Was ist die digitale Personalakte?

Die digitale Personalakte ist die zentrale, digitale Ablage aller mitarbeiterbezogenen Dokumente: von Arbeitsvertrag über Zeugnisse bis zu Gehaltsvereinbarungen. Sie schafft Transparenz und Ordnung. Früher gab es den dicken Ordner im Aktenschrank, verknüpft mit hohen zeitlichen Aufwänden bei der Suche nach einem bestimmten Dokument. Heute findet man mit einem Klick jegliche, relevante Informationen.

Was lange als modernes Extra galt, entwickelt sich zunehmend zum Standard: Immer mehr Unternehmen stellen um, da die Anforderungen an sichere und nachvollziehbare Datenhaltung wachsen und die Digitalisierung bestimmter Dokumente ab 2027 Pflicht wird.

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Warum Unternehmen jetzt ihre Personalakten digitalisieren sollten

Remote-Teams, hybride Arbeitsmodelle und standortunabhängige Zusammenarbeit: Die Art, wie Teams arbeiten hat sich in den letzten Jahren stark verändert. Gleichzeitig nimmt der regulatorische Druck zu: Die EU treibt die Digitalisierung von Verwaltungsprozessen aktiv voran. Unternehmen, die sensible Mitarbeiterdaten noch in Excel-Tabellen oder physischen Ordnern verwalten, geraten zunehmend unter Erklärungsdruck.

Die Beitragsverfahrensordnung sieht inzwischen vor, dass bestimmte Entgeltunterlagen digital vorgehalten werden müssen.

Diese sind unter anderem:

• Unterlagen zur Staatsangehörigkeit
• Unterlagen zur Entsendung
• Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse
• Nachweise zur Versicherungspflicht

DATEV und Digitale Personalakte

Ab Januar 2027 müssen bestimmte entgelt- und sozialversicherungsrelevante Unterlagen digital vorliegen und auch das Steuerbüro brauch korrekte Stammdaten digital: Vertragsdetails, Steuerklasse, Einsatzbereiche und aktuelle Mitarbeiterinformationen.

Wer schon heute auf die digitale Personalakte setzt, ist nicht nur rechtlich auf der sicheren Seite, sondern profitiert gleichzeitig von einem reibungslosen DATEV-Workflow: Mitarbeiterdaten, Abwesenheiten und Arbeitszeiten lassen sich bereits strukturiert in Personizer erfassen. Das Steuerbüro kann so die Lohnabrechnungen direkt weiterverarbeiten.

So wird aus dem monatlichen Aufwand eine Routine und aus der Pflicht ab 2027 ein Vorsprung.

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Digitale Personalakte: 4 Vorteile auf einen Blick

Eine digitale Personalakte ist weit mehr als ein Dokumentenarchiv und moderne Lösungen wie Personizer bieten zahlreiche Zusatzfunktionen:

Pflicht zur digitalen Personalakte: Jetzt handeln 

Die digitale Personalakte ist der Schlüssel zu mehr Effizienz, Sicherheit und Transparenz in deiner HR-Abteilung. Ab dem 1. Januar 2027 gilt dann offiziell für alle: Bestimmte entgelt- und sozialversicherungsrelevante Unterlagen müssen digital vorgehalten werden.

Auch wenn diese Pflicht zunächst nur ausgewählte Dokumente betrifft und nicht die gesamte Personalakte, lohnt es sich, den Schritt weiter zu denken, denn die digitale Personalakte bringt noch weitaus mehr mit sich: zentrale Verfügbarkeit aller Mitarbeiterdaten, spürbare Zeit- und Kostenersparnis beim Suchen und Verwalten von Unterlagen sowie vollständige Transparenz und Nachverfolgbarkeit aller Änderungen.

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Mit Personizer hast du sofortigen Zugriff auf alle relevanten Mitarbeiterdaten, und das Ganze 100 % DSGVO-konform.

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Die DATEV-Schnittstelle und warum sie für KMU so wichtig ist

DATEV ist die führende Software für Steuerberater und Buchhalter in Deutschland. Viele kleine und mittelständische Unternehmen arbeiten mit Steuerbüros zusammen, die DATEV bereits nutzen.
Eine DATEV-Schnittstelle ist eine digitale Verbindung zwischen deiner HR-Software und DATEV.
Diese Schnittstelle überträgt folgende Daten automatisiert, ganz ohne manuelle Eingabe:

• Mitarbeiterstammdaten
• Abwesenheiten
• eAU-Abruf

Ohne eine digitale Zeiterfassung bedeutet das: Stammdaten manuell einpflegen, Abwesenheiten per E-Mail kommunizieren, Korrekturen nachschicken. Zeit, die deutlich wertvoller investiert werden darf.

