KURZ BEANTWORTET

Am 31. Dezember 2026 endet die Möglichkeit, sich von der elektronischen Führung der Entgeltunterlagen befreien zu lassen (§ 8 Abs. 3 BVV). Die Pflicht selbst gilt schon seit 2022. Betroffen sind Entgeltabrechnungen und die begleitenden Unterlagen nach § 8 Abs. 2 BVV, nicht die komplette Personalakte.

Am 31. Dezember 2026 endet die letzte Möglichkeit, sich von der elektronischen Führung der Entgeltunterlagen befreien zu lassen. Wer bisher befreit war, hat nur noch wenige Wochen. Unsere Checkliste Entgeltunterlagen 2027 zerlegt den Wechsel auf elektronische Entgeltunterlagen 2027 in fünf Schritte, von der Bestandsaufnahme bis zum Zeitplan. Zum Abhaken gibt es sie auch als PDF.

Die Regeln gelten für Arbeitgeber in Deutschland. Den rechtlichen Hintergrund, also was seit 2022 gilt und wann die Befreiung endet, haben wir separat aufgeschrieben. Hier geht es direkt an die Arbeit.

Was gehört in die Checkliste Entgeltunterlagen 2027?

Entgeltunterlagen sind die Unterlagen, die du als Arbeitgeber für jede beschäftigte Person führst, damit die Sozialversicherungsbeiträge berechnet und bei der Betriebsprüfung kontrolliert werden können. Dazu zählen die klassischen Entgeltabrechnungen (Lohn-, Gehalts- und Beitragsabrechnungen) und die begleitenden Unterlagen, die § 8 Abs. 2 BVV abschließend aufzählt, etwa eine Kopie der Niederschrift nach dem Nachweisgesetz oder die Arbeitszeitaufzeichnungen nach dem Mindestlohngesetz. Die komplette Personalakte ist damit nicht gemeint.

Die Unterscheidung zwischen Abrechnungen und begleitenden Unterlagen trifft das Mandantenrundschreiben RAW-Aktuell 7/2026 von RAW Partner. Laut dem Rundschreiben sind beide Gruppen elektronisch zu führen. Die Grundpflicht, Entgeltunterlagen „für jeden Beschäftigten, getrennt nach Kalenderjahren“ zu führen, steht in § 28f Abs. 1 SGB IV.

Die Checkliste folgt fünf Schritten:

1. Bestandsaufnahme: Welche Unterlagen gibt es bei dir, wo liegen sie, sind sie schon digital?
2. Steuerbüro: Wer führt was, wer liefert was bei der Prüfung?
3. Format und Ablage: Dateiformat, eine Datei pro Dokument, sprechende Dateinamen.
4. Zuständigkeiten: Wer darf hochladen, einsehen, exportieren?
5. Zeitplan: Was bis zum 31.12.2026 erledigt sein sollte.

Schritt 1: Bestandsaufnahme der Unterlagen nach § 8 Abs. 2 BVV

Im ersten Schritt listest du für jede Unterlagen-Kategorie aus § 8 Abs. 2 BVV auf, ob es sie bei dir gibt, wo sie liegt und ob sie schon elektronisch vorliegt. Das klingt nach Fleißarbeit. Ist es auch, aber nur einmal.

So sieht der Anfang der Tabelle aus (die vollständige Version steckt im PDF):

Welche Unterlagen zählen konkret zu § 8 Abs. 2 BVV?

Die Liste im Gesetz ist lang und teils sehr speziell (Seefahrt, Binnenschifffahrt). Diese Nummern solltest du dir als Erstes ansehen:

• Nr. 2: Arbeitserlaubnis der Bundesagentur für Arbeit nach § 15d Beschäftigungsverordnung bzw. der darauf gestützte Aufenthaltstitel
• Nr. 4a: der Antrag von Minijobbenden auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht (§ 6 Abs. 1b SGB VI), mit dokumentiertem Eingangsdatum beim Arbeitgeber
• Nr. 6: eine Kopie der Niederschrift nach § 2 Nachweisgesetz
• Nr. 7: die Erklärung von Minijobbenden und kurzfristig Beschäftigten über weitere Beschäftigungen, samt Bestätigung, dass neue Jobs dem Arbeitgeber anzuzeigen sind
• Nr. 7a: der Nachweis eines Krankenversicherungsschutzes nach § 28a Abs. 9a SGB IV, der kurzfristig Beschäftigte betrifft
• Nr. 11: der Nachweis der Elterneigenschaft und der Anzahl der Kinder für die Pflegeversicherung
• Nr. 13: die Aufzeichnungen nach dem Arbeitnehmer-Entsendegesetz und dem Mindestlohngesetz
• Nr. 15: eine Kopie der Erklärung zur Pflegezeit

Sonderfall Arbeitszeitnachweise

Nach § 17 Abs. 1 MiLoG zeichnest du Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit auf, wenn du geringfügig Beschäftigte nach § 8 Abs. 1 SGB IV beschäftigst (Minijobs und kurzfristige Beschäftigung) oder in einer der Branchen aus § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz tätig bist. Genau diese Aufzeichnungen nennt § 8 Abs. 2 Nr. 13 BVV. Kurz gesagt: Arbeitszeitnachweise bei Minijobs gehören ebenfalls dazu, und zwar elektronisch.

Schritt 2: Welche Fragen klärst du mit dem Steuerbüro?

Kläre vor der Umstellung schriftlich mit deinem Steuerbüro oder Lohnbüro, welche Unterlagen dort geführt werden und welche bei dir im Unternehmen bleiben. Die Pflicht selbst liegt beim Arbeitgeber: § 28f Abs. 1 SGB IV beginnt mit „Der Arbeitgeber hat für jeden Beschäftigten …“. Das gilt auch dann, wenn ein Steuerbüro die Abrechnung macht.

Diese Fragen gehören auf die Liste:

• Welche Unterlagen aus der Bestandsaufnahme führt das Steuerbüro, welche führen wir selbst?
• In welchem Format bekommt das Steuerbüro die Unterlagen von uns, und in welchem gibt es sie zurück?
• Wer stellt bei einer Betriebsprüfung die elektronischen Unterlagen bereit?
• Besteht bei uns noch eine Befreiung von der elektronischen Führung? Wenn ja, endet sie spätestens am 31.12.2026 (§ 8 Abs. 3 BVV). Bis dahin muss die Umstellung stehen.
• Wie übergeben wir bei neuen Mitarbeitenden und neuen Unterlagen künftig alles laufend?

Ein Detail aus dem Gesetz hilft dir dabei: Laut § 8 Abs. 3 Satz 1 BVV sind Unterlagen aus Abs. 2, „soweit sie nicht elektronisch aus der Abrechnung des Arbeitgebers entnommen werden können“, dem Arbeitgeber „von den zuständigen Stellen oder dem Beschäftigten in elektronischer Form zur Verfügung zu stellen“. Mitarbeitende darfst du deshalb bitten, dir etwa den Nachweis der Elterneigenschaft digital zu schicken.

Wie du die Aufgaben mit deinem Steuerbüro klar aufteilst, vertiefen wir in einem eigenen Artikel.

Schritt 3: Welche Dateiformate sind für Entgeltunterlagen zulässig?

Zulässig sind PDF-Dateien sowie Bilddateien in den Formaten JPEG, BMP, PNG oder TIFF. Jedes Dokument wird als eigene Datei geführt (laut RAW Partner, RAW-Aktuell 7/2026; die Formate bestätigt auch Haufe, 05.08.2026).

Was das heißt, wenn du die Entgeltunterlagen elektronisch führen willst:

• Keine Sammel-PDFs. Ein Scan mit Arbeitsvertrag, Minijob-Erklärung und Elternnachweis in einer Datei passt nicht. Drei Dokumente, drei Dateien.
• Sprechende Dateinamen. Haufe nennt als Grenze 64 Zeichen und als Beispiel „immatrikulationsbescheinigung-kern_sandra-Sommersemester_2025″. Dahinter steckt das Muster Dokumentart, Name, Zeitraum.
• Digital und an einem Ort. RAW Partner schreibt, die Unterlagen müssten „digital und zentral gespeichert werden“ und „transparent, nachvollziehbar und jederzeit überprüfbar sein“.
• Keine nachträglichen Änderungen. Nach RAW Partner darf „eine nachträgliche Änderung der Unterlagen“ nicht mehr möglich sein. Eine Korrektur legst du deshalb als neue Datei ab, statt die alte zu überschreiben.

Schritt 4: Zuständigkeiten und Zugriff festlegen

Lege fest, wer Entgeltunterlagen hochladen, einsehen und exportieren darf, und wie nachvollziehbar bleibt, wer was wann gemacht hat. Solange alles im Aktenschrank liegt, regelt der Schlüssel den Zugriff. Digital braucht es eine bewusste Entscheidung.

Kläre dafür drei Fragen:

1. Wer lädt Unterlagen hoch, wer darf sie umbenennen? Löschen kommt bei Entgeltunterlagen nicht in Frage, solange die Aufbewahrungsfrist nach § 28f Abs. 1 SGB IV läuft. Unser Rat: den Kreis klein halten.
2. Wer braucht nur lesenden Zugriff? Denk an Lohnbuchhaltung, HR und Geschäftsführung.
3. Lässt sich später zeigen, wer wann etwas hochgeladen oder exportiert hat?

Gehaltsdaten und Aufenthaltstitel sind sensible Informationen. Je weniger Personen Schreibrechte haben, desto leichter behältst du den Überblick.

Zugriff geregelt, Uploads und Exporte protokolliert

In der digitalen Personalakte von Personizer legst du über Benutzerrollen fest, wer welche Informationen sieht, etwa Gehaltsdaten. Neue Uploads überschreiben nichts, jede Fassung bleibt abrufbar. Ein Protokoll je Personalakte zeigt, wer wann hochgeladen, exportiert, umbenannt oder gelöscht hat. Dass Löschungen protokolliert werden, heißt nicht, dass du Entgeltunterlagen löschen solltest: Sie bleiben bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist nach § 28f Abs. 1 SGB IV in der Akte. Die Unterlagen, die dein Steuerbüro führt, ersetzt das nicht. Es ordnet die Seite, die bei dir im Unternehmen liegt.

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Schritt 5: Zeitplan bis 31.12.2026

Es gibt genau eine gesetzliche Frist: Nur bis zum 31. Dezember 2026 kann sich ein Arbeitgeber laut § 8 Abs. 3 Satz 2 BVV „auf Antrag bei dem für ihn zuständigen Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung“ befreien lassen. Alle anderen Termine in der Tabelle sind unsere Empfehlung für die Eigenplanung, keine gesetzlichen Zwischenfristen.

Aufschub über das Jahresende hinaus verschafft ein Befreiungsantrag nicht. Laut RAW Partner müssen Arbeitgeber die Entgeltunterlagen spätestens ab dem 1. Januar 2027 elektronisch führen, auch wenn sie bisher befreit waren: „Eine Ausnahmeregelung existiert sodann nicht mehr.“ Wer jetzt noch einen Antrag stellt (laut Haufe geht das formlos), gewinnt also höchstens die Wochen bis Silvester.

Denn das eigentliche Ziel ist nicht der Antrag. Es ist eine Ablage, die bei der nächsten Prüfung trägt.

Was passiert, wenn du die Umstellung nicht rechtzeitig schaffst?

Bei der nächsten Betriebsprüfung durch die Deutsche Rentenversicherung kann das Fehlen elektronischer Entgeltunterlagen beanstandet werden und zu Nachfragen führen. Diese Prüfung findet nach § 28p Abs. 1 SGB IV „mindestens alle vier Jahre“ statt. Laut Haufe hängt die elektronische Führung auch damit zusammen, dass für Betriebsprüfungen der Rentenversicherung alle erforderlichen Daten elektronisch übermittelt werden müssen.

Unangenehm wird es, wenn Aufzeichnungen fehlen oder lückenhaft sind. Können deshalb Versicherungspflicht oder Beitragshöhe nicht festgestellt werden, darf der Prüfträger nach § 28f Abs. 2 SGB IV die Beiträge von der Summe der gezahlten Arbeitsentgelte geltend machen. Lässt sich die Entgelthöhe nicht ohne unverhältnismäßigen Aufwand ermitteln, wird sie geschätzt. Das Ergebnis kann eine Beitragsnachforderung sein.

Wie streng im Einzelfall geprüft wird, lässt sich nicht pauschal sagen. Sauber und vollständig abgelegte Unterlagen sind aber der einfachste Weg, solche Diskussionen gar nicht erst zu führen.

Aufbewahren musst du die Entgeltunterlagen übrigens laut § 28f Abs. 1 SGB IV „bis zum Ablauf des auf die letzte Prüfung (§ 28p) folgenden Kalenderjahres“.

Checkliste Entgeltunterlagen 2027 als PDF

Alle 5 Schritte zum Abhaken, mit der vollständigen Bestandsaufnahme-Tabelle zu § 8 Abs. 2 BVV, den Fragen fürs Steuerbüro und dem Zeitplan.

Checkliste herunterladen (PDF)

Häufig gestellte Fragen

Hier findest du Antworten auf die wichtigsten Fragen. Falls du weitere Hilfe benötigst, kontaktiere gerne unseren Support.

Was sind Entgeltunterlagen nach § 8 BVV?

Entgeltunterlagen sind die Unterlagen, die Arbeitgeber in Deutschland für jede beschäftigte Person führen, damit Sozialversicherungsbeiträge berechnet und bei der Betriebsprüfung kontrolliert werden können. Dazu gehören die Lohn-, Gehalts- und Beitragsabrechnungen sowie die begleitenden Unterlagen, die § 8 Abs. 2 BVV abschließend aufzählt, etwa die Kopie der Nachweisgesetz-Niederschrift oder Arbeitszeitaufzeichnungen nach dem Mindestlohngesetz. Die komplette Personalakte gehört nicht dazu.

Bis wann muss ich auf elektronische Entgeltunterlagen umstellen?

Die Pflicht zur elektronischen Führung gilt laut RAW Partner (RAW-Aktuell 7/2026) grundsätzlich schon seit dem 1. Januar 2022. Für alle, die bisher befreit waren oder eine Befreiung planen: Ein Antrag beim zuständigen Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung ist nach § 8 Abs. 3 BVV nur noch bis zum 31. Dezember 2026 möglich. Ab 2027 gibt es keine Ausnahmeregelung mehr.

Welche Dateiformate sind für elektronische Entgeltunterlagen zulässig?

Zulässig sind PDF-Dateien sowie Bilddateien in den Formaten JPEG, BMP, PNG oder TIFF (RAW Partner, RAW-Aktuell 7/2026; Haufe, 05.08.2026). Jedes Dokument wird als eigene Datei geführt, Sammel-PDFs mit mehreren Dokumenten passen nicht. Laut Haufe braucht jede Datei außerdem einen sprechenden Namen mit maximal 64 Zeichen.

Was passiert, wenn ich die Frist verpasse?

Fehlende elektronische Entgeltunterlagen können bei der nächsten Betriebsprüfung der Deutschen Rentenversicherung beanstandet werden. Diese Prüfung findet nach § 28p SGB IV mindestens alle vier Jahre statt. Lassen sich wegen lückenhafter Aufzeichnungen Versicherungspflicht oder Beitragshöhe nicht feststellen, erlaubt § 28f Abs. 2 SGB IV eine Beitragsberechnung aus der Lohnsumme oder eine Schätzung, was zu Nachforderungen führen kann.

Wer ist für die Entgeltunterlagen verantwortlich, ich oder mein Steuerbüro?

Verantwortlich bleibt der Arbeitgeber: § 28f Abs. 1 SGB IV verpflichtet ihn, für jeden Beschäftigten Entgeltunterlagen zu führen und aufzubewahren. Das Steuerbüro kann Teile davon übernehmen, etwa die Abrechnungen. Kläre deshalb schriftlich, welche Unterlagen dort liegen und welche bei dir. Mehr dazu in unserem Artikel zur Aufgabenteilung mit dem Steuerbüro. Für die Unterlagen, die im Unternehmen bleiben, hilft eine digitale Personalakte, deine Seite der Aufteilung geordnet zu halten.

Hilft eine digitale Personalakte wie Personizer bei der Umstellung?

Für die Unterlagen, die bei dir im Unternehmen liegen, ja. In der Personizer-Personalakte überschreiben neue Uploads nichts, jede Fassung bleibt abrufbar. Ein Protokoll je Personalakte zeigt, wer wann hochgeladen, exportiert, umbenannt oder gelöscht hat. Jedes Dokument ist Person, Kategorie und Bezugszeitraum zugeordnet, sodass du für die Betriebsprüfung je Person die Dokumente eines Zeitraums auf einmal exportierst. Dass Löschungen protokolliert werden, heißt nicht, dass du Entgeltunterlagen löschen solltest: Sie bleiben bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist nach § 28f Abs. 1 SGB IV in der Akte. Die Abrechnungen und Unterlagen, die dein Steuerbüro führt, ersetzt das nicht.

Hast du weitere Fragen?

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KURZ BEANTWORTET

Die Deutsche Rentenversicherung prüft mindestens alle vier Jahre, ob du als Arbeitgeber Beiträge und Meldungen zur Sozialversicherung korrekt abgewickelt hast (§ 28p SGB IV). Die Prüfung wird spätestens 14 Tage vorher schriftlich angekündigt, meist mit Prüfungszeitraum und Termin. Zuständig ist je nach Endziffer deiner Betriebsnummer die DRV Bund (0–4) oder ein Regionalträger (5–9).

Ein Anruf von der Deutschen Rentenversicherung, danach ein Brief mit Aktenzeichen und Prüftermin: So beginnt in der Regel die Betriebsprüfung der Rentenversicherung. Spätestens dann stellt sich die Frage, wo die Lohnkonten liegen, was das Steuerbüro hat und was du selbst beisteuern musst. Wir zeigen dir, wie die Prüfung abläuft und welche Unterlagen der Prüfdienst sehen will. Dazu kommt, was sich zum Jahreswechsel bei der elektronischen Prüfung ändert und wo Betriebe typischerweise ins Stolpern geraten. Alles hier gilt für Arbeitgeber in Deutschland.

Was ist die Betriebsprüfung der Rentenversicherung?

Die Betriebsprüfung der Rentenversicherung ist die gesetzlich vorgeschriebene Prüfung, ob ein Arbeitgeber seine Melde- und Beitragspflichten zur Sozialversicherung korrekt erfüllt. Rechtsgrundlage ist § 28p SGB IV.

Laut Gesetz prüfen die Träger der Rentenversicherung, ob Arbeitgeber „ihre Meldepflichten und ihre sonstigen Pflichten nach diesem Gesetzbuch, die im Zusammenhang mit dem Gesamtsozialversicherungsbeitrag stehen, ordnungsgemäß erfüllen“ (§ 28p Abs. 1 Satz 1 SGB IV). Im Fokus stehen also Beiträge und Meldungen, nicht deine Personalarbeit insgesamt. Die Prüfung erstreckt sich laut § 28p Abs. 1 SGB IV aber auch auf die Entgeltunterlagen von Beschäftigten, für die keine Beiträge gezahlt wurden.

Am Ende kann es um bares Geld gehen. Die Rentenversicherung erlässt im Rahmen der Prüfung „Verwaltungsakte zur Versicherungspflicht und Beitragshöhe in der Kranken-, Pflege- und Rentenversicherung sowie nach dem Recht der Arbeitsförderung“ (§ 28p Abs. 1 Satz 5 SGB IV). Stellt der Prüfdienst fest, dass zu wenig gezahlt wurde, kommt eine Nachforderung.

Wer prüft dich und wie oft?

Wer die Betriebsprüfung der Rentenversicherung bei dir durchführt, entscheidet die letzte Ziffer deiner Betriebsnummer. Geprüft wird laut § 28p Abs. 1 SGB IV „mindestens alle vier Jahre“.

Die Zuständigkeit regelt die Deutsche Rentenversicherung so:

• Endziffern 0 bis 4: Deutsche Rentenversicherung Bund
• Endziffern 5 bis 9: der zuständige Regionalträger der Deutschen Rentenversicherung

Vier Jahre sind die Obergrenze, kein fester Rhythmus. Laut § 28p Abs. 1 Satz 2 SGB IV „soll“ die Prüfung in kürzeren Abständen erfolgen, wenn du als Arbeitgeber das verlangst. Laut DRV kann eine Prüfung zum Beispiel auch auf Wunsch des Arbeitgebers, bei Betriebsschließungen oder im Fall einer Insolvenz stattfinden.

Was passiert bei mehreren Betriebsstätten?

Maßgeblich ist der Hauptbetrieb. Die DRV schreibt dazu: „Für die Zuständigkeit innerhalb der Deutschen Rentenversicherung ist grundsätzlich die Endziffer der Betriebsnummer des Hauptbetriebes (= Arbeitgeber, der Entgeltunterlagen selbst führt und Beitragsschuldner ist) bzw. die einer etwaigen Abrechnungsstelle, in der auch die Prüfung stattfinden soll, maßgebend.“

Im Klartext: Hast du eine Filiale mit eigener Betriebsnummer, zählt trotzdem die Nummer des Betriebs, der abrechnet und die Beiträge schuldet. Lässt du über eine Abrechnungsstelle abrechnen, kann es auf deren Nummer ankommen.

Wie kündigt sich eine Betriebsprüfung an?

Die Betriebsprüfung kommt in aller Regel mit Vorlauf. Die schriftliche Ankündigung „soll möglichst einen Monat, sie muss jedoch spätestens 14 Tage vor der Prüfung erfolgen“ (§ 7 Abs. 1 Satz 2 BVV).

Laut DRV meldet sich der Prüfdienst meist schon einige Wochen vorher telefonisch. Danach folgt die schriftliche Ankündigung mit Aktenzeichen, Kontaktdaten, Termin und Prüfungszeitraum.

Zwei Ausnahmen solltest du kennen. Mit deiner Zustimmung kann von der Frist abgewichen werden (§ 7 Abs. 1 Satz 3 BVV). Und in bestimmten Fällen, die § 7 Abs. 1 Satz 4 BVV mit Verweis auf § 98 Abs. 1 Satz 4 SGB X regelt, darf ohne Ankündigung geprüft werden.

Die Prüfer kommen laut DRV während der Arbeitszeit zu dir in den Betrieb. Rechnet dein Steuerbüro oder ein Rechenzentrum die Löhne ab, kann die Prüfung mit deiner Zustimmung auch dort stattfinden.

Was ist die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) – und ist die Teilnahme Pflicht?

Ja. Die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) ist das Verfahren, bei dem du die prüfungsrelevanten Daten aus Entgeltabrechnung und Finanzbuchhaltung elektronisch an die Rentenversicherung übermittelst, damit sie die Prüfung maschinell unterstützen kann. Laut DRV sind „alle Arbeitgeber […] zur Übermittlung der euBP-Daten verpflichtet (§ 28p Abs. 6a SGB IV)“.

