Im Folgenden werden viele Begriffe aus Gesetzestexten verwendet. Um den Gesetzeswortlaut nicht zu verändern, wird auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter.

Eine Mitarbeiterin kündigt und fordert plötzlich Urlaub aus vier Jahren zurück – über 90 Tage, die nie genommen wurden. Ein Buchungsfehler? Nein. Seit zwei Grundsatzurteilen des Bundesarbeitsgerichts von 2022 verfällt Urlaub nur noch dann, wenn du als Arbeitgeber vorher schriftlich darauf hingewiesen hast. Wer das über Jahre versäumt hat, sitzt auf einem Rückstau und zahlt ihn im Zweifel bei der Abrechnung. Wir zeigen dir, wann die Urlaubsverfall-Hinweispflicht für Arbeitgeber greift, was ein wirksamer Hinweis enthalten muss und wie du den Prozess im Betrieb dauerhaft aufsetzt.

Was bedeutet Urlaubsverfall und warum gilt er nicht automatisch?

Urlaub verfällt am Jahresende nur dann, wenn du die betroffene Person vorher individuell und nachweisbar aufgefordert hast, ihn zu nehmen. Bleibt dieser Hinweis aus, bleibt auch der Anspruch bestehen – theoretisch über Jahre.

Urlaubsverfall bezeichnet den Untergang eines Urlaubsanspruchs durch Zeitablauf. Er tritt ein, wenn Urlaub nicht innerhalb des Urlaubsjahres oder des zulässigen Übertragungszeitraums genommen wurde. So weit die Theorie aus dem Gesetzbuch. In der Praxis hat sich dieser Automatismus seit 2018 grundlegend verschoben.

Was § 7 Abs. 3 BUrlG vorgibt

Das Bundesurlaubsgesetz ist an dieser Stelle knapp. In § 7 Abs. 3 BUrlG heißt es wörtlich:

„Der Urlaub muß im laufenden Kalenderjahr gewährt und genommen werden. Eine Übertragung des Urlaubs auf das nächste Kalenderjahr ist nur statthaft, wenn dringende betriebliche oder in der Person des Arbeitnehmers liegende Gründe dies rechtfertigen. Im Fall der Übertragung muß der Urlaub in den ersten drei Monaten des folgenden Kalenderjahrs gewährt und genommen werden.“

Der Übertragungszeitraum endet also am 31. März des Folgejahres. Entscheidend ist der zweite Satz: Eine Übertragung setzt einen dringenden Grund voraus. Fehlt der, wäre der Urlaub nach dem reinen Gesetzeswortlaut zum 31. Dezember weg. Und genau hier hat die Rechtsprechung eine zusätzliche Bedingung eingezogen.

Was EuGH und BAG daraus gemacht haben

Der Europäische Gerichtshof hat 2018 im Fall Max-Planck-Gesellschaft (EuGH 06.11.2018 – C-684/16) entschieden, dass ein Arbeitnehmer erworbene Urlaubsansprüche nicht automatisch verliert, nur weil er keinen Urlaub beantragt hat. Der Arbeitgeber muss aktiv werden: auffordern und warnen. Rechtsgrundlage ist Art. 7 der Arbeitszeitrichtlinie 2003/88/EG und Art. 31 Abs. 2 der EU-Grundrechtecharta.

Vier Jahre später ging der EuGH noch einen Schritt weiter. Im Urteil vom 22.09.2022 (C-120/21) stellte er klar: Auch die dreijährige Verjährung greift nicht, solange der Arbeitgeber seiner Mitwirkungsobliegenheit nicht nachgekommen ist. Das Bundesarbeitsgericht hat diese Vorgabe umgehend auf deutsches Recht übertragen (BAG 20.12.2022 – 9 AZR 266/20). Wörtlich heißt es dort:

„Die Verjährung beginnt danach erst, wenn der Arbeitgeber seinen Mitwirkungsobliegenheiten bei der tatsächlichen Gewährung von Urlaub nachgekommen ist.“

Im Klartext: ohne Hinweis kein Verfall, und ohne Hinweis auch keine Verjährung. Der Anspruch liegt auf dem Konto, bis du reagierst.

Wann greift die Hinweispflicht und für wen gilt sie?

Die Hinweispflicht gilt praktisch für jeden Betrieb mit Angestellten. Sobald ein Mitarbeiter gesetzlichen Mindesturlaub nach dem Bundesurlaubsgesetz hat, entsteht mit dem Urlaubsanspruch auch deine Pflicht, rechtzeitig auf den drohenden Verfall hinzuweisen.

Die Hinweispflicht beim Urlaubsverfall ist die Obliegenheit des Arbeitgebers, Mitarbeitende individuell, konkret und nachweisbar auf noch offene Urlaubstage und den drohenden Verfall hinzuweisen. Ohne diesen Hinweis kann Urlaub weder verfallen noch verjähren. Eine Betriebsgröße, ab der die Pflicht erst gilt, gibt es nicht – sie beginnt bei der ersten angestellten Person.

Gilt die Pflicht auch für Urlaub aus Vorjahren?

Ja. Sie erstreckt sich auch auf Urlaubstage aus früheren Kalenderjahren, in denen du nicht hingewiesen hast. Das ist der Kern des Rückstau-Problems: Wer 2021, 2022 und 2023 keinen Hinweis verschickt hat, ist diese Ansprüche nicht losgeworden – sie sind alle noch da. Rückwirkend „reparieren“ lässt sich das nicht, indem du sie heute für erledigt erklärst. Nachholen kannst du nur den Hinweis für die Zukunft.

Sonderfall: langzeiterkrankte Mitarbeitende

Bei langer Krankheit gilt die Pflicht nur eingeschränkt. Das BAG hat den Fall am selben Tag mitentschieden (BAG 20.12.2022 – 9 AZR 245/19). Entscheidend ist, ob die Person im Urlaubsjahr überhaupt gearbeitet hat.

War jemand zumindest zeitweise arbeitsfähig, bevor er dauerhaft erkrankte, erlischt der in dieser Zeit erworbene Urlaub nach 15 Monaten nur dann, wenn du deiner Hinweispflicht nachgekommen bist. War die Person dagegen das ganze Jahr durchgehend arbeitsunfähig, gilt der 15-Monats-Verfall auch ohne Hinweis. Das BAG formuliert es so:

„War der Arbeitnehmer seit Beginn des Urlaubsjahres durchgehend bis zum 31. März des zweiten auf das Urlaubsjahr folgenden Kalenderjahres arbeitsunfähig bzw. voll erwerbsgemindert, verfällt der Urlaubsanspruch weiterhin nach Ablauf der 15 Monatsfrist unabhängig davon, ob der Arbeitgeber seinen Mitwirkungsobliegenheiten nachgekommen ist.“

Was muss ein rechtssicherer Hinweis enthalten?

Ein wirksamer Hinweis ist individuell, konkret und nachweisbar. Er nennt die genaue Zahl der noch offenen Urlaubstage, benennt die Frist, macht die Folge klar – Verfall – und fordert die Person aktiv auf, den Urlaub zu nehmen. Fehlt einer dieser Bausteine, kann der Hinweis unwirksam sein.

Die vier Pflichtbestandteile im Überblick

Das deckt sich mit dem, was das BAG verlangt. Zur Arbeitgeberpflicht heißt es im Urteil 9 AZR 266/20 wörtlich:

„Er muss ihn – erforderlichenfalls förmlich – dazu auffordern, seinen Urlaub zu nehmen, und ihm klar und rechtzeitig mitteilen, dass der Urlaub verfällt.“

Reicht eine E-Mail – oder muss es mehr sein?

Eine E-Mail reicht. Nach der arbeitsrechtlichen Fachliteratur sollte der Hinweis „aus Gründen der Nachweisbarkeit zumindest in Textform“ erfolgen (Haufe) – und diese Textform erfüllt eine E-Mail. Es braucht kein unterschriebenes Schreiben und keinen Einschreibebrief.

Der Knackpunkt ist nicht der Kanal, sondern der Nachweis. Die Beweislast liegt bei dir als Arbeitgeber. Kannst du im Streitfall nicht belegen, wann und mit welchem Inhalt du hingewiesen hast, stehst du so da, als hättest du gar nichts geschickt. Deshalb: E-Mail mit Lesebestätigung, eine dokumentierte Zustellung oder eine automatische Protokollierung im HR-System.

Kein pauschaler Hinweis im Arbeitsvertrag

Ein allgemeiner Satz im Arbeitsvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung genügt nicht. Der Hinweis muss für jede Person und jedes Urlaubsjahr einzeln erfolgen – mit der aktuellen Tagezahl. Eine einmal formulierte Standardklausel, die für alle und für immer gelten soll, erfüllt die Pflicht nicht.

Wann muss der Hinweis spätestens erfolgen?

Am besten zu Jahresbeginn. So früh, dass die Person den Urlaub realistisch noch nehmen kann – und nicht erst kurz vor knapp im Dezember, wenn 15 offene Tage in drei Wochen ohnehin nicht mehr unterzubringen sind.

Die arbeitsrechtliche Praxis empfiehlt, „die Unterrichtung so früh wie möglich, zumindest aber in der ersten Hälfte des Kalenderjahres durchzuführen“ (Haufe). Der Grund ist einfach: Ein Hinweis, der faktisch keine Chance mehr lässt, den Urlaub zu nehmen, erfüllt seinen Zweck nicht.

Zweimaliger Hinweis als Best Practice

Ein einziger Hinweis pro Jahr funktioniert, aber zwei sind sicherer. Die verbreitete Empfehlung: einmal zu Jahresbeginn mit allen offenen Tagen, einmal im Herbst als Erinnerung mit der dann aktuellen Resttagezahl. Der erste Durchgang deckt auch übertragene Altbestände ab, der zweite fängt die Fälle, in denen bis zum Herbst wenig passiert ist. Wie eine strukturierte Urlaubsplanung im Unternehmen diesen Rhythmus stützen kann, findest du in unserem gesonderten Leitfaden.

Was passiert, wenn der Hinweis zu spät oder gar nicht kommt?

Dann verfällt der Urlaub nicht. Die dreijährige Verjährungsfrist beginnt nicht zu laufen. Und bei einer Kündigung wird der gesamte offene Urlaub abgeltungspflichtig – auch der aus mehreren Vorjahren. Genau dieser Fall summiert sich zu Beträgen, die niemand eingeplant hat. Wie viel das sein kann, rechnen wir weiter unten durch.

Wie dokumentiere ich die Hinweise rechtssicher?

Die Beweislast liegt beim Arbeitgeber. Wer im Streitfall nicht nachweisen kann, wann und mit welchem Inhalt er hingewiesen hat, verliert – auch wenn er den Hinweis tatsächlich verschickt hat. Ein Hinweis ohne Nachweis ist im Zweifel keiner.

Das ist bürokratisch, keine Frage. Aber es ist der Teil, an dem die meisten Betriebe scheitern: Der Hinweis geht raus und wird dann nicht sauber abgelegt. Zwei Jahre später fehlt der Beleg.

Checkliste: Hinweis-Dokumentation im Betrieb

• Hinweis-Datum protokollieren – wann genau ging der Hinweis raus?
• Inhalt archivieren – die konkrete E-Mail oder Textdatei mit der genannten Tagezahl aufbewahren
• Zustellung sichern – Empfangsbestätigung, Lesebestätigung oder technische Zustellprotokollierung
• Getrennt ablegen – für jede Person und jedes Urlaubsjahr einzeln, nicht als Sammel-PDF
• Lange genug aufbewahren – mindestens bis das Ende des jeweiligen Verjährungszeitraums sicher überschritten ist

Wer sich mit den Dokumentationspflichten im Arbeitsverhältnis grundsätzlich schwertut, findet in unserem Beitrag zu den Dokumentationspflichten bei der Arbeitszeiterfassung den größeren Rahmen dazu.

So setzt ihr die Hinweispflicht dauerhaft um

Ein einmaliger Hinweis reicht nicht. Du brauchst einen festen Prozess, der sich jedes Jahr wiederholt und für alle Mitarbeitenden lückenlos dokumentiert ist. Sonst rutscht in einem hektischen Jahr genau die eine Person durch, die später kündigt.

