Zeiterfassung: Gesetzliche Vorgaben & Tipps für die Umsetzung

Zeiterfassung: Gesetzliche Vorgaben & Tipps für die Umsetzung

Spätestens seit dem EuGH Urteil 2019 wird der Zeiterfassung in Betrieben mehr Aufmerksamkeit geschenkt. Erfahre, wie dein Unternehmen die Zeiterfassung jetzt am besten umsetzen kann.

Arbeitszeiterfassung, muss das sein? Unsere Antwort ist, ja! Doch welche Gründe sprechen dafür? Und wie steht es im Jahr 2022 um die Verpflichtung rund um die Zeiterfassung in Unternehmen und was bedeutet das für Betriebe, die noch nicht umgesattelt haben? Diese Fragen schauen wir uns genauer an!

Warum die Zeiterfassung in Betrieben so wichtig ist

In vielen Betrieben ist die Zeiterfassung gar nicht mehr wegzudenken. Hierzu zählen vor allem Industrie- und Fertigungsbetriebe. In Startups wird stattdessen häufig auf Modelle gesetzt, bei denen die Unternehmen auf jede Zeiterfassung verzichten und darauf vertrauen, dass die Angestellten ihre Arbeitspflicht auch ohne Erstellung von Zeitnachweisen erfüllen.

Ob und welche Zeiterfassung für dein Unternehmen ideal ist, hängt von vielen Faktoren ab. Grundsätzlich sehen wir die Zeiterfassung als ein wichtiges Hilfsmittel an, das viele Vorteile für Unternehmen und Angestellte bietet.

Die Vorteile für Unternehmen

Die Erfassung der Arbeitszeit bietet arbeitgebenden Unternehmen die Möglichkeit, die Einhaltung der wöchentlichen Höchstarbeitszeit sowie der täglichen und wöchentlichen Mindestruhezeiten der Angestellten zu kontrollieren und so die Sicherheit und den Gesundheitsschutz der Angestellten zu verbessern.

Abgesehen davon, dass Unternehmen so ihren rechtlichen Verpflichtungen nachkommen können, haben diese in der Regel auch ein Interesse daran, dass ihre Angestellten nicht in Folge von Überbelastungen gesundheitliche Schäden erleiden. Vor allem jetzt, wo Homeoffice zur Normalität für viele Angestellte geworden ist, lässt sich durch die räumliche Trennung schwieriger erkennen, wann eine Überbelastung vorliegt.

Ein weiterer Vorteil ist die Projektzeiterfassung. Wenn Angestellte direkt ihre verschiedenen Tätigkeiten den bestimmten Projekten zuordnen können, erleichtert das die künftige Ressourcenplanung und erhöht die Effizienz in der Umsetzung neuer Projekte.

Bei der Abrechnung auf Stundenbasis, wie es oft bei Werkstudentenjobs der Fall ist, unterstützt die Zeiterfassung die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Das gleiche gilt auch für Dienstleistungen, bei denen die Zeiterfassung für die Rechnungsstellung an die Auftraggeber unabdingbar ist.

Die Vorteile für Mitarbeitende

Geleistete Überstunden, die angeordnet, gebilligt, geduldet oder jedenfalls zur Erledigung der geschuldeten Arbeit erforderlich waren, müssen vom atbeitgebenden Unternehmen ausgeglichen werden. Im Streitfall trägt die Arbeitskraft aber die Darlegungs- und Beweislast dafür, dass sie Arbeit, in einem die Normalarbeitszeit übersteigenden zeitlichen Umfang, verrichtet hat.

Für einem solchen Fall genügt die Arbeitskraft ihrer Darlegungslast, indem sie vorträgt, an welchen Tagen sie von wann bis wann Arbeit geleistet oder sich auf Weisung des Unternehemens zur Arbeit bereitgehalten hat (BAG: Darlegungs- und Beweislast im Überstundenprozess, NZA 2012, 939). Die Verwendung eines Zeiterfassungssystems ist hier offensichtlich von Vorteil.

Darüber hinaus bietet die Dokumentation Angestellten die Möglichkeit, die täglichen Arbeitszeiten flexibler zu gestalten. Mit dem Wissen, das Soll erfüllt zu haben, lässt sich der frühe Feierabend entspannter einläuten.