Bisher konntest du dich davon befreien lassen. Damit ist bald Schluss. Die DRV schreibt: „Die Befreiung ist für Zeiten bis 31.12.2026 möglich.“ Und weiter: „Für alle Abrechnungsfälle ab 01.01.2027 ist die Übermittlung von euBP-Daten verpflichtend.“

Damit das nicht falsch ankommt: Die Pflicht selbst steht schon im Gesetz. Neu ab dem Jahreswechsel ist nur, dass die Befreiung auf Antrag wegfällt.

Technisch läuft die Übermittlung laut § 28p Abs. 6a SGB IV „elektronisch aus einem nach § 95b systemgeprüften Programm“. Die DRV präzisiert, das gehe „ausschließlich mit einer systemgeprüften Entgeltabrechnungssoftware oder einem systemgeprüften Finanzbuchhaltungssystem“.

Welche Unterlagen fordert der Prüfdienst an?

Der Prüfdienst will Lohnkonten, Beitragsabrechnungen, Verträge und Buchhaltungsunterlagen sehen, dazu die begleitenden Entgeltunterlagen nach § 8 Abs. 2 BVV. Die Grundliste stammt von der DRV, die Ergänzungen aus der Beitragsverfahrensverordnung (BVV).

Die Unterlagen nach § 8 Abs. 2 BVV sind laut Verordnung „in elektronischer Form zu den Entgeltunterlagen zu nehmen“. Die Liste dort ist länger als unsere Tabelle. Dazu gehören zum Beispiel auch die Arbeitserlaubnis und der Nachweis der Elterneigenschaft.

Auch die Form ist geregelt. § 10 Abs. 1 BVV verlangt, dass du die Aufzeichnungen so führst, dass „bei einer Prüfung innerhalb angemessener Zeit ein Überblick über die formelle und sachliche Richtigkeit der Entgeltabrechnung des Arbeitgebers gewährleistet ist“. Die Angaben sind laut derselben Vorschrift „vollständig, richtig, in zeitlicher Folge und geordnet vorzunehmen“.

Wie unterscheidet sich die DRV-Betriebsprüfung von der GoBD-Prüfung des Finanzamts?

Die GoBD sind der Maßstab der Finanzverwaltung für elektronische Buchführung und Aufbewahrung im Steuerrecht, also die Welt, zu der auch die Lohnsteuer-Außenprüfung des Finanzamts gehört. Die DRV-Betriebsprüfung prüft dagegen Sozialversicherungsbeiträge nach § 28p SGB IV. Zwei Prüfbehörden, zwei Rechtsgrundlagen.

Die GoBD stehen in einem Schreiben des Bundesfinanzministeriums, zuletzt geändert am 11.03.2024. Der volle Titel lautet „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Für die Lohnsteuer-Außenprüfung ist laut § 42f Abs. 1 EStG das Betriebsstättenfinanzamt zuständig.

Bei der Rentenversicherung gelten andere Regeln. Was in die Entgeltunterlagen gehört, steht in § 8 BVV. Wie du sie aufbewahrst, regelt § 28f SGB IV, und wie du bei der Prüfung mitwirkst, § 10 BVV.

Ganz getrennt sind die Welten trotzdem nicht. Laut § 10 Abs. 2 BVV bist du verpflichtet, dem Rentenversicherungsprüfer „Bescheide und Prüfberichte der Finanzbehörden vorzulegen“. Wer also im letzten Jahr eine Lohnsteuer-Außenprüfung hatte, legt deren Ergebnis bei der DRV mit auf den Tisch.

Wie bereitest du dich auf die Betriebsprüfung vor?

Gute Vorbereitung auf die Betriebsprüfung der Rentenversicherung heißt: Unterlagen für den Prüfungszeitraum vollständig an einem Ort, Zuständigkeiten mit dem Steuerbüro geklärt, eine Ansprechperson benannt. Fünf Schritte helfen dir dabei.

1. Prüfungszeitraum aus der Ankündigung übernehmen. Er steht im Schreiben der DRV. Daran richtest du alles Weitere aus, nicht an „den letzten paar Jahren“.
2. Aufgabenteilung mit dem Steuerbüro klären. Welche Lohnkonten und Beitragsnachweise liegen dort, welche Verträge und Erklärungen bei dir? Die typischen Abstimmungsfragen haben wir im Artikel dazu gesammelt, wer die Unterlagen verwaltet – dein Betrieb oder das Steuerbüro.
3. Begleitunterlagen nach § 8 Abs. 2 BVV durchgehen. Gerade NachwG-Kopien, Minijob-Erklärungen und Arbeitszeitaufzeichnungen entstehen nicht in der Lohnabrechnung. Deshalb fallen sie leicht durchs Raster. Die Checkliste für deine Entgeltunterlagen 2027 hilft beim Abhaken.
4. Dokumente eindeutig zuordnen. Jedes Dokument sollte erkennbar einer Person und einem Zeitraum zugehören. Die BVV verlangt, dass mehrteilige Entgeltunterlagen „durch ein betriebliches Ordnungsmerkmal zu verbinden“ sind (§ 8 Abs. 1 BVV). Eine feste Namenskonvention, etwa Personalnummer, Dokumentart und Monat, erledigt das nebenbei.
5. Ansprechperson und Raum festlegen. Plane jemanden ein, der Rückfragen beantworten kann und Zugriff auf die Unterlagen hat, denn die Prüfer kommen während der Arbeitszeit. Laut § 10 Abs. 1 BVV musst du auch die nötigen Hilfsmittel bereitstellen, zum Beispiel Bildschirme.

Klingt nach viel, ist aber zum großen Teil einmalige Ordnungsarbeit. Beim nächsten Mal sparst du sie dir.

Einen Prüfungszeitraum mit einem Export bereitstellen

Mit der digitalen Personalakte von Personizer ist jedes Dokument einer Person, einer Kategorie und einem Bezugszeitraum zugeordnet. Für die Betriebsprüfung exportierst du je Person die Dokumente eines Zeitraums auf einmal, statt Ordner einzeln zusammenzusuchen. Wichtig: Die euBP-Daten selbst übermittelt nicht die Personalakte, sondern dein systemgeprüftes Lohnabrechnungs- oder Buchhaltungsprogramm.

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Was sind typische Stolperfallen?

Die folgenden vier Stolperfallen haben eines gemeinsam: Sie betreffen die Ablage, nicht die Abrechnung selbst.

• Unklare Aufgabenteilung mit dem Steuerbüro. Das Steuerbüro rechnet ab, also hat es auch alles? Nicht unbedingt. Erklärungen von Minijobbenden oder die NachwG-Kopie landen nicht automatisch dort. Verantwortlich für vollständige Entgeltunterlagen bleibst laut § 28f Abs. 1 SGB IV du als Arbeitgeber.
• Fehlende Begleitunterlagen nach § 8 BVV. Die Lohnkonten stimmen, aber die Unterlagen zur Versicherungsfreiheit oder der Nachweis der Elterneigenschaft fehlen. Diese Liste aus § 8 Abs. 2 BVV übersieht man leicht, weil die Unterlagen verstreut entstehen: bei Einstellung, bei Statuswechseln, bei Elternzeit.
• Hybride Ablage ohne klare Zuordnung. Ein Teil liegt im Papierordner, ein Teil als PDF im E-Mail-Postfach, ein Teil im Lohnprogramm. Schwierig wird es, wenn niemand sagen kann, welche Fassung gilt und wo das Gegenstück liegt. Die begleitenden Unterlagen nach § 8 Abs. 2 BVV sind ohnehin elektronisch zu führen, die Befreiung davon gibt es laut § 8 Abs. 3 BVV nur „bis zum 31. Dezember 2026″.
• Fehlende Arbeitszeitaufzeichnungen bei Minijobs. Für geringfügig Beschäftigte nach § 8 Abs. 1 SGB IV musst du laut § 17 Abs. 1 MiLoG „Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit“ aufzeichnen. Dasselbe gilt für die Branchen nach § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz. Diese Aufzeichnungen gehören nach § 8 Abs. 2 Nr. 13 BVV zu den Entgeltunterlagen, und wer nur Stundenzettel im Spind hat, steht im Termin schlecht da.

Ein Nebenschauplatz ist die Unterschrift. Ob ein Vertrag oder eine Niederschrift digital unterschrieben werden darf, hängt vom Dokument ab. Die Details klärt der Artikel zum Nachweisgesetz digital.

Was droht bei Beanstandungen?

Findet der Prüfdienst Fehler, folgen in der Regel eine Beanstandung, gegebenenfalls eine Beitragsnachforderung und bei verspäteter Zahlung Säumniszuschläge. Fehlen die Aufzeichnungen oder sind sie unbrauchbar, kann die Rentenversicherung unter Umständen schätzen.

Das Ergebnis erfährst du schriftlich. Laut § 7 Abs. 4 BVV ist es dir „innerhalb von zwei Monaten nach Abschluss der Prüfung mitzuteilen“. Über Prüfbescheid oder Abschlussgespräch sollst du außerdem Hinweise zu beanstandeten Sachverhalten bekommen. Die Mitteilung musst du bis zur nächsten Prüfung aufbewahren.

Richtig unangenehm wird es bei Lücken in der Dokumentation. Kann wegen verletzter Aufzeichnungspflichten die Versicherungs- oder Beitragspflicht nicht festgestellt werden, kann der Träger laut § 28f Abs. 2 SGB IV den Beitrag „von der Summe der vom Arbeitgeber gezahlten Arbeitsentgelte geltend machen“. Lassen sich die Entgelte nicht ermitteln, „hat er diese zu schätzen“. Dagegen anzugehen ist mühsam. Denn genau die Belege, mit denen du widersprechen könntest, fehlen dann.

Nachforderungen bezahlst du nicht einfach irgendwann. Wer Beiträge nicht bis zum Ablauf des Fälligkeitstages zahlt, schuldet nach § 24 SGB IV einen Säumniszuschlag. Wird eine Beitragsforderung per Bescheid für die Vergangenheit festgestellt, entfällt der Säumniszuschlag laut § 24 Abs. 2 SGB IV nur, soweit du glaubhaft machst, dass du „unverschuldet keine Kenntnis von der Zahlungspflicht“ hattest.

Und danach? Laut § 10 Abs. 6 BVV musst du festgestellte Mängel „unverzüglich“ beheben und Vorkehrungen treffen, dass sie sich nicht wiederholen. Der Prüfdienst kann dafür eine Frist setzen und einen Nachweis verlangen.

Häufig gestellte Fragen

Hier findest du Antworten auf die wichtigsten Fragen. Falls du weitere Hilfe benötigst, kontaktiere gerne unseren Support.

Wie oft prüft die Rentenversicherung meinen Betrieb?

Die Deutsche Rentenversicherung prüft Arbeitgeber laut § 28p Abs. 1 SGB IV mindestens alle vier Jahre. Verlangst du es als Arbeitgeber, soll die Prüfung auch in kürzeren Abständen erfolgen. Zusätzlich kann die DRV zum Beispiel bei Betriebsschließung oder Insolvenz prüfen.

Muss ich an der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung (euBP) teilnehmen?

Ja. Laut Deutscher Rentenversicherung sind alle Arbeitgeber nach § 28p Abs. 6a SGB IV zur Übermittlung der euBP-Daten verpflichtet. Eine Befreiung auf Antrag ist laut DRV nur für Zeiten bis 31.12.2026 möglich. Für alle Abrechnungsfälle ab 01.01.2027 ist die Übermittlung verpflichtend, und zwar aus einem systemgeprüften Lohn- oder Buchhaltungsprogramm.

Welche Unterlagen muss ich bei einer Betriebsprüfung vorlegen?

Die DRV nennt unter anderem Lohn- und Gehaltskonten, Beitragsabrechnungen und -nachweise, Arbeits- und Tarifverträge, Unterlagen zur Versicherungsfreiheit, Lohnsteuerprüfberichte, Kassenbücher und Sachkonten. Hinzu kommen die begleitenden Entgeltunterlagen nach § 8 Abs. 2 BVV, etwa die Kopie der Niederschrift nach dem Nachweisgesetz und Arbeitszeitaufzeichnungen nach MiLoG und AEntG.

Was passiert, wenn Unterlagen fehlen oder fehlerhaft sind?

Der Prüfdienst beanstandet die Mängel und fordert zu wenig gezahlte Beiträge nach. Lassen sich Versicherungs- oder Beitragspflicht wegen fehlender Aufzeichnungen nicht feststellen, kann die Rentenversicherung nach § 28f Abs. 2 SGB IV die Beiträge auf Basis der gezahlten Entgelte geltend machen oder die Entgelte schätzen. Auf nachgeforderte Beiträge können Säumniszuschläge nach § 24 SGB IV anfallen. Sie entfallen nur, soweit du glaubhaft machst, dass du unverschuldet keine Kenntnis von der Zahlungspflicht hattest.

Ist die GoBD auch für die Betriebsprüfung der Rentenversicherung relevant?

Nicht als Prüfmaßstab. Die GoBD sind Grundsätze der Finanzverwaltung aus einem Schreiben des Bundesfinanzministeriums und gehören ins Steuerrecht. Die Lohnsteuer-Außenprüfung führt das Finanzamt durch. Die Rentenversicherung prüft nach § 28p SGB IV und der Beitragsverfahrensverordnung. Berührungspunkt: Bescheide und Prüfberichte des Finanzamts musst du der DRV nach § 10 Abs. 2 BVV vorlegen.

Wie kann eine digitale Personalakte die Vorbereitung erleichtern?

Eine digitale Personalakte bündelt Verträge, Erklärungen und Nachweise an einem Ort, statt sie über Ordner und Postfächer zu verteilen. Personizer ist eine modulare HR-Software für kleine und mittlere Unternehmen im DACH-Raum mit Zeiterfassung, Urlaubsplanung, digitaler Personalakte und DATEV-Schnittstelle. In der Personizer-Personalakte ist jedes Dokument einer Person, einer Kategorie und einem Bezugszeitraum zugeordnet, sodass du für die Betriebsprüfung je Person die Dokumente eines Zeitraums auf einmal exportierst. Die euBP-Datenübermittlung selbst läuft weiter über dein systemgeprüftes Abrechnungsprogramm.

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Fazit: Betriebsprüfung ohne Suchaktion

Die Betriebsprüfung der Rentenversicherung ist kein Überraschungsbesuch. In der Regel weißt du mindestens 14 Tage vorher Bescheid, kennst den Prüfungszeitraum und kannst die Liste der Unterlagen vorab abarbeiten. Stressig wird der Termin fast immer wegen der verstreuten Begleitunterlagen und offener Fragen ans Steuerbüro.

Zum Jahreswechsel fällt bei der euBP und bei den elektronischen Entgeltunterlagen die Befreiungsmöglichkeit weg. Wer jetzt mit dem Steuerbüro klärt, wer welche Unterlagen führt, und die Begleitunterlagen nach § 8 BVV einmal sauber zuordnet, geht entspannter in die nächste Prüfung.

KURZ BEANTWORTET

Musst du Arbeitszeiten nach § 17 MiLoG oder § 19 AEntG aufzeichnen, gehören diese Nachweise nach § 8 Abs. 2 Nr. 13 BVV elektronisch zu den Entgeltunterlagen. Eine neue Aufzeichnungspflicht entsteht dadurch nicht. Die BVV regelt nur, wo und in welcher Form die bestehenden Nachweise landen.

„Gehören unsere Stundenzettel jetzt eigentlich auch zu den elektronischen Entgeltunterlagen?“ Für viele Betriebe lautet die Antwort: ja. Arbeitszeitnachweise sind Entgeltunterlagen, wenn du sie nach § 17 MiLoG oder § 19 AEntG führen musst, etwa bei Minijobs im Betrieb oder in Branchen wie Gastronomie, Bau oder Gebäudereinigung. Wir zeigen dir, wen das trifft, was in den Nachweis gehört und wie er sauber in deine digitalen Entgeltunterlagen kommt. Welche Unterlagen sonst noch dazugehören, steht im Überblick: Welche Entgeltunterlagen die BVV insgesamt verlangt.

Was bedeutet § 8 Abs. 2 Nr. 13 BVV konkret?

§ 8 Abs. 2 Nr. 13 BVV ist die Vorschrift, die Arbeitszeitaufzeichnungen nach dem Mindestlohngesetz und dem Arbeitnehmer-Entsendegesetz zu einem Teil der Entgeltunterlagen macht – und zwar in elektronischer Form. Wer nach MiLoG oder AEntG Arbeitszeiten aufzeichnen muss, legt diese Nachweise digital zu den Lohnunterlagen.

Der Wortlaut ist kurz. § 8 Abs. 2 BVV beginnt mit dem Satz: „Folgende Unterlagen sind in elektronischer Form zu den Entgeltunterlagen zu nehmen:“ Unter Nummer 13 steht dann: „die Aufzeichnungen nach § 19 Absatz 1 des Arbeitnehmer-Entsendegesetzes und nach § 17 Absatz 1 des Mindestlohngesetzes“ (§ 8 BVV).

Eine neue Aufzeichnungspflicht schafft die BVV damit nicht. Sie regelt, wo und in welcher Form eine bereits bestehende Pflicht landet. Zeiterfassung trifft Personalakte, wenn man so will.

Zur Einordnung: Die Pflicht zur elektronischen Führung gilt laut RAW Partner (RAW-Aktuell 7/2026) grundsätzlich schon seit dem 01.01.2022 (RAW Partner). Bis zum 31.12.2026 können sich Arbeitgeber auf Antrag beim zuständigen Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung davon befreien lassen (§ 8 Abs. 3 Satz 2 BVV). Wer bisher befreit war, muss bis zum 01.01.2027 umstellen.

Wen betrifft die Aufzeichnungspflicht nach § 17 MiLoG und § 19 AEntG?

Betroffen sind Arbeitgeber, die Minijobber nach § 8 Abs. 1 SGB IV beschäftigen, Arbeitgeber in den elf Wirtschaftsbereichen nach § 2a SchwarzArbG und Arbeitgeber, auf deren Arbeitsverhältnisse vom Zoll kontrollierte Arbeitsbedingungen nach dem AEntG anzuwenden sind. Nicht betroffen sind Minijobs im Privathaushalt nach § 8a SGB IV.

Die Aufzeichnungspflicht nach § 17 MiLoG ist die Pflicht bestimmter Arbeitgeber, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit ihrer Beschäftigten festzuhalten und aufzubewahren. Sie trifft laut § 17 Abs. 1 Satz 1 MiLoG jeden Arbeitgeber, „der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer nach § 8 Absatz 1 des Vierten Buches Sozialgesetzbuch oder in den in § 2a des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes genannten Wirtschaftsbereichen oder Wirtschaftszweigen beschäftigt“ (§ 17 MiLoG).

§ 8 Abs. 1 SGB IV umfasst zwei Formen geringfügiger Beschäftigung: den klassischen Minijob, bei dem das Entgelt regelmäßig die Geringfügigkeitsgrenze nicht übersteigt, und die kurzfristige Beschäftigung, die grundsätzlich auf längstens drei Monate oder 70 Arbeitstage im Kalenderjahr begrenzt ist (§ 8 SGB IV). Auch die Saisonaushilfe, die nur im Sommer kurzfristig einspringt, fällt damit unter die Aufzeichnungspflicht.

Die elf Wirtschaftsbereiche nach § 2a SchwarzArbG

In diesen Bereichen gilt die Aufzeichnungspflicht grundsätzlich für alle Beschäftigten, egal ob Minijob oder nicht (§ 2a SchwarzArbG):

1. Baugewerbe
2. Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe
3. Personenbeförderungsgewerbe
4. Speditions-, Transport- und damit verbundenes Logistikgewerbe einschließlich der plattformbasierten Lieferdienste
5. Schaustellergewerbe
6. Gebäudereinigungsgewerbe
7. Unternehmen, die sich am Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen beteiligen
8. Fleischwirtschaft, mit Ausnahme des Fleischerhandwerks
9. Prostitutionsgewerbe
10. Wach- und Sicherheitsgewerbe
11. Friseur- und Kosmetikgewerbe

Ein Restaurant mit zwölf Festangestellten muss also grundsätzlich für alle zwölf aufzeichnen. Ein Steuerbüro mit zwei Minijobbern nur für die beiden Minijobber.

Ausnahmen regelt die Mindestlohndokumentationspflichtenverordnung (MiLoDokV). Danach gilt die Aufzeichnungspflicht nach § 17 MiLoG nicht für Beschäftigte, deren verstetigtes regelmäßiges Monatsentgelt brutto 4.461 Euro überschreitet. Die Grenze liegt bei 2.974 Euro, wenn der Arbeitgeber dieses Monatsentgelt für die letzten vollen zwölf Monate nachweislich gezahlt hat. Ebenfalls ausgenommen sind im Betrieb arbeitende Ehegatten, eingetragene Lebenspartner, Kinder und Eltern des Arbeitgebers; diese Familienausnahme gilt entsprechend für § 19 AEntG (§ 1 MiLoDokV).

Was genau muss aufgezeichnet werden?

Aufzuzeichnen sind Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit, spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertages nach dem Arbeitstag. Die Aufzeichnungen müssen mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden (§ 17 Abs. 1 Satz 1 MiLoG). § 19 Abs. 1 AEntG regelt das inhaltsgleich und verlangt zusätzlich Angaben zu Zeiten, für die stundenbezogene Zuschläge zu zahlen sind.

Im Einzelnen:

• Beginn der täglichen Arbeitszeit (Uhrzeit)
• Ende der täglichen Arbeitszeit (Uhrzeit)
• Dauer der täglichen Arbeitszeit, gemeint ist die reine Arbeitszeit und nicht nur die Anwesenheit von bis
• Frist: spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages
• Aufbewahrung: mindestens zwei Jahre, „beginnend ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt“ (§ 17 Abs. 1 Satz 1 MiLoG)
• Nur beim AEntG: Soweit stundenbezogene Zuschläge zu gewähren sind, zusätzlich „unter Angabe des jeweiligen Zuschlags Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit, die einen Anspruch auf den Zuschlag begründet“ (§ 19 AEntG)

Warum saubere Nachweise gerade hier zählen, zeigt eine kurze Rechnung. Seit dem 01.01.2026 liegt die Minijob-Verdienstgrenze bei 603 Euro im Monat, der gesetzliche Mindestlohn bei 13,90 Euro pro Stunde (Minijob-Zentrale). 603 Euro geteilt durch 13,90 Euro ergibt rund 43,4 Stunden. Mehr passt bei Mindestlohn regelmäßig nicht in einen Minijob. Ob das eingehalten wird, lässt sich nur anhand sauberer Zeitnachweise prüfen.

Wie unterscheiden sich Arbeitszeitnachweise als Entgeltunterlagen von der allgemeinen Pflicht zur Arbeitszeiterfassung?

Die allgemeine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gilt grundsätzlich für alle Arbeitgeber und Arbeitnehmenden. Die Pflicht nach MiLoG und AEntG kommt für bestimmte Arbeitgeber und Branchen obendrauf. Sie ist spezieller, hat eine eigene Frist und eine eigene Mindest-Aufbewahrung, und nur diese Nachweise zählen nach der BVV zu den Entgeltunterlagen.

