlich begeht und dadurch Gesundheit oder Arbeitskraft eines Arbeitnehmers gefährdet oder beharrlich wiederholt, wird mit Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr oder mit Geldstrafe bestraft.⁶

Verstößt der Arbeitgeber gegen die Vorgaben zur Gewährung, Dauer oder Lage der Pause und wird hierdurch die Pause nicht (mehr) wirksam im Sinne des § 4 gewährt, kann der Arbeitnehmer unter Umständen einen Anspruch auf Annahmeverzugslohn geltend machen, § 615 S. 1 BGB.⁷

Darüber hinaus kann ein Verstoß gegen das Erfordernis der Gewährung im Voraus feststehender Ruhepausen ebenso wie ausreichend langer Ruhepausen einen Schadensersatzanspruch aus §§ 618, 280 Abs. 1 BGB begründen, wenn dem Arbeitnehmer durch die Nichteinhaltung des § 4 ein Schaden an seiner Gesundheit entsteht.⁸

Muss jede Pause zeitlich erfasst werden?

Auch wenn das Bundesarbeitsgericht bereits heute eine Pflicht zur Aufzeichnung der Arbeitszeit annimmt, sind Festlegungen zum Inhalt der Arbeitszeitdokumentation noch nicht final getroffen worden.

Vor dem Hintergrund, dass die Erfassung der Arbeitszeit dem besseren Schutz der Sicherheit und der Gesundheit der Arbeitnehmer dient⁹, wäre es sinnvoll, dass sich aus der Aufzeichnung ergibt, ob beispielsweise die Höchstarbeitszeit nach § 3 ArbZG und die Ruhezeit nach § 5 ArbZG eingehalten wurde und die nach § 4 ArbZG notwendige Ruhepausen gewährt worden sind.¹⁰

Dürfen Pausen automatisch von der Arbeitszeit abgezogen werden?

Ein automatischer/pauschaler Abzug würde dem Sinn und Zweck der Arbeitszeiterfassung widerstreben. So könnte in keinem Fall nachvollzogen werden, ob beispielsweise die Höchstarbeitszeit nach § 3 ArbZG und die Ruhezeit nach § 5 ArbZG eingehalten wurde und die nach § 4 ArbZG notwendige Ruhepausen gewährt worden sind.

Das Arbeitsgericht Hamm hat in einem Fall geurteilt, in dem der Arbeitgeber die Pausen pauschal abgezogen hat. Laut des Gerichts war er dazu nicht berechtigt, da er nicht darlegen konnte, dass der Arbeitnehmer die Pausen eingehalten hat bzw. einhalten konnte.¹¹ Bei der Bewertung kommt es jedoch immer auf den Einzelfall an.

Kann der Arbeitgeber den Zeitpunkt und die Länge von Pausen vorgeben?

Der Arbeitgeber kann im Rahmen seines Weisungsrechts gemäß § 106 S. 1 Gewerbeordnung (GewO) Inhalt, Ort und Zeit der Arbeitsleistung nach billigem Ermessen näher bestimmen, soweit diese Arbeitsbedingungen nicht durch den Arbeitsvertrag, Bestimmungen einer Betriebsvereinbarung, eines anwendbaren Tarifvertrages oder gesetzliche Vorschriften (siehe oben, insbesondere Arbeitszeitgesetz) festgelegt sind. Das Weisungsrecht umfasst auch den im Voraus festzulegenden Zeitpunkt des Beginns und des Endes der Ruhepause und damit auch deren zeitliche Länge.

Auch hier ist zu berücksichtigen, dass der Arbeitgeber bei der Festlegung der zeitlichen Länge der Ruhepausen auch auf die Interessen der Mitarbeiter Rücksicht nehmen muss.¹²

Der Artikel wurde nach bestem Wissen und Gewissen sorgfältig erstellt. Es wird kein Anspruch auf Vollständigkeit und Richtigkeit der Inhalte gestellt. Die zur Verfügung gestellten Informationen ersetzen keine individuelle juristische Beratung. Sie sind unverbindlich und nicht Gegenstand eines anwaltlichen Beratungsvertrages. Es wird kein Gewähr dafür übernommen, dass im Streitfall den hier dargelegten Urteilen und Ansichten gefolgt wird. Eine Haftung für den Inhalt wird daher nicht übernommen.

1. Vgl. Referentenentwurf des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales, Entwurf eines Gesetzes zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes und anderer Vorschriften, S. 8; vgl. Fuhlrott/Herzig: Arbeitszeit: 1:1-Umsetzung der gerichtlichen Vorgaben durch Referentenentwurf? ArbRAktuell 2023, 221 ↩︎
2. Vgl. BMAS zur Frage: Darf der Arbeitgeber mit der Arbeitszeiterfassung warten, bis das Arbeitszeitgesetz an die Rechtsprechung des BAG angepasst ist? ↩︎
3. Vgl. ArbZG § 2 Begriffsbestimmungen, Roloff, Erfurter Kommentar zum Arbeitsrecht, 23. Auflage 2023, Rn. 13, 14 ↩︎
4. LAG Köln, Urteil vom 15.06.2009 – 5 Sa 179/09, BeckRS 2009, 69332; III. Zeit der Arbeitsleistung, Peters, Peters, Das Weisungsrecht der Arbeitgeber, 2. Auflage 2021, Rn. 479-489 ↩︎
5. Vgl. § 22 Abs. 2 ArbZG ↩︎
6. Vgl. § 23 Abs. 1 ArbZG ↩︎
7. ArbZG § 4 Ruhepausen, Roloff, Erfurter Kommentar zum Arbeitsrecht, 23. Auflage 2023, Rn. 7, 8 ↩︎
8. BAG 25.2.2015, NZA 2015, 442; ArbZG § 4 Ruhepausen, Roloff, Erfurter Kommentar zum Arbeitsrecht, 23. Auflage 2023, Rn. 7, 8 ↩︎
9. Darm-Tobaben/Fink: Was lange währt, wird endlich gut. Oder doch nicht? – Der Referentenentwurf des BMAS zur Arbeitszeiterfassung, ARP 2023, 209; EuGH: Arbeitsrecht: Pflicht des Arbeitgebers zur vollumfänglichen Arbeitszeiterfassung, EuZW 2019; https://www.bundesarbeitsgericht.de/wp-content/uploads/2022/12/1-ABR-22-21.pdf ↩︎
10. Vgl. Darm-Tobaben/Fink: Was lange währt, wird endlich gut. Oder doch nicht? – Der Referentenentwurf des BMAS zur Arbeitszeiterfassung, ARP 2023, 209; Benkert: Pflicht zur Arbeitszeiterfassung – was bedeutet dies für Arbeitgeber?, NJW-Spezial 2023, 50 ↩︎
11. ArbG Hamm (3. Kammer), Urteil vom 30.01.2013 – 3 Ca 1634/11 ↩︎
12. III. Zeit der Arbeitsleistung, Peters, Peters, Das Weisungsrecht der Arbeitgeber, 2. Auflage 2021, Rn. 479-489; vgl. § 106 S. 3 GewO; vgl. § 106 S. 3 GewO ↩︎

Inhalt

Was in Zukunft noch möglich ist

Schon viele Monate diskutieren Politik und Wirtschaft über die geplante Reform des Arbeitszeitgesetzes. Besonders Unternehmen, die bislang auf Vertrauensarbeitszeit gesetzt haben, sehen sich vor der Herausforderung, die Balance zwischen individueller Freiheit und rechtskonformen Handeln zu finden.

Ist bei einer Arbeitszeiterfassungspflicht die Vertrauensarbeitszeit überhaupt noch möglich? Diese und viele weitere Fragen klären wir heute mit Unterstützung von Rechtsanwalt Dr. Gerrit Mesch.

Dieser Artikel ist auf dem Stand 13.10.2023.

Rechtliche Einordnung

Im Folgenden werden viele Begriffe aus Gesetzestexten verwendet. Um den Gesetzeswortlaut nicht zu verändern, wird auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter.

Das Bundesarbeitsgericht hat im September letzten Jahres geurteilt, dass auch in Deutschland die gesamte Arbeitszeit der Arbeitnehmer aufzuzeichnen ist.

