An der Universität in Oldenburg habe ich Wirtschaftsinformatik studiert und danach einige Jahre als wissenschaftlicher Mitarbeiter an der Fakultät gearbeitet. Hier habe ich viele agile Methoden sowohl in der Theorie, als auch in der Praxis kennengelernt. Danach habe ich als Product Owner Erfahrungen im Bereich der digitalen Produktentwicklung gesammelt, und damit einhergehend sowohl kleine Unternehmen, als auch Konzerne bei ihren Prozessen begleitet. Mittlerweile setze ich mein praktisches Wissen als Berater bei AYVA ein. 

Was heißt Agilität eigentlich? Ist das etwas, das nur in der IT-Branche funktioniert? 

Agilität ist übertragbar auf alle Branchen, weil Agilität nicht das bloße Anwenden von agilen Methoden bedeutet, wie zum Beispiel Scrum oder Kanban. Vielmehr hängt sie von den Werten und dem Mindset im Team ab. 

Damit ist beispielsweise gemeint, dass jeder eigenverantwortlich handelt. Man wartet nicht darauf, dass jemand einem sagt: „Diese Aufgabe musst du jetzt machen“, sondern arbeitet proaktiv am Projekt mit. Jede Person trägt Verantwortung für die eigene Arbeit. Natürlich gibt es innerhalb dieses Teams eine übergeordnete Zielsetzung, die durch einen Product Owner oder den Projektleiter vorgegeben wird. Aber im Grunde funktioniert agiles Arbeiten vor allem durch Eigenverantwortung, sowie durch gutes Teamwork. 

Wichtig ist auch das Prinzip von „Inspect and Adapt“; also die Bereitschaft, regelmäßig das eigene Vorgehen, die Ziele und auch die Zusammenarbeit im Team zu hinterfragen und kontinuierlich zu verbessern. Es geht darum, die eigene Arbeitsweise kritisch zu prüfen: Bin ich noch auf dem richtigen Weg? Kann ich Dinge besser machen? Lasse ich Potenziale ungenutzt? 

Ein wesentlicher Bestandteil von Agilität ist auch eine gesunde Feedback- und Fehlerkultur. Kritik soll nicht verletzen, sondern dazu beitragen, dass sich alle im Team inhaltlich weiterentwickeln. Dafür braucht es einen “Safe Space”, also eine sichere und positive Atmosphäre, in der Raum für dieses Feedback gegeben ist. So können Team-Mitglieder gemeinsam ein Ziel verfolgen und sich gegenseitig unterstützen. In der Praxis geht es also vor auch um Offenheit und Anpassungsfähigkeit. 

Außerdem ist es wichtig, in der agilen Arbeit auf crossfunktionale Teams zu setzen, in denen alle relevanten Disziplinen vertreten und die nötigen Kapazitäten verfügbar sind. Der Fokus muss klar bleiben, daher sollten Teammitglieder nicht in zu vielen verschiedenen Projekten eingesetzt werden. 

Was sind deiner Meinung nach die größten Unterschiede zwischen klassischen und agilen Arbeitsweisen? 

Aus meiner Sicht sind die Methoden nicht schwarz-weiß voneinander zu trennen. Das kann ein fließender Übergang sein. “Klassisch” klingt auch recht negativ konnotiert. Dabei heißt “klassisch” nicht gleich “schlecht”, und agil ist nicht automatisch besser. Sind beispielsweise wie im Maschinenbau schon von Anfang an die genauen Spezifikationen bekannt, macht das die Ressourcenplanung einfach – in so einem Fall ist klassische Projektplanung durchaus sinnvoll. 

In der IT-Branche hat sich Agilität einfach deshalb durchgesetzt, weil Software-Entwicklung nicht immer berechenbar und die Form der Umsetzung nicht von vornherein klar ist. Als Faustregel gilt: Sind die Spezifikationen sehr klar, können klassische Arbeit und Vorausplanung von Ressourcen gut funktionieren. Bei Agilität steht eher die Frage im Vordergrund: “Wie lösen wir das vorliegende Problem am besten?”. Von hier aus wird schrittweise geplant und auch direkt umgesetzt. 

Ein Problem entsteht allerdings, wenn auf Software-Projekte mit unklarem Scope (also Umfang der Dinge, die umgesetzt werden sollen) Wasserfall-Prinzipien angewendet werden. Das Resultat ist dann oft, dass der Zeitplan, den man sich am Anfang erarbeitet hat, im Laufe des Projekts immer wieder angepasst werden muss. Spätestens dann sollte man realisieren, dass eine Wasserfallmethode ungeeignet ist. Je nach Projekt sollte man also evaluieren, welche Methode besser ist. 

Welche Missverständnisse über Agilität begegnen dir am häufigsten? 

Ein sehr häufiges Missverständnis ist, dass Agilität mit Chaos verglichen wird. Viele glauben, dass man in agilen Projekten nicht planen kann, oder dass alles völlig offen und unstrukturiert abläuft. Das stimmt so aber nicht. Auch in einem agilen Setting gibt es eine verlässliche Planung – sie sieht nur anders aus. Anstatt auf eine 100-prozentig ausgearbeitete Lösung hinzuarbeiten, setzt man klare Zeitrahmen (Timeboxing) und akzeptiert auch mal eine 80-prozentige Lösung, um schneller Ergebnisse zu liefern und Nutzerfeedback einzubinden. Das steigert die Time-to-Market und bietet gleichzeitig die Möglichkeit, später auch nutzerorientierte Optimierungen vorzunehmen. 

Ein weiteres Missverständnis ist die strikte Trennung von „klassisch“ und „agil“. Wie gesagt, sind die Methoden in der Praxis meist gar nicht so klar voneinander abgegrenzt. Auch in klassischen Projekten gelten Prinzipien wie Eigenverantwortung oder eine gute Feedback-Kultur. Und genauso können agile Elemente – etwa Sprints, Stand-ups oder Retrospektiven – klassische Projekte bereichern. Aus meiner Sicht sollten Projektverantwortliche beide Welten kennen und die Methodik situationsabhängig wählen, je nach Anforderungen und Rahmenbedingungen des Projekts. 

Wo sollte man am besten starten, wenn man im klassischen Unternehmen agiler werden möchte?  

Dein Team hat Lust, agil zu arbeiten? Dann: Einfach mal machen! Meeting-Formate wie Review, Retrospektive, Refinement und Stand-ups kann man direkt einführen und nutzen. Gerade in kleinen Teams kann man sowas gut testen. 

Schwieriger könnte es werden, das richtige Mindset ins Team zu bringen. Die Leute müssen motiviert sein, agile Methoden anzuwenden – ist das gegeben, ist das bereits die halbe Miete.  

In einem größeren Unternehmen könnte die Einführung schon komplexer werden. Denn Agilität funktioniert nur dann nachhaltig, wenn auch in den Führungsebenen verstanden wird, welchen Nutzen eine agile Arbeitsweise bringt und wie man dafür den nötigen Raum schafft. Ist ein Unternehmen stark hierarchisch geprägt, in viele kleine Abteilungen mit klaren Übergabepunkten aufgeteilt, dann widerspricht diese Struktur dem Grundgedanken von Agilität – nämlich Crossfunktionalität und gemeinsames Arbeiten über Abteilungsgrenzen hinaus. 

Das ist aber kein Deal-Breaker. Nicht jede Abteilung muss agil werden. Bereiche wie Finance oder Controlling können gut klassisch organisiert bleiben. Aber dort, wo Produkte entwickelt werden, spielen die Stärken von Agilität eine große Rolle – etwa durch schnelle Prototypen, frühes Kundenfeedback und die Möglichkeit, Ideen schnell zu verproben und auch wieder zu verwerfen. Dabei muss man aushalten, dass agile Prozesse am Anfang etwas ineffizient sein können. Der Nutzen wird sich aber zeigen, sobald schnell erste Zwischenergebnisse geschaffen werden. 

Apropos Ergebnisse: Gibt es einfache Quick Wins, die den Nutzen von agilen Prinzipien schnell sichtbar machen? 

Ein sehr wirkungsvoller Quick Win ist die verkürzte Time-to-Market; also die Auslieferungs-Geschwindigkeit neuer Funktionen. Während klassische Projekte oft eine lange Konzeptphase durchlaufen und erst nach Jahren ein fertiges Produkt liefern, erlaubt Agilität, mit einem „Minimum Viable Product“ (MVP) sehr schnell erste Ergebnisse an die Kundschaft zu geben. 

Statt also jahrelang an einer perfekten Lösung zu feilen, bringt man nach wenigen Monaten bereits ein eingeschränktes, aber funktionierendes Set an Funktionen auf den Markt – etwas, das die Kundschaft erst einmal testen oder direkt nutzen kann. Gerade für betriebswirtschaftlich denkende Stakeholder ist dieses Argument sehr überzeugend. 

Welche agilen Methoden oder Frameworks eignen sich für den Einstieg, und warum? 

Für den Einstieg eignet sich besonders Scrum, weil es ein sehr klares und leicht verständliches Rahmenwerk bietet. Die Regeln und Empfehlungen sind überschaubar, und Meeting-Formate wie Refinement oder Daily schaffen regelmäßig Raum, um über Anforderungen zu sprechen und gemeinsam Transparenz herzustellen. 

Ein weiterer Vorteil sind die Sprints mit ihrem festen zeitlichen Horizont: Sie machen die Planung greifbar und leicht verständlich, auch für Teams, die bisher eher klassisch gearbeitet haben. Zudem hat jedes Meeting in Scrum einen klaren Zweck – das sorgt für Struktur und Orientierung. 

Wichtig ist dabei: Man muss Scrum nicht nach Lehrbuch anwenden. Wenn es für ein Team sinnvoller ist, nur alle zwei Tage ein Daily zu machen, oder Planning und Refinement zu kombinieren, ist das völlig in Ordnung. Agilität lebt von Anpassung, nicht von starren Regeln. 

Für den Start ist es außerdem hilfreich, jemanden mit Erfahrung im Framework dabei zu haben – etwa einen Agile Coach. Das erleichtert die Einführung enorm und sorgt dafür, dass das Team die Methode schnell produktiv nutzen kann. 

Muss ich mit Scrum, OKR oder anderen Frameworks arbeiten, um agil zu sein?  

Nein. Frameworks sind am Ende nur das: Rahmen, die einem dabei helfen können, die eigene Arbeit zu organisieren. Wie gesagt, sind bei Agilität die intrinsische Motivation, gesunder Menschenverstand und Lust an der Arbeitsweise viel wichtiger. Sind diese Werte gegeben, arbeitet das Team automatisch agiler, ob nun mit oder ohne Framework. 

Hast du Tool-Tipps, die deiner Erfahrung nach für einfache agile Prozesse gut funktionieren? 

Grundsätzlich braucht man eigentlich keine Tools. Man kann auch mit Post-Its an der Wand starten, um Aufgaben zu managen.  

Wer digital arbeiten will, kann Whiteboards wie Mural oder Miro nutzen. Diese Tools bieten auch praktische Vorlagen für Scrum, Kanban oder OKR an. Es gibt natürlich auch andere fortgeschrittene Tools wie Jira, Confluence, oder auch Notion, aber die bringen etwas mehr Komplexität mit sich. Wer gerade erst den Einstieg ins agile Arbeiten findet, sollte mit der weißen Wand – live oder digital – starten.  

Wer einen Überblick über die Anwesenheiten im Sprint-Team behalten will, profitiert von einem Personalmanagement-Tool wie Personizer. Gerade in hybriden Teams kann das Abstimmungsaufwände klein halten und macht transparent, wer wann wo arbeitet.  

Welche typischen Widerstände beobachtest du bei der Einführung von Agilität? Wie überzeugt man Skeptiker vom Nutzen agiler Arbeit? 

Die größten Widerstände bei der Einführung von Agilität entstehen aus Unwissenheit und Skepsis gegenüber Veränderungen. Veränderung im Unternehmen ist grundsätzlich erst einmal unbequem – gerade wenn bisherige Prozesse und Hierarchien infrage gestellt werden. Viele Mitarbeitende verbinden damit Unsicherheit. 

Wichtig ist daher, mit denselben Prinzipien zu arbeiten, die Agilität ausmachen: Transparenz, Kommunikation und schrittweises Überzeugen durch Ergebnisse. Das bedeutet, den Nutzen von Agilität klar zu kommunizieren und ihn gleichzeitig mit konkreten Projektergebnissen erlebbar zu machen. Wenn Skeptiker sehen, dass sich Pläne ohnehin regelmäßig ändern und Agilität genau dafür eine flexible Lösung bietet, überzeugt das oft mehr als jedes Argument. 

Ein weiterer Erfolgsfaktor ist, Menschen zu haben, die Agilität vorleben – die offen kommunizieren, Feedback annehmen, Fehler als Lernchance sehen und andere motivieren. Solche „Botschafter“ können helfen, Unsicherheit im Team abzubauen und Begeisterung zu wecken. 

Gibt es aus deiner Sicht auch „Don’ts“, also Fehler, die man bei der Einführung von agilen Methoden vermeiden sollte? 

Wichtig ist zu verstehen, dass man Menschen die Agilität nicht aufzwingen kann, wenn sie eigentlich keine Lust darauf haben. Wenn jemand klar signalisiert, dass er oder sie nicht agil arbeiten möchte, bringt es nichts, Überzeugungsarbeit bis ins Unendliche zu leisten. Im Gegenteil: solche Personen können schnell das ganze Team ausbremsen oder sogar die Stimmung vergiften. Agilität funktioniert nur dann, wenn die Beteiligten auch wirklich überzeugt von der Arbeitsweise sind. Wer nicht will, gehört schlicht nicht ins agile Team. 

