Neela Sonntag
Viele Personalabteilungen führen ihre Akten noch als Papierordner oder verstreute Excel-Dateien. Ab dem 1. Januar 2027 reicht das für bestimmte Unterlagen nicht mehr: Dann müssen entgelt- und sozialversicherungsrelevante Dokumente elektronisch vorliegen. Genau darum dreht sich die digitale Personalakte und die Pflicht 2027. Wer bis dahin nicht umgestellt hat, riskiert Bußgelder und Ärger bei der nächsten Betriebsprüfung. Was das konkret heißt, welche Fristen gelten und was ein Verstoß kostet – der Reihe nach.
Im Folgenden werden viele Begriffe aus Gesetzestexten verwendet. Um den Gesetzeswortlaut nicht zu verändern, wird auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter.
Inhalt
Was ist die digitale Personalakte – und was ändert die Pflicht ab 2027?
Die digitale Personalakte ist ein elektronisches Ablagesystem, das alle personenbezogenen Dokumente eines Arbeitsverhältnisses zentral, DSGVO-konform und rechtssicher speichert – vom Arbeitsvertrag über Gehaltsdaten bis zu Nachweisen und Zeugnissen. Statt eines Papierordners im Schrank liegt jedes Dokument geordnet und durchsuchbar an einem Ort.
Der eigentliche Grund, warum das Thema gerade jetzt Fahrt aufnimmt, steckt im Sozialversicherungsrecht. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Arbeitgeber bestimmte Entgeltunterlagen zwingend elektronisch führen. Das ergibt sich aus § 8 der Beitragsverfahrensverordnung (BVV).
Was gehört überhaupt in die Personalakte?
Eine feste gesetzliche Definition, was eine Personalakte enthalten muss, gibt es nicht. In der Praxis sammelt sie alles, was für das Arbeitsverhältnis relevant ist: Bewerbungsunterlagen, den Arbeitsvertrag und seine Änderungen, Gehaltsabrechnungen, Sozialversicherungsnachweise, Urlaubs- und Krankheitsdaten, Abmahnungen, Zeugnisse. Der springende Punkt: Nur ein Teil dieser Dokumente fällt unter die neue Elektronikpflicht – dazu gleich mehr.
Die Rechtsgrundlage: § 8 Beitragsverfahrensverordnung (BVV)
§ 8 Abs. 2 BVV legt fest, dass bestimmte Unterlagen „in elektronischer Form zu den Entgeltunterlagen zu nehmen“ sind. Damit verschiebt der Gesetzgeber die Standardform vom Papier zur Datei. Für eine Übergangszeit gilt noch eine Ausnahme, die aber ausläuft – und genau das macht 2027 zum Stichjahr.
Welche Dokumente müssen ab 2027 digital vorliegen?
Betroffen ist nicht die komplette Personalakte, sondern nur die entgelt- und sozialversicherungsrelevanten Nachweise, die § 8 Abs. 2 BVV aufzählt. Dazu gehören zum Beispiel Arbeitserlaubnisse, Nachweise zur Krankenversicherung und bestimmte Erklärungen von Beschäftigten. Deinen Arbeitsvertrag oder ein Arbeitszeugnis musst du also nicht wegen 2027 zwingend digitalisieren – die Pflicht zielt auf die Unterlagen, die bei einer Sozialversicherungsprüfung zählen.
| Dokument | Elektronikpflicht ab 2027? | Grundlage |
|---|---|---|
| Nachweise zur Kranken-/Versicherungspflicht | Ja | § 8 Abs. 2 BVV |
| Arbeitserlaubnis-Nachweise | Ja | § 8 Abs. 2 BVV |
| Erklärungen von Beschäftigten (z. B. zu Beitragsfragen) | Ja | § 8 Abs. 2 BVV |
| Arbeitsvertrag, Zusatzvereinbarungen | Nicht durch § 8 BVV erfasst | – |
| Zeugnisse, Abmahnungen | Nicht durch § 8 BVV erfasst | – |
Gut zu wissen: Auch wenn nur ein Teil der Dokumente unter die Pflicht fällt, lohnt sich in den meisten Betrieben die komplette Digitalisierung. Zwei parallele Systeme – hier ein Papierordner, dort eine Datei – bedeuten doppelte Pflege und doppelte Fehlerquellen.
Bis wann musst du handeln? Übergangsfrist und Zeitplan
Bis zum 31. Dezember 2026 kannst du dich noch von der elektronischen Führung befreien lassen, danach ist Schluss. § 8 Abs. 3 BVV formuliert das so:
„Bis zum 31. Dezember 2026 kann sich der Arbeitgeber von der Führung elektronischer Unterlagen auf Antrag bei dem für ihn zuständigen Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung nach § 28p des Vierten Buches Sozialgesetzbuch befreien lassen.“
Der Befreiungsantrag ist damit ein Auslaufmodell. Wer keinen stellt oder keine Befreiung mehr bekommt, für den gilt die Pflicht ab dem 1. Januar 2027. Ehrlich gesagt ergibt es für die wenigsten Betriebe Sinn, bis dahin noch auf ein Papiersystem zu setzen, das man ohnehin bald umstellen muss.
