Die digitale Dokumentenablage macht Prozesse smarter
Effizienter arbeiten
Nie mehr Aktenordner nach Dokumenten durchsuchen! Verträge, Zertifikate, Weiterbildungsnachweise – alles ist digital gespeichert und in der jeweiligen Personalakte hinterlegt.
Zugriffsrechte verwalten
Mit Personizer legst du selbst fest, wer auf welche Dokumente Zugriff hat. Ob HR, Führungskräfte oder Mitarbeitende: Du bestimmst, wer Dokumente ansehen, hochladen oder bearbeiten darf.
Transparenz ermöglichen
Ein Dokument wurde bearbeitet? Das Protokoll erfasst automatisch jede Änderung. So kannst du nachvollziehen, wer zu welchem Zeitpunkt welche Anpassungen in der Dokumentenablage vorgenommen hat.
DOKUMENTENMANAGEMENT
Alle relevanten Unterlagen vereint
Das integrierte Dokumentenmanagement (DMS) ist die perfekte Ergänzung für die digitale Personalakte und ist auch ohne Software-Kenntnisse intuitiv einsetzbar: Einfach per Drag & Drop wichtige Unterlagen wie Verträge in die Ablage ziehen! Damit lassen sich wichtige Personal-Unterlagen schnell digitalisieren, Mitarbeitenden zuordnen und auch mit Schlagworten besser wiederfinden.
Es hat uns von Anfang an überzeugt, da es sehr übersichtlich und intuitiv gestaltet ist. Die Ersteinrichtung war auch schnell erledigt. Kurzum: das Programm bietet alles, was man braucht, und das ohne überflüssigen Schnickschnack.„
Jutta, Einkäuferin und Treasury-Controller
Mit dem Dokumentenmanagement kannst du…
Dateien versionieren
Hast du ein Dokument bearbeitet oder mit einem Schlagwort versehen, wird die alte Version dieser Datei einfach überschrieben. So bleibt die Dokumentenablage frei von Dublikaten.
Berechtigungen verteilen
Du kannst selbst entscheiden, ob Mitarbeitende ausgewählte Dokumente in ihrem eigenen Profil einsehen können – oder ob Teammitglieder aus HR oder Führungsebene eine Berechtigung zur Dokumenteneinsicht erhalten.
Datenschutzkonform handeln
Die Daten deiner Mitarbeitenden sind bei uns sicher. Unser Tool ist DSGVO-konform und sicher verschlüsselt. Die Sicherung aller Daten findet nach den höchsten Sicherheitsstandards auf ISO-zertifizierten Servern in der EU statt.
SPEICHERPLATZ
Dokumente speichern, bearbeiten oder archivieren
Per Drag & Drop kannst du die gängigsten Datei-Formate ablegen und im DMS verwalten. Bei Bedarf kannst du dafür bis zu 1 TB Speicherplatz einfach dazubuchen. In der Personalakte kannst du Dokumente verwalten wie:
- Arbeitsverträge & Nachträge
- Abmahnungen & Kündigungen
- Gehaltsvereinbarungen
- Elternzeit- und Urlaubsanträge
- Zeugnisse & Bescheinigungen
- Weiterbildungszertifikate
Häufig gestellte Fragen:
Welche Dokumente kann ich speichern?
Alle wichtigen Personalunterlagen – z. B. Verträge, Zeugnisse oder Zertifikate.
Wer hat Zugriff auf die Dokumente?
Du bestimmst, wer was sehen, hochladen oder bearbeiten darf – z. B. HR, Führungskräfte oder Mitarbeitende.
Wie funktioniert die Versionierung?
Änderungen überschreiben automatisch alte Versionen – ohne Dubletten. Alles wird nachvollziehbar protokolliert.
Ist die Ablage DSGVO-konform?
Ja, alle Daten sind sicher verschlüsselt und werden EU-DSGVO-konform gespeichert.
Was passiert, wenn der Speicherplatz voll ist?
Du kannst jederzeit mehr Speicher hinzubuchen – bis zu 1 TB zusätzlich.