Der Arbeitgeber sei nach § 3 Absatz 2 Nummer 1 des Arbeitsschutzgesetzes (ArbSchG) – unter Vornahme einer unionsrechtskonformen Auslegung – verpflichtet, ein System einzuführen, mit dem die von den Arbeitnehmern geleistete Arbeitszeit erfasst werden kann (BAG – 1 ABR 22/21).

Urteile wirken grundsätzlich nur inter partes, also zwischen den Parteien des Rechtsstreites. Es besteht jedoch ein berechtigter Grund zur Annahme, dass das Bundesarbeitsgericht die Rechtsauffassung auch bei einem nächsten Rechtsstreit vertritt.

Darüber hinaus liegt aktuell ein Gesetzesentwurf zur Arbeitszeiterfassung in Form eines Referentenentwurfes vor. Der aktuelle Referentenentwurf nimmt auf diese Rechtsprechungsentwicklung Bezug und stellt klar, dass das „Ob“ der Arbeitszeiterfassung bereits entschieden sei. Bezüglich des „Wie“ der Aufzeichnung würden jedoch weiterhin Unsicherheiten bestehen. Es sei die Aufgabe des Gesetzgebers, diese Unsicherheiten zu klären.¹

Im Folgenden werden die Fragen unter Berücksichtigung dieser rechtlichen Lage beantwortet. Der Artikel nimmt genauso wie beispielsweise das Bundesministerium für Arbeit und Soziales an, dass der BAG in seiner Entscheidung vom 13. September 2022 verbindlich festgestellt hat, dass in Deutschland die gesamte Arbeitszeit der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer aufzuzeichnen ist. Es ist zu erwähnen, dass dieses Urteil nicht völlig unumstritten ist.

Wenn du mehr über den Hintergrund des Urteils erfahren möchtest, ließ auch diesen Artikel: Zeiterfassung: Gesetzliche Vorgaben & Tipps für die Umsetzung.²

Was genau ist Vertrauensarbeitszeit?

Für den Begriff der Vertrauensarbeitszeit existiert keine Legaldefinition. Das bedeutet, dass dieser unbestimmte Rechtsbegriff nicht in einem Gesetz definiert wurde.

Einerseits wird unter „Vertrauensarbeitszeit“ ein Arbeitszeitmodell verstanden, bei dem die Einhaltung der variablen Arbeitszeit grundsätzlich nicht kontrolliert wird.³

Andererseits wird mit Vertrauensarbeitszeit – so sieht es auch das Bundesministerium für Arbeit und Soziales – ein flexibles Arbeitszeitmodell bezeichnet, bei dem der Arbeitnehmer eigenverantwortlich über die Lage (also Beginn und Ende) der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit entscheiden kann. Der Arbeitgeber „vertraut“ dabei darauf, dass der Arbeitnehmer seiner vertraglichen Arbeitsverpflichtung nachkommt.⁴

Wie unterscheidet sich die Vertrauensarbeitszeit von der Gleitzeit?

Anders als bei der Vertrauensarbeitszeit werden bei der Gleitzeit sogenannte Kernarbeitszeiten festgelegt. Während dieser Zeit bestehen in der Regel Anwesenheitspflichten.⁵

Abhängig von der vertraglichen Vereinbarung kann sich diese Freiheit der Arbeitnehmer zum einen auf die Lage der täglichen Arbeitszeit oder darüber hinausgehend sowohl auf die Lage als auch die Dauer der täglichen Arbeitszeit richten.

Im Vergleich zu Gleitzeitsystemen geht die Vertrauensarbeitszeit in Bezug auf die Flexibilität folglich noch einen Schritt weiter.⁶

Muss bei Vertrauensarbeitszeit die Arbeitszeit erfasst werden?

Laut einer Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts ist in Deutschland die gesamte Arbeitszeit der Arbeitnehmer aufzuzeichnen. Das ArbZG-E enthält aktuell keine entsprechende Ausnahmeregelung.⁷

Wer ist für die Zeiterfassung verantwortlich?

Gemäß dem Gesetzentwurf kann die Aufzeichnung durch den Arbeitnehmer oder einen Dritten erfolgen; der Arbeitgeber bleibt für die ordnungsgemäße Aufzeichnung verantwortlich.⁸

Der Entwurf sieht folglich die Möglichkeit einer Delegation vor. Diese berührt die Verantwortlichkeit des Arbeitnehmers jedoch nicht. Auch das BAG hielt die Möglichkeit, die Aufzeichnung der betreffenden Zeiten als solche an die Arbeitnehmer zu delegieren, nach den unionsrechtlichen Maßgaben für nicht ausgeschlossen.⁹

Ist Vertrauensarbeitszeit weiterhin möglich?

Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales bezieht zu dieser Frage Stellung: Ja, wenn mit „Vertrauensarbeitszeit“ ein flexibles Arbeitszeitmodell gemeint ist, bei dem der Arbeitnehmer eigenverantwortlich über die Lage (also Beginn und Ende) der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit entscheiden kann.

Der Arbeitgeber „vertraut“ dabei darauf, dass der Arbeitnehmer seiner vertraglichen Arbeitsverpflichtung nachkommt. Eine Dokumentation der Arbeitszeit steht einer solchen Vereinbarung nicht im Wege.

„Die Vorgaben des öffentlich-rechtlichen Arbeitszeitschutzes (insbesondere zur täglichen Höchstarbeitszeit und zu Ruhezeiten) dienen dagegen der Sicherheit und dem Gesundheitsschutz der Arbeitnehmer und sind auch bei Vertrauensarbeitszeit heute schon einzuhalten. Vertrauensarbeitszeit unter Beachtung dieser Vorgaben ist daher auch weiterhin möglich.“¹⁰

Der Artikel wurde nach bestem Wissen und Gewissen sorgfältig erstellt. Es wird kein Anspruch auf Vollständigkeit und Richtigkeit der Inhalte gestellt. Die zur Verfügung gestellten Informationen ersetzen keine individuelle juristische Beratung. Sie sind unverbindlich und nicht Gegenstand eines anwaltlichen Beratungsvertrages. Es wird kein Gewähr dafür übernommen, dass im Streitfall den hier dargelegten Urteilen und Ansichten gefolgt wird. Eine Haftung für den Inhalt wird daher nicht übernommen.

1. Vgl. Referentenentwurf des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales, Entwurf eines Gesetzes zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes und anderer Vorschriften, S. 8; vgl. Fuhlrott/Herzig: Arbeitszeit: 1:1-Umsetzung der gerichtlichen Vorgaben durch Referentenentwurf? ArbRAktuell 2023, 221 ↩︎
2. Vgl. BMAS zur Frage: Darf der Arbeitgeber mit der Arbeitszeiterfassung warten, bis das Arbeitszeitgesetz an die Rechtsprechung des BAG angepasst ist? ↩︎
3. § 14 Arbeitszeit, Gragert/Katerndahl, Münchener Anwaltshandbuch Arbeitsrecht, Hrsg. Moll, 5. Auflage 2021, Rn. 91-98; https://www.haufe.de/personal/haufe-personal-office-platin/grundlagen-der-vertrauensarbeitszeit-2-begriff-der-vertrauensarbeitszeit_idesk_PI42323_HI9724099.html ↩︎
4. https://www.bmas.de/DE/Arbeit/Arbeitsrecht/Arbeitnehmerrechte/Arbeitszeitschutz/Fragen-und-Antworten/faq-arbeitszeiterfassung.html ↩︎
5. ArbZG § 3 Arbeitszeit der Arbeitnehmer, Roloff, Erfurter Kommentar zum Arbeitsrecht, 23. Auflage 2023, Rn. 14; MiLoG § 2 Fälligkeit des Mindestlohns, Hilgenstock, BeckOK Arbeitsrecht, Hrsg. Rolfs/Giesen/Meßling/Udsching, 68. Edition, Stand: 01.06.2023, Rn. 37-39 ↩︎
6. https://beck-online.beck.de/Error/22?urlReferrer=http%3A%2F%2Fbeck-online.beck.de%2FDokument%3Fvpath%3Dbibdata%252Fkomm%252FBeckOKArbR_68%252FMILOG%252Fcont%252FBECKOKARBR.MILOG.P2.glB.glI.gl3.html ↩︎
7. Vgl. Referentenentwurf des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales, Entwurf eines Gesetzes zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes und anderer Vorschriften ↩︎
8. Vgl. § 16 Abs. 3 ArbZG-E ↩︎
9. Vgl. BAG Beschl. v. 13.9.2022 – 1 ABR 22/21, Rn. 65; Vgl. Fuhlrott/Herzig: Arbeitszeit: 1:1-Umsetzung der gerichtlichen Vorgaben durch Referentenentwurf?, ArbRAktuell, 2023, 222 ↩︎
10. https://www.bmas.de/DE/Arbeit/Arbeitsrecht/Arbeitnehmerrechte/Arbeitszeitschutz/Fragen-und-Antworten/faq-arbeitszeiterfassung.html ↩︎

Inhalt

Digitalisiere deine HR-Prozesse mit Personizer

Urlaubsplanung im Unternehmen soll gekonnt sein. Damit es fair und reibungslos im Team zugeht, empfiehlt es sich, die Arbeitsprozesse zu digitalisieren. Mit Vacationizr haben wir eine Plattform geschaffen, in der dies möglich ist. Warum wir Vacationizr nun abschalten und dir stattdessen die Nutzung von unserem neuen Tool Personizer empfehlen, erfährst du in diesem Artikel.

