Wir haben sieben Systeme zusammengestellt, die für Betriebe mit rund 15 bis 100 Mitarbeitenden praktikabel sind, und ordnen jedes nach denselben Kriterien ein. Vorab klären wir kurz, was die geplante Novelle für dich bedeutet. Denn danach richtet sich, wie dringend das Thema für deinen Betrieb ist.

Warum Zeiterfassungssysteme 2026 für KMU wichtiger werden

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ist keine Neuigkeit. Neu ist nur, wie sie künftig aussehen soll. Schon seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) müssen Arbeitgeber die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten erfassen. Der geplante Referentenentwurf 2026 setzt an einem anderen Punkt an: Er soll die Erfassung erstmals grundsätzlich auf elektronische Systeme umstellen, und zwar am Tag der Arbeitsleistung.

Wörtlich heißt es im ersten Leitsatz des BAG-Beschlusses:

„Arbeitgeber sind nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG verpflichtet, Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit der Arbeitnehmer zu erfassen, für die der Gesetzgeber nicht auf der Grundlage von Art. 17 Abs. 1 der Richtlinie 2003/88/EG eine von den Vorgaben in Art. 3, 5 und 6 Buchst. b dieser Richtlinie abweichende Regelung getroffen hat.“

Wichtig dabei: Das BAG verlangt kein bestimmtes Medium. Auch eine handschriftliche Aufzeichnung genügt bislang, solange sie objektiv und verlässlich ist. Genau hier würde die geplante Novelle den Unterschied machen. Wer heute noch Stundenzettel abheftet, hätte dann eine Umstellung vor sich, gestaffelt nach Betriebsgröße, aber verpflichtend.

Was die geplante Aufzeichnungspflicht 2026 für KMU bedeutet

Kurz vorab, damit hier keine Missverständnisse entstehen: Es handelt sich um einen Referentenentwurf, nicht um geltendes Recht. Auf den offiziellen Seiten des BMAS steht bislang nur der Gesetzestext von 2016; der Entwurf war zum Redaktionsstand nicht amtlich veröffentlicht. Die folgenden Angaben stammen aus der Berichterstattung zweier Arbeitsrechtskanzleien (Osborne Clarke und Gleiss Lutz), die den Entwurf ausgewertet haben. Das BMAS selbst hat ihn zwischenzeitlich als „interne Arbeitsfassung“ bezeichnet (laut Gleiss Lutz, 24.06.2026). Der Entwurfscharakter ist also ausdrücklich.

Die elektronische Aufzeichnungspflicht ist die geplante Verpflichtung, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit elektronisch und am selben Tag festzuhalten. Per Tarifvertrag soll eine Frist von bis zu sieben Tagen möglich sein (laut Osborne Clarke, Stand Juni 2026).

Spannend für KMU ist die Staffelung. Nicht jeder Betrieb müsste sofort umstellen:

Übergangsfristen laut Referentenentwurf, Stand Juni 2026 (übereinstimmend bei Osborne Clarke und Gleiss Lutz). Kleinstbetriebe bis zehn Beschäftigte und Privathaushalte sollen dauerhaft von der Elektronikpflicht ausgenommen bleiben; tarifgebundene Arbeitgeber könnten per Tarifvertrag ebenfalls dauerhaft bei nicht-elektronischer Erfassung bleiben.

Für einen typischen Mittelständler mit 40 Beschäftigten hieße das: fünf Jahre Übergangsfrist. Klingt nach viel Zeit. Nur lohnt es sich selten, eine Systemumstellung bis zum letzten Monat aufzuschieben. Vor allem, wenn Lohnbüro, Betriebsrat und Mitarbeitende mitziehen sollen.

Nach welchen Kriterien wir die Systeme ausgewählt haben

Damit die Auswahl nachvollziehbar bleibt, legen wir die Kriterien offen. Sie orientieren sich am Alltag eines KMU ohne große IT- oder Personalabteilung, nicht an einer Feature-Vollständigkeit für Konzerne:

• Preis-Leistung für Betriebe mit etwa 15 bis 100 Mitarbeitenden
• Tiefe der DATEV-Integration – lassen sich Zeit- und Lohndaten ans Lohnbüro übergeben?
• Eignung für elektronische, audit-fähige Aufzeichnung im Sinne der geplanten Novelle
• Bedienbarkeit ohne eigene HR-Abteilung – Einrichtung, Selbsterklärung, Support
• Preistransparenz – öffentlich einsehbare Preise, keine versteckten Setup- oder Mindestgebühren

Die 7 Zeiterfassungssysteme für KMU 2026 im Überblick

Die folgende Tabelle fasst alle sieben Systeme zusammen. Die Reihenfolge ist keine Rangliste und keine bewertende Nummerierung. Personizer steht als Anbieter dieser Übersicht vorne, danach folgen die weiteren Systeme.

*Preise Stand 20.07.2026, direkt auf den Preisseiten der Anbieter abgerufen; überwiegend netto zzgl. MwSt. Preise und Pakete können sich ändern – im Zweifel auf der jeweiligen Anbieterseite prüfen.

Die 7 Systeme im Detail

Personizer

Personizer ist eine modulare HR-Software für KMU in DACH mit Zeiterfassung, Urlaubsplanung, digitaler Personalakte und DATEV-Integration. Die Zeiterfassung läuft über einen Start-Stopp-Timer per Klick, wahlweise am Browser oder per App für iOS und Android.

Für wen geeignet: Betriebe mit 10 bis 250 Mitarbeitenden im Büroumfeld – etwa Agenturen, Arztpraxen, Tech-Unternehmen oder Fachhandel –, die ohne eigene HR-Abteilung starten wollen.

Preis: Die Basisfunktionen bleiben dauerhaft kostenlos. Das Zeiterfassungsmodul kostet 3,70 € pro Mitarbeiter und Monat bei monatlicher Zahlung, bei 24 Monaten Laufzeit 2,59 €. Die DATEV-Schnittstelle ist ohne Aufpreis dabei, eine Grundgebühr fällt nicht an (personizer.com/de/preise, Stand 20.07.2026).

Stärke: Zeitkonto und Datenübergabe ans Lohnbüro beziehungsweise an DATEV stecken in einem Tool, inklusive Abruf der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) bei der Krankenkasse – ohne separates Lohnmodul.

clockodo

clockodo ist ein schlankes Werkzeug für Büro- und Projektzeiten. Der Fokus liegt bewusst auf der Zeiterfassung selbst, ohne den Funktionsumfang einer breiten HR-Suite.

Für wen geeignet: Kleine bis mittelgroße Teams, die Arbeits- und Projektzeiten sauber tracken wollen, etwa Dienstleister und Freiberufler-Teams.

Preis: Der Basic-Tarif kostet 4 € pro Nutzer und Monat. Pro liegt bei 8 € (nach zwölf Monaten 10 €), Pro Plus bei 10 € (danach 12 €). Für Solo-Selbstständige gibt es einen kostenlosen Free-Tarif mit eingeschränktem Funktionsumfang (clockodo.com/de/preise, Stand 20.07.2026).

Stärke: Die Fokussierung. Wer keine Dienstplanung oder Personalakte braucht, bekommt ein aufgeräumtes System und kann 14 Tage lang ohne Kreditkarte testen.

Crewmeister

Crewmeister setzt auf App-first-Erfassung und Terminal-Lösungen und richtet sich vor allem an gewerbliche Teams, die mobil oder an festen Stationen stempeln.

Für wen geeignet: Kleine Teams, die eine schnelle, unkomplizierte Zeiterfassung mit Terminal- oder GPS-Option suchen.

Preis: Das Go-Paket startet bei 1,50 € pro Nutzer und Monat (jährliche Abrechnung), Easy bei 2 €, Pro bei 3 €. Die DATEV-Integration kostet als Zusatzmodul ab 0,60 € pro Nutzer und Monat (crewmeister.com/de/preise, Stand 20.07.2026).

Stärke: Die niedrigen Einstiegskosten und die schnelle Einrichtung. Digitale Zeiterfassung, mobile App, Terminal und GPS-Standort sind schon im günstigsten Paket enthalten.

TimeTac

TimeTac ist ein modulares Zeiterfassungssystem, das sich auf komplexere Arbeitszeitmodelle und granulare Regelwerke ausrichtet. Man aktiviert die Module, die man wirklich braucht.

Für wen geeignet: Betriebe ab etwa 20 Mitarbeitenden mit anspruchsvolleren Regeln – Gleitzeit, Schichten, Zuschläge – die ein fein einstellbares System suchen.

Preis: TimeTac veröffentlicht keine festen Listenpreise pro Nutzer. Der Preis richtet sich nach den gewählten Modulen und wird auf Anfrage kalkuliert; Hosting, Wartung, Support und mobile App sind laut Anbieter in den Kosten enthalten (timetac.com/en/pricing, Stand 20.07.2026). Für Accounts ab 20 Nutzern gibt es individuelle Tarife.

Stärke: Das granulare Modulsystem. Service und Support sind ohne zusätzliche Grundgebühr eingerechnet, was die Kalkulation für wachsende Teams planbar hält.

Papershift

Papershift verbindet Dienstplanung und Zeiterfassung in einem Ablauf. Das macht es besonders für Betriebe interessant, bei denen Schichten und erfasste Zeit eng zusammenhängen.

Für wen geeignet: Schichtbetriebe in Gastronomie, Handel, Pflege und ähnlichen Branchen mit wechselnden Diensten.

Preis: Der Core-Plan kostet 4 € pro Mitarbeiter und Monat, Premium 6 €, Professional 9 €. Der Basis-Support (39 € pro Monat) ist in jedem Paket enthalten; die Preise verstehen sich zzgl. MwSt. (papershift.com/de/preise, Stand 20.07.2026).

Stärke: Dienstplan und Zeiterfassung greifen ineinander. Geplante Schichten und tatsächliche Arbeitszeit landen im selben System, was den Abgleich für schichtbasierte Betriebe deutlich verkürzt.

ZEP

ZEP („Zeiterfassung für Projekte“) kommt aus der Projektwelt und ist auf Beratungen, Agenturen und andere projektgetriebene Dienstleister zugeschnitten.

Für wen geeignet: Dienstleister, die Zeit projekt- und kundenbezogen erfassen und daraus abrechnen oder controllen wollen.

Preis: Die Einstiegsedition ZEP Clock startet bei 2 € pro Nutzer und Monat, ZEP Compact bei 7 €, ZEP Professional bei 18 €. Monatliche Anpassungen bei Nutzerzahl und Funktionsumfang sind laut Anbieter möglich (zep.de/preise, Stand 20.07.2026).

Stärke: Die Projekt- und Controlling-Tiefe. Wer Zeiten auf Projekte, Aufgaben und Kunden herunterbrechen und daraus auswerten möchte, findet hier eine ausgebaute Struktur.

clockin

clockin ist auf mobile Erfassung ausgelegt und stark in Handwerk, Bau und Außendienst verbreitet. Überall dort also, wo Zeit nicht am Schreibtisch, sondern auf der Baustelle oder beim Kunden entsteht.

Für wen geeignet: Mobile Vor-Ort-Teams im Handwerk, am Bau und im Außendienst.

Preis: Das Paket „Digitale Stechuhr“ kostet 3,99 € pro Nutzer und Monat (monatlich) bzw. 3,59 € bei 24 Monaten Laufzeit. „Projektzeiterfassung“ liegt bei 6,99 €, „Zeiterfassung & Dokumentation“ bei 9,99 €, jeweils zzgl. MwSt. (clockin.de/preise, Stand 20.07.2026).

Stärke: Die Ausrichtung auf mobile Dokumentation. Erfassung, Fotos und Notizen vom Einsatzort laufen in einer App zusammen – praktisch für Teams, die selten im Büro sind.

So bereitest du dein Unternehmen jetzt vor

Noch ist die Novelle nicht beschlossen. Trotzdem lohnt es sich, den Umstieg nicht auf die lange Bank zu schieben, gerade weil die Grundpflicht zur Zeiterfassung ohnehin schon gilt. Vier Schritte reichen für den Anfang:

1. Bestandsaufnahme: Wie erfasst dein Betrieb heute Arbeitszeit? Excel, Papier, gar nicht? Und wie viele Beschäftigte hast du? Davon hängt deine Übergangsfrist ab.
2. System auswählen und testen: Nimm zwei, drei Kandidaten aus dieser Liste, die zu deiner Betriebsgröße und Branche passen, und teste sie mit einem kleinen Team. Fast alle bieten eine kostenlose Testphase.
3. Übergangsfrist prüfen: Ordne deinen Betrieb in die Staffelung ein (ab 250, unter 250, unter 50, bis 10 Beschäftigte). So weißt du, wie viel Zeit du realistisch hast. Und ob dein Betrieb dauerhaft ausgenommen wäre.
4. Lohnbüro und DATEV klären: Sprich früh mit deiner Lohnbuchhaltung, welche Schnittstelle sie braucht. Ein System, das Zeitdaten sauber ans Lohnbüro übergibt, spart später viel manuelle Nacharbeit.

Häufig gestellte Fragen

Hier findest du Antworten auf die wichtigsten Fragen. Falls du weitere Hilfe benötigst, kontaktiere gerne unseren Support.

Ist elektronische Zeiterfassung 2026 in Deutschland schon Pflicht?

Noch nicht. Die Grundpflicht zur Arbeitszeiterfassung besteht zwar bereits seit dem BAG-Beschluss vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21). Eine elektronische Erfassung verlangt dieser Beschluss aber ausdrücklich nicht. Verpflichtend elektronisch soll die Erfassung erst durch die geplante Novelle des Arbeitszeitgesetzes werden. Der Referentenentwurf dazu wurde im Juni 2026 bekannt, ist aber noch nicht beschlossen.

Welche Übergangsfristen sieht der Referentenentwurf für kleine Unternehmen vor?

Laut der Berichterstattung der Kanzleien Osborne Clarke und Gleiss Lutz (Stand Juni 2026) gilt gestaffelt: ein Jahr für Betriebe ab 250 Beschäftigten, zwei Jahre unter 250, fünf Jahre unter 50 Beschäftigten. Kleinstbetriebe mit bis zu zehn Beschäftigten und Privathaushalte sollen dauerhaft ausgenommen bleiben. Das sind Angaben aus einem Entwurf, kein geltendes Recht.

Reicht eine Excel-Tabelle für die Zeiterfassung noch aus?

Aktuell ja. Das BAG verlangt kein bestimmtes Medium, solange die Erfassung objektiv und verlässlich ist. Auch handschriftliche oder tabellenbasierte Aufzeichnungen sind zulässig. Nach Inkrafttreten der geplanten Novelle wäre Excel für die meisten Betriebsgrößen voraussichtlich nicht mehr ausreichend, weil dann eine elektronische, tagesaktuelle Erfassung gefordert würde.

Welches Zeiterfassungssystem eignet sich für ein kleines Unternehmen ohne eigene HR-Abteilung?

Praktisch sind Systeme mit einfacher Selbsteinrichtung und kostenloser Testphase. Personizer und Crewmeister etwa lassen sich ohne HR-Fachwissen aufsetzen; für Schichtbetriebe ist eher Papershift einen Blick wert. Welches passt, hängt von Branche und Betriebsgröße ab. Die Übersichtstabelle oben hilft beim Eingrenzen.

Kann ich Arbeitszeiten direkt an mein Lohnbüro übermitteln?

Ja, mehrere Systeme in dieser Liste bieten eine DATEV-Anbindung, unter anderem Personizer, Crewmeister und Papershift. Bei Personizer ist die DATEV-Schnittstelle ohne Aufpreis dabei. Ein Alleinstellungsmerkmal ist die DATEV-Übergabe aber nicht. Prüfe im Einzelfall, welche Exportformate dein Lohnbüro tatsächlich verarbeitet.

Muss ein Kleinstbetrieb mit weniger als zehn Beschäftigten trotzdem digital erfassen?

Laut Referentenentwurf soll diese Gruppe dauerhaft von der Elektronikpflicht ausgenommen bleiben, ebenso Privathaushalte. Die allgemeine Pflicht, Arbeitszeit überhaupt zu erfassen, bleibt davon unberührt. Auch das ist ein Vorhaben, noch kein geltendes Recht.

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Fazit

Die geplante Aufzeichnungspflicht macht aus einer Kann-Entscheidung für viele Betriebe eine Frage des Wann. Welches der sieben Systeme passt, entscheidet sich weniger am günstigsten Preis als an deiner Branche, deiner Betriebsgröße und deiner Lohnschnittstelle: clockin fürs Handwerk, Papershift für Schichten, ZEP für Projektdienstleister, Personizer, clockodo, Crewmeister oder TimeTac fürs klassische Büro. Diese Übersicht kommt von uns. Such dir zwei, drei Kandidaten aus, teste sie und entscheide selbst.

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Im Folgenden werden viele Begriffe aus Gesetzestexten verwendet. Um den Gesetzeswortlaut nicht zu verändern, wird auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter.

