Neela Sonntag
Im Folgenden werden viele Begriffe aus Gesetzestexten verwendet. Um den Gesetzeswortlaut nicht zu verändern, wird auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter.
Eine Vollzeit-MFA am Empfang, zwei in Teilzeit, eine Minijobberin für den Freitagnachmittag und ein Azubi im zweiten Lehrjahr — eine ganz normale Praxis. Für jede dieser Personen gilt bei der Arbeitszeiterfassung in der Arztpraxis eine leicht andere Rechtslage. Eine einzige Excel-Tabelle für alle? Damit übersieht man schnell etwas. Wir gehen die vier Gruppen einzeln durch, klären, was heute verbindlich ist, und ordnen ein, was die geplante Reform des Arbeitszeitgesetzes daran ändern würde.
Inhalt
Was bedeutet Arbeitszeiterfassung für Arztpraxen und warum ist sie Pflicht?
Arbeitszeiterfassung bezeichnet die systematische Dokumentation von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit jedes Beschäftigten. Für Arztpraxen ist sie seit 2022 keine Kür mehr, sondern Pflicht und zwar für das gesamte Team, nicht nur für angestellte Ärzte.
Grundlage ist der Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (Az. 1 ABR 22/21). Das BAG entschied, dass Arbeitgeber schon nach geltendem Recht ein System zur Erfassung der Arbeitszeit einführen müssen. Die Richter stützten das auf § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz, ausgelegt im Licht des europäischen Rechts (Bundesarbeitsgericht, 1 ABR 22/21). Nach dem Leitsatz gilt die Pflicht, „soweit der Gesetzgeber keine Ausnahmen vorgesehen hat“ und eine Ausnahme für Arztpraxen oder medizinische Einrichtungen gibt es nicht.
Gut zu wissen: Dasselbe Urteil hat auch klargestellt, dass der Betriebsrat kein Initiativrecht hat, um eine elektronische Zeiterfassung durchzudrücken. Der Grund ist fast schon paradox: Die Pflicht besteht ohnehin bereits, also braucht es kein zusätzliches Erzwingungsrecht.
Das BAG-Urteil 1 ABR 22/21: Was genau entschieden wurde
Die Erfassungspflicht war da, bevor irgendjemand ein neues Gesetz dazu verabschiedet hat. Das BAG hat sie nicht erfunden, sondern aus dem Arbeitsschutzgesetz und der Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs abgeleitet. Für die Praxis heißt das: Du kannst nicht darauf warten, bis „das Gesetz kommt“. Erfasst werden muss schon jetzt.
Welche Aufzeichnungspflichten schon heute im Arbeitszeitgesetz stehen
Neben der allgemeinen BAG-Pflicht gibt es eine ältere, sehr konkrete Regel im Arbeitszeitgesetz. § 16 Abs. 2 ArbZG verlangt wörtlich, dass „der Arbeitgeber … verpflichtet [ist], die über die werktägliche Arbeitszeit des § 3 Satz 1 hinausgehende Arbeitszeit der Arbeitnehmer aufzuzeichnen“ und weiter: „Die Nachweise sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren“ (§ 16 ArbZG).
Übersetzt: Alles, was über acht Stunden werktäglich hinausgeht, muss dokumentiert und zwei Jahre aufbewahrt werden. Wer dagegen verstößt, riskiert ein Bußgeld von bis zu 30.000 Euro (§ 22 ArbZG).
Für die vier typischen Beschäftigtengruppen in einer Praxis sieht das so aus:
| Beschäftigtengruppe | Rechtsgrundlage der Erfassungspflicht | Besonderheit |
|---|---|---|
| MFA in Vollzeit | BAG-Beschluss + § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG, § 16 Abs. 2 ArbZG | Standardfall |
| MFA in Teilzeit | wie Vollzeit | Zuschlagspflichtige Mehrarbeit ab individueller Arbeitszeit (MTV) |
| Minijob-MFA | zusätzlich § 17 MiLoG (über § 8 Abs. 1 SGB IV) | Sieben-Tage-Frist, feste Grenze 603 Euro |
| Azubi-MFA | wie Vollzeit (Azubis gelten arbeitsrechtlich als Arbeitnehmer, § 10 Abs. 2 BBiG) | Berufsschulzeit zählt als Arbeitszeit (§ 15 BBiG) |
Gilt die Pflicht auch für Minijob-MFA?