Ein weiterer häufiger Fehler ist der Glaube, man könne Agilität einfach durch die Einführung von Tools oder Frameworks erreichen. Aber nur, weil ein Unternehmen mit Jira arbeitet oder Scrum-Meetings einführt, ist es noch lange nicht agil. Agilität hat in erster Linie mit Mindset, Zusammenarbeit und Menschlichkeit zu tun – nicht mit Meeting-Formaten oder Frameworks. 

Woran erkenne ich im Unternehmen, dass die agile Transformation auf dem richtigen Weg ist? Kann man das messbar machen? 

Auf der Ebene einzelner Projekte kann man den Erfolg durchaus mit Kennzahlen messen – etwa über ein Burn-Down-Chart, das zeigt, ob der Arbeitsumfang im Sprint realistisch geplant war und wie gut das Team seine Ziele erreicht. 

Die Transformation einer gesamten Organisation ist allerdings schwer in Zahlen zu fassen. Es gibt keinen Endzustand, der da heißt: „Agile Transformation abgeschlossen”.  

Vielmehr geht es um eine kontinuierliche Entwicklung, die sich weniger in harten KPIs, sondern vor allem in den weichen Faktoren widerspiegelt: Offenheit, Feedback- und Fehlerkultur, Ehrlichkeit und Gemeinschaftlichkeit. 

An diesen kulturellen Veränderungen erkennt man, dass Agilität wirkt. Wenn Teams mehr Wertschätzung und Selbstwirksamkeit erleben und Menschen gerne in diesem Umfeld arbeiten, ist das bereits ein starkes Indiz für eine erfolgreiche Transformation. 

Wer es messbarer machen möchte, kann regelmäßige Mitarbeiterbefragungen nutzen: Wie nehmen die Mitarbeitenden Agilität wahr? Wie zufrieden sind sie mit Zusammenarbeit und Entscheidungsprozessen? Wichtig ist dann, dieses Feedback auch ernst zu nehmen und umzusetzen. Denn genau darin zeigt sich, ob das gesamte Unternehmen ein agiles Mindset verinnerlicht hat. 

Welchen Rat würdest du einem Unternehmen geben, das zögert, erste Schritte in eine agilere Arbeitsweise zu gehen?  

Hört auf zu zögern, macht einfach. Es tut nicht weh, mit einem kleinen Pilotprojekt zu starten und erste eigene Erfahrungen zu sammeln. Niemand muss gleich das gesamte Unternehmen umkrempeln – im Gegenteil, kleine Schritte sind oft der bessere Weg, weil sie zeigen, was funktioniert. Das inspiriert auch andere Team-Mitglieder. 

Wichtig ist, es nicht komplizierter zu machen, als es ist. Man muss nicht erst alle Mitarbeitenden in Agilität schulen. Einfach ausprobieren, Erfahrungen sammeln, lernen und anpassen – das ist der Kern agiler Arbeit. 

Und wenn unterwegs Fragen auftauchen oder zusätzliches Wissen gebraucht wird, kann man jederzeit Unterstützung von extern dazu holen, wie zum Beispiel durch einen Workshop bei AYVA.  

Aber der entscheidende Schritt ist: Einfach anfangen! 

“Agilität ist übertragbar auf alle Branchen, weil Agilität nicht das bloße Anwenden von agilen Methoden bedeutet. Vielmehr hängt sie von den Werten und dem Mindset im Team ab.”

Digitalprodukt-Experte Stefan Wunderlich

Warum eine digitale Personalakte Abläufe optimiert

Eine digitale Personalakte ersetzt die klassischen Papierakten und schafft Ordnung sowie Transparenz in der HR. Während früher dicke Ordner durchstöbert und Dokumente mühsam kopiert wurden, reicht heute ein Klick, um die gewünschten Informationen zu finden. Das spart nicht nur wertvolle Zeit, sondern sorgt auch für eine reibungslose Zusammenarbeit zwischen HR, Führungskräften und Mitarbeitenden.

Besonders kleine und mittlere Unternehmen profitieren von diesen Vorteilen:

• Zentrale Datenablage: Alle Informationen von Vertragsunterlagen über Gehaltsentwicklungen bis zu Notfallkontakten sind an einem Ort gespeichert und jederzeit abrufbar.
• Zeit- und Kostenersparnis: Kein langes Suchen, keine Kopien, kein Papierchaos mehr.
• Ortsunabhängiger Zugriff: Ob im Büro, Homeoffice oder unterwegs – HR-Daten sind überall verfügbar.
• Sichere Prozesse: Dank DSGVO-konformer Speicherung bleiben sensible Daten geschützt.

Für HR-Teams bedeutet das: weniger Administration, mehr Zeit für strategische Aufgaben und eine moderne Employee Experience.

Rechtliche Grundlagen & Datenschutz

Gerade bei Personaldaten gilt: Sicherheit geht vor. Mit der digitalen Personalakte erfüllst du die Anforderungen der DSGVO und des BDSG.

Dazu gehören:

• Zugriffsrechte steuern: Definiere, wer welche Informationen sehen darf.
• Revisionssicherheit: Änderungen werden dokumentiert, sodass Transparenz herrscht.
• Aufbewahrungsfristen einhalten: Verträge, Krankmeldungen und Co. lassen sich rechtssicher archivieren.

Ein weiterer Vorteil: Viele Lösungen bieten Audit-Trails, sodass jede Änderung nachvollziehbar ist.

Tipp: Sprich den Betriebsrat frühzeitig mit ein – das schafft Vertrauen und Akzeptanz. Mehr Details findest du auch in unserem Artikel zur gesetzlichen Pflicht der Arbeitszeiterfassung. Die Grundidee ist dieselbe: rechtliche Vorgaben werden durch digitale Lösungen einfacher einzuhalten.

Einführung in 5 Schritten

Die Umstellung von Papier auf digital muss kein Mammutprojekt sein. So gelingt’s:

1. Ist-Analyse: Welche Dokumente habt ihr aktuell, welche sollen digitalisiert werden?
2. Struktur planen: Legt fest, wie Ordner, Kategorien und Metadaten aufgebaut werden.
3. Migration umsetzen: Dokumente einscannen oder digital importieren.
4. Zugriffsrechte definieren: Von Anfang an klar regeln, wer was sehen darf.
5. Mitarbeitende schulen: Zeigt allen, wie die neue Lösung funktioniert – so steigt die Akzeptanz.

Mit einer klaren Roadmap lässt sich die Einführung innerhalb weniger Wochen umsetzen.

Technische Mehrwerte & Funktionen

Eine digitale Personalakte ist weit mehr als ein Dokumentenarchiv. Moderne Lösungen wie Personizer bieten zahlreiche Zusatzfunktionen:

• Gehaltsentwicklung im Überblick: Veränderungen transparent und nachvollziehbar darstellen.
• Notfallkontakte und Zusatzinfos: Wichtige Daten sofort parat.
• Individuelle Notizen: Ergänze Informationen, die nur intern sichtbar sein sollen.

Besonders spannend ist die Verknüpfung mit anderen HR-Prozessen: In Kombination mit der Urlaubsplanung oder Zeiterfassung wird die Personalakte zum zentralen Knotenpunkt deiner HR-Software.

Neu bei Personizer: Das Organigramm-Feature

Ganz neu in Personizer: Das digitale Organigramm. Damit wird die Personalakte noch übersichtlicher und praxisnäher.

• Visuelle Darstellung der Teamstruktur: Auf einen Blick sehen, wer welche Rolle hat.
• Einfache Pflege: Änderungen in der Personalakte spiegeln sich direkt im Organigramm wider.
• Mehr Transparenz: Neue Teammitglieder finden sich schneller zurecht, Führungskräfte behalten die Übersicht.

Gerade in wachsenden Unternehmen, in denen Strukturen komplexer werden, sorgt das Organigramm für Orientierung. Es ergänzt die Personalakte perfekt und schafft eine visuelle Dimension der HR-Daten.

Praxisbeispiel: Vom Aktenordner zum digitalen Workflow

Ein mittelständisches Unternehmen aus dem Handwerk hat seine Personalverwaltung mit Personizer digitalisiert. Vorher mussten Krankmeldungen ausgedruckt, abgelegt und parallel in Excel erfasst werden. Heute reicht ein Eintrag in Personizer: Die Krankmeldung wird in der Personalakte dokumentiert, das Team informiert – und im Abwesenheitskalender automatisch berücksichtigt. Das spart pro Monat mehrere Stunden Verwaltungsarbeit und reduziert Fehlerquellen drastisch.

Vorteile im Überblick

• Spart Zeit & Kosten
• Erhöht Transparenz & Ordnung
• Rechtssicherheit durch DSGVO-Standards
• Einfache Einführung und Nutzung
• Vernetzung mit Zeiterfassung & Urlaubsplanung
• Organigramm für noch mehr Übersicht

Fazit

Die digitale Personalakte ist der Schlüssel zu mehr Effizienz, Sicherheit und Transparenz in deiner HR-Abteilung. Sie reduziert administrativen Aufwand, schafft Klarheit und stärkt die Zusammenarbeit im Team. Mit dem neuen Organigramm-Feature geht Personizer noch einen Schritt weiter und macht die Personalakte zum Herzstück moderner Personalverwaltung.

Doch es muss nicht nur eins von beidem sein: Durch hybrides Arbeiten (oder auch Blended Work) lassen sich sowohl der Wunsch nach Anwesenheit durch Arbeitgebende, als auch das Bedürfnis nach Homeoffice vereinen. Wir geben dir Tipps, wie du dafür die Grundlagen in deinem Unternehmen legen kannst.  

Was bedeutet “Hybrides Arbeiten”? 

Hybrides Arbeiten (auch bekannt als „Blended Work“) bezeichnet ein Arbeitsmodell, das Präsenzarbeit im Büro mit ortsunabhängiger remote Arbeit, z. B. im Homeoffice, kombiniert. Damit sollen die besten Aspekte aus beiden Welten vereint werden: 

• Flexible Arbeitsorte: Mitarbeitende arbeiten teils im Büro, teils von zu Hause oder einem anderen Ort (mobiles Arbeiten) aus. Das bietet ihnen mehr Freiheit bei der Gestaltung ihrer Arbeitsweise. 

• Individuelle Zeiteinteilung: Oft ist bei Hybrid-Arbeitsmodellen die Arbeitszeit flexibel gestaltbar, zum Beispiel durch Gleitzeit. 

• Technologie als Unterstützung: Digitale Tools, z. B. Videokonferenzen, Cloud-Dienste, Projektmanagementsoftware oder digitale Zeiterfassung, ermöglichen die Zusammenarbeit von remote Arbeitskräften. 

• Rahmen schaffen: Regeltermine geben eine gemeinsame Struktur für Mitarbeitende vor Ort und remote. 

Das sind die Vorteile von Hybrid Work 

Wer Homeoffice oder oder hybride Arbeitsmodelle im Unternehmen ermöglicht, sichert sowohl dem Unternehmen, als auch den Mitarbeitenden viele Vorteile: 

1. Höhere Arbeitgeberattraktivität: Unternehmen mit flexiblen Arbeitsmodellen gelten als modern, mitarbeiterfreundlich und innovativ. Besonders bei der Generation Y und Z ist orts- und zeitflexibles Arbeiten ein zentrales Kriterium bei der Arbeitgeberwahl, sodass man hier einen Vorteil gegenüber ortsgebundenen Arbeitsstätten bietet. 

2. Größerer Talentpool und mehr Inklusion: Ohne feste Büropräsenzpflicht können Unternehmen überregionale oder sogar internationale Talente anwerben. Auch Menschen mit Einschränkungen oder familiären Verpflichtungen (z. B. Pflege, Kinderbetreuung) können dadurch besser einbezogen werden. 
 
3. Gesteigerte Produktivität: In vielen Fällen ist die Konzentration zuhause höher als im Büro. Mitarbeitende können dadurch in ihren produktiven Phasen besser arbeiten. Das erhöht die Effizienz. Zudem fällt das Pendeln als Stressor im Alltag weg – auch das ist ein Plus für die Produktivität. 

4. Bessere Krisenfestigkeit: Unternehmen mit hybriden Strukturen können rasch auf Krisen (wie z. B. Pandemien, Streiks, Wetterextreme) reagieren. Durch eine technische Infrastruktur, klare Kommunikationsregeln und dezentrale Teams bleiben Organisationen auch in Ausnahmesituationen anpassungsfähig. 

5. Bessere Work-Life-Balance: Wer weniger pendelt, spart Zeit und Stress. Außerdem bietet Blended Work deinen Mitarbeitenden die Möglichkeit, berufliche und private Verpflichtungen flexibler zu koordinieren (z. B. Arzttermine, Familienzeiten). Zudem können mehr Eigenverantwortung und Gestaltungsspielraum im Arbeitsalltag wertvolle Motivatoren für deine Mitarbeitenden sein. 
 
6. Höhere Zufriedenheit und Bindung: Mitarbeitende, die Arbeitsort und -zeit wählen können, sind oft zufriedener und loyaler gegenüber ihren Arbeitgebenden. Das sorgt für eine geringere Fluktuation im Team und weniger Aufwände für Neueinstellungen. 
 
7. Mehr Eigenverantwortung: Hybrides Arbeiten lebt von der selbstständigen Organisation jedes Einzelnen. Soft Skills wie Zeitmanagement und Priorisierung werden gefördert. Insbesondere in agilen Teams sind das wichtige Fähigkeiten, um den Projekterfolg voranzutreiben. 

