KURZ BEANTWORTET

Am 31. Dezember 2026 endet die Möglichkeit, sich von der elektronischen Führung der Entgeltunterlagen befreien zu lassen (§ 8 Abs. 3 BVV). Die Pflicht selbst gilt schon seit 2022. Betroffen sind Entgeltabrechnungen und die begleitenden Unterlagen nach § 8 Abs. 2 BVV, nicht die komplette Personalakte.

Am 31. Dezember 2026 endet die letzte Möglichkeit, sich von der elektronischen Führung der Entgeltunterlagen befreien zu lassen. Wer bisher befreit war, hat nur noch wenige Wochen. Unsere Checkliste Entgeltunterlagen 2027 zerlegt den Wechsel auf elektronische Entgeltunterlagen 2027 in fünf Schritte, von der Bestandsaufnahme bis zum Zeitplan. Zum Abhaken gibt es sie auch als PDF.

Die Regeln gelten für Arbeitgeber in Deutschland. Den rechtlichen Hintergrund, also was seit 2022 gilt und wann die Befreiung endet, haben wir separat aufgeschrieben. Hier geht es direkt an die Arbeit.

Was gehört in die Checkliste Entgeltunterlagen 2027?

Entgeltunterlagen sind die Unterlagen, die du als Arbeitgeber für jede beschäftigte Person führst, damit die Sozialversicherungsbeiträge berechnet und bei der Betriebsprüfung kontrolliert werden können. Dazu zählen die klassischen Entgeltabrechnungen (Lohn-, Gehalts- und Beitragsabrechnungen) und die begleitenden Unterlagen, die § 8 Abs. 2 BVV abschließend aufzählt, etwa eine Kopie der Niederschrift nach dem Nachweisgesetz oder die Arbeitszeitaufzeichnungen nach dem Mindestlohngesetz. Die komplette Personalakte ist damit nicht gemeint.

Die Unterscheidung zwischen Abrechnungen und begleitenden Unterlagen trifft das Mandantenrundschreiben RAW-Aktuell 7/2026 von RAW Partner. Laut dem Rundschreiben sind beide Gruppen elektronisch zu führen. Die Grundpflicht, Entgeltunterlagen „für jeden Beschäftigten, getrennt nach Kalenderjahren“ zu führen, steht in § 28f Abs. 1 SGB IV.

Die Checkliste folgt fünf Schritten:

1. Bestandsaufnahme: Welche Unterlagen gibt es bei dir, wo liegen sie, sind sie schon digital?
2. Steuerbüro: Wer führt was, wer liefert was bei der Prüfung?
3. Format und Ablage: Dateiformat, eine Datei pro Dokument, sprechende Dateinamen.
4. Zuständigkeiten: Wer darf hochladen, einsehen, exportieren?
5. Zeitplan: Was bis zum 31.12.2026 erledigt sein sollte.

Schritt 1: Bestandsaufnahme der Unterlagen nach § 8 Abs. 2 BVV

Im ersten Schritt listest du für jede Unterlagen-Kategorie aus § 8 Abs. 2 BVV auf, ob es sie bei dir gibt, wo sie liegt und ob sie schon elektronisch vorliegt. Das klingt nach Fleißarbeit. Ist es auch, aber nur einmal.

So sieht der Anfang der Tabelle aus (die vollständige Version steckt im PDF):

Welche Unterlagen zählen konkret zu § 8 Abs. 2 BVV?

Die Liste im Gesetz ist lang und teils sehr speziell (Seefahrt, Binnenschifffahrt). Diese Nummern solltest du dir als Erstes ansehen:

• Nr. 2: Arbeitserlaubnis der Bundesagentur für Arbeit nach § 15d Beschäftigungsverordnung bzw. der darauf gestützte Aufenthaltstitel
• Nr. 4a: der Antrag von Minijobbenden auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht (§ 6 Abs. 1b SGB VI), mit dokumentiertem Eingangsdatum beim Arbeitgeber
• Nr. 6: eine Kopie der Niederschrift nach § 2 Nachweisgesetz
• Nr. 7: die Erklärung von Minijobbenden und kurzfristig Beschäftigten über weitere Beschäftigungen, samt Bestätigung, dass neue Jobs dem Arbeitgeber anzuzeigen sind
• Nr. 7a: der Nachweis eines Krankenversicherungsschutzes nach § 28a Abs. 9a SGB IV, der kurzfristig Beschäftigte betrifft
• Nr. 11: der Nachweis der Elterneigenschaft und der Anzahl der Kinder für die Pflegeversicherung
• Nr. 13: die Aufzeichnungen nach dem Arbeitnehmer-Entsendegesetz und dem Mindestlohngesetz
• Nr. 15: eine Kopie der Erklärung zur Pflegezeit

Sonderfall Arbeitszeitnachweise

Nach § 17 Abs. 1 MiLoG zeichnest du Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit auf, wenn du geringfügig Beschäftigte nach § 8 Abs. 1 SGB IV beschäftigst (Minijobs und kurzfristige Beschäftigung) oder in einer der Branchen aus § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz tätig bist. Genau diese Aufzeichnungen nennt § 8 Abs. 2 Nr. 13 BVV. Kurz gesagt: Arbeitszeitnachweise bei Minijobs gehören ebenfalls dazu, und zwar elektronisch.

Schritt 2: Welche Fragen klärst du mit dem Steuerbüro?

Kläre vor der Umstellung schriftlich mit deinem Steuerbüro oder Lohnbüro, welche Unterlagen dort geführt werden und welche bei dir im Unternehmen bleiben. Die Pflicht selbst liegt beim Arbeitgeber: § 28f Abs. 1 SGB IV beginnt mit „Der Arbeitgeber hat für jeden Beschäftigten …“. Das gilt auch dann, wenn ein Steuerbüro die Abrechnung macht.

Diese Fragen gehören auf die Liste:

• Welche Unterlagen aus der Bestandsaufnahme führt das Steuerbüro, welche führen wir selbst?
• In welchem Format bekommt das Steuerbüro die Unterlagen von uns, und in welchem gibt es sie zurück?
• Wer stellt bei einer Betriebsprüfung die elektronischen Unterlagen bereit?
• Besteht bei uns noch eine Befreiung von der elektronischen Führung? Wenn ja, endet sie spätestens am 31.12.2026 (§ 8 Abs. 3 BVV). Bis dahin muss die Umstellung stehen.
• Wie übergeben wir bei neuen Mitarbeitenden und neuen Unterlagen künftig alles laufend?

Ein Detail aus dem Gesetz hilft dir dabei: Laut § 8 Abs. 3 Satz 1 BVV sind Unterlagen aus Abs. 2, „soweit sie nicht elektronisch aus der Abrechnung des Arbeitgebers entnommen werden können“, dem Arbeitgeber „von den zuständigen Stellen oder dem Beschäftigten in elektronischer Form zur Verfügung zu stellen“. Mitarbeitende darfst du deshalb bitten, dir etwa den Nachweis der Elterneigenschaft digital zu schicken.

Wie du die Aufgaben mit deinem Steuerbüro klar aufteilst, vertiefen wir in einem eigenen Artikel.

Schritt 3: Welche Dateiformate sind für Entgeltunterlagen zulässig?

Zulässig sind PDF-Dateien sowie Bilddateien in den Formaten JPEG, BMP, PNG oder TIFF. Jedes Dokument wird als eigene Datei geführt (laut RAW Partner, RAW-Aktuell 7/2026; die Formate bestätigt auch Haufe, 05.08.2026).

Was das heißt, wenn du die Entgeltunterlagen elektronisch führen willst:

• Keine Sammel-PDFs. Ein Scan mit Arbeitsvertrag, Minijob-Erklärung und Elternnachweis in einer Datei passt nicht. Drei Dokumente, drei Dateien.
• Sprechende Dateinamen. Haufe nennt als Grenze 64 Zeichen und als Beispiel „immatrikulationsbescheinigung-kern_sandra-Sommersemester_2025″. Dahinter steckt das Muster Dokumentart, Name, Zeitraum.
• Digital und an einem Ort. RAW Partner schreibt, die Unterlagen müssten „digital und zentral gespeichert werden“ und „transparent, nachvollziehbar und jederzeit überprüfbar sein“.
• Keine nachträglichen Änderungen. Nach RAW Partner darf „eine nachträgliche Änderung der Unterlagen“ nicht mehr möglich sein. Eine Korrektur legst du deshalb als neue Datei ab, statt die alte zu überschreiben.

Schritt 4: Zuständigkeiten und Zugriff festlegen

Lege fest, wer Entgeltunterlagen hochladen, einsehen und exportieren darf, und wie nachvollziehbar bleibt, wer was wann gemacht hat. Solange alles im Aktenschrank liegt, regelt der Schlüssel den Zugriff. Digital braucht es eine bewusste Entscheidung.

Kläre dafür drei Fragen:

1. Wer lädt Unterlagen hoch, wer darf sie umbenennen? Löschen kommt bei Entgeltunterlagen nicht in Frage, solange die Aufbewahrungsfrist nach § 28f Abs. 1 SGB IV läuft. Unser Rat: den Kreis klein halten.
2. Wer braucht nur lesenden Zugriff? Denk an Lohnbuchhaltung, HR und Geschäftsführung.
3. Lässt sich später zeigen, wer wann etwas hochgeladen oder exportiert hat?

Gehaltsdaten und Aufenthaltstitel sind sensible Informationen. Je weniger Personen Schreibrechte haben, desto leichter behältst du den Überblick.

Zugriff geregelt, Uploads und Exporte protokolliert

In der digitalen Personalakte von Personizer legst du über Benutzerrollen fest, wer welche Informationen sieht, etwa Gehaltsdaten. Neue Uploads überschreiben nichts, jede Fassung bleibt abrufbar. Ein Protokoll je Personalakte zeigt, wer wann hochgeladen, exportiert, umbenannt oder gelöscht hat. Dass Löschungen protokolliert werden, heißt nicht, dass du Entgeltunterlagen löschen solltest: Sie bleiben bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist nach § 28f Abs. 1 SGB IV in der Akte. Die Unterlagen, die dein Steuerbüro führt, ersetzt das nicht. Es ordnet die Seite, die bei dir im Unternehmen liegt.

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Schritt 5: Zeitplan bis 31.12.2026

Es gibt genau eine gesetzliche Frist: Nur bis zum 31. Dezember 2026 kann sich ein Arbeitgeber laut § 8 Abs. 3 Satz 2 BVV „auf Antrag bei dem für ihn zuständigen Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung“ befreien lassen. Alle anderen Termine in der Tabelle sind unsere Empfehlung für die Eigenplanung, keine gesetzlichen Zwischenfristen.

Aufschub über das Jahresende hinaus verschafft ein Befreiungsantrag nicht. Laut RAW Partner müssen Arbeitgeber die Entgeltunterlagen spätestens ab dem 1. Januar 2027 elektronisch führen, auch wenn sie bisher befreit waren: „Eine Ausnahmeregelung existiert sodann nicht mehr.“ Wer jetzt noch einen Antrag stellt (laut Haufe geht das formlos), gewinnt also höchstens die Wochen bis Silvester.

Denn das eigentliche Ziel ist nicht der Antrag. Es ist eine Ablage, die bei der nächsten Prüfung trägt.

Was passiert, wenn du die Umstellung nicht rechtzeitig schaffst?

Bei der nächsten Betriebsprüfung durch die Deutsche Rentenversicherung kann das Fehlen elektronischer Entgeltunterlagen beanstandet werden und zu Nachfragen führen. Diese Prüfung findet nach § 28p Abs. 1 SGB IV „mindestens alle vier Jahre“ statt. Laut Haufe hängt die elektronische Führung auch damit zusammen, dass für Betriebsprüfungen der Rentenversicherung alle erforderlichen Daten elektronisch übermittelt werden müssen.

Unangenehm wird es, wenn Aufzeichnungen fehlen oder lückenhaft sind. Können deshalb Versicherungspflicht oder Beitragshöhe nicht festgestellt werden, darf der Prüfträger nach § 28f Abs. 2 SGB IV die Beiträge von der Summe der gezahlten Arbeitsentgelte geltend machen. Lässt sich die Entgelthöhe nicht ohne unverhältnismäßigen Aufwand ermitteln, wird sie geschätzt. Das Ergebnis kann eine Beitragsnachforderung sein.

Wie streng im Einzelfall geprüft wird, lässt sich nicht pauschal sagen. Sauber und vollständig abgelegte Unterlagen sind aber der einfachste Weg, solche Diskussionen gar nicht erst zu führen.

Aufbewahren musst du die Entgeltunterlagen übrigens laut § 28f Abs. 1 SGB IV „bis zum Ablauf des auf die letzte Prüfung (§ 28p) folgenden Kalenderjahres“.

Checkliste Entgeltunterlagen 2027 als PDF

Alle 5 Schritte zum Abhaken, mit der vollständigen Bestandsaufnahme-Tabelle zu § 8 Abs. 2 BVV, den Fragen fürs Steuerbüro und dem Zeitplan.

Checkliste herunterladen (PDF)

Häufig gestellte Fragen

Hier findest du Antworten auf die wichtigsten Fragen. Falls du weitere Hilfe benötigst, kontaktiere gerne unseren Support.

Was sind Entgeltunterlagen nach § 8 BVV?

Entgeltunterlagen sind die Unterlagen, die Arbeitgeber in Deutschland für jede beschäftigte Person führen, damit Sozialversicherungsbeiträge berechnet und bei der Betriebsprüfung kontrolliert werden können. Dazu gehören die Lohn-, Gehalts- und Beitragsabrechnungen sowie die begleitenden Unterlagen, die § 8 Abs. 2 BVV abschließend aufzählt, etwa die Kopie der Nachweisgesetz-Niederschrift oder Arbeitszeitaufzeichnungen nach dem Mindestlohngesetz. Die komplette Personalakte gehört nicht dazu.

Bis wann muss ich auf elektronische Entgeltunterlagen umstellen?

Die Pflicht zur elektronischen Führung gilt laut RAW Partner (RAW-Aktuell 7/2026) grundsätzlich schon seit dem 1. Januar 2022. Für alle, die bisher befreit waren oder eine Befreiung planen: Ein Antrag beim zuständigen Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung ist nach § 8 Abs. 3 BVV nur noch bis zum 31. Dezember 2026 möglich. Ab 2027 gibt es keine Ausnahmeregelung mehr.

Welche Dateiformate sind für elektronische Entgeltunterlagen zulässig?

Zulässig sind PDF-Dateien sowie Bilddateien in den Formaten JPEG, BMP, PNG oder TIFF (RAW Partner, RAW-Aktuell 7/2026; Haufe, 05.08.2026). Jedes Dokument wird als eigene Datei geführt, Sammel-PDFs mit mehreren Dokumenten passen nicht. Laut Haufe braucht jede Datei außerdem einen sprechenden Namen mit maximal 64 Zeichen.

Was passiert, wenn ich die Frist verpasse?

Fehlende elektronische Entgeltunterlagen können bei der nächsten Betriebsprüfung der Deutschen Rentenversicherung beanstandet werden. Diese Prüfung findet nach § 28p SGB IV mindestens alle vier Jahre statt. Lassen sich wegen lückenhafter Aufzeichnungen Versicherungspflicht oder Beitragshöhe nicht feststellen, erlaubt § 28f Abs. 2 SGB IV eine Beitragsberechnung aus der Lohnsumme oder eine Schätzung, was zu Nachforderungen führen kann.

Wer ist für die Entgeltunterlagen verantwortlich, ich oder mein Steuerbüro?

Verantwortlich bleibt der Arbeitgeber: § 28f Abs. 1 SGB IV verpflichtet ihn, für jeden Beschäftigten Entgeltunterlagen zu führen und aufzubewahren. Das Steuerbüro kann Teile davon übernehmen, etwa die Abrechnungen. Kläre deshalb schriftlich, welche Unterlagen dort liegen und welche bei dir. Mehr dazu in unserem Artikel zur Aufgabenteilung mit dem Steuerbüro. Für die Unterlagen, die im Unternehmen bleiben, hilft eine digitale Personalakte, deine Seite der Aufteilung geordnet zu halten.

Hilft eine digitale Personalakte wie Personizer bei der Umstellung?

Für die Unterlagen, die bei dir im Unternehmen liegen, ja. In der Personizer-Personalakte überschreiben neue Uploads nichts, jede Fassung bleibt abrufbar. Ein Protokoll je Personalakte zeigt, wer wann hochgeladen, exportiert, umbenannt oder gelöscht hat. Jedes Dokument ist Person, Kategorie und Bezugszeitraum zugeordnet, sodass du für die Betriebsprüfung je Person die Dokumente eines Zeitraums auf einmal exportierst. Dass Löschungen protokolliert werden, heißt nicht, dass du Entgeltunterlagen löschen solltest: Sie bleiben bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist nach § 28f Abs. 1 SGB IV in der Akte. Die Abrechnungen und Unterlagen, die dein Steuerbüro führt, ersetzt das nicht.

Hast du weitere Fragen?

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KURZ BEANTWORTET

Die Deutsche Rentenversicherung prüft mindestens alle vier Jahre, ob du als Arbeitgeber Beiträge und Meldungen zur Sozialversicherung korrekt abgewickelt hast (§ 28p SGB IV). Die Prüfung wird spätestens 14 Tage vorher schriftlich angekündigt, meist mit Prüfungszeitraum und Termin. Zuständig ist je nach Endziffer deiner Betriebsnummer die DRV Bund (0–4) oder ein Regionalträger (5–9).

Ein Anruf von der Deutschen Rentenversicherung, danach ein Brief mit Aktenzeichen und Prüftermin: So beginnt in der Regel die Betriebsprüfung der Rentenversicherung. Spätestens dann stellt sich die Frage, wo die Lohnkonten liegen, was das Steuerbüro hat und was du selbst beisteuern musst. Wir zeigen dir, wie die Prüfung abläuft und welche Unterlagen der Prüfdienst sehen will. Dazu kommt, was sich zum Jahreswechsel bei der elektronischen Prüfung ändert und wo Betriebe typischerweise ins Stolpern geraten. Alles hier gilt für Arbeitgeber in Deutschland.

Was ist die Betriebsprüfung der Rentenversicherung?

Die Betriebsprüfung der Rentenversicherung ist die gesetzlich vorgeschriebene Prüfung, ob ein Arbeitgeber seine Melde- und Beitragspflichten zur Sozialversicherung korrekt erfüllt. Rechtsgrundlage ist § 28p SGB IV.

Laut Gesetz prüfen die Träger der Rentenversicherung, ob Arbeitgeber „ihre Meldepflichten und ihre sonstigen Pflichten nach diesem Gesetzbuch, die im Zusammenhang mit dem Gesamtsozialversicherungsbeitrag stehen, ordnungsgemäß erfüllen“ (§ 28p Abs. 1 Satz 1 SGB IV). Im Fokus stehen also Beiträge und Meldungen, nicht deine Personalarbeit insgesamt. Die Prüfung erstreckt sich laut § 28p Abs. 1 SGB IV aber auch auf die Entgeltunterlagen von Beschäftigten, für die keine Beiträge gezahlt wurden.

Am Ende kann es um bares Geld gehen. Die Rentenversicherung erlässt im Rahmen der Prüfung „Verwaltungsakte zur Versicherungspflicht und Beitragshöhe in der Kranken-, Pflege- und Rentenversicherung sowie nach dem Recht der Arbeitsförderung“ (§ 28p Abs. 1 Satz 5 SGB IV). Stellt der Prüfdienst fest, dass zu wenig gezahlt wurde, kommt eine Nachforderung.