Die allgemeine Pflicht geht auf das Bundesarbeitsgericht zurück. Im ersten Leitsatz des Beschlusses vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21) heißt es: „Arbeitgeber sind nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG verpflichtet, Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit der Arbeitnehmer zu erfassen, […]“ (BAG, 1 ABR 22/21). Eine Sieben-Tage-Frist oder eine Zwei-Jahres-Aufbewahrung nennt der Leitsatz nicht. Mehr zum BAG-Beschluss und seinen Folgen: Allgemeine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung nach dem BAG-Beschluss.

Im Klartext: Ein Café mit Minijobbern erfüllt mit einer ordentlichen Zeiterfassung beide Pflichten auf einmal. Es muss aber die strengere Frist einhalten und die Nachweise zusätzlich zu den Entgeltunterlagen nehmen.

Was heißt „elektronisch zu den Entgeltunterlagen nehmen“ praktisch?

Die Aufzeichnungen müssen digital vorliegen und eindeutig der jeweiligen Person und dem Abrechnungszeitraum zugeordnet sein, damit sie bei einer Betriebsprüfung griffbereit sind. Der Ordner mit handschriftlichen Stundenzetteln im Büroschrank reicht dafür nicht mehr aus, sobald keine Befreiung mehr besteht.

Wie „elektronisch“ konkret aussehen soll, regelt § 8 BVV nicht im Detail. Die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft RAW Partner beschreibt die Anforderungen so: Die Unterlagen müssen „digital und zentral gespeichert werden“, jedes Dokument muss „als eigene Datei geführt werden“, und zulässig sind „PDF-Dateien sowie Bilddateien im Format jpeg, bmp, png oder tiff“ (RAW-Aktuell 7/2026). Das ist die Einschätzung einer Fachkanzlei, kein Gesetzestext – als Orientierung aber hilfreich.

So kannst du vorgehen:

1. Prüfen, ob du betroffen bist. Geh die Tabelle oben durch. Beschäftigst du Minijobber im Betrieb oder arbeitest du in einem der elf Bereiche?
2. Erfassung digitalisieren. Am einfachsten ist es, wenn die Zeiten gar nicht erst auf Papier entstehen. Wo noch Papier im Spiel ist, scannst du die Zettel regelmäßig ein.
3. Fristen im Blick behalten. Die sieben Tage gelten pro Arbeitstag, ein wöchentlicher Rhythmus ist deshalb realistischer als ein monatlicher.
4. Zuordnen. Jeder Nachweis gehört zu einer Person und einem Zeitraum, idealerweise passend zum Abrechnungsmonat.
5. Mit dem Lohnbüro abstimmen. Kläre mit deinem Steuerbüro, welche Unterlagen dort liegen und welche bei dir. Mehr dazu im Artikel Entgeltunterlagen und Steuerbüro: Wer verantwortet was?

Das klingt nach wenig. In der Praxis hakt es aber oft an Punkt 3, weil die Zettel erst kurz vor der Lohnabrechnung zusammengesucht werden. Eine Schritt-für-Schritt-Hilfe für alle Unterlagen bietet die Checkliste: Entgeltunterlagen Schritt für Schritt umstellen.

Arbeitszeiten dokumentieren, ohne Zettel einzusammeln

Mit der Personizer-Zeiterfassung starten und stoppen deine Mitarbeitenden ihre Arbeitszeit per Klick, Arbeits- und Pausenzeiten werden automatisch verrechnet. Nachträgliche Änderungen werden dokumentiert, und Arbeitszeitenreports lassen sich direkt ans Lohnbüro oder an DATEV übergeben. Ob deine Prozesse § 17 MiLoG vollständig erfüllen, prüft das Tool nicht für dich – das Zettelsammeln nimmt es dir aber ab.

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Wie unterscheidet sich das vom Arbeitszeitkonto bei Minijobs?

Das Arbeitszeitkonto regelt, wie Arbeitsstunden flexibel verteilt und angespart werden, etwa damit ein Minijobber trotz schwankender Einsätze einen gleichbleibenden Monatslohn bekommt. Die Aufzeichnungspflicht nach § 17 MiLoG regelt dagegen die Dokumentation der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit. Das eine ersetzt das andere nicht.

Zwar hängen beide eng zusammen, denn ein Arbeitszeitkonto speist sich aus genau den erfassten Zeiten. Dennoch erfüllt ein Kontostand von „plus 6 Stunden“ die Aufzeichnungspflicht nicht. Das Gesetz verlangt Beginn, Ende und Dauer für jeden einzelnen Arbeitstag, nicht nur das, was unterm Strich übrig bleibt.

Wie ein Arbeitszeitkonto im Minijob funktioniert und welche Grenzen es gibt, erklärt der Artikel Arbeitszeitkonto und Wertguthaben bei Minijobs.

Was passiert bei fehlenden oder unvollständigen Aufzeichnungen?

Fehlende, unvollständige oder verspätete Aufzeichnungen fallen gleich an zwei Stellen auf: bei der Kontrolle durch den Zoll und bei der Betriebsprüfung der Deutschen Rentenversicherung. Mögliche Folgen sind Beanstandungen, Nachfragen und im schlimmsten Fall eine Schätzung der Beiträge.

Für die Einhaltung des Mindestlohns sind nach § 14 MiLoG die Behörden der Zollverwaltung zuständig (§ 14 MiLoG). Wer eine Aufzeichnung „nicht, nicht richtig, nicht vollständig oder nicht rechtzeitig erstellt oder nicht oder nicht mindestens zwei Jahre aufbewahrt“, handelt nach § 21 Abs. 1 Nr. 8 MiLoG ordnungswidrig (§ 21 MiLoG).

Die Deutsche Rentenversicherung prüft Arbeitgeber nach § 28p Abs. 1 SGB IV „mindestens alle vier Jahre“ (§ 28p SGB IV). Fehlen dabei Entgeltunterlagen und lassen sich deshalb Versicherungspflicht oder Beitragshöhe nicht feststellen, kann der Prüfdienst Beiträge auf Basis der gezahlten Entgeltsumme geltend machen. Lässt sich die Höhe der Arbeitsentgelte nicht ermitteln, wird geschätzt (§ 28f Abs. 2 SGB IV).

Für einen Betrieb mit vielen Minijobbern ist das kein theoretisches Risiko. Denn gerade bei geringfügig Beschäftigten hängt der Status am Verdienst und damit an den Stunden.

Wie eine Betriebsprüfung abläuft und wo die typischen Stolperfallen liegen, liest du im Artikel Betriebsprüfung der Rentenversicherung: Ablauf und Stolperfallen.

Häufig gestellte Fragen

Hier findest du Antworten auf die wichtigsten Fragen. Falls du weitere Hilfe benötigst, kontaktiere gerne unseren Support.

Gilt die Aufzeichnungspflicht nach § 17 MiLoG auch für Minijobs im Privathaushalt?

Nein. § 17 Abs. 1 Satz 3 MiLoG nimmt Beschäftigungsverhältnisse nach § 8a SGB IV ausdrücklich aus. Das sind geringfügige Beschäftigungen, die ausschließlich in Privathaushalten ausgeübt werden, etwa eine Haushaltshilfe bei einer Privatperson. Minijobs in Unternehmen sind dagegen aufzeichnungspflichtig.

Wie lange müssen Arbeitszeitnachweise nach MiLoG aufbewahrt werden?

Mindestens zwei Jahre, beginnend ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt (§ 17 Abs. 1 Satz 1 MiLoG). Die zwei Jahre sind damit eine Untergrenze. Weil die Nachweise nach § 8 Abs. 2 Nr. 13 BVV zu den Entgeltunterlagen gehören, kann außerdem § 28f Abs. 1 SGB IV relevant sein: Entgeltunterlagen sind bis zum Ablauf des Kalenderjahres nach der letzten Betriebsprüfung aufzubewahren. Ob das für deine Zeitnachweise eine längere Frist bedeutet, klärst du mit deinem Steuerbüro.

Bis wann muss die Arbeitszeit dokumentiert sein?

Spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertages nach dem Tag der Arbeitsleistung. Für eine Schicht am Samstag, 10.10.2026, endet die Frist mit Ablauf des 17.10.2026. Das gilt nach § 17 Abs. 1 MiLoG und gleichlautend nach § 19 Abs. 1 AEntG.

Zählt das Arbeitszeitkonto beim Minijob als Aufzeichnung nach § 17 MiLoG?

Nein. Ein Arbeitszeitkonto zeigt, wie viele Stunden angespart oder offen sind. Die Aufzeichnungspflicht verlangt Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit für jeden einzelnen Tag. Beides kann parallel laufen, ersetzt sich aber nicht. Mehr zum Konto im Artikel Arbeitszeitkonto und Wertguthaben bei Minijobs.

Welche Branchen sind nach § 2a SchwarzArbG zusätzlich zur Aufzeichnung verpflichtet?

Elf Bereiche: Baugewerbe, Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe, Personenbeförderung, Spedition, Transport und Logistik (einschließlich plattformbasierter Lieferdienste), Schaustellergewerbe, Gebäudereinigung, Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen, Fleischwirtschaft (ohne Fleischerhandwerk), Prostitutionsgewerbe, Wach- und Sicherheitsgewerbe sowie Friseur- und Kosmetikgewerbe. Dort gilt die Pflicht grundsätzlich für alle Beschäftigten, nicht nur für Minijobber.

Wie können Personizer-Nutzer:innen Beginn, Ende und Dauer automatisch dokumentieren?

In der Personizer-Zeiterfassung starten und stoppen Mitarbeitende ihre Arbeitszeit per Klick, im Browser oder in der mobilen App. Arbeits- und Pausenzeiten werden automatisch verrechnet, Änderungen werden dokumentiert, und Arbeitszeitenreports lassen sich ans Lohnbüro oder an DATEV übergeben. Ob deine Abläufe § 17 MiLoG vollständig erfüllen, etwa bei Fristen und Ablage, musst du trotzdem selbst prüfen oder mit deinem Steuerbüro klären.

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KURZ BEANTWORTET

Seit dem 1. Januar 2025 darfst du die Niederschrift nach § 2 NachwG in Textform abfassen und elektronisch übermitteln, zum Beispiel als PDF per E-Mail. Eine eigenhändige Unterschrift brauchst du dann nicht. Die Kopie der Niederschrift gehört aber nach § 8 Abs. 2 Nr. 6 BVV elektronisch zu den Entgeltunterlagen.

Arbeitsvertrag per E-Mail statt mit Kugelschreiber: Seit dem 1. Januar 2025 ist das beim Nachweisgesetz digital möglich, in vielen Fällen jedenfalls. Für ein paar Branchen bleibt Papier Pflicht. Kündigung und Befristung folgen ohnehin eigenen Regeln. Was man dabei leicht übersieht: Die Kopie der Niederschrift gehört zu den Entgeltunterlagen, und die musst du elektronisch führen. Wir zeigen dir, was in die Niederschrift muss, wann die Textform reicht und wo die Kopie danach hingehört.

Was muss in die Niederschrift nach § 2 NachwG?

Die Niederschrift nach § 2 NachwG ist das Dokument, in dem du als Arbeitgeber die wichtigsten Arbeitsbedingungen festhältst und an die neue Mitarbeiterin oder den neuen Mitarbeiter aushändigst. Dazu gehören unter anderem Namen und Anschriften, Beginn, Arbeitsort, Tätigkeit, Entgelt, Arbeitszeit, Urlaub und das Kündigungsverfahren. Das Gesetz formuliert es so: „In die Niederschrift sind mindestens aufzunehmen:“ – gefolgt von 15 Nummern (§ 2 Abs. 1 Satz 7 NachwG).

Die wichtigsten Pflichtangaben im Überblick

Die Liste aus § 2 Abs. 1 Satz 7 NachwG, leicht gekürzt:

1. Name und Anschrift der Vertragsparteien
2. Beginn des Arbeitsverhältnisses
3. bei Befristung das Enddatum oder die vorhersehbare Dauer
4. Arbeitsort oder der Hinweis, dass an verschiedenen Orten gearbeitet oder der Ort frei gewählt werden kann
5. kurze Beschreibung der Tätigkeit
6. Dauer der Probezeit, sofern vereinbart
7. Zusammensetzung und Höhe des Arbeitsentgelts, inklusive Überstundenvergütung, Zuschläge, Zulagen, Prämien und Sonderzahlungen
8. vereinbarte Arbeitszeit, Ruhepausen und Ruhezeiten, bei Schichtarbeit das Schichtsystem
9. bei Arbeit auf Abruf: unter anderem die Zahl der mindestens zu vergütenden Stunden und der Zeitrahmen
10. Möglichkeit und Voraussetzungen von Überstunden, sofern vereinbart
11. Dauer des jährlichen Erholungsurlaubs
12. ein etwaiger Anspruch auf Fortbildung
13. bei betrieblicher Altersversorgung: Name und Anschrift des Versorgungsträgers
14. das Verfahren bei Kündigung, mindestens das Schriftformerfordernis, die Kündigungsfristen und die Frist für eine Kündigungsschutzklage
15. ein allgemeiner Hinweis auf anwendbare Tarifverträge, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen

Nicht alles muss am ersten Tag vorliegen. Das Gesetz staffelt die Fristen (§ 2 Abs. 1 Satz 9 NachwG): Name/Anschrift, Entgelt und Arbeitszeit spätestens am ersten Tag der Arbeitsleistung, die Nummern 2 bis 6, 9 und 10 spätestens am siebten Kalendertag nach dem vereinbarten Beginn, der Rest spätestens einen Monat nach Beginn.

Wann ein normaler Arbeitsvertrag schon reicht

Eine eigene Niederschrift brauchst du nicht zwingend. Enthält der schriftliche Arbeitsvertrag alle Pflichtangaben, entfällt die gesonderte Nachweispflicht. Im Gesetz steht dazu: „Wenn dem Arbeitnehmer ein schriftlicher Arbeitsvertrag ausgehändigt worden ist, entfällt die Verpflichtung nach den Absätzen 1, 2 und 3, soweit der Vertrag die in den Absätzen 1 bis 4 geforderten Angaben enthält.“ (§ 2 Abs. 5 Satz 1 NachwG). Dasselbe gilt für einen Arbeitsvertrag in Textform, wenn die Bedingungen der Textform erfüllt sind. Den Anspruch auf eine schriftliche Fassung auf Verlangen gibt es dann trotzdem weiter (§ 2 Abs. 5 Satz 2 NachwG).

Im Klartext: Ein vollständiger Arbeitsvertrag übernimmt die Rolle der Niederschrift. Diesen Punkt brauchst du weiter unten noch.

Was bedeutet „Nachweisgesetz digital“ konkret?

Seit dem Bürokratieentlastungsgesetz IV darf die Niederschrift in Textform abgefasst und elektronisch übermittelt werden. Das Gesetz wurde am 23. Oktober 2024 ausgefertigt (BGBl. 2024 I Nr. 323), die Erleichterung beim Nachweisgesetz gilt laut Haufe seit dem 1. Januar 2025. Vorher hieß es: ausdrucken, unterschreiben, auf Papier übergeben.

Textform bedeutet: eine lesbare Erklärung, in der die erklärende Person genannt ist, auf einem dauerhaften Datenträger (§ 126b BGB). Eine eigenhändige Unterschrift ist dafür nicht nötig. Eine PDF-Datei per E-Mail kann das erfüllen.

Die drei Bedingungen für gültige Textform

Ganz ohne Bedingungen geht es nicht. § 2 Abs. 1 Satz 2 NachwG lässt die elektronische Niederschrift zu, „sofern das Dokument für den Arbeitnehmer zugänglich ist, gespeichert und ausgedruckt werden kann und der Arbeitgeber den Arbeitnehmer mit der Übermittlung auffordert, einen Empfangsnachweis zu erteilen“ (§ 2 Abs. 1 Satz 2 NachwG).

In der Praxis heißt das:

• Zugänglich: Die Person muss das Dokument tatsächlich öffnen können. Ein Link auf ein internes Laufwerk, auf das sie vor dem ersten Arbeitstag noch keinen Zugriff hat, ist heikel.
• Speicherbar und ausdruckbar: Ein PDF-Anhang erfüllt das in aller Regel, eine reine Ansicht im Browser ohne Download-Möglichkeit eher nicht.
• Empfangsnachweis anfordern: Bitte gleich mit der Übermittlung ausdrücklich um eine Bestätigung, zum Beispiel per Antwort-Mail.

Auf Verlangen: Anspruch auf schriftliche Fassung

Verlangt die beschäftigte Person eine schriftliche Fassung, musst du die Niederschrift unverzüglich in Schriftform nachreichen. So steht es in § 2 Abs. 1 Satz 3: „Im Fall des Satzes 2 hat der Arbeitgeber auf Verlangen des Arbeitnehmers die Niederschrift unter Hinweis auf den Geltungsbeginn der wesentlichen Vertragsbedingungen unverzüglich in der Form der Sätze 1 und 8 zu erteilen.“ (§ 2 Abs. 1 Satz 3 NachwG).

Die digitale Übermittlung schließt Papier also nicht aus: Wer eine unterschriebene Fassung verlangt, bekommt sie.

Wann gilt die Textform nicht? (Ausnahmen)

Für Beschäftigte in den Branchen, die § 2a Abs. 1 SchwarzArbG aufzählt, bleibt die Schriftform Pflicht. Das regelt § 2 Abs. 1 Satz 6 NachwG: „Die Sätze 2 bis 5 finden keine Anwendung auf Arbeitnehmer, die in einem Wirtschaftsbereich oder Wirtschaftszweig nach § 2a Absatz 1 des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes tätig sind.“ (§ 2 Abs. 1 Satz 6 NachwG). Die Textform-Variante des Arbeitsvertrags aus Abs. 5 Satz 2 ist dort ebenfalls ausgeschlossen (§ 2 Abs. 5 Satz 3 NachwG).

Welche Branchen betroffen sind

Diese Wirtschaftsbereiche nennt § 2a Abs. 1 SchwarzArbG:

Was braucht unabhängig vom NachwG weiterhin Schriftform?

Befristungen und Kündigungen. Beide haben eigene Formvorschriften außerhalb des Nachweisgesetzes, und dort steht weiterhin die Schriftform.

Für Befristungen gilt: „Die Befristung eines Arbeitsvertrages bedarf zu ihrer Wirksamkeit der Schriftform.“ (§ 14 Abs. 4 TzBfG). Bei Kündigungen und Aufhebungsverträgen wird das Gesetz noch deutlicher: „Die Beendigung von Arbeitsverhältnissen durch Kündigung oder Auflösungsvertrag bedürfen zu ihrer Wirksamkeit der Schriftform; die elektronische Form ist ausgeschlossen.“ (§ 623 BGB).

Eine Ausnahme gibt es bei Befristungen: Für eine Vereinbarung, nach der das Arbeitsverhältnis mit Erreichen der Regelaltersgrenze endet, genügt die Textform (§ 41 Abs. 3 SGB VI).

Zwar kann derselbe Vertrag per E-Mail als NachwG-Nachweis in Textform ausreichen. Dennoch erfüllt eine Befristung, die nur per E-Mail vereinbart wird, die Schriftform nicht. Und eine Kündigung per E-Mail ist unwirksam.

Warum die Kopie der Niederschrift trotzdem in die Entgeltunterlagen gehört

Nach § 8 Abs. 2 Nr. 6 BVV ist eine Kopie der Niederschrift nach § 2 NachwG in elektronischer Form zu den Entgeltunterlagen zu nehmen. Beim Thema digitaler Arbeitsvertrag geht diese Verbindung leicht unter.

Entgeltunterlagen sind laut RAW Partner (RAW-Aktuell 7/2026) die Unterlagen, die Arbeitgeber für jeden Beschäftigten für die Beitragsberechnung der Sozialversicherung und die Betriebsprüfung führen. Welche das im Einzelnen sind, regelt die Beitragsverfahrensverordnung (BVV). § 8 Abs. 2 BVV beginnt mit: „Folgende Unterlagen sind in elektronischer Form zu den Entgeltunterlagen zu nehmen:“ Unter Nr. 6 steht: „eine Kopie der Niederschrift nach § 2 des Nachweisgesetzes sowie für Seefahrtbetriebe eine Kopie des Heuervertrages nach § 28 des Seearbeitsgesetzes“ (§ 8 Abs. 2 Nr. 6 BVV).

Neu ist diese Pflicht zur elektronischen Führung nicht. Sie gilt laut RAW Partner grundsätzlich schon seit dem 1. Januar 2022. Mit der Befreiung auf Antrag ist allerdings bald Schluss: Befreien lassen kannst du dich nur „bis zum 31. Dezember 2026″ (§ 8 Abs. 3 Satz 2 BVV). Einen Überblick, welche Entgeltunterlagen 2027 elektronisch vorliegen müssen, findest du in unserem Grundlagenartikel.

Ein Irrtum: „Arbeitsverträge sind ausgenommen“

Beim Thema digitale Personalakte liest man manchmal genau diesen Satz. So stimmt er nicht.

Die BVV verlangt die Kopie der Niederschrift nach § 2 NachwG. Und wie oben gezeigt: Enthält dein Arbeitsvertrag alle Pflichtangaben, ersetzt er die gesonderte Niederschrift (§ 2 Abs. 5 NachwG). Er übernimmt dann genau die Funktion, um die es in Nr. 6 geht. Klammerst du Arbeitsverträge pauschal aus den elektronischen Entgeltunterlagen aus, hast du für Nr. 6 im Zweifel nichts in der Hand.

Arbeitsverträge sind also nicht ausgenommen. Enthält der Vertrag alle Pflichtangaben, ist er selbst die Nr.-6-Unterlage.

Was das für die Praxis heißt

Das klingt nach einem Detail. Bei einer Betriebsprüfung ist es keins. Die Träger der Rentenversicherung prüfen Arbeitgeber „mindestens alle vier Jahre“ (§ 28p Abs. 1 Satz 1 SGB IV), und dann sollte die Kopie auffindbar sein, ohne dass jemand Ordner durchwühlt.

Für die Ablage helfen ein paar Grundregeln:

• Eine Datei pro Dokument. RAW Partner nennt als Anforderung, dass jedes Dokument als eigene Datei geführt wird. Zulässig sind PDF sowie jpeg, bmp, png oder tiff.
• Klar der Person zugeordnet. Die Niederschrift gehört zur jeweiligen Mitarbeiterin, nicht in einen Sammelordner „Verträge 2026″.
• Nachträge nicht vergessen. Ändern sich Arbeitsbedingungen später, entstehen neue Nachweise. Die kommen zusätzlich in die Akte, die alte Fassung wird nicht einfach ersetzt.
• Mit dem Steuerbüro abstimmen. Kläre, welche Unterlagen dort liegen und welche bei dir, und frag ausdrücklich nach den Arbeitsverträgen.

Unsicher, worauf die Prüfer achten? Wir haben zusammengefasst, was die Deutsche Rentenversicherung bei der Betriebsprüfung konkret anfordert.

Kurz-Check: Was gehört in die digitale Personalakte?

