1. HR-Trend: KI-Agenten verschlanken HR-Prozesse

Der Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) und Automatisierung findet bereits in vielen Bereichen Anwendung, und wird künftig auch das Personalmanagement erleichtern. HR-Abteilungen können diese Technologien für sich nutzen, um Routineaufgaben zu automatisieren und mit “Predictive Analytics” (Vorhersagen basierend auf Analysen) datenbasierte Personal-Entscheidungen zu treffen. Damit können Herausforderungen wie beispielsweise Personalengpässe frühzeitig erkannt und vorgebeugt werden. Dies ermöglicht nicht nur eine vorausschauende Personalplanung, sondern auch eine Verbesserung der Entscheidungsqualität. 

Automationen und AI-Tools entwickeln sich im kommenden Jahr zunehmend zu sogenannten „Agenten“, also zu Programmen, die mithilfe von künstlicher Intelligenz autonom Ziele verfolgen und Aufgaben ausführen können. Indem KI-Agenten repetitive Aufgaben übernehmen, wie zum Beispiel Onboarding- oder Genehmigungsprozesse, können sich Personaler mehr Zeit für strategische Aufgaben nehmen, wie für die Weiterentwicklung der Mitarbeitenden oder die Gestaltung der Unternehmenskultur.

Gut zu wissen: In 2026 tritt auch der EU AI Act vollends in Kraft. Demnach sollte die innovative Technologie sensibel eingesetzt werden, denn im Zusammenhang mit HR-Prozessen bedarf es strenger Richtlinien mit Hinblick auf die Einsatz-Gebiete und Grenzen von KI-Tools.

2. HR-Trend: Gelebte Unternehmenskultur fördert Engagement

In vielen Unternehmen werden Leitsätze und Werte wie „Innovation“ oder „Teamgeist“ dekorativ im Flur aufgehängt. Oft spiegeln diese aber nicht den realen Alltag wider; Mitarbeitende erleben stattdessen Bürokratie, Misstrauen in die eigene Fachkompetenz oder lückenhafte Kommunikation. Um diesem Kulturverfall entgegen zu wirken, braucht es gezielte Maßnahmen, um die gewünschten Werte im Arbeitsalltag wirklich zu leben und damit das Engagement für die Tätigkeit der Mitarbeitenden aufrecht zu halten.

Das verlangt nach Ehrlichkeit, auch bei der Talent-Suche. Wer in Stellenausschreibungen Erwartungen verschweigt (z.B. Anwesenheit im Büro), verleugnet nicht nur die eigene Unternehmenskultur, sondern lässt auch im Kampf um Fachkräfte unnötig Federn. Diese Offenheit im Bewerbungsprozess kann Bewerber abschrecken, zieht aber im Gegenzug genau jene an, die wirklich zur Kultur passen. Das spart beiden Seiten Zeit und reduziert die Wahrscheinlichkeit, dass neue Mitarbeitende schnell wieder gehen, weil die Realität nicht mit den Versprechen im Bewerbungsprozess übereinstimmt.

Auf der anderen Seite kann die Resonanz von Bewerbenden und Mitarbeitenden auch Optimierungspotenziale für die Unternehmenskultur offenbaren. Im Whitepaper zu den Trends der Arbeitswelt von XING in Zusammenarbeit mit Statista wird beispielsweise sichtbar, dass sich viele Arbeitnehmende in Deutschland eine Reduktion der Arbeitszeit wünschen. Die 4-Tage-Woche ist in diesem Kontext immer wieder im Gespräch. Auch wenn die Umsetzbarkeit eines solchen Arbeitszeitmodells in jedem Betrieb individuell bewertet werden muss, liefern solche Insights doch wichtige Hebel, um die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern und mit einer positiven Unternehmenskultur das Engagement im Team zu erhöhen.

3. HR-Trend: Führung neu denken 

Die mittlere Management-Ebene hat ein Image-Problem: Insbesondere in der Generation X stoßen Führungsrollen nicht gerade auf Interesse. Zu viel Performance-Druck macht diese Positionen unbeliebt.

Dabei liegen in einer Führungsrolle spannende Potenziale, wenn man sie nur ausleben darf. So können Menschen in diesen Rollen als Vorbilder im Change-Prozess fungieren und Mitarbeitenden zeigen, dass Veränderung im Arbeitsalltag nicht jedes Mal einen großen Umbruch bedeutet, sondern dass auch kleine Anpassungen im laufenden Betrieb vorgenommen werden können. Statt den Fokus nur auf starre Performance-Ziele zu legen, kann das Top-Management ihre Führungskräfte dahingehend befähigen, als Facilitatoren für Prozess-Optimierungen und Innovationen zu arbeiten.

Dadurch kann Wandel zu einem normalen und instinktiven Bestandteil der Arbeit werden. Und das steigert nicht nur die Attraktivität einer Führungsrolle, sondern hält auch das gesamte Team fit für Marktveränderungen.

4. HR-Trend: Diversität in Teams fördern

Diversity, Equity & Inclusion (DEI) werden die Personalgestaltung auch im nächsten Jahr weiterhin prägen. Denn um diskriminierende Strukturen in Unternehmen abzubauen, wird es unverzichtbar werden zu verstehen, wie diese überhaupt entstehen, um Hindernisse für Menschen unterschiedlicher Altersgruppen, Herkunft oder Geschlechteridentitäten abzubauen.  

Das kann eine große Herausforderung sein, zahlt sich aber um ein Vielfaches aus: Studien zeigen, dass vielfältige Teams kreativer und besser in der Lage sind, komplexe Probleme zu lösen. Diverse Teams haben eine bessere kollektive Intelligenz und die Fähigkeit, auf verschiedene Herausforderungen zu reagieren, weil unterschiedliche Perspektiven in Entscheidungen einfließen. Das macht Diversität und Inklusion nicht nur zu einem wichtigen sozialen HR-Trend, sondern auch zu einem entscheidenden Wettbewerbsvorteil. 

Trotz aller Fortschritte besteht weiterhin eine strukturelle Ungleichheit zwischen den Geschlechtern, die den Handlungsbedarf der Unternehmen unterstreicht. So liegt das Durchschnittsgehalt von Frauen im Jahr 2023 immer noch rund 7.800 Euro brutto unter dem ihrer männlichen Kollegen. Zusätzlich werden Frauen durch unbezahlte Sorgearbeit mit durchschnittlich neun Wochenstunden mehr belastet als Männer. Hier verbergen sich wichtige Hebel für Unternehmen, in die Vereinbarkeit von Beruf und Familie zu investieren, um Mitarbeitende zu entlasten und für mehr Chancengleichheit zu sorgen. Zusätzlich dürfte die EU-Entgelttransparenz-Richtlinie dafür sorgen, dass Vergütungen für dieselbe Arbeit innerhalb des Teams angeglichen werden.

5. HR-Trend: Remote-Arbeit und flexible Arbeitsmodelle bleiben relevant

Die Corona-Pandemie hat die Arbeitswelt nachhaltig verändert und Remote-Arbeit sowie flexible Arbeitsmodelle fest etabliert. Mitarbeitende erwarten daher heute nicht nur die Möglichkeit, von zu Hause aus arbeiten zu dürfen, sondern auch zeitliche Flexibilität, durch die sie Beruf und Privatleben besser miteinander vereinbaren können. Insbesondere für die Generation Z und Millennials bleibt die Option auf Home-Office besonders relevant.

Dieser HR-Trend wird auch 2026 eine zentrale Rolle in Personalabteilungen spielen und erfordert, Strategien zu entwickeln, die eine hybride Arbeitskultur ermöglichen. Personen, die vollständig remote, hybrid oder mit flexiblen Arbeitszeiten angestellt sind, müssen innerhalb des Teams zusammen funktionieren. Eine Herausforderung besteht darin, die Zusammenarbeit und den Teamgeist zu stärken, auch wenn die Mitarbeitenden physisch voneinander getrennt arbeiten. Hier spielen digitale Tools eine entscheidende Rolle, um Kommunikation, Projektmanagement und Teamdynamik zu fördern. Gibt man den Mitarbeitenden die gewünschte Flexibilität, werden zufriedene und effektivere Teams mit einer hohen Arbeitsmoral das Ergebnis sein. 

Transparente Arbeitszeiten – auch im Remote-Setup

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Gleichzeitig ist es wichtig, in der Kommunikation transparent zu sein und Mitarbeitenden gegenüber klar zu vermitteln, wie es um die gewünschte Anwesenheit bestellt ist (siehe Punkt 2). Hier gilt es für Personaler, zukünftig eine gute Balance zwischen den Interessen der Belegschaft und der Geschäftsleitung zu finden. 

6. HR-Trend: Aufstieg der kompetenzbasierten Organisation

Sich wandelnde Marktanforderungen erfordern von Unternehmen und ihren Belegschaften eine hohe Anpassungsfähigkeit. In einer Arbeitswelt, die außerdem durch raschen technologischen Fortschritt von KI geformt wird, ist das Konzept des lebenslangen Lernens wichtiger denn je. HR-Manager stehen vor der Herausforderung, eine Lernkultur zu schaffen, die diese ständige Weiterentwicklung ermöglicht und unterstützt: Weg von starren Jobtiteln, hin zum flexiblen Kompetenzmanagement.

Dabei geht es nicht nur um die Entwicklung technischer Fähigkeiten, sondern auch um die Förderung von Soft Skills wie kritischem Denken, Kreativität und emotionaler Intelligenz; Fähigkeiten, die im Zusammenspiel von Mensch und Technologie immer wichtiger werden.  

Unternehmen sollten im kommenden Jahr einen Audit der vorhandenen Kompetenzen im Team einplanen und überprüfen, wie sie Talente in der Belegschaft strategisch stärken können, um zukünftigen Marktanforderungen weiterhin gerecht zu bleiben. Die ersten Schritte für die kompetenzbasierte Organisationen haben wir in diesem Beitrag schon einmal durchleuchtet.

7. HR-Trend: Fachkräftemangel mit Altersdiversität begegnen

Sowohl Herausforderungen wie die Stagnation der deutschen Wirtschaft als auch der fortschreitende demografische Wandel können den Arbeitsmarkt im kommenden Jahr stark beeinflussen. Zwischen der steigenden Quote von Teilzeitkräften, Einsparungen in Betrieben und einer älter werdenden Bevölkerung kann sich der Fachkräftemangel verschärfen.

Unternehmen können darauf reagieren, indem sie auf Altersdiversität und fortlaufende Lernformate setzen. Sowohl besonders junge Menschen mit wenig Berufserfahrung, als auch Menschen im Berufsaustrittsalter werden häufiger mit Altersdiskriminierung und fehlender Verantwortung gestraft. Hier wird Inklusion (siehe Trend 4) als Maßnahme relevant: Das Wissen und die unterschiedlichen Fähigkeiten der Generationen zu bündeln, bietet enormes Potenzial. Hier bedarf es einer systematischen Integration und Vermittlung bestehender und neuer Fähigkeiten. Wenn Arbeitgebende sich darauf einlassen, Mitarbeitende aller Altersgruppen konsequent zu fördern, kann die Lücke des Fachkräftemangels geschlossen werden.

HR-Trends 2026: Mit KI und Kultur zukunftssicher aufgestellt

Die Arbeitswelt durchläuft eine tiefgreifende Transformation, angetrieben durch von Vormarsch von Künstlicher Intelligenz und den steigenden Ansprüchen der Mitarbeitenden. Der Schlüssel zum Erfolg liegt im kompetenzbasierten Management, das lebenslanges Lernen fördert, um die Belegschaft für die Arbeit mit KI-Agenten fit zu machen. Gleichzeitig bleibt der Mensch im Mittelpunkt: Durch gelebte, transparente Unternehmenskultur, Förderung von Diversität und Führungskräften, und die Bekämpfung von Ungleichheit können Unternehmen in ein Betriebsklima investieren, in dem sich nicht nur bestehende Mitarbeitende wohlfühlen, sondern das auch interessierte Fachkräfte anzieht.

Häufig gestellte Fragen

Hier findest du Antworten auf die wichtigsten Fragen. Falls du weitere Hilfe benötigst, kontaktiere gerne unseren Support.

Welche Rolle spielt KI im HR-Bereich im Jahr 2025?

KI-Agenten automatisieren zunehmend Routineaufgaben wie Onboarding, Abwesenheitsprozesse oder Terminverwaltung. Dadurch werden HR-Teams entlastet und können sich stärker auf strategische Themen konzentrieren.

Warum gewinnt Unternehmenskultur weiter an Bedeutung?

Weil Mitarbeitende nur dann engagiert bleiben, wenn Werte im Alltag wirklich gelebt werden. Authentische Kommunikation, klare Erwartungen und echte Beteiligung sind wichtiger denn je.

Bleibt Remote-Arbeit weiterhin wichtig?

Ja. Mitarbeitende erwarten flexible Arbeitsmodelle. HR muss klare Regeln zu Präsenz und Zusammenarbeit schaffen und digitale Tools nutzen, um Teams trotz Distanz zu vereinen.

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An der Universität in Oldenburg habe ich Wirtschaftsinformatik studiert und danach einige Jahre als wissenschaftlicher Mitarbeiter an der Fakultät gearbeitet. Hier habe ich viele agile Methoden sowohl in der Theorie, als auch in der Praxis kennengelernt. Danach habe ich als Product Owner Erfahrungen im Bereich der digitalen Produktentwicklung gesammelt, und damit einhergehend sowohl kleine Unternehmen, als auch Konzerne bei ihren Prozessen begleitet. Mittlerweile setze ich mein praktisches Wissen als Berater bei AYVA ein. 

Was heißt Agilität eigentlich? Ist das etwas, das nur in der IT-Branche funktioniert? 

Agilität ist übertragbar auf alle Branchen, weil Agilität nicht das bloße Anwenden von agilen Methoden bedeutet, wie zum Beispiel Scrum oder Kanban. Vielmehr hängt sie von den Werten und dem Mindset im Team ab. 

Damit ist beispielsweise gemeint, dass jeder eigenverantwortlich handelt. Man wartet nicht darauf, dass jemand einem sagt: „Diese Aufgabe musst du jetzt machen“, sondern arbeitet proaktiv am Projekt mit. Jede Person trägt Verantwortung für die eigene Arbeit. Natürlich gibt es innerhalb dieses Teams eine übergeordnete Zielsetzung, die durch einen Product Owner oder den Projektleiter vorgegeben wird. Aber im Grunde funktioniert agiles Arbeiten vor allem durch Eigenverantwortung, sowie durch gutes Teamwork. 

Wichtig ist auch das Prinzip von „Inspect and Adapt“; also die Bereitschaft, regelmäßig das eigene Vorgehen, die Ziele und auch die Zusammenarbeit im Team zu hinterfragen und kontinuierlich zu verbessern. Es geht darum, die eigene Arbeitsweise kritisch zu prüfen: Bin ich noch auf dem richtigen Weg? Kann ich Dinge besser machen? Lasse ich Potenziale ungenutzt? 

Ein wesentlicher Bestandteil von Agilität ist auch eine gesunde Feedback- und Fehlerkultur. Kritik soll nicht verletzen, sondern dazu beitragen, dass sich alle im Team inhaltlich weiterentwickeln. Dafür braucht es einen “Safe Space”, also eine sichere und positive Atmosphäre, in der Raum für dieses Feedback gegeben ist. So können Team-Mitglieder gemeinsam ein Ziel verfolgen und sich gegenseitig unterstützen. In der Praxis geht es also vor auch um Offenheit und Anpassungsfähigkeit. 

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Außerdem ist es wichtig, in der agilen Arbeit auf crossfunktionale Teams zu setzen, in denen alle relevanten Disziplinen vertreten und die nötigen Kapazitäten verfügbar sind. Der Fokus muss klar bleiben, daher sollten Teammitglieder nicht in zu vielen verschiedenen Projekten eingesetzt werden. 

Was sind deiner Meinung nach die größten Unterschiede zwischen klassischen und agilen Arbeitsweisen? 

Aus meiner Sicht sind die Methoden nicht schwarz-weiß voneinander zu trennen. Das kann ein fließender Übergang sein. “Klassisch” klingt auch recht negativ konnotiert. Dabei heißt “klassisch” nicht gleich “schlecht”, und agil ist nicht automatisch besser. Sind beispielsweise wie im Maschinenbau schon von Anfang an die genauen Spezifikationen bekannt, macht das die Ressourcenplanung einfach – in so einem Fall ist klassische Projektplanung durchaus sinnvoll. 

In der IT-Branche hat sich Agilität einfach deshalb durchgesetzt, weil Software-Entwicklung nicht immer berechenbar und die Form der Umsetzung nicht von vornherein klar ist. Als Faustregel gilt: Sind die Spezifikationen sehr klar, können klassische Arbeit und Vorausplanung von Ressourcen gut funktionieren. Bei Agilität steht eher die Frage im Vordergrund: “Wie lösen wir das vorliegende Problem am besten?”. Von hier aus wird schrittweise geplant und auch direkt umgesetzt. 