Vacationizr hat bisher den Bereich der Abwesenheitsplanung im Unternehmen abgedeckt. Urlaube, Krankheitstage und andere Abwesenheiten ließen sich digital eintragen, sodass lange Excel-Listen und Papierchaos Geschichte wurden.

In Zukunft möchten wir dir aber eine ganzheitliche Lösung für die Digitalisierung deiner Personalverwaltung bieten und haben deshalb Personizer entwickelt. Mit Personizer bieten wir nicht nur die umfängliche Urlaubsplanung an, sondern auch eine rechtskonforme, intuitive Zeiterfassung für dein Unternehmen. So kannst du beide Bereiche in einem Tool vereinen und alles an einem Ort organisieren.

Deine Vorteile mit Personizer

Wer bereits zu Personizer migiriert ist, wird festgestellt haben, dass die Oberfläche der von Vacationizr sehr ähnelt. Dir und deinen Mitarbeitenden wird es daher leichtfallen, sich in dem neuen Tool zurechtzufinden. Dennoch sind viele neue Funktionen hinzugekommen, die vor allem auch auf dem Feedback unserer Vacationizr Kunden beruhen.

Abwesenheiten wie Krankheit, Urlaub oder Homeoffice werden übersichtlich dargestellt und können als CSV-Datei exportiert werden. Dein Dashboard gibt dir täglich aktualisierte Berichte über die wichtigsten Kennzahlen deines Unternehmens. Auch deine Mitarbeitenden haben ein eigenes Dashboard, auf dem sie unter anderem verbleibende Urlaubstage und bereits wahrgenommene Homeoffice-Tage einsehen können.

Mithilfe von benutzerdefinierten Rollen kannst du deinen Mitarbeitenden Rechte zuweisen, um dein Team vollständig im Personizer Workflow zu integrieren. So ist es beispielsweise sinnvoll, der Buchhaltung die Rechte „Rechnung einsehen“ und „Urlaubskontingente verwalten“ zu übertragen.

Lege fest, wer den Urlaub deiner Mitarbeitenden freigibt, und verteile die Aufgaben im Team. Bei Beantragung des Urlaubs wird sofort angezeigt, welche Überschneidungen es im Team gibt, sodass reibungslose Prozesse gewährleistet sind. 

Verwende neben dem Urlaubsplaner auch unsere Zeiterfassung und profitiere von der Verknüpfung beider Module. Meldet sich beispielsweise ein Teammitglied über den Urlaubsplaner krank, wird dies automatisch auch in der Zeiterfassung vermerkt und entsprechend verrechnet. Eine manuelle Übertragung ist nicht notwendig.

Nutze Personizer zu jeder Zeit an jedem Ort. Mit unserer mobilen App können Zeiteinträge und Urlaubspläne schnell und einfach eingetragen und freigegeben werden. Dabei musst du dir keine Sorgen um die Daten deiner Mitarbeitenden machen. Personizer arbeitet DSGVO-konform und unterstützt dich bei der Einhaltung des Arbeitsgesetzes.

Wir sind stetig bemüht, unser Kundenfeedback umzusetzen und dir die Funktionen bereitzustellen, die du benötigst. Daher verbessern wir konstant unsere Performance und versuchen, Personizer so intuitiv wie möglich für dich und deine Mitarbeitenden zu gestalten. Langfristig möchten wir mit Personizer weitere Bereiche der Personalverwaltung abdecken, um dir eine ganzheitliche, digitale Lösung für deine HR-Prozesse anbieten zu können.

Bist du bereit für die Migration?

Mit Personizer erwarten dich stetige Updates und neue Features. Damit wir uns vollkommen auf die Weiterentwicklung von Personizer konzentrieren können, haben wir uns dazu entschlossen, Vacationizr im November abzuschalten. Vacationizr Kunden haben die Möglichkeit, einen einfachen Migrationsprozess zu starten. In wenigen Klicks sind all deine Daten in Personizer übertragen und du kannst wie gehabt mit der Abwesenheitsplanung fortfahren.

Erhalte hier noch mehr Informationen zur Migration von Vacationizr zu Personizer.

Inhalt

Überstunden rücken in den Fokus

In der Debatte rund um die gesetzliche Arbeitszeiterfassung wird auch das Thema Überstunden in den Fokus gerückt. Denn wo Arbeitszeiten erfasst werden, werden auch Minus- und Überstunden dokumentiert. Aber was genau passiert mit den Überstunden? Arbeitsgesetze und Unternehmensrichtlinien können die Vergütung, die maximale Anzahl von Überstunden oder andere Aspekte von Überstunden regeln. In diesem Artikel werden wir einen Überblick über die wichtigsten Arbeitsgesetze geben, die Überstunden regulieren und dabei sowohl die Perspektive der Arbeitgebenden als auch der Arbeitnehmenden berücksichtigen. Erfahre, welche Regeln gelten und was du in Bezug auf Überstunden beachten solltest.

Im Folgenden werden viele Begriffe aus Gesetzestexten verwendet. Um den Gesetzeswortlaut nicht zu verändern, wird auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter.

Du schaust lieber, statt zu lesen? In diesem Video haben wir die wichtigsten Fakten für dich zusammengefasst.

Welche gesetzlichen Regelungen existieren, die Überstunden regeln?

1. Entstehung von Überstunden

Nach § 3 ArbZG darf die tägliche Arbeitszeit acht Stunden nicht überschreiten. Ausnahmsweise darf ein Arbeitnehmer aber bis zu zehn Stunden pro Tag arbeiten, wenn innerhalb von sechs Kalendermonaten oder innerhalb von 24 Wochen im Durchschnitt acht Stunden werktäglich nicht überschritten werden, § 3 ArbZG. Legen die Parteien in dem Arbeitsvertrag einen bestimmten zeitlichen Umfang der zu erbringenden Arbeitsleistung (Regel- oder Normalarbeitszeit) fest, betrifft die Vergütungspflicht zunächst (nur) die Vergütung der vereinbarten Normalarbeitszeit. Erbringt der Arbeitnehmer Arbeit in einem die Normalarbeitszeit übersteigenden zeitlichen Umfang, ist der Arbeitgeber zu deren Vergütung nur verpflichtet, wenn er die Leistung von Überstunden veranlasst hat oder sie ihm zumindest zuzurechnen ist. Denn der Arbeitgeber muss sich Leistung und Vergütung von Überstunden nicht aufdrängen lassen, und der Arbeitnehmer kann nicht durch überobligatorische Mehrarbeit seinen Vergütungsanspruch selbst bestimmen. Dies gilt unabhängig davon, ob die Vergütungspflicht für Überstunden auf arbeitsvertraglicher Vereinbarung, tarifvertraglicher Verpflichtung des Arbeitgebers oder § 612 I BGB beruht. (BAG, NZA 2013, 1100)

