Was ist der kununu-Score und was ändert sich zum 1. September 2026?

Der kununu-Score ist eine Kennzahl auf einer Skala von 1 bis 5, die die Bewertungen aktueller und ehemaliger Beschäftigter zu einem Gesamtwert für einen Arbeitgeber zusammenfasst. Bis Ende August 2026 zählte dabei jede einzelne Bewertung gleich viel, egal ob sie aus dem letzten Quartal oder aus 2018 stammte. Seit dem 1. September 2026 hängt das Gewicht einer Bewertung an ihrem Alter: je älter, desto weniger zählt sie.

Alte Einträge verschwinden dabei nicht. Sie bleiben laut kununu selbst Bestandteil des Scores, fallen aber viel schwächer ins Gewicht. Das Unternehmensprofil sieht aus wie vorher, die Zahl darüber möglicherweise nicht.

Kununu-Score 2026: die neue Gewichtung im Überblick

Wie stark eine Bewertung in den Score einfließt, hängt seit dem 1. September 2026 an ihrem Alter. Die Staffel sieht so aus:

Quelle: kununu, 28.8.2026.

Der Abstieg ist steiler, als die Tabelle auf den ersten Blick wirken lässt. Eine Bewertung, die heute in der Stufe 2 bis 3 Jahre noch mit 50 Prozent zählt, liegt gut zwei Jahre später bei 5 Prozent. Sie ist damit praktisch nur noch Dekoration im Profil.

Eine zweite Regel geht in den Meldungen leicht unter: Bewertungen von Bewerbenden, die nie im Unternehmen gearbeitet haben, erscheinen zwar weiterhin auf dem Profil, fließen aber nicht in die Score-Berechnung ein. Es zählen ausschließlich Bewertungen von Beschäftigten (Stand 8/2026).

Warum stellt kununu die Berechnung gerade jetzt um?

Kununu begründet die Umstellung damit, dass der Score besser abbilden soll, wie es in einem Unternehmen aktuell aussieht. Matthäus Bognar, Sales Director Account Management bei kununu, nennt die Änderung in einem LinkedIn-Kommentar „eine der größten Veränderungen, die wir bei Kununu seit Langem vorgenommen haben“. Der Score werde dadurch „deutlich repräsentativer“. Nach eigenen Angaben greift kununu damit Rückmeldungen von Arbeitgebern auf, die sich mehr Fokus auf die aktuelle Entwicklung ihrer Arbeitgebermarke gewünscht hatten.

Nachvollziehbar ist das. Eine Bewertung aus 2019 beschreibt ein Unternehmen, das es in dieser Form oft nicht mehr gibt: andere Führungskräfte, anderes Team, andere Prozesse.

Trotzdem bleibt es eine Selbstauskunft. Denn eine Plattform, die von neuen Bewertungen lebt, hat ein eigenes Interesse daran, dass Unternehmen regelmäßig neue sammeln. Beides kann gleichzeitig stimmen, und für dich ändert es am Ergebnis nichts.

Woher kommen eigentlich neue Bewertungen? Meist von Menschen, die gerade gehen oder gerade angekommen sind. Menschen, die sich innerlich längst verabschiedet haben, schreiben selten etwas Wohlwollendes. Woran du diesen stillen Rückzug frühzeitig erkennst, liest du in unserem Artikel zu Quiet Quitting.

Was bedeutet das konkret für dein Unternehmen?

Ein Unternehmen mit vielen guten, aber alten Bewertungen kann jetzt einen sinkenden Score sehen, obwohl keine einzige neue schlechte Bewertung dazugekommen ist. Das Problem dabei: Nach außen wirkt der Rückgang wie ein Qualitätsproblem. Tatsächlich ist es ein Altersproblem der Bewertungshistorie.

Beispiel (fiktiv): Ein Handwerksbetrieb mit 45 Mitarbeitenden hat über die Jahre 20 Bewertungen gesammelt:

Nach alter Rechnung (alle Bewertungen gleich gewichtet): 79,8 Punkte ÷ 20 Bewertungen = 3,99, also gerundet 4,0.

Nach neuer Rechnung: Die Gewichte ergeben zusammen 8,3 statt 20. Die gewichtete Punktsumme liegt bei 29,85. Das ergibt 29,85 ÷ 8,3 = 3,6.

Ergebnis: 0,4 Punkte weniger — ohne eine einzige neue Bewertung. Die sechs ältesten Einträge mit ihrem Schnitt von 4,5, die den Gesamtwert jahrelang oben gehalten haben, tragen zusammen nur noch das Gewicht von 0,3 Bewertungen.

Umgekehrt funktioniert der Mechanismus genauso: Ein Betrieb, der jedes Jahr fünf bis zehn frische Bewertungen bekommt, merkt von der Umstellung wenig. Bei ihm liegt der Großteil des Gewichts in den obersten beiden Stufen.

In 4 Schritten: So kannst du deinen kununu-Score verbessern

Es gibt keinen Knopf, der den Score hebt. Steuern kannst du nur den Nachschub: wie viele aktuelle Bewertungen dein Profil bekommt und woher sie kommen. Vier Ansätze, die auch ohne eigenes Employer-Branding-Team funktionieren:

1. Beschäftigte aktiv um eine Bewertung bitten, auch die, die gerade gehen
2. Das Offboarding als festen Auslöser dafür einbauen
3. Laufend sammeln statt in Wellen
4. An der Ursache arbeiten, nicht am Score

1. Fragen, aber ohne Drehbuch. Viele Beschäftigte kommen von sich aus gar nicht auf die Idee, ihren Arbeitgeber zu bewerten, die zufriedenen erfahrungsgemäß am wenigsten. Eine kurze, ehrliche Bitte im Teammeeting oder im Jahresgespräch reicht oft schon. Vorgegebene Textbausteine oder Anreize für gute Sterne schaden dir dagegen doppelt: Sie klingen nach Schablone, und sie zerstören genau die Glaubwürdigkeit, wegen der Bewerbende solche Profile überhaupt lesen.

2. Das Offboarding als Auslöser nutzen. Das Austrittsgespräch ist der Moment, in dem jemand ohnehin Bilanz zieht. Wenn die Bitte um eine Bewertung fest zur Offboarding-Checkliste gehört, hängt sie nicht mehr daran, ob die Führungskraft gerade daran denkt. Auch wenn jemand im Streit geht, ist die Bitte übrigens fair. Diese Person schreibt vermutlich sowieso eine Bewertung.

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3. Regelmäßigkeit schlägt Kampagne. Zehn Bewertungen in einer Woche sehen nicht nur nach Aktion aus, sie altern auch gemeinsam. Vier Jahre später fallen sie alle gleichzeitig auf 5 Prozent Gewicht, und du stehst wieder am Anfang. Ein ruhiger, gleichmäßiger Zufluss ist unter der neuen Staffel mehr wert.

4. Der unbequeme Hebel. Gute neue Bewertungen bekommst du nur, wenn es etwas Gutes zu bewerten gibt. Ein Dienstplan, der nicht erst Freitagabend steht. Ein Onboarding ohne Sprung ins kalte Wasser. Überstunden, die sichtbar ausgeglichen werden statt still zu verfallen. Das sind die Dinge, die im Arbeitsalltag hängen bleiben und später im Bewertungstext auftauchen. Konkrete Ansatzpunkte dafür stehen in unserem Artikel Fluktuation im Einzelhandel senken. Vieles davon lässt sich auf andere Branchen übertragen.

Kannst du eine alte, unfaire kununu-Bewertung löschen lassen?

Selten. Harte, aber ehrlich gemeinte Kritik ist in der Regel keine Rechtsverletzung, sondern eine Meinungsäußerung. Artikel 5 Absatz 1 Satz 1 Grundgesetz formuliert das so:

„Jeder hat das Recht, seine Meinung in Wort, Schrift und Bild frei zu äußern und zu verbreiten und sich aus allgemein zugänglichen Quellen ungehindert zu unterrichten.“

Grenzenlos ist dieses Recht allerdings nicht: Nach Artikel 5 Absatz 2 Grundgesetz findet es seine Schranken unter anderem in den allgemeinen Gesetzen und im Recht der persönlichen Ehre. Anders liegen die Dinge deshalb bei nachweislich falschen Tatsachenbehauptungen, bei Beleidigungen oder bei Einträgen, hinter denen erkennbar kein Kontakt zum Unternehmen steht.

Wo die Grenze im Einzelfall genau verläuft, ist eine juristische Frage und keine, die ein Blogartikel beantworten kann. Wenn dich eine konkrete Bewertung ernsthaft schädigt, hol dir anwaltlichen Rat. Deine Score-Strategie solltest du trotzdem nicht auf Löschungen aufbauen.