Die Niederschrift beziehungsweise der Arbeitsvertrag ist eine von mehreren Unterlagen, die § 8 Abs. 2 BVV aufzählt. Daneben stehen dort zum Beispiel bestimmte Arbeitserlaubnisse beziehungsweise Aufenthaltstitel (Nr. 2), der Nachweis eines Krankenversicherungsschutzes (Nr. 7a), der Nachweis der Elterneigenschaft (Nr. 11) und die Aufzeichnungen nach dem Mindestlohngesetz und dem Arbeitnehmer-Entsendegesetz (Nr. 13) (§ 8 Abs. 2 BVV).

Betroffen sind also die Entgeltunterlagen und die begleitenden Unterlagen nach § 8 BVV, nicht die komplette Personalakte mit Feedbackgesprächen und Weiterbildungszertifikaten.

Ein schneller Selbsttest für deine Ablage:

• Findest du für jede beschäftigte Person die Niederschrift oder den vollständigen Arbeitsvertrag als eigene Datei?
• Sind spätere Vertragsänderungen dabei?
• Weißt du, ob die Unterlagen bei dir oder beim Steuerbüro liegen?

Lautet eine Antwort „Nein“ oder „Weiß nicht“, lohnt sich ein Blick in unsere Schritt-für-Schritt-Checkliste für die Umstellung.

Jede Fassung nachvollziehbar abgelegt

In der Personalakte von Personizer ordnest du jedes Dokument einer Person, einer Kategorie und einem Bezugszeitraum zu. Lädst du einen Vertragsnachtrag hoch, überschreibt er nichts – die frühere Fassung bleibt abrufbar. Ein Protokoll je Akte zeigt, wer wann hochgeladen, exportiert, umbenannt oder gelöscht hat. Für die Betriebsprüfung exportierst du je Person die Dokumente eines Zeitraums auf einmal.

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Häufig gestellte Fragen

Hier findest du Antworten auf die wichtigsten Fragen. Falls du weitere Hilfe benötigst, kontaktiere gerne unseren Support.

Muss die Niederschrift nach dem Nachweisgesetz seit 2025 noch unterschrieben werden?

Nicht zwingend. Seit dem 1. Januar 2025 darf die Niederschrift in Textform abgefasst und elektronisch übermittelt werden, eine eigenhändige Unterschrift ist dann nicht nötig. Voraussetzung nach § 2 Abs. 1 Satz 2 NachwG: Das Dokument ist für die beschäftigte Person zugänglich, kann gespeichert und ausgedruckt werden, und du forderst mit der Übermittlung einen Empfangsnachweis an. In den Branchen nach § 2a Abs. 1 SchwarzArbG bleibt die unterschriebene Papierform Pflicht.

Für welche Beschäftigten gilt die Textform-Erleichterung nicht?

Für Beschäftigte in den Wirtschaftsbereichen nach § 2a Abs. 1 SchwarzArbG, etwa im Bau-, Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe, in Spedition, Transport und Logistik inklusive plattformbasierter Lieferdienste, in der Gebäudereinigung, im Wach- und Sicherheitsgewerbe sowie im Friseur- und Kosmetikgewerbe. Dort muss die Niederschrift weiterhin schriftlich und unterschrieben übergeben werden (§ 2 Abs. 1 Satz 6 NachwG).

Ist eine Kündigung per E-Mail nach dem neuen Nachweisgesetz gültig?

Nein. § 623 BGB verlangt für Kündigungen und Aufhebungsverträge die Schriftform und schließt die elektronische Form ausdrücklich aus. Die Textform-Erleichterung im Nachweisgesetz ändert daran nichts. Auch Befristungen brauchen nach § 14 Abs. 4 TzBfG weiterhin die Schriftform. Ausgenommen sind Vereinbarungen über das Ende des Arbeitsverhältnisses mit Erreichen der Regelaltersgrenze: Für sie genügt nach § 41 Abs. 3 SGB VI die Textform.

Muss ich die Niederschrift separat aufbewahren, wenn ich schon den Arbeitsvertrag archiviert habe?

Nein, eine zusätzliche Niederschrift brauchst du nicht, wenn der Arbeitsvertrag alle Pflichtangaben nach § 2 NachwG enthält (§ 2 Abs. 5 NachwG). Der Vertrag übernimmt dann die Funktion der Niederschrift. § 8 Abs. 2 Nr. 6 BVV nennt zwar wörtlich nur die „Kopie der Niederschrift nach § 2 des Nachweisgesetzes“, in diesem Fall ist das aber praktisch dein Arbeitsvertrag. Lege ihn also digital in der Personalakte der jeweiligen Person ab, zusammen mit späteren Nachträgen.

Was passiert, wenn ich die Niederschrift nicht oder unvollständig aushändige?

Wer eine Pflichtangabe nicht, nicht richtig, nicht vollständig, nicht in der vorgeschriebenen Weise oder nicht rechtzeitig aushändigt, handelt nach § 4 Abs. 1 NachwG ordnungswidrig. Verstöße können also als Ordnungswidrigkeit geahndet werden. Fällt dir eine Lücke auf, reiche die fehlenden Angaben am besten so schnell wie möglich nach.

Wo lege ich die digitale Kopie der Niederschrift am besten ab?

In der digitalen Personalakte der jeweiligen Person, als eigene Datei und dem passenden Zeitraum zugeordnet. So findest du sie bei einer Betriebsprüfung der Deutschen Rentenversicherung schnell wieder. In Personizer ist jedes Dokument einer Person, einer Kategorie und einem Bezugszeitraum zugeordnet, und für die Prüfung exportierst du je Person die Dokumente eines Zeitraums auf einmal.

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Fazit: Digital ja, aber mit Ablage

Den Nachweis der Arbeitsbedingungen darfst du seit 2025 digital übermitteln, außer in den Bereichen nach § 2a SchwarzArbG. Befristung und Kündigung brauchen weiterhin die Schriftform (Ausnahme: Altersgrenzen-Vereinbarungen nach § 41 Abs. 3 SGB VI).

Mit dem Versand der E-Mail ist die Sache aber nicht erledigt. Die Kopie der Niederschrift, bei vollständigem Vertrag also der Arbeitsvertrag selbst, gehört elektronisch zu den Entgeltunterlagen. Wer das jetzt sauber aufsetzt, spart sich bei der nächsten Betriebsprüfung die Suche. Als nächsten Schritt empfehlen wir die Schritt-für-Schritt-Checkliste für die Umstellung.

KURZ BEANTWORTET

Verantwortlich für die Entgeltunterlagen bist du als Arbeitgeber, auch wenn dein Steuerbüro die Lohnabrechnung macht (§ 28f Abs. 1 SGB IV). Die Kanzlei rechnet in deinem Auftrag ab, die Pflicht zur Führung und Aufbewahrung wandert dadurch nicht zu ihr.

„Die Entgeltunterlagen? Die hat doch unser Steuerbüro.“ Für die Lohnabrechnung stimmt das meistens. Für die Pflicht, Entgeltunterlagen zu führen, stimmt es nicht: Die liegt beim Arbeitgeber, auch wenn die Kanzlei jeden Monat abrechnet. Wir zeigen dir, welche Unterlagen typischerweise im Lohnprogramm des Steuerbüros landen, welche bei dir bleiben und mit welchen Fragen ihr die Aufgabenteilung vor dem 1. Januar 2027 sauber klärt.

Was sind Entgeltunterlagen überhaupt?

Entgeltunterlagen sind die Aufzeichnungen, die du als Arbeitgeber für jede beschäftigte Person führen musst, damit sich Sozialversicherungsbeiträge nachvollziehen und prüfen lassen. Dazu gehören die Lohn- und Gehaltsabrechnungen selbst und eine Reihe begleitender Nachweise nach § 8 Abs. 2 BVV.

Die Grundpflicht steht in § 28f Abs. 1 SGB IV: „Der Arbeitgeber hat für jeden Beschäftigten, getrennt nach Kalenderjahren, Entgeltunterlagen im Geltungsbereich dieses Gesetzes in deutscher Sprache zu führen und bis zum Ablauf des auf die letzte Prüfung (§ 28p) folgenden Kalenderjahres geordnet aufzubewahren.“ Was genau hineingehört, regelt die Beitragsverfahrensverordnung (BVV). § 8 BVV arbeitet dabei mit zwei Schichten:

• Absatz 1 zählt Angaben auf, die in den Entgeltunterlagen stehen müssen, etwa Name, Geburtsdatum, Anschrift, Beginn und Ende der Beschäftigung, das Arbeitsentgelt und den Beitragsgruppenschlüssel.
• Absatz 2 listet Unterlagen, die „in elektronischer Form zu den Entgeltunterlagen zu nehmen“ sind. Gemeint sind die sogenannten begleitenden Unterlagen, vom Nachweis der Elterneigenschaft bis zur Kopie der Niederschrift nach dem Nachweisgesetz.

RAW Partner bringt den Unterschied auf den Punkt: Zu unterscheiden sei „zwischen den klassischen Entgeltabrechnungen (monatliche Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Beitragsabrechnungen) und den begleitenden Entgeltunterlagen“. Beides ist elektronisch zu führen. Für die Deutsche Rentenversicherung müssen die Unterlagen „vollständig, richtig und chronologisch geordnet“ sein.

Genau an dieser Zweiteilung entscheidet sich, was beim Steuerbüro liegt und was bei dir. Betroffen ist übrigens nicht die komplette Personalakte, sondern Entgeltunterlagen samt begleitender Unterlagen. Einen Überblick, was ab 2027 für Entgeltunterlagen insgesamt gilt, findest du in unserem Grundlagenartikel.

Wer ist für Entgeltunterlagen verantwortlich, wenn das Steuerbüro abrechnet?

Der Arbeitgeber. § 28f Abs. 1 SGB IV beginnt mit den Worten „Der Arbeitgeber hat …“, und auch § 8 Abs. 1 BVV richtet sich an den Arbeitgeber. Lagerst du die Abrechnung an ein Steuerbüro oder Lohnbüro aus, ändert das am Adressaten der Pflicht nichts. Die Kanzlei arbeitet in deinem Auftrag.

Spannend ist ein Detail aus § 28p Abs. 6 SGB IV: „Zu prüfen sind auch steuerberatende Stellen, Rechenzentren und vergleichbare Einrichtungen, die im Auftrag des Arbeitgebers oder einer von ihm beauftragten Person Löhne und Gehälter abrechnen oder Meldungen erstatten.“ Die Deutsche Rentenversicherung kann sich also auch direkt an dein Steuerbüro wenden. Die Pflicht zur Führung der Entgeltunterlagen aus § 28f Abs. 1 SGB IV wandert dadurch aber nicht zur Kanzlei.

Welche Unterlagen entstehen typischerweise im Lohnprogramm des Steuerbüros?

Im Lohnprogramm deines Steuerbüros entstehen vor allem die Dokumente, die direkt aus der Abrechnung kommen: Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Beitragsabrechnungen und die Daten der Meldungen an die Sozialversicherung. Alles, was eine beschäftigte Person oder eine Behörde liefert, entsteht dort nicht von selbst.

Diese Trennung ist keine Erfindung aus der Praxis. Die BVV zieht sie selbst. In § 8 Abs. 3 Satz 1 BVV heißt es: „Die in Absatz 2 genannten Entgeltunterlagen, soweit sie nicht elektronisch aus der Abrechnung des Arbeitgebers entnommen werden können, sind dem Arbeitgeber von den zuständigen Stellen oder dem Beschäftigten in elektronischer Form zur Verfügung zu stellen.“ Im Klartext: Ein Teil ergibt sich aus der Abrechnung, der Rest muss von außen kommen. Und dieser Rest landet zuerst bei dir.

Die folgende Tabelle ist eine Orientierung, keine Rechtsquelle. Wie es bei deiner Kanzlei konkret aussieht, klärt ihr im Gespräch (Fragen dazu weiter unten).

Beispiel DATEV Personal: was dort landen kann

Rechnet dein Steuerbüro mit DATEV ab, bietet DATEV für Unternehmen mit DATEV Personal ein eigenes Programm an. Auf der DATEV-Produktseite nennt DATEV unter anderem eine „Elektronische, strukturierte Dokumentenablage“ und die „Ablage der Personalunterlagen wie z. B. Arbeitsverträge über die integrierte Personalakte“. Ziel ist laut DATEV, „Ihre Daten und Dokumente für die Lohn- und Gehaltsabrechnung in Zukunft einfach und digital mit Ihrer Kanzlei auszutauschen“.

Ob DATEV Personal die Anforderungen des § 8 BVV erfüllt, steht auf der Seite nicht. Darum geht es hier aber auch nicht. Denn eine Ablage ist nur so vollständig wie das, was jemand hineinlegt. Den Befreiungsantrag einer Minijobberin oder den Nachweis der Elterneigenschaft muss trotzdem jemand einsammeln und ablegen. Ob das in DATEV Personal passiert, in einer anderen Personalakte oder bei der Kanzlei, ist eine Organisationsfrage. Und die solltet ihr aktiv entscheiden, statt sie dem Zufall zu überlassen.

Welche begleitenden Unterlagen nach § 8 Abs. 2 BVV liegen meist bei dir?

Bei dir liegen meist die Nachweise, die nicht aus der Abrechnung entstehen, sondern von Beschäftigten oder Behörden kommen. Das betrifft zum Beispiel die Kopie der NachwG-Niederschrift, Erklärungen von Minijobbenden, den Nachweis der Elterneigenschaft und Aufzeichnungen nach dem Mindestlohngesetz.

Die Liste in § 8 Abs. 2 BVV ist lang (Nr. 1 bis 20, einige davon weggefallen). Hier eine Auswahl. Auch diese Tabelle ist eine Orientierung, keine Rechtsquelle:

Nr. 4a betrifft Minijobs. Nach § 6 Abs. 1b SGB VI werden Personen mit geringfügig entlohnter Beschäftigung „auf Antrag von der Versicherungspflicht befreit“. Dieser Antrag kommt von der beschäftigten Person zu dir, nicht zur Kanzlei.

An Nr. 13 treffen Zeiterfassung und Entgeltunterlagen aufeinander. Wer Minijobbende beschäftigt oder in einer der Branchen nach dem Mindestlohngesetz mit Aufzeichnungspflicht arbeitet, sollte das im Blick haben. Mehr dazu im Artikel über Arbeitszeitnachweise als Entgeltunterlagen.

Checkliste: Diese Fragen solltest du mit deinem Steuerbüro klären

Mit diesen sechs Fragen zurrt ihr die Aufgabenteilung mit deinem Steuerbüro oder Lohnbüro fest:

1. Was liegt bei euch schon elektronisch vor? Nur die Abrechnungen und Meldedaten oder auch begleitende Unterlagen nach § 8 Abs. 2 BVV?
2. Wer lädt was hoch? Konkret: NachwG-Niederschrift bzw. Arbeitsvertrag, Befreiungsanträge der Minijobbenden, Kindernachweise. Die Kanzlei oder ihr selbst?
3. In welchem Format soll die Zulieferung kommen? RAW Partner nennt als zulässig PDF sowie Bilddateien „im Format jpeg, bmp, png oder tiff“, jedes Dokument als eigene Datei. Laut Haufe sollte die Datei einen „sprechenden Namen“ tragen. Hat die Kanzlei eine eigene Benennungslogik? Fragt nach.
4. Wie läuft eine Betriebsprüfung, wenn Unterlagen an zwei Stellen liegen? Wer stellt was bereit, und wie schnell?
5. Wer meldet Änderungen? Neue Kinder, ein beendeter Minijob nebenan, ein neuer Aufenthaltstitel: Das erfährst du zuerst, nicht die Kanzlei.
6. Was passiert mit Altbeständen? Waren Teile bisher auf Papier, weil eine Befreiung nach § 8 Abs. 3 BVV galt? Dann braucht ihr einen Plan bis Ende 2026.

Klingt nach Bürokratie, keine Frage. Ein einstündiges Gespräch erspart dir aber die Suche, wenn der Prüfdienst sich ankündigt. Eine ausführlichere Checkliste Entgeltunterlagen 2027 zum Download haben wir separat zusammengestellt. Wie eine Prüfung abläuft, liest du im Artikel zu den Stolperfallen bei der Betriebsprüfung.

Was passiert, wenn Unterlagen fehlen oder nicht elektronisch vorliegen?

Fehlende oder unvollständige Entgeltunterlagen fallen in der Regel bei der Betriebsprüfung der Deutschen Rentenversicherung auf. Die prüft nach § 28p Abs. 1 SGB IV „mindestens alle vier Jahre“. Lassen sich dann Versicherungspflicht oder Beitragshöhe nicht feststellen, kann es teuer werden.

§ 28f Abs. 2 SGB IV regelt das so: „Hat ein Arbeitgeber die Aufzeichnungspflicht nicht ordnungsgemäß erfüllt und können dadurch die Versicherungs- oder Beitragspflicht oder die Beitragshöhe nicht festgestellt werden, kann der prüfende Träger der Rentenversicherung den Beitrag in der Kranken-, Pflege- und Rentenversicherung und zur Arbeitsförderung von der Summe der vom Arbeitgeber gezahlten Arbeitsentgelte geltend machen.“ Das gilt nicht, soweit sich ohne unverhältnismäßig großen Verwaltungsaufwand feststellen lässt, dass keine Beiträge zu zahlen waren oder wem das Entgelt zuzuordnen ist. Lässt sich die Höhe der Arbeitsentgelte nicht oder nur mit unverhältnismäßig großem Aufwand ermitteln, muss der Träger sie schätzen. Mögliche Folge sind Beitragsnachforderungen.

Ob es so weit kommt, hängt vom Einzelfall ab. Fehlt in unserem Café-Beispiel etwa die Erklärung einer Minijobberin über weitere Beschäftigungen, lässt sich im Zweifel schwerer belegen, dass die Beschäftigung zu Recht als Minijob abgerechnet wurde. Wie die Pflichten insgesamt zusammenhängen, steht im Grundlagenartikel zur digitalen Personalakte und den Pflichten ab 2027.

Wie Personizer die Lücke zwischen Steuerbüro und Personalakte schließt

Personizer ist eine modulare HR-Software für kleine und mittlere Unternehmen im DACH-Raum mit Zeiterfassung, Urlaubsplanung, digitaler Personalakte und DATEV-Schnittstelle. Für die Aufgabenteilung mit dem Steuerbüro heißt das vor allem eins: Die Abrechnung bleibt, wo sie ist, und die begleitenden Unterlagen bekommen bei dir einen festen Platz.

Die Brücke zur Kanzlei ist die DATEV-Schnittstelle von Personizer. Sie überträgt laut Personizer unter anderem Mitarbeiterstammdaten und Abwesenheiten, und das Steuerbüro nutzt diese Daten „in DATEV LODAS oder vergleichbaren DATEV-Lohnprogrammen“. Personizer liefert dafür strukturierte Exporte, die die Kanzlei weiterverarbeitet. Auch hier gilt: „Die Vergütung selbst bleibt beim Steuerbüro.“ Die Abrechnung macht weiterhin deine Kanzlei.

In der Personalakte von Personizer legst du die Unterlagen ab, die bei dir entstehen oder ankommen:

• Neue Uploads überschreiben nichts, jede Fassung bleibt abrufbar. Lädt jemand einen aktualisierten Arbeitsvertrag hoch, ist der alte nicht weg.
• Ein Protokoll je Personalakte zeigt, wer wann hochgeladen, exportiert, umbenannt oder gelöscht hat.
• Jedes Dokument ist Person, Kategorie und Bezugszeitraum zugeordnet. Für die Betriebsprüfung exportierst du je Person die Dokumente eines Zeitraums auf einmal.

Was Personizer nicht macht: dir die Abstimmung mit dem Steuerbüro abnehmen. Wer was hochlädt, müsst ihr trotzdem miteinander klären.

Begleitende Unterlagen an einem Ort

Arbeitsverträge, Befreiungsanträge und Kindernachweise landen mit Person, Kategorie und Bezugszeitraum in der digitalen Personalakte. Kommt die Prüfung, exportierst du je Person die Dokumente des angefragten Zeitraums auf einmal.

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Häufig gestellte Fragen

Hier findest du Antworten auf die wichtigsten Fragen. Falls du weitere Hilfe benötigst, kontaktiere gerne unseren Support.

Ist mein Steuerbüro automatisch für alle Entgeltunterlagen verantwortlich?

Nein. Nach § 28f Abs. 1 SGB IV muss der Arbeitgeber die Entgeltunterlagen führen und aufbewahren. Das Steuerbüro rechnet in deinem Auftrag ab und kann nach § 28p Abs. 6 SGB IV selbst geprüft werden. Die Führungspflicht bleibt trotzdem bei dir als Arbeitgeber.

Welche Unterlagen muss ich als Arbeitgeber selbst elektronisch vorhalten, auch wenn ein Steuerbüro abrechnet?

Vor allem die begleitenden Unterlagen nach § 8 Abs. 2 BVV, die nicht aus der Abrechnung entstehen. Typische Beispiele sind die Kopie der NachwG-Niederschrift, Erklärungen von Minijobbenden zu weiteren Beschäftigungen, Befreiungsanträge von der Rentenversicherungspflicht, der Nachweis der Elterneigenschaft und Aufzeichnungen nach § 17 Abs. 1 MiLoG. Welche davon schon bei der Kanzlei liegen, solltet ihr gemeinsam klären.

Zählt der Arbeitsvertrag zu den Entgeltunterlagen?

Oft ja. § 8 Abs. 2 Nr. 6 BVV verlangt eine Kopie der Niederschrift nach § 2 Nachweisgesetz. Nach § 2 Abs. 5 NachwG kann ein ausgehändigter schriftlicher Arbeitsvertrag diese Niederschrift ersetzen, wenn er die geforderten Angaben enthält. Dann gehört die Kopie des Arbeitsvertrags elektronisch zu den Entgeltunterlagen.

Reicht es für § 8 BVV, wenn mein Steuerbüro DATEV nutzt?

Nicht automatisch. Im DATEV-Lohnprogramm der Kanzlei liegen typischerweise die Abrechnungen und Meldedaten. Begleitende Unterlagen wie Kindernachweise oder Erklärungen von Minijobbenden entstehen dort nicht von selbst, sondern müssen nach § 8 Abs. 3 BVV von den Beschäftigten oder zuständigen Stellen geliefert und abgelegt werden. Wer das übernimmt, solltet ihr mit der Kanzlei festlegen.

Kann eine digitale Personalakte wie Personizer die Lücke zwischen Lohnprogramm und begleitenden Unterlagen schließen?

Sie kann den Ablageort für die Unterlagen liefern, die bei dir ankommen. In der Personalakte von Personizer ist jedes Dokument Person, Kategorie und Bezugszeitraum zugeordnet, frühere Fassungen bleiben abrufbar und ein Protokoll zeigt, wer was hochgeladen oder gelöscht hat. Die Abrechnung bleibt beim Steuerbüro, Stammdaten und Abwesenheiten gehen per DATEV-Export an die Kanzlei.

Ersetzt eine Personalakten-Software die Abstimmung mit dem Steuerbüro?