Schritt für Schritt: der Jahresrhythmus für HR

1. Januar: Urlaubsstand für alle Mitarbeitenden abrufen – inklusive übertragener Resttage aus dem Vorjahr.
2. Januar/Februar: Individuelle Hinweis-E-Mails versenden. Pro Person: Resttagezahl, Frist, Konsequenz, Aufforderung.
3. Herbst (etwa Oktober): Erinnerung mit dem dann aktuellen Resttage-Stand.
4. Dezember: Kurz-Check – wer hat noch offene Tage, und ist der Hinweis dokumentiert?
5. Laufend: Jeden Hinweis protokolliert ablegen, getrennt nach Person und Jahr.

Und ganz ehrlich: Ein Tool nimmt dir die Pflicht nicht ab. Den Hinweis musst du inhaltlich verantworten, und ob er im Einzelfall wirksam ist, entscheidet nicht die Software. Was ein System leisten kann, ist die fehleranfällige Handarbeit zu reduzieren – den Urlaubsstand pro Person bereitstellen, damit du die richtige Zahl in den Hinweis schreibst.

Was droht bei versäumter Hinweispflicht?

Wer nie hingewiesen hat, sitzt auf einem Rückstau offener Urlaubsansprüche, die weder verfallen noch verjähren. Bei einer Kündigung müssen sie in voller Höhe abgegolten werden – nach § 7 Abs. 4 BUrlG: „Kann der Urlaub wegen Beendigung des Arbeitsverhältnisses ganz oder teilweise nicht mehr gewährt werden, so ist er abzugelten.“

Der Rückstau-Effekt in Zahlen

Ein Rechenbeispiel zur Illustration – die konkreten Zahlen sind fiktiv, die Formel stimmt.

Beispiel: Eine Mitarbeiterin hat 24 Urlaubstage im Jahr. Über fünf Jahre kam nie ein Hinweis. Ihr Urlaub ist also nicht verfallen: 5 × 24 = 120 offene Tage. Bei einem Bruttomonatslohn von 3.500 Euro und durchschnittlich 21,75 Arbeitstagen pro Monat ergibt sich ein Tagessatz von rund 161 Euro (3.500 / 21,75). Macht bei 120 Tagen einen Abgeltungsanspruch von etwa 19.320 Euro – für eine einzige Person.

Bei drei solchen Fällen im Team reden wir über eine fünfstellige Summe, die niemand auf dem Schirm hatte. Das ist der teure Teil der versäumten Hinweispflicht: Sichtbar wird er erst, wenn jemand geht.

Fazit: Hinweispflicht

Wer die Hinweispflicht einmal im Jahr sauber abarbeitet und dokumentiert, macht aus einem offenen Haftungsrisiko eine kalkulierbare Routine. Die Rechtslage ist seit den Urteilen von 2022 eindeutig, und sie liegt in deiner Hand: kein Hinweis bedeutet kein Verfall – und im Zweifel eine Rechnung, die bei der nächsten Kündigung fällig wird. Zwei individuelle Hinweise pro Jahr sind wenig Aufwand, gemessen an dem, was ein jahrelang gewachsener Rückstau kosten kann.

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Mit der Urlaubsplanung von Personizer rufst du den aktuellen Urlaubsstand pro Person ab, statt ihn aus verstreuten Tabellen zusammenzusuchen. Das macht den jährlichen Hinweis-Prozess planbar und den Rückstau früh sichtbar.

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Häufig gestellte Fragen

Hier findest du Antworten auf die wichtigsten Fragen. Falls du weitere Hilfe benötigst, kontaktiere gerne unseren Support.

Was ist die Hinweispflicht beim Urlaubsverfall?

Die Hinweispflicht verpflichtet Arbeitgebende dazu, Mitarbeitende individuell und nachweisbar darauf hinzuweisen, dass noch offene Urlaubstage bis zum Jahresende – bei Übertragung bis zum 31. März des Folgejahres – genommen werden müssen und der Urlaub andernfalls verfällt. Ohne diesen Hinweis verfällt der Urlaubsanspruch nicht und verjährt auch nicht. Das hat das Bundesarbeitsgericht am 20. Dezember 2022 (9 AZR 266/20) klargestellt.

Reicht ein allgemeiner Hinweis im Arbeitsvertrag?

Nein. Ein pauschaler Hinweis im Arbeitsvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung genügt nicht. Der Hinweis muss für jede Person und jedes Urlaubsjahr einzeln erfolgen – mit der konkreten Anzahl der noch offenen Urlaubstage, der geltenden Frist und der ausdrücklichen Aufforderung, den Urlaub zu nehmen.

Was passiert, wenn Arbeitgebende die Hinweispflicht nicht erfüllen?

Der Urlaubsanspruch verfällt nicht, und die dreijährige Verjährungsfrist beginnt nicht zu laufen. Tritt eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter aus dem Unternehmen aus, müssen alle nicht genommenen Urlaubstage abgegolten werden – auch die aus mehreren Vorjahren. Je nach Dauer der Betriebszugehörigkeit und Höhe des Lohns können sich dabei erhebliche Beträge ansammeln.

Gilt die Hinweispflicht auch für langzeiterkrankte Mitarbeitende?

Nur eingeschränkt. Wer das gesamte Urlaubsjahr durchgehend arbeitsunfähig war, muss nicht hingewiesen werden – hier gilt der gesonderte 15-Monats-Verfall. War eine Person hingegen zumindest einen Teil des Jahres arbeitsfähig, bevor sie erkrankte, besteht die Hinweispflicht für diesen Zeitraum. Das hat das BAG mit Urteil vom 20. Dezember 2022 (9 AZR 245/19) präzisiert.

Ab wann läuft die Verjährungsfrist für Urlaubsansprüche?

Die dreijährige Verjährungsfrist beginnt erst am Ende des Jahres, in dem der Arbeitgeber korrekt und individuell auf den drohenden Urlaubsverfall hingewiesen hat – nicht automatisch mit dem Jahresende des Entstehungsjahres. Das ist die zentrale Aussage des BAG-Urteils vom 20. Dezember 2022 (9 AZR 266/20). Wer 2022 nicht hingewiesen hat, läuft 2026 nicht in eine automatische Verjährung.

Wie setze ich die Hinweispflicht praktisch um?

Der sicherste Weg ist ein fester Jahresrhythmus: zu Jahresbeginn alle Mitarbeitenden individuell per E-Mail informieren (Resttage, Frist, Konsequenz, Aufforderung), im Herbst eine Erinnerung nachschieben. Beides muss protokolliert und archiviert sein, weil die Beweislast beim Arbeitgeber liegt. Eine HR-Software wie Personizer zeigt den Resturlaub jeder Person und liefert damit die Grundlage für die individuellen Hinweise – ein Ersatz für den Hinweis selbst ist sie nicht, aber sie macht den Prozess deutlich weniger fehleranfällig.

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Was ist die digitale Personalakte?

Die digitale Personalakte ist die zentrale, digitale Ablage aller mitarbeiterbezogenen Dokumente: von Arbeitsvertrag über Zeugnisse bis zu Gehaltsvereinbarungen. Sie schafft Transparenz und Ordnung. Früher gab es den dicken Ordner im Aktenschrank, verknüpft mit hohen zeitlichen Aufwänden bei der Suche nach einem bestimmten Dokument. Heute findet man mit einem Klick jegliche, relevante Informationen.

Was lange als modernes Extra galt, entwickelt sich zunehmend zum Standard: Immer mehr Unternehmen stellen um, da die Anforderungen an sichere und nachvollziehbare Datenhaltung wachsen und die Digitalisierung bestimmter Dokumente ab 2027 Pflicht wird.

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Warum Unternehmen jetzt ihre Personalakten digitalisieren sollten

Remote-Teams, hybride Arbeitsmodelle und standortunabhängige Zusammenarbeit: Die Art, wie Teams arbeiten hat sich in den letzten Jahren stark verändert. Gleichzeitig nimmt der regulatorische Druck zu: Die EU treibt die Digitalisierung von Verwaltungsprozessen aktiv voran. Unternehmen, die sensible Mitarbeiterdaten noch in Excel-Tabellen oder physischen Ordnern verwalten, geraten zunehmend unter Erklärungsdruck.

Die Beitragsverfahrensordnung sieht inzwischen vor, dass bestimmte Entgeltunterlagen digital vorgehalten werden müssen.

Diese sind unter anderem:

• Unterlagen zur Staatsangehörigkeit
• Unterlagen zur Entsendung
• Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse
• Nachweise zur Versicherungspflicht

DATEV und Digitale Personalakte

Ab Januar 2027 müssen bestimmte entgelt- und sozialversicherungsrelevante Unterlagen digital vorliegen und auch das Steuerbüro brauch korrekte Stammdaten digital: Vertragsdetails, Steuerklasse, Einsatzbereiche und aktuelle Mitarbeiterinformationen.

Wer schon heute auf die digitale Personalakte setzt, ist nicht nur rechtlich auf der sicheren Seite, sondern profitiert gleichzeitig von einem reibungslosen DATEV-Workflow: Mitarbeiterdaten, Abwesenheiten und Arbeitszeiten lassen sich bereits strukturiert in Personizer erfassen. Das Steuerbüro kann so die Lohnabrechnungen direkt weiterverarbeiten.

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Digitale Personalakte: 4 Vorteile auf einen Blick

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Auch wenn diese Pflicht zunächst nur ausgewählte Dokumente betrifft und nicht die gesamte Personalakte, lohnt es sich, den Schritt weiter zu denken, denn die digitale Personalakte bringt noch weitaus mehr mit sich: zentrale Verfügbarkeit aller Mitarbeiterdaten, spürbare Zeit- und Kostenersparnis beim Suchen und Verwalten von Unterlagen sowie vollständige Transparenz und Nachverfolgbarkeit aller Änderungen.

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Die DATEV-Schnittstelle und warum sie für KMU so wichtig ist

DATEV ist die führende Software für Steuerberater und Buchhalter in Deutschland. Viele kleine und mittelständische Unternehmen arbeiten mit Steuerbüros zusammen, die DATEV bereits nutzen.
Eine DATEV-Schnittstelle ist eine digitale Verbindung zwischen deiner HR-Software und DATEV.
Diese Schnittstelle überträgt folgende Daten automatisiert, ganz ohne manuelle Eingabe:

• Mitarbeiterstammdaten
• Abwesenheiten
• eAU-Abruf

Ohne eine digitale Zeiterfassung bedeutet das: Stammdaten manuell einpflegen, Abwesenheiten per E-Mail kommunizieren, Korrekturen nachschicken. Zeit, die deutlich wertvoller investiert werden darf.

Das Problem, wenn HR und Lohnabrechnung nicht zusammenpassen

Ohne strukturierte digitale Lösung entstehen typische Probleme:

• Stammdaten werden manuell doppelt gepflegt, in der HR-Software und in DATEV
• Abwesenheiten per E-Mail oder Zuruf weitergegeben
• Fehler schleichen sich ein, weil Daten nicht synchron sind
• DSGVO-Risiken durch unsichere Datenweitergabe

Die Schnittstelle zu DATEV schafft hier klare Abhilfe: Daten werden einmal in Personizer gepflegt und von dort direkt an DATEV übermittelt. Pünktlich, vollständig und nachvollziehbar.

Von der Zeiterfassung direkt zum DATEV-Export

Personizer bündelt alle relevanten HR-Daten an einem Ort. So wird die monatliche Übergabe ans Steuerbüro zur Routine, ganz ohne Papierkram.

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So funktioniert der DATEV-Export mit Personizer Schritt für Schritt

Personizer übernimmt in diesem Prozess den HR-Teil: Mitarbeiterdaten werden strukturiert abgelegt und Abwesenheiten zentral verwaltet
Die so gesammelten Daten lassen sich am Monatsende in einem Format exportieren ,das dein Steuerbüro direkt in DATEV weiterverarbeiten kann.

Schritt 1: Mitarbeiterstammdaten pflegen
Lege neue Mitarbeiter in Personizer an oder aktualisiere bestehende Profile. Persönliche Daten, Sozialversicherungsinfos und mehr. Alle Daten werden automatisch in DATEV exportiert.

Schritt 2: Abwesenheiten eintragen
Urlaubsanträge, Elternzeiten und weitere Abwesenheiten werden direkt in Personizer erfasst und über die Schnittstelle an DATEV übermittelt. Dein Steuerbüro hat damit stets aktuelle und korrekte Informationen.