Die bessere Nachricht steckt in der neuen Staffel selbst. Eine Bewertung von Anfang 2021, die dich seit Jahren ärgert, zählt seit dem 1. September 2026 nur noch zu 5 Prozent. Zeit erledigt hier mehr als jeder Widerspruch, vorausgesetzt, du sammelst parallel neue Bewertungen, sonst gewichtest du am Ende ein leeres Profil.

Fazit: Employer Branding ist eine Daueraufgabe

Wer erst reagiert, wenn der Score fällt, ist zu spät dran. Die neue Gewichtung macht aus einer Momentaufnahme eine laufende Messung: Was im letzten Jahr passiert ist, zählt voll. Was 2020 war, fast nicht mehr.

Für ein KMU ohne eigenes Employer-Branding-Team ist das eher Chance als Last. Ein Betrieb mit 40 Mitarbeitenden braucht keine Kampagne und kein Budget. Er braucht zwei, drei feste Punkte im Jahr, an denen jemand fragt, und Prozesse, die diese Punkte nicht dem Zufall überlassen.

Häufig gestellte Fragen

Hier findest du Antworten auf die wichtigsten Fragen. Falls du weitere Hilfe benötigst, kontaktiere gerne unseren Support.

Was ist der kununu-Score einfach erklärt?

Der kununu-Score ist eine Kennzahl auf einer Skala von 1 bis 5, die die Bewertungen aktueller und ehemaliger Beschäftigter eines Unternehmens zu einem Gesamtwert zusammenfasst. Er erscheint auf dem Arbeitgeberprofil bei kununu und dient Bewerbenden als schneller Orientierungswert. Seit dem 1. September 2026 zählen jüngere Bewertungen nach Angaben von kununu stärker als ältere.

Ab wann gilt die neue Gewichtung genau?

Die neue Berechnungsmethode gilt seit dem 1. September 2026. Ab diesem Stichtag zählt eine Bewertung laut kununu je nach Alter zu 100 Prozent (bis 1 Jahr), 75 Prozent (1–2 Jahre), 50 Prozent (2–3 Jahre), 25 Prozent (3–4 Jahre) oder 5 Prozent (älter als 4 Jahre). Der Score aktualisiert sich nach Angaben des Unternehmens automatisch.

Sinkt mein kununu-Score automatisch, wenn ich nichts tue?

Er kann sinken, muss es aber nicht. Ausschlaggebend ist, wie deine Bewertungen über die Zeit verteilt sind. Liegen die guten Bewertungen überwiegend mehrere Jahre zurück und die jüngeren fallen schlechter aus, drückt die neue Gewichtung den Wert nach unten. Sind die aktuellen Bewertungen dagegen besser als die alten, kann der Score sogar steigen.

Zählen Bewerber-Bewertungen auch in die neue Berechnung?

Nein. Bewertungen von Bewerbenden, die nie in dem Unternehmen beschäftigt waren, erscheinen zwar auf dem Unternehmensprofil, fließen aber nicht in die Score-Berechnung ein. In den Score gehen ausschließlich Bewertungen von aktuellen und ehemaligen Beschäftigten ein. Weil es sich um eine Detailregel der Plattform handelt, kann sich das künftig ändern.

Wie kann ich als KMU ohne eigenes Employer-Branding-Team gegensteuern?

Am wirksamsten ist ein fester Auslöser statt einer Einmalaktion: Die Bitte um eine Bewertung wird zum festen Punkt im Austrittsgespräch und im Jahresgespräch. Damit das nicht am Gedächtnis einzelner Führungskräfte hängt, gehört der Schritt in einen dokumentierten Prozess, zum Beispiel in die digitale Personalakte, in der Eintritts- und Austrittsdaten ohnehin gepflegt werden. Regelmäßigkeit schlägt jede Kampagne, weil die neue Gewichtung Aktualität belohnt.

Kann ich eine alte, negative kununu-Bewertung löschen lassen?

Nur in engen Ausnahmefällen. Sachliche Kritik und harte Meinungen sind von der Meinungsfreiheit nach Artikel 5 Absatz 1 Satz 1 Grundgesetz gedeckt und bleiben in der Regel bestehen. Anders kann es bei nachweislich falschen Tatsachenbehauptungen, bei Beleidigungen oder bei Einträgen ohne erkennbaren Bezug zum Unternehmen liegen. Die Meinungsfreiheit findet ihre Schranken nach Artikel 5 Absatz 2 Grundgesetz unter anderem im Recht der persönlichen Ehre. Ob das im Einzelfall zutrifft, ist eine juristische Frage. Eine Erfolgsgarantie gibt es nicht. Durch die neue Alters-Gewichtung verliert eine Bewertung, die älter als vier Jahre ist, fast ihr gesamtes Gewicht.

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Inhalt

Wie hoch ist der Krankenstand 2026 wirklich und was zeigen DAK, TK und Barmer?

Der Krankenstand ist im ersten Halbjahr 2026 laut DAK leicht auf 5,3 Prozent gesunken, nach 5,4 Prozent im ersten Halbjahr 2025. Die TK bestätigt den Trend für das erste Quartal 2026 mit 5,55 Prozent gegenüber 5,95 Prozent im Vorjahresquartal. Der Rückgang ist real, aber klein. Und er verdeckt eine deutliche Verschiebung bei den Ursachen.

Kurz zur Einordnung: Der Krankenstand ist der Anteil der an einem durchschnittlichen Tag krankgeschriebenen Beschäftigten an allen Versicherten einer Krankenkasse. Das ist keine Aussage über die Gesamtbevölkerung, sondern über das jeweilige Versichertenkollektiv einer Kasse.

Bei der TK bedeutet das im Schnitt 5,00 Fehltage je versicherter Person im ersten Quartal 2026, nach 5,35 Tagen ein Jahr zuvor. Also weniger Ausfalltage. Aber verteilt auf andere Diagnosen, und genau das ist der Punkt.

Warum sinkt der Krankenstand, obwohl psychische Erkrankungen zunehmen?

Weil sich die Ursachen verschieben, nicht das Gesamtniveau. Erkältungs- und Atemwegserkrankungen gingen 2026 spürbar zurück, laut DAK um 21 Prozent. Psychische Erkrankungen legten dagegen weiter zu, um 9 Prozent, und sind laut DAK im ersten Halbjahr 2026 erstmals die häufigste Ursache für Krankschreibungen. Der Rückgang bei den Atemwegen war schlicht größer als der Anstieg bei der Psyche. Unter dem Strich ein kleines Minus, das die eigentliche Bewegung eher verbirgt.

Diagnosegruppen sind die Kategorien, nach denen Krankenkassen Fehltage ihrer Ursache zuordnen – etwa Atemwege, Muskel-Skelett-System oder psychische Erkrankungen. Die TK-Zahlen zeigen dieselbe Bewegung auf ihrer Datenbasis: Erkältungsdiagnosen fielen im ersten Quartal 2026 auf 1,32 Fehltage je Versicherten (Vorjahr: 1,79), während psychische Diagnosen leicht auf 0,99 Tage stiegen (Vorjahr: 0,92).

(DAK- und TK-Werte stammen aus zwei verschiedenen Versichertenkollektiven und sind nicht 1:1 vergleichbar. Die Richtung ist bei beiden dieselbe.)

Ein Punkt macht die Verschiebung für Arbeitgebende besonders relevant: die Dauer. Die durchschnittliche Krankschreibungsdauer stieg laut DAK leicht von 9,5 auf 9,7 Tage. Und der Barmer-Gesundheitsreport zeigt, warum das mit der Psyche zusammenhängt: Psychische Erkrankungen verursachten 2025 rund 21,9 Prozent aller Fehltage, bei einer durchschnittlichen Falldauer von etwa 40 Tagen. Eine Erkältung ist nach ein paar Tagen überstanden. Eine depressive Episode nicht.

Was bedeutet die Ursachenverschiebung für dein Fehlzeitenmanagement?

Der wachsende Anteil psychisch bedingter Fehlzeiten heißt für KMU vor allem eines: Ergonomie und Hygiene allein reichen nicht mehr. Wer Fehlzeiten senken will, braucht Frühwarnsignale, Gesprächsangebote und ein funktionierendes betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM) – nicht nur Obstkorb und Desinfektionsspender.

Wie stark schon der reine Durchschnitt zuschlägt, macht ein kleines Rechenbeispiel deutlich.

Genau hier liegt der Hebel: früh erkennen, statt spät reagieren. Woran du eine drohende Überlastung im Team ablesen kannst, haben wir in einem eigenen Beitrag gesammelt: 8 Frühwarnsignale für Burnout. Für den Werkzeugkasten der Prävention findest du außerdem 5 konkrete Ansatzpunkte, um Fehlzeiten im Team zu senken. Hier geht es um die aktuellen Zahlen, dort um die Praxis dahinter.

Fehlzeiten früh erkennen, statt hinterherzuräumen

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Wie reagiert die Politik auf die steigenden psychischen Fehlzeiten?

