Warum eine digitale Personalakte Abläufe optimiert

Eine digitale Personalakte ersetzt die klassischen Papierakten und schafft Ordnung sowie Transparenz in der HR. Während früher dicke Ordner durchstöbert und Dokumente mühsam kopiert wurden, reicht heute ein Klick, um die gewünschten Informationen zu finden. Das spart nicht nur wertvolle Zeit, sondern sorgt auch für eine reibungslose Zusammenarbeit zwischen HR, Führungskräften und Mitarbeitenden.

Besonders kleine und mittlere Unternehmen profitieren von diesen Vorteilen:

• Zentrale Datenablage: Alle Informationen von Vertragsunterlagen über Gehaltsentwicklungen bis zu Notfallkontakten sind an einem Ort gespeichert und jederzeit abrufbar.
• Zeit- und Kostenersparnis: Kein langes Suchen, keine Kopien, kein Papierchaos mehr.
• Ortsunabhängiger Zugriff: Ob im Büro, Homeoffice oder unterwegs – HR-Daten sind überall verfügbar.
• Sichere Prozesse: Dank DSGVO-konformer Speicherung bleiben sensible Daten geschützt.

Für HR-Teams bedeutet das: weniger Administration, mehr Zeit für strategische Aufgaben und eine moderne Employee Experience.

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Teste die digitale Personalakte von Personizer 14 Tage unverbindlich und erlebe, wie viel Zeit du mit automatisierten Workflows, Organigramm und verknüpfter Urlaubsplanung wirklich sparst.

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Rechtliche Grundlagen & Datenschutz

Gerade bei Personaldaten gilt: Sicherheit geht vor. Mit der digitalen Personalakte erfüllst du die Anforderungen der DSGVO und des BDSG.

Dazu gehören:

• Zugriffsrechte steuern: Definiere, wer welche Informationen sehen darf.
• Revisionssicherheit: Änderungen werden dokumentiert, sodass Transparenz herrscht.
• Aufbewahrungsfristen einhalten: Verträge, Krankmeldungen und Co. lassen sich rechtssicher archivieren.

Ein weiterer Vorteil: Viele Lösungen bieten Audit-Trails, sodass jede Änderung nachvollziehbar ist.

Tipp: Sprich den Betriebsrat frühzeitig mit ein – das schafft Vertrauen und Akzeptanz. Mehr Details findest du auch in unserem Artikel zur gesetzlichen Pflicht der Arbeitszeiterfassung. Die Grundidee ist dieselbe: rechtliche Vorgaben werden durch digitale Lösungen einfacher einzuhalten.

Einführung in 5 Schritten

Die Umstellung von Papier auf digital muss kein Mammutprojekt sein. So gelingt’s:

1. Ist-Analyse: Welche Dokumente habt ihr aktuell, welche sollen digitalisiert werden?
2. Struktur planen: Legt fest, wie Ordner, Kategorien und Metadaten aufgebaut werden.
3. Migration umsetzen: Dokumente einscannen oder digital importieren.
4. Zugriffsrechte definieren: Von Anfang an klar regeln, wer was sehen darf.
5. Mitarbeitende schulen: Zeigt allen, wie die neue Lösung funktioniert – so steigt die Akzeptanz.

Mit einer klaren Roadmap lässt sich die Einführung innerhalb weniger Wochen umsetzen.

Technische Mehrwerte & Funktionen

Eine digitale Personalakte ist weit mehr als ein Dokumentenarchiv. Moderne Lösungen wie Personizer bieten zahlreiche Zusatzfunktionen:

• Gehaltsentwicklung im Überblick: Veränderungen transparent und nachvollziehbar darstellen.
• Notfallkontakte und Zusatzinfos: Wichtige Daten sofort parat.
• Individuelle Notizen: Ergänze Informationen, die nur intern sichtbar sein sollen.

Besonders spannend ist die Verknüpfung mit anderen HR-Prozessen: In Kombination mit der Urlaubsplanung oder Zeiterfassung wird die Personalakte zum zentralen Knotenpunkt deiner HR-Software.

Neu bei Personizer: Das Organigramm-Feature

Ganz neu in Personizer: Das digitale Organigramm. Damit wird die Personalakte noch übersichtlicher und praxisnäher.

• Visuelle Darstellung der Teamstruktur: Auf einen Blick sehen, wer welche Rolle hat.
• Einfache Pflege: Änderungen in der Personalakte spiegeln sich direkt im Organigramm wider.
• Mehr Transparenz: Neue Teammitglieder finden sich schneller zurecht, Führungskräfte behalten die Übersicht.

Gerade in wachsenden Unternehmen, in denen Strukturen komplexer werden, sorgt das Organigramm für Orientierung. Es ergänzt die Personalakte perfekt und schafft eine visuelle Dimension der HR-Daten.

Organigramm automatisch aus der Personalakte erzeugen

In Personizer entsteht dein Organigramm automatisch aus den Daten der digitalen Personalakte – inklusive Rollen, Teams und Reporting-Lines.

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Praxisbeispiel: Vom Aktenordner zum digitalen Workflow

Ein mittelständisches Unternehmen aus dem Handwerk hat seine Personalverwaltung mit Personizer digitalisiert. Vorher mussten Krankmeldungen ausgedruckt, abgelegt und parallel in Excel erfasst werden. Heute reicht ein Eintrag in Personizer: Die Krankmeldung wird in der Personalakte dokumentiert, das Team informiert – und im Abwesenheitskalender automatisch berücksichtigt. Das spart pro Monat mehrere Stunden Verwaltungsarbeit und reduziert Fehlerquellen drastisch.

Vorteile im Überblick

• Spart Zeit & Kosten
• Erhöht Transparenz & Ordnung
• Rechtssicherheit durch DSGVO-Standards
• Einfache Einführung und Nutzung
• Vernetzung mit Zeiterfassung & Urlaubsplanung
• Organigramm für noch mehr Übersicht

Fazit

Die digitale Personalakte ist der Schlüssel zu mehr Effizienz, Sicherheit und Transparenz in deiner HR-Abteilung. Sie reduziert administrativen Aufwand, schafft Klarheit und stärkt die Zusammenarbeit im Team. Mit dem neuen Organigramm-Feature geht Personizer noch einen Schritt weiter und macht die Personalakte zum Herzstück moderner Personalverwaltung.

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Häufig gestellte Fragen

Hier findest du Antworten auf die wichtigsten Fragen. Falls du weitere Hilfe benötigst, kontaktiere gerne unseren Support.

Was ist eine digitale Personalakte und welche Vorteile bietet sie gegenüber Papierakten?

Eine digitale Personalakte speichert alle Mitarbeiterdaten zentral, sicher und jederzeit abrufbar. Sie ersetzt chaotische Aktenordner, spart Zeit, reduziert Fehler und ermöglicht ortsunabhängiges Arbeiten. Mit Personizer profitieren Unternehmen zusätzlich von automatisierten Workflows, integrierter Urlaubsplanung und einer direkten Verknüpfung zu Zeiterfassung und Organigramm.

Wie sicher sind sensible HR-Daten in Personizer?

Personizer arbeitet mit verschlüsselter Datenübertragung, Serverstandorten in der EU, rollenbasierten Zugriffsrechten und revisionssicheren Audit-Logs. Damit erfüllt Personizer alle Anforderungen für den Umgang mit besonders sensiblen Personaldaten.

Warum ist ein digitales Organigramm für Unternehmen wichtig?

Es verbessert die Orientierung neuer Mitarbeitender, erleichtert Führungsstrukturen, unterstützt Workforce-Planung und macht Verantwortlichkeiten transparent. Besonders in KMU ist dies ein großer Effizienzgewinn – Personizer verbindet Organigramm und Personalakte nahtlos.

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Einige von uns kennen noch die großen, verschließbaren Stahlschränke, in denen Papierakten nach Alphabet geordnet werden. Die wichtigsten Daten der Mitarbeitenden eines Unternehmens findet man hier und da noch im Hängeregister oder eingeheftet in dicken Aktenordnern. Es wird Zeit, Platz zu schaffen und die verstaubten Dokumente digitalisiert und effizient zu verwalten.

Wir von Personizer haben stets das Ziel, innovative und benutzerfreundliche Lösungen zu entwickeln, um die Personalverwaltung von kleinen und mittleren Unternehmen zu erleichtern. In der dynamischen Arbeitswelt von heute ist effizientes Personalmanagement ein unverzichtbares Element für den Erfolg eines Unternehmens.

Bei unseren Lösungen zur Zeiterfassung und Urlaubsplanung geht es um die Zeit der Mitarbeitenden eines Unternehmens. Aber wer sind die Mitarbeitenden und wo können alle wichtigen Details gespeichert werden?

Als passende Ergänzung zu unseren bisherigen Modulen haben wir uns demnach für die Einführung der digitalen Personalakte entschieden. Diese rundet seit April 2024 unser Portfolio ab und bietet hilfreiche Erfassungsmöglichkeiten rund um deine Mitarbeitenden.

Papierakten adé – alles digital an einem Ort

Digitalisiere deine Personalakten zentral in Personizer – sicher, revisionssicher und immer griffbereit, egal ob im Büro oder Homeoffice.

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Was kann unsere digitale Personalakte?

Flexibel buchbar

Sie ist sowohl als zusätzlich buchbares Modul für unsere bestehende Kundschaft als auch als eigenständige Lösung verfügbar. Dies ermöglicht Unternehmen jeder Größe und Branche, flexibel die Funktionalitäten zu wählen, die sie benötigen.

Alles an einem Ort

Schluss mit dem Papierkram! Alle Kontakt- und Vertragsdaten der Mitarbeitenden sind jetzt zentral gespeichert und jederzeit abrufbar – egal ob im Büro oder im Homeoffice.

Sicherheit und Datenschutz

Wir halten uns an die höchsten Sicherheitsstandards und Datenschutzbestimmungen und bieten den digitalen Aktensafe von heute.

Gehaltsentwicklung und Zahlungsübersicht

Anhand einer übersichtlichen Grafik können Veränderungen schnell nachvollzogen und dargestellt werden.

Notfallkontakt

Bei Notfällen muss es schnell gehen – alle wichtigen Kontaktdaten können in der Personalakte auf einen Blick gefunden werden.

Individuelle Zugriffsrechte

Es kann genau festgelegt werden, wer auf die Informationen zugreifen darf. So bleiben sensible Daten in den richtigen Händen.

Interne Notizen

Alle individuellen Zusatzinformationen können notiert und verwaltet werden.

Die vollständige Funktionsübersicht der Personalakte findest du hier.

Die HR-Abteilung von Morgen

Nicht nur die tristen Aktenschränke gehören der Vergangenheit an. Die moderne Arbeitswelt verändert sich stetig und somit herrscht großer Bedarf an neuen Ideen. Wir von Personizer werden gerne unseren Teil dazu beitragen und arbeiten bereits an neuen Funktionen rund um das Thema New Work“. Es bleibt also spannend.

Wir freuen uns darauf, gemeinsam mit euch die Zukunft der Arbeit zu gestalten – effizient, digital und modern.

Häufig gestellte Fragen

Hier findest du Antworten auf die wichtigsten Fragen. Falls du weitere Hilfe benötigst, kontaktiere gerne unseren Support.

Ist die digitale Personalakte von Personizer DSGVO-konform?

Ja. Personizer erfüllt sämtliche Datenschutzanforderungen gemäß DSGVO sowie gängige Sicherheitsstandards im DACH-Raum. Sensible Daten werden verschlüsselt gespeichert, und Unternehmen können individuelle Zugriffsrechte vergeben.

Für welche Unternehmen lohnt sich die digitale Personalakte?

Die Lösung eignet sich für kleine und mittlere Unternehmen, Start-ups und lokale Betriebe, die ihre Personalverwaltung modernisieren möchten – unabhängig von Branche oder Standort. Besonders Firmen, die bereits die Zeiterfassung oder Urlaubsverwaltung von Personizer nutzen, profitieren von der nahtlosen Ergänzung.

Können bestehende Kund:innen die digitale Personalakte einfach hinzubuchen?

Ja. Das Modul ist flexibel buchbar – entweder als Ergänzung zur bestehenden Personizer-Software oder als eigenständige Lösung für Unternehmen, die ausschließlich die Personalakte nutzen möchten.

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Meine Erfahrungen mit Projekt-Arbeit beziehen sich vor allem auf die Umsetzung von Marketing-Kampagnen, die wir organisieren. Darin sind viele Menschen im gesamten Team involviert, auch Leute außerhalb der Marketing-Abteilung. Das trifft zum Beispiel zu, wenn es um den Release und die Bewerbung neuer Funktionen geht. Sowas läuft immer teamübergreifend. 

Was macht deiner Meinung nach den Erfolg von Projekten aus?

Eigentlich eine Selbstverständlichkeit, die aber oftmals vergessen wird: Ein Projekt muss von einer Person geleitet werden, die den Überblick behält. Aufgaben an Leute zu delegieren ist wichtig, denn die Verantwortung für die Umsetzung aller Maßnahmen muss im Team geteilt werden. Aber es braucht immer jemanden, der die Zügel in der Hand hält und weiß, wo die Reise hingeht. Das setzt auch eine klare Zielsetzung für das Projekt voraus.  