Ein Problem entsteht allerdings, wenn auf Software-Projekte mit unklarem Scope (also Umfang der Dinge, die umgesetzt werden sollen) Wasserfall-Prinzipien angewendet werden. Das Resultat ist dann oft, dass der Zeitplan, den man sich am Anfang erarbeitet hat, im Laufe des Projekts immer wieder angepasst werden muss. Spätestens dann sollte man realisieren, dass eine Wasserfallmethode ungeeignet ist. Je nach Projekt sollte man also evaluieren, welche Methode besser ist. 

Welche Missverständnisse über Agilität begegnen dir am häufigsten? 

Ein sehr häufiges Missverständnis ist, dass Agilität mit Chaos verglichen wird. Viele glauben, dass man in agilen Projekten nicht planen kann, oder dass alles völlig offen und unstrukturiert abläuft. Das stimmt so aber nicht. Auch in einem agilen Setting gibt es eine verlässliche Planung – sie sieht nur anders aus. Anstatt auf eine 100-prozentig ausgearbeitete Lösung hinzuarbeiten, setzt man klare Zeitrahmen (Timeboxing) und akzeptiert auch mal eine 80-prozentige Lösung, um schneller Ergebnisse zu liefern und Nutzerfeedback einzubinden. Das steigert die Time-to-Market und bietet gleichzeitig die Möglichkeit, später auch nutzerorientierte Optimierungen vorzunehmen. 

Ein weiteres Missverständnis ist die strikte Trennung von „klassisch“ und „agil“. Wie gesagt, sind die Methoden in der Praxis meist gar nicht so klar voneinander abgegrenzt. Auch in klassischen Projekten gelten Prinzipien wie Eigenverantwortung oder eine gute Feedback-Kultur. Und genauso können agile Elemente – etwa Sprints, Stand-ups oder Retrospektiven – klassische Projekte bereichern. Aus meiner Sicht sollten Projektverantwortliche beide Welten kennen und die Methodik situationsabhängig wählen, je nach Anforderungen und Rahmenbedingungen des Projekts. 

Wo sollte man am besten starten, wenn man im klassischen Unternehmen agiler werden möchte?  

Dein Team hat Lust, agil zu arbeiten? Dann: Einfach mal machen! Meeting-Formate wie Review, Retrospektive, Refinement und Stand-ups kann man direkt einführen und nutzen. Gerade in kleinen Teams kann man sowas gut testen. 

Schwieriger könnte es werden, das richtige Mindset ins Team zu bringen. Die Leute müssen motiviert sein, agile Methoden anzuwenden – ist das gegeben, ist das bereits die halbe Miete.  

In einem größeren Unternehmen könnte die Einführung schon komplexer werden. Denn Agilität funktioniert nur dann nachhaltig, wenn auch in den Führungsebenen verstanden wird, welchen Nutzen eine agile Arbeitsweise bringt und wie man dafür den nötigen Raum schafft. Ist ein Unternehmen stark hierarchisch geprägt, in viele kleine Abteilungen mit klaren Übergabepunkten aufgeteilt, dann widerspricht diese Struktur dem Grundgedanken von Agilität – nämlich Crossfunktionalität und gemeinsames Arbeiten über Abteilungsgrenzen hinaus. 

Das ist aber kein Deal-Breaker. Nicht jede Abteilung muss agil werden. Bereiche wie Finance oder Controlling können gut klassisch organisiert bleiben. Aber dort, wo Produkte entwickelt werden, spielen die Stärken von Agilität eine große Rolle – etwa durch schnelle Prototypen, frühes Kundenfeedback und die Möglichkeit, Ideen schnell zu verproben und auch wieder zu verwerfen. Dabei muss man aushalten, dass agile Prozesse am Anfang etwas ineffizient sein können. Der Nutzen wird sich aber zeigen, sobald schnell erste Zwischenergebnisse geschaffen werden. 

Apropos Ergebnisse: Gibt es einfache Quick Wins, die den Nutzen von agilen Prinzipien schnell sichtbar machen? 

Ein sehr wirkungsvoller Quick Win ist die verkürzte Time-to-Market; also die Auslieferungs-Geschwindigkeit neuer Funktionen. Während klassische Projekte oft eine lange Konzeptphase durchlaufen und erst nach Jahren ein fertiges Produkt liefern, erlaubt Agilität, mit einem „Minimum Viable Product“ (MVP) sehr schnell erste Ergebnisse an die Kundschaft zu geben. 

Statt also jahrelang an einer perfekten Lösung zu feilen, bringt man nach wenigen Monaten bereits ein eingeschränktes, aber funktionierendes Set an Funktionen auf den Markt – etwas, das die Kundschaft erst einmal testen oder direkt nutzen kann. Gerade für betriebswirtschaftlich denkende Stakeholder ist dieses Argument sehr überzeugend. 

Welche agilen Methoden oder Frameworks eignen sich für den Einstieg, und warum? 

Für den Einstieg eignet sich besonders Scrum, weil es ein sehr klares und leicht verständliches Rahmenwerk bietet. Die Regeln und Empfehlungen sind überschaubar, und Meeting-Formate wie Refinement oder Daily schaffen regelmäßig Raum, um über Anforderungen zu sprechen und gemeinsam Transparenz herzustellen. 

Ein weiterer Vorteil sind die Sprints mit ihrem festen zeitlichen Horizont: Sie machen die Planung greifbar und leicht verständlich, auch für Teams, die bisher eher klassisch gearbeitet haben. Zudem hat jedes Meeting in Scrum einen klaren Zweck – das sorgt für Struktur und Orientierung. 

Wichtig ist dabei: Man muss Scrum nicht nach Lehrbuch anwenden. Wenn es für ein Team sinnvoller ist, nur alle zwei Tage ein Daily zu machen, oder Planning und Refinement zu kombinieren, ist das völlig in Ordnung. Agilität lebt von Anpassung, nicht von starren Regeln. 

Für den Start ist es außerdem hilfreich, jemanden mit Erfahrung im Framework dabei zu haben – etwa einen Agile Coach. Das erleichtert die Einführung enorm und sorgt dafür, dass das Team die Methode schnell produktiv nutzen kann. 

Muss ich mit Scrum, OKR oder anderen Frameworks arbeiten, um agil zu sein?  

Nein. Frameworks sind am Ende nur das: Rahmen, die einem dabei helfen können, die eigene Arbeit zu organisieren. Wie gesagt, sind bei Agilität die intrinsische Motivation, gesunder Menschenverstand und Lust an der Arbeitsweise viel wichtiger. Sind diese Werte gegeben, arbeitet das Team automatisch agiler, ob nun mit oder ohne Framework. 

Hast du Tool-Tipps, die deiner Erfahrung nach für einfache agile Prozesse gut funktionieren? 

Grundsätzlich braucht man eigentlich keine Tools. Man kann auch mit Post-Its an der Wand starten, um Aufgaben zu managen.  

Wer digital arbeiten will, kann Whiteboards wie Mural oder Miro nutzen. Diese Tools bieten auch praktische Vorlagen für Scrum, Kanban oder OKR an. Es gibt natürlich auch andere fortgeschrittene Tools wie Jira, Confluence, oder auch Notion, aber die bringen etwas mehr Komplexität mit sich. Wer gerade erst den Einstieg ins agile Arbeiten findet, sollte mit der weißen Wand – live oder digital – starten.  

Wer einen Überblick über die Anwesenheiten im Sprint-Team behalten will, profitiert von einem Personalmanagement-Tool wie Personizer. Gerade in hybriden Teams kann das Abstimmungsaufwände klein halten und macht transparent, wer wann wo arbeitet.  

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Welche typischen Widerstände beobachtest du bei der Einführung von Agilität? Wie überzeugt man Skeptiker vom Nutzen agiler Arbeit? 

Die größten Widerstände bei der Einführung von Agilität entstehen aus Unwissenheit und Skepsis gegenüber Veränderungen. Veränderung im Unternehmen ist grundsätzlich erst einmal unbequem – gerade wenn bisherige Prozesse und Hierarchien infrage gestellt werden. Viele Mitarbeitende verbinden damit Unsicherheit. 

Wichtig ist daher, mit denselben Prinzipien zu arbeiten, die Agilität ausmachen: Transparenz, Kommunikation und schrittweises Überzeugen durch Ergebnisse. Das bedeutet, den Nutzen von Agilität klar zu kommunizieren und ihn gleichzeitig mit konkreten Projektergebnissen erlebbar zu machen. Wenn Skeptiker sehen, dass sich Pläne ohnehin regelmäßig ändern und Agilität genau dafür eine flexible Lösung bietet, überzeugt das oft mehr als jedes Argument. 

Ein weiterer Erfolgsfaktor ist, Menschen zu haben, die Agilität vorleben – die offen kommunizieren, Feedback annehmen, Fehler als Lernchance sehen und andere motivieren. Solche „Botschafter“ können helfen, Unsicherheit im Team abzubauen und Begeisterung zu wecken. 

Gibt es aus deiner Sicht auch „Don’ts“, also Fehler, die man bei der Einführung von agilen Methoden vermeiden sollte? 

Wichtig ist zu verstehen, dass man Menschen die Agilität nicht aufzwingen kann, wenn sie eigentlich keine Lust darauf haben. Wenn jemand klar signalisiert, dass er oder sie nicht agil arbeiten möchte, bringt es nichts, Überzeugungsarbeit bis ins Unendliche zu leisten. Im Gegenteil: solche Personen können schnell das ganze Team ausbremsen oder sogar die Stimmung vergiften. Agilität funktioniert nur dann, wenn die Beteiligten auch wirklich überzeugt von der Arbeitsweise sind. Wer nicht will, gehört schlicht nicht ins agile Team. 

Ein weiterer häufiger Fehler ist der Glaube, man könne Agilität einfach durch die Einführung von Tools oder Frameworks erreichen. Aber nur, weil ein Unternehmen mit Jira arbeitet oder Scrum-Meetings einführt, ist es noch lange nicht agil. Agilität hat in erster Linie mit Mindset, Zusammenarbeit und Menschlichkeit zu tun – nicht mit Meeting-Formaten oder Frameworks. 

Woran erkenne ich im Unternehmen, dass die agile Transformation auf dem richtigen Weg ist? Kann man das messbar machen? 

Auf der Ebene einzelner Projekte kann man den Erfolg durchaus mit Kennzahlen messen – etwa über ein Burn-Down-Chart, das zeigt, ob der Arbeitsumfang im Sprint realistisch geplant war und wie gut das Team seine Ziele erreicht. 

Die Transformation einer gesamten Organisation ist allerdings schwer in Zahlen zu fassen. Es gibt keinen Endzustand, der da heißt: „Agile Transformation abgeschlossen”.  

Vielmehr geht es um eine kontinuierliche Entwicklung, die sich weniger in harten KPIs, sondern vor allem in den weichen Faktoren widerspiegelt: Offenheit, Feedback- und Fehlerkultur, Ehrlichkeit und Gemeinschaftlichkeit. 

An diesen kulturellen Veränderungen erkennt man, dass Agilität wirkt. Wenn Teams mehr Wertschätzung und Selbstwirksamkeit erleben und Menschen gerne in diesem Umfeld arbeiten, ist das bereits ein starkes Indiz für eine erfolgreiche Transformation. 

Wer es messbarer machen möchte, kann regelmäßige Mitarbeiterbefragungen nutzen: Wie nehmen die Mitarbeitenden Agilität wahr? Wie zufrieden sind sie mit Zusammenarbeit und Entscheidungsprozessen? Wichtig ist dann, dieses Feedback auch ernst zu nehmen und umzusetzen. Denn genau darin zeigt sich, ob das gesamte Unternehmen ein agiles Mindset verinnerlicht hat. 

Welchen Rat würdest du einem Unternehmen geben, das zögert, erste Schritte in eine agilere Arbeitsweise zu gehen?  

Hört auf zu zögern, macht einfach. Es tut nicht weh, mit einem kleinen Pilotprojekt zu starten und erste eigene Erfahrungen zu sammeln. Niemand muss gleich das gesamte Unternehmen umkrempeln – im Gegenteil, kleine Schritte sind oft der bessere Weg, weil sie zeigen, was funktioniert. Das inspiriert auch andere Team-Mitglieder. 

Wichtig ist, es nicht komplizierter zu machen, als es ist. Man muss nicht erst alle Mitarbeitenden in Agilität schulen. Einfach ausprobieren, Erfahrungen sammeln, lernen und anpassen – das ist der Kern agiler Arbeit. 

Und wenn unterwegs Fragen auftauchen oder zusätzliches Wissen gebraucht wird, kann man jederzeit Unterstützung von extern dazu holen, wie zum Beispiel durch einen Workshop bei AYVA.  

Aber der entscheidende Schritt ist: Einfach anfangen! 

“Agilität ist übertragbar auf alle Branchen, weil Agilität nicht das bloße Anwenden von agilen Methoden bedeutet. Vielmehr hängt sie von den Werten und dem Mindset im Team ab.”

Digitalprodukt-Experte Stefan Wunderlich

Häufig gestellte Fragen

Hier findest du Antworten auf die wichtigsten Fragen. Falls du weitere Hilfe benötigst, kontaktiere gerne unseren Support.

Was bedeutet Agilität im Unternehmenskontext?

Agilität steht im Unternehmen für die Fähigkeit, flexibel und schnell auf Veränderungen zu reagieren. Es geht um eigenverantwortliches Arbeiten, ständige Anpassung und offene Kommunikation, statt starrer Prozessabläufe und fester Hierarchien.

Welche Vorteile bietet agiles Arbeiten für Teams?

Agiles Arbeiten fördert die Zusammenarbeit, erhöht die Motivation und verkürzt die Zeit von der Idee bis zum Ergebnis. Teams profitieren von mehr Transparenz, besserer Selbstorganisation und schnellerem Feedback, was Innovationskraft und Kundenzufriedenheit steigert.

Sind klassische und agile Methoden kombinierbar?

Ja, viele Unternehmen nutzen einen hybriden Ansatz und setzen je nach Projektanforderung auf agile oder klassische Elemente. Wichtig ist, das Vorgehen bewusst zu wählen und regelmäßig zu prüfen, welche Arbeitsweise den größten Mehrwert bringt.

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Lohnt es sich trotzdem, auch in einem kleinen Betrieb mit einer Zeiterfassungs-Software zu arbeiten?

Welche Anforderungen gibt es für die Zeiterfassung in Kleinbetrieben?  

Aktuell sind alle Betriebe verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden komplett zu erfassen – zuvor war nur die Dokumentation von Überstunden und Sonntagsarbeitszeit nötig. Unabhängig von der Unternehmensgröße sollen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit vollständig dokumentiert werden.  

Im April 2023 folgte dann die Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung – die verschiedenen Arten der Arbeitszeiterfassung haben wir im Beitrag über die gesetzlichen Vorgaben zusammengefasst. 

Ein Gesetzentwurf des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales (BMAS) sieht jedoch vor, dass Kleinbetriebe von der Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung ausgenommen werden könnten. Ein Kleinbetrieb wird in Deutschland in der Regel als ein Unternehmen mit bis zu 10 Mitarbeitenden definiert. Hier wäre laut Gesetzesentwurf auch die manuelle Zeiterfassung ausreichend (zum Beispiel in Form einer handschriftlich geführten Liste). Eine Verpflichtung zur elektronischen Zeiterfassung bei Kleinbetrieben ist hier bis auf Weiteres nicht vorgesehen. 

Lohnt sich eine digitale Zeiterfassung für Kleinbetriebe trotzdem?  

Ja, eine digitale Zeiterfassung bietet auch für kleine Unternehmen viele Vorteile, unabhängig von der aktuellen Gesetzeslage.  Gerade im Handwerk bringt digitale Zeiterfassung klare Vorteile: Arbeitszeiten entstehen unterwegs, auf Baustellen oder beim Kunden. Mit Personizer erfassen Teams ihre Zeiten einfach per App – direkt vor Ort und ohne Papierkram. Mehr dazu findest du auf unserer Seite zur Zeiterfassung im Handwerk.

Vorteile digitaler Zeiterfassung Kleinbetriebe: 

• Reduziert Kopierfehler und Datenverluste durch manuelles Übertragen von Zeiten in Listen und Handling von Papierdokumenten 

• Reduziert administrativen Aufwand durch zentrale Nutzung einer gemeinsamen Software, die sich oft auch an bestehende Buchhaltungssysteme anbinden lässt 

• Erhöht Transparenz für Mitarbeitende über die eigenen geleisteten Stunden 

• Erleichtert Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, zum Beispiel das Einhalten von Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten 

• Erleichtert die Handhabung verschiedener Arbeitszeitsysteme (z.B. Teilzeit, Remote-Arbeit oder Minijobs) durch eine zentrale digitale Lösung 

• Ein modernes Zeiterfassungssystem wird heute von Fachkräften erwartet. Eine transparente, digitale Lösung für die Zeiterfassung kann also ein Faktor für die Mitarbeiterbindung sein. 

