Stand: September 2026. Zwei der fünf Punkte stecken noch im Gesetzgebungsverfahren.

Minijob 2027 im Überblick: Was ist beschlossen, was geplant, was nur Debatte?

Fünf Punkte werden derzeit unter „Minijob-Reform 2027″ zusammengeworfen. Zwei davon sind bereits verabschiedet und geltendes Gesetz für das kommende Jahr. Zwei weitere Punkte liegen als Entwurf vor und ein Punkt ist lediglich eine Empfehlung ohne Rechtswirkung.

Der Unterschied zwischen diesen Stufen ist praktisch. Ein Gesetz ist verkündet und gilt. Damit kannst du kalkulieren. Ein Regierungsentwurf ist ein Text, den das Bundeskabinett beschlossen hat und der jetzt ins Parlament geht, wo er noch geändert werden kann. Ein Referentenentwurf ist die früheste Stufe: ein Papier aus einem Ministerium, das noch nicht im Kabinett war. Und eine Kommissionsempfehlung ist ein Vorschlag an die Politik, gar kein Gesetzestext.

Krankenversicherungsbeitrag für Minijobs steigt ab 2027 auf voraussichtlich 17,5 Prozent (beschlossenes Gesetz)

Der Pauschalbeitrag der Arbeitgebenden zur Krankenversicherung steigt für gewerbliche Minijobs zum 1. Januar 2027 von 13 Prozent auf den allgemeinen Beitragssatz plus den durchschnittlichen Zusatzbeitragssatz — nach Angaben der Minijob-Zentrale voraussichtlich 17,5 Prozent. Grundlage ist das GKV-Beitragssatzstabilisierungsgesetz. Das Bundesgesundheitsministerium verkündete dies am 29.07.2026, in Kraft trat es am 30.07.2026. Dass der Beitrag steigt, musst du also nicht mehr beobachten, sondern einplanen. Offen ist nur, wie hoch er genau ausfällt.

Der Pauschalbeitrag zur Krankenversicherung ist eine reine Arbeitgeberabgabe auf das Minijob-Entgelt. Sie wird zusammen mit den übrigen Abgaben an die Minijob-Zentrale abgeführt und nicht vom Lohn der Minijobber·innen abgezogen. Fällig wird sie nur für Minijobber·innen, die in der deutschen gesetzlichen Krankenversicherung pflicht-, freiwillig oder familienversichert sind; bei privat Versicherten fällt der Pauschalbeitrag laut Minijob-Zentrale nicht an.

Im Gesetzestext steht bislang noch die alte Zahl. Nach § 249b SGB V hat der Arbeitgeber „einen Beitrag in Höhe von 13 vom Hundert des Arbeitsentgelts“ zu tragen. Ab Januar 2027 wird der Satz nach der Chronologie der Minijob-Zentrale „auf den allgemeinen Beitragssatz von 14,6 Prozent zuzüglich des durchschnittlichen Zusatzbeitragssatzes“ angehoben, was nach heutigem Stand 17,5 Prozent ergibt. Beschlossen wurde die Änderung am 10. Juli 2026, verkündet am 29. Juli 2026.

Die exakte Höhe hängt damit an einer Zahl, die noch nicht feststeht. Wie hoch der durchschnittliche Zusatzbeitragssatz 2027 ausfällt, gibt das Bundesgesundheitsministerium nach § 242a SGB V erst bis zum 1. November im Bundesanzeiger bekannt.

Ein Detail geht in vielen Meldungen unter. Die Minijob-Zentrale weist die Erhöhung ausdrücklich für gewerbliche Minijobs aus. Für Minijobs in Privathaushalten nennt § 249b Satz 2 SGB V weiterhin 5 Prozent.

Minijob-Verdienstgrenze 2027: 633 statt 603 Euro

Die Minijob-Grenze steigt zum 1. Januar 2027 von 603 auf 633 Euro pro Monat. Das ist keine politische Entscheidung von 2026, sondern ein Automatismus: Seit Oktober 2022 ist die Geringfügigkeitsgrenze an den Mindestlohn gekoppelt.

Die Minijob-Grenze ist nach § 8 Abs. 1a SGB IV das monatliche Arbeitsentgelt, „das bei einer Arbeitszeit von zehn Wochenstunden zum Mindestlohn“ erzielt wird. Gerechnet wird nach der Formel Mindestlohn × 130 : 3, aufgerundet auf volle Euro. Der Mindestlohn steigt laut Fünfter Mindestlohnanpassungsverordnung ab dem 1. Januar 2027 auf 14,60 Euro brutto je Zeitstunde.

Beispiel: 14,60 € × 130 : 3 = 632,67 €, aufgerundet 633 €. Im Jahr sind das 633 € × 12 = 7.596 €.

Mehr Arbeitszeit erlaubt die höhere Grenze übrigens nicht. 633 Euro geteilt durch 14,60 Euro sind rund 43 Stunden im Monat, genauso viel wie 2026 bei 603 Euro und 13,90 Euro Mindestlohn. Die Grenze wächst nur mit, damit der Stundenumfang gleich bleibt.

Zwei Monate Puffer bleiben dir. Ein unvorhersehbares Überschreiten der Grenze ist nach § 8 Abs. 1b SGB IV unschädlich, wenn es „in nicht mehr als zwei Kalendermonaten“ innerhalb eines Zeitjahres passiert und der Verdienst dabei jeweils höchstens um einen Betrag bis zur Höhe der Geringfügigkeitsgrenze überschritten wird. Vorhersehbare Mehrarbeit ist damit nicht gemeint.

Pauschalsteuer für Minijobs: Steigt sie 2027 wirklich auf 5 Prozent?

Sehr wahrscheinlich. Beschlossen ist sie aber noch nicht. Das Bundeskabinett hat am 2. September 2026 den Entwurf eines Einkommensteuerreformgesetzes 2027 auf den Weg gebracht. Darin heißt es laut Bundesregierung: „Der einheitliche Pauschsteuersatz bei Mini-Jobs wird von 2 auf 5 Prozent erhöht.“ Zurück geht das auf die Koalitionsausschuss-Einigung vom 2. Juli 2026, in der das Bundesfinanzministerium ankündigt, „der Pauschalsteuersatz bei den sogenannten Mini-Jobs“ werde „von zwei auf fünf Prozent angehoben“ — als Teil der Gegenfinanzierung des Entlastungspakets.

Was im Gesetzentwurf „Pauschsteuersatz“ heißt, ist im Betrieb die Pauschalsteuer auf Minijob-Entgelte. Sie betrifft nur Arbeitgebende, die dieses Wahlrecht überhaupt nutzen. Nach § 40a Abs. 2 EStG kann der Arbeitgeber die Lohnsteuer einschließlich Solidaritätszuschlag und Kirchensteuern (einheitliche Pauschsteuer) mit 2 Prozent des Arbeitsentgelts erheben, wenn er auf den Abruf der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale verzichtet. Die Alternative bleibt die individuelle Versteuerung über die Lohnsteuermerkmale der beschäftigten Person.

Noch nicht im Kabinett: ein Pflegeversicherungsbeitrag für Minijobs (Referentenentwurf)

Eine Stufe früher im Verfahren steht ein weiterer Kostenpunkt. Der Referentenentwurf des Pflegeneuordnungsgesetzes sieht vor, dass auf Minijob-Entgelte künftig auch Pflegeversicherungsbeiträge fällig werden. Das Bundesgesundheitsministerium formuliert es so: „Um die Einnahmen der Pflegeversicherung breiter aufzustellen, zahlen Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber künftig auch auf das in einer geringfügigen Beschäftigung (Mini-Jobs) erzielte Arbeitsentgelt einen Beitragssatz von 3,6 %.“

Der Entwurf datiert laut Minijob-Zentrale vom 5. Juni 2026. Ob und in welcher Form er Kabinett und Parlament passiert, ist offen. Als sichere Größe für 2027 taugt er nicht, als Hinweis auf die Richtung schon.

Abschaffung des Minijob-Sonderstatus: Ist das vom Tisch?

Rechtlich war sie nie auf dem Tisch: Es gibt bis heute keinen Gesetzentwurf dazu, sondern eine Empfehlung. Die Alterssicherungskommission hat der Bundesregierung am 23. Juni 2026 einen Bericht mit 33 Empfehlungen übergeben. Eine davon lautet laut BMAS, „geringfügige Beschäftigungsverhältnisse (Minijobs) ohne Opt-out-Möglichkeit in die GRV einzubeziehen und ihren steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Sonderstatus abzuschaffen“, mit Ausnahmen nur für Schüler. Das wäre das Ende des Minijobs, wie er heute funktioniert.

