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Krankmeldungen stagnieren, bleiben aber hoch

19,1 Tage: So viel sind Erwerbspersonen im Jahr 2024 krankheitsbedingt im Durchschnitt ausgefallen. Laut des Gesundheitsreports der ‚Techniker Krankenkasse‘ sind die Krankmeldungen im Vergleich zum Vorjahr zwar um 1,56 % gesunken, dennoch bleibt der Krankenstand hoch. Immerhin, eine gute Nachricht ist: für die gesunkenen Fehlzeiten sind maßgeblich weniger Krankheiten des Atmungssystems und des Muskel-Skelett-Systems verantwortlich. Hier setzt unser heutiger Beitrag an, denn mit den richtigen Maßnahmen können auch Arbeitgebende einer hohen Krankenquote entgegenwirken.

Es gibt leider noch kein Allheilmittel für jede Krankheit. Es gibt aber viele bewährte Methoden, um Krankheiten vorzubeugen. Damit in deinem Team nicht aufgrund erhöhter Ausfälle die Produktivität sinkt und Projekte pausiert werden müssen, zeigen wir dir fünf verschiedene Wege, wie du die Gesundheit deiner Mitarbeitenden fördern und somit die Krankmeldungen in deinem Betrieb reduzieren kannst.

Tipp 1: Ernährung ist das A und O für ein gesundes Leben!

Bei unseren Tipps bauen wir auf die vier Säulen für ein gesundes Leben auf. Eine dieser Säulen ist eine gesunde Ernährung. Eine gesunde und ausgewogene Ernährung hält fit, steigert die Konzentrationsfähigkeit und hat langfristig positive Auswirkungen auf den allgemeinen Gesundheitszustand des Menschen. Da jedes Unternehmen individuell ist und unterschiedlich viele Mittel zur Verfügung hat, möchten wir hier in mehrere Kategorien unterscheiden:

Eine eigene Kantine für die Mitarbeitenden:

Mit einer betriebsinternen Kantine kannst du selbst zu einem Teil bestimmen, was tagsüber von deinen Arbeitnehmenden gegessen wird. Außerdem stellst du sicher, dass das Essen mit gesunden Fetten zubereitet wird, vitaminreich ist und nicht zu viel Zucker enthält. Leider hat nicht jedes Unternehmen die räumlichen Kapazitäten und finanziellen Ressourcen, um eine Kantine bereitzustellen.

Kooperation mit einem lokalen Restaurant:

Eine Kooperation mit einem lokalen Restaurant erlangt weniger Aufwand, ist allerdings ähnlich effektiv. Hierbei sollte beachtet werden, dass der Anbietende Wert auf eine hygienische Zubereitung legt und Rohstoffe regional bezieht. Nach Bedarf könnt ihr belegte Brötchen am Morgen oder eine warme Mahlzeit zum Mittag bereitstellen lassen. Mit einem digitalen Urlaubsplaner, wie Personizer, hast du eine Übersicht über die Anwesenheit deiner Angestellten und kannst danach die Lieferungen planen.

Gesunde Snacks und Getränke für die Selbstbedienung:

Wasser fördert die Leistungsfähigkeit und ist grundlegend für eine gesunde Lebensweise. Dementsprechend solltest du neben Kaffee und Tee immer für ausreichend Wasser im Betrieb sorgen. Installier dafür Wasserspender oder stell Wasserkisten in allen Bereichen zur Verfügung. Vor allem in Büros gewinnen Kisten mit frischem Obst und Snackgemüse an Beliebtheit. Aus gutem Grund! Denn Obst und Gemüse sind wasserhaltig und liefern wichtige Nährstoffe. Die deutsche Gesellschaft für Ernährung empfiehlt etwa 400 Gramm Gemüse und rund 250 Gramm Obst am Tag. Wenn gesunde Snacks frei verfügbar sind, dann greifen die Angestellten sicherlich seltener zu den ungesunden Zuckerbomben.

Tipp 2: Keine Lust auf Keime? Hygienemaßnahmen helfen!

Während der Pandemie haben wir bemerkt, wie gut Hygienemaßnahmen wirken. Wir schützen uns damit nicht nur vor Corona, sondern auch vor Grippeviren und anderen Krankheiten. Es ist wichtig, dass weiterhin die Desinfektionsspender aufgefüllt sind, und stets auf die Hygieneregeln hingewiesen wird. Mithilfe eines/einer Hygienebeauftragten könnt ihr diese besser durchsetzen. Lüftet regelmäßig die Räume und stellt genügend Desinfektionsmöglichkeiten zur Verfügung. Nutzt die Ressourcen, die ihr während der Pandemie umsetzen musstet und schützt so auch weiterhin eure Mitarbeitenden vor Virusinfektionen.

Richtig Händewaschen

• Regelmäßig und gründlich Händewaschen
• Gute Seife verwenden
• Vor Mahlzeiten Händewaschen

Richtig Husten und niesen

• Abstand einhalten und in die Armbeuge husten
• In ein Einwegtaschentuch niesen und es anschließend entsorgen
• Hände waschen nach dem Naseputzen

Barrieremaßnahmen

• Enge Kontakte meiden
• Zu Hause auskurieren (Homeoffice)
• Wundschutz

Toilettenhygiene

• Türklinken, Lichtschalter und andere Kontaktflächen putzen
• Separate Putzlappen für den Sanitärbereich
• Erst Waschbacken, dann WC
• Putzlappen häufig und bei mindestens 60°C waschen

Küchen- und Lebensmittelhygiene

• Die Temperatur des Kühlschrankes sollte bei maximal 7°C, besser unter 5°C, liegen
• Die Temperatur des Gefrierschrankes sollte bei -18°C liegen
• Geschirr, Besteck und Küchenutensilien sollten bei mindestens 60°C mit reichlich Spülmittel gereinigt werden
• Regelmäßig Spülbürsten reinigen und wieder ersetzen

Haushaltshygiene

• Regelmäßig lüften
• Getrennte Putzlappen für Bad und Küche
• Putzlappen häufig austauschen und bei mindestens 60°C waschen
• Gängige Haushaltsreiniger reichen

Desinfektionsmittel

• Gefüllte Desinfektionsspender
• Einwegtücher

Außerdem kannst du dich über Impfmöglichkeiten in deiner Region informieren, und diese nach Absprache mit deiner Belegschaft zur Verfügung stellen, um sie so beispielsweise vor einer kommenden Grippewelle im Winter zu schützen.

Tipp 3: Wer stillsteht, rostet ein. Bewegung hilft!

Wir alle kennen das unangenehme Gefühl von Gelenk- und Rückenschmerzen. Im Jahr 2020 waren laut des Instituts der deutschen Wirtschaft fast 25 Prozent aller Krankmeldungen Muskel- und Skeletterkrankungen. Halte die Ohren offen und erkenn rechtzeitig die Baustellen, über die dein Personal klagt. Gestalte die Arbeit für deine Arbeitnehmenden freundlicher und riskiert keine langfristigen Ausfälle durch Verletzungen. Förder die Bewegungsmöglichkeiten deiner Angestellten, und halte sie dadurch gesund. Wir empfehlen dabei die direkte Kommunikation mit den Mitarbeitenden, um mögliche körperliche Beschwerden präventiv vorzubeugen. Sie werden es dir mit guter Arbeit danken!

Ideen für mehr Bewegung am Arbeitsplatz:

• Höhenverstellbare Tische
• Ergonomische Bürostühle
• Sportangebot (Hansefit)
• Spaziergänge in den Pausen
• Gesundheitsschulungen im Unternehmen
• Stehtische in der Cafeteria/Pausenraum
• Interaktive Meetings im Stehen oder Gehen

Tipp 4: Stress ist ein Teufel, vermeide ihn!

Ist dein Personal ständig krank? Ein Grund dafür kann anhaltender Stress sein. Denn Stressmacht krank. Unterstütze deine Mitarbeitenden dabei, Stress frühzeitig zu erkennen und geeignete Maßnahmen zu ergreifen, um diesen zu reduzieren.

Mögliche Gründe für Stress am Arbeitsplatz:

• Termindruck
• Überstunden
• Zu wenig Pausenzeiten
• Fehlende Anerkennung
• Konkurrenzdruck
• Mobbing

Lösungswege gegen Stress am Arbeitsplatz:

• Feedback: Führ ein Feedbacksystem ein, um mangelnde Anerkennung zu vermeiden. Eure Angestellten werden sich mit wertgeschätzt fühlen.
• Teambuilding: Leite Maßnahmen zum Teambuilding ein und fördere die Teamchemie um
• Unwohlsein und Mobbing zu vermeiden
• Homeoffice: Homeoffice ermöglicht eine gewohnte Umgebung und bietet Abwechslung im Arbeitsalltag
• Gleitzeit: Gleitzeit vermeidet Zeitstress am Morgen und bietet deinen Angestellten mehr Freiheit
• Zeiterfassung: Biete deinen Mitarbeitenden Selbstkontrolle an. Mit einem Zeiterfassungstool, wie Personizer, behalten deine Angestellten ihre Zeiten im Auge. Sie erhalten eine Übersicht über Arbeits- und Pausenzeiten. Nutze diese Transparenz, um schnell auf Überarbeitung von Angestellten aufmerksam zu werden. Indikatoren dafür sind Überstunden und zu kurze Pausenzeiten

Tipp 5: Zuhause ist es am schönsten, keine Angst vor Homeoffice!

Schnell kann es passieren: Das Auto springt nicht an oder das Kind ist krank. Es gibt verschiedene Gründe, warum man sich plötzlich von der Arbeit abmelden muss.

Homeoffice ermöglicht deinen Angestellten nicht nur die Arbeit im Notfall, sondern öffnet die Tür zu ganz neuen Chancen. Der Arbeitnehmende spart sich den Arbeitsweg und arbeitet im gewohnten Umfeld. Dabei wird kann Stress reduziert werden und die Zufriedenheit steigen. Mit einem Zeiterfassungstool, wie Personizer, verlierst du dabei nicht den Überblick über die Arbeitsnachweise. Weitere rechtliche Informationen zum Thema Zeiterfassung im Homeoffice findest du in unserem Blog dazu.

Wie du siehst: Es gibt verschiedene Möglichkeiten, um die Krankenquote in deinem Unternehmen zu reduzieren. Dabei hast du nicht nur den wirtschaftlichen Vorteil, dass die Produktivität in deinem Unternehmen steigt und deine Kosten für fehlende Arbeit sinken. Du hast auch zufriedene Mitarbeitende und motivierte Teams.

Wenn du noch einen Schritt weiter gehen möchtest, dann finde heraus, wie du mit Corporate Benefits qualifizierte Fachkräfte langfristig binden kannst.

Häufig gestellte Fragen

Hier findest du Antworten auf die wichtigsten Fragen. Falls du weitere Hilfe benötigst, kontaktiere gerne unseren Support.

Welche Maßnahmen können Unternehmen ergreifen, um den Krankenstand nachhaltig zu senken?

Unternehmen können die Fehlzeiten reduzieren, indem sie Präventionsprogramme anbieten, ergonomische Arbeitsplätze fördern, Stressmanagement stärken, Homeoffice-Regelungen ermöglichen und gesundheitsbewusste Ernährung unterstützen.

Welche Gesundheitsrisiken entstehen durch zu langes Sitzen im Büro?

Langes Sitzen führt häufig zu Muskel- und Skeletterkrankungen, Rückenproblemen, Verspannungen und verringerter Leistungsfähigkeit. Ergonomische Möbel und mehr Bewegung im Arbeitsalltag können diese Risiken reduzieren.

Wie hilft ein digitales Zeiterfassungssystem wie Personizer dabei, Überlastung zu vermeiden?

Mit Personizer behalten Mitarbeitende und Führungskräfte Arbeits- und Pausenzeiten im Blick. Überstunden und zu kurze Pausen werden früh sichtbar – und damit potenzielle Überlastung oder Burnout-Gefahr rechtzeitig erkannt.

Hast du weitere Fragen?

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Übersicht der Feiertage in 2026

Einen Grund zur Freude haben Arbeitnehmende im nächsten Jahr: 2026 hält eine Menge Brückentage bereit und viele davon fallen auf einen Wochentag. Diese können, wenn sie sinnvoll genutzt werden, den Urlaub um ein gutes Stück verlängern. Abseits der eigenen Planungen gibt es jedoch auch noch die der anderen Teammitglieder, die nicht selten sehr ähnlich ausfallen.

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Nun stellt sich die Frage: Wie holst du am meisten aus deinem Jahresurlaub 2026 heraus? Wir zeigen dir, wie du mit Hilfe von Brückentagen deinen Jahresurlaub mehr als verdoppeln kannst.

Durchschnittlich bekommen deutsche Beschäftigte 28,9 Urlaubstage im Jahr zur Verfügung gestellt. Und die wollen natürlich sinnvoll eingesetzt werden.

Umso schöner, dass das Jahr 2026 für die meisten Deutschen so einige Brückentage bereithält. Dies ermöglicht dir im April zum Beispiel, dass du 16 Tage frei hast und hierfür lediglich 8 Urlaubstage benötigst.

Die Tabelle gibt dir einen Überblick, mit welchen Feiertagen du im Jahr 2026 rechnen kannst:  

Je nach Bundesland gibt es mal mehr und mal weniger Möglichkeiten, sich den Jahresurlaub für 2026 großzügig auszulegen. Wer in den süddeutschen Bundesländern wohnt, kann sich auf einige Feiertage mehr freuen. Dementsprechend gibt es dort auch vielfältigere Möglichkeiten, den Urlaub geschickt zu verlängern.

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Das sind die Brückentage 2026

Doch wie kannst du jetzt konkret das Beste aus deinen Urlaubstagen rausholen? Wahrscheinlich hast du auch neben deinem Urlaubskontingent und den verfügbaren Feiertagen deine persönlichen Präferenzen, welche Feiertage oder Urlaubszeiten dir besonders wichtig sind.

3-Tage Wochenenden in 2026

Falls du mehr Wert auf verlängerte Wochenenden ohne Urlaubstage legst, kannst du dir diese Daten für 2026 vormerken:

• Karfreitag (Freitag, 03. April)
• Ostermontag (Montag, 06. April)
• Tag der Arbeit (Freitag, 01. Mai)
• Pfingstmontag (Montag, 25. Mai)

So kommt das gesamte Team ohne Stress und Streit automatisch an ein verlängertes Wochenende.

4-Tage Wochenenden durch Brückentage 2026

Das Jahr 2026 meint es gut: Insgesamt fallen vier Feiertage auf einen Donnerstag oder Dienstag, sodass ein verlängertes 4-Tage-Wochenende möglich ist, für das du jeweils nur einen Urlaubstag benötigst.

• Neujahr (Donnerstag, 01. Januar)
• Heilige drei Könige (Dienstag, 06. Januar)
• Christi Himmelfahrt (Donnerstag, 14. Mai)
• Fronleichnam (Donnerstag, 04. Juni)

So nutzt du die Brückentage für lange Urlaube in 2026

Januar: Neujahr und Heilige drei Könige 2026

Durch den ersten Feiertag im neuen Jahr, der auf ein Donnerstag fällt, kannst du dir mit einem Urlaubstag 4 freie Tage am Stück ergattern.

Die drei Bundesländer Baden-Württemberg, Bayern und Sachsen-Anhalt können sich über einen Feiertag mehr freuen. Insgesamt können hier 6 freie Tage mit nur 2 Urlaubstagen rausgeholt werden.

April: Osterfeiertage 2026

Du könntest dir für Ostern 2026 die 4 Werktage vor Karfreitag und 4 Werktage nach Ostermontag freinehmen. Mit 8 Urlaubstagen hast du insgesamt 16 freie Tage. Wer sich allerdings von den Schulferien distanzieren möchte, wählt lieber eine andere Option für die Brückentage – die Osterfeiertage stecken nämlich mit den Brückentagen genau drin!

Mai: Tag der Arbeit und Christi Himmelfahrt 2026

Der Tag der Arbeit fällt 2026 auf einen Freitag. Du kannst dich somit auf ein verlängertes Wochenende freuen!

Der Himmelfahrts-Feiertag liegt wie immer auf einem Donnerstag. Das bedeutet für dich, dass du bei Beantragung von 4 Urlaubstagen ganze 9 Tage freibekommst.

Mit 9 Urlaubstagen kannst du sogar 17 freie Tage am Stück genießen! Beantrage hierfür Urlaub vom 11.05.26 bis zum 22.05.2026.