Die manuelle Zeiterfassung für Kleinbetriebe reicht aus – ist aber ineffizient  

Wie gesagt ist es aktuell noch völlig ausreichend, wenn KMU mit bis zu 10 Mitarbeitenden Zeiterfassung in Papierform oder sogar mit Excel durchführen. Es sind schnelle und kostenlose Lösungen zur Arbeitszeiterfassung, die für den Einstieg die Einhaltung gesetzlicher Auflagen ermöglichen. 

Jedoch ist es durchaus möglich, dass sich die Gesetzeslage verändern kann und dann doch eine Pflicht zur elektronischen Arbeitszeiterfassung für Kleinbetriebe besteht. Abgesehen davon können die Vorteile einer digitalen Lösung die der manuellen Zeiterfassung leicht aufwiegen: 

• Kosten sparen ist für Kleinbetriebe ein wichtiges Thema. Deswegen scheint es zunächst am sinnvollsten, bei der kostenfreien, handschriftlichen Lösung zu bleiben. Die eigene Arbeitszeit wird hier jedoch außer Acht gelassen; Wer sich wegen manueller Aufwände und Zettelwirtschaft unnötig lange mit der Arbeitszeiterfassung aufhält, hat am Ende nicht wirklich gespart. 

• Einfache Lösungen sind schnelle (und dadurch günstige) Lösungen. Eine Software kann genauso einfach anwendbar sein wie die handschriftliche Liste – und ist sogar einfacher zu nutzen als eine Excel-Tabelle mit händisch eingetragenen Berechnungsformeln. Die digitale Zeiterfassung ist so leicht anwendbar wie eine klassische Stechuhr. 

• Fehler kosten Zeit und Nerven; verloren gegangene Stundenzettel, Übertragungsfehler, aus Versehen gelöschte Excel-Zellen oder gar Formeln fordern das System der manuellen Zeiterfassung ganz schön heraus. Statt sich auf das Tagesgeschäft konzentrieren zu können, müssen hier häufiger Fehler behoben werden.  

• Ressourcenschonende Dokumentation der Arbeitszeiten, die auch den gesetzlichen Vorgaben entspricht, ist durch digitale Zeiterfassung leichter umzusetzen als mit Aktenordnern voller Stundenzettel oder Excel-Tabellen, die möglicherweise nicht schreibgeschützt sind. 

• Bessere Work-Life Balance der Mitarbeitenden: Mit einem transparenten System, in dem Teammitglieder ihre Zeiten eigenständig verwalten und einteilen können, förderst du die Mitarbeiterzufriedenheit.

• Datenschutz ist nicht zuletzt ein wichtiger Punkt, der bei der Wahl des Zeiterfassungssystems einfließen sollte. Digitale Systeme machen es dir leicht zu entscheiden, wer welche Arbeitszeiten sehen darf, und wer nicht. Mit dem klassischen Stundenzettel gestaltet sich das nicht ganz so einfach… 

Kurzum: Auch für Kleinbetriebe kann es ratsam sein, eine Software oder App für die Dokumentation der Arbeitszeiten zu nutzen. Mit bekannten Lösungen wie von Clockin, TimeTac oder Personizer können Arbeitszeiten ganz einfach digital erfasst und verwaltet werden.   

Digitale Zeiterfassung, die zu Kleinbetrieben passt

Digitale Zeiterfassung, die zu Kleinbetrieben passt: Arbeitszeiten per App erfassen, transparent auswerten und rechtssicher dokumentieren – ohne Zettelchaos.

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Was kostet die digitale Zeiterfassung für Kleinbetriebe?  

Je nachdem, welche Funktionen benötigt werden, können die Preise für deine Zeiterfassungs-Software variieren. Pro Monat und Lizenz rangieren die Preise für die digitale Zeiterfassung zwischen knapp 0,70 Euro und 4 Euro.  

Einige Anbieter digitaler Zeiterfassung bieten zudem kostenlose Basis-Versionen ihrer Software an. Wer ausschließlich die Zeiterfassungen und eine Maximal-Anzahl von 10 Lizenzen abdecken möchte, kann damit für sein kleines Unternehmen eine kostengünstige, digitale Lösung finden. 

Wichtig ist vor allem, dass die gewählte Software den Anforderungen deines Unternehmens entspricht: In diesem Beitrag findest du eine praktische Checkliste für die Auswahl der passenden Zeiterfassungs-Software. 

Digitale Zeiterfassung für Kleinbetriebe bietet viele Vorteile  

Auch wenn Kleinbetriebe aktuell von der Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung ausgenommen sind, ist die Einführung eines digitalen Zeiterfassungssystems dennoch sinnvoll. Es erleichtert die Dokumentation, sorgt für Transparenz und unterstützt die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben. Nicht zuletzt kann die digitale Zeiterfassung ein Tool zur besseren Mitarbeiterbindung sein, wenn es auf vertrauensvoller Basis genutzt wird. 

Mit Lösungen wie Personizer können auch kleine Unternehmen effizient und professionell ihre Arbeitszeiten erfassen und verwalten – und sind im Falle einer Gesetzesänderung mit neuen Verpflichtungen für Kleinbetriebe gut aufgestellt. 

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Häufig gestellte Fragen

Hier findest du Antworten auf die wichtigsten Fragen. Falls du weitere Hilfe benötigst, kontaktiere gerne unseren Support.

Welche Funktionen bietet Personizer speziell für die Zeiterfassung in Kleinbetrieben?

Personizer ermöglicht kleinen Unternehmen, Arbeitszeiten einfach per App oder Webbrowser zu erfassen – ohne Installation oder Schulungsaufwand. Zeiten werden automatisch dokumentiert, ausgewertet und revisionssicher gespeichert. Kleinbetriebe profitieren besonders von der einfachen Bedienung, klaren Reports, Exportfunktionen und flexiblen Arbeitszeitmodellen (Teilzeit, Minijob, Handwerk, Remote).

Was kostet Personizer für die digitale Zeiterfassung in kleinen Unternehmen?

Personizer bietet bereits günstige Lizenzen pro Mitarbeitendem und Monat an – perfekt für KMU mit bis zu 10 Personen. Kleinbetriebe zahlen nur für das, was sie wirklich brauchen, und können die wichtigsten Funktionen der Zeiterfassung unkompliziert testen. Damit ist Personizer nicht nur rechtssicher, sondern auch besonders wirtschaftlich.

Reicht eine handschriftliche Zeiterfassung für Unternehmen mit bis zu 10 Mitarbeitenden aus?

Ja, aktuell ist die manuelle Dokumentation zulässig. Allerdings birgt sie Risiken: Fehler, Datenverlust und mehr Verwaltungsaufwand. Zudem ist nicht ausgeschlossen, dass die Pflicht zur elektronischen Erfassung künftig auch für Kleinbetriebe gelten wird.

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Inhalt

Einige von uns kennen noch die großen, verschließbaren Stahlschränke, in denen Papierakten nach Alphabet geordnet werden. Die wichtigsten Daten der Mitarbeitenden eines Unternehmens findet man hier und da noch im Hängeregister oder eingeheftet in dicken Aktenordnern. Es wird Zeit, Platz zu schaffen und die verstaubten Dokumente digitalisiert und effizient zu verwalten.

Wir von Personizer haben stets das Ziel, innovative und benutzerfreundliche Lösungen zu entwickeln, um die Personalverwaltung von kleinen und mittleren Unternehmen zu erleichtern. In der dynamischen Arbeitswelt von heute ist effizientes Personalmanagement ein unverzichtbares Element für den Erfolg eines Unternehmens.

Bei unseren Lösungen zur Zeiterfassung und Urlaubsplanung geht es um die Zeit der Mitarbeitenden eines Unternehmens. Aber wer sind die Mitarbeitenden und wo können alle wichtigen Details gespeichert werden?

Als passende Ergänzung zu unseren bisherigen Modulen haben wir uns demnach für die Einführung der digitalen Personalakte entschieden. Diese rundet seit April 2024 unser Portfolio ab und bietet hilfreiche Erfassungsmöglichkeiten rund um deine Mitarbeitenden.

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Was kann unsere digitale Personalakte?

Flexibel buchbar

Sie ist sowohl als zusätzlich buchbares Modul für unsere bestehende Kundschaft als auch als eigenständige Lösung verfügbar. Dies ermöglicht Unternehmen jeder Größe und Branche, flexibel die Funktionalitäten zu wählen, die sie benötigen.

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Schluss mit dem Papierkram! Alle Kontakt- und Vertragsdaten der Mitarbeitenden sind jetzt zentral gespeichert und jederzeit abrufbar – egal ob im Büro oder im Homeoffice.

Sicherheit und Datenschutz

Wir halten uns an die höchsten Sicherheitsstandards und Datenschutzbestimmungen und bieten den digitalen Aktensafe von heute.

Gehaltsentwicklung und Zahlungsübersicht

Anhand einer übersichtlichen Grafik können Veränderungen schnell nachvollzogen und dargestellt werden.

Notfallkontakt

Bei Notfällen muss es schnell gehen – alle wichtigen Kontaktdaten können in der Personalakte auf einen Blick gefunden werden.

Individuelle Zugriffsrechte

Es kann genau festgelegt werden, wer auf die Informationen zugreifen darf. So bleiben sensible Daten in den richtigen Händen.

Interne Notizen

Alle individuellen Zusatzinformationen können notiert und verwaltet werden.

Die vollständige Funktionsübersicht der Personalakte findest du hier.

Die HR-Abteilung von Morgen

Nicht nur die tristen Aktenschränke gehören der Vergangenheit an. Die moderne Arbeitswelt verändert sich stetig und somit herrscht großer Bedarf an neuen Ideen. Wir von Personizer werden gerne unseren Teil dazu beitragen und arbeiten bereits an neuen Funktionen rund um das Thema New Work“. Es bleibt also spannend.

Wir freuen uns darauf, gemeinsam mit euch die Zukunft der Arbeit zu gestalten – effizient, digital und modern.

Häufig gestellte Fragen

Hier findest du Antworten auf die wichtigsten Fragen. Falls du weitere Hilfe benötigst, kontaktiere gerne unseren Support.

Ist die digitale Personalakte von Personizer DSGVO-konform?

Ja. Personizer erfüllt sämtliche Datenschutzanforderungen gemäß DSGVO sowie gängige Sicherheitsstandards im DACH-Raum. Sensible Daten werden verschlüsselt gespeichert, und Unternehmen können individuelle Zugriffsrechte vergeben.

Für welche Unternehmen lohnt sich die digitale Personalakte?

Die Lösung eignet sich für kleine und mittlere Unternehmen, Start-ups und lokale Betriebe, die ihre Personalverwaltung modernisieren möchten – unabhängig von Branche oder Standort. Besonders Firmen, die bereits die Zeiterfassung oder Urlaubsverwaltung von Personizer nutzen, profitieren von der nahtlosen Ergänzung.

Können bestehende Kund:innen die digitale Personalakte einfach hinzubuchen?

Ja. Das Modul ist flexibel buchbar – entweder als Ergänzung zur bestehenden Personizer-Software oder als eigenständige Lösung für Unternehmen, die ausschließlich die Personalakte nutzen möchten.

Hast du weitere Fragen?

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Digitale Personalakte

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Meine Erfahrungen mit Projekt-Arbeit beziehen sich vor allem auf die Umsetzung von Marketing-Kampagnen, die wir organisieren. Darin sind viele Menschen im gesamten Team involviert, auch Leute außerhalb der Marketing-Abteilung. Das trifft zum Beispiel zu, wenn es um den Release und die Bewerbung neuer Funktionen geht. Sowas läuft immer teamübergreifend. 

Was macht deiner Meinung nach den Erfolg von Projekten aus?

Eigentlich eine Selbstverständlichkeit, die aber oftmals vergessen wird: Ein Projekt muss von einer Person geleitet werden, die den Überblick behält. Aufgaben an Leute zu delegieren ist wichtig, denn die Verantwortung für die Umsetzung aller Maßnahmen muss im Team geteilt werden. Aber es braucht immer jemanden, der die Zügel in der Hand hält und weiß, wo die Reise hingeht. Das setzt auch eine klare Zielsetzung für das Projekt voraus.  

Ansonsten bin ich ein Verfechter von kleinteiliger Projektierung. Wir teilen große Aufgaben in kleinere Schritte auf. Der Fortschritt von großen Arbeitspaketen lässt sich nur schwer erfassen und man verliert den Überblick, in welchem Status sich die einzelnen Aufgaben befinden. Mit kleineren Arbeitsschritten kann man außerdem viele kleine Erfolge feiern, wenn man sie abgeschlossen hat. Das motiviert das Team. 

Dabei hilft auch ein regelmäßiger Austausch. Hier kann man sich auf den neuesten Stand bringen, Bedarfe oder Engpässe schnell erkennen. Sowas ist wichtig, um den Fortschritt eines Projekts immer im Blick zu halten und im Zweifel schnell zu handeln, falls etwas aus dem Ruder läuft. 

Und auch ganz wichtig: Deadlines immer mit genügend Puffer planen, denn Krankheiten im Team oder sonstige Blocker lassen sich nicht immer einkalkulieren. Einfach ein Datum festzulegen und hoffen, dass das Projekt bis dahin fertig ist, klappt einfach nicht.

Was ist deiner Meinung nach wichtig, um die Motivation im Team zu fördern? 

Genauso wie die Deadline sollten Projektziele und Maßnahmen im Team abgestimmt werden, um die Akzeptanz und Identifizierung mit dem Projekterfolg zu erreichen. Brainstormings können dabei helfen, die Meinungen aller Teammitglieder einzubeziehen. So lassen sich die Ideen aller Mitarbeitenden und deren fachliche Einschätzungen bündeln, jeder kann seine eigene Idee vorantreiben.  

Dabei sollten Ziele erarbeitet werden, die im gesetzten Zeitrahmen erreichbar sind. Denn wenn das Team schon selbst nicht daran glaubt, dass ein Projekt machbar ist, ist es von Anfang an zum Scheitern verurteilt. Hier muss man agil bleiben: Wenn das Projekt nicht wie ursprünglich geplant umgesetzt werden kann, sollte man die Bedenken aus dem Team ernst nehmen und in der weiteren Planung berücksichtigen.  

Dass die Meinung aller Team-Mitglieder einbezogen wird, ist für die Motivation genauso wichtig wie die Verantwortung, die jeder einzelne trägt. Wenn jeder weiß, welche Aufgaben er zu erledigen hat und genau weiß, was von ihm zu welchem Zeitpunkt erwartet wird, macht es das den Mitgliedern im Team leichter, ihre eigenen Erfolge zu bewerten.  

Projektmanagement-Tools wie Jira machen offene Aufgaben und deren Fortschritt ganz einfach sichtbar und sind eine gute Besprechungsgrundlage für den regelmäßigen Austausch. Dieser hilft auch dabei, dass jeder seiner eigenen Verpflichtung für den Team-Erfolg nachkommt: alle ziehen an einem Strang, jeder kann etwas bewirken. 

Ansonsten ist eine Retrospektive super wertvoll. Einerseits bietet so ein Meeting zur Reflektion eine Verschnaufpause zwischen den Projekten, andererseits kann man hier die Teamdynamik prüfen: Wie war die Zusammenarbeit im Projekt? Was lief gut, was können wir verbessern?  

Und natürlich ganz wichtig: Erfolge feiern! 

Wie können digitale Tools und Prozesse dazu beitragen, die Motivation der Mitarbeitenden im Projekt-Team aufrechtzuerhalten?

Ich finde in meiner Rolle der Projektleitung einen digitalen Urlaubsplaner im Team wertvoll. Damit kann ich zu Beginn der Planung direkt prüfen, wer im Projektzeitraum wann da ist, und ob die Team-Mitglieder im Büro oder im Homeoffice sind.  

Projektplanung ohne Urlaubschaos

Behalte Projektfortschritt und Abwesenheiten im Blick: Mit Personizer planst du Projekte realistisch, ohne dein Team zu überlasten.

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Erfahrungsgemäß kommen diese Tools auch bei den Team-Mitgliedern gut an, weil sie damit selbstbestimmt ihre Arbeitszeit verwalten können. Jeder kann unabhängig von einer Personalabteilung oder einer Führungskraft Anträge einstellen und den Status dieser Anträge sehen. Aus meiner Sicht können digitale Tools wie Team-Urlaubsplaner so die Motivation deutlich erhöhen und unterstützen damit auch den Projekt-Erfolg.  

Beim Projektabschluss ist außerdem das digitale Tracking von Projektzeiten hilfreich. Damit kann ich nachvollziehen, ob Aufwände für verschiedene Aufgaben realistisch eingeschätzt wurden. Ineffiziente Prozesse werden damit auch schneller aufgedeckt, sodass man diese optimieren kann.  

Personizer lässt sich ideal als Team-Urlaubsplaner nutzen. Welche Vorteile ergeben sich deiner Meinung nach aus der Nutzung solcher Tools?

