1. HR-Trend: KI-Agenten verschlanken HR-Prozesse

Der Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) und Automatisierung findet bereits in vielen Bereichen Anwendung, und wird künftig auch das Personalmanagement erleichtern. HR-Abteilungen können diese Technologien für sich nutzen, um Routineaufgaben zu automatisieren und mit “Predictive Analytics” (Vorhersagen basierend auf Analysen) datenbasierte Personal-Entscheidungen zu treffen. Damit können Herausforderungen wie beispielsweise Personalengpässe frühzeitig erkannt und vorgebeugt werden. Dies ermöglicht nicht nur eine vorausschauende Personalplanung, sondern auch eine Verbesserung der Entscheidungsqualität. 

Automationen und AI-Tools entwickeln sich im kommenden Jahr zunehmend zu sogenannten „Agenten“, also zu Programmen, die mithilfe von künstlicher Intelligenz autonom Ziele verfolgen und Aufgaben ausführen können. Indem KI-Agenten repetitive Aufgaben übernehmen, wie zum Beispiel Onboarding- oder Genehmigungsprozesse, können sich Personaler mehr Zeit für strategische Aufgaben nehmen, wie für die Weiterentwicklung der Mitarbeitenden oder die Gestaltung der Unternehmenskultur.

Gut zu wissen: In 2026 tritt auch der EU AI Act vollends in Kraft. Demnach sollte die innovative Technologie sensibel eingesetzt werden, denn im Zusammenhang mit HR-Prozessen bedarf es strenger Richtlinien mit Hinblick auf die Einsatz-Gebiete und Grenzen von KI-Tools.

2. HR-Trend: Gelebte Unternehmenskultur fördert Engagement

In vielen Unternehmen werden Leitsätze und Werte wie „Innovation“ oder „Teamgeist“ dekorativ im Flur aufgehängt. Oft spiegeln diese aber nicht den realen Alltag wider; Mitarbeitende erleben stattdessen Bürokratie, Misstrauen in die eigene Fachkompetenz oder lückenhafte Kommunikation. Um diesem Kulturverfall entgegen zu wirken, braucht es gezielte Maßnahmen, um die gewünschten Werte im Arbeitsalltag wirklich zu leben und damit das Engagement für die Tätigkeit der Mitarbeitenden aufrecht zu halten.

Das verlangt nach Ehrlichkeit, auch bei der Talent-Suche. Wer in Stellenausschreibungen Erwartungen verschweigt (z.B. Anwesenheit im Büro), verleugnet nicht nur die eigene Unternehmenskultur, sondern lässt auch im Kampf um Fachkräfte unnötig Federn. Diese Offenheit im Bewerbungsprozess kann Bewerber abschrecken, zieht aber im Gegenzug genau jene an, die wirklich zur Kultur passen. Das spart beiden Seiten Zeit und reduziert die Wahrscheinlichkeit, dass neue Mitarbeitende schnell wieder gehen, weil die Realität nicht mit den Versprechen im Bewerbungsprozess übereinstimmt.

Auf der anderen Seite kann die Resonanz von Bewerbenden und Mitarbeitenden auch Optimierungspotenziale für die Unternehmenskultur offenbaren. Im Whitepaper zu den Trends der Arbeitswelt von XING in Zusammenarbeit mit Statista wird beispielsweise sichtbar, dass sich viele Arbeitnehmende in Deutschland eine Reduktion der Arbeitszeit wünschen. Die 4-Tage-Woche ist in diesem Kontext immer wieder im Gespräch. Auch wenn die Umsetzbarkeit eines solchen Arbeitszeitmodells in jedem Betrieb individuell bewertet werden muss, liefern solche Insights doch wichtige Hebel, um die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern und mit einer positiven Unternehmenskultur das Engagement im Team zu erhöhen.

3. HR-Trend: Führung neu denken 

Die mittlere Management-Ebene hat ein Image-Problem: Insbesondere in der Generation X stoßen Führungsrollen nicht gerade auf Interesse. Zu viel Performance-Druck macht diese Positionen unbeliebt.

Dabei liegen in einer Führungsrolle spannende Potenziale, wenn man sie nur ausleben darf. So können Menschen in diesen Rollen als Vorbilder im Change-Prozess fungieren und Mitarbeitenden zeigen, dass Veränderung im Arbeitsalltag nicht jedes Mal einen großen Umbruch bedeutet, sondern dass auch kleine Anpassungen im laufenden Betrieb vorgenommen werden können. Statt den Fokus nur auf starre Performance-Ziele zu legen, kann das Top-Management ihre Führungskräfte dahingehend befähigen, als Facilitatoren für Prozess-Optimierungen und Innovationen zu arbeiten.

Dadurch kann Wandel zu einem normalen und instinktiven Bestandteil der Arbeit werden. Und das steigert nicht nur die Attraktivität einer Führungsrolle, sondern hält auch das gesamte Team fit für Marktveränderungen.

4. HR-Trend: Diversität in Teams fördern

Diversity, Equity & Inclusion (DEI) werden die Personalgestaltung auch im nächsten Jahr weiterhin prägen. Denn um diskriminierende Strukturen in Unternehmen abzubauen, wird es unverzichtbar werden zu verstehen, wie diese überhaupt entstehen, um Hindernisse für Menschen unterschiedlicher Altersgruppen, Herkunft oder Geschlechteridentitäten abzubauen.  

Das kann eine große Herausforderung sein, zahlt sich aber um ein Vielfaches aus: Studien zeigen, dass vielfältige Teams kreativer und besser in der Lage sind, komplexe Probleme zu lösen. Diverse Teams haben eine bessere kollektive Intelligenz und die Fähigkeit, auf verschiedene Herausforderungen zu reagieren, weil unterschiedliche Perspektiven in Entscheidungen einfließen. Das macht Diversität und Inklusion nicht nur zu einem wichtigen sozialen HR-Trend, sondern auch zu einem entscheidenden Wettbewerbsvorteil. 

Trotz aller Fortschritte besteht weiterhin eine strukturelle Ungleichheit zwischen den Geschlechtern, die den Handlungsbedarf der Unternehmen unterstreicht. So liegt das Durchschnittsgehalt von Frauen im Jahr 2023 immer noch rund 7.800 Euro brutto unter dem ihrer männlichen Kollegen. Zusätzlich werden Frauen durch unbezahlte Sorgearbeit mit durchschnittlich neun Wochenstunden mehr belastet als Männer. Hier verbergen sich wichtige Hebel für Unternehmen, in die Vereinbarkeit von Beruf und Familie zu investieren, um Mitarbeitende zu entlasten und für mehr Chancengleichheit zu sorgen. Zusätzlich dürfte die EU-Entgelttransparenz-Richtlinie dafür sorgen, dass Vergütungen für dieselbe Arbeit innerhalb des Teams angeglichen werden.

5. HR-Trend: Remote-Arbeit und flexible Arbeitsmodelle bleiben relevant

Die Corona-Pandemie hat die Arbeitswelt nachhaltig verändert und Remote-Arbeit sowie flexible Arbeitsmodelle fest etabliert. Mitarbeitende erwarten daher heute nicht nur die Möglichkeit, von zu Hause aus arbeiten zu dürfen, sondern auch zeitliche Flexibilität, durch die sie Beruf und Privatleben besser miteinander vereinbaren können. Insbesondere für die Generation Z und Millennials bleibt die Option auf Home-Office besonders relevant.

Dieser HR-Trend wird auch 2026 eine zentrale Rolle in Personalabteilungen spielen und erfordert, Strategien zu entwickeln, die eine hybride Arbeitskultur ermöglichen. Personen, die vollständig remote, hybrid oder mit flexiblen Arbeitszeiten angestellt sind, müssen innerhalb des Teams zusammen funktionieren. Eine Herausforderung besteht darin, die Zusammenarbeit und den Teamgeist zu stärken, auch wenn die Mitarbeitenden physisch voneinander getrennt arbeiten. Hier spielen digitale Tools eine entscheidende Rolle, um Kommunikation, Projektmanagement und Teamdynamik zu fördern. Gibt man den Mitarbeitenden die gewünschte Flexibilität, werden zufriedene und effektivere Teams mit einer hohen Arbeitsmoral das Ergebnis sein. 

Transparente Arbeitszeiten – auch im Remote-Setup

Ob Home-Office, Gleitzeit oder hybrides Arbeiten: Mit Personizer erfassen Teams Arbeits- und Abwesenheitszeiten ortsunabhängig und selbstständig. HR behält Kapazitäten, Urlaube und Fehlzeiten im Blick – Mitarbeitende gewinnen Planbarkeit und Transparenz.

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Gleichzeitig ist es wichtig, in der Kommunikation transparent zu sein und Mitarbeitenden gegenüber klar zu vermitteln, wie es um die gewünschte Anwesenheit bestellt ist (siehe Punkt 2). Hier gilt es für Personaler, zukünftig eine gute Balance zwischen den Interessen der Belegschaft und der Geschäftsleitung zu finden. 

6. HR-Trend: Aufstieg der kompetenzbasierten Organisation

Sich wandelnde Marktanforderungen erfordern von Unternehmen und ihren Belegschaften eine hohe Anpassungsfähigkeit. In einer Arbeitswelt, die außerdem durch raschen technologischen Fortschritt von KI geformt wird, ist das Konzept des lebenslangen Lernens wichtiger denn je. HR-Manager stehen vor der Herausforderung, eine Lernkultur zu schaffen, die diese ständige Weiterentwicklung ermöglicht und unterstützt: Weg von starren Jobtiteln, hin zum flexiblen Kompetenzmanagement.

Dabei geht es nicht nur um die Entwicklung technischer Fähigkeiten, sondern auch um die Förderung von Soft Skills wie kritischem Denken, Kreativität und emotionaler Intelligenz; Fähigkeiten, die im Zusammenspiel von Mensch und Technologie immer wichtiger werden.  

Unternehmen sollten im kommenden Jahr einen Audit der vorhandenen Kompetenzen im Team einplanen und überprüfen, wie sie Talente in der Belegschaft strategisch stärken können, um zukünftigen Marktanforderungen weiterhin gerecht zu bleiben. Die ersten Schritte für die kompetenzbasierte Organisationen haben wir in diesem Beitrag schon einmal durchleuchtet.

7. HR-Trend: Fachkräftemangel mit Altersdiversität begegnen

Sowohl Herausforderungen wie die Stagnation der deutschen Wirtschaft als auch der fortschreitende demografische Wandel können den Arbeitsmarkt im kommenden Jahr stark beeinflussen. Zwischen der steigenden Quote von Teilzeitkräften, Einsparungen in Betrieben und einer älter werdenden Bevölkerung kann sich der Fachkräftemangel verschärfen.

Unternehmen können darauf reagieren, indem sie auf Altersdiversität und fortlaufende Lernformate setzen. Sowohl besonders junge Menschen mit wenig Berufserfahrung, als auch Menschen im Berufsaustrittsalter werden häufiger mit Altersdiskriminierung und fehlender Verantwortung gestraft. Hier wird Inklusion (siehe Trend 4) als Maßnahme relevant: Das Wissen und die unterschiedlichen Fähigkeiten der Generationen zu bündeln, bietet enormes Potenzial. Hier bedarf es einer systematischen Integration und Vermittlung bestehender und neuer Fähigkeiten. Wenn Arbeitgebende sich darauf einlassen, Mitarbeitende aller Altersgruppen konsequent zu fördern, kann die Lücke des Fachkräftemangels geschlossen werden.

HR-Trends 2026: Mit KI und Kultur zukunftssicher aufgestellt

Die Arbeitswelt durchläuft eine tiefgreifende Transformation, angetrieben durch von Vormarsch von Künstlicher Intelligenz und den steigenden Ansprüchen der Mitarbeitenden. Der Schlüssel zum Erfolg liegt im kompetenzbasierten Management, das lebenslanges Lernen fördert, um die Belegschaft für die Arbeit mit KI-Agenten fit zu machen. Gleichzeitig bleibt der Mensch im Mittelpunkt: Durch gelebte, transparente Unternehmenskultur, Förderung von Diversität und Führungskräften, und die Bekämpfung von Ungleichheit können Unternehmen in ein Betriebsklima investieren, in dem sich nicht nur bestehende Mitarbeitende wohlfühlen, sondern das auch interessierte Fachkräfte anzieht.

Häufig gestellte Fragen

Hier findest du Antworten auf die wichtigsten Fragen. Falls du weitere Hilfe benötigst, kontaktiere gerne unseren Support.

Welche Rolle spielt KI im HR-Bereich im Jahr 2025?

KI-Agenten automatisieren zunehmend Routineaufgaben wie Onboarding, Abwesenheitsprozesse oder Terminverwaltung. Dadurch werden HR-Teams entlastet und können sich stärker auf strategische Themen konzentrieren.

Warum gewinnt Unternehmenskultur weiter an Bedeutung?

Weil Mitarbeitende nur dann engagiert bleiben, wenn Werte im Alltag wirklich gelebt werden. Authentische Kommunikation, klare Erwartungen und echte Beteiligung sind wichtiger denn je.

Bleibt Remote-Arbeit weiterhin wichtig?

Ja. Mitarbeitende erwarten flexible Arbeitsmodelle. HR muss klare Regeln zu Präsenz und Zusammenarbeit schaffen und digitale Tools nutzen, um Teams trotz Distanz zu vereinen.

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Damit dein Team in der heutigen Arbeitswelt gut aufgestellt bleibt und auch in Zukunft mit den Entwicklungen am Markt mithalten kann, braucht es ein strategisches Kompetenzmanagement.  

Fähigkeiten statt Jobtitel  

Skill-Management ersetzt die starren Rollendefinitionen von gestern. Denn Teams müssen heute flexibel besetzt werden können – und wichtiger als der Jobtitel ist das Skill-Set, das Mitarbeitende mitbringen. 

Klassische Rollen im Unternehmen werden mehr und mehr durch Maschinen, Automationen und sogar KI ersetzt. Auch der Wegfall von Kompetenzträgern im Team durch deren Renteneintritt stellt Unternehmen vor Herausforderungen. Darum ist es wichtig, in einer Organisation mit diesen Anforderungen zu wachsen und zu verstehen, wie man die Kompetenzen der eigenen Teammitglieder langfristig entwickeln kann. 

Denn Organisationen benötigen kompetente Beschäftigte, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Aber auch Mitarbeitende benötigen neue Kompetenzen, um bei sich verändernden Berufsfeldern beschäftigungsfähig zu bleiben. Kompetenzmanagement verbindet diese beiden Ansprüche.

Was ist Kompetenzmanagement? 

Kompetenzmanagement beschreibt einen strategischen Umgang mit den Fähigkeiten und Potenzialen von Mitarbeitenden anhand der Anforderungen, denen das Unternehmen mit Hinblick auf aktuelle und zukünftige Marktentwicklungen gegenübersteht. Es vereinbart sowohl die Bedarfe des Unternehmens, als auch die der einzelnen Mitarbeitenden und deren Wunsch nach Weiterentwicklung. 

Welche Kompetenzen sind heute überhaupt entscheidend? Diese lassen sich grob in folgende Bereiche aufteilen:  

• Hard Skills: Fachliche Qualifikationen, z. B. Programmiersprachen, Tool-Kenntnisse, Datenanalyse 
• Soft Skills: Soziale Fähigkeiten wie Teamfähigkeit, Kommunikationsstärke, Resilienz, Konfliktlösung 
• Future Skills: Kompetenzen der Zukunft, z. B. kritisches Denken, Lernbereitschaft, Wille zu Veränderung, digitale Affinität 

Was sind die Aufgaben des Kompetenzmanagements? 