Wer prüft dich und wie oft?

Wer die Betriebsprüfung der Rentenversicherung bei dir durchführt, entscheidet die letzte Ziffer deiner Betriebsnummer. Geprüft wird laut § 28p Abs. 1 SGB IV „mindestens alle vier Jahre“.

Die Zuständigkeit regelt die Deutsche Rentenversicherung so:

• Endziffern 0 bis 4: Deutsche Rentenversicherung Bund
• Endziffern 5 bis 9: der zuständige Regionalträger der Deutschen Rentenversicherung

Vier Jahre sind die Obergrenze, kein fester Rhythmus. Laut § 28p Abs. 1 Satz 2 SGB IV „soll“ die Prüfung in kürzeren Abständen erfolgen, wenn du als Arbeitgeber das verlangst. Laut DRV kann eine Prüfung zum Beispiel auch auf Wunsch des Arbeitgebers, bei Betriebsschließungen oder im Fall einer Insolvenz stattfinden.

Was passiert bei mehreren Betriebsstätten?

Maßgeblich ist der Hauptbetrieb. Die DRV schreibt dazu: „Für die Zuständigkeit innerhalb der Deutschen Rentenversicherung ist grundsätzlich die Endziffer der Betriebsnummer des Hauptbetriebes (= Arbeitgeber, der Entgeltunterlagen selbst führt und Beitragsschuldner ist) bzw. die einer etwaigen Abrechnungsstelle, in der auch die Prüfung stattfinden soll, maßgebend.“

Im Klartext: Hast du eine Filiale mit eigener Betriebsnummer, zählt trotzdem die Nummer des Betriebs, der abrechnet und die Beiträge schuldet. Lässt du über eine Abrechnungsstelle abrechnen, kann es auf deren Nummer ankommen.

Wie kündigt sich eine Betriebsprüfung an?

Die Betriebsprüfung kommt in aller Regel mit Vorlauf. Die schriftliche Ankündigung „soll möglichst einen Monat, sie muss jedoch spätestens 14 Tage vor der Prüfung erfolgen“ (§ 7 Abs. 1 Satz 2 BVV).

Laut DRV meldet sich der Prüfdienst meist schon einige Wochen vorher telefonisch. Danach folgt die schriftliche Ankündigung mit Aktenzeichen, Kontaktdaten, Termin und Prüfungszeitraum.

Zwei Ausnahmen solltest du kennen. Mit deiner Zustimmung kann von der Frist abgewichen werden (§ 7 Abs. 1 Satz 3 BVV). Und in bestimmten Fällen, die § 7 Abs. 1 Satz 4 BVV mit Verweis auf § 98 Abs. 1 Satz 4 SGB X regelt, darf ohne Ankündigung geprüft werden.

Die Prüfer kommen laut DRV während der Arbeitszeit zu dir in den Betrieb. Rechnet dein Steuerbüro oder ein Rechenzentrum die Löhne ab, kann die Prüfung mit deiner Zustimmung auch dort stattfinden.

Was ist die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) – und ist die Teilnahme Pflicht?

Ja. Die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) ist das Verfahren, bei dem du die prüfungsrelevanten Daten aus Entgeltabrechnung und Finanzbuchhaltung elektronisch an die Rentenversicherung übermittelst, damit sie die Prüfung maschinell unterstützen kann. Laut DRV sind „alle Arbeitgeber […] zur Übermittlung der euBP-Daten verpflichtet (§ 28p Abs. 6a SGB IV)“.

Bisher konntest du dich davon befreien lassen. Damit ist bald Schluss. Die DRV schreibt: „Die Befreiung ist für Zeiten bis 31.12.2026 möglich.“ Und weiter: „Für alle Abrechnungsfälle ab 01.01.2027 ist die Übermittlung von euBP-Daten verpflichtend.“

Damit das nicht falsch ankommt: Die Pflicht selbst steht schon im Gesetz. Neu ab dem Jahreswechsel ist nur, dass die Befreiung auf Antrag wegfällt.

Technisch läuft die Übermittlung laut § 28p Abs. 6a SGB IV „elektronisch aus einem nach § 95b systemgeprüften Programm“. Die DRV präzisiert, das gehe „ausschließlich mit einer systemgeprüften Entgeltabrechnungssoftware oder einem systemgeprüften Finanzbuchhaltungssystem“.

Welche Unterlagen fordert der Prüfdienst an?

Der Prüfdienst will Lohnkonten, Beitragsabrechnungen, Verträge und Buchhaltungsunterlagen sehen, dazu die begleitenden Entgeltunterlagen nach § 8 Abs. 2 BVV. Die Grundliste stammt von der DRV, die Ergänzungen aus der Beitragsverfahrensverordnung (BVV).

Die Unterlagen nach § 8 Abs. 2 BVV sind laut Verordnung „in elektronischer Form zu den Entgeltunterlagen zu nehmen“. Die Liste dort ist länger als unsere Tabelle. Dazu gehören zum Beispiel auch die Arbeitserlaubnis und der Nachweis der Elterneigenschaft.

Auch die Form ist geregelt. § 10 Abs. 1 BVV verlangt, dass du die Aufzeichnungen so führst, dass „bei einer Prüfung innerhalb angemessener Zeit ein Überblick über die formelle und sachliche Richtigkeit der Entgeltabrechnung des Arbeitgebers gewährleistet ist“. Die Angaben sind laut derselben Vorschrift „vollständig, richtig, in zeitlicher Folge und geordnet vorzunehmen“.

Wie unterscheidet sich die DRV-Betriebsprüfung von der GoBD-Prüfung des Finanzamts?

Die GoBD sind der Maßstab der Finanzverwaltung für elektronische Buchführung und Aufbewahrung im Steuerrecht, also die Welt, zu der auch die Lohnsteuer-Außenprüfung des Finanzamts gehört. Die DRV-Betriebsprüfung prüft dagegen Sozialversicherungsbeiträge nach § 28p SGB IV. Zwei Prüfbehörden, zwei Rechtsgrundlagen.

Die GoBD stehen in einem Schreiben des Bundesfinanzministeriums, zuletzt geändert am 11.03.2024. Der volle Titel lautet „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Für die Lohnsteuer-Außenprüfung ist laut § 42f Abs. 1 EStG das Betriebsstättenfinanzamt zuständig.

Bei der Rentenversicherung gelten andere Regeln. Was in die Entgeltunterlagen gehört, steht in § 8 BVV. Wie du sie aufbewahrst, regelt § 28f SGB IV, und wie du bei der Prüfung mitwirkst, § 10 BVV.

Ganz getrennt sind die Welten trotzdem nicht. Laut § 10 Abs. 2 BVV bist du verpflichtet, dem Rentenversicherungsprüfer „Bescheide und Prüfberichte der Finanzbehörden vorzulegen“. Wer also im letzten Jahr eine Lohnsteuer-Außenprüfung hatte, legt deren Ergebnis bei der DRV mit auf den Tisch.

Wie bereitest du dich auf die Betriebsprüfung vor?

Gute Vorbereitung auf die Betriebsprüfung der Rentenversicherung heißt: Unterlagen für den Prüfungszeitraum vollständig an einem Ort, Zuständigkeiten mit dem Steuerbüro geklärt, eine Ansprechperson benannt. Fünf Schritte helfen dir dabei.

1. Prüfungszeitraum aus der Ankündigung übernehmen. Er steht im Schreiben der DRV. Daran richtest du alles Weitere aus, nicht an „den letzten paar Jahren“.
2. Aufgabenteilung mit dem Steuerbüro klären. Welche Lohnkonten und Beitragsnachweise liegen dort, welche Verträge und Erklärungen bei dir? Die typischen Abstimmungsfragen haben wir im Artikel dazu gesammelt, wer die Unterlagen verwaltet – dein Betrieb oder das Steuerbüro.
3. Begleitunterlagen nach § 8 Abs. 2 BVV durchgehen. Gerade NachwG-Kopien, Minijob-Erklärungen und Arbeitszeitaufzeichnungen entstehen nicht in der Lohnabrechnung. Deshalb fallen sie leicht durchs Raster. Die Checkliste für deine Entgeltunterlagen 2027 hilft beim Abhaken.
4. Dokumente eindeutig zuordnen. Jedes Dokument sollte erkennbar einer Person und einem Zeitraum zugehören. Die BVV verlangt, dass mehrteilige Entgeltunterlagen „durch ein betriebliches Ordnungsmerkmal zu verbinden“ sind (§ 8 Abs. 1 BVV). Eine feste Namenskonvention, etwa Personalnummer, Dokumentart und Monat, erledigt das nebenbei.
5. Ansprechperson und Raum festlegen. Plane jemanden ein, der Rückfragen beantworten kann und Zugriff auf die Unterlagen hat, denn die Prüfer kommen während der Arbeitszeit. Laut § 10 Abs. 1 BVV musst du auch die nötigen Hilfsmittel bereitstellen, zum Beispiel Bildschirme.

Klingt nach viel, ist aber zum großen Teil einmalige Ordnungsarbeit. Beim nächsten Mal sparst du sie dir.

Einen Prüfungszeitraum mit einem Export bereitstellen

Mit der digitalen Personalakte von Personizer ist jedes Dokument einer Person, einer Kategorie und einem Bezugszeitraum zugeordnet. Für die Betriebsprüfung exportierst du je Person die Dokumente eines Zeitraums auf einmal, statt Ordner einzeln zusammenzusuchen. Wichtig: Die euBP-Daten selbst übermittelt nicht die Personalakte, sondern dein systemgeprüftes Lohnabrechnungs- oder Buchhaltungsprogramm.

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Was sind typische Stolperfallen?

Die folgenden vier Stolperfallen haben eines gemeinsam: Sie betreffen die Ablage, nicht die Abrechnung selbst.

• Unklare Aufgabenteilung mit dem Steuerbüro. Das Steuerbüro rechnet ab, also hat es auch alles? Nicht unbedingt. Erklärungen von Minijobbenden oder die NachwG-Kopie landen nicht automatisch dort. Verantwortlich für vollständige Entgeltunterlagen bleibst laut § 28f Abs. 1 SGB IV du als Arbeitgeber.
• Fehlende Begleitunterlagen nach § 8 BVV. Die Lohnkonten stimmen, aber die Unterlagen zur Versicherungsfreiheit oder der Nachweis der Elterneigenschaft fehlen. Diese Liste aus § 8 Abs. 2 BVV übersieht man leicht, weil die Unterlagen verstreut entstehen: bei Einstellung, bei Statuswechseln, bei Elternzeit.
• Hybride Ablage ohne klare Zuordnung. Ein Teil liegt im Papierordner, ein Teil als PDF im E-Mail-Postfach, ein Teil im Lohnprogramm. Schwierig wird es, wenn niemand sagen kann, welche Fassung gilt und wo das Gegenstück liegt. Die begleitenden Unterlagen nach § 8 Abs. 2 BVV sind ohnehin elektronisch zu führen, die Befreiung davon gibt es laut § 8 Abs. 3 BVV nur „bis zum 31. Dezember 2026″.
• Fehlende Arbeitszeitaufzeichnungen bei Minijobs. Für geringfügig Beschäftigte nach § 8 Abs. 1 SGB IV musst du laut § 17 Abs. 1 MiLoG „Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit“ aufzeichnen. Dasselbe gilt für die Branchen nach § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz. Diese Aufzeichnungen gehören nach § 8 Abs. 2 Nr. 13 BVV zu den Entgeltunterlagen, und wer nur Stundenzettel im Spind hat, steht im Termin schlecht da.

Ein Nebenschauplatz ist die Unterschrift. Ob ein Vertrag oder eine Niederschrift digital unterschrieben werden darf, hängt vom Dokument ab. Die Details klärt der Artikel zum Nachweisgesetz digital.

Was droht bei Beanstandungen?

Findet der Prüfdienst Fehler, folgen in der Regel eine Beanstandung, gegebenenfalls eine Beitragsnachforderung und bei verspäteter Zahlung Säumniszuschläge. Fehlen die Aufzeichnungen oder sind sie unbrauchbar, kann die Rentenversicherung unter Umständen schätzen.

Das Ergebnis erfährst du schriftlich. Laut § 7 Abs. 4 BVV ist es dir „innerhalb von zwei Monaten nach Abschluss der Prüfung mitzuteilen“. Über Prüfbescheid oder Abschlussgespräch sollst du außerdem Hinweise zu beanstandeten Sachverhalten bekommen. Die Mitteilung musst du bis zur nächsten Prüfung aufbewahren.

Richtig unangenehm wird es bei Lücken in der Dokumentation. Kann wegen verletzter Aufzeichnungspflichten die Versicherungs- oder Beitragspflicht nicht festgestellt werden, kann der Träger laut § 28f Abs. 2 SGB IV den Beitrag „von der Summe der vom Arbeitgeber gezahlten Arbeitsentgelte geltend machen“. Lassen sich die Entgelte nicht ermitteln, „hat er diese zu schätzen“. Dagegen anzugehen ist mühsam. Denn genau die Belege, mit denen du widersprechen könntest, fehlen dann.

Nachforderungen bezahlst du nicht einfach irgendwann. Wer Beiträge nicht bis zum Ablauf des Fälligkeitstages zahlt, schuldet nach § 24 SGB IV einen Säumniszuschlag. Wird eine Beitragsforderung per Bescheid für die Vergangenheit festgestellt, entfällt der Säumniszuschlag laut § 24 Abs. 2 SGB IV nur, soweit du glaubhaft machst, dass du „unverschuldet keine Kenntnis von der Zahlungspflicht“ hattest.

Und danach? Laut § 10 Abs. 6 BVV musst du festgestellte Mängel „unverzüglich“ beheben und Vorkehrungen treffen, dass sie sich nicht wiederholen. Der Prüfdienst kann dafür eine Frist setzen und einen Nachweis verlangen.

Häufig gestellte Fragen

Hier findest du Antworten auf die wichtigsten Fragen. Falls du weitere Hilfe benötigst, kontaktiere gerne unseren Support.

Wie oft prüft die Rentenversicherung meinen Betrieb?

Die Deutsche Rentenversicherung prüft Arbeitgeber laut § 28p Abs. 1 SGB IV mindestens alle vier Jahre. Verlangst du es als Arbeitgeber, soll die Prüfung auch in kürzeren Abständen erfolgen. Zusätzlich kann die DRV zum Beispiel bei Betriebsschließung oder Insolvenz prüfen.

Muss ich an der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung (euBP) teilnehmen?

Ja. Laut Deutscher Rentenversicherung sind alle Arbeitgeber nach § 28p Abs. 6a SGB IV zur Übermittlung der euBP-Daten verpflichtet. Eine Befreiung auf Antrag ist laut DRV nur für Zeiten bis 31.12.2026 möglich. Für alle Abrechnungsfälle ab 01.01.2027 ist die Übermittlung verpflichtend, und zwar aus einem systemgeprüften Lohn- oder Buchhaltungsprogramm.

Welche Unterlagen muss ich bei einer Betriebsprüfung vorlegen?

Die DRV nennt unter anderem Lohn- und Gehaltskonten, Beitragsabrechnungen und -nachweise, Arbeits- und Tarifverträge, Unterlagen zur Versicherungsfreiheit, Lohnsteuerprüfberichte, Kassenbücher und Sachkonten. Hinzu kommen die begleitenden Entgeltunterlagen nach § 8 Abs. 2 BVV, etwa die Kopie der Niederschrift nach dem Nachweisgesetz und Arbeitszeitaufzeichnungen nach MiLoG und AEntG.

Was passiert, wenn Unterlagen fehlen oder fehlerhaft sind?

Der Prüfdienst beanstandet die Mängel und fordert zu wenig gezahlte Beiträge nach. Lassen sich Versicherungs- oder Beitragspflicht wegen fehlender Aufzeichnungen nicht feststellen, kann die Rentenversicherung nach § 28f Abs. 2 SGB IV die Beiträge auf Basis der gezahlten Entgelte geltend machen oder die Entgelte schätzen. Auf nachgeforderte Beiträge können Säumniszuschläge nach § 24 SGB IV anfallen. Sie entfallen nur, soweit du glaubhaft machst, dass du unverschuldet keine Kenntnis von der Zahlungspflicht hattest.

Ist die GoBD auch für die Betriebsprüfung der Rentenversicherung relevant?

Nicht als Prüfmaßstab. Die GoBD sind Grundsätze der Finanzverwaltung aus einem Schreiben des Bundesfinanzministeriums und gehören ins Steuerrecht. Die Lohnsteuer-Außenprüfung führt das Finanzamt durch. Die Rentenversicherung prüft nach § 28p SGB IV und der Beitragsverfahrensverordnung. Berührungspunkt: Bescheide und Prüfberichte des Finanzamts musst du der DRV nach § 10 Abs. 2 BVV vorlegen.

Wie kann eine digitale Personalakte die Vorbereitung erleichtern?

Eine digitale Personalakte bündelt Verträge, Erklärungen und Nachweise an einem Ort, statt sie über Ordner und Postfächer zu verteilen. Personizer ist eine modulare HR-Software für kleine und mittlere Unternehmen im DACH-Raum mit Zeiterfassung, Urlaubsplanung, digitaler Personalakte und DATEV-Schnittstelle. In der Personizer-Personalakte ist jedes Dokument einer Person, einer Kategorie und einem Bezugszeitraum zugeordnet, sodass du für die Betriebsprüfung je Person die Dokumente eines Zeitraums auf einmal exportierst. Die euBP-Datenübermittlung selbst läuft weiter über dein systemgeprüftes Abrechnungsprogramm.

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Fazit: Betriebsprüfung ohne Suchaktion

Die Betriebsprüfung der Rentenversicherung ist kein Überraschungsbesuch. In der Regel weißt du mindestens 14 Tage vorher Bescheid, kennst den Prüfungszeitraum und kannst die Liste der Unterlagen vorab abarbeiten. Stressig wird der Termin fast immer wegen der verstreuten Begleitunterlagen und offener Fragen ans Steuerbüro.

Zum Jahreswechsel fällt bei der euBP und bei den elektronischen Entgeltunterlagen die Befreiungsmöglichkeit weg. Wer jetzt mit dem Steuerbüro klärt, wer welche Unterlagen führt, und die Begleitunterlagen nach § 8 BVV einmal sauber zuordnet, geht entspannter in die nächste Prüfung.

KURZ BEANTWORTET

Musst du Arbeitszeiten nach § 17 MiLoG oder § 19 AEntG aufzeichnen, gehören diese Nachweise nach § 8 Abs. 2 Nr. 13 BVV elektronisch zu den Entgeltunterlagen. Eine neue Aufzeichnungspflicht entsteht dadurch nicht. Die BVV regelt nur, wo und in welcher Form die bestehenden Nachweise landen.

„Gehören unsere Stundenzettel jetzt eigentlich auch zu den elektronischen Entgeltunterlagen?“ Für viele Betriebe lautet die Antwort: ja. Arbeitszeitnachweise sind Entgeltunterlagen, wenn du sie nach § 17 MiLoG oder § 19 AEntG führen musst, etwa bei Minijobs im Betrieb oder in Branchen wie Gastronomie, Bau oder Gebäudereinigung. Wir zeigen dir, wen das trifft, was in den Nachweis gehört und wie er sauber in deine digitalen Entgeltunterlagen kommt. Welche Unterlagen sonst noch dazugehören, steht im Überblick: Welche Entgeltunterlagen die BVV insgesamt verlangt.