Ja, und für Minijobber sogar besonders streng. Neben der allgemeinen BAG-Pflicht greift bei geringfügig Beschäftigten eine eigene, deutlich schärfere Aufzeichnungspflicht aus dem Mindestlohngesetz.
Hier lohnt ein genauer Blick, denn im Netz kursieren zu diesem Punkt viele Halbwahrheiten. § 17 MiLoG knüpft an zwei Auslöser an. Satz 1 lautet: „Ein Arbeitgeber, der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer nach § 8 Absatz 1 des Vierten Buches Sozialgesetzbuch oder in den in § 2a des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes genannten Wirtschaftsbereichen … beschäftigt, ist verpflichtet, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit … aufzuzeichnen“ (§ 17 MiLoG).
Das kleine Wort „oder“ ist der Knackpunkt. Arztpraxen stehen nicht auf der Branchenliste des § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz – dort geht es um Bau, Gastronomie, Fleischwirtschaft, Gebäudereinigung und ähnliche Bereiche. Für die reguläre Vollzeit- oder Teilzeit-MFA gilt § 17 MiLoG also nicht. Der erste Auslöser knüpft aber an geringfügig Beschäftigte nach § 8 Abs. 1 SGB IV an, und der gilt branchenunabhängig. Für die Minijobberin in deiner Praxis greift § 17 MiLoG damit sehr wohl.
Wichtig: Verwechsle das nicht mit einer pauschalen „MiLoG-Pflicht für die ganze Praxis“. Für die Nicht-Minijobber läuft die Erfassung über das BAG-Urteil und § 16 ArbZG. Nur bei den Minijobs kommt die MiLoG-Pflicht mit ihren eigenen Fristen obendrauf.
Was, bis wann und wie lange dokumentiert werden muss
§ 17 MiLoG ist konkret: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit müssen „spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages“ aufgezeichnet werden, und die Aufzeichnungen sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Du hast also maximal sieben Kalendertage Zeit, den Arbeitstag festzuhalten. Nachträglich am Monatsende alles rekonstruieren reicht nicht. Wie das in der Praxis mit einem Arbeitszeitkonto für Minijobs funktioniert, zeigen wir dir in einem eigenen Artikel.
Der Bußgeldrahmen liegt hier höher als beim ArbZG: Bei Verstößen gegen die Aufzeichnungspflicht nach § 17 sind Geldbußen bis zu 50.000 Euro möglich (§ 21 Abs. 3 MiLoG).
Die Minijob-Grenze 2026: 603 Euro und warum sie so wichtig ist
Seit dem 1. Januar 2026 liegt die Verdienstgrenze im Minijob bei 603 Euro im Monat, im Jahr sind das 7.236 Euro. Sie ist dynamisch an den gesetzlichen Mindestlohn gekoppelt, der zum selben Zeitpunkt von 12,82 Euro auf 13,90 Euro pro Stunde gestiegen ist (Minijob-Zentrale). Im Vorjahr lag die Grenze noch bei 556 Euro.
Und was hat das mit der Zeiterfassung zu tun? Die Stunden sind dein wichtigstes Kontrollinstrument, um nicht über die Grenze zu rutschen.
Beispiel: Eine MFA arbeitet als Minijobberin zum gesetzlichen Mindestlohn von 13,90 Euro pro Stunde. Bei der Grenze von 603 Euro darf sie im Monat höchstens rund 43 Stunden arbeiten (603 ÷ 13,90 = 43,4). Springt sie an einem Krankheitstag der Kollegin spontan drei Stunden länger ein und niemand hält das nach, ist die Grenze schnell gerissen, mit Folgen für Sozialversicherung und Lohnabrechnung. Genau deshalb ist die tagesaktuelle Erfassung bei Minijobs nicht nur Pflicht, sondern auch dein eigener Schutz.