Mitarbeitende der Personalabteilung und Führungskräfte tragen gemeinsam die Verantwortung für das Kompetenzmanagement. Darin enthalten sind folgende Aufgaben: 

• Übereinanderlegen der Unternehmens-Strategie und der vorhandenen Kompetenzen 
• Erhebung und Bewertung bestehender, sowie Entwicklung neuer Kompetenzen 
• Wissenslücken im Team identifizieren und schließen 
• Erstellung von Kompetenzprofilen 
• Erfolgsmessung der Kompetenzentwicklung 
• Kompetenztransfer unter den Mitarbeitenden fördern, um “Wissens-Silos” zu meiden 
• Transparenz schaffen über vorhandene Skills im Team 

Gut zu wissen: Kompetenzmanagement und Skill-Management werden häufig synonym verwendet. Sie unterscheiden sich allerdings darin, dass Kompetenzmanagement vor allem aus Unternehmenssicht strategisch mit den Fähigkeiten und Kenntnissen im Team arbeitet, während im Skill-Management die Mitarbeitenden und deren Können individuell weiterentwickelt werden. 

Die Vorteile einer skill-basierten Organisation 

Sind die Einstellungskriterien und Fortbildungskonzepte eines Unternehmens veraltet, ist auch das Team nur für gestrige Marktanforderungen gerüstet. Ein modernes Kompetenzmanagement bringt hingegen viele Vorteile für HR-Abteilungen, Führungskräfte und Mitarbeitende: 

• Projekte flexibel besetzen: Du kannst Teams gezielt nach Skills zusammenstellen, unabhängig von Abteilungsgrenzen. Damit brichst du Abteilungs-Silos wirkungsvoll auf und stärkst die übergreifende Zusammenarbeit.  
• Transparente Weiterentwicklungsmöglichkeiten: Mitarbeitende sehen, welche Fähigkeiten sie stärken sollten, um den nächsten Karriereschritt zu machen oder in die Gehaltsverhandlung zu gehen. 
• Schnelle Reaktion auf Veränderungen: Ob neue Märkte, Tools oder sonstige Anforderungen – mit einer klaren Übersicht über vorhandene Kompetenzen bleibst du anpassungsfähig. 
• Mehr Unabhängigkeit vom Arbeitsmarkt: Kompetenzen werden im Team weiterentwickelt oder gezielt bei neuen Mitarbeitenden gesucht, unabhängig vom Job-Profil. Das erhöht gleichzeitig die Attraktivität als Arbeitgeber! 

Eine skill-basierte Organisation bleibt also stets lernfähig, agil und zukunftssicher. Damit das funktioniert, ist es allerdings wichtig, dass diese Werte in der Organisation auch gelebt werden. Ist nämlich die Bereitschaft für Veränderungen und Offenheit neuen Entwicklungen gegenüber auf höherer Management-Ebene nicht da, kann nur schwer kompetenzbasiert gearbeitet werden.  

Erste Schritte zum Kompetenzmanagement: Fähigkeiten strategisch fördern 

Kompetenzentwicklung ist kein Zufall, sondern planbar. Dabei helfen folgende Schritte: 

1. Kompetenzen identifizieren: Welche Fähigkeiten lassen sich bereits im Team finden?

2. Skill Gaps erkennen: Wo fehlen wichtige Fähigkeiten?

3. Weiterbildung planen: Wer hat welches Entwicklungspotenzial, um z.B. durch Schulungen dazu zu lernen?

4. Entwicklung messen und agil bleiben: Haben die Weiterbildungen eine positive Auswirkung auf das Unternehmen gehabt? Erfordern neue Einflüsse eine Umplanung benötigter Kompetenzen?

5. Transparent bleiben: Mit einer HR-Software wie Personizer kannst du eine Skill-Übersicht sichtbar pflegen und Entwicklungsschritte aller Team-Mitglieder dokumentieren.

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Talent Mapping: Kompetenzen systematisch sichtbar machen 

Möchte dein Unternehmen das Kompetenzmanagement strategisch angehen, ist es sowohl für HR-Manager als auch für Führungskräfte wichtig zu wissen, wie man die Kompetenzen im Team richtig einordnet und fehlende Fähigkeiten sichtbar macht. 

Dabei hilft das Talent Mapping: Dies ist ein HR-Prozess, bei dem aktuelle und potenzielle Talente innerhalb (und ggf. außerhalb) des Unternehmens identifiziert, kategorisiert und bewertet werden, um Personalentscheidungen gezielt zu steuern. 

Bei der klassischen Stellenausschreibung wird meist reaktiv eine vakante Stelle ausgeschrieben und meist extern nach neuen Personen gesucht wird, die den aktuellen Bedarf decken. Beim Talent Mapping hingegen stehen die Unternehmensstrategie und die vorhandenen Skill Gaps im Vordergrund: damit kannst du auch intern nach geeigneten Personen suchen, die die Lücke mit ihren Fähigkeiten füllen und auch in der Zukunft potenziell mit dem Unternehmen wachsen können. 

Klingt erst einmal komplex, ist aber eigentlich ganz einfach – wenn man weiß, wie man vorgeht! Mit diesen Schritten klappt das Talent Mapping:   

1. Rollen und Schlüsselpositionen definieren 

Im ersten Schritt werden die Ist- und Soll-Situation übereinandergelegt.  

• Welche Rollen sind kritisch für den Unternehmenserfolg? 
• Welche Positionen sind schwer zu besetzen / erfolgskritisch bei Fluktuation? 

Beispiel: Ihr sucht schon länger nach einer Person für vertriebliche Aktivitäten, Software-Entwicklung oder Key Account Management. 

2. Kompetenzen und Potenziale definieren 

Im nächsten Schritt wird ein standardisiertes Kompetenzmodell für die gesuchte/n Schlüsselrolle/n entwickelt: 

• Welche fachlichen Kompetenzen braucht die Person? (z. B. Java, Excel) 
• Welche sozialen Kompetenzen werden gesucht? (z. B. Überzeugungskraft, Kommunikationsstärke)
• Welche Zukunftskompetenzen wären wichtig? (z. B. Lernagilität, strategisches Denken) 

Tipp: Nutze 360-Grad-Feedback, um verschiedene Perspektiven aus dem Team auf die gesuchte Person zu erhalten und halte die genannten Fähigkeiten in einem Kompetenzraster fest. 

3. Talente finden und visualisieren 

Hier geht es darum, systematisch herauszufinden, wer welche Fähigkeiten besitzt – und auf welchem Niveau. Drei gängige Methoden in der Praxis sind: 

1. Selbsteinschätzung: Mitarbeitende bewerten sich selbst anhand des vorgegebenen Kompetenzrasters auf einer Skala z. B. von 1 (Grundkenntnisse) bis 5 (Expertenwissen).

2. Fremdeinschätzung: Ergänzt die Selbsteinschätzung für ein objektives Bild, zum Beispiel mit dem 360-Grad-Feedback.

3. Standardisierte Tests (Assessment Center): Fachliche Tests, Situative Urteilstests und Potenzialanalysen werden vor Ort oder online durchgeführt.

Basierend auf diesen Einschätzungen kannst du die derzeitige Talent-Situation im Team visualisieren, zum Beispiel in Form einer einfachen Matrix: 

Je nachdem, wie hoch die benötigten Skills priorisiert sind und wie gerne ein Mitarbeitender diesen einsetzen oder weiterentwickeln möchte, können dann Leute aus dem bestehenden Team die gesuchte Rolle abbilden. Genauso kannst du damit auch Lücken identifizieren, die durch Fortbildungen oder durch neue Mitarbeitende künftig abgedeckt werden. 

Kompetenzmanagement ist ein Muss für moderne HR-Arbeit  

Die Arbeitswelt wird sich weiter verändern – und mit ihr die Anforderungen an deine Organisation. Wer heute schon auf Kompetenzmanagement und eine skill-basierte Organisation setzt, schafft die besten Voraussetzungen für nachhaltigen Unternehmenserfolg. 

Häufig gestellte Fragen

Hier findest du Antworten auf die wichtigsten Fragen. Falls du weitere Hilfe benötigst, kontaktiere gerne unseren Support.

Warum ist Kompetenzmanagement für Unternehmen heute so wichtig?

Technologische Entwicklungen wie KI, agile Arbeitsweisen und demografischer Wandel verändern Jobprofile rasant. Unternehmen, die ihre Kompetenzen nicht regelmäßig analysieren und entwickeln, verlieren an Wettbewerbsfähigkeit. Ein funktionierendes Kompetenzmanagement sorgt dafür, dass Teams flexibel, anpassungsfähig und zukunftssicher bleiben.

Wie erkennt man Skill Gaps im Team?

Skill Gaps werden sichtbar, indem vorhandene Fähigkeiten den strategischen Anforderungen gegenübergestellt werden. Methoden wie Skill-Matrix, Mitarbeiterbefragungen, Leistungsdaten, 360°-Feedback oder externe Assessments helfen dabei, Lücken frühzeitig zu erkennen.

Welche Rolle spielen Führungskräfte im Kompetenzmanagement?

Führungskräfte sind entscheidend für eine skill-basierte Organisation. Sie identifizieren Potenziale, geben Feedback, fördern Lernkultur und sorgen für Transparenz. Ihre Haltung zu Weiterentwicklung beeinflusst direkt, wie kompetenzorientiert ein Unternehmen tatsächlich arbeitet.

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Warum ist Mitarbeiterzufriedenheit so wichtig? 

Es gibt viele Gründe, warum talentierte Mitarbeitende ein Unternehmen verlassen. Es kann daran liegen, dass begabte und ehrgeizige Personen nach einer neuen beruflichen Herausforderung suchen. Aber oft können auch negative Aspekte im Job den Ausschlag bei der Entscheidung geben, ein Unternehmen zu verlassen: Mangelnde Wertschätzung der Leistungen, ein schlechtes Arbeitsklima, fehlende Weiterentwicklungsmöglichkeiten und eine unausgewogene Work-Life-Balance sind schwerwiegende Faktoren, die fähige Mitarbeitende dazu bringen, einen Job aufzugeben. Auch hochbezahlte Posten werden verlassen, wenn Menschen in ihren Berufen zu viel Druck und zu wenig Sinn spüren. 

Wer Mitarbeitende auch langfristig halten will und Wert auf ein effektives Team legt, in dem jede Person proaktiv am Erfolg des Unternehmens mitarbeitet, sollte sich Gedanken darüber machen, wie die Mitarbeiterzufriedenheit gesteigert werden kann. 

Fluktuation senken, Produktivität steigern 

Das lohnt sich für alle Beteiligten. Laut einer Gallup-Studie sind engagierte Mitarbeitende bis zu 21% produktiver als ihre weniger zufriedenen Kollegen. Sie identifizieren sich mit dem Unternehmenserfolg und sind intrinsisch motiviert, gute Leistungen und Produkte zu liefern. Denn wer das Gefühl hat, bei der Arbeit wirksam zu sein, ist zufriedener und leistet gerne mehr. Dabei geht es nicht nur darum, mehr Aufgaben abzuarbeiten; vielmehr sind motivierte Menschen gewillt, bessere und effizientere Lösungen für Herausforderungen zu finden. 

Ist die Mitarbeiterzufriedenheit hoch, sinkt die Fluktuation im Team und die Kosten für das Recruiting und Einarbeiten neuer Mitarbeitender werden gesenkt. Zufriedene Mitarbeitende sind loyal dem Unternehmen gegenüber und sorgen für eine positive Unternehmenskultur, welche wiederum für mehr Zufriedenheit im Team sorgt – ein sich selbst verstärkender Effekt.  

Die Korrelation ist also klar: Zufriedene Mitarbeiter führen zu zufriedenen Kunden und damit zu einem starken Unternehmen. Doch wer die Mitarbeiterzufriedenheit steigern möchte, muss schon mehr als einen Obstkorb und kostenlosen Kaffee in der Kantine anbieten. Sondern es geht darum, eine Kultur zu schaffen, in der sich alle wertgeschätzt und gefördert fühlen. 

Doch wie schafft man das? Viele Maßnahmen können die Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen. Wir zeigen dir, welche bei unserem Team von Personizer wirken und auch in deinem Unternehmen Wert schaffen können: 

13 Maßnahmen für höhere Mitarbeiterzufriedenheit 

1. Ehrliche Feedback-Kultur 

Feedback ist der Schlüssel, um Eigenverantwortung und das Miteinander im Team zu fördern. Egal ob Lob oder konstruktive Kritik – Mitarbeitende möchten wissen, wo sie mit ihrer Arbeit stehen. Und: Feedback muss auch in beide Richtungen gehen. Frameworks wie Scrum oder OKR geben dem Team dafür die nötigen Kommunikationsanlässe, um sich in regelmäßigen Terminen über die Zusammenarbeit auszutauschen. 

2. Work-Life-Balance 

Heutzutage soll sich die Arbeit an das Leben anpassen und nicht umgekehrt, deswegen wünschen sich viele Mitarbeitende eine ausgewogene Work-Life-Balance. Homeoffice-Tage oder Gleitzeit sind dafür mögliche Hebel. Sie bieten nicht nur zeitliche Flexibilität, sondern ermöglichen es auch, dass Mitarbeitende ihren Arbeitstag selbst gestalten können. Gemeinsame Kernarbeitszeiten sind hierbei sinnvoll, um zu definieren, wann man erreichbar sein sollte – und wann es okay ist, mal nicht auf eine Nachricht direkt zu antworten. 

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3. Berufliche Weiterentwicklung (Upskilling) 

Mitarbeitende möchten sich weiterentwickeln und neue Fähigkeiten erlernen. Um mit den wachsenden Anforderungen am Markt mithalten zu können und Mitarbeitende auch innerhalb des Unternehmens in verantwortungsvolle Rollen zu bringen, biete ihnen regelmäßig Fortbildungen oder Schulungen an. So kannst du das Wachstum deiner Mitarbeitenden fördern und sie langfristig in deinem Unternehmen zu halten.  

4. Gesundheit im Team fördern 

Körperliche und mentale Gesundheit kann die Mitarbeiterzufriedenheit messbar erhöhen, und viele Maßnahmen können auf diesen Aspekt einzahlen. Gesunde Ernährung, die in der Kantine ermöglicht wird, ergonomische Arbeitsplätze, Firmenfitness- oder Therapieangebote reduzieren nicht nur krankheitsbedingte Ausfälle, sondern heben spürbar die Stimmung im Team. Bei Personizer setzen wir deshalb ebenfalls auf Benefits, die der Gesundheit der Mitarbeitenden zugutekommen. 