Ansonsten bin ich ein Verfechter von kleinteiliger Projektierung. Wir teilen große Aufgaben in kleinere Schritte auf. Der Fortschritt von großen Arbeitspaketen lässt sich nur schwer erfassen und man verliert den Überblick, in welchem Status sich die einzelnen Aufgaben befinden. Mit kleineren Arbeitsschritten kann man außerdem viele kleine Erfolge feiern, wenn man sie abgeschlossen hat. Das motiviert das Team. 

Dabei hilft auch ein regelmäßiger Austausch. Hier kann man sich auf den neuesten Stand bringen, Bedarfe oder Engpässe schnell erkennen. Sowas ist wichtig, um den Fortschritt eines Projekts immer im Blick zu halten und im Zweifel schnell zu handeln, falls etwas aus dem Ruder läuft. 

Und auch ganz wichtig: Deadlines immer mit genügend Puffer planen, denn Krankheiten im Team oder sonstige Blocker lassen sich nicht immer einkalkulieren. Einfach ein Datum festzulegen und hoffen, dass das Projekt bis dahin fertig ist, klappt einfach nicht.

Was ist deiner Meinung nach wichtig, um die Motivation im Team zu fördern? 

Genauso wie die Deadline sollten Projektziele und Maßnahmen im Team abgestimmt werden, um die Akzeptanz und Identifizierung mit dem Projekterfolg zu erreichen. Brainstormings können dabei helfen, die Meinungen aller Teammitglieder einzubeziehen. So lassen sich die Ideen aller Mitarbeitenden und deren fachliche Einschätzungen bündeln, jeder kann seine eigene Idee vorantreiben.  

Dabei sollten Ziele erarbeitet werden, die im gesetzten Zeitrahmen erreichbar sind. Denn wenn das Team schon selbst nicht daran glaubt, dass ein Projekt machbar ist, ist es von Anfang an zum Scheitern verurteilt. Hier muss man agil bleiben: Wenn das Projekt nicht wie ursprünglich geplant umgesetzt werden kann, sollte man die Bedenken aus dem Team ernst nehmen und in der weiteren Planung berücksichtigen.  

Dass die Meinung aller Team-Mitglieder einbezogen wird, ist für die Motivation genauso wichtig wie die Verantwortung, die jeder einzelne trägt. Wenn jeder weiß, welche Aufgaben er zu erledigen hat und genau weiß, was von ihm zu welchem Zeitpunkt erwartet wird, macht es das den Mitgliedern im Team leichter, ihre eigenen Erfolge zu bewerten.  

Projektmanagement-Tools wie Jira machen offene Aufgaben und deren Fortschritt ganz einfach sichtbar und sind eine gute Besprechungsgrundlage für den regelmäßigen Austausch. Dieser hilft auch dabei, dass jeder seiner eigenen Verpflichtung für den Team-Erfolg nachkommt: alle ziehen an einem Strang, jeder kann etwas bewirken. 

Ansonsten ist eine Retrospektive super wertvoll. Einerseits bietet so ein Meeting zur Reflektion eine Verschnaufpause zwischen den Projekten, andererseits kann man hier die Teamdynamik prüfen: Wie war die Zusammenarbeit im Projekt? Was lief gut, was können wir verbessern?  

Und natürlich ganz wichtig: Erfolge feiern! 

Wie können digitale Tools und Prozesse dazu beitragen, die Motivation der Mitarbeitenden im Projekt-Team aufrechtzuerhalten?

Ich finde in meiner Rolle der Projektleitung einen digitalen Urlaubsplaner im Team wertvoll. Damit kann ich zu Beginn der Planung direkt prüfen, wer im Projektzeitraum wann da ist, und ob die Team-Mitglieder im Büro oder im Homeoffice sind.  

Projektplanung ohne Urlaubschaos

Behalte Projektfortschritt und Abwesenheiten im Blick: Mit Personizer planst du Projekte realistisch, ohne dein Team zu überlasten.

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Erfahrungsgemäß kommen diese Tools auch bei den Team-Mitgliedern gut an, weil sie damit selbstbestimmt ihre Arbeitszeit verwalten können. Jeder kann unabhängig von einer Personalabteilung oder einer Führungskraft Anträge einstellen und den Status dieser Anträge sehen. Aus meiner Sicht können digitale Tools wie Team-Urlaubsplaner so die Motivation deutlich erhöhen und unterstützen damit auch den Projekt-Erfolg.  

Beim Projektabschluss ist außerdem das digitale Tracking von Projektzeiten hilfreich. Damit kann ich nachvollziehen, ob Aufwände für verschiedene Aufgaben realistisch eingeschätzt wurden. Ineffiziente Prozesse werden damit auch schneller aufgedeckt, sodass man diese optimieren kann.  

Personizer lässt sich ideal als Team-Urlaubsplaner nutzen. Welche Vorteile ergeben sich deiner Meinung nach aus der Nutzung solcher Tools?

Ich selbst nutze den Team-Urlaubsplaner täglich: Schon zu Beginn des Tages sehe ich darin nach, ob und wer im Büro ist, oder ob Leute im Homeoffice sind. So weiß ich direkt, was an diesem Tag der Kommunikationsweg der Wahl ist. In der Übersicht für das Projekt-Team sehe ich außerdem, ob sich Abwesenheiten von Team-Mitgliedern überschneiden, um Engpässe zu antizipieren. 

Generell wird die Urlaubsplanung mit dem digitalen Tool effizienter und ist weniger anfällig für Fehler. Man kann Automatismen für typische Abläufe einrichten, sodass alle Beteiligten im Freigabeprozess der Urlaube über den Stand der Anträge informiert bleiben. Das macht die Kommunikation rund um die Urlaubsplanung schneller und transparenter. Und natürlich ist der Prozess auch noch papierlos; Kein Wandkalender voll mit durchgestrichenen Daten oder verloren gegangene Urlaubszettel mehr! 

Und ich habe es vorhin auch schon erwähnt: Das Tool gibt den Arbeitnehmenden mehr Selbstbestimmung in der Planung ihrer Abwesenheiten. Man sieht zu jedem Zeitpunkt, wie viele Urlaubstage man noch zur Verfügung hat, kann diese selbst im Kalender beantragen und muss sie nur noch freigeben lassen. Und wenn ein Antrag doch mal storniert werden muss, ist das auch ganz einfach mit einem Klick gemacht. 

Und vor allem finde ich, dass es einfach Spaß macht, mit dem Tool zu arbeiten. Urlaub soll ja auch Spaß machen, und der fängt eben schon beim Antrag an. Mit Personizer nimmt man sowohl den Arbeitnehmenden als auch Personalern und Managern den Stress bei der Verwaltung von An- und Abwesenheiten. 

Hast du Tipps für den optimalen Umgang mit eurem Team-Urlaubsplaner? 

Nutzt bei der Antragstellung die Möglichkeit, eure Vertretung anzugeben. Ist ein Urlaubsantrag freigegeben, kann dadurch jedes Teammitglied sehen, an wen sie sich in der Abwesenheit dieses Team-Mitglieds wenden können. 

Unsere Schnittstellen machen Prozesse außerdem noch schlanker. So lasse ich mir zum Beispiel die Benachrichtigungen aus Personizer direkt in Slack anzeigen. Von hier aus kann ich dann Anträge freigeben und muss mich dafür nicht separat im Tool einloggen. Den gleichen Vorteil nutze ich in meinem Outlook-Kalender, in dem ich alle An- und Abwesenheiten meines Projekt-Teams sehen kann.  

Urlaubsplanung direkt in Slack & Outlook

Verbinde Personizer mit Slack und Outlook: Genehmige Urlaube direkt aus deinen Tools und behalte Team-Abwesenheiten automatisch im Blick.

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Gibt es bestimmte Trends oder Entwicklungen im Bereich digitaler Tools für die Teamarbeit, auf die du besonders gespannt bist? 

Was ich gut finden würde, wäre eine noch bessere Vernetzung zwischen Menschen, die vor Ort arbeiten und den Mitarbeitenden im Homeoffice. Viele Tools sind schon hilfreich, zum Beispiel digitales Brainstorming auf einem Miro-Board. Aber häufig können sich Team-Mitglieder remote nach wie vor nicht so gut in Diskussionen einbringen, wenn eine Gruppe von Menschen vor Ort beisammensitzt. Ich bin gespannt zu sehen, ob hybride Arbeit zukünftig leichter wird. 

Ansonsten werden wir bei Personizer weiterhin daran arbeiten im Tool noch mehr Funktionen einzubauen, die die Kommunikation im Unternehmen rund um Arbeitszeiten und Abwesenheiten noch einfacher und automatischer gestaltet.

Häufig gestellte Fragen

Hier findest du Antworten auf die wichtigsten Fragen. Falls du weitere Hilfe benötigst, kontaktiere gerne unseren Support.

Warum ist ein klarer Projektlead so wichtig?

Eine verantwortliche Person sorgt für Orientierung, kommuniziert Ziele, priorisiert Aufgaben und erkennt Engpässe frühzeitig. Ohne klare Leitung verlieren Teams schnell den Überblick, was zu Verzögerungen und Motivationsverlust führen kann.

Wie steigern kleinteilige Aufgaben die Motivation im Projektteam?

Kleine Arbeitspakete sorgen für sichtbare Fortschritte und regelmäßige Erfolgserlebnisse – ein starker psychologischer Motivationsfaktor. Außerdem lassen sich Risiken früher erkennen, und das Team bleibt flexibler und agiler.

Warum sind Retrospektiven so wertvoll für Teams?

Retros helfen, Erfolge zu reflektieren, Probleme sichtbar zu machen und die Zusammenarbeit kontinuierlich zu verbessern. Sie wirken motivierend und stärken langfristig die Teamdynamik.

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Zeiterfassung ist Pflicht: Seit 2022 sind Arbeitgebende dazu angehalten, ihren Mitarbeitenden die Möglichkeit zur Arbeitszeiterfassung zu geben. Viele Betriebe schlagen sich seitdem aber immer noch mit Urlaubszetteln und Arbeitszeit-Listen in Papierform herum. 

Mit der digitalen Zeiterfassung können rechtliche Anforderungen erfüllt und manuelle Aufwände reduziert werden. Dieser Leitfaden führt dich Schritt für Schritt durch den Prozess der Einführung der digitalen Zeiterfassung in deinem Unternehmen, von der Planungsphase bis hin zur Auswertung deines gewählten Systems. 

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Schritt 1: Anforderungen an die elektronische Zeiterfassung 

Je nachdem, wie deine Organisation aufgebaut ist, können die Ansprüche an die digitale Zeiterfassung variieren. Bevor du dich also für ein Zeiterfassungs-Tool entscheidest, definiere im ersten Schritt deine Anforderungen an das System: 

Der passende Funktionsumfang 

Definiere, welches Problem das digitale Zeiterfassungssystem für dich lösen soll: Ist der derzeitige Aufwand der manuellen Arbeitszeitdokumentation zu hoch oder fehleranfällig? Fällt es mit dem derzeitigen System schwer, spezifische gesetzliche Vorgaben einzuhalten?  

Aus diesem Bedarf kannst du deine Anforderungen an die Funktionen für die digitale Zeiterfassung ableiten: 

• Müssen Mitarbeitende in der Lage sein, unterwegs ihre Zeiten zu pflegen, zum Beispiel durch eine mobile Zeiterfassung per App?  
• Verfügen alle Mitarbeitenden über die passende Hardware (Rechner, Smartphone), um ihre Arbeitszeiten digital zu erfassen? 
• Ist es wichtig, eine Integration in bestehende Systeme zu haben? 
• Sollen Mitarbeitende Dokumente digital über das Tool einreichen können?  
• Soll eine elektronische Urlaubsplanung und die Planung anderer Abwesenheiten möglich sein? 
• Brauchst du die Möglichkeit, Mitarbeitende zu Teams zu gruppieren? 
• Soll es möglich sein, Arbeitszeiten nach Kunden oder Projekten zu kategorisieren? 

Überprüfe auch, ob in die nächsten Schritte bestimmte Personen einbezogen werden müssen, zum Beispiel der Betriebsrat oder weitere Stakeholder. Stimme dich mit diesen ab, um wirklich alle Wünsche an die elektronische Zeiterfassung zu sammeln. 

Nutzerfreundlichkeit beachten 

Die digitale Zeiterfassung bietet den Vorteil, dass alle Mitarbeitenden ihre eigene Arbeitszeit selbst erfassen können. Deshalb muss das gewählte System für alle Personen im Team intuitiv bedienbar sein, auch wenn keine technischen Kenntnisse vorliegen. So kannst du die Akzeptanz einer neuen Software erhöhen. 

Rechtliche Rahmenbedingungen 

Stelle sicher, dass das geplante System den gesetzlichen Anforderungen, insbesondere dem Datenschutz, gerecht wird. Der Betriebsrat und auch die Rechtsabteilung deiner Organisation können bei der Bewertung dieser Aspekte eine wichtige Rolle spielen und sollten entsprechend zu Rate gezogen werden. 

Schritt 2: Auswahl der passenden Software 

Nachdem du deine Anforderungen an eine Zeiterfassungs-Software erhoben hast, geht es nun in die Recherche nach dem passenden Tool. Anbieter wie clockin, Personio oder Personizer kannst du in deiner Liste möglicher Lösungen aufnehmen und anhand deiner Anforderungen miteinander vergleichen. Plattformen wie OMR Reviews, Capterra oder HR Software Auswahl helfen dir dabei, einen ersten Überblick über den Markt zu gewinnen und verschiedene HR-Tools miteinander zu vergleichen.