Schritt 3: eAU-Abruf
Krankheitsmeldungen lassen sich über die Schnittstelle direkt als elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) abrufen. Ohne manuelles Nachfragen beim Mitarbeiter.

Die Digitale Personalakte als Datenbasis hinter dem DATEV-Export

Dein Steuerbüro braucht für eine saubere, digitale Lohnabrechnung neben den erbrachten Stunden auch korrekte Stammdaten: Vertragsdetails, Steuerklasse und Einsatzbereiche. Genau dafür gibt es die Digitale Personalakte.
Das Steuerbüro nutzt diese Daten dann auf seiner Seite in DATEV LODAS oder vergleichbaren DATEV-Lohnprogrammen.

Alle relevanten Mitarbeiterdaten an einem Ort, mit klaren Zugriffsrechten. Damit nicht jeder alles sieht, aber alle das Richtige finden. DSGVO-konform, ohne Dokumente in E-Mail-Verläufen oder ungeschützten Ordnern.

Fazit: Weniger Reibung zwischen HR und Buchhaltung

Die Übergabe ans Steuerbüro muss kein monatlicher Aufwand sein. Wenn Stammdaten und Abwesenheiten zentral in Personizer verwaltet und direkt an DATEV übertragen werden, wird der Prozess zur Routine und nicht zur Herausforderung.

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Häufig gestellte Fragen

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Was übergibt der DATEV-Export von Personizer genau?

Der Export umfasst Arbeitsstunden, Überstunden, Urlaubstage und Fehlzeiten. Alle relevanten Zeitdaten für die Lohnabrechnung. Die Vergütung bliebt direkt beim Steuerberater und wird seperat gepflegt.

Wie funktioniert die DATEV-Integration technisch?

Personizer ist kein natives DATEV-Addon, aber die erfassten Zeitdaten lassen sich strukturiert exportieren und problemlos von deinem Steuerbüro in DATEV weiterverarbeiten. Der Export ist so strukturiert, dass das Steuerbüro die Daten direkt nutzen kann.

Wie sicher sind Mitarbeiterdaten in einer digitalen Personalakte?

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HR-Prozesse heute: Warum viele Unternehmen unnötig Zeit verliere 

Viele Unternehmen bleiben lange bei ihren bestehenden Prozessen – einfach, weil es „irgendwie läuft“.
Doch irgendwann wird klar: Der Aufwand steigt, Abstimmungen häufen sich und kleine Fehler sorgen plötzlich für große Unruhe im Alltag. Hinzu kommt ein enormer Zeitverlust.

Studien zeigen: Viele Unternehmen handeln zu spät statt vorausschauend

Ein Grund dafür ist, dass viele Unternehmen nicht vorausschauend planen, sondern eher reagieren. Die Studie „Resilience by Design“ von ATOSS zeigt genau dieses Muster: 66 % der Unternehmen reagieren auf Veränderungen, statt sich aktiv darauf vorzubereiten. Genau dieser „Reaktionsmodus“ sorgt im HR-Alltag häufig für unnötigen Aufwand – etwa bei Zeiterfassung, Urlaubsplanung oder der Verwaltung sensibler Mitarbeiterdaten.

Wenn Arbeitszeiten nachgetragen werden müssen, Urlaubsanträge unübersichtlich werden oder Informationen in verschiedenen Systemen verstreut liegen, kostet das nicht nur Zeit, sondern auch Nerven. Spätestens dann wird klar: HR braucht eine Lösung, die Prozesse strukturiert, digitalisiert und gleichzeitig gesetzeskonform macht.

Zeiterfassung digitalisieren statt komplizierter Abläufe 

Gerade bei der Zeiterfassung kosten alte Prozesse oft unnötig Zeit: Zeiten werden notiert, nachgetragen, über verschiedene Wege gesammelt oder schlicht weg vergessen – und am Ende fehlt trotzdem die Übersicht. Eine moderne Zeiterfassungsapp macht es deutlich einfacher. Mitarbeitende können ihre Arbeitszeit direkt per Smartphone erfassen – schnell, mobil und ohne Umwege. So entstehen klare Daten, weniger Rückfragen und deutlich weniger Aufwand für HR und Teams.

Zeiterfassungsapp: Warum mobil erfassen heute den Unterschied macht

Wichtig dabei: Nicht jede digitale Zeiterfassung bedeutet automatisch eine App-Lösung. Viele Systeme funktionieren weiterhin nur stationär oder über umständliche Tools. Eine echte Zeiterfassungsapp bietet dagegen den Vorteil, dass Mitarbeitende flexibel arbeiten können – egal ob im Büro, im Homeoffice oder unterwegs.

Urlaub digital planen: schnell beantragen und freigeben 

Auch bei der Urlaubsplanung entsteht in vielen Unternehmen unnötiger Aufwand: Anträge kommen per Mail, Zuruf oder Chat, werden irgendwo notiert und müssen am Ende manuell nachgepflegt werden. Das sorgt schnell für Missverständnisse, Überschneidungen im Team und fehlende Transparenz. Das kann schnell zu Ärger führen.

Digitale Urlaubsfreigaben: weniger Abstimmung, mehr Überblick

Wenn Unternehmen Urlaub digital planen, wird der Prozess deutlich einfacher. Mitarbeitende können ihre Urlaubstage direkt online beantragen und Vorgesetzte den Antrag mit wenigen Klicks freigeben. Dadurch bleibt der Überblick jederzeit erhalten – ohne ständiges Nachfragen oder Chaos in der Planung.

Gerade bei Sonderfällen wie längeren Auszeiten oder einem Sabbatjahr zeigt sich der Vorteil digitaler Prozesse besonders deutlich. Auch wenn ein Mitarbeiter mal nicht vor Ort ist oder sich sogar in einer anderen Zeitzone befindet, kann der Urlaub effizient geplant werden.

Mitarbeiterdaten zentral verwalten – Die Personalakte

Arbeitsvertrag, Steuer-ID, Sozialversicherungsunterlagen, Krankmeldungen, Bescheinigungen oder wichtige personenbezogene Dokumente – im HR-Alltag sammelt sich schnell einiges an. Genau dafür gibt es die digitale Personalakte: Sie bündelt alle relevanten Mitarbeiterunterlagen zentral an einem Ort und macht Schluss mit verstreuten Dateien, Papierordnern und langem Suchen.

Schluss mit Suchen: HR-Unterlagen sofort griffbereit

Statt Dokumente mühsam zusammenzutragen, können HR-Teams und berechtigte Führungskräfte jederzeit und von überall schnell auf die richtigen Informationen zugreifen – strukturiert, sicher und nachvollziehbar. Und auch „für den Fall der Fälle“ ist alles direkt abrufbar: egal ob bei Rückfragen, internen Prüfungen oder wenn wichtige Unterlagen kurzfristig benötigt werden. So wird Personalverwaltung nicht nur einfacher, sondern auch deutlich professioneller und zeitsparender.

Zugriffsrechte & Datenschutzkonforme HR-Prozesse  

Gerade im HR-Bereich sind sensible Daten an der Tagesordnung – von personenbezogenen Informationen bis hin zu Verträgen, Steuer- oder Sozialversicherungsunterlagen. Umso wichtiger ist es, dass diese Daten nicht einfach irgendwo gespeichert werden, sondern geschützt und nachvollziehbar verwaltet sind. Genau hier punktet Personizer mit klar definierten Zugriffsrechten und Rollen, die dafür sorgen, dass nur berechtigte Personen Zugriff auf bestimmte Informationen erhalten.Im Gegensatz zu Papierakten, die verloren gehen oder von mehreren Personen eingesehen werden können, oder Excel-Dateien, die schnell weitergeleitet, kopiert oder versehentlich überschrieben werden, bietet Personizer eine strukturierte und sichere Lösung. Alle Daten werden zentral gespeichert, Zugriffe sind kontrollierbar und Prozesse deutlich transparenter.

Das Beste: Durch die digitale Verwaltung ist die HR-Arbeit nicht nur effizienter, sondern auch deutlich DSGVO-konformer. Unternehmen müssen sich nicht mehr selbst um unübersichtliche Ablagestrukturen oder Sicherheitslücken kümmern – Personizer schafft hier eine zuverlässige Basis für moderne, datenschutzkonforme HR-Prozesse.

Die Vorteile von Personizer auf einen Blick

Häufig gestellte Fragen

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Ist eine digitale Zeiterfassung mit Personizer gesetzeskonform?

Ja, Personizer unterstützt Unternehmen dabei, Arbeitszeiten transparent und nachvollziehbar zu dokumentieren. Durch digitale Prozesse wird die Zeiterfassung strukturierter, leichter auswertbar und kann dabei helfen, gesetzliche Vorgaben im Arbeitsalltag zuverlässiger einzuhalten.

Welche Vorteile bietet eine Zeiterfassungsapp im Vergleich zu klassischen Lösungen?

Eine Zeiterfassungsapp ermöglicht es Mitarbeitenden, Arbeitszeiten direkt per Smartphone zu erfassen – egal ob im Büro, im Homeoffice oder unterwegs. Das spart Zeit, reduziert Fehler und sorgt für mehr Übersicht, weil Daten nicht mehr manuell nachgetragen oder aus verschiedenen Quellen gesammelt werden müssen.

Was gehört in eine digitale Personalakte und wie sicher sind die Daten gespeichert?

In eine digitale Personalakte gehören unter anderem Arbeitsverträge, Steuerunterlagen, Sozialversicherungsdokumente, Bescheinigungen oder Krankmeldungen. Mit Personizer werden diese Unterlagen zentral gespeichert und durch klare Rollen- und Zugriffsrechte geschützt, sodass nur berechtigte Personen Zugriff auf sensible Daten erhalten.

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Inhalt

Entgelttransparenz gewinnt für Unternehmen zunehmend an Bedeutung. Neben gesellschaftlichen Entwicklungen und veränderten Erwartungen von Mitarbeitenden spielen auch strukturierte HR-Prozesse eine zentrale Rolle. Themen wie digitale Personalarbeit, nachvollziehbare Vergütungsstrukturen und transparente Kommunikation rücken stärker in den Fokus moderner Organisationen.

Gerade im Zusammenspiel mit zentralen HR-Bereichen wie der Zeiterfassung, der Urlaubsverwaltung oder der strukturierten Pflege von Mitarbeiterdaten wird deutlich, wie wichtig klare und konsistente Grundlagen für mehr Transparenz sind.

Was ist Entgelttransparenz?

Das Entgelttransparenzgesetz wurde 2017 in Deutschland eingeführt und beschreibt den offenen und nachvollziehbaren Umgang mit Vergütung im Unternehmen.
Im Mittelpunkt stehen Fragen wie:

1. Welche Faktoren beeinflussen Gehaltsentwicklungen?
2. Nach welchen Maßstäben werden Gehälter festgelegt?
3. Wie werden vergleichbare Tätigkeiten bewertet?

Die Entgelttransparenz soll den Zweck erfüllen, Vertrauen bei den Mitarbeitenden zu schaffen, den Betriebsfrieden zu stärken und die Personalfluktuation zu senken. Eine wichtige Grundlage dafür ist die saubere Dokumentation von Rollen, Verantwortlichkeiten und Vergütungsbestandteilen. Digitale Lösungen wie eine digitale Personalakte können Unternehmen dabei unterstützen, diese Informationen zentral, aktuell und nachvollziehbar zu erfassen.

Für eine bessere Übersicht: Digitale Personalakte

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Wen betrifft die Entgelttransparenz?

In Unternehmen mit mehr als 200 Mitarbeiter:innen haben die Beschäftigten durch das Entgelttransparenzgesetz einen Anspruch auf Gehaltstransparenz. Mitarbeitende müssen die Initiative ergreifen.

Für große Konzerne und Unternehmen mit mehr als 500 Beschäftigten gilt Allgemein eine Berichtspflicht. Das bedeutet, dass das Unternehmen aus eigenem Antrieb über die Gehaltsstrukturen informieren muss.

Welche Ansprüche umfasst die Entgelttransparenz?