Die Bundesregierung reagiert 2026 mit zwei sehr unterschiedlichen Instrumenten: einem bereits beschlossenen neuen Recht (Teilkrankschreibung ab 2027) und einer noch offenen, teils zurückgenommenen Debatte um strengere Nachweispflichten (Attestpflicht ab dem ersten Tag). Beide werden hier bewusst getrennt behandelt.

Nur eines von beiden ist aktuell tatsächlich Gesetz.

Teilkrankschreibung ab 2027 – das ist bereits beschlossenes Recht

Der Bundestag hat das GKV-Beitragssatzstabilisierungsgesetz am 10. Juli 2026 mit 319 zu 286 Stimmen bei 4 Enthaltungen beschlossen. Der Bundesrat hat es am selben Tag als Einspruchsgesetz behandelt und keinen Antrag auf Einberufung des Vermittlungsausschusses gestellt – das Gesetz war damit durch. Ab 2027 kommt darüber die Teilarbeitsfähigkeit als neue Option ins Spiel.

Teilarbeitsunfähigkeit bedeutet, dass jemand während einer fortbestehenden Erkrankung nur einen Teil der regulären Arbeitszeit arbeitet – statt wie bisher entweder voll arbeitsfähig oder voll krankgeschrieben zu sein. Laut Bundestag und Bundesgesundheitsministerium können Ärztinnen und Ärzte künftig drei Stufen feststellen: 25, 50 oder 75 Prozent, mit entsprechenden Auswirkungen auf das Krankengeld. Das Bundesgesundheitsministerium hält fest, dass eine Teilarbeitsfähigkeit „nur in medizinisch geeigneten Fällen“ festgestellt werden kann und „nur dann, wenn der Versicherte und der Arbeitgeber ihre Zustimmung erteilt haben“. Die Einzelheiten soll der Gemeinsame Bundesausschuss (G-BA) noch festlegen.

Für die betriebliche Praxis ist ein Detail interessant, das noch nicht in den amtlichen Quellen steht, sondern in der Fachpresse: Laut Personalwirtschaft prüft der Arbeitgeber „innerhalb von sieben Kalendertagen“, ob der konkrete Arbeitsplatz für eine eingeschränkte Tätigkeit geeignet ist. Reagiert er nicht, gilt der Arbeitsplatz automatisch als geeignet. Weil viele Ausführungsdetails erst über den G-BA kommen, lohnt sich frühzeitige Vorbereitung. Worauf du dich einstellen solltest:

• Meldeprozesse für Arbeitsunfähigkeit um die neue Teil-AU erweitern
• Payroll- beziehungsweise Entgeltabrechnung auf die Abstufung 25/50/75 Prozent vorbereiten
• Einen klaren Ablauf für die Prüfung der Arbeitsplatzeignung festlegen, damit die Frist nicht verstreicht
• Die Zustimmung von Beschäftigten und Betrieb sauber dokumentieren

Attestpflicht ab dem ersten Tag – Debatte, kein Gesetz

Der Koalitionsausschuss von Union und SPD hat am 2. Juli 2026 im Papier „Ein Programm für Aufschwung und Beschäftigung“ angekündigt, die Attestpflicht auf den ersten Krankheitstag vorzuziehen und die telefonische Krankschreibung abzuschaffen. Nach Kritik aus Ärzteschaft und Wirtschaft ruderte die Politik allerdings schnell zurück. Stand 27. Juli 2026 gibt es dafür weder einen Referentenentwurf noch ein beschlossenes Gesetz. Es ist ein politisches Vorhaben, kein geltendes Recht.

Wie stark die Ankündigung schon relativiert wurde, zeigt der Human Resources Manager: Danach präzisierte Bundeskanzler Friedrich Merz in der Sendung „Maybrit Illner“, man müsse „nicht am ersten Tag in die Arztpraxis“, und eine Attestpflicht ab Tag eins solle „abdingbar“ sein. SPD-Spitze und Gesundheitsministerium betonten laut demselben Bericht Umsetzungsspielräume. Übersetzt: viel Ankündigung, wenig Festgelegtes.

Wie die bestehende 3-Tage-Regel und der eAU-Abruf im Detail funktionieren, liest du in unserem Beitrag zur Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung: Alles zur bestehenden 3-Tage-Regel und zum eAU-Abruf.

Was gilt für Arbeitgebende schon heute – und was erst ab 2027?

Heute gilt die reguläre Attestpflicht nach § 5 EFZG, samt deinem Recht, das Attest früher zu verlangen. Ab 2027 kommt die Teilkrankschreibung als neue, freiwillige Option hinzu. Eine Attestpflicht ab dem ersten Tag für alle gibt es dagegen nicht – Stand 27. Juli 2026 ist sie reine Debatte.

Ein Teil der Umstellung ab 2027 ist reine Fleißarbeit: melden, dokumentieren, in der Abrechnung abbilden. Personizer ist eine modulare HR-Software für kleine und mittlere Unternehmen in der DACH-Region – unter anderem für Zeiterfassung, Urlaubsplanung, digitale Personalakte und DATEV-Integration. Solche Prozesse rund um Krankmeldungen und künftig auch Teilkrankschreibungen lassen sich damit an einem Ort bündeln, statt über mehrere Tools und Papierablagen verteilt.

Krankmeldungen zentral dokumentieren

Ob klassische Krankschreibung oder ab 2027 die neue Teil-AU: Wenn Meldungen, Zustimmungen und Fristen an einem Ort liegen, verlierst du den Überblick nicht. Die digitale Personalakte von Personizer legt Krankmeldungen und Dokumente rechtssicher ab.

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Fazit

Der Krankenstand 2026 ist leicht gesunken – aber das ist nicht die eigentliche Nachricht. Die eigentliche Nachricht ist die Verschiebung: weg von kurzen Atemwegsinfekten, hin zu psychischen Erkrankungen als häufigster und im Schnitt längster Fehlzeitenursache. Für KMU verschiebt das den Schwerpunkt von reiner Krankheitsprävention zu Frühwarnung, Gesprächen und BEM.

Bei der Politik lohnt der genaue Unterschied: Die Teilkrankschreibung ab 2027 ist beschlossen und will vorbereitet sein, die Attestpflicht ab Tag 1 ist es nicht. Ein konkreter nächster Schritt für dich: einmal die eigene Fehlzeiten-Auswertung durchgehen. Wo häufen sich Ausfälle, und sind eure Melde- und Abrechnungsprozesse fit für die Teil-AU ab 2027?

Häufig gestellte Fragen

Hier findest du Antworten auf die wichtigsten Fragen. Falls du weitere Hilfe benötigst, kontaktiere gerne unseren Support.

Wie hoch ist der Krankenstand 2026 im Vergleich zu 2025?

Der Krankenstand ist laut DAK im ersten Halbjahr 2026 leicht auf 5,3 Prozent gesunken, nach 5,4 Prozent im Vorjahreszeitraum. Die TK meldet für das erste Quartal 2026 5,55 Prozent gegenüber 5,95 Prozent im ersten Quartal 2025. Beide Werte beziehen sich auf das jeweilige Versichertenkollektiv der Kasse, nicht auf die Gesamtbevölkerung.

Warum sind psychische Erkrankungen jetzt die häufigste Ursache für Fehltage?

Weil sich die Gewichte verschoben haben: Atemwegserkrankungen gingen 2026 laut DAK um 21 Prozent zurück, während psychische Erkrankungen um 9 Prozent zunahmen und damit erstmals an der Spitze stehen. Sie verursachen zwar weniger einzelne Krankmeldungen, dauern laut Barmer aber im Schnitt rund 40 Tage pro Fall – deutlich länger als eine Erkältung.

Was ändert sich ab 2027 durch die Teilkrankschreibung?

Ab 2027 können Beschäftigte bei einer fortbestehenden Erkrankung mit ärztlicher Feststellung und Zustimmung des Arbeitgebers zu 25, 50 oder 75 Prozent arbeiten, statt voll krankgeschrieben zu sein. Das ist für beide Seiten freiwillig. Meldedaten und Zustimmungen dazu lassen sich in einer digitalen Personalakte sauber dokumentieren.

Muss ich als Arbeitgeber ab dem ersten Krankheitstag ein Attest verlangen?

Nein. Eine allgemeine Attestpflicht ab Tag 1 ist Stand 27. Juli 2026 nur ein politisches Vorhaben, kein Gesetz. Du darfst ein Attest aber schon heute freiwillig früher verlangen – § 5 Abs. 1 EFZG erlaubt das ausdrücklich, ohne dass du es begründen musst.

Ist die Attestpflicht ab Tag 1 schon beschlossen?

Nein. Sie wurde am 2. Juli 2026 vom Koalitionsausschuss angekündigt, ist aber seither politisch relativiert worden und liegt weder als Referentenentwurf noch als Gesetz vor. Anders als die Teilkrankschreibung, die tatsächlich beschlossen ist, bleibt sie vorerst Debatte.