Eine Vollzeit-MFA am Empfang, zwei in Teilzeit, eine Minijobberin für den Freitagnachmittag und ein Azubi im zweiten Lehrjahr — eine ganz normale Praxis. Für jede dieser Personen gilt bei der Arbeitszeiterfassung in der Arztpraxis eine leicht andere Rechtslage. Eine einzige Excel-Tabelle für alle? Damit übersieht man schnell etwas. Wir gehen die vier Gruppen einzeln durch, klären, was heute verbindlich ist, und ordnen ein, was die geplante Reform des Arbeitszeitgesetzes daran ändern würde.

Was bedeutet Arbeitszeiterfassung für Arztpraxen und warum ist sie Pflicht?

Arbeitszeiterfassung bezeichnet die systematische Dokumentation von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit jedes Beschäftigten. Für Arztpraxen ist sie seit 2022 keine Kür mehr, sondern Pflicht und zwar für das gesamte Team, nicht nur für angestellte Ärzte.

Grundlage ist der Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (Az. 1 ABR 22/21). Das BAG entschied, dass Arbeitgeber schon nach geltendem Recht ein System zur Erfassung der Arbeitszeit einführen müssen. Die Richter stützten das auf § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz, ausgelegt im Licht des europäischen Rechts (Bundesarbeitsgericht, 1 ABR 22/21). Nach dem Leitsatz gilt die Pflicht, „soweit der Gesetzgeber keine Ausnahmen vorgesehen hat“ und eine Ausnahme für Arztpraxen oder medizinische Einrichtungen gibt es nicht.

Das BAG-Urteil 1 ABR 22/21: Was genau entschieden wurde

Die Erfassungspflicht war da, bevor irgendjemand ein neues Gesetz dazu verabschiedet hat. Das BAG hat sie nicht erfunden, sondern aus dem Arbeitsschutzgesetz und der Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs abgeleitet. Für die Praxis heißt das: Du kannst nicht darauf warten, bis „das Gesetz kommt“. Erfasst werden muss schon jetzt.

Welche Aufzeichnungspflichten schon heute im Arbeitszeitgesetz stehen

Neben der allgemeinen BAG-Pflicht gibt es eine ältere, sehr konkrete Regel im Arbeitszeitgesetz. § 16 Abs. 2 ArbZG verlangt wörtlich, dass „der Arbeitgeber … verpflichtet [ist], die über die werktägliche Arbeitszeit des § 3 Satz 1 hinausgehende Arbeitszeit der Arbeitnehmer aufzuzeichnen“ und weiter: „Die Nachweise sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren“ (§ 16 ArbZG).

Übersetzt: Alles, was über acht Stunden werktäglich hinausgeht, muss dokumentiert und zwei Jahre aufbewahrt werden. Wer dagegen verstößt, riskiert ein Bußgeld von bis zu 30.000 Euro (§ 22 ArbZG).

Für die vier typischen Beschäftigtengruppen in einer Praxis sieht das so aus:

Gilt die Pflicht auch für Minijob-MFA?

Ja, und für Minijobber sogar besonders streng. Neben der allgemeinen BAG-Pflicht greift bei geringfügig Beschäftigten eine eigene, deutlich schärfere Aufzeichnungspflicht aus dem Mindestlohngesetz.

Hier lohnt ein genauer Blick, denn im Netz kursieren zu diesem Punkt viele Halbwahrheiten. § 17 MiLoG knüpft an zwei Auslöser an. Satz 1 lautet: „Ein Arbeitgeber, der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer nach § 8 Absatz 1 des Vierten Buches Sozialgesetzbuch oder in den in § 2a des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes genannten Wirtschaftsbereichen … beschäftigt, ist verpflichtet, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit … aufzuzeichnen“ (§ 17 MiLoG).

Das kleine Wort „oder“ ist der Knackpunkt. Arztpraxen stehen nicht auf der Branchenliste des § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz – dort geht es um Bau, Gastronomie, Fleischwirtschaft, Gebäudereinigung und ähnliche Bereiche. Für die reguläre Vollzeit- oder Teilzeit-MFA gilt § 17 MiLoG also nicht. Der erste Auslöser knüpft aber an geringfügig Beschäftigte nach § 8 Abs. 1 SGB IV an, und der gilt branchenunabhängig. Für die Minijobberin in deiner Praxis greift § 17 MiLoG damit sehr wohl.

Was, bis wann und wie lange dokumentiert werden muss

§ 17 MiLoG ist konkret: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit müssen „spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages“ aufgezeichnet werden, und die Aufzeichnungen sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Du hast also maximal sieben Kalendertage Zeit, den Arbeitstag festzuhalten. Nachträglich am Monatsende alles rekonstruieren reicht nicht. Wie das in der Praxis mit einem Arbeitszeitkonto für Minijobs funktioniert, zeigen wir dir in einem eigenen Artikel.

Der Bußgeldrahmen liegt hier höher als beim ArbZG: Bei Verstößen gegen die Aufzeichnungspflicht nach § 17 sind Geldbußen bis zu 50.000 Euro möglich (§ 21 Abs. 3 MiLoG).

Die Minijob-Grenze 2026: 603 Euro und warum sie so wichtig ist

Seit dem 1. Januar 2026 liegt die Verdienstgrenze im Minijob bei 603 Euro im Monat, im Jahr sind das 7.236 Euro. Sie ist dynamisch an den gesetzlichen Mindestlohn gekoppelt, der zum selben Zeitpunkt von 12,82 Euro auf 13,90 Euro pro Stunde gestiegen ist (Minijob-Zentrale). Im Vorjahr lag die Grenze noch bei 556 Euro.

Und was hat das mit der Zeiterfassung zu tun? Die Stunden sind dein wichtigstes Kontrollinstrument, um nicht über die Grenze zu rutschen.

MFA in Teilzeit: was unterscheidet sich bei der Zeiterfassung?

Bei der reinen Erfassungspflicht: nichts. Für Teilzeit-MFA gelten dieselben Grundlagen wie für Vollzeitkräfte: Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit werden erfasst, Punkt. Interessant wird Teilzeit erst beim Thema Mehrarbeit. Und hier steckt ein Detail, das in der Abrechnung regelmäßig untergeht.

Überstunden bei Teilzeit-MFA: Wann greift der Tarifzuschlag?

Der Manteltarifvertrag für Medizinische Fachangestellte setzt die regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit einer Vollzeitkraft auf „durchschnittlich 38,5 Stunden wöchentlich“ (§ 6 Abs. 1 MTV, Ärztekammer Nordrhein). Da läge die Vermutung nahe, ein Zuschlag falle erst an, wenn eine Teilzeitkraft diese 38,5 Stunden überschreitet. Falsch.

Der MTV regelt es genau umgekehrt. § 14 Abs. 4 lautet wörtlich: „Die von Teilzeitkräften geleistete Mehrarbeit ist zu vergüten. Ein Überstundenzuschlag fällt an, wenn die mit der/dem Teilzeitbeschäftigten vereinbarte individuelle Arbeitszeit überschritten wird.“ Maßstab ist also die im Vertrag vereinbarte Stundenzahl, nicht die tarifliche Vollzeit.

Mehrarbeit bei Teilzeit
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Mit dem Arbeitszeitkonto von Personizer wird jede Stunde gegen die individuell vereinbarte Vertragszeit abgeglichen. So siehst du sofort, wann bei einer Teilzeit-MFA zuschlagspflichtige Mehrarbeit entsteht, statt es am Monatsende mühsam nachzurechnen.

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Auszubildende MFA: Gelten besondere Regeln?

Nein, was die Pflicht angeht: Azubis sind keine Ausnahme. Der BAG-Beschluss spricht von „Arbeitnehmern“, und dazu zählen arbeitsrechtlich auch Auszubildende, weil nach § 10 Abs. 2 BBiG die für den Arbeitsvertrag geltenden Vorschriften auf das Ausbildungsverhältnis anzuwenden sind. Ihre Arbeitszeit muss also genauso erfasst werden wie die aller anderen. Bei Azubis kommt aber eine Eigenheit hinzu, die in der Zeiterfassung leicht falsch abgebildet wird: die Berufsschule.

Berufsschultage und Blockunterricht zählen als Arbeitszeit

§ 15 Berufsbildungsgesetz verpflichtet den Ausbildungsbetrieb, Auszubildende für die Teilnahme am Berufsschulunterricht freizustellen. Die Unterrichtszeit — einschließlich Pausen und der notwendigen Wegezeiten — wird auf die Ausbildungszeit angerechnet (§ 15 BBiG). Für die Zeiterfassung heißt das: Ein Berufsschultag ist keine Abwesenheit und kein Minus im Arbeitszeitkonto. Er zählt als geleistete Zeit.

Wer das falsch abbildet, produziert gleich doppelten Ärger: falsche Salden im Zeitkonto und, weil daran die Vergütung hängt, potenziell auch Fehler beim Gehalt.

Ausbildungsvergütung 2026 und der Zusammenhang mit der Zeit

Weil die Berufsschulzeit als Arbeitszeit gilt, wirkt sie sich direkt auf die Vergütung aus. Die Ausbildungsvergütung für MFA ist tariflich geregelt und steigt laut Tarifeinigung der Bundesärztekammer zum 1. Januar 2026 „in jedem Ausbildungsjahr um 50 Euro“ gegenüber 2025 (Bundesärztekammer). Ausgehend von den 2025er-Werten (1.000 / 1.100 / 1.200 Euro) ergibt das für 2026 rund 1.050 Euro im ersten, 1.150 Euro im zweiten und 1.250 Euro im dritten Ausbildungsjahr.

Diese Vergütung ist eine Monatspauschale, egal, wie viele Tage die Azubi in der Praxis und wie viele sie in der Berufsschule war. Genau deshalb muss die Zeiterfassung den Berufsschultag korrekt als Arbeitszeit verbuchen, sonst stimmt am Ende die Rechnung nicht.

Was ändert sich durch die ArbZG-Reform 2026?

Das Wichtigste vorweg: Noch ändert sich gar nichts. Der Referentenentwurf des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales (BMAS) vom 18. Juni 2026 ist ein Gesetzentwurf, der bislang nicht verabschiedet wurde — kein geltendes Recht. Was heute für deine Praxis verbindlich ist, steht in den Abschnitten oben. Der Entwurf zeigt nur, wohin die Reise gehen könnte.

Der Kern des Entwurfs: Die ohnehin schon bestehende Erfassungspflicht soll gesetzlich klar verankert und grundsätzlich auf eine elektronische Form umgestellt werden, wobei Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit grundsätzlich am Tag der Arbeitsleistung festzuhalten wären (Osborne Clarke, 18.06.2026; Gleiss Lutz, 24.06.2026).

Übergangsfristen nach Betriebsgröße: Was für typische Praxen zählt

Der Entwurf staffelt die Umstellung nach Betriebsgröße. Die meisten Arztpraxen fallen in die kleinste Kategorie, und die ist für sie die entscheidende:

Vertrauensarbeitszeit abgeschafft? Was der Entwurf wirklich vorsieht

Kurze Entwarnung für alle, die mit Vertrauensarbeitszeit arbeiten: Sie soll grundsätzlich zulässig bleiben. Der Entwurf verlangt aber, dass der Arbeitgeber selbst dann, wenn er die Erfassung an die Beschäftigten delegiert, von Verstößen gegen die Höchstarbeits- und Ruhezeiten erfährt — etwa über automatische Warnhinweise. Abgeschafft würde die Vertrauensarbeitszeit also nicht, aber sie käme mit einer Kontrollpflicht.

So setzt du die Arbeitszeiterfassung in deiner Praxis rechtssicher um

Die gute Nachricht zuerst: Nach aktuellem Recht schreibt dir niemand ein bestimmtes System vor. Ob Papier, Excel oder eine App: die Form ist frei wählbar. Entscheidend sind drei Dinge: Vollständigkeit (Beginn, Ende, Dauer), Aktualität (bei Minijobs die Sieben-Tage-Frist aus § 17 MiLoG) und eine Aufbewahrung von mindestens zwei Jahren.

Papier, Excel oder App: Was reicht heute, was kommt morgen?

Heute reicht rechtlich auch ein handschriftlicher Stundenzettel. Das Problem dabei: Sobald eine Praxis mehrere Beschäftigungsmodelle parallel führt — Vollzeit, Teilzeit, Minijob, Azubi — wird die Handarbeit fehleranfällig. Die Sieben-Tage-Frist für Minijobs, die zuschlagspflichtige Mehrarbeit bei Teilzeit ab der individuellen Vertragszeit, der Berufsschultag als Arbeitszeit: Das alles in einer Tabelle sauber und tagesaktuell zu halten, kostet Zeit und verzeiht keine Flüchtigkeitsfehler.

Mit Blick auf die geplante Reform kommt noch ein Argument dazu: Wer ohnehin bald umstellen könnte, spart sich den doppelten Aufwand, wenn er gleich digital startet. Eine Pflicht dazu besteht für kleine Praxen nach dem Entwurf zwar nicht. Sinnvoll kann es trotzdem sein.

Genau für diese Konstellation gibt es Software. Personizer ist eine modulare HR-Software für kleine und mittlere Unternehmen im DACH-Raum, mit Funktionen für Zeiterfassung, Urlaubsplanung, digitale Personalakte und DATEV-Integration, und lässt sich auch speziell für Arztpraxen und MVZ einsetzen. Der Vorteil gegenüber der Tabelle: Verschiedene Arbeitszeitmodelle laufen parallel in einer Oberfläche, und das System weist automatisch auf Grenzwerte hin, statt dass du sie im Kopf behalten musst.

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Checkliste: Was jede Arztpraxis jetzt dokumentieren sollte

• Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit für jede beschäftigte Person, auch Minijobber und Azubis
• Über acht Stunden werktäglich hinausgehende Arbeitszeit (§ 16 Abs. 2 ArbZG)
• Bei Minijob-MFA: Erfassung spätestens am siebten Kalendertag nach dem Arbeitstag (§ 17 MiLoG)
• Bei Teilzeit-MFA: Mehrarbeit über die individuell vereinbarte Vertragszeit hinaus
• Bei Azubis: Berufsschultage als Arbeitszeit verbucht, nicht als Fehlzeit
• Aufbewahrung aller Nachweise: mindestens zwei Jahre

Fazit: Erfassen musst du heute, digital vielleicht bald

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung in der Arztpraxis steht seit dem BAG-Beschluss von 2022 fest und gilt für dein ganzes Team — vom Vollzeit-Empfang bis zur Minijobberin und zum Azubi. Die Feinheiten unterscheiden sich je nach Gruppe: Sieben-Tage-Frist beim Minijob, Zuschlag ab individueller Vertragszeit bei Teilzeit, Berufsschule als Arbeitszeit beim Azubi. Die Reform würde daraus voraussichtlich eine elektronische Pflicht machen — für kleine Praxen mit einer dauerhaften Ausnahme, für größere MVZ mit Übergangsfrist. Beschlossen ist noch nichts. Der nächste sinnvolle Schritt ist deshalb unspektakulär: Prüf, ob deine heutige Erfassung für alle vier Gruppen wirklich vollständig und tagesaktuell ist.

Häufig gestellte Fragen

Hier findest du Antworten auf die wichtigsten Fragen. Falls du weitere Hilfe benötigst, kontaktiere gerne unseren Support.

Ist die Arbeitszeiterfassung in der Arztpraxis wirklich Pflicht?

Ja. Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (Az. 1 ABR 22/21) sind Arbeitgeber auf Basis von § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz verpflichtet, die Arbeitszeiten aller Beschäftigten systematisch zu erfassen. Eine Ausnahme für Arztpraxen oder medizinische Einrichtungen gibt es nicht. Für Minijob-Beschäftigte gilt zusätzlich die eigenständige Aufzeichnungspflicht nach § 17 Mindestlohngesetz.

Welche Pflichten gelten speziell für Minijob-MFA?

Für geringfügig beschäftigte Medizinische Fachangestellte greift § 17 Mindestlohngesetz über den Verweis auf § 8 Abs. 1 SGB IV — unabhängig von der Branche. Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit müssen spätestens bis zum siebten Kalendertag nach dem jeweiligen Arbeitstag aufgezeichnet und mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden. Verstöße können mit einer Geldbuße bis zu 50.000 Euro geahndet werden (§ 21 Abs. 3 MiLoG).

Müssen MFA-Azubis auch erfasst werden?

Ja. Der BAG-Beschluss verpflichtet zur Erfassung der Arbeitszeit aller Arbeitnehmer — und dazu zählen arbeitsrechtlich auch Auszubildende (§ 10 Abs. 2 BBiG). Wichtig dabei: Berufsschulzeiten werden nach § 15 Berufsbildungsgesetz auf die Ausbildungszeit angerechnet und zählen als Arbeitszeit — auch wenn die Azubi nicht in der Praxis ist. Wer den Berufsschultag in der Zeiterfassung als Abwesenheit verbucht, riskiert falsche Salden und Vergütungsfehler.

Was ändert sich durch die ArbZG-Reform 2026 für Arztpraxen?