Entgelttransparenz bedeutet nicht, dass Beschäftigte erfahren können, was einzelne Kolleg:innen verdienen. Eine Offenlegung individueller Gehälter ist unter anderem aus Datenschutzgründen nicht vorgesehen.
Stattdessen bezieht sich der Auskunftsanspruch auf vergleichbare Tätigkeiten und Strukturen. Unternehmen können Informationen zum Median der Entgelte einer Vergleichsgruppe bereitstellen, um Vergütungsunterschiede nachvollziehbar zu machen, ohne personenbezogene Daten offenzulegen. Voraussetzung dafür sind klar definierte Rollen, Verantwortlichkeiten und eine strukturierte Pflege von Mitarbeiterdaten, wie sie etwa im Rahmen einer digitalen Personalakte und zum Beispiel im Rahmen eines Organigramms abgebildet werden können.

Unabhängig von formalen Vorgaben zeigt sich: Je klarer Kriterien, Vergleichsgruppen und HR-Prozesse definiert sind, desto leichter lassen sich Auskünfte geben und Vergütung transparent kommunizieren – etwa im Zusammenspiel mit einer strukturierten HR-Verwaltung.

Vorteile von Entgelttransparenz

• Nachvollziehbarkeit: Mitarbeitende verstehen besser, wie Vergütungsentscheidungen zustande kommen.
• Vergleichbarkeit: Rollen und Tätigkeiten lassen sich konsistenter bewerten.
• Kommunikation: Gespräche über Gehalt und Entwicklung werden sachlicher.
• Orientierung: Klare Strukturen unterstützen langfristige Personalplanung.

Entgelttransparenz als Teil moderner HR-Arbeit

Für Unternehmen lohnt es sich, das Thema Entgelttransparenz strukturiert anzugehen. Ein sinnvoller erster Schritt ist es, bestehende Rollenprofile, Vergütungsbestandteile und Entscheidungsgrundlagen zu überprüfen.

Darauf aufbauend können HR-Teams einen Blick darauf werfen, wie Entgeltinformationen aktuell im Unternehmen vorliegen: Sind sie einheitlich dokumentiert? Lassen sie sich nachvollziehen und bei Bedarf erklären? Klare Zuständigkeiten und gut gepflegte Daten helfen, Vergütungsfragen sachlich einzuordnen.

Entgelttransparenz ist dabei kein abgeschlossenes Projekt, sondern Teil laufender HR-Arbeit. In der Praxis zeigt sich, dass strukturierte Prozesse und konsistente Daten – etwa im Zusammenspiel mit Lohn- und Gehaltsabrechnungssystemen wie DATEV – eine wichtige Grundlage schaffen, um Transparenz im Arbeitsalltag mitzudenken und weiterzuentwickeln.

Häufig gestellte Fragen

Hier findest du Antworten auf die wichtigsten Fragen. Falls du weitere Hilfe benötigst, kontaktiere gerne unseren Support.

Wie wird das Entgelttransparenzgesetz 2026 durch die EU-Richtlinie erweitert?

Mit der EU-Richtlinie zur Entgelttransparenz werden bestehende Regelungen weiterentwickelt. Ziel ist es, Vergütungsstrukturen transparenter zu machen und Unterschiede besser nachvollziehen zu können. Die Mitgliedstaaten sollen die Vorgaben bis 2026 in nationales Recht überführen. Im Fokus stehen unter anderem erweiterte Informations- und Berichtspflichten sowie mehr Transparenz bereits im Bewerbungsprozess.

Welche Pflichten haben Arbeitgeber laut Entgelttransparenzgesetz?

Arbeitgeber können verpflichtet sein, Auskünfte zu Vergütungsstrukturen und -kriterien zu geben. Dazu gehören Informationen zu Vergleichsgruppen, Entgeltbestandteilen und den Kriterien, nach denen Gehälter festgelegt werden. Für größere Unternehmen kommen zusätzliche Berichtspflichten hinzu.
Voraussetzung dafür ist, dass relevante HR-Informationen strukturiert vorliegen – etwa Rollenprofile, Arbeitszeiten und Vergütungsbestandteile, wie sie auch im Kontext einer sauberen HR-Verwaltung relevant sind.

Was bedeutet „gleiche oder gleichwertige Arbeit“ im Sinne des Entgelttransparenzgesetzes?

„Gleiche oder gleichwertige Arbeit“ bezieht sich nicht ausschließlich auf identische Jobtitel. Maßgeblich ist, ob Tätigkeiten hinsichtlich Anforderungen, Verantwortung, Qualifikation und Arbeitsbedingungen vergleichbar sind. Auch unterschiedliche Aufgaben können als gleichwertig gelten, wenn sie nach objektiven Kriterien ähnlich bewertet werden. Im Rahmen einer strukturierten digitalen Personalakte ist eine solche Vergleichbarkeit durch klar definierte Rollen und konsistente Mitarbeiterdaten möglich.

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Personizer 2025: Mehr Funktionen, mehr Überblick, mehr Team-Gefühl  

Dieses Jahr stand für uns ganz im Zeichen von Wachstum – funktional, strukturell und im Austausch mit euch. Denn gestartet ist Personizer vor Jahren als reine Urlaubsplaner-Software. Seitdem hat sich in unserem Tool einiges getan: Für unsere Kundschaft wollen wir zum umfassenden HR-Tool heranwachsen. 
 
Mit der digitalen Personalakte haben wir unseren Funktionsumfang deutlich erweitert. Damit könnt ihr über die Urlaubsplanung und Zeiterfassung hinaus auch Personal-Daten sicher verwalten und die Gehaltsentwicklung aller Team-Mitglieder dokumentieren. Zudem verschafft euch die Organigramm-Darstellung eine Übersicht über alle Zusammenhänge in euren Unternehmen.  

Ein weiterer wichtiger Schritt hin zu einem ganzheitlichen Personalmanagement war die Entwicklung unserer Integration zu DATEV. Damit könnt ihr eure Personizer-Daten ganz einfach mit dem DATEV-Datenservice verknüpfen – für weniger manuelle Arbeit, weniger Fehlerquellen und noch schnellere Payroll-Prozesse. 

Mehr als nur neue Features 

Neben einem größeren Funktionsumfang hat sich bei Personizer auch sonst einiges getan: 
Unsere Website hat ein Update bekommen. Mit überarbeitetem Branding, einer klaren Menü-Struktur und einer optimierten Darstellung für alle Endgeräte wird das Auffinden aller relevanten Informationen zu unserem Tool deutlich einfacher.  

Außerdem gab es ein ganz persönliches Team-Highlight: Personizer ist 4 Jahre alt geworden!  
In unserem Jubiläumsbeitrag haben wir bereits auf diese Reise zurückgeblickt – und sind immer noch überwältigt davon, wie sehr wir in dieser Zeit gemeinsam mit euch wachsen durften. 

Voller Kundenfokus im Jahr 2026 für die HR-Welt von morgen 

Natürlich bleibt es nicht nur bei dem, was wir dieses Jahr bereits erreicht haben. Denn wir haben große Pläne! 2026 legen wir den Fokus auf noch smartere Workflows, agile Weiterentwicklung und eine starke Einbindung der Kundenwünsche an unsere Software. 

Darauf können sich Nutzende von Personizer im kommenden Jahr freuen: 

• Ausbau unserer Integrationen: Wir möchten Personizer noch besser mit Tools verbinden, die unsere Kundschaft täglich nutzt. Habt ihr konkrete Integrationswünsche? Dann teilt uns gerne euren Bedarf mit – wir freuen uns über jedes Feedback! 

• Agile Produktentwicklung: Wir entwickeln Personizer Schritt für Schritt weiter. Und dank kurzer Entscheidungswege, klarer Prioritäten und eurer Feedbacks wird unsere Software immer mehr zur HR-Lösung, die Personalmanager im Alltag vollumfänglich unterstützt und HR-Prozesse beschleunigt. 

• Geballtes Wissen rund um New Work: Agiles Arbeiten ist nicht nur fester Bestandteil unserer eigenen Unternehmensphilosophie. Auch mit unseren Inhalten möchten wir mehr Teams dazu befähigen, mit Spaß und Eigenverantwortung erfolgreich zu sein. 

Kurz gesagt: Wir wollen euch das Arbeitsleben leichter machen – jeden Tag ein Stück mehr. 

Freut euch auf Mehr(wert) im neuen Jahr 

2025 war für uns ein Jahr voller Wachstum: Nicht nur der Umfang unserer Funktionen, sondern auch die Nähe zu unserem Kundenstamm ist in diesem Jahr größer geworden. 
Wir freuen uns sehr darauf, diesen Weg 2026 gemeinsam fortzusetzen – mit neuen Ideen, neuen Möglichkeiten und vielen Optimierungen, die genau dort ansetzen, wo sie euch am meisten helfen. 

Danke, dass ihr Teil unserer Reise seid. Wir freuen uns darauf, auch 2026 gemeinsam mit euch die HR-Welt ein Stück einfacher zu machen. 

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1. HR-Trend: KI-Agenten verschlanken HR-Prozesse

Der Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) und Automatisierung findet bereits in vielen Bereichen Anwendung, und wird künftig auch das Personalmanagement erleichtern. HR-Abteilungen können diese Technologien für sich nutzen, um Routineaufgaben zu automatisieren und mit “Predictive Analytics” (Vorhersagen basierend auf Analysen) datenbasierte Personal-Entscheidungen zu treffen. Damit können Herausforderungen wie beispielsweise Personalengpässe frühzeitig erkannt und vorgebeugt werden. Dies ermöglicht nicht nur eine vorausschauende Personalplanung, sondern auch eine Verbesserung der Entscheidungsqualität. 

Automationen und AI-Tools entwickeln sich im kommenden Jahr zunehmend zu sogenannten „Agenten“, also zu Programmen, die mithilfe von künstlicher Intelligenz autonom Ziele verfolgen und Aufgaben ausführen können. Indem KI-Agenten repetitive Aufgaben übernehmen, wie zum Beispiel Onboarding- oder Genehmigungsprozesse, können sich Personaler mehr Zeit für strategische Aufgaben nehmen, wie für die Weiterentwicklung der Mitarbeitenden oder die Gestaltung der Unternehmenskultur.

Gut zu wissen: In 2026 tritt auch der EU AI Act vollends in Kraft. Demnach sollte die innovative Technologie sensibel eingesetzt werden, denn im Zusammenhang mit HR-Prozessen bedarf es strenger Richtlinien mit Hinblick auf die Einsatz-Gebiete und Grenzen von KI-Tools.

2. HR-Trend: Gelebte Unternehmenskultur fördert Engagement

In vielen Unternehmen werden Leitsätze und Werte wie „Innovation“ oder „Teamgeist“ dekorativ im Flur aufgehängt. Oft spiegeln diese aber nicht den realen Alltag wider; Mitarbeitende erleben stattdessen Bürokratie, Misstrauen in die eigene Fachkompetenz oder lückenhafte Kommunikation. Um diesem Kulturverfall entgegen zu wirken, braucht es gezielte Maßnahmen, um die gewünschten Werte im Arbeitsalltag wirklich zu leben und damit das Engagement für die Tätigkeit der Mitarbeitenden aufrecht zu halten.

Das verlangt nach Ehrlichkeit, auch bei der Talent-Suche. Wer in Stellenausschreibungen Erwartungen verschweigt (z.B. Anwesenheit im Büro), verleugnet nicht nur die eigene Unternehmenskultur, sondern lässt auch im Kampf um Fachkräfte unnötig Federn. Diese Offenheit im Bewerbungsprozess kann Bewerber abschrecken, zieht aber im Gegenzug genau jene an, die wirklich zur Kultur passen. Das spart beiden Seiten Zeit und reduziert die Wahrscheinlichkeit, dass neue Mitarbeitende schnell wieder gehen, weil die Realität nicht mit den Versprechen im Bewerbungsprozess übereinstimmt.

Auf der anderen Seite kann die Resonanz von Bewerbenden und Mitarbeitenden auch Optimierungspotenziale für die Unternehmenskultur offenbaren. Im Whitepaper zu den Trends der Arbeitswelt von XING in Zusammenarbeit mit Statista wird beispielsweise sichtbar, dass sich viele Arbeitnehmende in Deutschland eine Reduktion der Arbeitszeit wünschen. Die 4-Tage-Woche ist in diesem Kontext immer wieder im Gespräch. Auch wenn die Umsetzbarkeit eines solchen Arbeitszeitmodells in jedem Betrieb individuell bewertet werden muss, liefern solche Insights doch wichtige Hebel, um die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern und mit einer positiven Unternehmenskultur das Engagement im Team zu erhöhen.