Juni: Fronleichnam 2026

Fronleichnam fällt 2026 auf einen Donnerstag und ermöglicht einigen 4 freie Tage mit nur einem Urlaubstag.

November: Buß- und Bettag 2026

Der Buß- und Bettag ist für das Bundesland Sachsen bestimmt. Mit nur 4 Urlaubstagen können insgesamt 9 freie Tage rausgeholt werden.

Dezember: 1. und 2. Weihnachtstag 2026

Dieses Jahr können Arbeitnehmende sich über ein langes Wochenende freuen. Wenn du die Weihnachtsfeiertage mit deinen Liebsten genießen oder vielleicht sogar in den Skirurlaub fahren möchtest, kannst du dir mit nur 8 Urlaubstagen satte 16 freie Tage ermöglichen.

Urlaubsplanung – rechtliche Grenzen?

Urlaub nehmen sollte ein Kinderspiel sein, vor allem wenn es nur um die einzelnen Brückentage geht. Grundsätzlich sind deiner Urlaubsplanung 2026 auch keine Grenzen gesetzt. Alle Urlaubswünsche dürfen zunächst beantragt werden. Allerdings heißt das nicht, dass diese uneingeschränkt freigegeben werden.

Zuerst die gute Nachricht: Die Verantwortlichen im Unternehmen müssen deine Wünsche grundsätzlich bei der Urlaubsplanung beachten. Das ist durch das Mindesturlaubsgesetz für Arbeitnehmende durch §7 Abs. 1 des Bundesurlaubsgesetzes gewährleistet:

„(1) Bei der zeitlichen Festlegung des Urlaubs sind die Urlaubswünsche des Arbeitnehmenden zu berücksichtigen, es sei denn, dass ihrer Berücksichtigung dringende betriebliche Belange oder Urlaubswünsche anderer Arbeitnehmenden, die unter sozialen Gesichtspunkten den Vorrang verdienen, entgegenstehen. Der Urlaub ist zu gewähren, wenn der Arbeitnehmenden dies im Anschluss an eine Maßnahme der medizinischen Vorsorge oder Rehabilitation verlangt.“

Betriebliche Hindernisse bei der Urlaubsplanung

Wenn allerdings ein wichtiges Projekt ansteht oder ein Teammitglied krank wird, können Urlaubswünsche abgelehnt werden. In manchen Fällen werden auch Betriebsferien angeordnet. Dies ist ein bestimmter Zeitraum, in dem alle Mitarbeitenden Urlaub nehmen müssen.

Ein weiterer Stolperstein an beliebten Brückentagen ist, dass die Leitungsperson die sozialen Aspekte zur Gewährung der Urlaubswünsche nutzt. Es kann also sein, dass Elternteilen der Brückentag eher gewährt wird, weil es sich mit den Ferien der Kinder überschneidet. Oder Brückentage werden unter den Mitarbeitenden aufgeteilt. So wird vermieden, dass zu viele Arbeitskräfte in einem bestimmten Zeitraum fehlen.

Je nach Betrieb kann es außerdem die interne Verpflichtung geben, dass schon am Anfang des Jahres die komplette Urlaubsplanung der Mitarbeitenden stehen muss. Dies ist allerdings individuell geregelt und nicht gesetzlich festgelegt.

Tipps für eine faire Verteilung der Brückentage

Die klassische Methode zum Festlegen von Urlaubszeiten ist die interne Absprache. Je nach Teamgröße ist das mal einfacher, mal ist es komplizierter. Falls es gelingt, ist jedoch sichergestellt, dass alle mit dem Urlaub zufrieden sind. Erst danach werden die Anträge bei der Personalabteilung eingereicht.

Der Führungskraft sollte jedoch bewusst sein, dass sie in diesem Fall ein gutes Stück an Verantwortung abgibt. Dies ist nicht unbedingt immer der richtige Weg. Zudem gibt es Teammitglieder, die klare Ansagen brauchen und solche, die eben gerne selbstverantwortlich agieren. Durch eine Urlaubsplanungssoftware wie beispielsweise Personizer, bleiben solche Absprachen übersichtlich.

Zudem können auch soziale Umstände ein Faktor für die Gewährung von Urlaubstagen sein. Zu den sozialen Gründen zählen nicht nur die Schulpflicht der Kinder und die Berufstätigkeit des Ehepartners. Auch die Dauer der Betriebszugehörigkeit oder Krankheiten können eine Rolle spielen. Fraglich ist dabei, ob diese Regelung immer fair erscheint. Es ist daher sinnvoll, nach anderen Systemen Ausschau zu halten.

Wer alle Teammitglieder gleich behandeln möchte, kann das rollierende System verwenden. Dafür muss das Kollegium allerdings längerfristig im Unternehmen beschäftigt sein. Auf diese Weise würdest du zum Beispiel alle drei Jahre über Himmelfahrt Urlaub nehmen können.

Aber auch dieses System hat seine Vor- und Nachteile: Einigen sind die Urlaubstage um Ostern herum egal, andere zählen im Gegenzug auf diese Osterpause. Dieses System mag auf den ersten Blick sehr fair erscheinen, doch es ist nicht effizient.

Da aber nicht jeder im Team das Rotationssystem zu schätzen weiß, gibt es beinahe so wie früher in der Kindheit, die Möglichkeit des Losverfahrens. Allerdings sollten auch hier zuvor alle Mitarbeitenden zugestimmt haben, ansonsten führen manch ausgeloste Tage doch zu Unmut.

Sinnvolle Urlaubsplanung im Unternehmen

Grundsätzlich gilt, dass der Urlaub rechtzeitig und vorausschauend geplant werden sollte. In Hinblick auf die Brückentage gibt es die Möglichkeit, zu rotieren oder abwechselnd den Urlaub freizugeben. Ansonsten lohnt es ebenfalls, sich vorher gemeinsam zusammenzusetzen und zu überlegen, wie die Tage umsetzbar sind. Auf diese Weise fühlt sich niemand benachteiligt.

Um schon direkt einen Ausblick auf das folgende Jahr zu haben, ist ein digitaler Abwesenheitskalender von Vorteil. Dieser bietet dir immer einen direkten Überblick über deinen eigenen Urlaub und den der Kollegschaft. Diese einfache, transparente Möglichkeit lässt keine Überraschungen zu. Jedes Teammitglied kann sich damit innerlich auf die Thematik einstellen.

Die HR-Software Personizer hilft dir und deinem Team dabei, einen guten Überblick über die Urlaubsplanung zu bekommen. Dabei ist die Chance recht hoch, dass auch die Beantragung im gesamten Team harmonisch ausfällt.

Häufig gestellte Fragen

Hier findest du Antworten auf die wichtigsten Fragen. Falls du weitere Hilfe benötigst, kontaktiere gerne unseren Support.

Wie kann ich im Jahr 2026 meinen Urlaub maximieren?

Am effektivsten planst du rund um:
–Ostern (16 freie Tage mit 8 Urlaubstagen)
–Christi Himmelfahrt (17 freie Tage mit 9 Urlaubstagen)
–Weihnachten (16 freie Tage mit 8 Urlaubstagen)

Wer zusätzlich die regionalen Feiertage nutzt, kann sogar noch mehr herausholen.

Welche Feiertage fallen 2026 auf ein Wochenende?

Einige Feiertage wie der Tag der Deutschen Einheit oder Mariä Himmelfahrt fallen 2026 auf einen Samstag – diese bieten keine Brückentage, aber beeinflussen ggf. die Arbeitsplanung.

Wie viele Brückentage bietet das Jahr 2026?

2026 bietet besonders viele Brückentage, da mehrere Feiertage auf Dienstag oder Donnerstag fallen. Mit geschickter Planung lassen sich freie Tage sogar mehr als verdoppeln – z. B. 16 freie Tage über Ostern mit nur 8 Urlaubstagen.

Hast du weitere Fragen?

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Im Folgenden werden viele Begriffe aus Gesetzestexten verwendet. Um den Gesetzeswortlaut nicht zu verändern, wird auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter.

Du schaust lieber, statt zu lesen? In diesem Video haben wir die wichtigsten Fakten für dich zusammengefasst.

Krankmeldung oder Krankschreibung: Was ist der Unterschied? 

Im Krankheitsfall müssen Arbeitnehmer sich stets bei ihrer Arbeitsstätte krankmelden. Dabei werden die Krankmeldung und die Krankschreibung häufig synonym verwendet, unterscheiden sich aber wesentlich. 

Die Krankmeldung erfolgt durch den Arbeitnehmer, der sich von der Arbeit abmeldet. Diese reicht man, sofern möglich, vor Arbeitsbeginn ein. Unter Umständen hat die Krankmeldung schon vorher zu erfolgen, und zwar im Laufe des ersten Krankheitstages. Hierbei gilt die sogenannte Anzeigepflicht, welche sich aus § 5 Abs. 1 S. 1 Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG) ergibt: Diese beinhaltet, dass Arbeitnehmer im Falle einer Erkrankung unverzüglich eine Information über die Arbeitsunfähigkeit an die Arbeitsstätte weitergeben müssen, sowie über die voraussichtliche Dauer der Krankschreibung. 

Hierfür ist wiederum die Krankschreibung notwendig, die in der Arztpraxis ausgestellt wird. Arbeitnehmende haben gemäß § 5 Abs. 1 S. 2 EFZG die ärztliche Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (auch „Attest“ oder früher noch „Gelber Schein“ genannt) vorzulegen, wenn die Erkrankung länger als drei Kalendertage andauert. Eine andere vertragliche Regelung ist im Einzelfall möglich. 

Richtig krankmelden: Telefonische Krankmeldung, per Mail oder WhatsApp?  

Wie hat die Krankmeldung zu erfolgen?

Bei der Einreichung der Krankmeldung am Arbeitsplatz muss sich der Arbeitnehmer nicht zwingend an eine spezielle Form halten. Wichtig ist, dass die Nachricht schnell bei einer hierfür autorisierten Person ankommt. Fehlt es an einer ausdrücklichen Regelung, ist die Mitteilung an den Vorgesetzten zu richten. Je nachdem, welche Kommunikationswege im eigenen Unternehmen gängig sind, kann ein Anruf, eine E-Mail, SMS oder Nachricht über WhatsApp der korrekte Weg sein, um sich abzumelden. Liegt von Arbeitgeber-Seite ein bevorzugter Kommunikationsweg für Krankmeldungen vor, sollte dieser genutzt werden. 

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Übrigens können auch Angehörige die Krankmeldung für einen Arbeitnehmer übermitteln. Sollte der Angehörige die Krankmeldung nicht oder verspätet übermitteln, hat allerdings der Arbeitnehmer das Verschulden gemäß § 278 BGB zu vertreten.  

Welche Informationen muss die Krankmeldung beinhalten? 

Der Inhalt der Krankmeldung ist nicht gesetzlich vorgeschrieben. Dennoch sollten bei einer Krankmeldung einige wichtige Informationen an den Arbeitgeber weitergegeben werden, damit dieser mit der Abwesenheit planen kann. Empfehlenswert ist es immer, folgende Informationen weiterzugeben: 

• dass man krank ist 

• wie lange man voraussichtlich krank ausfällt 

• ob man erst einmal zuhause bleibt, um sich auszukurieren, oder ob man plant zum Arzt zu gehen 

Arbeitnehmer sind grundsätzlich nicht verpflichtet, die Art der Erkrankung mitzuteilen. Diese wird auch auf einer ausgestellten Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung nicht ausgewiesen. In Ausnahmenfällen ist der Arbeitnehmer jedoch angehalten dem Arbeitgeber die Art der Erkrankung mitzuteilen. Darunter fallen Erkrankungen, die ein unverzügliches Eingreifen des Arbeitgebers erfordern, bspw. bei einer hohen Ansteckungsgefahr. 

Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung: Wann muss sie vorliegen? 

Eine Krankmeldung ohne Arztbesuch ist generell möglich. Sollte ein Arbeitnehmer allerdings länger als drei Tage krank ausfallen, hat er, wie bereits oben ausgeführt, nach § 5 Abs. 1 S. 2 EFZG eine ärztliche Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (Krankschreibung) vorzulegen. Gemäß § 5 Abs. 1 S. 3 EFZG kann der Arbeitgeber die ärztliche Bescheinigung bereits früher verlangen. (siehe hierzu unten „Wann muss man die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung schon ab dem ersten Tag vorlegen?“) 

Bei dieser Regelung werden aufeinanderfolgende Kalendertage gezählt, nicht die Werktage. Ist also am Freitag der erste Tag der Krankmeldung und besteht die Erkrankung auch am Montag weiter, so muss die ärztliche Krankschreibung vorgelegt werden, selbst wenn Samstag und Sonntag keine Arbeitstage waren.

So funktioniert die elektronische Krankschreibung (eAU)

Was früher ein „gelber Schein“ in physischer Papierform war, heißt jetzt elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU). Bereits seit Anfang 2023 ist der Abruf der digitalen Krankschreibung für Arbeitgebende verpflichtend. 

Der Ablauf einer Krankmeldung verändert sich durch die elektronische Krankschreibung nicht. Einzig die Art der Übermittlung der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung verändert sich durch die eAU. Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung enthält dieselben Informationen, die vormals der “gelbe Schein” enthalten hat; Dauer der Erkrankung, ob es sich um die Erst- oder eine Folgebescheinigung handelt, und ob die Erkrankung als Folge eines Arbeitsunfalles auftritt.

Der Gesetzgeber sieht vor, dass die an der vertragsärztlichen Versorgung teilnehmenden Ärzte und Einrichtungen, die festgestellten Arbeitsunfähigkeitsdaten an die Krankenkasse des Arbeitnehmers übermitteln. Nach Eingang der Arbeitsunfähigkeitsdaten hat die Krankenkasse gemäß § 109 SGB IV eine Meldung zu erstellen, die der Arbeitgeber anschließend elektronisch abrufen kann. 

Nach § 5 Abs. 1a S. 1 EFZG sind gesetzlich krankenversicherte Arbeitnehmer nicht mehr verpflichtet, die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung dem Arbeitgeber vorzulegen. Es bleibt jedoch die Pflicht, die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ärztlich feststellen zu lassen.

In der Praxis werden zum Teil noch drei Papierbescheinigungen ausgestellt, da bisher nicht alle Vertragsärzte an das digitale Netz angeschlossen sind. In einem solchen Fall, in dem es dem Arzt technisch nicht möglich ist, die eAU an die Krankenkasse zu übermitteln, muss er dem Arbeitnehmer die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in Papierform aushändigen, sodass dieser sie an die Krankenkasse und an den Arbeitgeber weiterleiten kann. Sofern dem Arbeitnehmer eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung für den Arbeitgeber in Papierform vorliegt, sollte er diese umgehend an seinen Arbeitgeber übermitteln. Eine Weiterleitungspflicht könnte sich aus § 241 Abs. 2 BGB ergeben, dies ist gerichtlich noch zu klären. 

Wie kann die elektronische Krankmeldung abgerufen werden?

Als Arbeitgeber musst du zunächst berechtigt sein, die eAU abzurufen. Der Abruf kann nicht pauschal erfolgen, sondern setzt ein Beschäftigungsverhältnis voraus, in dem sich der Arbeitnehmer zunächst krankgemeldet und über die abzurufende eAU informiert hat bzw. zum Zeitpunkt des Abrufes der ärztlichen Feststellung der Arbeitsunfähigkeit verpflichtet ist.  

Dieser Abruf läuft über den Datenaustausch des Entgeltabrechnungsprogramms deines Unternehmens. Die meisten gängigen Softwares für Abrechnungen verfügen über eine entsprechende Schnittstelle und sollten die technischen Anforderungen für die Übertragung erfüllen. Zudem kann der Abruf über das Zeiterfassungssystem deines Unternehmens oder mittels Eingabehilfen erfolgen. Wichtig ist nur, dass eine gesicherte und verschlüsselte Datenübertragung sichergestellt werden kann. Wie auch bei der Entgeltabrechnung kann auch die eAU bei Bedarf über einen externen Dienstleister, wie zum Beispiel einen Steuerberater, erfolgen. 

In der Regel wird eine ärztliche Krankschreibung erst nach drei Tagen benötigt. Zudem ist es sinnvoll, einen zeitlichen Puffer für eventuelle Übermittlungszeiten einzuplanen. Deshalb empfiehlt es sich, die eAU-Abfrage erst ab dem fünften Tag der Krankheit vorzunehmen. 

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Für wen gilt die elektronische Krankschreibung nicht? 

Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung gilt für gesetzlich krankenversicherte Arbeitnehmer. 