Ich selbst nutze den Team-Urlaubsplaner täglich: Schon zu Beginn des Tages sehe ich darin nach, ob und wer im Büro ist, oder ob Leute im Homeoffice sind. So weiß ich direkt, was an diesem Tag der Kommunikationsweg der Wahl ist. In der Übersicht für das Projekt-Team sehe ich außerdem, ob sich Abwesenheiten von Team-Mitgliedern überschneiden, um Engpässe zu antizipieren. 

Generell wird die Urlaubsplanung mit dem digitalen Tool effizienter und ist weniger anfällig für Fehler. Man kann Automatismen für typische Abläufe einrichten, sodass alle Beteiligten im Freigabeprozess der Urlaube über den Stand der Anträge informiert bleiben. Das macht die Kommunikation rund um die Urlaubsplanung schneller und transparenter. Und natürlich ist der Prozess auch noch papierlos; Kein Wandkalender voll mit durchgestrichenen Daten oder verloren gegangene Urlaubszettel mehr! 

Und ich habe es vorhin auch schon erwähnt: Das Tool gibt den Arbeitnehmenden mehr Selbstbestimmung in der Planung ihrer Abwesenheiten. Man sieht zu jedem Zeitpunkt, wie viele Urlaubstage man noch zur Verfügung hat, kann diese selbst im Kalender beantragen und muss sie nur noch freigeben lassen. Und wenn ein Antrag doch mal storniert werden muss, ist das auch ganz einfach mit einem Klick gemacht. 

Und vor allem finde ich, dass es einfach Spaß macht, mit dem Tool zu arbeiten. Urlaub soll ja auch Spaß machen, und der fängt eben schon beim Antrag an. Mit Personizer nimmt man sowohl den Arbeitnehmenden als auch Personalern und Managern den Stress bei der Verwaltung von An- und Abwesenheiten. 

Hast du Tipps für den optimalen Umgang mit eurem Team-Urlaubsplaner? 

Nutzt bei der Antragstellung die Möglichkeit, eure Vertretung anzugeben. Ist ein Urlaubsantrag freigegeben, kann dadurch jedes Teammitglied sehen, an wen sie sich in der Abwesenheit dieses Team-Mitglieds wenden können. 

Unsere Schnittstellen machen Prozesse außerdem noch schlanker. So lasse ich mir zum Beispiel die Benachrichtigungen aus Personizer direkt in Slack anzeigen. Von hier aus kann ich dann Anträge freigeben und muss mich dafür nicht separat im Tool einloggen. Den gleichen Vorteil nutze ich in meinem Outlook-Kalender, in dem ich alle An- und Abwesenheiten meines Projekt-Teams sehen kann.  

Urlaubsplanung direkt in Slack & Outlook

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Gibt es bestimmte Trends oder Entwicklungen im Bereich digitaler Tools für die Teamarbeit, auf die du besonders gespannt bist? 

Was ich gut finden würde, wäre eine noch bessere Vernetzung zwischen Menschen, die vor Ort arbeiten und den Mitarbeitenden im Homeoffice. Viele Tools sind schon hilfreich, zum Beispiel digitales Brainstorming auf einem Miro-Board. Aber häufig können sich Team-Mitglieder remote nach wie vor nicht so gut in Diskussionen einbringen, wenn eine Gruppe von Menschen vor Ort beisammensitzt. Ich bin gespannt zu sehen, ob hybride Arbeit zukünftig leichter wird. 

Ansonsten werden wir bei Personizer weiterhin daran arbeiten im Tool noch mehr Funktionen einzubauen, die die Kommunikation im Unternehmen rund um Arbeitszeiten und Abwesenheiten noch einfacher und automatischer gestaltet.

Häufig gestellte Fragen

Hier findest du Antworten auf die wichtigsten Fragen. Falls du weitere Hilfe benötigst, kontaktiere gerne unseren Support.

Warum ist ein klarer Projektlead so wichtig?

Eine verantwortliche Person sorgt für Orientierung, kommuniziert Ziele, priorisiert Aufgaben und erkennt Engpässe frühzeitig. Ohne klare Leitung verlieren Teams schnell den Überblick, was zu Verzögerungen und Motivationsverlust führen kann.

Wie steigern kleinteilige Aufgaben die Motivation im Projektteam?

Kleine Arbeitspakete sorgen für sichtbare Fortschritte und regelmäßige Erfolgserlebnisse – ein starker psychologischer Motivationsfaktor. Außerdem lassen sich Risiken früher erkennen, und das Team bleibt flexibler und agiler.

Warum sind Retrospektiven so wertvoll für Teams?

Retros helfen, Erfolge zu reflektieren, Probleme sichtbar zu machen und die Zusammenarbeit kontinuierlich zu verbessern. Sie wirken motivierend und stärken langfristig die Teamdynamik.

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Zeiterfassung ist Pflicht: Seit 2022 sind Arbeitgebende dazu angehalten, ihren Mitarbeitenden die Möglichkeit zur Arbeitszeiterfassung zu geben. Viele Betriebe schlagen sich seitdem aber immer noch mit Urlaubszetteln und Arbeitszeit-Listen in Papierform herum. 

Mit der digitalen Zeiterfassung können rechtliche Anforderungen erfüllt und manuelle Aufwände reduziert werden. Dieser Leitfaden führt dich Schritt für Schritt durch den Prozess der Einführung der digitalen Zeiterfassung in deinem Unternehmen, von der Planungsphase bis hin zur Auswertung deines gewählten Systems. 

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Schritt 1: Anforderungen an die elektronische Zeiterfassung 

Je nachdem, wie deine Organisation aufgebaut ist, können die Ansprüche an die digitale Zeiterfassung variieren. Bevor du dich also für ein Zeiterfassungs-Tool entscheidest, definiere im ersten Schritt deine Anforderungen an das System: 

Der passende Funktionsumfang 

Definiere, welches Problem das digitale Zeiterfassungssystem für dich lösen soll: Ist der derzeitige Aufwand der manuellen Arbeitszeitdokumentation zu hoch oder fehleranfällig? Fällt es mit dem derzeitigen System schwer, spezifische gesetzliche Vorgaben einzuhalten?  

Aus diesem Bedarf kannst du deine Anforderungen an die Funktionen für die digitale Zeiterfassung ableiten: 

• Müssen Mitarbeitende in der Lage sein, unterwegs ihre Zeiten zu pflegen, zum Beispiel durch eine mobile Zeiterfassung per App?  
• Verfügen alle Mitarbeitenden über die passende Hardware (Rechner, Smartphone), um ihre Arbeitszeiten digital zu erfassen? 
• Ist es wichtig, eine Integration in bestehende Systeme zu haben? 
• Sollen Mitarbeitende Dokumente digital über das Tool einreichen können?  
• Soll eine elektronische Urlaubsplanung und die Planung anderer Abwesenheiten möglich sein? 
• Brauchst du die Möglichkeit, Mitarbeitende zu Teams zu gruppieren? 
• Soll es möglich sein, Arbeitszeiten nach Kunden oder Projekten zu kategorisieren? 

Überprüfe auch, ob in die nächsten Schritte bestimmte Personen einbezogen werden müssen, zum Beispiel der Betriebsrat oder weitere Stakeholder. Stimme dich mit diesen ab, um wirklich alle Wünsche an die elektronische Zeiterfassung zu sammeln. 

Nutzerfreundlichkeit beachten 

Die digitale Zeiterfassung bietet den Vorteil, dass alle Mitarbeitenden ihre eigene Arbeitszeit selbst erfassen können. Deshalb muss das gewählte System für alle Personen im Team intuitiv bedienbar sein, auch wenn keine technischen Kenntnisse vorliegen. So kannst du die Akzeptanz einer neuen Software erhöhen. 

Rechtliche Rahmenbedingungen 

Stelle sicher, dass das geplante System den gesetzlichen Anforderungen, insbesondere dem Datenschutz, gerecht wird. Der Betriebsrat und auch die Rechtsabteilung deiner Organisation können bei der Bewertung dieser Aspekte eine wichtige Rolle spielen und sollten entsprechend zu Rate gezogen werden. 

Schritt 2: Auswahl der passenden Software 

Nachdem du deine Anforderungen an eine Zeiterfassungs-Software erhoben hast, geht es nun in die Recherche nach dem passenden Tool. Anbieter wie clockin, Personio oder Personizer kannst du in deiner Liste möglicher Lösungen aufnehmen und anhand deiner Anforderungen miteinander vergleichen. Plattformen wie OMR Reviews, Capterra oder HR Software Auswahl helfen dir dabei, einen ersten Überblick über den Markt zu gewinnen und verschiedene HR-Tools miteinander zu vergleichen.

Am besten erstellst du dir jetzt Testzugänge bei allen Tools, die für dich in Frage kommen. Denn bei der Anwendung stellt sich am schnellsten heraus, ob eine Zeiterfassungs-Software die gewünschte Bedienung und Funktionalität für deinen Anwendungsfall mitbringt. 

Betrachte in diesem Schritt auch das Preis-Leistungs-Verhältnis:  

• Wie sieht das Preismodell einer geeigneten Zeiterfassungs-Software für euer Team aus?  
• Sind die Lizenzkosten auch bei einem wachsenden Unternehmen vertretbar?  
• Werden zukünftig weitere Anforderungen an das System erforderlich, die im Preismodell der Software beachtet werden?  
• Muss zusätzlich Support gebucht werden?  
• Wie hoch schätzt du den Schulungsaufwand im Team ein, bis alle Mitarbeitenden mit dem Tool arbeiten können?  

Auch hier beziehst du den Betriebsrat, die Geschäftsführung oder andere Stakeholder in den Auswahlprozess mit ein. Vergleiche die Kosten und Funktionen und entscheide dich für die Zeiterfassungs-Software, die zu euren Erwartungen und eurem Budget passt. 

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Vergleiche deine Must-have-Funktionen mit Personizer: mobile App, flexible Arbeitszeitmodelle und einfache Auswertungen in einem Tool.

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Schritt 3: Implementierung im Kernteam 

Hast du dich für eine Software zur Arbeitszeiterfassung entschieden? Dann kannst du im kleinen Kreis das System implementieren. Bilde dazu ein Projektteam, das sich aus Stakeholdern, IT-Spezialisten und HR-Verantwortlichen zusammensetzt. 

Innerhalb dieses Projektteams wird nicht nur die technische Umsetzung betrachtet. Je nachdem, welche Arbeitszeitmodelle in deinem Unternehmen gängig sind, müssen bei der digitalen Zeiterfassung nun auch verschiedene Regeln festgelegt werden: 

Arbeitszeiten-Regelung: Gibt es fest definierte Zeiten für den Arbeitsantritt, oder doch Gleitzeit? Und wie werden Überstunden oder Pausenzeiten verrechnet? Lege innerhalb des Projektteams ein gemeinsames Regelwerk fest, und wie dieses beim Umgang mit der Software eingesetzt wird. 

Teilzeitkräfte und Minijobber: Stelle sicher, dass im System verschiedene Arbeitszeitmodelle abgebildet werden, damit alle Mitarbeitenden ihre Zeiten regelkonform erfassen können. 

Datenschutz beachten: Wer darf was von wem erfahren? Mit Admin-Zugangsrechten und Einstellungen für die Sichtbarkeit von Abwesenheiten wie Krankheiten, Kuren und Co kannst du personenbezogene Daten vor unbefugten Augen sichern. 

Schritt 4: Digitale Zeiterfassung in der Organisation einführen 

Habt ihr euch im Kernteam auf ein gemeinsames Regelwerk geeinigt und alle Funktionen in der Software entsprechend vorbereitet, kommt nun der wichtigste Schritt: Die Einführung der elektronischen Zeiterfassung im gesamten Unternehmen. 

Hier ist Transparenz wichtig, um allen Mitarbeitenden den Umgang mit der neuen Software nahe zu bringen. Um den Übergang zur digitalen Arbeitszeiterfassung zu erleichtern, biete der Kollegschaft Anlässe, um sich zu informieren und Fragen zu stellen: 

• Demonstration: Führe in einer Präsentation das gesamte Team durch die Software. Gehe dabei auf die Vorteile ein, die sich durch die Nutzung des Tools für die Mitarbeitenden ergeben. 
• Schriftliche Dokumentation: Alle festgelegten Regeln bezüglich der Arbeits- und Urlaubszeiten werden in schriftlicher Form für alle Mitarbeitenden zugänglich abgelegt. 

• Feste Ansprechpartner: Lege fest, welche Personen aus dem Projektteam als Ansprechpersonen zur Verfügung stehen, um künftige Fragen zum Zeiterfassungstool aufzunehmen und zu beantworten. 
• Pilotphase: Lege einen Zeitraum fest, in dem das gesamte Unternehmen Zeit hat, sich mit dem neuen System vertraut zu machen und eventuelle technische Fehler zu beheben. 

Schritt 5: Nutzung und Auswertung

Nachdem die Pilotphase beendet wurde und alle Teammitglieder die Zeiterfassungs-Software testen konnten, ist es im letzten Schritt Zeit für eine Auswertung. Diese ist wichtig, um den Erfolg der Einführung der digitalen Zeiterfassung im Unternehmen messbar zu machen. Stelle für die Auswertung die wichtigsten Kriterien zusammen, anhand derer du bewerten kannst, ob der digitalisierte Prozess im Unternehmen einen Mehrwert gebracht hat:  

Messwerte zur Auswertung der elektronischen Arbeitszeiterfassung 

Effizienzsteigerung: Vergleiche die Effizienz der Arbeitszeiterfassung vor und nach der Einführung. Hat das System zu einer Reduzierung von Verwaltungsaufwand und Fehlern geführt? Das Freiräumen zeitlicher Ressourcen ist oft ein klarer Indikator für den Erfolg der Implementierung einer digitalen Zeiterfassung. 

Richtigkeit der Daten: Die Arbeitszeiten sollten mit dem neuen Prozess von allen Mitarbeitenden digital erfasst werden. Deswegen muss regelmäßig geprüft werden, ob die Akzeptanz für den neuen Prozess im Team die komplette Ablösung einer manuellen Zeiterfassung ermöglicht. Sollten die digital erfassten Zeiten mit den tatsächlichen Arbeitszeiten nicht übereinstimmen, könnte das auf Schulungsbedarf oder technische Probleme hinweisen. 

Kosteneffektivität: Analysiere die Kosteneffektivität des neuen Systems im Vergleich zum alten. Berücksichtige dabei sowohl die anfänglichen Implementierungskosten als auch die laufenden Betriebskosten.   

Integration mit anderen Systemen: Beurteile, wie gut die Software mit anderen Systemen im Unternehmen integriert ist. Eine Anbindung an Gehaltsabrechnungssysteme, HR-Management-Tools und andere relevante Systeme ist ein positiver Faktor der Effizienzsteigerung. 

Feedback der Mitarbeitenden: In einer Zufriedenheitsumfrage kannst du ein Stimmungsbild zum neuen Prozess aus dem Team abholen. Gleichzeitig bietet eine Umfrage die Möglichkeit, Feedback von Mitarbeitenden zu erhalten, um etwaige Probleme zu erkennen und zu beheben. 

Compliance und rechtliche Aspekte: Zeige auf, dass die Zeiterfassungs-Software es ermöglicht, alle relevanten Arbeitszeitgesetze, Datenschutzbestimmungen und internen Anforderungen zu erfüllen. 

Checkliste zur Einführung der digitalen Zeiterfassung: An alles gedacht? 

1. Anforderungen erfassen

• Welches Problem soll gelöst werden? 
• Welche Anforderungen gibt es an den Funktionsumfang? 
• Welche rechtlichen Rahmenbedingungen müssen beachtet werden? 
• Welches Budget steht zur Verfügung? 
• Wer muss im Entscheidungsprozess involviert werden? 

2. Auswahl der Zeiterfassungs-Software 

• Verschiedene Lösungsanbieter recherchieren 
• Zugänge bei Anbietern erstellen & Software testen 
• Preis-Leistungs-Verhältnis prüfen 

3. Implementierung im Kernteam

• Projektteam aus wichtigsten beteiligten Personen bilden 
• Arbeitszeiten-Regelungen definieren 
• Verschiedene Arbeitszeitmodelle in Software beachten 
• Software im Alltag nutzen und testen 
• Zugangsrechte verwalten 

4. Einführung in der Organisation 

• Präsentation der Software im gesamten Unternehmen 
• Schriftliche Dokumentation aller Arbeits- und Urlaubszeitenregeln 
• Ansprechpartner:in für Software definieren 
• Pilotphase für Fehler und Fragen einplanen 

5. Nutzung & Auswertung 

• Erfolg messen: Was hat die Einführung der Software gebracht?  
• Effektivität des Systems bewerten (Kosten, Aufwand)  
• Richtige Nutzung der Software sicherstellen 
• Feedback von Mitarbeitenden einholen 
• Compliance und rechtliche Aspekte prüfen

Die Checkliste gibt es hier auch als PDF zum Download: 

So gelingt die Einführung der elektronischen Arbeitszeiterfassung

Die Umstellung auf digitale Arbeitszeiterfassung stellt dein Unternehmen zukunftssicherer auf. Die Erfüllung gesetzlicher Anforderungen, sowie die Reduzierung von Verwaltungsaufwand sind zwei der größten Vorteile, die du in deiner Organisation durch einen digitalisierten Prozess einbringen kannst. 