5. Wertschätzung und Anerkennung 

Wer hört nicht gerne ein aufrichtiges “Danke” und ein Lob nach erfolgreich getaner Arbeit? Das Gefühl, gesehen zu werden ist wertvoll und sollte nicht unterschätzt werden, wenn man an der Mitarbeiterzufriedenheit im Team arbeitet. Denn Anerkennung stärkt das Selbstwertgefühl deiner Mitarbeitenden und damit auch ihre Identifikation mit dem, was sie tun. Wertschätzende Worte oder auch eine Belohnung in Form von Team-Events oder Boni können viel bewirken. Ein wichtiges Element der Wertschätzung bleibt zudem weiterhin: 

6. Angemessenes Gehalt und Benefits 

Das Gehalt sollte wie ein “Hygiene-Faktor” bei der Mitarbeiterzufriedenheit gesehen werden; es sollte immer leistungsgerecht sein und der Inflation angeglichen werden. Auch Gehaltsanpassungen sollten beachtet werden, oder alternativ auch andere Benefits wie Firmenwagen oder -Handys. Nach einer Gehaltserhöhung erschöpft sich das Gefühl der Motivation allerdings schnell wieder, sodass ein gutes Gehalt nicht das einzige Mittel für die Mitarbeiterzufriedenheit bleiben darf. Denn wenn andere Faktoren im Arbeitsalltag stören, wird die monatliche Zahlung als Schmerzensgeld und nicht mehr als Lohn (bzw. Belohnung) angesehen.  

7. Transparente Kommunikation 

Wenn die Gerüchteküche brodelt, ist das für die Produktivität wahres Gift. Darum ist eine offene und transparente Kommunikation wichtig, um Vertrauen und Motivation im Kollegium zu schaffen. Gute Kommunikation beugt Missverständnissen vor und sorgt auch dafür, dass alle auf dem gleichen Stand sind. Außerdem fühlen sich Mitarbeitende dadurch stärker in die Unternehmensprozesse eingebunden. Denn wenn deine Teammitglieder das “Warum” hinter den Entscheidungen und Strategien nachvollziehen können, die auf Führungsebene entstehen, gibt das auch ihrer Arbeit einen tieferen Sinn. Und dies wiederum steigert das Engagement, weil sie sich als wichtiger Teil des Unternehmens sehen und nicht nur als „Rädchen im Getriebe“. 

8. Mitarbeiterbefragungen  

Um die Mitarbeiterzufriedenheit zu messen, kannst du auch einfach mal im Team nachfragen, wie es den Menschen geht. Durch regelmäßige Umfragen im Bezug auf Benefits, Betriebsklima und berufliche Weiterentwicklung kannst du ein Stimmungsbild über den aktuellen Stand der Zufriedenheit einholen. Dies bietet dir die Chance, Feedback zu verschiedenen Prozessen im Unternehmen zu erhalten und potentielle Optimierungsmöglichkeiten für eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit zu finden. 

9. Aufstiegsmöglichkeiten 

Wer Mitarbeitende auch langfristig halten will, muss ihnen die Chance bieten, ihre Kompetenzen auszuleben und in verantwortungsvolle Rollen zu treten. Bevor leistungsstarke Teammitglieder bei anderen Firmen nach einer neuen beruflichen Herausforderung suchen, solltest du im regelmäßigen Austausch gemeinsam mit deinen Mitarbeitenden herausfinden, welche neuen Aufgaben oder Projekte sie reizen. Häufig ergeben sich neue Aufgabengebiete sogar automatisch, wenn Mitarbeitende proaktiv in die Verantwortung für ihren Kompetenzbereich gehen oder neue Potenziale für das Unternehmen erforschen möchten. Es lohnt sich also, flexibel zu bleiben und auch mal neue Rollen und Bereiche im Unternehmen zu schaffen, um deinen Mitarbeitenden die berufliche Entfaltung zu ermöglichen. 

10. Onboarding und Offboarding 

Nicht nur die berufliche Entwicklung ist ein entscheidender Faktor bei der Mitarbeiterzufriedenheit. Auch die Prozesse, mit denen neue Mitarbeitende ins Unternehmen eingeführt werden, haben das Potential, von Anfang an eine starke Verbindung herzustellen. Im Rahmen von Mentoring-Programmen können neue Teammitglieder an die Hand genommen und direkt ins Unternehmensgeschehen eingebunden werden. Genauso wichtig sind aber auch saubere Offboarding-Prozesse; also die Übergabe von Aufgaben und Verantwortungen, sobald Mitarbeitende sich doch für einen neuen Job entscheidet. Denn das Verlassen deines Unternehmens kann für (Ex-) Mitarbeitende durchaus eine positive Erfahrung sein, die dazu führt, dass du als Arbeitgeber weiterempfohlen wirst.  

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11. Teamevents und soziale Aktivitäten 

Wir verbringen einen Großteil unserer Zeit auf der Arbeit. Logisch, dass ein friedvolles Miteinander und gegenseitiges Verständnis im Team deswegen ein wichtiger Faktor für die Zufriedenheit der Mitarbeitenden sind. Gemeinsame Events können den Zusammenhalt und das Vertrauen im Team fördern. Ob Betriebsausflug, Firmenfeier oder die Teilnahme an einer gemeinnützigen Aktion – solche Aktivitäten fördern das Wir-Gefühl und geben den Teammitgliedern die Möglichkeit, sich auch außerhalb des beruflichen Kontextes kennenzulernen.  

12. Positive Unternehmenskultur  

Unternehmenswerte sollten mehr sein als schöne Worte, die an der Wand im Büro-Flur hängen. Denn je nachdem, wie der Umgang im Team wirklich aussieht, kann deine Firmenkultur die Motivation und das Engagement steigern oder das Gegenteil bewirken und zu Unzufriedenheit, Fluktuation und geringerer Produktivität führen. Insbesondere Führungskräfte sollten sich ihrer Vorbildfunktion in diesem Punkt bewusst sein; Micromanagement und Leistungsdruck zeigen, dass Vertrauen und Respekt wenig Wert im Unternehmen haben. Wenn Mitarbeitende hingegen das Gefühl haben, dass ihre Meinungen und Ideen zählen und sie ihre Kompetenzen ausleben dürfen, steigert das die Zufriedenheit erheblich und wirkt sich positiv auf deine Unternehmenskultur aus.  

13. Erfolg gemeinsam feiern 

Im Alltag wird häufig von einer Aufgabe zur nächsten gehetzt, und Projektabschlüsse bekommen nicht immer die Aufmerksamkeit, die sie verdienen. Aber wenn ein Unternehmen kleine und große Meilensteine mit dem Team feiert, signalisiert das den Mitarbeitenden, dass ihre Arbeit geschätzt wird und dass ihre Anstrengungen zum Unternehmenserfolg beitragen. Und wenn Fortschritte sichtbar gemacht und gefeiert werden, fördert das umso mehr die Motivation, auch weiterhin gute Leistungen zu erbringen.   

Erfolgsfaktor Mitarbeiterzufriedenheit  

Die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern ist einer der wichtigsten Faktoren, wenn du mit deinem Unternehmen langfristig erfolgreich sein willst. Dabei kommt es nicht nur auf große, einmalige Maßnahmen an, sondern auch auf langfristige Programme und alltägliche Taten und Worte. Indem du auf die Bedürfnisse deiner Mitarbeitenden eingehst und durch verschiedene Maßnahmen an einer positiven Kultur arbeitest, legst du den Grundstein für ein motiviertes, loyales und produktives Team. 

Denke außerdem daran, regelmäßig die Mitarbeiterzufriedenheit zu messen, zum Beispiel in Form von Umfragen. So stellst du sicher, dass du immer am Puls der Team-Bedürfnisse bist und langfristig eine starke, zufriedene Belegschaft aufbauen kannst. 

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Abwesenheiten, Überstunden und Urlaub auf einen Blick mit Personizer

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Häufig gestellte Fragen

Hier findest du Antworten auf die wichtigsten Fragen. Falls du weitere Hilfe benötigst, kontaktiere gerne unseren Support.

Wie kann ich im Team endlich den Überblick über Arbeitszeiten, Urlaub und Homeoffice behalten?

Viele Unternehmen kämpfen mit verstreuten Excel-Listen, fehlenden Abwesenheitsinfos und chaotischer Planung. Digitale Tools wie Personizer können hier unterstützen, indem alles zentral sichtbar wird.

Wie kann ich Urlaub, Homeoffice und Abwesenheiten im Team übersichtlich organisieren?

In vielen Teams entsteht Chaos, weil Informationen über viele Kanäle verteilt sind – Kalender, WhatsApp, Excel, Zuruf.
Personizer bietet hier ein klares Abwesenheitsmanagement, bei dem Mitarbeitende, Teamleitungen und HR alles an einem Ort sehen und Freigaben automatisch laufen.

Wie schaffe ich rechtssichere Zeiterfassung, ohne ein kompliziertes System einzuführen?

Gerade kleine Unternehmen fürchten, dass digitale Systeme teuer oder schwer zu bedienen sind.
Personizer bietet hier eine intuitive Zeiterfassung per App oder Web, die gesetzliche Vorgaben erfüllt, ohne Prozesse zu verkomplizieren.

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Vorbereitung ist alles: Gehaltsgespräche richtig planen  

Eine sorgfältige Vorbereitung ist der Grundstein für ein erfolgreiches Gehaltsgespräch. Als Führungskraft solltest du dich im Vorfeld mit verschiedenen Aspekten auseinandersetzen, um gut informiert und selbstbewusst in die Verhandlung zu gehen. Hier sind einige Elemente, die du für das Gespräch vorbereiten kannst: 

Einen geeigneten Rahmen finden  

Eine wirklich passende Gelegenheit, das Thema anzusprechen, bietet sich deinen Mitarbeitenden nicht immer. Wirst du also einmal spontan angesprochen oder im Rahmen eines Feedbackgesprächs damit konfrontiert, solltest du auf keinen Fall an Ort und Stelle eine verbindliche Aussage machen. Vereinbare stattdessen mit deinem Mitarbeitenden einen separaten Termin für dieses Gespräch, bei dem ihr in Ruhe unter vier Augen sprechen könnt. So gibst du dir selbst vorab die Möglichkeit, die Gehaltsentwicklung und Leistung der Person zu sichten, sowie Budgets mit übergeordneten Kollegen zu besprechen.  

Um Gehaltsdiskussionen besser planen zu können, bietet es sich an, einmal pro Jahr Termine dafür vorzusehen. Dies ermöglicht eine regelmäßige Überprüfung der Leistungen der Mitarbeitenden sowie Anpassungen an die Inflation und Marktstandards.  

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Unabhängig von der festgelegten Häufigkeit der Gehaltsverhandlungen ist es wichtig, dass die Mitarbeitenden klar über den Prozess und typische Zeiträume für Abstimmungen informiert sind. Transparente Kommunikation schafft Vertrauen und sorgt dafür, dass die Mitarbeitenden wissen, wann und wie sie über ihr Gehalt sprechen können. 

Kenne Marktstandards und Unternehmensrichtlinien 

Bevor du in das Gespräch gehst, solltest du dich über die aktuellen Marktstandards informieren. Dazu gehören Gehaltsbenchmarks für ähnliche Positionen in der Branche und Region der Mitarbeitenden, sowie die bisherige Gehaltsentwicklung der Person, aber auch die wirtschaftliche Lage und Gehaltsstruktur deines Unternehmens. Interne Richtlinien für Positionen und Budgetvorgaben sollten ebenfalls berücksichtigt werden, um zu wissen, in welchem finanziellen Rahmen eine Gehaltserhöhung möglich ist. 

Wie ist die Leistung des Mitarbeitenden? 

Ein wesentlicher Faktor bei der Gehaltsverhandlung ist die Leistung des Mitarbeitenden. Bereite eine umfassende Bewertung vor, die auf klaren, messbaren Kriterien basiert. Wenn es dir schwer fällt nachzuvollziehen, mit welcher Leistung ein Mitarbeitender die Gehaltsforderung rechtfertigen möchte, lohnt es sich, einmal nachzuforschen und Input aus dem Team einzuholen. Das kann dir helfen, die richtige Entscheidung zu treffen. Gleichzeitig ist es auch ein Zeichen der Wertschätzung, wenn man sich als Führungskraft mit der Leistung des Gegenübers ganz genau auseinandersetzt. 

Argumente gegen Gehaltserhöhung gut vorbereiten 

Genauso, wie es Gründe für die Mitarbeitenden gibt, mehr Gehalt zu wollen, hat auch ein Arbeitgeber Argumente gegen eine Gehaltserhöhung. Dazu können Dinge gehören wie  

• Die allgemeine Gehaltsstruktur im Unternehmen  

• Die Berufserfahrung  

• Leistung, die hinter den Erwartungen liegt 

• Investitionen, die bisher bereits in den Mitarbeitenden getätigt wurden (z. B. in Form von Fortbildungen)  

• Wirtschaftliche Lage des Unternehmens 

• Zeitlicher Abstand zur vergangenen Gehaltserhöhung 

Diese Argumente sollten allerdings sehr gut vorbereitet und sachlich vorgetragen werden, um beim Gegenüber auf Verständnis zu stoßen und ein zufriedenstellendes Ergebnis im Gespräch zu erzielen. Überlege im Vorfeld, wie du diese Argumente strukturieren möchtest. Hebe trotz Gegenargumenten hervor, welchen Mehrwert der Mitarbeitende für das Unternehmen bringt und wie sich die Leistungen positiv auf das Team und die Unternehmensziele auswirken, und biete Lösungen an, durch die dein Gegenüber die gewünschte Gehaltserhöhung zukünftig erwirken kann. 

Wann ist eine Gehaltserhöhung gerechtfertigt – und wie viel? 

Kann eine Gehaltserhöhung gewährt werden, ist das für alle Beteiligten des Gesprächs ein positives Erlebnis. Aber wann kannst du als Führungskraft deinen Mitarbeitenden mehr Gehalt anbieten? Folgende Argumente sprechen für eine Gehaltsanpassung: 

• Überdurchschnittliche Verkaufsleistung 

• Sehr niedrige Fehlerquote 

• Projekte termingerecht oder vorzeitig abgeschlossen 

• Übernahme neuer Projekte und Verantwortlichkeiten 

• Regelmäßig positives Feedback von Team und Vorgesetzten 

• Hohe Eigeninitiative 

• Liefern von Lösungen, auch über den eigenen Tätigkeitsbereich hinaus 

• Wachsender Verantwortungsbereich 

• Überdurchschnittliche KPIs für die Position 

• Relevante Weiterbildungen und neue Fähigkeiten 

• Dauer der Betriebszugehörigkeit 

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Spricht alles für ein höheres Gehalt, stellt sich als nächstes die Frage: Wie hoch fällt die Anpassung aus? Eine durchschnittliche Gehaltserhöhung liegt bei rund fünf bis 15 Prozent. Wie viel im jeweiligen Fall fair ist, muss individuell festgelegt werden. Hat dein Gegenüber zum Beispiel gerade ein wichtiges Projekt erfolgreich abgeschlossen oder eine höhere Position eingenommen, ist eine Erhöhung um 10-15 % durchaus möglich. Nach einer bestandenen Probezeit oder bei einem schlichten Inflationsausgleich sind Anpassungen von 3-7 % gängiger. 

Achte jedoch darauf, dass die Erhöhung nicht grundlos niedrig ausfällt. Die Frustration deiner Mitarbeitenden steigt sonst schnell, sodass über kurz oder lang ein Abfall in der Motivation und im schlimmsten Fall Kündigungen folgen könnten. 

Wenn die Gehaltserhöhung ausbleibt: Transparenz zeigen 

Viele Unternehmen werben mit Transparenz bei internen Prozessen – bis es ums Gehalt geht. Doch auch bei diesem Thema (oder gerade dann) lohnt es sich, mit Mitarbeitenden ehrlich zu sein, denen man eine Erhöhung verweigern muss. Liegt es beispielsweise daran, dass die Leistung der Person nicht sichtbar genug wird oder das Leistungsversprechen in der Vergangenheit nicht gehalten wurden, sollte das ehrlich kommuniziert werden.  

