Was ist die digitale Personalakte – und was ändert die Pflicht ab 2027?

Die digitale Personalakte ist ein elektronisches Ablagesystem, das alle personenbezogenen Dokumente eines Arbeitsverhältnisses zentral, DSGVO-konform und rechtssicher speichert – vom Arbeitsvertrag über Gehaltsdaten bis zu Nachweisen und Zeugnissen. Statt eines Papierordners im Schrank liegt jedes Dokument geordnet und durchsuchbar an einem Ort.

Der eigentliche Grund, warum das Thema gerade jetzt Fahrt aufnimmt, steckt im Sozialversicherungsrecht. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Arbeitgeber bestimmte Entgeltunterlagen zwingend elektronisch führen. Das ergibt sich aus § 8 der Beitragsverfahrensverordnung (BVV).

Was gehört überhaupt in die Personalakte?

Eine feste gesetzliche Definition, was eine Personalakte enthalten muss, gibt es nicht. In der Praxis sammelt sie alles, was für das Arbeitsverhältnis relevant ist: Bewerbungsunterlagen, den Arbeitsvertrag und seine Änderungen, Gehaltsabrechnungen, Sozialversicherungsnachweise, Urlaubs- und Krankheitsdaten, Abmahnungen, Zeugnisse. Der springende Punkt: Nur ein Teil dieser Dokumente fällt unter die neue Elektronikpflicht – dazu gleich mehr.

Die Rechtsgrundlage: § 8 Beitragsverfahrensverordnung (BVV)

§ 8 Abs. 2 BVV legt fest, dass bestimmte Unterlagen „in elektronischer Form zu den Entgeltunterlagen zu nehmen“ sind. Damit verschiebt der Gesetzgeber die Standardform vom Papier zur Datei. Für eine Übergangszeit gilt noch eine Ausnahme, die aber ausläuft – und genau das macht 2027 zum Stichjahr.

Welche Dokumente müssen ab 2027 digital vorliegen?

Betroffen ist nicht die komplette Personalakte, sondern nur die entgelt- und sozialversicherungsrelevanten Nachweise, die § 8 Abs. 2 BVV aufzählt. Dazu gehören zum Beispiel Arbeitserlaubnisse, Nachweise zur Krankenversicherung und bestimmte Erklärungen von Beschäftigten. Deinen Arbeitsvertrag oder ein Arbeitszeugnis musst du also nicht wegen 2027 zwingend digitalisieren – die Pflicht zielt auf die Unterlagen, die bei einer Sozialversicherungsprüfung zählen.

Bis wann musst du handeln? Übergangsfrist und Zeitplan

Bis zum 31. Dezember 2026 kannst du dich noch von der elektronischen Führung befreien lassen, danach ist Schluss. § 8 Abs. 3 BVV formuliert das so:

„Bis zum 31. Dezember 2026 kann sich der Arbeitgeber von der Führung elektronischer Unterlagen auf Antrag bei dem für ihn zuständigen Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung nach § 28p des Vierten Buches Sozialgesetzbuch befreien lassen.“

Der Befreiungsantrag ist damit ein Auslaufmodell. Wer keinen stellt oder keine Befreiung mehr bekommt, für den gilt die Pflicht ab dem 1. Januar 2027. Ehrlich gesagt ergibt es für die wenigsten Betriebe Sinn, bis dahin noch auf ein Papiersystem zu setzen, das man ohnehin bald umstellen muss.

Countdown bis zum 1. Januar 2027

Damit der Umstieg nicht in letzter Minute hektisch wird, ein grober Fahrplan:

1. Bestandsaufnahme: Welche entgeltrelevanten Unterlagen führst du aktuell auf Papier? Wo liegen sie, wer pflegt sie?
2. Formatprüfung: Liegen die betroffenen Dokumente in einem Format vor, das die Deutsche Rentenversicherung bei der Prüfung akzeptiert und maschinell auslesen kann?
3. Rechte-Konzept: Wer darf künftig was sehen? (Dazu weiter unten mehr.)
4. Testlauf: Ein Probelauf mit wenigen Akten deckt Lücken auf, bevor der Ernstfall kommt.

Den kompletten Umstellungsprozess von Papier auf digital haben wir separat aufgeschlüsselt. Die ausführliche Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einführung einer digitalen Personalakte findest du in unserem Grundlagenartikel. Hier bleiben wir beim Compliance-Winkel.

Was passiert, wenn du die Frist verpasst? Bußgelder und Konsequenzen

Wer Entgeltunterlagen nicht ordnungsgemäß führt oder aufbewahrt, riskiert ein Bußgeld von bis zu 50.000 Euro. Grundlage ist § 111 SGB IV in Verbindung mit der Aufzeichnungspflicht aus § 28f SGB IV. Als Ordnungswidrigkeit gilt nach § 111 Abs. 1 Nr. 3 SGB IV, wer „entgegen § 28f Absatz 1 Satz 1 eine Entgeltunterlage nicht führt oder nicht aufbewahrt“ – und für genau diesen Fall setzt § 111 Abs. 4 SGB IV den Bußgeldrahmen auf bis zu 50.000 Euro.

Aber: Das Bußgeld ist selten das größte Problem. Fehlen bei der Betriebsprüfung durch die Deutsche Rentenversicherung prüffähige Unterlagen, kann die Prüfung die Beiträge schätzen. Und solche Schätzungen fallen für den Betrieb selten günstig aus. Dazu kommt der Aufwand: Eine Prüfung, bei der Belege fehlen, zieht sich, bindet Personal und endet oft in Nachforderungen.

Wenn Entgeltunterlagen ohnehin digital vorliegen müssen, ist es naheliegend, sie direkt an die Lohnabrechnung anzubinden. Genau dafür gibt es die DATEV-Schnittstelle von Personizer, die Stammdaten, Abwesenheiten und eAU-Abrufe automatisiert überträgt und Doppeleingaben zwischen HR und Buchhaltung überflüssig macht.

Wie lange musst du Personalakten-Dokumente aufbewahren?

Eine einheitliche Aufbewahrungsfrist für „die Personalakte“ gibt es nicht. Sie hängt am jeweiligen Dokumenttyp und reicht von drei bis zu dreißig Jahren. Wer alles pauschal gleich lange lagert, produziert entweder Datenmüll oder verstößt gegen Löschpflichten.

Ein paar Fristen verdienen eine Einordnung, weil sie in der Praxis gern falsch verstanden werden.

Die drei Jahre sind keine feste Aktenfrist, sondern leiten sich aus der regelmäßigen Verjährung ab: „Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt drei Jahre“ (§ 195 BGB). Solange Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis geltend gemacht werden könnten, willst du die passenden Unterlagen noch haben.

Bei Entgeltunterlagen nennt § 28f Abs. 1 SGB IV keine feste Jahreszahl, sondern koppelt die Aufbewahrung an die Betriebsprüfung: Sie sind „bis zum Ablauf des auf die letzte Prüfung (§ 28p) folgenden Kalenderjahres geordnet aufzubewahren“. Da die Deutsche Rentenversicherung „mindestens alle vier Jahre“ prüft (§ 28p Abs. 1 SGB IV), landest du in der Praxis bei rund fünf Jahren – im Zweifel eher länger lagern als zu früh löschen.

Das Lohnkonto ist dagegen klar geregelt: „Die Lohnkonten sind bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres, das auf die zuletzt eingetragene Lohnzahlung folgt, aufzubewahren“ (§ 41 Abs. 1 EStG).

Die 30 Jahre bei der betrieblichen Altersvorsorge sind eine Empfehlung, keine ausdrückliche gesetzliche Aufbewahrungspflicht. Sie folgen aus § 18a BetrAVG: „Der Anspruch auf Leistungen aus der betrieblichen Altersversorgung verjährt in 30 Jahren.“ Weil ein Beschäftigter theoretisch Jahrzehnte später einen Anspruch nachweisen können muss, empfiehlt sich die entsprechend lange Aufbewahrung der Belege.

Wer darf auf die digitale Personalakte zugreifen?

Zugriff bekommt nur, wer die Daten für seine Aufgabe wirklich braucht. Fachleute nennen das Need-to-know-Prinzip. Rechtlich gestützt wird das von Art. 32 DSGVO (Sicherheit der Verarbeitung) und § 26 BDSG (Verarbeitung von Beschäftigtendaten). § 26 Abs. 1 BDSG erlaubt die Verarbeitung, „wenn dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses oder nach Begründung des Beschäftigungsverhältnisses für dessen Durchführung oder Beendigung erforderlich ist“. Alles darüber hinaus ist begründungspflichtig.

In der Praxis bedeutet das granulare, rollenbasierte Zugriffsrechte statt eines gemeinsamen Ordners für alle. Die HR-Leitung sieht mehr als eine Teamleitung, und Gehaltsdaten bleiben auf einen engen Kreis beschränkt. Art. 32 Abs. 1 DSGVO nennt als geeignete Schutzmaßnahme ausdrücklich „die Pseudonymisierung und Verschlüsselung personenbezogener Daten“. Ein Papierordner im abschließbaren Schrank leistet das nicht in vergleichbarer Feinheit.

Personalakten sicher, aber zugänglich

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Einsichtsrecht der Mitarbeitenden (§ 83 BetrVG)

Beschäftigte dürfen ihre eigene Akte jederzeit einsehen. § 83 Abs. 1 BetrVG formuliert das eindeutig: „Der Arbeitnehmer hat das Recht, in die über ihn geführten Personalakten Einsicht zu nehmen.“ Dabei darf ein Betriebsratsmitglied hinzugezogen werden, das über den Inhalt Stillschweigen zu bewahren hat. Ergänzend gibt Art. 15 DSGVO jeder betroffenen Person das Recht auf Auskunft darüber, welche Daten über sie verarbeitet werden. In einer digitalen Akte ist eine solche Auskunft mit wenigen Klicks erfüllt, statt einen ganzen Ordner kopieren zu müssen.

Zugriff durch den Betriebsrat – kein Freifahrtschein

Ein generelles Zugriffsrecht auf alle Personalakten hat der Betriebsrat nicht. Er kann im Einzelfall hinzugezogen werden, wenn ein Beschäftigter das bei seiner eigenen Akteneinsicht wünscht (§ 83 Abs. 1 BetrVG). Ein pauschaler Durchgriff auf sämtliche Akten lässt sich daraus nicht ableiten.

Papier- oder digitale Personalakte: Was lohnt sich mehr?

Für die reine Pflichterfüllung ab 2027 führt bei den betroffenen Entgeltunterlagen ohnehin kein Weg an der elektronischen Form vorbei. Aber auch abseits der Pflicht zeigt der direkte Vergleich, wo die Papierakte an ihre Grenzen kommt.

Ein Feuer im Aktenraum, ein verlegter Ordner, eine Kaffeetasse zur falschen Zeit – bei Papier ist ein Dokument im Zweifel weg. Eine digitale Akte lässt sich sichern und wiederherstellen. Das ist kein Nice-to-have, sondern für aufbewahrungspflichtige Unterlagen ein echter Risikofaktor.

Mehr als Pflichterfüllung: diese Vorteile kommen dazu

Die 2027-Pflicht ist der Anlass, der Nutzen reicht weiter. Eine an einem Ort gebündelte digitale Akte spart Suchzeit, macht Onboarding und Offboarding nachvollziehbar und lässt sich direkt an die Lohnabrechnung anbinden. Personizer ist eine modulare HR-Software für kleine und mittlere Unternehmen im DACH-Raum mit Zeiterfassung, Urlaubsplanung, digitaler Personalakte und DATEV-Integration. Die Personalakte ist also kein isoliertes Werkzeug, sondern hängt mit den übrigen HR-Prozessen zusammen. Welche Vorteile eine digitale Personalakte im Betriebsalltag konkret bringt, vertiefen wir im Grundlagenartikel zur digitalen Personalakte.

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Im Folgenden werden viele Begriffe aus Gesetzestexten verwendet. Um den Gesetzeswortlaut nicht zu verändern, wird auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter.

Eine Vollzeit-MFA am Empfang, zwei in Teilzeit, eine Minijobberin für den Freitagnachmittag und ein Azubi im zweiten Lehrjahr — eine ganz normale Praxis. Für jede dieser Personen gilt bei der Arbeitszeiterfassung in der Arztpraxis eine leicht andere Rechtslage. Eine einzige Excel-Tabelle für alle? Damit übersieht man schnell etwas. Wir gehen die vier Gruppen einzeln durch, klären, was heute verbindlich ist, und ordnen ein, was die geplante Reform des Arbeitszeitgesetzes daran ändern würde.

Was bedeutet Arbeitszeiterfassung für Arztpraxen und warum ist sie Pflicht?

Arbeitszeiterfassung bezeichnet die systematische Dokumentation von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit jedes Beschäftigten. Für Arztpraxen ist sie seit 2022 keine Kür mehr, sondern Pflicht und zwar für das gesamte Team, nicht nur für angestellte Ärzte.

Grundlage ist der Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (Az. 1 ABR 22/21). Das BAG entschied, dass Arbeitgeber schon nach geltendem Recht ein System zur Erfassung der Arbeitszeit einführen müssen. Die Richter stützten das auf § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz, ausgelegt im Licht des europäischen Rechts (Bundesarbeitsgericht, 1 ABR 22/21). Nach dem Leitsatz gilt die Pflicht, „soweit der Gesetzgeber keine Ausnahmen vorgesehen hat“ und eine Ausnahme für Arztpraxen oder medizinische Einrichtungen gibt es nicht.

Das BAG-Urteil 1 ABR 22/21: Was genau entschieden wurde

Die Erfassungspflicht war da, bevor irgendjemand ein neues Gesetz dazu verabschiedet hat. Das BAG hat sie nicht erfunden, sondern aus dem Arbeitsschutzgesetz und der Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs abgeleitet. Für die Praxis heißt das: Du kannst nicht darauf warten, bis „das Gesetz kommt“. Erfasst werden muss schon jetzt.

Welche Aufzeichnungspflichten schon heute im Arbeitszeitgesetz stehen

Neben der allgemeinen BAG-Pflicht gibt es eine ältere, sehr konkrete Regel im Arbeitszeitgesetz. § 16 Abs. 2 ArbZG verlangt wörtlich, dass „der Arbeitgeber … verpflichtet [ist], die über die werktägliche Arbeitszeit des § 3 Satz 1 hinausgehende Arbeitszeit der Arbeitnehmer aufzuzeichnen“ und weiter: „Die Nachweise sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren“ (§ 16 ArbZG).

Übersetzt: Alles, was über acht Stunden werktäglich hinausgeht, muss dokumentiert und zwei Jahre aufbewahrt werden. Wer dagegen verstößt, riskiert ein Bußgeld von bis zu 30.000 Euro (§ 22 ArbZG).

Für die vier typischen Beschäftigtengruppen in einer Praxis sieht das so aus:

Gilt die Pflicht auch für Minijob-MFA?

Ja, und für Minijobber sogar besonders streng. Neben der allgemeinen BAG-Pflicht greift bei geringfügig Beschäftigten eine eigene, deutlich schärfere Aufzeichnungspflicht aus dem Mindestlohngesetz.

Hier lohnt ein genauer Blick, denn im Netz kursieren zu diesem Punkt viele Halbwahrheiten. § 17 MiLoG knüpft an zwei Auslöser an. Satz 1 lautet: „Ein Arbeitgeber, der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer nach § 8 Absatz 1 des Vierten Buches Sozialgesetzbuch oder in den in § 2a des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes genannten Wirtschaftsbereichen … beschäftigt, ist verpflichtet, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit … aufzuzeichnen“ (§ 17 MiLoG).

Das kleine Wort „oder“ ist der Knackpunkt. Arztpraxen stehen nicht auf der Branchenliste des § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz – dort geht es um Bau, Gastronomie, Fleischwirtschaft, Gebäudereinigung und ähnliche Bereiche. Für die reguläre Vollzeit- oder Teilzeit-MFA gilt § 17 MiLoG also nicht. Der erste Auslöser knüpft aber an geringfügig Beschäftigte nach § 8 Abs. 1 SGB IV an, und der gilt branchenunabhängig. Für die Minijobberin in deiner Praxis greift § 17 MiLoG damit sehr wohl.

Was, bis wann und wie lange dokumentiert werden muss

§ 17 MiLoG ist konkret: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit müssen „spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages“ aufgezeichnet werden, und die Aufzeichnungen sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Du hast also maximal sieben Kalendertage Zeit, den Arbeitstag festzuhalten. Nachträglich am Monatsende alles rekonstruieren reicht nicht. Wie das in der Praxis mit einem Arbeitszeitkonto für Minijobs funktioniert, zeigen wir dir in einem eigenen Artikel.

Der Bußgeldrahmen liegt hier höher als beim ArbZG: Bei Verstößen gegen die Aufzeichnungspflicht nach § 17 sind Geldbußen bis zu 50.000 Euro möglich (§ 21 Abs. 3 MiLoG).

Die Minijob-Grenze 2026: 603 Euro und warum sie so wichtig ist

Seit dem 1. Januar 2026 liegt die Verdienstgrenze im Minijob bei 603 Euro im Monat, im Jahr sind das 7.236 Euro. Sie ist dynamisch an den gesetzlichen Mindestlohn gekoppelt, der zum selben Zeitpunkt von 12,82 Euro auf 13,90 Euro pro Stunde gestiegen ist (Minijob-Zentrale). Im Vorjahr lag die Grenze noch bei 556 Euro.

Und was hat das mit der Zeiterfassung zu tun? Die Stunden sind dein wichtigstes Kontrollinstrument, um nicht über die Grenze zu rutschen.

MFA in Teilzeit: was unterscheidet sich bei der Zeiterfassung?

Bei der reinen Erfassungspflicht: nichts. Für Teilzeit-MFA gelten dieselben Grundlagen wie für Vollzeitkräfte: Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit werden erfasst, Punkt. Interessant wird Teilzeit erst beim Thema Mehrarbeit. Und hier steckt ein Detail, das in der Abrechnung regelmäßig untergeht.

Überstunden bei Teilzeit-MFA: Wann greift der Tarifzuschlag?

Der Manteltarifvertrag für Medizinische Fachangestellte setzt die regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit einer Vollzeitkraft auf „durchschnittlich 38,5 Stunden wöchentlich“ (§ 6 Abs. 1 MTV, Ärztekammer Nordrhein). Da läge die Vermutung nahe, ein Zuschlag falle erst an, wenn eine Teilzeitkraft diese 38,5 Stunden überschreitet. Falsch.