Blended Work fördert Vertrauen und priorisiert Ergebnisse statt Anwesenheit. Wer dieses Modell gut umsetzt, schafft ein Umfeld, in dem sich sowohl Mitarbeitende als auch Unternehmen weiterentwickeln und erfolgreich sein können.  

9 Tipps, wie du Hybrides Arbeiten in dein Unternehmen bringst 

Doch wie schafft man es, Präsenzarbeit und Remote Work reibungslos miteinander zu vereinen? Hier bedarf es einiger konkreter Maßnahmen, aber auch ein Umdenken in der Unternehmenskultur, damit eine gute Zusammenarbeit in einem hybriden System möglich wird. Dafür findest du hier 9 Tipps, mit denen du die Einführung des modernen Arbeitsmodells in deinem Unternehmen unterstützen kannst: 

Tipp 1: Möglichkeiten für Homeoffice, mobiles Arbeiten oder Co-Working evaluieren 

Möchtest du Blended Work im Unternehmen etablieren, empfiehlt es sich, erst einmal auszuwerten, was für eure individuelle Konstellation möglich ist. Wollt ihr euren Mitarbeitenden mobiles Arbeiten ermöglichen, oder könnt ihr gar das Homeoffice einrichten? Dürfen Mitarbeitende auch aus dem Ausland remote arbeiten? Soll es eine Homeoffice-Pauschale geben, oder gibt es einen Co-Working-Zuschuss für externe Arbeitsplätze? Überlege, welche Angebote ihr euren Mitarbeitenden machen könnt und unter welchen Bedingungen diese genutzt werden können. 

Tipp 2: Technik und Support sicherstellen 

Möchtest du deinen Mitarbeitenden mobiles Arbeiten ermöglichen, muss die technische Infrastruktur dafür bereitstehen. Das fängt mit der passenden Hardware (Laptop, Maus, Tastatur, Kopfhörer) an und geht mit Tools und sicheren Daten-Zugängen weiter. Hier sind die Admins im Haus gefragt, um die Einrichtung der Geräte inklusive VPN-Zugänge, Kollaborations-Systemen wie Asana, Jira, Slack oder Teams, sowie Passwort-Manager vorzunehmen.  

Wichtig ist in diesem Kontext, Mitarbeitende für Themen wie Datenschutz oder auch Arbeitssicherheit im Homeoffice zu sensibilisieren. Hier kann es hilfreich sein, Schulungen und Aufklärungsgespräche mit den Teammitgliedern durchzuführen. 

Tipp 3: Chronoworking ermöglichen durch flexiblere Arbeitszeiten 

Jeder Mensch hat einen anderen Biorhythmus: Einige schaffen in den Morgenstunden die meiste Arbeit, während andere erst spät abends aktiv werden. Wenn Arbeit zu diesen Zeiten möglich ist, steigen Produktivität, Gesundheit und Zufriedenheit im gesamten Team. Das ist die Idee von Chronoworking. 

Durch Gleitzeitmodelle ermöglichst du deinen Mitarbeitenden, nach ihrem individuellen Biorhythmus zu arbeiten. Zusätzlich ermöglicht asynchrone Kommunikation die Zusammenarbeit von Frühaufstehern und Nachtaktiven, wenn sie gerade keine Überschneidung der Arbeitszeit haben, zum Beispiel durch Chat-Nachrichten via Slack. Apropos Kommunikation: Mitarbeitende sollten sich untereinander über ihre produktiven Zeiten austauschen, um sich besser aufeinander einzustellen. Hier können Statusanzeigen in Teams oder Slack hilfreich sein, mit denen Mitarbeitende zeigen können, ob sie gerade Fokuszeit haben, erreichbar oder offline sind. Auch Tools zur digitalen Zeiterfassung wie Personizer machen Anwesenheiten transparent. 

Tipp 4: Klare Rahmenbedingungen für Erreichbarkeit schaffen 

Trotz flexibler Arbeitszeiten sollte es auch Zeiten geben, in denen alle Teammitglieder erreichbar sein sollten. Das ist wichtig, um direkte Absprachen zu ermöglichen oder in wichtigen Fällen schnell reagieren zu können. 

Vereinbare im Team deswegen Kernarbeitszeiten, in denen die Erreichbarkeit aller Mitarbeitenden gewährleistet ist. Feste Kernzeiten bieten darüber hinaus den Vorteil, dass die Grenzen zwischen Arbeits- und Freizeit nicht allzu sehr verschwimmen – das schützt besonders eifrige Mitarbeitende. 

Möglicherweise sind auch Anwesenheits-Tage sinnvoll, an denen Face-to-Face Absprachen im Büro Priorität haben. Meeting-freie Tage hingegen können etabliert werden, um remote Mitarbeitenden Ruhe zu geben, um Aufgaben konzentriert zu erledigen.  

Tipp 5: KI am Arbeitsplatz als Ergänzung nutzen 

Künstliche Intelligenz kann bei der Automatisierung und Unterstützung in verschiedenen Unternehmensbereichen hilfreich sein. So können wiederkehrende Aufgaben automatisch verteilt, häufig gestellte Fragen von Chatbots im Support beantwortet oder sogar neue Bewerbende KI-gestützt vorausgewählt werden. 

Aber: KI sollte immer nur als Ergänzung, niemals als Ersatz genutzt werden. Insbesondere im Recruiting kann es für Bewerbende eine sehr negative Erfahrung sein, im Erstkontakt nur mit einer KI zu kommunizieren. Schließlich wollen sie das Team hinter dem Unternehmen kennenlernen, und die Menschen, mit denen sie zukünftig möglicherweise zusammenarbeiten sollen. 

Künstliche Intelligenz kann eine hilfreiche Technologie sein, um sich wiederholende Arbeit zu reduzieren oder sogar kreativ ins Sparring zu gehen. Die menschliche Kommunikation sollte damit aber auch bei Blended Work-Konzepten niemals komplett ersetzt werden. 

Tipp 6: Digitales Socializing fördern 

Die soziale Komponente der Zusammenarbeit darf bei der Einführung von Blended Work nicht unterschätzt werden. Gerade im Homeoffice kann es schnell einsam werden. Und wenn Austauschformate fehlen, in denen nicht nur über Arbeit gesprochen wird, ist es schwer, ein Teamgefühl aufzubauen.  

Deswegen ist es empfehlenswert, virtuelle Begegnungen auch jenseits des Arbeitskontexts zu etablieren. Das können virtuelle Kaffeepausen oder Afterworks, Online-Teamspiele oder Quizze sein. Niederschwelliges Socializing ist auch durch persönliche Check-in-Fragen in Meetings möglich. Darüber hinaus können Formate wie Retrospektiven hilfreich sein, um über die Zusammenarbeit zu sprechen und mögliche Reibungspunkte aufzulösen. 

Tipp 7: (Büro-) Räume neu denken 

Je nachdem, welche Art von Aufgabe zu erledigen ist, kann die Raumgestaltung die Effizienz mindern oder unterstützen. Dafür können unterschiedliche Räume für verschiedene Bedürfnisse eingerichtet werden. Das hört beim eigenen Schreibtisch und dem typischen Meetingraum noch nicht auf. 

Kleine, abgeschlossene Räume können beispielsweise für fokussiertes Arbeiten oder für sensible Absprachen genutzt werden. Offene Räume mit Whiteboards und Hockern laden zum kreativen Austausch ein, Lounge-Ecken bei der Kaffeemaschine für spontane Gespräche. Mit unterschiedlichen Zonen wird es Mitarbeitenden leichter gemacht, unterschiedliche Aufgaben zu bewältigen – und auch die Anwesenheit im Büro wird dadurch etwas attraktiver.  

Tipp 8: Desk Sharing einführen 

Ist das Team für noch mehr Flexibilität zu haben, kannst du Desk Sharing im Büro ermöglichen. Hierbei werden Mitarbeitenden keine festen Schreibtischplätze mehr zugewiesen. Stattdessen können sich Personen, die ins Büro kommen möchten, in einem Buchungssystem ihren Arbeitsplatz für den Tag buchen.  

Der Vorteil: Statt dass Plätze leer bleiben, werden Räume und Arbeitsplätze flexibler eingesetzt. Im besten Fall kannst du dadurch sogar Büroflächen und damit verbundene Kosten sparen. Diese Möglichkeit sollte allerdings im Team geklärt werden, da viele Personen trotz hybrider Arbeit Wert darauf legen, ihren “eigenen” Platz im Büro zu haben.  

Eine gute Alternative zum Desk Sharing im eigenen Büro kann auch die Subventionierung eines Arbeitsplatzes in einem Coworking-Space sein. Denn auch damit gibst du Mitarbeitenden die Flexibilität, ein Büro außerhalb der eigenen vier Wände zu sehen.   

Tipp 9: Mindset-Arbeit und Führung sind wichtig 

Damit hybrides Arbeiten in deinem Unternehmen gut funktioniert, müssen auch auf höchster Managementebene die Vorteile verstanden werden. Denn wenn in der Unternehmenskultur mehr Wert auf Anwesenheit und Kontrolle statt auf Eigenverantwortung und Ergebnisse gelegt wird, können Homeoffice und mobiles Arbeiten nicht funktionieren. 

Führungskräfte-Trainings mit Fokus auf Vertrauen und digitale Führung, sowie Unterstützung für Teammitglieder bei der Selbstorganisation können dafür erste hilfreiche Maßnahmen sein. Und damit die Motivation im Team auch langfristig aufrechterhalten bleibt, sollten auch im Tagesgeschäft Austauschformate und Trainings beibehalten werden, um bei allen Teammitgliedern ein gemeinsames Verständnis der Zusammenarbeit im hybriden System zu schaffen. 

Fazit: Zukunftssicherheit für Unternehmen durch Blended Work 

Die Arbeitswelt der Zukunft braucht Hybride Arbeit: Mitarbeitende fordern mehr Flexibilität bei der Gestaltung ihrer Arbeit, und moderne Unternehmen bieten dafür die passende Infrastruktur. Jedoch funktioniert hybrides Arbeiten nicht von selbst. Bei aller Flexibilität und Freiheit braucht es klare Strukturen, die richtigen Tools, Raum für Kultur und Vertrauen in die Mitarbeitenden. Wer als Arbeitgebender hier investiert und mit den Mitarbeitenden im Austausch bleibt, schafft ein attraktives und zukunftssicheres Arbeitsumfeld. 

Lohnt es sich trotzdem, auch in einem kleinen Betrieb mit einer Zeiterfassungs-Software zu arbeiten?

Welche Anforderungen gibt es für die Zeiterfassung in Kleinbetrieben?  

Aktuell sind alle Betriebe verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden komplett zu erfassen – zuvor war nur die Dokumentation von Überstunden und Sonntagsarbeitszeit nötig. Unabhängig von der Unternehmensgröße sollen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit vollständig dokumentiert werden.  

Im April 2023 folgte dann die Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung – die verschiedenen Arten der Arbeitszeiterfassung haben wir im Beitrag über die gesetzlichen Vorgaben zusammengefasst. 

Ein Gesetzentwurf des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales (BMAS) sieht jedoch vor, dass Kleinbetriebe von der Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung ausgenommen werden könnten. Ein Kleinbetrieb wird in Deutschland in der Regel als ein Unternehmen mit bis zu 10 Mitarbeitenden definiert. Hier wäre laut Gesetzesentwurf auch die manuelle Zeiterfassung ausreichend (zum Beispiel in Form einer handschriftlich geführten Liste). Eine Verpflichtung zur elektronischen Zeiterfassung bei Kleinbetrieben ist hier bis auf Weiteres nicht vorgesehen. 

Lohnt sich eine digitale Zeiterfassung für Kleinbetriebe trotzdem?  

Ja, eine digitale Zeiterfassung bietet auch für kleine Unternehmen viele Vorteile, unabhängig von der aktuellen Gesetzeslage.  Gerade im Handwerk bringt digitale Zeiterfassung klare Vorteile: Arbeitszeiten entstehen unterwegs, auf Baustellen oder beim Kunden. Mit Personizer erfassen Teams ihre Zeiten einfach per App – direkt vor Ort und ohne Papierkram. Mehr dazu findest du auf unserer Seite zur Zeiterfassung im Handwerk.

Vorteile digitaler Zeiterfassung Kleinbetriebe: 

• Reduziert Kopierfehler und Datenverluste durch manuelles Übertragen von Zeiten in Listen und Handling von Papierdokumenten 

• Reduziert administrativen Aufwand durch zentrale Nutzung einer gemeinsamen Software, die sich oft auch an bestehende Buchhaltungssysteme anbinden lässt 

• Erhöht Transparenz für Mitarbeitende über die eigenen geleisteten Stunden 

• Erleichtert Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, zum Beispiel das Einhalten von Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten 

• Erleichtert die Handhabung verschiedener Arbeitszeitsysteme (z.B. Teilzeit, Remote-Arbeit oder Minijobs) durch eine zentrale digitale Lösung 

• Ein modernes Zeiterfassungssystem wird heute von Fachkräften erwartet. Eine transparente, digitale Lösung für die Zeiterfassung kann also ein Faktor für die Mitarbeiterbindung sein. 

