Neela Sonntag
Im Folgenden werden viele Begriffe aus Gesetzestexten verwendet. Um den Gesetzeswortlaut nicht zu verändern, wird auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter.
Eine Mitarbeiterin kündigt und fordert plötzlich Urlaub aus vier Jahren zurück – über 90 Tage, die nie genommen wurden. Ein Buchungsfehler? Nein. Seit zwei Grundsatzurteilen des Bundesarbeitsgerichts von 2022 verfällt Urlaub nur noch dann, wenn du als Arbeitgeber vorher schriftlich darauf hingewiesen hast. Wer das über Jahre versäumt hat, sitzt auf einem Rückstau und zahlt ihn im Zweifel bei der Abrechnung. Wir zeigen dir, wann die Urlaubsverfall-Hinweispflicht für Arbeitgeber greift, was ein wirksamer Hinweis enthalten muss und wie du den Prozess im Betrieb dauerhaft aufsetzt.
Wichtig: Dieser Artikel erklärt die Rechtslage praxisnah und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.
Inhalt
Was bedeutet Urlaubsverfall und warum gilt er nicht automatisch?
Urlaub verfällt am Jahresende nur dann, wenn du die betroffene Person vorher individuell und nachweisbar aufgefordert hast, ihn zu nehmen. Bleibt dieser Hinweis aus, bleibt auch der Anspruch bestehen – theoretisch über Jahre.
Urlaubsverfall bezeichnet den Untergang eines Urlaubsanspruchs durch Zeitablauf. Er tritt ein, wenn Urlaub nicht innerhalb des Urlaubsjahres oder des zulässigen Übertragungszeitraums genommen wurde. So weit die Theorie aus dem Gesetzbuch. In der Praxis hat sich dieser Automatismus seit 2018 grundlegend verschoben.
Was § 7 Abs. 3 BUrlG vorgibt
Das Bundesurlaubsgesetz ist an dieser Stelle knapp. In § 7 Abs. 3 BUrlG heißt es wörtlich:
„Der Urlaub muß im laufenden Kalenderjahr gewährt und genommen werden. Eine Übertragung des Urlaubs auf das nächste Kalenderjahr ist nur statthaft, wenn dringende betriebliche oder in der Person des Arbeitnehmers liegende Gründe dies rechtfertigen. Im Fall der Übertragung muß der Urlaub in den ersten drei Monaten des folgenden Kalenderjahrs gewährt und genommen werden.“
Der Übertragungszeitraum endet also am 31. März des Folgejahres. Entscheidend ist der zweite Satz: Eine Übertragung setzt einen dringenden Grund voraus. Fehlt der, wäre der Urlaub nach dem reinen Gesetzeswortlaut zum 31. Dezember weg. Und genau hier hat die Rechtsprechung eine zusätzliche Bedingung eingezogen.
Was EuGH und BAG daraus gemacht haben
Der Europäische Gerichtshof hat 2018 im Fall Max-Planck-Gesellschaft (EuGH 06.11.2018 – C-684/16) entschieden, dass ein Arbeitnehmer erworbene Urlaubsansprüche nicht automatisch verliert, nur weil er keinen Urlaub beantragt hat. Der Arbeitgeber muss aktiv werden: auffordern und warnen. Rechtsgrundlage ist Art. 7 der Arbeitszeitrichtlinie 2003/88/EG und Art. 31 Abs. 2 der EU-Grundrechtecharta.
Vier Jahre später ging der EuGH noch einen Schritt weiter. Im Urteil vom 22.09.2022 (C-120/21) stellte er klar: Auch die dreijährige Verjährung greift nicht, solange der Arbeitgeber seiner Mitwirkungsobliegenheit nicht nachgekommen ist. Das Bundesarbeitsgericht hat diese Vorgabe umgehend auf deutsches Recht übertragen (BAG 20.12.2022 – 9 AZR 266/20). Wörtlich heißt es dort:
„Die Verjährung beginnt danach erst, wenn der Arbeitgeber seinen Mitwirkungsobliegenheiten bei der tatsächlichen Gewährung von Urlaub nachgekommen ist.“
Im Klartext: ohne Hinweis kein Verfall, und ohne Hinweis auch keine Verjährung. Der Anspruch liegt auf dem Konto, bis du reagierst.