Nein. Software gibt den Unterlagen einen festen Platz, aber sie entscheidet nicht, wer was zuliefert. Welche Dokumente die Kanzlei schon hat, wer neue Nachweise hochlädt und wie ihr bei einer Betriebsprüfung zusammenarbeitet, müsst ihr miteinander vereinbaren.

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KURZ BEANTWORTET

Eine neue Pflicht ab 2027 gibt es nicht. Arbeitgeber in Deutschland müssen bestimmte Entgeltunterlagen nach § 8 BVV schon seit dem 1. Januar 2022 elektronisch führen, nicht die gesamte Personalakte. Am 31. Dezember 2026 endet nur die Möglichkeit, sich beim Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung davon befreien zu lassen.

Wer nach „digitale Personalakte Pflicht 2027″ sucht, liest oft: Ab Januar wird alles digital. Das stimmt so nicht. Die Pflicht, bestimmte Entgeltunterlagen elektronisch zu führen, gilt schon seit dem 1. Januar 2022. Zum Jahreswechsel endet nur die Möglichkeit, sich davon befreien zu lassen. Wir zeigen dir, was das für deinen Betrieb heißt, welche Unterlagen betroffen sind und wo das Steuerbüro ins Spiel kommt.

Digitale Personalakte Pflicht 2027: Was wirklich gilt

Kurz gesagt: Es gibt keine neue Pflicht ab 2027. Bestimmte Entgeltunterlagen müssen schon seit dem 1. Januar 2022 elektronisch vorliegen. Neu ist nur, dass ab dem 1. Januar 2027 keine Befreiung mehr greift.

Die Beitragsverfahrensverordnung (BVV) regelt, wie Arbeitgeber in Deutschland Entgeltunterlagen für die Sozialversicherung führen. Sie gilt also nur für Arbeitgeber in Deutschland. Der zentrale Satz steht in § 8 Abs. 2 BVV: „Folgende Unterlagen sind in elektronischer Form zu den Entgeltunterlagen zu nehmen“. Danach folgt eine Liste, dazu gleich mehr.

Die Deutsche Rentenversicherung (DRV) fasst den Stand so zusammen: Seit dem 1. Januar 2022 müssen begleitende Entgeltunterlagen in elektronischer Form vorliegen. Arbeitgeber können sich auf Antrag beim zuständigen Betriebsprüfdienst bis zum 31. Dezember 2026 davon befreien lassen. Die Grundlage dafür ist § 8 Abs. 3 Satz 2 BVV:

„Bis zum 31. Dezember 2026 kann sich der Arbeitgeber von der Führung elektronischer Unterlagen auf Antrag bei dem für ihn zuständigen Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung nach § 28p des Vierten Buches Sozialgesetzbuch befreien lassen.“

Die Personalakte ist damit übrigens nicht pauschal gemeint. Sie ist ein Werkzeug, in dem du die betroffenen Unterlagen führen kannst. Was eine digitale Personalakte grundsätzlich ausmacht, erklärt unser Grundlagenartikel zur digitalen Personalakte.

Was bedeutet das für Betriebe, die bisher befreit waren?

Für sie ändert sich am meisten. Wer eine Befreiung hat, führt die Unterlagen ab dem 1. Januar 2027 elektronisch, eine Ausnahme gibt es dann nicht mehr. So ordnet es auch die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft RAW Partner in ihrem RAW-Aktuell 7/2026 ein: Auch Arbeitgeber, die bislang befreit waren, sind ab 2027 von der Pflicht betroffen.

Warst du nie befreit, gilt die Pflicht für dich schon seit 2022. Läuft das bei dir noch nicht sauber, ist jetzt ein guter Moment, es nachzuholen.

Welche Unterlagen sind betroffen? § 8 Abs. 2 BVV im Überblick

Betroffen sind zwei Gruppen: die klassischen Entgeltabrechnungen und die begleitenden Entgeltunterlagen, die § 8 Abs. 2 BVV aufzählt. Nicht betroffen ist die Personalakte als Ganzes. Zeugnisse oder Abmahnungen etwa stehen nicht in der Liste.

Diese Unterscheidung trifft RAW Partner (RAW-Aktuell 7/2026). Klassische Entgeltabrechnungen sind dort die monatlichen Lohn- und Gehaltsabrechnungen und die Beitragsabrechnungen. Begleitende Entgeltunterlagen sind ergänzende Dokumente, etwa Mitgliedsbescheinigungen der Krankenkassen oder Nachweise zur Versicherungsfreiheit. Laut RAW Partner sind beide Gruppen elektronisch zu führen, die begleitenden Unterlagen stehen abschließend in § 8 Abs. 2 BVV.

Beispiele aus der Liste in § 8 Abs. 2 BVV

Die Liste reicht von Nr. 1 bis Nr. 20, mit Unterbuchstaben wie 3a oder 7a; einige Nummern sind weggefallen. Eine Auswahl, die in vielen KMU vorkommt:

Nr. 13 überrascht viele. Damit landen Arbeitszeitaufzeichnungen nach dem Mindestlohngesetz in den Entgeltunterlagen. Wie das mit deiner Zeiterfassung zusammenhängt, zeigen wir im Artikel zu MiLoG-Aufzeichnungen und Arbeitszeitnachweisen.

Warum „Arbeitsverträge sind ausgenommen“ so nicht stimmt

Nr. 6 verlangt eine Kopie der Niederschrift nach § 2 Nachweisgesetz (NachwG). In dieser Niederschrift hältst du die wesentlichen Vertragsbedingungen fest. Laut § 2 Abs. 5 Satz 1 NachwG entfällt die gesonderte Niederschrift, „soweit der Vertrag die in den Absätzen 1 bis 4 geforderten Angaben enthält“. Im Klartext: Wenn dein Arbeitsvertrag diese Angaben enthält, übernimmt er die Rolle der Niederschrift. Dann gehört seine Kopie zu den elektronischen Entgeltunterlagen.

Das heißt umgekehrt nicht, dass jede Vertragsergänzung oder jede Nebenabrede automatisch erfasst ist. Bezugspunkt bleibt die Niederschrift nach dem NachwG. Was dabei digital geht und was nicht, steht im Artikel zur Nachweisgesetz-Niederschrift digital.

Welche Dateiformate sind zulässig?

RAW Partner beschreibt die Anforderungen in RAW-Aktuell 7/2026 so:

• Die Unterlagen werden digital und zentral gespeichert.
• Jedes Dokument ist eine eigene Datei. Also kein Sammel-PDF mit allen Nachweisen einer Person.
• Zulässig sind PDF-Dateien sowie Bilddateien im Format jpeg, bmp, png oder tiff.
• Die Dokumente müssen laut RAW Partner transparent, nachvollziehbar und jederzeit überprüfbar sein.

Befreiung bis 31.12.2026: Für wen ist das noch relevant?

Nur für Arbeitgeber, die bereits befreit sind oder bis zum 31. Dezember 2026 einen Antrag beim Prüfdienst der DRV stellen. Ab dem 1. Januar 2027 gibt es keine Befreiung mehr.

Für die meisten Betriebe ist das kein Hebel mehr. Selbst eine jetzt noch beantragte Befreiung würde dir nach § 8 Abs. 3 Satz 2 BVV höchstens bis zum Jahresende Luft verschaffen. Umstellen musst du so oder so. Die Zeit bis dahin ist in der eigenen Ablage besser investiert als in einen Antrag.

Hast du bereits eine Befreiung? Dann ist der 31. Dezember 2026 dein Stichtag. Plane so, dass die Unterlagen ab Januar elektronisch vorliegen.

Was passiert, wenn die Unterlagen nicht elektronisch vorliegen?

Das zeigt sich meist bei der Betriebsprüfung der Deutschen Rentenversicherung. Fehlen prüffähige Unterlagen, kann der Prüfdienst Beiträge auf Basis der gezahlten Entgelte geltend machen oder schätzen. Das bedeutet Mehraufwand und kann zu Beitragsnachforderungen führen.

Die Rentenversicherung prüft Arbeitgeber laut § 28p Abs. 1 SGB IV „mindestens alle vier Jahre“. Wie das Gesetz mit Lücken umgeht, regelt § 28f Abs. 2 SGB IV. Hat ein Arbeitgeber die Aufzeichnungspflicht nicht ordnungsgemäß erfüllt und lassen sich deshalb Versicherungspflicht, Beitragspflicht oder Beitragshöhe nicht feststellen, kann der Prüfdienst den Beitrag von der Summe der gezahlten Arbeitsentgelte geltend machen. Lässt sich die Höhe der Arbeitsentgelte nicht oder nur mit unverhältnismäßig großem Aufwand ermitteln, „hat er diese zu schätzen“ (§ 28f Abs. 2 Satz 3 SGB IV).

Bei einer Schätzung hast du wenig in der Hand: Was richtig gewesen wäre, kannst du in dem Moment ja nicht mehr belegen.

Daneben kennt § 111 Abs. 1 Satz 1 Nr. 3 SGB IV eine Ordnungswidrigkeit, wenn jemand vorsätzlich oder leichtfertig „entgegen § 28f Absatz 1 Satz 1 eine Entgeltunterlage nicht führt oder nicht aufbewahrt“. Wie das im Einzelfall zu bewerten ist, klärst du mit deiner Steuer- oder Rechtsberatung.

Wie eine Prüfung abläuft und woran sie in der Praxis oft hakt, beschreiben wir in den Stolperfallen bei der Betriebsprüfung.

Wer ist zuständig: Arbeitgeber oder Steuerbüro?

Verantwortlich bist du als Arbeitgeber, auch wenn ein Steuer- oder Lohnbüro deine Abrechnung macht. § 28f Abs. 1 Satz 1 SGB IV ist eindeutig: „Der Arbeitgeber hat für jeden Beschäftigten, getrennt nach Kalenderjahren, Entgeltunterlagen im Geltungsbereich dieses Gesetzes in deutscher Sprache zu führen“.

Läuft deine Lohnabrechnung extern, liegt ein Teil der Unterlagen dort. Die Abrechnungen etwa entstehen im Steuerbüro. Anderes landet bei dir auf dem Tisch: der Aufenthaltstitel, die Minijob-Erklärung, der unterschriebene Arbeitsvertrag. Wer hat was? Wer legt was elektronisch ab, und wie kommst du bei einer Prüfung schnell an alles? Das klärt ihr besser vor als während der Prüfung. Was du konkret besprechen solltest, steht im Artikel zur Abstimmung mit dem Steuerbüro.

Was solltest du bis zum Jahreswechsel erledigen?

Vier Schritte für die Umstellung:

1. Bestand aufnehmen. Welche Unterlagen aus § 8 Abs. 2 BVV hast du heute auf Papier? Beim Minijob sind das schnell mehrere Dokumente pro Person.
2. Mit dem Steuerbüro abgleichen. Was liegt dort elektronisch, was bei dir?
3. Ablage festlegen. Ein zentraler Ort, eine Datei pro Dokument, zulässige Formate.
4. Zugriffe regeln. Wer darf welche Unterlagen sehen? Dazu weiter unten mehr.

Klingt überschaubar. Der Teufel steckt im Altbestand. Die ausführliche Schritt-für-Schritt-Checkliste zur Umstellung gibt es auch als PDF zum Abhaken.

Wie lange musst du Personalakten-Dokumente aufbewahren?

Eine einheitliche Frist für „die Personalakte“ gibt es nicht. Sie hängt vom Dokumenttyp ab und reicht von drei Jahren bis zu einer Empfehlung von 30 Jahren.

Die drei Jahre sind keine feste Aktenfrist. Sie leiten sich aus der Verjährung ab: „Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt drei Jahre“ (§ 195 BGB).

Bei Entgeltunterlagen koppelt § 28f Abs. 1 SGB IV die Frist an die Betriebsprüfung: Sie sind „bis zum Ablauf des auf die letzte Prüfung (§ 28p) folgenden Kalenderjahres geordnet aufzubewahren“.

Beispiel: Die DRV prüft deinen Betrieb im Jahr 2026. Die geprüften Entgeltunterlagen bewahrst du dann mindestens bis zum 31. Dezember 2027 auf. Da die nächste Prüfung spätestens nach vier Jahren ansteht, hebst du in der Praxis eher länger auf als zu kurz.

Beim Lohnkonto ist die Sache klar: „Die Lohnkonten sind bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres, das auf die zuletzt eingetragene Lohnzahlung folgt, aufzubewahren“ (§ 41 Abs. 1 EStG). Letzte Lohnzahlung im Dezember 2026? Dann läuft die Frist bis zum 31. Dezember 2032.

Anders die 30 Jahre bei der betrieblichen Altersversorgung. Sie sind eine Empfehlung, keine ausdrückliche Aufbewahrungspflicht, und folgen aus § 18a BetrAVG: „Der Anspruch auf Leistungen aus der betrieblichen Altersversorgung verjährt in 30 Jahren.“

Wer darf auf die digitale Personalakte zugreifen?

Nur wer die Daten für seine Aufgabe braucht. Den Maßstab beschreibt § 26 Abs. 1 BDSG: Beschäftigtendaten dürfen verarbeitet werden, wenn dies für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses „erforderlich ist“. Was darüber hinausgeht, braucht eine eigene Begründung.

In der Praxis heißt das: abgestufte Rechte statt eines gemeinsamen Ordners. Die HR-Leitung sieht mehr als eine Teamleitung. Gehaltsdaten bleiben bei einem kleinen Kreis.

Personalakten geschützt, aber griffbereit

Mit dem Personalakte-Modul von Personizer legst du über Benutzerrollen fest, wer welche Informationen sieht, Gehaltsdaten zum Beispiel nur für ausgewählte Personen. Personizer arbeitet verschlüsselt und speichert die Personaldaten auf ISO-zertifizierten EU-Servern.

Mehr erfahren

Einsichtsrecht der Mitarbeitenden (§ 83 BetrVG)

Beschäftigte dürfen ihre eigene Akte einsehen. § 83 Abs. 1 BetrVG: „Der Arbeitnehmer hat das Recht, in die über ihn geführten Personalakten Einsicht zu nehmen.“ Sie können dazu ein Betriebsratsmitglied hinzuziehen, das über den Inhalt Stillschweigen bewahren muss, sofern es nicht im Einzelfall davon entbunden wird.

Zugriff durch den Betriebsrat – kein Freifahrtschein

Ein eigenes Einsichtsrecht in alle Personalakten lässt sich aus § 83 BetrVG nicht ableiten. Bezogen auf den Betriebsrat regelt die Vorschrift nur, dass Beschäftigte ein Betriebsratsmitglied zu ihrer eigenen Akteneinsicht hinzuziehen können.

Papier oder digital: Was ändert die Pflicht wirklich?

Für die Unterlagen aus § 8 Abs. 2 BVV und die Entgeltabrechnungen führt kein Weg an der elektronischen Form vorbei, spätestens ab 2027 auch nicht mehr für bisher befreite Betriebe. Für den Rest der Personalakte schreibt die BVV keine Form vor. Ob du auch Zeugnisse oder Abmahnungen digital führst, entscheidest du selbst.

Zwei parallele Systeme bedeuten doppelte Pflege. Deshalb kann es sinnvoll sein, gleich die ganze Akte zu digitalisieren, auch wenn das rechtlich nicht vorgeschrieben ist.

Was Personizer in diesem Zusammenhang leistet

Personizer ist eine modulare HR-Software für kleine und mittlere Unternehmen im DACH-Raum mit Zeiterfassung, Urlaubsplanung, digitaler Personalakte und DATEV-Integration. Für die Entgeltunterlagen aus diesem Artikel sind drei Eigenschaften der Personalakte interessant:

Nachvollziehbar statt überschrieben

• Neue Uploads überschreiben nichts, jede Fassung bleibt abrufbar.
• Ein Protokoll je Personalakte zeigt, wer wann hochgeladen, exportiert, umbenannt oder gelöscht hat.
• Jedes Dokument ist Person, Kategorie und Bezugszeitraum zugeordnet. Für die Betriebsprüfung exportierst du je Person die Dokumente eines Zeitraums auf einmal.

KURZ BEANTWORTET

Fest beschlossen für 2027: Die Minijob-Grenze steigt automatisch von 603 auf 633 Euro, der Krankenversicherungs-Pauschalbeitrag klettert von 13 auf voraussichtlich 17,5 Prozent. Eine Pauschalsteuer-Erhöhung auf 5 Prozent und ein Pflegeversicherungsbeitrag sind erst Regierungsentwurf. Eine Abschaffung des Minijob-Sonderstatus ist bislang nur eine Kommissionsempfehlung ohne Rechtswirkung.

Zum Minijob 2027 kursieren gerade eine bereits verkündete Beitragserhöhung, ein Regierungsentwurf zur Pauschalsteuer und eine Kommissionsempfehlung, die den Minijob im Kern abschaffen würde. Deshalb greifen wir die verschiedenen Themen rund um die Änderungen für das kommende Jahr in diesem Artikel auf. Damit bist du bestens auf die Lohnkalkulation für das kommende Jahr vorbereitet.

Stand: September 2026. Zwei der fünf Punkte stecken noch im Gesetzgebungsverfahren.

Minijob 2027 im Überblick: Was ist beschlossen, was geplant, was nur Debatte?

Fünf Punkte werden derzeit unter „Minijob-Reform 2027″ zusammengeworfen. Zwei davon sind bereits verabschiedet und geltendes Gesetz für das kommende Jahr. Zwei weitere Punkte liegen als Entwurf vor und ein Punkt ist lediglich eine Empfehlung ohne Rechtswirkung.

Der Unterschied zwischen diesen Stufen ist praktisch. Ein Gesetz ist verkündet und gilt. Damit kannst du kalkulieren. Ein Regierungsentwurf ist ein Text, den das Bundeskabinett beschlossen hat und der jetzt ins Parlament geht, wo er noch geändert werden kann. Ein Referentenentwurf ist die früheste Stufe: ein Papier aus einem Ministerium, das noch nicht im Kabinett war. Und eine Kommissionsempfehlung ist ein Vorschlag an die Politik, gar kein Gesetzestext.

Krankenversicherungsbeitrag für Minijobs steigt ab 2027 auf voraussichtlich 17,5 Prozent (beschlossenes Gesetz)

Der Pauschalbeitrag der Arbeitgebenden zur Krankenversicherung steigt für gewerbliche Minijobs zum 1. Januar 2027 von 13 Prozent auf den allgemeinen Beitragssatz plus den durchschnittlichen Zusatzbeitragssatz — nach Angaben der Minijob-Zentrale voraussichtlich 17,5 Prozent. Grundlage ist das GKV-Beitragssatzstabilisierungsgesetz. Das Bundesgesundheitsministerium verkündete dies am 29.07.2026, in Kraft trat es am 30.07.2026. Dass der Beitrag steigt, musst du also nicht mehr beobachten, sondern einplanen. Offen ist nur, wie hoch er genau ausfällt.

Der Pauschalbeitrag zur Krankenversicherung ist eine reine Arbeitgeberabgabe auf das Minijob-Entgelt. Sie wird zusammen mit den übrigen Abgaben an die Minijob-Zentrale abgeführt und nicht vom Lohn der Minijobber·innen abgezogen. Fällig wird sie nur für Minijobber·innen, die in der deutschen gesetzlichen Krankenversicherung pflicht-, freiwillig oder familienversichert sind; bei privat Versicherten fällt der Pauschalbeitrag laut Minijob-Zentrale nicht an.

Im Gesetzestext steht bislang noch die alte Zahl. Nach § 249b SGB V hat der Arbeitgeber „einen Beitrag in Höhe von 13 vom Hundert des Arbeitsentgelts“ zu tragen. Ab Januar 2027 wird der Satz nach der Chronologie der Minijob-Zentrale „auf den allgemeinen Beitragssatz von 14,6 Prozent zuzüglich des durchschnittlichen Zusatzbeitragssatzes“ angehoben, was nach heutigem Stand 17,5 Prozent ergibt. Beschlossen wurde die Änderung am 10. Juli 2026, verkündet am 29. Juli 2026.

Die exakte Höhe hängt damit an einer Zahl, die noch nicht feststeht. Wie hoch der durchschnittliche Zusatzbeitragssatz 2027 ausfällt, gibt das Bundesgesundheitsministerium nach § 242a SGB V erst bis zum 1. November im Bundesanzeiger bekannt.

Ein Detail geht in vielen Meldungen unter. Die Minijob-Zentrale weist die Erhöhung ausdrücklich für gewerbliche Minijobs aus. Für Minijobs in Privathaushalten nennt § 249b Satz 2 SGB V weiterhin 5 Prozent.

Minijob-Verdienstgrenze 2027: 633 statt 603 Euro

Die Minijob-Grenze steigt zum 1. Januar 2027 von 603 auf 633 Euro pro Monat. Das ist keine politische Entscheidung von 2026, sondern ein Automatismus: Seit Oktober 2022 ist die Geringfügigkeitsgrenze an den Mindestlohn gekoppelt.

Die Minijob-Grenze ist nach § 8 Abs. 1a SGB IV das monatliche Arbeitsentgelt, „das bei einer Arbeitszeit von zehn Wochenstunden zum Mindestlohn“ erzielt wird. Gerechnet wird nach der Formel Mindestlohn × 130 : 3, aufgerundet auf volle Euro. Der Mindestlohn steigt laut Fünfter Mindestlohnanpassungsverordnung ab dem 1. Januar 2027 auf 14,60 Euro brutto je Zeitstunde.

Beispiel: 14,60 € × 130 : 3 = 632,67 €, aufgerundet 633 €. Im Jahr sind das 633 € × 12 = 7.596 €.

Mehr Arbeitszeit erlaubt die höhere Grenze übrigens nicht. 633 Euro geteilt durch 14,60 Euro sind rund 43 Stunden im Monat, genauso viel wie 2026 bei 603 Euro und 13,90 Euro Mindestlohn. Die Grenze wächst nur mit, damit der Stundenumfang gleich bleibt.

Zwei Monate Puffer bleiben dir. Ein unvorhersehbares Überschreiten der Grenze ist nach § 8 Abs. 1b SGB IV unschädlich, wenn es „in nicht mehr als zwei Kalendermonaten“ innerhalb eines Zeitjahres passiert und der Verdienst dabei jeweils höchstens um einen Betrag bis zur Höhe der Geringfügigkeitsgrenze überschritten wird. Vorhersehbare Mehrarbeit ist damit nicht gemeint.

Pauschalsteuer für Minijobs: Steigt sie 2027 wirklich auf 5 Prozent?

Sehr wahrscheinlich. Beschlossen ist sie aber noch nicht. Das Bundeskabinett hat am 2. September 2026 den Entwurf eines Einkommensteuerreformgesetzes 2027 auf den Weg gebracht. Darin heißt es laut Bundesregierung: „Der einheitliche Pauschsteuersatz bei Mini-Jobs wird von 2 auf 5 Prozent erhöht.“ Zurück geht das auf die Koalitionsausschuss-Einigung vom 2. Juli 2026, in der das Bundesfinanzministerium ankündigt, „der Pauschalsteuersatz bei den sogenannten Mini-Jobs“ werde „von zwei auf fünf Prozent angehoben“ — als Teil der Gegenfinanzierung des Entlastungspakets.