Die manuelle Zeiterfassung für Kleinbetriebe reicht aus – ist aber ineffizient  

Wie gesagt ist es aktuell noch völlig ausreichend, wenn KMU mit bis zu 10 Mitarbeitenden Zeiterfassung in Papierform oder sogar mit Excel durchführen. Es sind schnelle und kostenlose Lösungen zur Arbeitszeiterfassung, die für den Einstieg die Einhaltung gesetzlicher Auflagen ermöglichen. 

Jedoch ist es durchaus möglich, dass sich die Gesetzeslage verändern kann und dann doch eine Pflicht zur elektronischen Arbeitszeiterfassung für Kleinbetriebe besteht. Abgesehen davon können die Vorteile einer digitalen Lösung die der manuellen Zeiterfassung leicht aufwiegen: 

• Kosten sparen ist für Kleinbetriebe ein wichtiges Thema. Deswegen scheint es zunächst am sinnvollsten, bei der kostenfreien, handschriftlichen Lösung zu bleiben. Die eigene Arbeitszeit wird hier jedoch außer Acht gelassen; Wer sich wegen manueller Aufwände und Zettelwirtschaft unnötig lange mit der Arbeitszeiterfassung aufhält, hat am Ende nicht wirklich gespart. 

• Einfache Lösungen sind schnelle (und dadurch günstige) Lösungen. Eine Software kann genauso einfach anwendbar sein wie die handschriftliche Liste – und ist sogar einfacher zu nutzen als eine Excel-Tabelle mit händisch eingetragenen Berechnungsformeln. Die digitale Zeiterfassung ist so leicht anwendbar wie eine klassische Stechuhr. 

• Fehler kosten Zeit und Nerven; verloren gegangene Stundenzettel, Übertragungsfehler, aus Versehen gelöschte Excel-Zellen oder gar Formeln fordern das System der manuellen Zeiterfassung ganz schön heraus. Statt sich auf das Tagesgeschäft konzentrieren zu können, müssen hier häufiger Fehler behoben werden.  

• Ressourcenschonende Dokumentation der Arbeitszeiten, die auch den gesetzlichen Vorgaben entspricht, ist durch digitale Zeiterfassung leichter umzusetzen als mit Aktenordnern voller Stundenzettel oder Excel-Tabellen, die möglicherweise nicht schreibgeschützt sind. 

• Bessere Work-Life Balance der Mitarbeitenden: Mit einem transparenten System, in dem Teammitglieder ihre Zeiten eigenständig verwalten und einteilen können, förderst du die Mitarbeiterzufriedenheit.

• Datenschutz ist nicht zuletzt ein wichtiger Punkt, der bei der Wahl des Zeiterfassungssystems einfließen sollte. Digitale Systeme machen es dir leicht zu entscheiden, wer welche Arbeitszeiten sehen darf, und wer nicht. Mit dem klassischen Stundenzettel gestaltet sich das nicht ganz so einfach… 

Kurzum: Auch für Kleinbetriebe kann es ratsam sein, eine Software oder App für die Dokumentation der Arbeitszeiten zu nutzen. Mit bekannten Lösungen wie von Clockin, TimeTac oder Personizer können Arbeitszeiten ganz einfach digital erfasst und verwaltet werden.   

Was kostet die digitale Zeiterfassung für Kleinbetriebe?  

Je nachdem, welche Funktionen benötigt werden, können die Preise für deine Zeiterfassungs-Software variieren. Pro Monat und Lizenz rangieren die Preise für die digitale Zeiterfassung zwischen knapp 0,70 Euro und 4 Euro.  

Einige Anbieter digitaler Zeiterfassung bieten zudem kostenlose Basis-Versionen ihrer Software an. Wer ausschließlich die Zeiterfassungen und eine Maximal-Anzahl von 10 Lizenzen abdecken möchte, kann damit für sein kleines Unternehmen eine kostengünstige, digitale Lösung finden. 

Wichtig ist vor allem, dass die gewählte Software den Anforderungen deines Unternehmens entspricht: In diesem Beitrag findest du eine praktische Checkliste für die Auswahl der passenden Zeiterfassungs-Software. 

Digitale Zeiterfassung für Kleinbetriebe bietet viele Vorteile  

Auch wenn Kleinbetriebe aktuell von der Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung ausgenommen sind, ist die Einführung eines digitalen Zeiterfassungssystems dennoch sinnvoll. Es erleichtert die Dokumentation, sorgt für Transparenz und unterstützt die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben. Nicht zuletzt kann die digitale Zeiterfassung ein Tool zur besseren Mitarbeiterbindung sein, wenn es auf vertrauensvoller Basis genutzt wird. 

Mit Lösungen wie Personizer können auch kleine Unternehmen effizient und professionell ihre Arbeitszeiten erfassen und verwalten – und sind im Falle einer Gesetzesänderung mit neuen Verpflichtungen für Kleinbetriebe gut aufgestellt. 

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Zeiterfassung ist Pflicht: Seit 2022 sind Arbeitgebende dazu angehalten, ihren Mitarbeitenden die Möglichkeit zur Arbeitszeiterfassung zu geben. Viele Betriebe schlagen sich seitdem aber immer noch mit Urlaubszetteln und Arbeitszeit-Listen in Papierform herum. 

Mit der digitalen Zeiterfassung können rechtliche Anforderungen erfüllt und manuelle Aufwände reduziert werden. Dieser Leitfaden führt dich Schritt für Schritt durch den Prozess der Einführung der digitalen Zeiterfassung in deinem Unternehmen, von der Planungsphase bis hin zur Auswertung deines gewählten Systems. 

Schritt 1: Anforderungen an die elektronische Zeiterfassung 

Je nachdem, wie deine Organisation aufgebaut ist, können die Ansprüche an die digitale Zeiterfassung variieren. Bevor du dich also für ein Zeiterfassungs-Tool entscheidest, definiere im ersten Schritt deine Anforderungen an das System: 

Der passende Funktionsumfang 

Definiere, welches Problem das digitale Zeiterfassungssystem für dich lösen soll: Ist der derzeitige Aufwand der manuellen Arbeitszeitdokumentation zu hoch oder fehleranfällig? Fällt es mit dem derzeitigen System schwer, spezifische gesetzliche Vorgaben einzuhalten?  

Aus diesem Bedarf kannst du deine Anforderungen an die Funktionen für die digitale Zeiterfassung ableiten: 

• Müssen Mitarbeitende in der Lage sein, unterwegs ihre Zeiten zu pflegen, zum Beispiel durch eine mobile Zeiterfassung per App?  
• Verfügen alle Mitarbeitenden über die passende Hardware (Rechner, Smartphone), um ihre Arbeitszeiten digital zu erfassen? 
• Ist es wichtig, eine Integration in bestehende Systeme zu haben? 
• Sollen Mitarbeitende Dokumente digital über das Tool einreichen können?  
• Soll eine elektronische Urlaubsplanung und die Planung anderer Abwesenheiten möglich sein? 
• Brauchst du die Möglichkeit, Mitarbeitende zu Teams zu gruppieren? 
• Soll es möglich sein, Arbeitszeiten nach Kunden oder Projekten zu kategorisieren? 

Überprüfe auch, ob in die nächsten Schritte bestimmte Personen einbezogen werden müssen, zum Beispiel der Betriebsrat oder weitere Stakeholder. Stimme dich mit diesen ab, um wirklich alle Wünsche an die elektronische Zeiterfassung zu sammeln. 

Nutzerfreundlichkeit beachten 

Die digitale Zeiterfassung bietet den Vorteil, dass alle Mitarbeitenden ihre eigene Arbeitszeit selbst erfassen können. Deshalb muss das gewählte System für alle Personen im Team intuitiv bedienbar sein, auch wenn keine technischen Kenntnisse vorliegen. So kannst du die Akzeptanz einer neuen Software erhöhen. 

Rechtliche Rahmenbedingungen 

Stelle sicher, dass das geplante System den gesetzlichen Anforderungen, insbesondere dem Datenschutz, gerecht wird. Der Betriebsrat und auch die Rechtsabteilung deiner Organisation können bei der Bewertung dieser Aspekte eine wichtige Rolle spielen und sollten entsprechend zu Rate gezogen werden. 

Schritt 2: Auswahl der passenden Software 

Nachdem du deine Anforderungen an eine Zeiterfassungs-Software erhoben hast, geht es nun in die Recherche nach dem passenden Tool. Anbieter wie clockin, Personio oder Personizer kannst du in deiner Liste möglicher Lösungen aufnehmen und anhand deiner Anforderungen miteinander vergleichen. Plattformen wie OMR Reviews, Capterra oder HR Software Auswahl helfen dir dabei, einen ersten Überblick über den Markt zu gewinnen und verschiedene HR-Tools miteinander zu vergleichen.

Am besten erstellst du dir jetzt Testzugänge bei allen Tools, die für dich in Frage kommen. Denn bei der Anwendung stellt sich am schnellsten heraus, ob eine Zeiterfassungs-Software die gewünschte Bedienung und Funktionalität für deinen Anwendungsfall mitbringt. 

Betrachte in diesem Schritt auch das Preis-Leistungs-Verhältnis:  

• Wie sieht das Preismodell einer geeigneten Zeiterfassungs-Software für euer Team aus?  
• Sind die Lizenzkosten auch bei einem wachsenden Unternehmen vertretbar?  
• Werden zukünftig weitere Anforderungen an das System erforderlich, die im Preismodell der Software beachtet werden?  
• Muss zusätzlich Support gebucht werden?  
• Wie hoch schätzt du den Schulungsaufwand im Team ein, bis alle Mitarbeitenden mit dem Tool arbeiten können?  

Auch hier beziehst du den Betriebsrat, die Geschäftsführung oder andere Stakeholder in den Auswahlprozess mit ein. Vergleiche die Kosten und Funktionen und entscheide dich für die Zeiterfassungs-Software, die zu euren Erwartungen und eurem Budget passt. 

Schritt 3: Implementierung im Kernteam 

Hast du dich für eine Software zur Arbeitszeiterfassung entschieden? Dann kannst du im kleinen Kreis das System implementieren. Bilde dazu ein Projektteam, das sich aus Stakeholdern, IT-Spezialisten und HR-Verantwortlichen zusammensetzt. 

Innerhalb dieses Projektteams wird nicht nur die technische Umsetzung betrachtet. Je nachdem, welche Arbeitszeitmodelle in deinem Unternehmen gängig sind, müssen bei der digitalen Zeiterfassung nun auch verschiedene Regeln festgelegt werden: 

Arbeitszeiten-Regelung: Gibt es fest definierte Zeiten für den Arbeitsantritt, oder doch Gleitzeit? Und wie werden Überstunden oder Pausenzeiten verrechnet? Lege innerhalb des Projektteams ein gemeinsames Regelwerk fest, und wie dieses beim Umgang mit der Software eingesetzt wird. 

Teilzeitkräfte und Minijobber: Stelle sicher, dass im System verschiedene Arbeitszeitmodelle abgebildet werden, damit alle Mitarbeitenden ihre Zeiten regelkonform erfassen können. 

Datenschutz beachten: Wer darf was von wem erfahren? Mit Admin-Zugangsrechten und Einstellungen für die Sichtbarkeit von Abwesenheiten wie Krankheiten, Kuren und Co kannst du personenbezogene Daten vor unbefugten Augen sichern. 

Schritt 4: Digitale Zeiterfassung in der Organisation einführen 

Habt ihr euch im Kernteam auf ein gemeinsames Regelwerk geeinigt und alle Funktionen in der Software entsprechend vorbereitet, kommt nun der wichtigste Schritt: Die Einführung der elektronischen Zeiterfassung im gesamten Unternehmen. 

Hier ist Transparenz wichtig, um allen Mitarbeitenden den Umgang mit der neuen Software nahe zu bringen. Um den Übergang zur digitalen Arbeitszeiterfassung zu erleichtern, biete der Kollegschaft Anlässe, um sich zu informieren und Fragen zu stellen: 

• Demonstration: Führe in einer Präsentation das gesamte Team durch die Software. Gehe dabei auf die Vorteile ein, die sich durch die Nutzung des Tools für die Mitarbeitenden ergeben. 
• Schriftliche Dokumentation: Alle festgelegten Regeln bezüglich der Arbeits- und Urlaubszeiten werden in schriftlicher Form für alle Mitarbeitenden zugänglich abgelegt. 

• Feste Ansprechpartner: Lege fest, welche Personen aus dem Projektteam als Ansprechpersonen zur Verfügung stehen, um künftige Fragen zum Zeiterfassungstool aufzunehmen und zu beantworten. 
• Pilotphase: Lege einen Zeitraum fest, in dem das gesamte Unternehmen Zeit hat, sich mit dem neuen System vertraut zu machen und eventuelle technische Fehler zu beheben. 

Schritt 5: Nutzung und Auswertung

Nachdem die Pilotphase beendet wurde und alle Teammitglieder die Zeiterfassungs-Software testen konnten, ist es im letzten Schritt Zeit für eine Auswertung. Diese ist wichtig, um den Erfolg der Einführung der digitalen Zeiterfassung im Unternehmen messbar zu machen. Stelle für die Auswertung die wichtigsten Kriterien zusammen, anhand derer du bewerten kannst, ob der digitalisierte Prozess im Unternehmen einen Mehrwert gebracht hat:  

Messwerte zur Auswertung der elektronischen Arbeitszeiterfassung 

Effizienzsteigerung: Vergleiche die Effizienz der Arbeitszeiterfassung vor und nach der Einführung. Hat das System zu einer Reduzierung von Verwaltungsaufwand und Fehlern geführt? Das Freiräumen zeitlicher Ressourcen ist oft ein klarer Indikator für den Erfolg der Implementierung einer digitalen Zeiterfassung. 

