Mehr Kreativzeit –
HR-Software für deine Agentur

Nein. Personizer ist keine klassische Agentursoftware mit Projektmanagement, Ressourcenplanung oder Faktura. Personizer deckt die HR-Grundlage ab: Zeiterfassung (mit Projektbezug über Zeitlabels), Urlaubsplanung und digitale Personalakte. Wenn du bereits ein Projektmanagement-Tool nutzt (z.B. Asana, Monday, Jira), ergänzt Personizer dein Setup um die fehlende HR-Komponente.

Zeitlabels sind frei definierbare Tags, die du Zeiteinträgen zuordnest, z.B. nach Kunde, Projekt, Kampagne oder Aufgabentyp. Dein Team wählt beim Starten des Timers einfach das passende Label aus. Über den Export kannst du dann auswerten, wie viele Stunden pro Projekt angefallen sind. Das reicht für die meisten Agenturen, die Projektaufwände nachverfolgen, aber kein vollintegriertes PSA-System benötigen.

Ja. Das Bundesarbeitsgericht hat am 13. September 2022 (Az. 1 ABR 22/21) entschieden, dass alle Arbeitgeber, auch Agenturen, verpflichtet sind, die Arbeitszeit systematisch zu erfassen. Das gilt für Vollzeit, Teilzeit und Werkstudenten. Personizer erfüllt alle aktuellen Anforderungen.

Personizer berechnet Plus- und Minusstunden automatisch im Arbeitszeitkonto. Bei Überschreitung der gesetzlichen Höchstarbeitszeit (§ 3 ArbZG: grundsätzlich 8 Stunden, max. 10 Stunden bei Ausgleich) warnt das System automatisch. So behältst du als Agenturleitung den Überblick, auch wenn es in der heißen Phase mal länger wird.

Ja. Mit dem Team-Kalender siehst du bei jeder Urlaubsanfrage sofort, wer im selben Zeitraum bereits abwesend ist. Mehrstufige Genehmigungsprozesse ermöglichen, dass erst die Projektleitung und dann die Geschäftsführung freigeben. So stellst du sicher, dass die Kapazität für laufende Kundenprojekte gesichert bleibt.

Personizer bietet mehrere DATEV-Schnittstellen. Stammdaten, Abwesenheiten und Fehlzeiten werden direkt an DATEV übergeben. Zusätzlich unterstützt Personizer den eAU-Abruf über DATEV, die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, die seit dem 01.01.2023 für Arbeitgeber verpflichtend ist, kann direkt in Personizer abgerufen werden.

Personizer wird pro Mitarbeitende und Monat abgerechnet, ohne Grundgebühr und ohne Implementierungskosten. Du buchst nur die Module, die du brauchst. Die Preise kannst du auf der Preisseite hier einsehen. Die ersten 14 Tage sind kostenlos mit vollem Funktionsumfang. Dafür ist keine Kreditkarte notwendig.

Ja. Über die Slack-Integration werden Abwesenheiten als Status-Updates direkt in Slack sichtbar. Dein Team weiß sofort, wer heute im Büro, im Homeoffice oder im Urlaub ist, ohne nachfragen zu müssen. Zusätzlich gibt es Browser-Extensions für Chrome und Edge sowie Kalender-Sync in Outlook und Google.

In Marketing-, Werbe- und Kreativagenturen sind Personalkosten der größte Kostenfaktor. Oft machen sie 60–70 % des Gesamtbudgets aus. Ohne systematische Zeiterfassung bleibt unklar, wie viel Aufwand tatsächlich in welches Kundenprojekt fließt. Pitches werden unterschätzt, Retainer-Budgets laufen unbemerkt über, und interne Aufgaben fressen Zeit, die niemals abgerechnet wird.
Seit dem BAG-Beschluss vom 13. September 2022 (Az. 1 ABR 22/21) sind auch Agenturen verpflichtet, die Arbeitszeit aller Beschäftigten systematisch zu erfassen, inklusive Werkstudenten und Teilzeitkräfte.
Eine digitale Lösung wie Personizer verbindet die gesetzliche Pflicht mit dem betriebswirtschaftlichen Nutzen: Arbeitszeiten werden per Browser, App oder Chrome-Extension erfasst. Über Zeitlabels lässt sich jede Stunde direkt einem Kunden oder Projekt zuordnen.
Gerade für Agenturen, die keine eigene HR-Abteilung haben, spart das jeden Monat Stunden an Verwaltungsaufwand. Die automatische Überstundenberechnung und Arbeitszeitgesetz-Warnungen schützen zusätzlich vor Compliance-Risiken.

Urlaubsplanung ist in Agenturen komplexer als in vielen anderen Branchen. Der Grund: Projekte laufen parallel, Deadlines sind kundengetrieben, und die Verfügbarkeit einzelner Spezialistinnen und Spezialisten (Art Direction, UX, Entwicklung) kann über den Projekterfolg entscheiden.
Ein häufiges Problem: Die Hälfte des Designteams nimmt gleichzeitig Urlaub und niemand hat es rechtzeitig bemerkt. Oder der Account Lead fehlt genau in der Woche, in der das Kundenfeedback kommt. Ohne zentralen Überblick entstehen Engpässe, die im schlimmsten Fall Deadlines gefährden.
Mit einem digitalen Urlaubsplaner wie Personizer hinterlegt dein Team Abwesenheiten zentral im Team-Kalender. Projektleitung und Geschäftsführung sehen sofort, wer wann verfügbar ist. Eigene Abwesenheitsarten halten den Kalender sauber. Mehrstufige Genehmigungsprozesse stellen sicher, dass Urlaubsanträge erst freigegeben werden, wenn die Kapazität gesichert ist.

Agenturen arbeiten oft mit einem Mix aus Festangestellten, Werkstudenten, Teilzeitkräften und freien Mitarbeitenden. Jede Beschäftigungsform hat eigene vertragliche Regelungen, Arbeitszeitmodelle und abrechnungsrelevante Daten. Ohne zentrales System landen Verträge in E-Mail-Anhängen, Krankmeldungen auf dem Schreibtisch und Gehaltsdaten in einer Excel-Tabelle.
Eine digitale Personalakte wie in Personizer speichert alle Dokumente und Stammdaten zentral: Verträge, AU-Bescheinigungen, Zeugnisse, Gehaltsverlauf und individuelle Datenfelder. Jede Mitarbeitende hat eine eigene Akte, auf die je nach Rolle zugegriffen werden kann: Die Geschäftsführung sieht Gehaltsübersichten, die Projektleitung sieht Arbeitszeiten, aber keine Gehaltsdaten.
Die DATEV-Schnittstelle vereinfacht den monatlichen Datenaustausch mit dem Steuerbüro erheblich. Stammdaten, Abwesenheiten und Fehlzeiten fließen direkt in das DATEV-System deines Steuerbüros. Der integrierte eAU-Abruf (elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, Pflicht seit 01.01.2023) spart zusätzlichen Papierkram.
Für Agenturen, in denen oft eine einzige Person Personalthemen nebenbei erledigt, reduziert ein digitales System den Verwaltungsaufwand um mehrere Stunden pro Monat und sorgt dafür, dass bei Prüfungen oder arbeitsrechtlichen Fragen alles griffbereit ist.