Nur: Empfehlungen sind kein Recht. Die Minijob-Zentrale stellt dazu unmissverständlich fest: „Die Alterssicherungskommission hat Empfehlungen ausgesprochen. Diese haben noch keine rechtliche Wirkung.“ Und auf die Frage, ob sich aktuell etwas ändert: „Nein. Für Minijobberinnen und Minijobber sowie Arbeitgeber gelten aktuell die bestehenden gesetzlichen Regelungen.“

Politisch sieht es nach einer Entwarnung aus, die aber nicht amtlich bestätigt ist. Laut einem Bericht von Personalwirtschaft vom 2. September 2026 sagt HDE-Geschäftsführer Steven Haarke: „Aus Regierungskreisen war zu hören, dass die Minijobs nun doch nicht abgeschafft werden sollen.“ Der Handelsverband selbst bleibt bei seiner Position: „Wir lehnen eine Abschaffung der Minijobs entschieden ab und kämpfen für deren Erhalt.“ Eine Zusage der Bundesregierung ist das nicht, sondern die Wiedergabe eines Verbands.

Wie viele Betriebe das betrifft, zeigt die Größenordnung. Zum 30. Juni 2026 waren bei der Minijob-Zentrale 6.959.301 Minijobberinnen und Minijobber gemeldet, davon 6.705.720 im gewerblichen Bereich. Über eine Million davon arbeitet laut Personalwirtschaft allein im Handel und im Kfz-Gewerbe.

Was bedeutet das für deine Arbeitgeberkosten? Ein Rechenbeispiel

Im Netz kursieren zu den Minijob-Arbeitgeberkosten 2027 mehrere vorgerechnete Gesamtsummen, deren Herkunft sich nicht nachvollziehen lässt. Deshalb hier die eigene Rechnung, Schritt für Schritt. Die aktuellen Einzelsätze für gewerbliche Minijobs nennt die Minijob-Zentrale für 2026: Krankenversicherung 13 %, Rentenversicherung 15 %, Pauschsteuer 2 %, Umlage U1 0,80 %, Umlage U2 0,22 %, Insolvenzgeldumlage 0,15 %. Addiert ergibt das 31,17 Prozent. Der Beitrag zur gesetzlichen Unfallversicherung kommt betriebsindividuell obendrauf und steckt in dieser Zahl nicht.

Beispiel: Ein Minijob mit 633 Euro Monatsverdienst. Damit nur der Reform-Effekt sichtbar wird, halten wir den Verdienst konstant und tauschen ausschließlich die Abgabensätze.

Verbindlich ist heute nur die zweite Zeile: plus 4,5 Prozentpunkte, also 28,48 Euro mehr im Monat je Minijob. Kommen Pauschalsteuer und Pflegebeitrag wie entworfen, sind es zusammen 11,1 Prozentpunkte, das wären 70,26 Euro im Monat und gut 843 Euro im Jahr pro Minijob. Bei zehn Minijobber:innen im Betrieb also rund 8.400 Euro zusätzlich pro Jahr.

Drei Dinge relativieren die Tabelle. Die 17,5 Prozent Krankenversicherung beruhen auf dem heutigen durchschnittlichen Zusatzbeitragssatz; der Wert für 2027 wird erst bis zum 1. November bekannt gegeben. Umlagen und Insolvenzgeldumlage werden jährlich neu festgesetzt und liegen für 2027 noch nicht vor, wir rechnen hier mit den 2026er Sätzen. Und die Pauschalsteuer fällt nur an, wenn du das Wahlrecht nach § 40a Abs. 2 EStG nutzt.

Im Klartext: Beschlossen sind 4,5 Prozentpunkte, realistisch bis zu 11,1. Der HDE warnt in dem oben genannten Bericht, die laufenden Sozialreformen trieben die Kosten für Minijobs so in die Höhe, „dass diese auf rund 40 Prozent anwachsen werden“. Das ist eine Verbandsschätzung und keine amtliche Zahl, liegt aber in derselben Größenordnung wie unsere Rechnung.

Was Arbeitgeber jetzt tun sollten

Vier Dinge, die sich vor Januar lohnen, in dieser Reihenfolge:

1. Lohnnebenkosten für 2027 neu kalkulieren. Die höhere Krankenversicherungspauschale ist gesetzt, nach heutigem Stand 17,5 Prozent. Setz sie fest ins Budget und leg die geplante Pauschalsteuer als zweites Szenario daneben.
2. Minijob-Verträge auf die neue Grenze prüfen. Steht im Vertrag ein fester Eurobetrag oder ein fester Stundenumfang? Bei festen Stunden und Mindestlohn-Vergütung wächst der Monatsverdienst automatisch mit, dann muss die Stundenzahl zur 633-Euro-Grenze passen.
3. Den Verfahrensstand beobachten. Pauschalsteuer und Pflegebeitrag stehen im Entwurf. Ein Blick ins Bundesgesetzblatt im Dezember ersetzt jede Spekulation.
4. Stunden sauber dokumentieren. Bei Minijobs ist das keine Empfehlung, sondern Pflicht. Nach § 17 Abs. 1 MiLoG musst du „Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit … spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages aufzeichnen“ und die Aufzeichnungen „mindestens zwei Jahre“ aufbewahren. Ausgenommen sind nur Beschäftigungen in Privathaushalten nach § 8a SGB IV.

Denn Stundendokumentation und Verdienstgrenze hängen direkt zusammen. Werden Stunden auf Zetteln und im Kopf geführt, fällt eine Überschreitung erst in der Abrechnung auf — und dann bleiben nur noch die zwei unvorhersehbaren Monate im Jahr als Puffer. Wie du Minijob-Stunden per Zeitkonto sauber dokumentierst und Über- und Unterschreitungen früh siehst, haben wir im Artikel Arbeitszeitkonto bei Minijob ausführlich beschrieben.

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Häufig gestellte Fragen

Hier findest du Antworten auf die wichtigsten Fragen. Falls du weitere Hilfe benötigst, kontaktiere gerne unseren Support.

Ist die Abschaffung von Minijobs 2027 schon beschlossen?

Nein. Die Alterssicherungskommission hat am 23. Juni 2026 empfohlen, den steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Sonderstatus von Minijobs abzuschaffen und sie ohne Opt-out in die gesetzliche Rentenversicherung einzubeziehen. Die Minijob-Zentrale stellt dazu fest, diese Empfehlungen hätten „noch keine rechtliche Wirkung“; für Arbeitgeber und Minijobber:innen gelten weiter die bestehenden Regelungen. Ein Gesetzgebungsverfahren dazu läuft nicht.

Wie hoch ist die Minijob-Grenze 2027?

633 Euro im Monat, im Jahr 7.596 Euro. Die Grenze ist nach § 8 Abs. 1a SGB IV an den Mindestlohn gekoppelt und wird nach der Formel Mindestlohn × 130 : 3 berechnet, aufgerundet auf volle Euro. Bei einem Mindestlohn von 14,60 Euro ab dem 1. Januar 2027 ergibt das 633 Euro, was rund 43 Arbeitsstunden im Monat entspricht.

Was kostet ein Minijob den Arbeitgeber ab 2027?

Gesetzlich beschlossen ist die Erhöhung des Pauschalbeitrags zur Krankenversicherung bei gewerblichen Minijobs von 13 Prozent auf den allgemeinen Beitragssatz plus den durchschnittlichen Zusatzbeitragssatz, nach heutigem Stand voraussichtlich 17,5 Prozent. Mit den übrigen Abgaben der Minijob-Zentrale (Rentenversicherung 15 %, Pauschsteuer 2 %, U1 0,80 %, U2 0,22 %, Insolvenzgeldumlage 0,15 %) liegt die Abgabenquote damit bei voraussichtlich 35,67 Prozent statt 31,17 Prozent. Bei 633 Euro Verdienst sind das 225,79 Euro statt 197,31 Euro monatlich. Geplant, aber noch nicht beschlossen sind zusätzlich 5 Prozent Pauschalsteuer und ein Pflegeversicherungsbeitrag von 3,6 Prozent. Der Beitrag zur Unfallversicherung kommt betriebsindividuell hinzu.

Ändert sich am Nettolohn der Minijobber:innen etwas?

Nach aktuellem Stand nicht. Der Pauschalbeitrag zur Krankenversicherung, die einheitliche Pauschsteuer und der im Entwurf vorgesehene Pflegeversicherungsbeitrag sind Arbeitgeberabgaben und werden nicht vom ausgezahlten Verdienst abgezogen. Steigt der Mindestlohn 2027 auf 14,60 Euro, verdienen Minijobber:innen bei gleicher Stundenzahl sogar mehr.

Muss ich die Pauschalsteuer-Erhöhung schon jetzt fest einplanen?