Der Referentenentwurf des BMAS vom 18. Juni 2026 sieht vor, dass Arbeitszeiten künftig grundsätzlich elektronisch und am Tag der Arbeitsleistung erfasst werden. Noch ist das kein Gesetz. Betriebe mit bis zu zehn Beschäftigten sollen laut Entwurf dauerhaft von der elektronischen Pflicht ausgenommen bleiben. Betriebe unter 50 Beschäftigten erhielten laut Entwurf fünf Jahre Übergangszeit; für 50–249 Beschäftigte wären es zwei Jahre, ab 250 ein Jahr. Der geplante Bußgeldrahmen ist in den verfügbaren Einordnungen noch nicht einheitlich; das Gesetz ist noch nicht verabschiedet.

Reicht eine Excel-Tabelle als Zeiterfassung in der Arztpraxis?

Nach aktuellem Recht ja — das Gesetz schreibt keine elektronische Form vor. Entscheidend ist die inhaltliche Vollständigkeit: Beginn, Ende, Dauer der Arbeitszeit sowie die über acht Stunden werktäglich hinausgehende Zeit (§ 16 Abs. 2 ArbZG). Der BMAS-Referentenentwurf will das für größere Betriebe auf elektronische Erfassung umstellen, ist aber noch nicht verabschiedet. Bei mehreren Beschäftigungsmodellen wird Excel mit der Zeit allerdings fehleranfällig.

Wie lässt sich die Zeiterfassung für verschiedene Beschäftigungsmodelle in einer Praxis zentral organisieren?

Beschäftigt eine Praxis gleichzeitig Vollzeit-MFA, Teilzeit-MFA, Minijobberinnen und Azubis, braucht sie ein System, das mehrere Arbeitszeitmodelle parallel verwaltet und automatisch auf Grenzwertüberschreitungen hinweist. Personizer bildet das ab: individuelle Arbeitszeitkonten, Überstundenberechnung gegen die vereinbarte Vertragszeit und eine DATEV-Integration für die Lohnabrechnung — in einer Oberfläche und auch für Arztpraxen und MVZ nutzbar.

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Zeiterfassung in der Arztpraxis

MFA, Minijob, Azubi, Teilzeit – vier Gruppen, vier Regeln. So meistert deine Praxis das rechtssicher

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Was sind Minusstunden?

Laut Definition liegen Minusstunden vor, wenn die tatsächlich geleistete Arbeitszeit die arbeitsvertraglich festgelegte Arbeitszeit unterschreitet (LAG Hessen – 9 Sa 1287/15).

Voraussetzung dafür ist das Bestehen eines Arbeitszeitkontos, welches eine Abweichung von der Regelarbeitszeit ins Plus oder Minus ermöglicht. Gibt es keine Einigung über ein Arbeitszeitkonto im Arbeitsvertrag, dann sind Minusstunden grundsätzlich unzulässig (LAG Nürnberg – 4 Sa 423/20).

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Gibt es einen Unterschied zwischen angeordneten und freiwilligen Minusstunden?

Unverschuldete Minusstunden werden nicht vom Arbeitnehmer verursacht. Sie werden vom Arbeitgeber angeordnet, beispielsweise wegen geringer Auslastung. Das geht nur, wenn eine vertragliche Regelung über ein Arbeitszeitkonto vorliegt, dem der Arbeitnehmer zugestimmt hat. Wenn der Arbeitgeber das Risiko des Arbeitsausfalls dann gemäß § 615 S. 1, 3 BGB zu tragen hat, befindet er sich in Annahmeverzug die angebotene Leistung des Arbeitnehmers anzunehmen. Folglich dürfen für die Zeit keine Minusstunden eingetragen werden. Eine Ausnahme ist nur mit Einigung möglich. Die kann im Einzelfall in dem Arbeitsvertrag, einem Tarifvertrag oder einer Betriebsvereinbarung zu sehen sein. Eine mündliche Absprache über Minusstunden ist möglich, soweit diese keine vertragliche Änderung bedeutet und im Rahmen des Weisungsrechts des Arbeitgebers liegt.

Bei freiwilligen Minusstunden hat der Arbeitnehmer Einfluss auf die Entstehung und muss sie dementsprechend nachholen (Beismann, NJW-Spezial 2022, 114).Das Arbeitszeitkonto fällt zunächst ins Minus und der Arbeitnehmer kann den negativen Saldo flexibel wieder durch an anderen Tagen geleistete Überstunden ausgleichen. Ob es dafür eine Frist gibt, richtet sich danach, was im Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag steht.

Was gilt als Sonderurlaub (und damit nicht als Minusstunde)?

Nur das, was im Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag vereinbart ist. Bei Tarifverträgen oder im Beamtenverhältnis gibt es meist Sonderurlaub. Beispiele sind die eigene Eheschließung, der eigene Umzug (einmal pro Kalenderjahr) oder ein Todesfall in der Familie. In diesen Fällen kann der Arbeitnehmer ein bis mehrere Tage mit Entgeltzahlung von der Arbeitsleistung freigestellt werden, sodass keine Minusstunden entstehen.

Sind Arzttermine während der Arbeitszeit Minusstunden?

Dazu gibt es Informationen in diesem Beitrag: Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung und Krankmeldung beim Arbeitgeber: So geht’s! 

Gibt es einen zeitlichen Rahmen, innerhalb dessen man Minusstunden aufholen muss?

Ein begrenzter Ausgleichszeitraum, um die Minusstunden wieder auszugleichen, kann im Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag festgelegt werden. Eine mündliche Absprache über den Ausgleichszeitraum ist möglich, soweit diese keine vertragliche Änderung bedeutet und im Rahmen des Weisungsrechts des Arbeitgebers liegt.

Können Minusstunden zum Kündigungsgrund werden?

Voraussetzung für eine Kündigung wegen Minusstunden ist das Fehlen einer Einigung über ein Arbeitszeitkonto oder eine Überschreitung der Höchstgrenze an vereinbarten Minusstunden (LAG Mecklenburg-Vorpommern, NZA-RR 2015, 348; LAG Hamburg NZA-RR 2017, 190). Minusstunden stellen dann eine Vertragspflichtverletzung dar und können je nach Einzelfall eine Abmahnung bis außerordentliche Kündigung bedeuten. (LAG Hamburg NZA-RR 2017, 190; LAG Mecklenburg-Vorpommern, NZA-RR 2015, 348).

Ist die Höhe der zulässigen Minusstunden auf eine bestimmte Anzahl geregelt?

Nein, es gibt keine gesetzliche Begrenzung auf eine Anzahl an Minusstunden. Diese kann im Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag vereinbart werden. Eine mündliche Absprache über Minusstunden ist möglich, soweit diese keine vertragliche Änderung bedeutet und im Rahmen des Weisungsrechts des Arbeitgebers liegt.

Können Minusstunden bei einer Kündigung mit ausstehendem Gehalt oder Urlaubstagen verrechnet werden?

Minusstunden können mit ausstehendem Gehalt verrechnet werden, wenn eine Verrechnung im Arbeitsvertrag festgelegt oder, soweit im Einzelfall zulässig, mündlich vereinbart wurde und auf einem vereinbarten Arbeitszeitkonto basiert (BAG, NZA 2011, 640). Ansonsten kann bei einer Kündigung und ausstehender im Voraus bezahlter Arbeitsleistung gegebenenfalls ein Schadensersatzanspruch des Arbeitgebers entstehen, wenn dies im Arbeitsvertrag vereinbart ist.

Minusstunden können nur mit Zustimmung des Arbeitnehmers mit verbleibenden Urlaubstagen verrechnet werden (LAG Schleswig-Holstein, 1 Sa 359 a/14).

Der Arbeitnehmer muss grundsätzlich die Möglichkeit bekommen, die Minusstunden nachzuarbeiten. Wird er freigestellt oder fristlos gekündigt, muss er die Minusstunden nicht finanziell ausgleichen (LAG Nürnberg – 4 Sa 423/20).

Was passiert mit Minusstunden bei längerer Abwesenheit durch Krankheit oder Elternzeit?

Für den Ausgleich von Minusstunden gilt der Ausgleichszeitraum, der vertraglich festgelegt ist. Ist die fehlende Arbeitszeit am Ende dieser Zeitspanne nicht ausgeglichen, kommt es zu Lohnabzügen, wenn die Verantwortung für die Minusstunden beim Arbeitnehmer liegt (https://www.arbeitsvertrag.org/minusstunden/).

Wird dieser Ausgleichszeitraum durch Krankheit oder Elternzeit unverschuldet verkürzt und es besteht keine Möglichkeit die bereits vergüteten Minusstunden durch Mehrarbeit oder Urlaubstage auszugleichen, kommt es auf die Abmachung im Einzelfall an.

Dabei ist an eine mögliche Verjährung der Minusstunden mit Ablauf von drei Jahren zu denken, § 195 BGB.

Was passiert mit Minusstunden in der Lehre / Ausbildung?

Wenn Auszubildende vom Arbeitgeber früher nach Hause geschickt werden, also Minusstunden angeordnet werden sollen, dann zählen diese gemäß § 19 Abs. 1 Nr. 2a BBiG als bezahlte Freistellung. Freiwillige Minusstunden kann der Auszubildende je nach Vereinbarung mit dem Arbeitgeber machen und wieder ausgleichen, angeordnete Minusstunden für Auszubildende sollen jedoch nicht zustande kommen.

Gibt es einen Unterschied zwischen Teil- und Vollzeitkräften im Umgang mit Minusstunden?

Wir haben auch bei gründlicher Recherche keinen Grund für eine solche Unterscheidung finden können. Allgemein gilt der arbeitsrechtliche Gleichbehandlungsgrundsatz (BAG 21.05.2014 – 4 AZR 50/13).

…und bei Saisonarbeit / Zeitarbeit / Kurzarbeit?

Bei saisonaler Arbeit kann vertraglich festgehalten werden, in welchen Monaten Mehrarbeit geleistet werden soll und in welchen Monaten die Auszahlung dieser Mehrarbeit erfolgt.

Bei saisonaler Arbeit hat der Arbeitnehmer nicht die Freiheit, sich die Arbeit selbst einzuteilen. Vielmehr gibt der Arbeitgeber Arbeitszeiten aufgrund saisonaler Bedingungen vor. Rechtlich gesehen erfolgt die Arbeitsleistung während der Hauptsaison, während in der Nebensaison keine Arbeitsleistung erfolgt und Überstunden abgebaut werden. In welchen Abständen und in welcher Höhe die Lohnzahlung erfolgt, ist Vereinbarungsfrage. Eine mündliche Absprache über Minusstunden ist möglich, soweit diese keine vertragliche Änderung bedeutet und im Rahmen des Weisungsrechts des Arbeitgebers liegt.

Kann man Minusstunden ablehnen?

Minusstunden können gemäß dem Arbeitsrecht nur dann entstehen, wenn Arbeitgeber und Arbeitnehmer in einem Vertrag ein Arbeitszeitkonto vereinbart haben. Gibt es keine Vereinbarung darüber, dann können demnach beide Seiten Minusstunden ablehnen. Der Arbeitnehmer müsste dann seine Arbeit weiterhin vor Ort anbieten, sodass er seinen Lohnanspruch gemäß § 615 S. 1 BGB nicht verliert.

Auf die Absprache kommt es an

Beim Thema Minusstunden können viele Faktoren eine Rolle spielen. Ob und wie sie ausgeglichen werden müssen, hängt häufig von der jeweiligen Situation und der Vereinbarung im Arbeits- oder Tarifvertrag ab.

Wichtig ist, dass sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer ihre Rechte und Pflichten kennen, um Missverständnisse zu vermeiden. Wer unsicher ist, sollte frühzeitig Rücksprache mit der Personalabteilung über die Minusstunden-Regelung im eigenen Unternehmen halten.

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Welche Pflichten haben Unternehmen zur Dokumentation der Arbeitszeit? Wie können Unternehmen die Arbeitszeit korrekt erfassen? 

Nach dem Urteil des EuGH zur Arbeitszeiterfassung (EuGH 14.5.2019 – C-55/18) war unklar, welche unmittelbaren Auswirkungen dieses auf die Rechtslage in Deutschland hat. Es war umstritten, ob es zunächst einer Anpassung des deutschen Rechts, also einer Transformation der Richtlinie in nationales Recht durch den deutschen Gesetzgeber bedarf, um eine unmittelbare Verpflichtung der Arbeitgeber zu begründen. Dies änderte sich mit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21).

In der Pressemitteilung heißt es:

„Der Arbeitgeber ist nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG verpflichtet, ein System einzuführen, mit dem die von den Arbeitnehmern geleistete Arbeitszeit erfasst werden kann.“

In diesem Zusammenhang hat das BAG dann klargestellt: „Die Arbeitgeberinnen sind schon kraft Gesetzes verpflichtet, ein System einzuführen, mit dem Beginn und Ende und damit die Dauer der Arbeitszeiten einschließlich der Überstunden in ihrem gemeinsamen Betrieb erfasst werden.“

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Auch das Bundesministerium für Arbeit und Soziales geht davon aus, dass die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung jetzt schon gilt. Man muss damit rechnen, dass das Bundesarbeitsgericht diese Fälle wieder so entscheiden würde.

Infolgedessen müssen die Mitgliedstaaten die Arbeitgeber daher verpflichten, ein objektives, verlässliches und zugängliches System einzuführen, mit dem die von einem jeden Arbeitnehmer geleistete tägliche Arbeitszeit gemessen werden kann.

Weitere Informationen zu dem Thema findet ihr in unserem Beitrag: Zeiterfassung: Gesetzliche Vorgaben & Tipps für Unternehmen

Wie können Unternehmen sicherstellen, dass sie die richtigen Maßnahmen zur Arbeitszeiterfassung treffen?

Wie genau das zukünftige Arbeitsschutzgesetz die EuGH-Richtlinie für ein objektives, verlässliches und zugängliches System konkretisieren wird, lässt sich derzeit noch nicht absehen.

Jedoch sollten sich Unternehmen vor der Wahl des Zeiterfassungssystems neben den gesetzlichen Anforderungen auch über die eigenen Anforderungen bewusst sein:

• Kosten: Welche Gesamtkosten kommen durch das System auf mein Unternehmen zu? Hierzu zählen neben den Anschaffungskosten auch Kosten für Schulungen, Wartung, Softwareupdates, Material, Datenimport, interne Ressourcen etc.
• IT-Landschaft: Soll das Zeiterfassungssystem an andere, bereits bestehende Programme angebunden werden? Falls ja, ist das problemlos möglich?
• Skalierbarkeit: Wie viele Mitarbeitenden sollen jetzt und in Zukunft das System nutzen. Kann das System mit meinem Unternehmen wachsen?
• Nutzerfreundlichkeit: Ist die Zeiterfassung über das jeweilige System einfach in den Arbeitsalltag integrierbar oder ist es eine zusätzliche Belastung für meine Mitarbeitenden und die Verwaltung?
• Funktionalität: Welche Funktionen benötige ich bei der Zeiterfassung? Je nach Nutzergruppe können diese Anforderungen variieren. Eine Führungskraft kann ganz andere Wünsche haben als die Verwaltung oder die Mitarbeitenden selbst.
• Anpassbarkeit: Die Strukturen eines jeden Unternehmens sind einzigartig und so sollte auch das Zeiterfassungssystem individuell anpassbar sein.

Was zählt als Arbeitszeitverstoß? 

Was im Sinne des Arbeitszeitgesetzes als Ordnungswidrigkeit oder Straftat gilt, ist in §§ 22, 23 ArbZG aufgelistet.

Nach § 22 Abs. 1 handelt beispielsweise ordnungswidrig, wer als Arbeitgeber vorsätzlich oder fahrlässig entgegen § 4 Ruhepausen nicht, nicht mit der vorgeschriebenen Mindestdauer oder nicht rechtzeitig gewährt. Die Ordnungswidrigkeit kann mit einer Geldbuße bis zu dreißigtausend Euro geahndet werden, § 22 Abs. 2 ArbZG.

Wer diese Handlungen vorsätzlich begeht und dadurch Gesundheit oder Arbeitskraft eines Arbeitnehmers gefährdet oder beharrlich wiederholt, wird mit Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr oder mit Geldstrafe bestraft, § 23 Abs. 1 ArbZG.

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Wer kann gegen das Arbeitszeitgesetz verstoßen? 

Die Bußgeldtatbestände in § 22 ArbZG setzen die Eigenschaft des Arbeitgebers voraus.

Arbeitnehmer können damit nicht direkt gegen das ArbZG verstoßen. Das lässt sich damit erklären, dass der Gesetzeszweck des ArbZG vor allem darin besteht die Sicherheit und den Gesundheitsschutz der Arbeitnehmer zu gewährleisten, § 1 ArbZG.

Können Arbeitnehmer gegen das Arbeitszeitgesetz verstoßen? 

Die Sanktionen aus §§ 22, 23 ArbZG richten sich nicht an den Arbeitnehmer, sie dienen ausschließlich dem Arbeitnehmerschutz (Hahn, Flexible Arbeitszeiten, Rn. 117).