Es ist Sache des Arbeitgebers, im Rahmen der vertraglichen Vereinbarungen und seines Direktionsrechts nach § 106 GewO dem Arbeitnehmer in qualitativer und quantitativer Hinsicht die zu erbringende Arbeitsleistung zuzuweisen. Der Arbeitnehmer kann sich nicht über die vertraglichen Vereinbarungen hinaus selbst Arbeit „geben“ und seinen Arbeitsumfang erhöhen. (BAG, NZA 2022, 1267)

Überstunden liegen also nur vor, wenn der Arbeitgeber sie angeordnet, gebilligt oder geduldet hat oder sie jedenfalls zur Erledigung der geschuldeten Arbeit notwendig gewesen sind. (BAG, NZA 2013, 1100)

Die Befugnis des Arbeitgebers zur Anordnung von Überstunden folgt regelmäßig aus dem Arbeitsvertrag oder ergibt sich entsprechend Treu und Glauben aus den Nebenpflichten des Arbeitsverhältnisses. (Werner, BeckOK Arbeitsrecht, Rn. 67)

Ohne ausdrückliche Regelung ist der Arbeitnehmer grundsätzlich nicht verpflichtet, Überstunden zu leisten. (Preis, Erfurter Kommentar zum Arbeitsrecht, Rn. 755) Hiervon stellen Not- und Katastrophenfällen jedoch eine Ausnahme dar. (ArbG Leipzig, Urteil vom 4.2.2003, DB 2003, 1279) § 14 ArbZG gibt keinen Anspruch des Arbeitgebers auf Leistung von Überstunden. (Preis, Erfurter Kommentar zum Arbeitsrecht, Rn. 755)

Eine geringfügige Überschreitung der in Dienstplänen festgelegten regelmäßigen Arbeitszeit der Arbeitnehmer stellt keine Anordnung zur Ableistung von Überstunden dar (BAG 23.3.1999, AP BetrVG 1972 § 87 Arbeitszeit Nr. 80; Fitting Rn. 140).

Zumutbar muss die Ableistung von Überstunden immer sein, denn unzumutbare Überstunden dürfen nicht angeordnet werden. (Peters, Peters, Das Weisungsrecht der Arbeitgeber, Rn. 444)

Nach § 8 MuSchG dürfen sowohl werdende als auch stillende Mütter und nach § 8 JarbSchG Jugendliche keine Überstunden ableisten.

2. Ausgleich für Überstunden

Für die Vergütung von Über- oder Mehrarbeit bestehen keine besonderen gesetzlichen Regelungen. Ob und ggf. wie die über die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit geleistete Tätigkeiten zu vergüten ist, hängt von den für das Arbeitsverhältnis maßgeblichen Vereinbarungen ab. (Ulrich Koch, Schaub/Koch, Arbeitsrecht von A-Z)

Die Arbeitsvertragsparteien können als Ausgleich für geleistete Zusatzstunden einen zu gewährenden Freizeitausgleich oder ein zu zahlendes Überstundenentgelt vereinbaren. Eine Entscheidung zwischen diesen zwei Alternativen kann auch optional entweder die Arbeitgeberin oder der Arbeitnehmer treffen. Haben die Arbeitsvertragsparteien keinen Freizeitausgleich für Überstunden vereinbart, so sind die Überstunden zu vergüten (§ 612 BGB). (Peters, Peters, Das Weisungsrecht der Arbeitgeber, Rn. 454)

Beinhaltet der Arbeitsvertrag eine Vereinbarung, die besagt, dass Mehrarbeit pauschal mit dem Gehalt oder Lohn abgegolten sind, ist diese nach § 307 Absatz 1 BGB unwirksam. So hat es auch das Bundesarbeitsgericht (BAG) in seinem Urteil (Az. 5 AZR 517/09) bestätigt. Es sieht hierdurch das Transparenzgebot verletzt.

3. Verjährung von Überstunden

Nach § 195 BGB beträgt die hier zur Anwendung gelangende regelmäßige Verjährungsfrist drei Jahre Die Verjährungsvorschriften finden sowohl auf die Freizeitausgleichs- als auch auf die finanziellen Abgeltungsansprüche für geleistete Überstunden Anwendung. Die Fälligkeit tritt wie für jeden anderen Vergütungsanspruch am Monatsende ein, § 614 BGB. (LAG Hessen, BeckRS 2010, 72957) Die Frist kann jedoch durch einen Tarif- oder Arbeitsvertrag verkürzt werden.  Die Dauer der angemessenen Ausschlussfrist darf sich nicht an der unteren Grenze der genannten Fristen orientieren. Nach Auffassung des Senats ist eine Frist für die erstmalige Geltendmachung von weniger als drei Monaten unangemessen kurz. (BAG, NZA 2006, 149)

Gibt es Ausnahmen, was den Ausgleich von Überstunden angeht?

In gesetzlichen Vorschriften finden sich keine Vergütungsregelungen für geleistete Überstunden. (Ulrich Koch, Schaub/Koch, Arbeitsrecht von A-Z)

Liegen die Voraussetzungen für Überstunden vor, ist zu fragen, ob der Unternehmer sie sodann auch zu vergüten hat. Unproblematisch ist das Ergebnis, wenn der anwendbare Tarifvertrag oder die arbeitsvertraglichen Regelungen eine Vergütung für Überstunden (ggfs. mit Überstundenzuschlägen) vorsieht.

Zudem bestimmt § 17 III BBiG für Auszubildende, dass eine über die vereinbarte regelmäßige tägliche Ausbildungszeit hinausgehende Beschäftigung besonders zu vergüten oder durch entsprechende Freizeit auszugleichen ist. (Raif/Nann, ArbRAktuell 2016, 204)

Im Übrigen richtet sich ein Vergütungsanspruch des Arbeitnehmers aber wie so oft nach der (berechtigten) Erwartungshaltung. Gemäß § 612 I BGB gilt eine Vergütung nur dann als stillschweigend vereinbart, wenn die Dienstleistung den Umständen nach nur gegen eine Vergütung zu erwarten ist. Ob der Arbeitnehmer die Vergütung von Überstunden erwarten kann, ist dabei stets anhand eines objektiven Maßstabes unter Berücksichtigung der Verkehrssitte, der Art, des Umfangs und der Dauer der Dienstleistung sowie der Stellung der Beteiligten zueinander festzustellen, ohne dass es auf deren persönliche Meinung ankommt. (BAG, NZA 2001,458)

1. Zahlung einer herausgehobenen Vergütung

Hingegen kann ein Arbeitnehmer eine Vergütung von Überstunden nicht erwarten, wenn sein Gehalt bereits deutlich über dem Durchschnittsverdienst seiner Arbeitskollegen liegt. Arbeitnehmer, deren Gehalt die Beitragsbemessungsgrenze in der gesetzlichen Rentenversicherung überschreitet, können demnach keine objektive Vergütungserwartung für Überstunden haben. (BAG, NZA 2012, 861)

2. Dienste höherer Art

Dasselbe hat bei Arbeitnehmern zu gelten, die Dienste höherer Art (§ 627 BGB) ausüben. Derartige besondere Dienste zeichnen sich dadurch aus, dass den Arbeitnehmern ein überdurchschnittliches Maß an Fachkenntnis, Kunstfertigkeit oder wissenschaftlicher Bildung sowie eine hohe geistige Fantasie oder Flexibilität zukommt und sie deshalb über eine herausgehobene Stellung verfügen. Allerdings kann man nicht bei allen Mitgliedern dieser Berufsgruppen eine objektive Vergütungserwartung verneinen. Erforderlich ist eine besondere Vertrauensstellung oder eine besonders herausgehobene Position innerhalb der Berufsgruppe. (Raif/Nann, ArbRAktuell 2016, 204)

3. Leitende Angestellte und sonstige Personen nach § 18 I ArbZG

Auch leitende Angestellte, die gem. § 18 I Nr. 1 ArbZG nicht unter die gesetzlichen Vorschriften zur Arbeitszeit fallen, sollten nach objektiven Maßstäben grundsätzlich nicht die Erwartung haben, Überstunden ausgezahlt bzw. einen entsprechenden Zahlungsanspruch zu haben. (BAG, NZA 2011, 1335) Auch Mitarbeiter in Vertrauensarbeitszeit werden regelmäßig keine Überstundenvergütung erwarten können. Fraglich ist, ob dies generell auch bei den in § 18 I Nr. 2 bis 4 ArbZG genannten Personengruppen, etwa bei Leitern von öffentlichen Dienststellen, zu gelten hat. Hierfür spricht, dass sie ebenso von dem Anwendungsbereich des ArbZG ausgenommen sind und dass auch bei ihnen wegen der besonderen Merkmale der ausgeübten Tätigkeit die Arbeitszeit nicht genau messbar oder im Voraus festlegbar ist. (Raif/Nann, ArbRAktuell 2016, 204)

Was muss der Arbeitgebende tun, um die gesetzlichen Regelungen von Überstunden zu befolgen?