3. HR-Trend: Führung neu denken 

Die mittlere Management-Ebene hat ein Image-Problem: Insbesondere in der Generation X stoßen Führungsrollen nicht gerade auf Interesse. Zu viel Performance-Druck macht diese Positionen unbeliebt.

Dabei liegen in einer Führungsrolle spannende Potenziale, wenn man sie nur ausleben darf. So können Menschen in diesen Rollen als Vorbilder im Change-Prozess fungieren und Mitarbeitenden zeigen, dass Veränderung im Arbeitsalltag nicht jedes Mal einen großen Umbruch bedeutet, sondern dass auch kleine Anpassungen im laufenden Betrieb vorgenommen werden können. Statt den Fokus nur auf starre Performance-Ziele zu legen, kann das Top-Management ihre Führungskräfte dahingehend befähigen, als Facilitatoren für Prozess-Optimierungen und Innovationen zu arbeiten.

Dadurch kann Wandel zu einem normalen und instinktiven Bestandteil der Arbeit werden. Und das steigert nicht nur die Attraktivität einer Führungsrolle, sondern hält auch das gesamte Team fit für Marktveränderungen.

4. HR-Trend: Diversität in Teams fördern

Diversity, Equity & Inclusion (DEI) werden die Personalgestaltung auch im nächsten Jahr weiterhin prägen. Denn um diskriminierende Strukturen in Unternehmen abzubauen, wird es unverzichtbar werden zu verstehen, wie diese überhaupt entstehen, um Hindernisse für Menschen unterschiedlicher Altersgruppen, Herkunft oder Geschlechteridentitäten abzubauen.  

Das kann eine große Herausforderung sein, zahlt sich aber um ein Vielfaches aus: Studien zeigen, dass vielfältige Teams kreativer und besser in der Lage sind, komplexe Probleme zu lösen. Diverse Teams haben eine bessere kollektive Intelligenz und die Fähigkeit, auf verschiedene Herausforderungen zu reagieren, weil unterschiedliche Perspektiven in Entscheidungen einfließen. Das macht Diversität und Inklusion nicht nur zu einem wichtigen sozialen HR-Trend, sondern auch zu einem entscheidenden Wettbewerbsvorteil. 

Trotz aller Fortschritte besteht weiterhin eine strukturelle Ungleichheit zwischen den Geschlechtern, die den Handlungsbedarf der Unternehmen unterstreicht. So liegt das Durchschnittsgehalt von Frauen im Jahr 2023 immer noch rund 7.800 Euro brutto unter dem ihrer männlichen Kollegen. Zusätzlich werden Frauen durch unbezahlte Sorgearbeit mit durchschnittlich neun Wochenstunden mehr belastet als Männer. Hier verbergen sich wichtige Hebel für Unternehmen, in die Vereinbarkeit von Beruf und Familie zu investieren, um Mitarbeitende zu entlasten und für mehr Chancengleichheit zu sorgen. Zusätzlich dürfte die EU-Entgelttransparenz-Richtlinie dafür sorgen, dass Vergütungen für dieselbe Arbeit innerhalb des Teams angeglichen werden.

5. HR-Trend: Remote-Arbeit und flexible Arbeitsmodelle bleiben relevant

Die Corona-Pandemie hat die Arbeitswelt nachhaltig verändert und Remote-Arbeit sowie flexible Arbeitsmodelle fest etabliert. Mitarbeitende erwarten daher heute nicht nur die Möglichkeit, von zu Hause aus arbeiten zu dürfen, sondern auch zeitliche Flexibilität, durch die sie Beruf und Privatleben besser miteinander vereinbaren können. Insbesondere für die Generation Z und Millennials bleibt die Option auf Home-Office besonders relevant.

Dieser HR-Trend wird auch 2026 eine zentrale Rolle in Personalabteilungen spielen und erfordert, Strategien zu entwickeln, die eine hybride Arbeitskultur ermöglichen. Personen, die vollständig remote, hybrid oder mit flexiblen Arbeitszeiten angestellt sind, müssen innerhalb des Teams zusammen funktionieren. Eine Herausforderung besteht darin, die Zusammenarbeit und den Teamgeist zu stärken, auch wenn die Mitarbeitenden physisch voneinander getrennt arbeiten. Hier spielen digitale Tools eine entscheidende Rolle, um Kommunikation, Projektmanagement und Teamdynamik zu fördern. Gibt man den Mitarbeitenden die gewünschte Flexibilität, werden zufriedene und effektivere Teams mit einer hohen Arbeitsmoral das Ergebnis sein. 

Transparente Arbeitszeiten – auch im Remote-Setup

Ob Home-Office, Gleitzeit oder hybrides Arbeiten: Mit Personizer erfassen Teams Arbeits- und Abwesenheitszeiten ortsunabhängig und selbstständig. HR behält Kapazitäten, Urlaube und Fehlzeiten im Blick – Mitarbeitende gewinnen Planbarkeit und Transparenz.

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Gleichzeitig ist es wichtig, in der Kommunikation transparent zu sein und Mitarbeitenden gegenüber klar zu vermitteln, wie es um die gewünschte Anwesenheit bestellt ist (siehe Punkt 2). Hier gilt es für Personaler, zukünftig eine gute Balance zwischen den Interessen der Belegschaft und der Geschäftsleitung zu finden. 

6. HR-Trend: Aufstieg der kompetenzbasierten Organisation

Sich wandelnde Marktanforderungen erfordern von Unternehmen und ihren Belegschaften eine hohe Anpassungsfähigkeit. In einer Arbeitswelt, die außerdem durch raschen technologischen Fortschritt von KI geformt wird, ist das Konzept des lebenslangen Lernens wichtiger denn je. HR-Manager stehen vor der Herausforderung, eine Lernkultur zu schaffen, die diese ständige Weiterentwicklung ermöglicht und unterstützt: Weg von starren Jobtiteln, hin zum flexiblen Kompetenzmanagement.

Dabei geht es nicht nur um die Entwicklung technischer Fähigkeiten, sondern auch um die Förderung von Soft Skills wie kritischem Denken, Kreativität und emotionaler Intelligenz; Fähigkeiten, die im Zusammenspiel von Mensch und Technologie immer wichtiger werden.  

Unternehmen sollten im kommenden Jahr einen Audit der vorhandenen Kompetenzen im Team einplanen und überprüfen, wie sie Talente in der Belegschaft strategisch stärken können, um zukünftigen Marktanforderungen weiterhin gerecht zu bleiben. Die ersten Schritte für die kompetenzbasierte Organisationen haben wir in diesem Beitrag schon einmal durchleuchtet.

7. HR-Trend: Fachkräftemangel mit Altersdiversität begegnen

Sowohl Herausforderungen wie die Stagnation der deutschen Wirtschaft als auch der fortschreitende demografische Wandel können den Arbeitsmarkt im kommenden Jahr stark beeinflussen. Zwischen der steigenden Quote von Teilzeitkräften, Einsparungen in Betrieben und einer älter werdenden Bevölkerung kann sich der Fachkräftemangel verschärfen.

Unternehmen können darauf reagieren, indem sie auf Altersdiversität und fortlaufende Lernformate setzen. Sowohl besonders junge Menschen mit wenig Berufserfahrung, als auch Menschen im Berufsaustrittsalter werden häufiger mit Altersdiskriminierung und fehlender Verantwortung gestraft. Hier wird Inklusion (siehe Trend 4) als Maßnahme relevant: Das Wissen und die unterschiedlichen Fähigkeiten der Generationen zu bündeln, bietet enormes Potenzial. Hier bedarf es einer systematischen Integration und Vermittlung bestehender und neuer Fähigkeiten. Wenn Arbeitgebende sich darauf einlassen, Mitarbeitende aller Altersgruppen konsequent zu fördern, kann die Lücke des Fachkräftemangels geschlossen werden.

HR-Trends 2026: Mit KI und Kultur zukunftssicher aufgestellt

Die Arbeitswelt durchläuft eine tiefgreifende Transformation, angetrieben durch von Vormarsch von Künstlicher Intelligenz und den steigenden Ansprüchen der Mitarbeitenden. Der Schlüssel zum Erfolg liegt im kompetenzbasierten Management, das lebenslanges Lernen fördert, um die Belegschaft für die Arbeit mit KI-Agenten fit zu machen. Gleichzeitig bleibt der Mensch im Mittelpunkt: Durch gelebte, transparente Unternehmenskultur, Förderung von Diversität und Führungskräften, und die Bekämpfung von Ungleichheit können Unternehmen in ein Betriebsklima investieren, in dem sich nicht nur bestehende Mitarbeitende wohlfühlen, sondern das auch interessierte Fachkräfte anzieht.

Die Basis
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HR-Arbeit

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Häufig gestellte Fragen

Hier findest du Antworten auf die wichtigsten Fragen. Falls du weitere Hilfe benötigst, kontaktiere gerne unseren Support.

Welche Rolle spielt KI im HR-Bereich im Jahr 2025?

KI-Agenten automatisieren zunehmend Routineaufgaben wie Onboarding, Abwesenheitsprozesse oder Terminverwaltung. Dadurch werden HR-Teams entlastet und können sich stärker auf strategische Themen konzentrieren.

Warum gewinnt Unternehmenskultur weiter an Bedeutung?

Weil Mitarbeitende nur dann engagiert bleiben, wenn Werte im Alltag wirklich gelebt werden. Authentische Kommunikation, klare Erwartungen und echte Beteiligung sind wichtiger denn je.

Bleibt Remote-Arbeit weiterhin wichtig?

Ja. Mitarbeitende erwarten flexible Arbeitsmodelle. HR muss klare Regeln zu Präsenz und Zusammenarbeit schaffen und digitale Tools nutzen, um Teams trotz Distanz zu vereinen.

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Ein wichtiger Anlass also, um im Unternehmen Maßnahmen einzuführen, die der Burnout-Prävention dienen und die Mitarbeitenden eine gesunde Balance zwischen Beruf und Freizeit ermöglichen.    

Was ist ein “Burnout”? 

Die Weltgesundheitsorganisation WHO definiert Burnout nicht als eigenes Krankheitsbild, sondern als Syndrom, das als Folge von chronischem Stress am Arbeitsplatz entsteht. Es ist durch drei Dimensionen gekennzeichnet: 

• Gefühle der Energielosigkeit oder Erschöpfung 

• Emotionale Distanz zur eigenen Arbeit  

• negative Gefühle, bzw. Zynismus in Bezug auf die eigene Arbeit 

• verminderte berufliche Leistungsfähigkeit 

Burnout ist ausschließlich im beruflichen Kontext zu verwenden, kann aber ein Risikofaktor für Depressionen oder Suchterkrankungen sein. Umso wichtiger, die Anzeichen dafür im Team frühzeitig zu erkennen und ihnen entgegenzuwirken. 

Strukturen schaffen,
die Burnout vorbeugen

Mit Personizer schaffst du Rahmenbedingungen, die Überlastung gar nicht erst entstehen lassen: transparente Arbeitszeiten, klare Pausen und ein übersichtlicher Abwesenheitskalender fürs ganze Team.

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8 Frühwarnsignale für Burnout: So erkennst du sie 

Je früher du erste Anzeichen in deinem Team erkennst, desto besser kannst du dem Burnout vorbeugen. Führungskräfte und Menschen im Personalmanagement sollten Ausschau halten nach: 

1. Erschöpfung: Mitarbeitende klagen über ständige Müdigkeit, was sie davon abhält, Aktivitäten und Interessen nachzugehen. 

2. Rückzug: Mitarbeitende wirken stiller als sonst, beteiligen sich in Meetings seltener oder vermeiden den Austausch mit anderen. 

3. Lustlosigkeit: Aufgaben, die früher Freude bereiteten, wirken plötzlich sinnlos oder belastend. 

4. Zynismus und Gereiztheit: In Gesprächen wird eine negative, zynische Haltung gegenüber der Arbeit, den Kollegen oder anderen Menschen deutlich.  

5. Übermäßiger Leistungsdruck: Mitarbeitende machen den Eindruck, alles selbst schaffen zu müssen, können schwer delegieren oder “Nein” sagen. 