Ausnahmen von dieser Regelung bestehen nach § 5 Abs. 1a S. 3 EFZG bei: 

• Personen, die eine geringfügige Beschäftigung in Privathaushalten ausüben 

• Feststellung der Arbeitsunfähigkeit durch einen Arzt, der nicht an der vertragsärztlichen Versorgung teilnimmt 

Liegt eine der Ausnahmen vor, hat der Arbeitnehmer die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung dem Arbeitgeber vorzulegen. Hierfür erhält er vom Arzt weiterhin eine Krankschreibung in Papierform. 

Weiterhin eine Krankschreibung in Papierform erhalten zudem Arbeitnehmer, die privat versichert sind. Gleiches gilt für die Bescheinigung über die Erkrankung eines Kindes eines Arbeitnehmers (siehe dazu auch Digitale Krankschreibung: elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung). 

Häufig gestellte Fragen rund um die Arbeitsunfähigkeits­bescheinigung

Wann muss man die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung schon ab dem ersten Tag vorlegen? 

Laut § 5 Abs. 1 S. 3 EFZG kann eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung durch den Arbeitgebenden auch früher verlangt werden, zum Beispiel bereits ab dem ersten Tag der Krankmeldung. Diese Anweisung sollte frühzeitig mit allen Arbeitnehmenden kommuniziert werden, kann aber auch im Einzelfall nach eigenem Ermessen eingefordert werden – ungeachtet dessen, ob ein Verdacht auf “Blaumachen” besteht oder nicht. Verlangt der Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung bereits für den ersten Tag, muss der Arbeitnehmer seinen Arzt rechtzeitig aufsuchen, so dass dem Arzt noch möglich ist, die Arbeitsunfähigkeit bereits für den ersten Tag zu attestieren. 

Eine Vereinbarung über eine frühere Vorlagepflicht kann beispielsweise im Arbeitsvertrag festgehalten werden. Allerdings hat der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht, was die genaue Ausgestaltung der Forderung betrifft, wenn sich die frühere Vorlagepflicht an alle Arbeitnehmer gleichermaßen richtet. 

Zudem sollte die Entscheidung für eine frühere Vorlagepflicht gut überlegt sein. Denn Krankschreibungen werden nur in seltenen Fällen für einzelne Tage, sondern direkt für die gesamte Arbeitswoche ausgestellt. Dadurch kann es theoretisch zu längeren Ausfällen kommen als bei der klassischen 3-Tage-Regelung.

Kann der Arbeitgeber weiterhin die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in Papierform verlangen? 

Grundsätzlich kannst du als Arbeitgeber von gesetzlich versicherten Arbeitnehmern die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung nicht in Papierform verlangen. Eine solche Vereinbarung stelle ein Verstoß gegen § 12 EZFG dar, da sie für den Arbeitnehmer nachteilig wäre.  

Liegt ein Störfall vor, aufgrund dessen die eAU nicht abrufbar ist, kannst du als Arbeitgeber vom Arbeitnehmer die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in Papierform verlangen. Der Arbeitnehmer muss in so einem Fall eine Bescheinigung vorlegen, auf der der ICD-Code nicht angegeben oder geschwärzt ist. 

Erfordern Vorsorgetermine eine Krankschreibung? 

Sofern im Arbeitsvertrag nicht anders geregelt, sollten Arbeitnehmende ihre ärztlichen Vorsorgetermine grundsätzlich außerhalb der Arbeitszeit planen. In diesem Fall ist eine Krankmeldung nicht erforderlich. 

Ausnahmen bestehen, wenn in der Arztpraxis keine entsprechenden Termine angeboten werden, die diese Planung ermöglichen. Muss der Arbeitnehmer während der Arbeitszeit zum Arzt gehen und besteht ein Arbeitszeitkonto, fallen durch den Praxisbesuch Minusstunden an, die wieder ausgeglichen werden müssen. Eine Krankmeldung ist aber auch dann nicht notwendig. 

Wenn es keine Möglichkeit gibt, den Termin außerhalb der Arbeitszeit zu vereinbaren, muss die Arbeitsstätte die medizinische, zeitliche oder terminliche Notwendigkeit eines Praxisbesuchs akzeptieren. Dies gilt insbesondere für schwangere Arbeitnehmerinnen, welche für die medizinisch notwendigen Vorsorgeuntersuchungen sogar vom Arbeitgebenden freigestellt werden müssen (§ 7 MuSchG). 

Für Arbeitnehmer in Teilzeit ist es schwieriger zu begründen, warum sie während der Arbeitszeit zu einer Vorsorgeuntersuchung gehen, da hier erwartet wird, dass die zeitliche Flexibilität besteht, Termine außerhalb der Arbeitszeit zu vereinbaren. Jedoch haben Arbeitnehmende einen Anspruch auf Lohnfortzahlung trotz Abwesenheit, wenn 

• Arzttermine nicht in die arbeitsfreie Zeit gelegt werden können und 

• die Stunden nicht nachgeholt werden können. 

Auch wenn sich Arbeitnehmende bemühen sollten, ihre Termine nicht in der Arbeitszeit wahrzunehmen, wird dies in der Realität häufig eher vom Arzt abhängen. Auch für Teilzeitbeschäftigte gilt also; liegt der Vorsorgetermin in der Arbeitszeit und ist die Arbeitszeit nachholbar, müssen die Minusstunden nachgearbeitet werden. 

Wir stellen die gesetzliche Lage dar, ein Arbeits- oder Tarifvertrag kann andere Regelungen vorsehen. 

Wie viele Krankheitstage sind im Jahr erlaubt?  

Die Frage mag zunächst merkwürdig klingen; wer krank ist, ist krank. Allerdings könnten krankheitsbedingte Fehlzeiten einen Grund zur Kündigung geben. Voraussetzung hierfür ist das Vorliegen einer negativen Gesundheitsprognose, wenn in Zukunft mit hoher Wahrscheinlichkeit weitere Erkrankungen im bisherigen Umfang erwartbar sind. Die Fehlzeiten müssen zu einer erheblichen Beeinträchtigung der betrieblichen Interessen führen, die für den Arbeitgeber nicht mehr hinnehmbar ist. Eine solche Beeinträchtigung kann vorliegen, wenn die Dauer der Erkrankung (bzw. Erkrankungen) 30 Krankheitstage pro Jahr (6 Wochen) überschreitet.  

Einmalige längere Krankheitsausfälle, zum Beispiel aufgrund von Unfällen oder einer Operation, wirken sich dementsprechend nicht auf eine negative Zukunftsprognose aus und dürften keinen Anlass zur krankheitsbedingten Kündigung geben. 

Wie viele Tage können sich Beschäftigte “kindkrank” schreiben lassen?

Für gesetzlich Krankenversicherte besteht gemäß § 45 Abs. 2a S. 1 SGB V im Jahr 2024 und 2025 Anspruch auf Kinderkrankengeld für jedes Kind längstens für 15 Arbeitstage, während alleinerziehende Versicherte (Elternteile mit alleinigem Personensorgerecht) längstens 30 Tage Anspruch haben. Der Anspruch besteht nach § 45 Abs. 2a S. 2 SGB V für maximal 35 Tage pro Elternteil (bzw. für maximal 70 Tage für Alleinerziehende). 

Wenn ein Elternteil bereits seine Kinderkrankentage ausgeschöpft hat, und der andere Elternteil noch Tage übrig hat, können diese nicht automatisch übertragen werden. Allerdings können die übrigen Kinderkrankentage im Einverständnis mit dem Arbeitgeber des anderen Elternteils übertragen werden. Ein Elternteil hat jedoch keinen gesetzlichen Anspruch auf Übertragung (mehr dazu unter BMG, Kinderkrankentage und Kinderkrankengeld). 

Falls das gesamte Kinderkrankengeld eines Jahres schon aufgebraucht ist, haben Eltern die Möglichkeit, unbezahlten Urlaub zu beantragen. Insbesondere, wenn alle regulären Urlaubstage sowie auch Überstunden genommen wurden, bleibt dies eine Option, um sich um das kranke Kind zu kümmern. Die Arbeitsstätte hat jedoch keine Verpflichtung, unbezahlten Urlaub zu genehmigen.

Alles im Griff beim Thema Krankschreibungen 

Mit diesen Informationen bist du in Sachen Krankmeldung und Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung gut aufgestellt. Noch besser als der korrekte Umgang mit Krankmeldungen ist jedoch Prävention. Mit unseren Tipps für gesunde Mitarbeitende bleiben deine Teammitglieder fit – so können Krankheitsfälle auf ein Minimum reduziert werden. 

Der Artikel wurde nach bestem Wissen und Gewissen sorgfältig erstellt. Es wird kein Anspruch auf Vollständigkeit und Richtigkeit der Inhalte gestellt. Die hier angegebenen Informationen ersetzen keine individuelle Beratung. Sie dienen zudem nicht als medizinischen Rat. Wer die hier zur Verfügung gestellten Informationen nutzt, handelt auf eigene Gefahr und Verantwortung. Eine Haftung für den Inhalt sowie Schäden und/oder Folgeschäden, die sich aus der Verwendung der hier zur Verfügung gestellten Informationen ergeben, wird daher nicht übernommen. 

Häufig gestellte Fragen

Hier findest du Antworten auf die wichtigsten Fragen. Falls du weitere Hilfe benötigst, kontaktiere gerne unseren Support.

Was ist der Unterschied zwischen Krankmeldung und Krankschreibung?

Die Krankmeldung ist die Mitteilung des Arbeitnehmers an den Arbeitgeber, dass er arbeitsunfähig ist.
Die Krankschreibung (Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung) ist das ärztliche Attest, das die Arbeitsunfähigkeit offiziell bestätigt.

Wie muss ich mich krankmelden – Telefon, E-Mail, WhatsApp?

Es gibt keine gesetzlich vorgeschriebene Form.
Der Arbeitgeber kann aber Kommunikationswege festlegen. Zulässig sind u. a. Telefon, E-Mail, SMS oder WhatsApp, sofern das Unternehmen diese Kanäle akzeptiert.

Muss ich sagen, woran ich erkrankt bin?

Nein. Arbeitnehmer müssen niemals die Diagnose mitteilen.
Nur in seltenen Ausnahmen (z. B. hoch ansteckende Erkrankungen) ist eine Information sinnvoll, damit der Arbeitgeber Schutzmaßnahmen ergreifen kann.

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Meine Erfahrungen mit Projekt-Arbeit beziehen sich vor allem auf die Umsetzung von Marketing-Kampagnen, die wir organisieren. Darin sind viele Menschen im gesamten Team involviert, auch Leute außerhalb der Marketing-Abteilung. Das trifft zum Beispiel zu, wenn es um den Release und die Bewerbung neuer Funktionen geht. Sowas läuft immer teamübergreifend. 

Was macht deiner Meinung nach den Erfolg von Projekten aus?

Eigentlich eine Selbstverständlichkeit, die aber oftmals vergessen wird: Ein Projekt muss von einer Person geleitet werden, die den Überblick behält. Aufgaben an Leute zu delegieren ist wichtig, denn die Verantwortung für die Umsetzung aller Maßnahmen muss im Team geteilt werden. Aber es braucht immer jemanden, der die Zügel in der Hand hält und weiß, wo die Reise hingeht. Das setzt auch eine klare Zielsetzung für das Projekt voraus.  

Ansonsten bin ich ein Verfechter von kleinteiliger Projektierung. Wir teilen große Aufgaben in kleinere Schritte auf. Der Fortschritt von großen Arbeitspaketen lässt sich nur schwer erfassen und man verliert den Überblick, in welchem Status sich die einzelnen Aufgaben befinden. Mit kleineren Arbeitsschritten kann man außerdem viele kleine Erfolge feiern, wenn man sie abgeschlossen hat. Das motiviert das Team. 

Dabei hilft auch ein regelmäßiger Austausch. Hier kann man sich auf den neuesten Stand bringen, Bedarfe oder Engpässe schnell erkennen. Sowas ist wichtig, um den Fortschritt eines Projekts immer im Blick zu halten und im Zweifel schnell zu handeln, falls etwas aus dem Ruder läuft. 

Und auch ganz wichtig: Deadlines immer mit genügend Puffer planen, denn Krankheiten im Team oder sonstige Blocker lassen sich nicht immer einkalkulieren. Einfach ein Datum festzulegen und hoffen, dass das Projekt bis dahin fertig ist, klappt einfach nicht.

Was ist deiner Meinung nach wichtig, um die Motivation im Team zu fördern? 

Genauso wie die Deadline sollten Projektziele und Maßnahmen im Team abgestimmt werden, um die Akzeptanz und Identifizierung mit dem Projekterfolg zu erreichen. Brainstormings können dabei helfen, die Meinungen aller Teammitglieder einzubeziehen. So lassen sich die Ideen aller Mitarbeitenden und deren fachliche Einschätzungen bündeln, jeder kann seine eigene Idee vorantreiben.  

Dabei sollten Ziele erarbeitet werden, die im gesetzten Zeitrahmen erreichbar sind. Denn wenn das Team schon selbst nicht daran glaubt, dass ein Projekt machbar ist, ist es von Anfang an zum Scheitern verurteilt. Hier muss man agil bleiben: Wenn das Projekt nicht wie ursprünglich geplant umgesetzt werden kann, sollte man die Bedenken aus dem Team ernst nehmen und in der weiteren Planung berücksichtigen.  

Dass die Meinung aller Team-Mitglieder einbezogen wird, ist für die Motivation genauso wichtig wie die Verantwortung, die jeder einzelne trägt. Wenn jeder weiß, welche Aufgaben er zu erledigen hat und genau weiß, was von ihm zu welchem Zeitpunkt erwartet wird, macht es das den Mitgliedern im Team leichter, ihre eigenen Erfolge zu bewerten.  

Projektmanagement-Tools wie Jira machen offene Aufgaben und deren Fortschritt ganz einfach sichtbar und sind eine gute Besprechungsgrundlage für den regelmäßigen Austausch. Dieser hilft auch dabei, dass jeder seiner eigenen Verpflichtung für den Team-Erfolg nachkommt: alle ziehen an einem Strang, jeder kann etwas bewirken. 

Ansonsten ist eine Retrospektive super wertvoll. Einerseits bietet so ein Meeting zur Reflektion eine Verschnaufpause zwischen den Projekten, andererseits kann man hier die Teamdynamik prüfen: Wie war die Zusammenarbeit im Projekt? Was lief gut, was können wir verbessern?  

Und natürlich ganz wichtig: Erfolge feiern! 

Wie können digitale Tools und Prozesse dazu beitragen, die Motivation der Mitarbeitenden im Projekt-Team aufrechtzuerhalten?

Ich finde in meiner Rolle der Projektleitung einen digitalen Urlaubsplaner im Team wertvoll. Damit kann ich zu Beginn der Planung direkt prüfen, wer im Projektzeitraum wann da ist, und ob die Team-Mitglieder im Büro oder im Homeoffice sind.  

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Erfahrungsgemäß kommen diese Tools auch bei den Team-Mitgliedern gut an, weil sie damit selbstbestimmt ihre Arbeitszeit verwalten können. Jeder kann unabhängig von einer Personalabteilung oder einer Führungskraft Anträge einstellen und den Status dieser Anträge sehen. Aus meiner Sicht können digitale Tools wie Team-Urlaubsplaner so die Motivation deutlich erhöhen und unterstützen damit auch den Projekt-Erfolg.  

Beim Projektabschluss ist außerdem das digitale Tracking von Projektzeiten hilfreich. Damit kann ich nachvollziehen, ob Aufwände für verschiedene Aufgaben realistisch eingeschätzt wurden. Ineffiziente Prozesse werden damit auch schneller aufgedeckt, sodass man diese optimieren kann.  

Personizer lässt sich ideal als Team-Urlaubsplaner nutzen. Welche Vorteile ergeben sich deiner Meinung nach aus der Nutzung solcher Tools?

Ich selbst nutze den Team-Urlaubsplaner täglich: Schon zu Beginn des Tages sehe ich darin nach, ob und wer im Büro ist, oder ob Leute im Homeoffice sind. So weiß ich direkt, was an diesem Tag der Kommunikationsweg der Wahl ist. In der Übersicht für das Projekt-Team sehe ich außerdem, ob sich Abwesenheiten von Team-Mitgliedern überschneiden, um Engpässe zu antizipieren. 