Mache im Gehaltsgespräch sachlich klar, dass du an den Mitarbeitenden Erwartungen hast, die erfüllt sein müssen, um eine Gehaltserhöhung zu rechtfertigen. Nur so hat die Person die Chance, etwas zu ändern und sich zum nächsten Gehaltsgespräch zu verbessern.  

Auch wirtschaftliche Faktoren dürfen offen behandelt werden, wenn dies der Fall ist – andernfalls kann es passieren, dass Mitarbeitende die Entscheidung nicht nachvollziehen können und aus Frust lieber das Weite suchen. Mit Transparenz über Unternehmenszahlen und das allgemeine Gehaltsgefüge im Unternehmen nimmst du unrealistischen Forderungen und möglicherweise wütenden Gesprächspartnern den Wind aus den Segeln.  

Statt Gehaltserhöhung: Gegenangebote machen

Gibt es fundierte Gründe, die eine Gehaltserhöhung nicht zulassen, können in einer Gehaltsverhandlung auch Gegenangebote fallen. So wäre eine Möglichkeit, den Gehaltswunsch der Mitarbeitenden so zu staffeln, dass sie über einen festgelegten Zeitraum hinaus den angepeilten Wert erreichen. Oder es können alternative Unternehmens-Benefits ausgehandelt werden, wie ein höherer Beitrag des Unternehmens bei der Betrieblichen Altersvorsorge, Fahrtkostenzuschuss oder eine Budgeterhöhung für Fortbildungsmaßnahmen.  

Auch Sonderleistungen wie ein Dienstwagen, bzw. Diensthandy, oder eine 4-Tage-Woche sowie flexible Homeoffice-Regelungen können attraktive Vorteile sein, durch die Mitarbeitende die ausbleibende Gehaltserhöhung verschmerzen können.  

Darüber hinaus zeugt es auch von Führungsstärke, gemeinsam mit dem Gegenüber Pläne für eine zukünftige Gehaltsentwicklung zu schmieden. Gibt es Wege, auf denen Mitarbeitende ihre Leistungen sichtbar machen oder sich weiterentwickeln können? Sprecht gemeinsam über Wege, wie eine Gehaltserhöhung zukünftig möglich werden kann. Auch das zeigt Wertschätzung und beweist, dass die Mitarbeitenden dir wichtig genug sind, um sie halten und weiterentwickeln zu wollen.  

Gehaltsgespräche mit Bewerbern führen 

Ein wichtiger Teil des Bewerbungsprozesses ist die Gehaltsverhandlung. Es empfiehlt sich, das Thema Gehalt nicht erst am Ende des Auswahlprozesses anzusprechen, um Erwartungen frühzeitig abzugleichen. Bereits in den ersten Gesprächen kannst du Gehaltsvorstellungen abfragen und erste Informationen über den Budgetrahmen für die ausgeschriebene Position geben. Passt hier die Vorstellung auf beiden Seiten zusammen, kann man ruhigen Gewissens mehr Zeit in den Bewerbungsprozess mit der Person investieren. 

Ansonsten gilt auch bei neuen Mitarbeitenden: Marktstandards prüfen, interne Gehaltsstrukturen beachten und gut zuhören. Was sind die Gehaltsvorstellungen der bewerbenden Person, was sind die Gründe für die Forderungen? Damit kannst du leichter auf Argumente eingehen und mit Leistungen und Benefits dein Angebot unterfüttern. 

Viele potenzielle neue Mitarbeitende erkundigen sich außerdem schon im Bewerbungsprozess nach späteren Gehaltserhöhungen und Entwicklungspotenzialen. Sei hier transparent und zeige Perspektiven für die berufliche Weiterentwicklung im Unternehmen auf. So kann ein neues Teammitglied nach einem Jobwechsel motiviert in den neuen Job starten mit Ausblick auf mehr Chancen und Gehalt in deinem Unternehmen. 

11 Führungsfehler, die du bei der Gehaltsverhandlung vermeiden kannst 

Damit dein nächstes Gehaltsgespräch als Führungskraft für dich und deine Mitarbeitenden positiv verläuft, vermeide die folgenden zehn Dont’s bei einer Gehaltsverhandlung: 

1. Unvorbereitet in das Gespräch gehen: Mangelnde Recherche und fehlende Daten zur aktuellen Gehaltsstruktur und Marktsituation können in unfairen Angeboten resultieren und zeugen von wenig Respekt den Mitarbeitenden gegenüber. 

2. Leere Versprechen geben: Was im Gehaltsgespräch verabschiedet wird, sollte immer transparent für beide Parteien schriftlich festgehalten werden. So vermeidet man, dass Absprachen vergessen und dadurch nicht eingehalten werden. 

3. Fehlende Transparenz: Wenn die Mitarbeitenden nicht wissen, woran sich Gehälter im Unternehmen messen, kann dies zu willkürlichen Ergebnissen und Unzufriedenheit führen. 

4. Leistungen und Erfolge von Mitarbeitenden nicht anerkennen: Eine faire Gehaltsverhandlung honoriert stets die erbrachten Leistungen und Erfolge von Mitarbeitenden. 

5. Emotional oder defensiv reagieren: Emotionale Reaktionen können das Gespräch negativ beeinflussen und eine konstruktive Lösung erschweren. Eine Gehaltsforderung hat nichts mit dir als Führungskraft zu tun, also gehe das Gespräch sachlich an. 

6. Keine klaren Argumente liefern: Eine Gehaltsverhandlung sollte auf Fakten und nachvollziehbaren Argumenten basieren. Bauchgefühl-Entscheidungen sind hier fehl am Platz und unfair den Mitarbeitenden gegenüber. 

7. Unflexibel sein: Flexibilität und Kompromissbereitschaft sind entscheidend, um eine für beide Seiten akzeptable Lösung zu finden. Ist das Wunschgehalt nicht möglich, können andere Mehrwerte und Entwicklungsperspektiven die ausbleibende Gehaltserhöhung kompensieren. 

8. Inflation und steigende Lebenshaltungskosten ignorieren: Die Berücksichtigung der Inflation und Lebenshaltungskosten sind wichtige Aspekte, die sicherstellen, dass die Kaufkraft der Mitarbeitenden – und damit deren Zufriedenheit – erhalten bleibt. 

9. Wünsche der Teammitglieder ignorieren: Zeige deinen Mitarbeitenden, dass du an ihrer Entwicklung interessiert bist. Mitarbeitende, deren Bedürfnisse und Perspektiven berücksichtigt werden, fühlen sich wertgeschätzt und bleiben motiviert. 

10. Grundlos niedrige Erhöhung: Eine niedrige Gehaltserhöhung ist zwar aus unternehmerischer Sicht eine schöne Ersparnis, nur leider am falschen Ende. Demotivation bei Mitarbeitenden und Kündigungen könnten die Folgen sein. 

11. Falsches Timing: Ungünstige Zeitpunkte, wie kurz vor wichtigen Deadlines oder während geschäftiger Perioden, können dazu führen, dass das Gespräch unter Zeitdruck stattfindet und nicht die nötige Aufmerksamkeit erhält.

Motivierte Teams dank erfolgreicher Gehaltsverhandlungen 

Gehaltserhöhungen sind ein wichtiges Mittel bei der Mitarbeiterbindung und -motivation. Als Führungskraft kannst du diese Gespräche gut vorbereiten und empathisch führen, um Teammitglieder auch bei ausbleibenden Gehaltserhöhungen zu halten. Mit den richtigen Strategien und einem offenen Ohr für die Bedürfnisse deiner Mitarbeitenden legst du den Grundstein für zielführende Gehaltsgespräche und eine motivierte Belegschaft, die gerne und langfristig am Erfolg des Unternehmens mitwirken möchte. 

Häufig gestellte Fragen

Hier findest du Antworten auf die wichtigsten Fragen. Falls du weitere Hilfe benötigst, kontaktiere gerne unseren Support.

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Fachkräfte mit Corporate Benefits gewinnen

Vielen Unternehmen ist es bereits klar geworden. Qualifizierte Mitarbeitende reißen sich nicht mehr um den einen Job. Vielmehr müssen Fachkräfte überzeugt werden, sich für das Unternehmen und den Job zu entscheiden. Wie also im Konkurrenzkampf um motivierte Mitarbeitende hervorstechen?

Die Antwort lautet Corporate Benefits. Wertvolle Tipps und Beispiele stellen wir dir im Folgenden vor. So gelingt die Suche nach passenden Fachkräften garantiert!

Was sind Corporate Benefits?

Corporate Benefits sind Zusatzleistungen, die Arbeitgeber über das Gehalt hinaus anbieten. Ein attraktives Einkommen reicht mittlerweile nicht mehr aus, um qualifizierte Mitarbeitende zu überzeugen. Ein anderes Unternehmen bietet mehr Vorteile? Dann verliert man häufig den Vergleich und die Wahl fällt auf die Konkurrenz.

Zusätzlich sind eine große Anzahl an Corporate Benefits vorteilhaft für das Employer Branding. Das Ziel ist es, die Zufriedenheit zu steigern und qualifizierte Mitarbeitende zu binden.

Corporate Benefits können auch die Bereitschaft erhöhen, mehr Leistung für das Unternehmen zu bringen. Wer sich wohl fühlt und der Firma vertraut, der strengt sich auch mehr an. Dementsprechend bieten Corporate Benefits auf beiden Seiten Vorteile. Beim arbeitgebenden Unternehmen und bei den Mitarbeitenden.

Welche Corporate Benefits passen zu deinem Unternehmen?

Corporate Benefits sind vielfältig und je nach Belegschaft sollten diese zahlreich zur Verfügung gestellt werden. Unternehmen, die Corporate Benefits anbieten, möchten Mitarbeitende halten und junge Talente an sich binden. Aber, nicht zu jedem Mitarbeitenden passt das gleiche Benefit.

Ein Familienvater freut sich über eine Kita-Betreuung. Eine Mitarbeiterin, die am Berufseinstieg steht und Karriere machen will wünscht sich etwas anderes. Zusätzlich ist es wichtig, auf gleichmäßige Verteilung von Vorteilen zu achten.

Vor allem Angebote, die mehr Freiheit bieten oder Sicherheit garantieren, sind daher attraktiv. Dazu gehören flexible Arbeitszeiten. Auch die Option für Home-Office ist ein hoher Attraktivitätsfaktor. Die richtige Unternehmenskultur lockt die richtigen Fachkräfte an.

1. Versorgung am Arbeitsplatz

Gutes Essen ist grundsätzlich verlockend. Doch ist das Angebot am Arbeitsplatz überzeugend, ist gute Stimmung und Motivation unter den Mitarbeitern garantiert.

Bei Ashampoo und Personizer beispielsweise sind wir einen Schritt weiter gegangen. Wir bieten in unserem Firmenhauptquartier, dem //CRASH, Versorgung in Form von Frühstück und Mittagessen für alle Mitarbeitenden kostenfrei an. Dazu gehören selbstredend auch vegetarische Optionen.

Zusätzlich zu der Grundversorgung unserer Mitarbeiter:innen haben wir auf den verschiedenen Abteilungen Teeküchen eingebaut. Diese Teeküchen sind nicht nur praktisch, sondern besonders liebevoll und gemütlich eingerichtet. Das macht die Pause zwischen Meetings umso wertvoller. So erholen sich Mitarbeitende leichter für einen Moment von der Arbeit.

2. Familienfreundliches Unternehmen

Für viele Mitarbeitenden ist ein wichtiges Kriterium auch die Freiheit und Flexibilität, die das Unternehmen bietet. Besonders Mitarbeiter:innen mit Kleinkindern nehmen Corporate Benefits, die sich nach diesen Bedürfnissen richten, gerne an.

Im //CRASH haben wir für unser Kollegium mit Kindern eine hauseigene KITA eingerichtet. Hier können Kinder betreut werden, falls andere Betreuungsmöglichkeiten wegfallen.

Außerdem bieten wir unseren Mitarbeitenden flexibles Arbeiten aus dem Home-Office an. Ein solches Corporate Benefit stärkt das Vertrauen und die Verbindung zu den Mitarbeitenden. Eltern können beispielsweise von zu Hause ihr krankes Kind betreuen. Die Wertschätzung der Mitarbeiter:innen steht dabei an oberster Stelle.

3. Digitales Arbeiten und hoher Technologieanspruch

Besonders junge, ambitionierte Fachkräfte legen hohen Wert auf digitales Arbeiten und Technologie im Unternehmen. Hier punkten Unternehmen deutlich mit Corporate Benefits wie Arbeitshandy oder eigenem Notebook.

So nutzen wir auch im //CRASH Notebooks die zur freien Verfügung stehen. Darüber hinaus ist digitales Arbeiten in unseren Unternehmen selbstverständlich. Teamkoordination, Urlaubsplaner für Mitarbeiter:innen, Meetings und Konzepte sind digital und webbasiert verfügbar. Am Puls der digitalen Zeit überzeugen Unternehmen die nächsten Generationen von Fachkräften.

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4. Teamgeist und Fortbildung

Wer sich als Teil des Teams fühlt, der bleibt. Daher ist es besonders wichtig, Neuzugängen ein Gefühl der Gemeinsamkeit zu verschaffen. Andererseits müssen langjährige Mitarbeitende dauerhaft weiter gefördert werden.

Auch der Teamgeist muss regelmäßig in gemeinsamen Events weiter gestärkt werden. Daher bedeuten Corporate Benefits auch, sich zusätzlich für Mitarbeiter:innen einzusetzen. Dadurch zeigt man Wertschätzung auf persönlicher Ebene.

Im //CRASH vereinen unsere Unternehmen nicht nur die gemeinsamen Feiern zu besonderen Anlässen, sondern auch die familiäre Atmosphäre. Das Onboarding von Mitarbeiter:innen unterstützen wir mit kleinen Geschenken, wie einem passendem Team-Hoodie.

Regelmäßige Feedbackgespräche fördern zusätzlich die Zusammenarbeit und das Vertrauen von Mitarbeiter:innen und Teamleitung. Corporate Benefits wie Teamtrainings und Exkursionen bringen Mitarbeitende darüber hinaus zusammen.

Dies ermöglicht auch im professionellen Umfeld bessere Zusammenarbeit und Verständnis füreinander. Letztlich sind auch individuelle Fortbildungen ein wichtiger Punkt, den wir für jeden Mitarbeitenden ermöglichen und verfolgen. Individuelle Wertschätzung, sowie Zusammenhalt im Team sind für viele Mitarbeiter:innen das A und O bei der Suche nach dem passenden Job.

5. Gesundheit und Sport

Die Anforderungen an Unternehmen sind nicht nur im digitalen Bereich gewachsen. Die Ansprüche der Mitarbeiter:innen sind auch im Rahmen von Langfristigkeit und Beständigkeit nicht zu unterschätzen. Daher lohnen sich Corporate Benefits, die Sport und Bewegung abdecken.

Das lässt sich beispielsweise, wie bei uns im //CRASH, durch Joggen in der Mittagspause ermöglichen. Durch firmeneigene Duschen bietet es sportbegeisterten Mitarbeitenden die Möglichkeit, zusätzlich Zeit vor Ort für die eigene Gesundheit zu nutzen. Danach startet man frisch ins nächste Meeting. So wird der Abend frei für andere Aktivitäten.