Countdown bis zum 1. Januar 2027
Damit der Umstieg nicht in letzter Minute hektisch wird, ein grober Fahrplan:
- Bestandsaufnahme: Welche entgeltrelevanten Unterlagen führst du aktuell auf Papier? Wo liegen sie, wer pflegt sie?
- Formatprüfung: Liegen die betroffenen Dokumente in einem Format vor, das die Deutsche Rentenversicherung bei der Prüfung akzeptiert und maschinell auslesen kann?
- Rechte-Konzept: Wer darf künftig was sehen? (Dazu weiter unten mehr.)
- Testlauf: Ein Probelauf mit wenigen Akten deckt Lücken auf, bevor der Ernstfall kommt.
Den kompletten Umstellungsprozess von Papier auf digital haben wir separat aufgeschlüsselt. Die ausführliche Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einführung einer digitalen Personalakte findest du in unserem Grundlagenartikel. Hier bleiben wir beim Compliance-Winkel.
Was passiert, wenn du die Frist verpasst? Bußgelder und Konsequenzen
Wer Entgeltunterlagen nicht ordnungsgemäß führt oder aufbewahrt, riskiert ein Bußgeld von bis zu 50.000 Euro. Grundlage ist § 111 SGB IV in Verbindung mit der Aufzeichnungspflicht aus § 28f SGB IV. Als Ordnungswidrigkeit gilt nach § 111 Abs. 1 Nr. 3 SGB IV, wer „entgegen § 28f Absatz 1 Satz 1 eine Entgeltunterlage nicht führt oder nicht aufbewahrt“ – und für genau diesen Fall setzt § 111 Abs. 4 SGB IV den Bußgeldrahmen auf bis zu 50.000 Euro.
Aber: Das Bußgeld ist selten das größte Problem. Fehlen bei der Betriebsprüfung durch die Deutsche Rentenversicherung prüffähige Unterlagen, kann die Prüfung die Beiträge schätzen. Und solche Schätzungen fallen für den Betrieb selten günstig aus. Dazu kommt der Aufwand: Eine Prüfung, bei der Belege fehlen, zieht sich, bindet Personal und endet oft in Nachforderungen.
Wichtig: Neben dem sozialversicherungsrechtlichen Bußgeld greift der Datenschutz. Für Verstöße im Umgang mit personenbezogenen Beschäftigtendaten reicht der Bußgeldrahmen der DSGVO nach Art. 83 bis zu 20 Millionen Euro oder 4 Prozent des weltweiten Jahresumsatzes – je nachdem, welcher Betrag höher ist. Das ist ein anderer Rechtsrahmen als die 50.000 Euro nach SGB IV, kann aber parallel zum Tragen kommen.
Wenn Entgeltunterlagen ohnehin digital vorliegen müssen, ist es naheliegend, sie direkt an die Lohnabrechnung anzubinden. Genau dafür gibt es die DATEV-Schnittstelle von Personizer, die Stammdaten, Abwesenheiten und eAU-Abrufe automatisiert überträgt und Doppeleingaben zwischen HR und Buchhaltung überflüssig macht.
Wie lange musst du Personalakten-Dokumente aufbewahren?
Eine einheitliche Aufbewahrungsfrist für „die Personalakte“ gibt es nicht. Sie hängt am jeweiligen Dokumenttyp und reicht von drei bis zu dreißig Jahren. Wer alles pauschal gleich lange lagert, produziert entweder Datenmüll oder verstößt gegen Löschpflichten.
| Dokumenttyp | Frist | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Allgemeine arbeitsrechtliche Unterlagen (über die Ansprüche verjähren) | 3 Jahre | § 195 BGB |
| Entgeltunterlagen (Sozialversicherung) | bis zum Ablauf des auf die letzte Prüfung folgenden Kalenderjahres | § 28f Abs. 1 SGB IV |
| Lohnkonten | 6 Jahre | § 41 Abs. 1 EStG |
| Buchungsbelege | 8 Jahre | § 147 Abs. 3 AO |
| Bücher, Jahresabschlüsse | 10 Jahre | § 147 Abs. 3 AO |
| Unterlagen zur betrieblichen Altersvorsorge (abgeleitet) | bis zu 30 Jahre | § 18a BetrAVG |
Ein paar Fristen verdienen eine Einordnung, weil sie in der Praxis gern falsch verstanden werden.