Was bedeutet § 8 Abs. 2 Nr. 13 BVV konkret?

§ 8 Abs. 2 Nr. 13 BVV ist die Vorschrift, die Arbeitszeitaufzeichnungen nach dem Mindestlohngesetz und dem Arbeitnehmer-Entsendegesetz zu einem Teil der Entgeltunterlagen macht – und zwar in elektronischer Form. Wer nach MiLoG oder AEntG Arbeitszeiten aufzeichnen muss, legt diese Nachweise digital zu den Lohnunterlagen.

Der Wortlaut ist kurz. § 8 Abs. 2 BVV beginnt mit dem Satz: „Folgende Unterlagen sind in elektronischer Form zu den Entgeltunterlagen zu nehmen:“ Unter Nummer 13 steht dann: „die Aufzeichnungen nach § 19 Absatz 1 des Arbeitnehmer-Entsendegesetzes und nach § 17 Absatz 1 des Mindestlohngesetzes“ (§ 8 BVV).

Eine neue Aufzeichnungspflicht schafft die BVV damit nicht. Sie regelt, wo und in welcher Form eine bereits bestehende Pflicht landet. Zeiterfassung trifft Personalakte, wenn man so will.

Zur Einordnung: Die Pflicht zur elektronischen Führung gilt laut RAW Partner (RAW-Aktuell 7/2026) grundsätzlich schon seit dem 01.01.2022 (RAW Partner). Bis zum 31.12.2026 können sich Arbeitgeber auf Antrag beim zuständigen Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung davon befreien lassen (§ 8 Abs. 3 Satz 2 BVV). Wer bisher befreit war, muss bis zum 01.01.2027 umstellen.

Wen betrifft die Aufzeichnungspflicht nach § 17 MiLoG und § 19 AEntG?

Betroffen sind Arbeitgeber, die Minijobber nach § 8 Abs. 1 SGB IV beschäftigen, Arbeitgeber in den elf Wirtschaftsbereichen nach § 2a SchwarzArbG und Arbeitgeber, auf deren Arbeitsverhältnisse vom Zoll kontrollierte Arbeitsbedingungen nach dem AEntG anzuwenden sind. Nicht betroffen sind Minijobs im Privathaushalt nach § 8a SGB IV.

Die Aufzeichnungspflicht nach § 17 MiLoG ist die Pflicht bestimmter Arbeitgeber, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit ihrer Beschäftigten festzuhalten und aufzubewahren. Sie trifft laut § 17 Abs. 1 Satz 1 MiLoG jeden Arbeitgeber, „der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer nach § 8 Absatz 1 des Vierten Buches Sozialgesetzbuch oder in den in § 2a des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes genannten Wirtschaftsbereichen oder Wirtschaftszweigen beschäftigt“ (§ 17 MiLoG).

§ 8 Abs. 1 SGB IV umfasst zwei Formen geringfügiger Beschäftigung: den klassischen Minijob, bei dem das Entgelt regelmäßig die Geringfügigkeitsgrenze nicht übersteigt, und die kurzfristige Beschäftigung, die grundsätzlich auf längstens drei Monate oder 70 Arbeitstage im Kalenderjahr begrenzt ist (§ 8 SGB IV). Auch die Saisonaushilfe, die nur im Sommer kurzfristig einspringt, fällt damit unter die Aufzeichnungspflicht.

Die elf Wirtschaftsbereiche nach § 2a SchwarzArbG

In diesen Bereichen gilt die Aufzeichnungspflicht grundsätzlich für alle Beschäftigten, egal ob Minijob oder nicht (§ 2a SchwarzArbG):

1. Baugewerbe
2. Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe
3. Personenbeförderungsgewerbe
4. Speditions-, Transport- und damit verbundenes Logistikgewerbe einschließlich der plattformbasierten Lieferdienste
5. Schaustellergewerbe
6. Gebäudereinigungsgewerbe
7. Unternehmen, die sich am Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen beteiligen
8. Fleischwirtschaft, mit Ausnahme des Fleischerhandwerks
9. Prostitutionsgewerbe
10. Wach- und Sicherheitsgewerbe
11. Friseur- und Kosmetikgewerbe

Ein Restaurant mit zwölf Festangestellten muss also grundsätzlich für alle zwölf aufzeichnen. Ein Steuerbüro mit zwei Minijobbern nur für die beiden Minijobber.

Ausnahmen regelt die Mindestlohndokumentationspflichtenverordnung (MiLoDokV). Danach gilt die Aufzeichnungspflicht nach § 17 MiLoG nicht für Beschäftigte, deren verstetigtes regelmäßiges Monatsentgelt brutto 4.461 Euro überschreitet. Die Grenze liegt bei 2.974 Euro, wenn der Arbeitgeber dieses Monatsentgelt für die letzten vollen zwölf Monate nachweislich gezahlt hat. Ebenfalls ausgenommen sind im Betrieb arbeitende Ehegatten, eingetragene Lebenspartner, Kinder und Eltern des Arbeitgebers; diese Familienausnahme gilt entsprechend für § 19 AEntG (§ 1 MiLoDokV).

Was genau muss aufgezeichnet werden?

Aufzuzeichnen sind Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit, spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertages nach dem Arbeitstag. Die Aufzeichnungen müssen mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden (§ 17 Abs. 1 Satz 1 MiLoG). § 19 Abs. 1 AEntG regelt das inhaltsgleich und verlangt zusätzlich Angaben zu Zeiten, für die stundenbezogene Zuschläge zu zahlen sind.

Im Einzelnen:

• Beginn der täglichen Arbeitszeit (Uhrzeit)
• Ende der täglichen Arbeitszeit (Uhrzeit)
• Dauer der täglichen Arbeitszeit, gemeint ist die reine Arbeitszeit und nicht nur die Anwesenheit von bis
• Frist: spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages
• Aufbewahrung: mindestens zwei Jahre, „beginnend ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt“ (§ 17 Abs. 1 Satz 1 MiLoG)
• Nur beim AEntG: Soweit stundenbezogene Zuschläge zu gewähren sind, zusätzlich „unter Angabe des jeweiligen Zuschlags Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit, die einen Anspruch auf den Zuschlag begründet“ (§ 19 AEntG)

Warum saubere Nachweise gerade hier zählen, zeigt eine kurze Rechnung. Seit dem 01.01.2026 liegt die Minijob-Verdienstgrenze bei 603 Euro im Monat, der gesetzliche Mindestlohn bei 13,90 Euro pro Stunde (Minijob-Zentrale). 603 Euro geteilt durch 13,90 Euro ergibt rund 43,4 Stunden. Mehr passt bei Mindestlohn regelmäßig nicht in einen Minijob. Ob das eingehalten wird, lässt sich nur anhand sauberer Zeitnachweise prüfen.

Wie unterscheiden sich Arbeitszeitnachweise als Entgeltunterlagen von der allgemeinen Pflicht zur Arbeitszeiterfassung?

Die allgemeine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gilt grundsätzlich für alle Arbeitgeber und Arbeitnehmenden. Die Pflicht nach MiLoG und AEntG kommt für bestimmte Arbeitgeber und Branchen obendrauf. Sie ist spezieller, hat eine eigene Frist und eine eigene Mindest-Aufbewahrung, und nur diese Nachweise zählen nach der BVV zu den Entgeltunterlagen.

Die allgemeine Pflicht geht auf das Bundesarbeitsgericht zurück. Im ersten Leitsatz des Beschlusses vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21) heißt es: „Arbeitgeber sind nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG verpflichtet, Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit der Arbeitnehmer zu erfassen, […]“ (BAG, 1 ABR 22/21). Eine Sieben-Tage-Frist oder eine Zwei-Jahres-Aufbewahrung nennt der Leitsatz nicht. Mehr zum BAG-Beschluss und seinen Folgen: Allgemeine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung nach dem BAG-Beschluss.

Im Klartext: Ein Café mit Minijobbern erfüllt mit einer ordentlichen Zeiterfassung beide Pflichten auf einmal. Es muss aber die strengere Frist einhalten und die Nachweise zusätzlich zu den Entgeltunterlagen nehmen.

Was heißt „elektronisch zu den Entgeltunterlagen nehmen“ praktisch?

Die Aufzeichnungen müssen digital vorliegen und eindeutig der jeweiligen Person und dem Abrechnungszeitraum zugeordnet sein, damit sie bei einer Betriebsprüfung griffbereit sind. Der Ordner mit handschriftlichen Stundenzetteln im Büroschrank reicht dafür nicht mehr aus, sobald keine Befreiung mehr besteht.

Wie „elektronisch“ konkret aussehen soll, regelt § 8 BVV nicht im Detail. Die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft RAW Partner beschreibt die Anforderungen so: Die Unterlagen müssen „digital und zentral gespeichert werden“, jedes Dokument muss „als eigene Datei geführt werden“, und zulässig sind „PDF-Dateien sowie Bilddateien im Format jpeg, bmp, png oder tiff“ (RAW-Aktuell 7/2026). Das ist die Einschätzung einer Fachkanzlei, kein Gesetzestext – als Orientierung aber hilfreich.

So kannst du vorgehen:

1. Prüfen, ob du betroffen bist. Geh die Tabelle oben durch. Beschäftigst du Minijobber im Betrieb oder arbeitest du in einem der elf Bereiche?
2. Erfassung digitalisieren. Am einfachsten ist es, wenn die Zeiten gar nicht erst auf Papier entstehen. Wo noch Papier im Spiel ist, scannst du die Zettel regelmäßig ein.
3. Fristen im Blick behalten. Die sieben Tage gelten pro Arbeitstag, ein wöchentlicher Rhythmus ist deshalb realistischer als ein monatlicher.
4. Zuordnen. Jeder Nachweis gehört zu einer Person und einem Zeitraum, idealerweise passend zum Abrechnungsmonat.
5. Mit dem Lohnbüro abstimmen. Kläre mit deinem Steuerbüro, welche Unterlagen dort liegen und welche bei dir. Mehr dazu im Artikel Entgeltunterlagen und Steuerbüro: Wer verantwortet was?

Das klingt nach wenig. In der Praxis hakt es aber oft an Punkt 3, weil die Zettel erst kurz vor der Lohnabrechnung zusammengesucht werden. Eine Schritt-für-Schritt-Hilfe für alle Unterlagen bietet die Checkliste: Entgeltunterlagen Schritt für Schritt umstellen.

Arbeitszeiten dokumentieren, ohne Zettel einzusammeln

Mit der Personizer-Zeiterfassung starten und stoppen deine Mitarbeitenden ihre Arbeitszeit per Klick, Arbeits- und Pausenzeiten werden automatisch verrechnet. Nachträgliche Änderungen werden dokumentiert, und Arbeitszeitenreports lassen sich direkt ans Lohnbüro oder an DATEV übergeben. Ob deine Prozesse § 17 MiLoG vollständig erfüllen, prüft das Tool nicht für dich – das Zettelsammeln nimmt es dir aber ab.

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Wie unterscheidet sich das vom Arbeitszeitkonto bei Minijobs?

Das Arbeitszeitkonto regelt, wie Arbeitsstunden flexibel verteilt und angespart werden, etwa damit ein Minijobber trotz schwankender Einsätze einen gleichbleibenden Monatslohn bekommt. Die Aufzeichnungspflicht nach § 17 MiLoG regelt dagegen die Dokumentation der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit. Das eine ersetzt das andere nicht.

Zwar hängen beide eng zusammen, denn ein Arbeitszeitkonto speist sich aus genau den erfassten Zeiten. Dennoch erfüllt ein Kontostand von „plus 6 Stunden“ die Aufzeichnungspflicht nicht. Das Gesetz verlangt Beginn, Ende und Dauer für jeden einzelnen Arbeitstag, nicht nur das, was unterm Strich übrig bleibt.

Wie ein Arbeitszeitkonto im Minijob funktioniert und welche Grenzen es gibt, erklärt der Artikel Arbeitszeitkonto und Wertguthaben bei Minijobs.

Was passiert bei fehlenden oder unvollständigen Aufzeichnungen?

Fehlende, unvollständige oder verspätete Aufzeichnungen fallen gleich an zwei Stellen auf: bei der Kontrolle durch den Zoll und bei der Betriebsprüfung der Deutschen Rentenversicherung. Mögliche Folgen sind Beanstandungen, Nachfragen und im schlimmsten Fall eine Schätzung der Beiträge.

Für die Einhaltung des Mindestlohns sind nach § 14 MiLoG die Behörden der Zollverwaltung zuständig (§ 14 MiLoG). Wer eine Aufzeichnung „nicht, nicht richtig, nicht vollständig oder nicht rechtzeitig erstellt oder nicht oder nicht mindestens zwei Jahre aufbewahrt“, handelt nach § 21 Abs. 1 Nr. 8 MiLoG ordnungswidrig (§ 21 MiLoG).

Die Deutsche Rentenversicherung prüft Arbeitgeber nach § 28p Abs. 1 SGB IV „mindestens alle vier Jahre“ (§ 28p SGB IV). Fehlen dabei Entgeltunterlagen und lassen sich deshalb Versicherungspflicht oder Beitragshöhe nicht feststellen, kann der Prüfdienst Beiträge auf Basis der gezahlten Entgeltsumme geltend machen. Lässt sich die Höhe der Arbeitsentgelte nicht ermitteln, wird geschätzt (§ 28f Abs. 2 SGB IV).

Für einen Betrieb mit vielen Minijobbern ist das kein theoretisches Risiko. Denn gerade bei geringfügig Beschäftigten hängt der Status am Verdienst und damit an den Stunden.

Wie eine Betriebsprüfung abläuft und wo die typischen Stolperfallen liegen, liest du im Artikel Betriebsprüfung der Rentenversicherung: Ablauf und Stolperfallen.

Häufig gestellte Fragen

Hier findest du Antworten auf die wichtigsten Fragen. Falls du weitere Hilfe benötigst, kontaktiere gerne unseren Support.

Gilt die Aufzeichnungspflicht nach § 17 MiLoG auch für Minijobs im Privathaushalt?

Nein. § 17 Abs. 1 Satz 3 MiLoG nimmt Beschäftigungsverhältnisse nach § 8a SGB IV ausdrücklich aus. Das sind geringfügige Beschäftigungen, die ausschließlich in Privathaushalten ausgeübt werden, etwa eine Haushaltshilfe bei einer Privatperson. Minijobs in Unternehmen sind dagegen aufzeichnungspflichtig.

Wie lange müssen Arbeitszeitnachweise nach MiLoG aufbewahrt werden?

Mindestens zwei Jahre, beginnend ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt (§ 17 Abs. 1 Satz 1 MiLoG). Die zwei Jahre sind damit eine Untergrenze. Weil die Nachweise nach § 8 Abs. 2 Nr. 13 BVV zu den Entgeltunterlagen gehören, kann außerdem § 28f Abs. 1 SGB IV relevant sein: Entgeltunterlagen sind bis zum Ablauf des Kalenderjahres nach der letzten Betriebsprüfung aufzubewahren. Ob das für deine Zeitnachweise eine längere Frist bedeutet, klärst du mit deinem Steuerbüro.

Bis wann muss die Arbeitszeit dokumentiert sein?

Spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertages nach dem Tag der Arbeitsleistung. Für eine Schicht am Samstag, 10.10.2026, endet die Frist mit Ablauf des 17.10.2026. Das gilt nach § 17 Abs. 1 MiLoG und gleichlautend nach § 19 Abs. 1 AEntG.

Zählt das Arbeitszeitkonto beim Minijob als Aufzeichnung nach § 17 MiLoG?

Nein. Ein Arbeitszeitkonto zeigt, wie viele Stunden angespart oder offen sind. Die Aufzeichnungspflicht verlangt Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit für jeden einzelnen Tag. Beides kann parallel laufen, ersetzt sich aber nicht. Mehr zum Konto im Artikel Arbeitszeitkonto und Wertguthaben bei Minijobs.

Welche Branchen sind nach § 2a SchwarzArbG zusätzlich zur Aufzeichnung verpflichtet?

Elf Bereiche: Baugewerbe, Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe, Personenbeförderung, Spedition, Transport und Logistik (einschließlich plattformbasierter Lieferdienste), Schaustellergewerbe, Gebäudereinigung, Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen, Fleischwirtschaft (ohne Fleischerhandwerk), Prostitutionsgewerbe, Wach- und Sicherheitsgewerbe sowie Friseur- und Kosmetikgewerbe. Dort gilt die Pflicht grundsätzlich für alle Beschäftigten, nicht nur für Minijobber.

Wie können Personizer-Nutzer:innen Beginn, Ende und Dauer automatisch dokumentieren?

In der Personizer-Zeiterfassung starten und stoppen Mitarbeitende ihre Arbeitszeit per Klick, im Browser oder in der mobilen App. Arbeits- und Pausenzeiten werden automatisch verrechnet, Änderungen werden dokumentiert, und Arbeitszeitenreports lassen sich ans Lohnbüro oder an DATEV übergeben. Ob deine Abläufe § 17 MiLoG vollständig erfüllen, etwa bei Fristen und Ablage, musst du trotzdem selbst prüfen oder mit deinem Steuerbüro klären.

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KURZ BEANTWORTET

Seit dem 1. Januar 2025 darfst du die Niederschrift nach § 2 NachwG in Textform abfassen und elektronisch übermitteln, zum Beispiel als PDF per E-Mail. Eine eigenhändige Unterschrift brauchst du dann nicht. Die Kopie der Niederschrift gehört aber nach § 8 Abs. 2 Nr. 6 BVV elektronisch zu den Entgeltunterlagen.

Arbeitsvertrag per E-Mail statt mit Kugelschreiber: Seit dem 1. Januar 2025 ist das beim Nachweisgesetz digital möglich, in vielen Fällen jedenfalls. Für ein paar Branchen bleibt Papier Pflicht. Kündigung und Befristung folgen ohnehin eigenen Regeln. Was man dabei leicht übersieht: Die Kopie der Niederschrift gehört zu den Entgeltunterlagen, und die musst du elektronisch führen. Wir zeigen dir, was in die Niederschrift muss, wann die Textform reicht und wo die Kopie danach hingehört.

Was muss in die Niederschrift nach § 2 NachwG?

Die Niederschrift nach § 2 NachwG ist das Dokument, in dem du als Arbeitgeber die wichtigsten Arbeitsbedingungen festhältst und an die neue Mitarbeiterin oder den neuen Mitarbeiter aushändigst. Dazu gehören unter anderem Namen und Anschriften, Beginn, Arbeitsort, Tätigkeit, Entgelt, Arbeitszeit, Urlaub und das Kündigungsverfahren. Das Gesetz formuliert es so: „In die Niederschrift sind mindestens aufzunehmen:“ – gefolgt von 15 Nummern (§ 2 Abs. 1 Satz 7 NachwG).