Wichtig ist bei der Einführung neuer Prozesse aber vor allem Transparenz über Entscheidungen und Arbeitszeitregelungen. Sei mit Informationen über die digitale Zeiterfassung freigiebig; Dann werden alle Mitarbeitenden die Einführung der elektronischen Zeiterfassung begrüßen. 

Häufig gestellte Fragen

Hier findest du Antworten auf die wichtigsten Fragen. Falls du weitere Hilfe benötigst, kontaktiere gerne unseren Support.

Warum sollte mein Unternehmen jetzt auf digitale Zeiterfassung umsteigen?

Die digitale Zeiterfassung hilft nicht nur, das gesetzliche Erfordernis zur Arbeitszeiterfassung zu erfüllen, sondern reduziert gleichzeitig Fehler, spart Zeit und sorgt für mehr Transparenz. Unternehmen profitieren von automatisierten Prozessen, während Mitarbeitende ihre Arbeitszeiten bequem per App oder am Rechner erfassen können. Das steigert die Akzeptanz und entlastet HR sowie Führungskräfte nachhaltig.

Wie kann ich sicherstellen, dass die digitale Zeiterfassung von meinen Mitarbeitenden akzeptiert wird?

Akzeptanz entsteht durch Transparenz und einfache Bedienbarkeit. Wichtig ist eine klare Kommunikation: Warum wird das System eingeführt? Welche Vorteile haben Mitarbeitende konkret (z. B. weniger Papierkram, einfache Urlaubsplanung)? Durch Schulungen, eine offene Fragerunde und eine Pilotphase fühlen sich Mitarbeitende abgeholt und entwickeln Vertrauen in die neue Software.

Welche rechtlichen Anforderungen muss eine Zeiterfassungs-Software erfüllen?

Eine digitale Zeiterfassung muss die Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes erfüllen und datenschutzkonform arbeiten. Das bedeutet u. a. sichere Speicherung personenbezogener Daten, transparente Zugriffsrechte und revisionssichere Dokumentation. Unternehmen sollten den Betriebsrat sowie die Rechtsabteilung frühzeitig einbinden, um eine gesetzeskonforme Implementierung sicherzustellen.

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Mobile Zeiterfassung für die Arbeit aus dem Homeoffice nicht mehr wegzudenken

Mobil erreichbar zu sein ist eine Selbstverständlichkeit, praktisch alle Vorgänge lassen sich von unseren Smartphones aus erledigen. Warum also nicht auch die Zeiterfassung im Unternehmen auf Mobilgeräten verfügbar machen?

Mit dem vermehrten Arbeiten aus dem Homeoffice, steigt auch die Notwendigkeit, HR-Prozesse und administrative Vorgänge, wie die Zeiterfassung, zu digitalisieren und mobil zugänglich zu machen.

Mobile Arbeitszeiten im Griff – ohne Extra-Aufwand

Mit Personizer erfassen deine Teams Arbeitszeiten mobil, rechtssicher und übersichtlich – im Büro, Homeoffice oder unterwegs.

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Die Lust, persönliche Gespräche zu führen und Geschäftsreisen nachzukommen paart sich mit dem Bedürfnis, die errungene Flexibilität des Hybrid-Modells Homeoffice beizubehalten. Doch auch in anderen Bereichen, die seit jeher nicht an einen Standort gebunden sind, wie beispielsweise im Handwerk oder auf Baustellen, sollte Zeiterfassung kein zusätzlicher Belastungsfaktor, sondern eine selbstverständliche und leicht in den Arbeitsalltag integrierbare Handlung sein.

Zeiterfassung muss mobil weitergedacht werden und dabei einfach zu bedienen, flexibel einsetzbar und vor allem von überall zugänglich sein. Verschiedene Software-Anbieter bieten bereits HR-Lösungen für die mobile Zeiterfassung an. Was genau das optimale Match für eine mobile Zeiterfassung ausmacht und worauf bei der Wahl der Software geachtet werden sollte, das schauen wir uns im Folgenden genauer an.

Vorteile einer mobilen Zeiterfassung

Mit einer mobilen Zeiterfassung wird die Personaleinsatzplanung in Unternehmen nicht nur effizient gestaltet, sondern auch die Produktivität der Mitarbeitenden erhöht. Wo zuvor Zettel und Stift mühsam ein Dokumentenchaos veranstaltet haben, greift die digitale Zeiterfassung wesentlich effizienter und mit sicherer Datenübertragung ein.

Standortbasiert wird die Zeiterfassung in großen Unternehmen und der Industrie auch digital schon in Form von Chipkarten, Transpondern oder Fingerabdrucksensoren umgesetzt. Doch was passiert, wenn die Mitarbeitenden unterwegs sind oder von zu Hause arbeiten? Zurück zur unzuverlässigen Zettelwirtschaft? Weder flexibel noch zeitgemäß!

Die mobile Zeiterfassung ist eine ideale Lösung für die zuverlässige und ortsungebundene Erfassung der Arbeitszeiten. Allerdings setzt die Art der Zeiterfassung auch mobile Endgeräte wie Smartphones oder Tablets voraus, die in der Lage sind, digitale Applikationen (Apps) aufzurufen und zu bedienen.

Die Vorteile der mobilen Zeiterfassung sind insbesondere:

• Erhöhte Effizienz, da diese Art der Zeiterfassung manuellen Verwaltungsaufwand eliminiert.
• Internetzugang ist nicht nötig, denn die Daten werden vorerst lokal gespeichert.
• Ortsungebundene Nutzung, die die Flexibilität der Mitarbeitenden erhöht.
• Weniger Fehler, bezüglich der Eingabe und Verarbeitung.
• Sinnvolle Auswertung, die dem Unternehmen sofort zur Verfügung steht.
• Sichere Übertragung der Daten, bei der nichts verloren oder vergessen wird.

In vielen Fällen bietet die App eine Ergänzung zu einer bestehenden Zeiterfassungs-Software, die im Büro oder im Homeoffice auch vom Browser aus bedient werden kann. Die mobilen Zeiterfassungs-Apps sind auf die wichtigsten Funktionen reduziert und bieten dadurch eine leicht zu bedienende Oberfläche.

Auch die Personalverwaltung profitiert stark von der mobilen Zeiterfassung. Der verringerte Aufwand von ehemals nachgereichten Zeiterfassungsdokumenten aus dem Homeoffice oder von der Geschäftsreise lässt sich besser in andere HR-Prozesse investieren, die sich nicht so einfach digitalisieren lassen.

Die Zeiten werden in Echtzeit in der Anwendung abgebildet und automatisch sorgfältig gegliedert. Mit wenigen Klicks können Personalverantwortliche die Zeiten der Mitarbeitenden auswerten. So wird wertvolle Arbeitszeit gespart und die Personaleinsatzplanung für diverse Projekte kann schnell überblickt werden.

Für welche Unternehmen und Industrien eignet sich die mobile Zeiterfassung besonders?

Ob die Zeiterfassung der gesamten Arbeitszeit langfristig zur allgemeinen gesetzlichen Pflicht wird oder nicht, steht bis zum Gesetzesentwurf der Bundesrepublik noch in den Sternen. Doch eines ist klar: in vielen Berufen ist die Zeiterfassung durch interne Bestimmungen und Absprachen für Mitarbeitende sowieso schon Pflicht. Vor allem Berufsgruppen mit besonderem Flexibilitätsanspruch und schnellem Datenübertragungsbedürfnis profitieren auch in diesem Falle von der mobilen Zeiterfassung.

Mobile Zeiterfassung im Handwerk

Ein neuer Tag, ein neues Projekt – das Handwerk gehört zu der Berufsgruppe, die keinen stetig festen Standort für ihre ausführenden Arbeiten hat. Dazu kommen, je nach Auftragslage, Zeitdruck, ungeplante Einsätze und spontane Überstunden, wenn es zu Problemen auf der Baustelle kommt.

Unter solchen Bedingungen mit Papier und Stift mit den stetigen Veränderungen Schritt zu halten ist nicht nur unwahrscheinlich, sondern schlichtweg unmöglich. Die mobile Zeiterfassung erleichtert den administrativen Aufwand bei Handwerkern enorm.

Arbeits- und Pausenzeiten können direkt beim Kunden in Echtzeit erfasst und der Verwaltung übermittelt werden. Diese Transparenz zeigt zusätzlich, welche Ressourcen auf welchem Projekt besonders berücksichtigt werden müssen oder ob ein Projekt zusätzliche Unterstützung braucht.

Mobile Zeiterfassung auf Baustellen

Auch auf dem Bau kommen dem Handwerk ähnliche Voraussetzungen zum Tragen, die sich mit einem analogen Zeiterfassungssystem nicht ausreichend abdecken und bedienen lassen. Die mobile Zeiterfassung ist also auch auf dem Bau und für Bauarbeiter eine sinnvolle Ergänzung, um den Überblick über die für das jeweilige Projekt geleisteten Stunden zu behalten.

So kann, mit Hilfe einer passenden App, auch der Bauarbeiter an seinem Arbeitsplatz seine Zeiten über das Smartphone eintragen.

Mobile Zeiterfassung für Vertreter

Eine Berufsgruppe, die ebenfalls von Reisen und hohen Flexibilitätsansprüchen geprägt ist, ist die der Vertreter. Produktpräsentationen, Kundengespräche, Akquise und Servicesicherung – ein diverses Aufgabenportfolio beschäftigt Vertreter in verschiedensten Branchen.

Ein klarer Fall für die mobile Zeiterfassung, die erneut mit der standortunabhängigen Nutzung punktet. Mitarbeitende haben ebenso Kontrolle über ihr eigenes Arbeitspensum, wie HR-Verantwortliche oder Geschäftsführer.

Mobile Zeiterfassung im Homeoffice

Das sich großer Beliebtheit erfreuende Modell des Homeoffice ist gekommen, um zu bleiben. Unternehmen, die bereits eine digitale Zeiterfassung standortbasiert etabliert haben, schauen jetzt händeringend nach einer ergänzenden Lösung. Auch Betriebe, die bisher analog oder mit einfachen Tabellen vorgegangen sind, werden nach und nach zum Umdenken bewegt.

Die mobile Zeiterfassung erleichtert die Planung und Koordination der Arbeitszeit natürlich auch von zu Hause aus. Auch bei einem Hybrid-Modell, mit einem Tag im Büro und dem nächsten zu Hause, sowie halbe Tage vor Ort und den Rest des Arbeitstages in den eigenen vier Wänden, sind flexibel mit der mobilen Zeiterfassung zu verfolgen. Die mobile Zeiterfassung funktioniert so dynamisch, wie die Mitarbeitenden es benötigen.

Generell eignet sich die mobile Zeiterfassung für alle Arbeitenden, die viel unterwegs sind. Durch die mobile Lösung gehen Stundenzettel nicht verloren, verknittern nicht in der Tasche und werden auch nicht vergessen. Die Apps lassen sich leicht implementieren und die Zeiterfassung startet mit nur einem Klick. Drucker, Stift und Papier werden überflüssig. So ist eine organisierte und ordentliche Stundenerfassung zu jedem Zeitpunkt und von überall aus gewährleistet.

Was ist bei der Auswahl eines Anbieters der mobilen Zeiterfassung zu beachten?

Wenn es nun darum geht, einen passenden Anbieter für die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens herauszusuchen, kann die Entscheidung recht schwerfallen. Folgende Fragen helfen dabei, die für das eigene Unternehmen wichtigsten Funktionen herauszuarbeiten und eine geeignete Entscheidung für die mobile Zeiterfassung zu treffen:

• Welchen Daten muss das gewählte System erfassen?
• Welche Art der Auswertung soll möglich sein?
• Wie teuer darf die Implementierung und Pflege sein?
• Welche Geräte, Smartphones, etc. sollen genutzt werden?
• Soll eine Aufgabenerfassung ebenfalls integriert sein?
• Sollte eine Offline-Nutzung möglich sein?
• Können Zeiten manuell korrigiert und nachgetragen werden?

Da allerlei Daten in die Software eingepflegt werden, haben viele Arbeitnehmende häufig Bedenken, dass der Datenschutz nicht eingehalten wird. Daher ist es bei der Auswahl des Systems wichtig, genau darauf zu achten, dass auf die Datenschutzrichtlinien Wert gelegt wird. Server, die sich auf europäischem Boden befinden, müssen sich an die strengen Regeln der DSGVO halten und sind deswegen prinzipiell zu favorisieren.

Nur weil eine Zeiterfassung mobil ist, heißt es nicht, dass sie auch eine App-Version beinhaltet. Darauf sollte geachtet werden, denn das Handling ist mobil zwar auch über den Browser möglich, doch eine extra für mobile Endgeräte ausgerichtete App hat in der Anwendung und Speicherung diverse Vorteile gegenüber der Browserfunktion. Die Ansicht und Bedienung fallen auf einer App wesentlich leichter als in der mobilen Ansicht im Browser.

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Was muss eine Lösung für die mobile Zeiterfassung mitbringen?

Funktionen und Zwecke der Software sollten im Voraus sehr genau formuliert werden. So fällt die Suche nach der passenden Software leichter und die benötigten Funktionen werden besser berücksichtigt.

• Bedienbarkeit: Allem voran sollte die mobile Zeiterfassung, egal in welcher Form, leicht zu bedienen sein und somit eine Arbeitserleichterung darstellen. Einfache, verständliche Abläufe, schnelles Eintragen der Zeiten und Zuordnen zu den richtigen Projekten sowie, im Fall der Fälle, das Nachtragen und Korrigieren von Zeiten, wenn doch mal etwas schiefgelaufen sein sollte.
• Übersichtlichkeit: Jegliche administrative Anwendungen machen in der App selbst weniger Sinn. Diese Zusatzanwendungen können auf die Webanwendungen ausgelagert werden. Die App an sich sollte also nur aus den wichtigsten Funktionen zusammengesetzt sein, sodass alle Anwendungen leicht zu finden sind.

Die meisten Anbieter für die mobile Zeiterfassung bieten zum ersten Ausprobieren eine Testversion. So auch Personizer. Unsere cloudbasierte HR-Software ist ideal für kleine bis mittelständische Unternehmen. Mit der Personizer App erhalten Unternehmen und Mitarbeitende die optimale Verbindung von zuverlässiger Zeiterfassung und mobiler Flexibilität.

Häufig gestellte Fragen

Hier findest du Antworten auf die wichtigsten Fragen. Falls du weitere Hilfe benötigst, kontaktiere gerne unseren Support.

Was ist mobile Zeiterfassung überhaupt?

Mobile Zeiterfassung bedeutet, dass Mitarbeitende ihre Arbeitszeiten nicht nur am PC im Büro, sondern auch von unterwegs oder aus dem Homeoffice erfassen können – zum Beispiel über eine App auf dem Smartphone oder Tablet. So wird Arbeitszeitdokumentation unabhängig vom Arbeitsort und bleibt trotzdem strukturiert und nachvollziehbar.

Braucht man für mobile Zeiterfassung zwingend eine App?

Nicht zwingend – aber es ist sinnvoll.
Viele Systeme funktionieren auch über den mobilen Browser. Eine dedizierte App bietet jedoch meist:
bessere Usability auf dem Smartphone
schnellere Bedienung mit wenigen Klicks
stabilere Offline-Funktionen
bessere Darstellung auf kleinen Screens
Für echte mobile Nutzung ist eine App in der Regel die angenehmere Lösung.

Für welche Branchen eignet sich mobile Zeiterfassung besonders?

Besonders sinnvoll ist sie u. a. für:
Handwerk & Bau (wechselnde Baustellen, viele Einsätze beim Kunden)
Außendienst & Vertrieb (viel unterwegs, flexible Termine)
Dienstleistungsunternehmen & Agenturen (projektbasierte Arbeit)
Unternehmen mit hohem Homeoffice- oder Hybrid-Anteil
KMU, die ihre Prozesse endlich weg von Papier & Excel bringen möchten
Grundsätzlich gilt:
Überall dort, wo nicht alle Mitarbeitenden am gleichen Ort sind, ist mobile Zeiterfassung ein echter Hebel.

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Warum ist die Zeiterfassung in Betrieben so wichtig?

Arbeitszeiterfassung, muss das sein? Unsere Antwort ist, ja! Doch welche Gründe sprechen dafür? Und wie steht es im Jahr 2022 um die Verpflichtung rund um die Zeiterfassung in Unternehmen und was bedeutet das für Betriebe, die noch nicht umgesattelt haben? Diese Fragen schauen wir uns genauer an!

In vielen Betrieben ist die Zeiterfassung gar nicht mehr wegzudenken. Hierzu zählen vor allem Industrie- und Fertigungsbetriebe. In Startups wird stattdessen häufig auf Modelle gesetzt, bei denen die Unternehmen auf jede Zeiterfassung verzichten und darauf vertrauen, dass die Angestellten ihre Arbeitspflicht auch ohne Erstellung von Zeitnachweisen erfüllen.