MFA in Teilzeit: was unterscheidet sich bei der Zeiterfassung?
Bei der reinen Erfassungspflicht: nichts. Für Teilzeit-MFA gelten dieselben Grundlagen wie für Vollzeitkräfte: Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit werden erfasst, Punkt. Interessant wird Teilzeit erst beim Thema Mehrarbeit. Und hier steckt ein Detail, das in der Abrechnung regelmäßig untergeht.
Überstunden bei Teilzeit-MFA: Wann greift der Tarifzuschlag?
Der Manteltarifvertrag für Medizinische Fachangestellte setzt die regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit einer Vollzeitkraft auf „durchschnittlich 38,5 Stunden wöchentlich“ (§ 6 Abs. 1 MTV, Ärztekammer Nordrhein). Da läge die Vermutung nahe, ein Zuschlag falle erst an, wenn eine Teilzeitkraft diese 38,5 Stunden überschreitet. Falsch.
Der MTV regelt es genau umgekehrt. § 14 Abs. 4 lautet wörtlich: „Die von Teilzeitkräften geleistete Mehrarbeit ist zu vergüten. Ein Überstundenzuschlag fällt an, wenn die mit der/dem Teilzeitbeschäftigten vereinbarte individuelle Arbeitszeit überschritten wird.“ Maßstab ist also die im Vertrag vereinbarte Stundenzahl, nicht die tarifliche Vollzeit.
Beispiel: Eine MFA ist auf 20 Stunden pro Woche angestellt. Arbeitet sie in einer Woche 24 Stunden, sind das vier zuschlagspflichtige Überstunden, obwohl sie mit 24 Stunden immer noch weit unter den 38,5 Stunden einer Vollzeitkraft liegt. Ohne saubere Zeiterfassung fällt diese Mehrarbeit unter den Tisch, und die MFA bekommt weniger, als ihr zusteht. Die genaue Zuschlagshöhe legt übrigens nicht der Manteltarifvertrag fest, sondern der separate Gehaltstarifvertrag.
Mehrarbeit bei Teilzeit
automatisch sichtbar machen
Mit dem Arbeitszeitkonto von Personizer wird jede Stunde gegen die individuell vereinbarte Vertragszeit abgeglichen. So siehst du sofort, wann bei einer Teilzeit-MFA zuschlagspflichtige Mehrarbeit entsteht, statt es am Monatsende mühsam nachzurechnen.
Auszubildende MFA: Gelten besondere Regeln?
Nein, was die Pflicht angeht: Azubis sind keine Ausnahme. Der BAG-Beschluss spricht von „Arbeitnehmern“, und dazu zählen arbeitsrechtlich auch Auszubildende, weil nach § 10 Abs. 2 BBiG die für den Arbeitsvertrag geltenden Vorschriften auf das Ausbildungsverhältnis anzuwenden sind. Ihre Arbeitszeit muss also genauso erfasst werden wie die aller anderen. Bei Azubis kommt aber eine Eigenheit hinzu, die in der Zeiterfassung leicht falsch abgebildet wird: die Berufsschule.
Berufsschultage und Blockunterricht zählen als Arbeitszeit
§ 15 Berufsbildungsgesetz verpflichtet den Ausbildungsbetrieb, Auszubildende für die Teilnahme am Berufsschulunterricht freizustellen. Die Unterrichtszeit — einschließlich Pausen und der notwendigen Wegezeiten — wird auf die Ausbildungszeit angerechnet (§ 15 BBiG). Für die Zeiterfassung heißt das: Ein Berufsschultag ist keine Abwesenheit und kein Minus im Arbeitszeitkonto. Er zählt als geleistete Zeit.
Wer das falsch abbildet, produziert gleich doppelten Ärger: falsche Salden im Zeitkonto und, weil daran die Vergütung hängt, potenziell auch Fehler beim Gehalt.