Arbeitnehmer können in rechtlicher Hinsicht nicht direkt gegen das ArbZG verstoßen. In tatsächlicher Hinsicht schon, wenn beispielsweise Pausenzeiten vom Arbeitnehmer bei Vertrauensarbeitszeit nicht eingehalten werden. Gegen andere Gesetze als das ArbZG kann der Arbeitnehmer auch direkt verstoßen. Beispielsweise bei Arbeitszeitbetrug gegen § 263 StGB.

Wer haftet bei Verstoß? 

Der Arbeitgeber bleibt Normadressat und kann beispielsweise bei Vertrauensarbeit lediglich die Durchführung der Arbeitszeitdokumentation auf den Arbeitnehmer übertragen (Biester-Junker/Kaul, Arbeitszeiterfassung – was Arbeitgeber wirklich tun müssen WPg 2019, 1292). Der Arbeitgeber muss aber trotzdem durch geeignete organisatorische Maßnahmen dafür sorgen, dass kein Verstoß stattfindet, beispielsweise durch eine entsprechende Anleitung (Bayreuther, EuZW 2019, S. 446). Hat er dies getan und der Arbeitnehmer führt die Arbeitszeiterfassung selber durch, dann erfüllt der Arbeitnehmer damit lediglich eine arbeitsvertragliche Pflicht (Hahn, Flexible Arbeitszeiten, Rn. 114). Die Dokumentationspflicht, die den Arbeitgeber gemäß § 16 Abs. 2 ArbZG trifft, besteht weiterhin (Hahn, Flexible Arbeitszeiten, Rn. 114).

Der Arbeitnehmer kann bei Arbeitszeitbetrug gegebenenfalls gemäß § 263 StGB strafbar sein, wenn er bzgl. der Arbeitszeit den Arbeitgeber betrügt.

Welche Strafen drohen bei Verstoß für Arbeitnehmer bzw. Arbeitgeber?  

Bußgelder werden gemäß § 22 Abs. 2 ArbZG verhängt und können für den Arbeitgeber bis zu 30.000 € betragen, (Höfer, BeckOK ArbSchR, § 22 Rn. 1). Der Gesetzeswortlaut beschränkt sich hier jedoch ausdrücklich auf die Androhung eines Bußgeldes. Bisher wurde noch kein Bußgeld in der Höhe verhängt, die Behörde verhängt zunächst entsprechende Maßnahmen. Bisher gibt es nur einen bekannten Fall aus dem Jahr 2010, in dem ein Bußgeld verhängt wurde, das aber weit unter 10.000 € lag (OLG Jena, 02.09.2010 – 1 Ss Bs 57/10).

Gemäß § 23 ArbZG kommt für den Arbeitgeber eine Freiheitsstrafe bis zu 6 Monaten oder Geldstrafe in Frage, (Höfer, BeckOK ArbSchR, § 22 Rn. 1).

Dem Arbeitnehmer kann eine Kündigung sowie bei Arbeitszeitbetrug zulasten des Arbeitgebers eine Strafbarkeit gemäß § 263 StGB drohen.

Weitere Infos findet ihr auch hier: Pausenregelung im Arbeitsrecht 

Wer kontrolliert Verstöße gegen das Arbeitszeitgesetz?  

Die Aufsicht erfolgt gemäß § 17 Abs. 1 ArbZG durch die nach Landesrecht festgelegte zuständige Aufsichtsbehörde.

In Niedersachsen ist das Niedersächsische Ministerium für Soziales, Arbeit, Gesundheit und Gleichstellung zuständig.

Wer verhängt Strafen bei Verstößen?  

Die zuständige Aufsichtsbehörde kann Maßnahmen anordnen, die der Arbeitgeber zur Erfüllung der Pflichten aus dem ArbZG zu treffen hat, § 17 Abs. 2 ArbZG. Werden diese nicht erfüllt und es kommt zur Sanktion, können unterschiedliche Stellen zuständig sein. Geht es um eine Ordnungswidrigkeit und mögliche Verhängung eines Bußgeldes, ist das gemäß § 36 Abs. 1 Nr. 1 OwiG grundsätzlich Sache der zuständigen Verwaltungsbehörde. Gemäß § 17 ArbZG wäre das die nach jeweiligem Landesrecht zuständige Aufsichtsbehörde.

Erfolgt die Ahndung der Ordnungswidrigkeit im Zusammenhang mit einer Straftat, dann ist gemäß § 45 OwiG das entsprechende Gericht der Strafsache zuständig.

Wie kann man einen Verstoß melden? Können Meldungen auch unzulässig sein? 

Wenn der Arbeitgeber gegen das Arbeitszeitgesetz verstößt, haben Arbeitnehmer ein Beschwerderecht gemäß § 17 ArbSchG. Dort ist auch die Vorgehensweise verankert. Es müssen konkrete Anhaltspunkte vorliegen, auf die der Arbeitgeber zunächst aufmerksam gemacht werden soll, § 17 Abs. 2 S. 1 ArbSchG. Der Arbeitnehmer muss sich dabei nicht konkret an die Person des Arbeitgebers wenden, sondern kann den Umstand auch an den Betriebsrat oder eine entsprechende Stelle im Unternehmen herantragen (https://www.haufe.de/arbeitsschutz/recht-politik/verstoss-gegen-das-arbeitsschutzgesetz-melden-pflichten-rechte_92_531026.html).

Tritt keine Besserung ein, können Arbeitnehmer dies entweder dem Betriebsrat oder der zuständigen Aufsichtsbehörde melden, § 17 Abs. 2 S. 1 ArbSchG.

Das Beschwerderecht darf nicht wahrheitswidrig oder willkürlich ausgeübt werden, es muss konkrete Anhaltspunkte geben. Ansonsten kann es zu einer Kündigung und Schadensersatzansprüchen kommen (https://www.haufe.de/arbeitsschutz/recht-politik/verstoss-gegen-das-arbeitsschutzgesetz-melden-pflichten-rechte_92_531026.html).

Fazit: Einheitliches System als Chance nutzen

Insgesamt zeigt sich, dass eine rechtskonforme Arbeitszeiterfassung nicht nur eine gesetzliche Pflicht, sondern auch eine wertvolle Chance für Unternehmen ist. Sie fördert Transparenz, Fairness und Vertrauen im Arbeitsalltag und kann dazu beitragen, die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern. Eine gut umgesetzte Zeiterfassung mit einem einfach anzuwendenden und effizienten Tool unterstützt nicht nur die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, sondern verbessert auch langfristig die Arbeitsorganisation, reduziert Fehlerquellen und optimiert betriebliche Abläufe. Durch eine intelligente Integration in den Arbeitsalltag kann sie zudem administrative Prozesse erleichtern und die Produktivität nachhaltig steigern.

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Häufig gestellte Fragen

Hier findest du Antworten auf die wichtigsten Fragen. Falls du weitere Hilfe benötigst, kontaktiere gerne unseren Support.

Was sind die gesetzlichen Pflichten zur Arbeitszeiterfassung in Deutschland?

Seit dem BAG-Urteil von 2022 sind Unternehmen in Deutschland verpflichtet, die gesamte Arbeitszeit ihrer Mitarbeitenden systematisch zu erfassen – objektiv, verlässlich und zugänglich. Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) schreibt dabei konkrete Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten vor, deren Einhaltung dokumentiert werden muss. Personizer erfüllt diese gesetzlichen Anforderungen vollständig: mit automatischen Arbeitszeitgesetz-Warnungen, lückenloser Protokollierung und rechtssicherem Export – DSGVO-konform auf ISO-zertifizierten EU-Servern.

Welche Strafen drohen, wenn die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung nicht erfüllt wird?

Verstöße gegen das Arbeitszeitgesetz können mit Bußgeldern von bis zu 30.000 € pro Verstoß geahndet werden – bei wiederholten Verstößen drohen auch strafrechtliche Konsequenzen für die Geschäftsführung. Fehlende oder lückenhafte Aufzeichnungen gelten dabei als eigenständiger Verstoß. Mit Personizer dokumentierst du Arbeitszeiten rechtssicher und automatisch, inklusive Pausenzeiten und Überstunden – so bist du im Falle einer Prüfung jederzeit auf der sicheren Seite.

Wie funktioniert die gesetzeskonforme Arbeitszeiterfassung mit Personizer?

Personizer erfasst Arbeits- und Pausenzeiten digital – per Browser, Mobile App (iOS & Android) oder Chrome- und Edge-Extension. Automatische Arbeitszeitgesetz-Warnungen machen dich sofort auf Verstöße aufmerksam, bevor sie zum Problem werden. Alle Zeiteinträge lassen sich als rechtssichere Stundenzettel genehmigen und exportieren. Die Software ist ohne Installation sofort einsatzbereit – 14 Tage kostenlos testen, keine Kreditkarte nötig.

Für wen gilt die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung – und eignet sich Personizer auch für kleinere Unternehmen?

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gilt grundsätzlich für alle Unternehmen in Deutschland, unabhängig von der Betriebsgröße. Gerade für KMU mit 10 bis 100 Mitarbeitenden ist eine einfache, kostengünstige Lösung entscheidend – aufwendige Enterprise-Software lohnt sich hier selten. Personizer wurde speziell für kleine und mittlere Unternehmen entwickelt: modular buchbar ab 2,59 € pro Person und Monat, ohne Grundgebühr und ohne Implementierungskosten.

Wie schnell ist eine rechtskonforme Arbeitszeiterfassung mit Personizer einsatzbereit?

Personizer ist ohne Installation sofort nutzbar – nach der Registrierung kann dein Team noch am selben Tag mit der gesetzeskonformen Arbeitszeiterfassung starten. Es sind weder technische Vorkenntnisse noch eine Schulung nötig. Die 14-tägige kostenlose Testphase gibt dir vollen Zugriff auf alle Funktionen, damit du die Compliance-Anforderungen des Arbeitszeitgesetzes ohne Risiko umsetzen kannst.

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Lohnt es sich trotzdem, auch in einem kleinen Betrieb mit einer Zeiterfassungs-Software zu arbeiten?

Welche Anforderungen gibt es für die Zeiterfassung in Kleinbetrieben?  

Aktuell sind alle Betriebe verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden komplett zu erfassen – zuvor war nur die Dokumentation von Überstunden und Sonntagsarbeitszeit nötig. Unabhängig von der Unternehmensgröße sollen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit vollständig dokumentiert werden.  

Im April 2023 folgte dann die Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung – die verschiedenen Arten der Arbeitszeiterfassung haben wir im Beitrag über die gesetzlichen Vorgaben zusammengefasst. 

Ein Gesetzentwurf des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales (BMAS) sieht jedoch vor, dass Kleinbetriebe von der Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung ausgenommen werden könnten. Ein Kleinbetrieb wird in Deutschland in der Regel als ein Unternehmen mit bis zu 10 Mitarbeitenden definiert. Hier wäre laut Gesetzesentwurf auch die manuelle Zeiterfassung ausreichend (zum Beispiel in Form einer handschriftlich geführten Liste). Eine Verpflichtung zur elektronischen Zeiterfassung bei Kleinbetrieben ist hier bis auf Weiteres nicht vorgesehen. 

Lohnt sich eine digitale Zeiterfassung für Kleinbetriebe trotzdem?  

Ja, eine digitale Zeiterfassung bietet auch für kleine Unternehmen viele Vorteile, unabhängig von der aktuellen Gesetzeslage.  Gerade im Handwerk bringt digitale Zeiterfassung klare Vorteile: Arbeitszeiten entstehen unterwegs, auf Baustellen oder beim Kunden. Mit Personizer erfassen Teams ihre Zeiten einfach per App – direkt vor Ort und ohne Papierkram. Mehr dazu findest du auf unserer Seite zur Zeiterfassung im Handwerk.

Vorteile digitaler Zeiterfassung Kleinbetriebe: 

• Reduziert Kopierfehler und Datenverluste durch manuelles Übertragen von Zeiten in Listen und Handling von Papierdokumenten 

• Reduziert administrativen Aufwand durch zentrale Nutzung einer gemeinsamen Software, die sich oft auch an bestehende Buchhaltungssysteme anbinden lässt 

• Erhöht Transparenz für Mitarbeitende über die eigenen geleisteten Stunden 

• Erleichtert Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, zum Beispiel das Einhalten von Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten 

• Erleichtert die Handhabung verschiedener Arbeitszeitsysteme (z.B. Teilzeit, Remote-Arbeit oder Minijobs) durch eine zentrale digitale Lösung 

• Ein modernes Zeiterfassungssystem wird heute von Fachkräften erwartet. Eine transparente, digitale Lösung für die Zeiterfassung kann also ein Faktor für die Mitarbeiterbindung sein. 

Die manuelle Zeiterfassung für Kleinbetriebe reicht aus – ist aber ineffizient  

Wie gesagt ist es aktuell noch völlig ausreichend, wenn KMU mit bis zu 10 Mitarbeitenden Zeiterfassung in Papierform oder sogar mit Excel durchführen. Es sind schnelle und kostenlose Lösungen zur Arbeitszeiterfassung, die für den Einstieg die Einhaltung gesetzlicher Auflagen ermöglichen. 

Jedoch ist es durchaus möglich, dass sich die Gesetzeslage verändern kann und dann doch eine Pflicht zur elektronischen Arbeitszeiterfassung für Kleinbetriebe besteht. Abgesehen davon können die Vorteile einer digitalen Lösung die der manuellen Zeiterfassung leicht aufwiegen: 

• Kosten sparen ist für Kleinbetriebe ein wichtiges Thema. Deswegen scheint es zunächst am sinnvollsten, bei der kostenfreien, handschriftlichen Lösung zu bleiben. Die eigene Arbeitszeit wird hier jedoch außer Acht gelassen; Wer sich wegen manueller Aufwände und Zettelwirtschaft unnötig lange mit der Arbeitszeiterfassung aufhält, hat am Ende nicht wirklich gespart. 

• Einfache Lösungen sind schnelle (und dadurch günstige) Lösungen. Eine Software kann genauso einfach anwendbar sein wie die handschriftliche Liste – und ist sogar einfacher zu nutzen als eine Excel-Tabelle mit händisch eingetragenen Berechnungsformeln. Die digitale Zeiterfassung ist so leicht anwendbar wie eine klassische Stechuhr. 

• Fehler kosten Zeit und Nerven; verloren gegangene Stundenzettel, Übertragungsfehler, aus Versehen gelöschte Excel-Zellen oder gar Formeln fordern das System der manuellen Zeiterfassung ganz schön heraus. Statt sich auf das Tagesgeschäft konzentrieren zu können, müssen hier häufiger Fehler behoben werden.  

• Ressourcenschonende Dokumentation der Arbeitszeiten, die auch den gesetzlichen Vorgaben entspricht, ist durch digitale Zeiterfassung leichter umzusetzen als mit Aktenordnern voller Stundenzettel oder Excel-Tabellen, die möglicherweise nicht schreibgeschützt sind. 

• Bessere Work-Life Balance der Mitarbeitenden: Mit einem transparenten System, in dem Teammitglieder ihre Zeiten eigenständig verwalten und einteilen können, förderst du die Mitarbeiterzufriedenheit.

• Datenschutz ist nicht zuletzt ein wichtiger Punkt, der bei der Wahl des Zeiterfassungssystems einfließen sollte. Digitale Systeme machen es dir leicht zu entscheiden, wer welche Arbeitszeiten sehen darf, und wer nicht. Mit dem klassischen Stundenzettel gestaltet sich das nicht ganz so einfach… 

Kurzum: Auch für Kleinbetriebe kann es ratsam sein, eine Software oder App für die Dokumentation der Arbeitszeiten zu nutzen. Mit bekannten Lösungen wie von Clockin, TimeTac oder Personizer können Arbeitszeiten ganz einfach digital erfasst und verwaltet werden.   

Digitale Zeiterfassung, die zu Kleinbetrieben passt

Digitale Zeiterfassung, die zu Kleinbetrieben passt: Arbeitszeiten per App erfassen, transparent auswerten und rechtssicher dokumentieren – ohne Zettelchaos.

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Was kostet die digitale Zeiterfassung für Kleinbetriebe?  

Je nachdem, welche Funktionen benötigt werden, können die Preise für deine Zeiterfassungs-Software variieren. Pro Monat und Lizenz rangieren die Preise für die digitale Zeiterfassung zwischen knapp 0,70 Euro und 4 Euro.  

Einige Anbieter digitaler Zeiterfassung bieten zudem kostenlose Basis-Versionen ihrer Software an. Wer ausschließlich die Zeiterfassungen und eine Maximal-Anzahl von 10 Lizenzen abdecken möchte, kann damit für sein kleines Unternehmen eine kostengünstige, digitale Lösung finden. 

Wichtig ist vor allem, dass die gewählte Software den Anforderungen deines Unternehmens entspricht: In diesem Beitrag findest du eine praktische Checkliste für die Auswahl der passenden Zeiterfassungs-Software. 

Digitale Zeiterfassung für Kleinbetriebe bietet viele Vorteile  

Auch wenn Kleinbetriebe aktuell von der Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung ausgenommen sind, ist die Einführung eines digitalen Zeiterfassungssystems dennoch sinnvoll. Es erleichtert die Dokumentation, sorgt für Transparenz und unterstützt die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben. Nicht zuletzt kann die digitale Zeiterfassung ein Tool zur besseren Mitarbeiterbindung sein, wenn es auf vertrauensvoller Basis genutzt wird. 