Der MTV regelt es genau umgekehrt. § 14 Abs. 4 lautet wörtlich: „Die von Teilzeitkräften geleistete Mehrarbeit ist zu vergüten. Ein Überstundenzuschlag fällt an, wenn die mit der/dem Teilzeitbeschäftigten vereinbarte individuelle Arbeitszeit überschritten wird.“ Maßstab ist also die im Vertrag vereinbarte Stundenzahl, nicht die tarifliche Vollzeit.

Mehrarbeit bei Teilzeit
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Mit dem Arbeitszeitkonto von Personizer wird jede Stunde gegen die individuell vereinbarte Vertragszeit abgeglichen. So siehst du sofort, wann bei einer Teilzeit-MFA zuschlagspflichtige Mehrarbeit entsteht, statt es am Monatsende mühsam nachzurechnen.

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Auszubildende MFA: Gelten besondere Regeln?

Nein, was die Pflicht angeht: Azubis sind keine Ausnahme. Der BAG-Beschluss spricht von „Arbeitnehmern“, und dazu zählen arbeitsrechtlich auch Auszubildende, weil nach § 10 Abs. 2 BBiG die für den Arbeitsvertrag geltenden Vorschriften auf das Ausbildungsverhältnis anzuwenden sind. Ihre Arbeitszeit muss also genauso erfasst werden wie die aller anderen. Bei Azubis kommt aber eine Eigenheit hinzu, die in der Zeiterfassung leicht falsch abgebildet wird: die Berufsschule.

Berufsschultage und Blockunterricht zählen als Arbeitszeit

§ 15 Berufsbildungsgesetz verpflichtet den Ausbildungsbetrieb, Auszubildende für die Teilnahme am Berufsschulunterricht freizustellen. Die Unterrichtszeit — einschließlich Pausen und der notwendigen Wegezeiten — wird auf die Ausbildungszeit angerechnet (§ 15 BBiG). Für die Zeiterfassung heißt das: Ein Berufsschultag ist keine Abwesenheit und kein Minus im Arbeitszeitkonto. Er zählt als geleistete Zeit.

Wer das falsch abbildet, produziert gleich doppelten Ärger: falsche Salden im Zeitkonto und, weil daran die Vergütung hängt, potenziell auch Fehler beim Gehalt.

Ausbildungsvergütung 2026 und der Zusammenhang mit der Zeit

Weil die Berufsschulzeit als Arbeitszeit gilt, wirkt sie sich direkt auf die Vergütung aus. Die Ausbildungsvergütung für MFA ist tariflich geregelt und steigt laut Tarifeinigung der Bundesärztekammer zum 1. Januar 2026 „in jedem Ausbildungsjahr um 50 Euro“ gegenüber 2025 (Bundesärztekammer). Ausgehend von den 2025er-Werten (1.000 / 1.100 / 1.200 Euro) ergibt das für 2026 rund 1.050 Euro im ersten, 1.150 Euro im zweiten und 1.250 Euro im dritten Ausbildungsjahr.

Diese Vergütung ist eine Monatspauschale, egal, wie viele Tage die Azubi in der Praxis und wie viele sie in der Berufsschule war. Genau deshalb muss die Zeiterfassung den Berufsschultag korrekt als Arbeitszeit verbuchen, sonst stimmt am Ende die Rechnung nicht.

Was ändert sich durch die ArbZG-Reform 2026?

Das Wichtigste vorweg: Noch ändert sich gar nichts. Der Referentenentwurf des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales (BMAS) vom 18. Juni 2026 ist ein Gesetzentwurf, der bislang nicht verabschiedet wurde — kein geltendes Recht. Was heute für deine Praxis verbindlich ist, steht in den Abschnitten oben. Der Entwurf zeigt nur, wohin die Reise gehen könnte.

Der Kern des Entwurfs: Die ohnehin schon bestehende Erfassungspflicht soll gesetzlich klar verankert und grundsätzlich auf eine elektronische Form umgestellt werden, wobei Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit grundsätzlich am Tag der Arbeitsleistung festzuhalten wären (Osborne Clarke, 18.06.2026; Gleiss Lutz, 24.06.2026).

Übergangsfristen nach Betriebsgröße: Was für typische Praxen zählt

Der Entwurf staffelt die Umstellung nach Betriebsgröße. Die meisten Arztpraxen fallen in die kleinste Kategorie, und die ist für sie die entscheidende:

Vertrauensarbeitszeit abgeschafft? Was der Entwurf wirklich vorsieht

Kurze Entwarnung für alle, die mit Vertrauensarbeitszeit arbeiten: Sie soll grundsätzlich zulässig bleiben. Der Entwurf verlangt aber, dass der Arbeitgeber selbst dann, wenn er die Erfassung an die Beschäftigten delegiert, von Verstößen gegen die Höchstarbeits- und Ruhezeiten erfährt — etwa über automatische Warnhinweise. Abgeschafft würde die Vertrauensarbeitszeit also nicht, aber sie käme mit einer Kontrollpflicht.

So setzt du die Arbeitszeiterfassung in deiner Praxis rechtssicher um

Die gute Nachricht zuerst: Nach aktuellem Recht schreibt dir niemand ein bestimmtes System vor. Ob Papier, Excel oder eine App: die Form ist frei wählbar. Entscheidend sind drei Dinge: Vollständigkeit (Beginn, Ende, Dauer), Aktualität (bei Minijobs die Sieben-Tage-Frist aus § 17 MiLoG) und eine Aufbewahrung von mindestens zwei Jahren.

Papier, Excel oder App: Was reicht heute, was kommt morgen?

Heute reicht rechtlich auch ein handschriftlicher Stundenzettel. Das Problem dabei: Sobald eine Praxis mehrere Beschäftigungsmodelle parallel führt — Vollzeit, Teilzeit, Minijob, Azubi — wird die Handarbeit fehleranfällig. Die Sieben-Tage-Frist für Minijobs, die zuschlagspflichtige Mehrarbeit bei Teilzeit ab der individuellen Vertragszeit, der Berufsschultag als Arbeitszeit: Das alles in einer Tabelle sauber und tagesaktuell zu halten, kostet Zeit und verzeiht keine Flüchtigkeitsfehler.

Mit Blick auf die geplante Reform kommt noch ein Argument dazu: Wer ohnehin bald umstellen könnte, spart sich den doppelten Aufwand, wenn er gleich digital startet. Eine Pflicht dazu besteht für kleine Praxen nach dem Entwurf zwar nicht. Sinnvoll kann es trotzdem sein.

Genau für diese Konstellation gibt es Software. Personizer ist eine modulare HR-Software für kleine und mittlere Unternehmen im DACH-Raum, mit Funktionen für Zeiterfassung, Urlaubsplanung, digitale Personalakte und DATEV-Integration, und lässt sich auch speziell für Arztpraxen und MVZ einsetzen. Der Vorteil gegenüber der Tabelle: Verschiedene Arbeitszeitmodelle laufen parallel in einer Oberfläche, und das System weist automatisch auf Grenzwerte hin, statt dass du sie im Kopf behalten musst.

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Checkliste: Was jede Arztpraxis jetzt dokumentieren sollte

• Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit für jede beschäftigte Person, auch Minijobber und Azubis
• Über acht Stunden werktäglich hinausgehende Arbeitszeit (§ 16 Abs. 2 ArbZG)
• Bei Minijob-MFA: Erfassung spätestens am siebten Kalendertag nach dem Arbeitstag (§ 17 MiLoG)
• Bei Teilzeit-MFA: Mehrarbeit über die individuell vereinbarte Vertragszeit hinaus
• Bei Azubis: Berufsschultage als Arbeitszeit verbucht, nicht als Fehlzeit
• Aufbewahrung aller Nachweise: mindestens zwei Jahre

Fazit: Erfassen musst du heute, digital vielleicht bald

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung in der Arztpraxis steht seit dem BAG-Beschluss von 2022 fest und gilt für dein ganzes Team — vom Vollzeit-Empfang bis zur Minijobberin und zum Azubi. Die Feinheiten unterscheiden sich je nach Gruppe: Sieben-Tage-Frist beim Minijob, Zuschlag ab individueller Vertragszeit bei Teilzeit, Berufsschule als Arbeitszeit beim Azubi. Die Reform würde daraus voraussichtlich eine elektronische Pflicht machen — für kleine Praxen mit einer dauerhaften Ausnahme, für größere MVZ mit Übergangsfrist. Beschlossen ist noch nichts. Der nächste sinnvolle Schritt ist deshalb unspektakulär: Prüf, ob deine heutige Erfassung für alle vier Gruppen wirklich vollständig und tagesaktuell ist.

Häufig gestellte Fragen

Hier findest du Antworten auf die wichtigsten Fragen. Falls du weitere Hilfe benötigst, kontaktiere gerne unseren Support.

Ist die Arbeitszeiterfassung in der Arztpraxis wirklich Pflicht?

Ja. Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (Az. 1 ABR 22/21) sind Arbeitgeber auf Basis von § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz verpflichtet, die Arbeitszeiten aller Beschäftigten systematisch zu erfassen. Eine Ausnahme für Arztpraxen oder medizinische Einrichtungen gibt es nicht. Für Minijob-Beschäftigte gilt zusätzlich die eigenständige Aufzeichnungspflicht nach § 17 Mindestlohngesetz.

Welche Pflichten gelten speziell für Minijob-MFA?

Für geringfügig beschäftigte Medizinische Fachangestellte greift § 17 Mindestlohngesetz über den Verweis auf § 8 Abs. 1 SGB IV — unabhängig von der Branche. Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit müssen spätestens bis zum siebten Kalendertag nach dem jeweiligen Arbeitstag aufgezeichnet und mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden. Verstöße können mit einer Geldbuße bis zu 50.000 Euro geahndet werden (§ 21 Abs. 3 MiLoG).

Müssen MFA-Azubis auch erfasst werden?

Ja. Der BAG-Beschluss verpflichtet zur Erfassung der Arbeitszeit aller Arbeitnehmer — und dazu zählen arbeitsrechtlich auch Auszubildende (§ 10 Abs. 2 BBiG). Wichtig dabei: Berufsschulzeiten werden nach § 15 Berufsbildungsgesetz auf die Ausbildungszeit angerechnet und zählen als Arbeitszeit — auch wenn die Azubi nicht in der Praxis ist. Wer den Berufsschultag in der Zeiterfassung als Abwesenheit verbucht, riskiert falsche Salden und Vergütungsfehler.

Was ändert sich durch die ArbZG-Reform 2026 für Arztpraxen?

Der Referentenentwurf des BMAS vom 18. Juni 2026 sieht vor, dass Arbeitszeiten künftig grundsätzlich elektronisch und am Tag der Arbeitsleistung erfasst werden. Noch ist das kein Gesetz. Betriebe mit bis zu zehn Beschäftigten sollen laut Entwurf dauerhaft von der elektronischen Pflicht ausgenommen bleiben. Betriebe unter 50 Beschäftigten erhielten laut Entwurf fünf Jahre Übergangszeit; für 50–249 Beschäftigte wären es zwei Jahre, ab 250 ein Jahr. Der geplante Bußgeldrahmen ist in den verfügbaren Einordnungen noch nicht einheitlich; das Gesetz ist noch nicht verabschiedet.

Reicht eine Excel-Tabelle als Zeiterfassung in der Arztpraxis?

Nach aktuellem Recht ja — das Gesetz schreibt keine elektronische Form vor. Entscheidend ist die inhaltliche Vollständigkeit: Beginn, Ende, Dauer der Arbeitszeit sowie die über acht Stunden werktäglich hinausgehende Zeit (§ 16 Abs. 2 ArbZG). Der BMAS-Referentenentwurf will das für größere Betriebe auf elektronische Erfassung umstellen, ist aber noch nicht verabschiedet. Bei mehreren Beschäftigungsmodellen wird Excel mit der Zeit allerdings fehleranfällig.

Wie lässt sich die Zeiterfassung für verschiedene Beschäftigungsmodelle in einer Praxis zentral organisieren?

Beschäftigt eine Praxis gleichzeitig Vollzeit-MFA, Teilzeit-MFA, Minijobberinnen und Azubis, braucht sie ein System, das mehrere Arbeitszeitmodelle parallel verwaltet und automatisch auf Grenzwertüberschreitungen hinweist. Personizer bildet das ab: individuelle Arbeitszeitkonten, Überstundenberechnung gegen die vereinbarte Vertragszeit und eine DATEV-Integration für die Lohnabrechnung — in einer Oberfläche und auch für Arztpraxen und MVZ nutzbar.

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Zeiterfassung in der Arztpraxis

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Im Folgenden werden viele Begriffe aus Gesetzestexten verwendet. Um den Gesetzeswortlaut nicht zu verändern, wird auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter.

Eine Mitarbeiterin kündigt und fordert plötzlich Urlaub aus vier Jahren zurück – über 90 Tage, die nie genommen wurden. Ein Buchungsfehler? Nein. Seit zwei Grundsatzurteilen des Bundesarbeitsgerichts von 2022 verfällt Urlaub nur noch dann, wenn du als Arbeitgeber vorher schriftlich darauf hingewiesen hast. Wer das über Jahre versäumt hat, sitzt auf einem Rückstau und zahlt ihn im Zweifel bei der Abrechnung. Wir zeigen dir, wann die Urlaubsverfall-Hinweispflicht für Arbeitgeber greift, was ein wirksamer Hinweis enthalten muss und wie du den Prozess im Betrieb dauerhaft aufsetzt.

Was bedeutet Urlaubsverfall und warum gilt er nicht automatisch?

Urlaub verfällt am Jahresende nur dann, wenn du die betroffene Person vorher individuell und nachweisbar aufgefordert hast, ihn zu nehmen. Bleibt dieser Hinweis aus, bleibt auch der Anspruch bestehen – theoretisch über Jahre.

Urlaubsverfall bezeichnet den Untergang eines Urlaubsanspruchs durch Zeitablauf. Er tritt ein, wenn Urlaub nicht innerhalb des Urlaubsjahres oder des zulässigen Übertragungszeitraums genommen wurde. So weit die Theorie aus dem Gesetzbuch. In der Praxis hat sich dieser Automatismus seit 2018 grundlegend verschoben.

Was § 7 Abs. 3 BUrlG vorgibt

Das Bundesurlaubsgesetz ist an dieser Stelle knapp. In § 7 Abs. 3 BUrlG heißt es wörtlich:

„Der Urlaub muß im laufenden Kalenderjahr gewährt und genommen werden. Eine Übertragung des Urlaubs auf das nächste Kalenderjahr ist nur statthaft, wenn dringende betriebliche oder in der Person des Arbeitnehmers liegende Gründe dies rechtfertigen. Im Fall der Übertragung muß der Urlaub in den ersten drei Monaten des folgenden Kalenderjahrs gewährt und genommen werden.“

Der Übertragungszeitraum endet also am 31. März des Folgejahres. Entscheidend ist der zweite Satz: Eine Übertragung setzt einen dringenden Grund voraus. Fehlt der, wäre der Urlaub nach dem reinen Gesetzeswortlaut zum 31. Dezember weg. Und genau hier hat die Rechtsprechung eine zusätzliche Bedingung eingezogen.

Was EuGH und BAG daraus gemacht haben

Der Europäische Gerichtshof hat 2018 im Fall Max-Planck-Gesellschaft (EuGH 06.11.2018 – C-684/16) entschieden, dass ein Arbeitnehmer erworbene Urlaubsansprüche nicht automatisch verliert, nur weil er keinen Urlaub beantragt hat. Der Arbeitgeber muss aktiv werden: auffordern und warnen. Rechtsgrundlage ist Art. 7 der Arbeitszeitrichtlinie 2003/88/EG und Art. 31 Abs. 2 der EU-Grundrechtecharta.

Vier Jahre später ging der EuGH noch einen Schritt weiter. Im Urteil vom 22.09.2022 (C-120/21) stellte er klar: Auch die dreijährige Verjährung greift nicht, solange der Arbeitgeber seiner Mitwirkungsobliegenheit nicht nachgekommen ist. Das Bundesarbeitsgericht hat diese Vorgabe umgehend auf deutsches Recht übertragen (BAG 20.12.2022 – 9 AZR 266/20). Wörtlich heißt es dort:

„Die Verjährung beginnt danach erst, wenn der Arbeitgeber seinen Mitwirkungsobliegenheiten bei der tatsächlichen Gewährung von Urlaub nachgekommen ist.“

Im Klartext: ohne Hinweis kein Verfall, und ohne Hinweis auch keine Verjährung. Der Anspruch liegt auf dem Konto, bis du reagierst.

Wann greift die Hinweispflicht und für wen gilt sie?

Die Hinweispflicht gilt praktisch für jeden Betrieb mit Angestellten. Sobald ein Mitarbeiter gesetzlichen Mindesturlaub nach dem Bundesurlaubsgesetz hat, entsteht mit dem Urlaubsanspruch auch deine Pflicht, rechtzeitig auf den drohenden Verfall hinzuweisen.

Die Hinweispflicht beim Urlaubsverfall ist die Obliegenheit des Arbeitgebers, Mitarbeitende individuell, konkret und nachweisbar auf noch offene Urlaubstage und den drohenden Verfall hinzuweisen. Ohne diesen Hinweis kann Urlaub weder verfallen noch verjähren. Eine Betriebsgröße, ab der die Pflicht erst gilt, gibt es nicht – sie beginnt bei der ersten angestellten Person.

Gilt die Pflicht auch für Urlaub aus Vorjahren?

Ja. Sie erstreckt sich auch auf Urlaubstage aus früheren Kalenderjahren, in denen du nicht hingewiesen hast. Das ist der Kern des Rückstau-Problems: Wer 2021, 2022 und 2023 keinen Hinweis verschickt hat, ist diese Ansprüche nicht losgeworden – sie sind alle noch da. Rückwirkend „reparieren“ lässt sich das nicht, indem du sie heute für erledigt erklärst. Nachholen kannst du nur den Hinweis für die Zukunft.

Sonderfall: langzeiterkrankte Mitarbeitende

Bei langer Krankheit gilt die Pflicht nur eingeschränkt. Das BAG hat den Fall am selben Tag mitentschieden (BAG 20.12.2022 – 9 AZR 245/19). Entscheidend ist, ob die Person im Urlaubsjahr überhaupt gearbeitet hat.