Am besten erstellst du dir jetzt Testzugänge bei allen Tools, die für dich in Frage kommen. Denn bei der Anwendung stellt sich am schnellsten heraus, ob eine Zeiterfassungs-Software die gewünschte Bedienung und Funktionalität für deinen Anwendungsfall mitbringt. 

Betrachte in diesem Schritt auch das Preis-Leistungs-Verhältnis:  

• Wie sieht das Preismodell einer geeigneten Zeiterfassungs-Software für euer Team aus?  
• Sind die Lizenzkosten auch bei einem wachsenden Unternehmen vertretbar?  
• Werden zukünftig weitere Anforderungen an das System erforderlich, die im Preismodell der Software beachtet werden?  
• Muss zusätzlich Support gebucht werden?  
• Wie hoch schätzt du den Schulungsaufwand im Team ein, bis alle Mitarbeitenden mit dem Tool arbeiten können?  

Auch hier beziehst du den Betriebsrat, die Geschäftsführung oder andere Stakeholder in den Auswahlprozess mit ein. Vergleiche die Kosten und Funktionen und entscheide dich für die Zeiterfassungs-Software, die zu euren Erwartungen und eurem Budget passt. 

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Vergleiche deine Must-have-Funktionen mit Personizer: mobile App, flexible Arbeitszeitmodelle und einfache Auswertungen in einem Tool.

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Schritt 3: Implementierung im Kernteam 

Hast du dich für eine Software zur Arbeitszeiterfassung entschieden? Dann kannst du im kleinen Kreis das System implementieren. Bilde dazu ein Projektteam, das sich aus Stakeholdern, IT-Spezialisten und HR-Verantwortlichen zusammensetzt. 

Innerhalb dieses Projektteams wird nicht nur die technische Umsetzung betrachtet. Je nachdem, welche Arbeitszeitmodelle in deinem Unternehmen gängig sind, müssen bei der digitalen Zeiterfassung nun auch verschiedene Regeln festgelegt werden: 

Arbeitszeiten-Regelung: Gibt es fest definierte Zeiten für den Arbeitsantritt, oder doch Gleitzeit? Und wie werden Überstunden oder Pausenzeiten verrechnet? Lege innerhalb des Projektteams ein gemeinsames Regelwerk fest, und wie dieses beim Umgang mit der Software eingesetzt wird. 

Teilzeitkräfte und Minijobber: Stelle sicher, dass im System verschiedene Arbeitszeitmodelle abgebildet werden, damit alle Mitarbeitenden ihre Zeiten regelkonform erfassen können. 

Datenschutz beachten: Wer darf was von wem erfahren? Mit Admin-Zugangsrechten und Einstellungen für die Sichtbarkeit von Abwesenheiten wie Krankheiten, Kuren und Co kannst du personenbezogene Daten vor unbefugten Augen sichern. 

Schritt 4: Digitale Zeiterfassung in der Organisation einführen 

Habt ihr euch im Kernteam auf ein gemeinsames Regelwerk geeinigt und alle Funktionen in der Software entsprechend vorbereitet, kommt nun der wichtigste Schritt: Die Einführung der elektronischen Zeiterfassung im gesamten Unternehmen. 

Hier ist Transparenz wichtig, um allen Mitarbeitenden den Umgang mit der neuen Software nahe zu bringen. Um den Übergang zur digitalen Arbeitszeiterfassung zu erleichtern, biete der Kollegschaft Anlässe, um sich zu informieren und Fragen zu stellen: 

• Demonstration: Führe in einer Präsentation das gesamte Team durch die Software. Gehe dabei auf die Vorteile ein, die sich durch die Nutzung des Tools für die Mitarbeitenden ergeben. 
• Schriftliche Dokumentation: Alle festgelegten Regeln bezüglich der Arbeits- und Urlaubszeiten werden in schriftlicher Form für alle Mitarbeitenden zugänglich abgelegt. 

• Feste Ansprechpartner: Lege fest, welche Personen aus dem Projektteam als Ansprechpersonen zur Verfügung stehen, um künftige Fragen zum Zeiterfassungstool aufzunehmen und zu beantworten. 
• Pilotphase: Lege einen Zeitraum fest, in dem das gesamte Unternehmen Zeit hat, sich mit dem neuen System vertraut zu machen und eventuelle technische Fehler zu beheben. 

Schritt 5: Nutzung und Auswertung

Nachdem die Pilotphase beendet wurde und alle Teammitglieder die Zeiterfassungs-Software testen konnten, ist es im letzten Schritt Zeit für eine Auswertung. Diese ist wichtig, um den Erfolg der Einführung der digitalen Zeiterfassung im Unternehmen messbar zu machen. Stelle für die Auswertung die wichtigsten Kriterien zusammen, anhand derer du bewerten kannst, ob der digitalisierte Prozess im Unternehmen einen Mehrwert gebracht hat:  

Messwerte zur Auswertung der elektronischen Arbeitszeiterfassung 

Effizienzsteigerung: Vergleiche die Effizienz der Arbeitszeiterfassung vor und nach der Einführung. Hat das System zu einer Reduzierung von Verwaltungsaufwand und Fehlern geführt? Das Freiräumen zeitlicher Ressourcen ist oft ein klarer Indikator für den Erfolg der Implementierung einer digitalen Zeiterfassung. 

Richtigkeit der Daten: Die Arbeitszeiten sollten mit dem neuen Prozess von allen Mitarbeitenden digital erfasst werden. Deswegen muss regelmäßig geprüft werden, ob die Akzeptanz für den neuen Prozess im Team die komplette Ablösung einer manuellen Zeiterfassung ermöglicht. Sollten die digital erfassten Zeiten mit den tatsächlichen Arbeitszeiten nicht übereinstimmen, könnte das auf Schulungsbedarf oder technische Probleme hinweisen. 

Kosteneffektivität: Analysiere die Kosteneffektivität des neuen Systems im Vergleich zum alten. Berücksichtige dabei sowohl die anfänglichen Implementierungskosten als auch die laufenden Betriebskosten.   

Integration mit anderen Systemen: Beurteile, wie gut die Software mit anderen Systemen im Unternehmen integriert ist. Eine Anbindung an Gehaltsabrechnungssysteme, HR-Management-Tools und andere relevante Systeme ist ein positiver Faktor der Effizienzsteigerung. 

Feedback der Mitarbeitenden: In einer Zufriedenheitsumfrage kannst du ein Stimmungsbild zum neuen Prozess aus dem Team abholen. Gleichzeitig bietet eine Umfrage die Möglichkeit, Feedback von Mitarbeitenden zu erhalten, um etwaige Probleme zu erkennen und zu beheben. 

Compliance und rechtliche Aspekte: Zeige auf, dass die Zeiterfassungs-Software es ermöglicht, alle relevanten Arbeitszeitgesetze, Datenschutzbestimmungen und internen Anforderungen zu erfüllen. 

Checkliste zur Einführung der digitalen Zeiterfassung: An alles gedacht? 

1. Anforderungen erfassen

• Welches Problem soll gelöst werden? 
• Welche Anforderungen gibt es an den Funktionsumfang? 
• Welche rechtlichen Rahmenbedingungen müssen beachtet werden? 
• Welches Budget steht zur Verfügung? 
• Wer muss im Entscheidungsprozess involviert werden? 

2. Auswahl der Zeiterfassungs-Software 

• Verschiedene Lösungsanbieter recherchieren 
• Zugänge bei Anbietern erstellen & Software testen 
• Preis-Leistungs-Verhältnis prüfen 

3. Implementierung im Kernteam

• Projektteam aus wichtigsten beteiligten Personen bilden 
• Arbeitszeiten-Regelungen definieren 
• Verschiedene Arbeitszeitmodelle in Software beachten 
• Software im Alltag nutzen und testen 
• Zugangsrechte verwalten 

4. Einführung in der Organisation 

• Präsentation der Software im gesamten Unternehmen 
• Schriftliche Dokumentation aller Arbeits- und Urlaubszeitenregeln 
• Ansprechpartner:in für Software definieren 
• Pilotphase für Fehler und Fragen einplanen 

5. Nutzung & Auswertung 

• Erfolg messen: Was hat die Einführung der Software gebracht?  
• Effektivität des Systems bewerten (Kosten, Aufwand)  
• Richtige Nutzung der Software sicherstellen 
• Feedback von Mitarbeitenden einholen 
• Compliance und rechtliche Aspekte prüfen

Die Checkliste gibt es hier auch als PDF zum Download: 

So gelingt die Einführung der elektronischen Arbeitszeiterfassung

Die Umstellung auf digitale Arbeitszeiterfassung stellt dein Unternehmen zukunftssicherer auf. Die Erfüllung gesetzlicher Anforderungen, sowie die Reduzierung von Verwaltungsaufwand sind zwei der größten Vorteile, die du in deiner Organisation durch einen digitalisierten Prozess einbringen kannst. 

Wichtig ist bei der Einführung neuer Prozesse aber vor allem Transparenz über Entscheidungen und Arbeitszeitregelungen. Sei mit Informationen über die digitale Zeiterfassung freigiebig; Dann werden alle Mitarbeitenden die Einführung der elektronischen Zeiterfassung begrüßen. 

Häufig gestellte Fragen

Hier findest du Antworten auf die wichtigsten Fragen. Falls du weitere Hilfe benötigst, kontaktiere gerne unseren Support.

Warum sollte mein Unternehmen jetzt auf digitale Zeiterfassung umsteigen?

Die digitale Zeiterfassung hilft nicht nur, das gesetzliche Erfordernis zur Arbeitszeiterfassung zu erfüllen, sondern reduziert gleichzeitig Fehler, spart Zeit und sorgt für mehr Transparenz. Unternehmen profitieren von automatisierten Prozessen, während Mitarbeitende ihre Arbeitszeiten bequem per App oder am Rechner erfassen können. Das steigert die Akzeptanz und entlastet HR sowie Führungskräfte nachhaltig.

Wie kann ich sicherstellen, dass die digitale Zeiterfassung von meinen Mitarbeitenden akzeptiert wird?

Akzeptanz entsteht durch Transparenz und einfache Bedienbarkeit. Wichtig ist eine klare Kommunikation: Warum wird das System eingeführt? Welche Vorteile haben Mitarbeitende konkret (z. B. weniger Papierkram, einfache Urlaubsplanung)? Durch Schulungen, eine offene Fragerunde und eine Pilotphase fühlen sich Mitarbeitende abgeholt und entwickeln Vertrauen in die neue Software.

Welche rechtlichen Anforderungen muss eine Zeiterfassungs-Software erfüllen?

Eine digitale Zeiterfassung muss die Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes erfüllen und datenschutzkonform arbeiten. Das bedeutet u. a. sichere Speicherung personenbezogener Daten, transparente Zugriffsrechte und revisionssichere Dokumentation. Unternehmen sollten den Betriebsrat sowie die Rechtsabteilung frühzeitig einbinden, um eine gesetzeskonforme Implementierung sicherzustellen.

Hast du weitere Fragen?

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Mobile Zeiterfassung für die Arbeit aus dem Homeoffice nicht mehr wegzudenken

Mobil erreichbar zu sein ist eine Selbstverständlichkeit, praktisch alle Vorgänge lassen sich von unseren Smartphones aus erledigen. Warum also nicht auch die Zeiterfassung im Unternehmen auf Mobilgeräten verfügbar machen?

Mit dem vermehrten Arbeiten aus dem Homeoffice, steigt auch die Notwendigkeit, HR-Prozesse und administrative Vorgänge, wie die Zeiterfassung, zu digitalisieren und mobil zugänglich zu machen.

Mobile Arbeitszeiten im Griff – ohne Extra-Aufwand

Mit Personizer erfassen deine Teams Arbeitszeiten mobil, rechtssicher und übersichtlich – im Büro, Homeoffice oder unterwegs.

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Die Lust, persönliche Gespräche zu führen und Geschäftsreisen nachzukommen paart sich mit dem Bedürfnis, die errungene Flexibilität des Hybrid-Modells Homeoffice beizubehalten. Doch auch in anderen Bereichen, die seit jeher nicht an einen Standort gebunden sind, wie beispielsweise im Handwerk oder auf Baustellen, sollte Zeiterfassung kein zusätzlicher Belastungsfaktor, sondern eine selbstverständliche und leicht in den Arbeitsalltag integrierbare Handlung sein.

Zeiterfassung muss mobil weitergedacht werden und dabei einfach zu bedienen, flexibel einsetzbar und vor allem von überall zugänglich sein. Verschiedene Software-Anbieter bieten bereits HR-Lösungen für die mobile Zeiterfassung an. Was genau das optimale Match für eine mobile Zeiterfassung ausmacht und worauf bei der Wahl der Software geachtet werden sollte, das schauen wir uns im Folgenden genauer an.

Vorteile einer mobilen Zeiterfassung

Mit einer mobilen Zeiterfassung wird die Personaleinsatzplanung in Unternehmen nicht nur effizient gestaltet, sondern auch die Produktivität der Mitarbeitenden erhöht. Wo zuvor Zettel und Stift mühsam ein Dokumentenchaos veranstaltet haben, greift die digitale Zeiterfassung wesentlich effizienter und mit sicherer Datenübertragung ein.