Ob und welche Zeiterfassung für dein Unternehmen ideal ist, hängt von vielen Faktoren ab. Grundsätzlich sehen wir die Zeiterfassung als ein wichtiges Hilfsmittel an, das viele Vorteile für Unternehmen und Angestellte bietet.

Die Vorteile für Unternehmen

Die Erfassung der Arbeitszeit bietet arbeitgebenden Unternehmen die Möglichkeit, die Einhaltung der wöchentlichen Höchstarbeitszeit sowie der täglichen und wöchentlichen Mindestruhezeiten der Angestellten zu kontrollieren und so die Sicherheit und den Gesundheitsschutz der Angestellten zu verbessern.

Abgesehen davon, dass Unternehmen so ihren rechtlichen Verpflichtungen nachkommen können, haben diese in der Regel auch ein Interesse daran, dass ihre Angestellten nicht in Folge von Überbelastungen gesundheitliche Schäden erleiden. Vor allem jetzt, wo Homeoffice zur Normalität für viele Angestellte geworden ist, lässt sich durch die räumliche Trennung schwieriger erkennen, wann eine Überbelastung vorliegt.

Ein weiterer Vorteil ist die Projektzeiterfassung. Wenn Angestellte direkt ihre verschiedenen Tätigkeiten den bestimmten Projekten zuordnen können, erleichtert das die künftige Ressourcenplanung und erhöht die Effizienz in der Umsetzung neuer Projekte.

Bei der Abrechnung auf Stundenbasis, wie es oft bei Werkstudentenjobs der Fall ist, unterstützt die Zeiterfassung die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Das gleiche gilt auch für Dienstleistungen, bei denen die Zeiterfassung für die Rechnungsstellung an die Auftraggeber unabdingbar ist.

Die Vorteile für Mitarbeitende

Geleistete Überstunden, die angeordnet, gebilligt, geduldet oder jedenfalls zur Erledigung der geschuldeten Arbeit erforderlich waren, müssen vom atbeitgebenden Unternehmen ausgeglichen werden. Im Streitfall trägt die Arbeitskraft aber die Darlegungs- und Beweislast dafür, dass sie Arbeit, in einem die Normalarbeitszeit übersteigenden zeitlichen Umfang, verrichtet hat.

Für einem solchen Fall genügt die Arbeitskraft ihrer Darlegungslast, indem sie vorträgt, an welchen Tagen sie von wann bis wann Arbeit geleistet oder sich auf Weisung des Unternehemens zur Arbeit bereitgehalten hat (BAG: Darlegungs- und Beweislast im Überstundenprozess, NZA 2012, 939). Die Verwendung eines Zeiterfassungssystems ist hier offensichtlich von Vorteil.

Darüber hinaus bietet die Dokumentation Angestellten die Möglichkeit, die täglichen Arbeitszeiten flexibler zu gestalten. Mit dem Wissen, das Soll erfüllt zu haben, lässt sich der frühe Feierabend entspannter einläuten.

Täglich die Zeiten zu erfassen, kann auch dazu beitragen, die eigene Organisation zu verbessern. Vor allem, wenn die erfassten Zeiten mit den täglichen Aufgaben oder Projekten betitelt werden. Eine Auswertung der projektbezogenen Arbeitszeiten kann helfen, die eigenen Ressourcen zukünftig besser und effizienter einzuteilen.

Die gesetzlichen Regelungen der Zeiterfassung

Wie bereits erwähnt, wird die Arbeitszeiterfassung in Deutschland je nach Industrie und Unternehmen derzeit unterschiedlich gehandhabt. Die einen erfassen lückenlos alle Arbeits- und Pausenzeiten und die anderen erfassen gar nichts. Dass hier bald EU-weit mehr Einigkeit herrschen könnte, zeigt ein aktuelles Urteil vom Europäischen Gerichtshof.

Im Folgenden werden viele Begriffe aus Gesetzestexten verwendet. Um den Gesetzeswortlaut nicht zu verändern, wird auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter.

Du schaust lieber, statt zu lesen? In diesem Video haben wir die wichtigsten Fakten für dich zusammengefasst.

Zeiterfassungspflicht durch den Europäischen Gerichtshof (EuGH)

Im Rahmen eines Vorabentscheidungsersuchens kam der EuGH zu dem Ergebnis, dass die Art. 3, 5 und 6 der RL 2003/88 im Licht von Art. 31 II GRCh sowie von Art. 4 I, Art. 11 III und Art. 16 III der RL 89/391 dahin auszulegen sind, dass sie der Regelung eines Mitgliedstaats entgegenstehen, die nach ihrer Auslegung durch die nationalen Gerichte die Arbeitgeber nicht verpflichtet, ein System einzurichten, mit dem die von einem jeden Arbeitnehmer geleistete tägliche Arbeitszeit gemessen werden kann (Vgl. EuZW 2019, 476 – beck-online, Rn. 71).

Das wesentliche Ziel der RL 2003/88 bestehe darin, einen wirksamen Schutz der Lebens- und Arbeitsbedingungen sowie einen besseren Schutz der Sicherheit und der Gesundheit der Arbeitnehmer zu gewährleisten (Vgl. Rn. 42).

Der EuGH hat geprüft, ob und inwieweit die Einrichtung eines Systems, mit dem die von einem jeden Arbeitnehmer geleistete tägliche Arbeitszeit gemessen werden kann, erforderlich ist, um die tatsächliche Einhaltung der wöchentlichen Höchstarbeitszeit sowie der täglichen und wöchentlichen Mindestruhezeiten sicherzustellen (Vgl. Rn. 46).

Das Gericht kam zu der Feststellung, dass ohne ein solches System weder die Zahl der vom Arbeitnehmer tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden sowie ihre zeitliche Lage noch die über die gewöhnliche Arbeitszeit hinausgehende, geleistete Arbeitszeit objektiv und verlässlich ermittelt werden kann (Vgl. Rn. 47).

Bei der Beurteilung, ob zum einen die wöchentliche Höchstarbeitszeit beachtet wurde, und ob zum anderen die täglichen oder wöchentlichen Mindestruhezeiten eingehalten wurden, sei die objektive und verlässliche Feststellung der Zahl der täglichen und wöchentlichen Arbeitsstunden grundlegend (Vgl. Rn. 49).

Eine nationale Regelung, die keine Verpflichtung vorsieht, von einem Instrument Gebrauch zu machen, mit dem die Zahl der täglichen und wöchentlichen Arbeitsstunden objektiv und verlässlich festgestellt werden kann, ist nicht geeignet, die praktische Wirksamkeit der von Art. 31 II GRCh und von dieser Richtlinie verliehenen Rechte sicherzustellen (Vgl. Rn. 50).

Der EuGH führt weiter aus, dass die Einstufung als „Überstunden“ voraussetze, dass die Dauer der von dem jeweiligen Arbeitnehmer geleisteten Arbeitszeit bekannt ist und somit zuvor gemessen wurde (Vgl. Rn. 52).

Zum Schluss weist der EuGH darauf hin, dass nach ständiger Rechtsprechung, die sich aus einer Richtlinie ergebende Verpflichtung der Mitgliedstaaten, das in der Richtlinie vorgesehene Ziel zu erreichen, und ihre Pflicht nach Art. 4 III EUV, alle zur Erfüllung dieser Verpflichtung geeigneten Maßnahmen allgemeiner oder besonderer Art zu treffen, allen Trägern öffentlicher Gewalt der Mitgliedstaaten und damit im Rahmen ihrer Zuständigkeiten auch den Gerichten obliege (Vgl. Rn. 68).

Aktuelle Regelungen des deutschen Arbeitszeitgesetzes

Nach dem Urteil des EuGH war unklar, welche unmittelbaren Auswirkungen dieses auf die Rechtslage in Deutschland hat. Es war umstritten, ob es zunächst einer Anpassung des deutschen Rechts, also einer Transformation der Richtlinie in nationales Recht durch den deutschen Gesetzgeber bedarf, um eine unmittelbare Verpflichtung der Arbeitgeber zu begründen. Dies änderte sich mit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21), auf welches wir später noch eingehen.

Bis zur Klarstellung des Bundesarbeitsgerichts galten in vielen Wirtschaftsbereichen und – zweigen bereits umfassende Aufzeichnungspflichten. Die Geltung dieser bleibt durch das aktuelle Urteil unberührt. Zu den Wirtschaftsbereichen oder Wirtschaftszweigen nach § 2a SchwarzArbG gehören:

• Baugewerbe
• Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe
• Personenbeförderungsgewerbe, Speditions-, Transport und das damit verbundene Logistikgewerbe
• Schaustellergewerbe
• Gebäudereinigung
• Forstwirtschaft
• Fleischwirtschaft
• Unternehmen im Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen

Darüber hinaus gab es bereits eine allgemeine Pflicht zur Aufzeichnung von Überstunden.

Gemäß § 16 II des Arbeitszeitgesetzes ist der Arbeitgeber nämlich verpflichtet, die über die werktägliche Arbeitszeit des § 3 Satz 1 hinausgehende Arbeitszeit der Arbeitnehmer aufzuzeichnen und ein Verzeichnis der Arbeitnehmer zu führen, die in eine Verlängerung der Arbeitszeit gemäß § 7 Abs. 7 eingewilligt haben. Die Vorschriften des Arbeitszeitgesetzes finden grundsätzlich auf alle Arbeitnehmer Anwendung, vgl. § 18 ArbZG.

Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 13.09.2022

Nachdem lange Zeit unklar war, welche unmittelbaren Auswirkungen das Urteil des Europäischen Gerichtshofs für Arbeitgeber und Arbeitnehmer in Deutschland hat, schaffte das Bundesarbeitsgericht mit dem Urteil 1 ABR 22/21 vom 13.09.2022 Klarheit.
In der Pressemitteilung heißt es:

„Der Arbeitgeber ist nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG verpflichtet, ein System einzuführen, mit dem die von den Arbeitnehmern geleistete Arbeitszeit erfasst werden kann.“

Im vorliegenden Fall ging es um die Klärung der Frage, ob dem Betriebsrat ein Initiativrecht zur Einführung eines elektronischen Systems zustehe, mit welchem die tägliche Arbeitszeit der Arbeitnehmer erfasst werden soll. Ein solches Recht hat der Betriebsrat nicht, wenn die betreffende Angelegenheit gesetzlich geregelt ist. In diesem Zusammenhang hat das BAG dann klargestellt:

„Die Arbeitgeberinnen sind schon kraft Gesetzes verpflichtet, ein System einzuführen, mit dem Beginn und Ende und damit die Dauer der Arbeitszeiten einschließlich der Überstunden in ihrem gemeinsamen Betrieb erfasst werden.“

Was bedeutet dies für andere Unternehmen?

Urteile wirken grundsätzlich nur inter partes, also zwischen den Parteien des Rechtsstreites. Es besteht jedoch ein berechtigter Grund zur Annahme, dass das Bundesarbeitsgericht die Rechtsauffassung auch bei einem nächsten Rechtsstreit vertritt.

Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales schreibt auf seiner Internetseite, dass dieses voraussichtlich im ersten Quartal 2023 einen praxistauglichen Vorschlag für die Ausgestaltung der Arbeitszeiterfassung im Arbeitszeitgesetz machen wird.

Welche Zeiterfassungssysteme gibt es?

Von der manuellen Zeiterfassung auf Papier bis hin zur automatischen Zeiterfassung über die Gesichtserkennung stehen Unternehmen heute die verschiedensten Systeme zur Auswahl. Je nach Unternehmensgröße, Gewerbe und Zweck der Zeiterfassung eignet sich ein Modell besser als das andere.

Analoge Zeiterfassung

Auch heute nutzen noch viele Unternehmen die analoge Zeiterfassung. Hierzu gehören vor allem kleine Handwerks- und Handelsbetriebe. Die Arbeitszeiten werden händisch auf einem Stundenzettel festgehalten oder mechanisch über eine Stech- oder Stempeluhr auf das Formular gestempelt. Am Monatsende werden die Stundenzettel bei der Buchhaltung für die Gehaltsabrechnung eingereicht.

Elektronische Zeiterfassung

Die elektronische Zeiterfassung kommt vor allem in Fertigungsbetrieben zum Einsatz. Terminals beim Betreten des Gebäudes zeichnen mithilfe eines RFID-Chips in einem Transponder oder einer Chipkarte die Arbeits- und Pausenzeiten eines jeden Mitarbeitenden auf. Mittlerweile gibt es auch Lösungen, die auf eine biometrische Erkennung der Mitarbeitenden setzt. Hier identifiziert sich der Mitarbeitende über das Gesicht oder den Fingerabdruck.

Über eine Software werden die erfassten Zeiten direkt ausgewertet und stehen für die monatliche Gehaltsabrechnung zur Verfügung.

Digitale Zeiterfassung

Die digitale Zeiterfassung ist besonders in kleineren Unternehmen wie Kanzleien oder Arztpraxen eine beliebte Zeiterfassungsmethode. Bei der digitalen Zeiterfassung werden mithilfe einer entsprechenden Software die Arbeits- und Pausenzeiten auf dem Computer erfasst. Eine klassische Software, die von vielen Unternehmen für die Zeiterfassung verwendet wird, ist Excel. Die Zeiten müssen täglich manuell in Excel eingetragen werden. Mit den entsprechenden Formeln lassen sich dann Abweichungen zu den Soll-Zeiten ermitteln.

Neben diesem Klassiker gibt es aber auch viele On-Premise Softwarelösungen am Markt, die speziell für die Zeiterfassung entwickelt wurde. Die On-Premise Software wird im eigenen Netzwerk des Unternehmens installiert und betrieben. Um den Zugang zur Software für alle Mitarbeitenden zu gewährleisten, muss diese auf den entsprechenden Rechnern installiert werden. Je nach Software können die Zeiten dann automatisch beim Start des Computers erfasst werden oder müssen manuell in das Programm eingetragen werden.

Online Zeiterfassung

Bei der Online Zeiterfassung ist ebenfalls die Anschaffung einer Software notwendig. Der Unterschied ist hier aber, dass diese nicht auf dem Computer installiert wird, sondern über einen Browser aufgerufen werden kann. Das bedeutet auch, dass für die Verwendung dieser Zeiterfassungsmethode Internetzugang notwendig ist. Viele Anbieter einer Online Zeiterfassung bieten zusätzlich zur Web-Version auch eine App an, die auf den mobilen Endgeräten der Mitarbeitenden installiert werden kann.

Im Vergleich zu der On-Premise Lösung werden die Daten bei einer solchen Cloud-Lösung auf externen Servern gespeichert. Das gängigste Prinzip der Cloud ist SaaS (Software as a Service). Hierbei erwirbt das kaufende Unternehmen eine Lizenz des Produktes und kann dieses somit mieten.

Die Art der Zeiterfassung über eine solche Cloud-Software kann, je nach Anbieter, auf unterschiedliche Weise erfolgen. Die häufigste Methode ist die Zeiterfassung per Mausklick auf einen Timer. Einige Anbieter werben aber auch mit einer voll automatischen Erfassung durch ein GPS-Signal auf dem Smartphone.

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Welches Zeiterfassungssystem ist das passende für mein Unternehmen?

Bis dato waren die Unternehmen in Deutschland sehr frei in der Wahl ihres Zeiterfassungssystems und ob sie überhaupt eines einsetzen. Wie genau das zukünftige Arbeitsschutzsgesetz die EuGH-Richtlinie für ein objektives, verlässliches und zugängliches System konkretisieren wird, lässt sich derzeit noch nicht absehen.

Vor der Wahl des Zeiterfassungssystems sollten sich Unternehmen neben den gesetzlichen Anforderungen auch über die eigenen Anforderungen bewusst sein:

• Kosten: Welche Gesamtkosten kommen durch das System auf mein Unternehmen zu? Hierzu zählen neben den Anschaffungskosten auch Kosten für Schulungen, Wartung, Softwareupdates, Material, Datenimport, interne Ressourcen etc.
• IT-Landschaft: Soll das Zeiterfassungssystem an andere, bereits bestehende Programme angebunden werden? Falls ja, ist das problemlos möglich?
• Skalierbarkeit: Wie viele Mitarbeitenden sollen jetzt und in Zukunft das System nutzen. Kann das System mit meinem Unternehmen wachsen?
• Nutzerfreundlichkeit: Ist die Zeiterfassung über das jeweilige System einfach in den Arbeitsalltag integrierbar oder ist es eine zusätzliche Belastung für meine Mitarbeitenden und die Verwaltung?
• Funktionalität: Welche Funktionen benötige ich bei der Zeiterfassung? Je nach Nutzergruppe können diese Anforderungen variieren. Eine Führungskraft kann ganz andere Wünsche haben als die Verwaltung oder die Mitarbeitenden selbst.
• Anpassbarkeit: Die Strukturen eines jeden Unternehmens sind einzigartig und so sollte auch das Zeiterfassungssystem individuell anpassbar sein.