Richtigkeit der Daten: Die Arbeitszeiten sollten mit dem neuen Prozess von allen Mitarbeitenden digital erfasst werden. Deswegen muss regelmäßig geprüft werden, ob die Akzeptanz für den neuen Prozess im Team die komplette Ablösung einer manuellen Zeiterfassung ermöglicht. Sollten die digital erfassten Zeiten mit den tatsächlichen Arbeitszeiten nicht übereinstimmen, könnte das auf Schulungsbedarf oder technische Probleme hinweisen. 

Kosteneffektivität: Analysiere die Kosteneffektivität des neuen Systems im Vergleich zum alten. Berücksichtige dabei sowohl die anfänglichen Implementierungskosten als auch die laufenden Betriebskosten.   

Integration mit anderen Systemen: Beurteile, wie gut die Software mit anderen Systemen im Unternehmen integriert ist. Eine Anbindung an Gehaltsabrechnungssysteme, HR-Management-Tools und andere relevante Systeme ist ein positiver Faktor der Effizienzsteigerung. 

Feedback der Mitarbeitenden: In einer Zufriedenheitsumfrage kannst du ein Stimmungsbild zum neuen Prozess aus dem Team abholen. Gleichzeitig bietet eine Umfrage die Möglichkeit, Feedback von Mitarbeitenden zu erhalten, um etwaige Probleme zu erkennen und zu beheben. 

Compliance und rechtliche Aspekte: Zeige auf, dass die Zeiterfassungs-Software es ermöglicht, alle relevanten Arbeitszeitgesetze, Datenschutzbestimmungen und internen Anforderungen zu erfüllen. 

Checkliste zur Einführung der digitalen Zeiterfassung: An alles gedacht? 

1. Anforderungen erfassen

• Welches Problem soll gelöst werden? 
• Welche Anforderungen gibt es an den Funktionsumfang? 
• Welche rechtlichen Rahmenbedingungen müssen beachtet werden? 
• Welches Budget steht zur Verfügung? 
• Wer muss im Entscheidungsprozess involviert werden? 

2. Auswahl der Zeiterfassungs-Software 

• Verschiedene Lösungsanbieter recherchieren 
• Zugänge bei Anbietern erstellen & Software testen 
• Preis-Leistungs-Verhältnis prüfen 

3. Implementierung im Kernteam

• Projektteam aus wichtigsten beteiligten Personen bilden 
• Arbeitszeiten-Regelungen definieren 
• Verschiedene Arbeitszeitmodelle in Software beachten 
• Software im Alltag nutzen und testen 
• Zugangsrechte verwalten 

4. Einführung in der Organisation 

• Präsentation der Software im gesamten Unternehmen 
• Schriftliche Dokumentation aller Arbeits- und Urlaubszeitenregeln 
• Ansprechpartner:in für Software definieren 
• Pilotphase für Fehler und Fragen einplanen 

5. Nutzung & Auswertung 

• Erfolg messen: Was hat die Einführung der Software gebracht?  
• Effektivität des Systems bewerten (Kosten, Aufwand)  
• Richtige Nutzung der Software sicherstellen 
• Feedback von Mitarbeitenden einholen 
• Compliance und rechtliche Aspekte prüfen

Die Checkliste gibt es hier auch als PDF zum Download: 

So gelingt die Einführung der elektronischen Arbeitszeiterfassung

Die Umstellung auf digitale Arbeitszeiterfassung stellt dein Unternehmen zukunftssicherer auf. Die Erfüllung gesetzlicher Anforderungen, sowie die Reduzierung von Verwaltungsaufwand sind zwei der größten Vorteile, die du in deiner Organisation durch einen digitalisierten Prozess einbringen kannst. 

Wichtig ist bei der Einführung neuer Prozesse aber vor allem Transparenz über Entscheidungen und Arbeitszeitregelungen. Sei mit Informationen über die digitale Zeiterfassung freigiebig; Dann werden alle Mitarbeitenden die Einführung der elektronischen Zeiterfassung begrüßen. 

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Mobile Zeiterfassung für die Arbeit aus dem Homeoffice nicht mehr wegzudenken

Mobil erreichbar zu sein ist eine Selbstverständlichkeit, praktisch alle Vorgänge lassen sich von unseren Smartphones aus erledigen. Warum also nicht auch die Zeiterfassung im Unternehmen auf Mobilgeräten verfügbar machen?

Mit dem vermehrten Arbeiten aus dem Homeoffice, steigt auch die Notwendigkeit, HR-Prozesse und administrative Vorgänge, wie die Zeiterfassung, zu digitalisieren und mobil zugänglich zu machen.

Die Lust, persönliche Gespräche zu führen und Geschäftsreisen nachzukommen paart sich mit dem Bedürfnis, die errungene Flexibilität des Hybrid-Modells Homeoffice beizubehalten. Doch auch in anderen Bereichen, die seit jeher nicht an einen Standort gebunden sind, wie beispielsweise im Handwerk oder auf Baustellen, sollte Zeiterfassung kein zusätzlicher Belastungsfaktor, sondern eine selbstverständliche und leicht in den Arbeitsalltag integrierbare Handlung sein.

Zeiterfassung muss mobil weitergedacht werden und dabei einfach zu bedienen, flexibel einsetzbar und vor allem von überall zugänglich sein. Verschiedene Software-Anbieter bieten bereits HR-Lösungen für die mobile Zeiterfassung an. Was genau das optimale Match für eine mobile Zeiterfassung ausmacht und worauf bei der Wahl der Software geachtet werden sollte, das schauen wir uns im Folgenden genauer an.

Vorteile einer mobilen Zeiterfassung

Mit einer mobilen Zeiterfassung wird die Personaleinsatzplanung in Unternehmen nicht nur effizient gestaltet, sondern auch die Produktivität der Mitarbeitenden erhöht. Wo zuvor Zettel und Stift mühsam ein Dokumentenchaos veranstaltet haben, greift die digitale Zeiterfassung wesentlich effizienter und mit sicherer Datenübertragung ein.

Standortbasiert wird die Zeiterfassung in großen Unternehmen und der Industrie auch digital schon in Form von Chipkarten, Transpondern oder Fingerabdrucksensoren umgesetzt. Doch was passiert, wenn die Mitarbeitenden unterwegs sind oder von zu Hause arbeiten? Zurück zur unzuverlässigen Zettelwirtschaft? Weder flexibel noch zeitgemäß!

Die mobile Zeiterfassung ist eine ideale Lösung für die zuverlässige und ortsungebundene Erfassung der Arbeitszeiten. Allerdings setzt die Art der Zeiterfassung auch mobile Endgeräte wie Smartphones oder Tablets voraus, die in der Lage sind, digitale Applikationen (Apps) aufzurufen und zu bedienen.

Die Vorteile der mobilen Zeiterfassung sind insbesondere:

• Erhöhte Effizienz, da diese Art der Zeiterfassung manuellen Verwaltungsaufwand eliminiert.
• Internetzugang ist nicht nötig, denn die Daten werden vorerst lokal gespeichert.
• Ortsungebundene Nutzung, die die Flexibilität der Mitarbeitenden erhöht.
• Weniger Fehler, bezüglich der Eingabe und Verarbeitung.
• Sinnvolle Auswertung, die dem Unternehmen sofort zur Verfügung steht.
• Sichere Übertragung der Daten, bei der nichts verloren oder vergessen wird.

In vielen Fällen bietet die App eine Ergänzung zu einer bestehenden Zeiterfassungs-Software, die im Büro oder im Homeoffice auch vom Browser aus bedient werden kann. Die mobilen Zeiterfassungs-Apps sind auf die wichtigsten Funktionen reduziert und bieten dadurch eine leicht zu bedienende Oberfläche.

Arbeitszeiten über Web und App erfassen und auswerten

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Auch die Personalverwaltung profitiert stark von der mobilen Zeiterfassung. Der verringerte Aufwand von ehemals nachgereichten Zeiterfassungsdokumenten aus dem Homeoffice oder von der Geschäftsreise lässt sich besser in andere HR-Prozesse investieren, die sich nicht so einfach digitalisieren lassen.

Die Zeiten werden in Echtzeit in der Anwendung abgebildet und automatisch sorgfältig gegliedert. Mit wenigen Klicks können Personalverantwortliche die Zeiten der Mitarbeitenden auswerten. So wird wertvolle Arbeitszeit gespart und die Personaleinsatzplanung für diverse Projekte kann schnell überblickt werden.

Für welche Unternehmen und Industrien eignet sich die mobile Zeiterfassung besonders?

Ob die Zeiterfassung der gesamten Arbeitszeit langfristig zur allgemeinen gesetzlichen Pflicht wird oder nicht, steht bis zum Gesetzesentwurf der Bundesrepublik noch in den Sternen. Doch eines ist klar: in vielen Berufen ist die Zeiterfassung durch interne Bestimmungen und Absprachen für Mitarbeitende sowieso schon Pflicht. Vor allem Berufsgruppen mit besonderem Flexibilitätsanspruch und schnellem Datenübertragungsbedürfnis profitieren auch in diesem Falle von der mobilen Zeiterfassung.

Mobile Zeiterfassung im Handwerk

Ein neuer Tag, ein neues Projekt – das Handwerk gehört zu der Berufsgruppe, die keinen stetig festen Standort für ihre ausführenden Arbeiten hat. Dazu kommen, je nach Auftragslage, Zeitdruck, ungeplante Einsätze und spontane Überstunden, wenn es zu Problemen auf der Baustelle kommt.

Unter solchen Bedingungen mit Papier und Stift mit den stetigen Veränderungen Schritt zu halten ist nicht nur unwahrscheinlich, sondern schlichtweg unmöglich. Die mobile Zeiterfassung erleichtert den administrativen Aufwand bei Handwerkern enorm.

Arbeits- und Pausenzeiten können direkt beim Kunden in Echtzeit erfasst und der Verwaltung übermittelt werden. Diese Transparenz zeigt zusätzlich, welche Ressourcen auf welchem Projekt besonders berücksichtigt werden müssen oder ob ein Projekt zusätzliche Unterstützung braucht.

Mobile Zeiterfassung auf Baustellen

Auch auf dem Bau kommen dem Handwerk ähnliche Voraussetzungen zum Tragen, die sich mit einem analogen Zeiterfassungssystem nicht ausreichend abdecken und bedienen lassen. Die mobile Zeiterfassung ist also auch auf dem Bau und für Bauarbeiter eine sinnvolle Ergänzung, um den Überblick über die für das jeweilige Projekt geleisteten Stunden zu behalten.

So kann, mit Hilfe einer passenden App, auch der Bauarbeiter an seinem Arbeitsplatz seine Zeiten über das Smartphone eintragen.

Mobile Zeiterfassung für Vertreter

Eine Berufsgruppe, die ebenfalls von Reisen und hohen Flexibilitätsansprüchen geprägt ist, ist die der Vertreter. Produktpräsentationen, Kundengespräche, Akquise und Servicesicherung – ein diverses Aufgabenportfolio beschäftigt Vertreter in verschiedensten Branchen.

Ein klarer Fall für die mobile Zeiterfassung, die erneut mit der standortunabhängigen Nutzung punktet. Mitarbeitende haben ebenso Kontrolle über ihr eigenes Arbeitspensum, wie HR-Verantwortliche oder Geschäftsführer.

Mobile Zeiterfassung im Homeoffice

Das sich großer Beliebtheit erfreuende Modell des Homeoffice ist gekommen, um zu bleiben. Unternehmen, die bereits eine digitale Zeiterfassung standortbasiert etabliert haben, schauen jetzt händeringend nach einer ergänzenden Lösung. Auch Betriebe, die bisher analog oder mit einfachen Tabellen vorgegangen sind, werden nach und nach zum Umdenken bewegt.

Die mobile Zeiterfassung erleichtert die Planung und Koordination der Arbeitszeit natürlich auch von zu Hause aus. Auch bei einem Hybrid-Modell, mit einem Tag im Büro und dem nächsten zu Hause, sowie halbe Tage vor Ort und den Rest des Arbeitstages in den eigenen vier Wänden, sind flexibel mit der mobilen Zeiterfassung zu verfolgen. Die mobile Zeiterfassung funktioniert so dynamisch, wie die Mitarbeitenden es benötigen.

Generell eignet sich die mobile Zeiterfassung für alle Arbeitenden, die viel unterwegs sind. Durch die mobile Lösung gehen Stundenzettel nicht verloren, verknittern nicht in der Tasche und werden auch nicht vergessen. Die Apps lassen sich leicht implementieren und die Zeiterfassung startet mit nur einem Klick. Drucker, Stift und Papier werden überflüssig. So ist eine organisierte und ordentliche Stundenerfassung zu jedem Zeitpunkt und von überall aus gewährleistet.

Was ist bei der Auswahl eines Anbieters der mobilen Zeiterfassung zu beachten?

Wenn es nun darum geht, einen passenden Anbieter für die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens herauszusuchen, kann die Entscheidung recht schwerfallen. Folgende Fragen helfen dabei, die für das eigene Unternehmen wichtigsten Funktionen herauszuarbeiten und eine geeignete Entscheidung für die mobile Zeiterfassung zu treffen:

• Welchen Daten muss das gewählte System erfassen?
• Welche Art der Auswertung soll möglich sein?
• Wie teuer darf die Implementierung und Pflege sein?
• Welche Geräte, Smartphones, etc. sollen genutzt werden?
• Soll eine Aufgabenerfassung ebenfalls integriert sein?
• Sollte eine Offline-Nutzung möglich sein?
• Können Zeiten manuell korrigiert und nachgetragen werden?