Mit Lösungen wie Personizer können auch kleine Unternehmen effizient und professionell ihre Arbeitszeiten erfassen und verwalten – und sind im Falle einer Gesetzesänderung mit neuen Verpflichtungen für Kleinbetriebe gut aufgestellt. 

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Häufig gestellte Fragen

Hier findest du Antworten auf die wichtigsten Fragen. Falls du weitere Hilfe benötigst, kontaktiere gerne unseren Support.

Sind Kleinbetriebe in Deutschland zur Zeiterfassung verpflichtet?

Ja – die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gilt in Deutschland unabhängig von der Betriebsgröße. Das BAG-Urteil von 2022 und das EuGH-Urteil von 2019 haben klargestellt, dass alle Arbeitgebenden ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Erfassung der gesamten Arbeitszeit einführen müssen – auch Kleinbetriebe mit weniger als zehn Mitarbeitenden. Eine gesetzliche Konkretisierung im Arbeitszeitgesetz steht noch aus, das Grundprinzip der Erfassungspflicht ist jedoch höchstrichterlich bestätigt.

Welche Zeiterfassungslösung eignet sich für Kleinbetriebe mit wenigen Mitarbeitenden?

Für Kleinbetriebe eignet sich eine schlanke, sofort einsatzbereite Lösung ohne Implementierungsaufwand und ohne hohe Fixkosten. Personizer bietet genau das: Zeiterfassung per Browser, Mobile App für iOS und Android sowie Chrome- und Edge-Extension – ohne Installation, ohne Schulung und ohne Grundgebühr. Kleinbetriebe können Personizer dauerhaft kostenlos in der Basisversion nutzen oder 14 Tage den vollen Funktionsumfang kostenlos testen – ganz ohne Kreditkarte.

Wie funktioniert die Zeiterfassung für Kleinbetriebe mit Personizer konkret?

Mitarbeitende starten und stoppen ihre Arbeitszeit per Klick im Browser oder per Mobile App – Pausen werden automatisch abgezogen oder manuell erfasst. Führungskräfte sehen alle Zeiteinträge in Echtzeit, können Korrekturen vornehmen und Stundenzettel mit einem Vier-Augen-Prinzip genehmigen. Personizer warnt automatisch bei Verstößen gegen das Arbeitszeitgesetz, etwa bei zu langen Arbeitszeiten oder fehlenden Pausen – das schützt Kleinbetriebe vor rechtlichen Risiken, ohne dass HR-Fachwissen nötig ist.

Was kostet Zeiterfassung für Kleinbetriebe mit Personizer?

Personizer arbeitet mit einem transparenten Modell ohne Grundgebühr: Das Zeiterfassungsmodul kostet 3,70 € pro Mitarbeitenden pro Monat bei monatlicher Laufzeit – bei jährlicher Buchung reduziert sich der Preis auf 3,33 €, bei zweijähriger Laufzeit auf 2,59 €. Kleinbetriebe zahlen damit nur für die Anzahl der tatsächlich aktiven Mitarbeitenden, ohne versteckte Kosten oder Mindestnutzerzahl. Wer nur Basisfunktionen benötigt, kann Personizer dauerhaft kostenlos nutzen.

Welche Vorteile bietet digitale Zeiterfassung gegenüber Excel und Papierlisten für Kleinbetriebe?

Excel-Tabellen und handschriftliche Stundenzettel sind fehleranfällig, schwer nachvollziehbar und im Streitfall rechtlich kaum belastbar. Mit Personizer werden Arbeitszeiten revisionssicher dokumentiert, Überstunden automatisch berechnet und Auswertungen auf Knopfdruck exportiert – das spart Zeit und schützt bei Prüfungen durch Behörden oder im Arbeitsrechtsstreit. Alle Daten werden DSGVO-konform auf ISO-zertifizierten EU-Servern gespeichert, was gerade für Kleinbetriebe ohne eigene IT-Abteilung ein entscheidender Sicherheitsvorteil ist.

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Inhalt

Das Arbeitszeitkonto im Minijob kann sich als äußerst nützlich erweisen, um den Schutz von Arbeitnehmenden und Flexibilität für Arbeitgebende zu ermöglichen. Insbesondere in Zeiten von Produktionsspitzen oder auch bei niedriger Auslastung ist diese Freiheit hilfreich: 

• Minijob-Personal je nach Bedarf oder Auftragslage einsetzen  
• Flexible Planung der Personaleinsätze  
• Überblick der bereits geleisteten Stunden 

Dabei gibt es einige Voraussetzungen, die erfüllt sein müssen, um das Arbeitszeitkonto auch für geringfügig Beschäftigte zu nutzen.

Minijob-Stunden jederzeit im Blick

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Wie kann ich ein Arbeitszeitkonto im Minijob einsetzen? 

Die Sozialversicherung ermöglicht die Nutzung vom Arbeitszeitkonto im Minijob im Rahmen einer „sonstigen flexiblen Arbeitszeitregelung“. Dabei handelt es sich um Arbeitszeitkonten, die in Form von Gleitzeit- oder Jahreszeitkonten geführt werden. Diese erleichtern es, einen Überblick über geleistete Arbeitszeit zu behalten und die Geringfügigkeitsgrenze einzuhalten bei gleichzeitig flexibler Personalplanung.  

Zwingende Grundvoraussetzung ist ein verstetigtes Arbeitsentgelt, also ein festes Entgelt, das der Person im Minijob monatlich gezahlt wird. Dieses beträgt seit dem 01. Januar 2025 maximal 556 Euro pro Monat, beziehungsweise höchstens 6.672 Euro pro Jahr.  

Die Anzahl der zu leistenden Stunden pro Monat, bzw. Jahr berechnet sich aus dem Stundenlohn. Basierend auf der errechneten Gesamtarbeitszeit wird dann vertraglich vereinbart, welcher monatlich gleichbleibende Verdienst gezahlt wird. 

Wie viele Überstunden sind erlaubt im Minijob? 

Auch bei geringfügiger Beschäftigung kann es vorkommen, dass mehr Arbeitszeit anfällt als üblich. Solche monatlichen Schwankungen werden im Arbeitszeitkonto dokumentiert, sodass Überstunden auf-, aber auch wieder abgebaut werden können. 

Zwar bietet das Arbeitszeitkonto im Minijob Flexibilität, um mit diesen Schwankungen umzugehen. Dennoch gibt es Auflagen für die maximale Anzahl an Überstunden, die in geringfügiger Beschäftigung aufgebaut werden dürfen. Überstunden sind möglich, wenn „ein gelegentliches und unvorhersehbares Überschreiten“ vorliegt: 

• Gelegentlich: Die Verdienstgrenze darf in bis zu zwei Monaten innerhalb eines Kalenderjahres überschritten werden. In einem Kalendermonat darf maximal das Doppelte der Minijob-Grenze verdient werden – 2025 sind das 1.112 Euro. Nach § 8 Abs. 1b SGB IV kann eine geringfügig beschäftigte Person in begründeten Ausnahmefällen somit 7.784 Euro im Jahr verdienen.  
• Unvorhersehbar: Spontanes Einspringen bei Krankheitsfällen, Personalmangel, Nachfrageschwankungen oder Produktionsspitzen können Begründung für das Überschreiten der Verdienstgrenze sein. 

Nach den Mindestlohnbestimmungen gemäß § 2 Abs. 2 S. 3 MiLoG dürfen die in das Arbeitszeitkonto eingestellten Arbeitsstunden die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit nicht um mehr als 50 Prozent übersteigen. 

Die geringfügig entlohnte Beschäftigung ist auch dann noch gegeben, wenn trotz Überstunden die jährliche Geringfügigkeitsgrenze nicht überschritten wird. Das bedeutet, dass Minijobbende auch noch mit Guthabenstunden auf dem Arbeitszeitkonto in die Minijob-Regelung fallen können. Die Gesamtarbeitszeit inklusive Überstunden darf pro Jahr nur nicht die 6.672 Euro pro Jahr übersteigen. 

Wie stark dürfen saisonale Schwankungen im Arbeitszeitkonto bei Minijobs sein?

Entsprechend der Mindestlohnbestimmungen ist es nicht möglich, Arbeitsstunden von geringfügig Beschäftigten zum Beispiel aufgrund von Saisongeschäft auf wenige Monate in Vollzeit zu konzentrieren. 

Auch, wenn die Jahresverdienstgrenze von 6.672 Euro eingehalten wird, indem neben der Saison die Stundenzahl pro Monat stark reduziert wird, erkennen Sozialversicherungsträger den Einsatz von Minijobbenden mit Arbeitszeitskonto in einem solchen Fall nicht an, da es sich hierbei um erhebliche Schwankungen der Arbeitszeit handelt. So ist es auch in den Geringfügigkeitsrichtlinien der Spitzenorganisationen der Sozialversicherungen bei Punkt B.2.2.1.2 definiert.  

Minijob-Überstunden im Arbeitszeitkonto abbauen: So geht’s!

Sollten sich sehr viele Überstunden im Arbeitszeitkonto einer geringfügig angestellten Person sammeln, ist eine Freistellung von maximal 3 Monaten möglich, um die Guthabenstunden abzubauen. Arbeitgebende zahlen während dieser Zeit das vertraglich vereinbarte monatliche Entgelt weiterhin aus, die Überstunden werden währenddessen abgebaut. Die sozialversicherungsrechtliche Beschäftigung bleibt während dieser Freistellung weiterhin bestehen.  

Alternativ können Überstunden auch ausgezahlt werden, falls eine Freistellung nicht möglich oder erwünscht ist. In diesem Fall ist die Jahresverdienstgrenze zu beachten. 

Gut zu wissen: Ein Minijob besteht nicht mehr, wenn Überstunden, die über der Geringfügigkeitsgrenze liegen, nicht mehr innerhalb eines Jahres abgebaut werden können oder wenn von vornherein geplant war, dass Minijobbende mehr als drei Monate freigestellt werden. 

Wenn bei einer Überprüfung durch die Sozialversicherung festgestellt wird, dass der Abbau der Überstunden nicht geplant war, könnte dies dazu führen, dass die Vereinbarung über die Arbeitszeit und somit der Minijob in Frage gestellt wird. Dies könnte eine Nachzahlung von Beiträgen aufgrund einer sozialversicherungspflichtigen Beschäftigung mit sich bringen. 

Was passiert mit Überstunden bei Kündigung im Minijob? 

Laut Mindestlohngesetz müssen Arbeitgebende noch ausstehendes Zeitguthaben nach Beendigung des Minijobs im Folgemonat auszahlen. Für die Beitragsberechnung wird diese Auszahlung als einmalige Zahlung dem letzten Abrechnungszeitraum zugeordnet. 

Wenn durch die Auszahlung der Überstunden die erlaubte Entgeltgrenze für einen Minijob überschritten wird, hat das keine Auswirkungen auf den Minijob. 

Arbeitszeitkonto im Minijob: Tipps für Arbeitgebende 

Arbeitszeitmodell anlegen: Wenn feste Arbeitstage und -zeiten vereinbart sind, können diese als Arbeitszeitmodell angelegt werden. Dies schafft mehr Transparenz im Team, da Anwesenheit aller Mitarbeitenden im Kalender gekennzeichnet und somit planbar ist. 

Mobile App nutzen: Um Minijobs flexibel zu gestalten, muss auch die Zeiterfassung flexibel sein. Mit einer Zeiterfassungs-App auf dem Handy können Mitarbeitende die eigene Arbeitszeit jederzeit dokumentieren. Sollten sie keine App auf ihren privaten Smartphones installieren wollen, können Mitarbeitende alternativ die Zeiterfassungs-Software im Browser auf ihrem Handy oder dem Rechner abrufen. 

Arbeitszeitkonto verwenden: Ein Zeitkonto kann dabei helfen, den Überblick über Arbeitsstunden und Überstunden zu behalten. So behältst du die Geringfügigkeitsgrenze einfach im Auge und kannst Überstunden rechtzeitig ausgleichen. 

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Inhalt

Was ist erlaubt?

Eine angemessene Pausenregelung ist von entscheidender Bedeutung, um die Gesundheit und das Wohlbefinden der Arbeitnehmenden zu gewährleisten. Doch hinsichtlich der geplanten Reform des Arbeitszeitgesetzes stellen sich Unternehmen eine Vielzahl von Fragen, wenn es um das Arbeitsrecht und die Pausengestaltung geht.

Was zählt bei der Zeiterfassung als Pause? Dürfen Pausen pauschal abgezogen werden? Diese und weitere interessante Fragen rund um die Pausenregelung im Arbeitsrecht werden wir heute mit Unterstützung von Rechtsanwalt Dr. Gerrit Mesch klären.

Dieser Artikel ist auf dem Stand 13.10.2023.

Rechtliche Einordnung

Das Bundesarbeitsgericht hat im September letzten Jahres geurteilt, dass auch in Deutschland die gesamte Arbeitszeit der Arbeitnehmer aufzuzeichnen ist.

Der Arbeitgeber sei nach § 3 Absatz 2 Nummer 1 des Arbeitsschutzgesetzes (ArbSchG) – unter Vornahme einer unionsrechtskonformen Auslegung – verpflichtet, ein System einzuführen, mit dem die von den Arbeitnehmern geleistete Arbeitszeit erfasst werden kann (BAG – 1 ABR 22/21).

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Urteile wirken grundsätzlich nur inter partes, also zwischen den Parteien des Rechtsstreites. Es besteht jedoch ein berechtigter Grund zur Annahme, dass das Bundesarbeitsgericht die Rechtsauffassung auch bei einem nächsten Rechtsstreit vertritt.

Darüber hinaus liegt aktuell ein Gesetzesentwurf zur Arbeitszeiterfassung in Form eines Referentenentwurfes vor. Der aktuelle Referentenentwurf nimmt auf diese Rechtsprechungsentwicklung Bezug und stellt klar, dass das „Ob“ der Arbeitszeiterfassung bereits entschieden sei. Bezüglich des „Wie“ der Aufzeichnung würden jedoch weiterhin Unsicherheiten bestehen. Es sei die Aufgabe des Gesetzgebers, diese Unsicherheiten zu klären.¹

Im Folgenden werden die Fragen unter Berücksichtigung dieser rechtlichen Lage beantwortet. Der Artikel nimmt genauso wie beispielsweise das Bundesministerium für Arbeit und Soziales an, dass der BAG in seiner Entscheidung vom 13. September 2022 verbindlich festgestellt hat, dass in Deutschland die gesamte Arbeitszeit der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer aufzuzeichnen ist. Es ist zu erwähnen, dass dieses Urteil nicht völlig unumstritten ist.

Wenn du mehr über den Hintergrund des Urteils erfahren möchtest, ließ auch diesen Artikel: Zeiterfassung: Gesetzliche Vorgaben & Tipps für die Umsetzung.²

Was zählt als Pause?

Der Begriff der „Pause“ wird im Gesetz nicht ausdrücklich definiert.

Nach § 4 ArbZG ist die Arbeit durch im Voraus feststehende Ruhepausen von mindestens 30 Minuten bei einer Arbeitszeit von mehr als sechs bis zu neun Stunden und 45 Minuten bei einer Arbeitszeit von mehr als neun Stunden insgesamt zu unterbrechen.

Die Ruhepausen nach Satz 1 können in Zeitabschnitte von jeweils mindestens 15 Minuten aufgeteilt werden. Länger als sechs Stunden hintereinander dürfen Arbeitnehmer nicht ohne Ruhepause beschäftigt werden.

Aus der Abgrenzung zur Arbeitszeit ergibt sich, was eine Ruhepause ist. Nach der Rechtsprechung sind Ruhepausen nach § 4 ArbZG Unterbrechungen der Arbeitszeit von bestimmter Dauer, die der Erholung dienen.

Es muss sich um im Voraus festliegende Unterbrechungen der Arbeitszeit handeln, in denen der Arbeitnehmer weder Arbeit zu leisten noch sich dafür bereitzuhalten hat. Der Arbeitnehmer muss frei darüber entscheiden können, wo und wie er diese Zeit verbringen will. Entscheidendes Merkmal der Ruhepause ist, dass der Arbeitnehmer von jeder Arbeitsverpflichtung und auch von jeder Verpflichtung, sich zur Arbeit bereitzuhalten, freigestellt ist.³

Wie lang muss eine Pause sein?

Nach § 4 S. 2 ArbZG können die Ruhepausen (nach Satz 1) in Zeitabschnitte von jeweils mindestens 15 Minuten aufgeteilt werden. Daraus ergibt sich, dass die Ruhepause mindestens 15 Minuten lang sein muss. Kürzere zeitliche Unterbrechungen werden nicht mitgerechnet. Von diesem Grundsatz kann branchenspezifisch in einem Tarifvertrag oder einer Betriebsvereinbarung abgewichen werden.