Täglich die Zeiten zu erfassen, kann auch dazu beitragen, die eigene Organisation zu verbessern. Vor allem, wenn die erfassten Zeiten mit den täglichen Aufgaben oder Projekten betitelt werden. Eine Auswertung der projektbezogenen Arbeitszeiten kann helfen, die eigenen Ressourcen zukünftig besser und effizienter einzuteilen.

Kleiner Tipp: Bei stetiger Mehrarbeit kann die detaillierte Auflistung der projektbezogenen Arbeitszeiten ein handfestes Argument für die Schaffung neuer Personalressourcen sein.

Die gesetzlichen Regelungen der Zeiterfassung

Wie bereits erwähnt, wird die Arbeitszeiterfassung in Deutschland je nach Industrie und Unternehmen derzeit unterschiedlich gehandhabt. Die einen erfassen lückenlos alle Arbeits- und Pausenzeiten und die anderen erfassen gar nichts. Dass hier bald EU-weit mehr Einigkeit herrschen könnte, zeigt ein aktuelles Urteil vom Europäischen Gerichtshof.

Im Folgenden werden viele Begriffe aus Gesetzestexten verwendet. Um den Gesetzeswortlaut nicht zu verändern wird auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter.

Zeiterfassungspflicht durch den Europäischen Gerichtshof (EuGH)

Im Rahmen eines Vorabentscheidungsersuchens kam der EuGH zu dem Ergebnis, dass die Art. 3, 5 und 6 der RL 2003/88 im Licht von Art. 31 II GRCh sowie von Art. 4 I, Art. 11 III und Art. 16 III der RL 89/391 dahin auszulegen sind, dass sie der Regelung eines Mitgliedstaats entgegenstehen, die nach ihrer Auslegung durch die nationalen Gerichte die Arbeitgeber nicht verpflichtet, ein System einzurichten, mit dem die von einem jeden Arbeitnehmer geleistete tägliche Arbeitszeit gemessen werden kann (Vgl. EuZW 2019, 476 - beck-online, Rn. 71).

Kurz und knapp: Der Europäische Gerichtshof hat entschieden, dass eine Regelung eines Mitgliedstaates, die die Arbeitgeber nicht verpflichtet, ein System einzurichten, mit dem die von einem jeden Arbeitnehmer geleistete tägliche Arbeitszeit gemessen werden kann, geltendem Recht entgegensteht.

Das wesentliche Ziel der RL 2003/88 bestehe darin, einen wirksamen Schutz der Lebens- und Arbeitsbedingungen sowie einen besseren Schutz der Sicherheit und der Gesundheit der Arbeitnehmer zu gewährleisten (Vgl. Rn. 42).

Der EuGH hat geprüft, ob und inwieweit die Einrichtung eines Systems, mit dem die von einem jeden Arbeitnehmer geleistete tägliche Arbeitszeit gemessen werden kann, erforderlich ist, um die tatsächliche Einhaltung der wöchentlichen Höchstarbeitszeit sowie der täglichen und wöchentlichen Mindestruhezeiten sicherzustellen (Vgl. Rn. 46).

Das Gericht kam zu der Feststellung, dass ohne ein solches System weder die Zahl der vom Arbeitnehmer tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden sowie ihre zeitliche Lage noch die über die gewöhnliche Arbeitszeit hinausgehende, geleistete Arbeitszeit objektiv und verlässlich ermittelt werden kann (Vgl. Rn. 47).

Bei der Beurteilung, ob zum einen die wöchentliche Höchstarbeitszeit beachtet wurde, und ob zum anderen die täglichen oder wöchentlichen Mindestruhezeiten eingehalten wurden, sei die objektive und verlässliche Feststellung der Zahl der täglichen und wöchentlichen Arbeitsstunden grundlegend (Vgl. Rn. 49).

Eine nationale Regelung, die keine Verpflichtung vorsieht, von einem Instrument Gebrauch zu machen, mit dem die Zahl der täglichen und wöchentlichen Arbeitsstunden objektiv und verlässlich festgestellt werden kann, ist nicht geeignet, die praktische Wirksamkeit der von Art. 31 II GRCh und von dieser Richtlinie verliehenen Rechte sicherzustellen (Vgl. Rn. 50).

Der EuGH führt weiter aus, dass die Einstufung als „Überstunden“ voraussetze, dass die Dauer der von dem jeweiligen Arbeitnehmer geleisteten Arbeitszeit bekannt ist und somit zuvor gemessen wurde (Vgl. Rn. 52).