Sie steht im Entwurf eines Einkommensteuerreformgesetzes 2027, den das Bundeskabinett am 2. September 2026 beschlossen hat. Bundestag und Bundesrat müssen noch zustimmen, verbindlich ist die Erhöhung von 2 auf 5 Prozent also nicht. Für die Budgetplanung 2027 ist sie realistisch genug, um sie als Szenario mitzurechnen. Als feste Größe würden wir sie erst nach der Verkündung im Bundesgesetzblatt behandeln.

Wie behalte ich Minijob-Grenzen und -Stunden zuverlässig im Blick?

Über eine digitale Zeiterfassung mit Zeitkonto. Erfasste Stunden werden laufend gegen die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit gerechnet, sodass Über- und Unterschreitungen der Verdienstgrenze sichtbar werden, bevor die Lohnabrechnung läuft. Das erfüllt gleichzeitig die Aufzeichnungspflicht aus § 17 Abs. 1 MiLoG. Praktische Hinweise dazu stehen im Artikel Arbeitszeitkonto bei Minijob.

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Fazit: Eine Zahl planen, zwei beobachten, eine einordnen

Fest einplanen musst du für 2027 die höhere Krankenversicherungspauschale (nach heutigem Stand 17,5 Prozent) und die Verdienstgrenze von 633 Euro. Beobachten solltest du die Pauschalsteuer und den Pflegebeitrag: beides steht im Entwurf, beides würde die Abgabenquote noch einmal um mehrere Prozentpunkte heben. Und die Abschaffung des Sonderstatus? Bislang eine Empfehlung ohne Gesetzentwurf. Wer die Kalkulation an dieser Reihenfolge ausrichtet, muss im Januar nicht nachjustieren.

Was sind Minusstunden?

Laut Definition liegen Minusstunden vor, wenn die tatsächlich geleistete Arbeitszeit die arbeitsvertraglich festgelegte Arbeitszeit unterschreitet (LAG Hessen – 9 Sa 1287/15).

Voraussetzung dafür ist das Bestehen eines Arbeitszeitkontos, welches eine Abweichung von der Regelarbeitszeit ins Plus oder Minus ermöglicht. Gibt es keine Einigung über ein Arbeitszeitkonto im Arbeitsvertrag, dann sind Minusstunden grundsätzlich unzulässig (LAG Nürnberg – 4 Sa 423/20).

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Gibt es einen Unterschied zwischen angeordneten und freiwilligen Minusstunden?

Unverschuldete Minusstunden werden nicht vom Arbeitnehmer verursacht. Sie werden vom Arbeitgeber angeordnet, beispielsweise wegen geringer Auslastung. Das geht nur, wenn eine vertragliche Regelung über ein Arbeitszeitkonto vorliegt, dem der Arbeitnehmer zugestimmt hat. Wenn der Arbeitgeber das Risiko des Arbeitsausfalls dann gemäß § 615 S. 1, 3 BGB zu tragen hat, befindet er sich in Annahmeverzug die angebotene Leistung des Arbeitnehmers anzunehmen. Folglich dürfen für die Zeit keine Minusstunden eingetragen werden. Eine Ausnahme ist nur mit Einigung möglich. Die kann im Einzelfall in dem Arbeitsvertrag, einem Tarifvertrag oder einer Betriebsvereinbarung zu sehen sein. Eine mündliche Absprache über Minusstunden ist möglich, soweit diese keine vertragliche Änderung bedeutet und im Rahmen des Weisungsrechts des Arbeitgebers liegt.

Bei freiwilligen Minusstunden hat der Arbeitnehmer Einfluss auf die Entstehung und muss sie dementsprechend nachholen (Beismann, NJW-Spezial 2022, 114).Das Arbeitszeitkonto fällt zunächst ins Minus und der Arbeitnehmer kann den negativen Saldo flexibel wieder durch an anderen Tagen geleistete Überstunden ausgleichen. Ob es dafür eine Frist gibt, richtet sich danach, was im Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag steht.

Was gilt als Sonderurlaub (und damit nicht als Minusstunde)?

Nur das, was im Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag vereinbart ist. Bei Tarifverträgen oder im Beamtenverhältnis gibt es meist Sonderurlaub. Beispiele sind die eigene Eheschließung, der eigene Umzug (einmal pro Kalenderjahr) oder ein Todesfall in der Familie. In diesen Fällen kann der Arbeitnehmer ein bis mehrere Tage mit Entgeltzahlung von der Arbeitsleistung freigestellt werden, sodass keine Minusstunden entstehen.

Sind Arzttermine während der Arbeitszeit Minusstunden?

Dazu gibt es Informationen in diesem Beitrag: Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung und Krankmeldung beim Arbeitgeber: So geht’s! 

Gibt es einen zeitlichen Rahmen, innerhalb dessen man Minusstunden aufholen muss?

Ein begrenzter Ausgleichszeitraum, um die Minusstunden wieder auszugleichen, kann im Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag festgelegt werden. Eine mündliche Absprache über den Ausgleichszeitraum ist möglich, soweit diese keine vertragliche Änderung bedeutet und im Rahmen des Weisungsrechts des Arbeitgebers liegt.

Können Minusstunden zum Kündigungsgrund werden?

Voraussetzung für eine Kündigung wegen Minusstunden ist das Fehlen einer Einigung über ein Arbeitszeitkonto oder eine Überschreitung der Höchstgrenze an vereinbarten Minusstunden (LAG Mecklenburg-Vorpommern, NZA-RR 2015, 348; LAG Hamburg NZA-RR 2017, 190). Minusstunden stellen dann eine Vertragspflichtverletzung dar und können je nach Einzelfall eine Abmahnung bis außerordentliche Kündigung bedeuten. (LAG Hamburg NZA-RR 2017, 190; LAG Mecklenburg-Vorpommern, NZA-RR 2015, 348).

Ist die Höhe der zulässigen Minusstunden auf eine bestimmte Anzahl geregelt?

Nein, es gibt keine gesetzliche Begrenzung auf eine Anzahl an Minusstunden. Diese kann im Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag vereinbart werden. Eine mündliche Absprache über Minusstunden ist möglich, soweit diese keine vertragliche Änderung bedeutet und im Rahmen des Weisungsrechts des Arbeitgebers liegt.

Können Minusstunden bei einer Kündigung mit ausstehendem Gehalt oder Urlaubstagen verrechnet werden?

Minusstunden können mit ausstehendem Gehalt verrechnet werden, wenn eine Verrechnung im Arbeitsvertrag festgelegt oder, soweit im Einzelfall zulässig, mündlich vereinbart wurde und auf einem vereinbarten Arbeitszeitkonto basiert (BAG, NZA 2011, 640). Ansonsten kann bei einer Kündigung und ausstehender im Voraus bezahlter Arbeitsleistung gegebenenfalls ein Schadensersatzanspruch des Arbeitgebers entstehen, wenn dies im Arbeitsvertrag vereinbart ist.

Minusstunden können nur mit Zustimmung des Arbeitnehmers mit verbleibenden Urlaubstagen verrechnet werden (LAG Schleswig-Holstein, 1 Sa 359 a/14).

Der Arbeitnehmer muss grundsätzlich die Möglichkeit bekommen, die Minusstunden nachzuarbeiten. Wird er freigestellt oder fristlos gekündigt, muss er die Minusstunden nicht finanziell ausgleichen (LAG Nürnberg – 4 Sa 423/20).

Was passiert mit Minusstunden bei längerer Abwesenheit durch Krankheit oder Elternzeit?

Für den Ausgleich von Minusstunden gilt der Ausgleichszeitraum, der vertraglich festgelegt ist. Ist die fehlende Arbeitszeit am Ende dieser Zeitspanne nicht ausgeglichen, kommt es zu Lohnabzügen, wenn die Verantwortung für die Minusstunden beim Arbeitnehmer liegt (https://www.arbeitsvertrag.org/minusstunden/).

Wird dieser Ausgleichszeitraum durch Krankheit oder Elternzeit unverschuldet verkürzt und es besteht keine Möglichkeit die bereits vergüteten Minusstunden durch Mehrarbeit oder Urlaubstage auszugleichen, kommt es auf die Abmachung im Einzelfall an.

Dabei ist an eine mögliche Verjährung der Minusstunden mit Ablauf von drei Jahren zu denken, § 195 BGB.

Was passiert mit Minusstunden in der Lehre / Ausbildung?

Wenn Auszubildende vom Arbeitgeber früher nach Hause geschickt werden, also Minusstunden angeordnet werden sollen, dann zählen diese gemäß § 19 Abs. 1 Nr. 2a BBiG als bezahlte Freistellung. Freiwillige Minusstunden kann der Auszubildende je nach Vereinbarung mit dem Arbeitgeber machen und wieder ausgleichen, angeordnete Minusstunden für Auszubildende sollen jedoch nicht zustande kommen.

