Laureen Reiners
Inhalt
Entgelttransparenz gewinnt für Unternehmen zunehmend an Bedeutung. Neben gesellschaftlichen Entwicklungen und veränderten Erwartungen von Mitarbeitenden spielen auch strukturierte HR-Prozesse eine zentrale Rolle. Themen wie digitale Personalarbeit, nachvollziehbare Vergütungsstrukturen und transparente Kommunikation rücken stärker in den Fokus moderner Organisationen.
Gerade im Zusammenspiel mit zentralen HR-Bereichen wie der Zeiterfassung, der Urlaubsverwaltung oder der strukturierten Pflege von Mitarbeiterdaten wird deutlich, wie wichtig klare und konsistente Grundlagen für mehr Transparenz sind.
Was ist Entgelttransparenz?
Das Entgelttransparenzgesetz wurde 2017 in Deutschland eingeführt und beschreibt den offenen und nachvollziehbaren Umgang mit Vergütung im Unternehmen.
Im Mittelpunkt stehen Fragen wie:
1. Welche Faktoren beeinflussen Gehaltsentwicklungen?
2. Nach welchen Maßstäben werden Gehälter festgelegt?
3. Wie werden vergleichbare Tätigkeiten bewertet?
Die Entgelttransparenz soll den Zweck erfüllen, Vertrauen bei den Mitarbeitenden zu schaffen, den Betriebsfrieden zu stärken und die Personalfluktuation zu senken. Eine wichtige Grundlage dafür ist die saubere Dokumentation von Rollen, Verantwortlichkeiten und Vergütungsbestandteilen. Digitale Lösungen wie eine digitale Personalakte können Unternehmen dabei unterstützen, diese Informationen zentral, aktuell und nachvollziehbar zu erfassen.
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Wen betrifft die Entgelttransparenz?
In Unternehmen mit mehr als 200 Mitarbeiter:innen haben die Beschäftigten durch das Entgelttransparenzgesetz einen Anspruch auf Gehaltstransparenz. Mitarbeitende müssen die Initiative ergreifen.
Für große Konzerne und Unternehmen mit mehr als 500 Beschäftigten gilt Allgemein eine Berichtspflicht. Das bedeutet, dass das Unternehmen aus eigenem Antrieb über die Gehaltsstrukturen informieren muss.
Welche Ansprüche umfasst die Entgelttransparenz?
Entgelttransparenz bedeutet nicht, dass Beschäftigte erfahren können, was einzelne Kolleg:innen verdienen. Eine Offenlegung individueller Gehälter ist unter anderem aus Datenschutzgründen nicht vorgesehen.
Stattdessen bezieht sich der Auskunftsanspruch auf vergleichbare Tätigkeiten und Strukturen. Unternehmen können Informationen zum Median der Entgelte einer Vergleichsgruppe bereitstellen, um Vergütungsunterschiede nachvollziehbar zu machen, ohne personenbezogene Daten offenzulegen. Voraussetzung dafür sind klar definierte Rollen, Verantwortlichkeiten und eine strukturierte Pflege von Mitarbeiterdaten, wie sie etwa im Rahmen einer digitalen Personalakte und zum Beispiel im Rahmen eines Organigramms abgebildet werden können.
Unabhängig von formalen Vorgaben zeigt sich: Je klarer Kriterien, Vergleichsgruppen und HR-Prozesse definiert sind, desto leichter lassen sich Auskünfte geben und Vergütung transparent kommunizieren – etwa im Zusammenspiel mit einer strukturierten HR-Verwaltung.
Vorteile von Entgelttransparenz
- Nachvollziehbarkeit: Mitarbeitende verstehen besser, wie Vergütungsentscheidungen zustande kommen.
- Vergleichbarkeit: Rollen und Tätigkeiten lassen sich konsistenter bewerten.
- Kommunikation: Gespräche über Gehalt und Entwicklung werden sachlicher.
- Orientierung: Klare Strukturen unterstützen langfristige Personalplanung.
Entgelttransparenz als Teil moderner HR-Arbeit
Für Unternehmen lohnt es sich, das Thema Entgelttransparenz strukturiert anzugehen. Ein sinnvoller erster Schritt ist es, bestehende Rollenprofile, Vergütungsbestandteile und Entscheidungsgrundlagen zu überprüfen.
Darauf aufbauend können HR-Teams einen Blick darauf werfen, wie Entgeltinformationen aktuell im Unternehmen vorliegen: Sind sie einheitlich dokumentiert? Lassen sie sich nachvollziehen und bei Bedarf erklären? Klare Zuständigkeiten und gut gepflegte Daten helfen, Vergütungsfragen sachlich einzuordnen.
Entgelttransparenz ist dabei kein abgeschlossenes Projekt, sondern Teil laufender HR-Arbeit. In der Praxis zeigt sich, dass strukturierte Prozesse und konsistente Daten – etwa im Zusammenspiel mit Lohn- und Gehaltsabrechnungssystemen wie DATEV – eine wichtige Grundlage schaffen, um Transparenz im Arbeitsalltag mitzudenken und weiterzuentwickeln.
Häufig gestellte Fragen
Hier findest du Antworten auf die wichtigsten Fragen. Falls du weitere Hilfe benötigst, kontaktiere gerne unseren Support.
Wie wird das Entgelttransparenzgesetz 2026 durch die EU-Richtlinie erweitert?
Mit der EU-Richtlinie zur Entgelttransparenz werden bestehende Regelungen weiterentwickelt. Ziel ist es, Vergütungsstrukturen transparenter zu machen und Unterschiede besser nachvollziehen zu können. Die Mitgliedstaaten sollen die Vorgaben bis 2026 in nationales Recht überführen. Im Fokus stehen unter anderem erweiterte Informations- und Berichtspflichten sowie mehr Transparenz bereits im Bewerbungsprozess.
Welche Pflichten haben Arbeitgeber laut Entgelttransparenzgesetz?
Arbeitgeber können verpflichtet sein, Auskünfte zu Vergütungsstrukturen und -kriterien zu geben. Dazu gehören Informationen zu Vergleichsgruppen, Entgeltbestandteilen und den Kriterien, nach denen Gehälter festgelegt werden. Für größere Unternehmen kommen zusätzliche Berichtspflichten hinzu.
Voraussetzung dafür ist, dass relevante HR-Informationen strukturiert vorliegen – etwa Rollenprofile, Arbeitszeiten und Vergütungsbestandteile, wie sie auch im Kontext einer sauberen HR-Verwaltung relevant sind.
Was bedeutet „gleiche oder gleichwertige Arbeit“ im Sinne des Entgelttransparenzgesetzes?
„Gleiche oder gleichwertige Arbeit“ bezieht sich nicht ausschließlich auf identische Jobtitel. Maßgeblich ist, ob Tätigkeiten hinsichtlich Anforderungen, Verantwortung, Qualifikation und Arbeitsbedingungen vergleichbar sind. Auch unterschiedliche Aufgaben können als gleichwertig gelten, wenn sie nach objektiven Kriterien ähnlich bewertet werden. Im Rahmen einer strukturierten digitalen Personalakte ist eine solche Vergleichbarkeit durch klar definierte Rollen und konsistente Mitarbeiterdaten möglich.
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