Häufig gestellte Fragen

Hier findest du Antworten auf die wichtigsten Fragen. Falls du weitere Hilfe benötigst, kontaktiere gerne unseren Support.

Was übergibt der DATEV-Export von Personizer genau?

Der Export umfasst Arbeitsstunden, Überstunden, Urlaubstage und Fehlzeiten. Alle relevanten Zeitdaten für die Lohnabrechnung. Die Vergütung bliebt direkt beim Steuerberater und wird seperat gepflegt.

Wie funktioniert die DATEV-Integration technisch?

Personizer ist kein natives DATEV-Addon, aber die erfassten Zeitdaten lassen sich strukturiert exportieren und problemlos von deinem Steuerbüro in DATEV weiterverarbeiten. Der Export ist so strukturiert, dass das Steuerbüro die Daten direkt nutzen kann.

Wie sicher sind Mitarbeiterdaten in einer digitalen Personalakte?

Personizer verarbeitet alle Daten DSGVO-konform. Zugriffsrechte lassen sich steuern. So sieht jede Person nur das, was sie sehen darf. Keine Excel-Dateien mit offenen Zugängen.

Hast du weitere Fragen?

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Das Problem, wenn HR und Lohnabrechnung nicht zusammenpassen

Ohne strukturierte digitale Lösung entstehen typische Probleme:

• Stammdaten werden manuell doppelt gepflegt, in der HR-Software und in DATEV
• Abwesenheiten per E-Mail oder Zuruf weitergegeben
• Fehler schleichen sich ein, weil Daten nicht synchron sind
• DSGVO-Risiken durch unsichere Datenweitergabe

Die Schnittstelle zu DATEV schafft hier klare Abhilfe: Daten werden einmal in Personizer gepflegt und von dort direkt an DATEV übermittelt. Pünktlich, vollständig und nachvollziehbar.

Von der Zeiterfassung direkt zum DATEV-Export

Personizer bündelt alle relevanten HR-Daten an einem Ort. So wird die monatliche Übergabe ans Steuerbüro zur Routine, ganz ohne Papierkram.

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So funktioniert der DATEV-Export mit Personizer Schritt für Schritt

Personizer übernimmt in diesem Prozess den HR-Teil: Mitarbeiterdaten werden strukturiert abgelegt und Abwesenheiten zentral verwaltet
Die so gesammelten Daten lassen sich am Monatsende in einem Format exportieren ,das dein Steuerbüro direkt in DATEV weiterverarbeiten kann.

Schritt 1: Mitarbeiterstammdaten pflegen
Lege neue Mitarbeiter in Personizer an oder aktualisiere bestehende Profile. Persönliche Daten, Sozialversicherungsinfos und mehr. Alle Daten werden automatisch in DATEV exportiert.

Schritt 2: Abwesenheiten eintragen
Urlaubsanträge, Elternzeiten und weitere Abwesenheiten werden direkt in Personizer erfasst und über die Schnittstelle an DATEV übermittelt. Dein Steuerbüro hat damit stets aktuelle und korrekte Informationen.

Schritt 3: eAU-Abruf
Krankheitsmeldungen lassen sich über die Schnittstelle direkt als elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) abrufen. Ohne manuelles Nachfragen beim Mitarbeiter.

Die Digitale Personalakte als Datenbasis hinter dem DATEV-Export

Dein Steuerbüro braucht für eine saubere, digitale Lohnabrechnung neben den erbrachten Stunden auch korrekte Stammdaten: Vertragsdetails, Steuerklasse und Einsatzbereiche. Genau dafür gibt es die Digitale Personalakte.
Das Steuerbüro nutzt diese Daten dann auf seiner Seite in DATEV LODAS oder vergleichbaren DATEV-Lohnprogrammen.

Alle relevanten Mitarbeiterdaten an einem Ort, mit klaren Zugriffsrechten. Damit nicht jeder alles sieht, aber alle das Richtige finden. DSGVO-konform, ohne Dokumente in E-Mail-Verläufen oder ungeschützten Ordnern.

Fazit: Weniger Reibung zwischen HR und Buchhaltung

Die Übergabe ans Steuerbüro muss kein monatlicher Aufwand sein. Wenn Stammdaten und Abwesenheiten zentral in Personizer verwaltet und direkt an DATEV übertragen werden, wird der Prozess zur Routine und nicht zur Herausforderung.

Personizer schafft genau diese Grundlage: strukturierte Daten, transparente Prozesse und eine saubere DATEV-Übertragung. So bleibt mehr Zeit für das, was wirklich zählt.