War jemand zumindest zeitweise arbeitsfähig, bevor er dauerhaft erkrankte, erlischt der in dieser Zeit erworbene Urlaub nach 15 Monaten nur dann, wenn du deiner Hinweispflicht nachgekommen bist. War die Person dagegen das ganze Jahr durchgehend arbeitsunfähig, gilt der 15-Monats-Verfall auch ohne Hinweis. Das BAG formuliert es so:

„War der Arbeitnehmer seit Beginn des Urlaubsjahres durchgehend bis zum 31. März des zweiten auf das Urlaubsjahr folgenden Kalenderjahres arbeitsunfähig bzw. voll erwerbsgemindert, verfällt der Urlaubsanspruch weiterhin nach Ablauf der 15 Monatsfrist unabhängig davon, ob der Arbeitgeber seinen Mitwirkungsobliegenheiten nachgekommen ist.“

Was muss ein rechtssicherer Hinweis enthalten?

Ein wirksamer Hinweis ist individuell, konkret und nachweisbar. Er nennt die genaue Zahl der noch offenen Urlaubstage, benennt die Frist, macht die Folge klar – Verfall – und fordert die Person aktiv auf, den Urlaub zu nehmen. Fehlt einer dieser Bausteine, kann der Hinweis unwirksam sein.

Die vier Pflichtbestandteile im Überblick

Das deckt sich mit dem, was das BAG verlangt. Zur Arbeitgeberpflicht heißt es im Urteil 9 AZR 266/20 wörtlich:

„Er muss ihn – erforderlichenfalls förmlich – dazu auffordern, seinen Urlaub zu nehmen, und ihm klar und rechtzeitig mitteilen, dass der Urlaub verfällt.“

Reicht eine E-Mail – oder muss es mehr sein?

Eine E-Mail reicht. Nach der arbeitsrechtlichen Fachliteratur sollte der Hinweis „aus Gründen der Nachweisbarkeit zumindest in Textform“ erfolgen (Haufe) – und diese Textform erfüllt eine E-Mail. Es braucht kein unterschriebenes Schreiben und keinen Einschreibebrief.

Der Knackpunkt ist nicht der Kanal, sondern der Nachweis. Die Beweislast liegt bei dir als Arbeitgeber. Kannst du im Streitfall nicht belegen, wann und mit welchem Inhalt du hingewiesen hast, stehst du so da, als hättest du gar nichts geschickt. Deshalb: E-Mail mit Lesebestätigung, eine dokumentierte Zustellung oder eine automatische Protokollierung im HR-System.

Kein pauschaler Hinweis im Arbeitsvertrag

Ein allgemeiner Satz im Arbeitsvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung genügt nicht. Der Hinweis muss für jede Person und jedes Urlaubsjahr einzeln erfolgen – mit der aktuellen Tagezahl. Eine einmal formulierte Standardklausel, die für alle und für immer gelten soll, erfüllt die Pflicht nicht.

Wann muss der Hinweis spätestens erfolgen?

Am besten zu Jahresbeginn. So früh, dass die Person den Urlaub realistisch noch nehmen kann – und nicht erst kurz vor knapp im Dezember, wenn 15 offene Tage in drei Wochen ohnehin nicht mehr unterzubringen sind.

Die arbeitsrechtliche Praxis empfiehlt, „die Unterrichtung so früh wie möglich, zumindest aber in der ersten Hälfte des Kalenderjahres durchzuführen“ (Haufe). Der Grund ist einfach: Ein Hinweis, der faktisch keine Chance mehr lässt, den Urlaub zu nehmen, erfüllt seinen Zweck nicht.

Zweimaliger Hinweis als Best Practice

Ein einziger Hinweis pro Jahr funktioniert, aber zwei sind sicherer. Die verbreitete Empfehlung: einmal zu Jahresbeginn mit allen offenen Tagen, einmal im Herbst als Erinnerung mit der dann aktuellen Resttagezahl. Der erste Durchgang deckt auch übertragene Altbestände ab, der zweite fängt die Fälle, in denen bis zum Herbst wenig passiert ist. Wie eine strukturierte Urlaubsplanung im Unternehmen diesen Rhythmus stützen kann, findest du in unserem gesonderten Leitfaden.

Was passiert, wenn der Hinweis zu spät oder gar nicht kommt?

Dann verfällt der Urlaub nicht. Die dreijährige Verjährungsfrist beginnt nicht zu laufen. Und bei einer Kündigung wird der gesamte offene Urlaub abgeltungspflichtig – auch der aus mehreren Vorjahren. Genau dieser Fall summiert sich zu Beträgen, die niemand eingeplant hat. Wie viel das sein kann, rechnen wir weiter unten durch.

Wie dokumentiere ich die Hinweise rechtssicher?

Die Beweislast liegt beim Arbeitgeber. Wer im Streitfall nicht nachweisen kann, wann und mit welchem Inhalt er hingewiesen hat, verliert – auch wenn er den Hinweis tatsächlich verschickt hat. Ein Hinweis ohne Nachweis ist im Zweifel keiner.

Das ist bürokratisch, keine Frage. Aber es ist der Teil, an dem die meisten Betriebe scheitern: Der Hinweis geht raus und wird dann nicht sauber abgelegt. Zwei Jahre später fehlt der Beleg.

Checkliste: Hinweis-Dokumentation im Betrieb

• Hinweis-Datum protokollieren – wann genau ging der Hinweis raus?
• Inhalt archivieren – die konkrete E-Mail oder Textdatei mit der genannten Tagezahl aufbewahren
• Zustellung sichern – Empfangsbestätigung, Lesebestätigung oder technische Zustellprotokollierung
• Getrennt ablegen – für jede Person und jedes Urlaubsjahr einzeln, nicht als Sammel-PDF
• Lange genug aufbewahren – mindestens bis das Ende des jeweiligen Verjährungszeitraums sicher überschritten ist

Wer sich mit den Dokumentationspflichten im Arbeitsverhältnis grundsätzlich schwertut, findet in unserem Beitrag zu den Dokumentationspflichten bei der Arbeitszeiterfassung den größeren Rahmen dazu.

So setzt ihr die Hinweispflicht dauerhaft um

Ein einmaliger Hinweis reicht nicht. Du brauchst einen festen Prozess, der sich jedes Jahr wiederholt und für alle Mitarbeitenden lückenlos dokumentiert ist. Sonst rutscht in einem hektischen Jahr genau die eine Person durch, die später kündigt.

Schritt für Schritt: der Jahresrhythmus für HR

1. Januar: Urlaubsstand für alle Mitarbeitenden abrufen – inklusive übertragener Resttage aus dem Vorjahr.
2. Januar/Februar: Individuelle Hinweis-E-Mails versenden. Pro Person: Resttagezahl, Frist, Konsequenz, Aufforderung.
3. Herbst (etwa Oktober): Erinnerung mit dem dann aktuellen Resttage-Stand.
4. Dezember: Kurz-Check – wer hat noch offene Tage, und ist der Hinweis dokumentiert?
5. Laufend: Jeden Hinweis protokolliert ablegen, getrennt nach Person und Jahr.

Und ganz ehrlich: Ein Tool nimmt dir die Pflicht nicht ab. Den Hinweis musst du inhaltlich verantworten, und ob er im Einzelfall wirksam ist, entscheidet nicht die Software. Was ein System leisten kann, ist die fehleranfällige Handarbeit zu reduzieren – den Urlaubsstand pro Person bereitstellen, damit du die richtige Zahl in den Hinweis schreibst.

Was droht bei versäumter Hinweispflicht?

Wer nie hingewiesen hat, sitzt auf einem Rückstau offener Urlaubsansprüche, die weder verfallen noch verjähren. Bei einer Kündigung müssen sie in voller Höhe abgegolten werden – nach § 7 Abs. 4 BUrlG: „Kann der Urlaub wegen Beendigung des Arbeitsverhältnisses ganz oder teilweise nicht mehr gewährt werden, so ist er abzugelten.“

Der Rückstau-Effekt in Zahlen

Ein Rechenbeispiel zur Illustration – die konkreten Zahlen sind fiktiv, die Formel stimmt.

Bei drei solchen Fällen im Team reden wir über eine fünfstellige Summe, die niemand auf dem Schirm hatte. Das ist der teure Teil der versäumten Hinweispflicht: Sichtbar wird er erst, wenn jemand geht.

Fazit: Hinweispflicht

Wer die Hinweispflicht einmal im Jahr sauber abarbeitet und dokumentiert, macht aus einem offenen Haftungsrisiko eine kalkulierbare Routine. Die Rechtslage ist seit den Urteilen von 2022 eindeutig, und sie liegt in deiner Hand: kein Hinweis bedeutet kein Verfall – und im Zweifel eine Rechnung, die bei der nächsten Kündigung fällig wird. Zwei individuelle Hinweise pro Jahr sind wenig Aufwand, gemessen an dem, was ein jahrelang gewachsener Rückstau kosten kann.

Urlaubsstand jederzeit nachvollziehbar

Mit der Urlaubsplanung von Personizer rufst du den aktuellen Urlaubsstand pro Person ab, statt ihn aus verstreuten Tabellen zusammenzusuchen. Das macht den jährlichen Hinweis-Prozess planbar und den Rückstau früh sichtbar.

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Häufig gestellte Fragen

Hier findest du Antworten auf die wichtigsten Fragen. Falls du weitere Hilfe benötigst, kontaktiere gerne unseren Support.

Was ist die Hinweispflicht beim Urlaubsverfall?

Die Hinweispflicht verpflichtet Arbeitgebende dazu, Mitarbeitende individuell und nachweisbar darauf hinzuweisen, dass noch offene Urlaubstage bis zum Jahresende – bei Übertragung bis zum 31. März des Folgejahres – genommen werden müssen und der Urlaub andernfalls verfällt. Ohne diesen Hinweis verfällt der Urlaubsanspruch nicht und verjährt auch nicht. Das hat das Bundesarbeitsgericht am 20. Dezember 2022 (9 AZR 266/20) klargestellt.

Reicht ein allgemeiner Hinweis im Arbeitsvertrag?

Nein. Ein pauschaler Hinweis im Arbeitsvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung genügt nicht. Der Hinweis muss für jede Person und jedes Urlaubsjahr einzeln erfolgen – mit der konkreten Anzahl der noch offenen Urlaubstage, der geltenden Frist und der ausdrücklichen Aufforderung, den Urlaub zu nehmen.

Was passiert, wenn Arbeitgebende die Hinweispflicht nicht erfüllen?

Der Urlaubsanspruch verfällt nicht, und die dreijährige Verjährungsfrist beginnt nicht zu laufen. Tritt eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter aus dem Unternehmen aus, müssen alle nicht genommenen Urlaubstage abgegolten werden – auch die aus mehreren Vorjahren. Je nach Dauer der Betriebszugehörigkeit und Höhe des Lohns können sich dabei erhebliche Beträge ansammeln.

Gilt die Hinweispflicht auch für langzeiterkrankte Mitarbeitende?

Nur eingeschränkt. Wer das gesamte Urlaubsjahr durchgehend arbeitsunfähig war, muss nicht hingewiesen werden – hier gilt der gesonderte 15-Monats-Verfall. War eine Person hingegen zumindest einen Teil des Jahres arbeitsfähig, bevor sie erkrankte, besteht die Hinweispflicht für diesen Zeitraum. Das hat das BAG mit Urteil vom 20. Dezember 2022 (9 AZR 245/19) präzisiert.

Ab wann läuft die Verjährungsfrist für Urlaubsansprüche?

Die dreijährige Verjährungsfrist beginnt erst am Ende des Jahres, in dem der Arbeitgeber korrekt und individuell auf den drohenden Urlaubsverfall hingewiesen hat – nicht automatisch mit dem Jahresende des Entstehungsjahres. Das ist die zentrale Aussage des BAG-Urteils vom 20. Dezember 2022 (9 AZR 266/20). Wer 2022 nicht hingewiesen hat, läuft 2026 nicht in eine automatische Verjährung.

Wie setze ich die Hinweispflicht praktisch um?

Der sicherste Weg ist ein fester Jahresrhythmus: zu Jahresbeginn alle Mitarbeitenden individuell per E-Mail informieren (Resttage, Frist, Konsequenz, Aufforderung), im Herbst eine Erinnerung nachschieben. Beides muss protokolliert und archiviert sein, weil die Beweislast beim Arbeitgeber liegt. Eine HR-Software wie Personizer zeigt den Resturlaub jeder Person und liefert damit die Grundlage für die individuellen Hinweise – ein Ersatz für den Hinweis selbst ist sie nicht, aber sie macht den Prozess deutlich weniger fehleranfällig.

Hast du weitere Fragen?

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Inhalt

Krankmeldungen stagnieren, bleiben aber hoch

19,1 Tage: So viel sind Erwerbspersonen im Jahr 2024 krankheitsbedingt im Durchschnitt ausgefallen. Laut des Gesundheitsreports der ‚Techniker Krankenkasse‘ sind die Krankmeldungen im Vergleich zum Vorjahr zwar um 1,56 % gesunken, dennoch bleibt der Krankenstand hoch. Immerhin, eine gute Nachricht ist: für die gesunkenen Fehlzeiten sind maßgeblich weniger Krankheiten des Atmungssystems und des Muskel-Skelett-Systems verantwortlich. Hier setzt unser heutiger Beitrag an, denn mit den richtigen Maßnahmen können auch Arbeitgebende einer hohen Krankenquote entgegenwirken.

Es gibt leider noch kein Allheilmittel für jede Krankheit. Es gibt aber viele bewährte Methoden, um Krankheiten vorzubeugen. Damit in deinem Team nicht aufgrund erhöhter Ausfälle die Produktivität sinkt und Projekte pausiert werden müssen, zeigen wir dir fünf verschiedene Wege, wie du die Gesundheit deiner Mitarbeitenden fördern und somit die Krankmeldungen in deinem Betrieb reduzieren kannst.

Tipp 1: Ernährung ist das A und O für ein gesundes Leben!

Bei unseren Tipps bauen wir auf die vier Säulen für ein gesundes Leben auf. Eine dieser Säulen ist eine gesunde Ernährung. Eine gesunde und ausgewogene Ernährung hält fit, steigert die Konzentrationsfähigkeit und hat langfristig positive Auswirkungen auf den allgemeinen Gesundheitszustand des Menschen. Da jedes Unternehmen individuell ist und unterschiedlich viele Mittel zur Verfügung hat, möchten wir hier in mehrere Kategorien unterscheiden:

Eine eigene Kantine für die Mitarbeitenden:

Mit einer betriebsinternen Kantine kannst du selbst zu einem Teil bestimmen, was tagsüber von deinen Arbeitnehmenden gegessen wird. Außerdem stellst du sicher, dass das Essen mit gesunden Fetten zubereitet wird, vitaminreich ist und nicht zu viel Zucker enthält. Leider hat nicht jedes Unternehmen die räumlichen Kapazitäten und finanziellen Ressourcen, um eine Kantine bereitzustellen.

Kooperation mit einem lokalen Restaurant:

Eine Kooperation mit einem lokalen Restaurant erlangt weniger Aufwand, ist allerdings ähnlich effektiv. Hierbei sollte beachtet werden, dass der Anbietende Wert auf eine hygienische Zubereitung legt und Rohstoffe regional bezieht. Nach Bedarf könnt ihr belegte Brötchen am Morgen oder eine warme Mahlzeit zum Mittag bereitstellen lassen. Mit einem digitalen Urlaubsplaner, wie Personizer, hast du eine Übersicht über die Anwesenheit deiner Angestellten und kannst danach die Lieferungen planen.

Gesunde Snacks und Getränke für die Selbstbedienung:

Wasser fördert die Leistungsfähigkeit und ist grundlegend für eine gesunde Lebensweise. Dementsprechend solltest du neben Kaffee und Tee immer für ausreichend Wasser im Betrieb sorgen. Installier dafür Wasserspender oder stell Wasserkisten in allen Bereichen zur Verfügung. Vor allem in Büros gewinnen Kisten mit frischem Obst und Snackgemüse an Beliebtheit. Aus gutem Grund! Denn Obst und Gemüse sind wasserhaltig und liefern wichtige Nährstoffe. Die deutsche Gesellschaft für Ernährung empfiehlt etwa 400 Gramm Gemüse und rund 250 Gramm Obst am Tag. Wenn gesunde Snacks frei verfügbar sind, dann greifen die Angestellten sicherlich seltener zu den ungesunden Zuckerbomben.

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Tipp 2: Keine Lust auf Keime? Hygienemaßnahmen helfen!

Während der Pandemie haben wir bemerkt, wie gut Hygienemaßnahmen wirken. Wir schützen uns damit nicht nur vor Corona, sondern auch vor Grippeviren und anderen Krankheiten. Es ist wichtig, dass weiterhin die Desinfektionsspender aufgefüllt sind, und stets auf die Hygieneregeln hingewiesen wird. Mithilfe eines/einer Hygienebeauftragten könnt ihr diese besser durchsetzen. Lüftet regelmäßig die Räume und stellt genügend Desinfektionsmöglichkeiten zur Verfügung. Nutzt die Ressourcen, die ihr während der Pandemie umsetzen musstet und schützt so auch weiterhin eure Mitarbeitenden vor Virusinfektionen.

Richtig Händewaschen

• Regelmäßig und gründlich Händewaschen
• Gute Seife verwenden
• Vor Mahlzeiten Händewaschen

Richtig Husten und niesen

• Abstand einhalten und in die Armbeuge husten
• In ein Einwegtaschentuch niesen und es anschließend entsorgen
• Hände waschen nach dem Naseputzen

Barrieremaßnahmen

• Enge Kontakte meiden
• Zu Hause auskurieren (Homeoffice)
• Wundschutz

Toilettenhygiene

• Türklinken, Lichtschalter und andere Kontaktflächen putzen
• Separate Putzlappen für den Sanitärbereich
• Erst Waschbacken, dann WC
• Putzlappen häufig und bei mindestens 60°C waschen

Küchen- und Lebensmittelhygiene

• Die Temperatur des Kühlschrankes sollte bei maximal 7°C, besser unter 5°C, liegen
• Die Temperatur des Gefrierschrankes sollte bei -18°C liegen
• Geschirr, Besteck und Küchenutensilien sollten bei mindestens 60°C mit reichlich Spülmittel gereinigt werden
• Regelmäßig Spülbürsten reinigen und wieder ersetzen

Haushaltshygiene

• Regelmäßig lüften
• Getrennte Putzlappen für Bad und Küche
• Putzlappen häufig austauschen und bei mindestens 60°C waschen
• Gängige Haushaltsreiniger reichen

Desinfektionsmittel

• Gefüllte Desinfektionsspender
• Einwegtücher

Außerdem kannst du dich über Impfmöglichkeiten in deiner Region informieren, und diese nach Absprache mit deiner Belegschaft zur Verfügung stellen, um sie so beispielsweise vor einer kommenden Grippewelle im Winter zu schützen.