Unser Tipp für Unternehmen

Das sind viele Punkte, die es bei der Auswahl der passenden Lösung zu beachten gilt. Aber, eine sorgfältige Planung zahlt sich aus. Mit dem richtigen Zeiterfassungssystem profitieren Unternehmen wie auch Mitarbeitende. Prozesse werden effizienter, Angestellte nicht mehr überlastet und Fehler in der Abrechnung können eliminiert werden.

Die Rechtslage in Deutschland ist in Bezug auf das Thema der Arbeitszeiterfassung noch unklar. Wir raten Unternehmen daher jetzt schon, sich mit dem Thema zu befassen und bereits heute die Vorteile einer modernen Arbeitszeiterfassung zu nutzen.

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Der Artikel wurde nach bestem Wissen und Gewissen sorgfältig erstellt. Es wird kein Anspruch auf Vollständigkeit und Richtigkeit der Inhalte gestellt. Die zur Verfügung gestellten Informationen ersetzen keine individuelle juristische Beratung. Sie sind unverbindlich und nicht Gegenstand eines anwaltlichen Beratungsvertrages. Es wird kein Gewähr dafür übernommen, dass im Streitfall den hier dargelegten Urteilen und Ansichten gefolgt wird. Eine Haftung für den Inhalt wird daher nicht übernommen.

Häufig gestellte Fragen

Hier findest du Antworten auf die wichtigsten Fragen. Falls du weitere Hilfe benötigst, kontaktiere gerne unseren Support.

Warum ist die Zeiterfassung in Betrieben überhaupt so wichtig?

Die Erfassung der Arbeitszeit ermöglicht es Arbeitgebern, die Einhaltung der wöchentlichen Höchstarbeitszeit sowie der täglichen und wöchentlichen Mindestruhezeiten zu kontrollieren. Sie dient damit dem Schutz der Sicherheit und Gesundheit der Arbeitnehmer und unterstützt Arbeitgeber dabei, ihren gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen. Gleichzeitig lassen sich Überlastungen, insbesondere im Homeoffice, besser erkennen.

Welche Pflichten zur Zeiterfassung ergeben sich bereits aus dem deutschen Arbeitszeitgesetz?

Nach § 16 Abs. 2 ArbZG ist der Arbeitgeber verpflichtet, die über die werktägliche Arbeitszeit des § 3 Satz 1 ArbZG hinausgehende Arbeitszeit der Arbeitnehmer aufzuzeichnen. Zudem muss er ein Verzeichnis der Arbeitnehmer führen, die in eine Arbeitszeitverlängerung nach § 7 Abs. 7 ArbZG eingewilligt haben.
Das ArbZG findet dabei grundsätzlich auf alle Arbeitnehmer Anwendung (§ 18 ArbZG).

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Inhalt

Die Digitalisierung von HR-Prozessen

Wer nicht digital arbeitet, bleibt auf der Strecke. Das gilt auch im Bereich der HR-Prozesse. Die Personalverwaltung zieht allerdings nur langsam nach. Analog werden Ordner für die Datensicherung genutzt, einfache E-Mails sind das höchste Maß der digitalen Kommunikation. Ausgereifte digitale Prozesse in der HR? Danach suchen Personalverantwortliche in ihren Abteilungen händeringend.

Klar ist, dass digital optimierte Vorgänge, wie mit einer passenden HR-Software, eine enorme Arbeitserleichterung für Personalverantwortliche darstellen. Das wirkt sich nicht nur positiv auf die Effizienz der Angestellten und der Arbeitsprozesse aus. Digitale HR-Prozesse bilden auch einen großen Wettbewerbsvorteil gegenüber der Konkurrenz.

Doch warum sind Unternehmen bei der Digitalisierung der HR-Prozesse so zögerlich? Wie steht es aktuell um die Digitalisierung und was können Unternehmen heute tun, um von den Vorteilen der Digitalisierung im Bereich HR zu profitieren?

Wie steht es derzeit um die Digitalisierung von HR?

Im Grunde umfasst die Digitalisierung im Personalmanagement verschiedene Informations- und Kommunikationstechnologien. Zuletzt hatte man den größten Digitalisierungszuwachs bei HR-Prozessen in den Bereichen Rekrutierung und Onboarding sowie Employer Branding und Nachwuchs erwartet.

In Deutschland fand das Umdenken hinsichtlich der Digitalisierung jedoch weiterhin sehr langsam statt, erst die Corona-Krise versetzte der Digitalisierung einen notwendigen Schub. Durch die Krise wurde unumgänglich deutlich, wie wichtig digitale Technologien für die Wirtschaft, Verwaltung und Gesellschaft sind. Die bereits bekannten analogen Schwächen wurden mit der Krise wesentlich sichtbarer und haben die Digitalisierung von Arbeitsprozessen deutlich in den Fokus gerückt.

Schon jetzt berichten HR-Verantwortliche, dass ihre Unternehmen nach der Pandemie auf digitale Prozesse im Recruiting gut vorbereitet sind. Am besten schneidet dabei der Bereich digitalgerechte Prozesse und Kultur ab. 43,1% der befragten HR-Verantwortlichen stimmen voll zu, dass ihre Unternehmen in diesem Bereich, der zum Beispiel die Option der digitalen Jobinterviews beinhaltet, gut vorbereitet sind.

Am ausbaufähigsten scheint der Bereich der Transparenz in den digitalen HR-Prozessen zu sein. Dieser beschreibt, ob und inwieweit Bewerber Einblick und Wissen über den Stand der Dinge im Bewerbungsprozess bekommen. 23,7% der Personalverantwortlichen sind sich hier sicher, dass dieser Prozess bereits im Rahmen des digitalen Recruitings gut ausgebaut ist.

Nur 5,2% der HR-Verantwortlichen gaben an, dass ihr Unternehmen nicht gut auf digitale Prozesse im Recruiting eingestellt ist. Immerhin 22,1% räumten mit der Antwort „trifft eher nicht zu“ noch ausbaufähigen Spielraum für weitere digitale HR-Prozesse ein.

Der Digitalisierungsindex für den Mittelstand 2020/2021 zeigt außerdem, dass die Vorteile der Digitalisierung langsam auch in bisher schwer erreichbaren Branchen mehr Beachtung finden und an Bedeutung gewinnen. Fast die Hälfte der in der Studie berücksichtigten Unternehmen passte aufgrund der Corona-Krise ihre Geschäftsmodelle, Produkte oder Services kurzfristig an.

Chancen durch die Optimierung von HR-Prozessen

Digitale HR-Prozesse ermöglichen nicht nur eine verbesserte Arbeitseffizienz, sondern öffnen im Umgang zwischen Personal und Personalverantwortlichen diverse Türen. Wenn die entsprechenden Kompetenzen des HR-Personals geschult werden, können die Softwareanwendungen vollständig eigenständig genutzt werden.

Das Unternehmen gewinnt durch digitale HR-Prozesse an Handlungsfähigkeit und Flexibilität und wird im Umkehrschluss wettbewerbsfähiger. Durch die Automatisierung von Routineaufgaben, wie der Zeiterfassung, Abwesenheitsverwaltung, Fragen zur Gehaltsabrechnung und Video-Calls werden sowohl Zeit als auch Kosten gespart.

Um dem Fachkräftemangel entgegenzuwirken kann beispielsweise auch ein vollständig automatisierter Bewerbungsprozess die Suche nach möglichen Bewerbenden richtungsweisend unterstützen, sowie das Onboarding und Weiterbildungen erleichtern.

Dadurch kann die HR-Abteilung kleiner gehalten oder die neuen Ressourcen der Mitarbeitenden können an anderer Stelle genutzt werden. Zudem gewinnen Personalverantwortliche mehr Zeit für die strategische Personalführung und Personalentwicklung.

Ein wichtiger Punkt, denn verschenkte Zeit ist verschenktes Geld. HR-Prozesse, die sich aufgrund technischer Gegebenheiten und menschlichen Anforderungen nicht vollständig digitalisieren lassen, leiden im Endeffekt unter schlecht geplantem Ressourcenmanagement. Zu solchen analog verbleibenden HR-Prozessen gehören vor allem solche, die von der menschlichen Komponente leben, wie das Führen von Bewerbungsgesprächen und Feedbackgesprächen, sowie Konfliktmanagement und Personalentwicklung im Team.

Schlecht geplantes Ressourcenmanagement fokussiert sich auf analoge, veraltete Prozesse, wie das Führen von Tabellen und Bearbeiten von Anträgen, die wahre Zeitfresser sind und die Kapazitäten der Personalverantwortlichen in den menschlichen Bereichen verringert.

Wenn ein unnötig analog gehaltener Aufgabenbereich 30 % der Verantwortlichkeit eines Personalverantwortlichen einnimmt, aber 70 % der aufgebrachten Zeit beansprucht, geht die Gleichung nicht auf. Die anderen 70 % der Verantwortlichkeiten müssen sich mit 30 % der Zeitressourcen zufriedengeben. Arbeitsqualität und Personalentwicklung sowie auch die Teambindung leiden.

Digitale HR-Prozesse optimieren also nicht nur die Abläufe, sondern schaffen auch Zeit und planbare Ressourcen für die Vorgänge, die nicht auf die menschliche Komponente verzichten können. Der Wunsch nach Optimierung und Zeitgewinnung in diesen Bereichen zeigt sich auch bei den Personalverantwortlichen.

65% der Personalverantwortlichen vermissen Zeit für die Personalentwicklung. Die Qualität der Arbeit und der Weiterbildung des Personals ist also direkt davon beeinflusst, wie viel Zeit HR-Verantwortliche in nicht-digitalisierte Prozesse investieren müssen.

Auch bei der Personalgewinnung durch entsprechende Marketingmaßnahmen und Recruiting geht einiges an Zeit verloren. So berichten 46 % der Personalverantwortlichen, dass die HR-Abteilung für diese Aufgabe zu wenig Zeit aufbringen kann.

Verlorene Zeit, die durch digitalisierte HR-Prozesse in vielen Fällen wiedergewonnen werden kann. Die Optimierung der HR-Prozesse geht also Hand in Hand mit der Optimierung des gesamten Betriebs. Der gewinnbringende Effekt der Digitalisierung zeigt sich dabei nicht nur in der HR-Abteilung. 44 % der Unternehmen sagen, dass die Digitalisierung des Betriebs zu einer Erhöhung des Umsatzes geführt hat.

Vorurteile gegenüber der HR-Digitalisierung

Wo es besonders viele positive Stimmen gibt, existieren auch viele Kritiker. Diese sind beispielsweise der Meinung, dass durch die zusätzliche Technologie der Kontakt und Austausch zwischen den Menschen weniger wird. Ganz im Gegenteil werden durch die Optimierung der Routineaufgaben Platz für Jahres- und Feedbackgespräche und Personaleinstellungen gemacht. So gesehen kann die Digitalisierung als Sprungbrett gesehen werden, welches die Verwaltung erleichtert und eine direkte Kommunikation zwischen den Mitarbeitenden fördert.

Eine weitere Befürchtung ist, dass der Return-on-Investment (kurz ROI) bei der Digitalisierung der HR-Prozesse nur schwer messbar ist. Trotz der anfänglichen Investition lohnt sich das Management -Tool schon dahingehend, dass im weiteren Verlauf Kosten gespart werden. Auch eine verbesserte Produktivität und eine höhere Effizienz können erwirkt werden. Die Kapitalrentabilität lässt sich beispielsweise daran messen, dass menschliche Fehler ausgeschlossen werden können. Vor allem mühseliges Listen führen und pflegen sowie die Bearbeitung von Anträgen können somit sicher digital übernommen werden. Systeme, die eine direkte Datenübertragung von den Antragstellenden zu den Personalverantwortlichen ermöglichen, garantieren, dass nichts übersehen, verloren oder falsch zugeordnet werden kann. Das steigert wiederum das Engagement und die Motivation der Mitarbeitenden und senkt Frustrationen der HR-Verantwortlichen.

Ein weiteres Vorurteil gegenüber der HR-Technologie ist, dass diese nur in großen Unternehmen sinnvoll sind. Allerdings profitieren HR-Prozesse davon, schon im kleinen Rahmen digital ausgerichtet aufgebaut zu werden. So gewinnen auch Start-ups und kleine bis mittelständische Unternehmen an Konkurrenzfähigkeit und sparen sich im Wachstum den Wechsel. Darüber hinaus sind sie bei einer frühen Nutzung von digitalisierten HR-Prozessen im Vergleich zu den etablierten, aber traditionellen und durch ihre Größe langsameren Unternehmen bereits im Vorteil.

Mit etablierten analogen Strukturen zu brechen, ist ein größerer Kraftakt und kostet langfristig mehr Zeit und Ressourcen und dadurch Geld, als direkt auf eine digitale HR-Software zurückzugreifen. Denn die Softwareprogramme lassen sich in der Regel flexibel und individuell gestalten. Bei potenziellem Wachstum des eigenen Unternehmens lässt sich die Software ganz einfach auf die wachsenden Anforderungen anpassen.

Welche HR-Bereiche gibt es?

Die Verantwortungsbereiche der Personaler haben sich in den letzten Jahren zunehmend ausdifferenziert. Die in der HR verankerten Aufgaben umfassen beispielsweise:

• Personalverwaltung und Personalführung
• Anlegen, Führen und Verwalten von Personalakten
• Erstellung von Arbeitsverträgen, Urlaubs- oder Weiterbildungsanträgen
• Betreuung von Lohn- und Gehaltszahlungen
• Erfassung der Arbeitszeiten und Krankenständen
• Korrespondenz mit Behörden, Ämtern, Krankenkassen usw.

Als die größte Herausforderung in diesen Bereichen wird vor allem der Fachkräftemangel wahrgenommen. Die Frage nach den drei wichtigsten strategischen Aufgaben des HR-Bereichs wurde in einer Studie von den Befragten wie folgt beantwortet:

1. Das Gewinnen von qualifiziertem Personal (34%)
2. Die Digitalisierung und Automatisierung von Personalprozessen (33%)
3. Das Begleiten unternehmensinterner Veränderungen (26%)
4. Das Senken des administrativen Aufwands (25%)
5. Attraktive Arbeitgebermarke schaffen (25%)

Welche HR-Bereiche lassen sich durch welche Software optimieren?

Mit Hilfe einer passenden HR-Software lassen sich einige Bereiche im HR-Bereich optimieren. Dazu zählen insbesondere die aufgelisteten Aufgaben:

• Bewerbermanagement
• Lohn- und Gehaltsabrechnung
• Arbeitszeitmanagement
• Abwesenheitsmanagement
• Mitarbeiterportale
• Digitale Personalakte
• Personalentwicklung

Die ersten Berührungspunkte mit digitalen HR-Prozessen finden die meisten Unternehmen bei den klassisch wichtigsten Kategorien: der Zeiterfassung und der Urlaubsplanung. Diese Bereiche lassen sich sehr schnell und mit einfachen, verständlichen Softwarelösungen digitalisieren.

Zugleich sind die Zeiterfassung und die Urlaubsplanung im Unternehmen insbesondere die Bereiche, die analog eine enorme Zettelwirtschaft mit sich ziehen. Eine Digitalisierung dieser HR-Prozesse bedeutet nicht nur eine Erleichterung für die Personalverantwortlichen, die von einer besseren Übersicht profitieren, sondern wirkt sich auch sofort auf die Flexibilität der Mitarbeitenden aus.

Bei der digitalen Zeiterfassung wird die geleistete Arbeitszeit von Mitarbeitenden korrekt und ohne Umwege dokumentiert. So kann der Überlastung der Mitarbeitenden effizient entgegengewirkt werden und gesetzliche Vorgaben werden mühelos eingehalten.

Je nach Softwarelösung reicht ein Klick für den Start in den Arbeitstag. Eine einfache Bedienung von jedem Endgerät macht die Zugänglichkeit, für die Mitarbeitenden besonders nutzerfreundlich. Eine Schulung oder zeitaufwändige Einführung in die Software ist bei einfach und intuitiv aufgebauten Zeiterfassungslösungen nicht notwendig.

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Die zweite Säule der einfach umsetzbaren HR-Prozess-Optimierungen bildet die der digitalen Urlaubsplanung. Papier und Stift für analoge Freigaben entfallen bei der digitalen Urlaubsplanung vollständig. Über eine passende Softwarelösung kann der Urlaub schnell online beantragt und freigegeben werden. Auch Homeoffice und Abwesenheiten sind schnell zu verwalten.

Mit passenden Kalenderansichten bekommen Personalverantwortliche und Mitarbeitende eine schnelle Übersicht, wer aus dem Kollegium wann verfügbar, im Urlaub oder krankgemeldet ist. Eine große zeitliche Erleichterung für die HR-Abteilung und das Team gleichermaßen.

Was ist bei der Auswahl eines digitalen HR-Softwareanbieters zu beachten?

Um eine geeignete Software zu finden, die allen Mitarbeitenden gerecht wird, gibt es ein paar Punkte, mit denen sich die Abteilungen auseinandersetzen sollten. Die Zusammenarbeit zwischen der HR, IT und dem Management ist hier wesentlich, um zu entscheiden, welche Anforderungen der einzelnen Abteilungen erfüllt werden müssen.