Die wichtigsten Pflichtangaben im Überblick

Die Liste aus § 2 Abs. 1 Satz 7 NachwG, leicht gekürzt:

1. Name und Anschrift der Vertragsparteien
2. Beginn des Arbeitsverhältnisses
3. bei Befristung das Enddatum oder die vorhersehbare Dauer
4. Arbeitsort oder der Hinweis, dass an verschiedenen Orten gearbeitet oder der Ort frei gewählt werden kann
5. kurze Beschreibung der Tätigkeit
6. Dauer der Probezeit, sofern vereinbart
7. Zusammensetzung und Höhe des Arbeitsentgelts, inklusive Überstundenvergütung, Zuschläge, Zulagen, Prämien und Sonderzahlungen
8. vereinbarte Arbeitszeit, Ruhepausen und Ruhezeiten, bei Schichtarbeit das Schichtsystem
9. bei Arbeit auf Abruf: unter anderem die Zahl der mindestens zu vergütenden Stunden und der Zeitrahmen
10. Möglichkeit und Voraussetzungen von Überstunden, sofern vereinbart
11. Dauer des jährlichen Erholungsurlaubs
12. ein etwaiger Anspruch auf Fortbildung
13. bei betrieblicher Altersversorgung: Name und Anschrift des Versorgungsträgers
14. das Verfahren bei Kündigung, mindestens das Schriftformerfordernis, die Kündigungsfristen und die Frist für eine Kündigungsschutzklage
15. ein allgemeiner Hinweis auf anwendbare Tarifverträge, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen

Nicht alles muss am ersten Tag vorliegen. Das Gesetz staffelt die Fristen (§ 2 Abs. 1 Satz 9 NachwG): Name/Anschrift, Entgelt und Arbeitszeit spätestens am ersten Tag der Arbeitsleistung, die Nummern 2 bis 6, 9 und 10 spätestens am siebten Kalendertag nach dem vereinbarten Beginn, der Rest spätestens einen Monat nach Beginn.

Wann ein normaler Arbeitsvertrag schon reicht

Eine eigene Niederschrift brauchst du nicht zwingend. Enthält der schriftliche Arbeitsvertrag alle Pflichtangaben, entfällt die gesonderte Nachweispflicht. Im Gesetz steht dazu: „Wenn dem Arbeitnehmer ein schriftlicher Arbeitsvertrag ausgehändigt worden ist, entfällt die Verpflichtung nach den Absätzen 1, 2 und 3, soweit der Vertrag die in den Absätzen 1 bis 4 geforderten Angaben enthält.“ (§ 2 Abs. 5 Satz 1 NachwG). Dasselbe gilt für einen Arbeitsvertrag in Textform, wenn die Bedingungen der Textform erfüllt sind. Den Anspruch auf eine schriftliche Fassung auf Verlangen gibt es dann trotzdem weiter (§ 2 Abs. 5 Satz 2 NachwG).

Im Klartext: Ein vollständiger Arbeitsvertrag übernimmt die Rolle der Niederschrift. Diesen Punkt brauchst du weiter unten noch.

Was bedeutet „Nachweisgesetz digital“ konkret?

Seit dem Bürokratieentlastungsgesetz IV darf die Niederschrift in Textform abgefasst und elektronisch übermittelt werden. Das Gesetz wurde am 23. Oktober 2024 ausgefertigt (BGBl. 2024 I Nr. 323), die Erleichterung beim Nachweisgesetz gilt laut Haufe seit dem 1. Januar 2025. Vorher hieß es: ausdrucken, unterschreiben, auf Papier übergeben.

Textform bedeutet: eine lesbare Erklärung, in der die erklärende Person genannt ist, auf einem dauerhaften Datenträger (§ 126b BGB). Eine eigenhändige Unterschrift ist dafür nicht nötig. Eine PDF-Datei per E-Mail kann das erfüllen.

Die drei Bedingungen für gültige Textform

Ganz ohne Bedingungen geht es nicht. § 2 Abs. 1 Satz 2 NachwG lässt die elektronische Niederschrift zu, „sofern das Dokument für den Arbeitnehmer zugänglich ist, gespeichert und ausgedruckt werden kann und der Arbeitgeber den Arbeitnehmer mit der Übermittlung auffordert, einen Empfangsnachweis zu erteilen“ (§ 2 Abs. 1 Satz 2 NachwG).

In der Praxis heißt das:

• Zugänglich: Die Person muss das Dokument tatsächlich öffnen können. Ein Link auf ein internes Laufwerk, auf das sie vor dem ersten Arbeitstag noch keinen Zugriff hat, ist heikel.
• Speicherbar und ausdruckbar: Ein PDF-Anhang erfüllt das in aller Regel, eine reine Ansicht im Browser ohne Download-Möglichkeit eher nicht.
• Empfangsnachweis anfordern: Bitte gleich mit der Übermittlung ausdrücklich um eine Bestätigung, zum Beispiel per Antwort-Mail.

Auf Verlangen: Anspruch auf schriftliche Fassung

Verlangt die beschäftigte Person eine schriftliche Fassung, musst du die Niederschrift unverzüglich in Schriftform nachreichen. So steht es in § 2 Abs. 1 Satz 3: „Im Fall des Satzes 2 hat der Arbeitgeber auf Verlangen des Arbeitnehmers die Niederschrift unter Hinweis auf den Geltungsbeginn der wesentlichen Vertragsbedingungen unverzüglich in der Form der Sätze 1 und 8 zu erteilen.“ (§ 2 Abs. 1 Satz 3 NachwG).

Die digitale Übermittlung schließt Papier also nicht aus: Wer eine unterschriebene Fassung verlangt, bekommt sie.

Wann gilt die Textform nicht? (Ausnahmen)

Für Beschäftigte in den Branchen, die § 2a Abs. 1 SchwarzArbG aufzählt, bleibt die Schriftform Pflicht. Das regelt § 2 Abs. 1 Satz 6 NachwG: „Die Sätze 2 bis 5 finden keine Anwendung auf Arbeitnehmer, die in einem Wirtschaftsbereich oder Wirtschaftszweig nach § 2a Absatz 1 des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes tätig sind.“ (§ 2 Abs. 1 Satz 6 NachwG). Die Textform-Variante des Arbeitsvertrags aus Abs. 5 Satz 2 ist dort ebenfalls ausgeschlossen (§ 2 Abs. 5 Satz 3 NachwG).

Welche Branchen betroffen sind

Diese Wirtschaftsbereiche nennt § 2a Abs. 1 SchwarzArbG:

Was braucht unabhängig vom NachwG weiterhin Schriftform?

Befristungen und Kündigungen. Beide haben eigene Formvorschriften außerhalb des Nachweisgesetzes, und dort steht weiterhin die Schriftform.

Für Befristungen gilt: „Die Befristung eines Arbeitsvertrages bedarf zu ihrer Wirksamkeit der Schriftform.“ (§ 14 Abs. 4 TzBfG). Bei Kündigungen und Aufhebungsverträgen wird das Gesetz noch deutlicher: „Die Beendigung von Arbeitsverhältnissen durch Kündigung oder Auflösungsvertrag bedürfen zu ihrer Wirksamkeit der Schriftform; die elektronische Form ist ausgeschlossen.“ (§ 623 BGB).

Eine Ausnahme gibt es bei Befristungen: Für eine Vereinbarung, nach der das Arbeitsverhältnis mit Erreichen der Regelaltersgrenze endet, genügt die Textform (§ 41 Abs. 3 SGB VI).

Zwar kann derselbe Vertrag per E-Mail als NachwG-Nachweis in Textform ausreichen. Dennoch erfüllt eine Befristung, die nur per E-Mail vereinbart wird, die Schriftform nicht. Und eine Kündigung per E-Mail ist unwirksam.

Warum die Kopie der Niederschrift trotzdem in die Entgeltunterlagen gehört

Nach § 8 Abs. 2 Nr. 6 BVV ist eine Kopie der Niederschrift nach § 2 NachwG in elektronischer Form zu den Entgeltunterlagen zu nehmen. Beim Thema digitaler Arbeitsvertrag geht diese Verbindung leicht unter.

Entgeltunterlagen sind laut RAW Partner (RAW-Aktuell 7/2026) die Unterlagen, die Arbeitgeber für jeden Beschäftigten für die Beitragsberechnung der Sozialversicherung und die Betriebsprüfung führen. Welche das im Einzelnen sind, regelt die Beitragsverfahrensverordnung (BVV). § 8 Abs. 2 BVV beginnt mit: „Folgende Unterlagen sind in elektronischer Form zu den Entgeltunterlagen zu nehmen:“ Unter Nr. 6 steht: „eine Kopie der Niederschrift nach § 2 des Nachweisgesetzes sowie für Seefahrtbetriebe eine Kopie des Heuervertrages nach § 28 des Seearbeitsgesetzes“ (§ 8 Abs. 2 Nr. 6 BVV).

Neu ist diese Pflicht zur elektronischen Führung nicht. Sie gilt laut RAW Partner grundsätzlich schon seit dem 1. Januar 2022. Mit der Befreiung auf Antrag ist allerdings bald Schluss: Befreien lassen kannst du dich nur „bis zum 31. Dezember 2026″ (§ 8 Abs. 3 Satz 2 BVV). Einen Überblick, welche Entgeltunterlagen 2027 elektronisch vorliegen müssen, findest du in unserem Grundlagenartikel.

Ein Irrtum: „Arbeitsverträge sind ausgenommen“

Beim Thema digitale Personalakte liest man manchmal genau diesen Satz. So stimmt er nicht.

Die BVV verlangt die Kopie der Niederschrift nach § 2 NachwG. Und wie oben gezeigt: Enthält dein Arbeitsvertrag alle Pflichtangaben, ersetzt er die gesonderte Niederschrift (§ 2 Abs. 5 NachwG). Er übernimmt dann genau die Funktion, um die es in Nr. 6 geht. Klammerst du Arbeitsverträge pauschal aus den elektronischen Entgeltunterlagen aus, hast du für Nr. 6 im Zweifel nichts in der Hand.

Arbeitsverträge sind also nicht ausgenommen. Enthält der Vertrag alle Pflichtangaben, ist er selbst die Nr.-6-Unterlage.

Was das für die Praxis heißt

Das klingt nach einem Detail. Bei einer Betriebsprüfung ist es keins. Die Träger der Rentenversicherung prüfen Arbeitgeber „mindestens alle vier Jahre“ (§ 28p Abs. 1 Satz 1 SGB IV), und dann sollte die Kopie auffindbar sein, ohne dass jemand Ordner durchwühlt.

Für die Ablage helfen ein paar Grundregeln:

• Eine Datei pro Dokument. RAW Partner nennt als Anforderung, dass jedes Dokument als eigene Datei geführt wird. Zulässig sind PDF sowie jpeg, bmp, png oder tiff.
• Klar der Person zugeordnet. Die Niederschrift gehört zur jeweiligen Mitarbeiterin, nicht in einen Sammelordner „Verträge 2026″.
• Nachträge nicht vergessen. Ändern sich Arbeitsbedingungen später, entstehen neue Nachweise. Die kommen zusätzlich in die Akte, die alte Fassung wird nicht einfach ersetzt.
• Mit dem Steuerbüro abstimmen. Kläre, welche Unterlagen dort liegen und welche bei dir, und frag ausdrücklich nach den Arbeitsverträgen.

Unsicher, worauf die Prüfer achten? Wir haben zusammengefasst, was die Deutsche Rentenversicherung bei der Betriebsprüfung konkret anfordert.

Kurz-Check: Was gehört in die digitale Personalakte?

Die Niederschrift beziehungsweise der Arbeitsvertrag ist eine von mehreren Unterlagen, die § 8 Abs. 2 BVV aufzählt. Daneben stehen dort zum Beispiel bestimmte Arbeitserlaubnisse beziehungsweise Aufenthaltstitel (Nr. 2), der Nachweis eines Krankenversicherungsschutzes (Nr. 7a), der Nachweis der Elterneigenschaft (Nr. 11) und die Aufzeichnungen nach dem Mindestlohngesetz und dem Arbeitnehmer-Entsendegesetz (Nr. 13) (§ 8 Abs. 2 BVV).

Betroffen sind also die Entgeltunterlagen und die begleitenden Unterlagen nach § 8 BVV, nicht die komplette Personalakte mit Feedbackgesprächen und Weiterbildungszertifikaten.

Ein schneller Selbsttest für deine Ablage:

• Findest du für jede beschäftigte Person die Niederschrift oder den vollständigen Arbeitsvertrag als eigene Datei?
• Sind spätere Vertragsänderungen dabei?
• Weißt du, ob die Unterlagen bei dir oder beim Steuerbüro liegen?

Lautet eine Antwort „Nein“ oder „Weiß nicht“, lohnt sich ein Blick in unsere Schritt-für-Schritt-Checkliste für die Umstellung.

Jede Fassung nachvollziehbar abgelegt

In der Personalakte von Personizer ordnest du jedes Dokument einer Person, einer Kategorie und einem Bezugszeitraum zu. Lädst du einen Vertragsnachtrag hoch, überschreibt er nichts – die frühere Fassung bleibt abrufbar. Ein Protokoll je Akte zeigt, wer wann hochgeladen, exportiert, umbenannt oder gelöscht hat. Für die Betriebsprüfung exportierst du je Person die Dokumente eines Zeitraums auf einmal.

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Häufig gestellte Fragen

Hier findest du Antworten auf die wichtigsten Fragen. Falls du weitere Hilfe benötigst, kontaktiere gerne unseren Support.

Muss die Niederschrift nach dem Nachweisgesetz seit 2025 noch unterschrieben werden?

Nicht zwingend. Seit dem 1. Januar 2025 darf die Niederschrift in Textform abgefasst und elektronisch übermittelt werden, eine eigenhändige Unterschrift ist dann nicht nötig. Voraussetzung nach § 2 Abs. 1 Satz 2 NachwG: Das Dokument ist für die beschäftigte Person zugänglich, kann gespeichert und ausgedruckt werden, und du forderst mit der Übermittlung einen Empfangsnachweis an. In den Branchen nach § 2a Abs. 1 SchwarzArbG bleibt die unterschriebene Papierform Pflicht.

Für welche Beschäftigten gilt die Textform-Erleichterung nicht?

Für Beschäftigte in den Wirtschaftsbereichen nach § 2a Abs. 1 SchwarzArbG, etwa im Bau-, Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe, in Spedition, Transport und Logistik inklusive plattformbasierter Lieferdienste, in der Gebäudereinigung, im Wach- und Sicherheitsgewerbe sowie im Friseur- und Kosmetikgewerbe. Dort muss die Niederschrift weiterhin schriftlich und unterschrieben übergeben werden (§ 2 Abs. 1 Satz 6 NachwG).

Ist eine Kündigung per E-Mail nach dem neuen Nachweisgesetz gültig?

Nein. § 623 BGB verlangt für Kündigungen und Aufhebungsverträge die Schriftform und schließt die elektronische Form ausdrücklich aus. Die Textform-Erleichterung im Nachweisgesetz ändert daran nichts. Auch Befristungen brauchen nach § 14 Abs. 4 TzBfG weiterhin die Schriftform. Ausgenommen sind Vereinbarungen über das Ende des Arbeitsverhältnisses mit Erreichen der Regelaltersgrenze: Für sie genügt nach § 41 Abs. 3 SGB VI die Textform.

Muss ich die Niederschrift separat aufbewahren, wenn ich schon den Arbeitsvertrag archiviert habe?

Nein, eine zusätzliche Niederschrift brauchst du nicht, wenn der Arbeitsvertrag alle Pflichtangaben nach § 2 NachwG enthält (§ 2 Abs. 5 NachwG). Der Vertrag übernimmt dann die Funktion der Niederschrift. § 8 Abs. 2 Nr. 6 BVV nennt zwar wörtlich nur die „Kopie der Niederschrift nach § 2 des Nachweisgesetzes“, in diesem Fall ist das aber praktisch dein Arbeitsvertrag. Lege ihn also digital in der Personalakte der jeweiligen Person ab, zusammen mit späteren Nachträgen.

Was passiert, wenn ich die Niederschrift nicht oder unvollständig aushändige?

Wer eine Pflichtangabe nicht, nicht richtig, nicht vollständig, nicht in der vorgeschriebenen Weise oder nicht rechtzeitig aushändigt, handelt nach § 4 Abs. 1 NachwG ordnungswidrig. Verstöße können also als Ordnungswidrigkeit geahndet werden. Fällt dir eine Lücke auf, reiche die fehlenden Angaben am besten so schnell wie möglich nach.

Wo lege ich die digitale Kopie der Niederschrift am besten ab?

In der digitalen Personalakte der jeweiligen Person, als eigene Datei und dem passenden Zeitraum zugeordnet. So findest du sie bei einer Betriebsprüfung der Deutschen Rentenversicherung schnell wieder. In Personizer ist jedes Dokument einer Person, einer Kategorie und einem Bezugszeitraum zugeordnet, und für die Prüfung exportierst du je Person die Dokumente eines Zeitraums auf einmal.

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Fazit: Digital ja, aber mit Ablage

Den Nachweis der Arbeitsbedingungen darfst du seit 2025 digital übermitteln, außer in den Bereichen nach § 2a SchwarzArbG. Befristung und Kündigung brauchen weiterhin die Schriftform (Ausnahme: Altersgrenzen-Vereinbarungen nach § 41 Abs. 3 SGB VI).

Mit dem Versand der E-Mail ist die Sache aber nicht erledigt. Die Kopie der Niederschrift, bei vollständigem Vertrag also der Arbeitsvertrag selbst, gehört elektronisch zu den Entgeltunterlagen. Wer das jetzt sauber aufsetzt, spart sich bei der nächsten Betriebsprüfung die Suche. Als nächsten Schritt empfehlen wir die Schritt-für-Schritt-Checkliste für die Umstellung.

KURZ BEANTWORTET

Verantwortlich für die Entgeltunterlagen bist du als Arbeitgeber, auch wenn dein Steuerbüro die Lohnabrechnung macht (§ 28f Abs. 1 SGB IV). Die Kanzlei rechnet in deinem Auftrag ab, die Pflicht zur Führung und Aufbewahrung wandert dadurch nicht zu ihr.

„Die Entgeltunterlagen? Die hat doch unser Steuerbüro.“ Für die Lohnabrechnung stimmt das meistens. Für die Pflicht, Entgeltunterlagen zu führen, stimmt es nicht: Die liegt beim Arbeitgeber, auch wenn die Kanzlei jeden Monat abrechnet. Wir zeigen dir, welche Unterlagen typischerweise im Lohnprogramm des Steuerbüros landen, welche bei dir bleiben und mit welchen Fragen ihr die Aufgabenteilung vor dem 1. Januar 2027 sauber klärt.

Was sind Entgeltunterlagen überhaupt?

Entgeltunterlagen sind die Aufzeichnungen, die du als Arbeitgeber für jede beschäftigte Person führen musst, damit sich Sozialversicherungsbeiträge nachvollziehen und prüfen lassen. Dazu gehören die Lohn- und Gehaltsabrechnungen selbst und eine Reihe begleitender Nachweise nach § 8 Abs. 2 BVV.

Die Grundpflicht steht in § 28f Abs. 1 SGB IV: „Der Arbeitgeber hat für jeden Beschäftigten, getrennt nach Kalenderjahren, Entgeltunterlagen im Geltungsbereich dieses Gesetzes in deutscher Sprache zu führen und bis zum Ablauf des auf die letzte Prüfung (§ 28p) folgenden Kalenderjahres geordnet aufzubewahren.“ Was genau hineingehört, regelt die Beitragsverfahrensverordnung (BVV). § 8 BVV arbeitet dabei mit zwei Schichten:

• Absatz 1 zählt Angaben auf, die in den Entgeltunterlagen stehen müssen, etwa Name, Geburtsdatum, Anschrift, Beginn und Ende der Beschäftigung, das Arbeitsentgelt und den Beitragsgruppenschlüssel.
• Absatz 2 listet Unterlagen, die „in elektronischer Form zu den Entgeltunterlagen zu nehmen“ sind. Gemeint sind die sogenannten begleitenden Unterlagen, vom Nachweis der Elterneigenschaft bis zur Kopie der Niederschrift nach dem Nachweisgesetz.