Tipp 3: Wer stillsteht, rostet ein. Bewegung hilft!

Wir alle kennen das unangenehme Gefühl von Gelenk- und Rückenschmerzen. Im Jahr 2020 waren laut des Instituts der deutschen Wirtschaft fast 25 Prozent aller Krankmeldungen Muskel- und Skeletterkrankungen. Halte die Ohren offen und erkenn rechtzeitig die Baustellen, über die dein Personal klagt. Gestalte die Arbeit für deine Arbeitnehmenden freundlicher und riskiert keine langfristigen Ausfälle durch Verletzungen. Förder die Bewegungsmöglichkeiten deiner Angestellten, und halte sie dadurch gesund. Wir empfehlen dabei die direkte Kommunikation mit den Mitarbeitenden, um mögliche körperliche Beschwerden präventiv vorzubeugen. Sie werden es dir mit guter Arbeit danken!

Ideen für mehr Bewegung am Arbeitsplatz:

• Höhenverstellbare Tische
• Ergonomische Bürostühle
• Sportangebot (Hansefit)
• Spaziergänge in den Pausen
• Gesundheitsschulungen im Unternehmen
• Stehtische in der Cafeteria/Pausenraum
• Interaktive Meetings im Stehen oder Gehen

Tipp 4: Stress ist ein Teufel, vermeide ihn!

Ist dein Personal ständig krank? Ein Grund dafür kann anhaltender Stress sein. Denn Stressmacht krank. Unterstütze deine Mitarbeitenden dabei, Stress frühzeitig zu erkennen und geeignete Maßnahmen zu ergreifen, um diesen zu reduzieren.

Mögliche Gründe für Stress am Arbeitsplatz:

• Termindruck
• Überstunden
• Zu wenig Pausenzeiten
• Fehlende Anerkennung
• Konkurrenzdruck
• Mobbing

Lösungswege gegen Stress am Arbeitsplatz:

• Feedback: Führ ein Feedbacksystem ein, um mangelnde Anerkennung zu vermeiden. Eure Angestellten werden sich mit wertgeschätzt fühlen.
• Teambuilding: Leite Maßnahmen zum Teambuilding ein und fördere die Teamchemie um
• Unwohlsein und Mobbing zu vermeiden
• Homeoffice: Homeoffice ermöglicht eine gewohnte Umgebung und bietet Abwechslung im Arbeitsalltag
• Gleitzeit: Gleitzeit vermeidet Zeitstress am Morgen und bietet deinen Angestellten mehr Freiheit
• Zeiterfassung: Biete deinen Mitarbeitenden Selbstkontrolle an. Mit einem Zeiterfassungstool, wie Personizer, behalten deine Angestellten ihre Zeiten im Auge. Sie erhalten eine Übersicht über Arbeits- und Pausenzeiten. Nutze diese Transparenz, um schnell auf Überarbeitung von Angestellten aufmerksam zu werden. Indikatoren dafür sind Überstunden und zu kurze Pausenzeiten

Tipp 5: Zuhause ist es am schönsten, keine Angst vor Homeoffice!

Schnell kann es passieren: Das Auto springt nicht an oder das Kind ist krank. Es gibt verschiedene Gründe, warum man sich plötzlich von der Arbeit abmelden muss.

Homeoffice ermöglicht deinen Angestellten nicht nur die Arbeit im Notfall, sondern öffnet die Tür zu ganz neuen Chancen. Der Arbeitnehmende spart sich den Arbeitsweg und arbeitet im gewohnten Umfeld. Dabei wird kann Stress reduziert werden und die Zufriedenheit steigen. Mit einem Zeiterfassungstool, wie Personizer, verlierst du dabei nicht den Überblick über die Arbeitsnachweise. Weitere rechtliche Informationen zum Thema Zeiterfassung im Homeoffice findest du in unserem Blog dazu.

Wie du siehst: Es gibt verschiedene Möglichkeiten, um die Krankenquote in deinem Unternehmen zu reduzieren. Dabei hast du nicht nur den wirtschaftlichen Vorteil, dass die Produktivität in deinem Unternehmen steigt und deine Kosten für fehlende Arbeit sinken. Du hast auch zufriedene Mitarbeitende und motivierte Teams.

Wenn du noch einen Schritt weiter gehen möchtest, dann finde heraus, wie du mit Corporate Benefits qualifizierte Fachkräfte langfristig binden kannst.

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Häufig gestellte Fragen

Hier findest du Antworten auf die wichtigsten Fragen. Falls du weitere Hilfe benötigst, kontaktiere gerne unseren Support.

Welche Maßnahmen können Unternehmen ergreifen, um den Krankenstand nachhaltig zu senken?

Unternehmen können die Fehlzeiten reduzieren, indem sie Präventionsprogramme anbieten, ergonomische Arbeitsplätze fördern, Stressmanagement stärken, Homeoffice-Regelungen ermöglichen und gesundheitsbewusste Ernährung unterstützen.

Welche Gesundheitsrisiken entstehen durch zu langes Sitzen im Büro?

Langes Sitzen führt häufig zu Muskel- und Skeletterkrankungen, Rückenproblemen, Verspannungen und verringerter Leistungsfähigkeit. Ergonomische Möbel und mehr Bewegung im Arbeitsalltag können diese Risiken reduzieren.

Wie hilft ein digitales Zeiterfassungssystem wie Personizer dabei, Überlastung zu vermeiden?

Mit Personizer behalten Mitarbeitende und Führungskräfte Arbeits- und Pausenzeiten im Blick. Überstunden und zu kurze Pausen werden früh sichtbar – und damit potenzielle Überlastung oder Burnout-Gefahr rechtzeitig erkannt.

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Was sind Minusstunden?

Laut Definition liegen Minusstunden vor, wenn die tatsächlich geleistete Arbeitszeit die arbeitsvertraglich festgelegte Arbeitszeit unterschreitet (LAG Hessen – 9 Sa 1287/15).

Voraussetzung dafür ist das Bestehen eines Arbeitszeitkontos, welches eine Abweichung von der Regelarbeitszeit ins Plus oder Minus ermöglicht. Gibt es keine Einigung über ein Arbeitszeitkonto im Arbeitsvertrag, dann sind Minusstunden grundsätzlich unzulässig (LAG Nürnberg – 4 Sa 423/20).

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Gibt es einen Unterschied zwischen angeordneten und freiwilligen Minusstunden?

Unverschuldete Minusstunden werden nicht vom Arbeitnehmer verursacht. Sie werden vom Arbeitgeber angeordnet, beispielsweise wegen geringer Auslastung. Das geht nur, wenn eine vertragliche Regelung über ein Arbeitszeitkonto vorliegt, dem der Arbeitnehmer zugestimmt hat. Wenn der Arbeitgeber das Risiko des Arbeitsausfalls dann gemäß § 615 S. 1, 3 BGB zu tragen hat, befindet er sich in Annahmeverzug die angebotene Leistung des Arbeitnehmers anzunehmen. Folglich dürfen für die Zeit keine Minusstunden eingetragen werden. Eine Ausnahme ist nur mit Einigung möglich. Die kann im Einzelfall in dem Arbeitsvertrag, einem Tarifvertrag oder einer Betriebsvereinbarung zu sehen sein. Eine mündliche Absprache über Minusstunden ist möglich, soweit diese keine vertragliche Änderung bedeutet und im Rahmen des Weisungsrechts des Arbeitgebers liegt.

Bei freiwilligen Minusstunden hat der Arbeitnehmer Einfluss auf die Entstehung und muss sie dementsprechend nachholen (Beismann, NJW-Spezial 2022, 114).Das Arbeitszeitkonto fällt zunächst ins Minus und der Arbeitnehmer kann den negativen Saldo flexibel wieder durch an anderen Tagen geleistete Überstunden ausgleichen. Ob es dafür eine Frist gibt, richtet sich danach, was im Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag steht.

Was gilt als Sonderurlaub (und damit nicht als Minusstunde)?

Nur das, was im Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag vereinbart ist. Bei Tarifverträgen oder im Beamtenverhältnis gibt es meist Sonderurlaub. Beispiele sind die eigene Eheschließung, der eigene Umzug (einmal pro Kalenderjahr) oder ein Todesfall in der Familie. In diesen Fällen kann der Arbeitnehmer ein bis mehrere Tage mit Entgeltzahlung von der Arbeitsleistung freigestellt werden, sodass keine Minusstunden entstehen.

Sind Arzttermine während der Arbeitszeit Minusstunden?

Dazu gibt es Informationen in diesem Beitrag: Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung und Krankmeldung beim Arbeitgeber: So geht’s! 

Gibt es einen zeitlichen Rahmen, innerhalb dessen man Minusstunden aufholen muss?

Ein begrenzter Ausgleichszeitraum, um die Minusstunden wieder auszugleichen, kann im Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag festgelegt werden. Eine mündliche Absprache über den Ausgleichszeitraum ist möglich, soweit diese keine vertragliche Änderung bedeutet und im Rahmen des Weisungsrechts des Arbeitgebers liegt.

Können Minusstunden zum Kündigungsgrund werden?

Voraussetzung für eine Kündigung wegen Minusstunden ist das Fehlen einer Einigung über ein Arbeitszeitkonto oder eine Überschreitung der Höchstgrenze an vereinbarten Minusstunden (LAG Mecklenburg-Vorpommern, NZA-RR 2015, 348; LAG Hamburg NZA-RR 2017, 190). Minusstunden stellen dann eine Vertragspflichtverletzung dar und können je nach Einzelfall eine Abmahnung bis außerordentliche Kündigung bedeuten. (LAG Hamburg NZA-RR 2017, 190; LAG Mecklenburg-Vorpommern, NZA-RR 2015, 348).

Ist die Höhe der zulässigen Minusstunden auf eine bestimmte Anzahl geregelt?

Nein, es gibt keine gesetzliche Begrenzung auf eine Anzahl an Minusstunden. Diese kann im Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag vereinbart werden. Eine mündliche Absprache über Minusstunden ist möglich, soweit diese keine vertragliche Änderung bedeutet und im Rahmen des Weisungsrechts des Arbeitgebers liegt.

Können Minusstunden bei einer Kündigung mit ausstehendem Gehalt oder Urlaubstagen verrechnet werden?

Minusstunden können mit ausstehendem Gehalt verrechnet werden, wenn eine Verrechnung im Arbeitsvertrag festgelegt oder, soweit im Einzelfall zulässig, mündlich vereinbart wurde und auf einem vereinbarten Arbeitszeitkonto basiert (BAG, NZA 2011, 640). Ansonsten kann bei einer Kündigung und ausstehender im Voraus bezahlter Arbeitsleistung gegebenenfalls ein Schadensersatzanspruch des Arbeitgebers entstehen, wenn dies im Arbeitsvertrag vereinbart ist.

Minusstunden können nur mit Zustimmung des Arbeitnehmers mit verbleibenden Urlaubstagen verrechnet werden (LAG Schleswig-Holstein, 1 Sa 359 a/14).

Der Arbeitnehmer muss grundsätzlich die Möglichkeit bekommen, die Minusstunden nachzuarbeiten. Wird er freigestellt oder fristlos gekündigt, muss er die Minusstunden nicht finanziell ausgleichen (LAG Nürnberg – 4 Sa 423/20).

Was passiert mit Minusstunden bei längerer Abwesenheit durch Krankheit oder Elternzeit?

Für den Ausgleich von Minusstunden gilt der Ausgleichszeitraum, der vertraglich festgelegt ist. Ist die fehlende Arbeitszeit am Ende dieser Zeitspanne nicht ausgeglichen, kommt es zu Lohnabzügen, wenn die Verantwortung für die Minusstunden beim Arbeitnehmer liegt (https://www.arbeitsvertrag.org/minusstunden/).

Wird dieser Ausgleichszeitraum durch Krankheit oder Elternzeit unverschuldet verkürzt und es besteht keine Möglichkeit die bereits vergüteten Minusstunden durch Mehrarbeit oder Urlaubstage auszugleichen, kommt es auf die Abmachung im Einzelfall an.

Dabei ist an eine mögliche Verjährung der Minusstunden mit Ablauf von drei Jahren zu denken, § 195 BGB.

Was passiert mit Minusstunden in der Lehre / Ausbildung?

Wenn Auszubildende vom Arbeitgeber früher nach Hause geschickt werden, also Minusstunden angeordnet werden sollen, dann zählen diese gemäß § 19 Abs. 1 Nr. 2a BBiG als bezahlte Freistellung. Freiwillige Minusstunden kann der Auszubildende je nach Vereinbarung mit dem Arbeitgeber machen und wieder ausgleichen, angeordnete Minusstunden für Auszubildende sollen jedoch nicht zustande kommen.

Gibt es einen Unterschied zwischen Teil- und Vollzeitkräften im Umgang mit Minusstunden?

Wir haben auch bei gründlicher Recherche keinen Grund für eine solche Unterscheidung finden können. Allgemein gilt der arbeitsrechtliche Gleichbehandlungsgrundsatz (BAG 21.05.2014 – 4 AZR 50/13).

…und bei Saisonarbeit / Zeitarbeit / Kurzarbeit?

Bei saisonaler Arbeit kann vertraglich festgehalten werden, in welchen Monaten Mehrarbeit geleistet werden soll und in welchen Monaten die Auszahlung dieser Mehrarbeit erfolgt.

Bei saisonaler Arbeit hat der Arbeitnehmer nicht die Freiheit, sich die Arbeit selbst einzuteilen. Vielmehr gibt der Arbeitgeber Arbeitszeiten aufgrund saisonaler Bedingungen vor. Rechtlich gesehen erfolgt die Arbeitsleistung während der Hauptsaison, während in der Nebensaison keine Arbeitsleistung erfolgt und Überstunden abgebaut werden. In welchen Abständen und in welcher Höhe die Lohnzahlung erfolgt, ist Vereinbarungsfrage. Eine mündliche Absprache über Minusstunden ist möglich, soweit diese keine vertragliche Änderung bedeutet und im Rahmen des Weisungsrechts des Arbeitgebers liegt.

Kann man Minusstunden ablehnen?

Minusstunden können gemäß dem Arbeitsrecht nur dann entstehen, wenn Arbeitgeber und Arbeitnehmer in einem Vertrag ein Arbeitszeitkonto vereinbart haben. Gibt es keine Vereinbarung darüber, dann können demnach beide Seiten Minusstunden ablehnen. Der Arbeitnehmer müsste dann seine Arbeit weiterhin vor Ort anbieten, sodass er seinen Lohnanspruch gemäß § 615 S. 1 BGB nicht verliert.

Auf die Absprache kommt es an

Beim Thema Minusstunden können viele Faktoren eine Rolle spielen. Ob und wie sie ausgeglichen werden müssen, hängt häufig von der jeweiligen Situation und der Vereinbarung im Arbeits- oder Tarifvertrag ab.

Wichtig ist, dass sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer ihre Rechte und Pflichten kennen, um Missverständnisse zu vermeiden. Wer unsicher ist, sollte frühzeitig Rücksprache mit der Personalabteilung über die Minusstunden-Regelung im eigenen Unternehmen halten.

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Welche Pflichten haben Unternehmen zur Dokumentation der Arbeitszeit? Wie können Unternehmen die Arbeitszeit korrekt erfassen? 

Nach dem Urteil des EuGH zur Arbeitszeiterfassung (EuGH 14.5.2019 – C-55/18) war unklar, welche unmittelbaren Auswirkungen dieses auf die Rechtslage in Deutschland hat. Es war umstritten, ob es zunächst einer Anpassung des deutschen Rechts, also einer Transformation der Richtlinie in nationales Recht durch den deutschen Gesetzgeber bedarf, um eine unmittelbare Verpflichtung der Arbeitgeber zu begründen. Dies änderte sich mit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21).

In der Pressemitteilung heißt es:

„Der Arbeitgeber ist nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG verpflichtet, ein System einzuführen, mit dem die von den Arbeitnehmern geleistete Arbeitszeit erfasst werden kann.“

In diesem Zusammenhang hat das BAG dann klargestellt: „Die Arbeitgeberinnen sind schon kraft Gesetzes verpflichtet, ein System einzuführen, mit dem Beginn und Ende und damit die Dauer der Arbeitszeiten einschließlich der Überstunden in ihrem gemeinsamen Betrieb erfasst werden.“

Rechtskonforme Zeiterfassung ohne Mehraufwand

Mit Personizer erfüllst du die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung mit einem objektiven, verlässlichen und leicht zugänglichen System – ganz ohne Excel-Chaos.

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Auch das Bundesministerium für Arbeit und Soziales geht davon aus, dass die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung jetzt schon gilt. Man muss damit rechnen, dass das Bundesarbeitsgericht diese Fälle wieder so entscheiden würde.

Infolgedessen müssen die Mitgliedstaaten die Arbeitgeber daher verpflichten, ein objektives, verlässliches und zugängliches System einzuführen, mit dem die von einem jeden Arbeitnehmer geleistete tägliche Arbeitszeit gemessen werden kann.

Weitere Informationen zu dem Thema findet ihr in unserem Beitrag: Zeiterfassung: Gesetzliche Vorgaben & Tipps für Unternehmen

Wie können Unternehmen sicherstellen, dass sie die richtigen Maßnahmen zur Arbeitszeiterfassung treffen?

Wie genau das zukünftige Arbeitsschutzgesetz die EuGH-Richtlinie für ein objektives, verlässliches und zugängliches System konkretisieren wird, lässt sich derzeit noch nicht absehen.