Was im Gesetzentwurf „Pauschsteuersatz“ heißt, ist im Betrieb die Pauschalsteuer auf Minijob-Entgelte. Sie betrifft nur Arbeitgebende, die dieses Wahlrecht überhaupt nutzen. Nach § 40a Abs. 2 EStG kann der Arbeitgeber die Lohnsteuer einschließlich Solidaritätszuschlag und Kirchensteuern (einheitliche Pauschsteuer) mit 2 Prozent des Arbeitsentgelts erheben, wenn er auf den Abruf der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale verzichtet. Die Alternative bleibt die individuelle Versteuerung über die Lohnsteuermerkmale der beschäftigten Person.

Noch nicht im Kabinett: ein Pflegeversicherungsbeitrag für Minijobs (Referentenentwurf)

Eine Stufe früher im Verfahren steht ein weiterer Kostenpunkt. Der Referentenentwurf des Pflegeneuordnungsgesetzes sieht vor, dass auf Minijob-Entgelte künftig auch Pflegeversicherungsbeiträge fällig werden. Das Bundesgesundheitsministerium formuliert es so: „Um die Einnahmen der Pflegeversicherung breiter aufzustellen, zahlen Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber künftig auch auf das in einer geringfügigen Beschäftigung (Mini-Jobs) erzielte Arbeitsentgelt einen Beitragssatz von 3,6 %.“

Der Entwurf datiert laut Minijob-Zentrale vom 5. Juni 2026. Ob und in welcher Form er Kabinett und Parlament passiert, ist offen. Als sichere Größe für 2027 taugt er nicht, als Hinweis auf die Richtung schon.

Abschaffung des Minijob-Sonderstatus: Ist das vom Tisch?

Rechtlich war sie nie auf dem Tisch: Es gibt bis heute keinen Gesetzentwurf dazu, sondern eine Empfehlung. Die Alterssicherungskommission hat der Bundesregierung am 23. Juni 2026 einen Bericht mit 33 Empfehlungen übergeben. Eine davon lautet laut BMAS, „geringfügige Beschäftigungsverhältnisse (Minijobs) ohne Opt-out-Möglichkeit in die GRV einzubeziehen und ihren steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Sonderstatus abzuschaffen“, mit Ausnahmen nur für Schüler. Das wäre das Ende des Minijobs, wie er heute funktioniert.

Nur: Empfehlungen sind kein Recht. Die Minijob-Zentrale stellt dazu unmissverständlich fest: „Die Alterssicherungskommission hat Empfehlungen ausgesprochen. Diese haben noch keine rechtliche Wirkung.“ Und auf die Frage, ob sich aktuell etwas ändert: „Nein. Für Minijobberinnen und Minijobber sowie Arbeitgeber gelten aktuell die bestehenden gesetzlichen Regelungen.“

Politisch sieht es nach einer Entwarnung aus, die aber nicht amtlich bestätigt ist. Laut einem Bericht von Personalwirtschaft vom 2. September 2026 sagt HDE-Geschäftsführer Steven Haarke: „Aus Regierungskreisen war zu hören, dass die Minijobs nun doch nicht abgeschafft werden sollen.“ Der Handelsverband selbst bleibt bei seiner Position: „Wir lehnen eine Abschaffung der Minijobs entschieden ab und kämpfen für deren Erhalt.“ Eine Zusage der Bundesregierung ist das nicht, sondern die Wiedergabe eines Verbands.

Wie viele Betriebe das betrifft, zeigt die Größenordnung. Zum 30. Juni 2026 waren bei der Minijob-Zentrale 6.959.301 Minijobberinnen und Minijobber gemeldet, davon 6.705.720 im gewerblichen Bereich. Über eine Million davon arbeitet laut Personalwirtschaft allein im Handel und im Kfz-Gewerbe.

Was bedeutet das für deine Arbeitgeberkosten? Ein Rechenbeispiel

Im Netz kursieren zu den Minijob-Arbeitgeberkosten 2027 mehrere vorgerechnete Gesamtsummen, deren Herkunft sich nicht nachvollziehen lässt. Deshalb hier die eigene Rechnung, Schritt für Schritt. Die aktuellen Einzelsätze für gewerbliche Minijobs nennt die Minijob-Zentrale für 2026: Krankenversicherung 13 %, Rentenversicherung 15 %, Pauschsteuer 2 %, Umlage U1 0,80 %, Umlage U2 0,22 %, Insolvenzgeldumlage 0,15 %. Addiert ergibt das 31,17 Prozent. Der Beitrag zur gesetzlichen Unfallversicherung kommt betriebsindividuell obendrauf und steckt in dieser Zahl nicht.

Beispiel: Ein Minijob mit 633 Euro Monatsverdienst. Damit nur der Reform-Effekt sichtbar wird, halten wir den Verdienst konstant und tauschen ausschließlich die Abgabensätze.

Verbindlich ist heute nur die zweite Zeile: plus 4,5 Prozentpunkte, also 28,48 Euro mehr im Monat je Minijob. Kommen Pauschalsteuer und Pflegebeitrag wie entworfen, sind es zusammen 11,1 Prozentpunkte, das wären 70,26 Euro im Monat und gut 843 Euro im Jahr pro Minijob. Bei zehn Minijobber:innen im Betrieb also rund 8.400 Euro zusätzlich pro Jahr.

Drei Dinge relativieren die Tabelle. Die 17,5 Prozent Krankenversicherung beruhen auf dem heutigen durchschnittlichen Zusatzbeitragssatz; der Wert für 2027 wird erst bis zum 1. November bekannt gegeben. Umlagen und Insolvenzgeldumlage werden jährlich neu festgesetzt und liegen für 2027 noch nicht vor, wir rechnen hier mit den 2026er Sätzen. Und die Pauschalsteuer fällt nur an, wenn du das Wahlrecht nach § 40a Abs. 2 EStG nutzt.

Im Klartext: Beschlossen sind 4,5 Prozentpunkte, realistisch bis zu 11,1. Der HDE warnt in dem oben genannten Bericht, die laufenden Sozialreformen trieben die Kosten für Minijobs so in die Höhe, „dass diese auf rund 40 Prozent anwachsen werden“. Das ist eine Verbandsschätzung und keine amtliche Zahl, liegt aber in derselben Größenordnung wie unsere Rechnung.

Was Arbeitgeber jetzt tun sollten

Vier Dinge, die sich vor Januar lohnen, in dieser Reihenfolge:

1. Lohnnebenkosten für 2027 neu kalkulieren. Die höhere Krankenversicherungspauschale ist gesetzt, nach heutigem Stand 17,5 Prozent. Setz sie fest ins Budget und leg die geplante Pauschalsteuer als zweites Szenario daneben.
2. Minijob-Verträge auf die neue Grenze prüfen. Steht im Vertrag ein fester Eurobetrag oder ein fester Stundenumfang? Bei festen Stunden und Mindestlohn-Vergütung wächst der Monatsverdienst automatisch mit, dann muss die Stundenzahl zur 633-Euro-Grenze passen.
3. Den Verfahrensstand beobachten. Pauschalsteuer und Pflegebeitrag stehen im Entwurf. Ein Blick ins Bundesgesetzblatt im Dezember ersetzt jede Spekulation.
4. Stunden sauber dokumentieren. Bei Minijobs ist das keine Empfehlung, sondern Pflicht. Nach § 17 Abs. 1 MiLoG musst du „Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit … spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages aufzeichnen“ und die Aufzeichnungen „mindestens zwei Jahre“ aufbewahren. Ausgenommen sind nur Beschäftigungen in Privathaushalten nach § 8a SGB IV.

Denn Stundendokumentation und Verdienstgrenze hängen direkt zusammen. Werden Stunden auf Zetteln und im Kopf geführt, fällt eine Überschreitung erst in der Abrechnung auf — und dann bleiben nur noch die zwei unvorhersehbaren Monate im Jahr als Puffer. Wie du Minijob-Stunden per Zeitkonto sauber dokumentierst und Über- und Unterschreitungen früh siehst, haben wir im Artikel Arbeitszeitkonto bei Minijob ausführlich beschrieben.

Minijob-Stunden jederzeit im Blick

Personizer ist eine modulare HR-Software für kleine und mittlere Unternehmen in DACH: Zeiterfassung, Urlaubsplanung, digitale Personalakte und DATEV-Integration in einem Tool. Im Zeitkonto laufen erfasste Stunden automatisch gegen die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit, Über- und Minusstunden sind laufend sichtbar statt erst im Lohnlauf.

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Häufig gestellte Fragen

Hier findest du Antworten auf die wichtigsten Fragen. Falls du weitere Hilfe benötigst, kontaktiere gerne unseren Support.

Ist die Abschaffung von Minijobs 2027 schon beschlossen?

Nein. Die Alterssicherungskommission hat am 23. Juni 2026 empfohlen, den steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Sonderstatus von Minijobs abzuschaffen und sie ohne Opt-out in die gesetzliche Rentenversicherung einzubeziehen. Die Minijob-Zentrale stellt dazu fest, diese Empfehlungen hätten „noch keine rechtliche Wirkung“; für Arbeitgeber und Minijobber:innen gelten weiter die bestehenden Regelungen. Ein Gesetzgebungsverfahren dazu läuft nicht.

Wie hoch ist die Minijob-Grenze 2027?

633 Euro im Monat, im Jahr 7.596 Euro. Die Grenze ist nach § 8 Abs. 1a SGB IV an den Mindestlohn gekoppelt und wird nach der Formel Mindestlohn × 130 : 3 berechnet, aufgerundet auf volle Euro. Bei einem Mindestlohn von 14,60 Euro ab dem 1. Januar 2027 ergibt das 633 Euro, was rund 43 Arbeitsstunden im Monat entspricht.

Was kostet ein Minijob den Arbeitgeber ab 2027?

Gesetzlich beschlossen ist die Erhöhung des Pauschalbeitrags zur Krankenversicherung bei gewerblichen Minijobs von 13 Prozent auf den allgemeinen Beitragssatz plus den durchschnittlichen Zusatzbeitragssatz, nach heutigem Stand voraussichtlich 17,5 Prozent. Mit den übrigen Abgaben der Minijob-Zentrale (Rentenversicherung 15 %, Pauschsteuer 2 %, U1 0,80 %, U2 0,22 %, Insolvenzgeldumlage 0,15 %) liegt die Abgabenquote damit bei voraussichtlich 35,67 Prozent statt 31,17 Prozent. Bei 633 Euro Verdienst sind das 225,79 Euro statt 197,31 Euro monatlich. Geplant, aber noch nicht beschlossen sind zusätzlich 5 Prozent Pauschalsteuer und ein Pflegeversicherungsbeitrag von 3,6 Prozent. Der Beitrag zur Unfallversicherung kommt betriebsindividuell hinzu.

Ändert sich am Nettolohn der Minijobber:innen etwas?

Nach aktuellem Stand nicht. Der Pauschalbeitrag zur Krankenversicherung, die einheitliche Pauschsteuer und der im Entwurf vorgesehene Pflegeversicherungsbeitrag sind Arbeitgeberabgaben und werden nicht vom ausgezahlten Verdienst abgezogen. Steigt der Mindestlohn 2027 auf 14,60 Euro, verdienen Minijobber:innen bei gleicher Stundenzahl sogar mehr.

Muss ich die Pauschalsteuer-Erhöhung schon jetzt fest einplanen?

Sie steht im Entwurf eines Einkommensteuerreformgesetzes 2027, den das Bundeskabinett am 2. September 2026 beschlossen hat. Bundestag und Bundesrat müssen noch zustimmen, verbindlich ist die Erhöhung von 2 auf 5 Prozent also nicht. Für die Budgetplanung 2027 ist sie realistisch genug, um sie als Szenario mitzurechnen. Als feste Größe würden wir sie erst nach der Verkündung im Bundesgesetzblatt behandeln.

Wie behalte ich Minijob-Grenzen und -Stunden zuverlässig im Blick?

Über eine digitale Zeiterfassung mit Zeitkonto. Erfasste Stunden werden laufend gegen die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit gerechnet, sodass Über- und Unterschreitungen der Verdienstgrenze sichtbar werden, bevor die Lohnabrechnung läuft. Das erfüllt gleichzeitig die Aufzeichnungspflicht aus § 17 Abs. 1 MiLoG. Praktische Hinweise dazu stehen im Artikel Arbeitszeitkonto bei Minijob.

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Fazit: Eine Zahl planen, zwei beobachten, eine einordnen

Fest einplanen musst du für 2027 die höhere Krankenversicherungspauschale (nach heutigem Stand 17,5 Prozent) und die Verdienstgrenze von 633 Euro. Beobachten solltest du die Pauschalsteuer und den Pflegebeitrag: beides steht im Entwurf, beides würde die Abgabenquote noch einmal um mehrere Prozentpunkte heben. Und die Abschaffung des Sonderstatus? Bislang eine Empfehlung ohne Gesetzentwurf. Wer die Kalkulation an dieser Reihenfolge ausrichtet, muss im Januar nicht nachjustieren.

KURZ BEANTWORTET

Die psychische Gefährdungsbeurteilung ist seit jeher für jeden Betrieb Pflicht (§ 5 ArbSchG), unabhängig von Größe oder Branche. Einen Schwellenwert gibt es nicht. Neu seit 2026: Behörden müssen jährlich mindestens 5 % aller Betriebe besichtigen (§ 21 Abs. 1a ArbSchG). Wer eine daraus folgende behördliche Anordnung ignoriert, riskiert Bußgelder bis 30.000 Euro.

Die psychische Gefährdungsbeurteilung 2026 ist keine neue Pflicht. Neu ist die Wahrscheinlichkeit, dass jemand danach fragt: Seit diesem Kalenderjahr müssen die Arbeitsschutzbehörden mindestens 5 Prozent der Betriebe in ihrem Land besichtigen. So steht es in § 21 Abs. 1a ArbSchG. Wer bisher darauf gesetzt hat, dass ohnehin nie jemand vorbeikommt, rechnet ab jetzt mit anderen Zahlen. Wir zeigen dir, was das Gesetz verlangt, welche Bußgelder im Raum stehen und wie du die Dokumentation ablegst, damit sie im Ernstfall auch auffindbar ist.

Was ist die psychische Gefährdungsbeurteilung, und wer muss sie machen?

Die psychische Gefährdungsbeurteilung ist der Teil der gesetzlich vorgeschriebenen Gefährdungsbeurteilung, der psychische Belastungen bei der Arbeit ermittelt und bewertet. Rechtsgrundlage ist § 5 ArbSchG. Zuständig ist die Arbeitgeberseite, unabhängig von Branche, Rechtsform und Betriebsgröße.

Der Gesetzestext ist an dieser Stelle knapp. § 5 Abs. 1 ArbSchG formuliert die Grundpflicht: „Der Arbeitgeber hat durch eine Beurteilung der für die Beschäftigten mit ihrer Arbeit verbundenen Gefährdung zu ermitteln, welche Maßnahmen des Arbeitsschutzes erforderlich sind.“ Absatz 3 zählt dann sechs Faktoren auf, aus denen sich eine Gefährdung „insbesondere“ ergeben kann. Nummer 6 lautet schlicht: „psychische Belastungen bei der Arbeit“.

Damit steht die psychische Belastung im Gesetz gleichrangig neben Lärm, Gefahrstoffen und Maschinen. Sie ist kein Zusatzmodul für große Konzerne, sondern eine der sechs Gefährdungsquellen, die du prüfen musst.

Was zählt zu „psychischen Belastungen bei der Arbeit“?

Der Begriff ist im Arbeitsschutz neutral gemeint, nicht negativ. Die DGUV definiert psychische Belastung nach DIN EN ISO 10075-1:2018-01 als „die Gesamtheit aller erfassbaren Einflüsse, die von außen auf den Menschen zukommen und psychisch auf ihn einwirken“. Belastung ist also erst einmal alles, was auf die Psyche wirkt — auch das, was motiviert und weiterbringt.

Für die Beurteilung nennt die DGUV sechs Gestaltungsbereiche:

• Arbeitsinhalt und Arbeitsaufgabe
• Arbeitsorganisation
• Arbeitszeit
• Soziale Beziehungen
• Arbeitsmittel
• Arbeitsumgebung

Interessant ist der dritte Punkt. Arbeitszeit taucht nicht nur hier auf, sondern auch direkt im Gesetz: § 5 Abs. 3 Nr. 4 ArbSchG nennt ausdrücklich „die Gestaltung von Arbeits- und Fertigungsverfahren, Arbeitsabläufen und Arbeitszeit und deren Zusammenwirken“. Ständige Erreichbarkeit, kurzfristige Dienstplanänderungen, aufgelaufene Überstundenberge — das sind keine weichen Kulturthemen, sondern Prüfpunkte im Arbeitsschutz.

Was ändert sich 2026 konkret, und warum wird jetzt öfter kontrolliert?

Geändert hat sich nicht die Pflicht, sondern die Kontrolldichte. § 21 Abs. 1a ArbSchG schreibt den Ländern seit diesem Jahr eine Mindestbesichtigungsquote vor. Der Wortlaut: „Beginnend mit dem Kalenderjahr 2026 sind im Laufe eines Kalenderjahres mindestens 5 Prozent der im Land vorhandenen Betriebe zu besichtigen.“

Fünf Prozent pro Jahr klingt nach wenig. Rechne es einmal auf einen Betriebsbestand hoch.

Die Quote ist eine Untergrenze, kein Zielwert. Und zufällig ausgewählt wird auch nicht: Nach § 21 Abs. 1 ArbSchG berücksichtigen die Behörden bei der Auswahl das Gefährdungspotenzial. Branchen mit hoher Unfall- oder Belastungsdichte stehen also eher auf der Liste als das ruhige Büro nebenan.

Was prüfen Arbeitsschutzbehörden bei einer Betriebsbesichtigung?

Eine bundesweit einheitliche Prüfliste gibt es nicht — die Aufsicht liegt bei den Ländern. Woran sich eine Betriebsbesichtigung ausrichtet, gibt aber das Gesetz vor: daran, ob eine Beurteilung stattgefunden hat, ob daraus Maßnahmen abgeleitet wurden und ob es dazu Unterlagen gibt.

Diese drei Punkte stehen so im Gesetz. § 6 Abs. 1 ArbSchG verlangt Unterlagen, „aus denen das Ergebnis der Gefährdungsbeurteilung, die von ihm festgelegten Maßnahmen des Arbeitsschutzes und das Ergebnis ihrer Überprüfung ersichtlich sind“. Ergebnis, Maßnahmen, Überprüfung. Fehlt einer der drei Bausteine, fehlt der Nachweis.

Dazu kommt die Pflicht, dranzubleiben. § 3 Abs. 1 Satz 2 ArbSchG: „Er hat die Maßnahmen auf ihre Wirksamkeit zu überprüfen und erforderlichenfalls sich ändernden Gegebenheiten anzupassen.“ Eine Beurteilung von 2019, die seither unangetastet im Ordner liegt, erfüllt diesen Satz nicht.

Findet die Behörde etwas, folgt in der Regel nicht sofort ein Bußgeldbescheid. Nach § 22 Abs. 3 ArbSchG kann die zuständige Behörde im Einzelfall anordnen, welche Maßnahmen zu treffen sind, und dafür — außer bei Gefahr im Verzug — eine angemessene Frist setzen. Erst wenn diese Anordnung ins Leere läuft, wird es teuer.

Welche Bußgelder drohen ohne aktuelle Gefährdungsbeurteilung?

§ 25 Abs. 2 ArbSchG sieht Geldbußen bis zu 30.000 Euro vor, in den übrigen Fällen bis zu 5.000 Euro. Im Netz wird das allerdings oft verkürzt, deshalb genauer: Das ArbSchG stellt die fehlende Gefährdungsbeurteilung nicht unmittelbar unter Bußgeld. Der Bußgeldtatbestand des § 25 Abs. 1 ArbSchG knüpft an zwei andere Dinge an: an Verstöße gegen bestimmte Rechtsverordnungen und an Verstöße gegen eine vollziehbare behördliche Anordnung nach § 22 Abs. 3 ArbSchG.

Im Klartext: Der teure Moment ist nicht die Besichtigung, sondern das Ignorieren dessen, was danach angeordnet wird.

Der Wortlaut von § 25 Abs. 2 ArbSchG dazu: Die Ordnungswidrigkeit kann „in den Fällen des Absatzes 1 Nr. 1 und 2 Buchstabe b mit einer Geldbuße bis zu fünftausend Euro, in den Fällen des Absatzes 1 Nr. 2 Buchstabe a mit einer Geldbuße bis zu dreißigtausend Euro geahndet werden“.

Die vierte Zeile der Tabelle wird oft übersehen. § 26 ArbSchG macht aus der Ordnungswidrigkeit eine Straftat, wenn eine Anordnung „beharrlich“ wiederholt missachtet wird oder wenn durch eine solche vorsätzliche Zuwiderhandlung Leben oder Gesundheit eines Beschäftigten gefährdet werden. Dafür braucht es einiges — aber die Norm existiert.

Wie führst du die psychische Gefährdungsbeurteilung Schritt für Schritt durch?

Das ArbSchG schreibt kein Verfahren vor. Es schreibt Ergebnisse vor. Aus § 5, § 3 und § 6 ArbSchG lässt sich aber eine Reihenfolge ableiten, die in der Praxis trägt:

1. Tätigkeiten und Bereiche festlegen. § 5 Abs. 2 ArbSchG verlangt die Beurteilung „je nach Art der Tätigkeiten“; bei gleichartigen Arbeitsbedingungen ist die Beurteilung eines Arbeitsplatzes oder einer Tätigkeit ausreichend. In einem 40-Personen-Unternehmen bildest du also Tätigkeitsgruppen, statt 40 Einzelbeurteilungen zu führen.
2. Belastungen ermitteln. Dafür gehst du die sechs Gestaltungsbereiche der DGUV durch, von Arbeitsinhalt bis Arbeitsumgebung.
3. Beurteilen. Wo besteht Handlungsbedarf, wo nicht? Diese Bewertung ist der Kern von § 5 Abs. 1 ArbSchG: ermitteln, welche Maßnahmen erforderlich sind.
4. Maßnahmen ableiten und festlegen. Konkret, mit Verantwortlichkeit und Termin. „Kommunikation verbessern“ ist keine Maßnahme.
5. Umsetzen.
6. Wirksamkeit prüfen und dokumentieren. § 3 Abs. 1 Satz 2 ArbSchG verlangt die Wirksamkeitsprüfung, § 6 Abs. 1 ArbSchG die Unterlagen dazu.

Schritt 6 bleibt in KMU am häufigsten liegen. Die Befragung wird gemacht, die Auswertung landet in einer Präsentation, danach passiert ein halbes Jahr nichts — und die Frage nach dem „Ergebnis ihrer Überprüfung“ bleibt offen.

Welche Methoden eignen sich für kleinere Betriebe?