Da allerlei Daten in die Software eingepflegt werden, haben viele Arbeitnehmende häufig Bedenken, dass der Datenschutz nicht eingehalten wird. Daher ist es bei der Auswahl des Systems wichtig, genau darauf zu achten, dass auf die Datenschutzrichtlinien Wert gelegt wird. Server, die sich auf europäischem Boden befinden, müssen sich an die strengen Regeln der DSGVO halten und sind deswegen prinzipiell zu favorisieren.

Nur weil eine Zeiterfassung mobil ist, heißt es nicht, dass sie auch eine App-Version beinhaltet. Darauf sollte geachtet werden, denn das Handling ist mobil zwar auch über den Browser möglich, doch eine extra für mobile Endgeräte ausgerichtete App hat in der Anwendung und Speicherung diverse Vorteile gegenüber der Browserfunktion. Die Ansicht und Bedienung fallen auf einer App wesentlich leichter als in der mobilen Ansicht im Browser.

Was muss eine Lösung für die mobile Zeiterfassung mitbringen?

Funktionen und Zwecke der Software sollten im Voraus sehr genau formuliert werden. So fällt die Suche nach der passenden Software leichter und die benötigten Funktionen werden besser berücksichtigt.

• Bedienbarkeit: Allem voran sollte die mobile Zeiterfassung, egal in welcher Form, leicht zu bedienen sein und somit eine Arbeitserleichterung darstellen. Einfache, verständliche Abläufe, schnelles Eintragen der Zeiten und Zuordnen zu den richtigen Projekten sowie, im Fall der Fälle, das Nachtragen und Korrigieren von Zeiten, wenn doch mal etwas schiefgelaufen sein sollte.
• Übersichtlichkeit: Jegliche administrative Anwendungen machen in der App selbst weniger Sinn. Diese Zusatzanwendungen können auf die Webanwendungen ausgelagert werden. Die App an sich sollte also nur aus den wichtigsten Funktionen zusammengesetzt sein, sodass alle Anwendungen leicht zu finden sind.

Die meisten Anbieter für die mobile Zeiterfassung bieten zum ersten Ausprobieren eine Testversion. So auch Personizer. Unsere cloudbasierte HR-Software ist ideal für kleine bis mittelständische Unternehmen. Mit der Personizer App erhalten Unternehmen und Mitarbeitende die optimale Verbindung von zuverlässiger Zeiterfassung und mobiler Flexibilität.

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Chaos bei der Urlaubsplanung vermeiden

Das neue Arbeitsjahr beginnt. Am ersten Tag erreicht dich die jährliche Mail mit dem Betreff: „Bitte plant euren Jahresurlaub“. Das ist oftmals der Startschuss für großes Koordinationschaos.

Urlaubsanträge werden überhastet im Personalbüro abgegeben und ehe der Urlaub erfolgreich eingereicht ist, beginnt der Kampf um die beste Urlaubszeit und entsprechende Vertretungen.

Ein gemeinsam geführter Urlaubskalender kann ungünstige Überschneidungen vermeiden und verschafft einen ersten Überblick.

Ein gemeinsamer Outlook Teamkalender als Lösung

Ein erster wichtiger Schritt gegen das Chaos ist, auf einen Blick erkennbar zu machen, wann Teammitglieder abwesend sind, um freie Tage und Wochen für den eigenen Urlaub zu finden. So kann sichergestellt werden, dass es eine Vertretung gibt und der Arbeitsprozess nicht aufgehalten wird. Insbesondere bei größeren Teams ist es sinnvoll, einen gemeinsamen digitalen Kalender zu führen.

Für die Urlaubsübersicht im Team gibt es unterschiedliche Möglichkeiten. Kostenlose Urlaubskalender können helfen, eine erste Übersicht über Urlaube und Abwesenheiten der Kollegschaft zu bekommen.  

Besonders beliebt für die gemeinsame Urlaubsplanung im Team ist der Outlook-Gruppen-Kalender. Wir erklären dir in diesem Blog-Artikel Schritt für Schritt, wie du und dein Team diesen zur gemeinsamen Urlaubsplanung einrichten und nutzen könnt, welche Vor- und Nachteile auf euch warten und ob es für euch besser geeignete Alternativen gibt.

Warum Outlook Urlaubskalender?

Bedingung zur Nutzung des Outlook-Gruppen-Kalenders ist ein kostenpflichtiges Microsoft-365-Abonnement, welches im Unternehmen häufig bereits vorhanden ist.

Für die Urlaubsplanung mit Outlook wird das interne Terminverwaltungs-Tool vom selbigen Anbieter verwendet. Dieses arbeitet mit Diensten wie dem Outlook-E-Mail-Client, den Kontakten und weiteren Office-Features zusammen, was die Bedienung besonders einfach und schnell macht.

Vorteile

Der größte Vorteil, den der Outlook-Gruppen-Kalender mit sich bringt, ist, dass dieser sich stetig automatisch aktualisiert und synchronisiert. So behältst du zu jeder Zeit die aktuellen Termine und Abwesenheiten deines Teams im Blick, was für die Koordination von Abwesenheiten und Urlaub besonders hilfreich ist.

Auch die Einrichtung und Pflege des gemeinsamen Kalenders nimmt nur wenig Zeit in Anspruch, denn alle Teammitglieder können ihre Abwesenheiten eigenständig eintragen und verwalten.

Ebenfalls stellt die Verwendung unter Android sowie iOS kein Problem dar, wodurch alle Teammitglieder ganz flexibel zu jeder Zeit von überall Zugriff auf den gemeinsamen Kalender hat.

Nachteile

Der Outlook Urlaubskalender ist sehr praktisch, wenn du dir einen Überblick über Abwesenheiten und Urlaube der Kollegschaft verschaffen möchtest. Du kannst im Outlook Teamkalender schnell erkennen, wer wann nicht arbeitet, um zu planen, wann du selber Urlaub machen kannst.

Wenn du auf der Suche nach einem originellen Urlaubsverwaltungssystem bist und du eine Lösung suchst, mit der du deinen Urlaub verwalten, Vertretungen auswählen und eine Freigabe anfordern kannst, wird Outlook nicht deine optimale Lösung sein.

Ein gemeinsamer Gruppen-Urlaubskalender in Outlook ist nur erfolgversprechend, wenn dieser regelmäßig und aktuell von allen Mitarbeitenden gepflegt und verwaltet wird. Sollte dies nicht der Fall sein, kommt es schnell zu Verwirrung und schlimmstenfalls zu unpraktischen Doppelbelegungen.

Mitarbeitende, die den Outlook-Kalender zur eigenen Terminübersicht nutzen, macht der gemeinsame Urlaubskalender sehr wahrscheinlich ebenfalls wenig Freude, denn sollte der eigene Kalender plötzlich mit Urlaubsplanungen der Kollegschaft überschattet werden, verliert man schnell den Überblick über eigene Termine. Dies ist insbesondere bei größeren Teams ein Problem.

Ebenfalls bietet Outlook kaum Möglichkeiten für individuelle Anpassungen. Wenn du dir weitere Einstellungsoptionen wünschst, solltest du nach einer geeigneten Alternative suchen.

Schritt-für-Schritt-Anleitung für den Outlook Urlaubskalender

Nachfolgend erklären wir dir Schritt für Schritt, wie du für dich und dein Team einen gemeinsamen Outlook-Urlaubskalender einrichten und verwenden kannst.

Diese Anleitung unterteilt sich in folgende Abschnitte:

• Erstellen eines gemeinsamen Urlaubskalenders
• Freigeben eines gemeinsamen Urlaubskalenders
• Annahme eines geteilten Urlaubskalenders
• Erstellen von Urlaubsterminen

Erstellen eines gemeinsamen Outlook Urlaubskalenders

1.     Öffne die Outlook-Office-Anwendung deiner Wahl. In unserem Beispiel nutzen wir die Online-Anwendung von Outlook auf einem MacBook.

2.     Klicke auf den Kalender (1) in der Navigationsleiste und anschließend auf Kalender hinzufügen (2).

3.     Wähle im neuen Fenster Leeren Kalender erstellen (1) aus. Nun kannst du einen Namen definieren und dich für eine Farbe und ein Charm entscheiden. Mit einem Klick auf Speichern (2) bestätigst du deine Eingaben. Deinen hinzugefügten Urlaubskalender solltest du nach dem Speichern in deinem Kalender-Menü finden.

Freigabe eines gemeinsamen Outlook Teamkalenders

1.     Klicke auf die drei Punkte (1), die neben dem erstellten Kalender erscheinen und wähle Teilen und Berechtigungen (2) aus.

2.     Im neuen Fenster kannst du die E-Mail-Adresse deines Teammitglieds eingeben (1) und auf Freigeben (2) klicken.

3.     Danach kannst du der hinzugefügten Person Berechtigungen für den gemeinsamen Kalender erteilen. Wenn das Teammitglied Abwesenheiten in den Kalender eintragen soll, wähle Kann bearbeiten (1) aus. Bestätige deine Eingabe erneut mit einem Klick auf Freigeben (2).

Annahme eines gemeinsamen Outlook Teamkalenders

1.     Damit die gesamten Einträge deines Teams gesehen und Urlaubseinträge hinzugefügt werden können, müssen die hinzugefügte Personen den freigegebenen Kalender annehmen. Hierfür erhalten alle hinzugefügten Personen eine E-Mail, in welcher sich ein Button mit der Aufschrift Kalender annehmen und anzeigen (1) befindet. Nach dem Klick auf den Button wird die jeweilige Person zum gemeinsamen Gruppenkalender hinzugefügt.

Eintragen eines Urlaubes in den gemeinsamen Outloook Urlaubskalender

1.     Klicke auf Neues Ereignis (1), um deinen Urlaub einzutragen.

2.     Trage nun deinen Urlaub samt aller notwendigen Einstellungen ein. Setze am besten ein Häkchen bei Ganztägig. Damit alle hinzugefügten Personen deinen Eintrag sehen können, ist es wichtig, dass du den Urlaubskalender auswählst. Mit einem Klick auf Speichern bestätigst du deine Eingabe.

3.     Du und alle hinzugefügten Personen sehen jetzt deinen neuen Urlaubseintrag und können ihren eigenen Urlaub entsprechend besser planen.

Fazit: Es kommt auf Anforderungen und Bedürfnisse an

Wenn es dein Ziel ist, Urlaube in einem digitalen Kalender sichtbar zu machen, um sich eine Urlaubsübersicht zu verschaffen, wird der Outlook Urlaubskalender voraussichtlich ausreichen.

Da in Outlook weder Filter- noch besondere Kategorisierungsmöglichkeiten vorhanden sind, ist der Outlook Urlaubskalender insbesondere für kleinere Teams geeignet. Ab einer bestimmten Unternehmensgröße wird die Abwesenheitsübersicht in Outlook jedoch zunehmend chaotisch.

Wenn du auf der Suche nach einer Lösung bist, mit der dein Team Urlaube und Abwesenheiten vollumfänglich verwalten kann, Freigabe- und Vertretungprozesse sowie Reports integriert sind, stößt der Outlook Urlaubskalender schnell an seine Grenzen. In diesen Fällen sollten Teams für das Urlaubsmanagement nach einem umfänglicheren Tool suchen.

Die praktische Alternative: Personizer

Wenn du und dein Team eine Alternative zum Outlook-Urlaubskalender suchen, die mehr Funktionalitäten mit sich bringt, dann solltet ihr einen Online Urlaubsplaner wie Personizer in Betracht ziehen.

Mit Personizer könnt ihr euren Urlaub und sonstige Abwesenheiten nicht nur schnell überblicken, sondern dank Freigabeprozessen, Vertretungsauswahl, Filtermöglichkeiten und Report-Funktionen auch vollumfänglich verwalten. Sämtliche Anträge können mit wenigen Klicks online abgeschickt und freigegeben werden, was das gesamte Abwesenheitsmanagement auf ein neues Level bringt.

Individuell definierbare Abwesenheitsarten

Besonders praktisch sind die verschiedenen, individuell definierbaren Farben der Abwesenheiten, die schnell verdeutlichen, um welche Art von Abwesenheit es sich bei dem jeweiligen Teammitglied handelt – so ist eine schnelle Übersicht garantiert!

Praktische Filter- und Kategorisierungmöglichkeiten

In Personizer können für jedes Unternehmen verschiedene Teams angelegt werden, was eine Filterung und Kategorisierung auf die Schnelle ermöglicht. Wenn du überprüfen möchtest, dass zu deiner Wunsch-Urlaubszeit eine Vertretung vor Ort ist, kannst du mit Personizer schnell kontrollieren, ob dies der Fall ist.

Besonders praktisch sind die verschiedenen Filter- und Einstellungsmöglichkeiten, die das Tool mit sich bringt. Admins können festlegen, wer welche Informationen in Personizer angezeigt bekommt.

Vertretung und Freigabe auf einen Klick

Direkt beim Erstellen deines Urlaubsantrages kannst du die Vertretung in Personizer auswählen, damit die jeweilige Person direkt Bescheid weiß und die Abteilungsleitung unmittelbar sieht, dass es eine Vertretung gibt. Deiner Urlaubsfreigabe und deinem Urlaub steht nichts mehr im Wege und du kannst dich auf deine Auszeit freuen!

Schnelle Übersicht über Abwesenheiten garantiert

Ein weiterer Vorteil von Personizer ist, dass schnell und jederzeit zu sehen ist, wer wann im Büro ist, von zuhause aus arbeitet oder abwesend ist.