Jedoch sollten sich Unternehmen vor der Wahl des Zeiterfassungssystems neben den gesetzlichen Anforderungen auch über die eigenen Anforderungen bewusst sein:

• Kosten: Welche Gesamtkosten kommen durch das System auf mein Unternehmen zu? Hierzu zählen neben den Anschaffungskosten auch Kosten für Schulungen, Wartung, Softwareupdates, Material, Datenimport, interne Ressourcen etc.
• IT-Landschaft: Soll das Zeiterfassungssystem an andere, bereits bestehende Programme angebunden werden? Falls ja, ist das problemlos möglich?
• Skalierbarkeit: Wie viele Mitarbeitenden sollen jetzt und in Zukunft das System nutzen. Kann das System mit meinem Unternehmen wachsen?
• Nutzerfreundlichkeit: Ist die Zeiterfassung über das jeweilige System einfach in den Arbeitsalltag integrierbar oder ist es eine zusätzliche Belastung für meine Mitarbeitenden und die Verwaltung?
• Funktionalität: Welche Funktionen benötige ich bei der Zeiterfassung? Je nach Nutzergruppe können diese Anforderungen variieren. Eine Führungskraft kann ganz andere Wünsche haben als die Verwaltung oder die Mitarbeitenden selbst.
• Anpassbarkeit: Die Strukturen eines jeden Unternehmens sind einzigartig und so sollte auch das Zeiterfassungssystem individuell anpassbar sein.

Was zählt als Arbeitszeitverstoß? 

Was im Sinne des Arbeitszeitgesetzes als Ordnungswidrigkeit oder Straftat gilt, ist in §§ 22, 23 ArbZG aufgelistet.

Nach § 22 Abs. 1 handelt beispielsweise ordnungswidrig, wer als Arbeitgeber vorsätzlich oder fahrlässig entgegen § 4 Ruhepausen nicht, nicht mit der vorgeschriebenen Mindestdauer oder nicht rechtzeitig gewährt. Die Ordnungswidrigkeit kann mit einer Geldbuße bis zu dreißigtausend Euro geahndet werden, § 22 Abs. 2 ArbZG.

Wer diese Handlungen vorsätzlich begeht und dadurch Gesundheit oder Arbeitskraft eines Arbeitnehmers gefährdet oder beharrlich wiederholt, wird mit Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr oder mit Geldstrafe bestraft, § 23 Abs. 1 ArbZG.

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Wer kann gegen das Arbeitszeitgesetz verstoßen? 

Die Bußgeldtatbestände in § 22 ArbZG setzen die Eigenschaft des Arbeitgebers voraus.

Arbeitnehmer können damit nicht direkt gegen das ArbZG verstoßen. Das lässt sich damit erklären, dass der Gesetzeszweck des ArbZG vor allem darin besteht die Sicherheit und den Gesundheitsschutz der Arbeitnehmer zu gewährleisten, § 1 ArbZG.

Können Arbeitnehmer gegen das Arbeitszeitgesetz verstoßen? 

Die Sanktionen aus §§ 22, 23 ArbZG richten sich nicht an den Arbeitnehmer, sie dienen ausschließlich dem Arbeitnehmerschutz (Hahn, Flexible Arbeitszeiten, Rn. 117).

Arbeitnehmer können in rechtlicher Hinsicht nicht direkt gegen das ArbZG verstoßen. In tatsächlicher Hinsicht schon, wenn beispielsweise Pausenzeiten vom Arbeitnehmer bei Vertrauensarbeitszeit nicht eingehalten werden. Gegen andere Gesetze als das ArbZG kann der Arbeitnehmer auch direkt verstoßen. Beispielsweise bei Arbeitszeitbetrug gegen § 263 StGB.

Wer haftet bei Verstoß? 

Der Arbeitgeber bleibt Normadressat und kann beispielsweise bei Vertrauensarbeit lediglich die Durchführung der Arbeitszeitdokumentation auf den Arbeitnehmer übertragen (Biester-Junker/Kaul, Arbeitszeiterfassung – was Arbeitgeber wirklich tun müssen WPg 2019, 1292). Der Arbeitgeber muss aber trotzdem durch geeignete organisatorische Maßnahmen dafür sorgen, dass kein Verstoß stattfindet, beispielsweise durch eine entsprechende Anleitung (Bayreuther, EuZW 2019, S. 446). Hat er dies getan und der Arbeitnehmer führt die Arbeitszeiterfassung selber durch, dann erfüllt der Arbeitnehmer damit lediglich eine arbeitsvertragliche Pflicht (Hahn, Flexible Arbeitszeiten, Rn. 114). Die Dokumentationspflicht, die den Arbeitgeber gemäß § 16 Abs. 2 ArbZG trifft, besteht weiterhin (Hahn, Flexible Arbeitszeiten, Rn. 114).

Der Arbeitnehmer kann bei Arbeitszeitbetrug gegebenenfalls gemäß § 263 StGB strafbar sein, wenn er bzgl. der Arbeitszeit den Arbeitgeber betrügt.

Welche Strafen drohen bei Verstoß für Arbeitnehmer bzw. Arbeitgeber?  

Bußgelder werden gemäß § 22 Abs. 2 ArbZG verhängt und können für den Arbeitgeber bis zu 30.000 € betragen, (Höfer, BeckOK ArbSchR, § 22 Rn. 1). Der Gesetzeswortlaut beschränkt sich hier jedoch ausdrücklich auf die Androhung eines Bußgeldes. Bisher wurde noch kein Bußgeld in der Höhe verhängt, die Behörde verhängt zunächst entsprechende Maßnahmen. Bisher gibt es nur einen bekannten Fall aus dem Jahr 2010, in dem ein Bußgeld verhängt wurde, das aber weit unter 10.000 € lag (OLG Jena, 02.09.2010 – 1 Ss Bs 57/10).

Gemäß § 23 ArbZG kommt für den Arbeitgeber eine Freiheitsstrafe bis zu 6 Monaten oder Geldstrafe in Frage, (Höfer, BeckOK ArbSchR, § 22 Rn. 1).

Dem Arbeitnehmer kann eine Kündigung sowie bei Arbeitszeitbetrug zulasten des Arbeitgebers eine Strafbarkeit gemäß § 263 StGB drohen.

Weitere Infos findet ihr auch hier: Pausenregelung im Arbeitsrecht 

Wer kontrolliert Verstöße gegen das Arbeitszeitgesetz?  

Die Aufsicht erfolgt gemäß § 17 Abs. 1 ArbZG durch die nach Landesrecht festgelegte zuständige Aufsichtsbehörde.

In Niedersachsen ist das Niedersächsische Ministerium für Soziales, Arbeit, Gesundheit und Gleichstellung zuständig.

Wer verhängt Strafen bei Verstößen?  

Die zuständige Aufsichtsbehörde kann Maßnahmen anordnen, die der Arbeitgeber zur Erfüllung der Pflichten aus dem ArbZG zu treffen hat, § 17 Abs. 2 ArbZG. Werden diese nicht erfüllt und es kommt zur Sanktion, können unterschiedliche Stellen zuständig sein. Geht es um eine Ordnungswidrigkeit und mögliche Verhängung eines Bußgeldes, ist das gemäß § 36 Abs. 1 Nr. 1 OwiG grundsätzlich Sache der zuständigen Verwaltungsbehörde. Gemäß § 17 ArbZG wäre das die nach jeweiligem Landesrecht zuständige Aufsichtsbehörde.

Erfolgt die Ahndung der Ordnungswidrigkeit im Zusammenhang mit einer Straftat, dann ist gemäß § 45 OwiG das entsprechende Gericht der Strafsache zuständig.

Wie kann man einen Verstoß melden? Können Meldungen auch unzulässig sein? 

Wenn der Arbeitgeber gegen das Arbeitszeitgesetz verstößt, haben Arbeitnehmer ein Beschwerderecht gemäß § 17 ArbSchG. Dort ist auch die Vorgehensweise verankert. Es müssen konkrete Anhaltspunkte vorliegen, auf die der Arbeitgeber zunächst aufmerksam gemacht werden soll, § 17 Abs. 2 S. 1 ArbSchG. Der Arbeitnehmer muss sich dabei nicht konkret an die Person des Arbeitgebers wenden, sondern kann den Umstand auch an den Betriebsrat oder eine entsprechende Stelle im Unternehmen herantragen (https://www.haufe.de/arbeitsschutz/recht-politik/verstoss-gegen-das-arbeitsschutzgesetz-melden-pflichten-rechte_92_531026.html).

Tritt keine Besserung ein, können Arbeitnehmer dies entweder dem Betriebsrat oder der zuständigen Aufsichtsbehörde melden, § 17 Abs. 2 S. 1 ArbSchG.

Das Beschwerderecht darf nicht wahrheitswidrig oder willkürlich ausgeübt werden, es muss konkrete Anhaltspunkte geben. Ansonsten kann es zu einer Kündigung und Schadensersatzansprüchen kommen (https://www.haufe.de/arbeitsschutz/recht-politik/verstoss-gegen-das-arbeitsschutzgesetz-melden-pflichten-rechte_92_531026.html).

Fazit: Einheitliches System als Chance nutzen

Insgesamt zeigt sich, dass eine rechtskonforme Arbeitszeiterfassung nicht nur eine gesetzliche Pflicht, sondern auch eine wertvolle Chance für Unternehmen ist. Sie fördert Transparenz, Fairness und Vertrauen im Arbeitsalltag und kann dazu beitragen, die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern. Eine gut umgesetzte Zeiterfassung mit einem einfach anzuwendenden und effizienten Tool unterstützt nicht nur die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, sondern verbessert auch langfristig die Arbeitsorganisation, reduziert Fehlerquellen und optimiert betriebliche Abläufe. Durch eine intelligente Integration in den Arbeitsalltag kann sie zudem administrative Prozesse erleichtern und die Produktivität nachhaltig steigern.

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Häufig gestellte Fragen

Hier findest du Antworten auf die wichtigsten Fragen. Falls du weitere Hilfe benötigst, kontaktiere gerne unseren Support.

Was sind die gesetzlichen Pflichten zur Arbeitszeiterfassung in Deutschland?

Seit dem BAG-Urteil von 2022 sind Unternehmen in Deutschland verpflichtet, die gesamte Arbeitszeit ihrer Mitarbeitenden systematisch zu erfassen – objektiv, verlässlich und zugänglich. Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) schreibt dabei konkrete Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten vor, deren Einhaltung dokumentiert werden muss. Personizer erfüllt diese gesetzlichen Anforderungen vollständig: mit automatischen Arbeitszeitgesetz-Warnungen, lückenloser Protokollierung und rechtssicherem Export – DSGVO-konform auf ISO-zertifizierten EU-Servern.

Welche Strafen drohen, wenn die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung nicht erfüllt wird?

Verstöße gegen das Arbeitszeitgesetz können mit Bußgeldern von bis zu 30.000 € pro Verstoß geahndet werden – bei wiederholten Verstößen drohen auch strafrechtliche Konsequenzen für die Geschäftsführung. Fehlende oder lückenhafte Aufzeichnungen gelten dabei als eigenständiger Verstoß. Mit Personizer dokumentierst du Arbeitszeiten rechtssicher und automatisch, inklusive Pausenzeiten und Überstunden – so bist du im Falle einer Prüfung jederzeit auf der sicheren Seite.

Wie funktioniert die gesetzeskonforme Arbeitszeiterfassung mit Personizer?

Personizer erfasst Arbeits- und Pausenzeiten digital – per Browser, Mobile App (iOS & Android) oder Chrome- und Edge-Extension. Automatische Arbeitszeitgesetz-Warnungen machen dich sofort auf Verstöße aufmerksam, bevor sie zum Problem werden. Alle Zeiteinträge lassen sich als rechtssichere Stundenzettel genehmigen und exportieren. Die Software ist ohne Installation sofort einsatzbereit – 14 Tage kostenlos testen, keine Kreditkarte nötig.

Für wen gilt die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung – und eignet sich Personizer auch für kleinere Unternehmen?

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gilt grundsätzlich für alle Unternehmen in Deutschland, unabhängig von der Betriebsgröße. Gerade für KMU mit 10 bis 100 Mitarbeitenden ist eine einfache, kostengünstige Lösung entscheidend – aufwendige Enterprise-Software lohnt sich hier selten. Personizer wurde speziell für kleine und mittlere Unternehmen entwickelt: modular buchbar ab 2,59 € pro Person und Monat, ohne Grundgebühr und ohne Implementierungskosten.

Wie schnell ist eine rechtskonforme Arbeitszeiterfassung mit Personizer einsatzbereit?

Personizer ist ohne Installation sofort nutzbar – nach der Registrierung kann dein Team noch am selben Tag mit der gesetzeskonformen Arbeitszeiterfassung starten. Es sind weder technische Vorkenntnisse noch eine Schulung nötig. Die 14-tägige kostenlose Testphase gibt dir vollen Zugriff auf alle Funktionen, damit du die Compliance-Anforderungen des Arbeitszeitgesetzes ohne Risiko umsetzen kannst.

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Das Arbeitszeitkonto im Minijob kann sich als äußerst nützlich erweisen, um den Schutz von Arbeitnehmenden und Flexibilität für Arbeitgebende zu ermöglichen. Insbesondere in Zeiten von Produktionsspitzen oder auch bei niedriger Auslastung ist diese Freiheit hilfreich: 

• Minijob-Personal je nach Bedarf oder Auftragslage einsetzen  
• Flexible Planung der Personaleinsätze  
• Überblick der bereits geleisteten Stunden 

Dabei gibt es einige Voraussetzungen, die erfüllt sein müssen, um das Arbeitszeitkonto auch für geringfügig Beschäftigte zu nutzen.

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Wie kann ich ein Arbeitszeitkonto im Minijob einsetzen? 

Die Sozialversicherung ermöglicht die Nutzung vom Arbeitszeitkonto im Minijob im Rahmen einer „sonstigen flexiblen Arbeitszeitregelung“. Dabei handelt es sich um Arbeitszeitkonten, die in Form von Gleitzeit- oder Jahreszeitkonten geführt werden. Diese erleichtern es, einen Überblick über geleistete Arbeitszeit zu behalten und die Geringfügigkeitsgrenze einzuhalten bei gleichzeitig flexibler Personalplanung.  

Zwingende Grundvoraussetzung ist ein verstetigtes Arbeitsentgelt, also ein festes Entgelt, das der Person im Minijob monatlich gezahlt wird. Dieses beträgt seit dem 01. Januar 2025 maximal 556 Euro pro Monat, beziehungsweise höchstens 6.672 Euro pro Jahr.  

Die Anzahl der zu leistenden Stunden pro Monat, bzw. Jahr berechnet sich aus dem Stundenlohn. Basierend auf der errechneten Gesamtarbeitszeit wird dann vertraglich vereinbart, welcher monatlich gleichbleibende Verdienst gezahlt wird. 

Wie viele Überstunden sind erlaubt im Minijob? 

Auch bei geringfügiger Beschäftigung kann es vorkommen, dass mehr Arbeitszeit anfällt als üblich. Solche monatlichen Schwankungen werden im Arbeitszeitkonto dokumentiert, sodass Überstunden auf-, aber auch wieder abgebaut werden können. 

Zwar bietet das Arbeitszeitkonto im Minijob Flexibilität, um mit diesen Schwankungen umzugehen. Dennoch gibt es Auflagen für die maximale Anzahl an Überstunden, die in geringfügiger Beschäftigung aufgebaut werden dürfen. Überstunden sind möglich, wenn „ein gelegentliches und unvorhersehbares Überschreiten“ vorliegt: 

• Gelegentlich: Die Verdienstgrenze darf in bis zu zwei Monaten innerhalb eines Kalenderjahres überschritten werden. In einem Kalendermonat darf maximal das Doppelte der Minijob-Grenze verdient werden – 2025 sind das 1.112 Euro. Nach § 8 Abs. 1b SGB IV kann eine geringfügig beschäftigte Person in begründeten Ausnahmefällen somit 7.784 Euro im Jahr verdienen.  
• Unvorhersehbar: Spontanes Einspringen bei Krankheitsfällen, Personalmangel, Nachfrageschwankungen oder Produktionsspitzen können Begründung für das Überschreiten der Verdienstgrenze sein. 

Nach den Mindestlohnbestimmungen gemäß § 2 Abs. 2 S. 3 MiLoG dürfen die in das Arbeitszeitkonto eingestellten Arbeitsstunden die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit nicht um mehr als 50 Prozent übersteigen. 

Die geringfügig entlohnte Beschäftigung ist auch dann noch gegeben, wenn trotz Überstunden die jährliche Geringfügigkeitsgrenze nicht überschritten wird. Das bedeutet, dass Minijobbende auch noch mit Guthabenstunden auf dem Arbeitszeitkonto in die Minijob-Regelung fallen können. Die Gesamtarbeitszeit inklusive Überstunden darf pro Jahr nur nicht die 6.672 Euro pro Jahr übersteigen. 

Wie stark dürfen saisonale Schwankungen im Arbeitszeitkonto bei Minijobs sein?

Entsprechend der Mindestlohnbestimmungen ist es nicht möglich, Arbeitsstunden von geringfügig Beschäftigten zum Beispiel aufgrund von Saisongeschäft auf wenige Monate in Vollzeit zu konzentrieren. 

Auch, wenn die Jahresverdienstgrenze von 6.672 Euro eingehalten wird, indem neben der Saison die Stundenzahl pro Monat stark reduziert wird, erkennen Sozialversicherungsträger den Einsatz von Minijobbenden mit Arbeitszeitskonto in einem solchen Fall nicht an, da es sich hierbei um erhebliche Schwankungen der Arbeitszeit handelt. So ist es auch in den Geringfügigkeitsrichtlinien der Spitzenorganisationen der Sozialversicherungen bei Punkt B.2.2.1.2 definiert.  

Minijob-Überstunden im Arbeitszeitkonto abbauen: So geht’s!

Sollten sich sehr viele Überstunden im Arbeitszeitkonto einer geringfügig angestellten Person sammeln, ist eine Freistellung von maximal 3 Monaten möglich, um die Guthabenstunden abzubauen. Arbeitgebende zahlen während dieser Zeit das vertraglich vereinbarte monatliche Entgelt weiterhin aus, die Überstunden werden währenddessen abgebaut. Die sozialversicherungsrechtliche Beschäftigung bleibt während dieser Freistellung weiterhin bestehen.  

Alternativ können Überstunden auch ausgezahlt werden, falls eine Freistellung nicht möglich oder erwünscht ist. In diesem Fall ist die Jahresverdienstgrenze zu beachten. 