Ausbildungsvergütung 2026 und der Zusammenhang mit der Zeit
Weil die Berufsschulzeit als Arbeitszeit gilt, wirkt sie sich direkt auf die Vergütung aus. Die Ausbildungsvergütung für MFA ist tariflich geregelt und steigt laut Tarifeinigung der Bundesärztekammer zum 1. Januar 2026 „in jedem Ausbildungsjahr um 50 Euro“ gegenüber 2025 (Bundesärztekammer). Ausgehend von den 2025er-Werten (1.000 / 1.100 / 1.200 Euro) ergibt das für 2026 rund 1.050 Euro im ersten, 1.150 Euro im zweiten und 1.250 Euro im dritten Ausbildungsjahr.
Diese Vergütung ist eine Monatspauschale, egal, wie viele Tage die Azubi in der Praxis und wie viele sie in der Berufsschule war. Genau deshalb muss die Zeiterfassung den Berufsschultag korrekt als Arbeitszeit verbuchen, sonst stimmt am Ende die Rechnung nicht.
Was ändert sich durch die ArbZG-Reform 2026?
Das Wichtigste vorweg: Noch ändert sich gar nichts. Der Referentenentwurf des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales (BMAS) vom 18. Juni 2026 ist ein Gesetzentwurf, der bislang nicht verabschiedet wurde — kein geltendes Recht. Was heute für deine Praxis verbindlich ist, steht in den Abschnitten oben. Der Entwurf zeigt nur, wohin die Reise gehen könnte.
Der Kern des Entwurfs: Die ohnehin schon bestehende Erfassungspflicht soll gesetzlich klar verankert und grundsätzlich auf eine elektronische Form umgestellt werden, wobei Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit grundsätzlich am Tag der Arbeitsleistung festzuhalten wären (Osborne Clarke, 18.06.2026; Gleiss Lutz, 24.06.2026).
Übergangsfristen nach Betriebsgröße: Was für typische Praxen zählt
Der Entwurf staffelt die Umstellung nach Betriebsgröße. Die meisten Arztpraxen fallen in die kleinste Kategorie, und die ist für sie die entscheidende:
| Betriebsgröße | Was der Entwurf vorsieht |
|---|---|
| Bis 10 Beschäftigte | Dauerhaft von der Pflicht zur elektronischen Erfassung ausgenommen |
| Unter 50 Beschäftigte | Übergangsfrist von fünf Jahren vor der Elektronik-Pflicht (beide vorliegenden Einordnungen einig) |
| 50 bis unter 250 Beschäftigte | Übergangsfrist von zwei Jahren |
| Ab 250 Beschäftigte | Übergangsfrist von einem Jahr |
Wichtig: Für die meisten Einzel- und kleineren Gemeinschaftspraxen mit bis zu zehn Beschäftigten sähe der Entwurf vor, dass sie dauerhaft nicht elektronisch erfassen müssten, Papier oder Tabelle blieben zulässig. Die Erfassung selbst bliebe aber Pflicht. Praxen mit 11 bis 49 Beschäftigten hätten fünf Jahre Zeit für die Umstellung; größere MVZ ab 50 Beschäftigten weniger.
Vertrauensarbeitszeit abgeschafft? Was der Entwurf wirklich vorsieht
Kurze Entwarnung für alle, die mit Vertrauensarbeitszeit arbeiten: Sie soll grundsätzlich zulässig bleiben. Der Entwurf verlangt aber, dass der Arbeitgeber selbst dann, wenn er die Erfassung an die Beschäftigten delegiert, von Verstößen gegen die Höchstarbeits- und Ruhezeiten erfährt — etwa über automatische Warnhinweise. Abgeschafft würde die Vertrauensarbeitszeit also nicht, aber sie käme mit einer Kontrollpflicht.
