Zeiterfassung im Homeoffice: Rechtliche Vorgaben & Umsetzung
Erfahre, wie die Zeiterfassung im Homeoffice rechtlich geklärt ist und wie Unternehmen eine ortsungebundene Erfassung von Arbeits- und Pausenzeiten umsetzen können.
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In den letzten Jahren haben sich die Arbeitsgewohnheiten vieler Menschen grundlegend geändert. Laut einer im Februar 2021 von der Hans-Böckler-Stiftung veröffentlichten Umfrage lag der Anteil der im Homeoffice arbeitenden Beschäftigten in Deutschland vor der Corona-Krise noch bei vier Prozent.
Im April 2020 lag der Anteil bei 27 Prozent. Auch wenn sich der Anteil im Laufe der Pandemie teilweise reduzierte, so lag er im Januar 2021 wieder bei 24 Prozent. Insgesamt lässt sich sagen, dass die Homeoffice-Nutzung seit Beginn der Pandemie deutlich zugenommen hat.
Homeoffice – gekommen, um zu bleiben
Auch wenn viele Beschäftigte einen Nachteil darin sehen, dass sie keinen direkten Kontakt mehr zu ihren Teammitgliedern haben und die Grenze zwischen Arbeit und Freizeit immer mehr verschwimmt, so wollen in Zukunft ca. 80 Prozent der Befragten komplett oder zumindest einen Teil ihrer Arbeitszeit im Homeoffice verbringen. Dies ergab eine Studie der Unternehmensberatung EY.
Auch die Wirtschaftsprüfungs- und Beratungsgesellschaft PwC Deutschland kam im Rahmen der Neuauflage der PwC-Studie zu dem Ergebnis, dass 78 Prozent der Beschäftigten in Zukunft mehr im Homeoffice arbeiten wollen. Die Beschäftigten sehen im Homeoffice eine Möglichkeit, Familie und Beruf durch flexibleres Arbeiten besser vereinen zu können.
Unternehmen, die auch über die Pandemie hinaus den Angestellten das Arbeiten aus dem Homeoffice erlauben, sind attraktiver für eine Vielzahl von Bewerber:innen. Ein weiterer positiver Effekt der Entwicklung bestehe laut PwC darin, dass Unternehmen infolgedessen Büroflächen reduzieren und signifikante Einsparpotenziale realisieren können.
Die arbeitgebenden Unternehmen stehen hierbei aber vor der Herausforderung, arbeitsrechtliche, organisatorische und technische Lösungen für die Arbeit von zu Hause aus zu finden.
In diesem Artikel wollen wir uns speziell der Zeiterfassung im Homeoffice widmen. Wir zeigen dir, wie die Zeiterfassung im Homeoffice rechtlich geklärt ist und wie Unternehmen eine ortsungebundene Erfassung von Arbeits- und Pausenzeiten umsetzen können.
Im Folgenden werden viele Begriffe aus Gesetzestexten verwendet. Um den Gesetzeswortlaut nicht zu verändern, wird auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter.
Was ist eigentlich Homeoffice?
Der Begriff Homeoffice ist umgangssprachlich geprägt. Der deutsche Gesetzgeber verwendet in der Verordnung über Arbeitsstätten (ArbStättV) den Begriff des Telearbeitsplatzes. Gemäß § 2 Abs. 7 S.1 ArbStättV sind Telearbeitsplätze vom Arbeitgeber fest eingerichtete Bildschirmarbeitsplätze im Privatbereich der Beschäftigten, für die der Arbeitgeber eine mit den Beschäftigten vereinbarte wöchentliche Arbeitszeit und die Dauer der Einrichtung festgelegt hat.
In der Literatur wird teilweise eine weitere Differenzierung des Begriffs der Telearbeit vorgenommen. Wird die Arbeitsleistung ausschließlich vom Wohnsitz des Arbeitnehmers aus erbracht, wird dies in Teilen der Literatur als Teleheimarbeit, häusliche Telearbeit oder Homeoffice bezeichnet (Vgl. Krieger/Rudnik/Povedano Peramato: Homeoffice und Mobile Office in der Corona-Krise, NZA 2020, 473 f.).
Wenn dem Arbeitnehmer ein Arbeitsplatz in der betrieblichen Arbeitsstätte zur Verfügung steht und er die Möglichkeit hat, seine Arbeitsleistung sowohl von zu Hause aus als auch im Betrieb zu erbringen, wird dies als alternierende Telearbeit bezeichnet.
Wenn der Arbeitnehmer hinsichtlich der Entscheidung, an welchem Ort er seine Arbeitsleistung erbringen möchte, weitgehend autonom ist, spricht man von mobiler Arbeit beziehungsweise dem Mobile Office. Der Arbeitnehmer kann ortsungebunden arbeiten, d.h. von jedem denkbaren Arbeitsplatz, wie zum Beispiel in der Bahn, im Café oder im Park (Krieger/Rudnik/Povedano Peramato: Homeoffice und Mobile Office in der Corona-Krise, NZA 2020, 473).
Auch wenn bei der Terminologie teilweise nach Umfang und konkretem Einsatzort differenziert wird, möchten wir in diesem Artikel „Homeoffice“ als Synonym für jede Form des Arbeitens verwenden, bei der die Arbeitsleistung geografisch gesehen außerhalb der Arbeitsstätte erbracht wird.
Rechtliche Vorgaben für die Zeiterfassung
Aktuelle Gesetzeslage in Deutschland
In einigen Wirtschaftsbereichen und – zweigen gelten umfassende Aufzeichnungspflichten. Gemäß § 17 des Mindestlohngesetzes (MiLoG) ist beispielsweise ein Arbeitgeber, der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer nach § 8 Absatz 1 des Vierten Buches Sozialgesetzbuch oder in den in § 2a des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes genannten Wirtschaftsbereichen oder Wirtschaftszweigen beschäftigt, verpflichtet, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit dieser Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer (...) aufzuzeichnen.
Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) hingegen findet grundsätzlich auf alle Arbeitnehmer Anwendung, vgl. § 18 ArbZG. Gemäß § 16 Abs. 2 S. 1 ArbZG ist der Arbeitgeber verpflichtet, die über die werktägliche Arbeitszeit des § 3 Satz 1 hinausgehende Arbeitszeit der Arbeitnehmer aufzuzeichnen.
Das bedeutet, dass Arbeitgeber verpflichtet sind, die Arbeitszeit aufzuzeichnen, die die werktägliche Arbeitszeit von acht Stunden überschreitet (ErfK | ArbZG § 16 Rn. 3, 4 - beck-online, Rn. 3; NZA 2019, 677 - beck-online, 679). Umgangssprachlich sprechen wir hier von Überstunden.
EuGH-Urteil zur Zeiterfassung in Betrieben
Im Rahmen eines Vorabentscheidungsverfahrens hat der Europäische Gerichtshof (EuGH) im Mai 2019 entschieden, dass die Mitgliedstaaten Arbeitgeber verpflichten müssen, ein objektives, verlässliches und zugängliches System einzurichten, mit dem die Arbeitszeit der Arbeitnehmer erfasst wird (EuZW 2019, 476 - beck-online, Rn. 60).
Im Fall der Transformation der Richtlinie in nationales Recht durch den deutschen Gesetzgeber würden unmittelbare Pflichten der Arbeitgeber begründet. Die Richtlinie ist gemäß Art. 249 Abs. 3 EGV für jeden Mitgliedstaat hinsichtlich des zu erreichenden Zieles verbindlich. Dies gilt folglich auch für die Bundesrepublik Deutschland. Ob und wann die Pflicht für deutsche Arbeitgeber durchgesetzt wird, bleibt unklar.
§ 16 II ArbZG stellt bereits eine Norm dar, die eine Arbeitszeiterfassung vorschreibt. Dem Wortlaut nach gilt dies aber nur für die Überstunden.
Es ist strittig, ob es einer Anpassung des deutschen Rechts bedarf, um eine unmittelbare Verpflichtung der Arbeitgeber zu bejahen. Das Arbeitsgericht in Emden nimmt schon heute eine solche Pflicht an:
Das Arbeitsgericht in Emden hat mit seinem Urteil im Februar 2020 bereits jetzt eine unmittelbare Verpflichtung zur Arbeitszeiterfassung bejaht. Die Art. 3,5 und 6 der RL 2003/88/EG seien nach der Rechtsprechung des EuGHs im Lichte des Art. 31 GrCh dahingehend auszulegen, als dass sich aus ihnen die Pflicht des Arbeitgebers zur Errichtung eines Systems zur Arbeitszeiterfassung entnehmen lasse. Eine Erfassung der täglichen Arbeitsstunden sei hierzu essenziell, sodass diese Pflicht den Arbeitgeber auch ohne richtlinienkonforme Auslegung des § 16 II ArbZG oder entsprechender Umsetzung der Arbeitszeitrichtlinie treffe (vgl. ArbG Emden, Urt. v. 20.2.2020 – 2 Ca 94/19, BeckRS 2020, 5213). Das Urteil ist mittlerweile rechtskräftig.
Klick auf den folgenden Link für detailliertere Informationen zu den gesetzlichen Regelungen der Zeiterfassungspflicht in Deutschland.
Rechtliche Vorgaben für die Zeiterfassung im Homeoffice
Grundsätzlich gilt: Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) findet auch für die Tätigkeit im Homeoffice Anwendung. Die Arbeitnehmer müssen zumindest, auch wenn sie von zu Hause arbeiten, die Höchstarbeitszeiten gemäß § 3 ArbZG, die Ruhepausen gemäß § 4 ArbZG und die Ruhezeiten gemäß § 5 ArbZG einhalten. Verantwortlich für die Durchsetzung der Bestimmungen ist der Arbeitgeber. Dies gilt auch dann, wenn die Parteien eine Vertrauensarbeitszeit vereinbart haben (Benkert: Arbeitsrechtliche Aspekte einer Tätigkeit im Home-Office, NJW-Spezial 2019, 306).
Wie lässt sich die Zeiterfassung im Homeoffice realisieren?
Gerade Unternehmen, die auf moderne Arbeitsmodelle setzen, profitieren von einem flexiblen Zeiterfassungssystem, das immer und überall erreichbar ist. Besonders geeignet sind hier cloudbasierte Zeiterfassungssysteme. Da die Daten in der Cloud gespeichert werden, kann jederzeit über ein internetfähiges Endgerät darauf zugegriffen werden.
Egal ob im Büro, auf Geschäftsreisen oder eben zu Hause, das Erfassen der Arbeitszeit ist mit einer cloudbasierten Zeiterfassungssoftware nicht nur jederzeit über den PC, das Tablet oder das Mobiltelefon verfügbar, sondern auch für alle Mitarbeitende einfach zu implementieren, da keine Software-Installation auf einem Endgerät notwendig ist.
Ein weiterer Vorteil der cloudbasierten Zeiterfassung ist die zentrale Speicherung aller Daten an einem Ort. Bei jedem Zugriff auf die Anwendung stehen die aktuellsten Daten zur Verfügung. So lassen sich jederzeit Reportings basierend auf Echtzeitdaten erstellen und abrufen.
Mit der cloudbasierten Zeiterfassung von Personizer können Arbeitszeiten überall und jederzeit zuverlässig erfasst und verwaltet werden.
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