Wie können KMU dem steigenden psychischen Krankenstand vorbeugen?

Wirksam sind vor allem Frühwarnung und Gespräche: Überlastung früh erkennen, das BEM konsequent nutzen und Fehlzeiten systematisch auswerten, um Muster zu sehen. Eine HR-Software kann diese Auswertung erleichtern, ersetzt aber kein Gespräch. Konkrete Anzeichen findest du in unserem Beitrag zu den 8 Frühwarnsignalen für Burnout.

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Was ist die digitale Personalakte – und was ändert die Pflicht ab 2027?

Die digitale Personalakte ist ein elektronisches Ablagesystem, das alle personenbezogenen Dokumente eines Arbeitsverhältnisses zentral, DSGVO-konform und rechtssicher speichert – vom Arbeitsvertrag über Gehaltsdaten bis zu Nachweisen und Zeugnissen. Statt eines Papierordners im Schrank liegt jedes Dokument geordnet und durchsuchbar an einem Ort.

Der eigentliche Grund, warum das Thema gerade jetzt Fahrt aufnimmt, steckt im Sozialversicherungsrecht. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Arbeitgeber bestimmte Entgeltunterlagen zwingend elektronisch führen. Das ergibt sich aus § 8 der Beitragsverfahrensverordnung (BVV).

Was gehört überhaupt in die Personalakte?

Eine feste gesetzliche Definition, was eine Personalakte enthalten muss, gibt es nicht. In der Praxis sammelt sie alles, was für das Arbeitsverhältnis relevant ist: Bewerbungsunterlagen, den Arbeitsvertrag und seine Änderungen, Gehaltsabrechnungen, Sozialversicherungsnachweise, Urlaubs- und Krankheitsdaten, Abmahnungen, Zeugnisse. Der springende Punkt: Nur ein Teil dieser Dokumente fällt unter die neue Elektronikpflicht – dazu gleich mehr.

Die Rechtsgrundlage: § 8 Beitragsverfahrensverordnung (BVV)

§ 8 Abs. 2 BVV legt fest, dass bestimmte Unterlagen „in elektronischer Form zu den Entgeltunterlagen zu nehmen“ sind. Damit verschiebt der Gesetzgeber die Standardform vom Papier zur Datei. Für eine Übergangszeit gilt noch eine Ausnahme, die aber ausläuft – und genau das macht 2027 zum Stichjahr.

Welche Dokumente müssen ab 2027 digital vorliegen?

Betroffen ist nicht die komplette Personalakte, sondern nur die entgelt- und sozialversicherungsrelevanten Nachweise, die § 8 Abs. 2 BVV aufzählt. Dazu gehören zum Beispiel Arbeitserlaubnisse, Nachweise zur Krankenversicherung und bestimmte Erklärungen von Beschäftigten. Deinen Arbeitsvertrag oder ein Arbeitszeugnis musst du also nicht wegen 2027 zwingend digitalisieren – die Pflicht zielt auf die Unterlagen, die bei einer Sozialversicherungsprüfung zählen.

Bis wann musst du handeln? Übergangsfrist und Zeitplan

Bis zum 31. Dezember 2026 kannst du dich noch von der elektronischen Führung befreien lassen, danach ist Schluss. § 8 Abs. 3 BVV formuliert das so:

„Bis zum 31. Dezember 2026 kann sich der Arbeitgeber von der Führung elektronischer Unterlagen auf Antrag bei dem für ihn zuständigen Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung nach § 28p des Vierten Buches Sozialgesetzbuch befreien lassen.“

Der Befreiungsantrag ist damit ein Auslaufmodell. Wer keinen stellt oder keine Befreiung mehr bekommt, für den gilt die Pflicht ab dem 1. Januar 2027. Ehrlich gesagt ergibt es für die wenigsten Betriebe Sinn, bis dahin noch auf ein Papiersystem zu setzen, das man ohnehin bald umstellen muss.

Countdown bis zum 1. Januar 2027

Damit der Umstieg nicht in letzter Minute hektisch wird, ein grober Fahrplan:

1. Bestandsaufnahme: Welche entgeltrelevanten Unterlagen führst du aktuell auf Papier? Wo liegen sie, wer pflegt sie?
2. Formatprüfung: Liegen die betroffenen Dokumente in einem Format vor, das die Deutsche Rentenversicherung bei der Prüfung akzeptiert und maschinell auslesen kann?
3. Rechte-Konzept: Wer darf künftig was sehen? (Dazu weiter unten mehr.)
4. Testlauf: Ein Probelauf mit wenigen Akten deckt Lücken auf, bevor der Ernstfall kommt.

Den kompletten Umstellungsprozess von Papier auf digital haben wir separat aufgeschlüsselt. Die ausführliche Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einführung einer digitalen Personalakte findest du in unserem Grundlagenartikel. Hier bleiben wir beim Compliance-Winkel.

Was passiert, wenn du die Frist verpasst? Bußgelder und Konsequenzen

Wer Entgeltunterlagen nicht ordnungsgemäß führt oder aufbewahrt, riskiert ein Bußgeld von bis zu 50.000 Euro. Grundlage ist § 111 SGB IV in Verbindung mit der Aufzeichnungspflicht aus § 28f SGB IV. Als Ordnungswidrigkeit gilt nach § 111 Abs. 1 Nr. 3 SGB IV, wer „entgegen § 28f Absatz 1 Satz 1 eine Entgeltunterlage nicht führt oder nicht aufbewahrt“ – und für genau diesen Fall setzt § 111 Abs. 4 SGB IV den Bußgeldrahmen auf bis zu 50.000 Euro.

Aber: Das Bußgeld ist selten das größte Problem. Fehlen bei der Betriebsprüfung durch die Deutsche Rentenversicherung prüffähige Unterlagen, kann die Prüfung die Beiträge schätzen. Und solche Schätzungen fallen für den Betrieb selten günstig aus. Dazu kommt der Aufwand: Eine Prüfung, bei der Belege fehlen, zieht sich, bindet Personal und endet oft in Nachforderungen.

Wenn Entgeltunterlagen ohnehin digital vorliegen müssen, ist es naheliegend, sie direkt an die Lohnabrechnung anzubinden. Genau dafür gibt es die DATEV-Schnittstelle von Personizer, die Stammdaten, Abwesenheiten und eAU-Abrufe automatisiert überträgt und Doppeleingaben zwischen HR und Buchhaltung überflüssig macht.

Wie lange musst du Personalakten-Dokumente aufbewahren?

Eine einheitliche Aufbewahrungsfrist für „die Personalakte“ gibt es nicht. Sie hängt am jeweiligen Dokumenttyp und reicht von drei bis zu dreißig Jahren. Wer alles pauschal gleich lange lagert, produziert entweder Datenmüll oder verstößt gegen Löschpflichten.

Ein paar Fristen verdienen eine Einordnung, weil sie in der Praxis gern falsch verstanden werden.

Die drei Jahre sind keine feste Aktenfrist, sondern leiten sich aus der regelmäßigen Verjährung ab: „Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt drei Jahre“ (§ 195 BGB). Solange Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis geltend gemacht werden könnten, willst du die passenden Unterlagen noch haben.

Bei Entgeltunterlagen nennt § 28f Abs. 1 SGB IV keine feste Jahreszahl, sondern koppelt die Aufbewahrung an die Betriebsprüfung: Sie sind „bis zum Ablauf des auf die letzte Prüfung (§ 28p) folgenden Kalenderjahres geordnet aufzubewahren“. Da die Deutsche Rentenversicherung „mindestens alle vier Jahre“ prüft (§ 28p Abs. 1 SGB IV), landest du in der Praxis bei rund fünf Jahren – im Zweifel eher länger lagern als zu früh löschen.

Das Lohnkonto ist dagegen klar geregelt: „Die Lohnkonten sind bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres, das auf die zuletzt eingetragene Lohnzahlung folgt, aufzubewahren“ (§ 41 Abs. 1 EStG).

Die 30 Jahre bei der betrieblichen Altersvorsorge sind eine Empfehlung, keine ausdrückliche gesetzliche Aufbewahrungspflicht. Sie folgen aus § 18a BetrAVG: „Der Anspruch auf Leistungen aus der betrieblichen Altersversorgung verjährt in 30 Jahren.“ Weil ein Beschäftigter theoretisch Jahrzehnte später einen Anspruch nachweisen können muss, empfiehlt sich die entsprechend lange Aufbewahrung der Belege.

Wer darf auf die digitale Personalakte zugreifen?

Zugriff bekommt nur, wer die Daten für seine Aufgabe wirklich braucht. Fachleute nennen das Need-to-know-Prinzip. Rechtlich gestützt wird das von Art. 32 DSGVO (Sicherheit der Verarbeitung) und § 26 BDSG (Verarbeitung von Beschäftigtendaten). § 26 Abs. 1 BDSG erlaubt die Verarbeitung, „wenn dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses oder nach Begründung des Beschäftigungsverhältnisses für dessen Durchführung oder Beendigung erforderlich ist“. Alles darüber hinaus ist begründungspflichtig.