Generell wird die Urlaubsplanung mit dem digitalen Tool effizienter und ist weniger anfällig für Fehler. Man kann Automatismen für typische Abläufe einrichten, sodass alle Beteiligten im Freigabeprozess der Urlaube über den Stand der Anträge informiert bleiben. Das macht die Kommunikation rund um die Urlaubsplanung schneller und transparenter. Und natürlich ist der Prozess auch noch papierlos; Kein Wandkalender voll mit durchgestrichenen Daten oder verloren gegangene Urlaubszettel mehr! 

Und ich habe es vorhin auch schon erwähnt: Das Tool gibt den Arbeitnehmenden mehr Selbstbestimmung in der Planung ihrer Abwesenheiten. Man sieht zu jedem Zeitpunkt, wie viele Urlaubstage man noch zur Verfügung hat, kann diese selbst im Kalender beantragen und muss sie nur noch freigeben lassen. Und wenn ein Antrag doch mal storniert werden muss, ist das auch ganz einfach mit einem Klick gemacht. 

Und vor allem finde ich, dass es einfach Spaß macht, mit dem Tool zu arbeiten. Urlaub soll ja auch Spaß machen, und der fängt eben schon beim Antrag an. Mit Personizer nimmt man sowohl den Arbeitnehmenden als auch Personalern und Managern den Stress bei der Verwaltung von An- und Abwesenheiten. 

Hast du Tipps für den optimalen Umgang mit eurem Team-Urlaubsplaner? 

Nutzt bei der Antragstellung die Möglichkeit, eure Vertretung anzugeben. Ist ein Urlaubsantrag freigegeben, kann dadurch jedes Teammitglied sehen, an wen sie sich in der Abwesenheit dieses Team-Mitglieds wenden können. 

Unsere Schnittstellen machen Prozesse außerdem noch schlanker. So lasse ich mir zum Beispiel die Benachrichtigungen aus Personizer direkt in Slack anzeigen. Von hier aus kann ich dann Anträge freigeben und muss mich dafür nicht separat im Tool einloggen. Den gleichen Vorteil nutze ich in meinem Outlook-Kalender, in dem ich alle An- und Abwesenheiten meines Projekt-Teams sehen kann.  

Urlaubsplanung direkt in Slack & Outlook

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Gibt es bestimmte Trends oder Entwicklungen im Bereich digitaler Tools für die Teamarbeit, auf die du besonders gespannt bist? 

Was ich gut finden würde, wäre eine noch bessere Vernetzung zwischen Menschen, die vor Ort arbeiten und den Mitarbeitenden im Homeoffice. Viele Tools sind schon hilfreich, zum Beispiel digitales Brainstorming auf einem Miro-Board. Aber häufig können sich Team-Mitglieder remote nach wie vor nicht so gut in Diskussionen einbringen, wenn eine Gruppe von Menschen vor Ort beisammensitzt. Ich bin gespannt zu sehen, ob hybride Arbeit zukünftig leichter wird. 

Ansonsten werden wir bei Personizer weiterhin daran arbeiten im Tool noch mehr Funktionen einzubauen, die die Kommunikation im Unternehmen rund um Arbeitszeiten und Abwesenheiten noch einfacher und automatischer gestaltet.

Häufig gestellte Fragen

Hier findest du Antworten auf die wichtigsten Fragen. Falls du weitere Hilfe benötigst, kontaktiere gerne unseren Support.

Warum ist ein klarer Projektlead so wichtig?

Eine verantwortliche Person sorgt für Orientierung, kommuniziert Ziele, priorisiert Aufgaben und erkennt Engpässe frühzeitig. Ohne klare Leitung verlieren Teams schnell den Überblick, was zu Verzögerungen und Motivationsverlust führen kann.

Wie steigern kleinteilige Aufgaben die Motivation im Projektteam?

Kleine Arbeitspakete sorgen für sichtbare Fortschritte und regelmäßige Erfolgserlebnisse – ein starker psychologischer Motivationsfaktor. Außerdem lassen sich Risiken früher erkennen, und das Team bleibt flexibler und agiler.

Warum sind Retrospektiven so wertvoll für Teams?

Retros helfen, Erfolge zu reflektieren, Probleme sichtbar zu machen und die Zusammenarbeit kontinuierlich zu verbessern. Sie wirken motivierend und stärken langfristig die Teamdynamik.

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Inhalt

Zeit für eine Auszeit

Jeder kennt es: Arbeitstage voller Meetings. Kalender überfüllt mit Terminen. Überrumpelt von dem Gefühl nichts mehr zu schaffen, wird die Liste der zu erledigen ToDo’s länger und länger.

Für eine kurze Zeit können solche stressigen Phasen meist ausgeglichen werden. Wenn das Gefühl des anhaltenden Stresses jedoch zum Dauerzustand geworden ist, wird es dringend Zeit für eine Auszeit vom stressigen Arbeitsalltag.

In diesem Fall kann dir das sogenannte Sabbatjahr Abhilfe schaffen. Doch was genau ist das Sabbatjahr eigentlich? Was musst du unbedingt darüber wissen und warum können auch Unternehmen vom Sabbatjahr profitieren? Das alles erfährst du in diesem Beitrag.

Fakten rund um das Sabbatjahr

Raus aus dem Alltagstrott, rein ins Abenteuer! Das sogenannte Sabbatjahr, welches auch als „Sabbatical“ bekannt ist, dient als eine Auszeit vom stressigen Arbeitsalltag.

Zunächst sei gesagt: Jedem Arbeitnehmenden steht grundsätzlich frei, wofür er das Sabbatical konkret verwendet. Die Gründe für ein Sabbatjahrkönnen dabei sehr unterschiedlich ausfallen.

Was ist ein Sabbatjahr?

Zurückzuführen ist der Begriff „Sabbatjahr“ historisch auf die jüdische Tora, nach welcher Felder und Weinbergealle sieben Jahre nicht besät werden sollen.

Im heutigen Sinne geht das Sabbatjahr auf das US-amerikanische Hochschulwesen zurück. Lehrkräfte nehmen hier üblicherweise für ihre Forschungstätigkeit eine befristete Freistellung vom Lehrbetrieb.

Heutzutage sind Sabbaticals nicht mehr auf die akademische Welt beschränkt, sondern haben große Anerkennung und Verbreitung in Unternehmen gefunden.

Wozu dient ein Sabbatical?

Ein Sabbatjahr dient heutzutage nicht nur – wie im ursprünglichen Sinne – der Forschung oder Weiterbildung. Die Motivation für die längere Auszeit kann sehr unterschiedlich ausfallen.

Viele Angestellte nehmen sich heutzutage ein Sabbatical, um zu reisen, sich zu erholen, sich der Erziehung ihrer Kinder, der Pflege von Angehörigen oder einem anderen sozialen Engagement zu widmen.

Oftmals wird die Auszeit dabei zur persönlichen Entfaltung genutzt. Es gilt aktiv Herausforderungen zu suchen, sich in bislang unbekannten Bereichen auszuprobieren und neue Talente aufzudecken.

Wichtig ist, dass du die berufliche Auszeit nutzt, um die Dinge zu tun, für die du während deines Jobs keine Zeit hast. Idealerweise dient ein Sabbatjahr dazu, neue Kräfte und neue Motivation zu sammeln.

Kann jeder ein Sabbatjahr machen?

Grundsätzlich können alle Mitarbeitenden, die sich körperlich und geistig nach einer Auszeit sehnen, ein Sabbatjahr nehmen.

Auch, wenn es keinen  gesetzlichen Anspruch auf ein Sabbatical gibt, gehen immer mehr Unternehmen dazu über, ihren Mitarbeitenden dieses zu ermöglichen. So können sie beim Thema „Work-Life-Balance“ punkten.

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Wie lange dauert ein Sabbatjahr?

Auch wenn der Name den Anschein erweckt, dass es sich beim Sabbatjahr um ein Jahr handelt, kann die eingelegte Pause auch kürzer oder länger ausfallen.

Der Umfang eines Sabbatjahres kann flexibel gestaltet werden. Je nachdem, welche Regelung du mit deiner Arbeitsstelle triffst, kann die eingelegte Pause von drei Monaten bis zu weit über einem Jahr reichen.

Üblich ist es, dass Arbeitnehmende nach dem Sabbatjahr an den Arbeitsplatz zurückkehren und wieder in den Arbeitsalltag einsteigen.

Rechtliche Grundlagen für dein Sabbatjahr

Damit du dich im Sabbatjahr vollkommen auf deine Auszeit konzentrieren kannst, solltest du vorab alle rechtlichen Rahmenbedingungen klären.

Um dir einen Überblick über mögliche Unklarheiten, die auf dich zukommen könnten, zu geben, beantworten wir dir nachfolgend die wichtigsten Fragen.

Gibt es eine gesetzliche Regelung zum Sabbatjahr?

Inzwischen haben einige Länder das Sabbatical fest im Gesetz verankert. Im Gegensatz zum normalen Urlaub, ist das Sabbatical nicht im deutschen Arbeitsrecht definiert. So gibt es hierzulande keine Gesetze, die Ansprüche und Regelungen rund um das Sabbatjahr festhalten.

Aus der rein rechtlichen Perspektive handelt es sich beim Sabbatjahr um eine einvernehmliche Arbeitsbefreiung. Diese ist vertraglich festgehalten und kann individuell sehr unterschiedlich definiert und gestaltet werden.

Darf ein Antrag zum Sabbatjahr abgelehnt werden?

Da es keine gesetzlichen Regeln und Normen gibt, die einen Anspruch auf das Sabbatjahr regeln, wird das Sabbatjahr frei zwischen Arbeitgebenden und Arbeitnehmenden ausgehandelt.

Aus diesem Grund bleibt es die Aufgabe des jeweiligen Unternehmens zu entscheiden, ob es seinen Mitarbeitenden ein Sabbatical bewilligt oder nicht.

Diese Entscheidung trifft das Unternehmen im jeweiligen Einzelfall. So kann bei jeder Arbeitskraft individuell entschieden werden, ob ein Sabbatjahr genehmigt oder aus dienstlichen und betrieblichen Gründen abgelehnt wird.

Mein Sabbatjahr wurde abgelehnt ­­– was jetzt?

Dein Sabbatjahr wurde abgelehnt? Kein Grund zur vollkommenen Verzweiflung. Abseits von der freiwilligen Basis gibt es Gesetze, die zumindest einen zeitlichen Ausstieg aus dem Job erleichtern.

Seit 1998 gilt hierzulande das Gesetz zur sozialrechtlichen Absicherung flexibler Arbeitszeitregelungen (ArbZAbsichG). Drei Jahre später, im Jahr 2001, folgte dasGesetz zur Teilzeitarbeit (TzBfG) und befristeten Arbeitsverträgen.

In den genannten Gesetzen sind die Arbeitnehmendenrechte geregelt, die individuell vereinbarte Arbeitszeit zu verkürzen oder zu verlängern. So haben Angestellte laut Gesetz einen Anspruch darauf, in Teilzeit zu arbeiten.

Finanzierung deines Sabbatjahres

Wenn du dich entschieden hast, ein Sabbatjahr zu nehmen, ist es wichtig, vorab zu klären, wie du dir dieses finanzierst. Wichtig ist, dass du dir einen Finanzierungsplan aufstellst, damit du nicht von den auflaufenden Lebenshaltungskosten überrumpelt wirst.

Je nach Unternehmen werden meist individuelle Finanzierungsregelungen getroffen, damit du dir in der Zeit des Sabbaticals keine Geldsorgen machen musst.

Egal, für welche Variante du und dein Unternehmen sich entscheiden. Du solltest einen Weg finden, deine Kosten wie Miete, Versicherungen, Kreditraten und andere laufende Kosten auch während deines Sabbatjahres bezahlen zu können. Dabei solltest du daran denken, dass auch die Kosten für Sozialversicherungen gegebenenfalls selbst getragen werden müssen.

Welche Finanzierungsmöglichkeiten gibt es für das Sabbatjahr?

Letztlich kannst du mit deinem Unternehmen über verschiedene Finanzierungsmöglichkeiten verhandeln. Wir stellen dir zwei Möglichkeiten vor.

Möglichkeit 1

In der ersten Variante, dem sogenannten Freistellungsmodell, verzichtest du während der gesamten Auszeit auf dein reguläres Einkommen. Dieses Modell basiert auf der Möglichkeit unbezahlten Sonderurlaub zu nehmen und das Arbeitsverhältnis ruhen zu lassen.

Der Nachteil: Du musst deine Auszeit aus deinen Ersparnissen finanzieren. Überschreitet der Sonderurlaub dabei die Dauer von vier Wochen, müssen außerdem Sozialversicherungen nach (§ 7 Abs. 3 S. 1 SGB IV) selbst gezahlt werden. Insbesondere die Krankenversicherung ist auf Reisen besonders wichtig.

Möglichkeit 2

In der zweiten Variante, welches auch als Teilzeitarbeitsmodell bekannt ist, wird vereinbart, dass die Arbeitskraft in Teilzeit arbeitet. Dieser Anspruch besteht nach sechs Monaten Betriebszugehörigkeit. Tatsächlich aber, arbeitet der Arbeitnehmende weiter in Vollzeit und zahlt alles was über die vereinbarte Teilzeit hinausgeht in sein Zeitwertkonto ein.

Du kannst beispielsweise bereits ein Jahr vor Beginn deines Sabbaticalsauf 50 % deines Gehalts verzichten und dir dieses in der Zeit deines Sabbaticals auszahlen lassen.

Außerdem hast du die Möglichkeit, Sonderzahlungen wie beispielsweise Weihnachtsgeld oder Überstunden ebenfalls auf das Wertkonto zahlen zu lassen.

Während der Ansparphase bleiben sämtliche Einzahlungen auf das Wertkonto steuer- und sozialabgabenfrei. Da für das niedrigere Bruttogehalt ein niedrigerer Steuersatz gilt, wird das übrige Gehalt zu einem geringeren Steuersatz besteuert.

Der Vorteil bei dieser Möglichkeit: Auchwährend deiner Auszeit wirst du weiter bezahlt und das Unternehmen deckt auch weiterhin die Sozialversicherungen.

Sabbaticals in Unternehmen

Du brauchst eine Auszeit und für dich ist klar: Du möchtest ein Sabbatjahr nehmen. Da grundsätzlich kein Anspruch auf ein Sabbatjahr besteht, gilt es nun, die Verantwortlichen in deinem Unternehmen zu überzeugen.

Das ist oftmals gar nicht so schwer, wie du denken magst, denn auch Unternehmen profitieren vom Sabbatjahr! Wir erklären dir, welche Auswirkung die Auszeit für ein Unternehmen haben kann und welche Vorteile dein Unternehmen erwarten.

Welche Auswirkung hat das Sabbatjahr für Unternehmen?

Wenn Beschäftigte ein Sabbatjahr nehmen, müssen Unternehmen im „schlechtesten Fall“ für über ein Jahr auf die jeweilige Arbeitskraft verzichten.

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Aus diesem Grund ist es die Aufgabe von Personalverantwortlichen und Führungskräften, sämtliche Unsicherheiten rund um das Sabbatjahr vorzubeugen.

Dies kann geschehen, indem unternehmensspezifischen Regelungen für das Sabbatjahr fest im Arbeitsvertrag verankert sind. So kann beispielsweise vorab festgelegt werden, wie lange ein Sabbatical dauern darf und wie dieses zu organisieren ist.

Sind die Rahmenbedingungen geklärt, muss sich die Personalabteilung gegebenenfalls um eine Vertretung bemühen. Dabei ist es von besonderer Bedeutung, die Aus- und Wiedereingliederung der Arbeitskraft zu koordinieren.

Welche Vorteile hat das Sabbatjahr für Unternehmen?

Ein Sabbatjahr ist nicht nur aus Sicht des Arbeitnehmenden als positiv zu bewerten. Immer mehr Unternehmen gehen dazu über, das Sabbatical für Beschäftigte zu ermöglichen – und das aus gutem Grund!

Menschen, die ein Sabbatical genommen haben, kehren in der Regel motiviert und voller neuer Energie zurück an ihren alten Arbeitsplatz. Dabei haben sie während der Auszeit oftmals wertvolle Auslandserfahrungen gesammelt, ihre Fremdsprachenkenntnisse erweitert oder die Zeit genutzt, um an Fort- oder Weiterbildungsmaßnahmen teilzunehmen.

Gerade Angestellte, die unter Dauerstress arbeiten und nicht mehr zur Ruhe kommen, profitieren vom Sabbatical. Dabei ist die Auszeit eine geeignete Präventionsmaßnahme, um Krankheiten wie Burnout vorzubeugen.

Welche unternehmensspezifischen Regelungen sollten vorab geklärt werden?