Gibt es einen Unterschied zwischen Teil- und Vollzeitkräften im Umgang mit Minusstunden?

Wir haben auch bei gründlicher Recherche keinen Grund für eine solche Unterscheidung finden können. Allgemein gilt der arbeitsrechtliche Gleichbehandlungsgrundsatz (BAG 21.05.2014 – 4 AZR 50/13).

…und bei Saisonarbeit / Zeitarbeit / Kurzarbeit?

Bei saisonaler Arbeit kann vertraglich festgehalten werden, in welchen Monaten Mehrarbeit geleistet werden soll und in welchen Monaten die Auszahlung dieser Mehrarbeit erfolgt.

Bei saisonaler Arbeit hat der Arbeitnehmer nicht die Freiheit, sich die Arbeit selbst einzuteilen. Vielmehr gibt der Arbeitgeber Arbeitszeiten aufgrund saisonaler Bedingungen vor. Rechtlich gesehen erfolgt die Arbeitsleistung während der Hauptsaison, während in der Nebensaison keine Arbeitsleistung erfolgt und Überstunden abgebaut werden. In welchen Abständen und in welcher Höhe die Lohnzahlung erfolgt, ist Vereinbarungsfrage. Eine mündliche Absprache über Minusstunden ist möglich, soweit diese keine vertragliche Änderung bedeutet und im Rahmen des Weisungsrechts des Arbeitgebers liegt.

Kann man Minusstunden ablehnen?

Minusstunden können gemäß dem Arbeitsrecht nur dann entstehen, wenn Arbeitgeber und Arbeitnehmer in einem Vertrag ein Arbeitszeitkonto vereinbart haben. Gibt es keine Vereinbarung darüber, dann können demnach beide Seiten Minusstunden ablehnen. Der Arbeitnehmer müsste dann seine Arbeit weiterhin vor Ort anbieten, sodass er seinen Lohnanspruch gemäß § 615 S. 1 BGB nicht verliert.

Auf die Absprache kommt es an

Beim Thema Minusstunden können viele Faktoren eine Rolle spielen. Ob und wie sie ausgeglichen werden müssen, hängt häufig von der jeweiligen Situation und der Vereinbarung im Arbeits- oder Tarifvertrag ab.

Wichtig ist, dass sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer ihre Rechte und Pflichten kennen, um Missverständnisse zu vermeiden. Wer unsicher ist, sollte frühzeitig Rücksprache mit der Personalabteilung über die Minusstunden-Regelung im eigenen Unternehmen halten.

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Aktualisiert am 07.09.2026 — Zahlen und Beispiele an die Minijob-Grenze 2026 angepasst.

Das Arbeitszeitkonto im Minijob kann sich als äußerst nützlich erweisen, um den Schutz von Arbeitnehmenden und Flexibilität für Arbeitgebende zu ermöglichen. Insbesondere in Zeiten von Produktionsspitzen oder auch bei niedriger Auslastung ist diese Freiheit hilfreich: 

• Minijob-Personal je nach Bedarf oder Auftragslage einsetzen  
• Flexible Planung der Personaleinsätze  
• Überblick der bereits geleisteten Stunden 

Dabei gibt es einige Voraussetzungen, die erfüllt sein müssen, um das Arbeitszeitkonto auch für geringfügig Beschäftigte zu nutzen.

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Wie kann ich ein Arbeitszeitkonto im Minijob einsetzen? 

Die Sozialversicherung ermöglicht die Nutzung vom Arbeitszeitkonto im Minijob im Rahmen einer „sonstigen flexiblen Arbeitszeitregelung“. Dabei handelt es sich um Arbeitszeitkonten, die in Form von Gleitzeit- oder Jahreszeitkonten geführt werden. Diese erleichtern es, einen Überblick über geleistete Arbeitszeit zu behalten und die Geringfügigkeitsgrenze einzuhalten bei gleichzeitig flexibler Personalplanung.  

Zwingende Grundvoraussetzung ist ein verstetigtes Arbeitsentgelt, also ein festes Entgelt, das der Person im Minijob monatlich gezahlt wird. Dieses beträgt seit dem 01. Januar 2026 maximal 603 Euro pro Monat, beziehungsweise höchstens 7.236 Euro pro Jahr. Bereits beschlossen: Zum 01. Januar 2027 steigt der gesetzliche Mindestlohn auf 14,60 Euro, wodurch sich die Minijob-Grenze auf 633 Euro pro Monat beziehungsweise 7.596 Euro pro Jahr erhöht.

Die Anzahl der zu leistenden Stunden pro Monat, bzw. Jahr berechnet sich aus dem Stundenlohn. Basierend auf der errechneten Gesamtarbeitszeit wird dann vertraglich vereinbart, welcher monatlich gleichbleibende Verdienst gezahlt wird. 

Wie viele Überstunden sind erlaubt im Minijob? 

Auch bei geringfügiger Beschäftigung kann es vorkommen, dass mehr Arbeitszeit anfällt als üblich. Solche monatlichen Schwankungen werden im Arbeitszeitkonto dokumentiert, sodass Überstunden auf-, aber auch wieder abgebaut werden können. 

Zwar bietet das Arbeitszeitkonto im Minijob Flexibilität, um mit diesen Schwankungen umzugehen. Dennoch gibt es Auflagen für die maximale Anzahl an Überstunden, die in geringfügiger Beschäftigung aufgebaut werden dürfen. Überstunden sind möglich, wenn „ein gelegentliches und unvorhersehbares Überschreiten“ vorliegt: 

• Gelegentlich: Die Verdienstgrenze darf in bis zu zwei Kalendermonaten innerhalb eines Zeitjahres überschritten werden. In einem Kalendermonat darf maximal das Doppelte der Minijob-Grenze verdient werden – 2026 sind das 1.206 Euro. Nach § 8 Abs. 1b SGB IV kann eine geringfügig beschäftigte Person in begründeten Ausnahmefällen somit 8.442 Euro im Jahr verdienen.
• Unvorhersehbar: Spontanes Einspringen bei Krankheitsfällen, Personalmangel, Nachfrageschwankungen oder Produktionsspitzen können Begründung für das Überschreiten der Verdienstgrenze sein. 

Nach den Mindestlohnbestimmungen gemäß § 2 Abs. 2 S. 3 MiLoG dürfen die in das Arbeitszeitkonto eingestellten Arbeitsstunden monatlich jeweils 50 Prozent der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit nicht übersteigen.

Die geringfügig entlohnte Beschäftigung ist auch dann noch gegeben, wenn trotz Überstunden die jährliche Geringfügigkeitsgrenze nicht überschritten wird. Das bedeutet, dass Minijobbende auch noch mit Guthabenstunden auf dem Arbeitszeitkonto in die Minijob-Regelung fallen können. Die Gesamtarbeitszeit inklusive Überstunden darf pro Jahr nur nicht die 7.236 Euro Euro pro Jahr übersteigen. 

Wie stark dürfen saisonale Schwankungen im Arbeitszeitkonto bei Minijobs sein?

Entsprechend der Mindestlohnbestimmungen ist es nicht möglich, Arbeitsstunden von geringfügig Beschäftigten zum Beispiel aufgrund von Saisongeschäft auf wenige Monate in Vollzeit zu konzentrieren. 

Auch, wenn die Jahresverdienstgrenze von 7.236 Euro eingehalten wird, indem neben der Saison die Stundenzahl pro Monat stark reduziert wird, erkennen Sozialversicherungsträger den Einsatz von Minijobbenden mit Arbeitszeitskonto in einem solchen Fall nicht an, da es sich hierbei um erhebliche Schwankungen der Arbeitszeit handelt. So ist es auch in den Geringfügigkeitsrichtlinien der Spitzenorganisationen der Sozialversicherungen (Fassung vom 05.01.2026) bei Punkt B.2.2.1.2 definiert.  

Minijob-Überstunden im Arbeitszeitkonto abbauen: So geht’s!

Sollten sich sehr viele Überstunden im Arbeitszeitkonto einer geringfügig angestellten Person sammeln, ist eine Freistellung von maximal 3 Monaten möglich, um die Guthabenstunden abzubauen. Arbeitgebende zahlen während dieser Zeit das vertraglich vereinbarte monatliche Entgelt weiterhin aus, die Überstunden werden währenddessen abgebaut. Die sozialversicherungsrechtliche Beschäftigung bleibt während dieser Freistellung weiterhin bestehen.  

Alternativ können Überstunden auch ausgezahlt werden, falls eine Freistellung nicht möglich oder erwünscht ist. In diesem Fall ist die Jahresverdienstgrenze zu beachten. 