Die drei Jahre sind keine feste Aktenfrist, sondern leiten sich aus der regelmäßigen Verjährung ab: „Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt drei Jahre“ (§ 195 BGB). Solange Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis geltend gemacht werden könnten, willst du die passenden Unterlagen noch haben.
Bei Entgeltunterlagen nennt § 28f Abs. 1 SGB IV keine feste Jahreszahl, sondern koppelt die Aufbewahrung an die Betriebsprüfung: Sie sind „bis zum Ablauf des auf die letzte Prüfung (§ 28p) folgenden Kalenderjahres geordnet aufzubewahren“. Da die Deutsche Rentenversicherung „mindestens alle vier Jahre“ prüft (§ 28p Abs. 1 SGB IV), landest du in der Praxis bei rund fünf Jahren – im Zweifel eher länger lagern als zu früh löschen.
Das Lohnkonto ist dagegen klar geregelt: „Die Lohnkonten sind bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres, das auf die zuletzt eingetragene Lohnzahlung folgt, aufzubewahren“ (§ 41 Abs. 1 EStG).
Die 30 Jahre bei der betrieblichen Altersvorsorge sind eine Empfehlung, keine ausdrückliche gesetzliche Aufbewahrungspflicht. Sie folgen aus § 18a BetrAVG: „Der Anspruch auf Leistungen aus der betrieblichen Altersversorgung verjährt in 30 Jahren.“ Weil ein Beschäftigter theoretisch Jahrzehnte später einen Anspruch nachweisen können muss, empfiehlt sich die entsprechend lange Aufbewahrung der Belege.
Wer darf auf die digitale Personalakte zugreifen?
Zugriff bekommt nur, wer die Daten für seine Aufgabe wirklich braucht. Fachleute nennen das Need-to-know-Prinzip. Rechtlich gestützt wird das von Art. 32 DSGVO (Sicherheit der Verarbeitung) und § 26 BDSG (Verarbeitung von Beschäftigtendaten). § 26 Abs. 1 BDSG erlaubt die Verarbeitung, „wenn dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses oder nach Begründung des Beschäftigungsverhältnisses für dessen Durchführung oder Beendigung erforderlich ist“. Alles darüber hinaus ist begründungspflichtig.
In der Praxis bedeutet das granulare, rollenbasierte Zugriffsrechte statt eines gemeinsamen Ordners für alle. Die HR-Leitung sieht mehr als eine Teamleitung, und Gehaltsdaten bleiben auf einen engen Kreis beschränkt. Art. 32 Abs. 1 DSGVO nennt als geeignete Schutzmaßnahme ausdrücklich „die Pseudonymisierung und Verschlüsselung personenbezogener Daten“. Ein Papierordner im abschließbaren Schrank leistet das nicht in vergleichbarer Feinheit.
Personalakten sicher, aber zugänglich
Mit der digitalen Personalakte von Personizer legst du selbst fest, wer Zugriffsrechte erhalten darf. Gespeichert wird verschlüsselt auf ISO-zertifizierten Servern in der EU.
Einsichtsrecht der Mitarbeitenden (§ 83 BetrVG)
Beschäftigte dürfen ihre eigene Akte jederzeit einsehen. § 83 Abs. 1 BetrVG formuliert das eindeutig: „Der Arbeitnehmer hat das Recht, in die über ihn geführten Personalakten Einsicht zu nehmen.“ Dabei darf ein Betriebsratsmitglied hinzugezogen werden, das über den Inhalt Stillschweigen zu bewahren hat. Ergänzend gibt Art. 15 DSGVO jeder betroffenen Person das Recht auf Auskunft darüber, welche Daten über sie verarbeitet werden. In einer digitalen Akte ist eine solche Auskunft mit wenigen Klicks erfüllt, statt einen ganzen Ordner kopieren zu müssen.
Zugriff durch den Betriebsrat – kein Freifahrtschein
Ein generelles Zugriffsrecht auf alle Personalakten hat der Betriebsrat nicht. Er kann im Einzelfall hinzugezogen werden, wenn ein Beschäftigter das bei seiner eigenen Akteneinsicht wünscht (§ 83 Abs. 1 BetrVG). Ein pauschaler Durchgriff auf sämtliche Akten lässt sich daraus nicht ableiten.
Papier- oder digitale Personalakte: Was lohnt sich mehr?