6. Leistungsabfall: Aufgrund der Überlastung lässt Konzentration nach, Fehler schleichen sich vermehrt ein, wo sonst keine aufgetaucht sind. 

7. Körperliche Warnzeichen: Klagen über Schlafstörungen, Kopfschmerzen, Rückenschmerzen oder häufige Verspannungen. 

8. Häufige Krankmeldungen: Mehrere kurze Fehlzeiten können ein Warnsignal sein, dass Mitarbeitende eine Pause brauchen. 

Wer selbst von Burnout betroffen ist, merkt die Warnsignale erst spät und tut sie anfangs nur als Stress ab. Doch wenn Stress nicht mehr nur temporär ist, sondern zum Dauerzustand wird, kann sich ein Burnout entwickeln. 
 
Deshalb ist Burnout-Prävention ein wichtiger Teil der Organisationsentwicklung: Wenn Strukturen und Kultur im Unternehmen gesund sind, bleiben es auch die Menschen darin. 

Mentale Gesundheit im Unternehmen fördern 

Die Mitarbeitergesundheit zu verbessern muss kein teures oder aufwendiges Unterfangen sein. Oft sind es kleine Aufmerksamkeiten, die schon viel bewirken. Diese sollten von “oben” vorgelebt werden und bedürfen einer achtsamen Führung (“Mindful Leadership”). 

Einige praktische Maßnahmen, die den Arbeitsalltag gesünder und effektiver gestalten:  

• Saubere Meeting-Struktur: Ziel und Zweck der Teilnahme jeder Person sollten vor dem Meeting klar sein. Das macht die Termine oft kürzer, schont Zeit und Nerven. 

• Aktive Pausen fördern: Genügend Pausen einzuplanen, ist schon wichtig genug. Hierfür Angebote auszusprechen (z.B. Bewegte Pause, Spaziergänge) kann die mentale und physische Gesundheit im Team weiter fördern. 

• Offene Gesprächskultur: Wenn Mitarbeitende das Gefühl haben, sich kritisch äußern zu dürfen, können Probleme frühzeitig angesprochen und gelöst werden. 

• Fehler- und Lernkultur: Angst vor Fehlern stresst und lähmt. Darum ist es wichtig zu zeigen, dass Fehler nicht bestraft werden, sondern ein Anlass zum Lernen sind. 

• Wertschätzung zeigen: Aktiv nach der Meinung der Fachkompetenz zu fragen oder auch ein Dankeschön für getane Arbeit können das Selbstbewusstsein stärken.  

Bislang setzen erst rund 38 % der Unternehmen gezielte Maßnahmen aus dem “Mindful Leadership” um. Dabei hat die Art, wie geführt wird, direkten Einfluss auf die psychische Gesundheit im Team. Eine achtsame, wertschätzende und realistische Führungskultur ist damit einer der wichtigsten Schutzfaktoren gegen Burnout. Hierbei können Schulungen für achtsame Führung dabei helfen, Verbesserungspotenziale im eigenen Betrieb zu identifizieren. In unserem Beitrag zur Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit findest du außerdem weitere konkrete Maßnahmen, die du in deinem Unternehmen umsetzen kannst. 

Mitarbeitende im Homeoffice nicht vergessen  

Hybrid Work und Homeoffice bringen den Mitarbeitenden viele Vorteile: mehr Flexibilität, weniger Pendelstress und oft eine bessere Work-Life-Balance. Doch gerade hier verschwimmen die Grenzen zwischen Beruf und Privatleben nur allzu leicht. Das Homeoffice wird schnell zum Dauerarbeitsplatz, und das Gefühl, „immer erreichbar“ sein zu müssen, erzeugt zusätzlichen Druck. Manche Mitarbeitende erleben zudem eine Form sozialer Isolation, wenn sie sich vom Team abgeschnitten fühlen oder seltener einbezogen werden. 

In der Führung bedeutet das: Nähe und Austausch müssen bewusst eingeplant werden. Regelmäßige Check-ins helfen, die Stimmung im Blick zu behalten. Ebenso wichtig sind klare Regeln, wann man erreichbar sein muss – und wann nicht. Kleine Rituale wie virtuelle Kaffeepausen mit dem Team schaffen Anlass zum Austausch und fördern das Gefühl von Zugehörigkeit auch bei remote arbeitenden Team-Mitgliedern. 

Auch kleine Schritte helfen gegen Burnout  

Burnout vorzubeugen heißt, dass Führungskräfte und Personalabteilung sich gemeinsam um das mentale Wohl der Mitarbeitenden kümmern. Wer aktiv an Strukturen arbeitet, in denen Mitarbeitende offen über ihre Herausforderungen sprechen können, hat schon einen wichtigen Schritt getan. 

Häufig gestellte Fragen

Hier findest du Antworten auf die wichtigsten Fragen. Falls du weitere Hilfe benötigst, kontaktiere gerne unseren Support.

Was sind typische Anzeichen für ein Burnout?

Andauernde Erschöpfung, Konzentrationsprobleme, innere Leere und Gereiztheit gehören zu den typischen Burnout Signalen. Betroffene verlieren oft die Freude an der Arbeit, ziehen sich zurück und klagen über körperliche Beschwerden wie Schlafstörungen, Kopfschmerzen oder Verspannungen.

Wie können Unternehmen Burnout vorbeugen?

Burnout-Prävention beginnt bei der Unternehmenskultur. Eine klare Meeting-Struktur, echte Pausen, flexible Arbeitszeiten und eine wertschätzende Feedback-Kultur tragen entscheidend zur psychischen Gesundheit bei.

Was hilft bei Burnout im Homeoffice?

Im Homeoffice ist es besonders wichtig, Grenzen zwischen Beruf und Freizeit zu wahren. Klare Erreichbarkeitszeiten, regelmäßige Pausen und digitale Check-ins fördern das Wohlbefinden. Führungskräfte sollten Isolation vorbeugen, indem sie den Austausch aktiv gestalten und Remote-Mitarbeitende gezielt einbinden.

Welche Maßnahmen fördern mentale Gesundheit im Unternehmen?

Strukturierte Arbeitsabläufe, flexible Pausenzeiten, interne Gesundheitsangebote und transparente Kommunikation sind effektive Maßnahmen.Auch Mitarbeiterbefragungen, Mentoring-Programme und Workshops zu Resilienz und Stressmanagement stärken langfristig die mentale Gesundheit im Unternehmen.

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Krankmeldungen stagnieren, bleiben aber hoch

19,1 Tage: So viel sind Erwerbspersonen im Jahr 2024 krankheitsbedingt im Durchschnitt ausgefallen. Laut des Gesundheitsreports der ‚Techniker Krankenkasse‘ sind die Krankmeldungen im Vergleich zum Vorjahr zwar um 1,56 % gesunken, dennoch bleibt der Krankenstand hoch. Immerhin, eine gute Nachricht ist: für die gesunkenen Fehlzeiten sind maßgeblich weniger Krankheiten des Atmungssystems und des Muskel-Skelett-Systems verantwortlich. Hier setzt unser heutiger Beitrag an, denn mit den richtigen Maßnahmen können auch Arbeitgebende einer hohen Krankenquote entgegenwirken.

Es gibt leider noch kein Allheilmittel für jede Krankheit. Es gibt aber viele bewährte Methoden, um Krankheiten vorzubeugen. Damit in deinem Team nicht aufgrund erhöhter Ausfälle die Produktivität sinkt und Projekte pausiert werden müssen, zeigen wir dir fünf verschiedene Wege, wie du die Gesundheit deiner Mitarbeitenden fördern und somit die Krankmeldungen in deinem Betrieb reduzieren kannst.

Tipp 1: Ernährung ist das A und O für ein gesundes Leben!

Bei unseren Tipps bauen wir auf die vier Säulen für ein gesundes Leben auf. Eine dieser Säulen ist eine gesunde Ernährung. Eine gesunde und ausgewogene Ernährung hält fit, steigert die Konzentrationsfähigkeit und hat langfristig positive Auswirkungen auf den allgemeinen Gesundheitszustand des Menschen. Da jedes Unternehmen individuell ist und unterschiedlich viele Mittel zur Verfügung hat, möchten wir hier in mehrere Kategorien unterscheiden:

Eine eigene Kantine für die Mitarbeitenden:

Mit einer betriebsinternen Kantine kannst du selbst zu einem Teil bestimmen, was tagsüber von deinen Arbeitnehmenden gegessen wird. Außerdem stellst du sicher, dass das Essen mit gesunden Fetten zubereitet wird, vitaminreich ist und nicht zu viel Zucker enthält. Leider hat nicht jedes Unternehmen die räumlichen Kapazitäten und finanziellen Ressourcen, um eine Kantine bereitzustellen.

Kooperation mit einem lokalen Restaurant:

Eine Kooperation mit einem lokalen Restaurant erlangt weniger Aufwand, ist allerdings ähnlich effektiv. Hierbei sollte beachtet werden, dass der Anbietende Wert auf eine hygienische Zubereitung legt und Rohstoffe regional bezieht. Nach Bedarf könnt ihr belegte Brötchen am Morgen oder eine warme Mahlzeit zum Mittag bereitstellen lassen. Mit einem digitalen Urlaubsplaner, wie Personizer, hast du eine Übersicht über die Anwesenheit deiner Angestellten und kannst danach die Lieferungen planen.

Gesunde Snacks und Getränke für die Selbstbedienung:

Wasser fördert die Leistungsfähigkeit und ist grundlegend für eine gesunde Lebensweise. Dementsprechend solltest du neben Kaffee und Tee immer für ausreichend Wasser im Betrieb sorgen. Installier dafür Wasserspender oder stell Wasserkisten in allen Bereichen zur Verfügung. Vor allem in Büros gewinnen Kisten mit frischem Obst und Snackgemüse an Beliebtheit. Aus gutem Grund! Denn Obst und Gemüse sind wasserhaltig und liefern wichtige Nährstoffe. Die deutsche Gesellschaft für Ernährung empfiehlt etwa 400 Gramm Gemüse und rund 250 Gramm Obst am Tag. Wenn gesunde Snacks frei verfügbar sind, dann greifen die Angestellten sicherlich seltener zu den ungesunden Zuckerbomben.

Fehlzeiten transparent steuern

Fehlzeiten im Griff: Abwesenheiten (Krankheit, Urlaub, Homeoffice) zentral planen und Team-Auslastung transparent halten – mit Personizer.

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Tipp 2: Keine Lust auf Keime? Hygienemaßnahmen helfen!

Während der Pandemie haben wir bemerkt, wie gut Hygienemaßnahmen wirken. Wir schützen uns damit nicht nur vor Corona, sondern auch vor Grippeviren und anderen Krankheiten. Es ist wichtig, dass weiterhin die Desinfektionsspender aufgefüllt sind, und stets auf die Hygieneregeln hingewiesen wird. Mithilfe eines/einer Hygienebeauftragten könnt ihr diese besser durchsetzen. Lüftet regelmäßig die Räume und stellt genügend Desinfektionsmöglichkeiten zur Verfügung. Nutzt die Ressourcen, die ihr während der Pandemie umsetzen musstet und schützt so auch weiterhin eure Mitarbeitenden vor Virusinfektionen.

Richtig Händewaschen

• Regelmäßig und gründlich Händewaschen
• Gute Seife verwenden
• Vor Mahlzeiten Händewaschen

Richtig Husten und niesen

• Abstand einhalten und in die Armbeuge husten
• In ein Einwegtaschentuch niesen und es anschließend entsorgen
• Hände waschen nach dem Naseputzen

Barrieremaßnahmen

• Enge Kontakte meiden
• Zu Hause auskurieren (Homeoffice)
• Wundschutz

Toilettenhygiene

• Türklinken, Lichtschalter und andere Kontaktflächen putzen
• Separate Putzlappen für den Sanitärbereich
• Erst Waschbacken, dann WC
• Putzlappen häufig und bei mindestens 60°C waschen

Küchen- und Lebensmittelhygiene

• Die Temperatur des Kühlschrankes sollte bei maximal 7°C, besser unter 5°C, liegen
• Die Temperatur des Gefrierschrankes sollte bei -18°C liegen
• Geschirr, Besteck und Küchenutensilien sollten bei mindestens 60°C mit reichlich Spülmittel gereinigt werden
• Regelmäßig Spülbürsten reinigen und wieder ersetzen

Haushaltshygiene

• Regelmäßig lüften
• Getrennte Putzlappen für Bad und Küche
• Putzlappen häufig austauschen und bei mindestens 60°C waschen
• Gängige Haushaltsreiniger reichen

Desinfektionsmittel

• Gefüllte Desinfektionsspender
• Einwegtücher

Außerdem kannst du dich über Impfmöglichkeiten in deiner Region informieren, und diese nach Absprache mit deiner Belegschaft zur Verfügung stellen, um sie so beispielsweise vor einer kommenden Grippewelle im Winter zu schützen.