Standortbasiert wird die Zeiterfassung in großen Unternehmen und der Industrie auch digital schon in Form von Chipkarten, Transpondern oder Fingerabdrucksensoren umgesetzt. Doch was passiert, wenn die Mitarbeitenden unterwegs sind oder von zu Hause arbeiten? Zurück zur unzuverlässigen Zettelwirtschaft? Weder flexibel noch zeitgemäß!

Die mobile Zeiterfassung ist eine ideale Lösung für die zuverlässige und ortsungebundene Erfassung der Arbeitszeiten. Allerdings setzt die Art der Zeiterfassung auch mobile Endgeräte wie Smartphones oder Tablets voraus, die in der Lage sind, digitale Applikationen (Apps) aufzurufen und zu bedienen.

Die Vorteile der mobilen Zeiterfassung sind insbesondere:

• Erhöhte Effizienz, da diese Art der Zeiterfassung manuellen Verwaltungsaufwand eliminiert.
• Internetzugang ist nicht nötig, denn die Daten werden vorerst lokal gespeichert.
• Ortsungebundene Nutzung, die die Flexibilität der Mitarbeitenden erhöht.
• Weniger Fehler, bezüglich der Eingabe und Verarbeitung.
• Sinnvolle Auswertung, die dem Unternehmen sofort zur Verfügung steht.
• Sichere Übertragung der Daten, bei der nichts verloren oder vergessen wird.

In vielen Fällen bietet die App eine Ergänzung zu einer bestehenden Zeiterfassungs-Software, die im Büro oder im Homeoffice auch vom Browser aus bedient werden kann. Die mobilen Zeiterfassungs-Apps sind auf die wichtigsten Funktionen reduziert und bieten dadurch eine leicht zu bedienende Oberfläche.

Auch die Personalverwaltung profitiert stark von der mobilen Zeiterfassung. Der verringerte Aufwand von ehemals nachgereichten Zeiterfassungsdokumenten aus dem Homeoffice oder von der Geschäftsreise lässt sich besser in andere HR-Prozesse investieren, die sich nicht so einfach digitalisieren lassen.

Die Zeiten werden in Echtzeit in der Anwendung abgebildet und automatisch sorgfältig gegliedert. Mit wenigen Klicks können Personalverantwortliche die Zeiten der Mitarbeitenden auswerten. So wird wertvolle Arbeitszeit gespart und die Personaleinsatzplanung für diverse Projekte kann schnell überblickt werden.

Für welche Unternehmen und Industrien eignet sich die mobile Zeiterfassung besonders?

Ob die Zeiterfassung der gesamten Arbeitszeit langfristig zur allgemeinen gesetzlichen Pflicht wird oder nicht, steht bis zum Gesetzesentwurf der Bundesrepublik noch in den Sternen. Doch eines ist klar: in vielen Berufen ist die Zeiterfassung durch interne Bestimmungen und Absprachen für Mitarbeitende sowieso schon Pflicht. Vor allem Berufsgruppen mit besonderem Flexibilitätsanspruch und schnellem Datenübertragungsbedürfnis profitieren auch in diesem Falle von der mobilen Zeiterfassung.

Mobile Zeiterfassung im Handwerk

Ein neuer Tag, ein neues Projekt – das Handwerk gehört zu der Berufsgruppe, die keinen stetig festen Standort für ihre ausführenden Arbeiten hat. Dazu kommen, je nach Auftragslage, Zeitdruck, ungeplante Einsätze und spontane Überstunden, wenn es zu Problemen auf der Baustelle kommt.

Unter solchen Bedingungen mit Papier und Stift mit den stetigen Veränderungen Schritt zu halten ist nicht nur unwahrscheinlich, sondern schlichtweg unmöglich. Die mobile Zeiterfassung erleichtert den administrativen Aufwand bei Handwerkern enorm.

Arbeits- und Pausenzeiten können direkt beim Kunden in Echtzeit erfasst und der Verwaltung übermittelt werden. Diese Transparenz zeigt zusätzlich, welche Ressourcen auf welchem Projekt besonders berücksichtigt werden müssen oder ob ein Projekt zusätzliche Unterstützung braucht.

Mobile Zeiterfassung auf Baustellen

Auch auf dem Bau kommen dem Handwerk ähnliche Voraussetzungen zum Tragen, die sich mit einem analogen Zeiterfassungssystem nicht ausreichend abdecken und bedienen lassen. Die mobile Zeiterfassung ist also auch auf dem Bau und für Bauarbeiter eine sinnvolle Ergänzung, um den Überblick über die für das jeweilige Projekt geleisteten Stunden zu behalten.

So kann, mit Hilfe einer passenden App, auch der Bauarbeiter an seinem Arbeitsplatz seine Zeiten über das Smartphone eintragen.

Mobile Zeiterfassung für Vertreter

Eine Berufsgruppe, die ebenfalls von Reisen und hohen Flexibilitätsansprüchen geprägt ist, ist die der Vertreter. Produktpräsentationen, Kundengespräche, Akquise und Servicesicherung – ein diverses Aufgabenportfolio beschäftigt Vertreter in verschiedensten Branchen.

Ein klarer Fall für die mobile Zeiterfassung, die erneut mit der standortunabhängigen Nutzung punktet. Mitarbeitende haben ebenso Kontrolle über ihr eigenes Arbeitspensum, wie HR-Verantwortliche oder Geschäftsführer.

Mobile Zeiterfassung im Homeoffice

Das sich großer Beliebtheit erfreuende Modell des Homeoffice ist gekommen, um zu bleiben. Unternehmen, die bereits eine digitale Zeiterfassung standortbasiert etabliert haben, schauen jetzt händeringend nach einer ergänzenden Lösung. Auch Betriebe, die bisher analog oder mit einfachen Tabellen vorgegangen sind, werden nach und nach zum Umdenken bewegt.

Die mobile Zeiterfassung erleichtert die Planung und Koordination der Arbeitszeit natürlich auch von zu Hause aus. Auch bei einem Hybrid-Modell, mit einem Tag im Büro und dem nächsten zu Hause, sowie halbe Tage vor Ort und den Rest des Arbeitstages in den eigenen vier Wänden, sind flexibel mit der mobilen Zeiterfassung zu verfolgen. Die mobile Zeiterfassung funktioniert so dynamisch, wie die Mitarbeitenden es benötigen.

Generell eignet sich die mobile Zeiterfassung für alle Arbeitenden, die viel unterwegs sind. Durch die mobile Lösung gehen Stundenzettel nicht verloren, verknittern nicht in der Tasche und werden auch nicht vergessen. Die Apps lassen sich leicht implementieren und die Zeiterfassung startet mit nur einem Klick. Drucker, Stift und Papier werden überflüssig. So ist eine organisierte und ordentliche Stundenerfassung zu jedem Zeitpunkt und von überall aus gewährleistet.

Was ist bei der Auswahl eines Anbieters der mobilen Zeiterfassung zu beachten?

Wenn es nun darum geht, einen passenden Anbieter für die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens herauszusuchen, kann die Entscheidung recht schwerfallen. Folgende Fragen helfen dabei, die für das eigene Unternehmen wichtigsten Funktionen herauszuarbeiten und eine geeignete Entscheidung für die mobile Zeiterfassung zu treffen:

• Welchen Daten muss das gewählte System erfassen?
• Welche Art der Auswertung soll möglich sein?
• Wie teuer darf die Implementierung und Pflege sein?
• Welche Geräte, Smartphones, etc. sollen genutzt werden?
• Soll eine Aufgabenerfassung ebenfalls integriert sein?
• Sollte eine Offline-Nutzung möglich sein?
• Können Zeiten manuell korrigiert und nachgetragen werden?

Da allerlei Daten in die Software eingepflegt werden, haben viele Arbeitnehmende häufig Bedenken, dass der Datenschutz nicht eingehalten wird. Daher ist es bei der Auswahl des Systems wichtig, genau darauf zu achten, dass auf die Datenschutzrichtlinien Wert gelegt wird. Server, die sich auf europäischem Boden befinden, müssen sich an die strengen Regeln der DSGVO halten und sind deswegen prinzipiell zu favorisieren.

Nur weil eine Zeiterfassung mobil ist, heißt es nicht, dass sie auch eine App-Version beinhaltet. Darauf sollte geachtet werden, denn das Handling ist mobil zwar auch über den Browser möglich, doch eine extra für mobile Endgeräte ausgerichtete App hat in der Anwendung und Speicherung diverse Vorteile gegenüber der Browserfunktion. Die Ansicht und Bedienung fallen auf einer App wesentlich leichter als in der mobilen Ansicht im Browser.

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Was muss eine Lösung für die mobile Zeiterfassung mitbringen?

Funktionen und Zwecke der Software sollten im Voraus sehr genau formuliert werden. So fällt die Suche nach der passenden Software leichter und die benötigten Funktionen werden besser berücksichtigt.

• Bedienbarkeit: Allem voran sollte die mobile Zeiterfassung, egal in welcher Form, leicht zu bedienen sein und somit eine Arbeitserleichterung darstellen. Einfache, verständliche Abläufe, schnelles Eintragen der Zeiten und Zuordnen zu den richtigen Projekten sowie, im Fall der Fälle, das Nachtragen und Korrigieren von Zeiten, wenn doch mal etwas schiefgelaufen sein sollte.
• Übersichtlichkeit: Jegliche administrative Anwendungen machen in der App selbst weniger Sinn. Diese Zusatzanwendungen können auf die Webanwendungen ausgelagert werden. Die App an sich sollte also nur aus den wichtigsten Funktionen zusammengesetzt sein, sodass alle Anwendungen leicht zu finden sind.

Die meisten Anbieter für die mobile Zeiterfassung bieten zum ersten Ausprobieren eine Testversion. So auch Personizer. Unsere cloudbasierte HR-Software ist ideal für kleine bis mittelständische Unternehmen. Mit der Personizer App erhalten Unternehmen und Mitarbeitende die optimale Verbindung von zuverlässiger Zeiterfassung und mobiler Flexibilität.

Häufig gestellte Fragen

Hier findest du Antworten auf die wichtigsten Fragen. Falls du weitere Hilfe benötigst, kontaktiere gerne unseren Support.

Was ist mobile Zeiterfassung überhaupt?

Mobile Zeiterfassung bedeutet, dass Mitarbeitende ihre Arbeitszeiten nicht nur am PC im Büro, sondern auch von unterwegs oder aus dem Homeoffice erfassen können – zum Beispiel über eine App auf dem Smartphone oder Tablet. So wird Arbeitszeitdokumentation unabhängig vom Arbeitsort und bleibt trotzdem strukturiert und nachvollziehbar.

Braucht man für mobile Zeiterfassung zwingend eine App?

Nicht zwingend – aber es ist sinnvoll.
Viele Systeme funktionieren auch über den mobilen Browser. Eine dedizierte App bietet jedoch meist:
bessere Usability auf dem Smartphone
schnellere Bedienung mit wenigen Klicks
stabilere Offline-Funktionen
bessere Darstellung auf kleinen Screens
Für echte mobile Nutzung ist eine App in der Regel die angenehmere Lösung.

Für welche Branchen eignet sich mobile Zeiterfassung besonders?

Besonders sinnvoll ist sie u. a. für:
Handwerk & Bau (wechselnde Baustellen, viele Einsätze beim Kunden)
Außendienst & Vertrieb (viel unterwegs, flexible Termine)
Dienstleistungsunternehmen & Agenturen (projektbasierte Arbeit)
Unternehmen mit hohem Homeoffice- oder Hybrid-Anteil
KMU, die ihre Prozesse endlich weg von Papier & Excel bringen möchten
Grundsätzlich gilt:
Überall dort, wo nicht alle Mitarbeitenden am gleichen Ort sind, ist mobile Zeiterfassung ein echter Hebel.

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Planungschaos im Team vermeiden

So entspannend der eigentliche Urlaub sein soll, desto stressiger ist oftmals die Vorbereitung. Nicht nur Arbeitgeber und Arbeitnehmer stimmen sich ab. Auch untereinander haben Mitarbeitende und Teams häufig Schwierigkeiten, ihren Urlaub zu koordinieren.

Oft geht es zwischen Mitarbeitenden heiß her, wenn es um die schwer verdienten Urlaubstage und deren gerechte Verteilung geht. Es geht um Feiertage, die möglichst clever mit zusätzlichen Urlaubstagen aufgestockt werden. Aber auch private Urlaube und Events, die mündlich ja schon lange abgesprochen waren.

Die rechtzeitige Abstimmung und ein digitaler Urlaubsplaner helfen, Struktur und Erleichterung in das Chaos zu bringen. Denn die Organisation und Planung für den Zeitraum, in dem ein:e Mitarbeiter:in fehlt, bedarf einiges an Geschick.

Die folgenden Tipps werden dir helfen, eine gerechte und effiziente Urlaubsplanung im Unternehmen sicherzustellen.

Schluss mit Urlaubschaos im Team

Mit Personizer planst du Urlaube transparent, fair und ohne Excel-Dateien – ideal für Teams jeder Größe.