Bevor du dich in dein Sabbatical verabschiedest, solltest du alle Fragen, die im Laufe deiner Auszeit auftreten könnten, vorab mit deinem Unternehmen klären.

So sollte zum Beispiel beantwortet sein, ob Krankheitszeiten im Sabbatjahr angerechnet werden oder nicht.

Sofern aus deinem Arbeitsvertrag nicht ersichtlich ist, ob du während deiner Auszeit einen Anspruch auf Urlaub hast, kannst du dich informieren, wie die unternehmensspezifische Regelung ist.

Das BAG hat im Jahr 2019 entschieden, dass bei unbezahltem Sonderurlaub der Anspruch auf Erholungsurlaub erlischt, sofern die Arbeitskraft das gesamte Urlaubsjahr unbezahlten Sonderurlaub nimmt.

Welche besondere Regelungen gibt es für Personen im Beamtenverhältnis?

Im Regelfall entscheidet das jeweilige Unternehmen, ob es seinen Angestellten ein Sabbatical bewilligt oder nicht. Anders sieht es für Personen im Beamtenverhältnis und Angestellte im öffentlichen Dienst aus.

Hier gibt es spezielle Gesetze und Regelungen, die ein Sabbatjahr erleichtern. Dabei ist nicht nur die Einrichtung eines Sabbaticals für Personen im Beamtenverhältnis, Lehrende und Beschäftigte im öffentlichen Dienst wesentlich , sondern auch die Dauer des Sabbaticals kann hier wesentlich länger ausfallen.

Personen im Beamtenverhältnis oder Angestellte im öffentlichen Dienst können für einen Zeitraum zwischen zwei und sechs Jahren für zwei Drittel bis sechs Siebtel des normalen Gehalts arbeiten und sich anschließend für ein Jahr von der Arbeit freistellen lassen. In diesem Jahr wird weiterhin zwei Drittel bis sechs Siebtel der bisherigen Dienstbezüge gezahlt.

Weitere Grundsätze zu Regelungen für Personen im Beamtenverhältnis sind im Beamtengesetz festgehalten.

Das Wichtigste in Kürze

• Grundsätzlich kann jede Arbeitskraft ein Sabbatjahr nehmen
• Einen gesetzlichen Anspruch auf ein Sabbatical gibt es jedoch nicht
• Der Umfang des Sabbatjahres kann flexibel gestaltet werden
• Rahmenbedingungen zum Sabbatical sollten vorab im gesonderten Arbeitsvertrag geklärt werden
• Mit einem Urlaubsplanungstool behalten Arbeitnehmende und Unternehmen den Überblick über alle Abwesenheiten im Team

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Der Artikel wurde nach bestem Wissen und Gewissen sorgfältig erstellt. Es wird kein Anspruch auf Vollständigkeit und Richtigkeit der Inhalte gestellt. Die zur Verfügung gestellten Informationen ersetzen keine individuelle juristische Beratung. Sie sind unverbindlich und nicht Gegenstand eines anwaltlichen Beratungsvertrages. Es wird kein Gewähr dafür übernommen, dass im Streitfall den hier dargelegten Urteilen und Ansichten gefolgt wird. Eine Haftung für den Inhalt wird daher nicht übernommen.

Häufig gestellte Fragen

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Chaos bei der Urlaubsplanung vermeiden

Das neue Arbeitsjahr beginnt. Am ersten Tag erreicht dich die jährliche Mail mit dem Betreff: „Bitte plant euren Jahresurlaub“. Das ist oftmals der Startschuss für großes Koordinationschaos.

Urlaubsanträge werden überhastet im Personalbüro abgegeben und ehe der Urlaub erfolgreich eingereicht ist, beginnt der Kampf um die beste Urlaubszeit und entsprechende Vertretungen.

Ein gemeinsam geführter Urlaubskalender kann ungünstige Überschneidungen vermeiden und verschafft einen ersten Überblick.

Ein gemeinsamer Outlook Teamkalender als Lösung

Ein erster wichtiger Schritt gegen das Chaos ist, auf einen Blick erkennbar zu machen, wann Teammitglieder abwesend sind, um freie Tage und Wochen für den eigenen Urlaub zu finden. So kann sichergestellt werden, dass es eine Vertretung gibt und der Arbeitsprozess nicht aufgehalten wird. Insbesondere bei größeren Teams ist es sinnvoll, einen gemeinsamen digitalen Kalender zu führen.

Für die Urlaubsübersicht im Team gibt es unterschiedliche Möglichkeiten. Kostenlose Urlaubskalender können helfen, eine erste Übersicht über Urlaube und Abwesenheiten der Kollegschaft zu bekommen.  

Besonders beliebt für die gemeinsame Urlaubsplanung im Team ist der Outlook-Gruppen-Kalender. Wir erklären dir in diesem Blog-Artikel Schritt für Schritt, wie du und dein Team diesen zur gemeinsamen Urlaubsplanung einrichten und nutzen könnt, welche Vor- und Nachteile auf euch warten und ob es für euch besser geeignete Alternativen gibt.

Warum Outlook Urlaubskalender?

Bedingung zur Nutzung des Outlook-Gruppen-Kalenders ist ein kostenpflichtiges Microsoft-365-Abonnement, welches im Unternehmen häufig bereits vorhanden ist.

Für die Urlaubsplanung mit Outlook wird das interne Terminverwaltungs-Tool vom selbigen Anbieter verwendet. Dieses arbeitet mit Diensten wie dem Outlook-E-Mail-Client, den Kontakten und weiteren Office-Features zusammen, was die Bedienung besonders einfach und schnell macht.

Vorteile

Der größte Vorteil, den der Outlook-Gruppen-Kalender mit sich bringt, ist, dass dieser sich stetig automatisch aktualisiert und synchronisiert. So behältst du zu jeder Zeit die aktuellen Termine und Abwesenheiten deines Teams im Blick, was für die Koordination von Abwesenheiten und Urlaub besonders hilfreich ist.

Auch die Einrichtung und Pflege des gemeinsamen Kalenders nimmt nur wenig Zeit in Anspruch, denn alle Teammitglieder können ihre Abwesenheiten eigenständig eintragen und verwalten.

Ebenfalls stellt die Verwendung unter Android sowie iOS kein Problem dar, wodurch alle Teammitglieder ganz flexibel zu jeder Zeit von überall Zugriff auf den gemeinsamen Kalender hat.

Nachteile

Der Outlook Urlaubskalender ist sehr praktisch, wenn du dir einen Überblick über Abwesenheiten und Urlaube der Kollegschaft verschaffen möchtest. Du kannst im Outlook Teamkalender schnell erkennen, wer wann nicht arbeitet, um zu planen, wann du selber Urlaub machen kannst.

Wenn du auf der Suche nach einem originellen Urlaubsverwaltungssystem bist und du eine Lösung suchst, mit der du deinen Urlaub verwalten, Vertretungen auswählen und eine Freigabe anfordern kannst, wird Outlook nicht deine optimale Lösung sein.

Ein gemeinsamer Gruppen-Urlaubskalender in Outlook ist nur erfolgversprechend, wenn dieser regelmäßig und aktuell von allen Mitarbeitenden gepflegt und verwaltet wird. Sollte dies nicht der Fall sein, kommt es schnell zu Verwirrung und schlimmstenfalls zu unpraktischen Doppelbelegungen.

Mitarbeitende, die den Outlook-Kalender zur eigenen Terminübersicht nutzen, macht der gemeinsame Urlaubskalender sehr wahrscheinlich ebenfalls wenig Freude, denn sollte der eigene Kalender plötzlich mit Urlaubsplanungen der Kollegschaft überschattet werden, verliert man schnell den Überblick über eigene Termine. Dies ist insbesondere bei größeren Teams ein Problem.

Ebenfalls bietet Outlook kaum Möglichkeiten für individuelle Anpassungen. Wenn du dir weitere Einstellungsoptionen wünschst, solltest du nach einer geeigneten Alternative suchen.

Schritt-für-Schritt-Anleitung für den Outlook Urlaubskalender

Nachfolgend erklären wir dir Schritt für Schritt, wie du für dich und dein Team einen gemeinsamen Outlook-Urlaubskalender einrichten und verwenden kannst.

Diese Anleitung unterteilt sich in folgende Abschnitte:

• Erstellen eines gemeinsamen Urlaubskalenders
• Freigeben eines gemeinsamen Urlaubskalenders
• Annahme eines geteilten Urlaubskalenders
• Erstellen von Urlaubsterminen

Erstellen eines gemeinsamen Outlook Urlaubskalenders

1.     Öffne die Outlook-Office-Anwendung deiner Wahl. In unserem Beispiel nutzen wir die Online-Anwendung von Outlook auf einem MacBook.

2.     Klicke auf den Kalender (1) in der Navigationsleiste und anschließend auf Kalender hinzufügen (2).

3.     Wähle im neuen Fenster Leeren Kalender erstellen (1) aus. Nun kannst du einen Namen definieren und dich für eine Farbe und ein Charm entscheiden. Mit einem Klick auf Speichern (2) bestätigst du deine Eingaben. Deinen hinzugefügten Urlaubskalender solltest du nach dem Speichern in deinem Kalender-Menü finden.

Freigabe eines gemeinsamen Outlook Teamkalenders

1.     Klicke auf die drei Punkte (1), die neben dem erstellten Kalender erscheinen und wähle Teilen und Berechtigungen (2) aus.

2.     Im neuen Fenster kannst du die E-Mail-Adresse deines Teammitglieds eingeben (1) und auf Freigeben (2) klicken.

3.     Danach kannst du der hinzugefügten Person Berechtigungen für den gemeinsamen Kalender erteilen. Wenn das Teammitglied Abwesenheiten in den Kalender eintragen soll, wähle Kann bearbeiten (1) aus. Bestätige deine Eingabe erneut mit einem Klick auf Freigeben (2).

Annahme eines gemeinsamen Outlook Teamkalenders

1.     Damit die gesamten Einträge deines Teams gesehen und Urlaubseinträge hinzugefügt werden können, müssen die hinzugefügte Personen den freigegebenen Kalender annehmen. Hierfür erhalten alle hinzugefügten Personen eine E-Mail, in welcher sich ein Button mit der Aufschrift Kalender annehmen und anzeigen (1) befindet. Nach dem Klick auf den Button wird die jeweilige Person zum gemeinsamen Gruppenkalender hinzugefügt.

Eintragen eines Urlaubes in den gemeinsamen Outloook Urlaubskalender

1.     Klicke auf Neues Ereignis (1), um deinen Urlaub einzutragen.

2.     Trage nun deinen Urlaub samt aller notwendigen Einstellungen ein. Setze am besten ein Häkchen bei Ganztägig. Damit alle hinzugefügten Personen deinen Eintrag sehen können, ist es wichtig, dass du den Urlaubskalender auswählst. Mit einem Klick auf Speichern bestätigst du deine Eingabe.

3.     Du und alle hinzugefügten Personen sehen jetzt deinen neuen Urlaubseintrag und können ihren eigenen Urlaub entsprechend besser planen.

Fazit: Es kommt auf Anforderungen und Bedürfnisse an

Wenn es dein Ziel ist, Urlaube in einem digitalen Kalender sichtbar zu machen, um sich eine Urlaubsübersicht zu verschaffen, wird der Outlook Urlaubskalender voraussichtlich ausreichen.

Da in Outlook weder Filter- noch besondere Kategorisierungsmöglichkeiten vorhanden sind, ist der Outlook Urlaubskalender insbesondere für kleinere Teams geeignet. Ab einer bestimmten Unternehmensgröße wird die Abwesenheitsübersicht in Outlook jedoch zunehmend chaotisch.

Wenn du auf der Suche nach einer Lösung bist, mit der dein Team Urlaube und Abwesenheiten vollumfänglich verwalten kann, Freigabe- und Vertretungprozesse sowie Reports integriert sind, stößt der Outlook Urlaubskalender schnell an seine Grenzen. In diesen Fällen sollten Teams für das Urlaubsmanagement nach einem umfänglicheren Tool suchen.

Die praktische Alternative: Personizer

Wenn du und dein Team eine Alternative zum Outlook-Urlaubskalender suchen, die mehr Funktionalitäten mit sich bringt, dann solltet ihr einen Online Urlaubsplaner wie Personizer in Betracht ziehen.

Mit Personizer könnt ihr euren Urlaub und sonstige Abwesenheiten nicht nur schnell überblicken, sondern dank Freigabeprozessen, Vertretungsauswahl, Filtermöglichkeiten und Report-Funktionen auch vollumfänglich verwalten. Sämtliche Anträge können mit wenigen Klicks online abgeschickt und freigegeben werden, was das gesamte Abwesenheitsmanagement auf ein neues Level bringt.

Individuell definierbare Abwesenheitsarten

Besonders praktisch sind die verschiedenen, individuell definierbaren Farben der Abwesenheiten, die schnell verdeutlichen, um welche Art von Abwesenheit es sich bei dem jeweiligen Teammitglied handelt – so ist eine schnelle Übersicht garantiert!

Praktische Filter- und Kategorisierungmöglichkeiten

In Personizer können für jedes Unternehmen verschiedene Teams angelegt werden, was eine Filterung und Kategorisierung auf die Schnelle ermöglicht. Wenn du überprüfen möchtest, dass zu deiner Wunsch-Urlaubszeit eine Vertretung vor Ort ist, kannst du mit Personizer schnell kontrollieren, ob dies der Fall ist.

Besonders praktisch sind die verschiedenen Filter- und Einstellungsmöglichkeiten, die das Tool mit sich bringt. Admins können festlegen, wer welche Informationen in Personizer angezeigt bekommt.

Vertretung und Freigabe auf einen Klick

Direkt beim Erstellen deines Urlaubsantrages kannst du die Vertretung in Personizer auswählen, damit die jeweilige Person direkt Bescheid weiß und die Abteilungsleitung unmittelbar sieht, dass es eine Vertretung gibt. Deiner Urlaubsfreigabe und deinem Urlaub steht nichts mehr im Wege und du kannst dich auf deine Auszeit freuen!

Schnelle Übersicht über Abwesenheiten garantiert

Ein weiterer Vorteil von Personizer ist, dass schnell und jederzeit zu sehen ist, wer wann im Büro ist, von zuhause aus arbeitet oder abwesend ist.

Urlaub, Messe, Berufsschule, Weiterbildung, Krankheit – dies sind nur einige Beispiele der Abwesenheiten, die in Personizer vermerkt, beantragt und freigegeben werden können. Welche Abwesenheitsarten für dich und dein Unternehmen an dieser Stelle sinnvoll sind, könnt ihr ganz individuell entscheiden.

Überall zu jeder Zeit – ganz einfach per App

Personizer gibt es nicht nur als Webbrowser-Anwendung, sondern auch als App für iOs und Android.

So gestaltet sich das Urlaubsmanagement besonders flexibel und einfach – auch wenn die Kollegschaft von unterwegs arbeitet.

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Überzeuge dich selbst von einem vollumfänglichen Urlaubsplaner für dein Unternehmen. Du hast die Möglichkeit, Personizer mit dem gesamten Team völlig unverbindlich und kostenlos für 14 Tage zu testen. Teams, die maximal 5 Mitarbeitende umfassen, können Personizer sogar dauerhaft kostenlos nutzen.

Wenn Outlook an seine Grenzen kommt

Wenn Outlook für Urlaubsanträge, Vertretungen und Reports an Grenzen stößt, übernimmt Personizer: ein Tool für komplette Abwesenheitsverwaltung.

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Mit Personizer behältst du alle Abwesenheiten, Vertretungen und Resturlaube im Blick.

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Urlaube im Team koordinieren

Excel-Tabellen für die Urlaubsplanung sind für viele Unternehmen weiterhin die erste Wahl. Um Unternehmen den Schritt in die digitale Urlaubsplanung zu vereinfachen, haben wir den Urlaubsplaner von Personizer als Excel-Vorlage entworfen. Das ist eine kostenlose Alternative für alle, die sich noch nicht an eine cloudbasierte Lösung herantrauen.

Die Vorteile der Excel-Urlaubsplaner Vorlage von Personizer

Ist das Unternehmen oder seine Angestellten noch nicht ganz bereit für die Verbindlichkeit und das finale „Ja“ zum Online-Urlaubsplaner von Personizer, soll die Excel-Vorlage helfen, sich langsam daran zu gewöhnen. Wir haben eine Lösung zwischen Online-Tool und klassischer Excel-Tabelle entwickelt.