Urlaub, Messe, Berufsschule, Weiterbildung, Krankheit – dies sind nur einige Beispiele der Abwesenheiten, die in Personizer vermerkt, beantragt und freigegeben werden können. Welche Abwesenheitsarten für dich und dein Unternehmen an dieser Stelle sinnvoll sind, könnt ihr ganz individuell entscheiden.

Überall zu jeder Zeit – ganz einfach per App

Personizer gibt es nicht nur als Webbrowser-Anwendung, sondern auch als App für iOs und Android.

So gestaltet sich das Urlaubsmanagement besonders flexibel und einfach – auch wenn die Kollegschaft von unterwegs arbeitet.

Überzeuge dich selbst und teste Personizer kostenlos!

Überzeuge dich selbst von einem vollumfänglichen Urlaubsplaner für dein Unternehmen. Du hast die Möglichkeit, Personizer mit dem gesamten Team völlig unverbindlich und kostenlos für 14 Tage zu testen. Teams, die maximal 5 Mitarbeitende umfassen, können Personizer sogar dauerhaft kostenlos nutzen.

Online Urlaubsplanung mit Personizer

Online Antragsstellung und Freigabe, Kalenderübersicht und Auswertungen für die Personalabteilung.

Entdecke Personizer

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Arbeitszeiten ohne Papierchaos erfassen

Im Zeitalter der zunehmenden Digitalisierung kommt es nicht selten vor, dass Mitarbeitende verblüfft auf das eigene Abrechnungssystem schauen. Während die Technologie immer größere Sprünge macht, befinden sie sich gefangen in einer Bürokratieblase. So ist das „papierlose Büro“ für viele Unternehmen immer noch ein Fremdwort. Dabei kann es so einfach sein!

Wer früher mühselig seinen Stundenzettel ausfüllte, der ist heute mit bereits wenigen Tastenschlägen am Ziel. Excel gilt dabei auch heute noch als beliebte Anwendung, um die Arbeitszeit einfach zu protokollieren. Dass das noch weitaus effizienter geht, dazu später mehr!

Die Vorteile der Personizer Excel-Vorlage für die Zeiterfassung

Wem der Sprung in die Online-Zeiterfassung etwas zu mutig scheint, der kann jetzt das Zeiterfassungsmodul von Personizer als Excel-Version erhalten und ausprobieren! Viele Funktionen und Möglichkeiten der digitalen Lösung zum Anschauen, Eingewöhnen und natürlich Nutzen. Die Vorteile, die die cloudbasierte Zeiterfassung von Personizer mit sich bringt, lassen sich in kleiner Version bereits in unserer vorprogrammierten Excel-Vorlage genießen. Wer am Ende überzeugt ist und es noch einfacher und zeitsparender möchte, der kann ganz einfach zur Online-Anwendung von Personizer wechseln.

Excel kann in seiner Anwendung so einige Prozesse erleichtern und übersichtlicher machen. Vorausgesetzt, man weiß, wie es funktioniert! Wenn du und deine Mitarbeitenden sonst nie mit digitaler Organisation und Tabellen in Berührung kommen, kann es ein ziemlich langer Prozess werden. Um die Komplexität für dich herauszunehmen, haben wir in dieser Excel-Vorlage bereits alle Zusammenhänge zwischen den Tabellenblättern und Zellen angelegt. Zudem besticht die Vorlage mit einem übersichtlichen Design, was die Nutzung enorm vereinfacht. Du brauchst du nur noch die Eckdaten deiner Mitarbeitenden eintragen und schon kann es losgehen.

Der Download unserer Excel-Vorlage für die Zeiterfassung ist völlig unverbindlich. Das Einzige, was dein Unternehmen bereitstellen sollte, ist eine Lizenz für das Microsoft Office-Paket, sodass deine Mitarbeitenden auch direkt loslegen können.

Die Inhalte der Arbeitszeiterfassung Excel-Vorlage

Tabellenblatt 1: Erfassung

In dem ersten Tabellenblatt kannst du deine Arbeitszeiten und Pausen für den jeweiligen Tag erfassen. Auch die Zeiten für die vergangenen Tage lassen sich auch nachträglich noch manuell bearbeiten. Jedem Zeitabschnitt kannst du eine Notiz hinzufügen. So erhältst du einen guten Überblick über den zeitlichen Aufwand für ein bestimmtes Projekt.

In dieser Übersicht wird dir ebenfalls die gesamte Arbeitszeit des Tages ausgewiesen sowie die Differenz zur Soll-Arbeitszeit. Mehr- oder Minderarbeit lässt sich so optimal dokumentieren und ausgleichen.

Tabellenblatt 2: Stundenzettel

In diesem Tabellenblatt kannst du über ein Dropdown den jeweiligen Monat auswählen und dir hierfür den monatlichen Stundenzettel anzeigen lassen. Oberhalb der Auflistung deiner Arbeitszeiten sind die wichtigsten Fakten für dich summiert. So siehst du auf einen Blick:

• Die Anzahl der gearbeiteten Tage
• Die Summe der monatlichen Pausenzeit
• Die Summe der monatlichen Arbeitszeit
• Die Abweichung zur Soll-Arbeitszeit

Tabellenblatt 3: Stammdaten

Hier kannst du den Namen deiner Firma sowie alle Stammdaten des Mitarbeitenden hinterlegen. Hierzu zählen die folgenden Informationen:

• Vorname
• Nachname
• Firma
• Personalnummer
• E-Mail-Adresse
• Geburtsdatum
• Arbeitsbeginn
• Vorgesetzter
• Abteilung
• Soll-Arbeitszeit pro Tag

Tabellenblatt 4: Hilfe

Auch wenn die Excel-Vorlage für die Zeiterfassung sehr einfach und intuitiv zu verwenden ist, haben wir dir hier die wichtigsten Informationen zur Verwendung der Vorlage zusammengefasst. Zudem erfährst du, welche Unterschiede zur Online-Version von Personizer bestehen. Wir erklären dir, welche Vorteile die cloudbasierte Zeiterfassung von Personizer für dich und dein Team bereithält.

Tabellenblatt 5: Mehr erfahren

Sobald du bereit bist für den nächsten Schritt in der Digitalisierung deiner HR-Prozesse, findest du im letzten Tabellenblatt weitere Informationen über die cloudbasierte Zeiterfassung mit Personizer und den Link zur kostenlosen Testversion.

Die Unterschiede zur Online-Zeiterfassung von Personizer

Wer nicht nur das Papier loswerden möchte, sondern auch effizienter arbeiten will, der sollte noch einen Schritt weiter gehen und auf eine Online-Lösung für die Zeiterfassung setzen. Viele Unternehmen setzen bereits auf cloudbasierte Softwarelösungen und genießen dadurch viele Vorteile.

Mit der Verwendung von der Personizer Software können sowohl Personalverantwortliche als auch Arbeitnehmende profitieren. Die Online-Anwendung von Personizer sorgt dafür, dass Arbeitnehmende ihre Stunden selbst eintragen können. Ganz einfach und unkompliziert, mit nur wenigen Klicks. Personizer kommt dabei ganz ohne Zettelkrieg und Wartezeit aus. Die Einträge werden in Echtzeit hinterlegt und sorgen für eine transparente Übersicht im Team.

Die benutzerfreundliche Oberfläche ermöglicht ein sofortiges Einsteigen und kommt ganz ohne aufwändige Schulungen aus. Mit verschiedenen Dashboard-Einstellungen ist schnell einsehbar, wer aktuell wie viel gearbeitet hat. Befinden sich deine Mitarbeitenden vielleicht schon in den Überstunden? Dann kannst du das mit Personizer genau und übersichtlich sehen und ihre Arbeitszeit besser planen oder früher in den Feierabend schicken.

Am Monatsende bleibt es weiterhin entspannt für dich und deine Mitarbeitenden. Personizer überträgt die Daten in Echtzeit an deine Personalabteilung. Somit wird auch hier der Arbeitsaufwand erheblich reduziert. Wer an dieser Stelle Sorge hat, dass die Daten unterwegs von Dritten eingelesen werden könnten, der irrt sich. Personizer schützt nach modernsten Standards. Die Server stehen in Europa – somit sind all unsere Kunden durch europäisches Datenschutzrecht abgesichert.

Die Funktionen der Personizer Online Zeiterfassung

Hier siehst du eine Übersicht aller Funktionen, die die Online-Anwendung von Personizer bietet:

• Arbeits- und Pausenzeiten bequem online erfassen
• Manuelle Bearbeitung der erfassten Zeiten
• Zeiterfassung über praktische Timer-Funktion
• Pausen-Timer
• Alle Zeiten auf einen Blick im Dashboard
• Zeitkonto mit automatischer Überstundenkalkulation
• Zeitlabels für die Projektzeiterfassung
• Reporting der Arbeitszeiten (Soll/Ist)
• Excel-Export
• Integration mit dem Personizer Urlaubsplaner
• Arbeitszeiten für Mitarbeitende bearbeiten
• Chrome-Extension, Edge-Extension
• Mobile App für die Erfassung der Zeiten über das Smartphone
• Stetige Weiterentwicklung der Software

Arbeitszeiten über Web und App erfassen und auswerten

Starte deine moderne Zeiterfassung jetzt mit der Cloud-Lösung von Personizer!

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Unsere Empfehlung für Unternehmen

Excel ist ein hilfreiches Tool, wenn man weiß, wie man damit umgehen muss. Für Unternehmen, die einer weiteren Softwarelizenz ablehnend gegenüberstehen, kann die Zeiterfassung mit Excel eine gute Alternative sein, um von der analogen Zeiterfassung Abschied zu nehmen.

Wer aber am Zahn der Zeit gehen möchte, der sollte die modernste Technik in Augenschein nehmen. Denn hierdurch lässt sich viel Zeit einsparen, Fehler vermeiden und Kosten reduzieren. Die verbesserte Effizienz der Arbeitsprozesse kann zu einem Wettbewerbsvorteil gegenüber der weniger digitalisierten Konkurrenz führen.

Inhalt

Urlaube im Team koordinieren

Excel-Tabellen für die Urlaubsplanung sind für viele Unternehmen weiterhin die erste Wahl. Um Unternehmen den Schritt in die digitale Urlaubsplanung zu vereinfachen, haben wir den Urlaubsplaner von Personizer als Excel-Vorlage entworfen. Das ist eine kostenlose Alternative für alle, die sich noch nicht an eine cloudbasierte Lösung herantrauen.

Die Vorteile der Excel-Urlaubsplaner Vorlage von Personizer

Ist das Unternehmen oder seine Angestellten noch nicht ganz bereit für die Verbindlichkeit und das finale „Ja“ zum Online-Urlaubsplaner von Personizer, soll die Excel-Vorlage helfen, sich langsam daran zu gewöhnen. Wir haben eine Lösung zwischen Online-Tool und klassischer Excel-Tabelle entwickelt.

• Viele Unternehmen nutzen für ihre Urlaubsplanung noch Excel-Tabellen. Der Excel-Urlaubsplaner kann den Wechsel hin zum digitalen Tool von Personizer vereinfachen, ohne direkt eine Verbindlichkeit eingehen zu müssen.
• Die entworfene Excel-Vorlage ähnelt der Personizer Webanwendung im Aussehen, Struktur und Aufbau. Dadurch findet eine erste Gewöhnung an das Online-Tool statt.
• Was Personizer ausmacht, haben unsere Entwickler auch in der Urlaubsplaner-Vorlage umgesetzt. Durch die intuitive Oberfläche wird die Urlaubsplanung im Team deutlich erleichtert.

Die Urlaubsplaner-Vorlage lässt sich ganz einfach herunterladen. Dabei ist der Download an keinerlei Verbindlichkeiten oder Verpflichtungen geknüpft. Um die Excel-Vorlage nutzen zu können, benötigst du lediglich eine Lizenz für das Microsoft Office Paket im Unternehmen.

Im Folgenden erklären wir dir kurz, wie unser Excel-Urlaubsplaner 2025 aufgebaut ist und welche Funktionen vorhanden sind.

Die Inhalte der Urlaubsplaner-Vorlage

Tabellenblatt 1: Übersicht

Hier kannst du die Abwesenheiten für das gesamte Team eingeben. Dadurch erleichtert sich die Koordination und Absprache bezüglich der Urlaubsplanung im Team erheblich. Die Eintragung von Abwesenheiten erfolgt über ein Listenfeld, das Kürzel enthält. Eine Sprungmarken-Funktion ermöglicht dir, zwischen den Monaten zu wechseln.

Folgende Abwesenheitsarten stehen dir zur Verfügung:

• Urlaub in Bearbeitung
• Freigegebener Urlaub
• Sonderurlaub in Bearbeitung
• Freigegebener Sonderurlaub
• Andere Abwesenheiten
• Krank

Alle Feiertage dieses Jahres werden in der Farbe Blau angezeigt. Jeder Abwesenheitsart ist eine Farbe zugeordnet. Durch die angegebene Legende werden die entsprechenden Farbwerte übersichtlich und verständlich.

Tabellenblatt 2: Meine Kollegen

Im Unternehmen kommt es bei effizienter Urlaubsplanung darauf an, dass die Mitarbeitenden alle Abwesenheiten schnell und deutlich einsehen können. Hier erhältst du eine gute Übersicht über die Abwesenheiten eines Teammitglieds für das gesamte Jahr 2025.