In der Praxis bedeutet das granulare, rollenbasierte Zugriffsrechte statt eines gemeinsamen Ordners für alle. Die HR-Leitung sieht mehr als eine Teamleitung, und Gehaltsdaten bleiben auf einen engen Kreis beschränkt. Art. 32 Abs. 1 DSGVO nennt als geeignete Schutzmaßnahme ausdrücklich „die Pseudonymisierung und Verschlüsselung personenbezogener Daten“. Ein Papierordner im abschließbaren Schrank leistet das nicht in vergleichbarer Feinheit.

Personalakten sicher, aber zugänglich

Mit der digitalen Personalakte von Personizer legst du selbst fest, wer Zugriffsrechte erhalten darf. Gespeichert wird verschlüsselt auf ISO-zertifizierten Servern in der EU.

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Einsichtsrecht der Mitarbeitenden (§ 83 BetrVG)

Beschäftigte dürfen ihre eigene Akte jederzeit einsehen. § 83 Abs. 1 BetrVG formuliert das eindeutig: „Der Arbeitnehmer hat das Recht, in die über ihn geführten Personalakten Einsicht zu nehmen.“ Dabei darf ein Betriebsratsmitglied hinzugezogen werden, das über den Inhalt Stillschweigen zu bewahren hat. Ergänzend gibt Art. 15 DSGVO jeder betroffenen Person das Recht auf Auskunft darüber, welche Daten über sie verarbeitet werden. In einer digitalen Akte ist eine solche Auskunft mit wenigen Klicks erfüllt, statt einen ganzen Ordner kopieren zu müssen.

Zugriff durch den Betriebsrat – kein Freifahrtschein

Ein generelles Zugriffsrecht auf alle Personalakten hat der Betriebsrat nicht. Er kann im Einzelfall hinzugezogen werden, wenn ein Beschäftigter das bei seiner eigenen Akteneinsicht wünscht (§ 83 Abs. 1 BetrVG). Ein pauschaler Durchgriff auf sämtliche Akten lässt sich daraus nicht ableiten.

Papier- oder digitale Personalakte: Was lohnt sich mehr?

Für die reine Pflichterfüllung ab 2027 führt bei den betroffenen Entgeltunterlagen ohnehin kein Weg an der elektronischen Form vorbei. Aber auch abseits der Pflicht zeigt der direkte Vergleich, wo die Papierakte an ihre Grenzen kommt.

Ein Feuer im Aktenraum, ein verlegter Ordner, eine Kaffeetasse zur falschen Zeit – bei Papier ist ein Dokument im Zweifel weg. Eine digitale Akte lässt sich sichern und wiederherstellen. Das ist kein Nice-to-have, sondern für aufbewahrungspflichtige Unterlagen ein echter Risikofaktor.

Mehr als Pflichterfüllung: diese Vorteile kommen dazu

Die 2027-Pflicht ist der Anlass, der Nutzen reicht weiter. Eine an einem Ort gebündelte digitale Akte spart Suchzeit, macht Onboarding und Offboarding nachvollziehbar und lässt sich direkt an die Lohnabrechnung anbinden. Personizer ist eine modulare HR-Software für kleine und mittlere Unternehmen im DACH-Raum mit Zeiterfassung, Urlaubsplanung, digitaler Personalakte und DATEV-Integration. Die Personalakte ist also kein isoliertes Werkzeug, sondern hängt mit den übrigen HR-Prozessen zusammen. Welche Vorteile eine digitale Personalakte im Betriebsalltag konkret bringt, vertiefen wir im Grundlagenartikel zur digitalen Personalakte.

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Die DATEV-Schnittstelle und warum sie für KMU so wichtig ist

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• eAU-Abruf

Ohne eine digitale Zeiterfassung bedeutet das: Stammdaten manuell einpflegen, Abwesenheiten per E-Mail kommunizieren, Korrekturen nachschicken. Zeit, die deutlich wertvoller investiert werden darf.

Das Problem, wenn HR und Lohnabrechnung nicht zusammenpassen

Ohne strukturierte digitale Lösung entstehen typische Probleme:

• Stammdaten werden manuell doppelt gepflegt, in der HR-Software und in DATEV
• Abwesenheiten per E-Mail oder Zuruf weitergegeben
• Fehler schleichen sich ein, weil Daten nicht synchron sind
• DSGVO-Risiken durch unsichere Datenweitergabe

Die Schnittstelle zu DATEV schafft hier klare Abhilfe: Daten werden einmal in Personizer gepflegt und von dort direkt an DATEV übermittelt. Pünktlich, vollständig und nachvollziehbar.

Von der Zeiterfassung direkt zum DATEV-Export

Personizer bündelt alle relevanten HR-Daten an einem Ort. So wird die monatliche Übergabe ans Steuerbüro zur Routine, ganz ohne Papierkram.

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So funktioniert der DATEV-Export mit Personizer Schritt für Schritt

Personizer übernimmt in diesem Prozess den HR-Teil: Mitarbeiterdaten werden strukturiert abgelegt und Abwesenheiten zentral verwaltet
Die so gesammelten Daten lassen sich am Monatsende in einem Format exportieren ,das dein Steuerbüro direkt in DATEV weiterverarbeiten kann.

Schritt 1: Mitarbeiterstammdaten pflegen
Lege neue Mitarbeiter in Personizer an oder aktualisiere bestehende Profile. Persönliche Daten, Sozialversicherungsinfos und mehr. Alle Daten werden automatisch in DATEV exportiert.

Schritt 2: Abwesenheiten eintragen
Urlaubsanträge, Elternzeiten und weitere Abwesenheiten werden direkt in Personizer erfasst und über die Schnittstelle an DATEV übermittelt. Dein Steuerbüro hat damit stets aktuelle und korrekte Informationen.

Schritt 3: eAU-Abruf
Krankheitsmeldungen lassen sich über die Schnittstelle direkt als elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) abrufen. Ohne manuelles Nachfragen beim Mitarbeiter.

Die Digitale Personalakte als Datenbasis hinter dem DATEV-Export

Dein Steuerbüro braucht für eine saubere, digitale Lohnabrechnung neben den erbrachten Stunden auch korrekte Stammdaten: Vertragsdetails, Steuerklasse und Einsatzbereiche. Genau dafür gibt es die Digitale Personalakte.
Das Steuerbüro nutzt diese Daten dann auf seiner Seite in DATEV LODAS oder vergleichbaren DATEV-Lohnprogrammen.

Alle relevanten Mitarbeiterdaten an einem Ort, mit klaren Zugriffsrechten. Damit nicht jeder alles sieht, aber alle das Richtige finden. DSGVO-konform, ohne Dokumente in E-Mail-Verläufen oder ungeschützten Ordnern.

Fazit: Weniger Reibung zwischen HR und Buchhaltung

Die Übergabe ans Steuerbüro muss kein monatlicher Aufwand sein. Wenn Stammdaten und Abwesenheiten zentral in Personizer verwaltet und direkt an DATEV übertragen werden, wird der Prozess zur Routine und nicht zur Herausforderung.

Personizer schafft genau diese Grundlage: strukturierte Daten, transparente Prozesse und eine saubere DATEV-Übertragung. So bleibt mehr Zeit für das, was wirklich zählt.

Häufig gestellte Fragen

Hier findest du Antworten auf die wichtigsten Fragen. Falls du weitere Hilfe benötigst, kontaktiere gerne unseren Support.

Was übergibt der DATEV-Export von Personizer genau?

Der Export umfasst Arbeitsstunden, Überstunden, Urlaubstage und Fehlzeiten. Alle relevanten Zeitdaten für die Lohnabrechnung. Die Vergütung bliebt direkt beim Steuerberater und wird seperat gepflegt.

Wie funktioniert die DATEV-Integration technisch?

Personizer ist kein natives DATEV-Addon, aber die erfassten Zeitdaten lassen sich strukturiert exportieren und problemlos von deinem Steuerbüro in DATEV weiterverarbeiten. Der Export ist so strukturiert, dass das Steuerbüro die Daten direkt nutzen kann.

Wie sicher sind Mitarbeiterdaten in einer digitalen Personalakte?

Personizer verarbeitet alle Daten DSGVO-konform. Zugriffsrechte lassen sich steuern. So sieht jede Person nur das, was sie sehen darf. Keine Excel-Dateien mit offenen Zugängen.

Hast du weitere Fragen?

Lass dich von Kai durchs Produkt führen und dir alles zeigen. Dein persönlicher Ansprechpartner!

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Mit Personizer machst du Skills, Lernziele und Entwicklungsstände im Team sichtbar – zentral dokumentiert und jederzeit aktuell.