• Viele Unternehmen nutzen für ihre Urlaubsplanung noch Excel-Tabellen. Der Excel-Urlaubsplaner kann den Wechsel hin zum digitalen Tool von Personizer vereinfachen, ohne direkt eine Verbindlichkeit eingehen zu müssen.
• Die entworfene Excel-Vorlage ähnelt der Personizer Webanwendung im Aussehen, Struktur und Aufbau. Dadurch findet eine erste Gewöhnung an das Online-Tool statt.
• Was Personizer ausmacht, haben unsere Entwickler auch in der Urlaubsplaner-Vorlage umgesetzt. Durch die intuitive Oberfläche wird die Urlaubsplanung im Team deutlich erleichtert.

Die Urlaubsplaner-Vorlage lässt sich ganz einfach herunterladen. Dabei ist der Download an keinerlei Verbindlichkeiten oder Verpflichtungen geknüpft. Um die Excel-Vorlage nutzen zu können, benötigst du lediglich eine Lizenz für das Microsoft Office Paket im Unternehmen.

Im Folgenden erklären wir dir kurz, wie unser Excel-Urlaubsplaner 2026 aufgebaut ist und welche Funktionen vorhanden sind.

Die Inhalte der Urlaubsplaner-Vorlage

Tabellenblatt 1: Übersicht

Hier kannst du die Abwesenheiten für das gesamte Team eingeben. Dadurch erleichtert sich die Koordination und Absprache bezüglich der Urlaubsplanung im Team erheblich. Die Eintragung von Abwesenheiten erfolgt über ein Listenfeld, das Kürzel enthält. Eine Sprungmarken-Funktion ermöglicht dir, zwischen den Monaten zu wechseln.

Folgende Abwesenheitsarten stehen dir zur Verfügung:

• Urlaub in Bearbeitung
• Freigegebener Urlaub
• Sonderurlaub in Bearbeitung
• Freigegebener Sonderurlaub
• Andere Abwesenheiten
• Krank

Alle Feiertage dieses Jahres werden in der Farbe Blau angezeigt. Jeder Abwesenheitsart ist eine Farbe zugeordnet. Durch die angegebene Legende werden die entsprechenden Farbwerte übersichtlich und verständlich.

Tabellenblatt 2: Meine Kollegen

Im Unternehmen kommt es bei effizienter Urlaubsplanung darauf an, dass die Mitarbeitenden alle Abwesenheiten schnell und deutlich einsehen können. Hier erhältst du eine gute Übersicht über die Abwesenheiten eines Teammitglieds für das gesamte Jahr 2026.

Enthalten ist dabei:

• Die detaillierte Kalenderansicht mit Auswahl des Teammitglieds
• Anzeige der Summe “freigegebener Urlaubstage”
• Anzeige der Summe “Urlaubstage verbleibend”

Tabellenblatt 3: Personaldaten

Die Personaldaten aller Mitarbeitenden beisammen zu halten, kann eine Herausforderung sein. In der tabellarischen Darstellung der Personizer Excel-Vorlage können die Informationen für bis zu 20 Angestellte eingetragen werden.

Eckdaten, die dabei hinterlegt werden können, sind:

• Vorname
• Name
• E-Mail-Adresse
• Urlaubsanspruch
• Resturlaub
• Team

Tabellenblatt 4: Einstellungen

Unter Einstellungen sind alle deutschlandweiten Feiertage im Jahr 2026 aufgeführt. Zudem kannst du hier die Unternehmensdaten hinterlegen:

• Startdatum
• Firmenname
• Teamnamen (max. 6)

Tabellenblatt 5: Hilfe

Während die Bearbeitung der Excel-Vorlage grundsätzlich leicht umzusetzen ist, beantworten wir dir in diesem Tabellenblatt eventuell aufkommende Fragen. Außerdem stellen wir hier eine Übersicht der weiterführenden Funktionen zum Online-Urlaubsplaner von Personizer zur Verfügung, sollte es doch demnächst online weitergehen!

Hier erklären wir:

• Erste Schritte mit der Excel-Vorlage
• Was bietet die Online-Version von Personizer?
• Was kostet der Online-Urlaubsplaner von Personizer?
• Was muss ich tun, um zur Online-Version von Personizer zu wechseln?
• Über Personizer

Die Unterschiede zum Online-Urlaubsplaner von Personizer

Der Excel-Urlaubsplaner bietet die Möglichkeit, die Urlaubsplanung übersichtlicher zu gestalten. Wenn du aber auch die Effizienz bei der Urlaubsplanung verbessern möchtest, solltest du den Online-Urlaubsplaner von Personizer verwenden. Damit verabschiedest du dich ein für alle Mal von Excel und erhältst das volle Paket an Funktionen für eine übersichtliche und stressfreie Urlaubsplanung im gesamten Unternehmen!

Das sind die Vorteile des cloudbasierten Urlaubsplaners von Personizer:

• Urlaub, Homeoffice und andere Abwesenheiten online eintragen und freigeben
• Krankmelden mit Upload der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung
• Eigene Abwesenheiten und alle Abwesenheiten des Teams auf einen Blick
• Benachrichtigungen bei Eintragung von Abwesenheiten und Krankmeldungen
• Alle Unternehmensabwesenheiten auf einem Blick im Dashboard
• Hinweise bei Überschneidungen mit Teammitgliedern
• Auswahl von Vertretungen
• Einstellbare Freigabeketten mit vorläufiger und endgültiger freigabeberechtigter Person
• Mehrere Unternehmen und Teams in einem Account
• Ferien und Feiertage aller Bundesländer
• Umfangreiche Rechteverwaltung
• Benutzerdefinierte Abwesenheitsarten
• Krankmelden und Ansicht von Krankmeldungen einstellbar
• Eintragen von Abwesenheiten für mehrere Teammitglieder auf einmal
• Export von Abwesenheiten in Excel
• Import von Benutzerdaten aus Excel
• iCal- und Outlook-Kalenderintegration
• Slack-Integration mit Bot zum Freigeben von Anträgen über Slack
• Mobile App
• API
• DSGVO-konform
• Kundensupport via Live-Chat und E-Mail

Mit dem Online-Urlaubsplaner von Personizer bietest du deinen Mitarbeitenden eine flexible Lösung für die Urlaubsplanung. Urlaube lassen sich in wenigen Klicks über den Browser oder die App von überall aus und zu jeder Zeit beantragen und von berechtigten Personen freigeben. Fehler, Überscheidungen und Frustration werden so vermieden.

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Urlaubsplaner

Abwesenheiten wie Urlaub, Krank­heit und Home­office können mit Personizer einfach online ver­waltet werden.

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Häufig gestellte Fragen

Hier findest du Antworten auf die wichtigsten Fragen. Falls du weitere Hilfe benötigst, kontaktiere gerne unseren Support.

Kann ich die Excel-Vorlage anpassen?

Ja, du kannst Formeln, Farben und Spalten anpassen. Die Vorlage ist so gestaltet, dass du sie flexibel erweitern kannst.
Wenn individuelle Anpassungen irgendwann zu viel Zeit kosten, lässt sich der Prozess in Personizer vollständig automatisieren.

Muss ich Excel weiter nutzen, wenn ich zu Personizer wechsle?

Nein, Personizer ersetzt Excel vollständig.
Alle Arbeitszeiten, Urlaubsanträge und Personalinfos laufen digital zusammen – ohne Tabellen-Chaos.

Wie viel Zeit kostet Excel vs. eine Software im Monat?

Excel wirkt auf den ersten Blick einfach – verursacht aber schnell mehrere Stunden Zusatzaufwand pro Monat, weil Zeiten manuell übertragen, Formeln geprüft und Fehler korrigiert werden müssen.
Eine digitale Lösung nimmt diese Arbeit ab: Zeiten werden direkt erfasst, Daten automatisch ausgewertet.
Mit Tools wie Personizer sparen Unternehmen oft mehrere Stunden im Monat, da keine manuelle Tabellenpflege mehr nötig ist.

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Planungschaos im Team vermeiden

So entspannend der eigentliche Urlaub sein soll, desto stressiger ist oftmals die Vorbereitung. Nicht nur Arbeitgeber und Arbeitnehmer stimmen sich ab. Auch untereinander haben Mitarbeitende und Teams häufig Schwierigkeiten, ihren Urlaub zu koordinieren.

Oft geht es zwischen Mitarbeitenden heiß her, wenn es um die schwer verdienten Urlaubstage und deren gerechte Verteilung geht. Es geht um Feiertage, die möglichst clever mit zusätzlichen Urlaubstagen aufgestockt werden. Aber auch private Urlaube und Events, die mündlich ja schon lange abgesprochen waren.

Die rechtzeitige Abstimmung und ein digitaler Urlaubsplaner helfen, Struktur und Erleichterung in das Chaos zu bringen. Denn die Organisation und Planung für den Zeitraum, in dem ein:e Mitarbeiter:in fehlt, bedarf einiges an Geschick.

Die folgenden Tipps werden dir helfen, eine gerechte und effiziente Urlaubsplanung im Unternehmen sicherzustellen.

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Zeitliche Abstimmung mit digitalem Urlaubsplaner

Eine frühzeitige Abstimmung und Planung von Urlaubstagen ist der beste Startpunkt. Das Team sollte direkt und rechtzeitig über die bevorstehende Planung sprechen. Auch die Absprache unter den Abteilungen und externen Dienstleistern sollten in Betracht gezogen werden. So wird eine überraschende Unerreichbarkeit vermieden.

Einige wichtige Rahmenbedingungen sind zum Beispiel:

• Mitarbeitende mit schulpflichtigen Kindern
• Brückentage
• Resturlaub
• religiöse Feiertage
• Unternehmensveranstaltungen

Diese Informationen sind häufig schon früh bekannt. Es sollte eine gerechte Verteilung der beliebtesten Urlaubszeit stattfinden. Denn das Gefühl der Gerechtigkeit fördert die Zufriedenheit des Teams. Eine frühzeitige Planung erhöht die Chance, dass alle Mitarbeitenden ihren Wunschurlaub erhalten.

Bei der Urlaubsplanung im Unternehmen hilft ein webbasierter Urlaubsplaner, mit dem Mitarbeitende von überall aus auf den eigenen Kalender zugreifen und Urlaubsanträge stellen können. Im selben Zuge haben Teamleiter:innen eine Übersicht über die Urlaube und Abwesenheiten des gesamten Teams und können so schneller Urlaubsanträge bewilligen.

Regeln erleichtern die Planung mit dem Urlaubsplaner

Klare Regeln bei der Planung sind hilfreich und wichtig, um es allen Beteiligten im Unternehmen so leicht wie möglich zu machen. Diese Regeln sollten am besten direkt in die Betriebsvereinbarung mit aufgenommen werden.

In den meisten Fällen ist die Personalabteilung für die Regeln der Urlaubsplanung zuständig. Wenn noch keine Richtlinien vereinbart wurden, kann die Personalabteilung zu Rate gezogen werden. Diese stellt dann eine passende Regelvereinbarung auf.

In Form von einer Checkliste fällt es den Mitarbeitenden leichter, sich an die entsprechenden Absprachen zu halten. Die Liste wird dann an die jeweiligen Führungskräfte im Unternehmen weitergegeben. Dadurch ist sie für alle Teams und Mitarbeitenden zugänglich, um alle gleichermaßen bei den Abstimmungen mit einzubeziehen. Ein digitaler Urlaubsplaner hilft dabei, die Regeln erfolgreich umzusetzen.

Bedarf im Unternehmen – wer ist wann unverzichtbar?

Für die Planung sind nicht nur die jährlichen Feiertage und Termine wichtig, sondern auch der jeweiligen Bedarf im Unternehmen. Führungskräfte wissen im Voraus, welche Zeiträume für ihre Projekte und die dazugehörigen Teams essentiell sind. Vor allem wissen sie, wann es buchstäblich auf jeden Mitarbeitenden ankommt.

Besonders dann, wenn es branchenspezifisch viel oder wenig zu tun gibt, sollten sich Führungskräfte entsprechend Ihren Mitarbeitenden gegenüber positionieren. Das ermöglicht die Chance, Erwartungshaltungen bezüglich der Urlaubsplanung rechtzeitig zu verkünden.

Wenn notwendig, können auch Urlaubssperren oder Betriebsurlaube für stärker oder schwächer betroffene Zeiten veranlasst werden. Ein Urlaubsplaner ermöglicht und vereinfacht die klare Kommunikation entsprechender Beschränkungen.

In solchen Situationen ist es besonders einfach, einen digitalen Urlaubsplaner zu nutzen. Denn dieser zeigt Betriebsurlaub oder Urlaubssperren schnell und unkompliziert an. Beschränkungen können entweder einzelne Abteilungen, oder direkt das ganze Unternehmen betreffen. Die Urlaubssperre blockiert dann die Anträge von Mitarbeitenden. Betriebsurlaube werden automatisch in die Kalender der Mitarbeitenden eingetragen und die Tage vom Urlaubsanspruch abgezogen.

Urlaubsvertretung leicht gemacht

Bereits bei der Planung sollte die Vertretung der abwesenden Mitarbeitenden geklärt sein. Im Gegensatz zu einer Excel Tabelle ermöglicht eine Online-Urlaubsverwaltung ganz leicht einen Mitarbeitenden für die Zeit der Abwesenheit als Vertretung auszuwählen.

Ein Urlaubsplaner gewährleistet einerseits, dass der Arbeitsablauf und Zeitplan für anstehende Projekte geregelt ist. Andererseits weiß jedes Teammitglied auch, wer die Vertretung im Falle einer Abwesenheit übernimmt. Projekte können so problemlos weiterlaufen. Dadurch fällt es Mitarbeitenden leichter, zukünftige Übergaben effizient zu gestalten.

Überschneidungen von Mitarbeitenden vermeiden

Im besten Falle gibt es für jeden Mitarbeitenden eine passende Urlaubsvertretung. Problematisch ist es, wenn alle Mitarbeitenden aus dem gleichen Aufgabenbereich zeitgleich fehlen. Dann liegt das Projekt schnell auf Eis und es kann zu Verzögerungen kommen. Freigaben für Urlaubsanträge sollten mit Bedacht erteilt werden, damit es nicht zu Urlaubsüberschneidungen kommt.

Ein digitaler Urlaubsplaner unterstützt dabei, Überschneidungen der Urlaubstage schon bei der Freigabe zu erkennen. Anders als bei einer Excel Tabelle werden bereits freigegebene Urlaubstage den jeweiligen Teammitgliedern im Kalender angezeigt.

Resturlaub und Überstunden organisieren

Ein leistungsorientiertes Team stellt für jedes Unternehmen eine Freude dar. Doch Leistung und Motivation sind immer voneinander abhängig. Mitarbeitende brauchen die Möglichkeit, sich zu entspannen und zu erholen. Erst dadurch entsteht ein dauerhaft motiviertes Team.

Regelmäßige Pausen und Freiheiten fördern die Zufriedenheit der Mitarbeitenden. In jedem Falle sollten klare betriebliche Regeln aufgestellt werden, bis wann der Resturlaub genommen werden muss. Mitarbeitende sollten dazu angehalten werden, Überstunden so schnell es geht abzufeiern.

Auch hier kann ein digitaler Urlaubsplaner bei der Organisation helfen. Dieser bietet mehrere Optionen bei der Auswahl der Abwesenheit. Darunter Home-Office, Dienstreisen, Messen, Weiterbildung, unbezahlten Urlaub, Sonderurlaub oder den genannten Überstundenabbau. Mitarbeitende können direkt vermerken, wenn sie nach einer betriebsstarken Woche einen Ausgleich vorsehen.

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Ob Urlaub, Homeoffice oder Überstundenabbau – Personizer bündelt alle Abwesenheiten übersichtlich in einem Kalender.

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Urlaub ist Urlaub

Das Aufheben eines bereits freigegebenen Urlaubsantrags ist schwierig. Daher muss man sicher sein, dass der Urlaub zeitlich und wirtschaftlich Sinn macht. Folgend muss der Urlaub auch respektiert werden. Es sollte vermieden werden, dass Mitarbeitende während der Urlaubszeit kontaktiert werden.

Die überragende Mehrheit von 75 % der Befragten braucht länger als eine Woche, um in ihrem Urlaub angekommen zu sein. Also erst, wenn der Urlaub entweder fast oder komplett vorbei ist. Deswegen sollten alle Mitarbeitenden die Möglichkeit bekommen, ihren Urlaub ungestört zu nutzen.