Wann greift die Hinweispflicht und für wen gilt sie?
Die Hinweispflicht gilt praktisch für jeden Betrieb mit Angestellten. Sobald ein Mitarbeiter gesetzlichen Mindesturlaub nach dem Bundesurlaubsgesetz hat, entsteht mit dem Urlaubsanspruch auch deine Pflicht, rechtzeitig auf den drohenden Verfall hinzuweisen.
Die Hinweispflicht beim Urlaubsverfall ist die Obliegenheit des Arbeitgebers, Mitarbeitende individuell, konkret und nachweisbar auf noch offene Urlaubstage und den drohenden Verfall hinzuweisen. Ohne diesen Hinweis kann Urlaub weder verfallen noch verjähren. Eine Betriebsgröße, ab der die Pflicht erst gilt, gibt es nicht – sie beginnt bei der ersten angestellten Person.
Gilt die Pflicht auch für Urlaub aus Vorjahren?
Ja. Sie erstreckt sich auch auf Urlaubstage aus früheren Kalenderjahren, in denen du nicht hingewiesen hast. Das ist der Kern des Rückstau-Problems: Wer 2021, 2022 und 2023 keinen Hinweis verschickt hat, ist diese Ansprüche nicht losgeworden – sie sind alle noch da. Rückwirkend „reparieren“ lässt sich das nicht, indem du sie heute für erledigt erklärst. Nachholen kannst du nur den Hinweis für die Zukunft.
Sonderfall: langzeiterkrankte Mitarbeitende
Bei langer Krankheit gilt die Pflicht nur eingeschränkt. Das BAG hat den Fall am selben Tag mitentschieden (BAG 20.12.2022 – 9 AZR 245/19). Entscheidend ist, ob die Person im Urlaubsjahr überhaupt gearbeitet hat.
War jemand zumindest zeitweise arbeitsfähig, bevor er dauerhaft erkrankte, erlischt der in dieser Zeit erworbene Urlaub nach 15 Monaten nur dann, wenn du deiner Hinweispflicht nachgekommen bist. War die Person dagegen das ganze Jahr durchgehend arbeitsunfähig, gilt der 15-Monats-Verfall auch ohne Hinweis. Das BAG formuliert es so:
„War der Arbeitnehmer seit Beginn des Urlaubsjahres durchgehend bis zum 31. März des zweiten auf das Urlaubsjahr folgenden Kalenderjahres arbeitsunfähig bzw. voll erwerbsgemindert, verfällt der Urlaubsanspruch weiterhin nach Ablauf der 15 Monatsfrist unabhängig davon, ob der Arbeitgeber seinen Mitwirkungsobliegenheiten nachgekommen ist.“
Gut zu wissen: Der einzige Fall, in dem du einen Hinweis komplett weglassen darfst, ist die durchgehende Krankheit über das gesamte Urlaubsjahr. In jeder Mischform – ein paar Wochen gearbeitet, dann krank – lebt die Hinweispflicht wieder auf.
Was muss ein rechtssicherer Hinweis enthalten?
Ein wirksamer Hinweis ist individuell, konkret und nachweisbar. Er nennt die genaue Zahl der noch offenen Urlaubstage, benennt die Frist, macht die Folge klar – Verfall – und fordert die Person aktiv auf, den Urlaub zu nehmen. Fehlt einer dieser Bausteine, kann der Hinweis unwirksam sein.
Die vier Pflichtbestandteile im Überblick
| Bestandteil | Was konkret hineingehört |
|---|---|
| Anzahl offener Tage | Die genaue, personenbezogene Resttagezahl – nicht „dein Resturlaub“, sondern „12 Tage“ |
| Frist | Bis wann der Urlaub genommen sein muss: 31. Dezember bzw. bei Übertragung 31. März |
| Konsequenz | Der klare Hinweis, dass der Urlaub verfällt, wenn er bis dahin nicht genommen wird |
| Aufforderung | Die ausdrückliche Bitte, den Urlaub tatsächlich zu nehmen |
Das deckt sich mit dem, was das BAG verlangt. Zur Arbeitgeberpflicht heißt es im Urteil 9 AZR 266/20 wörtlich:
„Er muss ihn – erforderlichenfalls förmlich – dazu auffordern, seinen Urlaub zu nehmen, und ihm klar und rechtzeitig mitteilen, dass der Urlaub verfällt.“
Reicht eine E-Mail – oder muss es mehr sein?