Infolgedessen müssen die Mitgliedstaaten die Arbeitgeber daher verpflichten, ein objektives, verlässliches und zugängliches System einzuführen, mit dem die von einem jeden Arbeitnehmer geleistete tägliche Arbeitszeit gemessen werden kann (Vgl. Rn. 60). Dies ergebe sich aus der allgemeinen Verpflichtung der Mitgliedstaaten und der Arbeitgeber nach Art. 4 I und Art. 6 I der RL 89/391, eine Organisation und die erforderlichen Mittel zum Schutz der Sicherheit und der Gesundheit der Arbeitnehmer bereitzustellen (Vgl. Rn. 62).

Zum Schluss weist der EuGH darauf hin, dass nach ständiger Rechtsprechung, die sich aus einer Richtlinie ergebende Verpflichtung der Mitgliedstaaten, das in der Richtlinie vorgesehene Ziel zu erreichen, und ihre Pflicht nach Art. 4 III EUV, alle zur Erfüllung dieser Verpflichtung geeigneten Maßnahmen allgemeiner oder besonderer Art zu treffen, allen Trägern öffentlicher Gewalt der Mitgliedstaaten und damit im Rahmen ihrer Zuständigkeiten auch den Gerichten obliege (Vgl. Rn. 68).

Im konkreten Streitfall ging es darum, dass das spanische Recht nur eine Verpflichtung zur Erfassung der Überstunden vorsieht. Der EuGH hat entschieden, dass dies nicht genügt. Faktisch haben wir gerade bei kleinen und mittelständischen Unternehmen eine sehr ähnliche Rechtslage in Deutschland. § 16 ArbZG regelt lediglich die Pflicht zur Aufzeichnung der über die werktägliche Arbeitszeit des § 3 Satz 1 hinausgehende Arbeitszeit der Arbeitnehmer.

Rechtsanwalt Dr. Mesch

Aktuelle Regelungen des deutschen Zeiterfassungsgesetzes

In vielen Wirtschaftsbereichen und – zweigen gelten bereits umfassende Aufzeichnungspflichten.

Die Vorschriften des Arbeitszeitgesetzes finden grundsätzlich auf alle Arbeitnehmer Anwendung, vgl. § 18 ArbZG. Gemäß § 16 II des Arbeitszeitgesetzes ist der Arbeitgeber verpflichtet, die über die werktägliche Arbeitszeit des § 3 Satz 1 hinausgehende Arbeitszeit der Arbeitnehmer aufzuzeichnen und ein Verzeichnis der Arbeitnehmer zu führen, die in eine Verlängerung der Arbeitszeit gemäß § 7 Abs. 7 eingewilligt haben.

Die Pflicht zur Aufzeichnung der Arbeitszeit beschränkt sich dem Wortlaut nach also nur auf die Überstunden.

Zusammengefasst: Welche Auswirkungen hat das Urteil für Arbeitgeber in Deutschland?

Welche konkreten Auswirkungen das Urteil hat und ob bereits eine unmittelbare Verpflichtung für Arbeitgeber besteht, ist strittig.

Mit der Entscheidung des EuGHs steht fest, dass die Mitgliedstaaten verpflichtet sind, dafür zu sorgen, dass jeder Arbeitgeber ein objektives, verlässliches und zugängiges System einrichtet, mit dem die von jedem Arbeitnehmer geleistete tägliche Arbeitszeit gemessen werden kann (Vgl. Professor Dr. Daniel Ulber: Arbeitszeiterfassung als Pflicht des Arbeitgebers, NZA 2019, 677).

Spätestens bei der Transformation der Richtlinie in nationales Recht durch den deutschen Gesetzgeber werden unmittelbare Pflichten der Arbeitgeber begründet. Die Richtlinie ist gemäß Art. 249 Abs. 3 EGV für jeden Mitgliedstaat hinsichtlich des zu erreichenden Zieles verbindlich. Dies gilt folglich auch für die Bundesrepublik Deutschland.

Mit § 16 II ArbZG gibt es bereits eine Norm, die eine Arbeitszeiterfassung vorschreibt. Nach der grammatikalischen Auslegung gilt dies aber nur für die Überstunden.