Enthalten ist dabei:

• Die detaillierte Kalenderansicht mit Auswahl des Teammitglieds
• Anzeige der Summe “freigegebener Urlaubstage”
• Anzeige der Summe “Urlaubstage verbleibend”

Tabellenblatt 3: Personaldaten

Die Personaldaten aller Mitarbeitenden beisammen zu halten, kann eine Herausforderung sein. In der tabellarischen Darstellung der Personizer Excel-Vorlage können die Informationen für bis zu 20 Angestellte eingetragen werden.

Eckdaten, die dabei hinterlegt werden können, sind:

• Vorname
• Name
• E-Mail-Adresse
• Urlaubsanspruch
• Resturlaub
• Team

Tabellenblatt 4: Einstellungen

Unter Einstellungen sind alle deutschlandweiten Feiertage im Jahr 2025 aufgeführt. Zudem kannst du hier die Unternehmensdaten hinterlegen:

• Startdatum
• Firmenname
• Teamnamen (max. 6)

Tabellenblatt 5: Hilfe

Während die Bearbeitung der Excel-Vorlage grundsätzlich leicht umzusetzen ist, beantworten wir dir in diesem Tabellenblatt eventuell aufkommende Fragen. Außerdem stellen wir hier eine Übersicht der weiterführenden Funktionen zum Online-Urlaubsplaner von Personizer zur Verfügung, sollte es doch demnächst online weitergehen!

Hier erklären wir:

• Erste Schritte mit der Excel-Vorlage
• Was bietet die Online-Version von Personizer?
• Was kostet der Online-Urlaubsplaner von Personizer?
• Was muss ich tun, um zur Online-Version von Personizer zu wechseln?
• Über Personizer

Die Unterschiede zum Online-Urlaubsplaner von Personizer

Der Excel-Urlaubsplaner bietet die Möglichkeit, die Urlaubsplanung übersichtlicher zu gestalten. Wenn du aber auch die Effizienz bei der Urlaubsplanung verbessern möchtest, solltest du den Online-Urlaubsplaner von Personizer verwenden. Damit verabschiedest du dich ein für alle Mal von Excel und erhältst das volle Paket an Funktionen für eine übersichtliche und stressfreie Urlaubsplanung im gesamten Unternehmen!

Das sind die Vorteile des cloudbasierten Urlaubsplaners von Personizer:

• Urlaub, Homeoffice und andere Abwesenheiten online eintragen und freigeben
• Krankmelden mit Upload der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung
• Eigene Abwesenheiten und alle Abwesenheiten des Teams auf einen Blick
• Benachrichtigungen bei Eintragung von Abwesenheiten und Krankmeldungen
• Alle Unternehmensabwesenheiten auf einem Blick im Dashboard
• Hinweise bei Überschneidungen mit Teammitgliedern
• Auswahl von Vertretungen
• Einstellbare Freigabeketten mit vorläufiger und endgültiger freigabeberechtigter Person
• Mehrere Unternehmen und Teams in einem Account
• Ferien und Feiertage aller Bundesländer
• Umfangreiche Rechteverwaltung
• Benutzerdefinierte Abwesenheitsarten
• Krankmelden und Ansicht von Krankmeldungen einstellbar
• Eintragen von Abwesenheiten für mehrere Teammitglieder auf einmal
• Export von Abwesenheiten in Excel
• Import von Benutzerdaten aus Excel
• iCal- und Outlook-Kalenderintegration
• Slack-Integration mit Bot zum Freigeben von Anträgen über Slack
• Mobile App
• API
• DSGVO-konform
• Kundensupport via Live-Chat und E-Mail

Mit dem Online-Urlaubsplaner von Personizer bietest du deinen Mitarbeitenden eine flexible Lösung für die Urlaubsplanung. Urlaube lassen sich in wenigen Klicks über den Browser oder die App von überall aus und zu jeder Zeit beantragen und von berechtigten Personen freigeben. Fehler, Überscheidungen und Frustration werden so vermieden.

Online Urlaubsplanung mit Personizer

Profitiere von grenzenloser Flexibilität mit der cloudbasierten Urlaubsplanung von Personizer. Jederzeit und überall über Web und App erreichbar.

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Planungschaos im Team vermeiden

So entspannend der eigentliche Urlaub sein soll, desto stressiger ist oftmals die Vorbereitung. Nicht nur Arbeitgeber und Arbeitnehmer stimmen sich ab. Auch untereinander haben Mitarbeitende und Teams häufig Schwierigkeiten, ihren Urlaub zu koordinieren.

Oft geht es zwischen Mitarbeitenden heiß her, wenn es um die schwer verdienten Urlaubstage und deren gerechte Verteilung geht. Es geht um Feiertage, die möglichst clever mit zusätzlichen Urlaubstagen aufgestockt werden. Aber auch private Urlaube und Events, die mündlich ja schon lange abgesprochen waren.

Die rechtzeitige Abstimmung und ein digitaler Urlaubsplaner helfen, Struktur und Erleichterung in das Chaos zu bringen. Denn die Organisation und Planung für den Zeitraum, in dem ein:e Mitarbeiter:in fehlt, bedarf einiges an Geschick.

Die folgenden Tipps werden dir helfen, eine gerechte und effiziente Urlaubsplanung im Unternehmen sicherzustellen.

Zeitliche Abstimmung mit digitalem Urlaubsplaner

Eine frühzeitige Abstimmung und Planung von Urlaubstagen ist der beste Startpunkt. Das Team sollte direkt und rechtzeitig über die bevorstehende Planung sprechen. Auch die Absprache unter den Abteilungen und externen Dienstleistern sollten in Betracht gezogen werden. So wird eine überraschende Unerreichbarkeit vermieden.

Einige wichtige Rahmenbedingungen sind zum Beispiel:

• Mitarbeitende mit schulpflichtigen Kindern
• Brückentage
• Resturlaub
• religiöse Feiertage
• Unternehmensveranstaltungen

Diese Informationen sind häufig schon früh bekannt. Es sollte eine gerechte Verteilung der beliebtesten Urlaubszeit stattfinden. Denn das Gefühl der Gerechtigkeit fördert die Zufriedenheit des Teams. Eine frühzeitige Planung erhöht die Chance, dass alle Mitarbeitenden ihren Wunschurlaub erhalten.

Bei der Urlaubsplanung im Unternehmen hilft ein webbasierter Urlaubsplaner, mit dem Mitarbeitende von überall aus auf den eigenen Kalender zugreifen und Urlaubsanträge stellen können. Im selben Zuge haben Teamleiter:innen eine Übersicht über die Urlaube und Abwesenheiten des gesamten Teams und können so schneller Urlaubsanträge bewilligen.

Regeln erleichtern die Planung mit dem Urlaubsplaner

Klare Regeln bei der Planung sind hilfreich und wichtig, um es allen Beteiligten im Unternehmen so leicht wie möglich zu machen. Diese Regeln sollten am besten direkt in die Betriebsvereinbarung mit aufgenommen werden.

In den meisten Fällen ist die Personalabteilung für die Regeln der Urlaubsplanung zuständig. Wenn noch keine Richtlinien vereinbart wurden, kann die Personalabteilung zu Rate gezogen werden. Diese stellt dann eine passende Regelvereinbarung auf.

In Form von einer Checkliste fällt es den Mitarbeitenden leichter, sich an die entsprechenden Absprachen zu halten. Die Liste wird dann an die jeweiligen Führungskräfte im Unternehmen weitergegeben. Dadurch ist sie für alle Teams und Mitarbeitenden zugänglich, um alle gleichermaßen bei den Abstimmungen mit einzubeziehen. Ein digitaler Urlaubsplaner hilft dabei, die Regeln erfolgreich umzusetzen.

Bedarf im Unternehmen – wer ist wann unverzichtbar?

Für die Planung sind nicht nur die jährlichen Feiertage und Termine wichtig, sondern auch der jeweiligen Bedarf im Unternehmen. Führungskräfte wissen im Voraus, welche Zeiträume für ihre Projekte und die dazugehörigen Teams essentiell sind. Vor allem wissen sie, wann es buchstäblich auf jeden Mitarbeitenden ankommt.

Besonders dann, wenn es branchenspezifisch viel oder wenig zu tun gibt, sollten sich Führungskräfte entsprechend Ihren Mitarbeitenden gegenüber positionieren. Das ermöglicht die Chance, Erwartungshaltungen bezüglich der Urlaubsplanung rechtzeitig zu verkünden.

Wenn notwendig, können auch Urlaubssperren oder Betriebsurlaube für stärker oder schwächer betroffene Zeiten veranlasst werden. Ein Urlaubsplaner ermöglicht und vereinfacht die klare Kommunikation entsprechender Beschränkungen.

In solchen Situationen ist es besonders einfach, einen digitalen Urlaubsplaner zu nutzen. Denn dieser zeigt Betriebsurlaub oder Urlaubssperren schnell und unkompliziert an. Beschränkungen können entweder einzelne Abteilungen, oder direkt das ganze Unternehmen betreffen. Die Urlaubssperre blockiert dann die Anträge von Mitarbeitenden. Betriebsurlaube werden automatisch in die Kalender der Mitarbeitenden eingetragen und die Tage vom Urlaubsanspruch abgezogen.

Urlaubsvertretung leicht gemacht

Bereits bei der Planung sollte die Vertretung der abwesenden Mitarbeitenden geklärt sein. Im Gegensatz zu einer Excel Tabelle ermöglicht eine Online-Urlaubsverwaltung ganz leicht einen Mitarbeitenden für die Zeit der Abwesenheit als Vertretung auszuwählen.

Ein Urlaubsplaner gewährleistet einerseits, dass der Arbeitsablauf und Zeitplan für anstehende Projekte geregelt ist. Andererseits weiß jedes Teammitglied auch, wer die Vertretung im Falle einer Abwesenheit übernimmt. Projekte können so problemlos weiterlaufen. Dadurch fällt es Mitarbeitenden leichter, zukünftige Übergaben effizient zu gestalten.

Überschneidungen von Mitarbeitenden vermeiden

Im besten Falle gibt es für jeden Mitarbeitenden eine passende Urlaubsvertretung. Problematisch ist es, wenn alle Mitarbeitenden aus dem gleichen Aufgabenbereich zeitgleich fehlen. Dann liegt das Projekt schnell auf Eis und es kann zu Verzögerungen kommen. Freigaben für Urlaubsanträge sollten mit Bedacht erteilt werden, damit es nicht zu Urlaubsüberschneidungen kommt.

Ein digitaler Urlaubsplaner unterstützt dabei, Überschneidungen der Urlaubstage schon bei der Freigabe zu erkennen. Anders als bei einer Excel Tabelle werden bereits freigegebene Urlaubstage den jeweiligen Teammitgliedern im Kalender angezeigt.

Resturlaub und Überstunden organisieren

Ein leistungsorientiertes Team stellt für jedes Unternehmen eine Freude dar. Doch Leistung und Motivation sind immer voneinander abhängig. Mitarbeitende brauchen die Möglichkeit, sich zu entspannen und zu erholen. Erst dadurch entsteht ein dauerhaft motiviertes Team.

Regelmäßige Pausen und Freiheiten fördern die Zufriedenheit der Mitarbeitenden. In jedem Falle sollten klare betriebliche Regeln aufgestellt werden, bis wann der Resturlaub genommen werden muss. Mitarbeitende sollten dazu angehalten werden, Überstunden so schnell es geht abzufeiern.

Auch hier kann ein digitaler Urlaubsplaner bei der Organisation helfen. Dieser bietet mehrere Optionen bei der Auswahl der Abwesenheit. Darunter Home-Office, Dienstreisen, Messen, Weiterbildung, unbezahlten Urlaub, Sonderurlaub oder den genannten Überstundenabbau. Mitarbeitende können direkt vermerken, wenn sie nach einer betriebsstarken Woche einen Ausgleich vorsehen.

Urlaub ist Urlaub

Das Aufheben eines bereits freigegebenen Urlaubsantrags ist schwierig. Daher muss man sicher sein, dass der Urlaub zeitlich und wirtschaftlich Sinn macht. Folgend muss der Urlaub auch respektiert werden. Es sollte vermieden werden, dass Mitarbeitende während der Urlaubszeit kontaktiert werden.

Die überragende Mehrheit von 75 % der Befragten braucht länger als eine Woche, um in ihrem Urlaub angekommen zu sein. Also erst, wenn der Urlaub entweder fast oder komplett vorbei ist. Deswegen sollten alle Mitarbeitenden die Möglichkeit bekommen, ihren Urlaub ungestört zu nutzen.

Die Lösung – der digitale Urlaubsplaner

Mit einem digitalen Urlaubsplaner lassen sich Urlaubstage von allen Teammitgliedern einfach und übersichtlich verwalten. Dies ist nicht nur extrem effizient, sondern vermeidet auch Fehler in der Planung und daraus resultierende Spannungen im Team.

Effiziente Urlaubsplanung im Unternehmen mit Personizer

Der Online-Urlaubsplaner von Personizer bietet dir dabei alle Möglichkeiten! Koordiniere Teams und einzelne Mitarbeitende optimal. Organisiere und bereite die Mitarbeitenden auf anstehende Urlaube vor. Alles, was du für eine effiziente Urlaubsverwaltung benötigst, hält das Urlaubsplanungs-Modul von Personizer für Unternehmen bereit. Für bis zu fünf Teammitglieder ist das Tool kostenfrei nutzbar. Überzeuge dich jetzt vom Personizer Urlaubsplaner.

Ein Online Urlaubsplaner für dein Unternehmen

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