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Was ist eine digitale Personalakte?

Eine digitale Personalakte ist ein elektronisches Ablagesystem, das alle Dokumente und Daten eines Arbeitsverhältnisses zentral speichert, vom Arbeitsvertrag über Stammdaten bis zur letzten Gehaltsanpassung. Statt eines Papierordners im abschließbaren Schrank liegt jede Unterlage geordnet, durchsuchbar und von überall abrufbar an einem digitalen Ort.

Der Unterschied zum Papierordner ist mehr als das Format. In der Papierakte suchst du. In der digitalen Akte findest du. Über die Suche, über eine Kategorie oder direkt im Profil der jeweiligen Person. Und du siehst auf einen Blick, was fehlt: kein Vertrag, kein Ende der Probezeit hinterlegt, keine aktuelle Bankverbindung.

Welche Dokumente gehören hinein?

In die Personalakte kommt, was für das Arbeitsverhältnis relevant ist – von der Einstellung bis zum Austritt. In der Praxis sind das vor allem:

• Stammdaten: Name, Anschrift, Bankverbindung, Notfallkontakt
• Vertragsunterlagen: Arbeitsvertrag, Zusatzvereinbarungen, Änderungen
• Entgeltbezogenes: Gehaltsvereinbarungen und der Verlauf über die Jahre
• Nachweise und Bescheinigungen: Zeugnisse, Zertifikate, Weiterbildungsnachweise, AU-Bescheinigungen
• Arbeitszeit und Abwesenheit: Zeitmodell, Urlaubsanspruch, Elternzeit
• Sensibles: Abmahnungen, Kündigungen

Nicht jedes dieser Dokumente unterliegt denselben Regeln. Manche darfst du früh löschen, andere musst du jahrelang aufbewahren, wieder andere gehören besonders geschützt. Wie lange welche Unterlage bleiben muss und welche Zugriffsrechte gelten, hängt am jeweiligen Dokumenttyp. Das sprengt diesen Grundlagenartikel und steht ausführlich im Artikel zur Personalakte-Pflicht ab 2027.

Lohnt sich die Umstellung für dein KMU?

Für die meisten kleinen und mittleren Betriebe: ja, aber nicht wegen eines einzelnen Effekts, sondern weil sich mehrere kleine addieren. Der spürbarste ist die Zeit, die du nicht mehr mit Suchen verbringst.

Neben der Zeitersparnis wiegen drei Dinge schwer:

• Ordnung, die bleibt. Jedes Dokument hat einen festen Platz. Nichts liegt doppelt, nichts verschwindet im falschen Ordner.
• Zugriff von überall. Homeoffice, zweiter Standort, unterwegs beim Termin. Die Akte ist erreichbar, ohne dass jemand den Schlüssel zum Aktenschrank hat.
• Zusammenarbeit ohne Reibung. Geschäftsführung, HR und Buchhaltung greifen auf denselben Stand zu, jeder im Rahmen seiner Rechte.

Denn genau daran scheitert Papier: Sobald zwei Personen dieselbe Akte brauchen, wird es umständlich. Eine digitale Akte kennt dieses Problem nicht.

Ein ehrliches Wort zur Grenze: Die Umstellung selbst kostet einmalig Aufwand. Bestehende Ordner müssen erfasst und einsortiert werden, und die erste Woche fühlt sich ungewohnt an. Wer nur fünf Beschäftigte hat und ohnehin selten in die Akten schaut, spürt den Gewinn später als ein Betrieb mit 40 Leuten und viel Fluktuation. Der Nutzen wächst mit der Zahl der Vorgänge.

Digitale Personalakte einführen: in 5 Schritten

Eine digitale Personalakte einzuführen ist kein IT-Großprojekt. Mit einem klaren Ablauf schaffst du es in überschaubarer Zeit. Diese fünf Schritte haben sich bewährt:

1. Ist-Analyse. Verschaff dir einen Überblick: Welche Unterlagen führst du heute, wo liegen sie, wer pflegt sie? Oft tauchen dabei doppelte oder längst überholte Dokumente auf. Aussortieren, bevor du digitalisierst – nicht danach.

2. Struktur festlegen. Definiere Kategorien, bevor du das erste Dokument hochlädst. Verträge, Nachweise, Entgelt, Abwesenheit: eine einfache, für alle nachvollziehbare Gliederung ist mehr wert als eine perfekte, die keiner versteht.

3. Migration. Jetzt kommen die Dokumente ins System. Fang mit den aktiven Beschäftigten an, alte Akten kannst du nach und nach nachziehen. Ein Tipp aus der Praxis: nicht alles auf einmal einscannen, sondern in Blöcken, sonst zieht sich der Berg endlos.

4. Zugriffsrechte klären. Leg fest, wer was sehen darf. Die Geschäftsführung braucht einen anderen Blick als eine Teamleitung, und Gehaltsdaten gehören in einen engen Kreis. Das ist zunächst eine organisatorische Frage, keine technische.

5. Team mitnehmen. Eine kurze Einweisung reicht meist. Wichtig ist, dass alle wissen, wo künftig was liegt. Sonst entstehen parallel zur digitalen Akte wieder kleine Schattenablagen im Mailpostfach.

Vom Aktenordner zum digitalen Workflow

Mit dem Personalakte-Modul von Personizer startest du ohne Einrichtungsprojekt: Beschäftigte anlegen, Dokumente per Drag & Drop hineinziehen, Kategorien und Rechte vergeben – fertig.

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Sicherheit und Datenschutz: die Grundsätze

Personalakten enthalten sensible Daten, vom Gehalt bis zur Krankmeldung. Deshalb steht und fällt eine digitale Lösung mit drei Grundsätzen: verschlüsselte Speicherung, ein Serverstandort in der EU und ein rollenbasiertes Rechtekonzept, das jedem nur das zeigt, was er für seine Aufgabe braucht.

Rechtlich ist das kein Selbstzweck, sondern folgt aus der DSGVO-Pflicht zum angemessenen Schutz personenbezogener Daten. In der Praxis heißt das: Ein gemeinsamer Ordner, in den alle hineinschauen können, ist keine gute Idee. Abgestufte Rechte sind es.

Die digitale Personalakte von Personizer

Personizer ist eine modulare HR-Software für kleine und mittlere Unternehmen im DACH-Raum mit Zeiterfassung, Urlaubsplanung, digitaler Personalakte und DATEV-Integration. Die Personalakte ist eines dieser Module und mit den anderen verzahnt. Was das konkret kann:

Alles zur Person an einem Ort. Das Personalakte-Modul bündelt Stammdaten, Notfallkontakte, Vertragsdetails wie Ein- und Austrittsdatum oder Probezeit-Ende, den Gehaltsverlauf sowie interne Notizen. Dokumente lädst du im integrierten Dokumentenmanagement per Drag & Drop hoch – Verträge, Abmahnungen, Zertifikate, AU-Bescheinigungen. Eine Versionierung überschreibt alte Stände, ein Änderungsprotokoll hält fest, wer wann was angepasst hat. Standardmäßig steht 1 GB Speicherplatz bereit, bei Bedarf bis zu 1 TB.

Das Organigramm entsteht von selbst. Sobald Beschäftigte in der Personalakte angelegt sind – manuell oder per CSV- beziehungsweise XLS-Import – erzeugt Personizer daraus automatisch ein Organigramm. Es sortiert nach dem Feld „Berichtet an“, zeigt Hierarchien und Abteilungen und lässt sich anklicken, um die Eckdaten einer Person zu sehen. Ändert sich die Personalakte, ändert sich das Organigramm mit. Kein manuelles Pflegen in PowerPoint mehr, das schon beim nächsten Neuzugang veraltet.

Verknüpft mit Zeiterfassung und Urlaubsplanung. Weil Arbeitszeitmodell und Urlaubsanspruch ohnehin zur Person gehören, greift die Personalakte auf dieselben Daten zu wie die Zeiterfassung und der Urlaubsplaner. Legst du jemanden neu an, ist die Person überall bekannt – du pflegst sie nicht dreimal.

Zur Sicherheit: Die Daten liegen verschlüsselt auf ISO-zertifizierten Servern in der EU, der Zugriff läuft über benutzerdefinierte Rollen. Du legst also fest, dass etwa Gehaltsdaten nur einem kleinen Kreis sichtbar sind.

Personalakte, Organigramm und Zeiterfassung aus einer Hand

Wenn du Personalverwaltung, Zeiterfassung und Urlaubsplanung nicht in drei getrennten Tools führen willst, bildet Personizer sie in einem System ab.

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Häufig gestellte Fragen

Hier findest du Antworten auf die wichtigsten Fragen. Falls du weitere Hilfe benötigst, kontaktiere gerne unseren Support.

Was ist eine digitale Personalakte?