Gut zu wissen: Ein Minijob besteht nicht mehr, wenn Überstunden, die über der Geringfügigkeitsgrenze liegen, nicht mehr innerhalb eines Jahres abgebaut werden können oder wenn von vornherein geplant war, dass Minijobbende mehr als drei Monate freigestellt werden. 

Wenn bei einer Überprüfung durch die Sozialversicherung festgestellt wird, dass der Abbau der Überstunden nicht geplant war, könnte dies dazu führen, dass die Vereinbarung über die Arbeitszeit und somit der Minijob in Frage gestellt wird. Dies könnte eine Nachzahlung von Beiträgen aufgrund einer sozialversicherungspflichtigen Beschäftigung mit sich bringen. 

Was passiert mit Überstunden bei Kündigung im Minijob? 

Laut Mindestlohngesetz müssen Arbeitgebende noch ausstehendes Zeitguthaben nach Beendigung des Minijobs im Folgemonat auszahlen. Für die Beitragsberechnung wird diese Auszahlung als einmalige Zahlung dem letzten Abrechnungszeitraum zugeordnet. 

Wenn durch die Auszahlung der Überstunden die erlaubte Entgeltgrenze für einen Minijob überschritten wird, hat das keine Auswirkungen auf den Minijob. 

Arbeitszeitkonto im Minijob: Tipps für Arbeitgebende 

Arbeitszeitmodell anlegen: Wenn feste Arbeitstage und -zeiten vereinbart sind, können diese als Arbeitszeitmodell angelegt werden. Dies schafft mehr Transparenz im Team, da Anwesenheit aller Mitarbeitenden im Kalender gekennzeichnet und somit planbar ist. 

Mobile App nutzen: Um Minijobs flexibel zu gestalten, muss auch die Zeiterfassung flexibel sein. Mit einer Zeiterfassungs-App auf dem Handy können Mitarbeitende die eigene Arbeitszeit jederzeit dokumentieren. Sollten sie keine App auf ihren privaten Smartphones installieren wollen, können Mitarbeitende alternativ die Zeiterfassungs-Software im Browser auf ihrem Handy oder dem Rechner abrufen. 

Arbeitszeitkonto verwenden: Ein Zeitkonto kann dabei helfen, den Überblick über Arbeitsstunden und Überstunden zu behalten. So behältst du die Geringfügigkeitsgrenze einfach im Auge und kannst Überstunden rechtzeitig ausgleichen. 

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Du schaust lieber, statt zu lesen? In diesem Video haben wir die wichtigsten Fakten für dich zusammengefasst.

Krankmeldung oder Krankschreibung: Was ist der Unterschied? 

Im Krankheitsfall müssen Arbeitnehmer sich stets bei ihrer Arbeitsstätte krankmelden. Dabei werden die Krankmeldung und die Krankschreibung häufig synonym verwendet, unterscheiden sich aber wesentlich. 

Die Krankmeldung erfolgt durch den Arbeitnehmer, der sich von der Arbeit abmeldet. Diese reicht man, sofern möglich, vor Arbeitsbeginn ein. Unter Umständen hat die Krankmeldung schon vorher zu erfolgen, und zwar im Laufe des ersten Krankheitstages. Hierbei gilt die sogenannte Anzeigepflicht, welche sich aus § 5 Abs. 1 S. 1 Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG) ergibt: Diese beinhaltet, dass Arbeitnehmer im Falle einer Erkrankung unverzüglich eine Information über die Arbeitsunfähigkeit an die Arbeitsstätte weitergeben müssen, sowie über die voraussichtliche Dauer der Krankschreibung. 

Hierfür ist wiederum die Krankschreibung notwendig, die in der Arztpraxis ausgestellt wird. Arbeitnehmende haben gemäß § 5 Abs. 1 S. 2 EFZG die ärztliche Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (auch „Attest“ oder früher noch „Gelber Schein“ genannt) vorzulegen, wenn die Erkrankung länger als drei Kalendertage andauert. Eine andere vertragliche Regelung ist im Einzelfall möglich. 

Richtig krankmelden: Telefonische Krankmeldung, per Mail oder WhatsApp?  

Wie hat die Krankmeldung zu erfolgen?

Bei der Einreichung der Krankmeldung am Arbeitsplatz muss sich der Arbeitnehmer nicht zwingend an eine spezielle Form halten. Wichtig ist, dass die Nachricht schnell bei einer hierfür autorisierten Person ankommt. Fehlt es an einer ausdrücklichen Regelung, ist die Mitteilung an den Vorgesetzten zu richten. Je nachdem, welche Kommunikationswege im eigenen Unternehmen gängig sind, kann ein Anruf, eine E-Mail, SMS oder Nachricht über WhatsApp der korrekte Weg sein, um sich abzumelden. Liegt von Arbeitgeber-Seite ein bevorzugter Kommunikationsweg für Krankmeldungen vor, sollte dieser genutzt werden. 

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Übrigens können auch Angehörige die Krankmeldung für einen Arbeitnehmer übermitteln. Sollte der Angehörige die Krankmeldung nicht oder verspätet übermitteln, hat allerdings der Arbeitnehmer das Verschulden gemäß § 278 BGB zu vertreten.  

Welche Informationen muss die Krankmeldung beinhalten? 

Der Inhalt der Krankmeldung ist nicht gesetzlich vorgeschrieben. Dennoch sollten bei einer Krankmeldung einige wichtige Informationen an den Arbeitgeber weitergegeben werden, damit dieser mit der Abwesenheit planen kann. Empfehlenswert ist es immer, folgende Informationen weiterzugeben: 

• dass man krank ist 

• wie lange man voraussichtlich krank ausfällt 

• ob man erst einmal zuhause bleibt, um sich auszukurieren, oder ob man plant zum Arzt zu gehen 

Arbeitnehmer sind grundsätzlich nicht verpflichtet, die Art der Erkrankung mitzuteilen. Diese wird auch auf einer ausgestellten Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung nicht ausgewiesen. In Ausnahmenfällen ist der Arbeitnehmer jedoch angehalten dem Arbeitgeber die Art der Erkrankung mitzuteilen. Darunter fallen Erkrankungen, die ein unverzügliches Eingreifen des Arbeitgebers erfordern, bspw. bei einer hohen Ansteckungsgefahr. 

Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung: Wann muss sie vorliegen? 

Eine Krankmeldung ohne Arztbesuch ist generell möglich. Sollte ein Arbeitnehmer allerdings länger als drei Tage krank ausfallen, hat er, wie bereits oben ausgeführt, nach § 5 Abs. 1 S. 2 EFZG eine ärztliche Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (Krankschreibung) vorzulegen. Gemäß § 5 Abs. 1 S. 3 EFZG kann der Arbeitgeber die ärztliche Bescheinigung bereits früher verlangen. (siehe hierzu unten „Wann muss man die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung schon ab dem ersten Tag vorlegen?“) 

Bei dieser Regelung werden aufeinanderfolgende Kalendertage gezählt, nicht die Werktage. Ist also am Freitag der erste Tag der Krankmeldung und besteht die Erkrankung auch am Montag weiter, so muss die ärztliche Krankschreibung vorgelegt werden, selbst wenn Samstag und Sonntag keine Arbeitstage waren.

So funktioniert die elektronische Krankschreibung (eAU)

Was früher ein „gelber Schein“ in physischer Papierform war, heißt jetzt elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU). Bereits seit Anfang 2023 ist der Abruf der digitalen Krankschreibung für Arbeitgebende verpflichtend. 

Der Ablauf einer Krankmeldung verändert sich durch die elektronische Krankschreibung nicht. Einzig die Art der Übermittlung der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung verändert sich durch die eAU. Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung enthält dieselben Informationen, die vormals der “gelbe Schein” enthalten hat; Dauer der Erkrankung, ob es sich um die Erst- oder eine Folgebescheinigung handelt, und ob die Erkrankung als Folge eines Arbeitsunfalles auftritt.

Der Gesetzgeber sieht vor, dass die an der vertragsärztlichen Versorgung teilnehmenden Ärzte und Einrichtungen, die festgestellten Arbeitsunfähigkeitsdaten an die Krankenkasse des Arbeitnehmers übermitteln. Nach Eingang der Arbeitsunfähigkeitsdaten hat die Krankenkasse gemäß § 109 SGB IV eine Meldung zu erstellen, die der Arbeitgeber anschließend elektronisch abrufen kann. 

Nach § 5 Abs. 1a S. 1 EFZG sind gesetzlich krankenversicherte Arbeitnehmer nicht mehr verpflichtet, die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung dem Arbeitgeber vorzulegen. Es bleibt jedoch die Pflicht, die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ärztlich feststellen zu lassen.

In der Praxis werden zum Teil noch drei Papierbescheinigungen ausgestellt, da bisher nicht alle Vertragsärzte an das digitale Netz angeschlossen sind. In einem solchen Fall, in dem es dem Arzt technisch nicht möglich ist, die eAU an die Krankenkasse zu übermitteln, muss er dem Arbeitnehmer die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in Papierform aushändigen, sodass dieser sie an die Krankenkasse und an den Arbeitgeber weiterleiten kann. Sofern dem Arbeitnehmer eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung für den Arbeitgeber in Papierform vorliegt, sollte er diese umgehend an seinen Arbeitgeber übermitteln. Eine Weiterleitungspflicht könnte sich aus § 241 Abs. 2 BGB ergeben, dies ist gerichtlich noch zu klären. 

Wie kann die elektronische Krankmeldung abgerufen werden?

Als Arbeitgeber musst du zunächst berechtigt sein, die eAU abzurufen. Der Abruf kann nicht pauschal erfolgen, sondern setzt ein Beschäftigungsverhältnis voraus, in dem sich der Arbeitnehmer zunächst krankgemeldet und über die abzurufende eAU informiert hat bzw. zum Zeitpunkt des Abrufes der ärztlichen Feststellung der Arbeitsunfähigkeit verpflichtet ist.  

Dieser Abruf läuft über den Datenaustausch des Entgeltabrechnungsprogramms deines Unternehmens. Die meisten gängigen Softwares für Abrechnungen verfügen über eine entsprechende Schnittstelle und sollten die technischen Anforderungen für die Übertragung erfüllen. Zudem kann der Abruf über das Zeiterfassungssystem deines Unternehmens oder mittels Eingabehilfen erfolgen. Wichtig ist nur, dass eine gesicherte und verschlüsselte Datenübertragung sichergestellt werden kann. Wie auch bei der Entgeltabrechnung kann auch die eAU bei Bedarf über einen externen Dienstleister, wie zum Beispiel einen Steuerberater, erfolgen. 

In der Regel wird eine ärztliche Krankschreibung erst nach drei Tagen benötigt. Zudem ist es sinnvoll, einen zeitlichen Puffer für eventuelle Übermittlungszeiten einzuplanen. Deshalb empfiehlt es sich, die eAU-Abfrage erst ab dem fünften Tag der Krankheit vorzunehmen. 

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Für wen gilt die elektronische Krankschreibung nicht? 

Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung gilt für gesetzlich krankenversicherte Arbeitnehmer. 

Ausnahmen von dieser Regelung bestehen nach § 5 Abs. 1a S. 3 EFZG bei: 

• Personen, die eine geringfügige Beschäftigung in Privathaushalten ausüben 

• Feststellung der Arbeitsunfähigkeit durch einen Arzt, der nicht an der vertragsärztlichen Versorgung teilnimmt 

Liegt eine der Ausnahmen vor, hat der Arbeitnehmer die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung dem Arbeitgeber vorzulegen. Hierfür erhält er vom Arzt weiterhin eine Krankschreibung in Papierform. 

Weiterhin eine Krankschreibung in Papierform erhalten zudem Arbeitnehmer, die privat versichert sind. Gleiches gilt für die Bescheinigung über die Erkrankung eines Kindes eines Arbeitnehmers (siehe dazu auch Digitale Krankschreibung: elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung). 

Häufig gestellte Fragen rund um die Arbeitsunfähigkeits­bescheinigung

Wann muss man die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung schon ab dem ersten Tag vorlegen? 

Laut § 5 Abs. 1 S. 3 EFZG kann eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung durch den Arbeitgebenden auch früher verlangt werden, zum Beispiel bereits ab dem ersten Tag der Krankmeldung. Diese Anweisung sollte frühzeitig mit allen Arbeitnehmenden kommuniziert werden, kann aber auch im Einzelfall nach eigenem Ermessen eingefordert werden – ungeachtet dessen, ob ein Verdacht auf “Blaumachen” besteht oder nicht. Verlangt der Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung bereits für den ersten Tag, muss der Arbeitnehmer seinen Arzt rechtzeitig aufsuchen, so dass dem Arzt noch möglich ist, die Arbeitsunfähigkeit bereits für den ersten Tag zu attestieren. 

Eine Vereinbarung über eine frühere Vorlagepflicht kann beispielsweise im Arbeitsvertrag festgehalten werden. Allerdings hat der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht, was die genaue Ausgestaltung der Forderung betrifft, wenn sich die frühere Vorlagepflicht an alle Arbeitnehmer gleichermaßen richtet. 

Zudem sollte die Entscheidung für eine frühere Vorlagepflicht gut überlegt sein. Denn Krankschreibungen werden nur in seltenen Fällen für einzelne Tage, sondern direkt für die gesamte Arbeitswoche ausgestellt. Dadurch kann es theoretisch zu längeren Ausfällen kommen als bei der klassischen 3-Tage-Regelung.

Kann der Arbeitgeber weiterhin die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in Papierform verlangen? 

Grundsätzlich kannst du als Arbeitgeber von gesetzlich versicherten Arbeitnehmern die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung nicht in Papierform verlangen. Eine solche Vereinbarung stelle ein Verstoß gegen § 12 EZFG dar, da sie für den Arbeitnehmer nachteilig wäre.  

Liegt ein Störfall vor, aufgrund dessen die eAU nicht abrufbar ist, kannst du als Arbeitgeber vom Arbeitnehmer die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in Papierform verlangen. Der Arbeitnehmer muss in so einem Fall eine Bescheinigung vorlegen, auf der der ICD-Code nicht angegeben oder geschwärzt ist. 

Erfordern Vorsorgetermine eine Krankschreibung? 

Sofern im Arbeitsvertrag nicht anders geregelt, sollten Arbeitnehmende ihre ärztlichen Vorsorgetermine grundsätzlich außerhalb der Arbeitszeit planen. In diesem Fall ist eine Krankmeldung nicht erforderlich. 

Ausnahmen bestehen, wenn in der Arztpraxis keine entsprechenden Termine angeboten werden, die diese Planung ermöglichen. Muss der Arbeitnehmer während der Arbeitszeit zum Arzt gehen und besteht ein Arbeitszeitkonto, fallen durch den Praxisbesuch Minusstunden an, die wieder ausgeglichen werden müssen. Eine Krankmeldung ist aber auch dann nicht notwendig. 

Wenn es keine Möglichkeit gibt, den Termin außerhalb der Arbeitszeit zu vereinbaren, muss die Arbeitsstätte die medizinische, zeitliche oder terminliche Notwendigkeit eines Praxisbesuchs akzeptieren. Dies gilt insbesondere für schwangere Arbeitnehmerinnen, welche für die medizinisch notwendigen Vorsorgeuntersuchungen sogar vom Arbeitgebenden freigestellt werden müssen (§ 7 MuSchG). 

Für Arbeitnehmer in Teilzeit ist es schwieriger zu begründen, warum sie während der Arbeitszeit zu einer Vorsorgeuntersuchung gehen, da hier erwartet wird, dass die zeitliche Flexibilität besteht, Termine außerhalb der Arbeitszeit zu vereinbaren. Jedoch haben Arbeitnehmende einen Anspruch auf Lohnfortzahlung trotz Abwesenheit, wenn 

• Arzttermine nicht in die arbeitsfreie Zeit gelegt werden können und 

• die Stunden nicht nachgeholt werden können. 

Auch wenn sich Arbeitnehmende bemühen sollten, ihre Termine nicht in der Arbeitszeit wahrzunehmen, wird dies in der Realität häufig eher vom Arzt abhängen. Auch für Teilzeitbeschäftigte gilt also; liegt der Vorsorgetermin in der Arbeitszeit und ist die Arbeitszeit nachholbar, müssen die Minusstunden nachgearbeitet werden. 

Wir stellen die gesetzliche Lage dar, ein Arbeits- oder Tarifvertrag kann andere Regelungen vorsehen. 

Wie viele Krankheitstage sind im Jahr erlaubt?  

Die Frage mag zunächst merkwürdig klingen; wer krank ist, ist krank. Allerdings könnten krankheitsbedingte Fehlzeiten einen Grund zur Kündigung geben. Voraussetzung hierfür ist das Vorliegen einer negativen Gesundheitsprognose, wenn in Zukunft mit hoher Wahrscheinlichkeit weitere Erkrankungen im bisherigen Umfang erwartbar sind. Die Fehlzeiten müssen zu einer erheblichen Beeinträchtigung der betrieblichen Interessen führen, die für den Arbeitgeber nicht mehr hinnehmbar ist. Eine solche Beeinträchtigung kann vorliegen, wenn die Dauer der Erkrankung (bzw. Erkrankungen) 30 Krankheitstage pro Jahr (6 Wochen) überschreitet.  

Einmalige längere Krankheitsausfälle, zum Beispiel aufgrund von Unfällen oder einer Operation, wirken sich dementsprechend nicht auf eine negative Zukunftsprognose aus und dürften keinen Anlass zur krankheitsbedingten Kündigung geben. 

Wie viele Tage können sich Beschäftigte “kindkrank” schreiben lassen?

Für gesetzlich Krankenversicherte besteht gemäß § 45 Abs. 2a S. 1 SGB V im Jahr 2024 und 2025 Anspruch auf Kinderkrankengeld für jedes Kind längstens für 15 Arbeitstage, während alleinerziehende Versicherte (Elternteile mit alleinigem Personensorgerecht) längstens 30 Tage Anspruch haben. Der Anspruch besteht nach § 45 Abs. 2a S. 2 SGB V für maximal 35 Tage pro Elternteil (bzw. für maximal 70 Tage für Alleinerziehende). 

Wenn ein Elternteil bereits seine Kinderkrankentage ausgeschöpft hat, und der andere Elternteil noch Tage übrig hat, können diese nicht automatisch übertragen werden. Allerdings können die übrigen Kinderkrankentage im Einverständnis mit dem Arbeitgeber des anderen Elternteils übertragen werden. Ein Elternteil hat jedoch keinen gesetzlichen Anspruch auf Übertragung (mehr dazu unter BMG, Kinderkrankentage und Kinderkrankengeld). 