Gut zu wissen: Ein Minijob besteht nicht mehr, wenn Überstunden, die über der Geringfügigkeitsgrenze liegen, nicht mehr innerhalb eines Jahres abgebaut werden können oder wenn von vornherein geplant war, dass Minijobbende mehr als drei Monate freigestellt werden. 

Wenn bei einer Überprüfung durch die Sozialversicherung festgestellt wird, dass der Abbau der Überstunden nicht geplant war, könnte dies dazu führen, dass die Vereinbarung über die Arbeitszeit und somit der Minijob in Frage gestellt wird. Dies könnte eine Nachzahlung von Beiträgen aufgrund einer sozialversicherungspflichtigen Beschäftigung mit sich bringen. 

Was passiert mit Überstunden bei Kündigung im Minijob? 

Laut Mindestlohngesetz müssen Arbeitgebende noch nicht ausgeglichene Arbeitsstunden spätestens in dem auf die Beendigung des Minijobs folgenden Kalendermonat ausgleichen (§ 2 Abs. 2 S. 2 MiLoG) – in der Praxis meist durch Auszahlung. Für die Beitragsberechnung wird diese Auszahlung als einmalige Zahlung dem letzten Abrechnungszeitraum zugeordnet.

Wird durch die Auszahlung der Überstunden die monatliche Verdienstgrenze im Auszahlungsmonat überschritten, ist das in der Regel unschädlich für den Minijob – solange es sich um ein einmaliges, unvorhersehbares Überschreiten handelt und die Jahresverdienstgrenze im Übrigen eingehalten wurde.

Arbeitszeitkonto im Minijob: Tipps für Arbeitgebende 

Arbeitszeitmodell anlegen: Wenn feste Arbeitstage und -zeiten vereinbart sind, können diese als Arbeitszeitmodell angelegt werden. Dies schafft mehr Transparenz im Team, da Anwesenheit aller Mitarbeitenden im Kalender gekennzeichnet und somit planbar ist. 

Mobile App nutzen: Um Minijobs flexibel zu gestalten, muss auch die Zeiterfassung flexibel sein. Mit einer Zeiterfassungs-App auf dem Handy können Mitarbeitende die eigene Arbeitszeit jederzeit dokumentieren. Sollten sie keine App auf ihren privaten Smartphones installieren wollen, können Mitarbeitende alternativ die Zeiterfassungs-Software im Browser auf ihrem Handy oder dem Rechner abrufen. 

Arbeitszeitkonto verwenden: Ein Zeitkonto kann dabei helfen, den Überblick über Arbeitsstunden und Überstunden zu behalten. So behältst du die Geringfügigkeitsgrenze einfach im Auge und kannst Überstunden rechtzeitig ausgleichen. 

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Warum ist die Zeiterfassung in Betrieben so wichtig?

Arbeitszeiterfassung, muss das sein? Unsere Antwort ist, ja! Doch welche Gründe sprechen dafür? Und wie steht es im Jahr 2022 um die Verpflichtung rund um die Zeiterfassung in Unternehmen und was bedeutet das für Betriebe, die noch nicht umgesattelt haben? Diese Fragen schauen wir uns genauer an!

In vielen Betrieben ist die Zeiterfassung gar nicht mehr wegzudenken. Hierzu zählen vor allem Industrie- und Fertigungsbetriebe. In Startups wird stattdessen häufig auf Modelle gesetzt, bei denen die Unternehmen auf jede Zeiterfassung verzichten und darauf vertrauen, dass die Angestellten ihre Arbeitspflicht auch ohne Erstellung von Zeitnachweisen erfüllen.

Ob und welche Zeiterfassung für dein Unternehmen ideal ist, hängt von vielen Faktoren ab. Grundsätzlich sehen wir die Zeiterfassung als ein wichtiges Hilfsmittel an, das viele Vorteile für Unternehmen und Angestellte bietet.

Die Vorteile für Unternehmen

Die Erfassung der Arbeitszeit bietet arbeitgebenden Unternehmen die Möglichkeit, die Einhaltung der wöchentlichen Höchstarbeitszeit sowie der täglichen und wöchentlichen Mindestruhezeiten der Angestellten zu kontrollieren und so die Sicherheit und den Gesundheitsschutz der Angestellten zu verbessern.

Abgesehen davon, dass Unternehmen so ihren rechtlichen Verpflichtungen nachkommen können, haben diese in der Regel auch ein Interesse daran, dass ihre Angestellten nicht in Folge von Überbelastungen gesundheitliche Schäden erleiden. Vor allem jetzt, wo Homeoffice zur Normalität für viele Angestellte geworden ist, lässt sich durch die räumliche Trennung schwieriger erkennen, wann eine Überbelastung vorliegt.

Ein weiterer Vorteil ist die Projektzeiterfassung. Wenn Angestellte direkt ihre verschiedenen Tätigkeiten den bestimmten Projekten zuordnen können, erleichtert das die künftige Ressourcenplanung und erhöht die Effizienz in der Umsetzung neuer Projekte.

Bei der Abrechnung auf Stundenbasis, wie es oft bei Werkstudentenjobs der Fall ist, unterstützt die Zeiterfassung die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Das gleiche gilt auch für Dienstleistungen, bei denen die Zeiterfassung für die Rechnungsstellung an die Auftraggeber unabdingbar ist.

Die Vorteile für Mitarbeitende

Geleistete Überstunden, die angeordnet, gebilligt, geduldet oder jedenfalls zur Erledigung der geschuldeten Arbeit erforderlich waren, müssen vom atbeitgebenden Unternehmen ausgeglichen werden. Im Streitfall trägt die Arbeitskraft aber die Darlegungs- und Beweislast dafür, dass sie Arbeit, in einem die Normalarbeitszeit übersteigenden zeitlichen Umfang, verrichtet hat.

Für einem solchen Fall genügt die Arbeitskraft ihrer Darlegungslast, indem sie vorträgt, an welchen Tagen sie von wann bis wann Arbeit geleistet oder sich auf Weisung des Unternehemens zur Arbeit bereitgehalten hat (BAG: Darlegungs- und Beweislast im Überstundenprozess, NZA 2012, 939). Die Verwendung eines Zeiterfassungssystems ist hier offensichtlich von Vorteil.

Darüber hinaus bietet die Dokumentation Angestellten die Möglichkeit, die täglichen Arbeitszeiten flexibler zu gestalten. Mit dem Wissen, das Soll erfüllt zu haben, lässt sich der frühe Feierabend entspannter einläuten.

Täglich die Zeiten zu erfassen, kann auch dazu beitragen, die eigene Organisation zu verbessern. Vor allem, wenn die erfassten Zeiten mit den täglichen Aufgaben oder Projekten betitelt werden. Eine Auswertung der projektbezogenen Arbeitszeiten kann helfen, die eigenen Ressourcen zukünftig besser und effizienter einzuteilen.

Die gesetzlichen Regelungen der Zeiterfassung

Wie bereits erwähnt, wird die Arbeitszeiterfassung in Deutschland je nach Industrie und Unternehmen derzeit unterschiedlich gehandhabt. Die einen erfassen lückenlos alle Arbeits- und Pausenzeiten und die anderen erfassen gar nichts. Dass hier bald EU-weit mehr Einigkeit herrschen könnte, zeigt ein aktuelles Urteil vom Europäischen Gerichtshof.

Im Folgenden werden viele Begriffe aus Gesetzestexten verwendet. Um den Gesetzeswortlaut nicht zu verändern, wird auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter.

Du schaust lieber, statt zu lesen? In diesem Video haben wir die wichtigsten Fakten für dich zusammengefasst.

Zeiterfassungspflicht durch den Europäischen Gerichtshof (EuGH)

Im Rahmen eines Vorabentscheidungsersuchens kam der EuGH zu dem Ergebnis, dass die Art. 3, 5 und 6 der RL 2003/88 im Licht von Art. 31 II GRCh sowie von Art. 4 I, Art. 11 III und Art. 16 III der RL 89/391 dahin auszulegen sind, dass sie der Regelung eines Mitgliedstaats entgegenstehen, die nach ihrer Auslegung durch die nationalen Gerichte die Arbeitgeber nicht verpflichtet, ein System einzurichten, mit dem die von einem jeden Arbeitnehmer geleistete tägliche Arbeitszeit gemessen werden kann (Vgl. EuZW 2019, 476 – beck-online, Rn. 71).

Das wesentliche Ziel der RL 2003/88 bestehe darin, einen wirksamen Schutz der Lebens- und Arbeitsbedingungen sowie einen besseren Schutz der Sicherheit und der Gesundheit der Arbeitnehmer zu gewährleisten (Vgl. Rn. 42).