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Mit Personizer machst du Skills, Lernziele und Entwicklungsstände im Team sichtbar – zentral dokumentiert und jederzeit aktuell.

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Warum eine digitale Personalakte Abläufe optimiert

Eine digitale Personalakte ersetzt die klassischen Papierakten und schafft Ordnung sowie Transparenz in der HR. Während früher dicke Ordner durchstöbert und Dokumente mühsam kopiert wurden, reicht heute ein Klick, um die gewünschten Informationen zu finden. Das spart nicht nur wertvolle Zeit, sondern sorgt auch für eine reibungslose Zusammenarbeit zwischen HR, Führungskräften und Mitarbeitenden.

Besonders kleine und mittlere Unternehmen profitieren von diesen Vorteilen:

• Zentrale Datenablage: Alle Informationen von Vertragsunterlagen über Gehaltsentwicklungen bis zu Notfallkontakten sind an einem Ort gespeichert und jederzeit abrufbar.
• Zeit- und Kostenersparnis: Kein langes Suchen, keine Kopien, kein Papierchaos mehr.
• Ortsunabhängiger Zugriff: Ob im Büro, Homeoffice oder unterwegs – HR-Daten sind überall verfügbar.
• Sichere Prozesse: Dank DSGVO-konformer Speicherung bleiben sensible Daten geschützt.

Für HR-Teams bedeutet das: weniger Administration, mehr Zeit für strategische Aufgaben und eine moderne Employee Experience.

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Rechtliche Grundlagen & Datenschutz

Gerade bei Personaldaten gilt: Sicherheit geht vor. Mit der digitalen Personalakte erfüllst du die Anforderungen der DSGVO und des BDSG.

Dazu gehören:

• Zugriffsrechte steuern: Definiere, wer welche Informationen sehen darf.
• Revisionssicherheit: Änderungen werden dokumentiert, sodass Transparenz herrscht.
• Aufbewahrungsfristen einhalten: Verträge, Krankmeldungen und Co. lassen sich rechtssicher archivieren.

Ein weiterer Vorteil: Viele Lösungen bieten Audit-Trails, sodass jede Änderung nachvollziehbar ist.

Tipp: Sprich den Betriebsrat frühzeitig mit ein – das schafft Vertrauen und Akzeptanz. Mehr Details findest du auch in unserem Artikel zur gesetzlichen Pflicht der Arbeitszeiterfassung. Die Grundidee ist dieselbe: rechtliche Vorgaben werden durch digitale Lösungen einfacher einzuhalten.

Häufig gestellte Fragen

Hier findest du Antworten auf die wichtigsten Fragen. Falls du weitere Hilfe benötigst, kontaktiere gerne unseren Support.

Was ist eine digitale Personalakte und welche Vorteile bietet sie gegenüber Papierakten?

Eine digitale Personalakte speichert alle Mitarbeiterdaten zentral, sicher und jederzeit abrufbar. Sie ersetzt chaotische Aktenordner, spart Zeit, reduziert Fehler und ermöglicht ortsunabhängiges Arbeiten. Mit Personizer profitieren Unternehmen zusätzlich von automatisierten Workflows, integrierter Urlaubsplanung und einer direkten Verknüpfung zu Zeiterfassung und Organigramm.

Wie sicher sind sensible HR-Daten in Personizer?

Personizer arbeitet mit verschlüsselter Datenübertragung, Serverstandorten in der EU, rollenbasierten Zugriffsrechten und revisionssicheren Audit-Logs. Damit erfüllt Personizer alle Anforderungen für den Umgang mit besonders sensiblen Personaldaten.

Warum ist ein digitales Organigramm für Unternehmen wichtig?

Es verbessert die Orientierung neuer Mitarbeitender, erleichtert Führungsstrukturen, unterstützt Workforce-Planung und macht Verantwortlichkeiten transparent. Besonders in KMU ist dies ein großer Effizienzgewinn – Personizer verbindet Organigramm und Personalakte nahtlos.

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Einführung in 5 Schritten

Die Umstellung von Papier auf digital muss kein Mammutprojekt sein. So gelingt’s:

1. Ist-Analyse: Welche Dokumente habt ihr aktuell, welche sollen digitalisiert werden?
2. Struktur planen: Legt fest, wie Ordner, Kategorien und Metadaten aufgebaut werden.
3. Migration umsetzen: Dokumente einscannen oder digital importieren.
4. Zugriffsrechte definieren: Von Anfang an klar regeln, wer was sehen darf.
5. Mitarbeitende schulen: Zeigt allen, wie die neue Lösung funktioniert – so steigt die Akzeptanz.