Falls das gesamte Kinderkrankengeld eines Jahres schon aufgebraucht ist, haben Eltern die Möglichkeit, unbezahlten Urlaub zu beantragen. Insbesondere, wenn alle regulären Urlaubstage sowie auch Überstunden genommen wurden, bleibt dies eine Option, um sich um das kranke Kind zu kümmern. Die Arbeitsstätte hat jedoch keine Verpflichtung, unbezahlten Urlaub zu genehmigen.

Alles im Griff beim Thema Krankschreibungen 

Mit diesen Informationen bist du in Sachen Krankmeldung und Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung gut aufgestellt. Noch besser als der korrekte Umgang mit Krankmeldungen ist jedoch Prävention. Mit unseren Tipps für gesunde Mitarbeitende bleiben deine Teammitglieder fit – so können Krankheitsfälle auf ein Minimum reduziert werden. 

Häufig gestellte Fragen

Hier findest du Antworten auf die wichtigsten Fragen. Falls du weitere Hilfe benötigst, kontaktiere gerne unseren Support.

Was ist eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung und wie verwalte ich sie digital?

Eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU-Bescheinigung) ist das offizielle Dokument, das die Krankschreibung einer beschäftigten Person durch eine Arztpraxis bestätigt. Mit Personizer lassen sich AU-Bescheinigungen direkt im Urlaubsplaner hochladen und den entsprechenden Abwesenheiten zuordnen – ohne Papierchaos oder manuelle Weitergabe. So haben HR-Verantwortliche und Führungskräfte jederzeit einen lückenlosen, DSGVO-konformen Überblick über alle Krankmeldungen im Team.

Wie muss ich mich krankmelden – Telefon, E-Mail, WhatsApp?

Es gibt keine gesetzlich vorgeschriebene Form.
Der Arbeitgeber kann aber Kommunikationswege festlegen. Zulässig sind u. a. Telefon, E-Mail, SMS oder WhatsApp, sofern das Unternehmen diese Kanäle akzeptiert.

Wie funktioniert der eAU-Abruf mit Personizer?

Seit dem 1. Januar 2023 sind Unternehmen verpflichtet, Arbeitsunfähigkeitsdaten elektronisch bei den Krankenkassen abzurufen – die Papierbescheinigung für Arbeitgebende entfällt damit weitgehend. Personizer unterstützt diesen Prozess über die DATEV-Schnittstelle: AU-Daten werden automatisiert aus dem DATEV-System übernommen und mit den Abwesenheitseinträgen verknüpft. Das spart manuelle Erfassungsschritte und stellt die gesetzliche Compliance sicher.

Für wen eignet sich Personizer bei der Verwaltung von Krankmeldungen?

Personizer ist besonders geeignet für KMU im DACH-Raum mit 10 bis 100 Mitarbeitenden, die ihre AU-Bescheinigungen und Krankmeldungen strukturiert und rechtssicher verwalten möchten – ohne aufwendige HR-Suite. Ob Arztpraxis, IT-Unternehmen oder Marketingagentur: Die Lösung ist sofort einsatzbereit, erfordert keine Schulung und lässt sich kostenlos 14 Tage mit vollem Funktionsumfang testen.

Welche Vorteile bietet Personizer gegenüber der papierbasierten Verwaltung von Krankmeldungen?

Die digitale Verwaltung von Krankmeldungen mit Personizer ersetzt unübersichtliche E-Mail-Weiterleitungen und physische Ablageordner durch eine zentrale, durchsuchbare Dokumentenablage mit 1 GB Speicher pro Account. Führungskräfte sehen Abwesenheiten in Echtzeit im Team-Kalender, Benachrichtigungen und Erinnerungen laufen automatisch – das reduziert den administrativen Aufwand deutlich und minimiert Fehler in der Abwesenheitserfassung.

Hast du weitere Fragen?

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eAU & Lohn im Griff

Mit der DATEV-Schnittstelle laufen eAU-Abruf und Lohnexport sicher ins DATEV-Rechenzentrum.

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Was ist erlaubt?

Eine angemessene Pausenregelung ist von entscheidender Bedeutung, um die Gesundheit und das Wohlbefinden der Arbeitnehmenden zu gewährleisten. Doch hinsichtlich der geplanten Reform des Arbeitszeitgesetzes stellen sich Unternehmen eine Vielzahl von Fragen, wenn es um das Arbeitsrecht und die Pausengestaltung geht.

Was zählt bei der Zeiterfassung als Pause? Dürfen Pausen pauschal abgezogen werden? Diese und weitere interessante Fragen rund um die Pausenregelung im Arbeitsrecht werden wir heute mit Unterstützung von Rechtsanwalt Dr. Gerrit Mesch klären.

Dieser Artikel ist auf dem Stand 13.10.2023.

Rechtliche Einordnung

Das Bundesarbeitsgericht hat im September letzten Jahres geurteilt, dass auch in Deutschland die gesamte Arbeitszeit der Arbeitnehmer aufzuzeichnen ist.

Der Arbeitgeber sei nach § 3 Absatz 2 Nummer 1 des Arbeitsschutzgesetzes (ArbSchG) – unter Vornahme einer unionsrechtskonformen Auslegung – verpflichtet, ein System einzuführen, mit dem die von den Arbeitnehmern geleistete Arbeitszeit erfasst werden kann (BAG – 1 ABR 22/21).

Arbeitszeiterfassung rechtskonform umsetzen

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Urteile wirken grundsätzlich nur inter partes, also zwischen den Parteien des Rechtsstreites. Es besteht jedoch ein berechtigter Grund zur Annahme, dass das Bundesarbeitsgericht die Rechtsauffassung auch bei einem nächsten Rechtsstreit vertritt.

Darüber hinaus liegt aktuell ein Gesetzesentwurf zur Arbeitszeiterfassung in Form eines Referentenentwurfes vor. Der aktuelle Referentenentwurf nimmt auf diese Rechtsprechungsentwicklung Bezug und stellt klar, dass das „Ob“ der Arbeitszeiterfassung bereits entschieden sei. Bezüglich des „Wie“ der Aufzeichnung würden jedoch weiterhin Unsicherheiten bestehen. Es sei die Aufgabe des Gesetzgebers, diese Unsicherheiten zu klären.¹

Im Folgenden werden die Fragen unter Berücksichtigung dieser rechtlichen Lage beantwortet. Der Artikel nimmt genauso wie beispielsweise das Bundesministerium für Arbeit und Soziales an, dass der BAG in seiner Entscheidung vom 13. September 2022 verbindlich festgestellt hat, dass in Deutschland die gesamte Arbeitszeit der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer aufzuzeichnen ist. Es ist zu erwähnen, dass dieses Urteil nicht völlig unumstritten ist.

Wenn du mehr über den Hintergrund des Urteils erfahren möchtest, ließ auch diesen Artikel: Zeiterfassung: Gesetzliche Vorgaben & Tipps für die Umsetzung.²

Was zählt als Pause?

Der Begriff der „Pause“ wird im Gesetz nicht ausdrücklich definiert.

Nach § 4 ArbZG ist die Arbeit durch im Voraus feststehende Ruhepausen von mindestens 30 Minuten bei einer Arbeitszeit von mehr als sechs bis zu neun Stunden und 45 Minuten bei einer Arbeitszeit von mehr als neun Stunden insgesamt zu unterbrechen.

Die Ruhepausen nach Satz 1 können in Zeitabschnitte von jeweils mindestens 15 Minuten aufgeteilt werden. Länger als sechs Stunden hintereinander dürfen Arbeitnehmer nicht ohne Ruhepause beschäftigt werden.

Aus der Abgrenzung zur Arbeitszeit ergibt sich, was eine Ruhepause ist. Nach der Rechtsprechung sind Ruhepausen nach § 4 ArbZG Unterbrechungen der Arbeitszeit von bestimmter Dauer, die der Erholung dienen.

Es muss sich um im Voraus festliegende Unterbrechungen der Arbeitszeit handeln, in denen der Arbeitnehmer weder Arbeit zu leisten noch sich dafür bereitzuhalten hat. Der Arbeitnehmer muss frei darüber entscheiden können, wo und wie er diese Zeit verbringen will. Entscheidendes Merkmal der Ruhepause ist, dass der Arbeitnehmer von jeder Arbeitsverpflichtung und auch von jeder Verpflichtung, sich zur Arbeit bereitzuhalten, freigestellt ist.³

Wie lang muss eine Pause sein?

Nach § 4 S. 2 ArbZG können die Ruhepausen (nach Satz 1) in Zeitabschnitte von jeweils mindestens 15 Minuten aufgeteilt werden. Daraus ergibt sich, dass die Ruhepause mindestens 15 Minuten lang sein muss. Kürzere zeitliche Unterbrechungen werden nicht mitgerechnet. Von diesem Grundsatz kann branchenspezifisch in einem Tarifvertrag oder einer Betriebsvereinbarung abgewichen werden.

Eine Höchstdauer für eine Ruhepause ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Zu berücksichtigen ist jedoch, dass zu lange Pausen zu einer Stückelung der Arbeitszeit führen können. Diese Unterbrechungen dienen nicht mehr vorrangig der Erholung des Mitarbeiters, sondern führen dazu, dass sich die Arbeitszeit in nicht hinnehmbarer Weise auf den ganzen Tag verteilt. Nach der Rechtsprechung kann dies insbesondere dann als unzumutbar erachtet werden, wenn die Arbeit nach dieser Unterbrechung auch anders organisiert werden könnte.⁴

Darüber hinaus beeinflusst die Pause auch die Länge des Arbeitstages beziehungsweise das Ende der Arbeitszeit. Es ist darauf zu achten, dass die Ruhezeit eingehalten wird. Nach § 5 Abs. 1 ArbZG müssen Arbeitnehmer nach Beendigung der täglichen Arbeitszeit eine ununterbrochene Ruhezeit von mindestens elf Stunden haben.

Was passiert, wenn die gesetzlich vorgeschriebenen Pausenzeiten nicht eingehalten werden?

Nach § 22 Abs. 1 handelt ordnungswidrig, wer als Arbeitgeber vorsätzlich oder fahrlässig entgegen § 4 Ruhepausen nicht, nicht mit der vorgeschriebenen Mindestdauer oder nicht rechtzeitig gewährt. Die Ordnungswidrigkeit kann mit einer Geldbuße bis zu dreißigtausend Euro geahndet werden.⁵

Wer diese Handlungen vorsätzlich begeht und dadurch Gesundheit oder Arbeitskraft eines Arbeitnehmers gefährdet oder beharrlich wiederholt, wird mit Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr oder mit Geldstrafe bestraft.⁶

Verstößt der Arbeitgeber gegen die Vorgaben zur Gewährung, Dauer oder Lage der Pause und wird hierdurch die Pause nicht (mehr) wirksam im Sinne des § 4 gewährt, kann der Arbeitnehmer unter Umständen einen Anspruch auf Annahmeverzugslohn geltend machen, § 615 S. 1 BGB.⁷

Darüber hinaus kann ein Verstoß gegen das Erfordernis der Gewährung im Voraus feststehender Ruhepausen ebenso wie ausreichend langer Ruhepausen einen Schadensersatzanspruch aus §§ 618, 280 Abs. 1 BGB begründen, wenn dem Arbeitnehmer durch die Nichteinhaltung des § 4 ein Schaden an seiner Gesundheit entsteht.⁸

Muss jede Pause zeitlich erfasst werden?

Auch wenn das Bundesarbeitsgericht bereits heute eine Pflicht zur Aufzeichnung der Arbeitszeit annimmt, sind Festlegungen zum Inhalt der Arbeitszeitdokumentation noch nicht final getroffen worden.

Vor dem Hintergrund, dass die Erfassung der Arbeitszeit dem besseren Schutz der Sicherheit und der Gesundheit der Arbeitnehmer dient⁹, wäre es sinnvoll, dass sich aus der Aufzeichnung ergibt, ob beispielsweise die Höchstarbeitszeit nach § 3 ArbZG und die Ruhezeit nach § 5 ArbZG eingehalten wurde und die nach § 4 ArbZG notwendige Ruhepausen gewährt worden sind.¹⁰

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Dürfen Pausen automatisch von der Arbeitszeit abgezogen werden?

Ein automatischer/pauschaler Abzug würde dem Sinn und Zweck der Arbeitszeiterfassung widerstreben. So könnte in keinem Fall nachvollzogen werden, ob beispielsweise die Höchstarbeitszeit nach § 3 ArbZG und die Ruhezeit nach § 5 ArbZG eingehalten wurde und die nach § 4 ArbZG notwendige Ruhepausen gewährt worden sind.

Das Arbeitsgericht Hamm hat in einem Fall geurteilt, in dem der Arbeitgeber die Pausen pauschal abgezogen hat. Laut des Gerichts war er dazu nicht berechtigt, da er nicht darlegen konnte, dass der Arbeitnehmer die Pausen eingehalten hat bzw. einhalten konnte.¹¹ Bei der Bewertung kommt es jedoch immer auf den Einzelfall an.

Kann der Arbeitgeber den Zeitpunkt und die Länge von Pausen vorgeben?

Der Arbeitgeber kann im Rahmen seines Weisungsrechts gemäß § 106 S. 1 Gewerbeordnung (GewO) Inhalt, Ort und Zeit der Arbeitsleistung nach billigem Ermessen näher bestimmen, soweit diese Arbeitsbedingungen nicht durch den Arbeitsvertrag, Bestimmungen einer Betriebsvereinbarung, eines anwendbaren Tarifvertrages oder gesetzliche Vorschriften (siehe oben, insbesondere Arbeitszeitgesetz) festgelegt sind. Das Weisungsrecht umfasst auch den im Voraus festzulegenden Zeitpunkt des Beginns und des Endes der Ruhepause und damit auch deren zeitliche Länge.

Auch hier ist zu berücksichtigen, dass der Arbeitgeber bei der Festlegung der zeitlichen Länge der Ruhepausen auch auf die Interessen der Mitarbeiter Rücksicht nehmen muss.¹²

1. Vgl. Referentenentwurf des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales, Entwurf eines Gesetzes zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes und anderer Vorschriften, S. 8; vgl. Fuhlrott/Herzig: Arbeitszeit: 1:1-Umsetzung der gerichtlichen Vorgaben durch Referentenentwurf? ArbRAktuell 2023, 221 ↩︎
2. Vgl. BMAS zur Frage: Darf der Arbeitgeber mit der Arbeitszeiterfassung warten, bis das Arbeitszeitgesetz an die Rechtsprechung des BAG angepasst ist? ↩︎
3. Vgl. ArbZG § 2 Begriffsbestimmungen, Roloff, Erfurter Kommentar zum Arbeitsrecht, 23. Auflage 2023, Rn. 13, 14 ↩︎
4. LAG Köln, Urteil vom 15.06.2009 – 5 Sa 179/09, BeckRS 2009, 69332; III. Zeit der Arbeitsleistung, Peters, Peters, Das Weisungsrecht der Arbeitgeber, 2. Auflage 2021, Rn. 479-489 ↩︎
5. Vgl. § 22 Abs. 2 ArbZG ↩︎
6. Vgl. § 23 Abs. 1 ArbZG ↩︎
7. ArbZG § 4 Ruhepausen, Roloff, Erfurter Kommentar zum Arbeitsrecht, 23. Auflage 2023, Rn. 7, 8 ↩︎
8. BAG 25.2.2015, NZA 2015, 442; ArbZG § 4 Ruhepausen, Roloff, Erfurter Kommentar zum Arbeitsrecht, 23. Auflage 2023, Rn. 7, 8 ↩︎
9. Darm-Tobaben/Fink: Was lange währt, wird endlich gut. Oder doch nicht? – Der Referentenentwurf des BMAS zur Arbeitszeiterfassung, ARP 2023, 209; EuGH: Arbeitsrecht: Pflicht des Arbeitgebers zur vollumfänglichen Arbeitszeiterfassung, EuZW 2019; https://www.bundesarbeitsgericht.de/wp-content/uploads/2022/12/1-ABR-22-21.pdf ↩︎
10. Vgl. Darm-Tobaben/Fink: Was lange währt, wird endlich gut. Oder doch nicht? – Der Referentenentwurf des BMAS zur Arbeitszeiterfassung, ARP 2023, 209; Benkert: Pflicht zur Arbeitszeiterfassung – was bedeutet dies für Arbeitgeber?, NJW-Spezial 2023, 50 ↩︎
11. ArbG Hamm (3. Kammer), Urteil vom 30.01.2013 – 3 Ca 1634/11 ↩︎
12. III. Zeit der Arbeitsleistung, Peters, Peters, Das Weisungsrecht der Arbeitgeber, 2. Auflage 2021, Rn. 479-489; vgl. § 106 S. 3 GewO; vgl. § 106 S. 3 GewO ↩︎

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Häufig gestellte Fragen

Hier findest du Antworten auf die wichtigsten Fragen. Falls du weitere Hilfe benötigst, kontaktiere gerne unseren Support.

Was regelt das Arbeitszeitgesetz zur Pausenregelung in Deutschland?

Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) schreibt in § 4 vor, dass Mitarbeitende bei einer Arbeitszeit von mehr als sechs Stunden eine Mindestpause von 30 Minuten einlegen müssen – bei mehr als neun Stunden sind es 45 Minuten. Pausen dürfen in Abschnitte von mindestens 15 Minuten aufgeteilt werden. Wichtig: Ruhepausen gelten nicht als Arbeitszeit und dürfen daher nicht ans Ende des Arbeitstags verschoben werden. Verstöße gegen diese Regelungen können als Ordnungswidrigkeit geahndet werden.

Wie unterscheiden sich Ruhepausen und Ruhezeiten im Arbeitsrecht?

Ruhepausen unterbrechen die Arbeitszeit während des Arbeitstags und sind im ArbZG klar geregelt – sie müssen im Voraus feststehen und dürfen nicht spontan am Tagesende genommen werden. Ruhezeiten hingegen bezeichnen die ununterbrochene Freizeit zwischen zwei Arbeitstagen: Das ArbZG schreibt hier mindestens elf Stunden vor. Beide Regelungen dienen dem Gesundheitsschutz der Beschäftigten und sind für Unternehmen verpflichtend einzuhalten – unabhängig von Branche oder Unternehmensgröße.