Eine digitale Personalakte ist ein elektronisches Ablagesystem, in dem alle Dokumente und Daten eines Arbeitsverhältnisses zentral gespeichert werden, etwa Arbeitsvertrag, Stammdaten, Nachweise und Gehaltsverlauf. Sie ersetzt den klassischen Papierordner und macht Unterlagen durchsuchbar sowie von überall abrufbar.

Welche Dokumente gehören in eine digitale Personalakte?

In der Praxis alles, was für das Arbeitsverhältnis relevant ist: Stammdaten, Arbeitsvertrag und Änderungen, Gehaltsvereinbarungen, Zeugnisse und Zertifikate, Urlaubs- und Abwesenheitsdaten sowie sensible Unterlagen wie Abmahnungen. Eine feste gesetzliche Vorgabe, was enthalten sein muss, gibt es nicht. Der Betrieb legt die Struktur selbst fest.

Wie führe ich eine digitale Personalakte ein?

In fünf Schritten: Ist-Analyse der vorhandenen Unterlagen, Festlegen einer Kategoriestruktur, Migration der Dokumente ins System, Definition der Zugriffsrechte und eine kurze Einweisung des Teams. Wer schrittweise vorgeht und mit den aktiven Beschäftigten beginnt, hält den Aufwand gering.

Ist eine digitale Personalakte Pflicht?

Die komplette Personalakte muss nicht digital geführt werden. Für bestimmte entgelt- und sozialversicherungsrelevante Unterlagen gilt jedoch ab dem 1. Januar 2027 eine elektronische Pflicht nach § 8 Abs. 2 BVV. Welche Dokumente betroffen sind und welche Fristen und Bußgelder dazugehören, steht im Artikel zur Personalakte-Pflicht ab 2027.

Wie sicher ist eine digitale Personalakte?

Das hängt von der Lösung ab. Wesentlich sind verschlüsselte Speicherung, ein Serverstandort innerhalb der EU und abgestufte, rollenbasierte Zugriffsrechte. Bei Personizer liegen die Daten verschlüsselt auf ISO-zertifizierten Servern in der EU, und der Zugriff lässt sich pro Rolle bis auf einzelne Dokumentarten festlegen.

Was kostet die digitale Personalakte bei Personizer?

Datenimport und geschäftliche Personaldaten sind kostenlos. Dokumentenspeicher, Gehaltsverlauf und das Organigramm gehören zur kostenpflichtigen Vollversion: 0,90 € pro Person und Monat bei monatlicher Zahlweise, 0,70 € bei 24 Monaten Laufzeit. Bei 20 Beschäftigten liegt das zwischen 14 und 18 € im Monat.

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Excel-Vorlage für Mitarbeiterakten

Alle Personaldaten
zentral, importfertig
für Personizer

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Inhalt

Zeiterfassung ist Pflicht: Seit 2022 sind Arbeitgebende dazu angehalten, ihren Mitarbeitenden die Möglichkeit zur Arbeitszeiterfassung zu geben. Viele Betriebe schlagen sich seitdem aber immer noch mit Urlaubszetteln und Arbeitszeit-Listen in Papierform herum. 

Mit der digitalen Zeiterfassung können rechtliche Anforderungen erfüllt und manuelle Aufwände reduziert werden. Dieser Leitfaden führt dich Schritt für Schritt durch den Prozess der Einführung der digitalen Zeiterfassung in deinem Unternehmen, von der Planungsphase bis hin zur Auswertung deines gewählten Systems. 

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Schritt 1: Anforderungen an die elektronische Zeiterfassung 

Je nachdem, wie deine Organisation aufgebaut ist, können die Ansprüche an die digitale Zeiterfassung variieren. Bevor du dich also für ein Zeiterfassungs-Tool entscheidest, definiere im ersten Schritt deine Anforderungen an das System: 

Der passende Funktionsumfang 

Definiere, welches Problem das digitale Zeiterfassungssystem für dich lösen soll: Ist der derzeitige Aufwand der manuellen Arbeitszeitdokumentation zu hoch oder fehleranfällig? Fällt es mit dem derzeitigen System schwer, spezifische gesetzliche Vorgaben einzuhalten?  

Aus diesem Bedarf kannst du deine Anforderungen an die Funktionen für die digitale Zeiterfassung ableiten: 

• Müssen Mitarbeitende in der Lage sein, unterwegs ihre Zeiten zu pflegen, zum Beispiel durch eine mobile Zeiterfassung per App?  
• Verfügen alle Mitarbeitenden über die passende Hardware (Rechner, Smartphone), um ihre Arbeitszeiten digital zu erfassen? 
• Ist es wichtig, eine Integration in bestehende Systeme zu haben? 
• Sollen Mitarbeitende Dokumente digital über das Tool einreichen können?  
• Soll eine elektronische Urlaubsplanung und die Planung anderer Abwesenheiten möglich sein? 
• Brauchst du die Möglichkeit, Mitarbeitende zu Teams zu gruppieren? 
• Soll es möglich sein, Arbeitszeiten nach Kunden oder Projekten zu kategorisieren? 

Überprüfe auch, ob in die nächsten Schritte bestimmte Personen einbezogen werden müssen, zum Beispiel der Betriebsrat oder weitere Stakeholder. Stimme dich mit diesen ab, um wirklich alle Wünsche an die elektronische Zeiterfassung zu sammeln. 

Nutzerfreundlichkeit beachten 

Die digitale Zeiterfassung bietet den Vorteil, dass alle Mitarbeitenden ihre eigene Arbeitszeit selbst erfassen können. Deshalb muss das gewählte System für alle Personen im Team intuitiv bedienbar sein, auch wenn keine technischen Kenntnisse vorliegen. So kannst du die Akzeptanz einer neuen Software erhöhen. 

Rechtliche Rahmenbedingungen 

Stelle sicher, dass das geplante System den gesetzlichen Anforderungen, insbesondere dem Datenschutz, gerecht wird. Der Betriebsrat und auch die Rechtsabteilung deiner Organisation können bei der Bewertung dieser Aspekte eine wichtige Rolle spielen und sollten entsprechend zu Rate gezogen werden. 

Schritt 2: Auswahl der passenden Software 

Nachdem du deine Anforderungen an eine Zeiterfassungs-Software erhoben hast, geht es nun in die Recherche nach dem passenden Tool. Anbieter wie clockin, Personio oder Personizer kannst du in deiner Liste möglicher Lösungen aufnehmen und anhand deiner Anforderungen miteinander vergleichen. Plattformen wie OMR Reviews, Capterra oder HR Software Auswahl helfen dir dabei, einen ersten Überblick über den Markt zu gewinnen und verschiedene HR-Tools miteinander zu vergleichen.

Am besten erstellst du dir jetzt Testzugänge bei allen Tools, die für dich in Frage kommen. Denn bei der Anwendung stellt sich am schnellsten heraus, ob eine Zeiterfassungs-Software die gewünschte Bedienung und Funktionalität für deinen Anwendungsfall mitbringt. 

Betrachte in diesem Schritt auch das Preis-Leistungs-Verhältnis:  

• Wie sieht das Preismodell einer geeigneten Zeiterfassungs-Software für euer Team aus?  
• Sind die Lizenzkosten auch bei einem wachsenden Unternehmen vertretbar?  
• Werden zukünftig weitere Anforderungen an das System erforderlich, die im Preismodell der Software beachtet werden?  
• Muss zusätzlich Support gebucht werden?  
• Wie hoch schätzt du den Schulungsaufwand im Team ein, bis alle Mitarbeitenden mit dem Tool arbeiten können?  

Auch hier beziehst du den Betriebsrat, die Geschäftsführung oder andere Stakeholder in den Auswahlprozess mit ein. Vergleiche die Kosten und Funktionen und entscheide dich für die Zeiterfassungs-Software, die zu euren Erwartungen und eurem Budget passt. 

Passt Personizer zu deinen Anforderungen?

Vergleiche deine Must-have-Funktionen mit Personizer: mobile App, flexible Arbeitszeitmodelle und einfache Auswertungen in einem Tool.

Funktionen vergleichen

Schritt 3: Implementierung im Kernteam 

Hast du dich für eine Software zur Arbeitszeiterfassung entschieden? Dann kannst du im kleinen Kreis das System implementieren. Bilde dazu ein Projektteam, das sich aus Stakeholdern, IT-Spezialisten und HR-Verantwortlichen zusammensetzt. 

Innerhalb dieses Projektteams wird nicht nur die technische Umsetzung betrachtet. Je nachdem, welche Arbeitszeitmodelle in deinem Unternehmen gängig sind, müssen bei der digitalen Zeiterfassung nun auch verschiedene Regeln festgelegt werden: 

Arbeitszeiten-Regelung: Gibt es fest definierte Zeiten für den Arbeitsantritt, oder doch Gleitzeit? Und wie werden Überstunden oder Pausenzeiten verrechnet? Lege innerhalb des Projektteams ein gemeinsames Regelwerk fest, und wie dieses beim Umgang mit der Software eingesetzt wird. 