Der EuGH hat geprüft, ob und inwieweit die Einrichtung eines Systems, mit dem die von einem jeden Arbeitnehmer geleistete tägliche Arbeitszeit gemessen werden kann, erforderlich ist, um die tatsächliche Einhaltung der wöchentlichen Höchstarbeitszeit sowie der täglichen und wöchentlichen Mindestruhezeiten sicherzustellen (Vgl. Rn. 46).

Das Gericht kam zu der Feststellung, dass ohne ein solches System weder die Zahl der vom Arbeitnehmer tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden sowie ihre zeitliche Lage noch die über die gewöhnliche Arbeitszeit hinausgehende, geleistete Arbeitszeit objektiv und verlässlich ermittelt werden kann (Vgl. Rn. 47).

Bei der Beurteilung, ob zum einen die wöchentliche Höchstarbeitszeit beachtet wurde, und ob zum anderen die täglichen oder wöchentlichen Mindestruhezeiten eingehalten wurden, sei die objektive und verlässliche Feststellung der Zahl der täglichen und wöchentlichen Arbeitsstunden grundlegend (Vgl. Rn. 49).

Eine nationale Regelung, die keine Verpflichtung vorsieht, von einem Instrument Gebrauch zu machen, mit dem die Zahl der täglichen und wöchentlichen Arbeitsstunden objektiv und verlässlich festgestellt werden kann, ist nicht geeignet, die praktische Wirksamkeit der von Art. 31 II GRCh und von dieser Richtlinie verliehenen Rechte sicherzustellen (Vgl. Rn. 50).

Der EuGH führt weiter aus, dass die Einstufung als „Überstunden“ voraussetze, dass die Dauer der von dem jeweiligen Arbeitnehmer geleisteten Arbeitszeit bekannt ist und somit zuvor gemessen wurde (Vgl. Rn. 52).

Zum Schluss weist der EuGH darauf hin, dass nach ständiger Rechtsprechung, die sich aus einer Richtlinie ergebende Verpflichtung der Mitgliedstaaten, das in der Richtlinie vorgesehene Ziel zu erreichen, und ihre Pflicht nach Art. 4 III EUV, alle zur Erfüllung dieser Verpflichtung geeigneten Maßnahmen allgemeiner oder besonderer Art zu treffen, allen Trägern öffentlicher Gewalt der Mitgliedstaaten und damit im Rahmen ihrer Zuständigkeiten auch den Gerichten obliege (Vgl. Rn. 68).

Aktuelle Regelungen des deutschen Arbeitszeitgesetzes

Nach dem Urteil des EuGH war unklar, welche unmittelbaren Auswirkungen dieses auf die Rechtslage in Deutschland hat. Es war umstritten, ob es zunächst einer Anpassung des deutschen Rechts, also einer Transformation der Richtlinie in nationales Recht durch den deutschen Gesetzgeber bedarf, um eine unmittelbare Verpflichtung der Arbeitgeber zu begründen. Dies änderte sich mit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21), auf welches wir später noch eingehen.

Bis zur Klarstellung des Bundesarbeitsgerichts galten in vielen Wirtschaftsbereichen und – zweigen bereits umfassende Aufzeichnungspflichten. Die Geltung dieser bleibt durch das aktuelle Urteil unberührt. Zu den Wirtschaftsbereichen oder Wirtschaftszweigen nach § 2a SchwarzArbG gehören:

• Baugewerbe
• Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe
• Personenbeförderungsgewerbe, Speditions-, Transport und das damit verbundene Logistikgewerbe
• Schaustellergewerbe
• Gebäudereinigung
• Forstwirtschaft
• Fleischwirtschaft
• Unternehmen im Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen

Darüber hinaus gab es bereits eine allgemeine Pflicht zur Aufzeichnung von Überstunden.

Gemäß § 16 II des Arbeitszeitgesetzes ist der Arbeitgeber nämlich verpflichtet, die über die werktägliche Arbeitszeit des § 3 Satz 1 hinausgehende Arbeitszeit der Arbeitnehmer aufzuzeichnen und ein Verzeichnis der Arbeitnehmer zu führen, die in eine Verlängerung der Arbeitszeit gemäß § 7 Abs. 7 eingewilligt haben. Die Vorschriften des Arbeitszeitgesetzes finden grundsätzlich auf alle Arbeitnehmer Anwendung, vgl. § 18 ArbZG.

Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 13.09.2022

Nachdem lange Zeit unklar war, welche unmittelbaren Auswirkungen das Urteil des Europäischen Gerichtshofs für Arbeitgeber und Arbeitnehmer in Deutschland hat, schaffte das Bundesarbeitsgericht mit dem Urteil 1 ABR 22/21 vom 13.09.2022 Klarheit.
In der Pressemitteilung heißt es:

„Der Arbeitgeber ist nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG verpflichtet, ein System einzuführen, mit dem die von den Arbeitnehmern geleistete Arbeitszeit erfasst werden kann.“

Im vorliegenden Fall ging es um die Klärung der Frage, ob dem Betriebsrat ein Initiativrecht zur Einführung eines elektronischen Systems zustehe, mit welchem die tägliche Arbeitszeit der Arbeitnehmer erfasst werden soll. Ein solches Recht hat der Betriebsrat nicht, wenn die betreffende Angelegenheit gesetzlich geregelt ist. In diesem Zusammenhang hat das BAG dann klargestellt:

„Die Arbeitgeberinnen sind schon kraft Gesetzes verpflichtet, ein System einzuführen, mit dem Beginn und Ende und damit die Dauer der Arbeitszeiten einschließlich der Überstunden in ihrem gemeinsamen Betrieb erfasst werden.“

Was bedeutet dies für andere Unternehmen?

Urteile wirken grundsätzlich nur inter partes, also zwischen den Parteien des Rechtsstreites. Es besteht jedoch ein berechtigter Grund zur Annahme, dass das Bundesarbeitsgericht die Rechtsauffassung auch bei einem nächsten Rechtsstreit vertritt.

Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales schreibt auf seiner Internetseite, dass dieses voraussichtlich im ersten Quartal 2023 einen praxistauglichen Vorschlag für die Ausgestaltung der Arbeitszeiterfassung im Arbeitszeitgesetz machen wird.

Welche Zeiterfassungssysteme gibt es?

Von der manuellen Zeiterfassung auf Papier bis hin zur automatischen Zeiterfassung über die Gesichtserkennung stehen Unternehmen heute die verschiedensten Systeme zur Auswahl. Je nach Unternehmensgröße, Gewerbe und Zweck der Zeiterfassung eignet sich ein Modell besser als das andere.

Analoge Zeiterfassung

Auch heute nutzen noch viele Unternehmen die analoge Zeiterfassung. Hierzu gehören vor allem kleine Handwerks- und Handelsbetriebe. Die Arbeitszeiten werden händisch auf einem Stundenzettel festgehalten oder mechanisch über eine Stech- oder Stempeluhr auf das Formular gestempelt. Am Monatsende werden die Stundenzettel bei der Buchhaltung für die Gehaltsabrechnung eingereicht.

Elektronische Zeiterfassung

Die elektronische Zeiterfassung kommt vor allem in Fertigungsbetrieben zum Einsatz. Terminals beim Betreten des Gebäudes zeichnen mithilfe eines RFID-Chips in einem Transponder oder einer Chipkarte die Arbeits- und Pausenzeiten eines jeden Mitarbeitenden auf. Mittlerweile gibt es auch Lösungen, die auf eine biometrische Erkennung der Mitarbeitenden setzt. Hier identifiziert sich der Mitarbeitende über das Gesicht oder den Fingerabdruck.

Über eine Software werden die erfassten Zeiten direkt ausgewertet und stehen für die monatliche Gehaltsabrechnung zur Verfügung.

Digitale Zeiterfassung

Die digitale Zeiterfassung ist besonders in kleineren Unternehmen wie Kanzleien oder Arztpraxen eine beliebte Zeiterfassungsmethode. Bei der digitalen Zeiterfassung werden mithilfe einer entsprechenden Software die Arbeits- und Pausenzeiten auf dem Computer erfasst. Eine klassische Software, die von vielen Unternehmen für die Zeiterfassung verwendet wird, ist Excel. Die Zeiten müssen täglich manuell in Excel eingetragen werden. Mit den entsprechenden Formeln lassen sich dann Abweichungen zu den Soll-Zeiten ermitteln.

Neben diesem Klassiker gibt es aber auch viele On-Premise Softwarelösungen am Markt, die speziell für die Zeiterfassung entwickelt wurde. Die On-Premise Software wird im eigenen Netzwerk des Unternehmens installiert und betrieben. Um den Zugang zur Software für alle Mitarbeitenden zu gewährleisten, muss diese auf den entsprechenden Rechnern installiert werden. Je nach Software können die Zeiten dann automatisch beim Start des Computers erfasst werden oder müssen manuell in das Programm eingetragen werden.