Wie lassen sich Pausenzeiten rechtssicher erfassen und dokumentieren?

Seit dem BAG-Urteil von 2022 und dem EuGH-Urteil von 2019 sind Unternehmen verpflichtet, Arbeitszeiten objektiv und lückenlos zu dokumentieren – das schließt Pausenzeiten ein. Mit Personizer lassen sich Pausen automatisch abziehen oder manuell erfassen, und das integrierte Arbeitszeitgesetz-Warnsystem weist aktiv auf Verstöße hin, bevor sie zum Problem werden. Alle Zeitdaten werden DSGVO-konform auf ISO-zertifizierten EU-Servern gespeichert und sind jederzeit exportierbar.

Gilt die gesetzliche Pausenregelung auch für Teilzeitkräfte und Minijobs?

Ja – das ArbZG gilt grundsätzlich für alle Arbeitnehmenden, unabhängig vom Beschäftigungsumfang. Wer also auch im Rahmen eines Minijobs oder einer Teilzeitstelle mehr als sechs Stunden am Stück arbeitet, hat Anspruch auf die gesetzlich vorgeschriebene Pause. Ausnahmen gelten für bestimmte Branchen und Berufsgruppen (z. B. Pflege, Gastronomie), die teils durch Tarifverträge abweichende Regelungen haben. Für KMU empfiehlt sich eine klare interne Pausenregelung, die schriftlich festgehalten und einheitlich umgesetzt wird.

Welche Vorteile bietet Personizer bei der Verwaltung von Pausenregelungen im KMU-Alltag?

Personizer ermöglicht es, für jedes Team oder jeden Standort individuelle Pausenregeln zu hinterlegen – inklusive automatischem Pausenabzug und konfigurierbaren Arbeitszeitgesetz-Warnungen, die bei Unterschreitung gesetzlicher Mindestpausen sofort anschlagen. So behalten HR-Verantwortliche und Führungskräfte den Überblick, ohne jeden Eintrag manuell prüfen zu müssen. Personizer ist sofort einsatzbereit, erfordert keine Installation und kann 14 Tage kostenlos mit vollem Funktionsumfang getestet werden – ideal für KMU, die rechtssichere Zeiterfassung ohne Aufwand einführen möchten.

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Überstunden rücken in den Fokus

In der Debatte rund um die gesetzliche Arbeitszeiterfassung wird auch das Thema Überstunden in den Fokus gerückt. Denn wo Arbeitszeiten erfasst werden, werden auch Minus- und Überstunden dokumentiert. Aber was genau passiert mit den Überstunden? Arbeitsgesetze und Unternehmensrichtlinien können die Vergütung, die maximale Anzahl von Überstunden oder andere Aspekte von Überstunden regeln. In diesem Artikel werden wir einen Überblick über die wichtigsten Arbeitsgesetze geben, die Überstunden regulieren und dabei sowohl die Perspektive der Arbeitgebenden als auch der Arbeitnehmenden berücksichtigen. Erfahre, welche Regeln gelten und was du in Bezug auf Überstunden beachten solltest.

Du schaust lieber, statt zu lesen? In diesem Video haben wir die wichtigsten Fakten für dich zusammengefasst.

Welche gesetzlichen Regelungen existieren, die Überstunden regeln?

1. Entstehung von Überstunden

Nach § 3 ArbZG darf die tägliche Arbeitszeit acht Stunden nicht überschreiten. Ausnahmsweise darf ein Arbeitnehmer aber bis zu zehn Stunden pro Tag arbeiten, wenn innerhalb von sechs Kalendermonaten oder innerhalb von 24 Wochen im Durchschnitt acht Stunden werktäglich nicht überschritten werden, § 3 ArbZG. Legen die Parteien in dem Arbeitsvertrag einen bestimmten zeitlichen Umfang der zu erbringenden Arbeitsleistung (Regel- oder Normalarbeitszeit) fest, betrifft die Vergütungspflicht zunächst (nur) die Vergütung der vereinbarten Normalarbeitszeit. Erbringt der Arbeitnehmer Arbeit in einem die Normalarbeitszeit übersteigenden zeitlichen Umfang, ist der Arbeitgeber zu deren Vergütung nur verpflichtet, wenn er die Leistung von Überstunden veranlasst hat oder sie ihm zumindest zuzurechnen ist. Denn der Arbeitgeber muss sich Leistung und Vergütung von Überstunden nicht aufdrängen lassen, und der Arbeitnehmer kann nicht durch überobligatorische Mehrarbeit seinen Vergütungsanspruch selbst bestimmen. Dies gilt unabhängig davon, ob die Vergütungspflicht für Überstunden auf arbeitsvertraglicher Vereinbarung, tarifvertraglicher Verpflichtung des Arbeitgebers oder § 612 I BGB beruht. (BAG, NZA 2013, 1100)

Es ist Sache des Arbeitgebers, im Rahmen der vertraglichen Vereinbarungen und seines Direktionsrechts nach § 106 GewO dem Arbeitnehmer in qualitativer und quantitativer Hinsicht die zu erbringende Arbeitsleistung zuzuweisen. Der Arbeitnehmer kann sich nicht über die vertraglichen Vereinbarungen hinaus selbst Arbeit „geben“ und seinen Arbeitsumfang erhöhen. (BAG, NZA 2022, 1267)

Überstunden liegen also nur vor, wenn der Arbeitgeber sie angeordnet, gebilligt oder geduldet hat oder sie jedenfalls zur Erledigung der geschuldeten Arbeit notwendig gewesen sind. (BAG, NZA 2013, 1100)

Die Befugnis des Arbeitgebers zur Anordnung von Überstunden folgt regelmäßig aus dem Arbeitsvertrag oder ergibt sich entsprechend Treu und Glauben aus den Nebenpflichten des Arbeitsverhältnisses. (Werner, BeckOK Arbeitsrecht, Rn. 67)

Ohne ausdrückliche Regelung ist der Arbeitnehmer grundsätzlich nicht verpflichtet, Überstunden zu leisten. (Preis, Erfurter Kommentar zum Arbeitsrecht, Rn. 755) Hiervon stellen Not- und Katastrophenfällen jedoch eine Ausnahme dar. (ArbG Leipzig, Urteil vom 4.2.2003, DB 2003, 1279) § 14 ArbZG gibt keinen Anspruch des Arbeitgebers auf Leistung von Überstunden. (Preis, Erfurter Kommentar zum Arbeitsrecht, Rn. 755)

Eine geringfügige Überschreitung der in Dienstplänen festgelegten regelmäßigen Arbeitszeit der Arbeitnehmer stellt keine Anordnung zur Ableistung von Überstunden dar (BAG 23.3.1999, AP BetrVG 1972 § 87 Arbeitszeit Nr. 80; Fitting Rn. 140).

Zumutbar muss die Ableistung von Überstunden immer sein, denn unzumutbare Überstunden dürfen nicht angeordnet werden. (Peters, Peters, Das Weisungsrecht der Arbeitgeber, Rn. 444)

Nach § 8 MuSchG dürfen sowohl werdende als auch stillende Mütter und nach § 8 JarbSchG Jugendliche keine Überstunden ableisten.

2. Ausgleich für Überstunden

Für die Vergütung von Über- oder Mehrarbeit bestehen keine besonderen gesetzlichen Regelungen. Ob und ggf. wie die über die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit geleistete Tätigkeiten zu vergüten ist, hängt von den für das Arbeitsverhältnis maßgeblichen Vereinbarungen ab. (Ulrich Koch, Schaub/Koch, Arbeitsrecht von A-Z)

Die Arbeitsvertragsparteien können als Ausgleich für geleistete Zusatzstunden einen zu gewährenden Freizeitausgleich oder ein zu zahlendes Überstundenentgelt vereinbaren. Eine Entscheidung zwischen diesen zwei Alternativen kann auch optional entweder die Arbeitgeberin oder der Arbeitnehmer treffen. Haben die Arbeitsvertragsparteien keinen Freizeitausgleich für Überstunden vereinbart, so sind die Überstunden zu vergüten (§ 612 BGB). (Peters, Peters, Das Weisungsrecht der Arbeitgeber, Rn. 454)

Beinhaltet der Arbeitsvertrag eine Vereinbarung, die besagt, dass Mehrarbeit pauschal mit dem Gehalt oder Lohn abgegolten sind, ist diese nach § 307 Absatz 1 BGB unwirksam. So hat es auch das Bundesarbeitsgericht (BAG) in seinem Urteil (Az. 5 AZR 517/09) bestätigt. Es sieht hierdurch das Transparenzgebot verletzt.

3. Verjährung von Überstunden

Nach § 195 BGB beträgt die hier zur Anwendung gelangende regelmäßige Verjährungsfrist drei Jahre Die Verjährungsvorschriften finden sowohl auf die Freizeitausgleichs- als auch auf die finanziellen Abgeltungsansprüche für geleistete Überstunden Anwendung. Die Fälligkeit tritt wie für jeden anderen Vergütungsanspruch am Monatsende ein, § 614 BGB. (LAG Hessen, BeckRS 2010, 72957) Die Frist kann jedoch durch einen Tarif- oder Arbeitsvertrag verkürzt werden.  Die Dauer der angemessenen Ausschlussfrist darf sich nicht an der unteren Grenze der genannten Fristen orientieren. Nach Auffassung des Senats ist eine Frist für die erstmalige Geltendmachung von weniger als drei Monaten unangemessen kurz. (BAG, NZA 2006, 149)

Gibt es Ausnahmen, was den Ausgleich von Überstunden angeht?

In gesetzlichen Vorschriften finden sich keine Vergütungsregelungen für geleistete Überstunden. (Ulrich Koch, Schaub/Koch, Arbeitsrecht von A-Z)

Liegen die Voraussetzungen für Überstunden vor, ist zu fragen, ob der Unternehmer sie sodann auch zu vergüten hat. Unproblematisch ist das Ergebnis, wenn der anwendbare Tarifvertrag oder die arbeitsvertraglichen Regelungen eine Vergütung für Überstunden (ggfs. mit Überstundenzuschlägen) vorsieht.

Zudem bestimmt § 17 III BBiG für Auszubildende, dass eine über die vereinbarte regelmäßige tägliche Ausbildungszeit hinausgehende Beschäftigung besonders zu vergüten oder durch entsprechende Freizeit auszugleichen ist. (Raif/Nann, ArbRAktuell 2016, 204)

Im Übrigen richtet sich ein Vergütungsanspruch des Arbeitnehmers aber wie so oft nach der (berechtigten) Erwartungshaltung. Gemäß § 612 I BGB gilt eine Vergütung nur dann als stillschweigend vereinbart, wenn die Dienstleistung den Umständen nach nur gegen eine Vergütung zu erwarten ist. Ob der Arbeitnehmer die Vergütung von Überstunden erwarten kann, ist dabei stets anhand eines objektiven Maßstabes unter Berücksichtigung der Verkehrssitte, der Art, des Umfangs und der Dauer der Dienstleistung sowie der Stellung der Beteiligten zueinander festzustellen, ohne dass es auf deren persönliche Meinung ankommt. (BAG, NZA 2001,458)

1. Zahlung einer herausgehobenen Vergütung

Hingegen kann ein Arbeitnehmer eine Vergütung von Überstunden nicht erwarten, wenn sein Gehalt bereits deutlich über dem Durchschnittsverdienst seiner Arbeitskollegen liegt. Arbeitnehmer, deren Gehalt die Beitragsbemessungsgrenze in der gesetzlichen Rentenversicherung überschreitet, können demnach keine objektive Vergütungserwartung für Überstunden haben. (BAG, NZA 2012, 861)

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2. Dienste höherer Art

Dasselbe hat bei Arbeitnehmern zu gelten, die Dienste höherer Art (§ 627 BGB) ausüben. Derartige besondere Dienste zeichnen sich dadurch aus, dass den Arbeitnehmern ein überdurchschnittliches Maß an Fachkenntnis, Kunstfertigkeit oder wissenschaftlicher Bildung sowie eine hohe geistige Fantasie oder Flexibilität zukommt und sie deshalb über eine herausgehobene Stellung verfügen. Allerdings kann man nicht bei allen Mitgliedern dieser Berufsgruppen eine objektive Vergütungserwartung verneinen. Erforderlich ist eine besondere Vertrauensstellung oder eine besonders herausgehobene Position innerhalb der Berufsgruppe. (Raif/Nann, ArbRAktuell 2016, 204)

3. Leitende Angestellte und sonstige Personen nach § 18 I ArbZG

Auch leitende Angestellte, die gem. § 18 I Nr. 1 ArbZG nicht unter die gesetzlichen Vorschriften zur Arbeitszeit fallen, sollten nach objektiven Maßstäben grundsätzlich nicht die Erwartung haben, Überstunden ausgezahlt bzw. einen entsprechenden Zahlungsanspruch zu haben. (BAG, NZA 2011, 1335) Auch Mitarbeiter in Vertrauensarbeitszeit werden regelmäßig keine Überstundenvergütung erwarten können. Fraglich ist, ob dies generell auch bei den in § 18 I Nr. 2 bis 4 ArbZG genannten Personengruppen, etwa bei Leitern von öffentlichen Dienststellen, zu gelten hat. Hierfür spricht, dass sie ebenso von dem Anwendungsbereich des ArbZG ausgenommen sind und dass auch bei ihnen wegen der besonderen Merkmale der ausgeübten Tätigkeit die Arbeitszeit nicht genau messbar oder im Voraus festlegbar ist. (Raif/Nann, ArbRAktuell 2016, 204)

Was muss der Arbeitgebende tun, um die gesetzlichen Regelungen von Überstunden zu befolgen?

1. Anordnung von Überstunden

Der Arbeitgeber hat bei der Ausübung eines arbeitsvertraglich vereinbarten Rechts zur einseitigen Anordnung von Überstunden die Grundsätze billigen Ermessens im Sinne des § 315 BGB zu achten. Infolgedessen muss er eine angemessene Ankündigungsfrist wahren, um dem Arbeitnehmer auf zumutbare Weise zu ermöglichen, sich auf eine vorher zeitlich nicht festgelegte Inanspruchnahme seiner Arbeitskraft einzustellen. (Thüsing, Westphalen, Graf von/ Thüsing, Vertragsrecht und AGB-Klauselwerke, Rn. 153)

Die Ableistung von Überstunden muss immer zumutbar sein, denn unzumutbare Überstunden dürfen nicht angeordnet werden. (Peters, Peters, Das Weisungsrecht der Arbeitgeber, Rn. 444)

2. Arbeitszeiterfassung

Die Arbeitgeber sind dazu verpflichtet, ein objektives, verlässliches und zugängliches System der elektronischen Zeiterfassung im Betrieb einzuführen. (EuGH, Urteil vom 14.05.2019, C-55/18, NZA 2019, 683)

3. Abbau von Überstunden

Der Vorgesetzte legt den Zeitpunkt des Freizeitausgleichs fest. Vom Weisungsrecht ist nicht nur das Recht der zeitlichen Festlegung der Arbeitszeit umfasst, sondern auch umgekehrt der Zeitpunkt des Abbaus der Überstunden. Der Freizeitausgleich muss nicht für volle Tage gewährt werden. Er dient nicht Erholungszwecken wie der Urlaub, der grundsätzlich nur tageweise gewährt werden darf und für den folglich eine stundenweise Stückelung grundsätzlich nicht erlaubt ist. Der Ausgleich in Freizeit wird allein dafür gewährt, dass der Arbeitnehmer an anderen Tagen bereits Arbeitsleistungen erbracht hatte. Bei der Festlegung des Freizeitausgleichs sind zugleich die Interessen des Betroffenen zu berücksichtigen. Es muss eine angemessene Ankündigungsfrist gewahrt werden, damit der Betroffene sich noch in ausreichender Zeit auf die zusätzliche Freizeit einstellen kann. Wie lange eine angemessene Ankündigungsfrist sein sollte, hängt vom Einzelfall ab.

Eine Erkrankung während der Freistellung führt nicht zu einem erneuten Freistellungsanspruch. Die einen Überstundenausgleich bezweckende Arbeitsbefreiung erfordert nur die Entbindung von der vertraglichen Arbeitspflicht im Umfang der geleisteten Überstunden. Es besteht kein Anspruch auf die Verschaffung einer zu Erholungszwecken nutzbaren arbeitsfreien Zeit. (Peters, Peters, Das Weisungsrecht der Arbeitsgeber, Rn. 458/459)

Je nach Kontext und Perspektive haben Überstunden unterschiedliche Bedeutungen. Für den einen bedeuten sie zusätzliche Einkünfte, oder eine bessere Work-Live Balance, für andere sind sie eine zusätzliche Belastung oder stehen für ineffiziente Arbeitsprozesse. Arbeitgebende sollten zu jederzeit sicherstellen, dass die Gesetze entsprechend eingehalten werden. Darüber hinaus haben Unternehmen aber noch Spielraum, den Umgang mit Überstunden im Unternehmen individuell zu definieren. Unternehmensspezifische Regelungen bezüglich Überstunden sollten in Arbeitsverträgen festgehalten werden, um Konflikte und rechtliche Probleme zu vermeiden.

Häufig gestellte Fragen

Hier findest du Antworten auf die wichtigsten Fragen. Falls du weitere Hilfe benötigst, kontaktiere gerne unseren Support.

Sind pauschale Überstundenklauseln im Arbeitsvertrag wirksam?

Nein.
Klauseln wie „Überstunden sind mit dem Gehalt abgegolten“ sind nach § 307 BGB unwirksam, weil sie gegen das Transparenzgebot verstoßen (BAG, 5 AZR 517/09).

Was passiert, wenn ein Mitarbeiter während des Freizeitausgleichs erkrankt?

Die Krankheit führt nicht zu einem erneuten Anspruch auf Freizeitausgleich.
Im Gegensatz zum Urlaubsrecht ist der Freizeitausgleich nicht an Erholungszwecke gebunden.

Welche gesetzlichen Arbeitszeitgrenzen gelten nach dem Arbeitszeitgesetz (ArbZG)?

Nach § 3 ArbZG gilt:
max. 8 Stunden täglich,
Ausnahme: bis zu 10 Stunden möglich, wenn innerhalb von 6 Monaten oder 24 Wochen durchschnittlich 8 Stunden nicht überschritten werden.
Über diese Grenzen hinausgehende Arbeitszeiten sind unzulässig.

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