So setzt du die Arbeitszeiterfassung in deiner Praxis rechtssicher um
Die gute Nachricht zuerst: Nach aktuellem Recht schreibt dir niemand ein bestimmtes System vor. Ob Papier, Excel oder eine App: die Form ist frei wählbar. Entscheidend sind drei Dinge: Vollständigkeit (Beginn, Ende, Dauer), Aktualität (bei Minijobs die Sieben-Tage-Frist aus § 17 MiLoG) und eine Aufbewahrung von mindestens zwei Jahren.
Papier, Excel oder App: Was reicht heute, was kommt morgen?
Heute reicht rechtlich auch ein handschriftlicher Stundenzettel. Das Problem dabei: Sobald eine Praxis mehrere Beschäftigungsmodelle parallel führt — Vollzeit, Teilzeit, Minijob, Azubi — wird die Handarbeit fehleranfällig. Die Sieben-Tage-Frist für Minijobs, die zuschlagspflichtige Mehrarbeit bei Teilzeit ab der individuellen Vertragszeit, der Berufsschultag als Arbeitszeit: Das alles in einer Tabelle sauber und tagesaktuell zu halten, kostet Zeit und verzeiht keine Flüchtigkeitsfehler.
Mit Blick auf die geplante Reform kommt noch ein Argument dazu: Wer ohnehin bald umstellen könnte, spart sich den doppelten Aufwand, wenn er gleich digital startet. Eine Pflicht dazu besteht für kleine Praxen nach dem Entwurf zwar nicht. Sinnvoll kann es trotzdem sein.
Genau für diese Konstellation gibt es Software. Personizer ist eine modulare HR-Software für kleine und mittlere Unternehmen im DACH-Raum, mit Funktionen für Zeiterfassung, Urlaubsplanung, digitale Personalakte und DATEV-Integration, und lässt sich auch speziell für Arztpraxen und MVZ einsetzen. Der Vorteil gegenüber der Tabelle: Verschiedene Arbeitszeitmodelle laufen parallel in einer Oberfläche, und das System weist automatisch auf Grenzwerte hin, statt dass du sie im Kopf behalten musst.
Rechtskonforme Zeiterfassung ohne Zettelwirtschaft
Deine MFA stempeln per App ein und aus, die Zeiten landen direkt im Zeitkonto und lassen sich für die Lohnabrechnung an DATEV übergeben.
Checkliste: Was jede Arztpraxis jetzt dokumentieren sollte
- Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit für jede beschäftigte Person, auch Minijobber und Azubis
- Über acht Stunden werktäglich hinausgehende Arbeitszeit (§ 16 Abs. 2 ArbZG)
- Bei Minijob-MFA: Erfassung spätestens am siebten Kalendertag nach dem Arbeitstag (§ 17 MiLoG)
- Bei Teilzeit-MFA: Mehrarbeit über die individuell vereinbarte Vertragszeit hinaus
- Bei Azubis: Berufsschultage als Arbeitszeit verbucht, nicht als Fehlzeit
- Aufbewahrung aller Nachweise: mindestens zwei Jahre
Fazit: Erfassen musst du heute, digital vielleicht bald
Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung in der Arztpraxis steht seit dem BAG-Beschluss von 2022 fest und gilt für dein ganzes Team — vom Vollzeit-Empfang bis zur Minijobberin und zum Azubi. Die Feinheiten unterscheiden sich je nach Gruppe: Sieben-Tage-Frist beim Minijob, Zuschlag ab individueller Vertragszeit bei Teilzeit, Berufsschule als Arbeitszeit beim Azubi. Die Reform würde daraus voraussichtlich eine elektronische Pflicht machen — für kleine Praxen mit einer dauerhaften Ausnahme, für größere MVZ mit Übergangsfrist. Beschlossen ist noch nichts. Der nächste sinnvolle Schritt ist deshalb unspektakulär: Prüf, ob deine heutige Erfassung für alle vier Gruppen wirklich vollständig und tagesaktuell ist.
Häufig gestellte Fragen
Hier findest du Antworten auf die wichtigsten Fragen. Falls du weitere Hilfe benötigst, kontaktiere gerne unseren Support.