1. Anordnung von Überstunden

Der Arbeitgeber hat bei der Ausübung eines arbeitsvertraglich vereinbarten Rechts zur einseitigen Anordnung von Überstunden die Grundsätze billigen Ermessens im Sinne des § 315 BGB zu achten. Infolgedessen muss er eine angemessene Ankündigungsfrist wahren, um dem Arbeitnehmer auf zumutbare Weise zu ermöglichen, sich auf eine vorher zeitlich nicht festgelegte Inanspruchnahme seiner Arbeitskraft einzustellen. (Thüsing, Westphalen, Graf von/ Thüsing, Vertragsrecht und AGB-Klauselwerke, Rn. 153)

Die Ableistung von Überstunden muss immer zumutbar sein, denn unzumutbare Überstunden dürfen nicht angeordnet werden. (Peters, Peters, Das Weisungsrecht der Arbeitgeber, Rn. 444)

2. Arbeitszeiterfassung

Die Arbeitgeber sind dazu verpflichtet, ein objektives, verlässliches und zugängliches System der elektronischen Zeiterfassung im Betrieb einzuführen. (EuGH, Urteil vom 14.05.2019, C-55/18, NZA 2019, 683)

3. Abbau von Überstunden

Der Vorgesetzte legt den Zeitpunkt des Freizeitausgleichs fest. Vom Weisungsrecht ist nicht nur das Recht der zeitlichen Festlegung der Arbeitszeit umfasst, sondern auch umgekehrt der Zeitpunkt des Abbaus der Überstunden. Der Freizeitausgleich muss nicht für volle Tage gewährt werden. Er dient nicht Erholungszwecken wie der Urlaub, der grundsätzlich nur tageweise gewährt werden darf und für den folglich eine stundenweise Stückelung grundsätzlich nicht erlaubt ist. Der Ausgleich in Freizeit wird allein dafür gewährt, dass der Arbeitnehmer an anderen Tagen bereits Arbeitsleistungen erbracht hatte. Bei der Festlegung des Freizeitausgleichs sind zugleich die Interessen des Betroffenen zu berücksichtigen. Es muss eine angemessene Ankündigungsfrist gewahrt werden, damit der Betroffene sich noch in ausreichender Zeit auf die zusätzliche Freizeit einstellen kann. Wie lange eine angemessene Ankündigungsfrist sein sollte, hängt vom Einzelfall ab.

Eine Erkrankung während der Freistellung führt nicht zu einem erneuten Freistellungsanspruch. Die einen Überstundenausgleich bezweckende Arbeitsbefreiung erfordert nur die Entbindung von der vertraglichen Arbeitspflicht im Umfang der geleisteten Überstunden. Es besteht kein Anspruch auf die Verschaffung einer zu Erholungszwecken nutzbaren arbeitsfreien Zeit. (Peters, Peters, Das Weisungsrecht der Arbeitsgeber, Rn. 458/459)

Je nach Kontext und Perspektive haben Überstunden unterschiedliche Bedeutungen. Für den einen bedeuten sie zusätzliche Einkünfte, oder eine bessere Work-Live Balance, für andere sind sie eine zusätzliche Belastung oder stehen für ineffiziente Arbeitsprozesse. Arbeitgebende sollten zu jederzeit sicherstellen, dass die Gesetze entsprechend eingehalten werden. Darüber hinaus haben Unternehmen aber noch Spielraum, den Umgang mit Überstunden im Unternehmen individuell zu definieren. Unternehmensspezifische Regelungen bezüglich Überstunden sollten in Arbeitsverträgen festgehalten werden, um Konflikte und rechtliche Probleme zu vermeiden.

Der Artikel wurde nach bestem Wissen und Gewissen sorgfältig erstellt. Es wird kein Anspruch auf Vollständigkeit und Richtigkeit der Inhalte gestellt. Die zur Verfügung gestellten Informationen ersetzen keine individuelle juristische Beratung. Sie sind unverbindlich und nicht Gegenstand eines anwaltlichen Beratungsvertrages. Es wird keine Gewähr dafür übernommen, dass im Streitfall den hier dargelegten Urteilen und Ansichten gefolgt wird. Eine Haftung für den Inhalt wird daher nicht übernommen.

Inhalt

Mobile Zeiterfassung für die Arbeit aus dem Homeoffice nicht mehr wegzudenken

Mobil erreichbar zu sein ist eine Selbstverständlichkeit, praktisch alle Vorgänge lassen sich von unseren Smartphones aus erledigen. Warum also nicht auch die Zeiterfassung im Unternehmen auf Mobilgeräten verfügbar machen?

Mit dem vermehrten Arbeiten aus dem Homeoffice, steigt auch die Notwendigkeit, HR-Prozesse und administrative Vorgänge, wie die Zeiterfassung, zu digitalisieren und mobil zugänglich zu machen.

Die Lust, persönliche Gespräche zu führen und Geschäftsreisen nachzukommen paart sich mit dem Bedürfnis, die errungene Flexibilität des Hybrid-Modells Homeoffice beizubehalten. Doch auch in anderen Bereichen, die seit jeher nicht an einen Standort gebunden sind, wie beispielsweise im Handwerk oder auf Baustellen, sollte Zeiterfassung kein zusätzlicher Belastungsfaktor, sondern eine selbstverständliche und leicht in den Arbeitsalltag integrierbare Handlung sein.

Zeiterfassung muss mobil weitergedacht werden und dabei einfach zu bedienen, flexibel einsetzbar und vor allem von überall zugänglich sein. Verschiedene Software-Anbieter bieten bereits HR-Lösungen für die mobile Zeiterfassung an. Was genau das optimale Match für eine mobile Zeiterfassung ausmacht und worauf bei der Wahl der Software geachtet werden sollte, das schauen wir uns im Folgenden genauer an.

Vorteile einer mobilen Zeiterfassung

Mit einer mobilen Zeiterfassung wird die Personaleinsatzplanung in Unternehmen nicht nur effizient gestaltet, sondern auch die Produktivität der Mitarbeitenden erhöht. Wo zuvor Zettel und Stift mühsam ein Dokumentenchaos veranstaltet haben, greift die digitale Zeiterfassung wesentlich effizienter und mit sicherer Datenübertragung ein.

Standortbasiert wird die Zeiterfassung in großen Unternehmen und der Industrie auch digital schon in Form von Chipkarten, Transpondern oder Fingerabdrucksensoren umgesetzt. Doch was passiert, wenn die Mitarbeitenden unterwegs sind oder von zu Hause arbeiten? Zurück zur unzuverlässigen Zettelwirtschaft? Weder flexibel noch zeitgemäß!

Die mobile Zeiterfassung ist eine ideale Lösung für die zuverlässige und ortsungebundene Erfassung der Arbeitszeiten. Allerdings setzt die Art der Zeiterfassung auch mobile Endgeräte wie Smartphones oder Tablets voraus, die in der Lage sind, digitale Applikationen (Apps) aufzurufen und zu bedienen.

Die Vorteile der mobilen Zeiterfassung sind insbesondere:

• Erhöhte Effizienz, da diese Art der Zeiterfassung manuellen Verwaltungsaufwand eliminiert.
• Internetzugang ist nicht nötig, denn die Daten werden vorerst lokal gespeichert.
• Ortsungebundene Nutzung, die die Flexibilität der Mitarbeitenden erhöht.
• Weniger Fehler, bezüglich der Eingabe und Verarbeitung.
• Sinnvolle Auswertung, die dem Unternehmen sofort zur Verfügung steht.
• Sichere Übertragung der Daten, bei der nichts verloren oder vergessen wird.

