Weniger Verwaltung, mehr Zeit für deine Patienten

Ja. Seit dem BAG-Beschluss vom 13. September 2022 (Az. 1 ABR 22/21) sind alle Arbeitgeber in Deutschland verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden systematisch zu erfassen. Dazu gehören Beginn, Ende, Dauer und Pausen. Das gilt auch für die Beschäftigten in Arztpraxen.

Ja, und genau dafür ist die Software gemacht. Deine MFA erfassen ihre Arbeitszeiten selbst, per App, Browser oder Chrome-Extension. Urlaubsanträge werden digital eingereicht, Krankheiten gemeldet und Resturlaub eingesehen. Alles ohne Rückfragen und ohne Umweg über das Praxismanagement.

Personizer dokumentiert alle Arbeitszeiten minutengenau, rechtssicher und nachvollziehbar. Stundenzettel können jederzeit exportiert und archiviert werden, um gesetzliche Nachweispflichten – auch gemäß dem Arbeitszeitgesetz – zu erfüllen.

In kürzester Zeit, abhängig von deiner Teamgröße. Du erstellst einen Account, lädst dein Team ein und kannst sofort loslegen. Zeiterfassung, Urlaubsplanung und Personalakte sind direkt nutzbar. Die 14-tägige Testphase startet mit vollem Funktionsumfang.

Nach 14 Tagen hast du zwei Optionen: Du buchst die Module, die du brauchst oder du nutzt Personizer einfach dauerhaft kostenlos weiter. Deine Daten bleiben erhalten, egal für welche Option du dich entscheidest. Es gibt keinen automatischen Übergang in ein kostenpflichtiges Abo und keine versteckten Kosten.

Personizer wird pro Mitarbeitende und Monat abgerechnet, ohne Grundgebühr und Einrichtungskosten. Du buchst nur die Module, die du brauchst. Die Preise kannst du hier einsehen.

Mit den Export-Funktionen von Personizer lassen sich Zeitauswertungen und Stundenzettel einfach für dein Lohnbüro oder deine Steuerberatung aufbereiten. Gängige Formate wie Excel und CSV werden unterstützt, sodass keine manuelle Nacherfassung notwendig ist. Über den DATEV-Datenservice kannst du außerdem die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) direkt in Personizer abrufen – rechtssicher, revisionsfest und ohne Medienbruch. Zusätzlich fließen Stammdaten, Gehaltsdaten und Abwesenheiten automatisiert zwischen Personizer und DATEV mit dem Lohnimportdatenservice.

Ja, und das ist gerade für Arztpraxen entscheidend. Das System enthält besonders schützenswerte Daten, wie Fehlzeiten und Arbeitszeiten. Personizer hostet alle Daten ausschließlich auf ISO-zertifizierten Servern. Zugriffsrechte lassen sich pro Rolle granular steuern, und es erfolgt keine Weitergabe an Dritte. Personizer ist ein deutsches Unternehmen mit Sitz in Niedersachsen.

Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (Az. 1 ABR 22/21) sind alle Arbeitgeber in Deutschland verpflichtet, ein System zur Erfassung der gesamten Arbeitszeit einzuführen.
Für Arztpraxen bedeutet das: Beginn, Ende, Dauer und Pausen müssen für alle Mitarbeitenden dokumentiert werden. Das betrifft MFA in Voll- und Teilzeit, angestellte Ärztinnen und Ärzte, Auszubildende, Minijobber und auch Reinigungskräfte. Vertrauensarbeitszeit ohne Aufzeichnung reicht seit dem Urteil nicht mehr aus. Das hat auch ein Urteil des VG Hamburg im August 2024 nochmals bestätigt.
Die Konsequenzen bei Verstößen sind erheblich: Das Arbeitszeitgesetz sieht Bußgelder bis zu 30.000 € vor (§ 22 ArbZG). Bei wiederholten oder vorsätzlichen Verstößen, die die Gesundheit von Mitarbeitenden gefährden, droht sogar eine Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr (§ 23 ArbZG).
In der Praxis wird Arbeitszeit häufig gar nicht oder nur auf Papier und in Excel-Tabellen erfasst. Das Problem: Handschriftliche Stundenzettel und Excel-Listen sind manipulationsanfällig und halten einer behördlichen Prüfung oft nicht stand. Gleichzeitig arbeiten MFA typischerweise 15 bis 30 Minuten vor Praxisöffnung — Behandlungsräume vorbereiten, Instrumente sterilisieren, erste Patientenakten sichten. Diese Zeiten gehen ohne digitale Erfassung systematisch verloren.
Eine digitale Zeiterfassungslösung wie Personizer dokumentiert Arbeitszeiten revisionssicher und warnt automatisch bei Verstößen gegen das Arbeitszeitgesetz, etwa bei Überschreitung der täglichen Höchstarbeitszeit von 10 Stunden.