Mit einer klaren Roadmap lässt sich die Einführung innerhalb weniger Wochen umsetzen.

Technische Mehrwerte & Funktionen

Eine digitale Personalakte ist weit mehr als ein Dokumentenarchiv. Moderne Lösungen wie Personizer bieten zahlreiche Zusatzfunktionen:

• Gehaltsentwicklung im Überblick: Veränderungen transparent und nachvollziehbar darstellen.
• Notfallkontakte und Zusatzinfos: Wichtige Daten sofort parat.
• Individuelle Notizen: Ergänze Informationen, die nur intern sichtbar sein sollen.

Besonders spannend ist die Verknüpfung mit anderen HR-Prozessen: In Kombination mit der Urlaubsplanung oder Zeiterfassung wird die Personalakte zum zentralen Knotenpunkt deiner HR-Software.

Neu bei Personizer: Das Organigramm-Feature

Ganz neu in Personizer: Das digitale Organigramm. Damit wird die Personalakte noch übersichtlicher und praxisnäher.

• Visuelle Darstellung der Teamstruktur: Auf einen Blick sehen, wer welche Rolle hat.
• Einfache Pflege: Änderungen in der Personalakte spiegeln sich direkt im Organigramm wider.
• Mehr Transparenz: Neue Teammitglieder finden sich schneller zurecht, Führungskräfte behalten die Übersicht.

Gerade in wachsenden Unternehmen, in denen Strukturen komplexer werden, sorgt das Organigramm für Orientierung. Es ergänzt die Personalakte perfekt und schafft eine visuelle Dimension der HR-Daten.

Organigramm automatisch aus der Personalakte erzeugen

In Personizer entsteht dein Organigramm automatisch aus den Daten der digitalen Personalakte – inklusive Rollen, Teams und Reporting-Lines.

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Praxisbeispiel: Vom Aktenordner zum digitalen Workflow

Ein mittelständisches Unternehmen aus dem Handwerk hat seine Personalverwaltung mit Personizer digitalisiert. Vorher mussten Krankmeldungen ausgedruckt, abgelegt und parallel in Excel erfasst werden. Heute reicht ein Eintrag in Personizer: Die Krankmeldung wird in der Personalakte dokumentiert, das Team informiert – und im Abwesenheitskalender automatisch berücksichtigt. Das spart pro Monat mehrere Stunden Verwaltungsarbeit und reduziert Fehlerquellen drastisch.

Vorteile im Überblick

• Spart Zeit & Kosten
• Erhöht Transparenz & Ordnung
• Rechtssicherheit durch DSGVO-Standards
• Einfache Einführung und Nutzung
• Vernetzung mit Zeiterfassung & Urlaubsplanung
• Organigramm für noch mehr Übersicht

Fazit

Die digitale Personalakte ist der Schlüssel zu mehr Effizienz, Sicherheit und Transparenz in deiner HR-Abteilung. Sie reduziert administrativen Aufwand, schafft Klarheit und stärkt die Zusammenarbeit im Team. Mit dem neuen Organigramm-Feature geht Personizer noch einen Schritt weiter und macht die Personalakte zum Herzstück moderner Personalverwaltung.

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Inhalt

Einige von uns kennen noch die großen, verschließbaren Stahlschränke, in denen Papierakten nach Alphabet geordnet werden. Die wichtigsten Daten der Mitarbeitenden eines Unternehmens findet man hier und da noch im Hängeregister oder eingeheftet in dicken Aktenordnern. Es wird Zeit, Platz zu schaffen und die verstaubten Dokumente digitalisiert und effizient zu verwalten.

Wir von Personizer haben stets das Ziel, innovative und benutzerfreundliche Lösungen zu entwickeln, um die Personalverwaltung von kleinen und mittleren Unternehmen zu erleichtern. In der dynamischen Arbeitswelt von heute ist effizientes Personalmanagement ein unverzichtbares Element für den Erfolg eines Unternehmens.

Bei unseren Lösungen zur Zeiterfassung und Urlaubsplanung geht es um die Zeit der Mitarbeitenden eines Unternehmens. Aber wer sind die Mitarbeitenden und wo können alle wichtigen Details gespeichert werden?

Als passende Ergänzung zu unseren bisherigen Modulen haben wir uns demnach für die Einführung der digitalen Personalakte entschieden. Diese rundet seit April 2024 unser Portfolio ab und bietet hilfreiche Erfassungsmöglichkeiten rund um deine Mitarbeitenden.

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Digitalisiere deine Personalakten zentral in Personizer – sicher, revisionssicher und immer griffbereit, egal ob im Büro oder Homeoffice.