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Zeitliche Abstimmung mit digitalem Urlaubsplaner

Eine frühzeitige Abstimmung und Planung von Urlaubstagen ist der beste Startpunkt. Das Team sollte direkt und rechtzeitig über die bevorstehende Planung sprechen. Auch die Absprache unter den Abteilungen und externen Dienstleistern sollten in Betracht gezogen werden. So wird eine überraschende Unerreichbarkeit vermieden.

Einige wichtige Rahmenbedingungen sind zum Beispiel:

• Mitarbeitende mit schulpflichtigen Kindern
• Brückentage
• Resturlaub
• religiöse Feiertage
• Unternehmensveranstaltungen

Diese Informationen sind häufig schon früh bekannt. Es sollte eine gerechte Verteilung der beliebtesten Urlaubszeit stattfinden. Denn das Gefühl der Gerechtigkeit fördert die Zufriedenheit des Teams. Eine frühzeitige Planung erhöht die Chance, dass alle Mitarbeitenden ihren Wunschurlaub erhalten.

Bei der Urlaubsplanung im Unternehmen hilft ein webbasierter Urlaubsplaner, mit dem Mitarbeitende von überall aus auf den eigenen Kalender zugreifen und Urlaubsanträge stellen können. Im selben Zuge haben Teamleiter:innen eine Übersicht über die Urlaube und Abwesenheiten des gesamten Teams und können so schneller Urlaubsanträge bewilligen.

Regeln erleichtern die Planung mit dem Urlaubsplaner

Klare Regeln bei der Planung sind hilfreich und wichtig, um es allen Beteiligten im Unternehmen so leicht wie möglich zu machen. Diese Regeln sollten am besten direkt in die Betriebsvereinbarung mit aufgenommen werden.

In den meisten Fällen ist die Personalabteilung für die Regeln der Urlaubsplanung zuständig. Wenn noch keine Richtlinien vereinbart wurden, kann die Personalabteilung zu Rate gezogen werden. Diese stellt dann eine passende Regelvereinbarung auf.

In Form von einer Checkliste fällt es den Mitarbeitenden leichter, sich an die entsprechenden Absprachen zu halten. Die Liste wird dann an die jeweiligen Führungskräfte im Unternehmen weitergegeben. Dadurch ist sie für alle Teams und Mitarbeitenden zugänglich, um alle gleichermaßen bei den Abstimmungen mit einzubeziehen. Ein digitaler Urlaubsplaner hilft dabei, die Regeln erfolgreich umzusetzen.

Bedarf im Unternehmen – wer ist wann unverzichtbar?

Für die Planung sind nicht nur die jährlichen Feiertage und Termine wichtig, sondern auch der jeweiligen Bedarf im Unternehmen. Führungskräfte wissen im Voraus, welche Zeiträume für ihre Projekte und die dazugehörigen Teams essentiell sind. Vor allem wissen sie, wann es buchstäblich auf jeden Mitarbeitenden ankommt.

Besonders dann, wenn es branchenspezifisch viel oder wenig zu tun gibt, sollten sich Führungskräfte entsprechend Ihren Mitarbeitenden gegenüber positionieren. Das ermöglicht die Chance, Erwartungshaltungen bezüglich der Urlaubsplanung rechtzeitig zu verkünden.

Wenn notwendig, können auch Urlaubssperren oder Betriebsurlaube für stärker oder schwächer betroffene Zeiten veranlasst werden. Ein Urlaubsplaner ermöglicht und vereinfacht die klare Kommunikation entsprechender Beschränkungen.

In solchen Situationen ist es besonders einfach, einen digitalen Urlaubsplaner zu nutzen. Denn dieser zeigt Betriebsurlaub oder Urlaubssperren schnell und unkompliziert an. Beschränkungen können entweder einzelne Abteilungen, oder direkt das ganze Unternehmen betreffen. Die Urlaubssperre blockiert dann die Anträge von Mitarbeitenden. Betriebsurlaube werden automatisch in die Kalender der Mitarbeitenden eingetragen und die Tage vom Urlaubsanspruch abgezogen.

Urlaubsvertretung leicht gemacht

Bereits bei der Planung sollte die Vertretung der abwesenden Mitarbeitenden geklärt sein. Im Gegensatz zu einer Excel Tabelle ermöglicht eine Online-Urlaubsverwaltung ganz leicht einen Mitarbeitenden für die Zeit der Abwesenheit als Vertretung auszuwählen.

Ein Urlaubsplaner gewährleistet einerseits, dass der Arbeitsablauf und Zeitplan für anstehende Projekte geregelt ist. Andererseits weiß jedes Teammitglied auch, wer die Vertretung im Falle einer Abwesenheit übernimmt. Projekte können so problemlos weiterlaufen. Dadurch fällt es Mitarbeitenden leichter, zukünftige Übergaben effizient zu gestalten.

Überschneidungen von Mitarbeitenden vermeiden

Im besten Falle gibt es für jeden Mitarbeitenden eine passende Urlaubsvertretung. Problematisch ist es, wenn alle Mitarbeitenden aus dem gleichen Aufgabenbereich zeitgleich fehlen. Dann liegt das Projekt schnell auf Eis und es kann zu Verzögerungen kommen. Freigaben für Urlaubsanträge sollten mit Bedacht erteilt werden, damit es nicht zu Urlaubsüberschneidungen kommt.

Ein digitaler Urlaubsplaner unterstützt dabei, Überschneidungen der Urlaubstage schon bei der Freigabe zu erkennen. Anders als bei einer Excel Tabelle werden bereits freigegebene Urlaubstage den jeweiligen Teammitgliedern im Kalender angezeigt.

Resturlaub und Überstunden organisieren

Ein leistungsorientiertes Team stellt für jedes Unternehmen eine Freude dar. Doch Leistung und Motivation sind immer voneinander abhängig. Mitarbeitende brauchen die Möglichkeit, sich zu entspannen und zu erholen. Erst dadurch entsteht ein dauerhaft motiviertes Team.

Regelmäßige Pausen und Freiheiten fördern die Zufriedenheit der Mitarbeitenden. In jedem Falle sollten klare betriebliche Regeln aufgestellt werden, bis wann der Resturlaub genommen werden muss. Mitarbeitende sollten dazu angehalten werden, Überstunden so schnell es geht abzufeiern.

Auch hier kann ein digitaler Urlaubsplaner bei der Organisation helfen. Dieser bietet mehrere Optionen bei der Auswahl der Abwesenheit. Darunter Home-Office, Dienstreisen, Messen, Weiterbildung, unbezahlten Urlaub, Sonderurlaub oder den genannten Überstundenabbau. Mitarbeitende können direkt vermerken, wenn sie nach einer betriebsstarken Woche einen Ausgleich vorsehen.

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Ob Urlaub, Homeoffice oder Überstundenabbau – Personizer bündelt alle Abwesenheiten übersichtlich in einem Kalender.

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Urlaub ist Urlaub

Das Aufheben eines bereits freigegebenen Urlaubsantrags ist schwierig. Daher muss man sicher sein, dass der Urlaub zeitlich und wirtschaftlich Sinn macht. Folgend muss der Urlaub auch respektiert werden. Es sollte vermieden werden, dass Mitarbeitende während der Urlaubszeit kontaktiert werden.

Die überragende Mehrheit von 75 % der Befragten braucht länger als eine Woche, um in ihrem Urlaub angekommen zu sein. Also erst, wenn der Urlaub entweder fast oder komplett vorbei ist. Deswegen sollten alle Mitarbeitenden die Möglichkeit bekommen, ihren Urlaub ungestört zu nutzen.

Die Lösung – der digitale Urlaubsplaner

Mit einem digitalen Urlaubsplaner lassen sich Urlaubstage von allen Teammitgliedern einfach und übersichtlich verwalten. Dies ist nicht nur extrem effizient, sondern vermeidet auch Fehler in der Planung und daraus resultierende Spannungen im Team.

Effiziente Urlaubsplanung im Unternehmen mit Personizer

Der Online-Urlaubsplaner von Personizer bietet dir dabei alle Möglichkeiten! Koordiniere Teams und einzelne Mitarbeitende optimal. Organisiere und bereite die Mitarbeitenden auf anstehende Urlaube vor. Alles, was du für eine effiziente Urlaubsverwaltung benötigst, hält das Urlaubsplanungs-Modul von Personizer für Unternehmen bereit. Für bis zu fünf Teammitglieder ist das Tool kostenfrei nutzbar. Überzeuge dich jetzt vom Personizer Urlaubsplaner.

Häufig gestellte Fragen

Hier findest du Antworten auf die wichtigsten Fragen. Falls du weitere Hilfe benötigst, kontaktiere gerne unseren Support.

Wie hilft ein digitaler Urlaubsplaner bei der Planung?

Ein digitaler Urlaubsplaner ermöglicht:
ortsunabhängige Antragstellung durch Mitarbeitende,
Echtzeit-Übersicht über Abwesenheiten des gesamten Teams, sowie
automatische Prüfung auf Überschneidungen
und schnellere Freigabeprozesse.
So entsteht eine strukturierte und für alle nachvollziehbare Urlaubsplanung.

Wie vermeidet man Überschneidungen bei Urlauben?

Eine digitale Urlaubsverwaltung zeigt Überschneidungen schon beim Antrag an. Dadurch können Teamleitungen
Engpässe frühzeitig erkennen,
realistisch entscheiden und
Aufgaben besser verteilen.
Im Vergleich zu Excel verhindert die Software Planungsfehler und Mehrarbeit.

Hast du weitere Fragen?

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Urlaubsanträge online stellen, genehmigen und im Teamkalender sehen.

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Die Zeiterfassung mit Excel

Excel gilt als treuer Wegbegleiter vieler Arbeitskräfte. Egal ob als Projektmanagementtool, Pivot-Tabelle oder als Stundenablage für den Arbeitszeitnachweis – Excel ist ein regelrechter Alleskönner.

Dass derart viele Möglichkeiten nicht immer nur Vorteile beinhalten, sondern auch hinderlich sein können, fällt dabei weniger ins Gewicht. Sehr zulasten der Arbeitskräfte. Und so gleicht es einer wiederkehrenden Enttäuschung, die vielen Mitarbeitenden vertraut ist.

Die Frage, die bei der Anwendung von Excel öfter seufzend von sich gegeben wird: Wie ging das noch mal? Doch damit ist ab heute Schluss. Nimm dir zwei Minuten Zeit und lass uns für dich der Schaffner der Erklärungen sein. Erklärungen, die den Umgang mit den Arbeitszeiten aus Excel verständlicher machen. Raus aus der Unverständlichkeit – Ausstieg in Fahrtrichtung „Aha“!

Natürlich haben wir auch noch eine praktische Alternative für diejenigen parat, die ihren Aufwand bei der Zeiterfassung so gering wie möglich halten wollen. Starten wir jedoch zunächst damit, wie man in Excel Arbeitszeiten richtig berechnet.

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Verbringe weniger Zeit mit Formeln und mehr mit deinem Team – Personizer erfasst Arbeitszeiten automatisch, übersichtlich und rechtssicher.

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Excel Grundlagen für eine bessere Übersicht

Wer im Arbeitsalltag eine große Excel-Tabelle zugespielt bekommt, der ist froh, wenn er auf den ersten Blick die richtige Übersicht erhält. Niemand mag es, sich nach Öffnen des Dokuments erst einmal „reinfuchsen“ zu müssen. Hier geht sonst unnötig Zeit verloren. Ein Datensalat ist keinesfalls eine Hilfe. Damit die Übersicht gelingt, bedarf es einiger Rahmenbedingungen.

Es empfiehlt sich beispielsweise, die erste Zeile für die Benennung der einzelnen Kategorien zu verwenden. Jede Spalte erhält ein entsprechendes Merkmal, wie Teammitglied, Tag, Start der Arbeitszeit und Ende. In den darauffolgenden Zeilen werden die Angaben für jede Arbeitskraft ausgefüllt.

Wer hier noch etwas dem Auge schmeicheln möchte, der hinterlegt die erste Zeile in einer anderen Farbe. Aber Vorsicht: Weniger ist mehr! Denn auch zu viele Farben können die Tabelle unübersichtlich erscheinen lassen.

Die Größe der jeweiligen Spalten lässt sich individuell anpassen. So erscheinen auch komplette Namen der Teammitglieder auf einen Blick. Bei langen Tabellen empfiehlt es sich, mit Filtern für die jeweilige Spalte zu arbeiten. So kann man sich beispielsweise nur die Arbeitszeiten des Mitarbeiters Max Mustermann anzeigen lassen. Somit hast du alles auf einen Blick und bist weniger durch die vielen Einträge abgelenkt.

Einfaches Addieren von Stunden in Excel

Starten wir mit einem einfachen Beispiel. Die neue Woche startet mit drei wichtigen Aufgaben. Damit du den zeitlichen Rahmen hierfür überblicken kannst, eröffnest du eine neue Excel Tabelle. Jeder Aufgabe gibst du eine individuelle Bearbeitungszeit. Aufgabe 1 wird 5 Stunden und 45 Minuten lang sein. Für die zweite Aufgabe brauchst du etwa 8 Stunden und 30 Minuten und für die letzte Aufgabe nur eine Stunde. Jetzt möchtest du wissen, wie viele Stunden und Minuten du zum Ausführen der Aufgaben insgesamt brauchst.

1. Dateneingabe: Gib 5:45 in Zelle B2, 8:30 in Zelle B3 und 01:00 in Zelle B4 ein.
2. Klick auf die Zelle B5 und trage dort =B2+B3+B4 ein und drücke die Eingabetaste.