Die Lösung – der digitale Urlaubsplaner

Mit einem digitalen Urlaubsplaner lassen sich Urlaubstage von allen Teammitgliedern einfach und übersichtlich verwalten. Dies ist nicht nur extrem effizient, sondern vermeidet auch Fehler in der Planung und daraus resultierende Spannungen im Team.

Effiziente Urlaubsplanung im Unternehmen mit Personizer

Der Online-Urlaubsplaner von Personizer bietet dir dabei alle Möglichkeiten! Koordiniere Teams und einzelne Mitarbeitende optimal. Organisiere und bereite die Mitarbeitenden auf anstehende Urlaube vor. Alles, was du für eine effiziente Urlaubsverwaltung benötigst, hält das Urlaubsplanungs-Modul von Personizer für Unternehmen bereit. Für bis zu fünf Teammitglieder ist das Tool kostenfrei nutzbar. Überzeuge dich jetzt vom Personizer Urlaubsplaner.

Häufig gestellte Fragen

Hier findest du Antworten auf die wichtigsten Fragen. Falls du weitere Hilfe benötigst, kontaktiere gerne unseren Support.

Wie hilft ein digitaler Urlaubsplaner bei der Planung?

Ein digitaler Urlaubsplaner ermöglicht:
ortsunabhängige Antragstellung durch Mitarbeitende,
Echtzeit-Übersicht über Abwesenheiten des gesamten Teams, sowie
automatische Prüfung auf Überschneidungen
und schnellere Freigabeprozesse.
So entsteht eine strukturierte und für alle nachvollziehbare Urlaubsplanung.

Wie vermeidet man Überschneidungen bei Urlauben?

Eine digitale Urlaubsverwaltung zeigt Überschneidungen schon beim Antrag an. Dadurch können Teamleitungen
Engpässe frühzeitig erkennen,
realistisch entscheiden und
Aufgaben besser verteilen.
Im Vergleich zu Excel verhindert die Software Planungsfehler und Mehrarbeit.

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Lass dich von Kai durchs Produkt führen und dir alles zeigen. Dein persönlicher Ansprechpartner!

Alle Abwesenheiten in einem Tool

Urlaubsanträge online stellen, genehmigen und im Teamkalender sehen.

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Wie viel Urlaub steht mir zu?

Wer eine neue Stelle in einem Unternehmen antritt, hat es oft nicht leicht. Hat man die Eingewöhnungszeit aber hinter sich und ist mit der neuen Kollegenschaft bereits per Du, so gilt die erste Hürde als überwunden.

Doch die zweite folgt prompt beim Anblick des Kalenders. Stichwort: Urlaub. Denn wer neu im Unternehmen ist, der darf noch nicht den vollen Jahresurlaub ausschöpfen. Doch wann genau steht es der Arbeitskraft zu, den vollen Jahresurlaub zu beantragen? Und wie berechnet sich der Teilurlaub?

Urlaubsanspruch und Wartezeit im neuen Job

Die Vorfreude auf den Urlaub ist bei allen Mitarbeitenden gleich. Unabhängig davon, ob man gerade erst neu im Unternehmen ist oder als alteingesessener Hase die Urlaubsplanung bereits vor Ende des aktuellen Kalenderjahres plant.

Allerdings wird die erste Gruppe in ihrer freien Wahl der Urlaubszeit gehindert. Beim Start in das neue Arbeitsverhältnis gilt grundsätzlich eine sechsmonatige Wartezeit. Fängt ein:e Mitarbeiter:in am 1. Februar an, so besteht erst am 1. August Anspruch auf den vollen Jahresurlaub.

Wer also weniger als sechs Monate lang in einem Unternehmen beschäftigt ist, der hat noch nicht den vollen Urlaubsanspruch erworben. Hier ist die Rede von der Wartezeit gemäß § 4 des Bundesurlaubsgesetzes (BUrlG).

Teilurlaub und das Bundesurlaubsgesetz

Es besteht allerdings Anspruch auf den sogenannten Teilurlaub, der in § 5 BUrlG geregelt wird. Dies greift auch dann, wenn die beschäftigte Person vor erfüllter Wartezeit aus dem Arbeitsverhältnis ausscheidet. Wurde dieser zustehende Teilurlaub zu dem Zeitpunkt des Ausscheidens genutzt, so kann das dafür gezahlte Urlaubsentgelt nicht zurückgefordert werden.

Darf der Neuzugang also zusammenfassend in den ersten sechs Monaten keinen Urlaub nehmen und ist auf die Gnade der Führungskraft angewiesen? Nein, denn gesetzlich wird ein Teilurlaub von ein Zwölftel pro vollem Beschäftigungsmonat gewährt.

Mindesturlaub: Wie viele Urlaubstage stehen mir zu?

Die Legislative sieht zur Zeit vor, dass ein Unternehmen seinen Angestellten mindestens 24 Werktage bezahlten Urlaub erfüllt. Genauer beschreibt es § 3 im Bundesurlaubsgesetz:

• Der Urlaub beträgt jährlich mindestens 24 Werktage.
• Als Werktage gelten alle Kalendertage, die nicht Sonn- oder gesetzliche Feiertage sind.

Erkennt das Unternehmen diese Regeln an, so steht rechtlich gesehen bei 24 Werktagen der Arbeitskraft vier volle Wochen Urlaub im Jahr zu. Denn Samstage gelten laut dem Bundesurlaubsgesetz nicht als Werktage. Entsprechend liegt bei einer 5-Tage-Woche der Urlaubsanspruch nur bei 20 Tagen, was in dieser Rechnung dann ebenfalls vier vollen Wochen entspricht. Allerdings ist es dem Unternehmen freigestellt, entweder über den Arbeitsvertrag direkt oder durch Tarifverträge, über den festgelegten Mindesturlaub hinaus mehr Urlaub zu gewähren.

Urlaubsanspruch bei Kündigung

Bei einer Kündigung ist für die Berechnung des Teilurlaubs wichtig zu wissen, wann die beschäftigte Person ausscheidet. Der Urlaubsanspruch hängt davon ab, ob sich der letzte Arbeitstag der angestellten Person in der ersten oder zweiten Jahreshälfte befindet. Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses bis einschließlich 30. Juni steht der beschäftigten Person ein Zwölftel des Jahresurlaubs für jeden vollen Beschäftigungsmonat zu.

Durch die Rundungsregel reguliert sich dann dein Urlaubsanspruch für das gesamte Kalenderjahr auf insgesamt 9 Urlaubstage. Anders sieht es allerdings aus, wenn du erst nach dem 1. Juli eines Kalenderjahres kündigst. In diesem Fall findet die Zwölftel-Regelung keine Anwendung. Du hast Anspruch auf den vollen gesetzlichen Mindesturlaub.

Einzelvertragliche Regelungenentscheiden darüber, ob vereinbarter Zusatzurlaub angerechnet werden kann. Es kommt auch vor, dass Unternehmen eine Regelung in den Vertrag aufnehmen, die sich negativ auf den Urlaubsanspruch auswirkt. Dieser Regelung nach haben Mitarbeitende, die kündigen, nur einen Teilurlaubsanspruch.

Eine solche „pro rata temporis“-Klausel (lat. zeitanteilig) ist allerdings bedingt durch das Günstigkeitsprinzip.  Das heißt im Klartext: Wenn das Unternehmen die Zwölftel-Regelung in Verbindung mit dem gesetzlichen Mindesturlaub anwendet, so darf die Regel nicht dazu führen, dass bei einer Kündigung der gesetzliche Mindestanspruch unterschritten wird.

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Wartezeit mit einem Jobwechsel abkürzen?

Unmut über die Wartezeit führt im seltensten Fall zum Jobwechsel. Wer glaubt, dass der Wechsel einen Vorteil bringt, liegt falsch. Dieser Weg lässt sich nicht abkürzen. Beendet man sein erstes Arbeitsverhältnis und beginnt ein neues im zweiten Halbjahr, umgeht man die Wartezeit nicht. Für jedes Arbeitsverhältnis ist der Urlaubsanspruch getrennt zu ermitteln.

Eine Ausnahme sieht das Bundesarbeitsgericht (BAG) nur, wenn das weitere Arbeitsverhältnis nur für eine kurze Zeit (z. B. ein arbeitsfreier Sonntag) unterbrochen wird. In diesem Fall können die aufeinanderfolgenden Arbeitsverhältnisse als Einheit betrachtet werden. Vorausgesetzt die Begründung des weiteren Arbeitsverhältnisses wurde bereits während der Laufzeit des vorigen vereinbart.

Urlaubsanspruch bei Teilzeit

Wer denkt, der Anspruch auf Urlaub unterscheidet sich nach Voll- oder Teilzeit, der irrt. Das Bundesurlaubsgesetzbestimmt: Teilzeitarbeitende haben den gleichen Urlaubsanspruch wie Mitarbeitende in Vollzeit. Denn wichtig sind bei der Berechnung nicht die Arbeitsstunden, sondern die geleisteten Arbeitstage.

Arbeitet ein Teammitglied also jeden Werktag in der Woche, trotz verkürzter Stundenanzahl, besteht der gleiche Urlaubsanspruch wie in Vollzeit. Dieser Anspruch reduziert sich erst, wenn die Werktage, an denen gearbeitet wird, verringert werden.

Berechnung Urlaubsanspruch bei Teilzeit

Doch wie berechnet man den Urlaubsanspruch bei Teilzeit? Es gilt eine einfache Formel: Die vereinbarten Urlaubstage geteilt durch die Anzahl der Werktage, die das Unternehmen führt, multipliziert mit den darin geleisteten Werktagen der Arbeitskraft in Teilzeit.

Achtung: Wenn sich bei der Berechnung ein Bruchteil von Urlaubstagen ergibt, der die 0,5 Schwelle erreicht und überschreitet, so muss auf einen vollen Urlaubstag aufgerundet werden.

In diesem Rechenbeispiel muss abgerundet werden, die Teilzeitkraft hat also Anspruch auf 21 Tage bezahlten Urlaub.

Resturlaub in das nächste Kalenderjahr mitnehmen

Manchmal kommt es auch vor, dass Beschäftigte ihren Urlaubsanspruch nicht geltend machen. Projekte, die gewisse Aufmerksamkeit und Zeitaufwand benötigen halten manchen davon ab, ausgiebig den Erholungsurlaub zu nutzen. Aber auch private Gründe spielen in die Entscheidung rein. Ein größeres Event im nächsten Jahr braucht mehr freie Zeit, als der vertragliche oder gesetzliche Urlaubsanspruch erlaubt?

In einem solchen Fall entscheiden sich Mitarbeitende gerne dazu, den Resturlaub mit in das nächste Kalenderjahr zu übertragen. Was die Bedingungen für die Übertragung sind, entscheidet das Bundesurlaubsgesetz im § 7 Abs. 3 BurlG. Zusammengefasst steht dort zu den Themen Zeitpunkt, Übertragung und Abgeltung des Urlaubs:

• Die Urlaubswünsche des Teammitglieds mit Blick auf die zeitliche Festlegung sind zu berücksichtigen. Ausnahme: dringende betriebliche Belange oder Urlaubswünsche anderer Mitarbeitenden, die unter sozialen Gesichtspunkten den Vorrang verdienen.
• Im Anschluss an eine Maßnahme der medizinischen Vorsorge oder Rehabilitation muss dem Teammitglied der Urlaub ebenfalls gewährt werden.
• Der Urlaub ist zusammenhängend zu gewähren. Ausnahme: dringende betriebliche Gründe oder private Gründe der Arbeitskraft, die eine Teilung des Urlaubs erforderlich machen. Verhindern solche Gründe einen zusammenhängenden Urlaub und hat die Arbeitskraft Anspruch auf Urlaub von mehr als zwölf Werktagen, so muss einer der Urlaubsteile mindestens zwölf aufeinanderfolgende Werktage umfassen.
• Der Urlaub muss im laufenden Kalenderjahr gewährt und genommen werden. Im Fall der Übertragung muss der Urlaub in den ersten drei Monaten des folgenden Kalenderjahrs gewährt und genommen werden. Auf Verlangen der Arbeitskraft ist ein nach § 5 Abs. 1 Buchstabe a entstehender Teilurlaub jedoch auf das nächste Kalenderjahr zu übertragen.
• Kann der Urlaub wegen Beendigung des Arbeitsverhältnisses ganz oder teilweise nicht mehr gewährt werden, so ist er abzugelten.

Betriebliche und persönliche Gründe für die Übertragung von Urlaub

Unter dringend betrieblichen Gründen versteht man beispielsweise eine besondere Auftragslage. Auch saisonale Events und Ereignisse, die für den Betrieb von großer Bedeutung sind, können hier eine Rolle in der Urlaubsplanung spielen. Arbeitsintensive Zeiten wie die Urlaubsaison in Hotel- und Gastronomie können Arbeitnehmer:innen in diesen Branchen dazu zwingen, ihren eigenen Urlaub zu einem anderen Zeitpunkt zu nehmen.

Profitiert der Betrieb zusätzlich von besonderen Events, wie beispielsweise Ausstellungen und Messen in der jeweiligen Branche, ist es in der Vorbereitungszeit und zum Zeitpunkt der Veranstaltung oft üblich, die Urlaubswünsche der Mitarbeitenden entsprechend anzupassen.

Personenbedingte oder persönliche Gründe sind im größeren Sinne krankheitsbedingte Ausfälle oder auch Elternzeit. Die Kulanz der Arbeitsstelle spielt bei diesen Anträgen aber auch eine Rolle. Vielleicht hat ein Teammitglied andere persönliche Gründe für die Übertragung des Resturlaubs, die dem Betrieb und dem Ablauf nicht schaden.

Dann steht es den Unternehmen frei diese Wünsche im Rahmen der gesetzlichen Regelung und Nutzung in den ersten drei Monaten des nächsten Kalenderjahres zu gewähren.

Wann verfällt oder verjährt der Urlaubsanspruch?

Die ersten drei Monate des nächsten Kalenderjahres, also bis zum 31. März, sind eine wichtige Kennzahl. Es ist geläufig, dass alle Resturlaubstage bis dahin genommen werden müssen, da sie sonst verfallen.

Allerdings gibt es mittlerweile auch für Unternehmen eine wichtige Pflicht, die an dieses Datum geknüpft ist. Nämlich die jeweilige Arbeitskraft auf den drohenden Verfall des Urlaubsanspruchs deutlich und ausdrücklich hinzuweisen. Das Bundesarbeitsgericht hat diese Verpflichtung durch ein Grundsatzurteil bestätigt.

Grund für das finale Datum des 31. März ist, dass sich der Urlaubsanspruch des Personals nicht ansammeln soll. Letztlich ist auch hier nicht der Verfall gewünscht, sondern Mitarbeitende sollen in jedem Falle die Gelegenheit bekommen, ihren zustehenden Erholungsurlaub zu nutzen. Es liegt also eher der Schutz der Arbeitskräfte zugrunde, der durch die Mitteilungspflicht der Unternehmen noch verstärkt wird.

Das bedeutet aber auch, wenn der Urlaubsanspruch durch die Arbeitskraft nicht bis zu dem 31. März des Folgejahres in Anspruch genommen wird, obwohl das Unternehmen gemäß der Hinweispflicht auf den Verfall aufmerksam gemacht hat, gibt es keine Chance den Urlaubsverfall zu verhindern.

Nachweispflicht bei Urlaubsverfall

Eine Aufklärung über die Konsequenzen des unterlassenen Urlaubsantrags gegenüber der Arbeitskraft durch das Unternehmen ist laut EuGH verpflichtend. Das Unternehmen muss auch die Möglichkeit schaffen, den Urlaubsanspruch wahrzunehmen. Unternehmen sollten daher auf Nummer sicher gehen und einen entsprechenden Hinweis auf anstehenden Verfall des Urlaubsanspruches immer schriftlich an Mitarbeitende übermitteln. So werden Missverständnisse verhindert und die Pflichten und Regeln eingehalten.

Erkrankung und Urlaubsverfall

Wie steht es um meinen Urlaub, wenn ich krank werde? Auch hier hat der EuGH für eine Änderung der bundesdeutschen Rechtsprechung gesorgt. Zuletzt besagte die Regelung des Bundesarbeitsgerichts, dass der Urlaubsanspruch verfällt, wenn die Arbeitskraft bis zum 31. März des Folgejahres erkrankt war. Doch das verstößt gegen die europäische Rechtsprechung.

Eine entsprechende Anpassung der deutschen Rechtsprechung bestimmt nun: Im Falle einer Erkrankung bleiben die Urlaubsansprüche zunächst bestehen. So wurde verhindert, dass sich der Freizeitanspruch an den Gesundheitszustand der Arbeitskraft bindet.

