Sabine Kowalski
Die Arbeitszeiterfassung ist bereits seit 2022 Pflicht in Deutschland: Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit müssen systematisch erfasst werden. Ein Jahr später folgte die Pflicht der elektronischen Zeiterfassung – ausgeschlossen von dieser Auflage sind Kleinbetriebe, zumindest laut dem aktuellen Gesetzesentwurf.
Lohnt es sich trotzdem, auch in einem kleinen Betrieb mit einer Zeiterfassungs-Software zu arbeiten?
Inhalt
Welche Anforderungen gibt es für die Zeiterfassung in Kleinbetrieben?
Aktuell sind alle Betriebe verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden komplett zu erfassen – zuvor war nur die Dokumentation von Überstunden und Sonntagsarbeitszeit nötig. Unabhängig von der Unternehmensgröße sollen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit vollständig dokumentiert werden.
Im April 2023 folgte dann die Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung – die verschiedenen Arten der Arbeitszeiterfassung haben wir im Beitrag über die gesetzlichen Vorgaben zusammengefasst.
Ein Gesetzentwurf des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales (BMAS) sieht jedoch vor, dass Kleinbetriebe von der Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung ausgenommen werden könnten. Ein Kleinbetrieb wird in Deutschland in der Regel als ein Unternehmen mit bis zu 10 Mitarbeitenden definiert. Hier wäre laut Gesetzesentwurf auch die manuelle Zeiterfassung ausreichend (zum Beispiel in Form einer handschriftlich geführten Liste). Eine Verpflichtung zur elektronischen Zeiterfassung bei Kleinbetrieben ist hier bis auf Weiteres nicht vorgesehen.
Lohnt sich eine digitale Zeiterfassung für Kleinbetriebe trotzdem?
Ja, eine digitale Zeiterfassung bietet auch für kleine Unternehmen viele Vorteile, unabhängig von der aktuellen Gesetzeslage. Gerade im Handwerk bringt digitale Zeiterfassung klare Vorteile: Arbeitszeiten entstehen unterwegs, auf Baustellen oder beim Kunden. Mit Personizer erfassen Teams ihre Zeiten einfach per App – direkt vor Ort und ohne Papierkram. Mehr dazu findest du auf unserer Seite zur Zeiterfassung im Handwerk.
Häufig gestellte Fragen
Hier findest du Antworten auf die wichtigsten Fragen. Falls du weitere Hilfe benötigst, kontaktiere gerne unseren Support.
Sind Kleinbetriebe in Deutschland zur Zeiterfassung verpflichtet?
Ja – die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gilt in Deutschland unabhängig von der Betriebsgröße. Das BAG-Urteil von 2022 und das EuGH-Urteil von 2019 haben klargestellt, dass alle Arbeitgebenden ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Erfassung der gesamten Arbeitszeit einführen müssen – auch Kleinbetriebe mit weniger als zehn Mitarbeitenden. Eine gesetzliche Konkretisierung im Arbeitszeitgesetz steht noch aus, das Grundprinzip der Erfassungspflicht ist jedoch höchstrichterlich bestätigt.
Welche Zeiterfassungslösung eignet sich für Kleinbetriebe mit wenigen Mitarbeitenden?
Für Kleinbetriebe eignet sich eine schlanke, sofort einsatzbereite Lösung ohne Implementierungsaufwand und ohne hohe Fixkosten. Personizer bietet genau das: Zeiterfassung per Browser, Mobile App für iOS und Android sowie Chrome- und Edge-Extension – ohne Installation, ohne Schulung und ohne Grundgebühr. Kleinbetriebe können Personizer dauerhaft kostenlos in der Basisversion nutzen oder 14 Tage den vollen Funktionsumfang kostenlos testen – ganz ohne Kreditkarte.
Wie funktioniert die Zeiterfassung für Kleinbetriebe mit Personizer konkret?