Für die reine Pflichterfüllung ab 2027 führt bei den betroffenen Entgeltunterlagen ohnehin kein Weg an der elektronischen Form vorbei. Aber auch abseits der Pflicht zeigt der direkte Vergleich, wo die Papierakte an ihre Grenzen kommt.
| Kriterium | Papierakte | Digitale Personalakte |
|---|---|---|
| Dokument finden | Suchen im Ordner, Standort gebunden | Volltextsuche, ortsunabhängig |
| Prüfungssicherheit (§ 8 BVV) | ab 2027 für Entgeltunterlagen nicht mehr zulässig | erfüllt die elektronische Form |
| Zugriffskontrolle | Schrank auf/zu, kaum abstufbar | rollenbasiert, protokollierbar |
| Aufbewahrung & Löschung | manuell, fehleranfällig | Fristen systemgestützt nachhalten |
| Schutz vor Verlust | Feuer, Wasser, Verlegen | Backup, mehrfach gesichert |
Ein Feuer im Aktenraum, ein verlegter Ordner, eine Kaffeetasse zur falschen Zeit – bei Papier ist ein Dokument im Zweifel weg. Eine digitale Akte lässt sich sichern und wiederherstellen. Das ist kein Nice-to-have, sondern für aufbewahrungspflichtige Unterlagen ein echter Risikofaktor.
Mehr als Pflichterfüllung: diese Vorteile kommen dazu
Die 2027-Pflicht ist der Anlass, der Nutzen reicht weiter. Eine an einem Ort gebündelte digitale Akte spart Suchzeit, macht Onboarding und Offboarding nachvollziehbar und lässt sich direkt an die Lohnabrechnung anbinden. Personizer ist eine modulare HR-Software für kleine und mittlere Unternehmen im DACH-Raum mit Zeiterfassung, Urlaubsplanung, digitaler Personalakte und DATEV-Integration. Die Personalakte ist also kein isoliertes Werkzeug, sondern hängt mit den übrigen HR-Prozessen zusammen. Welche Vorteile eine digitale Personalakte im Betriebsalltag konkret bringt, vertiefen wir im Grundlagenartikel zur digitalen Personalakte.
Excel-Vorlage für Mitarbeiterakten
Alle Personaldaten
zentral, importfertig
für Personizer
Ist die digitale Personalakte für alle Unternehmen Pflicht?
Nein. Ab dem 1. Januar 2027 müssen nur bestimmte entgelt- und sozialversicherungsrelevante Unterlagen nach § 8 Abs. 2 BVV elektronisch geführt werden – nicht die gesamte Personalakte. Dokumente wie Arbeitsverträge oder Zeugnisse sind davon nicht erfasst.
Was passiert, wenn ich die Frist zum 1. Januar 2027 verpasse?
Wer Entgeltunterlagen nicht ordnungsgemäß führt oder aufbewahrt, riskiert nach § 111 SGB IV ein Bußgeld von bis zu 50.000 Euro. Dazu kommen erschwerte Betriebsprüfungen durch die Deutsche Rentenversicherung und mögliche Beitragsnachforderungen, wenn prüffähige Unterlagen fehlen.
Wie lange muss ich Personalakten-Dokumente aufbewahren?
Das hängt vom Dokumenttyp ab: allgemeine arbeitsrechtliche Unterlagen orientieren sich an der dreijährigen Verjährung (§ 195 BGB), Lohnkonten sind sechs Jahre aufzubewahren (§ 41 Abs. 1 EStG), Buchungsbelege acht und Bücher zehn Jahre (§ 147 Abs. 3 AO). Bei der betrieblichen Altersvorsorge empfiehlt sich wegen der 30-jährigen Verjährung (§ 18a BetrAVG) eine entsprechend lange Aufbewahrung.
Wer darf Einsicht in die digitale Personalakte nehmen?
Die betroffene Person selbst hat nach § 83 Abs. 1 BetrVG jederzeit ein Einsichtsrecht in die eigene Akte und darf dabei ein Betriebsratsmitglied hinzuziehen. HR und Führungskräfte greifen nur im Rahmen ihrer Rolle zu. Ein generelles Zugriffsrecht des Betriebsrats auf alle Akten besteht nicht.
Muss ich meine gesamte Personalakte digitalisieren, oder reichen die Pflichtdokumente?
Rechtlich reichen die in § 8 BVV genannten Pflichtunterlagen. In der Praxis lohnt sich meist die vollständige Digitalisierung, weil parallele Papier- und Digitalablagen doppelten Aufwand und zusätzliche Fehlerquellen bedeuten. Personizer bildet die komplette Personalakte digital ab, nicht nur die Pflichtteile.
Erfüllt die digitale Personalakte von Personizer die 2027-Pflicht?
Personizer speichert Personalakten-Dokumente zentral, verschlüsselt und auf ISO-zertifizierten Servern in der EU, mit rollenbasierten Zugriffsrechten und einer DATEV-Schnittstelle für die Lohnabrechnung. Damit lassen sich die betroffenen Entgeltunterlagen elektronisch führen und an die Abrechnung anbinden. Die Verantwortung, dass wirklich alle nach § 8 BVV geforderten Unterlagen erfasst sind, bleibt beim Arbeitgeber – die Software liefert die technische Grundlage dafür.