Ob es einer Anpassung des deutschen Rechts bedarf, um eine unmittelbare Verpflichtung der Arbeitgeber zu bejahen, ist strittig. Das Arbeitsgericht in Emden nimmt schon heute eine solche Pflicht an.

Das Arbeitsgericht Emden als Vorreiter

Das Gericht hat eine unmittelbare Verpflichtung zur Arbeitszeiterfassung bejaht. Die Art. 3,5 und 6 der RL 2003/88/EG seien nach der Rechtsprechung des EuGHs im Lichte des Art. 31 GRCh dahingehend auszulegen, als dass sich aus ihnen die Pflicht des Arbeitgebers zur Errichtung eines Systems zur Arbeitszeiterfassung entnehmen lasse.

Eine Erfassung der täglichen Arbeitsstunden sei hierzu essenziell, sodass diese Pflicht den Arbeitgeber auch ohne richtlinienkonforme Auslegung des § 16 II ArbZG oder entsprechender Umsetzung der Arbeitszeitrichtlinie treffe (ArbG Emden, Urt. v. 20.2.2020 – 2 Ca 94/19, BeckRS 2020, 5213).

Was bedeutet das für andere Unternehmen?

Das mittlerweile rechtskräftige Urteil des Arbeitsgerichts in Emden zeigt, dass bereits heute eine unmittelbare Verpflichtung zur Arbeitszeiterfassung angenommen werden kann.

Wir sind gespannt, wie andere Gerichte in Deutschland urteilen werden und wie der deutsche Gesetzgeber weiter verfahren wird.

Auch wenn ich die rechtliche Betrachtung sehr interessant und wichtig finden, sehe ich die Zeiterfassung nicht vor dem Hintergrund der Verpflichtung, sondern losgelöst davon, als Chance für Unternehmen. Ich denke hier zum Beispiel an die Mitarbeitergewinnung.

Rechtsanwalt Dr. Mesch


Welche Zeiterfassungssysteme gibt es?

Von der manuellen Zeiterfassung auf Papier bis hin zur automatischen Zeiterfassung über die Gesichtserkennung stehen Unternehmen heute die verschiedensten Systeme zur Auswahl. Je nach Unternehmensgröße, Gewerbe und Zweck der Zeiterfassung eignet sich ein Modell besser als das andere.

Analoge Zeiterfassung

Auch heute nutzen noch viele Unternehmen die analoge Zeiterfassung. Hierzu gehören vor allem kleine Handwerks- und Handelsbetriebe. Die Arbeitszeiten werden händisch auf einem Stundenzettel festgehalten oder mechanisch über eine Stech- oder Stempeluhr auf das Formular gestempelt. Am Monatsende werden die Stundenzettel bei der Buchhaltung für die Gehaltsabrechnung eingereicht.

Elektronische Zeiterfassung

Die elektronische Zeiterfassung kommt vor allem in Fertigungsbetrieben zum Einsatz. Terminals beim Betreten des Gebäudes zeichnen mithilfe eines RFID-Chips in einem Transponder oder einer Chipkarte die Arbeits- und Pausenzeiten eines jeden Mitarbeitenden auf. Mittlerweile gibt es auch Lösungen, die auf eine biometrische Erkennung der Mitarbeitenden setzt. Hier identifiziert sich der Mitarbeitende über das Gesicht oder den Fingerabdruck.

Über eine Software werden die erfassten Zeiten direkt ausgewertet und stehen für die monatliche Gehaltsabrechnung zur Verfügung.

Digitale Zeiterfassung

Die digitale Zeiterfassung ist besonders in kleineren Unternehmen wie Kanzleien oder Arztpraxen eine beliebte Zeiterfassungsmethode. Bei der digitalen Zeiterfassung werden mithilfe einer entsprechenden Software die Arbeits- und Pausenzeiten auf dem Computer erfasst. Eine klassische Software, die von vielen Unternehmen für die Zeiterfassung verwendet wird, ist Excel. Die Zeiten müssen täglich manuell in Excel eingetragen werden. Mit den entsprechenden Formeln lassen sich dann Abweichungen zu den Soll-Zeiten ermitteln.