Darüber hinaus bieten wir unseren Mitarbeitenden die Option für Hansefit. Die Hälfte der Kosten übernimmt das Unternehmen. Dafür steht der Arbeitskraft eine große Auswahl an Vereinen, Fitnessstudios und anderen sportlichen Aktivitäten zur Verfügung.

Darüber hinaus sorgen wir uns auch um die Bewegung und Gesundheit unserer Angestellten direkt am Arbeitsplatz. Hochfahrbare Schreibtische sind dabei ein Corporate Benefit, das zusätzlich die Belastung durch stundenlanges Sitzen eliminiert.

6. Das Büro als zweites Zuhause

Letztlich zählt bei der Entscheidung für ein Unternehmen eine Frage: Fühle ich mich in diesem Unternehmen wohl? Wir haben bereits herausgefunden, dass Gehalt alleine nicht überzeugt. Corporate Benefits in verschiedenen Varianten und Facetten schlagen die Brücke zu den Fachkräften, die das Unternehmen braucht. Besonders Unternehmen, die aufgrund ihres Standorts bereits im Nachteil gegenüber der Konkurrenz sind, profitieren von passenden Corporate Benefits.

Teamgeist und Zusammenhalt sind Komponenten, die man durch solche Benefits nicht erzwingen, aber definitiv steigern kann. Ein Unternehmen, das unabhängig von seiner Größe ein gesundes Teamnetzwerk und familiäres Umfeld bietet, sticht immer positiv hervor.

Der Wohlfühlfaktor wird noch einmal verstärkt, wenn das Firmengebäude, die Büros und der Empfang entsprechend eingerichtet sind. Viel natürliches Licht und eine gemütliche Büroatmosphäre ermöglichen entspanntes Arbeiten und bieten perfekten Nährboden für Konzentration und Zufriedenheit. So werden auch stressige Zeiten besser verkraftet und die Mitarbeitenden kommen unabhängig vom Workload gerne ins Büro.

Corporate Benefits sind für alle Seiten lohnenswert

Corporate Benefits steigern die Attraktivität eines Unternehmens. Davon profitiert das Employer Branding langfristig und die Mitarbeiter:innen, bestehende und zukünftige, gewinnen an Vertrauen und Zufriedenheit. Daher lohnt es sich zu überlegen, auf welcher Ebene und in welchem Umfang Corporate Benefits im Unternehmen möglich sind. Letztlich profitieren alle von einem fördernden Umfeld mit Wohlfühlfaktor.

Häufig gestellte Fragen

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Der Grundstein für eine erfolgreiche Zusammenarbeit

Unter Mitarbeiter Onboarding versteht man die Einführung neuer Mitarbeitenden in das Unternehmen. Durch die Aneignung von Fähigkeiten und Verhaltensweisen passen sich neue Mitarbeitende besser an. Deshalb steht die Wahrnehmung des Mitarbeitenden im Mittelpunkt.

Demnach bestimmt diese, ob und wie lange das Arbeitsverhältnis bestehen kann. Klingt übertrieben? Die Studie Onboarding im Fokus von Stepstone zeigt, wie ernst es ist. Hierzu wurden rund 13.000 Fachkräfte über ihre Erfahrungen befragt.

• Begrüßung durch den Vorgesetzten am ersten Arbeitstag? Nur jede zweite Fachkraft kann davon positiv berichten.
• Das Team ist vorbereitet und weiß vom neuen Kollegen? Fehlanzeige, stattdessen ist bei jedem sechsten Neuling das Team nicht informiert.
• Und bei mehr als einem Drittel stand entsprechend keine eingerichtete Hardware zur Verfügung.

Deswegen verlieren viele Unternehmen schon vorzeitig Fachkräfte, die eigentlich gut für den Job geeignet sind.

Das sollte dir nicht passieren! In diesem Artikel erfährst du, wie dein Unternehmen Fettnäpfchen effektiv vermeidet und neue Mitarbeitende langfristig bindet!

Wie gelingt das Onboarding?

Die Einarbeitungsprozesse für neue Mitarbeitende unterscheiden sich sehr stark. Dementsprechend haben einige Unternehmen einen klar umrissenen Einführungsplan. Beispielsweise mithilfe von Softwarelösungen, um den Prozess reibungsloser zu gestalten. Hier spielt auch das HR-Team, das die Mitarbeitenden unterstützt, eine große Rolle.

Andererseits gibt es aber auch Unternehmen, die keinen oder nur einen einfachen Plan für das Onboarding haben. Dieser umfasst häufig nur die grundlegenden Beitrittsformalitäten. Folglich erwarten diese Unternehmen von ihren neuen Mitarbeitenden, dass sie sich einfach anpassen.

Studien belegen aber, dass das Onboarding die wichtigste Zeit in der Beziehung zwischen Mitarbeiter:in und Unternehmen ist. Diese Anfangszeit hat einen Einfluss darauf, wie sich Mitarbeitende in Zukunft verhalten und performen.

Deswegen müssen Unternehmen die Onboarding-Experience der Mitarbeitenden ernst nehmen. Denn schlechte Erfahrungen der Angestellten trüben auch das öffentliche Bild des Unternehmens.

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So resultieren diese Wahrnehmung häufig in schlechten Bewertungen auf Social-Media-Kanälen oder Bewertungsseiten. Dies erschwert dann später geeignete Bewerber:innen zu finden. Außerdem wirken sie sich langfristig auf die Reputation aus.

Aber wie gelingt es, jedes Mal ein ansprechendes Mitarbeiter Onboardingerlebnis zu bieten?

Mitarbeiter Onboarding: Vor dem ersten Tag

Neue Mitarbeitende sollen sich auf den ersten Tag freuen. Nichtsdestotrotz sind die meisten Menschen ziemlich aufgeregt. Denn natürlich möchte man einen guten ersten Eindruck machen. Unternehmen sollten es ihnen gleich tun und sich ebenso sorgfältig auf den ersten Tag vorbereiten.

1. Neue Mitarbeitende vorab einbinden

Kommunikation ist alles. Deswegen müssen neue Mitarbeitende im Voraus am besten über alles für sie relevante informiert werden. Entsprechend auch darüber, was der Einarbeitungsprozess mit sich bringt. Folglich ist es noch besser, wenn alle Formalitäten bereits vor ihrer Ankunft erledigt sind.

Darüber hinaus können neue Mitarbeitende schon vor dem ersten Tag in Aktivitäten im Unternehmen mit einbezogen werden. Steht eine Feier im Betrieb an? Durch eine Einladung lernen neue Mitarbeitende die Teamkollegen vor dem ersten Arbeitstag schon im lockeren Rahmen kennen.

2. Zukünftiges Team informieren

Es sollte selbstverständlich sein, dass das Team über den Neuzugang Bescheid weiß. Wer am ersten Tag im neuen Job von ratlosen Gesichtern begrüßt wird, der fühlt sich weder wertgeschätzt noch besonders wohl. Warum sollten sich neue Mitarbeitende bemühen, wenn der Eindruck vermittelt wird, dass sie gar nicht wichtig sind?

Daher sollten Team und Führungskräfte des Neuzugangs lange im Voraus über den Start und die zukünftigen Aufgaben im Unternehmen Bescheid wissen.

3. Equipment rechtzeitig bereitstellen

Ein guter Start braucht auch das richtige Werkzeug. Wie oft ist es allerdings schon passiert, dass genau diese notwendigen Utensilien nicht bereitgestellt sind?

Laut Stepstone erlebt immerhin ein Drittel der neuen Fachkräfte genau dieses Szenario.

Es sollte neuen Mitarbeitenden an nichts fehlen, um einen guten Start zu garantieren. Dazu gehören neben der notwendigen Hardware auch alle relevanten Anmeldedaten und Zugänge.

Mitarbeiter Onboarding: Erster Tag

Es geht los, der Neuzugang ist offiziell vor Ort! Am ersten Tag sollte es darum gehen, diesen willkommen zu heißen. Dazu gehört es natürlich, den Neuzugang ausgiebig herumzuführen und vorzustellen. Außerdem sollte ausreichend Zeit für das Herantreten an die ersten Aufgaben und Briefings zur Verfügung stehen. Dies schafft eine Arbeitsumgebung, die einfühlsam, ermutigend und vor allem menschlich ist.

4. Erster Rundgang und Willkommenspakete

Kleine Aufmerksamkeiten gepaart mit einem Rundgang durch das neue Büro bewirken bei neuen Mitarbeitenden Onboarding-Wunder. Die Mitarbeitenden kommen erstmal in der neuen Umgebung an, anstatt sofort mit Aufgaben überhäuft zu werden. Dadurch lernen sie beispielsweise Gebäude und relevante Räume kennen. Zusätzlich können sie sich auch mit künftigen Teammitgliedern vertraut machen.

Zudem bieten viele Unternehmen Willkommenspakete an. Allerdings kann das schnell ein plattes 08/15 Geschenk werden. Unser Tipp: Abseits der üblichen Büroutensilien schauen, was zum Unternehmen und den Herausforderungen des neuen Mitarbeitenden passt.

5. Begrüßung durch Führungskräfte

Die Begegnung mit den Führungskräften trägt wesentlich zur Stärkung der Moral im Onboarding bei. Entsprechend ist es zwar nicht immer möglich, den Terminkalender aller Führungskräfte für neue Mitarbeitende freizuhalten.

Allerdings ist ein gemeinsames Treffen der Neuankömmlinge mit der Geschäftsführung durchaus sinnvoll. Beispielsweise funktioniert dies in kleiner Runde mit einer kurzen Vorstellung und ermunternden Worten. Ferner stellt ein gemeinsames Mittagessen eine schöne Möglichkeit dar. Folglich fühlen sich neue Mitarbeitende gut aufgehoben und akzeptiert.

Mitarbeiter Onboarding: Erste Woche

Anfangs müssen neue Mitarbeitende eine Routine finden, die für sie funktioniert. Indessen können sie sich im Team zurechtfinden. Dabei erfahren sie mehr über das Unternehmen, ohne zu sehr mit Arbeit belastet zu werden. Je informativer die erste Woche ist, desto schneller können die neuen Mitarbeitenden mit der Arbeit beginnen.

6. Unterstützung der Teamleitung

Die erste Woche des Onboardings sollte genügend Gelegenheiten für die Teamleitung bieten, um Zeit mit dem Neuzugang zu verbringen. Hierdurch haben beide Seiten die Möglichkeit, eine gemeinsame Strategie zu entwerfen. Außerdem können alle offenen Fragen beantwortet werden.

7. Feste Ansprechperson

Eine feste Ansprechperson kann nicht nur direkt beim Onboarding, sondern auch langfristig helfen. Neue Mitarbeitende bekommen ein sicheres Gefühl, da sie alle Fragen an eine eigene Bezugsperson richten können.

Mitarbeiter Onboarding: Erste drei bis sechs Monate

Der Onboarding-Prozess zieht sich oft über mehrere Monate hinweg. Erst danach sind neue Mitarbeitende vollständig integriert und arbeiten selbstständig. Daraufhin helfen die folgenden zwei Schritte, die erfolgreiche Zusammenarbeit auch in Zukunft zu sichern.

8. Check-in-Termine festlegen

Egal, ob es sich um einen einfachen Onboarding-Plan oder um eine relativ strenge Struktur handelt. Wichtig sind regelmäßige Check-ins mit dem neuen Teammitglied. Folglich profitieren nicht nur die neuen Mitarbeitenden davon, sondern auch alle anderen.

9. Kontinuierliches Feedback

Während des Onboardings ist es wichtig, dass die neuen Mitarbeitenden zu Wort kommen. Denn nur wenn diese Feedback geben dürfen, wird die Zusammenarbeit verbessert. Dadurch haben die Mitarbeitenden das Gefühl, dass die Vorschläge ernst genommen werden. Diese Gespräche helfen den Führungskräften und der Personalabteilung auch, den Onboarding-Prozess zukünftig zu verbessern.

Auf ins Mitarbeiter Onboarding!

Am besten hast du beim Onboarding ein engagiertes, motiviertes und einfühlsames Team mit an Bord. Denn die Verantwortung liegt schließlich nicht allein bei einer Person. Vielmehr hängt der Erfolg des Onboarding-Programms von der Zusammenarbeit aller Beteiligten ab.

Wir wünschen viel Spaß und Erfolg beim Onboarding!

Häufig gestellte Fragen

Hier findest du Antworten auf die wichtigsten Fragen. Falls du weitere Hilfe benötigst, kontaktiere gerne unseren Support.

Warum ist ein gutes Onboarding so wichtig für Unternehmen?

Ein professionelles Onboarding
reduziert das Risiko, dass neue Mitarbeitende frühzeitig kündigen,
verkürzt die Zeit bis zur vollen Produktivität
stärkt Bindung, Motivation und Vertrauen
und verbessert die Außenwirkung als Arbeitgeber.
Schlechte Onboarding-Erfahrungen führen häufig zu innerer Kündigung, frühzeitigen Abgängen und schlechten Bewertungen auf Jobportalen.

Warum ist eine feste Ansprechperson sinnvoll?

Eine feste Ansprechperson:
gibt Sicherheit bei Alltagsfragen („an wen wende ich mich?“)
erleichtert soziale Integration im Team
hilft, informelle Regeln und Abläufe zu verstehen
So müssen neue Mitarbeitende nicht „alleine kämpfen“, sondern haben eine verlässliche Bezugsperson.

Was ist der wichtigste Erfolgsfaktor für gelungenes Onboarding?

Der wichtigste Faktor ist eine bewusste, empathische und gut vorbereitete Zusammenarbeit aller Beteiligten: HR, Führungskräfte, Team und neue Mitarbeitende.
Onboarding ist kein einmaliger Formalakt, sondern der Grundstein einer langfristigen Beziehung zwischen Mensch und Unternehmen.

Hast du weitere Fragen?

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Regelmäßige Feedbackgespräche sind wichtig

Feedbackgespräche sind wichtig für eine gesunde Unternehmenskultur. Doch nicht jeder setzt diese Art des Gespräches regelmäßig um. Für die meisten Personalverantwortlichen sind Feedbackgespräche ein Mittel zum Zweck. Wenn Fehler vermehrt auffallen, negative Verhaltensweisen an den Tag gelegt werden oder andere Auffälligkeiten unter den Mitarbeitenden die Runde machen, wird es Zeit für ein Feedbackgespräch.

Doch regelmäßige Evaluationen mit dem Kollegium können auch das Vertrauen in das Unternehmen stärken und den Mitarbeitenden eine Möglichkeit bieten, bestimmte Wünsche und Ziele zu äußern. Doch wie wird ein Feedbackgespräch richtig geführt? Worauf müssen Personalverantwortliche achten? Kurz: Was sind die Feedback Do‘s und Don’ts, die unbedingt eingehalten werden sollten?

Wir geben Tipps und zeigen wichtige Regeln, die dabei helfen, eine reflektierte und sachliche Atmosphäre zu schaffen, um so ein wertvolles Gespräch zu führen.

Was ist ein Feedbackgespräch?

In Feedbackgesprächen wird die Arbeitssituation zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitenden offengelegt. Die Führungskraft gibt Feedback zu der Leistung der jeweiligen Beschäftigten. Thematisch werden oftmals hauptsächlich Projekte des letzten Jahres und Ziele des Einzelnen und des Unternehmens angesprochen.

Das könnten zum einen Themen wie der Status der Arbeitsbeschreibung, Probleme in der Abteilung und Fehlervermeidung sein. Zum anderen sprechen Personalverantwortliche auch gerne Motivationsdefizite, Lob und positive Rückmeldungen in Feedbackgesprächen an.