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Was kann unsere digitale Personalakte?

Flexibel buchbar

Sie ist sowohl als zusätzlich buchbares Modul für unsere bestehende Kundschaft als auch als eigenständige Lösung verfügbar. Dies ermöglicht Unternehmen jeder Größe und Branche, flexibel die Funktionalitäten zu wählen, die sie benötigen.

Alles an einem Ort

Schluss mit dem Papierkram! Alle Kontakt- und Vertragsdaten der Mitarbeitenden sind jetzt zentral gespeichert und jederzeit abrufbar – egal ob im Büro oder im Homeoffice.

Sicherheit und Datenschutz

Wir halten uns an die höchsten Sicherheitsstandards und Datenschutzbestimmungen und bieten den digitalen Aktensafe von heute.

Häufig gestellte Fragen

Hier findest du Antworten auf die wichtigsten Fragen. Falls du weitere Hilfe benötigst, kontaktiere gerne unseren Support.

Ist die digitale Personalakte von Personizer DSGVO-konform?

Ja. Personizer erfüllt sämtliche Datenschutzanforderungen gemäß DSGVO sowie gängige Sicherheitsstandards im DACH-Raum. Sensible Daten werden verschlüsselt gespeichert, und Unternehmen können individuelle Zugriffsrechte vergeben.

Für welche Unternehmen lohnt sich die digitale Personalakte?

Die Lösung eignet sich für kleine und mittlere Unternehmen, Start-ups und lokale Betriebe, die ihre Personalverwaltung modernisieren möchten – unabhängig von Branche oder Standort. Besonders Firmen, die bereits die Zeiterfassung oder Urlaubsverwaltung von Personizer nutzen, profitieren von der nahtlosen Ergänzung.

Können bestehende Kund:innen die digitale Personalakte einfach hinzubuchen?

Ja. Das Modul ist flexibel buchbar – entweder als Ergänzung zur bestehenden Personizer-Software oder als eigenständige Lösung für Unternehmen, die ausschließlich die Personalakte nutzen möchten.

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Gehaltsentwicklung und Zahlungsübersicht

Anhand einer übersichtlichen Grafik können Veränderungen schnell nachvollzogen und dargestellt werden.

Notfallkontakt

Bei Notfällen muss es schnell gehen – alle wichtigen Kontaktdaten können in der Personalakte auf einen Blick gefunden werden.

Individuelle Zugriffsrechte

Es kann genau festgelegt werden, wer auf die Informationen zugreifen darf. So bleiben sensible Daten in den richtigen Händen.

Interne Notizen

Alle individuellen Zusatzinformationen können notiert und verwaltet werden.

Die vollständige Funktionsübersicht der Personalakte findest du hier.

Die HR-Abteilung von Morgen

Nicht nur die tristen Aktenschränke gehören der Vergangenheit an. Die moderne Arbeitswelt verändert sich stetig und somit herrscht großer Bedarf an neuen Ideen. Wir von Personizer werden gerne unseren Teil dazu beitragen und arbeiten bereits an neuen Funktionen rund um das Thema New Work“. Es bleibt also spannend.

Wir freuen uns darauf, gemeinsam mit euch die Zukunft der Arbeit zu gestalten – effizient, digital und modern.

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Inhalt

Zeiterfassung ist Pflicht: Seit 2022 sind Arbeitgebende dazu angehalten, ihren Mitarbeitenden die Möglichkeit zur Arbeitszeiterfassung zu geben. Viele Betriebe schlagen sich seitdem aber immer noch mit Urlaubszetteln und Arbeitszeit-Listen in Papierform herum. 

Mit der digitalen Zeiterfassung können rechtliche Anforderungen erfüllt und manuelle Aufwände reduziert werden. Dieser Leitfaden führt dich Schritt für Schritt durch den Prozess der Einführung der digitalen Zeiterfassung in deinem Unternehmen, von der Planungsphase bis hin zur Auswertung deines gewählten Systems. 

Digitale Zeiterfassung ohne Zettelchaos

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Schritt 1: Anforderungen an die elektronische Zeiterfassung 

Je nachdem, wie deine Organisation aufgebaut ist, können die Ansprüche an die digitale Zeiterfassung variieren. Bevor du dich also für ein Zeiterfassungs-Tool entscheidest, definiere im ersten Schritt deine Anforderungen an das System: 

Der passende Funktionsumfang 

Definiere, welches Problem das digitale Zeiterfassungssystem für dich lösen soll: Ist der derzeitige Aufwand der manuellen Arbeitszeitdokumentation zu hoch oder fehleranfällig? Fällt es mit dem derzeitigen System schwer, spezifische gesetzliche Vorgaben einzuhalten?  