In vielen Fällen bietet die App eine Ergänzung zu einer bestehenden Zeiterfassungs-Software, die im Büro oder im Homeoffice auch vom Browser aus bedient werden kann. Die mobilen Zeiterfassungs-Apps sind auf die wichtigsten Funktionen reduziert und bieten dadurch eine leicht zu bedienende Oberfläche.

Arbeitszeiten über Web und App erfassen und auswerten

Starte deine moderne Zeiterfassung jetzt mit der Cloud-Lösung von Personizer!

Personizer kostenlos testen

Auch die Personalverwaltung profitiert stark von der mobilen Zeiterfassung. Der verringerte Aufwand von ehemals nachgereichten Zeiterfassungsdokumenten aus dem Homeoffice oder von der Geschäftsreise lässt sich besser in andere HR-Prozesse investieren, die sich nicht so einfach digitalisieren lassen.

Die Zeiten werden in Echtzeit in der Anwendung abgebildet und automatisch sorgfältig gegliedert. Mit wenigen Klicks können Personalverantwortliche die Zeiten der Mitarbeitenden auswerten. So wird wertvolle Arbeitszeit gespart und die Personaleinsatzplanung für diverse Projekte kann schnell überblickt werden.

Für welche Unternehmen und Industrien eignet sich die mobile Zeiterfassung besonders?

Ob die Zeiterfassung der gesamten Arbeitszeit langfristig zur allgemeinen gesetzlichen Pflicht wird oder nicht, steht bis zum Gesetzesentwurf der Bundesrepublik noch in den Sternen. Doch eines ist klar: in vielen Berufen ist die Zeiterfassung durch interne Bestimmungen und Absprachen für Mitarbeitende sowieso schon Pflicht. Vor allem Berufsgruppen mit besonderem Flexibilitätsanspruch und schnellem Datenübertragungsbedürfnis profitieren auch in diesem Falle von der mobilen Zeiterfassung.

Mobile Zeiterfassung im Handwerk

Ein neuer Tag, ein neues Projekt – das Handwerk gehört zu der Berufsgruppe, die keinen stetig festen Standort für ihre ausführenden Arbeiten hat. Dazu kommen, je nach Auftragslage, Zeitdruck, ungeplante Einsätze und spontane Überstunden, wenn es zu Problemen auf der Baustelle kommt.

Unter solchen Bedingungen mit Papier und Stift mit den stetigen Veränderungen Schritt zu halten ist nicht nur unwahrscheinlich, sondern schlichtweg unmöglich. Die mobile Zeiterfassung erleichtert den administrativen Aufwand bei Handwerkern enorm.

Arbeits- und Pausenzeiten können direkt beim Kunden in Echtzeit erfasst und der Verwaltung übermittelt werden. Diese Transparenz zeigt zusätzlich, welche Ressourcen auf welchem Projekt besonders berücksichtigt werden müssen oder ob ein Projekt zusätzliche Unterstützung braucht.

Mobile Zeiterfassung auf Baustellen

Auch auf dem Bau kommen dem Handwerk ähnliche Voraussetzungen zum Tragen, die sich mit einem analogen Zeiterfassungssystem nicht ausreichend abdecken und bedienen lassen. Die mobile Zeiterfassung ist also auch auf dem Bau und für Bauarbeiter eine sinnvolle Ergänzung, um den Überblick über die für das jeweilige Projekt geleisteten Stunden zu behalten.

So kann, mit Hilfe einer passenden App, auch der Bauarbeiter an seinem Arbeitsplatz seine Zeiten über das Smartphone eintragen.

Mobile Zeiterfassung für Vertreter

Eine Berufsgruppe, die ebenfalls von Reisen und hohen Flexibilitätsansprüchen geprägt ist, ist die der Vertreter. Produktpräsentationen, Kundengespräche, Akquise und Servicesicherung – ein diverses Aufgabenportfolio beschäftigt Vertreter in verschiedensten Branchen.

Ein klarer Fall für die mobile Zeiterfassung, die erneut mit der standortunabhängigen Nutzung punktet. Mitarbeitende haben ebenso Kontrolle über ihr eigenes Arbeitspensum, wie HR-Verantwortliche oder Geschäftsführer.

Mobile Zeiterfassung im Homeoffice

Das sich großer Beliebtheit erfreuende Modell des Homeoffice ist gekommen, um zu bleiben. Unternehmen, die bereits eine digitale Zeiterfassung standortbasiert etabliert haben, schauen jetzt händeringend nach einer ergänzenden Lösung. Auch Betriebe, die bisher analog oder mit einfachen Tabellen vorgegangen sind, werden nach und nach zum Umdenken bewegt.

Die mobile Zeiterfassung erleichtert die Planung und Koordination der Arbeitszeit natürlich auch von zu Hause aus. Auch bei einem Hybrid-Modell, mit einem Tag im Büro und dem nächsten zu Hause, sowie halbe Tage vor Ort und den Rest des Arbeitstages in den eigenen vier Wänden, sind flexibel mit der mobilen Zeiterfassung zu verfolgen. Die mobile Zeiterfassung funktioniert so dynamisch, wie die Mitarbeitenden es benötigen.

Generell eignet sich die mobile Zeiterfassung für alle Arbeitenden, die viel unterwegs sind. Durch die mobile Lösung gehen Stundenzettel nicht verloren, verknittern nicht in der Tasche und werden auch nicht vergessen. Die Apps lassen sich leicht implementieren und die Zeiterfassung startet mit nur einem Klick. Drucker, Stift und Papier werden überflüssig. So ist eine organisierte und ordentliche Stundenerfassung zu jedem Zeitpunkt und von überall aus gewährleistet.

Was ist bei der Auswahl eines Anbieters der mobilen Zeiterfassung zu beachten?

Wenn es nun darum geht, einen passenden Anbieter für die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens herauszusuchen, kann die Entscheidung recht schwerfallen. Folgende Fragen helfen dabei, die für das eigene Unternehmen wichtigsten Funktionen herauszuarbeiten und eine geeignete Entscheidung für die mobile Zeiterfassung zu treffen:

• Welchen Daten muss das gewählte System erfassen?
• Welche Art der Auswertung soll möglich sein?
• Wie teuer darf die Implementierung und Pflege sein?
• Welche Geräte, Smartphones, etc. sollen genutzt werden?
• Soll eine Aufgabenerfassung ebenfalls integriert sein?
• Sollte eine Offline-Nutzung möglich sein?
• Können Zeiten manuell korrigiert und nachgetragen werden?

Da allerlei Daten in die Software eingepflegt werden, haben viele Arbeitnehmende häufig Bedenken, dass der Datenschutz nicht eingehalten wird. Daher ist es bei der Auswahl des Systems wichtig, genau darauf zu achten, dass auf die Datenschutzrichtlinien Wert gelegt wird. Server, die sich auf europäischem Boden befinden, müssen sich an die strengen Regeln der DSGVO halten und sind deswegen prinzipiell zu favorisieren.

Nur weil eine Zeiterfassung mobil ist, heißt es nicht, dass sie auch eine App-Version beinhaltet. Darauf sollte geachtet werden, denn das Handling ist mobil zwar auch über den Browser möglich, doch eine extra für mobile Endgeräte ausgerichtete App hat in der Anwendung und Speicherung diverse Vorteile gegenüber der Browserfunktion. Die Ansicht und Bedienung fallen auf einer App wesentlich leichter als in der mobilen Ansicht im Browser.

Was muss eine Lösung für die mobile Zeiterfassung mitbringen?

Funktionen und Zwecke der Software sollten im Voraus sehr genau formuliert werden. So fällt die Suche nach der passenden Software leichter und die benötigten Funktionen werden besser berücksichtigt.

• Bedienbarkeit: Allem voran sollte die mobile Zeiterfassung, egal in welcher Form, leicht zu bedienen sein und somit eine Arbeitserleichterung darstellen. Einfache, verständliche Abläufe, schnelles Eintragen der Zeiten und Zuordnen zu den richtigen Projekten sowie, im Fall der Fälle, das Nachtragen und Korrigieren von Zeiten, wenn doch mal etwas schiefgelaufen sein sollte.
• Übersichtlichkeit: Jegliche administrative Anwendungen machen in der App selbst weniger Sinn. Diese Zusatzanwendungen können auf die Webanwendungen ausgelagert werden. Die App an sich sollte also nur aus den wichtigsten Funktionen zusammengesetzt sein, sodass alle Anwendungen leicht zu finden sind.