Tipp 3: Wer stillsteht, rostet ein. Bewegung hilft!

Wir alle kennen das unangenehme Gefühl von Gelenk- und Rückenschmerzen. Im Jahr 2020 waren laut des Instituts der deutschen Wirtschaft fast 25 Prozent aller Krankmeldungen Muskel- und Skeletterkrankungen. Halte die Ohren offen und erkenn rechtzeitig die Baustellen, über die dein Personal klagt. Gestalte die Arbeit für deine Arbeitnehmenden freundlicher und riskiert keine langfristigen Ausfälle durch Verletzungen. Förder die Bewegungsmöglichkeiten deiner Angestellten, und halte sie dadurch gesund. Wir empfehlen dabei die direkte Kommunikation mit den Mitarbeitenden, um mögliche körperliche Beschwerden präventiv vorzubeugen. Sie werden es dir mit guter Arbeit danken!

Ideen für mehr Bewegung am Arbeitsplatz:

• Höhenverstellbare Tische
• Ergonomische Bürostühle
• Sportangebot (Hansefit)
• Spaziergänge in den Pausen
• Gesundheitsschulungen im Unternehmen
• Stehtische in der Cafeteria/Pausenraum
• Interaktive Meetings im Stehen oder Gehen

Tipp 4: Stress ist ein Teufel, vermeide ihn!

Ist dein Personal ständig krank? Ein Grund dafür kann anhaltender Stress sein. Denn Stressmacht krank. Unterstütze deine Mitarbeitenden dabei, Stress frühzeitig zu erkennen und geeignete Maßnahmen zu ergreifen, um diesen zu reduzieren.

Mögliche Gründe für Stress am Arbeitsplatz:

• Termindruck
• Überstunden
• Zu wenig Pausenzeiten
• Fehlende Anerkennung
• Konkurrenzdruck
• Mobbing

Lösungswege gegen Stress am Arbeitsplatz:

• Feedback: Führ ein Feedbacksystem ein, um mangelnde Anerkennung zu vermeiden. Eure Angestellten werden sich mit wertgeschätzt fühlen.
• Teambuilding: Leite Maßnahmen zum Teambuilding ein und fördere die Teamchemie um
• Unwohlsein und Mobbing zu vermeiden
• Homeoffice: Homeoffice ermöglicht eine gewohnte Umgebung und bietet Abwechslung im Arbeitsalltag
• Gleitzeit: Gleitzeit vermeidet Zeitstress am Morgen und bietet deinen Angestellten mehr Freiheit
• Zeiterfassung: Biete deinen Mitarbeitenden Selbstkontrolle an. Mit einem Zeiterfassungstool, wie Personizer, behalten deine Angestellten ihre Zeiten im Auge. Sie erhalten eine Übersicht über Arbeits- und Pausenzeiten. Nutze diese Transparenz, um schnell auf Überarbeitung von Angestellten aufmerksam zu werden. Indikatoren dafür sind Überstunden und zu kurze Pausenzeiten

Tipp 5: Zuhause ist es am schönsten, keine Angst vor Homeoffice!

Schnell kann es passieren: Das Auto springt nicht an oder das Kind ist krank. Es gibt verschiedene Gründe, warum man sich plötzlich von der Arbeit abmelden muss.

Homeoffice ermöglicht deinen Angestellten nicht nur die Arbeit im Notfall, sondern öffnet die Tür zu ganz neuen Chancen. Der Arbeitnehmende spart sich den Arbeitsweg und arbeitet im gewohnten Umfeld. Dabei wird kann Stress reduziert werden und die Zufriedenheit steigen. Mit einem Zeiterfassungstool, wie Personizer, verlierst du dabei nicht den Überblick über die Arbeitsnachweise. Weitere rechtliche Informationen zum Thema Zeiterfassung im Homeoffice findest du in unserem Blog dazu.

Wie du siehst: Es gibt verschiedene Möglichkeiten, um die Krankenquote in deinem Unternehmen zu reduzieren. Dabei hast du nicht nur den wirtschaftlichen Vorteil, dass die Produktivität in deinem Unternehmen steigt und deine Kosten für fehlende Arbeit sinken. Du hast auch zufriedene Mitarbeitende und motivierte Teams.

Wenn du noch einen Schritt weiter gehen möchtest, dann finde heraus, wie du mit Corporate Benefits qualifizierte Fachkräfte langfristig binden kannst.

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Häufig gestellte Fragen

Hier findest du Antworten auf die wichtigsten Fragen. Falls du weitere Hilfe benötigst, kontaktiere gerne unseren Support.

Welche Maßnahmen können Unternehmen ergreifen, um den Krankenstand nachhaltig zu senken?

Unternehmen können die Fehlzeiten reduzieren, indem sie Präventionsprogramme anbieten, ergonomische Arbeitsplätze fördern, Stressmanagement stärken, Homeoffice-Regelungen ermöglichen und gesundheitsbewusste Ernährung unterstützen.

Welche Gesundheitsrisiken entstehen durch zu langes Sitzen im Büro?

Langes Sitzen führt häufig zu Muskel- und Skeletterkrankungen, Rückenproblemen, Verspannungen und verringerter Leistungsfähigkeit. Ergonomische Möbel und mehr Bewegung im Arbeitsalltag können diese Risiken reduzieren.

Wie hilft ein digitales Zeiterfassungssystem wie Personizer dabei, Überlastung zu vermeiden?

Mit Personizer behalten Mitarbeitende und Führungskräfte Arbeits- und Pausenzeiten im Blick. Überstunden und zu kurze Pausen werden früh sichtbar – und damit potenzielle Überlastung oder Burnout-Gefahr rechtzeitig erkannt.

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An der Universität in Oldenburg habe ich Wirtschaftsinformatik studiert und danach einige Jahre als wissenschaftlicher Mitarbeiter an der Fakultät gearbeitet. Hier habe ich viele agile Methoden sowohl in der Theorie, als auch in der Praxis kennengelernt. Danach habe ich als Product Owner Erfahrungen im Bereich der digitalen Produktentwicklung gesammelt, und damit einhergehend sowohl kleine Unternehmen, als auch Konzerne bei ihren Prozessen begleitet. Mittlerweile setze ich mein praktisches Wissen als Berater bei AYVA ein. 

Was heißt Agilität eigentlich? Ist das etwas, das nur in der IT-Branche funktioniert? 

Agilität ist übertragbar auf alle Branchen, weil Agilität nicht das bloße Anwenden von agilen Methoden bedeutet, wie zum Beispiel Scrum oder Kanban. Vielmehr hängt sie von den Werten und dem Mindset im Team ab. 

Damit ist beispielsweise gemeint, dass jeder eigenverantwortlich handelt. Man wartet nicht darauf, dass jemand einem sagt: „Diese Aufgabe musst du jetzt machen“, sondern arbeitet proaktiv am Projekt mit. Jede Person trägt Verantwortung für die eigene Arbeit. Natürlich gibt es innerhalb dieses Teams eine übergeordnete Zielsetzung, die durch einen Product Owner oder den Projektleiter vorgegeben wird. Aber im Grunde funktioniert agiles Arbeiten vor allem durch Eigenverantwortung, sowie durch gutes Teamwork. 

Wichtig ist auch das Prinzip von „Inspect and Adapt“; also die Bereitschaft, regelmäßig das eigene Vorgehen, die Ziele und auch die Zusammenarbeit im Team zu hinterfragen und kontinuierlich zu verbessern. Es geht darum, die eigene Arbeitsweise kritisch zu prüfen: Bin ich noch auf dem richtigen Weg? Kann ich Dinge besser machen? Lasse ich Potenziale ungenutzt? 

Ein wesentlicher Bestandteil von Agilität ist auch eine gesunde Feedback- und Fehlerkultur. Kritik soll nicht verletzen, sondern dazu beitragen, dass sich alle im Team inhaltlich weiterentwickeln. Dafür braucht es einen “Safe Space”, also eine sichere und positive Atmosphäre, in der Raum für dieses Feedback gegeben ist. So können Team-Mitglieder gemeinsam ein Ziel verfolgen und sich gegenseitig unterstützen. In der Praxis geht es also vor auch um Offenheit und Anpassungsfähigkeit. 

Agiles Mindset braucht agile HR

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Außerdem ist es wichtig, in der agilen Arbeit auf crossfunktionale Teams zu setzen, in denen alle relevanten Disziplinen vertreten und die nötigen Kapazitäten verfügbar sind. Der Fokus muss klar bleiben, daher sollten Teammitglieder nicht in zu vielen verschiedenen Projekten eingesetzt werden. 

Was sind deiner Meinung nach die größten Unterschiede zwischen klassischen und agilen Arbeitsweisen? 

Aus meiner Sicht sind die Methoden nicht schwarz-weiß voneinander zu trennen. Das kann ein fließender Übergang sein. “Klassisch” klingt auch recht negativ konnotiert. Dabei heißt “klassisch” nicht gleich “schlecht”, und agil ist nicht automatisch besser. Sind beispielsweise wie im Maschinenbau schon von Anfang an die genauen Spezifikationen bekannt, macht das die Ressourcenplanung einfach – in so einem Fall ist klassische Projektplanung durchaus sinnvoll. 

In der IT-Branche hat sich Agilität einfach deshalb durchgesetzt, weil Software-Entwicklung nicht immer berechenbar und die Form der Umsetzung nicht von vornherein klar ist. Als Faustregel gilt: Sind die Spezifikationen sehr klar, können klassische Arbeit und Vorausplanung von Ressourcen gut funktionieren. Bei Agilität steht eher die Frage im Vordergrund: “Wie lösen wir das vorliegende Problem am besten?”. Von hier aus wird schrittweise geplant und auch direkt umgesetzt. 

Ein Problem entsteht allerdings, wenn auf Software-Projekte mit unklarem Scope (also Umfang der Dinge, die umgesetzt werden sollen) Wasserfall-Prinzipien angewendet werden. Das Resultat ist dann oft, dass der Zeitplan, den man sich am Anfang erarbeitet hat, im Laufe des Projekts immer wieder angepasst werden muss. Spätestens dann sollte man realisieren, dass eine Wasserfallmethode ungeeignet ist. Je nach Projekt sollte man also evaluieren, welche Methode besser ist. 

Welche Missverständnisse über Agilität begegnen dir am häufigsten? 

Ein sehr häufiges Missverständnis ist, dass Agilität mit Chaos verglichen wird. Viele glauben, dass man in agilen Projekten nicht planen kann, oder dass alles völlig offen und unstrukturiert abläuft. Das stimmt so aber nicht. Auch in einem agilen Setting gibt es eine verlässliche Planung – sie sieht nur anders aus. Anstatt auf eine 100-prozentig ausgearbeitete Lösung hinzuarbeiten, setzt man klare Zeitrahmen (Timeboxing) und akzeptiert auch mal eine 80-prozentige Lösung, um schneller Ergebnisse zu liefern und Nutzerfeedback einzubinden. Das steigert die Time-to-Market und bietet gleichzeitig die Möglichkeit, später auch nutzerorientierte Optimierungen vorzunehmen. 

Ein weiteres Missverständnis ist die strikte Trennung von „klassisch“ und „agil“. Wie gesagt, sind die Methoden in der Praxis meist gar nicht so klar voneinander abgegrenzt. Auch in klassischen Projekten gelten Prinzipien wie Eigenverantwortung oder eine gute Feedback-Kultur. Und genauso können agile Elemente – etwa Sprints, Stand-ups oder Retrospektiven – klassische Projekte bereichern. Aus meiner Sicht sollten Projektverantwortliche beide Welten kennen und die Methodik situationsabhängig wählen, je nach Anforderungen und Rahmenbedingungen des Projekts. 