Aus diesem Bedarf kannst du deine Anforderungen an die Funktionen für die digitale Zeiterfassung ableiten: 

• Müssen Mitarbeitende in der Lage sein, unterwegs ihre Zeiten zu pflegen, zum Beispiel durch eine mobile Zeiterfassung per App?  
• Verfügen alle Mitarbeitenden über die passende Hardware (Rechner, Smartphone), um ihre Arbeitszeiten digital zu erfassen? 
• Ist es wichtig, eine Integration in bestehende Systeme zu haben? 
• Sollen Mitarbeitende Dokumente digital über das Tool einreichen können?  
• Soll eine elektronische Urlaubsplanung und die Planung anderer Abwesenheiten möglich sein? 
• Brauchst du die Möglichkeit, Mitarbeitende zu Teams zu gruppieren? 
• Soll es möglich sein, Arbeitszeiten nach Kunden oder Projekten zu kategorisieren? 

Überprüfe auch, ob in die nächsten Schritte bestimmte Personen einbezogen werden müssen, zum Beispiel der Betriebsrat oder weitere Stakeholder. Stimme dich mit diesen ab, um wirklich alle Wünsche an die elektronische Zeiterfassung zu sammeln. 

Nutzerfreundlichkeit beachten 

Die digitale Zeiterfassung bietet den Vorteil, dass alle Mitarbeitenden ihre eigene Arbeitszeit selbst erfassen können. Deshalb muss das gewählte System für alle Personen im Team intuitiv bedienbar sein, auch wenn keine technischen Kenntnisse vorliegen. So kannst du die Akzeptanz einer neuen Software erhöhen. 

Rechtliche Rahmenbedingungen 

Stelle sicher, dass das geplante System den gesetzlichen Anforderungen, insbesondere dem Datenschutz, gerecht wird. Der Betriebsrat und auch die Rechtsabteilung deiner Organisation können bei der Bewertung dieser Aspekte eine wichtige Rolle spielen und sollten entsprechend zu Rate gezogen werden. 

Schritt 2: Auswahl der passenden Software 

Nachdem du deine Anforderungen an eine Zeiterfassungs-Software erhoben hast, geht es nun in die Recherche nach dem passenden Tool. Anbieter wie clockin, Personio oder Personizer kannst du in deiner Liste möglicher Lösungen aufnehmen und anhand deiner Anforderungen miteinander vergleichen. Plattformen wie OMR Reviews, Capterra oder HR Software Auswahl helfen dir dabei, einen ersten Überblick über den Markt zu gewinnen und verschiedene HR-Tools miteinander zu vergleichen.

Am besten erstellst du dir jetzt Testzugänge bei allen Tools, die für dich in Frage kommen. Denn bei der Anwendung stellt sich am schnellsten heraus, ob eine Zeiterfassungs-Software die gewünschte Bedienung und Funktionalität für deinen Anwendungsfall mitbringt. 

Betrachte in diesem Schritt auch das Preis-Leistungs-Verhältnis:  

• Wie sieht das Preismodell einer geeigneten Zeiterfassungs-Software für euer Team aus?  
• Sind die Lizenzkosten auch bei einem wachsenden Unternehmen vertretbar?  
• Werden zukünftig weitere Anforderungen an das System erforderlich, die im Preismodell der Software beachtet werden?  
• Muss zusätzlich Support gebucht werden?  
• Wie hoch schätzt du den Schulungsaufwand im Team ein, bis alle Mitarbeitenden mit dem Tool arbeiten können?  

Auch hier beziehst du den Betriebsrat, die Geschäftsführung oder andere Stakeholder in den Auswahlprozess mit ein. Vergleiche die Kosten und Funktionen und entscheide dich für die Zeiterfassungs-Software, die zu euren Erwartungen und eurem Budget passt. 

Passt Personizer zu deinen Anforderungen?

Vergleiche deine Must-have-Funktionen mit Personizer: mobile App, flexible Arbeitszeitmodelle und einfache Auswertungen in einem Tool.

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Schritt 3: Implementierung im Kernteam 

Hast du dich für eine Software zur Arbeitszeiterfassung entschieden? Dann kannst du im kleinen Kreis das System implementieren. Bilde dazu ein Projektteam, das sich aus Stakeholdern, IT-Spezialisten und HR-Verantwortlichen zusammensetzt. 

Innerhalb dieses Projektteams wird nicht nur die technische Umsetzung betrachtet. Je nachdem, welche Arbeitszeitmodelle in deinem Unternehmen gängig sind, müssen bei der digitalen Zeiterfassung nun auch verschiedene Regeln festgelegt werden: 

Häufig gestellte Fragen

Hier findest du Antworten auf die wichtigsten Fragen. Falls du weitere Hilfe benötigst, kontaktiere gerne unseren Support.