Eine E-Mail reicht. Nach der arbeitsrechtlichen Fachliteratur sollte der Hinweis „aus Gründen der Nachweisbarkeit zumindest in Textform“ erfolgen (Haufe) – und diese Textform erfüllt eine E-Mail. Es braucht kein unterschriebenes Schreiben und keinen Einschreibebrief.
Der Knackpunkt ist nicht der Kanal, sondern der Nachweis. Die Beweislast liegt bei dir als Arbeitgeber. Kannst du im Streitfall nicht belegen, wann und mit welchem Inhalt du hingewiesen hast, stehst du so da, als hättest du gar nichts geschickt. Deshalb: E-Mail mit Lesebestätigung, eine dokumentierte Zustellung oder eine automatische Protokollierung im HR-System.
Kein pauschaler Hinweis im Arbeitsvertrag
Ein allgemeiner Satz im Arbeitsvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung genügt nicht. Der Hinweis muss für jede Person und jedes Urlaubsjahr einzeln erfolgen – mit der aktuellen Tagezahl. Eine einmal formulierte Standardklausel, die für alle und für immer gelten soll, erfüllt die Pflicht nicht.
Wann muss der Hinweis spätestens erfolgen?
Am besten zu Jahresbeginn. So früh, dass die Person den Urlaub realistisch noch nehmen kann – und nicht erst kurz vor knapp im Dezember, wenn 15 offene Tage in drei Wochen ohnehin nicht mehr unterzubringen sind.
Die arbeitsrechtliche Praxis empfiehlt, „die Unterrichtung so früh wie möglich, zumindest aber in der ersten Hälfte des Kalenderjahres durchzuführen“ (Haufe). Der Grund ist einfach: Ein Hinweis, der faktisch keine Chance mehr lässt, den Urlaub zu nehmen, erfüllt seinen Zweck nicht.
Zweimaliger Hinweis als Best Practice
Ein einziger Hinweis pro Jahr funktioniert, aber zwei sind sicherer. Die verbreitete Empfehlung: einmal zu Jahresbeginn mit allen offenen Tagen, einmal im Herbst als Erinnerung mit der dann aktuellen Resttagezahl. Der erste Durchgang deckt auch übertragene Altbestände ab, der zweite fängt die Fälle, in denen bis zum Herbst wenig passiert ist. Wie eine strukturierte Urlaubsplanung im Unternehmen diesen Rhythmus stützen kann, findest du in unserem gesonderten Leitfaden.
Was passiert, wenn der Hinweis zu spät oder gar nicht kommt?
Dann verfällt der Urlaub nicht. Die dreijährige Verjährungsfrist beginnt nicht zu laufen. Und bei einer Kündigung wird der gesamte offene Urlaub abgeltungspflichtig – auch der aus mehreren Vorjahren. Genau dieser Fall summiert sich zu Beträgen, die niemand eingeplant hat. Wie viel das sein kann, rechnen wir weiter unten durch.
Wie dokumentiere ich die Hinweise rechtssicher?
Die Beweislast liegt beim Arbeitgeber. Wer im Streitfall nicht nachweisen kann, wann und mit welchem Inhalt er hingewiesen hat, verliert – auch wenn er den Hinweis tatsächlich verschickt hat. Ein Hinweis ohne Nachweis ist im Zweifel keiner.
Das ist bürokratisch, keine Frage. Aber es ist der Teil, an dem die meisten Betriebe scheitern: Der Hinweis geht raus und wird dann nicht sauber abgelegt. Zwei Jahre später fehlt der Beleg.
Checkliste: Hinweis-Dokumentation im Betrieb
- Hinweis-Datum protokollieren – wann genau ging der Hinweis raus?