Die meisten Anbieter für die mobile Zeiterfassung bieten zum ersten Ausprobieren eine Testversion. So auch Personizer. Unsere cloudbasierte HR-Software ist ideal für kleine bis mittelständische Unternehmen. Mit der Personizer App erhalten Unternehmen und Mitarbeitende die optimale Verbindung von zuverlässiger Zeiterfassung und mobiler Flexibilität.

Inhalt

Zeit für eine Auszeit

Jeder kennt es: Arbeitstage voller Meetings. Kalender überfüllt mit Terminen. Überrumpelt von dem Gefühl nichts mehr zu schaffen, wird die Liste der zu erledigen ToDo’s länger und länger.

Für eine kurze Zeit können solche stressigen Phasen meist ausgeglichen werden. Wenn das Gefühl des anhaltenden Stresses jedoch zum Dauerzustand geworden ist, wird es dringend Zeit für eine Auszeit vom stressigen Arbeitsalltag.

In diesem Fall kann dir das sogenannte Sabbatjahr Abhilfe schaffen. Doch was genau ist das Sabbatjahr eigentlich? Was musst du unbedingt darüber wissen und warum können auch Unternehmen vom Sabbatjahr profitieren? Das alles erfährst du in diesem Beitrag.

Fakten rund um das Sabbatjahr

Raus aus dem Alltagstrott, rein ins Abenteuer! Das sogenannte Sabbatjahr, welches auch als „Sabbatical“ bekannt ist, dient als eine Auszeit vom stressigen Arbeitsalltag.

Zunächst sei gesagt: Jedem Arbeitnehmenden steht grundsätzlich frei, wofür er das Sabbatical konkret verwendet. Die Gründe für ein Sabbatjahrkönnen dabei sehr unterschiedlich ausfallen.

Was ist ein Sabbatjahr?

Zurückzuführen ist der Begriff „Sabbatjahr“ historisch auf die jüdische Tora, nach welcher Felder und Weinbergealle sieben Jahre nicht besät werden sollen.

Im heutigen Sinne geht das Sabbatjahr auf das US-amerikanische Hochschulwesen zurück. Lehrkräfte nehmen hier üblicherweise für ihre Forschungstätigkeit eine befristete Freistellung vom Lehrbetrieb.

Heutzutage sind Sabbaticals nicht mehr auf die akademische Welt beschränkt, sondern haben große Anerkennung und Verbreitung in Unternehmen gefunden.

Wozu dient ein Sabbatical?

Ein Sabbatjahr dient heutzutage nicht nur – wie im ursprünglichen Sinne – der Forschung oder Weiterbildung. Die Motivation für die längere Auszeit kann sehr unterschiedlich ausfallen.

Viele Angestellte nehmen sich heutzutage ein Sabbatical, um zu reisen, sich zu erholen, sich der Erziehung ihrer Kinder, der Pflege von Angehörigen oder einem anderen sozialen Engagement zu widmen.

Oftmals wird die Auszeit dabei zur persönlichen Entfaltung genutzt. Es gilt aktiv Herausforderungen zu suchen, sich in bislang unbekannten Bereichen auszuprobieren und neue Talente aufzudecken.

Wichtig ist, dass du die berufliche Auszeit nutzt, um die Dinge zu tun, für die du während deines Jobs keine Zeit hast. Idealerweise dient ein Sabbatjahr dazu, neue Kräfte und neue Motivation zu sammeln.

Kann jeder ein Sabbatjahr machen?

Grundsätzlich können alle Mitarbeitenden, die sich körperlich und geistig nach einer Auszeit sehnen, ein Sabbatjahr nehmen.

Auch, wenn es keinen  gesetzlichen Anspruch auf ein Sabbatical gibt, gehen immer mehr Unternehmen dazu über, ihren Mitarbeitenden dieses zu ermöglichen. So können sie beim Thema „Work-Life-Balance“ punkten.

Wie lange dauert ein Sabbatjahr?

Auch wenn der Name den Anschein erweckt, dass es sich beim Sabbatjahr um ein Jahr handelt, kann die eingelegte Pause auch kürzer oder länger ausfallen.

Der Umfang eines Sabbatjahres kann flexibel gestaltet werden. Je nachdem, welche Regelung du mit deiner Arbeitsstelle triffst, kann die eingelegte Pause von drei Monaten bis zu weit über einem Jahr reichen.

Üblich ist es, dass Arbeitnehmende nach dem Sabbatjahr an den Arbeitsplatz zurückkehren und wieder in den Arbeitsalltag einsteigen.

Rechtliche Grundlagen für dein Sabbatjahr

Damit du dich im Sabbatjahr vollkommen auf deine Auszeit konzentrieren kannst, solltest du vorab alle rechtlichen Rahmenbedingungen klären.

Um dir einen Überblick über mögliche Unklarheiten, die auf dich zukommen könnten, zu geben, beantworten wir dir nachfolgend die wichtigsten Fragen.

Gibt es eine gesetzliche Regelung zum Sabbatjahr?

Inzwischen haben einige Länder das Sabbatical fest im Gesetz verankert. Im Gegensatz zum normalen Urlaub, ist das Sabbatical nicht im deutschen Arbeitsrecht definiert. So gibt es hierzulande keine Gesetze, die Ansprüche und Regelungen rund um das Sabbatjahr festhalten.

Aus der rein rechtlichen Perspektive handelt es sich beim Sabbatjahr um eine einvernehmliche Arbeitsbefreiung. Diese ist vertraglich festgehalten und kann individuell sehr unterschiedlich definiert und gestaltet werden.

Darf ein Antrag zum Sabbatjahr abgelehnt werden?

Da es keine gesetzlichen Regeln und Normen gibt, die einen Anspruch auf das Sabbatjahr regeln, wird das Sabbatjahr frei zwischen Arbeitgebenden und Arbeitnehmenden ausgehandelt.

Aus diesem Grund bleibt es die Aufgabe des jeweiligen Unternehmens zu entscheiden, ob es seinen Mitarbeitenden ein Sabbatical bewilligt oder nicht.

Diese Entscheidung trifft das Unternehmen im jeweiligen Einzelfall. So kann bei jeder Arbeitskraft individuell entschieden werden, ob ein Sabbatjahr genehmigt oder aus dienstlichen und betrieblichen Gründen abgelehnt wird.

Mein Sabbatjahr wurde abgelehnt ­­– was jetzt?

Dein Sabbatjahr wurde abgelehnt? Kein Grund zur vollkommenen Verzweiflung. Abseits von der freiwilligen Basis gibt es Gesetze, die zumindest einen zeitlichen Ausstieg aus dem Job erleichtern.

Seit 1998 gilt hierzulande das Gesetz zur sozialrechtlichen Absicherung flexibler Arbeitszeitregelungen (ArbZAbsichG). Drei Jahre später, im Jahr 2001, folgte dasGesetz zur Teilzeitarbeit (TzBfG) und befristeten Arbeitsverträgen.

In den genannten Gesetzen sind die Arbeitnehmendenrechte geregelt, die individuell vereinbarte Arbeitszeit zu verkürzen oder zu verlängern. So haben Angestellte laut Gesetz einen Anspruch darauf, in Teilzeit zu arbeiten.

Finanzierung deines Sabbatjahres

Wenn du dich entschieden hast, ein Sabbatjahr zu nehmen, ist es wichtig, vorab zu klären, wie du dir dieses finanzierst. Wichtig ist, dass du dir einen Finanzierungsplan aufstellst, damit du nicht von den auflaufenden Lebenshaltungskosten überrumpelt wirst.

Je nach Unternehmen werden meist individuelle Finanzierungsregelungen getroffen, damit du dir in der Zeit des Sabbaticals keine Geldsorgen machen musst.

Egal, für welche Variante du und dein Unternehmen sich entscheiden. Du solltest einen Weg finden, deine Kosten wie Miete, Versicherungen, Kreditraten und andere laufende Kosten auch während deines Sabbatjahres bezahlen zu können. Dabei solltest du daran denken, dass auch die Kosten für Sozialversicherungen gegebenenfallsselbst getragen werdenmüssen.

Welche Finanzierungsmöglichkeiten gibt es für das Sabbatjahr?