RAW Partner bringt den Unterschied auf den Punkt: Zu unterscheiden sei „zwischen den klassischen Entgeltabrechnungen (monatliche Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Beitragsabrechnungen) und den begleitenden Entgeltunterlagen“. Beides ist elektronisch zu führen. Für die Deutsche Rentenversicherung müssen die Unterlagen „vollständig, richtig und chronologisch geordnet“ sein.

Genau an dieser Zweiteilung entscheidet sich, was beim Steuerbüro liegt und was bei dir. Betroffen ist übrigens nicht die komplette Personalakte, sondern Entgeltunterlagen samt begleitender Unterlagen. Einen Überblick, was ab 2027 für Entgeltunterlagen insgesamt gilt, findest du in unserem Grundlagenartikel.

Wer ist für Entgeltunterlagen verantwortlich, wenn das Steuerbüro abrechnet?

Der Arbeitgeber. § 28f Abs. 1 SGB IV beginnt mit den Worten „Der Arbeitgeber hat …“, und auch § 8 Abs. 1 BVV richtet sich an den Arbeitgeber. Lagerst du die Abrechnung an ein Steuerbüro oder Lohnbüro aus, ändert das am Adressaten der Pflicht nichts. Die Kanzlei arbeitet in deinem Auftrag.

Spannend ist ein Detail aus § 28p Abs. 6 SGB IV: „Zu prüfen sind auch steuerberatende Stellen, Rechenzentren und vergleichbare Einrichtungen, die im Auftrag des Arbeitgebers oder einer von ihm beauftragten Person Löhne und Gehälter abrechnen oder Meldungen erstatten.“ Die Deutsche Rentenversicherung kann sich also auch direkt an dein Steuerbüro wenden. Die Pflicht zur Führung der Entgeltunterlagen aus § 28f Abs. 1 SGB IV wandert dadurch aber nicht zur Kanzlei.

Welche Unterlagen entstehen typischerweise im Lohnprogramm des Steuerbüros?

Im Lohnprogramm deines Steuerbüros entstehen vor allem die Dokumente, die direkt aus der Abrechnung kommen: Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Beitragsabrechnungen und die Daten der Meldungen an die Sozialversicherung. Alles, was eine beschäftigte Person oder eine Behörde liefert, entsteht dort nicht von selbst.

Diese Trennung ist keine Erfindung aus der Praxis. Die BVV zieht sie selbst. In § 8 Abs. 3 Satz 1 BVV heißt es: „Die in Absatz 2 genannten Entgeltunterlagen, soweit sie nicht elektronisch aus der Abrechnung des Arbeitgebers entnommen werden können, sind dem Arbeitgeber von den zuständigen Stellen oder dem Beschäftigten in elektronischer Form zur Verfügung zu stellen.“ Im Klartext: Ein Teil ergibt sich aus der Abrechnung, der Rest muss von außen kommen. Und dieser Rest landet zuerst bei dir.

Die folgende Tabelle ist eine Orientierung, keine Rechtsquelle. Wie es bei deiner Kanzlei konkret aussieht, klärt ihr im Gespräch (Fragen dazu weiter unten).

Beispiel DATEV Personal: was dort landen kann

Rechnet dein Steuerbüro mit DATEV ab, bietet DATEV für Unternehmen mit DATEV Personal ein eigenes Programm an. Auf der DATEV-Produktseite nennt DATEV unter anderem eine „Elektronische, strukturierte Dokumentenablage“ und die „Ablage der Personalunterlagen wie z. B. Arbeitsverträge über die integrierte Personalakte“. Ziel ist laut DATEV, „Ihre Daten und Dokumente für die Lohn- und Gehaltsabrechnung in Zukunft einfach und digital mit Ihrer Kanzlei auszutauschen“.

Ob DATEV Personal die Anforderungen des § 8 BVV erfüllt, steht auf der Seite nicht. Darum geht es hier aber auch nicht. Denn eine Ablage ist nur so vollständig wie das, was jemand hineinlegt. Den Befreiungsantrag einer Minijobberin oder den Nachweis der Elterneigenschaft muss trotzdem jemand einsammeln und ablegen. Ob das in DATEV Personal passiert, in einer anderen Personalakte oder bei der Kanzlei, ist eine Organisationsfrage. Und die solltet ihr aktiv entscheiden, statt sie dem Zufall zu überlassen.

Welche begleitenden Unterlagen nach § 8 Abs. 2 BVV liegen meist bei dir?

Bei dir liegen meist die Nachweise, die nicht aus der Abrechnung entstehen, sondern von Beschäftigten oder Behörden kommen. Das betrifft zum Beispiel die Kopie der NachwG-Niederschrift, Erklärungen von Minijobbenden, den Nachweis der Elterneigenschaft und Aufzeichnungen nach dem Mindestlohngesetz.

Die Liste in § 8 Abs. 2 BVV ist lang (Nr. 1 bis 20, einige davon weggefallen). Hier eine Auswahl. Auch diese Tabelle ist eine Orientierung, keine Rechtsquelle:

Nr. 4a betrifft Minijobs. Nach § 6 Abs. 1b SGB VI werden Personen mit geringfügig entlohnter Beschäftigung „auf Antrag von der Versicherungspflicht befreit“. Dieser Antrag kommt von der beschäftigten Person zu dir, nicht zur Kanzlei.

An Nr. 13 treffen Zeiterfassung und Entgeltunterlagen aufeinander. Wer Minijobbende beschäftigt oder in einer der Branchen nach dem Mindestlohngesetz mit Aufzeichnungspflicht arbeitet, sollte das im Blick haben. Mehr dazu im Artikel über Arbeitszeitnachweise als Entgeltunterlagen.

Checkliste: Diese Fragen solltest du mit deinem Steuerbüro klären

Mit diesen sechs Fragen zurrt ihr die Aufgabenteilung mit deinem Steuerbüro oder Lohnbüro fest:

1. Was liegt bei euch schon elektronisch vor? Nur die Abrechnungen und Meldedaten oder auch begleitende Unterlagen nach § 8 Abs. 2 BVV?
2. Wer lädt was hoch? Konkret: NachwG-Niederschrift bzw. Arbeitsvertrag, Befreiungsanträge der Minijobbenden, Kindernachweise. Die Kanzlei oder ihr selbst?
3. In welchem Format soll die Zulieferung kommen? RAW Partner nennt als zulässig PDF sowie Bilddateien „im Format jpeg, bmp, png oder tiff“, jedes Dokument als eigene Datei. Laut Haufe sollte die Datei einen „sprechenden Namen“ tragen. Hat die Kanzlei eine eigene Benennungslogik? Fragt nach.
4. Wie läuft eine Betriebsprüfung, wenn Unterlagen an zwei Stellen liegen? Wer stellt was bereit, und wie schnell?
5. Wer meldet Änderungen? Neue Kinder, ein beendeter Minijob nebenan, ein neuer Aufenthaltstitel: Das erfährst du zuerst, nicht die Kanzlei.
6. Was passiert mit Altbeständen? Waren Teile bisher auf Papier, weil eine Befreiung nach § 8 Abs. 3 BVV galt? Dann braucht ihr einen Plan bis Ende 2026.

Klingt nach Bürokratie, keine Frage. Ein einstündiges Gespräch erspart dir aber die Suche, wenn der Prüfdienst sich ankündigt. Eine ausführlichere Checkliste Entgeltunterlagen 2027 zum Download haben wir separat zusammengestellt. Wie eine Prüfung abläuft, liest du im Artikel zu den Stolperfallen bei der Betriebsprüfung.

Was passiert, wenn Unterlagen fehlen oder nicht elektronisch vorliegen?

Fehlende oder unvollständige Entgeltunterlagen fallen in der Regel bei der Betriebsprüfung der Deutschen Rentenversicherung auf. Die prüft nach § 28p Abs. 1 SGB IV „mindestens alle vier Jahre“. Lassen sich dann Versicherungspflicht oder Beitragshöhe nicht feststellen, kann es teuer werden.

§ 28f Abs. 2 SGB IV regelt das so: „Hat ein Arbeitgeber die Aufzeichnungspflicht nicht ordnungsgemäß erfüllt und können dadurch die Versicherungs- oder Beitragspflicht oder die Beitragshöhe nicht festgestellt werden, kann der prüfende Träger der Rentenversicherung den Beitrag in der Kranken-, Pflege- und Rentenversicherung und zur Arbeitsförderung von der Summe der vom Arbeitgeber gezahlten Arbeitsentgelte geltend machen.“ Das gilt nicht, soweit sich ohne unverhältnismäßig großen Verwaltungsaufwand feststellen lässt, dass keine Beiträge zu zahlen waren oder wem das Entgelt zuzuordnen ist. Lässt sich die Höhe der Arbeitsentgelte nicht oder nur mit unverhältnismäßig großem Aufwand ermitteln, muss der Träger sie schätzen. Mögliche Folge sind Beitragsnachforderungen.

Ob es so weit kommt, hängt vom Einzelfall ab. Fehlt in unserem Café-Beispiel etwa die Erklärung einer Minijobberin über weitere Beschäftigungen, lässt sich im Zweifel schwerer belegen, dass die Beschäftigung zu Recht als Minijob abgerechnet wurde. Wie die Pflichten insgesamt zusammenhängen, steht im Grundlagenartikel zur digitalen Personalakte und den Pflichten ab 2027.

Wie Personizer die Lücke zwischen Steuerbüro und Personalakte schließt

Personizer ist eine modulare HR-Software für kleine und mittlere Unternehmen im DACH-Raum mit Zeiterfassung, Urlaubsplanung, digitaler Personalakte und DATEV-Schnittstelle. Für die Aufgabenteilung mit dem Steuerbüro heißt das vor allem eins: Die Abrechnung bleibt, wo sie ist, und die begleitenden Unterlagen bekommen bei dir einen festen Platz.

Die Brücke zur Kanzlei ist die DATEV-Schnittstelle von Personizer. Sie überträgt laut Personizer unter anderem Mitarbeiterstammdaten und Abwesenheiten, und das Steuerbüro nutzt diese Daten „in DATEV LODAS oder vergleichbaren DATEV-Lohnprogrammen“. Personizer liefert dafür strukturierte Exporte, die die Kanzlei weiterverarbeitet. Auch hier gilt: „Die Vergütung selbst bleibt beim Steuerbüro.“ Die Abrechnung macht weiterhin deine Kanzlei.

In der Personalakte von Personizer legst du die Unterlagen ab, die bei dir entstehen oder ankommen:

• Neue Uploads überschreiben nichts, jede Fassung bleibt abrufbar. Lädt jemand einen aktualisierten Arbeitsvertrag hoch, ist der alte nicht weg.
• Ein Protokoll je Personalakte zeigt, wer wann hochgeladen, exportiert, umbenannt oder gelöscht hat.
• Jedes Dokument ist Person, Kategorie und Bezugszeitraum zugeordnet. Für die Betriebsprüfung exportierst du je Person die Dokumente eines Zeitraums auf einmal.

Was Personizer nicht macht: dir die Abstimmung mit dem Steuerbüro abnehmen. Wer was hochlädt, müsst ihr trotzdem miteinander klären.

Begleitende Unterlagen an einem Ort

Arbeitsverträge, Befreiungsanträge und Kindernachweise landen mit Person, Kategorie und Bezugszeitraum in der digitalen Personalakte. Kommt die Prüfung, exportierst du je Person die Dokumente des angefragten Zeitraums auf einmal.

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Häufig gestellte Fragen

Hier findest du Antworten auf die wichtigsten Fragen. Falls du weitere Hilfe benötigst, kontaktiere gerne unseren Support.

Ist mein Steuerbüro automatisch für alle Entgeltunterlagen verantwortlich?

Nein. Nach § 28f Abs. 1 SGB IV muss der Arbeitgeber die Entgeltunterlagen führen und aufbewahren. Das Steuerbüro rechnet in deinem Auftrag ab und kann nach § 28p Abs. 6 SGB IV selbst geprüft werden. Die Führungspflicht bleibt trotzdem bei dir als Arbeitgeber.

Welche Unterlagen muss ich als Arbeitgeber selbst elektronisch vorhalten, auch wenn ein Steuerbüro abrechnet?

Vor allem die begleitenden Unterlagen nach § 8 Abs. 2 BVV, die nicht aus der Abrechnung entstehen. Typische Beispiele sind die Kopie der NachwG-Niederschrift, Erklärungen von Minijobbenden zu weiteren Beschäftigungen, Befreiungsanträge von der Rentenversicherungspflicht, der Nachweis der Elterneigenschaft und Aufzeichnungen nach § 17 Abs. 1 MiLoG. Welche davon schon bei der Kanzlei liegen, solltet ihr gemeinsam klären.

Zählt der Arbeitsvertrag zu den Entgeltunterlagen?

Oft ja. § 8 Abs. 2 Nr. 6 BVV verlangt eine Kopie der Niederschrift nach § 2 Nachweisgesetz. Nach § 2 Abs. 5 NachwG kann ein ausgehändigter schriftlicher Arbeitsvertrag diese Niederschrift ersetzen, wenn er die geforderten Angaben enthält. Dann gehört die Kopie des Arbeitsvertrags elektronisch zu den Entgeltunterlagen.

Reicht es für § 8 BVV, wenn mein Steuerbüro DATEV nutzt?

Nicht automatisch. Im DATEV-Lohnprogramm der Kanzlei liegen typischerweise die Abrechnungen und Meldedaten. Begleitende Unterlagen wie Kindernachweise oder Erklärungen von Minijobbenden entstehen dort nicht von selbst, sondern müssen nach § 8 Abs. 3 BVV von den Beschäftigten oder zuständigen Stellen geliefert und abgelegt werden. Wer das übernimmt, solltet ihr mit der Kanzlei festlegen.

Kann eine digitale Personalakte wie Personizer die Lücke zwischen Lohnprogramm und begleitenden Unterlagen schließen?

Sie kann den Ablageort für die Unterlagen liefern, die bei dir ankommen. In der Personalakte von Personizer ist jedes Dokument Person, Kategorie und Bezugszeitraum zugeordnet, frühere Fassungen bleiben abrufbar und ein Protokoll zeigt, wer was hochgeladen oder gelöscht hat. Die Abrechnung bleibt beim Steuerbüro, Stammdaten und Abwesenheiten gehen per DATEV-Export an die Kanzlei.

Ersetzt eine Personalakten-Software die Abstimmung mit dem Steuerbüro?

Nein. Software gibt den Unterlagen einen festen Platz, aber sie entscheidet nicht, wer was zuliefert. Welche Dokumente die Kanzlei schon hat, wer neue Nachweise hochlädt und wie ihr bei einer Betriebsprüfung zusammenarbeitet, müsst ihr miteinander vereinbaren.

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KURZ BEANTWORTET

Eine neue Pflicht ab 2027 gibt es nicht. Arbeitgeber in Deutschland müssen bestimmte Entgeltunterlagen nach § 8 BVV schon seit dem 1. Januar 2022 elektronisch führen, nicht die gesamte Personalakte. Am 31. Dezember 2026 endet nur die Möglichkeit, sich beim Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung davon befreien zu lassen.

Wer nach „digitale Personalakte Pflicht 2027″ sucht, liest oft: Ab Januar wird alles digital. Das stimmt so nicht. Die Pflicht, bestimmte Entgeltunterlagen elektronisch zu führen, gilt schon seit dem 1. Januar 2022. Zum Jahreswechsel endet nur die Möglichkeit, sich davon befreien zu lassen. Wir zeigen dir, was das für deinen Betrieb heißt, welche Unterlagen betroffen sind und wo das Steuerbüro ins Spiel kommt.

Digitale Personalakte Pflicht 2027: Was wirklich gilt

Kurz gesagt: Es gibt keine neue Pflicht ab 2027. Bestimmte Entgeltunterlagen müssen schon seit dem 1. Januar 2022 elektronisch vorliegen. Neu ist nur, dass ab dem 1. Januar 2027 keine Befreiung mehr greift.

Die Beitragsverfahrensverordnung (BVV) regelt, wie Arbeitgeber in Deutschland Entgeltunterlagen für die Sozialversicherung führen. Sie gilt also nur für Arbeitgeber in Deutschland. Der zentrale Satz steht in § 8 Abs. 2 BVV: „Folgende Unterlagen sind in elektronischer Form zu den Entgeltunterlagen zu nehmen“. Danach folgt eine Liste, dazu gleich mehr.

Die Deutsche Rentenversicherung (DRV) fasst den Stand so zusammen: Seit dem 1. Januar 2022 müssen begleitende Entgeltunterlagen in elektronischer Form vorliegen. Arbeitgeber können sich auf Antrag beim zuständigen Betriebsprüfdienst bis zum 31. Dezember 2026 davon befreien lassen. Die Grundlage dafür ist § 8 Abs. 3 Satz 2 BVV:

„Bis zum 31. Dezember 2026 kann sich der Arbeitgeber von der Führung elektronischer Unterlagen auf Antrag bei dem für ihn zuständigen Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung nach § 28p des Vierten Buches Sozialgesetzbuch befreien lassen.“

Die Personalakte ist damit übrigens nicht pauschal gemeint. Sie ist ein Werkzeug, in dem du die betroffenen Unterlagen führen kannst. Was eine digitale Personalakte grundsätzlich ausmacht, erklärt unser Grundlagenartikel zur digitalen Personalakte.

Was bedeutet das für Betriebe, die bisher befreit waren?

Für sie ändert sich am meisten. Wer eine Befreiung hat, führt die Unterlagen ab dem 1. Januar 2027 elektronisch, eine Ausnahme gibt es dann nicht mehr. So ordnet es auch die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft RAW Partner in ihrem RAW-Aktuell 7/2026 ein: Auch Arbeitgeber, die bislang befreit waren, sind ab 2027 von der Pflicht betroffen.

Warst du nie befreit, gilt die Pflicht für dich schon seit 2022. Läuft das bei dir noch nicht sauber, ist jetzt ein guter Moment, es nachzuholen.

Welche Unterlagen sind betroffen? § 8 Abs. 2 BVV im Überblick

Betroffen sind zwei Gruppen: die klassischen Entgeltabrechnungen und die begleitenden Entgeltunterlagen, die § 8 Abs. 2 BVV aufzählt. Nicht betroffen ist die Personalakte als Ganzes. Zeugnisse oder Abmahnungen etwa stehen nicht in der Liste.

Diese Unterscheidung trifft RAW Partner (RAW-Aktuell 7/2026). Klassische Entgeltabrechnungen sind dort die monatlichen Lohn- und Gehaltsabrechnungen und die Beitragsabrechnungen. Begleitende Entgeltunterlagen sind ergänzende Dokumente, etwa Mitgliedsbescheinigungen der Krankenkassen oder Nachweise zur Versicherungsfreiheit. Laut RAW Partner sind beide Gruppen elektronisch zu führen, die begleitenden Unterlagen stehen abschließend in § 8 Abs. 2 BVV.