Mitarbeitende starten und stoppen ihre Arbeitszeit per Klick im Browser oder per Mobile App – Pausen werden automatisch abgezogen oder manuell erfasst. Führungskräfte sehen alle Zeiteinträge in Echtzeit, können Korrekturen vornehmen und Stundenzettel mit einem Vier-Augen-Prinzip genehmigen. Personizer warnt automatisch bei Verstößen gegen das Arbeitszeitgesetz, etwa bei zu langen Arbeitszeiten oder fehlenden Pausen – das schützt Kleinbetriebe vor rechtlichen Risiken, ohne dass HR-Fachwissen nötig ist.
Was kostet Zeiterfassung für Kleinbetriebe mit Personizer?
Personizer arbeitet mit einem transparenten Modell ohne Grundgebühr: Das Zeiterfassungsmodul kostet 3,70 € pro Mitarbeitenden pro Monat bei monatlicher Laufzeit – bei jährlicher Buchung reduziert sich der Preis auf 3,33 €, bei zweijähriger Laufzeit auf 2,59 €. Kleinbetriebe zahlen damit nur für die Anzahl der tatsächlich aktiven Mitarbeitenden, ohne versteckte Kosten oder Mindestnutzerzahl. Wer nur Basisfunktionen benötigt, kann Personizer dauerhaft kostenlos nutzen.
Welche Vorteile bietet digitale Zeiterfassung gegenüber Excel und Papierlisten für Kleinbetriebe?
Excel-Tabellen und handschriftliche Stundenzettel sind fehleranfällig, schwer nachvollziehbar und im Streitfall rechtlich kaum belastbar. Mit Personizer werden Arbeitszeiten revisionssicher dokumentiert, Überstunden automatisch berechnet und Auswertungen auf Knopfdruck exportiert – das spart Zeit und schützt bei Prüfungen durch Behörden oder im Arbeitsrechtsstreit. Alle Daten werden DSGVO-konform auf ISO-zertifizierten EU-Servern gespeichert, was gerade für Kleinbetriebe ohne eigene IT-Abteilung ein entscheidender Sicherheitsvorteil ist.
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Vorteile digitaler Zeiterfassung Kleinbetriebe:
- Reduziert Kopierfehler und Datenverluste durch manuelles Übertragen von Zeiten in Listen und Handling von Papierdokumenten
- Reduziert administrativen Aufwand durch zentrale Nutzung einer gemeinsamen Software, die sich oft auch an bestehende Buchhaltungssysteme anbinden lässt
- Erhöht Transparenz für Mitarbeitende über die eigenen geleisteten Stunden
- Erleichtert Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, zum Beispiel das Einhalten von Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten
- Erleichtert die Handhabung verschiedener Arbeitszeitsysteme (z.B. Teilzeit, Remote-Arbeit oder Minijobs) durch eine zentrale digitale Lösung
- Ein modernes Zeiterfassungssystem wird heute von Fachkräften erwartet. Eine transparente, digitale Lösung für die Zeiterfassung kann also ein Faktor für die Mitarbeiterbindung sein.
Die manuelle Zeiterfassung für Kleinbetriebe reicht aus – ist aber ineffizient
Wie gesagt ist es aktuell noch völlig ausreichend, wenn KMU mit bis zu 10 Mitarbeitenden Zeiterfassung in Papierform oder sogar mit Excel durchführen. Es sind schnelle und kostenlose Lösungen zur Arbeitszeiterfassung, die für den Einstieg die Einhaltung gesetzlicher Auflagen ermöglichen.
Jedoch ist es durchaus möglich, dass sich die Gesetzeslage verändern kann und dann doch eine Pflicht zur elektronischen Arbeitszeiterfassung für Kleinbetriebe besteht. Abgesehen davon können die Vorteile einer digitalen Lösung die der manuellen Zeiterfassung leicht aufwiegen:
- Kosten sparen ist für Kleinbetriebe ein wichtiges Thema. Deswegen scheint es zunächst am sinnvollsten, bei der kostenfreien, handschriftlichen Lösung zu bleiben. Die eigene Arbeitszeit wird hier jedoch außer Acht gelassen; Wer sich wegen manueller Aufwände und Zettelwirtschaft unnötig lange mit der Arbeitszeiterfassung aufhält, hat am Ende nicht wirklich gespart.