Der Fachkräftemangel bei Medizinischen Fachangestellten ist eine der größten Herausforderungen für Arztpraxen in Deutschland. Laut einer Erhebung des Zentralinstituts für die kassenärztliche Versorgung bewerten 88 % der Praxen die Verfügbarkeit von MFA als schlecht oder sehr schlecht. 46 % der Praxen erhalten auf Stellenanzeigen keine einzige Bewerbung. Der Virchowbund warnt: ohne MFA sind viele Praxen nicht arbeitsfähig. MFA und ZFA sind offiziell als Engpassberufe eingestuft.
Die Gründe für den Mangel sind strukturell. MFA verdienen nach dem aktuellen Gehaltstarifvertrag in den ersten Berufsjahren deutlich weniger als vergleichbare Positionen in Krankenhäusern oder bei Krankenkassen. Dort liegt das Gehalt teilweise über 50 % höher. Die Folge: Viele MFA wandern ab oder wechseln komplett den Beruf.
Praxen, die ihre MFA halten wollen, müssen neben dem Gehalt auch bei den Arbeitsbedingungen punkten. Transparente Zeiterfassung, die auch Überstunden fair dokumentiert, eine digitale Urlaubsplanung ohne Zettelwirtschaft und ein professionelles Personalmanagement signalisieren Wertschätzung. Das klingt nach weichen Faktoren, hat aber handfeste Auswirkungen auf die Mitarbeiterbindung.
Dazu kommt die Komplexität der Personalplanung: Knapp 50 % der rund 430.000 MFA in Deutschland arbeiten in Teilzeit. Zusammen mit Azubis, die an Berufsschultagen fehlen, angestellten Ärztinnen und Ärzten mit unterschiedlichen Wochenarbeitszeitmodellen und geteilten Sprechzeiten (z. B. 8–12 und 15–18 Uhr) entsteht ein Planungsaufwand, der mit Excel-Listen schnell unübersichtlich wird. Ein digitales System schafft den Überblick, den Praxen für eine verlässliche Personalplanung brauchen.

Personalakten in Arztpraxen können besonders schützenswerte Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO enthalten, darunter Gesundheitsnachweise, Impfnachweise und in manchen Fällen Informationen über religiöse Zugehörigkeit (relevant für Feiertags- und Arbeitszeitzuordnung). Für diese Datenkategorie gelten strengere Schutzanforderungen als für gewöhnliche Personalstammdaten.
Die DSGVO verlangt unter anderem, dass der Zugriff auf personenbezogene Daten auf das notwendige Minimum beschränkt wird. In der Praxis bedeutet das: Nicht jede MFA sollte die Gehaltsübersicht einer Kollegin einsehen können, und nicht jede Praxisleitung braucht Zugriff auf Gesundheitsnachweise der Reinigungskraft. Papierbasierte Personalordner erfüllen diese Anforderung faktisch nicht: Sie stehen oft in unverschlossenen Schränken oder sind für mehrere Personen zugänglich, ohne dass nachvollziehbar ist, wer wann welche Akte eingesehen hat.
Dazu kommen Aufbewahrungsfristen und Löschpflichten. Arbeitszeitnachweise müssen mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden (§ 16 ArbZG), Lohnunterlagen sechs bis zehn Jahre (§§ 147 AO, 257 HGB). Gleichzeitig müssen Daten nach Ablauf der Fristen aktiv gelöscht werden. Wer diese Fristen mit Papierakten manuell verwaltet, riskiert entweder zu frühe Löschung oder zu lange Aufbewahrung, beides ist ein DSGVO-Verstoß.
Bei Verstößen gegen die Datenschutz-Grundverordnung (Art. 83 DSGVO) drohen Bußgelder von bis zu 20 Millionen Euro oder 4 % des weltweiten Jahresumsatzes. Für eine Arztpraxis sind solche Summen existenzbedrohend. Eine digitale Personalakte mit rollenbasierten Zugriffsrechten minimiert dieses Risiko erheblich.