Online Zeiterfassung

Bei der Online Zeiterfassung ist ebenfalls die Anschaffung einer Software notwendig. Der Unterschied ist hier aber, dass diese nicht auf dem Computer installiert wird, sondern über einen Browser aufgerufen werden kann. Das bedeutet auch, dass für die Verwendung dieser Zeiterfassungsmethode Internetzugang notwendig ist. Viele Anbieter einer Online Zeiterfassung bieten zusätzlich zur Web-Version auch eine App an, die auf den mobilen Endgeräten der Mitarbeitenden installiert werden kann.

Im Vergleich zu der On-Premise Lösung werden die Daten bei einer solchen Cloud-Lösung auf externen Servern gespeichert. Das gängigste Prinzip der Cloud ist SaaS (Software as a Service). Hierbei erwirbt das kaufende Unternehmen eine Lizenz des Produktes und kann dieses somit mieten.

Die Art der Zeiterfassung über eine solche Cloud-Software kann, je nach Anbieter, auf unterschiedliche Weise erfolgen. Die häufigste Methode ist die Zeiterfassung per Mausklick auf einen Timer. Einige Anbieter werben aber auch mit einer voll automatischen Erfassung durch ein GPS-Signal auf dem Smartphone.

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Welches Zeiterfassungssystem ist das passende für mein Unternehmen?

Bis dato waren die Unternehmen in Deutschland sehr frei in der Wahl ihres Zeiterfassungssystems und ob sie überhaupt eines einsetzen. Wie genau das zukünftige Arbeitsschutzsgesetz die EuGH-Richtlinie für ein objektives, verlässliches und zugängliches System konkretisieren wird, lässt sich derzeit noch nicht absehen.

Vor der Wahl des Zeiterfassungssystems sollten sich Unternehmen neben den gesetzlichen Anforderungen auch über die eigenen Anforderungen bewusst sein:

• Kosten: Welche Gesamtkosten kommen durch das System auf mein Unternehmen zu? Hierzu zählen neben den Anschaffungskosten auch Kosten für Schulungen, Wartung, Softwareupdates, Material, Datenimport, interne Ressourcen etc.
• IT-Landschaft: Soll das Zeiterfassungssystem an andere, bereits bestehende Programme angebunden werden? Falls ja, ist das problemlos möglich?
• Skalierbarkeit: Wie viele Mitarbeitenden sollen jetzt und in Zukunft das System nutzen. Kann das System mit meinem Unternehmen wachsen?
• Nutzerfreundlichkeit: Ist die Zeiterfassung über das jeweilige System einfach in den Arbeitsalltag integrierbar oder ist es eine zusätzliche Belastung für meine Mitarbeitenden und die Verwaltung?
• Funktionalität: Welche Funktionen benötige ich bei der Zeiterfassung? Je nach Nutzergruppe können diese Anforderungen variieren. Eine Führungskraft kann ganz andere Wünsche haben als die Verwaltung oder die Mitarbeitenden selbst.
• Anpassbarkeit: Die Strukturen eines jeden Unternehmens sind einzigartig und so sollte auch das Zeiterfassungssystem individuell anpassbar sein.

Unser Tipp für Unternehmen

Das sind viele Punkte, die es bei der Auswahl der passenden Lösung zu beachten gilt. Aber, eine sorgfältige Planung zahlt sich aus. Mit dem richtigen Zeiterfassungssystem profitieren Unternehmen wie auch Mitarbeitende. Prozesse werden effizienter, Angestellte nicht mehr überlastet und Fehler in der Abrechnung können eliminiert werden.

Die Rechtslage in Deutschland ist in Bezug auf das Thema der Arbeitszeiterfassung noch unklar. Wir raten Unternehmen daher jetzt schon, sich mit dem Thema zu befassen und bereits heute die Vorteile einer modernen Arbeitszeiterfassung zu nutzen.

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Häufig gestellte Fragen

Hier findest du Antworten auf die wichtigsten Fragen. Falls du weitere Hilfe benötigst, kontaktiere gerne unseren Support.

Warum ist die Zeiterfassung in Betrieben überhaupt so wichtig?

Die Erfassung der Arbeitszeit ermöglicht es Arbeitgebern, die Einhaltung der wöchentlichen Höchstarbeitszeit sowie der täglichen und wöchentlichen Mindestruhezeiten zu kontrollieren. Sie dient damit dem Schutz der Sicherheit und Gesundheit der Arbeitnehmer und unterstützt Arbeitgeber dabei, ihren gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen. Gleichzeitig lassen sich Überlastungen, insbesondere im Homeoffice, besser erkennen.

Welche Pflichten zur Zeiterfassung ergeben sich bereits aus dem deutschen Arbeitszeitgesetz?

Nach § 16 Abs. 2 ArbZG ist der Arbeitgeber verpflichtet, die über die werktägliche Arbeitszeit des § 3 Satz 1 ArbZG hinausgehende Arbeitszeit der Arbeitnehmer aufzuzeichnen. Zudem muss er ein Verzeichnis der Arbeitnehmer führen, die in eine Arbeitszeitverlängerung nach § 7 Abs. 7 ArbZG eingewilligt haben.
Das ArbZG findet dabei grundsätzlich auf alle Arbeitnehmer Anwendung (§ 18 ArbZG).

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Inhalt

Die Zeiterfassung mit Excel

Excel gilt als treuer Wegbegleiter vieler Arbeitskräfte. Egal ob als Projektmanagementtool, Pivot-Tabelle oder als Stundenablage für den Arbeitszeitnachweis – Excel ist ein regelrechter Alleskönner.

Dass derart viele Möglichkeiten nicht immer nur Vorteile beinhalten, sondern auch hinderlich sein können, fällt dabei weniger ins Gewicht. Sehr zulasten der Arbeitskräfte. Und so gleicht es einer wiederkehrenden Enttäuschung, die vielen Mitarbeitenden vertraut ist.

Die Frage, die bei der Anwendung von Excel öfter seufzend von sich gegeben wird: Wie ging das noch mal? Doch damit ist ab heute Schluss. Nimm dir zwei Minuten Zeit und lass uns für dich der Schaffner der Erklärungen sein. Erklärungen, die den Umgang mit den Arbeitszeiten aus Excel verständlicher machen. Raus aus der Unverständlichkeit – Ausstieg in Fahrtrichtung „Aha“!

Natürlich haben wir auch noch eine praktische Alternative für diejenigen parat, die ihren Aufwand bei der Zeiterfassung so gering wie möglich halten wollen. Starten wir jedoch zunächst damit, wie man in Excel Arbeitszeiten richtig berechnet.

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Excel Grundlagen für eine bessere Übersicht

Wer im Arbeitsalltag eine große Excel-Tabelle zugespielt bekommt, der ist froh, wenn er auf den ersten Blick die richtige Übersicht erhält. Niemand mag es, sich nach Öffnen des Dokuments erst einmal „reinfuchsen“ zu müssen. Hier geht sonst unnötig Zeit verloren. Ein Datensalat ist keinesfalls eine Hilfe. Damit die Übersicht gelingt, bedarf es einiger Rahmenbedingungen.

Es empfiehlt sich beispielsweise, die erste Zeile für die Benennung der einzelnen Kategorien zu verwenden. Jede Spalte erhält ein entsprechendes Merkmal, wie Teammitglied, Tag, Start der Arbeitszeit und Ende. In den darauffolgenden Zeilen werden die Angaben für jede Arbeitskraft ausgefüllt.

Wer hier noch etwas dem Auge schmeicheln möchte, der hinterlegt die erste Zeile in einer anderen Farbe. Aber Vorsicht: Weniger ist mehr! Denn auch zu viele Farben können die Tabelle unübersichtlich erscheinen lassen.

Die Größe der jeweiligen Spalten lässt sich individuell anpassen. So erscheinen auch komplette Namen der Teammitglieder auf einen Blick. Bei langen Tabellen empfiehlt es sich, mit Filtern für die jeweilige Spalte zu arbeiten. So kann man sich beispielsweise nur die Arbeitszeiten des Mitarbeiters Max Mustermann anzeigen lassen. Somit hast du alles auf einen Blick und bist weniger durch die vielen Einträge abgelenkt.

Einfaches Addieren von Stunden in Excel

Starten wir mit einem einfachen Beispiel. Die neue Woche startet mit drei wichtigen Aufgaben. Damit du den zeitlichen Rahmen hierfür überblicken kannst, eröffnest du eine neue Excel Tabelle. Jeder Aufgabe gibst du eine individuelle Bearbeitungszeit. Aufgabe 1 wird 5 Stunden und 45 Minuten lang sein. Für die zweite Aufgabe brauchst du etwa 8 Stunden und 30 Minuten und für die letzte Aufgabe nur eine Stunde. Jetzt möchtest du wissen, wie viele Stunden und Minuten du zum Ausführen der Aufgaben insgesamt brauchst.