Ist die Arbeitszeiterfassung in der Arztpraxis wirklich Pflicht?
Ja. Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (Az. 1 ABR 22/21) sind Arbeitgeber auf Basis von § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz verpflichtet, die Arbeitszeiten aller Beschäftigten systematisch zu erfassen. Eine Ausnahme für Arztpraxen oder medizinische Einrichtungen gibt es nicht. Für Minijob-Beschäftigte gilt zusätzlich die eigenständige Aufzeichnungspflicht nach § 17 Mindestlohngesetz.
Welche Pflichten gelten speziell für Minijob-MFA?
Für geringfügig beschäftigte Medizinische Fachangestellte greift § 17 Mindestlohngesetz über den Verweis auf § 8 Abs. 1 SGB IV — unabhängig von der Branche. Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit müssen spätestens bis zum siebten Kalendertag nach dem jeweiligen Arbeitstag aufgezeichnet und mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden. Verstöße können mit einer Geldbuße bis zu 50.000 Euro geahndet werden (§ 21 Abs. 3 MiLoG).
Müssen MFA-Azubis auch erfasst werden?
Ja. Der BAG-Beschluss verpflichtet zur Erfassung der Arbeitszeit aller Arbeitnehmer — und dazu zählen arbeitsrechtlich auch Auszubildende (§ 10 Abs. 2 BBiG). Wichtig dabei: Berufsschulzeiten werden nach § 15 Berufsbildungsgesetz auf die Ausbildungszeit angerechnet und zählen als Arbeitszeit — auch wenn die Azubi nicht in der Praxis ist. Wer den Berufsschultag in der Zeiterfassung als Abwesenheit verbucht, riskiert falsche Salden und Vergütungsfehler.
Was ändert sich durch die ArbZG-Reform 2026 für Arztpraxen?
Der Referentenentwurf des BMAS vom 18. Juni 2026 sieht vor, dass Arbeitszeiten künftig grundsätzlich elektronisch und am Tag der Arbeitsleistung erfasst werden. Noch ist das kein Gesetz. Betriebe mit bis zu zehn Beschäftigten sollen laut Entwurf dauerhaft von der elektronischen Pflicht ausgenommen bleiben. Betriebe unter 50 Beschäftigten erhielten laut Entwurf fünf Jahre Übergangszeit; für 50–249 Beschäftigte wären es zwei Jahre, ab 250 ein Jahr. Der geplante Bußgeldrahmen ist in den verfügbaren Einordnungen noch nicht einheitlich; das Gesetz ist noch nicht verabschiedet.
Reicht eine Excel-Tabelle als Zeiterfassung in der Arztpraxis?
Nach aktuellem Recht ja — das Gesetz schreibt keine elektronische Form vor. Entscheidend ist die inhaltliche Vollständigkeit: Beginn, Ende, Dauer der Arbeitszeit sowie die über acht Stunden werktäglich hinausgehende Zeit (§ 16 Abs. 2 ArbZG). Der BMAS-Referentenentwurf will das für größere Betriebe auf elektronische Erfassung umstellen, ist aber noch nicht verabschiedet. Bei mehreren Beschäftigungsmodellen wird Excel mit der Zeit allerdings fehleranfällig.
Wie lässt sich die Zeiterfassung für verschiedene Beschäftigungsmodelle in einer Praxis zentral organisieren?
Beschäftigt eine Praxis gleichzeitig Vollzeit-MFA, Teilzeit-MFA, Minijobberinnen und Azubis, braucht sie ein System, das mehrere Arbeitszeitmodelle parallel verwaltet und automatisch auf Grenzwertüberschreitungen hinweist. Personizer bildet das ab: individuelle Arbeitszeitkonten, Überstundenberechnung gegen die vereinbarte Vertragszeit und eine DATEV-Integration für die Lohnabrechnung — in einer Oberfläche und auch für Arztpraxen und MVZ nutzbar.
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MFA, Minijob, Azubi, Teilzeit – vier Gruppen, vier Regeln. So meistert deine Praxis das rechtssicher