Eine Höchstdauer für eine Ruhepause ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Zu berücksichtigen ist jedoch, dass zu lange Pausen zu einer Stückelung der Arbeitszeit führen können. Diese Unterbrechungen dienen nicht mehr vorrangig der Erholung des Mitarbeiters, sondern führen dazu, dass sich die Arbeitszeit in nicht hinnehmbarer Weise auf den ganzen Tag verteilt. Nach der Rechtsprechung kann dies insbesondere dann als unzumutbar erachtet werden, wenn die Arbeit nach dieser Unterbrechung auch anders organisiert werden könnte.⁴

Darüber hinaus beeinflusst die Pause auch die Länge des Arbeitstages beziehungsweise das Ende der Arbeitszeit. Es ist darauf zu achten, dass die Ruhezeit eingehalten wird. Nach § 5 Abs. 1 ArbZG müssen Arbeitnehmer nach Beendigung der täglichen Arbeitszeit eine ununterbrochene Ruhezeit von mindestens elf Stunden haben.

Was passiert, wenn die gesetzlich vorgeschriebenen Pausenzeiten nicht eingehalten werden?

Nach § 22 Abs. 1 handelt ordnungswidrig, wer als Arbeitgeber vorsätzlich oder fahrlässig entgegen § 4 Ruhepausen nicht, nicht mit der vorgeschriebenen Mindestdauer oder nicht rechtzeitig gewährt. Die Ordnungswidrigkeit kann mit einer Geldbuße bis zu dreißigtausend Euro geahndet werden.⁵

Wer diese Handlungen vorsätzlich begeht und dadurch Gesundheit oder Arbeitskraft eines Arbeitnehmers gefährdet oder beharrlich wiederholt, wird mit Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr oder mit Geldstrafe bestraft.⁶

Verstößt der Arbeitgeber gegen die Vorgaben zur Gewährung, Dauer oder Lage der Pause und wird hierdurch die Pause nicht (mehr) wirksam im Sinne des § 4 gewährt, kann der Arbeitnehmer unter Umständen einen Anspruch auf Annahmeverzugslohn geltend machen, § 615 S. 1 BGB.⁷

Darüber hinaus kann ein Verstoß gegen das Erfordernis der Gewährung im Voraus feststehender Ruhepausen ebenso wie ausreichend langer Ruhepausen einen Schadensersatzanspruch aus §§ 618, 280 Abs. 1 BGB begründen, wenn dem Arbeitnehmer durch die Nichteinhaltung des § 4 ein Schaden an seiner Gesundheit entsteht.⁸

Muss jede Pause zeitlich erfasst werden?

Auch wenn das Bundesarbeitsgericht bereits heute eine Pflicht zur Aufzeichnung der Arbeitszeit annimmt, sind Festlegungen zum Inhalt der Arbeitszeitdokumentation noch nicht final getroffen worden.

Vor dem Hintergrund, dass die Erfassung der Arbeitszeit dem besseren Schutz der Sicherheit und der Gesundheit der Arbeitnehmer dient⁹, wäre es sinnvoll, dass sich aus der Aufzeichnung ergibt, ob beispielsweise die Höchstarbeitszeit nach § 3 ArbZG und die Ruhezeit nach § 5 ArbZG eingehalten wurde und die nach § 4 ArbZG notwendige Ruhepausen gewährt worden sind.¹⁰

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Dürfen Pausen automatisch von der Arbeitszeit abgezogen werden?

Ein automatischer/pauschaler Abzug würde dem Sinn und Zweck der Arbeitszeiterfassung widerstreben. So könnte in keinem Fall nachvollzogen werden, ob beispielsweise die Höchstarbeitszeit nach § 3 ArbZG und die Ruhezeit nach § 5 ArbZG eingehalten wurde und die nach § 4 ArbZG notwendige Ruhepausen gewährt worden sind.

Das Arbeitsgericht Hamm hat in einem Fall geurteilt, in dem der Arbeitgeber die Pausen pauschal abgezogen hat. Laut des Gerichts war er dazu nicht berechtigt, da er nicht darlegen konnte, dass der Arbeitnehmer die Pausen eingehalten hat bzw. einhalten konnte.¹¹ Bei der Bewertung kommt es jedoch immer auf den Einzelfall an.

Kann der Arbeitgeber den Zeitpunkt und die Länge von Pausen vorgeben?

Der Arbeitgeber kann im Rahmen seines Weisungsrechts gemäß § 106 S. 1 Gewerbeordnung (GewO) Inhalt, Ort und Zeit der Arbeitsleistung nach billigem Ermessen näher bestimmen, soweit diese Arbeitsbedingungen nicht durch den Arbeitsvertrag, Bestimmungen einer Betriebsvereinbarung, eines anwendbaren Tarifvertrages oder gesetzliche Vorschriften (siehe oben, insbesondere Arbeitszeitgesetz) festgelegt sind. Das Weisungsrecht umfasst auch den im Voraus festzulegenden Zeitpunkt des Beginns und des Endes der Ruhepause und damit auch deren zeitliche Länge.

Auch hier ist zu berücksichtigen, dass der Arbeitgeber bei der Festlegung der zeitlichen Länge der Ruhepausen auch auf die Interessen der Mitarbeiter Rücksicht nehmen muss.¹²

1. Vgl. Referentenentwurf des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales, Entwurf eines Gesetzes zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes und anderer Vorschriften, S. 8; vgl. Fuhlrott/Herzig: Arbeitszeit: 1:1-Umsetzung der gerichtlichen Vorgaben durch Referentenentwurf? ArbRAktuell 2023, 221 ↩︎
2. Vgl. BMAS zur Frage: Darf der Arbeitgeber mit der Arbeitszeiterfassung warten, bis das Arbeitszeitgesetz an die Rechtsprechung des BAG angepasst ist? ↩︎
3. Vgl. ArbZG § 2 Begriffsbestimmungen, Roloff, Erfurter Kommentar zum Arbeitsrecht, 23. Auflage 2023, Rn. 13, 14 ↩︎
4. LAG Köln, Urteil vom 15.06.2009 – 5 Sa 179/09, BeckRS 2009, 69332; III. Zeit der Arbeitsleistung, Peters, Peters, Das Weisungsrecht der Arbeitgeber, 2. Auflage 2021, Rn. 479-489 ↩︎
5. Vgl. § 22 Abs. 2 ArbZG ↩︎
6. Vgl. § 23 Abs. 1 ArbZG ↩︎
7. ArbZG § 4 Ruhepausen, Roloff, Erfurter Kommentar zum Arbeitsrecht, 23. Auflage 2023, Rn. 7, 8 ↩︎
8. BAG 25.2.2015, NZA 2015, 442; ArbZG § 4 Ruhepausen, Roloff, Erfurter Kommentar zum Arbeitsrecht, 23. Auflage 2023, Rn. 7, 8 ↩︎
9. Darm-Tobaben/Fink: Was lange währt, wird endlich gut. Oder doch nicht? – Der Referentenentwurf des BMAS zur Arbeitszeiterfassung, ARP 2023, 209; EuGH: Arbeitsrecht: Pflicht des Arbeitgebers zur vollumfänglichen Arbeitszeiterfassung, EuZW 2019; https://www.bundesarbeitsgericht.de/wp-content/uploads/2022/12/1-ABR-22-21.pdf ↩︎
10. Vgl. Darm-Tobaben/Fink: Was lange währt, wird endlich gut. Oder doch nicht? – Der Referentenentwurf des BMAS zur Arbeitszeiterfassung, ARP 2023, 209; Benkert: Pflicht zur Arbeitszeiterfassung – was bedeutet dies für Arbeitgeber?, NJW-Spezial 2023, 50 ↩︎
11. ArbG Hamm (3. Kammer), Urteil vom 30.01.2013 – 3 Ca 1634/11 ↩︎
12. III. Zeit der Arbeitsleistung, Peters, Peters, Das Weisungsrecht der Arbeitgeber, 2. Auflage 2021, Rn. 479-489; vgl. § 106 S. 3 GewO; vgl. § 106 S. 3 GewO ↩︎

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Häufig gestellte Fragen

Hier findest du Antworten auf die wichtigsten Fragen. Falls du weitere Hilfe benötigst, kontaktiere gerne unseren Support.

Was regelt das Arbeitszeitgesetz zur Pausenregelung in Deutschland?

Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) schreibt in § 4 vor, dass Mitarbeitende bei einer Arbeitszeit von mehr als sechs Stunden eine Mindestpause von 30 Minuten einlegen müssen – bei mehr als neun Stunden sind es 45 Minuten. Pausen dürfen in Abschnitte von mindestens 15 Minuten aufgeteilt werden. Wichtig: Ruhepausen gelten nicht als Arbeitszeit und dürfen daher nicht ans Ende des Arbeitstags verschoben werden. Verstöße gegen diese Regelungen können als Ordnungswidrigkeit geahndet werden.

Wie unterscheiden sich Ruhepausen und Ruhezeiten im Arbeitsrecht?

Ruhepausen unterbrechen die Arbeitszeit während des Arbeitstags und sind im ArbZG klar geregelt – sie müssen im Voraus feststehen und dürfen nicht spontan am Tagesende genommen werden. Ruhezeiten hingegen bezeichnen die ununterbrochene Freizeit zwischen zwei Arbeitstagen: Das ArbZG schreibt hier mindestens elf Stunden vor. Beide Regelungen dienen dem Gesundheitsschutz der Beschäftigten und sind für Unternehmen verpflichtend einzuhalten – unabhängig von Branche oder Unternehmensgröße.

Wie lassen sich Pausenzeiten rechtssicher erfassen und dokumentieren?

Seit dem BAG-Urteil von 2022 und dem EuGH-Urteil von 2019 sind Unternehmen verpflichtet, Arbeitszeiten objektiv und lückenlos zu dokumentieren – das schließt Pausenzeiten ein. Mit Personizer lassen sich Pausen automatisch abziehen oder manuell erfassen, und das integrierte Arbeitszeitgesetz-Warnsystem weist aktiv auf Verstöße hin, bevor sie zum Problem werden. Alle Zeitdaten werden DSGVO-konform auf ISO-zertifizierten EU-Servern gespeichert und sind jederzeit exportierbar.

Gilt die gesetzliche Pausenregelung auch für Teilzeitkräfte und Minijobs?

Ja – das ArbZG gilt grundsätzlich für alle Arbeitnehmenden, unabhängig vom Beschäftigungsumfang. Wer also auch im Rahmen eines Minijobs oder einer Teilzeitstelle mehr als sechs Stunden am Stück arbeitet, hat Anspruch auf die gesetzlich vorgeschriebene Pause. Ausnahmen gelten für bestimmte Branchen und Berufsgruppen (z. B. Pflege, Gastronomie), die teils durch Tarifverträge abweichende Regelungen haben. Für KMU empfiehlt sich eine klare interne Pausenregelung, die schriftlich festgehalten und einheitlich umgesetzt wird.

Welche Vorteile bietet Personizer bei der Verwaltung von Pausenregelungen im KMU-Alltag?

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Was in Zukunft noch möglich ist

Schon viele Monate diskutieren Politik und Wirtschaft über die geplante Reform des Arbeitszeitgesetzes. Besonders Unternehmen, die bislang auf Vertrauensarbeitszeit gesetzt haben, sehen sich vor der Herausforderung, die Balance zwischen individueller Freiheit und rechtskonformen Handeln zu finden.

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Ist bei einer Arbeitszeiterfassungspflicht die Vertrauensarbeitszeit überhaupt noch möglich? Diese und viele weitere Fragen klären wir heute mit Unterstützung von Rechtsanwalt Dr. Gerrit Mesch.

Dieser Artikel ist auf dem Stand 13.10.2023.

Rechtliche Einordnung

Das Bundesarbeitsgericht hat im September letzten Jahres geurteilt, dass auch in Deutschland die gesamte Arbeitszeit der Arbeitnehmer aufzuzeichnen ist.

Der Arbeitgeber sei nach § 3 Absatz 2 Nummer 1 des Arbeitsschutzgesetzes (ArbSchG) – unter Vornahme einer unionsrechtskonformen Auslegung – verpflichtet, ein System einzuführen, mit dem die von den Arbeitnehmern geleistete Arbeitszeit erfasst werden kann (BAG – 1 ABR 22/21).

Urteile wirken grundsätzlich nur inter partes, also zwischen den Parteien des Rechtsstreites. Es besteht jedoch ein berechtigter Grund zur Annahme, dass das Bundesarbeitsgericht die Rechtsauffassung auch bei einem nächsten Rechtsstreit vertritt.

Darüber hinaus liegt aktuell ein Gesetzesentwurf zur Arbeitszeiterfassung in Form eines Referentenentwurfes vor. Der aktuelle Referentenentwurf nimmt auf diese Rechtsprechungsentwicklung Bezug und stellt klar, dass das „Ob“ der Arbeitszeiterfassung bereits entschieden sei. Bezüglich des „Wie“ der Aufzeichnung würden jedoch weiterhin Unsicherheiten bestehen. Es sei die Aufgabe des Gesetzgebers, diese Unsicherheiten zu klären.¹

Im Folgenden werden die Fragen unter Berücksichtigung dieser rechtlichen Lage beantwortet. Der Artikel nimmt genauso wie beispielsweise das Bundesministerium für Arbeit und Soziales an, dass der BAG in seiner Entscheidung vom 13. September 2022 verbindlich festgestellt hat, dass in Deutschland die gesamte Arbeitszeit der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer aufzuzeichnen ist. Es ist zu erwähnen, dass dieses Urteil nicht völlig unumstritten ist.

Wenn du mehr über den Hintergrund des Urteils erfahren möchtest, ließ auch diesen Artikel: Zeiterfassung: Gesetzliche Vorgaben & Tipps für die Umsetzung.²

Was genau ist Vertrauensarbeitszeit?

Für den Begriff der Vertrauensarbeitszeit existiert keine Legaldefinition. Das bedeutet, dass dieser unbestimmte Rechtsbegriff nicht in einem Gesetz definiert wurde.

Einerseits wird unter „Vertrauensarbeitszeit“ ein Arbeitszeitmodell verstanden, bei dem die Einhaltung der variablen Arbeitszeit grundsätzlich nicht kontrolliert wird.³

Andererseits wird mit Vertrauensarbeitszeit – so sieht es auch das Bundesministerium für Arbeit und Soziales – ein flexibles Arbeitszeitmodell bezeichnet, bei dem der Arbeitnehmer eigenverantwortlich über die Lage (also Beginn und Ende) der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit entscheiden kann. Der Arbeitgeber „vertraut“ dabei darauf, dass der Arbeitnehmer seiner vertraglichen Arbeitsverpflichtung nachkommt.⁴

Wie unterscheidet sich die Vertrauensarbeitszeit von der Gleitzeit?

Anders als bei der Vertrauensarbeitszeit werden bei der Gleitzeit sogenannte Kernarbeitszeiten festgelegt. Während dieser Zeit bestehen in der Regel Anwesenheitspflichten.⁵

Abhängig von der vertraglichen Vereinbarung kann sich diese Freiheit der Arbeitnehmer zum einen auf die Lage der täglichen Arbeitszeit oder darüber hinausgehend sowohl auf die Lage als auch die Dauer der täglichen Arbeitszeit richten.

Im Vergleich zu Gleitzeitsystemen geht die Vertrauensarbeitszeit in Bezug auf die Flexibilität folglich noch einen Schritt weiter.⁶

Muss bei Vertrauensarbeitszeit die Arbeitszeit erfasst werden?

Laut einer Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts ist in Deutschland die gesamte Arbeitszeit der Arbeitnehmer aufzuzeichnen. Das ArbZG-E enthält aktuell keine entsprechende Ausnahmeregelung.⁷

Wer ist für die Zeiterfassung verantwortlich?

Gemäß dem Gesetzentwurf kann die Aufzeichnung durch den Arbeitnehmer oder einen Dritten erfolgen; der Arbeitgeber bleibt für die ordnungsgemäße Aufzeichnung verantwortlich.⁸

Der Entwurf sieht folglich die Möglichkeit einer Delegation vor. Diese berührt die Verantwortlichkeit des Arbeitnehmers jedoch nicht. Auch das BAG hielt die Möglichkeit, die Aufzeichnung der betreffenden Zeiten als solche an die Arbeitnehmer zu delegieren, nach den unionsrechtlichen Maßgaben für nicht ausgeschlossen.⁹

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Ist Vertrauensarbeitszeit weiterhin möglich?

Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales bezieht zu dieser Frage Stellung: Ja, wenn mit „Vertrauensarbeitszeit“ ein flexibles Arbeitszeitmodell gemeint ist, bei dem der Arbeitnehmer eigenverantwortlich über die Lage (also Beginn und Ende) der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit entscheiden kann.

Der Arbeitgeber „vertraut“ dabei darauf, dass der Arbeitnehmer seiner vertraglichen Arbeitsverpflichtung nachkommt. Eine Dokumentation der Arbeitszeit steht einer solchen Vereinbarung nicht im Wege.