Die IT ist vor allem dafür zuständig, die verfügbare Anbindung an bestehende Systeme und alle anderen technischen Daten zu überprüfen. Zudem gibt es den Unterschied zwischen einer SaaS HR-Software, die in einer Cloud gehostet wird und die Daten somit online zugänglich sind und einer On-Premise-Software. Diese wird vor Ort installiert und auch gehostet.

Datenschutz als wichtiger Faktor in der Digitalisierung der HR-Prozesse

Um den Datenschutz in den digitalen HR-Prozessen, vor allem mit Bezug auf europäisches und deutsches Recht, gemäß den Anforderungen einzuhalten, gelten einige grundsätzliche Richtlinien, die Unternehmen beachten sollten.

Zum einen sollte das Rechenzentrum auf europäischem Boden stehen, denn dann unterliegt es den europäischen Datenschutzrichtlinien. Nur verschlüsselte Daten werden in die Cloud übertragen und so vor unberechtigten Zugriff geschützt. Dies wird mit einem SSL-Zertifikat (Secure Socket Layer) gekennzeichnet. Das SSL-Zertifikat definiert die sichere Datenübertragung zwischen der Internetseite und dem Nutzer.

Aber nicht nur ein aktuelles SSL-Zertifikat ist für Cloud-Anbieter und andere digitale HR-Lösungsanbieter von Bedeutung. So gibt es auch noch andere Zertifikate, zum Beispiel vom TÜV, die die Datensicherung bescheinigen. Die Zugriffsrechte sollten sich in den Einstellungen verwalten lassen. Das gibt ein Mindestmaß an Kontrolle über die eingepflegten Daten.

Systemintegration der digitalen HR-Prozesse

Damit die Mitarbeitenden mit der Implementierung der HR-Software auch zufrieden sind, sollten die benötigten Funktionen zuvor so genau wie möglich genannt werden und alle relevanten HR-Prozesse umfassen.

• Optimal wäre die individuelle Anpassung der HR-Software an das System der Anwendenden.
• Ein weiterer Pluspunkt ist die Mobilfähigkeit des Systems. Lässt es sich über den Browser oder sogar eine App nutzen? Zumindest der Abruf über den Browser sollte gegeben sein.
• Um die digitalisierten HR-Prozesse evaluieren und optimieren zu können, sind die Auswertungs- und Reportingfunktionen der Systeme ein unverzichtbarer Punkt.
• Wichtig ist zudem, dass die HR-Software um Funktionen ergänzt werden kann. Das macht die Software skalierbar und kann so an ein wachsendes Unternehmen angepasst werden.
• Ein funktionierendes Supportsystem und eine reibungslose Kommunikation sollten ebenso zum Angebot des Cloud-Anbieters gehören.

Auf unabhängigen Portalen können Unternehmen und Personalverantwortliche die verschiedenen HR-Lösungsanbieter und die angebotenen Systeme vergleichen und eine Vorauswahl treffen.

Was kostet eine HR-Software?

Die kompletten Kosten für eine HR-Software sind auf den ersten Blick nicht immer ersichtlich. Anfallende Nutzerkosten können dabei monatlich zwischen ein paar bis zu mehreren hundert Euro pro Mitarbeitenden variieren.

Es empfiehlt sich daher zunächst, eine Testversion der Software anzufordern. So können die HR-Verantwortlichen bereits evaluieren, ob diese alle, für das Unternehmen wichtigen, HR-Funktionen abdeckt. Schon während der Testphase sollten HR-Verantwortliche prüfen, ob das System in die bestehende IT-Landschaft des Unternehmens integrierbar ist.

In den meisten Fällen ist davon auszugehen, dass die Implementierung kostenlos ist. Sollte der Service jedoch nicht enthalten sein, lohnt es sich nachzufragen. Einige Anbieter erheben Gebühren für den Datenimport und dies geht nicht immer aus den übermittelten Unterlagen hervor.

Das Gute ist: Bei einer SaaS-Software fallen nur Kosten für die Nutzungs- und Abogebühren an, jedoch nicht für Softwareupdates oder Wartung.

Ein Ausblick auf die zukünftige digitale Transformation der HR-Prozesse

Die digitale Transformation des Unternehmens ist durch die stetige Weiterentwicklung der Software-Lösungen und Innovationen der digitalen Branche nie vollständig beendet. Die Ziele und Strategien des Unternehmens müssen somit stetig an den Markt und die neuen Umstände angepasst werden. Durch die Optimierung der Organisation und HR-Prozesse entsteht auch ein starker Einfluss auf die Unternehmenskultur und das Personal im Einzelnen.

Es geht also darum, den Mitarbeitenden trotz des digitalen Wandels Stabilität und Orientierung zu vermitteln. HR-Verantwortliche sind in ihrer Position die Brücke zwischen alten Herangehensweisen und innovativen, digitalen Ansätzen. Um diesen Wandel effizient herbeizuführen und die Personalverantwortlichen sinnvoll in ihrem Auftrag zu unterstützen, ist eine passende HR-Softwarelösung unabkömmlich.

Wer sein Unternehmen transformieren möchte, das Budget dafür aber aktuell nicht ausreicht, kann bis 2023 einen Antrag stellen, um sich für ein Förderangebot des Bundes zu bewerben. Das Angebot soll insbesondere kleineren und mittelständischen Unternehmen helfen, sich digital aufzustellen.

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Häufig gestellte Fragen

Hier findest du Antworten auf die wichtigsten Fragen. Falls du weitere Hilfe benötigst, kontaktiere gerne unseren Support.

Was bedeutet die Digitalisierung von HR-Prozessen?

Die Digitalisierung von HR-Prozessen beschreibt den Einsatz moderner Technologien, um personalrelevante Abläufe wie Zeiterfassung, Bewerbermanagement, Personalaktenführung oder Urlaubsplanung effizienter, transparenter und fehlerfreier zu gestalten. Ziel ist es, administrative Aufgaben zu automatisieren und mehr Raum für strategische Personalarbeit zu schaffen.

Wie verändert die Digitalisierung die Rolle der HR-Abteilung?

HR wird zunehmend zu einem strategischen Partner, statt reine Verwaltung:
mehr Fokus auf Talententwicklung,
aktive Gestaltung von Unternehmenskultur,
datengestützte Entscheidungen sowie
stärkere Rolle im Change Management.

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Homeoffice beliebt bei den Arbeitnehmenden

In den letzten Jahren haben sich die Arbeitsgewohnheiten vieler Menschen grundlegend geändert. Laut einer im Februar 2021 von der Hans-Böckler-Stiftung veröffentlichten Umfrage lag der Anteil der im Homeoffice arbeitenden Beschäftigten in Deutschland vor der Corona-Krise noch bei vier Prozent.

Im April 2020 lag der Anteil bei 27 Prozent. Auch wenn sich der Anteil im Laufe der Pandemie teilweise reduzierte, so lag er im Januar 2021 wieder bei 24 Prozent. Insgesamt lässt sich sagen, dass die Homeoffice-Nutzung seit Beginn der Pandemie deutlich zugenommen hat.

Homeoffice – gekommen, um zu bleiben

Auch wenn viele Beschäftigte einen Nachteil darin sehen, dass sie keinen direkten Kontakt mehr zu ihren Teammitgliedern haben und die Grenze zwischen Arbeit und Freizeit immer mehr verschwimmt, so wollen in Zukunft ca. 80 Prozent der Befragten komplett oder zumindest einen Teil ihrer Arbeitszeit im Homeoffice verbringen. Dies ergab eine Studie der Unternehmensberatung EY.

Auch die Wirtschaftsprüfungs- und Beratungsgesellschaft PwC Deutschland kam im Rahmen der Neuauflage der PwC-Studie zu dem Ergebnis, dass 78 Prozent der Beschäftigten in Zukunft mehr im Homeoffice arbeiten wollen. Die Beschäftigten sehen im Homeoffice eine Möglichkeit, Familie und Beruf durch flexibleres Arbeiten besser vereinen zu können.

Unternehmen, die auch über die Pandemie hinaus den Angestellten das Arbeiten aus dem Homeoffice erlauben, sind attraktiver für eine Vielzahl von Bewerber:innen. Ein weiterer positiver Effekt der Entwicklung bestehe laut PwC darin, dass Unternehmen infolgedessen Büroflächen reduzieren und signifikante Einsparpotenziale realisieren können.

Die arbeitgebenden Unternehmen stehen hierbei aber vor der Herausforderung, arbeitsrechtliche, organisatorische und technische Lösungen für die Arbeit von zu Hause aus zu finden.

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In diesem Artikel wollen wir uns speziell der Zeiterfassung im Homeoffice widmen. Wir zeigen dir, wie die Zeiterfassung im Homeoffice rechtlich geklärt ist und wie Unternehmen eine ortsungebundene Erfassung von Arbeits- und Pausenzeiten umsetzen können.

Im Folgenden werden viele Begriffe aus Gesetzestexten verwendet. Um den Gesetzeswortlaut nicht zu verändern, wird auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter.

Was ist eigentlich Homeoffice?

Der Begriff Homeoffice ist umgangssprachlich geprägt. Der deutsche Gesetzgeber verwendet in der Verordnung über Arbeitsstätten (ArbStättV) den Begriff des Telearbeitsplatzes. Gemäß § 2 Abs. 7 S.1 ArbStättV sind Telearbeitsplätze vom Arbeitgeber fest eingerichtete Bildschirmarbeitsplätze im Privatbereich der Beschäftigten, für die der Arbeitgeber eine mit den Beschäftigten vereinbarte wöchentliche Arbeitszeit und die Dauer der Einrichtung festgelegt hat.

In der Literatur wird teilweise eine weitere Differenzierung des Begriffs der Telearbeit vorgenommen. Wird die Arbeitsleistung ausschließlich vom Wohnsitz des Arbeitnehmers aus erbracht, wird dies in Teilen der Literatur als Teleheimarbeit, häusliche Telearbeit oder Homeoffice bezeichnet (Vgl. Krieger/Rudnik/Povedano Peramato: Homeoffice und Mobile Office in der Corona-Krise, NZA 2020, 473 f.).

Wenn dem Arbeitnehmer ein Arbeitsplatz in der betrieblichen Arbeitsstätte zur Verfügung steht und er die Möglichkeit hat, seine Arbeitsleistung sowohl von zu Hause aus als auch im Betrieb zu erbringen, wird dies als alternierende Telearbeit bezeichnet.

Wenn der Arbeitnehmer hinsichtlich der Entscheidung, an welchem Ort er seine Arbeitsleistung erbringen möchte, weitgehend autonom ist, spricht man von mobiler Arbeit beziehungsweise dem Mobile Office. Der Arbeitnehmer kann ortsungebunden arbeiten, d.h. von jedem denkbaren Arbeitsplatz, wie zum Beispiel in der Bahn, im Café oder im Park (Krieger/Rudnik/Povedano Peramato: Homeoffice und Mobile Office in der Corona-Krise, NZA 2020, 473).

Auch wenn bei der Terminologie teilweise nach Umfang und konkretem Einsatzort differenziert wird, möchten wir in diesem Artikel „Homeoffice“ als Synonym für jede Form des Arbeitens verwenden, bei der die Arbeitsleistung geografisch gesehen außerhalb der Arbeitsstätte erbracht wird.

Rechtliche Vorgaben für die Zeiterfassung

Aktuelle Gesetzeslage in Deutschland

In einem anderen Artikel haben wir bereits ausführlich über die aktuelle Gesetzeslage in Deutschland berichtet. Nachdem der Europäische Gerichtshof (EuGH) im Mai 2019 entschieden hat, dass die Mitgliedstaaten Arbeitgeber verpflichten müssen, ein objektives, verlässliches und zugängliches System einzurichten, mit dem die Arbeitszeit der Arbeitnehmer erfasst wird (EuZW 2019, 476 – beck-online, Rn. 60), war lange Zeit unklar, welche unmittelbaren Auswirkungen dies für Arbeitgeber und Arbeitnehmer in Deutschland hat.  Das Bundesarbeitsgericht hat mit seinem Urteil vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21) Klarheit geschaffen.

In der Pressemitteilung heißt es:

„Der Arbeitgeber ist nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG verpflichtet, ein System einzuführen, mit dem die von den Arbeitnehmern geleistete Arbeitszeit erfasst werden kann.“

Im vorliegenden Fall ging es um die Klärung der Frage, ob dem Betriebsrat ein Initiativrecht zur Einführung eines elektronischen Systems zustehe, mit welchem die tägliche Arbeitszeit der Arbeitnehmer erfasst werden soll. Ein solches Recht hat der Betriebsrat nicht, wenn die betreffende Angelegenheit gesetzlich geregelt ist. In diesem Zusammenhang hat das BAG dann klargestellt:

„Die Arbeitgeberinnen sind schon kraft Gesetzes verpflichtet, ein System einzuführen, mit dem Beginn und Ende und damit die Dauer der Arbeitszeiten einschließlich der Überstunden in ihrem gemeinsamen Betrieb erfasst werden.“

Bis dahin galten unstrittig in vielen Wirtschaftsbereichen und – zweigen bereits umfassende Aufzeichnungspflichten. Darüber ergab sich aus dem Arbeitszeitgesetz eine Pflicht zur Aufzeichnung von Überstunden.

Klick auf den folgenden Link für detailliertere Informationen zu den gesetzlichen Regelungen der Zeiterfassungspflicht in Deutschland.

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Rechtliche Vorgaben für die Zeiterfassung im Homeoffice

Grundsätzlich gilt: Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) und das Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) finden auch für die Tätigkeit im Homeoffice Anwendung. Die Arbeitgeber sollten also neben den Vorgaben zu den Höchstarbeitszeiten gemäß § 3 ArbZG, den Ruhepausen gemäß § 4 ArbZG und den Ruhezeiten gemäß § 5 ArbZG auch die bereits thematisierte Pflicht zur Erfassung der Arbeitszeit nach § 3 ArbSchG berücksichtigen.

Nach eigenen Angaben plant das Bundesministerium für Arbeit und Soziales, einen neuen Rechtsrahmen für mobiles Arbeiten vorzulegen. Das werde allerdings erst im nächsten Jahr erfolgen.

Wie lässt sich die Zeiterfassung im Homeoffice realisieren?

Gerade Unternehmen, die auf moderne Arbeitsmodelle setzen, profitieren von einem flexiblen Zeiterfassungssystem, das immer und überall erreichbar ist. Besonders geeignet sind hier cloudbasierte Zeiterfassungssysteme. Da die Daten in der Cloud gespeichert werden, kann jederzeit über ein internetfähiges Endgerät darauf zugegriffen werden.

Egal ob im Büro, auf Geschäftsreisen oder eben zu Hause, das Erfassen der Arbeitszeit ist mit einer cloudbasierten Zeiterfassungssoftware nicht nur jederzeit über den PC, das Tablet oder das Mobiltelefon verfügbar, sondern auch für alle Mitarbeitende einfach zu implementieren, da keine Software-Installation auf einem Endgerät notwendig ist.

Ein weiterer Vorteil der cloudbasierten Zeiterfassung ist die zentrale Speicherung aller Daten an einem Ort. Bei jedem Zugriff auf die Anwendung stehen die aktuellsten Daten zur Verfügung. So lassen sich jederzeit Reportings basierend auf Echtzeitdaten erstellen und abrufen.

Der Artikel wurde nach bestem Wissen und Gewissen sorgfältig erstellt. Es wird kein Anspruch auf Vollständigkeit und Richtigkeit der Inhalte gestellt. Die zur Verfügung gestellten Informationen ersetzen keine individuelle juristische Beratung. Sie sind unverbindlich und nicht Gegenstand eines anwaltlichen Beratungsvertrages. Es wird keine Gewähr dafür übernommen, dass im Streitfall den hier dargelegten Urteilen und Ansichten gefolgt wird. Eine Haftung für den Inhalt wird daher nicht übernommen.

Häufig gestellte Fragen

Hier findest du Antworten auf die wichtigsten Fragen. Falls du weitere Hilfe benötigst, kontaktiere gerne unseren Support.

Muss ich im Homeoffice meine Arbeitszeit erfassen?

Ja. Das Arbeitszeitgesetz gilt auch im Homeoffice. Seit dem BAG-Beschluss vom 13.09.2022 müssen Unternehmen ein System einführen, mit dem Arbeitszeiten verlässlich und nachvollziehbar erfasst werden – unabhängig vom Arbeitsort.

Kann ich im Homeoffice flexible Arbeitszeiten nutzen?

Ja, sofern das Unternehmen flexible Arbeitszeitmodelle zulässt. Dennoch müssen Höchstarbeitszeiten, Ruhepausen und Ruhezeiten eingehalten werden. Eine digitale Zeiterfassung hilft, Verstöße automatisch zu vermeiden.

Können Überstunden im Homeoffice besser nachgewiesen werden?

Ja. Eine digitale Zeiterfassung dokumentiert Überstunden objektiv und nachvollziehbar. Das erleichtert die spätere Geltendmachung und schützt Mitarbeitende wie Unternehmen gleichermaßen.

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