Warum sollte mein Unternehmen jetzt auf digitale Zeiterfassung umsteigen?

Die digitale Zeiterfassung hilft nicht nur, das gesetzliche Erfordernis zur Arbeitszeiterfassung zu erfüllen, sondern reduziert gleichzeitig Fehler, spart Zeit und sorgt für mehr Transparenz. Unternehmen profitieren von automatisierten Prozessen, während Mitarbeitende ihre Arbeitszeiten bequem per App oder am Rechner erfassen können. Das steigert die Akzeptanz und entlastet HR sowie Führungskräfte nachhaltig.

Wie kann ich sicherstellen, dass die digitale Zeiterfassung von meinen Mitarbeitenden akzeptiert wird?

Akzeptanz entsteht durch Transparenz und einfache Bedienbarkeit. Wichtig ist eine klare Kommunikation: Warum wird das System eingeführt? Welche Vorteile haben Mitarbeitende konkret (z. B. weniger Papierkram, einfache Urlaubsplanung)? Durch Schulungen, eine offene Fragerunde und eine Pilotphase fühlen sich Mitarbeitende abgeholt und entwickeln Vertrauen in die neue Software.

Welche rechtlichen Anforderungen muss eine Zeiterfassungs-Software erfüllen?

Eine digitale Zeiterfassung muss die Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes erfüllen und datenschutzkonform arbeiten. Das bedeutet u. a. sichere Speicherung personenbezogener Daten, transparente Zugriffsrechte und revisionssichere Dokumentation. Unternehmen sollten den Betriebsrat sowie die Rechtsabteilung frühzeitig einbinden, um eine gesetzeskonforme Implementierung sicherzustellen.

Hast du weitere Fragen?

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Arbeitszeiten-Regelung: Gibt es fest definierte Zeiten für den Arbeitsantritt, oder doch Gleitzeit? Und wie werden Überstunden oder Pausenzeiten verrechnet? Lege innerhalb des Projektteams ein gemeinsames Regelwerk fest, und wie dieses beim Umgang mit der Software eingesetzt wird. 

Teilzeitkräfte und Minijobber: Stelle sicher, dass im System verschiedene Arbeitszeitmodelle abgebildet werden, damit alle Mitarbeitenden ihre Zeiten regelkonform erfassen können. 

Datenschutz beachten: Wer darf was von wem erfahren? Mit Admin-Zugangsrechten und Einstellungen für die Sichtbarkeit von Abwesenheiten wie Krankheiten, Kuren und Co kannst du personenbezogene Daten vor unbefugten Augen sichern. 

Schritt 4: Digitale Zeiterfassung in der Organisation einführen 

Habt ihr euch im Kernteam auf ein gemeinsames Regelwerk geeinigt und alle Funktionen in der Software entsprechend vorbereitet, kommt nun der wichtigste Schritt: Die Einführung der elektronischen Zeiterfassung im gesamten Unternehmen. 

Hier ist Transparenz wichtig, um allen Mitarbeitenden den Umgang mit der neuen Software nahe zu bringen. Um den Übergang zur digitalen Arbeitszeiterfassung zu erleichtern, biete der Kollegschaft Anlässe, um sich zu informieren und Fragen zu stellen: 

• Demonstration: Führe in einer Präsentation das gesamte Team durch die Software. Gehe dabei auf die Vorteile ein, die sich durch die Nutzung des Tools für die Mitarbeitenden ergeben. 
• Schriftliche Dokumentation: Alle festgelegten Regeln bezüglich der Arbeits- und Urlaubszeiten werden in schriftlicher Form für alle Mitarbeitenden zugänglich abgelegt. 

• Feste Ansprechpartner: Lege fest, welche Personen aus dem Projektteam als Ansprechpersonen zur Verfügung stehen, um künftige Fragen zum Zeiterfassungstool aufzunehmen und zu beantworten. 
• Pilotphase: Lege einen Zeitraum fest, in dem das gesamte Unternehmen Zeit hat, sich mit dem neuen System vertraut zu machen und eventuelle technische Fehler zu beheben. 