„Die Vorgaben des öffentlich-rechtlichen Arbeitszeitschutzes (insbesondere zur täglichen Höchstarbeitszeit und zu Ruhezeiten) dienen dagegen der Sicherheit und dem Gesundheitsschutz der Arbeitnehmer und sind auch bei Vertrauensarbeitszeit heute schon einzuhalten. Vertrauensarbeitszeit unter Beachtung dieser Vorgaben ist daher auch weiterhin möglich.“¹⁰

1. Vgl. Referentenentwurf des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales, Entwurf eines Gesetzes zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes und anderer Vorschriften, S. 8; vgl. Fuhlrott/Herzig: Arbeitszeit: 1:1-Umsetzung der gerichtlichen Vorgaben durch Referentenentwurf? ArbRAktuell 2023, 221 ↩︎
2. Vgl. BMAS zur Frage: Darf der Arbeitgeber mit der Arbeitszeiterfassung warten, bis das Arbeitszeitgesetz an die Rechtsprechung des BAG angepasst ist? ↩︎
3. § 14 Arbeitszeit, Gragert/Katerndahl, Münchener Anwaltshandbuch Arbeitsrecht, Hrsg. Moll, 5. Auflage 2021, Rn. 91-98; https://www.haufe.de/personal/haufe-personal-office-platin/grundlagen-der-vertrauensarbeitszeit-2-begriff-der-vertrauensarbeitszeit_idesk_PI42323_HI9724099.html ↩︎
4. https://www.bmas.de/DE/Arbeit/Arbeitsrecht/Arbeitnehmerrechte/Arbeitszeitschutz/Fragen-und-Antworten/faq-arbeitszeiterfassung.html ↩︎
5. ArbZG § 3 Arbeitszeit der Arbeitnehmer, Roloff, Erfurter Kommentar zum Arbeitsrecht, 23. Auflage 2023, Rn. 14; MiLoG § 2 Fälligkeit des Mindestlohns, Hilgenstock, BeckOK Arbeitsrecht, Hrsg. Rolfs/Giesen/Meßling/Udsching, 68. Edition, Stand: 01.06.2023, Rn. 37-39 ↩︎
6. https://beck-online.beck.de/Error/22?urlReferrer=http%3A%2F%2Fbeck-online.beck.de%2FDokument%3Fvpath%3Dbibdata%252Fkomm%252FBeckOKArbR_68%252FMILOG%252Fcont%252FBECKOKARBR.MILOG.P2.glB.glI.gl3.html ↩︎
7. Vgl. Referentenentwurf des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales, Entwurf eines Gesetzes zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes und anderer Vorschriften ↩︎
8. Vgl. § 16 Abs. 3 ArbZG-E ↩︎
9. Vgl. BAG Beschl. v. 13.9.2022 – 1 ABR 22/21, Rn. 65; Vgl. Fuhlrott/Herzig: Arbeitszeit: 1:1-Umsetzung der gerichtlichen Vorgaben durch Referentenentwurf?, ArbRAktuell, 2023, 222 ↩︎
10. https://www.bmas.de/DE/Arbeit/Arbeitsrecht/Arbeitnehmerrechte/Arbeitszeitschutz/Fragen-und-Antworten/faq-arbeitszeiterfassung.html ↩︎

Häufig gestellte Fragen

Hier findest du Antworten auf die wichtigsten Fragen. Falls du weitere Hilfe benötigst, kontaktiere gerne unseren Support.

Ist Vertrauensarbeitszeit trotz Arbeitszeiterfassungspflicht weiterhin möglich?

Ja. Auch nach aktueller Rechtslage kann Vertrauensarbeitszeit weiterhin angeboten werden. Mitarbeitende entscheiden dabei eigenverantwortlich über Beginn und Ende ihrer Arbeitszeit – allerdings muss die tatsächlich geleistete Arbeitszeit aufgezeichnet werden. Die Pflicht zur Zeiterfassung schließt flexible Arbeitszeitmodelle also nicht aus, sie ergänzt sie lediglich.

Worin unterscheidet sich Vertrauensarbeitszeit eigentlich von Gleitzeit?

Bei Gleitzeit gibt es feste Kernarbeitszeiten, in denen Anwesenheit erforderlich ist.
Bei Vertrauensarbeitszeit entfällt diese Vorgabe – Mitarbeitende wählen Beginn und Ende ihrer Arbeitszeit frei, solange vertragliche Pflichten erfüllt werden.
Mit der Arbeitszeiterfassungspflicht bleibt diese Freiheit bestehen, wird aber transparent dokumentiert.

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Überstunden rücken in den Fokus

In der Debatte rund um die gesetzliche Arbeitszeiterfassung wird auch das Thema Überstunden in den Fokus gerückt. Denn wo Arbeitszeiten erfasst werden, werden auch Minus- und Überstunden dokumentiert. Aber was genau passiert mit den Überstunden? Arbeitsgesetze und Unternehmensrichtlinien können die Vergütung, die maximale Anzahl von Überstunden oder andere Aspekte von Überstunden regeln. In diesem Artikel werden wir einen Überblick über die wichtigsten Arbeitsgesetze geben, die Überstunden regulieren und dabei sowohl die Perspektive der Arbeitgebenden als auch der Arbeitnehmenden berücksichtigen. Erfahre, welche Regeln gelten und was du in Bezug auf Überstunden beachten solltest.

Du schaust lieber, statt zu lesen? In diesem Video haben wir die wichtigsten Fakten für dich zusammengefasst.

Welche gesetzlichen Regelungen existieren, die Überstunden regeln?

1. Entstehung von Überstunden

Nach § 3 ArbZG darf die tägliche Arbeitszeit acht Stunden nicht überschreiten. Ausnahmsweise darf ein Arbeitnehmer aber bis zu zehn Stunden pro Tag arbeiten, wenn innerhalb von sechs Kalendermonaten oder innerhalb von 24 Wochen im Durchschnitt acht Stunden werktäglich nicht überschritten werden, § 3 ArbZG. Legen die Parteien in dem Arbeitsvertrag einen bestimmten zeitlichen Umfang der zu erbringenden Arbeitsleistung (Regel- oder Normalarbeitszeit) fest, betrifft die Vergütungspflicht zunächst (nur) die Vergütung der vereinbarten Normalarbeitszeit. Erbringt der Arbeitnehmer Arbeit in einem die Normalarbeitszeit übersteigenden zeitlichen Umfang, ist der Arbeitgeber zu deren Vergütung nur verpflichtet, wenn er die Leistung von Überstunden veranlasst hat oder sie ihm zumindest zuzurechnen ist. Denn der Arbeitgeber muss sich Leistung und Vergütung von Überstunden nicht aufdrängen lassen, und der Arbeitnehmer kann nicht durch überobligatorische Mehrarbeit seinen Vergütungsanspruch selbst bestimmen. Dies gilt unabhängig davon, ob die Vergütungspflicht für Überstunden auf arbeitsvertraglicher Vereinbarung, tarifvertraglicher Verpflichtung des Arbeitgebers oder § 612 I BGB beruht. (BAG, NZA 2013, 1100)

Es ist Sache des Arbeitgebers, im Rahmen der vertraglichen Vereinbarungen und seines Direktionsrechts nach § 106 GewO dem Arbeitnehmer in qualitativer und quantitativer Hinsicht die zu erbringende Arbeitsleistung zuzuweisen. Der Arbeitnehmer kann sich nicht über die vertraglichen Vereinbarungen hinaus selbst Arbeit „geben“ und seinen Arbeitsumfang erhöhen. (BAG, NZA 2022, 1267)

Überstunden liegen also nur vor, wenn der Arbeitgeber sie angeordnet, gebilligt oder geduldet hat oder sie jedenfalls zur Erledigung der geschuldeten Arbeit notwendig gewesen sind. (BAG, NZA 2013, 1100)

Die Befugnis des Arbeitgebers zur Anordnung von Überstunden folgt regelmäßig aus dem Arbeitsvertrag oder ergibt sich entsprechend Treu und Glauben aus den Nebenpflichten des Arbeitsverhältnisses. (Werner, BeckOK Arbeitsrecht, Rn. 67)

Ohne ausdrückliche Regelung ist der Arbeitnehmer grundsätzlich nicht verpflichtet, Überstunden zu leisten. (Preis, Erfurter Kommentar zum Arbeitsrecht, Rn. 755) Hiervon stellen Not- und Katastrophenfällen jedoch eine Ausnahme dar. (ArbG Leipzig, Urteil vom 4.2.2003, DB 2003, 1279) § 14 ArbZG gibt keinen Anspruch des Arbeitgebers auf Leistung von Überstunden. (Preis, Erfurter Kommentar zum Arbeitsrecht, Rn. 755)

Eine geringfügige Überschreitung der in Dienstplänen festgelegten regelmäßigen Arbeitszeit der Arbeitnehmer stellt keine Anordnung zur Ableistung von Überstunden dar (BAG 23.3.1999, AP BetrVG 1972 § 87 Arbeitszeit Nr. 80; Fitting Rn. 140).

Zumutbar muss die Ableistung von Überstunden immer sein, denn unzumutbare Überstunden dürfen nicht angeordnet werden. (Peters, Peters, Das Weisungsrecht der Arbeitgeber, Rn. 444)

Nach § 8 MuSchG dürfen sowohl werdende als auch stillende Mütter und nach § 8 JarbSchG Jugendliche keine Überstunden ableisten.

2. Ausgleich für Überstunden

Für die Vergütung von Über- oder Mehrarbeit bestehen keine besonderen gesetzlichen Regelungen. Ob und ggf. wie die über die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit geleistete Tätigkeiten zu vergüten ist, hängt von den für das Arbeitsverhältnis maßgeblichen Vereinbarungen ab. (Ulrich Koch, Schaub/Koch, Arbeitsrecht von A-Z)

Die Arbeitsvertragsparteien können als Ausgleich für geleistete Zusatzstunden einen zu gewährenden Freizeitausgleich oder ein zu zahlendes Überstundenentgelt vereinbaren. Eine Entscheidung zwischen diesen zwei Alternativen kann auch optional entweder die Arbeitgeberin oder der Arbeitnehmer treffen. Haben die Arbeitsvertragsparteien keinen Freizeitausgleich für Überstunden vereinbart, so sind die Überstunden zu vergüten (§ 612 BGB). (Peters, Peters, Das Weisungsrecht der Arbeitgeber, Rn. 454)

Beinhaltet der Arbeitsvertrag eine Vereinbarung, die besagt, dass Mehrarbeit pauschal mit dem Gehalt oder Lohn abgegolten sind, ist diese nach § 307 Absatz 1 BGB unwirksam. So hat es auch das Bundesarbeitsgericht (BAG) in seinem Urteil (Az. 5 AZR 517/09) bestätigt. Es sieht hierdurch das Transparenzgebot verletzt.

3. Verjährung von Überstunden

Nach § 195 BGB beträgt die hier zur Anwendung gelangende regelmäßige Verjährungsfrist drei Jahre Die Verjährungsvorschriften finden sowohl auf die Freizeitausgleichs- als auch auf die finanziellen Abgeltungsansprüche für geleistete Überstunden Anwendung. Die Fälligkeit tritt wie für jeden anderen Vergütungsanspruch am Monatsende ein, § 614 BGB. (LAG Hessen, BeckRS 2010, 72957) Die Frist kann jedoch durch einen Tarif- oder Arbeitsvertrag verkürzt werden.  Die Dauer der angemessenen Ausschlussfrist darf sich nicht an der unteren Grenze der genannten Fristen orientieren. Nach Auffassung des Senats ist eine Frist für die erstmalige Geltendmachung von weniger als drei Monaten unangemessen kurz. (BAG, NZA 2006, 149)

Gibt es Ausnahmen, was den Ausgleich von Überstunden angeht?

In gesetzlichen Vorschriften finden sich keine Vergütungsregelungen für geleistete Überstunden. (Ulrich Koch, Schaub/Koch, Arbeitsrecht von A-Z)

Liegen die Voraussetzungen für Überstunden vor, ist zu fragen, ob der Unternehmer sie sodann auch zu vergüten hat. Unproblematisch ist das Ergebnis, wenn der anwendbare Tarifvertrag oder die arbeitsvertraglichen Regelungen eine Vergütung für Überstunden (ggfs. mit Überstundenzuschlägen) vorsieht.

Zudem bestimmt § 17 III BBiG für Auszubildende, dass eine über die vereinbarte regelmäßige tägliche Ausbildungszeit hinausgehende Beschäftigung besonders zu vergüten oder durch entsprechende Freizeit auszugleichen ist. (Raif/Nann, ArbRAktuell 2016, 204)

Im Übrigen richtet sich ein Vergütungsanspruch des Arbeitnehmers aber wie so oft nach der (berechtigten) Erwartungshaltung. Gemäß § 612 I BGB gilt eine Vergütung nur dann als stillschweigend vereinbart, wenn die Dienstleistung den Umständen nach nur gegen eine Vergütung zu erwarten ist. Ob der Arbeitnehmer die Vergütung von Überstunden erwarten kann, ist dabei stets anhand eines objektiven Maßstabes unter Berücksichtigung der Verkehrssitte, der Art, des Umfangs und der Dauer der Dienstleistung sowie der Stellung der Beteiligten zueinander festzustellen, ohne dass es auf deren persönliche Meinung ankommt. (BAG, NZA 2001,458)

1. Zahlung einer herausgehobenen Vergütung

Hingegen kann ein Arbeitnehmer eine Vergütung von Überstunden nicht erwarten, wenn sein Gehalt bereits deutlich über dem Durchschnittsverdienst seiner Arbeitskollegen liegt. Arbeitnehmer, deren Gehalt die Beitragsbemessungsgrenze in der gesetzlichen Rentenversicherung überschreitet, können demnach keine objektive Vergütungserwartung für Überstunden haben. (BAG, NZA 2012, 861)

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2. Dienste höherer Art

Dasselbe hat bei Arbeitnehmern zu gelten, die Dienste höherer Art (§ 627 BGB) ausüben. Derartige besondere Dienste zeichnen sich dadurch aus, dass den Arbeitnehmern ein überdurchschnittliches Maß an Fachkenntnis, Kunstfertigkeit oder wissenschaftlicher Bildung sowie eine hohe geistige Fantasie oder Flexibilität zukommt und sie deshalb über eine herausgehobene Stellung verfügen. Allerdings kann man nicht bei allen Mitgliedern dieser Berufsgruppen eine objektive Vergütungserwartung verneinen. Erforderlich ist eine besondere Vertrauensstellung oder eine besonders herausgehobene Position innerhalb der Berufsgruppe. (Raif/Nann, ArbRAktuell 2016, 204)

3. Leitende Angestellte und sonstige Personen nach § 18 I ArbZG

Auch leitende Angestellte, die gem. § 18 I Nr. 1 ArbZG nicht unter die gesetzlichen Vorschriften zur Arbeitszeit fallen, sollten nach objektiven Maßstäben grundsätzlich nicht die Erwartung haben, Überstunden ausgezahlt bzw. einen entsprechenden Zahlungsanspruch zu haben. (BAG, NZA 2011, 1335) Auch Mitarbeiter in Vertrauensarbeitszeit werden regelmäßig keine Überstundenvergütung erwarten können. Fraglich ist, ob dies generell auch bei den in § 18 I Nr. 2 bis 4 ArbZG genannten Personengruppen, etwa bei Leitern von öffentlichen Dienststellen, zu gelten hat. Hierfür spricht, dass sie ebenso von dem Anwendungsbereich des ArbZG ausgenommen sind und dass auch bei ihnen wegen der besonderen Merkmale der ausgeübten Tätigkeit die Arbeitszeit nicht genau messbar oder im Voraus festlegbar ist. (Raif/Nann, ArbRAktuell 2016, 204)

Was muss der Arbeitgebende tun, um die gesetzlichen Regelungen von Überstunden zu befolgen?

1. Anordnung von Überstunden

Der Arbeitgeber hat bei der Ausübung eines arbeitsvertraglich vereinbarten Rechts zur einseitigen Anordnung von Überstunden die Grundsätze billigen Ermessens im Sinne des § 315 BGB zu achten. Infolgedessen muss er eine angemessene Ankündigungsfrist wahren, um dem Arbeitnehmer auf zumutbare Weise zu ermöglichen, sich auf eine vorher zeitlich nicht festgelegte Inanspruchnahme seiner Arbeitskraft einzustellen. (Thüsing, Westphalen, Graf von/ Thüsing, Vertragsrecht und AGB-Klauselwerke, Rn. 153)

Die Ableistung von Überstunden muss immer zumutbar sein, denn unzumutbare Überstunden dürfen nicht angeordnet werden. (Peters, Peters, Das Weisungsrecht der Arbeitgeber, Rn. 444)

2. Arbeitszeiterfassung

Die Arbeitgeber sind dazu verpflichtet, ein objektives, verlässliches und zugängliches System der elektronischen Zeiterfassung im Betrieb einzuführen. (EuGH, Urteil vom 14.05.2019, C-55/18, NZA 2019, 683)

3. Abbau von Überstunden

Der Vorgesetzte legt den Zeitpunkt des Freizeitausgleichs fest. Vom Weisungsrecht ist nicht nur das Recht der zeitlichen Festlegung der Arbeitszeit umfasst, sondern auch umgekehrt der Zeitpunkt des Abbaus der Überstunden. Der Freizeitausgleich muss nicht für volle Tage gewährt werden. Er dient nicht Erholungszwecken wie der Urlaub, der grundsätzlich nur tageweise gewährt werden darf und für den folglich eine stundenweise Stückelung grundsätzlich nicht erlaubt ist. Der Ausgleich in Freizeit wird allein dafür gewährt, dass der Arbeitnehmer an anderen Tagen bereits Arbeitsleistungen erbracht hatte. Bei der Festlegung des Freizeitausgleichs sind zugleich die Interessen des Betroffenen zu berücksichtigen. Es muss eine angemessene Ankündigungsfrist gewahrt werden, damit der Betroffene sich noch in ausreichender Zeit auf die zusätzliche Freizeit einstellen kann. Wie lange eine angemessene Ankündigungsfrist sein sollte, hängt vom Einzelfall ab.