- Einfache Lösungen sind schnelle (und dadurch günstige) Lösungen. Eine Software kann genauso einfach anwendbar sein wie die handschriftliche Liste – und ist sogar einfacher zu nutzen als eine Excel-Tabelle mit händisch eingetragenen Berechnungsformeln. Die digitale Zeiterfassung ist so leicht anwendbar wie eine klassische Stechuhr.
- Fehler kosten Zeit und Nerven; verloren gegangene Stundenzettel, Übertragungsfehler, aus Versehen gelöschte Excel-Zellen oder gar Formeln fordern das System der manuellen Zeiterfassung ganz schön heraus. Statt sich auf das Tagesgeschäft konzentrieren zu können, müssen hier häufiger Fehler behoben werden.
- Ressourcenschonende Dokumentation der Arbeitszeiten, die auch den gesetzlichen Vorgaben entspricht, ist durch digitale Zeiterfassung leichter umzusetzen als mit Aktenordnern voller Stundenzettel oder Excel-Tabellen, die möglicherweise nicht schreibgeschützt sind.
- Bessere Work-Life Balance der Mitarbeitenden: Mit einem transparenten System, in dem Teammitglieder ihre Zeiten eigenständig verwalten und einteilen können, förderst du die Mitarbeiterzufriedenheit.
- Datenschutz ist nicht zuletzt ein wichtiger Punkt, der bei der Wahl des Zeiterfassungssystems einfließen sollte. Digitale Systeme machen es dir leicht zu entscheiden, wer welche Arbeitszeiten sehen darf, und wer nicht. Mit dem klassischen Stundenzettel gestaltet sich das nicht ganz so einfach…
Kurzum: Auch für Kleinbetriebe kann es ratsam sein, eine Software oder App für die Dokumentation der Arbeitszeiten zu nutzen. Mit bekannten Lösungen wie von Clockin, TimeTac oder Personizer können Arbeitszeiten ganz einfach digital erfasst und verwaltet werden.
Digitale Zeiterfassung, die zu Kleinbetrieben passt
Digitale Zeiterfassung, die zu Kleinbetrieben passt: Arbeitszeiten per App erfassen, transparent auswerten und rechtssicher dokumentieren – ohne Zettelchaos.
Was kostet die digitale Zeiterfassung für Kleinbetriebe?
Je nachdem, welche Funktionen benötigt werden, können die Preise für deine Zeiterfassungs-Software variieren. Pro Monat und Lizenz rangieren die Preise für die digitale Zeiterfassung zwischen knapp 0,70 Euro und 4 Euro.
Einige Anbieter digitaler Zeiterfassung bieten zudem kostenlose Basis-Versionen ihrer Software an. Wer ausschließlich die Zeiterfassungen und eine Maximal-Anzahl von 10 Lizenzen abdecken möchte, kann damit für sein kleines Unternehmen eine kostengünstige, digitale Lösung finden.
Wichtig ist vor allem, dass die gewählte Software den Anforderungen deines Unternehmens entspricht: In diesem Beitrag findest du eine praktische Checkliste für die Auswahl der passenden Zeiterfassungs-Software.
Digitale Zeiterfassung für Kleinbetriebe bietet viele Vorteile
Auch wenn Kleinbetriebe aktuell von der Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung ausgenommen sind, ist die Einführung eines digitalen Zeiterfassungssystems dennoch sinnvoll. Es erleichtert die Dokumentation, sorgt für Transparenz und unterstützt die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben. Nicht zuletzt kann die digitale Zeiterfassung ein Tool zur besseren Mitarbeiterbindung sein, wenn es auf vertrauensvoller Basis genutzt wird.
Mit Lösungen wie Personizer können auch kleine Unternehmen effizient und professionell ihre Arbeitszeiten erfassen und verwalten – und sind im Falle einer Gesetzesänderung mit neuen Verpflichtungen für Kleinbetriebe gut aufgestellt.
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Spare dir Stundenzettel & Excel-Formeln: Mit Personizer erfassen deine Mitarbeitenden Zeiten selbstständig.