Wo sollte man am besten starten, wenn man im klassischen Unternehmen agiler werden möchte?  

Dein Team hat Lust, agil zu arbeiten? Dann: Einfach mal machen! Meeting-Formate wie Review, Retrospektive, Refinement und Stand-ups kann man direkt einführen und nutzen. Gerade in kleinen Teams kann man sowas gut testen. 

Schwieriger könnte es werden, das richtige Mindset ins Team zu bringen. Die Leute müssen motiviert sein, agile Methoden anzuwenden – ist das gegeben, ist das bereits die halbe Miete.  

In einem größeren Unternehmen könnte die Einführung schon komplexer werden. Denn Agilität funktioniert nur dann nachhaltig, wenn auch in den Führungsebenen verstanden wird, welchen Nutzen eine agile Arbeitsweise bringt und wie man dafür den nötigen Raum schafft. Ist ein Unternehmen stark hierarchisch geprägt, in viele kleine Abteilungen mit klaren Übergabepunkten aufgeteilt, dann widerspricht diese Struktur dem Grundgedanken von Agilität – nämlich Crossfunktionalität und gemeinsames Arbeiten über Abteilungsgrenzen hinaus. 

Das ist aber kein Deal-Breaker. Nicht jede Abteilung muss agil werden. Bereiche wie Finance oder Controlling können gut klassisch organisiert bleiben. Aber dort, wo Produkte entwickelt werden, spielen die Stärken von Agilität eine große Rolle – etwa durch schnelle Prototypen, frühes Kundenfeedback und die Möglichkeit, Ideen schnell zu verproben und auch wieder zu verwerfen. Dabei muss man aushalten, dass agile Prozesse am Anfang etwas ineffizient sein können. Der Nutzen wird sich aber zeigen, sobald schnell erste Zwischenergebnisse geschaffen werden. 

Apropos Ergebnisse: Gibt es einfache Quick Wins, die den Nutzen von agilen Prinzipien schnell sichtbar machen? 

Ein sehr wirkungsvoller Quick Win ist die verkürzte Time-to-Market; also die Auslieferungs-Geschwindigkeit neuer Funktionen. Während klassische Projekte oft eine lange Konzeptphase durchlaufen und erst nach Jahren ein fertiges Produkt liefern, erlaubt Agilität, mit einem „Minimum Viable Product“ (MVP) sehr schnell erste Ergebnisse an die Kundschaft zu geben. 

Statt also jahrelang an einer perfekten Lösung zu feilen, bringt man nach wenigen Monaten bereits ein eingeschränktes, aber funktionierendes Set an Funktionen auf den Markt – etwas, das die Kundschaft erst einmal testen oder direkt nutzen kann. Gerade für betriebswirtschaftlich denkende Stakeholder ist dieses Argument sehr überzeugend. 

Welche agilen Methoden oder Frameworks eignen sich für den Einstieg, und warum? 

Für den Einstieg eignet sich besonders Scrum, weil es ein sehr klares und leicht verständliches Rahmenwerk bietet. Die Regeln und Empfehlungen sind überschaubar, und Meeting-Formate wie Refinement oder Daily schaffen regelmäßig Raum, um über Anforderungen zu sprechen und gemeinsam Transparenz herzustellen. 

Ein weiterer Vorteil sind die Sprints mit ihrem festen zeitlichen Horizont: Sie machen die Planung greifbar und leicht verständlich, auch für Teams, die bisher eher klassisch gearbeitet haben. Zudem hat jedes Meeting in Scrum einen klaren Zweck – das sorgt für Struktur und Orientierung. 

Wichtig ist dabei: Man muss Scrum nicht nach Lehrbuch anwenden. Wenn es für ein Team sinnvoller ist, nur alle zwei Tage ein Daily zu machen, oder Planning und Refinement zu kombinieren, ist das völlig in Ordnung. Agilität lebt von Anpassung, nicht von starren Regeln. 

Für den Start ist es außerdem hilfreich, jemanden mit Erfahrung im Framework dabei zu haben – etwa einen Agile Coach. Das erleichtert die Einführung enorm und sorgt dafür, dass das Team die Methode schnell produktiv nutzen kann. 

Muss ich mit Scrum, OKR oder anderen Frameworks arbeiten, um agil zu sein?  

Nein. Frameworks sind am Ende nur das: Rahmen, die einem dabei helfen können, die eigene Arbeit zu organisieren. Wie gesagt, sind bei Agilität die intrinsische Motivation, gesunder Menschenverstand und Lust an der Arbeitsweise viel wichtiger. Sind diese Werte gegeben, arbeitet das Team automatisch agiler, ob nun mit oder ohne Framework. 

Hast du Tool-Tipps, die deiner Erfahrung nach für einfache agile Prozesse gut funktionieren? 

Grundsätzlich braucht man eigentlich keine Tools. Man kann auch mit Post-Its an der Wand starten, um Aufgaben zu managen.  

Wer digital arbeiten will, kann Whiteboards wie Mural oder Miro nutzen. Diese Tools bieten auch praktische Vorlagen für Scrum, Kanban oder OKR an. Es gibt natürlich auch andere fortgeschrittene Tools wie Jira, Confluence, oder auch Notion, aber die bringen etwas mehr Komplexität mit sich. Wer gerade erst den Einstieg ins agile Arbeiten findet, sollte mit der weißen Wand – live oder digital – starten.  

Wer einen Überblick über die Anwesenheiten im Sprint-Team behalten will, profitiert von einem Personalmanagement-Tool wie Personizer. Gerade in hybriden Teams kann das Abstimmungsaufwände klein halten und macht transparent, wer wann wo arbeitet.  

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Welche typischen Widerstände beobachtest du bei der Einführung von Agilität? Wie überzeugt man Skeptiker vom Nutzen agiler Arbeit? 

Die größten Widerstände bei der Einführung von Agilität entstehen aus Unwissenheit und Skepsis gegenüber Veränderungen. Veränderung im Unternehmen ist grundsätzlich erst einmal unbequem – gerade wenn bisherige Prozesse und Hierarchien infrage gestellt werden. Viele Mitarbeitende verbinden damit Unsicherheit. 

Wichtig ist daher, mit denselben Prinzipien zu arbeiten, die Agilität ausmachen: Transparenz, Kommunikation und schrittweises Überzeugen durch Ergebnisse. Das bedeutet, den Nutzen von Agilität klar zu kommunizieren und ihn gleichzeitig mit konkreten Projektergebnissen erlebbar zu machen. Wenn Skeptiker sehen, dass sich Pläne ohnehin regelmäßig ändern und Agilität genau dafür eine flexible Lösung bietet, überzeugt das oft mehr als jedes Argument. 

Ein weiterer Erfolgsfaktor ist, Menschen zu haben, die Agilität vorleben – die offen kommunizieren, Feedback annehmen, Fehler als Lernchance sehen und andere motivieren. Solche „Botschafter“ können helfen, Unsicherheit im Team abzubauen und Begeisterung zu wecken. 

Gibt es aus deiner Sicht auch „Don’ts“, also Fehler, die man bei der Einführung von agilen Methoden vermeiden sollte? 

Wichtig ist zu verstehen, dass man Menschen die Agilität nicht aufzwingen kann, wenn sie eigentlich keine Lust darauf haben. Wenn jemand klar signalisiert, dass er oder sie nicht agil arbeiten möchte, bringt es nichts, Überzeugungsarbeit bis ins Unendliche zu leisten. Im Gegenteil: solche Personen können schnell das ganze Team ausbremsen oder sogar die Stimmung vergiften. Agilität funktioniert nur dann, wenn die Beteiligten auch wirklich überzeugt von der Arbeitsweise sind. Wer nicht will, gehört schlicht nicht ins agile Team. 

Ein weiterer häufiger Fehler ist der Glaube, man könne Agilität einfach durch die Einführung von Tools oder Frameworks erreichen. Aber nur, weil ein Unternehmen mit Jira arbeitet oder Scrum-Meetings einführt, ist es noch lange nicht agil. Agilität hat in erster Linie mit Mindset, Zusammenarbeit und Menschlichkeit zu tun – nicht mit Meeting-Formaten oder Frameworks. 

Woran erkenne ich im Unternehmen, dass die agile Transformation auf dem richtigen Weg ist? Kann man das messbar machen? 

Auf der Ebene einzelner Projekte kann man den Erfolg durchaus mit Kennzahlen messen – etwa über ein Burn-Down-Chart, das zeigt, ob der Arbeitsumfang im Sprint realistisch geplant war und wie gut das Team seine Ziele erreicht. 

Die Transformation einer gesamten Organisation ist allerdings schwer in Zahlen zu fassen. Es gibt keinen Endzustand, der da heißt: „Agile Transformation abgeschlossen”.  

Vielmehr geht es um eine kontinuierliche Entwicklung, die sich weniger in harten KPIs, sondern vor allem in den weichen Faktoren widerspiegelt: Offenheit, Feedback- und Fehlerkultur, Ehrlichkeit und Gemeinschaftlichkeit. 

An diesen kulturellen Veränderungen erkennt man, dass Agilität wirkt. Wenn Teams mehr Wertschätzung und Selbstwirksamkeit erleben und Menschen gerne in diesem Umfeld arbeiten, ist das bereits ein starkes Indiz für eine erfolgreiche Transformation. 

Wer es messbarer machen möchte, kann regelmäßige Mitarbeiterbefragungen nutzen: Wie nehmen die Mitarbeitenden Agilität wahr? Wie zufrieden sind sie mit Zusammenarbeit und Entscheidungsprozessen? Wichtig ist dann, dieses Feedback auch ernst zu nehmen und umzusetzen. Denn genau darin zeigt sich, ob das gesamte Unternehmen ein agiles Mindset verinnerlicht hat. 

Welchen Rat würdest du einem Unternehmen geben, das zögert, erste Schritte in eine agilere Arbeitsweise zu gehen?  

Hört auf zu zögern, macht einfach. Es tut nicht weh, mit einem kleinen Pilotprojekt zu starten und erste eigene Erfahrungen zu sammeln. Niemand muss gleich das gesamte Unternehmen umkrempeln – im Gegenteil, kleine Schritte sind oft der bessere Weg, weil sie zeigen, was funktioniert. Das inspiriert auch andere Team-Mitglieder. 

Wichtig ist, es nicht komplizierter zu machen, als es ist. Man muss nicht erst alle Mitarbeitenden in Agilität schulen. Einfach ausprobieren, Erfahrungen sammeln, lernen und anpassen – das ist der Kern agiler Arbeit. 

Und wenn unterwegs Fragen auftauchen oder zusätzliches Wissen gebraucht wird, kann man jederzeit Unterstützung von extern dazu holen, wie zum Beispiel durch einen Workshop bei AYVA.  

Aber der entscheidende Schritt ist: Einfach anfangen! 

“Agilität ist übertragbar auf alle Branchen, weil Agilität nicht das bloße Anwenden von agilen Methoden bedeutet. Vielmehr hängt sie von den Werten und dem Mindset im Team ab.”

Digitalprodukt-Experte Stefan Wunderlich

Häufig gestellte Fragen

Hier findest du Antworten auf die wichtigsten Fragen. Falls du weitere Hilfe benötigst, kontaktiere gerne unseren Support.

Was bedeutet Agilität im Unternehmenskontext?

Agilität steht im Unternehmen für die Fähigkeit, flexibel und schnell auf Veränderungen zu reagieren. Es geht um eigenverantwortliches Arbeiten, ständige Anpassung und offene Kommunikation, statt starrer Prozessabläufe und fester Hierarchien.

Welche Vorteile bietet agiles Arbeiten für Teams?

Agiles Arbeiten fördert die Zusammenarbeit, erhöht die Motivation und verkürzt die Zeit von der Idee bis zum Ergebnis. Teams profitieren von mehr Transparenz, besserer Selbstorganisation und schnellerem Feedback, was Innovationskraft und Kundenzufriedenheit steigert.

Sind klassische und agile Methoden kombinierbar?

Ja, viele Unternehmen nutzen einen hybriden Ansatz und setzen je nach Projektanforderung auf agile oder klassische Elemente. Wichtig ist, das Vorgehen bewusst zu wählen und regelmäßig zu prüfen, welche Arbeitsweise den größten Mehrwert bringt.

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