Beispiele aus der Liste in § 8 Abs. 2 BVV

Die Liste reicht von Nr. 1 bis Nr. 20, mit Unterbuchstaben wie 3a oder 7a; einige Nummern sind weggefallen. Eine Auswahl, die in vielen KMU vorkommt:

Nr. 13 überrascht viele. Damit landen Arbeitszeitaufzeichnungen nach dem Mindestlohngesetz in den Entgeltunterlagen. Wie das mit deiner Zeiterfassung zusammenhängt, zeigen wir im Artikel zu MiLoG-Aufzeichnungen und Arbeitszeitnachweisen.

Warum „Arbeitsverträge sind ausgenommen“ so nicht stimmt

Nr. 6 verlangt eine Kopie der Niederschrift nach § 2 Nachweisgesetz (NachwG). In dieser Niederschrift hältst du die wesentlichen Vertragsbedingungen fest. Laut § 2 Abs. 5 Satz 1 NachwG entfällt die gesonderte Niederschrift, „soweit der Vertrag die in den Absätzen 1 bis 4 geforderten Angaben enthält“. Im Klartext: Wenn dein Arbeitsvertrag diese Angaben enthält, übernimmt er die Rolle der Niederschrift. Dann gehört seine Kopie zu den elektronischen Entgeltunterlagen.

Das heißt umgekehrt nicht, dass jede Vertragsergänzung oder jede Nebenabrede automatisch erfasst ist. Bezugspunkt bleibt die Niederschrift nach dem NachwG. Was dabei digital geht und was nicht, steht im Artikel zur Nachweisgesetz-Niederschrift digital.

Welche Dateiformate sind zulässig?

RAW Partner beschreibt die Anforderungen in RAW-Aktuell 7/2026 so:

• Die Unterlagen werden digital und zentral gespeichert.
• Jedes Dokument ist eine eigene Datei. Also kein Sammel-PDF mit allen Nachweisen einer Person.
• Zulässig sind PDF-Dateien sowie Bilddateien im Format jpeg, bmp, png oder tiff.
• Die Dokumente müssen laut RAW Partner transparent, nachvollziehbar und jederzeit überprüfbar sein.

Befreiung bis 31.12.2026: Für wen ist das noch relevant?

Nur für Arbeitgeber, die bereits befreit sind oder bis zum 31. Dezember 2026 einen Antrag beim Prüfdienst der DRV stellen. Ab dem 1. Januar 2027 gibt es keine Befreiung mehr.

Für die meisten Betriebe ist das kein Hebel mehr. Selbst eine jetzt noch beantragte Befreiung würde dir nach § 8 Abs. 3 Satz 2 BVV höchstens bis zum Jahresende Luft verschaffen. Umstellen musst du so oder so. Die Zeit bis dahin ist in der eigenen Ablage besser investiert als in einen Antrag.

Hast du bereits eine Befreiung? Dann ist der 31. Dezember 2026 dein Stichtag. Plane so, dass die Unterlagen ab Januar elektronisch vorliegen.

Was passiert, wenn die Unterlagen nicht elektronisch vorliegen?

Das zeigt sich meist bei der Betriebsprüfung der Deutschen Rentenversicherung. Fehlen prüffähige Unterlagen, kann der Prüfdienst Beiträge auf Basis der gezahlten Entgelte geltend machen oder schätzen. Das bedeutet Mehraufwand und kann zu Beitragsnachforderungen führen.

Die Rentenversicherung prüft Arbeitgeber laut § 28p Abs. 1 SGB IV „mindestens alle vier Jahre“. Wie das Gesetz mit Lücken umgeht, regelt § 28f Abs. 2 SGB IV. Hat ein Arbeitgeber die Aufzeichnungspflicht nicht ordnungsgemäß erfüllt und lassen sich deshalb Versicherungspflicht, Beitragspflicht oder Beitragshöhe nicht feststellen, kann der Prüfdienst den Beitrag von der Summe der gezahlten Arbeitsentgelte geltend machen. Lässt sich die Höhe der Arbeitsentgelte nicht oder nur mit unverhältnismäßig großem Aufwand ermitteln, „hat er diese zu schätzen“ (§ 28f Abs. 2 Satz 3 SGB IV).

Bei einer Schätzung hast du wenig in der Hand: Was richtig gewesen wäre, kannst du in dem Moment ja nicht mehr belegen.

Daneben kennt § 111 Abs. 1 Satz 1 Nr. 3 SGB IV eine Ordnungswidrigkeit, wenn jemand vorsätzlich oder leichtfertig „entgegen § 28f Absatz 1 Satz 1 eine Entgeltunterlage nicht führt oder nicht aufbewahrt“. Wie das im Einzelfall zu bewerten ist, klärst du mit deiner Steuer- oder Rechtsberatung.

Wie eine Prüfung abläuft und woran sie in der Praxis oft hakt, beschreiben wir in den Stolperfallen bei der Betriebsprüfung.

Wer ist zuständig: Arbeitgeber oder Steuerbüro?

Verantwortlich bist du als Arbeitgeber, auch wenn ein Steuer- oder Lohnbüro deine Abrechnung macht. § 28f Abs. 1 Satz 1 SGB IV ist eindeutig: „Der Arbeitgeber hat für jeden Beschäftigten, getrennt nach Kalenderjahren, Entgeltunterlagen im Geltungsbereich dieses Gesetzes in deutscher Sprache zu führen“.

Läuft deine Lohnabrechnung extern, liegt ein Teil der Unterlagen dort. Die Abrechnungen etwa entstehen im Steuerbüro. Anderes landet bei dir auf dem Tisch: der Aufenthaltstitel, die Minijob-Erklärung, der unterschriebene Arbeitsvertrag. Wer hat was? Wer legt was elektronisch ab, und wie kommst du bei einer Prüfung schnell an alles? Das klärt ihr besser vor als während der Prüfung. Was du konkret besprechen solltest, steht im Artikel zur Abstimmung mit dem Steuerbüro.

Was solltest du bis zum Jahreswechsel erledigen?

Vier Schritte für die Umstellung:

1. Bestand aufnehmen. Welche Unterlagen aus § 8 Abs. 2 BVV hast du heute auf Papier? Beim Minijob sind das schnell mehrere Dokumente pro Person.
2. Mit dem Steuerbüro abgleichen. Was liegt dort elektronisch, was bei dir?
3. Ablage festlegen. Ein zentraler Ort, eine Datei pro Dokument, zulässige Formate.
4. Zugriffe regeln. Wer darf welche Unterlagen sehen? Dazu weiter unten mehr.

Klingt überschaubar. Der Teufel steckt im Altbestand. Die ausführliche Schritt-für-Schritt-Checkliste zur Umstellung gibt es auch als PDF zum Abhaken.

Wie lange musst du Personalakten-Dokumente aufbewahren?

Eine einheitliche Frist für „die Personalakte“ gibt es nicht. Sie hängt vom Dokumenttyp ab und reicht von drei Jahren bis zu einer Empfehlung von 30 Jahren.

Die drei Jahre sind keine feste Aktenfrist. Sie leiten sich aus der Verjährung ab: „Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt drei Jahre“ (§ 195 BGB).

Bei Entgeltunterlagen koppelt § 28f Abs. 1 SGB IV die Frist an die Betriebsprüfung: Sie sind „bis zum Ablauf des auf die letzte Prüfung (§ 28p) folgenden Kalenderjahres geordnet aufzubewahren“.

Beispiel: Die DRV prüft deinen Betrieb im Jahr 2026. Die geprüften Entgeltunterlagen bewahrst du dann mindestens bis zum 31. Dezember 2027 auf. Da die nächste Prüfung spätestens nach vier Jahren ansteht, hebst du in der Praxis eher länger auf als zu kurz.

Beim Lohnkonto ist die Sache klar: „Die Lohnkonten sind bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres, das auf die zuletzt eingetragene Lohnzahlung folgt, aufzubewahren“ (§ 41 Abs. 1 EStG). Letzte Lohnzahlung im Dezember 2026? Dann läuft die Frist bis zum 31. Dezember 2032.

Anders die 30 Jahre bei der betrieblichen Altersversorgung. Sie sind eine Empfehlung, keine ausdrückliche Aufbewahrungspflicht, und folgen aus § 18a BetrAVG: „Der Anspruch auf Leistungen aus der betrieblichen Altersversorgung verjährt in 30 Jahren.“

Wer darf auf die digitale Personalakte zugreifen?

Nur wer die Daten für seine Aufgabe braucht. Den Maßstab beschreibt § 26 Abs. 1 BDSG: Beschäftigtendaten dürfen verarbeitet werden, wenn dies für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses „erforderlich ist“. Was darüber hinausgeht, braucht eine eigene Begründung.

In der Praxis heißt das: abgestufte Rechte statt eines gemeinsamen Ordners. Die HR-Leitung sieht mehr als eine Teamleitung. Gehaltsdaten bleiben bei einem kleinen Kreis.

Personalakten geschützt, aber griffbereit

Mit dem Personalakte-Modul von Personizer legst du über Benutzerrollen fest, wer welche Informationen sieht, Gehaltsdaten zum Beispiel nur für ausgewählte Personen. Personizer arbeitet verschlüsselt und speichert die Personaldaten auf ISO-zertifizierten EU-Servern.

Mehr erfahren

Einsichtsrecht der Mitarbeitenden (§ 83 BetrVG)

Beschäftigte dürfen ihre eigene Akte einsehen. § 83 Abs. 1 BetrVG: „Der Arbeitnehmer hat das Recht, in die über ihn geführten Personalakten Einsicht zu nehmen.“ Sie können dazu ein Betriebsratsmitglied hinzuziehen, das über den Inhalt Stillschweigen bewahren muss, sofern es nicht im Einzelfall davon entbunden wird.

Zugriff durch den Betriebsrat – kein Freifahrtschein

Ein eigenes Einsichtsrecht in alle Personalakten lässt sich aus § 83 BetrVG nicht ableiten. Bezogen auf den Betriebsrat regelt die Vorschrift nur, dass Beschäftigte ein Betriebsratsmitglied zu ihrer eigenen Akteneinsicht hinzuziehen können.

Papier oder digital: Was ändert die Pflicht wirklich?

Für die Unterlagen aus § 8 Abs. 2 BVV und die Entgeltabrechnungen führt kein Weg an der elektronischen Form vorbei, spätestens ab 2027 auch nicht mehr für bisher befreite Betriebe. Für den Rest der Personalakte schreibt die BVV keine Form vor. Ob du auch Zeugnisse oder Abmahnungen digital führst, entscheidest du selbst.

Zwei parallele Systeme bedeuten doppelte Pflege. Deshalb kann es sinnvoll sein, gleich die ganze Akte zu digitalisieren, auch wenn das rechtlich nicht vorgeschrieben ist.

Was Personizer in diesem Zusammenhang leistet

Personizer ist eine modulare HR-Software für kleine und mittlere Unternehmen im DACH-Raum mit Zeiterfassung, Urlaubsplanung, digitaler Personalakte und DATEV-Integration. Für die Entgeltunterlagen aus diesem Artikel sind drei Eigenschaften der Personalakte interessant:

Nachvollziehbar statt überschrieben

• Neue Uploads überschreiben nichts, jede Fassung bleibt abrufbar.
• Ein Protokoll je Personalakte zeigt, wer wann hochgeladen, exportiert, umbenannt oder gelöscht hat.
• Jedes Dokument ist Person, Kategorie und Bezugszeitraum zugeordnet. Für die Betriebsprüfung exportierst du je Person die Dokumente eines Zeitraums auf einmal.

KURZ BEANTWORTET

Ab dem 1. September 2026 gewichtet kununu Bewertungen neu. Einträge, die älter als vier Jahre sind, zählen nur noch zu 5 % in den Gesamtscore. Ohne frische Bewertungen kann dein kununu-Score sinken, auch wenn sich an der Arbeitgeberqualität nichts geändert hat.

Seit dem 1. September 2026 rechnet kununu den Arbeitgeber-Score anders aus. Ältere Bewertungen zählen nach Angaben der Plattform weniger als frische. Das heißt für dich: Dein Profil kann schlechter dastehen, ohne dass jemand eine neue negative Bewertung geschrieben hat. Wir zeigen dir, wie der kununu-Score 2026 nach der neuen Berechnung gewichtet wird und was das für dein Profil bedeutet. Dazu ein Rechenbeispiel und vier Schritte, mit denen du deine Arbeitgeberbewertung als KMU wieder selbst in die Hand nimmst.

Was ist der kununu-Score und was ändert sich zum 1. September 2026?

Der kununu-Score ist eine Kennzahl auf einer Skala von 1 bis 5, die die Bewertungen aktueller und ehemaliger Beschäftigter zu einem Gesamtwert für einen Arbeitgeber zusammenfasst. Bis Ende August 2026 zählte dabei jede einzelne Bewertung gleich viel, egal ob sie aus dem letzten Quartal oder aus 2018 stammte. Seit dem 1. September 2026 hängt das Gewicht einer Bewertung an ihrem Alter: je älter, desto weniger zählt sie.

Alte Einträge verschwinden dabei nicht. Sie bleiben laut kununu selbst Bestandteil des Scores, fallen aber viel schwächer ins Gewicht. Das Unternehmensprofil sieht aus wie vorher, die Zahl darüber möglicherweise nicht.

Kununu-Score 2026: die neue Gewichtung im Überblick

Wie stark eine Bewertung in den Score einfließt, hängt seit dem 1. September 2026 an ihrem Alter. Die Staffel sieht so aus:

Quelle: kununu, 28.8.2026.

Der Abstieg ist steiler, als die Tabelle auf den ersten Blick wirken lässt. Eine Bewertung, die heute in der Stufe 2 bis 3 Jahre noch mit 50 Prozent zählt, liegt gut zwei Jahre später bei 5 Prozent. Sie ist damit praktisch nur noch Dekoration im Profil.

Eine zweite Regel geht in den Meldungen leicht unter: Bewertungen von Bewerbenden, die nie im Unternehmen gearbeitet haben, erscheinen zwar weiterhin auf dem Profil, fließen aber nicht in die Score-Berechnung ein. Es zählen ausschließlich Bewertungen von Beschäftigten (Stand 8/2026).

Warum stellt kununu die Berechnung gerade jetzt um?

Kununu begründet die Umstellung damit, dass der Score besser abbilden soll, wie es in einem Unternehmen aktuell aussieht. Matthäus Bognar, Sales Director Account Management bei kununu, nennt die Änderung in einem LinkedIn-Kommentar „eine der größten Veränderungen, die wir bei Kununu seit Langem vorgenommen haben“. Der Score werde dadurch „deutlich repräsentativer“. Nach eigenen Angaben greift kununu damit Rückmeldungen von Arbeitgebern auf, die sich mehr Fokus auf die aktuelle Entwicklung ihrer Arbeitgebermarke gewünscht hatten.

Nachvollziehbar ist das. Eine Bewertung aus 2019 beschreibt ein Unternehmen, das es in dieser Form oft nicht mehr gibt: andere Führungskräfte, anderes Team, andere Prozesse.

Trotzdem bleibt es eine Selbstauskunft. Denn eine Plattform, die von neuen Bewertungen lebt, hat ein eigenes Interesse daran, dass Unternehmen regelmäßig neue sammeln. Beides kann gleichzeitig stimmen, und für dich ändert es am Ergebnis nichts.

Woher kommen eigentlich neue Bewertungen? Meist von Menschen, die gerade gehen oder gerade angekommen sind. Menschen, die sich innerlich längst verabschiedet haben, schreiben selten etwas Wohlwollendes. Woran du diesen stillen Rückzug frühzeitig erkennst, liest du in unserem Artikel zu Quiet Quitting.

Was bedeutet das konkret für dein Unternehmen?

Ein Unternehmen mit vielen guten, aber alten Bewertungen kann jetzt einen sinkenden Score sehen, obwohl keine einzige neue schlechte Bewertung dazugekommen ist. Das Problem dabei: Nach außen wirkt der Rückgang wie ein Qualitätsproblem. Tatsächlich ist es ein Altersproblem der Bewertungshistorie.

Beispiel (fiktiv): Ein Handwerksbetrieb mit 45 Mitarbeitenden hat über die Jahre 20 Bewertungen gesammelt:

Nach alter Rechnung (alle Bewertungen gleich gewichtet): 79,8 Punkte ÷ 20 Bewertungen = 3,99, also gerundet 4,0.

Nach neuer Rechnung: Die Gewichte ergeben zusammen 8,3 statt 20. Die gewichtete Punktsumme liegt bei 29,85. Das ergibt 29,85 ÷ 8,3 = 3,6.

Ergebnis: 0,4 Punkte weniger — ohne eine einzige neue Bewertung. Die sechs ältesten Einträge mit ihrem Schnitt von 4,5, die den Gesamtwert jahrelang oben gehalten haben, tragen zusammen nur noch das Gewicht von 0,3 Bewertungen.

Umgekehrt funktioniert der Mechanismus genauso: Ein Betrieb, der jedes Jahr fünf bis zehn frische Bewertungen bekommt, merkt von der Umstellung wenig. Bei ihm liegt der Großteil des Gewichts in den obersten beiden Stufen.

In 4 Schritten: So kannst du deinen kununu-Score verbessern

Es gibt keinen Knopf, der den Score hebt. Steuern kannst du nur den Nachschub: wie viele aktuelle Bewertungen dein Profil bekommt und woher sie kommen. Vier Ansätze, die auch ohne eigenes Employer-Branding-Team funktionieren:

1. Beschäftigte aktiv um eine Bewertung bitten, auch die, die gerade gehen
2. Das Offboarding als festen Auslöser dafür einbauen
3. Laufend sammeln statt in Wellen
4. An der Ursache arbeiten, nicht am Score

1. Fragen, aber ohne Drehbuch. Viele Beschäftigte kommen von sich aus gar nicht auf die Idee, ihren Arbeitgeber zu bewerten, die zufriedenen erfahrungsgemäß am wenigsten. Eine kurze, ehrliche Bitte im Teammeeting oder im Jahresgespräch reicht oft schon. Vorgegebene Textbausteine oder Anreize für gute Sterne schaden dir dagegen doppelt: Sie klingen nach Schablone, und sie zerstören genau die Glaubwürdigkeit, wegen der Bewerbende solche Profile überhaupt lesen.

2. Das Offboarding als Auslöser nutzen. Das Austrittsgespräch ist der Moment, in dem jemand ohnehin Bilanz zieht. Wenn die Bitte um eine Bewertung fest zur Offboarding-Checkliste gehört, hängt sie nicht mehr daran, ob die Führungskraft gerade daran denkt. Auch wenn jemand im Streit geht, ist die Bitte übrigens fair. Diese Person schreibt vermutlich sowieso eine Bewertung.

Offboarding, das nichts vergisst

In der digitalen Personalakte von Personizer liegen Vertrags-, Eintritts- und Austrittsdaten zentral und rollenbasiert berechtigt an einer Stelle. So siehst du früh, wer wann ausscheidet, und machst aus dem Offboarding einen wiederholbaren Ablauf statt einer Gedächtnisleistung.

Mehr erfahren

3. Regelmäßigkeit schlägt Kampagne. Zehn Bewertungen in einer Woche sehen nicht nur nach Aktion aus, sie altern auch gemeinsam. Vier Jahre später fallen sie alle gleichzeitig auf 5 Prozent Gewicht, und du stehst wieder am Anfang. Ein ruhiger, gleichmäßiger Zufluss ist unter der neuen Staffel mehr wert.