Die Häufigkeit der Feedbackgespräche wird ganz nach eigenem Ermessen geplant. Die Empfehlung lautet jedoch: mindestens ein Feedbackgespräch pro Mitarbeitenden jährlich.

Im Feedbackgespräch soll auch die Belegschaft Zeit bekommen, sich selbst zu reflektieren und Wünsche sowie Anregungen anzubringen. Als Führungskraft solltest du während des Gesprächs immer auf die Persönlichkeit der Angestellten eingehen, indem der Mensch und die individuelle Lebenssituation im Mittelpunkt stehen. Der Hintergrund kann entscheidend dafür sein, wie du die Themen gewichtest.

Kommt die zerstreute Kollegin regelmäßig morgens zu spät, weil ihr möglicherweise als alleinerziehende Mutter die Flexibilität oder zeitlichen Ressourcen fehlen? Oder hat sie tatsächlich Probleme mit ihrem Zeitmanagement? Ist der Junggeselle im mittleren Alter ständig übermüdet, weil er sich die Nächte mit seinen Jungs um die Ohren schlägt? Oder unterstützt er mit einem Zweitjob die kranke Mutter? Das Feedbackgespräch soll einen sicheren Raum für ernste Auseinandersetzungen schaffen und allen Parteien weiterhelfen.

Ziele des Feedbackgesprächs

Das Ziel des Feedbackgesprächs ist vor allem, die Zusammenarbeit effektiver und effizienter zu gestalten. Durch regelmäßige Feedbackgespräche wird nicht nur die Bindung der Arbeitskräfte an das Unternehmen gestärkt. Feedbackgespräche haben im besten Falle auch eine positive Auswirkung auf die Motivation und die Entwicklung der Mitarbeitenden.

Um die Vertrauensbindung zu stärken, ist es wichtig, dass du die Rahmenbedingungen beachtest. Dazu gehören zum einen eine wertschätzende und höfliche Atmosphäre sowie konstruktive und lösungsorientierte Gespräche. Zeige deinem Teammitglied durch respektvollen Umgang, dass das Feedbackgespräch auf Augenhöhe stattfindet. Biete dabei die Gelegenheit, Ziele, Wünsche, Gedanken und Erklärungen zu äußern, vor allem wenn es einen konkreten Anlass für das Feedbackgespräch gibt.

Dokumentiere die Konversation, entweder durch Stichpunkte oder ein Gesprächsprotokoll, damit du im Nachhinein den Überblick über die behandelten Themen behältst. Auch Entwicklungsziele sollten mit der Arbeitskraft besprochen und festgelegt werden. Dadurch entsteht ein gegenseitiges Einverständnis und du kannst die Erfolge im Laufe der nächsten Wochen messen und neue Ziele vereinbaren.

Vorbereitung des Feedbackgesprächs

Das A und O eines Feedbackgesprächs ist die gute Vorbereitung. Zeitlich planst du am besten nicht länger als eine Stunde ein. Falls währenddessen wichtige Themen anfallen, die etwas mehr Zeit brauchen, lässt sich dies individuell anpassen.

Nimm die Planung des Feedbackgesprächs nicht auf die leichte Schulter, sondern beschäftige dich vorher genau mit den für die Arbeitskraft individuellen Kritikpunkten. Hole dir gegebenenfalls Feedback und die Einschätzung anderer Vorgesetzten des betreffenden Teammitglieds ein, um einen umfassenderen Eindruck über die aktuellen Leistungen, Stärken und Schwächen zu erhalten. Für konstruktives, wertvolles Feedback solltest du die Vergleichskennzahlen, Unternehmensziele und Zielvorgaben für das jeweilige Teammitglied kennen.

Empathie und Timing

Formuliere im Laufe des Feedbackgesprächs stets „Ich-Botschaften“, um zu zeigen, dass es um deine eigene Wahrnehmung geht. Sobald ihr zu der Erarbeitung von Lösungsansätzen kommt, bieten sich formulierte „Wir-Botschaften“ an, um ein gemeinschaftliches Gefühl zu vermitteln.

Vor allem kritische Themen sollten nicht auf die lange Kante geschoben werden. Wenn vermehrt problematische Verhaltensweisen oder negative Kritikpunkte im Kollegium kommuniziert werden, lohnt es sich, ein extra Feedbackgespräch speziell für diese Themen zu vereinbaren.

Konfliktmanagement

Doch auch, wenn es in einem regelmäßigen Feedbackgespräch nur einen oder wenige Kritikpunkte gibt, kann es zu einem Konflikt kommen. Bereite dich also auf Konflikte vor: Überlege im Voraus, welche Lösungswege du dem Teammitglied aufzeigen kannst und übe die Kritik im Feedbackgespräch respektvoll und wertfrei. Vermeide persönliche Emotionen, Lästereien oder Schuldzuweisungen, auch wenn diese von anderen an dich herangetragen wurden. Sie beeinflussen nicht nur das Verhältnis zwischen dir und deinem Teammitglied negativ, sondern blockieren eine lösungsorientierte Unterhaltung. Im schlimmsten Fall gehen Mitarbeitende frustriert aus dem Feedbackgespräch heraus und ziehen sich künftig zurück.

Kritik, Lob und Fokus

Das Lob-Kritik-Lob Sandwich-Prinzip wurde lange als gute Feedbackmethode angesehen. Mittlerweile ist sie nicht mehr uneingeschränkt zu empfehlen. Oftmals wird das Lob dann als Verpackung für die Kritik gesehen und nicht ernst genommen. Das Feedbackgespräch direkt mit Kritik zu eröffnen, wirkt allerdings abschreckend und löst bei Mitarbeitenden schnell eine defensive Haltung aus.

Starte zunächst mit dem reinen Sachverhalt und erkundige dich, in welcher Verfassung sich dein Gegenüber befindet, bevor du dich der Feedbackagenda widmest. Achte auf die Körpersprache deines Gegenübers, um das Wohlbefinden zu erkennen und ganz bewusst auf die Reaktionen einzugehen.

Während des Feedbackgesprächs sollte nach Möglichkeit nicht von dem Hauptthema abgelenkt werden. Steuere das Gespräch bewusst. Sollte dein Gegenüber ablenken oder sich in Rechtfertigungen zu geäußerter Kritik verzetteln, nimm die Reaktionen und Bedenken ernst, aber bleib bestimmt. Gib deinem Gegenüber das Signal, dass die Themen zwar spannend und wichtig sind, es an dieser Stelle jedoch zu umfangreich ist und du für dieses Thema gerne einen anderen Termin vereinbaren würdest. So bleibst du fokussiert und standhaft, bringst deinem Gegenüber jedoch Wertschätzung entgegen.

Ablauf eines Feedbackgesprächs

Starte mit ein wenig Smalltalk, um den Einstieg in das Feedbackgespräch zu erleichtern. Dadurch bekommt ihr beide die Gelegenheit mit der Situation vertraut zu werden und fallt nicht mit der Tür ins Haus. Als Räumlichkeit wählst du am besten einen neutralen Ort, wie einen Meeting Raum, indem es ebenfalls möglich ist, sich schräg zueinander zu setzen.

Nach dem seichten Einstieg gibst du eine kleine Übersicht über die darauffolgenden Gesprächsthemen. Hauptpunkte könnten sein: Ziele, Erfolge, Verbesserungspotenzial und Wünsche.

Selbsteinschätzung

Nach den ersten fünf Minuten, in denen ihr euch vertraut machen konntet, werden zuerst die Erfolge und die geleistete Arbeit angesprochen. Es geht nicht um belangloses positives Feedback, welches die darauffolgenden Kritikpunkte abschwächen und beschönigen soll, sondern um tatsächlich geleistete Arbeit. Falls es über einen Mitarbeitenden keinerlei positive Punkte zu berichten gibt, stellst du am besten den Sachverhalt voran und fragst nach einer Selbsteinschätzung.

Bei regelmäßigen Feedbackgesprächen können auch wiederkehrende Selbsteinschätzungen einen Vergleich vereinfachen und die Entwicklungskurve verdeutlichen. Erst danach steigst du in die Kritikpunkte ein. Überschneiden sich Selbsteinschätzung und Kritik der Vorgesetzten? Dann besteht eine gute Grundlage für die weitere Entwicklung. Gehen beide Vorstellungen stark auseinander, kann das Feedbackgespräch als erster Schritt zur Angleichung und Annäherung beider Parteien genutzt werden.

Entwicklung und Optimierung

Nach der Kritik führst du das Gespräch in die Richtung der Zielverbesserung. Dazu könnt ihr euch Fragen stellen, wie sich welche Prozesse optimieren lassen oder welche Aufgaben übertragen werden sollten. Jegliche Fehler aus der Vergangenheit sollten hier nur als Beispiel dienen, um Handlungsalternativen herausarbeiten zu können. Mit Hilfe der SMART-Methode lassen sich die Ziele für die nächsten Monate definieren.

• Spezifisch: Das Ziel ist spezifisch, unmissverständlich und detailliert beschrieben.
• Messbar: Qualitative und quantitative Messgrößen bestimmen.
• Attraktiv: Das Ziel ist herausfordernd, aber noch zu erreichen.
• Realistisch: Mit Hilfe deiner Mittel ist das Ziel gut zu erreichen.
• Terminiert: Mit einem Zeitstrahl und angemessenen Deadlines behältst du das Ziel gut im Blick.

Nachdem ihr die gemeinsamen Ziele erarbeitet habt, bekommt das Teammitglied ebenfalls die Möglichkeit vorzustellen, wie es sich die Zukunft im Unternehmen vorstellt.

Dies ist für dich eine gute Gelegenheit, nicht nur die Arbeitskraft, sondern auch eine Reflexion des Kollegiums kennenzulernen. Können Mitarbeitende in ihrem Umfeld Ziele abstecken? Sind sie zufrieden mit ihrem Team und den Arbeitsprozessen? Die Wünsche und Kritikpunkte einzelner Mitarbeitender beinhalten oft auch Feedback zum Gesamtkonstrukt des Unternehmens. Nutze die Chance des Feedbackgesprächs, um die Wahrnehmung anderer besser kennenzulernen.

Durch dieses neue Wissen kannst du in der Zukunft gezielt Motivation und Zufriedenheit, nicht nur bei deinem Gegenüber, sondern im gesamten Team, fördern. Zum Ende findet ihr beide im besten Fall einen positiven, freundlichen Gesprächsabschluss.

Nachbereitung des Feedbackgesprächs

Nachdem das Feedbackgespräch abgeschlossen ist, ist die Nachbereitung des Termins essenziell. Die wertvolle Zeit, die du mit deinen Mitarbeitenden in einer sehr fokussierten Atmosphäre verbracht hast, kannst du für mehrere weiterführende Themen nutzen. Du kannst dein Verhalten und deine Reaktionen reflektieren und notieren, um diese Fehler oder Unstimmigkeiten im nächsten Gespräch nicht zu wiederholen.

Feedback, welches das Team und die Unternehmensstruktur gezielt angesprochen hat, solltest du außerdem zu einem anderen Zeitpunkt an Kollegen und Vorgesetzte konstruktiv und anonymisiert weitertragen. So kannst du über die einzelnen Mitarbeitenden hinaus die Stimmung im Team positiv durch Feedbackgespräche beeinflussen.

Beantworte dir im Nachgang folgende Fragen:

• War der Gesprächsverlauf sinnführend?
• Wurden alle Fragen beantwortet?
• Konnten die Emotionen des Teammitglieds richtig eingeschätzt und sensible Themen gerecht vermittelt werden?
• Was kann im nächsten Gespräch verbessert werden?
• Was sollte für künftige Gespräche beibehalten werden?

Kurze Notizen hinter den Fragen helfen dir, das Gelernte nicht so schnell zu vergessen. Für das nächste Feedbackgespräch bist du nun schon etwas besser vorbereitet. Da noch kein Meister vom Himmel gefallen ist, kann es durchaus dauern, bis du mit deiner Gesprächsführung zufrieden bist. Nimm dir die Zeit und lerne aus Fehlern. Es wird immer wieder vorkommen, dass Mitarbeitende nicht so reagieren, wie du erwartet hast. In diesen Momenten sind Einfühlungsvermögen und Ruhe wichtige Charakterzüge.

Tipps für dein Feedbackgespräch – kurz zusammengefasst

Um dir die Vorbereitung auf dein Feedbackgespräch mit deinem Team zu erleichtern, findest du hier Feedback Dos and Don’ts, für eine bessere Vorbereitung und Gesprächsführung.

Feedback Do‘s

• Vereinbare einen festen Termin mit dem Teammitglied für das Feedbackgespräch
• Halte dich an eine konstruktive Diskussion
• Plane das Feedbackgespräch zeitnah, wenn es um Fehler oder aktuelle Probleme geht
• Kontrolliere deine eigenen Emotionen
• Führe Feedbackgespräche mindestens einmal im Jahr durch
• Fertige ein Protokoll an und stelle es allen Gesprächsteilnehmern zur Verfügung
• Verzichte auf Schuldzuweisungen

Feedback Don’t

• Mitarbeitende von oben herab behandeln
• Kritikpunkte nicht offen ansprechen
• Dinge aufzählen, die im vergangenen Jahr schlecht liefen
• Frontale Sitzordnung einnehmen
• Andere Gesprächsteilnehmer nicht zu Wort kommen lassen
• Falsches Lob, das nur dazu dient dem Teammitglied ein gutes Gefühl zu geben und folgende Kritik abzuschwächen
• Mangelnde Vorbereitung

Was viele vergessen: bereits eine knappe Stunde Feedbackgespräch kann Problemen entgegenwirken und die Arbeitsleistung der Mitarbeitenden verbessern. Verzichtest du auf regelmäßige Feedbackgespräche, kann es passieren, dass du in Unstimmigkeiten hereinschlitterst, die du leicht hättest vermeiden können. Sieh Feedbackgespräche daher als eine sinnvolle Investition in die Zukunft an und gehe lösungsorientiert an sie heran. Die richtige Vor- und Nachbereitung ist alles.

Checkliste für dein Feedbackgespräch

• Feedbackgespräche dienen nur zur Evaluation der Leistung der Beschäftigten
• Ziel ist die Entwicklung und Motivation der Beschäftigten
• Die Terminsetzung sollte ebenfalls auf den Terminkalender des Teammitglieds ausgerichtet sein, z.B. nicht vor einem Neukundentermin
• Feedback ist objektiv, sachlich und faktenorientiert
• Lob und Kritik sollten sich, wenn möglich, die Waage halten – sonst lieber faktenorientiert als zu negativ kritisch formulieren
• Schwierige Themen werden deutlich, aber einfühlsam vermittelt
• Der Umgangston ist höflich und angemessen, persönliche Emotionen werden außen vorgelassen
• Andere ausreden lassen und ihnen aufrichtiges Interesse entgegenbringen
• Das Gespräch sollte wenn möglich positiv beendet werden
• Vereinbarung von Zielen, die bis zum nächsten Gespräch verfolgt werden sollen
• Weitere Feedbackgespräche werden im Voraus geplant

Häufig gestellte Fragen

Hier findest du Antworten auf die wichtigsten Fragen. Falls du weitere Hilfe benötigst, kontaktiere gerne unseren Support.

Was ist ein Feedbackgespräch im Unternehmen?