Drei Zugänge sind in der Praxis verbreitet: die schriftliche oder digitale Befragung der Beschäftigten, der moderierte Workshop in kleiner Runde und das Beobachtungsinterview am Arbeitsplatz. Welcher passt, hängt weniger vom Budget ab als von der Größe der Gruppen. Bei acht Personen in einer Tätigkeitsgruppe ist eine anonyme Befragung faktisch kaum noch anonym. Dann trägt ein moderierter Workshop mit externer Begleitung meist mehr.

Zwar lässt sich der fachliche Teil grundsätzlich selbst stemmen, etwa mit Unterstützung der Fachkraft für Arbeitssicherheit oder der Berufsgenossenschaft. Dennoch: Beim ersten Durchgang fährst du mit externer Moderation meist besser, vor allem wenn ein heikles Thema wie Führungsverhalten mit auf den Tisch kommt.

Arbeitszeitdaten, die früh etwas zeigen

Dauerhafte Überstunden, gehäufte Kurzabwesenheiten, nie genommener Resturlaub — solche Muster erkennst du in einer sauber geführten Zeiterfassung, bevor sie in einer Befragung auftauchen. Ein Ersatz für die Gefährdungsbeurteilung ist das nicht, aber ein guter Ausgangspunkt für Schritt 2.

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Wie dokumentierst du die Gefährdungsbeurteilung rechtssicher?

Nachweisbar ist, was du innerhalb weniger Minuten vorlegen kannst. § 6 Abs. 1 ArbSchG nennt drei Pflichtbestandteile: das Ergebnis der Gefährdungsbeurteilung, die festgelegten Maßnahmen und das Ergebnis ihrer Überprüfung. In der Praxis kommen Datum, verwendete Methode und die beteiligten Personen dazu. Ohne diese Angaben lässt sich später nicht mehr rekonstruieren, worauf die Bewertung beruhte.

Der Klassiker ist ohnehin nicht die fehlende Beurteilung, sondern die verschollene. Die Auswertung liegt auf dem Laufwerk einer Person, die seit zwei Jahren nicht mehr im Unternehmen ist. Der Maßnahmenplan existiert als Ausdruck in einem Ordner im Nebenraum. Und der Wirksamkeitscheck wurde im Teammeeting besprochen, aber nie festgehalten.

Personizer ist eine modulare HR-Software für kleine und mittlere Unternehmen im DACH-Raum — mit Zeiterfassung, Urlaubsplanung, digitaler Personalakte und DATEV-Datenservice. Für den Arbeitsschutz heißt das ganz nüchtern: Wir liefern den Ablageort und die Zugriffssteuerung, nicht die fachliche Beurteilung.

Weitere Informationen rund um Aufbewahrungsfristen und Bußgelder findest du unter anderem in den neuen Pflichten für die digitale Personalakte, die ab dem 01. Januar 2027 gelten.

Häufig gestellte Fragen

Hier findest du Antworten auf die wichtigsten Fragen. Falls du weitere Hilfe benötigst, kontaktiere gerne unseren Support.

Ist die psychische Gefährdungsbeurteilung für jedes Unternehmen Pflicht?

Ja. § 5 Abs. 1 ArbSchG verpflichtet jeden Arbeitgeber zur Beurteilung der mit der Arbeit verbundenen Gefährdungen, und § 5 Abs. 3 Nr. 6 ArbSchG nennt „psychische Belastungen bei der Arbeit“ ausdrücklich als eine der Gefährdungsquellen. Die Vorschrift enthält keine Ausnahme nach Branche, Rechtsform oder Unternehmensgröße.

Ab wie vielen Mitarbeitenden gilt die Pflicht zur psychischen Gefährdungsbeurteilung?

Es gibt keinen Schwellenwert. § 5 ArbSchG nennt keine Mindestzahl an Beschäftigten, ab der die Gefährdungsbeurteilung greift — sie gilt ab dem ersten Beschäftigten. Mit der Betriebsgröße skaliert nur der Dokumentationsumfang: § 6 Abs. 1 ArbSchG verlangt die „je nach Art der Tätigkeiten und der Zahl der Beschäftigten erforderlichen Unterlagen“.

Was passiert, wenn ich keine psychische Gefährdungsbeurteilung durchführe?

Zunächst kann die Aufsichtsbehörde nach § 22 Abs. 3 ArbSchG anordnen, welche Maßnahmen zu treffen sind, und dafür eine angemessene Frist setzen. Wird diese vollziehbare Anordnung missachtet, greift § 25 ArbSchG: bis zu 30.000 Euro Geldbuße für Arbeitgeber und verantwortliche Personen (§ 25 Abs. 1 Nr. 2 Buchst. a i. V. m. Abs. 2), bis zu 5.000 Euro in den übrigen Fällen. Wird eine solche Zuwiderhandlung beharrlich wiederholt oder werden durch sie vorsätzlich Leben oder Gesundheit eines Beschäftigten gefährdet, sieht § 26 ArbSchG Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr oder Geldstrafe vor. Dass ein Verstoß auffällt, ist seit 2026 wahrscheinlicher: § 21 Abs. 1a ArbSchG verpflichtet die Behörden, jährlich mindestens 5 Prozent der Betriebe im Land zu besichtigen.

Wie oft muss die Gefährdungsbeurteilung aktualisiert werden?

Ein festes Intervall nennt das Arbeitsschutzgesetz nicht. Maßgeblich ist § 3 Abs. 1 Satz 2 ArbSchG: „Er hat die Maßnahmen auf ihre Wirksamkeit zu überprüfen und erforderlichenfalls sich ändernden Gegebenheiten anzupassen.“ Anlass zur Überprüfung geben also vor allem veränderte Gegebenheiten — neue Tätigkeiten, Umstrukturierungen, neue Arbeitsmittel oder Hinweise darauf, dass die bisherigen Maßnahmen nicht wirken. Unabhängig davon gehört das Ergebnis jeder Überprüfung nach § 6 Abs. 1 ArbSchG in die Unterlagen.

Was prüfen Arbeitsschutzbehörden bei einer Betriebsbesichtigung?

Eine bundesweit einheitliche Prüfliste gibt es nicht, weil die Überwachung nach § 21 Abs. 1 ArbSchG Ländersache ist. Den gesetzlichen Rahmen setzt § 6 Abs. 1 ArbSchG: Es müssen Unterlagen vorliegen, aus denen das Ergebnis der Gefährdungsbeurteilung, die festgelegten Arbeitsschutzmaßnahmen und das Ergebnis ihrer Überprüfung hervorgehen. Entsprechend hilft es, diese Nachweise zentral und auffindbar abzulegen — personenbezogene Belege wie Unterweisungen zum Beispiel in einer digitalen Personalakte.

Wie dokumentiere ich die Gefährdungsbeurteilung rechtssicher, ohne Papierchaos?

Sinnvoll ist eine digitale, zugriffsgeschützte Ablage statt verstreuter Excel-Dateien und Papierordner. Inhaltlich müssen nach § 6 Abs. 1 ArbSchG mindestens Ergebnis, festgelegte Maßnahmen und Ergebnis der Überprüfung nachvollziehbar sein; in der Praxis kommen Datum, Methode und Beteiligte dazu. Die Beurteilung selbst ist ein betriebsbezogenes Dokument, personenbezogene Nachweise wie Unterweisungsbestätigungen gehören dagegen in die jeweilige Personalakte.

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Fazit: Psychische Gefährdungsbeurteilung 2026

Rechtlich hat sich 2026 an deiner Pflicht nichts geändert. Denn § 5 Abs. 3 Nr. 6 ArbSchG steht unverändert im Gesetz. Verändert hat sich die Wahrscheinlichkeit, dass jemand nachschaut: Mit der Mindestbesichtigungsquote aus § 21 Abs. 1a ArbSchG wird aus einer theoretischen Anforderung eine, die dir konkret begegnen kann.

Der pragmatische nächste Schritt ist trotzdem kein Großprojekt. Nimm dir die vorhandenen Unterlagen vor und beantworte drei Fragen: Gibt es ein dokumentiertes Ergebnis? Stehen dazu konkrete Maßnahmen mit Verantwortlichen? Und ist irgendwo festgehalten, ob diese Maßnahmen gewirkt haben? Überall, wo die Antwort „nein“ lautet, weißt du, wo du anfängst.

Nachweise, die im Ernstfall auffindbar sind

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KURZ BEANTWORTET

Die Erfassungspflicht gilt seit dem BAG-Beschluss von 2022 für das gesamte Praxisteam, ohne Ausnahme für Arztpraxen. Bei Minijob-MFA gilt eine schärfere Frist: Erfassung binnen sieben Tagen, Bußgeld bis 50.000 Euro (§ 17 MiLoG). Bei Teilzeit-MFA fällt der Überstundenzuschlag schon ab der individuellen Vertragszeit an, nicht erst ab 38,5 Wochenstunden. Berufsschultage zählen bei Azubis als Arbeitszeit.

Eine Vollzeit-MFA am Empfang, zwei in Teilzeit, eine Minijobberin für den Freitagnachmittag und ein Azubi im zweiten Lehrjahr — eine ganz normale Praxis. Für jede dieser Personen gilt bei der Arbeitszeiterfassung in der Arztpraxis eine leicht andere Rechtslage. Eine einzige Excel-Tabelle für alle? Damit übersieht man schnell etwas. Wir gehen die vier Gruppen einzeln durch, klären, was heute verbindlich ist, und ordnen ein, was die geplante Reform des Arbeitszeitgesetzes daran ändern würde.

Was bedeutet Arbeitszeiterfassung für Arztpraxen und warum ist sie Pflicht?

Arbeitszeiterfassung bezeichnet die systematische Dokumentation von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit jedes Beschäftigten. Für Arztpraxen ist sie seit 2022 keine Kür mehr, sondern Pflicht und zwar für das gesamte Team, nicht nur für angestellte Ärzte.

Grundlage ist der Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (Az. 1 ABR 22/21). Das BAG entschied, dass Arbeitgeber schon nach geltendem Recht ein System zur Erfassung der Arbeitszeit einführen müssen. Die Richter stützten das auf § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz, ausgelegt im Licht des europäischen Rechts (Bundesarbeitsgericht, 1 ABR 22/21). Nach dem Leitsatz gilt die Pflicht, „soweit der Gesetzgeber keine Ausnahmen vorgesehen hat“ und eine Ausnahme für Arztpraxen oder medizinische Einrichtungen gibt es nicht.

Das BAG-Urteil 1 ABR 22/21: Was genau entschieden wurde

Die Erfassungspflicht war da, bevor irgendjemand ein neues Gesetz dazu verabschiedet hat. Das BAG hat sie nicht erfunden, sondern aus dem Arbeitsschutzgesetz und der Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs abgeleitet. Für die Praxis heißt das: Du kannst nicht darauf warten, bis „das Gesetz kommt“. Erfasst werden muss schon jetzt.

Welche Aufzeichnungspflichten schon heute im Arbeitszeitgesetz stehen

Neben der allgemeinen BAG-Pflicht gibt es eine ältere, sehr konkrete Regel im Arbeitszeitgesetz. § 16 Abs. 2 ArbZG verlangt wörtlich, dass „der Arbeitgeber … verpflichtet [ist], die über die werktägliche Arbeitszeit des § 3 Satz 1 hinausgehende Arbeitszeit der Arbeitnehmer aufzuzeichnen“ und weiter: „Die Nachweise sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren“ (§ 16 ArbZG).

Übersetzt: Alles, was über acht Stunden werktäglich hinausgeht, muss dokumentiert und zwei Jahre aufbewahrt werden. Wer dagegen verstößt, riskiert ein Bußgeld von bis zu 30.000 Euro (§ 22 ArbZG).

Für die vier typischen Beschäftigtengruppen in einer Praxis sieht das so aus:

Gilt die Pflicht auch für Minijob-MFA?

Ja, und für Minijobber sogar besonders streng. Neben der allgemeinen BAG-Pflicht greift bei geringfügig Beschäftigten eine eigene, deutlich schärfere Aufzeichnungspflicht aus dem Mindestlohngesetz.

Hier lohnt ein genauer Blick, denn im Netz kursieren zu diesem Punkt viele Halbwahrheiten. § 17 MiLoG knüpft an zwei Auslöser an. Satz 1 lautet: „Ein Arbeitgeber, der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer nach § 8 Absatz 1 des Vierten Buches Sozialgesetzbuch oder in den in § 2a des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes genannten Wirtschaftsbereichen … beschäftigt, ist verpflichtet, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit … aufzuzeichnen“ (§ 17 MiLoG).

Das kleine Wort „oder“ ist der Knackpunkt. Arztpraxen stehen nicht auf der Branchenliste des § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz – dort geht es um Bau, Gastronomie, Fleischwirtschaft, Gebäudereinigung und ähnliche Bereiche. Für die reguläre Vollzeit- oder Teilzeit-MFA gilt § 17 MiLoG also nicht. Der erste Auslöser knüpft aber an geringfügig Beschäftigte nach § 8 Abs. 1 SGB IV an, und der gilt branchenunabhängig. Für die Minijobberin in deiner Praxis greift § 17 MiLoG damit sehr wohl.

Was, bis wann und wie lange dokumentiert werden muss

§ 17 MiLoG ist konkret: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit müssen „spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages“ aufgezeichnet werden, und die Aufzeichnungen sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Du hast also maximal sieben Kalendertage Zeit, den Arbeitstag festzuhalten. Nachträglich am Monatsende alles rekonstruieren reicht nicht. Wie das in der Praxis mit einem Arbeitszeitkonto für Minijobs funktioniert, zeigen wir dir in einem eigenen Artikel.

Der Bußgeldrahmen liegt hier höher als beim ArbZG: Bei Verstößen gegen die Aufzeichnungspflicht nach § 17 sind Geldbußen bis zu 50.000 Euro möglich (§ 21 Abs. 3 MiLoG).

Die Minijob-Grenze 2026: 603 Euro und warum sie so wichtig ist

Seit dem 1. Januar 2026 liegt die Verdienstgrenze im Minijob bei 603 Euro im Monat, im Jahr sind das 7.236 Euro. Sie ist dynamisch an den gesetzlichen Mindestlohn gekoppelt, der zum selben Zeitpunkt von 12,82 Euro auf 13,90 Euro pro Stunde gestiegen ist (Minijob-Zentrale). Im Vorjahr lag die Grenze noch bei 556 Euro.

Und was hat das mit der Zeiterfassung zu tun? Die Stunden sind dein wichtigstes Kontrollinstrument, um nicht über die Grenze zu rutschen.

MFA in Teilzeit: was unterscheidet sich bei der Zeiterfassung?

Bei der reinen Erfassungspflicht: nichts. Für Teilzeit-MFA gelten dieselben Grundlagen wie für Vollzeitkräfte: Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit werden erfasst, Punkt. Interessant wird Teilzeit erst beim Thema Mehrarbeit. Und hier steckt ein Detail, das in der Abrechnung regelmäßig untergeht.

Überstunden bei Teilzeit-MFA: Wann greift der Tarifzuschlag?

Der Manteltarifvertrag für Medizinische Fachangestellte setzt die regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit einer Vollzeitkraft auf „durchschnittlich 38,5 Stunden wöchentlich“ (§ 6 Abs. 1 MTV, Ärztekammer Nordrhein). Da läge die Vermutung nahe, ein Zuschlag falle erst an, wenn eine Teilzeitkraft diese 38,5 Stunden überschreitet. Falsch.

Der MTV regelt es genau umgekehrt. § 14 Abs. 4 lautet wörtlich: „Die von Teilzeitkräften geleistete Mehrarbeit ist zu vergüten. Ein Überstundenzuschlag fällt an, wenn die mit der/dem Teilzeitbeschäftigten vereinbarte individuelle Arbeitszeit überschritten wird.“ Maßstab ist also die im Vertrag vereinbarte Stundenzahl, nicht die tarifliche Vollzeit.

Mehrarbeit bei Teilzeit
automatisch sichtbar machen

Mit dem Arbeitszeitkonto von Personizer wird jede Stunde gegen die individuell vereinbarte Vertragszeit abgeglichen. So siehst du sofort, wann bei einer Teilzeit-MFA zuschlagspflichtige Mehrarbeit entsteht, statt es am Monatsende mühsam nachzurechnen.

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Auszubildende MFA: Gelten besondere Regeln?

Nein, was die Pflicht angeht: Azubis sind keine Ausnahme. Der BAG-Beschluss spricht von „Arbeitnehmern“, und dazu zählen arbeitsrechtlich auch Auszubildende, weil nach § 10 Abs. 2 BBiG die für den Arbeitsvertrag geltenden Vorschriften auf das Ausbildungsverhältnis anzuwenden sind. Ihre Arbeitszeit muss also genauso erfasst werden wie die aller anderen. Bei Azubis kommt aber eine Eigenheit hinzu, die in der Zeiterfassung leicht falsch abgebildet wird: die Berufsschule.

Berufsschultage und Blockunterricht zählen als Arbeitszeit

§ 15 Berufsbildungsgesetz verpflichtet den Ausbildungsbetrieb, Auszubildende für die Teilnahme am Berufsschulunterricht freizustellen. Die Unterrichtszeit — einschließlich Pausen und der notwendigen Wegezeiten — wird auf die Ausbildungszeit angerechnet (§ 15 BBiG). Für die Zeiterfassung heißt das: Ein Berufsschultag ist keine Abwesenheit und kein Minus im Arbeitszeitkonto. Er zählt als geleistete Zeit.

Wer das falsch abbildet, produziert gleich doppelten Ärger: falsche Salden im Zeitkonto und, weil daran die Vergütung hängt, potenziell auch Fehler beim Gehalt.

Ausbildungsvergütung 2026 und der Zusammenhang mit der Zeit

Weil die Berufsschulzeit als Arbeitszeit gilt, wirkt sie sich direkt auf die Vergütung aus. Die Ausbildungsvergütung für MFA ist tariflich geregelt und steigt laut Tarifeinigung der Bundesärztekammer zum 1. Januar 2026 „in jedem Ausbildungsjahr um 50 Euro“ gegenüber 2025 (Bundesärztekammer). Ausgehend von den 2025er-Werten (1.000 / 1.100 / 1.200 Euro) ergibt das für 2026 rund 1.050 Euro im ersten, 1.150 Euro im zweiten und 1.250 Euro im dritten Ausbildungsjahr.

Diese Vergütung ist eine Monatspauschale, egal, wie viele Tage die Azubi in der Praxis und wie viele sie in der Berufsschule war. Genau deshalb muss die Zeiterfassung den Berufsschultag korrekt als Arbeitszeit verbuchen, sonst stimmt am Ende die Rechnung nicht.

Was ändert sich durch die ArbZG-Reform 2026?

Das Wichtigste vorweg: Noch ändert sich gar nichts. Der Referentenentwurf des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales (BMAS) vom 18. Juni 2026 ist ein Gesetzentwurf, der bislang nicht verabschiedet wurde — kein geltendes Recht. Was heute für deine Praxis verbindlich ist, steht in den Abschnitten oben. Der Entwurf zeigt nur, wohin die Reise gehen könnte.

Der Kern des Entwurfs: Die ohnehin schon bestehende Erfassungspflicht soll gesetzlich klar verankert und grundsätzlich auf eine elektronische Form umgestellt werden, wobei Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit grundsätzlich am Tag der Arbeitsleistung festzuhalten wären (Osborne Clarke, 18.06.2026; Gleiss Lutz, 24.06.2026).

Übergangsfristen nach Betriebsgröße: Was für typische Praxen zählt

Der Entwurf staffelt die Umstellung nach Betriebsgröße. Die meisten Arztpraxen fallen in die kleinste Kategorie, und die ist für sie die entscheidende:

Vertrauensarbeitszeit abgeschafft? Was der Entwurf wirklich vorsieht

Kurze Entwarnung für alle, die mit Vertrauensarbeitszeit arbeiten: Sie soll grundsätzlich zulässig bleiben. Der Entwurf verlangt aber, dass der Arbeitgeber selbst dann, wenn er die Erfassung an die Beschäftigten delegiert, von Verstößen gegen die Höchstarbeits- und Ruhezeiten erfährt — etwa über automatische Warnhinweise. Abgeschafft würde die Vertrauensarbeitszeit also nicht, aber sie käme mit einer Kontrollpflicht.

So setzt du die Arbeitszeiterfassung in deiner Praxis rechtssicher um

Die gute Nachricht zuerst: Nach aktuellem Recht schreibt dir niemand ein bestimmtes System vor. Ob Papier, Excel oder eine App: die Form ist frei wählbar. Entscheidend sind drei Dinge: Vollständigkeit (Beginn, Ende, Dauer), Aktualität (bei Minijobs die Sieben-Tage-Frist aus § 17 MiLoG) und eine Aufbewahrung von mindestens zwei Jahren.

Papier, Excel oder App: Was reicht heute, was kommt morgen?

Heute reicht rechtlich auch ein handschriftlicher Stundenzettel. Das Problem dabei: Sobald eine Praxis mehrere Beschäftigungsmodelle parallel führt — Vollzeit, Teilzeit, Minijob, Azubi — wird die Handarbeit fehleranfällig. Die Sieben-Tage-Frist für Minijobs, die zuschlagspflichtige Mehrarbeit bei Teilzeit ab der individuellen Vertragszeit, der Berufsschultag als Arbeitszeit: Das alles in einer Tabelle sauber und tagesaktuell zu halten, kostet Zeit und verzeiht keine Flüchtigkeitsfehler.

Mit Blick auf die geplante Reform kommt noch ein Argument dazu: Wer ohnehin bald umstellen könnte, spart sich den doppelten Aufwand, wenn er gleich digital startet. Eine Pflicht dazu besteht für kleine Praxen nach dem Entwurf zwar nicht. Sinnvoll kann es trotzdem sein.

Genau für diese Konstellation gibt es Software. Personizer ist eine modulare HR-Software für kleine und mittlere Unternehmen im DACH-Raum, mit Funktionen für Zeiterfassung, Urlaubsplanung, digitale Personalakte und DATEV-Integration, und lässt sich auch speziell für Arztpraxen und MVZ einsetzen. Der Vorteil gegenüber der Tabelle: Verschiedene Arbeitszeitmodelle laufen parallel in einer Oberfläche, und das System weist automatisch auf Grenzwerte hin, statt dass du sie im Kopf behalten musst.

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Checkliste: Was jede Arztpraxis jetzt dokumentieren sollte

• Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit für jede beschäftigte Person, auch Minijobber und Azubis
• Über acht Stunden werktäglich hinausgehende Arbeitszeit (§ 16 Abs. 2 ArbZG)
• Bei Minijob-MFA: Erfassung spätestens am siebten Kalendertag nach dem Arbeitstag (§ 17 MiLoG)
• Bei Teilzeit-MFA: Mehrarbeit über die individuell vereinbarte Vertragszeit hinaus
• Bei Azubis: Berufsschultage als Arbeitszeit verbucht, nicht als Fehlzeit
• Aufbewahrung aller Nachweise: mindestens zwei Jahre

Fazit: Erfassen musst du heute, digital vielleicht bald

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung in der Arztpraxis steht seit dem BAG-Beschluss von 2022 fest und gilt für dein ganzes Team — vom Vollzeit-Empfang bis zur Minijobberin und zum Azubi. Die Feinheiten unterscheiden sich je nach Gruppe: Sieben-Tage-Frist beim Minijob, Zuschlag ab individueller Vertragszeit bei Teilzeit, Berufsschule als Arbeitszeit beim Azubi. Die Reform würde daraus voraussichtlich eine elektronische Pflicht machen — für kleine Praxen mit einer dauerhaften Ausnahme, für größere MVZ mit Übergangsfrist. Beschlossen ist noch nichts. Der nächste sinnvolle Schritt ist deshalb unspektakulär: Prüf, ob deine heutige Erfassung für alle vier Gruppen wirklich vollständig und tagesaktuell ist.