Das Ergebnis beträgt 15:15 – also 15 Stunden und 15 Minuten, um die drei Aufgaben abzuschließen. Alternativ kannst du auch in Zelle B5 die Formel =SUMME(B2:B4) eingeben. Diese Summen-Funktion ist gerade bei mehreren Einträgen erheblich effizienter, da man hier einen ganzen Tabellenbereich abfragt. Man verfällt also nicht in eine starre Abfolge, in der man Zeile für Zeile addiert, sondern kommt schnell zum gewünschten Ergebnis.

Für einfache Bereiche reicht dies vollkommen aus. Schaut man sich aber die Tabelle der Mitarbeitenden aus dem ersten Bild (Screenshot 1) an, dann liegt der erste Stolperstein bereits parat. Hier hat der Mitarbeiter Max Mustermann am 22.11.21 um 9 Uhr und 27 Minuten angefangen zu arbeiten.

Der Eintrag lautet folglich: 09:27. Der Feierabend ist bei 17 Uhr und 44 Minuten, also 17:44, terminiert. Würde man hier die Einträge der Reihe nach addieren, so wäre das Ergebnis 03:11, also 3 Stunden und 11 Minuten. Gleicht man das Ergebnis mit den Eintragungen in der Excel Tabelle ab, so wird schnell ersichtlich, dass das nicht stimmen kann.

Tägliche Arbeitszeit in Excel berechnen

Hintergrund ist hier die Zeitwiedergabe von Excel. Beim Übergang von dem einen zum anderen Tag, also 00:00 Uhr, addiert das Programm die verbliebenen Einträge ab dem Zeitpunkt 00:00. Folglich muss die Formel umgestellt werden. Statt Addition verwendet man Subtraktion, um das richtige Ergebnis zu erhalten.

Trage hierfür in die Zeile E2 die Formel (=D2-C2) ein und du erhältst das gesuchte Ergebnis, nämlich 08:17. Der Mitarbeiter Max Mustermann hat an diesem Tag 8 Stunden und 17 Minuten gearbeitet. Hinzu kommt eine halbstündige Pause. In Summe hat das Teammitglied also 7:47 Stunden gearbeitet.

Die einfache Addition oder Subtraktion von Zeiten ist also gar nicht so schwer. Dazu muss man lediglich darauf achten, welcher Wert am Ende dastehen soll. Was aber passiert, wenn etwas mit mehr als 24 Stunden dargestellt werden soll? Zum Beispiel im Rahmen eines Projektes, um die Gesamtsumme verschiedener Teilaufgaben aufzuzeigen?

Addition von mehr als 24 Stunden in Excel

1. Gib in die Zelle B2 den Wert 13:30 und in die Zelle B3 den Wert 16:45 ein.
2. Gehe in die Zelle B4 und tippe die Formel =B2+B3 ein – drücke die Eingabetaste.

Ähnlich wie bei dem vorangegangenen Beispiel hat Excel die Zahlen bis 24 aufsummiert und die überschüssigen Werte ab 00:00 eingetragen. Um dies zu korrigieren, bedarf es einer kleinen Zellenformatierung. Klingt schwierig? Ist es aber ganz und gar nicht.

Dazu reicht im ersten Schritt ein Rechtsklick auf die Zelle. In dem geöffneten Fenster findest du nun recht weit unten den Punkt „Zellen formatieren“. Daraufhin wird eine neue Registerkarte geöffnet. Links in der Kategorie wählst du jetzt „Uhrzeit“. Unter dem Feld „Typ“ gibt es verschiedene Möglichkeiten, die Anzeige der Uhrzeit anzupassen. Um die Stundenanzahl über 24 Stunden anzeigen zu lassen, kannst du den Typ 37:30:55 auswählen. Jetzt ist die Zelle formatiert und die Stunden werden richtig angezeigt.

Allerdings werden in diesem Format auch die Sekunden mit aufgeschrieben. Wer es gerne etwas ausführlicher mag und lieber eine benutzerdefinierte Funktion ohne die Sekundenanzeige anwendet, kann dies in den nächsten Schritten nachlesen. Wenn du Glück hast, gibt es das Format unter dem Punkt „Benutzerdefiniert“ auch schon.

1. Klick als Erstes auf die Zelle B4.
2. Wähle dann mittels Rechtsklick „Zellen formatieren“ aus
3. Gib manuell im Feld Typ oben in der Liste der Formate [h]:mm;@ ein, und wähle ok aus. Notiere dir den Doppelpunkt nach [h]und ein Semikolon nach mm. Bestätige deine Eingabe.

Das Ergebnis zeigt jetzt nicht mehr 06:15, sondern 30 Stunden und 15min (30:15).

Mit Personizer Arbeitszeiten digital erfassen

Du suchst nach einem Weg, die Arbeitszeiten noch einfacher zu dokumentieren? Dann nutze doch unser Zeiterfassungsmodul! Egal ob bei der Arbeit, im Homeoffice oder von unterwegs. Mit unserer Anwendung hast du die Möglichkeit zu jeder Zeit an jedem Ort direkt loszulegen. Starte deinen Arbeitstag mit einem Klick und der Rest ist ein regelrechter Selbstläufer. Das Programm läuft aktiv im Hintergrund. Die gesammelten Daten werden dabei in Echtzeit übertragen, was Zettel und Stift überflüssig macht. Nie war die Arbeitszeiterfassung leichter!

Im Dashboard findest du eine Übersicht über deine geleisteten Stunden und Pausen. Auch die Arbeitszeiten deiner Mitarbeitenden kannst du hier einsehen. Als Personalverantwortlicher bist du Admin und kannst auch die Stunden deines Teams einsehen.

Ist jemand überfordert und könnte Hilfe gebrauchen? Und wenn ja, hat jemand anderes die zeitlichen Kapazitäten zur Verfügung? Das und vieles mehr wird in wenigen Blicken deutlich. Das spart nicht nur Zeit, sondern senkt ebenfalls die Frustration während der Einarbeitung oder bei anderweitigen Problemen.

Unsere elektronische Zeiterfassung geht am Puls der Zeit und versorgt dich mit allem, was du brauchst. So kannst du dich in Ruhe auf deine Arbeit konzentrieren. Du hast vergessen, dich auszuloggen? Kein Problem. Deine Einträge sind auch im Nachgang noch bearbeitbar.

Vorbei sind die Zeiten, in denen Mitarbeitende täglich einen Stundenzettel ausfüllen mussten. Mit der elektronischen Zeiterfassung tauschst du nun den Stift gegen ein paar wenige Klicks – egal ob am Computer oder mit dem Smartphone von unterwegs.

Unter dem Reiter „Reports“ siehst du die aufgelisteten Arbeits- sowie Pausenzeiten von dir und deinem Team.  Du willst einen genaueren Blick auf einzelne Zeiten werfen? Kein Problem! Mit einem Klick auf den Button Exportieren erhältst du die Möglichkeit, die Liste mit Arbeitszeiten und Pausen als Excel-Tabelle herunterzuladen.

Mit der Excel-Datei kannst du Beiträge manuell bearbeiten und Zeiten auswerten. Statt mit einer leeren Tabelle arbeiten zu müssen, hast du alle Einträge über Personizer direkt in die Tabelle importiert. Die Daten werden also nahtlos in das Excel-Format übertragen.

Unser Fazit

Mit Excel zu arbeiten, kann manchmal frustrierend sein. Die leere Tabelle füllt sich nach und nach nur mühselig mit manuellen Einträgen und im Trubel des Arbeitsalltags kann es schnell passieren, dass das Eintragen der Stunden vergessen wird. Wer dann die anschließenden Formeln für Excel falsch anwendet, der kommt am Ende nicht nur zu keinem Ergebnis, sondern ist darüber hinaus noch frustriert.

Dieser zusätzliche manuelle Aufwand, der ja doch recht fehleranfällig ist, kann durch eine digitale Lösung vermieden werden. Mit der Online Zeiterfassung von Personizer nimmst du die ersehnte Abkürzung durch den Excel-Dschungel, indem du bereits hinterlegte Zeiten ganz einfach aus dem System exportierst. Nie waren das Erfassen und Auswerten von Arbeitszeiten leichter!

Häufig gestellte Fragen

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Die Digitalisierung von HR-Prozessen

Wer nicht digital arbeitet, bleibt auf der Strecke. Das gilt auch im Bereich der HR-Prozesse. Die Personalverwaltung zieht allerdings nur langsam nach. Analog werden Ordner für die Datensicherung genutzt, einfache E-Mails sind das höchste Maß der digitalen Kommunikation. Ausgereifte digitale Prozesse in der HR? Danach suchen Personalverantwortliche in ihren Abteilungen händeringend.

Klar ist, dass digital optimierte Vorgänge, wie mit einer passenden HR-Software, eine enorme Arbeitserleichterung für Personalverantwortliche darstellen. Das wirkt sich nicht nur positiv auf die Effizienz der Angestellten und der Arbeitsprozesse aus. Digitale HR-Prozesse bilden auch einen großen Wettbewerbsvorteil gegenüber der Konkurrenz.

Doch warum sind Unternehmen bei der Digitalisierung der HR-Prozesse so zögerlich? Wie steht es aktuell um die Digitalisierung und was können Unternehmen heute tun, um von den Vorteilen der Digitalisierung im Bereich HR zu profitieren?

Wie steht es derzeit um die Digitalisierung von HR?

Im Grunde umfasst die Digitalisierung im Personalmanagement verschiedene Informations- und Kommunikationstechnologien. Zuletzt hatte man den größten Digitalisierungszuwachs bei HR-Prozessen in den Bereichen Rekrutierung und Onboarding sowie Employer Branding und Nachwuchs erwartet.

In Deutschland fand das Umdenken hinsichtlich der Digitalisierung jedoch weiterhin sehr langsam statt, erst die Corona-Krise versetzte der Digitalisierung einen notwendigen Schub. Durch die Krise wurde unumgänglich deutlich, wie wichtig digitale Technologien für die Wirtschaft, Verwaltung und Gesellschaft sind. Die bereits bekannten analogen Schwächen wurden mit der Krise wesentlich sichtbarer und haben die Digitalisierung von Arbeitsprozessen deutlich in den Fokus gerückt.

Schon jetzt berichten HR-Verantwortliche, dass ihre Unternehmen nach der Pandemie auf digitale Prozesse im Recruiting gut vorbereitet sind. Am besten schneidet dabei der Bereich digitalgerechte Prozesse und Kultur ab. 43,1% der befragten HR-Verantwortlichen stimmen voll zu, dass ihre Unternehmen in diesem Bereich, der zum Beispiel die Option der digitalen Jobinterviews beinhaltet, gut vorbereitet sind.

Am ausbaufähigsten scheint der Bereich der Transparenz in den digitalen HR-Prozessen zu sein. Dieser beschreibt, ob und inwieweit Bewerber Einblick und Wissen über den Stand der Dinge im Bewerbungsprozess bekommen. 23,7% der Personalverantwortlichen sind sich hier sicher, dass dieser Prozess bereits im Rahmen des digitalen Recruitings gut ausgebaut ist.

Nur 5,2% der HR-Verantwortlichen gaben an, dass ihr Unternehmen nicht gut auf digitale Prozesse im Recruiting eingestellt ist. Immerhin 22,1% räumten mit der Antwort „trifft eher nicht zu“ noch ausbaufähigen Spielraum für weitere digitale HR-Prozesse ein.

Der Digitalisierungsindex für den Mittelstand 2020/2021 zeigt außerdem, dass die Vorteile der Digitalisierung langsam auch in bisher schwer erreichbaren Branchen mehr Beachtung finden und an Bedeutung gewinnen. Fast die Hälfte der in der Studie berücksichtigten Unternehmen passte aufgrund der Corona-Krise ihre Geschäftsmodelle, Produkte oder Services kurzfristig an.

Chancen durch die Optimierung von HR-Prozessen

Digitale HR-Prozesse ermöglichen nicht nur eine verbesserte Arbeitseffizienz, sondern öffnen im Umgang zwischen Personal und Personalverantwortlichen diverse Türen. Wenn die entsprechenden Kompetenzen des HR-Personals geschult werden, können die Softwareanwendungen vollständig eigenständig genutzt werden.

Das Unternehmen gewinnt durch digitale HR-Prozesse an Handlungsfähigkeit und Flexibilität und wird im Umkehrschluss wettbewerbsfähiger. Durch die Automatisierung von Routineaufgaben, wie der Zeiterfassung, Abwesenheitsverwaltung, Fragen zur Gehaltsabrechnung und Video-Calls werden sowohl Zeit als auch Kosten gespart.

Um dem Fachkräftemangel entgegenzuwirken kann beispielsweise auch ein vollständig automatisierter Bewerbungsprozess die Suche nach möglichen Bewerbenden richtungsweisend unterstützen, sowie das Onboarding und Weiterbildungen erleichtern.

Dadurch kann die HR-Abteilung kleiner gehalten oder die neuen Ressourcen der Mitarbeitenden können an anderer Stelle genutzt werden. Zudem gewinnen Personalverantwortliche mehr Zeit für die strategische Personalführung und Personalentwicklung.