Ein Feedbackgespräch ist ein geplanter Austausch zwischen Führungskraft und Mitarbeitendem, in dem Leistung, Zusammenarbeit, Ziele und Entwicklung besprochen werden. Es geht dabei sowohl um Rückmeldung der Führungskraft als auch um die Selbsteinschätzung und Anliegen des Mitarbeitenden.

Welche Rolle spielt die Selbsteinschätzung des Mitarbeitenden?

Die Selbsteinschätzung:
zeigt, wie Mitarbeitende ihre eigene Leistung sehen und
hilft, Erwartungslücken sichtbar zu machen.
Ein guter Einstieg in das Gespräch
macht das Feedbackgespräch zu einem Dialog statt Monolog.
Stimmen Selbstbild und Fremdbild überein, ist das eine starke Basis für Entwicklung. Gehen sie auseinander, bietet das Gespräch Gelegenheit zur Annäherung.

Wie oft sollten Feedbackgespräche geführt werden?

Empfohlen wird mindestens einmal jährlich ein strukturiertes Feedbackgespräch pro Mitarbeitendem. In dynamischen Teams oder bei vielen Veränderungen sind halbjährliche oder quartalsweise Gespräche sinnvoll, ergänzt durch kurze, informelle Check-ins im Alltag.

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Die Digitalisierung von HR-Prozessen

Wer nicht digital arbeitet, bleibt auf der Strecke. Das gilt auch im Bereich der HR-Prozesse. Die Personalverwaltung zieht allerdings nur langsam nach. Analog werden Ordner für die Datensicherung genutzt, einfache E-Mails sind das höchste Maß der digitalen Kommunikation. Ausgereifte digitale Prozesse in der HR? Danach suchen Personalverantwortliche in ihren Abteilungen händeringend.

Klar ist, dass digital optimierte Vorgänge, wie mit einer passenden HR-Software, eine enorme Arbeitserleichterung für Personalverantwortliche darstellen. Das wirkt sich nicht nur positiv auf die Effizienz der Angestellten und der Arbeitsprozesse aus. Digitale HR-Prozesse bilden auch einen großen Wettbewerbsvorteil gegenüber der Konkurrenz.

Doch warum sind Unternehmen bei der Digitalisierung der HR-Prozesse so zögerlich? Wie steht es aktuell um die Digitalisierung und was können Unternehmen heute tun, um von den Vorteilen der Digitalisierung im Bereich HR zu profitieren?

Wie steht es derzeit um die Digitalisierung von HR?

Im Grunde umfasst die Digitalisierung im Personalmanagement verschiedene Informations- und Kommunikationstechnologien. Zuletzt hatte man den größten Digitalisierungszuwachs bei HR-Prozessen in den Bereichen Rekrutierung und Onboarding sowie Employer Branding und Nachwuchs erwartet.

In Deutschland fand das Umdenken hinsichtlich der Digitalisierung jedoch weiterhin sehr langsam statt, erst die Corona-Krise versetzte der Digitalisierung einen notwendigen Schub. Durch die Krise wurde unumgänglich deutlich, wie wichtig digitale Technologien für die Wirtschaft, Verwaltung und Gesellschaft sind. Die bereits bekannten analogen Schwächen wurden mit der Krise wesentlich sichtbarer und haben die Digitalisierung von Arbeitsprozessen deutlich in den Fokus gerückt.

Schon jetzt berichten HR-Verantwortliche, dass ihre Unternehmen nach der Pandemie auf digitale Prozesse im Recruiting gut vorbereitet sind. Am besten schneidet dabei der Bereich digitalgerechte Prozesse und Kultur ab. 43,1% der befragten HR-Verantwortlichen stimmen voll zu, dass ihre Unternehmen in diesem Bereich, der zum Beispiel die Option der digitalen Jobinterviews beinhaltet, gut vorbereitet sind.

Am ausbaufähigsten scheint der Bereich der Transparenz in den digitalen HR-Prozessen zu sein. Dieser beschreibt, ob und inwieweit Bewerber Einblick und Wissen über den Stand der Dinge im Bewerbungsprozess bekommen. 23,7% der Personalverantwortlichen sind sich hier sicher, dass dieser Prozess bereits im Rahmen des digitalen Recruitings gut ausgebaut ist.

Nur 5,2% der HR-Verantwortlichen gaben an, dass ihr Unternehmen nicht gut auf digitale Prozesse im Recruiting eingestellt ist. Immerhin 22,1% räumten mit der Antwort „trifft eher nicht zu“ noch ausbaufähigen Spielraum für weitere digitale HR-Prozesse ein.

Der Digitalisierungsindex für den Mittelstand 2020/2021 zeigt außerdem, dass die Vorteile der Digitalisierung langsam auch in bisher schwer erreichbaren Branchen mehr Beachtung finden und an Bedeutung gewinnen. Fast die Hälfte der in der Studie berücksichtigten Unternehmen passte aufgrund der Corona-Krise ihre Geschäftsmodelle, Produkte oder Services kurzfristig an.

Chancen durch die Optimierung von HR-Prozessen

Digitale HR-Prozesse ermöglichen nicht nur eine verbesserte Arbeitseffizienz, sondern öffnen im Umgang zwischen Personal und Personalverantwortlichen diverse Türen. Wenn die entsprechenden Kompetenzen des HR-Personals geschult werden, können die Softwareanwendungen vollständig eigenständig genutzt werden.

Das Unternehmen gewinnt durch digitale HR-Prozesse an Handlungsfähigkeit und Flexibilität und wird im Umkehrschluss wettbewerbsfähiger. Durch die Automatisierung von Routineaufgaben, wie der Zeiterfassung, Abwesenheitsverwaltung, Fragen zur Gehaltsabrechnung und Video-Calls werden sowohl Zeit als auch Kosten gespart.

Um dem Fachkräftemangel entgegenzuwirken kann beispielsweise auch ein vollständig automatisierter Bewerbungsprozess die Suche nach möglichen Bewerbenden richtungsweisend unterstützen, sowie das Onboarding und Weiterbildungen erleichtern.

Dadurch kann die HR-Abteilung kleiner gehalten oder die neuen Ressourcen der Mitarbeitenden können an anderer Stelle genutzt werden. Zudem gewinnen Personalverantwortliche mehr Zeit für die strategische Personalführung und Personalentwicklung.

Ein wichtiger Punkt, denn verschenkte Zeit ist verschenktes Geld. HR-Prozesse, die sich aufgrund technischer Gegebenheiten und menschlichen Anforderungen nicht vollständig digitalisieren lassen, leiden im Endeffekt unter schlecht geplantem Ressourcenmanagement. Zu solchen analog verbleibenden HR-Prozessen gehören vor allem solche, die von der menschlichen Komponente leben, wie das Führen von Bewerbungsgesprächen und Feedbackgesprächen, sowie Konfliktmanagement und Personalentwicklung im Team.

Schlecht geplantes Ressourcenmanagement fokussiert sich auf analoge, veraltete Prozesse, wie das Führen von Tabellen und Bearbeiten von Anträgen, die wahre Zeitfresser sind und die Kapazitäten der Personalverantwortlichen in den menschlichen Bereichen verringert.

Wenn ein unnötig analog gehaltener Aufgabenbereich 30 % der Verantwortlichkeit eines Personalverantwortlichen einnimmt, aber 70 % der aufgebrachten Zeit beansprucht, geht die Gleichung nicht auf. Die anderen 70 % der Verantwortlichkeiten müssen sich mit 30 % der Zeitressourcen zufriedengeben. Arbeitsqualität und Personalentwicklung sowie auch die Teambindung leiden.

Digitale HR-Prozesse optimieren also nicht nur die Abläufe, sondern schaffen auch Zeit und planbare Ressourcen für die Vorgänge, die nicht auf die menschliche Komponente verzichten können. Der Wunsch nach Optimierung und Zeitgewinnung in diesen Bereichen zeigt sich auch bei den Personalverantwortlichen.

65% der Personalverantwortlichen vermissen Zeit für die Personalentwicklung. Die Qualität der Arbeit und der Weiterbildung des Personals ist also direkt davon beeinflusst, wie viel Zeit HR-Verantwortliche in nicht-digitalisierte Prozesse investieren müssen.

Auch bei der Personalgewinnung durch entsprechende Marketingmaßnahmen und Recruiting geht einiges an Zeit verloren. So berichten 46 % der Personalverantwortlichen, dass die HR-Abteilung für diese Aufgabe zu wenig Zeit aufbringen kann.

Verlorene Zeit, die durch digitalisierte HR-Prozesse in vielen Fällen wiedergewonnen werden kann. Die Optimierung der HR-Prozesse geht also Hand in Hand mit der Optimierung des gesamten Betriebs. Der gewinnbringende Effekt der Digitalisierung zeigt sich dabei nicht nur in der HR-Abteilung. 44 % der Unternehmen sagen, dass die Digitalisierung des Betriebs zu einer Erhöhung des Umsatzes geführt hat.

Vorurteile gegenüber der HR-Digitalisierung

Wo es besonders viele positive Stimmen gibt, existieren auch viele Kritiker. Diese sind beispielsweise der Meinung, dass durch die zusätzliche Technologie der Kontakt und Austausch zwischen den Menschen weniger wird. Ganz im Gegenteil werden durch die Optimierung der Routineaufgaben Platz für Jahres- und Feedbackgespräche und Personaleinstellungen gemacht. So gesehen kann die Digitalisierung als Sprungbrett gesehen werden, welches die Verwaltung erleichtert und eine direkte Kommunikation zwischen den Mitarbeitenden fördert.

Eine weitere Befürchtung ist, dass der Return-on-Investment (kurz ROI) bei der Digitalisierung der HR-Prozesse nur schwer messbar ist. Trotz der anfänglichen Investition lohnt sich das Management -Tool schon dahingehend, dass im weiteren Verlauf Kosten gespart werden. Auch eine verbesserte Produktivität und eine höhere Effizienz können erwirkt werden. Die Kapitalrentabilität lässt sich beispielsweise daran messen, dass menschliche Fehler ausgeschlossen werden können. Vor allem mühseliges Listen führen und pflegen sowie die Bearbeitung von Anträgen können somit sicher digital übernommen werden. Systeme, die eine direkte Datenübertragung von den Antragstellenden zu den Personalverantwortlichen ermöglichen, garantieren, dass nichts übersehen, verloren oder falsch zugeordnet werden kann. Das steigert wiederum das Engagement und die Motivation der Mitarbeitenden und senkt Frustrationen der HR-Verantwortlichen.

Ein weiteres Vorurteil gegenüber der HR-Technologie ist, dass diese nur in großen Unternehmen sinnvoll sind. Allerdings profitieren HR-Prozesse davon, schon im kleinen Rahmen digital ausgerichtet aufgebaut zu werden. So gewinnen auch Start-ups und kleine bis mittelständische Unternehmen an Konkurrenzfähigkeit und sparen sich im Wachstum den Wechsel. Darüber hinaus sind sie bei einer frühen Nutzung von digitalisierten HR-Prozessen im Vergleich zu den etablierten, aber traditionellen und durch ihre Größe langsameren Unternehmen bereits im Vorteil.

Mit etablierten analogen Strukturen zu brechen, ist ein größerer Kraftakt und kostet langfristig mehr Zeit und Ressourcen und dadurch Geld, als direkt auf eine digitale HR-Software zurückzugreifen. Denn die Softwareprogramme lassen sich in der Regel flexibel und individuell gestalten. Bei potenziellem Wachstum des eigenen Unternehmens lässt sich die Software ganz einfach auf die wachsenden Anforderungen anpassen.

Welche HR-Bereiche gibt es?

Die Verantwortungsbereiche der Personaler haben sich in den letzten Jahren zunehmend ausdifferenziert. Die in der HR verankerten Aufgaben umfassen beispielsweise:

• Personalverwaltung und Personalführung
• Anlegen, Führen und Verwalten von Personalakten
• Erstellung von Arbeitsverträgen, Urlaubs- oder Weiterbildungsanträgen
• Betreuung von Lohn- und Gehaltszahlungen
• Erfassung der Arbeitszeiten und Krankenständen
• Korrespondenz mit Behörden, Ämtern, Krankenkassen usw.

Als die größte Herausforderung in diesen Bereichen wird vor allem der Fachkräftemangel wahrgenommen. Die Frage nach den drei wichtigsten strategischen Aufgaben des HR-Bereichs wurde in einer Studie von den Befragten wie folgt beantwortet:

1. Das Gewinnen von qualifiziertem Personal (34%)
2. Die Digitalisierung und Automatisierung von Personalprozessen (33%)
3. Das Begleiten unternehmensinterner Veränderungen (26%)
4. Das Senken des administrativen Aufwands (25%)
5. Attraktive Arbeitgebermarke schaffen (25%)

Welche HR-Bereiche lassen sich durch welche Software optimieren?

Mit Hilfe einer passenden HR-Software lassen sich einige Bereiche im HR-Bereich optimieren. Dazu zählen insbesondere die aufgelisteten Aufgaben:

• Bewerbermanagement
• Lohn- und Gehaltsabrechnung
• Arbeitszeitmanagement
• Abwesenheitsmanagement
• Mitarbeiterportale
• Digitale Personalakte
• Personalentwicklung

Die ersten Berührungspunkte mit digitalen HR-Prozessen finden die meisten Unternehmen bei den klassisch wichtigsten Kategorien: der Zeiterfassung und der Urlaubsplanung. Diese Bereiche lassen sich sehr schnell und mit einfachen, verständlichen Softwarelösungen digitalisieren.

Zugleich sind die Zeiterfassung und die Urlaubsplanung im Unternehmen insbesondere die Bereiche, die analog eine enorme Zettelwirtschaft mit sich ziehen. Eine Digitalisierung dieser HR-Prozesse bedeutet nicht nur eine Erleichterung für die Personalverantwortlichen, die von einer besseren Übersicht profitieren, sondern wirkt sich auch sofort auf die Flexibilität der Mitarbeitenden aus.

Bei der digitalen Zeiterfassung wird die geleistete Arbeitszeit von Mitarbeitenden korrekt und ohne Umwege dokumentiert. So kann der Überlastung der Mitarbeitenden effizient entgegengewirkt werden und gesetzliche Vorgaben werden mühelos eingehalten.

Je nach Softwarelösung reicht ein Klick für den Start in den Arbeitstag. Eine einfache Bedienung von jedem Endgerät macht die Zugänglichkeit, für die Mitarbeitenden besonders nutzerfreundlich. Eine Schulung oder zeitaufwändige Einführung in die Software ist bei einfach und intuitiv aufgebauten Zeiterfassungslösungen nicht notwendig.

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Die zweite Säule der einfach umsetzbaren HR-Prozess-Optimierungen bildet die der digitalen Urlaubsplanung. Papier und Stift für analoge Freigaben entfallen bei der digitalen Urlaubsplanung vollständig. Über eine passende Softwarelösung kann der Urlaub schnell online beantragt und freigegeben werden. Auch Homeoffice und Abwesenheiten sind schnell zu verwalten.

Mit passenden Kalenderansichten bekommen Personalverantwortliche und Mitarbeitende eine schnelle Übersicht, wer aus dem Kollegium wann verfügbar, im Urlaub oder krankgemeldet ist. Eine große zeitliche Erleichterung für die HR-Abteilung und das Team gleichermaßen.

Was ist bei der Auswahl eines digitalen HR-Softwareanbieters zu beachten?