Schritt 5: Nutzung und Auswertung

Nachdem die Pilotphase beendet wurde und alle Teammitglieder die Zeiterfassungs-Software testen konnten, ist es im letzten Schritt Zeit für eine Auswertung. Diese ist wichtig, um den Erfolg der Einführung der digitalen Zeiterfassung im Unternehmen messbar zu machen. Stelle für die Auswertung die wichtigsten Kriterien zusammen, anhand derer du bewerten kannst, ob der digitalisierte Prozess im Unternehmen einen Mehrwert gebracht hat:  

Messwerte zur Auswertung der elektronischen Arbeitszeiterfassung 

Effizienzsteigerung: Vergleiche die Effizienz der Arbeitszeiterfassung vor und nach der Einführung. Hat das System zu einer Reduzierung von Verwaltungsaufwand und Fehlern geführt? Das Freiräumen zeitlicher Ressourcen ist oft ein klarer Indikator für den Erfolg der Implementierung einer digitalen Zeiterfassung. 

Richtigkeit der Daten: Die Arbeitszeiten sollten mit dem neuen Prozess von allen Mitarbeitenden digital erfasst werden. Deswegen muss regelmäßig geprüft werden, ob die Akzeptanz für den neuen Prozess im Team die komplette Ablösung einer manuellen Zeiterfassung ermöglicht. Sollten die digital erfassten Zeiten mit den tatsächlichen Arbeitszeiten nicht übereinstimmen, könnte das auf Schulungsbedarf oder technische Probleme hinweisen. 

Kosteneffektivität: Analysiere die Kosteneffektivität des neuen Systems im Vergleich zum alten. Berücksichtige dabei sowohl die anfänglichen Implementierungskosten als auch die laufenden Betriebskosten.   

Integration mit anderen Systemen: Beurteile, wie gut die Software mit anderen Systemen im Unternehmen integriert ist. Eine Anbindung an Gehaltsabrechnungssysteme, HR-Management-Tools und andere relevante Systeme ist ein positiver Faktor der Effizienzsteigerung. 

Feedback der Mitarbeitenden: In einer Zufriedenheitsumfrage kannst du ein Stimmungsbild zum neuen Prozess aus dem Team abholen. Gleichzeitig bietet eine Umfrage die Möglichkeit, Feedback von Mitarbeitenden zu erhalten, um etwaige Probleme zu erkennen und zu beheben. 

Compliance und rechtliche Aspekte: Zeige auf, dass die Zeiterfassungs-Software es ermöglicht, alle relevanten Arbeitszeitgesetze, Datenschutzbestimmungen und internen Anforderungen zu erfüllen. 

Checkliste zur Einführung der digitalen Zeiterfassung: An alles gedacht? 

1. Anforderungen erfassen

• Welches Problem soll gelöst werden? 
• Welche Anforderungen gibt es an den Funktionsumfang? 
• Welche rechtlichen Rahmenbedingungen müssen beachtet werden? 
• Welches Budget steht zur Verfügung? 
• Wer muss im Entscheidungsprozess involviert werden? 

2. Auswahl der Zeiterfassungs-Software 

• Verschiedene Lösungsanbieter recherchieren 
• Zugänge bei Anbietern erstellen & Software testen 
• Preis-Leistungs-Verhältnis prüfen 

3. Implementierung im Kernteam

• Projektteam aus wichtigsten beteiligten Personen bilden 
• Arbeitszeiten-Regelungen definieren 
• Verschiedene Arbeitszeitmodelle in Software beachten 
• Software im Alltag nutzen und testen 
• Zugangsrechte verwalten 

4. Einführung in der Organisation 

• Präsentation der Software im gesamten Unternehmen 
• Schriftliche Dokumentation aller Arbeits- und Urlaubszeitenregeln 
• Ansprechpartner:in für Software definieren 
• Pilotphase für Fehler und Fragen einplanen 

5. Nutzung & Auswertung 

• Erfolg messen: Was hat die Einführung der Software gebracht?  
• Effektivität des Systems bewerten (Kosten, Aufwand)  
• Richtige Nutzung der Software sicherstellen 
• Feedback von Mitarbeitenden einholen 
• Compliance und rechtliche Aspekte prüfen

Die Checkliste gibt es hier auch als PDF zum Download: 

So gelingt die Einführung der elektronischen Arbeitszeiterfassung

Die Umstellung auf digitale Arbeitszeiterfassung stellt dein Unternehmen zukunftssicherer auf. Die Erfüllung gesetzlicher Anforderungen, sowie die Reduzierung von Verwaltungsaufwand sind zwei der größten Vorteile, die du in deiner Organisation durch einen digitalisierten Prozess einbringen kannst. 

Wichtig ist bei der Einführung neuer Prozesse aber vor allem Transparenz über Entscheidungen und Arbeitszeitregelungen. Sei mit Informationen über die digitale Zeiterfassung freigiebig; Dann werden alle Mitarbeitenden die Einführung der elektronischen Zeiterfassung begrüßen. 

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