4. Der unbequeme Hebel. Gute neue Bewertungen bekommst du nur, wenn es etwas Gutes zu bewerten gibt. Ein Dienstplan, der nicht erst Freitagabend steht. Ein Onboarding ohne Sprung ins kalte Wasser. Überstunden, die sichtbar ausgeglichen werden statt still zu verfallen. Das sind die Dinge, die im Arbeitsalltag hängen bleiben und später im Bewertungstext auftauchen. Konkrete Ansatzpunkte dafür stehen in unserem Artikel Fluktuation im Einzelhandel senken. Vieles davon lässt sich auf andere Branchen übertragen.

Kannst du eine alte, unfaire kununu-Bewertung löschen lassen?

Selten. Harte, aber ehrlich gemeinte Kritik ist in der Regel keine Rechtsverletzung, sondern eine Meinungsäußerung. Artikel 5 Absatz 1 Satz 1 Grundgesetz formuliert das so:

„Jeder hat das Recht, seine Meinung in Wort, Schrift und Bild frei zu äußern und zu verbreiten und sich aus allgemein zugänglichen Quellen ungehindert zu unterrichten.“

Grenzenlos ist dieses Recht allerdings nicht: Nach Artikel 5 Absatz 2 Grundgesetz findet es seine Schranken unter anderem in den allgemeinen Gesetzen und im Recht der persönlichen Ehre. Anders liegen die Dinge deshalb bei nachweislich falschen Tatsachenbehauptungen, bei Beleidigungen oder bei Einträgen, hinter denen erkennbar kein Kontakt zum Unternehmen steht.

Wo die Grenze im Einzelfall genau verläuft, ist eine juristische Frage und keine, die ein Blogartikel beantworten kann. Wenn dich eine konkrete Bewertung ernsthaft schädigt, hol dir anwaltlichen Rat. Deine Score-Strategie solltest du trotzdem nicht auf Löschungen aufbauen.

Die bessere Nachricht steckt in der neuen Staffel selbst. Eine Bewertung von Anfang 2021, die dich seit Jahren ärgert, zählt seit dem 1. September 2026 nur noch zu 5 Prozent. Zeit erledigt hier mehr als jeder Widerspruch, vorausgesetzt, du sammelst parallel neue Bewertungen, sonst gewichtest du am Ende ein leeres Profil.

Fazit: Employer Branding ist eine Daueraufgabe

Wer erst reagiert, wenn der Score fällt, ist zu spät dran. Die neue Gewichtung macht aus einer Momentaufnahme eine laufende Messung: Was im letzten Jahr passiert ist, zählt voll. Was 2020 war, fast nicht mehr.

Für ein KMU ohne eigenes Employer-Branding-Team ist das eher Chance als Last. Ein Betrieb mit 40 Mitarbeitenden braucht keine Kampagne und kein Budget. Er braucht zwei, drei feste Punkte im Jahr, an denen jemand fragt, und Prozesse, die diese Punkte nicht dem Zufall überlassen.

Häufig gestellte Fragen

Hier findest du Antworten auf die wichtigsten Fragen. Falls du weitere Hilfe benötigst, kontaktiere gerne unseren Support.

Was ist der kununu-Score einfach erklärt?

Der kununu-Score ist eine Kennzahl auf einer Skala von 1 bis 5, die die Bewertungen aktueller und ehemaliger Beschäftigter eines Unternehmens zu einem Gesamtwert zusammenfasst. Er erscheint auf dem Arbeitgeberprofil bei kununu und dient Bewerbenden als schneller Orientierungswert. Seit dem 1. September 2026 zählen jüngere Bewertungen nach Angaben von kununu stärker als ältere.

Ab wann gilt die neue Gewichtung genau?

Die neue Berechnungsmethode gilt seit dem 1. September 2026. Ab diesem Stichtag zählt eine Bewertung laut kununu je nach Alter zu 100 Prozent (bis 1 Jahr), 75 Prozent (1–2 Jahre), 50 Prozent (2–3 Jahre), 25 Prozent (3–4 Jahre) oder 5 Prozent (älter als 4 Jahre). Der Score aktualisiert sich nach Angaben des Unternehmens automatisch.

Sinkt mein kununu-Score automatisch, wenn ich nichts tue?

Er kann sinken, muss es aber nicht. Ausschlaggebend ist, wie deine Bewertungen über die Zeit verteilt sind. Liegen die guten Bewertungen überwiegend mehrere Jahre zurück und die jüngeren fallen schlechter aus, drückt die neue Gewichtung den Wert nach unten. Sind die aktuellen Bewertungen dagegen besser als die alten, kann der Score sogar steigen.

Zählen Bewerber-Bewertungen auch in die neue Berechnung?

Nein. Bewertungen von Bewerbenden, die nie in dem Unternehmen beschäftigt waren, erscheinen zwar auf dem Unternehmensprofil, fließen aber nicht in die Score-Berechnung ein. In den Score gehen ausschließlich Bewertungen von aktuellen und ehemaligen Beschäftigten ein. Weil es sich um eine Detailregel der Plattform handelt, kann sich das künftig ändern.

Wie kann ich als KMU ohne eigenes Employer-Branding-Team gegensteuern?

Am wirksamsten ist ein fester Auslöser statt einer Einmalaktion: Die Bitte um eine Bewertung wird zum festen Punkt im Austrittsgespräch und im Jahresgespräch. Damit das nicht am Gedächtnis einzelner Führungskräfte hängt, gehört der Schritt in einen dokumentierten Prozess, zum Beispiel in die digitale Personalakte, in der Eintritts- und Austrittsdaten ohnehin gepflegt werden. Regelmäßigkeit schlägt jede Kampagne, weil die neue Gewichtung Aktualität belohnt.

Kann ich eine alte, negative kununu-Bewertung löschen lassen?

Nur in engen Ausnahmefällen. Sachliche Kritik und harte Meinungen sind von der Meinungsfreiheit nach Artikel 5 Absatz 1 Satz 1 Grundgesetz gedeckt und bleiben in der Regel bestehen. Anders kann es bei nachweislich falschen Tatsachenbehauptungen, bei Beleidigungen oder bei Einträgen ohne erkennbaren Bezug zum Unternehmen liegen. Die Meinungsfreiheit findet ihre Schranken nach Artikel 5 Absatz 2 Grundgesetz unter anderem im Recht der persönlichen Ehre. Ob das im Einzelfall zutrifft, ist eine juristische Frage. Eine Erfolgsgarantie gibt es nicht. Durch die neue Alters-Gewichtung verliert eine Bewertung, die älter als vier Jahre ist, fast ihr gesamtes Gewicht.

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Inhalt

Wie hoch ist der Krankenstand 2026 wirklich und was zeigen DAK, TK und Barmer?

Der Krankenstand ist im ersten Halbjahr 2026 laut DAK leicht auf 5,3 Prozent gesunken, nach 5,4 Prozent im ersten Halbjahr 2025. Die TK bestätigt den Trend für das erste Quartal 2026 mit 5,55 Prozent gegenüber 5,95 Prozent im Vorjahresquartal. Der Rückgang ist real, aber klein. Und er verdeckt eine deutliche Verschiebung bei den Ursachen.

Kurz zur Einordnung: Der Krankenstand ist der Anteil der an einem durchschnittlichen Tag krankgeschriebenen Beschäftigten an allen Versicherten einer Krankenkasse. Das ist keine Aussage über die Gesamtbevölkerung, sondern über das jeweilige Versichertenkollektiv einer Kasse.

Bei der TK bedeutet das im Schnitt 5,00 Fehltage je versicherter Person im ersten Quartal 2026, nach 5,35 Tagen ein Jahr zuvor. Also weniger Ausfalltage. Aber verteilt auf andere Diagnosen, und genau das ist der Punkt.

Warum sinkt der Krankenstand, obwohl psychische Erkrankungen zunehmen?

Weil sich die Ursachen verschieben, nicht das Gesamtniveau. Erkältungs- und Atemwegserkrankungen gingen 2026 spürbar zurück, laut DAK um 21 Prozent. Psychische Erkrankungen legten dagegen weiter zu, um 9 Prozent, und sind laut DAK im ersten Halbjahr 2026 erstmals die häufigste Ursache für Krankschreibungen. Der Rückgang bei den Atemwegen war schlicht größer als der Anstieg bei der Psyche. Unter dem Strich ein kleines Minus, das die eigentliche Bewegung eher verbirgt.

Diagnosegruppen sind die Kategorien, nach denen Krankenkassen Fehltage ihrer Ursache zuordnen – etwa Atemwege, Muskel-Skelett-System oder psychische Erkrankungen. Die TK-Zahlen zeigen dieselbe Bewegung auf ihrer Datenbasis: Erkältungsdiagnosen fielen im ersten Quartal 2026 auf 1,32 Fehltage je Versicherten (Vorjahr: 1,79), während psychische Diagnosen leicht auf 0,99 Tage stiegen (Vorjahr: 0,92).

(DAK- und TK-Werte stammen aus zwei verschiedenen Versichertenkollektiven und sind nicht 1:1 vergleichbar. Die Richtung ist bei beiden dieselbe.)

Ein Punkt macht die Verschiebung für Arbeitgebende besonders relevant: die Dauer. Die durchschnittliche Krankschreibungsdauer stieg laut DAK leicht von 9,5 auf 9,7 Tage. Und der Barmer-Gesundheitsreport zeigt, warum das mit der Psyche zusammenhängt: Psychische Erkrankungen verursachten 2025 rund 21,9 Prozent aller Fehltage, bei einer durchschnittlichen Falldauer von etwa 40 Tagen. Eine Erkältung ist nach ein paar Tagen überstanden. Eine depressive Episode nicht.

Was bedeutet die Ursachenverschiebung für dein Fehlzeitenmanagement?

Der wachsende Anteil psychisch bedingter Fehlzeiten heißt für KMU vor allem eines: Ergonomie und Hygiene allein reichen nicht mehr. Wer Fehlzeiten senken will, braucht Frühwarnsignale, Gesprächsangebote und ein funktionierendes betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM) – nicht nur Obstkorb und Desinfektionsspender.

Wie stark schon der reine Durchschnitt zuschlägt, macht ein kleines Rechenbeispiel deutlich.

Genau hier liegt der Hebel: früh erkennen, statt spät reagieren. Woran du eine drohende Überlastung im Team ablesen kannst, haben wir in einem eigenen Beitrag gesammelt: 8 Frühwarnsignale für Burnout. Für den Werkzeugkasten der Prävention findest du außerdem 5 konkrete Ansatzpunkte, um Fehlzeiten im Team zu senken. Hier geht es um die aktuellen Zahlen, dort um die Praxis dahinter.

Fehlzeiten früh erkennen, statt hinterherzuräumen

Wenn Krankmeldungen zentral und rechtssicher an einem Ort liegen, siehst du Muster früher, etwa auffällige Häufungen in einem Team. In der digitalen Personalakte von Personizer legst du Krankmeldungen und Dokumente sauber ab, statt sie aus E-Mails und Zetteln zusammenzusuchen.

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Wie reagiert die Politik auf die steigenden psychischen Fehlzeiten?

Die Bundesregierung reagiert 2026 mit zwei sehr unterschiedlichen Instrumenten: einem bereits beschlossenen neuen Recht (Teilkrankschreibung ab 2027) und einer noch offenen, teils zurückgenommenen Debatte um strengere Nachweispflichten (Attestpflicht ab dem ersten Tag). Beide werden hier bewusst getrennt behandelt.

Nur eines von beiden ist aktuell tatsächlich Gesetz.

Teilkrankschreibung ab 2027 – das ist bereits beschlossenes Recht

Der Bundestag hat das GKV-Beitragssatzstabilisierungsgesetz am 10. Juli 2026 mit 319 zu 286 Stimmen bei 4 Enthaltungen beschlossen. Der Bundesrat hat es am selben Tag als Einspruchsgesetz behandelt und keinen Antrag auf Einberufung des Vermittlungsausschusses gestellt – das Gesetz war damit durch. Ab 2027 kommt darüber die Teilarbeitsfähigkeit als neue Option ins Spiel.

Teilarbeitsunfähigkeit bedeutet, dass jemand während einer fortbestehenden Erkrankung nur einen Teil der regulären Arbeitszeit arbeitet – statt wie bisher entweder voll arbeitsfähig oder voll krankgeschrieben zu sein. Laut Bundestag und Bundesgesundheitsministerium können Ärztinnen und Ärzte künftig drei Stufen feststellen: 25, 50 oder 75 Prozent, mit entsprechenden Auswirkungen auf das Krankengeld. Das Bundesgesundheitsministerium hält fest, dass eine Teilarbeitsfähigkeit „nur in medizinisch geeigneten Fällen“ festgestellt werden kann und „nur dann, wenn der Versicherte und der Arbeitgeber ihre Zustimmung erteilt haben“. Die Einzelheiten soll der Gemeinsame Bundesausschuss (G-BA) noch festlegen.

Für die betriebliche Praxis ist ein Detail interessant, das noch nicht in den amtlichen Quellen steht, sondern in der Fachpresse: Laut Personalwirtschaft prüft der Arbeitgeber „innerhalb von sieben Kalendertagen“, ob der konkrete Arbeitsplatz für eine eingeschränkte Tätigkeit geeignet ist. Reagiert er nicht, gilt der Arbeitsplatz automatisch als geeignet. Weil viele Ausführungsdetails erst über den G-BA kommen, lohnt sich frühzeitige Vorbereitung. Worauf du dich einstellen solltest:

• Meldeprozesse für Arbeitsunfähigkeit um die neue Teil-AU erweitern
• Payroll- beziehungsweise Entgeltabrechnung auf die Abstufung 25/50/75 Prozent vorbereiten
• Einen klaren Ablauf für die Prüfung der Arbeitsplatzeignung festlegen, damit die Frist nicht verstreicht
• Die Zustimmung von Beschäftigten und Betrieb sauber dokumentieren

Attestpflicht ab dem ersten Tag – Debatte, kein Gesetz

Der Koalitionsausschuss von Union und SPD hat am 2. Juli 2026 im Papier „Ein Programm für Aufschwung und Beschäftigung“ angekündigt, die Attestpflicht auf den ersten Krankheitstag vorzuziehen und die telefonische Krankschreibung abzuschaffen. Nach Kritik aus Ärzteschaft und Wirtschaft ruderte die Politik allerdings schnell zurück. Stand 27. Juli 2026 gibt es dafür weder einen Referentenentwurf noch ein beschlossenes Gesetz. Es ist ein politisches Vorhaben, kein geltendes Recht.

Wie stark die Ankündigung schon relativiert wurde, zeigt der Human Resources Manager: Danach präzisierte Bundeskanzler Friedrich Merz in der Sendung „Maybrit Illner“, man müsse „nicht am ersten Tag in die Arztpraxis“, und eine Attestpflicht ab Tag eins solle „abdingbar“ sein. SPD-Spitze und Gesundheitsministerium betonten laut demselben Bericht Umsetzungsspielräume. Übersetzt: viel Ankündigung, wenig Festgelegtes.

Wie die bestehende 3-Tage-Regel und der eAU-Abruf im Detail funktionieren, liest du in unserem Beitrag zur Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung: Alles zur bestehenden 3-Tage-Regel und zum eAU-Abruf.

Was gilt für Arbeitgebende schon heute – und was erst ab 2027?

Heute gilt die reguläre Attestpflicht nach § 5 EFZG, samt deinem Recht, das Attest früher zu verlangen. Ab 2027 kommt die Teilkrankschreibung als neue, freiwillige Option hinzu. Eine Attestpflicht ab dem ersten Tag für alle gibt es dagegen nicht – Stand 27. Juli 2026 ist sie reine Debatte.

Ein Teil der Umstellung ab 2027 ist reine Fleißarbeit: melden, dokumentieren, in der Abrechnung abbilden. Personizer ist eine modulare HR-Software für kleine und mittlere Unternehmen in der DACH-Region – unter anderem für Zeiterfassung, Urlaubsplanung, digitale Personalakte und DATEV-Integration. Solche Prozesse rund um Krankmeldungen und künftig auch Teilkrankschreibungen lassen sich damit an einem Ort bündeln, statt über mehrere Tools und Papierablagen verteilt.

Krankmeldungen zentral dokumentieren

Ob klassische Krankschreibung oder ab 2027 die neue Teil-AU: Wenn Meldungen, Zustimmungen und Fristen an einem Ort liegen, verlierst du den Überblick nicht. Die digitale Personalakte von Personizer legt Krankmeldungen und Dokumente rechtssicher ab.

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Fazit

Der Krankenstand 2026 ist leicht gesunken – aber das ist nicht die eigentliche Nachricht. Die eigentliche Nachricht ist die Verschiebung: weg von kurzen Atemwegsinfekten, hin zu psychischen Erkrankungen als häufigster und im Schnitt längster Fehlzeitenursache. Für KMU verschiebt das den Schwerpunkt von reiner Krankheitsprävention zu Frühwarnung, Gesprächen und BEM.

Bei der Politik lohnt der genaue Unterschied: Die Teilkrankschreibung ab 2027 ist beschlossen und will vorbereitet sein, die Attestpflicht ab Tag 1 ist es nicht. Ein konkreter nächster Schritt für dich: einmal die eigene Fehlzeiten-Auswertung durchgehen. Wo häufen sich Ausfälle, und sind eure Melde- und Abrechnungsprozesse fit für die Teil-AU ab 2027?

Häufig gestellte Fragen

Hier findest du Antworten auf die wichtigsten Fragen. Falls du weitere Hilfe benötigst, kontaktiere gerne unseren Support.

Wie hoch ist der Krankenstand 2026 im Vergleich zu 2025?

Der Krankenstand ist laut DAK im ersten Halbjahr 2026 leicht auf 5,3 Prozent gesunken, nach 5,4 Prozent im Vorjahreszeitraum. Die TK meldet für das erste Quartal 2026 5,55 Prozent gegenüber 5,95 Prozent im ersten Quartal 2025. Beide Werte beziehen sich auf das jeweilige Versichertenkollektiv der Kasse, nicht auf die Gesamtbevölkerung.

Warum sind psychische Erkrankungen jetzt die häufigste Ursache für Fehltage?

Weil sich die Gewichte verschoben haben: Atemwegserkrankungen gingen 2026 laut DAK um 21 Prozent zurück, während psychische Erkrankungen um 9 Prozent zunahmen und damit erstmals an der Spitze stehen. Sie verursachen zwar weniger einzelne Krankmeldungen, dauern laut Barmer aber im Schnitt rund 40 Tage pro Fall – deutlich länger als eine Erkältung.

Was ändert sich ab 2027 durch die Teilkrankschreibung?

Ab 2027 können Beschäftigte bei einer fortbestehenden Erkrankung mit ärztlicher Feststellung und Zustimmung des Arbeitgebers zu 25, 50 oder 75 Prozent arbeiten, statt voll krankgeschrieben zu sein. Das ist für beide Seiten freiwillig. Meldedaten und Zustimmungen dazu lassen sich in einer digitalen Personalakte sauber dokumentieren.

Muss ich als Arbeitgeber ab dem ersten Krankheitstag ein Attest verlangen?

Nein. Eine allgemeine Attestpflicht ab Tag 1 ist Stand 27. Juli 2026 nur ein politisches Vorhaben, kein Gesetz. Du darfst ein Attest aber schon heute freiwillig früher verlangen – § 5 Abs. 1 EFZG erlaubt das ausdrücklich, ohne dass du es begründen musst.

Ist die Attestpflicht ab Tag 1 schon beschlossen?