Um eine geeignete Software zu finden, die allen Mitarbeitenden gerecht wird, gibt es ein paar Punkte, mit denen sich die Abteilungen auseinandersetzen sollten. Die Zusammenarbeit zwischen der HR, IT und dem Management ist hier wesentlich, um zu entscheiden, welche Anforderungen der einzelnen Abteilungen erfüllt werden müssen.

Die IT ist vor allem dafür zuständig, die verfügbare Anbindung an bestehende Systeme und alle anderen technischen Daten zu überprüfen. Zudem gibt es den Unterschied zwischen einer SaaS HR-Software, die in einer Cloud gehostet wird und die Daten somit online zugänglich sind und einer On-Premise-Software. Diese wird vor Ort installiert und auch gehostet.

Datenschutz als wichtiger Faktor in der Digitalisierung der HR-Prozesse

Um den Datenschutz in den digitalen HR-Prozessen, vor allem mit Bezug auf europäisches und deutsches Recht, gemäß den Anforderungen einzuhalten, gelten einige grundsätzliche Richtlinien, die Unternehmen beachten sollten.

Zum einen sollte das Rechenzentrum auf europäischem Boden stehen, denn dann unterliegt es den europäischen Datenschutzrichtlinien. Nur verschlüsselte Daten werden in die Cloud übertragen und so vor unberechtigten Zugriff geschützt. Dies wird mit einem SSL-Zertifikat (Secure Socket Layer) gekennzeichnet. Das SSL-Zertifikat definiert die sichere Datenübertragung zwischen der Internetseite und dem Nutzer.

Aber nicht nur ein aktuelles SSL-Zertifikat ist für Cloud-Anbieter und andere digitale HR-Lösungsanbieter von Bedeutung. So gibt es auch noch andere Zertifikate, zum Beispiel vom TÜV, die die Datensicherung bescheinigen. Die Zugriffsrechte sollten sich in den Einstellungen verwalten lassen. Das gibt ein Mindestmaß an Kontrolle über die eingepflegten Daten.

Systemintegration der digitalen HR-Prozesse

Damit die Mitarbeitenden mit der Implementierung der HR-Software auch zufrieden sind, sollten die benötigten Funktionen zuvor so genau wie möglich genannt werden und alle relevanten HR-Prozesse umfassen.

• Optimal wäre die individuelle Anpassung der HR-Software an das System der Anwendenden.
• Ein weiterer Pluspunkt ist die Mobilfähigkeit des Systems. Lässt es sich über den Browser oder sogar eine App nutzen? Zumindest der Abruf über den Browser sollte gegeben sein.
• Um die digitalisierten HR-Prozesse evaluieren und optimieren zu können, sind die Auswertungs- und Reportingfunktionen der Systeme ein unverzichtbarer Punkt.
• Wichtig ist zudem, dass die HR-Software um Funktionen ergänzt werden kann. Das macht die Software skalierbar und kann so an ein wachsendes Unternehmen angepasst werden.
• Ein funktionierendes Supportsystem und eine reibungslose Kommunikation sollten ebenso zum Angebot des Cloud-Anbieters gehören.

Auf unabhängigen Portalen können Unternehmen und Personalverantwortliche die verschiedenen HR-Lösungsanbieter und die angebotenen Systeme vergleichen und eine Vorauswahl treffen.

Was kostet eine HR-Software?

Die kompletten Kosten für eine HR-Software sind auf den ersten Blick nicht immer ersichtlich. Anfallende Nutzerkosten können dabei monatlich zwischen ein paar bis zu mehreren hundert Euro pro Mitarbeitenden variieren.

Es empfiehlt sich daher zunächst, eine Testversion der Software anzufordern. So können die HR-Verantwortlichen bereits evaluieren, ob diese alle, für das Unternehmen wichtigen, HR-Funktionen abdeckt. Schon während der Testphase sollten HR-Verantwortliche prüfen, ob das System in die bestehende IT-Landschaft des Unternehmens integrierbar ist.

In den meisten Fällen ist davon auszugehen, dass die Implementierung kostenlos ist. Sollte der Service jedoch nicht enthalten sein, lohnt es sich nachzufragen. Einige Anbieter erheben Gebühren für den Datenimport und dies geht nicht immer aus den übermittelten Unterlagen hervor.

Das Gute ist: Bei einer SaaS-Software fallen nur Kosten für die Nutzungs- und Abogebühren an, jedoch nicht für Softwareupdates oder Wartung.

Ein Ausblick auf die zukünftige digitale Transformation der HR-Prozesse

Die digitale Transformation des Unternehmens ist durch die stetige Weiterentwicklung der Software-Lösungen und Innovationen der digitalen Branche nie vollständig beendet. Die Ziele und Strategien des Unternehmens müssen somit stetig an den Markt und die neuen Umstände angepasst werden. Durch die Optimierung der Organisation und HR-Prozesse entsteht auch ein starker Einfluss auf die Unternehmenskultur und das Personal im Einzelnen.

Es geht also darum, den Mitarbeitenden trotz des digitalen Wandels Stabilität und Orientierung zu vermitteln. HR-Verantwortliche sind in ihrer Position die Brücke zwischen alten Herangehensweisen und innovativen, digitalen Ansätzen. Um diesen Wandel effizient herbeizuführen und die Personalverantwortlichen sinnvoll in ihrem Auftrag zu unterstützen, ist eine passende HR-Softwarelösung unabkömmlich.

Wer sein Unternehmen transformieren möchte, das Budget dafür aber aktuell nicht ausreicht, kann bis 2023 einen Antrag stellen, um sich für ein Förderangebot des Bundes zu bewerben. Das Angebot soll insbesondere kleineren und mittelständischen Unternehmen helfen, sich digital aufzustellen.

Bist du bereit für den ersten Schritt?

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Häufig gestellte Fragen

Hier findest du Antworten auf die wichtigsten Fragen. Falls du weitere Hilfe benötigst, kontaktiere gerne unseren Support.

Was bedeutet die Digitalisierung von HR-Prozessen?

Die Digitalisierung von HR-Prozessen beschreibt den Einsatz moderner Technologien, um personalrelevante Abläufe wie Zeiterfassung, Bewerbermanagement, Personalaktenführung oder Urlaubsplanung effizienter, transparenter und fehlerfreier zu gestalten. Ziel ist es, administrative Aufgaben zu automatisieren und mehr Raum für strategische Personalarbeit zu schaffen.

Wie verändert die Digitalisierung die Rolle der HR-Abteilung?

HR wird zunehmend zu einem strategischen Partner, statt reine Verwaltung:
mehr Fokus auf Talententwicklung,
aktive Gestaltung von Unternehmenskultur,
datengestützte Entscheidungen sowie
stärkere Rolle im Change Management.

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Stress abbauen durch gutes Zeitmanagement

Oftmals fängt es schleichend an: Die To-do-Liste wird länger, im Kalender sind für die nächsten Tage keine Freiräume in Sicht und während du eigentlich schon im nächsten Meeting sitzen müsstest, findet der geschäftliche Anruf kein Ende.

Was am Ende des Tages nach endlos viel liegengebliebener Arbeit aussieht, ist oft gar nicht die Menge, die den Berg an offenen Aufgaben größer werden lässt, sondern ein fehlendes System.

Der Weg zu mehr Erfolg, Zufriedenheit und Gelassenheit im Job und in der Freizeit ist oft mit gelungenem Zeitmanagement gepflastert. Gutes Zeitmanagement zeichnet sich in erster Linie durch Maßnahmen aus, die dabei helfen, verfügbare Zeit effizient und optimal zu nutzen.

Obwohl es kein allgemeines Rezept zum perfekten Zeitmanagement gibt, so gibt es neben einigen Techniken, die den Berufsalltag erleichtern, auch praktische Tools, die dir helfen können, dein Zeitmanagement zu verbessern.

Tipp: Unterteile deine Aufgaben in Meilensteine

Was wäre der Berufsalltag ohne unerwartete Herausforderungen? Schnell zieht sich eine Aufgabe länger als gedacht, die Technik streikt oder ein Telefonat kommt dazwischen. Wenn dann ein Termin außerhalb der Arbeitszeit ansteht, beginnt das Chaos. Mit der richtigen Strategie ist das kein Grund zur Sorge.

Unser erster Tipp lautet daher: Splitte deine Aufgaben in mehrere Teilaufgaben, sogenannte „Meilensteine“. So bestreitest du Aufgaben in Etappen und bestimmst selbst, wann es Zeit für den nächsten Schritt ist.

Bei der Unterteilung von großen Aufgaben und Zielen in kleine Unterziele kannst du dich von Meilenstein zu Meilenstein hangeln und erreichst jedes Mal ein weiteres Ziel. So werden immer wieder kleine Glücksgefühle freigesetzt, wenn du den nächsten Punkt von deiner To-do-Liste streichen kannst. Scheue dich nicht davor, dich für getane Arbeit mit positiven Gefühlen zu belohnen.

Tipp: Definiere und priorisiere deine Aufgaben

Um die Zeit im Beruf sinnvoll und produktiv nutzen zu können, ist die richtige Planung unumgänglich. Für ein effizientes Zeitmanagement ist es daher von großer Bedeutung, ausstehende Aufgaben und Ziele erst einmal zu definieren sowie zu priorisieren, ehe es zur eigentlichen Umsetzung kommt. Die zeitliche Einplanung anstehender Aufgaben wird dir zu einer klaren Übersicht verhelfen. Das Motto dabei: „Was geplant ist, wird auch erledigt“.

Damit steht und fällt letztendlich ein produktiver Arbeitstag. Effiziente Einordnung und Organisation bringen nicht nur eine Struktur in den vollen Terminkalender, sondern auch deine Motivation wird dadurch steigen.

Konzentriere dich auf das Wichtigste und Dringlichste, so bietest du Zeitfressern wie sinnloser Detailarbeit und Ablenkungen keinen Platz mehr. Wer richtig vorarbeitet und strukturiert, kann mehr aus der Arbeitszeit herausholen.

Mithilfe deines Kalenders steuerst du deinen Workflow effizient und zeitsparend. Und das einfacher als gedacht – statt der ersten Blicke auf das Smartphone am Morgen solltest du deine Aufgaben und Termine in den Terminkalender eintragen. Ist die Tagesplanung schließlich erledigt, beginnt der Arbeitstag.

Tipp: Plane und nutze Pausen aktiv mithilfe der Pomodoro-Technik

Du verlierst beim Arbeiten schnell den Fokus und schweifst ab? Keine Sorge, damit gehörst du nicht zum Einzelfall. Viele Arbeitnehmenden kennen das Szenario: Eben die Mails checken, die Social-Media-Kanäle aktualisieren oder den neusten Blogartikel lesen.

Wenn du schnell den Fokus verlierst, können dir Techniken, wie die Pomodoro-Technik, helfen. Mit dieser kannst du deine Arbeitszeit effizient nutzen, ohne dabei die wichtigen Pausen zu vernachlässigen. Diese sind genauso essenziell wie die eigentliche Arbeit selbst, denn durch das Einbauen gezielter Pausen kannst du deine Motivation hochhalten.

Bei der Pomodoro-Technik geht es darum, den eigenen Arbeitstag in sogenannte Pomodoro und Pausen zu gliedern. Dabei umfasst ein Pomodoro 25 Minuten konzentriertes Arbeiten.

Nach Ablauf der Zeit gönnst du dir eine fünfminütige Pause, in der du machen kannst, was du möchtest: Kurz frische Luft schnappen, Nachrichten beantworten, Tagesupdates lesen – du hast freie Wahl. Wichtig ist lediglich, dass du die Pause nutzt, um einen freien Kopf zu bekommen.

Der Wechselvorgang zwischen Pomodoro und Pause wird insgesamt viermal wiederholt, ehe du dir eine längere Pause zwischen 15 und 30 Minuten gönnst. Finde selber heraus, welcher Rhythmus deiner Arbeitsweise am ehesten gerecht wird und optimiere diese, bis du zufrieden bist.

Tipp: Teilt Aufgaben untereinander auf

Niemand sollte an einem hektischen Arbeitstag auf sich allein gestellt sein. So lautet unser vierter Tipp: Teilt Aufgaben untereinander auf. So könnt ihr sicherstellen, dass niemand in seinen Aufgaben versinkt und jeder möglichst effizient arbeiten kann.

Darüber hinaus ist es nicht verboten, Aufgaben zu tauschen. Während ein Teammitglied vielleicht große Mühe hat, kreative Texte zu verfassen, widerstrebt es einer anderen Person vielleicht, Rechnungen zu erstellen. Dass verschiedene Aufgaben besser oder schlechter von der Hand gehen, ist völlig normal.

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Tipp: Nutze digitale Tools

Besonders hilfreich sind Tools sein, die dich dabei unterstützen, deine Zeit besser zu strukturieren und zu organisieren. Dabei musst du selbst herausfinden, welche Anwendung für dich am besten geeignet ist: Die einen nutzen lieber den Outlook-Kalender zur Planung, die anderen ganz klassisch Zettel und Stift.

Besonders effizient und praktisch sind digitale Tools, da diese zu jeder Zeit erreichbar und bearbeitbar sind. Zur Aufgabenplanung und -strukturierung können digitale Notizbücher wie Microsoft One Note eine große Hilfe sein. Du kannst hier schnell Notizen einfügen, Aufgaben planen, To-dos verfassen und diese einem Zeitraum zu sortieren.

Darüber hinaus können Zeiterfassungstools wie Personizer dir helfen, dein Zeitmanagement langfristig zu optimieren. Dank simpler Planung und Organisation behältst du zu jeder Zeit den Überblick über deine Arbeits- und Pausenzeiten und kannst dokumentieren, wie lange du für welche Aufgabe benötigst. Dies hilft dir zukünftig besser einzuschätzen, wofür du wie viel Zeit benötigst. So kannst du deine Zeitplanung optimieren und besser abschätzen, für welche Aufgabe du wie viel Zeit einplanen solltest.

Wie du siehst: Für das richtige Zeitmanagement gibt es nicht die eine Lösung. Wichtig ist, dass du selber ausprobierst, was dir hilft, deine Zeitplanung und -nutzung zu optimieren. Oftmals sind es ein paar einfache Tricks, die dir helfen, dein Zeitmanagement zu verbessern, damit du von einem produktiven Arbeitsalltag und einer sorglosen Freizeit profitieren kannst.

Häufig gestellte Fragen

Hier findest du Antworten auf die wichtigsten Fragen. Falls du weitere Hilfe benötigst, kontaktiere gerne unseren Support.

Wie kann ich im Team für besseres Zeitmanagement sorgen?

Aufgaben sollten gerecht verteilt, Stärken und Schwächen berücksichtigt und Aufgaben bei Bedarf getauscht werden. Transparente Kommunikation und gegenseitige Unterstützung verhindern Überforderung und fördern Produktivität.

Was tun, wenn ich mich bei der Arbeit leicht ablenken lasse?

Strikte Fokuszeiten, die Pomodoro-Technik, ausgeschaltete Benachrichtigungen und ein klarer Arbeitsplatz helfen. Zusätzlich können kurze, geplante Pausen den Drang reduzieren, zwischendurch das Handy zu checken.

Welche Zeitmanagement-Fehler sorgen oft für Stress?

Zu den häufigsten Fehlern gehören:
keine Prioritäten setzen,Multitasking,
zu wenige Pausen,
unstrukturierte To-do-Listen und
unrealistische Zeitplanung.

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