Letztlich kannst du mit deinem Unternehmen über verschiedene Finanzierungsmöglichkeiten verhandeln. Wir stellen dir  zwei Möglichkeiten vor.

Möglichkeit 1

In der ersten Variante, dem sogenannten Freistellungsmodell, verzichtest du während der gesamten Auszeit auf dein reguläres Einkommen. Dieses Modell basiert auf der Möglichkeit unbezahlten Sonderurlaub zu nehmen und das Arbeitsverhältnis ruhen zu lassen.

Der Nachteil: Du musst deine Auszeit aus deinen Ersparnissen finanzieren. Überschreitet der Sonderurlaub dabei die Dauer von vier Wochen, müssen außerdem Sozialversicherungen nach (§ 7 Abs. 3 S. 1 SGB IV) selbst gezahlt werden. Insbesondere die Krankenversicherung ist auf Reisen besonders wichtig.

Möglichkeit 2

In der zweiten Variante, welches auch als Teilzeitarbeitsmodell bekannt ist, wird vereinbart, dass die Arbeitskraft in Teilzeit arbeitet. Dieser Anspruch besteht nach sechs Monaten Betriebszugehörigkeit. Tatsächlich aber, arbeitet der Arbeitnehmende weiter in Vollzeit und zahlt alles was über die vereinbarte Teilzeit hinausgeht in sein Zeitwertkonto ein.

Du kannst beispielsweise bereits ein Jahr vor Beginn deines Sabbaticalsauf 50 % deines Gehalts verzichten und dir dieses in der Zeit deines Sabbaticals auszahlen lassen.

Außerdem hast du die Möglichkeit, Sonderzahlungen wie beispielsweise Weihnachtsgeld oder Überstunden ebenfalls auf das Wertkonto zahlen zu lassen.

Während der Ansparphase bleiben sämtliche Einzahlungen auf das Wertkonto steuer- und sozialabgabenfrei. Da für das niedrigere Bruttogehalt ein niedrigerer Steuersatz gilt, wird das übrige Gehalt zu einem geringeren Steuersatz besteuert.

Der Vorteil bei dieser Möglichkeit: Auchwährend deiner Auszeit wirst du weiter bezahlt und das Unternehmen deckt auch weiterhin die Sozialversicherungen.

Sabbaticals in Unternehmen

Du brauchst eine Auszeit und für dich ist klar: Du möchtest ein Sabbatjahr nehmen. Da grundsätzlich kein Anspruch auf ein Sabbatjahr besteht, gilt es nun, die Verantwortlichen in deinem Unternehmen zu überzeugen.

Das ist oftmals gar nicht so schwer, wie du denken magst, denn auch Unternehmen profitieren vom Sabbatjahr! Wir erklären dir, welche Auswirkung die Auszeit für ein Unternehmen haben kann und welche Vorteile dein Unternehmen erwarten.

Welche Auswirkung hat das Sabbatjahr für Unternehmen?

Wenn Beschäftigte ein Sabbatjahr nehmen, müssen Unternehmen im „schlechtesten Fall“ für über ein Jahr auf die jeweilige Arbeitskraft verzichten.

Aus diesem Grund ist es die Aufgabe von Personalverantwortlichen und Führungskräften, sämtliche Unsicherheiten rund um das Sabbatjahr vorzubeugen.

Dies kann geschehen, indem unternehmensspezifischen Regelungen für das Sabbatjahr fest im Arbeitsvertrag verankert sind. So kann beispielsweise vorab festgelegt werden, wie lange ein Sabbatical dauern darf und wie dieses zu organisieren ist.

Sind die Rahmenbedingungen geklärt, muss sich die Personalabteilung gegebenenfalls um eine Vertretung bemühen. Dabei ist es von besonderer Bedeutung, die Aus- und Wiedereingliederung der Arbeitskraft zu koordinieren.

Welche Vorteile hat das Sabbatjahr für Unternehmen?

Ein Sabbatjahr ist nicht nur aus Sicht des Arbeitnehmenden als positiv zu bewerten. Immer mehr Unternehmen gehen dazu über, das Sabbatical für Beschäftigte zu ermöglichen – und das aus gutem Grund!

Menschen, die ein Sabbatical genommen haben, kehren in der Regel motiviert und voller neuer Energie zurück an ihren alten Arbeitsplatz. Dabei haben sie während der Auszeit oftmals wertvolle Auslandserfahrungen gesammelt, ihre Fremdsprachenkenntnisse erweitert oder die Zeit genutzt, um an Fort- oder Weiterbildungsmaßnahmen teilzunehmen.

Gerade Angestellte, die unter Dauerstress arbeiten und nicht mehr zur Ruhe kommen, profitieren vom Sabbatical. Dabei ist die Auszeit eine geeignete Präventionsmaßnahme, um Krankheiten wie Burnout vorzubeugen.

Welche unternehmensspezifischen Regelungen sollten vorab geklärt werden?

Bevor du dich in dein Sabbatical verabschiedest, solltest du alle Fragen, die im Laufe deiner Auszeit auftreten könnten, vorab mit deinem Unternehmen klären.

So sollte zum Beispiel beantwortet sein, ob Krankheitszeiten im Sabbatjahr angerechnet werden oder nicht.

Sofern aus deinem Arbeitsvertrag nicht ersichtlich ist, ob du während deiner Auszeit einen Anspruch auf Urlaub hast, kannst du dich informieren, wie die unternehmensspezifische Regelung ist.

Das BAG hat im Jahr 2019 entschieden, dass bei unbezahltem Sonderurlaub der Anspruch auf Erholungsurlaub erlischt, sofern die Arbeitskraft das gesamte Urlaubsjahr unbezahlten Sonderurlaub nimmt.

Welche besondere Regelungen gibt es für Personen im Beamtenverhältnis?

Im Regelfall entscheidet das jeweilige Unternehmen, ob es seinen Angestellten ein Sabbatical bewilligt oder nicht. Anders sieht es für Personen im Beamtenverhältnis und Angestellte im öffentlichen Dienst aus.

Hier gibt es spezielle Gesetze und Regelungen, die ein Sabbatjahr erleichtern. Dabei ist nicht nur die Einrichtung eines Sabbaticals für Personen im Beamtenverhältnis, Lehrende und Beschäftigte im öffentlichen Dienst wesentlich , sondern auch die Dauer des Sabbaticals kann hier wesentlich länger ausfallen.

Personen im Beamtenverhältnis oder Angestellte im öffentlichen Dienst können für einen Zeitraum zwischen zwei und sechs Jahren für zwei Drittel bis sechs Siebtel des normalen Gehalts arbeiten und sich anschließend für ein Jahr von der Arbeit freistellen lassen. In diesem Jahr wird weiterhin zwei Drittel bis sechs Siebtel der bisherigen Dienstbezüge gezahlt.

Weitere Grundsätze zu Regelungen für Personen im Beamtenverhältnis sind im Beamtengesetz festgehalten.

Das Wichtigste in Kürze

• Grundsätzlich kann jede Arbeitskraft ein Sabbatjahr nehmen
• Einen gesetzlichen Anspruch auf ein Sabbatical gibt es jedoch nicht
• Der Umfang des Sabbatjahres kann flexibel gestaltet werden
• Rahmenbedingungen zum Sabbatical sollten vorab im gesonderten Arbeitsvertrag geklärt werden
• Mit einem Urlaubsplanungstool behalten Arbeitnehmende und Unternehmen den Überblick über alle Abwesenheiten im Team

Digitalisiere deine Urlaubsplanung!

Alle Abwesenheiten deines Teams im Überblick. Plane und verwalte Urlaube und Abwesenheiten online.

Entdecke Personizer

Der Artikel wurde nach bestem Wissen und Gewissen sorgfältig erstellt. Es wird kein Anspruch auf Vollständigkeit und Richtigkeit der Inhalte gestellt. Die zur Verfügung gestellten Informationen ersetzen keine individuelle juristische Beratung. Sie sind unverbindlich und nicht Gegenstand eines anwaltlichen Beratungsvertrages. Es wird kein Gewähr dafür übernommen, dass im Streitfall den hier dargelegten Urteilen und Ansichten gefolgt wird. Eine Haftung für den Inhalt wird daher nicht übernommen.