Auch in diesem Fall gibt es bestimmte Sonderregelungen. Bei einer Langzeiterkrankung bestehen weiterhin Einschränkungen auf den Jahresurlaubsanspruch. Jahrelange Arbeitsunfähigkeit würde ansonsten die jährlichen Urlaubsansprüche endlos addieren. Ohne Verfallsgrenze, wäre hier keine klare Regelung vorhanden. Ein Nachteil für die Arbeitsstelle.

Aus diesem Grund gibt es vom Bundesarbeitsgericht eine Grenze für diesen Fall. Bei einer Langzeiterkrankung verfällt der Urlaubsanspruch nach einer Zeitspanne von 15 Monaten nach dem Urlaubsjahr.

Die Key Facts

Teilurlaubsansprüche können in verschiedenen Situationen auftreten:

• Neuzugänge haben im Unternehmen eine Wartezeit von 6 Monaten.
• Teilzeitarbeitende haben den gleichen Urlaubsanspruch wie Mitarbeitende in Vollzeit.
• Urlaubsanspruch richtet sich nach den geleisteten Arbeitstagen, nicht Arbeitsstunden.
• Dringend betriebliche wie auch persönliche Gründe können eine Übertragung von Resturlaub in das nächste Kalenderjahr notwendig machen.
• Der Urlaubsanspruch kann verfallen – Unternehmen haben aber eine Hinweispflicht gegenüber Mitarbeitenden.

Wer sich diesen Regeln und Möglichkeiten bewusst ist, kann das Beste aus seinem Urlaub machen – egal ob voller Urlaubsanspruch oder Teilurlaubsanspruch besteht.

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Der Artikel wurde nach bestem Wissen und Gewissen sorgfältig erstellt. Es wird kein Anspruch auf Vollständigkeit und Richtigkeit der Inhalte gestellt. Die zur Verfügung gestellten Informationen ersetzen keine individuelle juristische Beratung. Sie sind unverbindlich und nicht Gegenstand eines anwaltlichen Beratungsvertrages. Es wird kein Gewähr dafür übernommen, dass im Streitfall den hier dargelegten Urteilen und Ansichten gefolgt wird. Eine Haftung für den Inhalt wird daher nicht übernommen.

Häufig gestellte Fragen

Hier findest du Antworten auf die wichtigsten Fragen. Falls du weitere Hilfe benötigst, kontaktiere gerne unseren Support.

Ab wann habe ich Anspruch auf den vollen Jahresurlaub?

Der volle Urlaubsanspruch entsteht erst nach einer Wartezeit von sechs Monaten (§ 4 BUrlG). Vorher steht Mitarbeitenden nur anteiliger Teilurlaub zu.
Da viele Unternehmen diese Fristen übersehen oder falsch berechnen, hilft eine digitale Urlaubsverwaltung wie Personizer, Wartezeiten automatisch zu berücksichtigen und Mitarbeitende rechtssicher zu informieren.

Kann ich Resturlaub ins nächste Jahr übertragen – und wie lange?

Resturlaub kann nur aus dringenden betrieblichen oder persönlichen Gründen bis zum 31. März des Folgejahres übertragen werden. Viele Teams verlieren hier den Überblick und riskieren Verfall.
Digitale Kalender wie in Personizer zeigen Resturlaub transparent an und erleichtern die Planung im gesamten Unternehmen.

Was mache ich, wenn Mitarbeitende ihren Urlaub nicht beantragen – aber viel Resturlaub übrig bleibt?

Ohne Erinnerung kann viel Resturlaub ungenutzt verfallen, was zu Konflikten führt oder sogar rechtliche Folgen haben kann.
Mit Personizer können automatisierte Erinnerungen und transparente Übersichten dafür sorgen, dass alles rechtzeitig beantragt wird.

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Die Elternzeit bedarf einer guten Planung

Für werdende Mütter und Väter beginnt eine aufregende Zeit. Bevor der kleine Liebling das Licht der Welt erblickt, muss einiges organisiert und geplant werden. Dies ist nicht immer ganz einfach und bedarf eine hohe Stressresilienz.

Auch rund um das Thema Elternzeit gibt es einiges zu klären. Insbesondere die Frage „Haben Mitarbeitende in der Elternzeit einen Anspruch auf Urlaub?“ bringt immer wieder eine Menge Diskussionspotential mit sich.

Um Licht ins Dunkle zu bringen, haben wir uns ausführlich mit dem Urlaubsanspruch während der Elternzeit beschäftigt. Doch eins nach dem Anderen: Zuerst erklären wir dir, was die Elternzeit überhaupt ist, wie man diese beantragen kann und was es sonst noch zu beachten gilt.

Fakten rund um die Elternzeit

Als Elternzeit wird eine unbezahlte Auszeit vom Berufsleben für Mütter und Väter bezeichnet, die ihr Kind selbst betreuen und aufziehen.

Das Arbeitsverhältnis bleibt während der gesamten Elternzeit bestehen, sodass Eltern nach Beendigung der Elternzeit an ihren alten Arbeitsplatz zurückkehren können.

Nicht nur leibliche Eltern profitieren von der Elternzeit, denn auch Adoptiveltern oder Pflegeeltern sind dazu berechtigt, sich von der Arbeit freistellen zu lassen.

Was bedeutet die Elternzeit für Unternehmen?

Wenn ein Teammitglied in Elternzeit geht, müssen betroffene Unternehmen für einen gewissen Zeitraum auf die Arbeitskraft verzichten.

Gerade für junge Unternehmen bedeutet dies, dass sie frühzeitig umorganisieren müssen, um die zukünftig fehlenden personellen Ressourcen neu zu verteilen. Sofern eine Umverteilung des Aufgabenvolumens nicht möglich ist, müssen Unternehmen sich frühzeitig um eine Aushilfskraft oder Elternzeitvertretung bemühen.

Haben alle Arbeitnehmenden ein Recht auf Elternzeit?

Ja, angehende Mütter und Väter haben grundsätzlich einen Anspruch auf Elternzeit. Somit muss niemand Angst haben, dass der Antrag auf Elternzeit abgelehnt wird, denn es gilt: Sofern es sich nicht um eine Verlängerung der Elternzeit handelt, darf der erste Antrag auf Elternzeit nicht abgelehnt werden.

Beantragung der Elternzeit

Wichtig ist, dass der Antrag auf Elternzeit schriftlich zu erbringen ist. Eine E-Mail reicht nicht aus, denn diese kann im Nachhinein als unwirksam erklärt werden.

Aus diesem Grund sollte die Anmeldung der Elternzeit ausgedruckt und unterschrieben beim Unternehmen eingereicht werden. Im Internet findest du viele Musterformulare, die du für die Anmeldung deiner Elternzeit verwenden kannst.

Wann sollte die Elternzeit eingereicht werden?

Wenn die Elternzeit vor dem dritten Lebensjahr des Kindes genommen wird, sollte der Antrag spätestens sieben Wochen vor Beginn der Elternzeit eingereicht werden.

Wenn die Elternzeit zwischen dem dritten und achten Lebensjahr genommen wird, sollte der Antrag spätestens 13 Wochen vor Beginn gestellt werden.

Was muss bei der Anmeldung beachtet werden?

Zu beachten ist, dass für die ersten zwei Jahre nach der Geburt des Kindes verbindlich festgelegt werden muss, in welchem Zeitraum der angehende Vater oder die angehende Mutter in Elternzeit geht und somit dem Unternehmen nicht zur Verfügung stehen wird.

Ein übersichtlicher Urlaubsplaner hilft dabei, den festgelegten Zeitraum bestmöglich zu planen und alle Abwesenheiten im Blick zu behalten.

Zeitraum der Elternzeit

Bis zum achten Geburtstag des Kindes haben Mütter oder Väter einen Anspruch auf insgesamt 3 Jahre Elternzeit.

Aus dem §16 Abs. 1 Satz 6 des BEEG geht hervor, dass die Elternzeit weder sofort noch in einem Stück genommen werden muss. Insgesamt kann sie in drei Abschnitte aufgeteilt werden.

Kann die Elternzeit verlängert oder frühzeitig beendet werden?

Eine Verlängerung oder vorzeitige Beendigung der Elternzeit sind grundsätzlich möglich. Dies ist jedoch mit Vorsicht zu genießen, denn das Unternehmen muss der frühzeitigen Beendigung zustimmen.

Genauso einer Verlängerung: Denn ist das Unternehmen der Auffassung, Antragsstellende (auf Verlängerung der Elternzeit) im Unternehmen zu benötigen, so ist es dazu berechtigt, den Antrag aus dringenden betrieblichen Gründen abzulehnen.

Wichtig ist außerdem, dass der Antrag auf die Verlängerung der Elternzeit rechtzeitig 13 Wochen vor Verlängerungsbeginn schriftlich eingereicht werden muss.

Elternzeit und Elterngeld

Da frisch gebackene Mütter und Väter während der Elternzeit nicht arbeiten, haben sie in dieser Zeit auch kein Anspruch auf ihr reguläres Gehalt. Doch keine Sorge! Ganze 12 Monate können Eltern Elterngeld vom Staat beanspruchen, welches die finanzielle Lebensgrundlage der Familien absichert.

Wie hoch ist das Elterngeld?

Die Höhe des Elterngeldes wird individuell bemessen. Regulär werden 67 % des jeweiligen Durchschnittseinkommens der letzten zwölf Monate gezahlt, maximal jedoch 1800 Euro pro Monat.

Elterngeld in Höhe von 300 Euro gibt es für Eltern, die vor der Geburt kein Einkommen hatten. Die Höhe des Elterngeldes kann mit dem Elterngeldrechner individuell berechnet werden.

Voraussetzungen für Elterngeld:

• Du musst dein Kind selbst betreuen und erziehen.
• Du musst mit deinem Kind in einem gemeinsamen Haushalt leben.
• Du musst in Deutschland leben.
• Du darfst höchstens 32 Stunden pro Woche arbeiten.

Elternzeit und Urlaubsanspruch

Während der Elternzeit wird der Job zunächst pausiert. Fraglich bleibt dabei, ob dennoch ein Anspruch auf Urlaub für das frisch gebackene Elternteil besteht.

Die Antwort lautet: Ja, allerdings ist dieser nicht vollkommen bedingungslos, denn Arbeitgebende dürfen unter bestimmten Bedingungen den Urlaubsanspruch kürzen.

Darf der Urlaubsanspruch während der Elternzeit gekürzt werden?

Arbeitgebende können nach §17 des Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetzes (BEEG) den Jahresurlaub für jeden vollen Kalendermonat, den sie in Elternzeit sind, um ein Zwölftel kürzen.

Wenn jedoch die Elternzeit nur für einen Teil des Kalendermonats beansprucht wird, verringert sich der Jahresurlaub nicht.

Grundsätzlich gilt, dass der Urlaubsanspruch nur gekürzt wird, wenn ein Unternehmen von dieser Möglichkeit Gebrauch macht, denn verpflichtet ist es dazu nicht.

Wie erfolgt die Kürzungserklärung des Urlaubs?

Im Umkehrschluss zum Antrag auf Elternzeit müssen im Falle einer Urlaubskürzung Arbeitgebende darüber informieren, dass er von diesem Gebrauch macht.

Die Erklärung kann dabei ausdrücklich oder stillschweigend erfolgen und muss nicht zwingend vor Beginn der Elternzeit abgegeben werden. Sie kann auch während oder nach der Inanspruchnahme der Elternzeit abgegeben werden. Wenn Arbeitnehmende für die kompletten 12 Monate des Jahres in Elternzeit gehen, kann rein rechtlich der volle Urlaubsanspruch gekürzt werden.

Good to know:

• Während der Elternzeit sammelt der Arbeitnehmer weiter Urlaub. Dieser kann, muss aber nicht vom Arbeitgeber gekürzt werden.
• Eine Kürzung wäre aus Sicht des Arbeitgebers sinnvoll, da andernfalls der angesammelte Urlaub nach Wiederantritt beantragt werden könnte.

Rechenbeispiel: Pauls Urlaubsanspruch während der Elternzeit

Der stolze Vater Paul hat eine Vollzeitstelle bei der Muster AG. Um seinen Sohn zu betreuen, möchte er 9 Monate Elternzeit nehmen.

Rein rechtlich stehen Paul laut Arbeitsvertrag 30 Tage Urlaub pro Jahr zu. Diesen Urlaubsanspruch möchte Paul auch während der Elternzeit genießen.

Seine Arbeitgeberin Frau Sonne ist jedoch nicht begeistert und möchte den Anspruch auf Urlaub kürzen. Um auszurechnen, um wie viele Tage Frau Sonne Pauls Urlaub bei den gewünschten 9 Monaten Elternzeit maximal kürzen kann, müssen die Anzahl der eingereichten Monate Elternzeit gegen das komplette Jahr gerechnet werden.

Im vorliegenden Beispiel ergeben sich bei 9 Monaten Elternzeit und nur 3 Monaten ausgeführter Arbeit also 22,5 Tage Urlaub, die abgezogen werden dürfen. Für Paul bedeutet dies, dass ihm lediglich 7,5 Tage Urlaub in diesem Jahr zustehen.

Unsere Tipps: 

1. Richtlinien zur Elternzeit fest im Arbeitsvertrag verankern

Um Mitarbeitende frühzeitig aufzuklären, raten wir dazu, alle Angelegenheiten rund um die Elternzeit im Arbeitsvertrag festzuhalten.

So können Unsicherheiten und Unstimmigkeiten von Beginn an aus dem Weg geräumt werden und im Konfliktfall können beide Parteien sich auf diesen berufen. Gerade für angehende Eltern hilft dies für Planungssicherheit.

2. Verwenden eines Urlaubsplaners

Sowohl für Arbeitgebende als auch für Arbeitnehmende ist die Planung und Organisation der Elternzeit kein leichtes Unterfangen. Um ungeliebten Überraschungen zu entgehen, empfehlen wir im Unternehmen einen digitalen Urlaubsplaner zu verwenden. Mit diesem lassen sich schnell und einfach Urlaubslisten erstellen und verwalten.

Mitarbeitende und Arbeitgebende können optimal planen, denn sie sehen auf einen Blick, wer wann abwesend und zum Beispiel in Elternzeit ist. Ein absolutes Muss für jede HR-Abteilung!

Der Artikel wurde nach bestem Wissen und Gewissen sorgfältig erstellt. Es wird kein Anspruch auf Vollständigkeit und Richtigkeit der Inhalte gestellt. Die zur Verfügung gestellten Informationen ersetzen keine individuelle juristische Beratung. Sie sind unverbindlich und nicht Gegenstand eines anwaltlichen Beratungsvertrages. Es wird kein Gewähr dafür übernommen, dass im Streitfall den hier dargelegten Urteilen und Ansichten gefolgt wird. Eine Haftung für den Inhalt wird daher nicht übernommen.

Häufig gestellte Fragen

Hier findest du Antworten auf die wichtigsten Fragen. Falls du weitere Hilfe benötigst, kontaktiere gerne unseren Support.

Haben Mitarbeitende während der Elternzeit Anspruch auf Urlaub?

Ja, während der Elternzeit entsteht weiterhin Urlaubsanspruch. Dieser kann jedoch gemäß § 17 BEEG durch den Arbeitgeber für jeden vollen Kalendermonat der Elternzeit um ein Zwölftel gekürzt werden.
Die Kürzung erfolgt nicht automatisch, sondern muss ausdrücklich oder stillschweigend erklärt werden.

Wann verfällt Urlaub, wenn Beschäftigte in Elternzeit sind?

Urlaub, der vor Beginn der Elternzeit entstanden ist, verfällt nicht. Er wird automatisch ins nächste Urlaubsjahr übertragen und kann nach der Elternzeit im laufenden oder folgenden Kalenderjahr genommen werden.
Wird er aufgrund der Elternzeit nicht rechtzeitig genommen, bleibt er weiterhin bestehen, bis er gewährt wurde.

Wie lange dauert die Elternzeit und in wie vielen Abschnitten kann sie genommen werden?

Eltern haben Anspruch auf 3 Jahre Elternzeit, die sie bis zum 8. Geburtstag des Kindes in maximal drei Abschnitte aufteilen können.

Kann der Arbeitgeber eine Verlängerung der Elternzeit ablehnen?

Ja. Eine Verlängerung ist nur mit Zustimmung des Arbeitgebers möglich.
Lehnt das Unternehmen aus dringenden betrieblichen Gründen ab, gilt der ursprüngliche Zeitraum weiter.

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