Nein. Sie wurde am 2. Juli 2026 vom Koalitionsausschuss angekündigt, ist aber seither politisch relativiert worden und liegt weder als Referentenentwurf noch als Gesetz vor. Anders als die Teilkrankschreibung, die tatsächlich beschlossen ist, bleibt sie vorerst Debatte.

Wie können KMU dem steigenden psychischen Krankenstand vorbeugen?

Wirksam sind vor allem Frühwarnung und Gespräche: Überlastung früh erkennen, das BEM konsequent nutzen und Fehlzeiten systematisch auswerten, um Muster zu sehen. Eine HR-Software kann diese Auswertung erleichtern, ersetzt aber kein Gespräch. Konkrete Anzeichen findest du in unserem Beitrag zu den 8 Frühwarnsignalen für Burnout.

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KURZ BEANTWORTET

Die DATEV-Schnittstelle von Personizer überträgt Mitarbeiterstammdaten, Abwesenheiten und den eAU-Abruf automatisiert an DATEV, ohne manuelle Doppeleingabe. Personizer ist kein natives DATEV-Addon, sondern liefert strukturierte Exporte, die das Steuerbüro direkt in DATEV LODAS oder vergleichbaren Lohnprogrammen weiterverarbeitet. Die Vergütung selbst bleibt beim Steuerbüro.

Monatsende. Die Lohnabrechnung steht und und irgendwo zwischen Excel-Tabellen, E-Mail Anfragen und handgefertigten Stundenzetteln sucht dein Team die richtigen Zahlen. Das Gute? Das geht auch anders. Mit Personizer pflegst du Mitarbeiterstrukturen und überträgst Abwesenheiten direkt an DATEV, ohne Umwege und manuelle Doppeleingaben.

Die DATEV-Schnittstelle und warum sie für KMU so wichtig ist

DATEV ist die führende Software für Steuerberater und Buchhalter in Deutschland. Viele kleine und mittelständische Unternehmen arbeiten mit Steuerbüros zusammen, die DATEV bereits nutzen.
Eine DATEV-Schnittstelle ist eine digitale Verbindung zwischen deiner HR-Software und DATEV.
Diese Schnittstelle überträgt folgende Daten automatisiert, ganz ohne manuelle Eingabe:

• Mitarbeiterstammdaten
• Abwesenheiten
• eAU-Abruf

Ohne eine digitale Zeiterfassung bedeutet das: Stammdaten manuell einpflegen, Abwesenheiten per E-Mail kommunizieren, Korrekturen nachschicken. Zeit, die deutlich wertvoller investiert werden darf.

Das Problem, wenn HR und Lohnabrechnung nicht zusammenpassen

Ohne strukturierte digitale Lösung entstehen typische Probleme:

• Stammdaten werden manuell doppelt gepflegt, in der HR-Software und in DATEV
• Abwesenheiten per E-Mail oder Zuruf weitergegeben
• Fehler schleichen sich ein, weil Daten nicht synchron sind
• DSGVO-Risiken durch unsichere Datenweitergabe

Die Schnittstelle zu DATEV schafft hier klare Abhilfe: Daten werden einmal in Personizer gepflegt und von dort direkt an DATEV übermittelt. Pünktlich, vollständig und nachvollziehbar.

Von der Zeiterfassung direkt zum DATEV-Export

Personizer bündelt alle relevanten HR-Daten an einem Ort. So wird die monatliche Übergabe ans Steuerbüro zur Routine, ganz ohne Papierkram.

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So funktioniert der DATEV-Export mit Personizer Schritt für Schritt

Personizer übernimmt in diesem Prozess den HR-Teil: Mitarbeiterdaten werden strukturiert abgelegt und Abwesenheiten zentral verwaltet
Die so gesammelten Daten lassen sich am Monatsende in einem Format exportieren ,das dein Steuerbüro direkt in DATEV weiterverarbeiten kann.

Schritt 1: Mitarbeiterstammdaten pflegen
Lege neue Mitarbeiter in Personizer an oder aktualisiere bestehende Profile. Persönliche Daten, Sozialversicherungsinfos und mehr. Alle Daten werden automatisch in DATEV exportiert.

Schritt 2: Abwesenheiten eintragen
Urlaubsanträge, Elternzeiten und weitere Abwesenheiten werden direkt in Personizer erfasst und über die Schnittstelle an DATEV übermittelt. Dein Steuerbüro hat damit stets aktuelle und korrekte Informationen.

Schritt 3: eAU-Abruf
Krankheitsmeldungen lassen sich über die Schnittstelle direkt als elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) abrufen. Ohne manuelles Nachfragen beim Mitarbeiter.

Die Digitale Personalakte als Datenbasis hinter dem DATEV-Export

Dein Steuerbüro braucht für eine saubere, digitale Lohnabrechnung neben den erbrachten Stunden auch korrekte Stammdaten: Vertragsdetails, Steuerklasse und Einsatzbereiche. Genau dafür gibt es die Digitale Personalakte.
Das Steuerbüro nutzt diese Daten dann auf seiner Seite in DATEV LODAS oder vergleichbaren DATEV-Lohnprogrammen.

Alle relevanten Mitarbeiterdaten an einem Ort, mit klaren Zugriffsrechten. Damit nicht jeder alles sieht, aber alle das Richtige finden. DSGVO-konform, ohne Dokumente in E-Mail-Verläufen oder ungeschützten Ordnern.

Fazit: Weniger Reibung zwischen HR und Buchhaltung

Die Übergabe ans Steuerbüro muss kein monatlicher Aufwand sein. Wenn Stammdaten und Abwesenheiten zentral in Personizer verwaltet und direkt an DATEV übertragen werden, wird der Prozess zur Routine und nicht zur Herausforderung.

Personizer schafft genau diese Grundlage: strukturierte Daten, transparente Prozesse und eine saubere DATEV-Übertragung. So bleibt mehr Zeit für das, was wirklich zählt.

Häufig gestellte Fragen

Hier findest du Antworten auf die wichtigsten Fragen. Falls du weitere Hilfe benötigst, kontaktiere gerne unseren Support.

Was übergibt der DATEV-Export von Personizer genau?

Der Export umfasst Arbeitsstunden, Überstunden, Urlaubstage und Fehlzeiten. Alle relevanten Zeitdaten für die Lohnabrechnung. Die Vergütung bliebt direkt beim Steuerberater und wird seperat gepflegt.

Wie funktioniert die DATEV-Integration technisch?

Personizer ist kein natives DATEV-Addon, aber die erfassten Zeitdaten lassen sich strukturiert exportieren und problemlos von deinem Steuerbüro in DATEV weiterverarbeiten. Der Export ist so strukturiert, dass das Steuerbüro die Daten direkt nutzen kann.

Wie sicher sind Mitarbeiterdaten in einer digitalen Personalakte?

Personizer verarbeitet alle Daten DSGVO-konform. Zugriffsrechte lassen sich steuern. So sieht jede Person nur das, was sie sehen darf. Keine Excel-Dateien mit offenen Zugängen.

Hast du weitere Fragen?

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Digitalisiere dein Team

Mit Personizer machst du Skills, Lernziele und Entwicklungsstände im Team sichtbar – zentral dokumentiert und jederzeit aktuell.

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KURZ BEANTWORTET

Eine digitale Personalakte ist ein elektronisches Ablagesystem für alle Dokumente eines Arbeitsverhältnisses, vom Arbeitsvertrag bis zur Gehaltshistorie. Eine gesetzliche Vorgabe zur Struktur gibt es nicht. Für bestimmte entgelt- und sozialversicherungsrelevante Unterlagen gilt ab dem 1. Januar 2027 eine elektronische Pflicht (§ 8 Abs. 2 BVV). Die Einführung lässt sich in fünf Schritten ohne IT-Projekt umsetzen.

Ein neuer Arbeitsvertrag liegt beim Steuerberater, die Krankmeldung im Mailpostfach, das letzte Zeugnis irgendwo im Ordner „Personal_alt_final“. Wenn dir das bekannt vorkommt, arbeitest du wahrscheinlich noch mit verstreuten Unterlagen. Eine digitale Personalakte bündelt genau das an einem Ort. Wir zeigen dir, was dahintersteckt, wann sich der Umstieg für ein kleines oder mittleres Unternehmen wirklich lohnt und wie du die Einführung in fünf Schritten hinbekommst – ohne wochenlanges Projekt.

Was ist eine digitale Personalakte?

Eine digitale Personalakte ist ein elektronisches Ablagesystem, das alle Dokumente und Daten eines Arbeitsverhältnisses zentral speichert, vom Arbeitsvertrag über Stammdaten bis zur letzten Gehaltsanpassung. Statt eines Papierordners im abschließbaren Schrank liegt jede Unterlage geordnet, durchsuchbar und von überall abrufbar an einem digitalen Ort.

Der Unterschied zum Papierordner ist mehr als das Format. In der Papierakte suchst du. In der digitalen Akte findest du. Über die Suche, über eine Kategorie oder direkt im Profil der jeweiligen Person. Und du siehst auf einen Blick, was fehlt: kein Vertrag, kein Ende der Probezeit hinterlegt, keine aktuelle Bankverbindung.

Welche Dokumente gehören hinein?

In die Personalakte kommt, was für das Arbeitsverhältnis relevant ist – von der Einstellung bis zum Austritt. In der Praxis sind das vor allem:

• Stammdaten: Name, Anschrift, Bankverbindung, Notfallkontakt
• Vertragsunterlagen: Arbeitsvertrag, Zusatzvereinbarungen, Änderungen
• Entgeltbezogenes: Gehaltsvereinbarungen und der Verlauf über die Jahre
• Nachweise und Bescheinigungen: Zeugnisse, Zertifikate, Weiterbildungsnachweise, AU-Bescheinigungen
• Arbeitszeit und Abwesenheit: Zeitmodell, Urlaubsanspruch, Elternzeit
• Sensibles: Abmahnungen, Kündigungen

Nicht jedes dieser Dokumente unterliegt denselben Regeln. Manche darfst du früh löschen, andere musst du jahrelang aufbewahren, wieder andere gehören besonders geschützt. Wie lange welche Unterlage bleiben muss und welche Zugriffsrechte gelten, hängt am jeweiligen Dokumenttyp. Das sprengt diesen Grundlagenartikel und steht ausführlich im Artikel zur Personalakte-Pflicht ab 2027.

Lohnt sich die Umstellung für dein KMU?

Für die meisten kleinen und mittleren Betriebe: ja, aber nicht wegen eines einzelnen Effekts, sondern weil sich mehrere kleine addieren. Der spürbarste ist die Zeit, die du nicht mehr mit Suchen verbringst.

Neben der Zeitersparnis wiegen drei Dinge schwer:

• Ordnung, die bleibt. Jedes Dokument hat einen festen Platz. Nichts liegt doppelt, nichts verschwindet im falschen Ordner.
• Zugriff von überall. Homeoffice, zweiter Standort, unterwegs beim Termin. Die Akte ist erreichbar, ohne dass jemand den Schlüssel zum Aktenschrank hat.
• Zusammenarbeit ohne Reibung. Geschäftsführung, HR und Buchhaltung greifen auf denselben Stand zu, jeder im Rahmen seiner Rechte.

Denn genau daran scheitert Papier: Sobald zwei Personen dieselbe Akte brauchen, wird es umständlich. Eine digitale Akte kennt dieses Problem nicht.

Ein ehrliches Wort zur Grenze: Die Umstellung selbst kostet einmalig Aufwand. Bestehende Ordner müssen erfasst und einsortiert werden, und die erste Woche fühlt sich ungewohnt an. Wer nur fünf Beschäftigte hat und ohnehin selten in die Akten schaut, spürt den Gewinn später als ein Betrieb mit 40 Leuten und viel Fluktuation. Der Nutzen wächst mit der Zahl der Vorgänge.

Digitale Personalakte einführen: in 5 Schritten

Eine digitale Personalakte einzuführen ist kein IT-Großprojekt. Mit einem klaren Ablauf schaffst du es in überschaubarer Zeit. Diese fünf Schritte haben sich bewährt:

1. Ist-Analyse. Verschaff dir einen Überblick: Welche Unterlagen führst du heute, wo liegen sie, wer pflegt sie? Oft tauchen dabei doppelte oder längst überholte Dokumente auf. Aussortieren, bevor du digitalisierst – nicht danach.

2. Struktur festlegen. Definiere Kategorien, bevor du das erste Dokument hochlädst. Verträge, Nachweise, Entgelt, Abwesenheit: eine einfache, für alle nachvollziehbare Gliederung ist mehr wert als eine perfekte, die keiner versteht.

3. Migration. Jetzt kommen die Dokumente ins System. Fang mit den aktiven Beschäftigten an, alte Akten kannst du nach und nach nachziehen. Ein Tipp aus der Praxis: nicht alles auf einmal einscannen, sondern in Blöcken, sonst zieht sich der Berg endlos.

4. Zugriffsrechte klären. Leg fest, wer was sehen darf. Die Geschäftsführung braucht einen anderen Blick als eine Teamleitung, und Gehaltsdaten gehören in einen engen Kreis. Das ist zunächst eine organisatorische Frage, keine technische.

5. Team mitnehmen. Eine kurze Einweisung reicht meist. Wichtig ist, dass alle wissen, wo künftig was liegt. Sonst entstehen parallel zur digitalen Akte wieder kleine Schattenablagen im Mailpostfach.

Vom Aktenordner zum digitalen Workflow

Mit dem Personalakte-Modul von Personizer startest du ohne Einrichtungsprojekt: Beschäftigte anlegen, Dokumente per Drag & Drop hineinziehen, Kategorien und Rechte vergeben – fertig.

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Sicherheit und Datenschutz: die Grundsätze

Personalakten enthalten sensible Daten, vom Gehalt bis zur Krankmeldung. Deshalb steht und fällt eine digitale Lösung mit drei Grundsätzen: verschlüsselte Speicherung, ein Serverstandort in der EU und ein rollenbasiertes Rechtekonzept, das jedem nur das zeigt, was er für seine Aufgabe braucht.

Rechtlich ist das kein Selbstzweck, sondern folgt aus der DSGVO-Pflicht zum angemessenen Schutz personenbezogener Daten. In der Praxis heißt das: Ein gemeinsamer Ordner, in den alle hineinschauen können, ist keine gute Idee. Abgestufte Rechte sind es.

Die digitale Personalakte von Personizer

Personizer ist eine modulare HR-Software für kleine und mittlere Unternehmen im DACH-Raum mit Zeiterfassung, Urlaubsplanung, digitaler Personalakte und DATEV-Integration. Die Personalakte ist eines dieser Module und mit den anderen verzahnt. Was das konkret kann:

Alles zur Person an einem Ort. Das Personalakte-Modul bündelt Stammdaten, Notfallkontakte, Vertragsdetails wie Ein- und Austrittsdatum oder Probezeit-Ende, den Gehaltsverlauf sowie interne Notizen. Dokumente lädst du im integrierten Dokumentenmanagement per Drag & Drop hoch – Verträge, Abmahnungen, Zertifikate, AU-Bescheinigungen. Eine Versionierung überschreibt alte Stände, ein Änderungsprotokoll hält fest, wer wann was angepasst hat. Standardmäßig steht 1 GB Speicherplatz bereit, bei Bedarf bis zu 1 TB.

Das Organigramm entsteht von selbst. Sobald Beschäftigte in der Personalakte angelegt sind – manuell oder per CSV- beziehungsweise XLS-Import – erzeugt Personizer daraus automatisch ein Organigramm. Es sortiert nach dem Feld „Berichtet an“, zeigt Hierarchien und Abteilungen und lässt sich anklicken, um die Eckdaten einer Person zu sehen. Ändert sich die Personalakte, ändert sich das Organigramm mit. Kein manuelles Pflegen in PowerPoint mehr, das schon beim nächsten Neuzugang veraltet.

Verknüpft mit Zeiterfassung und Urlaubsplanung. Weil Arbeitszeitmodell und Urlaubsanspruch ohnehin zur Person gehören, greift die Personalakte auf dieselben Daten zu wie die Zeiterfassung und der Urlaubsplaner. Legst du jemanden neu an, ist die Person überall bekannt – du pflegst sie nicht dreimal.

Zur Sicherheit: Die Daten liegen verschlüsselt auf ISO-zertifizierten Servern in der EU, der Zugriff läuft über benutzerdefinierte Rollen. Du legst also fest, dass etwa Gehaltsdaten nur einem kleinen Kreis sichtbar sind.

Personalakte, Organigramm und Zeiterfassung aus einer Hand

Wenn du Personalverwaltung, Zeiterfassung und Urlaubsplanung nicht in drei getrennten Tools führen willst, bildet Personizer sie in einem System ab.

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Häufig gestellte Fragen

Hier findest du Antworten auf die wichtigsten Fragen. Falls du weitere Hilfe benötigst, kontaktiere gerne unseren Support.

Was ist eine digitale Personalakte?

Eine digitale Personalakte ist ein elektronisches Ablagesystem, in dem alle Dokumente und Daten eines Arbeitsverhältnisses zentral gespeichert werden, etwa Arbeitsvertrag, Stammdaten, Nachweise und Gehaltsverlauf. Sie ersetzt den klassischen Papierordner und macht Unterlagen durchsuchbar sowie von überall abrufbar.

Welche Dokumente gehören in eine digitale Personalakte?

In der Praxis alles, was für das Arbeitsverhältnis relevant ist: Stammdaten, Arbeitsvertrag und Änderungen, Gehaltsvereinbarungen, Zeugnisse und Zertifikate, Urlaubs- und Abwesenheitsdaten sowie sensible Unterlagen wie Abmahnungen. Eine feste gesetzliche Vorgabe, was enthalten sein muss, gibt es nicht. Der Betrieb legt die Struktur selbst fest.

Wie führe ich eine digitale Personalakte ein?

In fünf Schritten: Ist-Analyse der vorhandenen Unterlagen, Festlegen einer Kategoriestruktur, Migration der Dokumente ins System, Definition der Zugriffsrechte und eine kurze Einweisung des Teams. Wer schrittweise vorgeht und mit den aktiven Beschäftigten beginnt, hält den Aufwand gering.

Ist eine digitale Personalakte Pflicht?

Die komplette Personalakte muss nicht digital geführt werden. Für bestimmte entgelt- und sozialversicherungsrelevante Unterlagen gilt jedoch ab dem 1. Januar 2027 eine elektronische Pflicht nach § 8 Abs. 2 BVV. Welche Dokumente betroffen sind und welche Fristen und Bußgelder dazugehören, steht im Artikel zur Personalakte-Pflicht ab 2027.

Wie sicher ist eine digitale Personalakte?

Das hängt von der Lösung ab. Wesentlich sind verschlüsselte Speicherung, ein Serverstandort innerhalb der EU und abgestufte, rollenbasierte Zugriffsrechte. Bei Personizer liegen die Daten verschlüsselt auf ISO-zertifizierten Servern in der EU, und der Zugriff lässt sich pro Rolle bis auf einzelne Dokumentarten festlegen.

Was kostet die digitale Personalakte bei Personizer?

Datenimport und geschäftliche Personaldaten sind kostenlos. Dokumentenspeicher, Gehaltsverlauf und das Organigramm gehören zur kostenpflichtigen Vollversion: 0,90 € pro Person und Monat bei monatlicher Zahlweise, 0,70 € bei 24 Monaten Laufzeit. Bei 20 Beschäftigten liegt das zwischen 14 und 18 € im Monat.

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Excel-Vorlage für Mitarbeiterakten

Alle Personaldaten
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für Personizer

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