Eine Erkrankung während der Freistellung führt nicht zu einem erneuten Freistellungsanspruch. Die einen Überstundenausgleich bezweckende Arbeitsbefreiung erfordert nur die Entbindung von der vertraglichen Arbeitspflicht im Umfang der geleisteten Überstunden. Es besteht kein Anspruch auf die Verschaffung einer zu Erholungszwecken nutzbaren arbeitsfreien Zeit. (Peters, Peters, Das Weisungsrecht der Arbeitsgeber, Rn. 458/459)

Je nach Kontext und Perspektive haben Überstunden unterschiedliche Bedeutungen. Für den einen bedeuten sie zusätzliche Einkünfte, oder eine bessere Work-Live Balance, für andere sind sie eine zusätzliche Belastung oder stehen für ineffiziente Arbeitsprozesse. Arbeitgebende sollten zu jederzeit sicherstellen, dass die Gesetze entsprechend eingehalten werden. Darüber hinaus haben Unternehmen aber noch Spielraum, den Umgang mit Überstunden im Unternehmen individuell zu definieren. Unternehmensspezifische Regelungen bezüglich Überstunden sollten in Arbeitsverträgen festgehalten werden, um Konflikte und rechtliche Probleme zu vermeiden.

Häufig gestellte Fragen

Hier findest du Antworten auf die wichtigsten Fragen. Falls du weitere Hilfe benötigst, kontaktiere gerne unseren Support.

Sind pauschale Überstundenklauseln im Arbeitsvertrag wirksam?

Nein.
Klauseln wie „Überstunden sind mit dem Gehalt abgegolten“ sind nach § 307 BGB unwirksam, weil sie gegen das Transparenzgebot verstoßen (BAG, 5 AZR 517/09).

Was passiert, wenn ein Mitarbeiter während des Freizeitausgleichs erkrankt?

Die Krankheit führt nicht zu einem erneuten Anspruch auf Freizeitausgleich.
Im Gegensatz zum Urlaubsrecht ist der Freizeitausgleich nicht an Erholungszwecke gebunden.

Welche gesetzlichen Arbeitszeitgrenzen gelten nach dem Arbeitszeitgesetz (ArbZG)?

Nach § 3 ArbZG gilt:
max. 8 Stunden täglich,
Ausnahme: bis zu 10 Stunden möglich, wenn innerhalb von 6 Monaten oder 24 Wochen durchschnittlich 8 Stunden nicht überschritten werden.
Über diese Grenzen hinausgehende Arbeitszeiten sind unzulässig.

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Mobile Zeiterfassung für die Arbeit aus dem Homeoffice nicht mehr wegzudenken

Mobil erreichbar zu sein ist eine Selbstverständlichkeit, praktisch alle Vorgänge lassen sich von unseren Smartphones aus erledigen. Warum also nicht auch die Zeiterfassung im Unternehmen auf Mobilgeräten verfügbar machen?

Mit dem vermehrten Arbeiten aus dem Homeoffice, steigt auch die Notwendigkeit, HR-Prozesse und administrative Vorgänge, wie die Zeiterfassung, zu digitalisieren und mobil zugänglich zu machen.

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Die Lust, persönliche Gespräche zu führen und Geschäftsreisen nachzukommen paart sich mit dem Bedürfnis, die errungene Flexibilität des Hybrid-Modells Homeoffice beizubehalten. Doch auch in anderen Bereichen, die seit jeher nicht an einen Standort gebunden sind, wie beispielsweise im Handwerk oder auf Baustellen, sollte Zeiterfassung kein zusätzlicher Belastungsfaktor, sondern eine selbstverständliche und leicht in den Arbeitsalltag integrierbare Handlung sein.

Zeiterfassung muss mobil weitergedacht werden und dabei einfach zu bedienen, flexibel einsetzbar und vor allem von überall zugänglich sein. Verschiedene Software-Anbieter bieten bereits HR-Lösungen für die mobile Zeiterfassung an. Was genau das optimale Match für eine mobile Zeiterfassung ausmacht und worauf bei der Wahl der Software geachtet werden sollte, das schauen wir uns im Folgenden genauer an.

Vorteile einer mobilen Zeiterfassung

Mit einer mobilen Zeiterfassung wird die Personaleinsatzplanung in Unternehmen nicht nur effizient gestaltet, sondern auch die Produktivität der Mitarbeitenden erhöht. Wo zuvor Zettel und Stift mühsam ein Dokumentenchaos veranstaltet haben, greift die digitale Zeiterfassung wesentlich effizienter und mit sicherer Datenübertragung ein.

Standortbasiert wird die Zeiterfassung in großen Unternehmen und der Industrie auch digital schon in Form von Chipkarten, Transpondern oder Fingerabdrucksensoren umgesetzt. Doch was passiert, wenn die Mitarbeitenden unterwegs sind oder von zu Hause arbeiten? Zurück zur unzuverlässigen Zettelwirtschaft? Weder flexibel noch zeitgemäß!

Die mobile Zeiterfassung ist eine ideale Lösung für die zuverlässige und ortsungebundene Erfassung der Arbeitszeiten. Allerdings setzt die Art der Zeiterfassung auch mobile Endgeräte wie Smartphones oder Tablets voraus, die in der Lage sind, digitale Applikationen (Apps) aufzurufen und zu bedienen.

Die Vorteile der mobilen Zeiterfassung sind insbesondere:

• Erhöhte Effizienz, da diese Art der Zeiterfassung manuellen Verwaltungsaufwand eliminiert.
• Internetzugang ist nicht nötig, denn die Daten werden vorerst lokal gespeichert.
• Ortsungebundene Nutzung, die die Flexibilität der Mitarbeitenden erhöht.
• Weniger Fehler, bezüglich der Eingabe und Verarbeitung.
• Sinnvolle Auswertung, die dem Unternehmen sofort zur Verfügung steht.
• Sichere Übertragung der Daten, bei der nichts verloren oder vergessen wird.

In vielen Fällen bietet die App eine Ergänzung zu einer bestehenden Zeiterfassungs-Software, die im Büro oder im Homeoffice auch vom Browser aus bedient werden kann. Die mobilen Zeiterfassungs-Apps sind auf die wichtigsten Funktionen reduziert und bieten dadurch eine leicht zu bedienende Oberfläche.

Auch die Personalverwaltung profitiert stark von der mobilen Zeiterfassung. Der verringerte Aufwand von ehemals nachgereichten Zeiterfassungsdokumenten aus dem Homeoffice oder von der Geschäftsreise lässt sich besser in andere HR-Prozesse investieren, die sich nicht so einfach digitalisieren lassen.

Die Zeiten werden in Echtzeit in der Anwendung abgebildet und automatisch sorgfältig gegliedert. Mit wenigen Klicks können Personalverantwortliche die Zeiten der Mitarbeitenden auswerten. So wird wertvolle Arbeitszeit gespart und die Personaleinsatzplanung für diverse Projekte kann schnell überblickt werden.

Für welche Unternehmen und Industrien eignet sich die mobile Zeiterfassung besonders?

Ob die Zeiterfassung der gesamten Arbeitszeit langfristig zur allgemeinen gesetzlichen Pflicht wird oder nicht, steht bis zum Gesetzesentwurf der Bundesrepublik noch in den Sternen. Doch eines ist klar: in vielen Berufen ist die Zeiterfassung durch interne Bestimmungen und Absprachen für Mitarbeitende sowieso schon Pflicht. Vor allem Berufsgruppen mit besonderem Flexibilitätsanspruch und schnellem Datenübertragungsbedürfnis profitieren auch in diesem Falle von der mobilen Zeiterfassung.

Mobile Zeiterfassung im Handwerk

Ein neuer Tag, ein neues Projekt – das Handwerk gehört zu der Berufsgruppe, die keinen stetig festen Standort für ihre ausführenden Arbeiten hat. Dazu kommen, je nach Auftragslage, Zeitdruck, ungeplante Einsätze und spontane Überstunden, wenn es zu Problemen auf der Baustelle kommt.

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Unter solchen Bedingungen mit Papier und Stift mit den stetigen Veränderungen Schritt zu halten ist nicht nur unwahrscheinlich, sondern schlichtweg unmöglich. Die mobile Zeiterfassung erleichtert den administrativen Aufwand bei Handwerkern enorm.

Arbeits- und Pausenzeiten können direkt beim Kunden in Echtzeit erfasst und der Verwaltung übermittelt werden. Diese Transparenz zeigt zusätzlich, welche Ressourcen auf welchem Projekt besonders berücksichtigt werden müssen oder ob ein Projekt zusätzliche Unterstützung braucht.

Mobile Zeiterfassung auf Baustellen

Auch auf dem Bau kommen dem Handwerk ähnliche Voraussetzungen zum Tragen, die sich mit einem analogen Zeiterfassungssystem nicht ausreichend abdecken und bedienen lassen. Die mobile Zeiterfassung ist also auch auf dem Bau und für Bauarbeiter eine sinnvolle Ergänzung, um den Überblick über die für das jeweilige Projekt geleisteten Stunden zu behalten.

So kann, mit Hilfe einer passenden App, auch der Bauarbeiter an seinem Arbeitsplatz seine Zeiten über das Smartphone eintragen.

Mobile Zeiterfassung für Vertreter

Eine Berufsgruppe, die ebenfalls von Reisen und hohen Flexibilitätsansprüchen geprägt ist, ist die der Vertreter. Produktpräsentationen, Kundengespräche, Akquise und Servicesicherung – ein diverses Aufgabenportfolio beschäftigt Vertreter in verschiedensten Branchen.

Ein klarer Fall für die mobile Zeiterfassung, die erneut mit der standortunabhängigen Nutzung punktet. Mitarbeitende haben ebenso Kontrolle über ihr eigenes Arbeitspensum, wie HR-Verantwortliche oder Geschäftsführer.

Mobile Zeiterfassung im Homeoffice

Das sich großer Beliebtheit erfreuende Modell des Homeoffice ist gekommen, um zu bleiben. Unternehmen, die bereits eine digitale Zeiterfassung standortbasiert etabliert haben, schauen jetzt händeringend nach einer ergänzenden Lösung. Auch Betriebe, die bisher analog oder mit einfachen Tabellen vorgegangen sind, werden nach und nach zum Umdenken bewegt.

Die mobile Zeiterfassung erleichtert die Planung und Koordination der Arbeitszeit natürlich auch von zu Hause aus. Auch bei einem Hybrid-Modell, mit einem Tag im Büro und dem nächsten zu Hause, sowie halbe Tage vor Ort und den Rest des Arbeitstages in den eigenen vier Wänden, sind flexibel mit der mobilen Zeiterfassung zu verfolgen. Die mobile Zeiterfassung funktioniert so dynamisch, wie die Mitarbeitenden es benötigen.

Generell eignet sich die mobile Zeiterfassung für alle Arbeitenden, die viel unterwegs sind. Durch die mobile Lösung gehen Stundenzettel nicht verloren, verknittern nicht in der Tasche und werden auch nicht vergessen. Die Apps lassen sich leicht implementieren und die Zeiterfassung startet mit nur einem Klick. Drucker, Stift und Papier werden überflüssig. So ist eine organisierte und ordentliche Stundenerfassung zu jedem Zeitpunkt und von überall aus gewährleistet.

Was ist bei der Auswahl eines Anbieters der mobilen Zeiterfassung zu beachten?

Wenn es nun darum geht, einen passenden Anbieter für die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens herauszusuchen, kann die Entscheidung recht schwerfallen. Folgende Fragen helfen dabei, die für das eigene Unternehmen wichtigsten Funktionen herauszuarbeiten und eine geeignete Entscheidung für die mobile Zeiterfassung zu treffen:

• Welchen Daten muss das gewählte System erfassen?
• Welche Art der Auswertung soll möglich sein?
• Wie teuer darf die Implementierung und Pflege sein?
• Welche Geräte, Smartphones, etc. sollen genutzt werden?
• Soll eine Aufgabenerfassung ebenfalls integriert sein?
• Sollte eine Offline-Nutzung möglich sein?
• Können Zeiten manuell korrigiert und nachgetragen werden?

Da allerlei Daten in die Software eingepflegt werden, haben viele Arbeitnehmende häufig Bedenken, dass der Datenschutz nicht eingehalten wird. Daher ist es bei der Auswahl des Systems wichtig, genau darauf zu achten, dass auf die Datenschutzrichtlinien Wert gelegt wird. Server, die sich auf europäischem Boden befinden, müssen sich an die strengen Regeln der DSGVO halten und sind deswegen prinzipiell zu favorisieren.

Nur weil eine Zeiterfassung mobil ist, heißt es nicht, dass sie auch eine App-Version beinhaltet. Darauf sollte geachtet werden, denn das Handling ist mobil zwar auch über den Browser möglich, doch eine extra für mobile Endgeräte ausgerichtete App hat in der Anwendung und Speicherung diverse Vorteile gegenüber der Browserfunktion. Die Ansicht und Bedienung fallen auf einer App wesentlich leichter als in der mobilen Ansicht im Browser.

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Was muss eine Lösung für die mobile Zeiterfassung mitbringen?

Funktionen und Zwecke der Software sollten im Voraus sehr genau formuliert werden. So fällt die Suche nach der passenden Software leichter und die benötigten Funktionen werden besser berücksichtigt.

• Bedienbarkeit: Allem voran sollte die mobile Zeiterfassung, egal in welcher Form, leicht zu bedienen sein und somit eine Arbeitserleichterung darstellen. Einfache, verständliche Abläufe, schnelles Eintragen der Zeiten und Zuordnen zu den richtigen Projekten sowie, im Fall der Fälle, das Nachtragen und Korrigieren von Zeiten, wenn doch mal etwas schiefgelaufen sein sollte.
• Übersichtlichkeit: Jegliche administrative Anwendungen machen in der App selbst weniger Sinn. Diese Zusatzanwendungen können auf die Webanwendungen ausgelagert werden. Die App an sich sollte also nur aus den wichtigsten Funktionen zusammengesetzt sein, sodass alle Anwendungen leicht zu finden sind.

Die meisten Anbieter für die mobile Zeiterfassung bieten zum ersten Ausprobieren eine Testversion. So auch Personizer. Unsere cloudbasierte HR-Software ist ideal für kleine bis mittelständische Unternehmen. Mit der Personizer App erhalten Unternehmen und Mitarbeitende die optimale Verbindung von zuverlässiger Zeiterfassung und mobiler Flexibilität.

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Häufig gestellte Fragen

Hier findest du Antworten auf die wichtigsten Fragen. Falls du weitere Hilfe benötigst, kontaktiere gerne unseren Support.

Was ist mobile Zeiterfassung überhaupt?

Mobile Zeiterfassung bedeutet, dass Mitarbeitende ihre Arbeitszeiten nicht nur am PC im Büro, sondern auch von unterwegs oder aus dem Homeoffice erfassen können – zum Beispiel über eine App auf dem Smartphone oder Tablet. So wird Arbeitszeitdokumentation unabhängig vom Arbeitsort und bleibt trotzdem strukturiert und nachvollziehbar.

Braucht man für mobile Zeiterfassung zwingend eine App?

Nicht zwingend – aber es ist sinnvoll.
Viele Systeme funktionieren auch über den mobilen Browser. Eine dedizierte App bietet jedoch meist:
bessere Usability auf dem Smartphone
schnellere Bedienung mit wenigen Klicks
stabilere Offline-Funktionen
bessere Darstellung auf kleinen Screens
Für echte mobile Nutzung ist eine App in der Regel die angenehmere Lösung.

Für welche Branchen eignet sich mobile Zeiterfassung besonders?

Besonders sinnvoll ist sie u. a. für:
Handwerk & Bau (wechselnde Baustellen, viele Einsätze beim Kunden)
Außendienst & Vertrieb (viel unterwegs, flexible Termine)
Dienstleistungsunternehmen & Agenturen (projektbasierte Arbeit)
Unternehmen mit hohem Homeoffice- oder Hybrid-Anteil
KMU, die ihre Prozesse endlich weg von Papier & Excel bringen möchten
Grundsätzlich gilt:
Überall dort, wo nicht alle Mitarbeitenden am gleichen Ort sind, ist mobile Zeiterfassung ein echter Hebel.

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