- Inhalt archivieren – die konkrete E-Mail oder Textdatei mit der genannten Tagezahl aufbewahren
- Zustellung sichern – Empfangsbestätigung, Lesebestätigung oder technische Zustellprotokollierung
- Getrennt ablegen – für jede Person und jedes Urlaubsjahr einzeln, nicht als Sammel-PDF
- Lange genug aufbewahren – mindestens bis das Ende des jeweiligen Verjährungszeitraums sicher überschritten ist
Wer sich mit den Dokumentationspflichten im Arbeitsverhältnis grundsätzlich schwertut, findet in unserem Beitrag zu den Dokumentationspflichten bei der Arbeitszeiterfassung den größeren Rahmen dazu.
So setzt ihr die Hinweispflicht dauerhaft um
Ein einmaliger Hinweis reicht nicht. Du brauchst einen festen Prozess, der sich jedes Jahr wiederholt und für alle Mitarbeitenden lückenlos dokumentiert ist. Sonst rutscht in einem hektischen Jahr genau die eine Person durch, die später kündigt.
Schritt für Schritt: der Jahresrhythmus für HR
- Januar: Urlaubsstand für alle Mitarbeitenden abrufen – inklusive übertragener Resttage aus dem Vorjahr.
- Januar/Februar: Individuelle Hinweis-E-Mails versenden. Pro Person: Resttagezahl, Frist, Konsequenz, Aufforderung.
- Herbst (etwa Oktober): Erinnerung mit dem dann aktuellen Resttage-Stand.
- Dezember: Kurz-Check – wer hat noch offene Tage, und ist der Hinweis dokumentiert?
- Laufend: Jeden Hinweis protokolliert ablegen, getrennt nach Person und Jahr.
Und ganz ehrlich: Ein Tool nimmt dir die Pflicht nicht ab. Den Hinweis musst du inhaltlich verantworten, und ob er im Einzelfall wirksam ist, entscheidet nicht die Software. Was ein System leisten kann, ist die fehleranfällige Handarbeit zu reduzieren – den Urlaubsstand pro Person bereitstellen, damit du die richtige Zahl in den Hinweis schreibst.
Was droht bei versäumter Hinweispflicht?
Wer nie hingewiesen hat, sitzt auf einem Rückstau offener Urlaubsansprüche, die weder verfallen noch verjähren. Bei einer Kündigung müssen sie in voller Höhe abgegolten werden – nach § 7 Abs. 4 BUrlG: „Kann der Urlaub wegen Beendigung des Arbeitsverhältnisses ganz oder teilweise nicht mehr gewährt werden, so ist er abzugelten.“
Der Rückstau-Effekt in Zahlen
Ein Rechenbeispiel zur Illustration – die konkreten Zahlen sind fiktiv, die Formel stimmt.
Beispiel: Eine Mitarbeiterin hat 24 Urlaubstage im Jahr. Über fünf Jahre kam nie ein Hinweis. Ihr Urlaub ist also nicht verfallen: 5 × 24 = 120 offene Tage. Bei einem Bruttomonatslohn von 3.500 Euro und durchschnittlich 21,75 Arbeitstagen pro Monat ergibt sich ein Tagessatz von rund 161 Euro (3.500 / 21,75). Macht bei 120 Tagen einen Abgeltungsanspruch von etwa 19.320 Euro – für eine einzige Person.
Bei drei solchen Fällen im Team reden wir über eine fünfstellige Summe, die niemand auf dem Schirm hatte. Das ist der teure Teil der versäumten Hinweispflicht: Sichtbar wird er erst, wenn jemand geht.
Wichtig: Das ist eine Illustration, keine Rechtsberatung. Wie hoch die Abgeltung im konkreten Fall ausfällt, hängt von der individuellen Situation ab – Teilzeit, unterjähriger Ein- oder Austritt, vertragliche Zusatztage und tatsächlicher Krankheitsverlauf verändern das Ergebnis.
Fazit: Hinweispflicht
Wer die Hinweispflicht einmal im Jahr sauber abarbeitet und dokumentiert, macht aus einem offenen Haftungsrisiko eine kalkulierbare Routine. Die Rechtslage ist seit den Urteilen von 2022 eindeutig, und sie liegt in deiner Hand: kein Hinweis bedeutet kein Verfall – und im Zweifel eine Rechnung, die bei der nächsten Kündigung fällig wird. Zwei individuelle Hinweise pro Jahr sind wenig Aufwand, gemessen an dem, was ein jahrelang gewachsener Rückstau kosten kann.