Ein wichtiger Punkt, denn verschenkte Zeit ist verschenktes Geld. HR-Prozesse, die sich aufgrund technischer Gegebenheiten und menschlichen Anforderungen nicht vollständig digitalisieren lassen, leiden im Endeffekt unter schlecht geplantem Ressourcenmanagement. Zu solchen analog verbleibenden HR-Prozessen gehören vor allem solche, die von der menschlichen Komponente leben, wie das Führen von Bewerbungsgesprächen und Feedbackgesprächen, sowie Konfliktmanagement und Personalentwicklung im Team.

Schlecht geplantes Ressourcenmanagement fokussiert sich auf analoge, veraltete Prozesse, wie das Führen von Tabellen und Bearbeiten von Anträgen, die wahre Zeitfresser sind und die Kapazitäten der Personalverantwortlichen in den menschlichen Bereichen verringert.

Wenn ein unnötig analog gehaltener Aufgabenbereich 30 % der Verantwortlichkeit eines Personalverantwortlichen einnimmt, aber 70 % der aufgebrachten Zeit beansprucht, geht die Gleichung nicht auf. Die anderen 70 % der Verantwortlichkeiten müssen sich mit 30 % der Zeitressourcen zufriedengeben. Arbeitsqualität und Personalentwicklung sowie auch die Teambindung leiden.

Digitale HR-Prozesse optimieren also nicht nur die Abläufe, sondern schaffen auch Zeit und planbare Ressourcen für die Vorgänge, die nicht auf die menschliche Komponente verzichten können. Der Wunsch nach Optimierung und Zeitgewinnung in diesen Bereichen zeigt sich auch bei den Personalverantwortlichen.

65% der Personalverantwortlichen vermissen Zeit für die Personalentwicklung. Die Qualität der Arbeit und der Weiterbildung des Personals ist also direkt davon beeinflusst, wie viel Zeit HR-Verantwortliche in nicht-digitalisierte Prozesse investieren müssen.

Auch bei der Personalgewinnung durch entsprechende Marketingmaßnahmen und Recruiting geht einiges an Zeit verloren. So berichten 46 % der Personalverantwortlichen, dass die HR-Abteilung für diese Aufgabe zu wenig Zeit aufbringen kann.

Verlorene Zeit, die durch digitalisierte HR-Prozesse in vielen Fällen wiedergewonnen werden kann. Die Optimierung der HR-Prozesse geht also Hand in Hand mit der Optimierung des gesamten Betriebs. Der gewinnbringende Effekt der Digitalisierung zeigt sich dabei nicht nur in der HR-Abteilung. 44 % der Unternehmen sagen, dass die Digitalisierung des Betriebs zu einer Erhöhung des Umsatzes geführt hat.

Vorurteile gegenüber der HR-Digitalisierung

Wo es besonders viele positive Stimmen gibt, existieren auch viele Kritiker. Diese sind beispielsweise der Meinung, dass durch die zusätzliche Technologie der Kontakt und Austausch zwischen den Menschen weniger wird. Ganz im Gegenteil werden durch die Optimierung der Routineaufgaben Platz für Jahres- und Feedbackgespräche und Personaleinstellungen gemacht. So gesehen kann die Digitalisierung als Sprungbrett gesehen werden, welches die Verwaltung erleichtert und eine direkte Kommunikation zwischen den Mitarbeitenden fördert.

Eine weitere Befürchtung ist, dass der Return-on-Investment (kurz ROI) bei der Digitalisierung der HR-Prozesse nur schwer messbar ist. Trotz der anfänglichen Investition lohnt sich das Management -Tool schon dahingehend, dass im weiteren Verlauf Kosten gespart werden. Auch eine verbesserte Produktivität und eine höhere Effizienz können erwirkt werden. Die Kapitalrentabilität lässt sich beispielsweise daran messen, dass menschliche Fehler ausgeschlossen werden können. Vor allem mühseliges Listen führen und pflegen sowie die Bearbeitung von Anträgen können somit sicher digital übernommen werden. Systeme, die eine direkte Datenübertragung von den Antragstellenden zu den Personalverantwortlichen ermöglichen, garantieren, dass nichts übersehen, verloren oder falsch zugeordnet werden kann. Das steigert wiederum das Engagement und die Motivation der Mitarbeitenden und senkt Frustrationen der HR-Verantwortlichen.

Ein weiteres Vorurteil gegenüber der HR-Technologie ist, dass diese nur in großen Unternehmen sinnvoll sind. Allerdings profitieren HR-Prozesse davon, schon im kleinen Rahmen digital ausgerichtet aufgebaut zu werden. So gewinnen auch Start-ups und kleine bis mittelständische Unternehmen an Konkurrenzfähigkeit und sparen sich im Wachstum den Wechsel. Darüber hinaus sind sie bei einer frühen Nutzung von digitalisierten HR-Prozessen im Vergleich zu den etablierten, aber traditionellen und durch ihre Größe langsameren Unternehmen bereits im Vorteil.

Mit etablierten analogen Strukturen zu brechen, ist ein größerer Kraftakt und kostet langfristig mehr Zeit und Ressourcen und dadurch Geld, als direkt auf eine digitale HR-Software zurückzugreifen. Denn die Softwareprogramme lassen sich in der Regel flexibel und individuell gestalten. Bei potenziellem Wachstum des eigenen Unternehmens lässt sich die Software ganz einfach auf die wachsenden Anforderungen anpassen.

Welche HR-Bereiche gibt es?

Die Verantwortungsbereiche der Personaler haben sich in den letzten Jahren zunehmend ausdifferenziert. Die in der HR verankerten Aufgaben umfassen beispielsweise:

• Personalverwaltung und Personalführung
• Anlegen, Führen und Verwalten von Personalakten
• Erstellung von Arbeitsverträgen, Urlaubs- oder Weiterbildungsanträgen
• Betreuung von Lohn- und Gehaltszahlungen
• Erfassung der Arbeitszeiten und Krankenständen
• Korrespondenz mit Behörden, Ämtern, Krankenkassen usw.

Als die größte Herausforderung in diesen Bereichen wird vor allem der Fachkräftemangel wahrgenommen. Die Frage nach den drei wichtigsten strategischen Aufgaben des HR-Bereichs wurde in einer Studie von den Befragten wie folgt beantwortet:

1. Das Gewinnen von qualifiziertem Personal (34%)
2. Die Digitalisierung und Automatisierung von Personalprozessen (33%)
3. Das Begleiten unternehmensinterner Veränderungen (26%)
4. Das Senken des administrativen Aufwands (25%)
5. Attraktive Arbeitgebermarke schaffen (25%)

Welche HR-Bereiche lassen sich durch welche Software optimieren?

Mit Hilfe einer passenden HR-Software lassen sich einige Bereiche im HR-Bereich optimieren. Dazu zählen insbesondere die aufgelisteten Aufgaben:

• Bewerbermanagement
• Lohn- und Gehaltsabrechnung
• Arbeitszeitmanagement
• Abwesenheitsmanagement
• Mitarbeiterportale
• Digitale Personalakte
• Personalentwicklung

Die ersten Berührungspunkte mit digitalen HR-Prozessen finden die meisten Unternehmen bei den klassisch wichtigsten Kategorien: der Zeiterfassung und der Urlaubsplanung. Diese Bereiche lassen sich sehr schnell und mit einfachen, verständlichen Softwarelösungen digitalisieren.

Zugleich sind die Zeiterfassung und die Urlaubsplanung im Unternehmen insbesondere die Bereiche, die analog eine enorme Zettelwirtschaft mit sich ziehen. Eine Digitalisierung dieser HR-Prozesse bedeutet nicht nur eine Erleichterung für die Personalverantwortlichen, die von einer besseren Übersicht profitieren, sondern wirkt sich auch sofort auf die Flexibilität der Mitarbeitenden aus.

Bei der digitalen Zeiterfassung wird die geleistete Arbeitszeit von Mitarbeitenden korrekt und ohne Umwege dokumentiert. So kann der Überlastung der Mitarbeitenden effizient entgegengewirkt werden und gesetzliche Vorgaben werden mühelos eingehalten.

Je nach Softwarelösung reicht ein Klick für den Start in den Arbeitstag. Eine einfache Bedienung von jedem Endgerät macht die Zugänglichkeit, für die Mitarbeitenden besonders nutzerfreundlich. Eine Schulung oder zeitaufwändige Einführung in die Software ist bei einfach und intuitiv aufgebauten Zeiterfassungslösungen nicht notwendig.

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Die zweite Säule der einfach umsetzbaren HR-Prozess-Optimierungen bildet die der digitalen Urlaubsplanung. Papier und Stift für analoge Freigaben entfallen bei der digitalen Urlaubsplanung vollständig. Über eine passende Softwarelösung kann der Urlaub schnell online beantragt und freigegeben werden. Auch Homeoffice und Abwesenheiten sind schnell zu verwalten.

Mit passenden Kalenderansichten bekommen Personalverantwortliche und Mitarbeitende eine schnelle Übersicht, wer aus dem Kollegium wann verfügbar, im Urlaub oder krankgemeldet ist. Eine große zeitliche Erleichterung für die HR-Abteilung und das Team gleichermaßen.

Was ist bei der Auswahl eines digitalen HR-Softwareanbieters zu beachten?

Um eine geeignete Software zu finden, die allen Mitarbeitenden gerecht wird, gibt es ein paar Punkte, mit denen sich die Abteilungen auseinandersetzen sollten. Die Zusammenarbeit zwischen der HR, IT und dem Management ist hier wesentlich, um zu entscheiden, welche Anforderungen der einzelnen Abteilungen erfüllt werden müssen.

Die IT ist vor allem dafür zuständig, die verfügbare Anbindung an bestehende Systeme und alle anderen technischen Daten zu überprüfen. Zudem gibt es den Unterschied zwischen einer SaaS HR-Software, die in einer Cloud gehostet wird und die Daten somit online zugänglich sind und einer On-Premise-Software. Diese wird vor Ort installiert und auch gehostet.

Datenschutz als wichtiger Faktor in der Digitalisierung der HR-Prozesse

Um den Datenschutz in den digitalen HR-Prozessen, vor allem mit Bezug auf europäisches und deutsches Recht, gemäß den Anforderungen einzuhalten, gelten einige grundsätzliche Richtlinien, die Unternehmen beachten sollten.

Zum einen sollte das Rechenzentrum auf europäischem Boden stehen, denn dann unterliegt es den europäischen Datenschutzrichtlinien. Nur verschlüsselte Daten werden in die Cloud übertragen und so vor unberechtigten Zugriff geschützt. Dies wird mit einem SSL-Zertifikat (Secure Socket Layer) gekennzeichnet. Das SSL-Zertifikat definiert die sichere Datenübertragung zwischen der Internetseite und dem Nutzer.

Aber nicht nur ein aktuelles SSL-Zertifikat ist für Cloud-Anbieter und andere digitale HR-Lösungsanbieter von Bedeutung. So gibt es auch noch andere Zertifikate, zum Beispiel vom TÜV, die die Datensicherung bescheinigen. Die Zugriffsrechte sollten sich in den Einstellungen verwalten lassen. Das gibt ein Mindestmaß an Kontrolle über die eingepflegten Daten.

Systemintegration der digitalen HR-Prozesse

Damit die Mitarbeitenden mit der Implementierung der HR-Software auch zufrieden sind, sollten die benötigten Funktionen zuvor so genau wie möglich genannt werden und alle relevanten HR-Prozesse umfassen.

• Optimal wäre die individuelle Anpassung der HR-Software an das System der Anwendenden.
• Ein weiterer Pluspunkt ist die Mobilfähigkeit des Systems. Lässt es sich über den Browser oder sogar eine App nutzen? Zumindest der Abruf über den Browser sollte gegeben sein.
• Um die digitalisierten HR-Prozesse evaluieren und optimieren zu können, sind die Auswertungs- und Reportingfunktionen der Systeme ein unverzichtbarer Punkt.
• Wichtig ist zudem, dass die HR-Software um Funktionen ergänzt werden kann. Das macht die Software skalierbar und kann so an ein wachsendes Unternehmen angepasst werden.
• Ein funktionierendes Supportsystem und eine reibungslose Kommunikation sollten ebenso zum Angebot des Cloud-Anbieters gehören.

Auf unabhängigen Portalen können Unternehmen und Personalverantwortliche die verschiedenen HR-Lösungsanbieter und die angebotenen Systeme vergleichen und eine Vorauswahl treffen.

Was kostet eine HR-Software?

Die kompletten Kosten für eine HR-Software sind auf den ersten Blick nicht immer ersichtlich. Anfallende Nutzerkosten können dabei monatlich zwischen ein paar bis zu mehreren hundert Euro pro Mitarbeitenden variieren.

Es empfiehlt sich daher zunächst, eine Testversion der Software anzufordern. So können die HR-Verantwortlichen bereits evaluieren, ob diese alle, für das Unternehmen wichtigen, HR-Funktionen abdeckt. Schon während der Testphase sollten HR-Verantwortliche prüfen, ob das System in die bestehende IT-Landschaft des Unternehmens integrierbar ist.

In den meisten Fällen ist davon auszugehen, dass die Implementierung kostenlos ist. Sollte der Service jedoch nicht enthalten sein, lohnt es sich nachzufragen. Einige Anbieter erheben Gebühren für den Datenimport und dies geht nicht immer aus den übermittelten Unterlagen hervor.