Teilzeitkräfte und Minijobber: Stelle sicher, dass im System verschiedene Arbeitszeitmodelle abgebildet werden, damit alle Mitarbeitenden ihre Zeiten regelkonform erfassen können. 

Datenschutz beachten: Wer darf was von wem erfahren? Mit Admin-Zugangsrechten und Einstellungen für die Sichtbarkeit von Abwesenheiten wie Krankheiten, Kuren und Co kannst du personenbezogene Daten vor unbefugten Augen sichern. 

Schritt 4: Digitale Zeiterfassung in der Organisation einführen 

Habt ihr euch im Kernteam auf ein gemeinsames Regelwerk geeinigt und alle Funktionen in der Software entsprechend vorbereitet, kommt nun der wichtigste Schritt: Die Einführung der elektronischen Zeiterfassung im gesamten Unternehmen. 

Hier ist Transparenz wichtig, um allen Mitarbeitenden den Umgang mit der neuen Software nahe zu bringen. Um den Übergang zur digitalen Arbeitszeiterfassung zu erleichtern, biete der Kollegschaft Anlässe, um sich zu informieren und Fragen zu stellen: 

• Demonstration: Führe in einer Präsentation das gesamte Team durch die Software. Gehe dabei auf die Vorteile ein, die sich durch die Nutzung des Tools für die Mitarbeitenden ergeben. 
• Schriftliche Dokumentation: Alle festgelegten Regeln bezüglich der Arbeits- und Urlaubszeiten werden in schriftlicher Form für alle Mitarbeitenden zugänglich abgelegt. 

• Feste Ansprechpartner: Lege fest, welche Personen aus dem Projektteam als Ansprechpersonen zur Verfügung stehen, um künftige Fragen zum Zeiterfassungstool aufzunehmen und zu beantworten. 
• Pilotphase: Lege einen Zeitraum fest, in dem das gesamte Unternehmen Zeit hat, sich mit dem neuen System vertraut zu machen und eventuelle technische Fehler zu beheben. 

Schritt 5: Nutzung und Auswertung

Nachdem die Pilotphase beendet wurde und alle Teammitglieder die Zeiterfassungs-Software testen konnten, ist es im letzten Schritt Zeit für eine Auswertung. Diese ist wichtig, um den Erfolg der Einführung der digitalen Zeiterfassung im Unternehmen messbar zu machen. Stelle für die Auswertung die wichtigsten Kriterien zusammen, anhand derer du bewerten kannst, ob der digitalisierte Prozess im Unternehmen einen Mehrwert gebracht hat:  

Messwerte zur Auswertung der elektronischen Arbeitszeiterfassung 

Effizienzsteigerung: Vergleiche die Effizienz der Arbeitszeiterfassung vor und nach der Einführung. Hat das System zu einer Reduzierung von Verwaltungsaufwand und Fehlern geführt? Das Freiräumen zeitlicher Ressourcen ist oft ein klarer Indikator für den Erfolg der Implementierung einer digitalen Zeiterfassung. 

Richtigkeit der Daten: Die Arbeitszeiten sollten mit dem neuen Prozess von allen Mitarbeitenden digital erfasst werden. Deswegen muss regelmäßig geprüft werden, ob die Akzeptanz für den neuen Prozess im Team die komplette Ablösung einer manuellen Zeiterfassung ermöglicht. Sollten die digital erfassten Zeiten mit den tatsächlichen Arbeitszeiten nicht übereinstimmen, könnte das auf Schulungsbedarf oder technische Probleme hinweisen. 

Kosteneffektivität: Analysiere die Kosteneffektivität des neuen Systems im Vergleich zum alten. Berücksichtige dabei sowohl die anfänglichen Implementierungskosten als auch die laufenden Betriebskosten.   

Integration mit anderen Systemen: Beurteile, wie gut die Software mit anderen Systemen im Unternehmen integriert ist. Eine Anbindung an Gehaltsabrechnungssysteme, HR-Management-Tools und andere relevante Systeme ist ein positiver Faktor der Effizienzsteigerung. 

Feedback der Mitarbeitenden: In einer Zufriedenheitsumfrage kannst du ein Stimmungsbild zum neuen Prozess aus dem Team abholen. Gleichzeitig bietet eine Umfrage die Möglichkeit, Feedback von Mitarbeitenden zu erhalten, um etwaige Probleme zu erkennen und zu beheben. 

Compliance und rechtliche Aspekte: Zeige auf, dass die Zeiterfassungs-Software es ermöglicht, alle relevanten Arbeitszeitgesetze, Datenschutzbestimmungen und internen Anforderungen zu erfüllen. 

Checkliste zur Einführung der digitalen Zeiterfassung: An alles gedacht? 

1. Anforderungen erfassen

• Welches Problem soll gelöst werden? 
• Welche Anforderungen gibt es an den Funktionsumfang? 
• Welche rechtlichen Rahmenbedingungen müssen beachtet werden? 
• Welches Budget steht zur Verfügung? 
• Wer muss im Entscheidungsprozess involviert werden? 

2. Auswahl der Zeiterfassungs-Software 

• Verschiedene Lösungsanbieter recherchieren 
• Zugänge bei Anbietern erstellen & Software testen 
• Preis-Leistungs-Verhältnis prüfen 

3. Implementierung im Kernteam

• Projektteam aus wichtigsten beteiligten Personen bilden 
• Arbeitszeiten-Regelungen definieren 
• Verschiedene Arbeitszeitmodelle in Software beachten 
• Software im Alltag nutzen und testen 
• Zugangsrechte verwalten 

4. Einführung in der Organisation 

• Präsentation der Software im gesamten Unternehmen 
• Schriftliche Dokumentation aller Arbeits- und Urlaubszeitenregeln 
• Ansprechpartner:in für Software definieren 
• Pilotphase für Fehler und Fragen einplanen 

5. Nutzung & Auswertung 

• Erfolg messen: Was hat die Einführung der Software gebracht?  
• Effektivität des Systems bewerten (Kosten, Aufwand)  
• Richtige Nutzung der Software sicherstellen 
• Feedback von Mitarbeitenden einholen 
• Compliance und rechtliche Aspekte prüfen

Die Checkliste gibt es hier auch als PDF zum Download: 

So gelingt die Einführung der elektronischen Arbeitszeiterfassung

Die Umstellung auf digitale Arbeitszeiterfassung stellt dein Unternehmen zukunftssicherer auf. Die Erfüllung gesetzlicher Anforderungen, sowie die Reduzierung von Verwaltungsaufwand sind zwei der größten Vorteile, die du in deiner Organisation durch einen digitalisierten Prozess einbringen kannst. 

Wichtig ist bei der Einführung neuer Prozesse aber vor allem Transparenz über Entscheidungen und Arbeitszeitregelungen. Sei mit Informationen über die digitale Zeiterfassung freigiebig; Dann werden alle Mitarbeitenden die Einführung der elektronischen Zeiterfassung begrüßen. 

Transparente Zeiterfassung

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Häufig gestellte Fragen

Hier findest du Antworten auf die wichtigsten Fragen. Falls du weitere Hilfe benötigst, kontaktiere gerne unseren Support.

Warum sollte mein Unternehmen jetzt auf digitale Zeiterfassung umsteigen?

Die digitale Zeiterfassung hilft nicht nur, das gesetzliche Erfordernis zur Arbeitszeiterfassung zu erfüllen, sondern reduziert gleichzeitig Fehler, spart Zeit und sorgt für mehr Transparenz. Unternehmen profitieren von automatisierten Prozessen, während Mitarbeitende ihre Arbeitszeiten bequem per App oder am Rechner erfassen können. Das steigert die Akzeptanz und entlastet HR sowie Führungskräfte nachhaltig.

Wie kann ich sicherstellen, dass die digitale Zeiterfassung von meinen Mitarbeitenden akzeptiert wird?

Akzeptanz entsteht durch Transparenz und einfache Bedienbarkeit. Wichtig ist eine klare Kommunikation: Warum wird das System eingeführt? Welche Vorteile haben Mitarbeitende konkret (z. B. weniger Papierkram, einfache Urlaubsplanung)? Durch Schulungen, eine offene Fragerunde und eine Pilotphase fühlen sich Mitarbeitende abgeholt und entwickeln Vertrauen in die neue Software.

Welche rechtlichen Anforderungen muss eine Zeiterfassungs-Software erfüllen?

Eine digitale Zeiterfassung muss die Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes erfüllen und datenschutzkonform arbeiten. Das bedeutet u. a. sichere Speicherung personenbezogener Daten, transparente Zugriffsrechte und revisionssichere Dokumentation. Unternehmen sollten den Betriebsrat sowie die Rechtsabteilung frühzeitig einbinden, um eine gesetzeskonforme Implementierung sicherzustellen.

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