1. Dateneingabe: Gib 5:45 in Zelle B2, 8:30 in Zelle B3 und 01:00 in Zelle B4 ein.
2. Klick auf die Zelle B5 und trage dort =B2+B3+B4 ein und drücke die Eingabetaste.

Das Ergebnis beträgt 15:15 – also 15 Stunden und 15 Minuten, um die drei Aufgaben abzuschließen. Alternativ kannst du auch in Zelle B5 die Formel =SUMME(B2:B4) eingeben. Diese Summen-Funktion ist gerade bei mehreren Einträgen erheblich effizienter, da man hier einen ganzen Tabellenbereich abfragt. Man verfällt also nicht in eine starre Abfolge, in der man Zeile für Zeile addiert, sondern kommt schnell zum gewünschten Ergebnis.

Für einfache Bereiche reicht dies vollkommen aus. Schaut man sich aber die Tabelle der Mitarbeitenden aus dem ersten Bild (Screenshot 1) an, dann liegt der erste Stolperstein bereits parat. Hier hat der Mitarbeiter Max Mustermann am 22.11.21 um 9 Uhr und 27 Minuten angefangen zu arbeiten.

Der Eintrag lautet folglich: 09:27. Der Feierabend ist bei 17 Uhr und 44 Minuten, also 17:44, terminiert. Würde man hier die Einträge der Reihe nach addieren, so wäre das Ergebnis 03:11, also 3 Stunden und 11 Minuten. Gleicht man das Ergebnis mit den Eintragungen in der Excel Tabelle ab, so wird schnell ersichtlich, dass das nicht stimmen kann.

Tägliche Arbeitszeit in Excel berechnen

Hintergrund ist hier die Zeitwiedergabe von Excel. Beim Übergang von dem einen zum anderen Tag, also 00:00 Uhr, addiert das Programm die verbliebenen Einträge ab dem Zeitpunkt 00:00. Folglich muss die Formel umgestellt werden. Statt Addition verwendet man Subtraktion, um das richtige Ergebnis zu erhalten.

Trage hierfür in die Zeile E2 die Formel (=D2-C2) ein und du erhältst das gesuchte Ergebnis, nämlich 08:17. Der Mitarbeiter Max Mustermann hat an diesem Tag 8 Stunden und 17 Minuten gearbeitet. Hinzu kommt eine halbstündige Pause. In Summe hat das Teammitglied also 7:47 Stunden gearbeitet.

Die einfache Addition oder Subtraktion von Zeiten ist also gar nicht so schwer. Dazu muss man lediglich darauf achten, welcher Wert am Ende dastehen soll. Was aber passiert, wenn etwas mit mehr als 24 Stunden dargestellt werden soll? Zum Beispiel im Rahmen eines Projektes, um die Gesamtsumme verschiedener Teilaufgaben aufzuzeigen?

Addition von mehr als 24 Stunden in Excel

1. Gib in die Zelle B2 den Wert 13:30 und in die Zelle B3 den Wert 16:45 ein.
2. Gehe in die Zelle B4 und tippe die Formel =B2+B3 ein – drücke die Eingabetaste.

Ähnlich wie bei dem vorangegangenen Beispiel hat Excel die Zahlen bis 24 aufsummiert und die überschüssigen Werte ab 00:00 eingetragen. Um dies zu korrigieren, bedarf es einer kleinen Zellenformatierung. Klingt schwierig? Ist es aber ganz und gar nicht.

Dazu reicht im ersten Schritt ein Rechtsklick auf die Zelle. In dem geöffneten Fenster findest du nun recht weit unten den Punkt „Zellen formatieren“. Daraufhin wird eine neue Registerkarte geöffnet. Links in der Kategorie wählst du jetzt „Uhrzeit“. Unter dem Feld „Typ“ gibt es verschiedene Möglichkeiten, die Anzeige der Uhrzeit anzupassen. Um die Stundenanzahl über 24 Stunden anzeigen zu lassen, kannst du den Typ 37:30:55 auswählen. Jetzt ist die Zelle formatiert und die Stunden werden richtig angezeigt.

Allerdings werden in diesem Format auch die Sekunden mit aufgeschrieben. Wer es gerne etwas ausführlicher mag und lieber eine benutzerdefinierte Funktion ohne die Sekundenanzeige anwendet, kann dies in den nächsten Schritten nachlesen. Wenn du Glück hast, gibt es das Format unter dem Punkt „Benutzerdefiniert“ auch schon.

1. Klick als Erstes auf die Zelle B4.
2. Wähle dann mittels Rechtsklick „Zellen formatieren“ aus
3. Gib manuell im Feld Typ oben in der Liste der Formate [h]:mm;@ ein, und wähle ok aus. Notiere dir den Doppelpunkt nach [h]und ein Semikolon nach mm. Bestätige deine Eingabe.

Das Ergebnis zeigt jetzt nicht mehr 06:15, sondern 30 Stunden und 15min (30:15).

Mit Personizer Arbeitszeiten digital erfassen

Du suchst nach einem Weg, die Arbeitszeiten noch einfacher zu dokumentieren? Dann nutze doch unser Zeiterfassungsmodul! Egal ob bei der Arbeit, im Homeoffice oder von unterwegs. Mit unserer Anwendung hast du die Möglichkeit zu jeder Zeit an jedem Ort direkt loszulegen. Starte deinen Arbeitstag mit einem Klick und der Rest ist ein regelrechter Selbstläufer. Das Programm läuft aktiv im Hintergrund. Die gesammelten Daten werden dabei in Echtzeit übertragen, was Zettel und Stift überflüssig macht. Nie war die Arbeitszeiterfassung leichter!

Im Dashboard findest du eine Übersicht über deine geleisteten Stunden und Pausen. Auch die Arbeitszeiten deiner Mitarbeitenden kannst du hier einsehen. Als Personalverantwortlicher bist du Admin und kannst auch die Stunden deines Teams einsehen.

Ist jemand überfordert und könnte Hilfe gebrauchen? Und wenn ja, hat jemand anderes die zeitlichen Kapazitäten zur Verfügung? Das und vieles mehr wird in wenigen Blicken deutlich. Das spart nicht nur Zeit, sondern senkt ebenfalls die Frustration während der Einarbeitung oder bei anderweitigen Problemen.

Unsere elektronische Zeiterfassung geht am Puls der Zeit und versorgt dich mit allem, was du brauchst. So kannst du dich in Ruhe auf deine Arbeit konzentrieren. Du hast vergessen, dich auszuloggen? Kein Problem. Deine Einträge sind auch im Nachgang noch bearbeitbar.

Vorbei sind die Zeiten, in denen Mitarbeitende täglich einen Stundenzettel ausfüllen mussten. Mit der elektronischen Zeiterfassung tauschst du nun den Stift gegen ein paar wenige Klicks – egal ob am Computer oder mit dem Smartphone von unterwegs.

Unter dem Reiter „Reports“ siehst du die aufgelisteten Arbeits- sowie Pausenzeiten von dir und deinem Team.  Du willst einen genaueren Blick auf einzelne Zeiten werfen? Kein Problem! Mit einem Klick auf den Button Exportieren erhältst du die Möglichkeit, die Liste mit Arbeitszeiten und Pausen als Excel-Tabelle herunterzuladen.

Mit der Excel-Datei kannst du Beiträge manuell bearbeiten und Zeiten auswerten. Statt mit einer leeren Tabelle arbeiten zu müssen, hast du alle Einträge über Personizer direkt in die Tabelle importiert. Die Daten werden also nahtlos in das Excel-Format übertragen.

Unser Fazit

Mit Excel zu arbeiten, kann manchmal frustrierend sein. Die leere Tabelle füllt sich nach und nach nur mühselig mit manuellen Einträgen und im Trubel des Arbeitsalltags kann es schnell passieren, dass das Eintragen der Stunden vergessen wird. Wer dann die anschließenden Formeln für Excel falsch anwendet, der kommt am Ende nicht nur zu keinem Ergebnis, sondern ist darüber hinaus noch frustriert.

Dieser zusätzliche manuelle Aufwand, der ja doch recht fehleranfällig ist, kann durch eine digitale Lösung vermieden werden. Mit der Online Zeiterfassung von Personizer nimmst du die ersehnte Abkürzung durch den Excel-Dschungel, indem du bereits hinterlegte Zeiten ganz einfach aus dem System exportierst. Nie waren das Erfassen und Auswerten von Arbeitszeiten leichter!

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Häufig gestellte Fragen