Neben diesem Klassiker gibt es aber auch viele On-Premise Softwarelösungen am Markt, die speziell für die Zeiterfassung entwickelt wurde. Die On-Premise Software wird im eigenen Netzwerk des Unternehmens installiert und betrieben. Um den Zugang zur Software für alle Mitarbeitenden zu gewährleisten, muss diese auf den entsprechenden Rechnern installiert werden. Je nach Software können die Zeiten dann automatisch beim Start des Computers erfasst werden oder müssen manuell in das Programm eingetragen werden.

Online Zeiterfassung

Bei der Online Zeiterfassung ist ebenfalls die Anschaffung einer Software notwendig. Der Unterschied ist hier aber, dass diese nicht auf dem Computer installiert wird, sondern über einen Browser aufgerufen werden kann. Das bedeutet auch, dass für die Verwendung dieser Zeiterfassungsmethode Internetzugang notwendig ist. Viele Anbieter einer Online Zeiterfassung bieten zusätzlich zur Web-Version auch eine App an, die auf den mobilen Endgeräten der Mitarbeitenden installiert werden kann.

Arbeitszeiten über Web und App erfassen und auswerten

Online Zeiterfassung mit Personizer

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Im Vergleich zu der On-Premise Lösung werden die Daten bei einer solchen Cloud-Lösung auf externen Servern gespeichert. Das gängigste Prinzip der Cloud ist SaaS (Software as a Service). Hierbei erwirbt das kaufende Unternehmen eine Lizenz des Produktes und kann dieses somit mieten.

Die Art der Zeiterfassung über eine solche Cloud-Software kann, je nach Anbieter, auf unterschiedliche Weise erfolgen. Die häufigste Methode ist die Zeiterfassung per Mausklick auf einen Timer. Einige Anbieter werben aber auch mit einer voll automatischen Erfassung durch ein GPS-Signal auf dem Smartphone.

Welches Zeiterfassungssystem ist das passende für mein Unternehmen?

Bis dato waren die Unternehmen in Deutschland sehr frei in der Wahl ihres Zeiterfassungssystems und ob sie überhaupt eines einsetzen. Wie genau das zukünftige Arbeitsschutzsgesetz die EuGH-Richtlinie für ein objektives, verlässliches und zugängliches System konkretisieren wird, lässt sich derzeit noch nicht absehen.

Vor der Wahl des Zeiterfassungssystems sollten sich Unternehmen neben den gesetzlichen Anforderungen auch über die eigenen Anforderungen bewusst sein:

  • Kosten: Welche Gesamtkosten kommen durch das System auf mein Unternehmen zu? Hierzu zählen neben den Anschaffungskosten auch Kosten für Schulungen, Wartung, Softwareupdates, Material, Datenimport, interne Ressourcen etc.
  • IT-Landschaft: Soll das Zeiterfassungssystem an andere, bereits bestehende Programme angebunden werden? Falls ja, ist das problemlos möglich?
  • Skalierbarkeit: Wie viele Mitarbeitenden sollen jetzt und in Zukunft das System nutzen. Kann das System mit meinem Unternehmen wachsen?
  • Nutzerfreundlichkeit: Ist die Zeiterfassung über das jeweilige System einfach in den Arbeitsalltag integrierbar oder ist es eine zusätzliche Belastung für meine Mitarbeitenden und die Verwaltung?
  • Funktionalität: Welche Funktionen benötige ich bei der Zeiterfassung? Je nach Nutzergruppe können diese Anforderungen variieren. Eine Führungskraft kann ganz andere Wünsche haben als die Verwaltung oder die Mitarbeitenden selbst.
  • Anpassbarkeit: Die Strukturen eines jeden Unternehmens sind einzigartig und so sollte auch das Zeiterfassungssystem individuell anpassbar sein.

Unser Tipp für Unternehmen

Das sind viele Punkte, die es bei der Auswahl der passenden Lösung zu beachten gilt. Aber, eine sorgfältige Planung zahlt sich aus. Mit dem richtigen Zeiterfassungssystem profitieren Unternehmen wie auch Mitarbeitende. Prozesse werden effizienter, Angestellte nicht mehr überlastet und Fehler in der Abrechnung können eliminiert werden.

Die Rechtslage in Deutschland ist in Bezug auf das Thema der Arbeitszeiterfassung noch unklar. Wir raten Unternehmen daher jetzt schon, sich mit dem Thema zu befassen und bereits heute die Vorteile einer modernen Arbeitszeiterfassung zu nutzen.

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