Urlaubsstand jederzeit nachvollziehbar
Mit der Urlaubsplanung von Personizer rufst du den aktuellen Urlaubsstand pro Person ab, statt ihn aus verstreuten Tabellen zusammenzusuchen. Das macht den jährlichen Hinweis-Prozess planbar und den Rückstau früh sichtbar.
Häufig gestellte Fragen
Hier findest du Antworten auf die wichtigsten Fragen. Falls du weitere Hilfe benötigst, kontaktiere gerne unseren Support.
Was ist die Hinweispflicht beim Urlaubsverfall?
Die Hinweispflicht verpflichtet Arbeitgebende dazu, Mitarbeitende individuell und nachweisbar darauf hinzuweisen, dass noch offene Urlaubstage bis zum Jahresende – bei Übertragung bis zum 31. März des Folgejahres – genommen werden müssen und der Urlaub andernfalls verfällt. Ohne diesen Hinweis verfällt der Urlaubsanspruch nicht und verjährt auch nicht. Das hat das Bundesarbeitsgericht am 20. Dezember 2022 (9 AZR 266/20) klargestellt.
Reicht ein allgemeiner Hinweis im Arbeitsvertrag?
Nein. Ein pauschaler Hinweis im Arbeitsvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung genügt nicht. Der Hinweis muss für jede Person und jedes Urlaubsjahr einzeln erfolgen – mit der konkreten Anzahl der noch offenen Urlaubstage, der geltenden Frist und der ausdrücklichen Aufforderung, den Urlaub zu nehmen.
Was passiert, wenn Arbeitgebende die Hinweispflicht nicht erfüllen?
Der Urlaubsanspruch verfällt nicht, und die dreijährige Verjährungsfrist beginnt nicht zu laufen. Tritt eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter aus dem Unternehmen aus, müssen alle nicht genommenen Urlaubstage abgegolten werden – auch die aus mehreren Vorjahren. Je nach Dauer der Betriebszugehörigkeit und Höhe des Lohns können sich dabei erhebliche Beträge ansammeln.
Gilt die Hinweispflicht auch für langzeiterkrankte Mitarbeitende?
Nur eingeschränkt. Wer das gesamte Urlaubsjahr durchgehend arbeitsunfähig war, muss nicht hingewiesen werden – hier gilt der gesonderte 15-Monats-Verfall. War eine Person hingegen zumindest einen Teil des Jahres arbeitsfähig, bevor sie erkrankte, besteht die Hinweispflicht für diesen Zeitraum. Das hat das BAG mit Urteil vom 20. Dezember 2022 (9 AZR 245/19) präzisiert.
Ab wann läuft die Verjährungsfrist für Urlaubsansprüche?
Die dreijährige Verjährungsfrist beginnt erst am Ende des Jahres, in dem der Arbeitgeber korrekt und individuell auf den drohenden Urlaubsverfall hingewiesen hat – nicht automatisch mit dem Jahresende des Entstehungsjahres. Das ist die zentrale Aussage des BAG-Urteils vom 20. Dezember 2022 (9 AZR 266/20). Wer 2022 nicht hingewiesen hat, läuft 2026 nicht in eine automatische Verjährung.
Wie setze ich die Hinweispflicht praktisch um?
Der sicherste Weg ist ein fester Jahresrhythmus: zu Jahresbeginn alle Mitarbeitenden individuell per E-Mail informieren (Resttage, Frist, Konsequenz, Aufforderung), im Herbst eine Erinnerung nachschieben. Beides muss protokolliert und archiviert sein, weil die Beweislast beim Arbeitgeber liegt. Eine HR-Software wie Personizer zeigt den Resturlaub jeder Person und liefert damit die Grundlage für die individuellen Hinweise – ein Ersatz für den Hinweis selbst ist sie nicht, aber sie macht den Prozess deutlich weniger fehleranfällig.
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