Das Gute ist: Bei einer SaaS-Software fallen nur Kosten für die Nutzungs- und Abogebühren an, jedoch nicht für Softwareupdates oder Wartung.

Ein Ausblick auf die zukünftige digitale Transformation der HR-Prozesse

Die digitale Transformation des Unternehmens ist durch die stetige Weiterentwicklung der Software-Lösungen und Innovationen der digitalen Branche nie vollständig beendet. Die Ziele und Strategien des Unternehmens müssen somit stetig an den Markt und die neuen Umstände angepasst werden. Durch die Optimierung der Organisation und HR-Prozesse entsteht auch ein starker Einfluss auf die Unternehmenskultur und das Personal im Einzelnen.

Es geht also darum, den Mitarbeitenden trotz des digitalen Wandels Stabilität und Orientierung zu vermitteln. HR-Verantwortliche sind in ihrer Position die Brücke zwischen alten Herangehensweisen und innovativen, digitalen Ansätzen. Um diesen Wandel effizient herbeizuführen und die Personalverantwortlichen sinnvoll in ihrem Auftrag zu unterstützen, ist eine passende HR-Softwarelösung unabkömmlich.

Wer sein Unternehmen transformieren möchte, das Budget dafür aber aktuell nicht ausreicht, kann bis 2023 einen Antrag stellen, um sich für ein Förderangebot des Bundes zu bewerben. Das Angebot soll insbesondere kleineren und mittelständischen Unternehmen helfen, sich digital aufzustellen.

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Häufig gestellte Fragen

Hier findest du Antworten auf die wichtigsten Fragen. Falls du weitere Hilfe benötigst, kontaktiere gerne unseren Support.

Was bedeutet die Digitalisierung von HR-Prozessen?

Die Digitalisierung von HR-Prozessen beschreibt den Einsatz moderner Technologien, um personalrelevante Abläufe wie Zeiterfassung, Bewerbermanagement, Personalaktenführung oder Urlaubsplanung effizienter, transparenter und fehlerfreier zu gestalten. Ziel ist es, administrative Aufgaben zu automatisieren und mehr Raum für strategische Personalarbeit zu schaffen.

Wie verändert die Digitalisierung die Rolle der HR-Abteilung?

HR wird zunehmend zu einem strategischen Partner, statt reine Verwaltung:
mehr Fokus auf Talententwicklung,
aktive Gestaltung von Unternehmenskultur,
datengestützte Entscheidungen sowie
stärkere Rolle im Change Management.

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Inhalt

Homeoffice beliebt bei den Arbeitnehmenden

In den letzten Jahren haben sich die Arbeitsgewohnheiten vieler Menschen grundlegend geändert. Laut einer im Februar 2021 von der Hans-Böckler-Stiftung veröffentlichten Umfrage lag der Anteil der im Homeoffice arbeitenden Beschäftigten in Deutschland vor der Corona-Krise noch bei vier Prozent.

Im April 2020 lag der Anteil bei 27 Prozent. Auch wenn sich der Anteil im Laufe der Pandemie teilweise reduzierte, so lag er im Januar 2021 wieder bei 24 Prozent. Insgesamt lässt sich sagen, dass die Homeoffice-Nutzung seit Beginn der Pandemie deutlich zugenommen hat.

Homeoffice – gekommen, um zu bleiben

Auch wenn viele Beschäftigte einen Nachteil darin sehen, dass sie keinen direkten Kontakt mehr zu ihren Teammitgliedern haben und die Grenze zwischen Arbeit und Freizeit immer mehr verschwimmt, so wollen in Zukunft ca. 80 Prozent der Befragten komplett oder zumindest einen Teil ihrer Arbeitszeit im Homeoffice verbringen. Dies ergab eine Studie der Unternehmensberatung EY.

Auch die Wirtschaftsprüfungs- und Beratungsgesellschaft PwC Deutschland kam im Rahmen der Neuauflage der PwC-Studie zu dem Ergebnis, dass 78 Prozent der Beschäftigten in Zukunft mehr im Homeoffice arbeiten wollen. Die Beschäftigten sehen im Homeoffice eine Möglichkeit, Familie und Beruf durch flexibleres Arbeiten besser vereinen zu können.

Unternehmen, die auch über die Pandemie hinaus den Angestellten das Arbeiten aus dem Homeoffice erlauben, sind attraktiver für eine Vielzahl von Bewerber:innen. Ein weiterer positiver Effekt der Entwicklung bestehe laut PwC darin, dass Unternehmen infolgedessen Büroflächen reduzieren und signifikante Einsparpotenziale realisieren können.

Die arbeitgebenden Unternehmen stehen hierbei aber vor der Herausforderung, arbeitsrechtliche, organisatorische und technische Lösungen für die Arbeit von zu Hause aus zu finden.

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In diesem Artikel wollen wir uns speziell der Zeiterfassung im Homeoffice widmen. Wir zeigen dir, wie die Zeiterfassung im Homeoffice rechtlich geklärt ist und wie Unternehmen eine ortsungebundene Erfassung von Arbeits- und Pausenzeiten umsetzen können.

Im Folgenden werden viele Begriffe aus Gesetzestexten verwendet. Um den Gesetzeswortlaut nicht zu verändern, wird auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter.

Was ist eigentlich Homeoffice?

Der Begriff Homeoffice ist umgangssprachlich geprägt. Der deutsche Gesetzgeber verwendet in der Verordnung über Arbeitsstätten (ArbStättV) den Begriff des Telearbeitsplatzes. Gemäß § 2 Abs. 7 S.1 ArbStättV sind Telearbeitsplätze vom Arbeitgeber fest eingerichtete Bildschirmarbeitsplätze im Privatbereich der Beschäftigten, für die der Arbeitgeber eine mit den Beschäftigten vereinbarte wöchentliche Arbeitszeit und die Dauer der Einrichtung festgelegt hat.

In der Literatur wird teilweise eine weitere Differenzierung des Begriffs der Telearbeit vorgenommen. Wird die Arbeitsleistung ausschließlich vom Wohnsitz des Arbeitnehmers aus erbracht, wird dies in Teilen der Literatur als Teleheimarbeit, häusliche Telearbeit oder Homeoffice bezeichnet (Vgl. Krieger/Rudnik/Povedano Peramato: Homeoffice und Mobile Office in der Corona-Krise, NZA 2020, 473 f.).

Wenn dem Arbeitnehmer ein Arbeitsplatz in der betrieblichen Arbeitsstätte zur Verfügung steht und er die Möglichkeit hat, seine Arbeitsleistung sowohl von zu Hause aus als auch im Betrieb zu erbringen, wird dies als alternierende Telearbeit bezeichnet.

Wenn der Arbeitnehmer hinsichtlich der Entscheidung, an welchem Ort er seine Arbeitsleistung erbringen möchte, weitgehend autonom ist, spricht man von mobiler Arbeit beziehungsweise dem Mobile Office. Der Arbeitnehmer kann ortsungebunden arbeiten, d.h. von jedem denkbaren Arbeitsplatz, wie zum Beispiel in der Bahn, im Café oder im Park (Krieger/Rudnik/Povedano Peramato: Homeoffice und Mobile Office in der Corona-Krise, NZA 2020, 473).

Auch wenn bei der Terminologie teilweise nach Umfang und konkretem Einsatzort differenziert wird, möchten wir in diesem Artikel „Homeoffice“ als Synonym für jede Form des Arbeitens verwenden, bei der die Arbeitsleistung geografisch gesehen außerhalb der Arbeitsstätte erbracht wird.

Rechtliche Vorgaben für die Zeiterfassung

Aktuelle Gesetzeslage in Deutschland

In einem anderen Artikel haben wir bereits ausführlich über die aktuelle Gesetzeslage in Deutschland berichtet. Nachdem der Europäische Gerichtshof (EuGH) im Mai 2019 entschieden hat, dass die Mitgliedstaaten Arbeitgeber verpflichten müssen, ein objektives, verlässliches und zugängliches System einzurichten, mit dem die Arbeitszeit der Arbeitnehmer erfasst wird (EuZW 2019, 476 – beck-online, Rn. 60), war lange Zeit unklar, welche unmittelbaren Auswirkungen dies für Arbeitgeber und Arbeitnehmer in Deutschland hat.  Das Bundesarbeitsgericht hat mit seinem Urteil vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21) Klarheit geschaffen.

In der Pressemitteilung heißt es:

„Der Arbeitgeber ist nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG verpflichtet, ein System einzuführen, mit dem die von den Arbeitnehmern geleistete Arbeitszeit erfasst werden kann.“

Im vorliegenden Fall ging es um die Klärung der Frage, ob dem Betriebsrat ein Initiativrecht zur Einführung eines elektronischen Systems zustehe, mit welchem die tägliche Arbeitszeit der Arbeitnehmer erfasst werden soll. Ein solches Recht hat der Betriebsrat nicht, wenn die betreffende Angelegenheit gesetzlich geregelt ist. In diesem Zusammenhang hat das BAG dann klargestellt:

„Die Arbeitgeberinnen sind schon kraft Gesetzes verpflichtet, ein System einzuführen, mit dem Beginn und Ende und damit die Dauer der Arbeitszeiten einschließlich der Überstunden in ihrem gemeinsamen Betrieb erfasst werden.“

Bis dahin galten unstrittig in vielen Wirtschaftsbereichen und – zweigen bereits umfassende Aufzeichnungspflichten. Darüber ergab sich aus dem Arbeitszeitgesetz eine Pflicht zur Aufzeichnung von Überstunden.

Klick auf den folgenden Link für detailliertere Informationen zu den gesetzlichen Regelungen der Zeiterfassungspflicht in Deutschland.

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Rechtliche Vorgaben für die Zeiterfassung im Homeoffice

Grundsätzlich gilt: Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) und das Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) finden auch für die Tätigkeit im Homeoffice Anwendung. Die Arbeitgeber sollten also neben den Vorgaben zu den Höchstarbeitszeiten gemäß § 3 ArbZG, den Ruhepausen gemäß § 4 ArbZG und den Ruhezeiten gemäß § 5 ArbZG auch die bereits thematisierte Pflicht zur Erfassung der Arbeitszeit nach § 3 ArbSchG berücksichtigen.

Nach eigenen Angaben plant das Bundesministerium für Arbeit und Soziales, einen neuen Rechtsrahmen für mobiles Arbeiten vorzulegen. Das werde allerdings erst im nächsten Jahr erfolgen.

Wie lässt sich die Zeiterfassung im Homeoffice realisieren?

Gerade Unternehmen, die auf moderne Arbeitsmodelle setzen, profitieren von einem flexiblen Zeiterfassungssystem, das immer und überall erreichbar ist. Besonders geeignet sind hier cloudbasierte Zeiterfassungssysteme. Da die Daten in der Cloud gespeichert werden, kann jederzeit über ein internetfähiges Endgerät darauf zugegriffen werden.

Egal ob im Büro, auf Geschäftsreisen oder eben zu Hause, das Erfassen der Arbeitszeit ist mit einer cloudbasierten Zeiterfassungssoftware nicht nur jederzeit über den PC, das Tablet oder das Mobiltelefon verfügbar, sondern auch für alle Mitarbeitende einfach zu implementieren, da keine Software-Installation auf einem Endgerät notwendig ist.

Ein weiterer Vorteil der cloudbasierten Zeiterfassung ist die zentrale Speicherung aller Daten an einem Ort. Bei jedem Zugriff auf die Anwendung stehen die aktuellsten Daten zur Verfügung. So lassen sich jederzeit Reportings basierend auf Echtzeitdaten erstellen und abrufen.

Der Artikel wurde nach bestem Wissen und Gewissen sorgfältig erstellt. Es wird kein Anspruch auf Vollständigkeit und Richtigkeit der Inhalte gestellt. Die zur Verfügung gestellten Informationen ersetzen keine individuelle juristische Beratung. Sie sind unverbindlich und nicht Gegenstand eines anwaltlichen Beratungsvertrages. Es wird keine Gewähr dafür übernommen, dass im Streitfall den hier dargelegten Urteilen und Ansichten gefolgt wird. Eine Haftung für den Inhalt wird daher nicht übernommen.

Häufig gestellte Fragen

Hier findest du Antworten auf die wichtigsten Fragen. Falls du weitere Hilfe benötigst, kontaktiere gerne unseren Support.

Muss ich im Homeoffice meine Arbeitszeit erfassen?

Ja. Das Arbeitszeitgesetz gilt auch im Homeoffice. Seit dem BAG-Beschluss vom 13.09.2022 müssen Unternehmen ein System einführen, mit dem Arbeitszeiten verlässlich und nachvollziehbar erfasst werden – unabhängig vom Arbeitsort.

Kann ich im Homeoffice flexible Arbeitszeiten nutzen?

Ja, sofern das Unternehmen flexible Arbeitszeitmodelle zulässt. Dennoch müssen Höchstarbeitszeiten, Ruhepausen und Ruhezeiten eingehalten werden. Eine digitale Zeiterfassung hilft, Verstöße automatisch zu vermeiden.

Können Überstunden im Homeoffice besser nachgewiesen werden?

Ja. Eine digitale Zeiterfassung dokumentiert Überstunden objektiv und nachvollziehbar. Das erleichtert die spätere Geltendmachung und schützt Mitarbeitende wie Unternehmen gleichermaßen.

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