Häufig gestellte Fragen

Hier findest du Antworten auf die wichtigsten Fragen. Falls du weitere Hilfe benötigst, kontaktiere gerne unseren Support.

Ist die Arbeitszeiterfassung in der Arztpraxis wirklich Pflicht?

Ja. Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (Az. 1 ABR 22/21) sind Arbeitgeber auf Basis von § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz verpflichtet, die Arbeitszeiten aller Beschäftigten systematisch zu erfassen. Eine Ausnahme für Arztpraxen oder medizinische Einrichtungen gibt es nicht. Für Minijob-Beschäftigte gilt zusätzlich die eigenständige Aufzeichnungspflicht nach § 17 Mindestlohngesetz.

Welche Pflichten gelten speziell für Minijob-MFA?

Für geringfügig beschäftigte Medizinische Fachangestellte greift § 17 Mindestlohngesetz über den Verweis auf § 8 Abs. 1 SGB IV — unabhängig von der Branche. Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit müssen spätestens bis zum siebten Kalendertag nach dem jeweiligen Arbeitstag aufgezeichnet und mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden. Verstöße können mit einer Geldbuße bis zu 50.000 Euro geahndet werden (§ 21 Abs. 3 MiLoG).

Müssen MFA-Azubis auch erfasst werden?

Ja. Der BAG-Beschluss verpflichtet zur Erfassung der Arbeitszeit aller Arbeitnehmer — und dazu zählen arbeitsrechtlich auch Auszubildende (§ 10 Abs. 2 BBiG). Wichtig dabei: Berufsschulzeiten werden nach § 15 Berufsbildungsgesetz auf die Ausbildungszeit angerechnet und zählen als Arbeitszeit — auch wenn die Azubi nicht in der Praxis ist. Wer den Berufsschultag in der Zeiterfassung als Abwesenheit verbucht, riskiert falsche Salden und Vergütungsfehler.

Was ändert sich durch die ArbZG-Reform 2026 für Arztpraxen?

Der Referentenentwurf des BMAS vom 18. Juni 2026 sieht vor, dass Arbeitszeiten künftig grundsätzlich elektronisch und am Tag der Arbeitsleistung erfasst werden. Noch ist das kein Gesetz. Betriebe mit bis zu zehn Beschäftigten sollen laut Entwurf dauerhaft von der elektronischen Pflicht ausgenommen bleiben. Betriebe unter 50 Beschäftigten erhielten laut Entwurf fünf Jahre Übergangszeit; für 50–249 Beschäftigte wären es zwei Jahre, ab 250 ein Jahr. Der geplante Bußgeldrahmen ist in den verfügbaren Einordnungen noch nicht einheitlich; das Gesetz ist noch nicht verabschiedet.

Reicht eine Excel-Tabelle als Zeiterfassung in der Arztpraxis?

Nach aktuellem Recht ja — das Gesetz schreibt keine elektronische Form vor. Entscheidend ist die inhaltliche Vollständigkeit: Beginn, Ende, Dauer der Arbeitszeit sowie die über acht Stunden werktäglich hinausgehende Zeit (§ 16 Abs. 2 ArbZG). Der BMAS-Referentenentwurf will das für größere Betriebe auf elektronische Erfassung umstellen, ist aber noch nicht verabschiedet. Bei mehreren Beschäftigungsmodellen wird Excel mit der Zeit allerdings fehleranfällig.

Wie lässt sich die Zeiterfassung für verschiedene Beschäftigungsmodelle in einer Praxis zentral organisieren?

Beschäftigt eine Praxis gleichzeitig Vollzeit-MFA, Teilzeit-MFA, Minijobberinnen und Azubis, braucht sie ein System, das mehrere Arbeitszeitmodelle parallel verwaltet und automatisch auf Grenzwertüberschreitungen hinweist. Personizer bildet das ab: individuelle Arbeitszeitkonten, Überstundenberechnung gegen die vereinbarte Vertragszeit und eine DATEV-Integration für die Lohnabrechnung — in einer Oberfläche und auch für Arztpraxen und MVZ nutzbar.

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KURZ BEANTWORTET

Urlaub verfällt zum Jahresende nur, wenn der Arbeitgeber vorher individuell und nachweisbar darauf hingewiesen hat (BAG, 20.12.2022, 9 AZR 266/20). Fehlt der Hinweis, bleibt der Anspruch bestehen und verjährt auch nicht. Bei einer Kündigung wird der gesamte offene Urlaub abgeltungspflichtig, auch aus mehreren Vorjahren.

Eine Mitarbeiterin kündigt und fordert plötzlich Urlaub aus vier Jahren zurück – über 90 Tage, die nie genommen wurden. Ein Buchungsfehler? Nein. Seit zwei Grundsatzurteilen des Bundesarbeitsgerichts von 2022 verfällt Urlaub nur noch dann, wenn du als Arbeitgeber vorher schriftlich darauf hingewiesen hast. Wer das über Jahre versäumt hat, sitzt auf einem Rückstau und zahlt ihn im Zweifel bei der Abrechnung. Wir zeigen dir, wann die Urlaubsverfall-Hinweispflicht für Arbeitgeber greift, was ein wirksamer Hinweis enthalten muss und wie du den Prozess im Betrieb dauerhaft aufsetzt.

Was bedeutet Urlaubsverfall und warum gilt er nicht automatisch?

Urlaub verfällt am Jahresende nur dann, wenn du die betroffene Person vorher individuell und nachweisbar aufgefordert hast, ihn zu nehmen. Bleibt dieser Hinweis aus, bleibt auch der Anspruch bestehen – theoretisch über Jahre.

Urlaubsverfall bezeichnet den Untergang eines Urlaubsanspruchs durch Zeitablauf. Er tritt ein, wenn Urlaub nicht innerhalb des Urlaubsjahres oder des zulässigen Übertragungszeitraums genommen wurde. So weit die Theorie aus dem Gesetzbuch. In der Praxis hat sich dieser Automatismus seit 2018 grundlegend verschoben.

Was § 7 Abs. 3 BUrlG vorgibt

Das Bundesurlaubsgesetz ist an dieser Stelle knapp. In § 7 Abs. 3 BUrlG heißt es wörtlich:

„Der Urlaub muß im laufenden Kalenderjahr gewährt und genommen werden. Eine Übertragung des Urlaubs auf das nächste Kalenderjahr ist nur statthaft, wenn dringende betriebliche oder in der Person des Arbeitnehmers liegende Gründe dies rechtfertigen. Im Fall der Übertragung muß der Urlaub in den ersten drei Monaten des folgenden Kalenderjahrs gewährt und genommen werden.“

Der Übertragungszeitraum endet also am 31. März des Folgejahres. Entscheidend ist der zweite Satz: Eine Übertragung setzt einen dringenden Grund voraus. Fehlt der, wäre der Urlaub nach dem reinen Gesetzeswortlaut zum 31. Dezember weg. Und genau hier hat die Rechtsprechung eine zusätzliche Bedingung eingezogen.

Was EuGH und BAG daraus gemacht haben

Der Europäische Gerichtshof hat 2018 im Fall Max-Planck-Gesellschaft (EuGH 06.11.2018 – C-684/16) entschieden, dass ein Arbeitnehmer erworbene Urlaubsansprüche nicht automatisch verliert, nur weil er keinen Urlaub beantragt hat. Der Arbeitgeber muss aktiv werden: auffordern und warnen. Rechtsgrundlage ist Art. 7 der Arbeitszeitrichtlinie 2003/88/EG und Art. 31 Abs. 2 der EU-Grundrechtecharta.

Vier Jahre später ging der EuGH noch einen Schritt weiter. Im Urteil vom 22.09.2022 (C-120/21) stellte er klar: Auch die dreijährige Verjährung greift nicht, solange der Arbeitgeber seiner Mitwirkungsobliegenheit nicht nachgekommen ist. Das Bundesarbeitsgericht hat diese Vorgabe umgehend auf deutsches Recht übertragen (BAG 20.12.2022 – 9 AZR 266/20). Wörtlich heißt es dort:

„Die Verjährung beginnt danach erst, wenn der Arbeitgeber seinen Mitwirkungsobliegenheiten bei der tatsächlichen Gewährung von Urlaub nachgekommen ist.“

Im Klartext: ohne Hinweis kein Verfall, und ohne Hinweis auch keine Verjährung. Der Anspruch liegt auf dem Konto, bis du reagierst.

Wann greift die Hinweispflicht und für wen gilt sie?

Die Hinweispflicht gilt praktisch für jeden Betrieb mit Angestellten. Sobald ein Mitarbeiter gesetzlichen Mindesturlaub nach dem Bundesurlaubsgesetz hat, entsteht mit dem Urlaubsanspruch auch deine Pflicht, rechtzeitig auf den drohenden Verfall hinzuweisen.

Die Hinweispflicht beim Urlaubsverfall ist die Obliegenheit des Arbeitgebers, Mitarbeitende individuell, konkret und nachweisbar auf noch offene Urlaubstage und den drohenden Verfall hinzuweisen. Ohne diesen Hinweis kann Urlaub weder verfallen noch verjähren. Eine Betriebsgröße, ab der die Pflicht erst gilt, gibt es nicht – sie beginnt bei der ersten angestellten Person.

Gilt die Pflicht auch für Urlaub aus Vorjahren?

Ja. Sie erstreckt sich auch auf Urlaubstage aus früheren Kalenderjahren, in denen du nicht hingewiesen hast. Das ist der Kern des Rückstau-Problems: Wer 2021, 2022 und 2023 keinen Hinweis verschickt hat, ist diese Ansprüche nicht losgeworden – sie sind alle noch da. Rückwirkend „reparieren“ lässt sich das nicht, indem du sie heute für erledigt erklärst. Nachholen kannst du nur den Hinweis für die Zukunft.

Sonderfall: langzeiterkrankte Mitarbeitende

Bei langer Krankheit gilt die Pflicht nur eingeschränkt. Das BAG hat den Fall am selben Tag mitentschieden (BAG 20.12.2022 – 9 AZR 245/19). Entscheidend ist, ob die Person im Urlaubsjahr überhaupt gearbeitet hat.

War jemand zumindest zeitweise arbeitsfähig, bevor er dauerhaft erkrankte, erlischt der in dieser Zeit erworbene Urlaub nach 15 Monaten nur dann, wenn du deiner Hinweispflicht nachgekommen bist. War die Person dagegen das ganze Jahr durchgehend arbeitsunfähig, gilt der 15-Monats-Verfall auch ohne Hinweis. Das BAG formuliert es so:

„War der Arbeitnehmer seit Beginn des Urlaubsjahres durchgehend bis zum 31. März des zweiten auf das Urlaubsjahr folgenden Kalenderjahres arbeitsunfähig bzw. voll erwerbsgemindert, verfällt der Urlaubsanspruch weiterhin nach Ablauf der 15 Monatsfrist unabhängig davon, ob der Arbeitgeber seinen Mitwirkungsobliegenheiten nachgekommen ist.“

Was muss ein rechtssicherer Hinweis enthalten?

Ein wirksamer Hinweis ist individuell, konkret und nachweisbar. Er nennt die genaue Zahl der noch offenen Urlaubstage, benennt die Frist, macht die Folge klar – Verfall – und fordert die Person aktiv auf, den Urlaub zu nehmen. Fehlt einer dieser Bausteine, kann der Hinweis unwirksam sein.

Die vier Pflichtbestandteile im Überblick

Das deckt sich mit dem, was das BAG verlangt. Zur Arbeitgeberpflicht heißt es im Urteil 9 AZR 266/20 wörtlich:

„Er muss ihn – erforderlichenfalls förmlich – dazu auffordern, seinen Urlaub zu nehmen, und ihm klar und rechtzeitig mitteilen, dass der Urlaub verfällt.“

Reicht eine E-Mail – oder muss es mehr sein?

Eine E-Mail reicht. Nach der arbeitsrechtlichen Fachliteratur sollte der Hinweis „aus Gründen der Nachweisbarkeit zumindest in Textform“ erfolgen (Haufe) – und diese Textform erfüllt eine E-Mail. Es braucht kein unterschriebenes Schreiben und keinen Einschreibebrief.

Der Knackpunkt ist nicht der Kanal, sondern der Nachweis. Die Beweislast liegt bei dir als Arbeitgeber. Kannst du im Streitfall nicht belegen, wann und mit welchem Inhalt du hingewiesen hast, stehst du so da, als hättest du gar nichts geschickt. Deshalb: E-Mail mit Lesebestätigung, eine dokumentierte Zustellung oder eine automatische Protokollierung im HR-System.

Kein pauschaler Hinweis im Arbeitsvertrag

Ein allgemeiner Satz im Arbeitsvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung genügt nicht. Der Hinweis muss für jede Person und jedes Urlaubsjahr einzeln erfolgen – mit der aktuellen Tagezahl. Eine einmal formulierte Standardklausel, die für alle und für immer gelten soll, erfüllt die Pflicht nicht.

Wann muss der Hinweis spätestens erfolgen?

Am besten zu Jahresbeginn. So früh, dass die Person den Urlaub realistisch noch nehmen kann – und nicht erst kurz vor knapp im Dezember, wenn 15 offene Tage in drei Wochen ohnehin nicht mehr unterzubringen sind.

Die arbeitsrechtliche Praxis empfiehlt, „die Unterrichtung so früh wie möglich, zumindest aber in der ersten Hälfte des Kalenderjahres durchzuführen“ (Haufe). Der Grund ist einfach: Ein Hinweis, der faktisch keine Chance mehr lässt, den Urlaub zu nehmen, erfüllt seinen Zweck nicht.

Zweimaliger Hinweis als Best Practice

Ein einziger Hinweis pro Jahr funktioniert, aber zwei sind sicherer. Die verbreitete Empfehlung: einmal zu Jahresbeginn mit allen offenen Tagen, einmal im Herbst als Erinnerung mit der dann aktuellen Resttagezahl. Der erste Durchgang deckt auch übertragene Altbestände ab, der zweite fängt die Fälle, in denen bis zum Herbst wenig passiert ist. Wie eine strukturierte Urlaubsplanung im Unternehmen diesen Rhythmus stützen kann, findest du in unserem gesonderten Leitfaden.

Was passiert, wenn der Hinweis zu spät oder gar nicht kommt?

Dann verfällt der Urlaub nicht. Die dreijährige Verjährungsfrist beginnt nicht zu laufen. Und bei einer Kündigung wird der gesamte offene Urlaub abgeltungspflichtig – auch der aus mehreren Vorjahren. Genau dieser Fall summiert sich zu Beträgen, die niemand eingeplant hat. Wie viel das sein kann, rechnen wir weiter unten durch.

Wie dokumentiere ich die Hinweise rechtssicher?

Die Beweislast liegt beim Arbeitgeber. Wer im Streitfall nicht nachweisen kann, wann und mit welchem Inhalt er hingewiesen hat, verliert – auch wenn er den Hinweis tatsächlich verschickt hat. Ein Hinweis ohne Nachweis ist im Zweifel keiner.

Das ist bürokratisch, keine Frage. Aber es ist der Teil, an dem die meisten Betriebe scheitern: Der Hinweis geht raus und wird dann nicht sauber abgelegt. Zwei Jahre später fehlt der Beleg.

Checkliste: Hinweis-Dokumentation im Betrieb

• Hinweis-Datum protokollieren – wann genau ging der Hinweis raus?
• Inhalt archivieren – die konkrete E-Mail oder Textdatei mit der genannten Tagezahl aufbewahren
• Zustellung sichern – Empfangsbestätigung, Lesebestätigung oder technische Zustellprotokollierung
• Getrennt ablegen – für jede Person und jedes Urlaubsjahr einzeln, nicht als Sammel-PDF
• Lange genug aufbewahren – mindestens bis das Ende des jeweiligen Verjährungszeitraums sicher überschritten ist

Wer sich mit den Dokumentationspflichten im Arbeitsverhältnis grundsätzlich schwertut, findet in unserem Beitrag zu den Dokumentationspflichten bei der Arbeitszeiterfassung den größeren Rahmen dazu.

So setzt ihr die Hinweispflicht dauerhaft um

Ein einmaliger Hinweis reicht nicht. Du brauchst einen festen Prozess, der sich jedes Jahr wiederholt und für alle Mitarbeitenden lückenlos dokumentiert ist. Sonst rutscht in einem hektischen Jahr genau die eine Person durch, die später kündigt.

Schritt für Schritt: der Jahresrhythmus für HR

1. Januar: Urlaubsstand für alle Mitarbeitenden abrufen – inklusive übertragener Resttage aus dem Vorjahr.
2. Januar/Februar: Individuelle Hinweis-E-Mails versenden. Pro Person: Resttagezahl, Frist, Konsequenz, Aufforderung.
3. Herbst (etwa Oktober): Erinnerung mit dem dann aktuellen Resttage-Stand.
4. Dezember: Kurz-Check – wer hat noch offene Tage, und ist der Hinweis dokumentiert?
5. Laufend: Jeden Hinweis protokolliert ablegen, getrennt nach Person und Jahr.

Und ganz ehrlich: Ein Tool nimmt dir die Pflicht nicht ab. Den Hinweis musst du inhaltlich verantworten, und ob er im Einzelfall wirksam ist, entscheidet nicht die Software. Was ein System leisten kann, ist die fehleranfällige Handarbeit zu reduzieren – den Urlaubsstand pro Person bereitstellen, damit du die richtige Zahl in den Hinweis schreibst.

Was droht bei versäumter Hinweispflicht?

Wer nie hingewiesen hat, sitzt auf einem Rückstau offener Urlaubsansprüche, die weder verfallen noch verjähren. Bei einer Kündigung müssen sie in voller Höhe abgegolten werden – nach § 7 Abs. 4 BUrlG: „Kann der Urlaub wegen Beendigung des Arbeitsverhältnisses ganz oder teilweise nicht mehr gewährt werden, so ist er abzugelten.“

Der Rückstau-Effekt in Zahlen

Ein Rechenbeispiel zur Illustration – die konkreten Zahlen sind fiktiv, die Formel stimmt.

Bei drei solchen Fällen im Team reden wir über eine fünfstellige Summe, die niemand auf dem Schirm hatte. Das ist der teure Teil der versäumten Hinweispflicht: Sichtbar wird er erst, wenn jemand geht.

Fazit: Hinweispflicht

Wer die Hinweispflicht einmal im Jahr sauber abarbeitet und dokumentiert, macht aus einem offenen Haftungsrisiko eine kalkulierbare Routine. Die Rechtslage ist seit den Urteilen von 2022 eindeutig, und sie liegt in deiner Hand: kein Hinweis bedeutet kein Verfall – und im Zweifel eine Rechnung, die bei der nächsten Kündigung fällig wird. Zwei individuelle Hinweise pro Jahr sind wenig Aufwand, gemessen an dem, was ein jahrelang gewachsener Rückstau kosten kann.

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Mit der Urlaubsplanung von Personizer rufst du den aktuellen Urlaubsstand pro Person ab, statt ihn aus verstreuten Tabellen zusammenzusuchen. Das macht den jährlichen Hinweis-Prozess planbar und den Rückstau früh sichtbar.

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Häufig gestellte Fragen

Hier findest du Antworten auf die wichtigsten Fragen. Falls du weitere Hilfe benötigst, kontaktiere gerne unseren Support.

Was ist die Hinweispflicht beim Urlaubsverfall?

Die Hinweispflicht verpflichtet Arbeitgebende dazu, Mitarbeitende individuell und nachweisbar darauf hinzuweisen, dass noch offene Urlaubstage bis zum Jahresende – bei Übertragung bis zum 31. März des Folgejahres – genommen werden müssen und der Urlaub andernfalls verfällt. Ohne diesen Hinweis verfällt der Urlaubsanspruch nicht und verjährt auch nicht. Das hat das Bundesarbeitsgericht am 20. Dezember 2022 (9 AZR 266/20) klargestellt.

Reicht ein allgemeiner Hinweis im Arbeitsvertrag?

Nein. Ein pauschaler Hinweis im Arbeitsvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung genügt nicht. Der Hinweis muss für jede Person und jedes Urlaubsjahr einzeln erfolgen – mit der konkreten Anzahl der noch offenen Urlaubstage, der geltenden Frist und der ausdrücklichen Aufforderung, den Urlaub zu nehmen.

Was passiert, wenn Arbeitgebende die Hinweispflicht nicht erfüllen?

Der Urlaubsanspruch verfällt nicht, und die dreijährige Verjährungsfrist beginnt nicht zu laufen. Tritt eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter aus dem Unternehmen aus, müssen alle nicht genommenen Urlaubstage abgegolten werden – auch die aus mehreren Vorjahren. Je nach Dauer der Betriebszugehörigkeit und Höhe des Lohns können sich dabei erhebliche Beträge ansammeln.

Gilt die Hinweispflicht auch für langzeiterkrankte Mitarbeitende?

Nur eingeschränkt. Wer das gesamte Urlaubsjahr durchgehend arbeitsunfähig war, muss nicht hingewiesen werden – hier gilt der gesonderte 15-Monats-Verfall. War eine Person hingegen zumindest einen Teil des Jahres arbeitsfähig, bevor sie erkrankte, besteht die Hinweispflicht für diesen Zeitraum. Das hat das BAG mit Urteil vom 20. Dezember 2022 (9 AZR 245/19) präzisiert.

Ab wann läuft die Verjährungsfrist für Urlaubsansprüche?

Die dreijährige Verjährungsfrist beginnt erst am Ende des Jahres, in dem der Arbeitgeber korrekt und individuell auf den drohenden Urlaubsverfall hingewiesen hat – nicht automatisch mit dem Jahresende des Entstehungsjahres. Das ist die zentrale Aussage des BAG-Urteils vom 20. Dezember 2022 (9 AZR 266/20). Wer 2022 nicht hingewiesen hat, läuft 2026 nicht in eine automatische Verjährung.

Wie setze ich die Hinweispflicht praktisch um?

Der sicherste Weg ist ein fester Jahresrhythmus: zu Jahresbeginn alle Mitarbeitenden individuell per E-Mail informieren (Resttage, Frist, Konsequenz, Aufforderung), im Herbst eine Erinnerung nachschieben. Beides muss protokolliert und archiviert sein, weil die Beweislast beim Arbeitgeber liegt. Eine HR-Software wie Personizer zeigt den Resturlaub jeder Person und liefert damit die Grundlage für die individuellen Hinweise – ein Ersatz für den Hinweis selbst ist sie nicht, aber sie macht den Prozess deutlich weniger fehleranfällig.

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