Die besten 7 Zeiterfassungssysteme für KMU im Vergleich 2026

Viele kleine und mittlere Betriebe erfassen Arbeitszeiten heute noch mit Excel, Stundenzetteln oder gar nicht systematisch. Das könnte bald nicht mehr genügen. Das Bundesarbeitsministerium hat im Juni 2026 einen Referentenentwurf vorgelegt, der die Arbeitszeiterfassung schrittweise auf elektronische Systeme umstellen soll. Ein guter Moment, sich die besten Zeiterfassungssysteme für KMU 2026 in Ruhe anzusehen – bevor der Umstieg unter Zeitdruck passiert.

Wir haben sieben Systeme zusammengestellt, die für Betriebe mit rund 15 bis 100 Mitarbeitenden praktikabel sind, und ordnen jedes nach denselben Kriterien ein. Vorab klären wir kurz, was die geplante Novelle für dich bedeutet. Denn danach richtet sich, wie dringend das Thema für deinen Betrieb ist.

Warum Zeiterfassungssysteme 2026 für KMU wichtiger werden

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ist keine Neuigkeit. Neu ist nur, wie sie künftig aussehen soll. Schon seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) müssen Arbeitgeber die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten erfassen. Der geplante Referentenentwurf 2026 setzt an einem anderen Punkt an: Er soll die Erfassung erstmals grundsätzlich auf elektronische Systeme umstellen, und zwar am Tag der Arbeitsleistung.

Wörtlich heißt es im ersten Leitsatz des BAG-Beschlusses:

„Arbeitgeber sind nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG verpflichtet, Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit der Arbeitnehmer zu erfassen, für die der Gesetzgeber nicht auf der Grundlage von Art. 17 Abs. 1 der Richtlinie 2003/88/EG eine von den Vorgaben in Art. 3, 5 und 6 Buchst. b dieser Richtlinie abweichende Regelung getroffen hat.“

Wichtig dabei: Das BAG verlangt kein bestimmtes Medium. Auch eine handschriftliche Aufzeichnung genügt bislang, solange sie objektiv und verlässlich ist. Genau hier würde die geplante Novelle den Unterschied machen. Wer heute noch Stundenzettel abheftet, hätte dann eine Umstellung vor sich, gestaffelt nach Betriebsgröße, aber verpflichtend.

Was die geplante Aufzeichnungspflicht 2026 für KMU bedeutet

Kurz vorab, damit hier keine Missverständnisse entstehen: Es handelt sich um einen Referentenentwurf, nicht um geltendes Recht. Auf den offiziellen Seiten des BMAS steht bislang nur der Gesetzestext von 2016; der Entwurf war zum Redaktionsstand nicht amtlich veröffentlicht. Die folgenden Angaben stammen aus der Berichterstattung zweier Arbeitsrechtskanzleien (Osborne Clarke und Gleiss Lutz), die den Entwurf ausgewertet haben. Das BMAS selbst hat ihn zwischenzeitlich als „interne Arbeitsfassung“ bezeichnet (laut Gleiss Lutz, 24.06.2026). Der Entwurfscharakter ist also ausdrücklich.

Die elektronische Aufzeichnungspflicht ist die geplante Verpflichtung, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit elektronisch und am selben Tag festzuhalten. Per Tarifvertrag soll eine Frist von bis zu sieben Tagen möglich sein (laut Osborne Clarke, Stand Juni 2026).

Spannend für KMU ist die Staffelung. Nicht jeder Betrieb müsste sofort umstellen:

Übergangsfristen laut Referentenentwurf, Stand Juni 2026 (übereinstimmend bei Osborne Clarke und Gleiss Lutz). Kleinstbetriebe bis zehn Beschäftigte und Privathaushalte sollen dauerhaft von der Elektronikpflicht ausgenommen bleiben; tarifgebundene Arbeitgeber könnten per Tarifvertrag ebenfalls dauerhaft bei nicht-elektronischer Erfassung bleiben.

Für einen typischen Mittelständler mit 40 Beschäftigten hieße das: fünf Jahre Übergangsfrist. Klingt nach viel Zeit. Nur lohnt es sich selten, eine Systemumstellung bis zum letzten Monat aufzuschieben. Vor allem, wenn Lohnbüro, Betriebsrat und Mitarbeitende mitziehen sollen.

Nach welchen Kriterien wir die Systeme ausgewählt haben

Damit die Auswahl nachvollziehbar bleibt, legen wir die Kriterien offen. Sie orientieren sich am Alltag eines KMU ohne große IT- oder Personalabteilung, nicht an einer Feature-Vollständigkeit für Konzerne:

• Preis-Leistung für Betriebe mit etwa 15 bis 100 Mitarbeitenden
• Tiefe der DATEV-Integration – lassen sich Zeit- und Lohndaten ans Lohnbüro übergeben?
• Eignung für elektronische, audit-fähige Aufzeichnung im Sinne der geplanten Novelle
• Bedienbarkeit ohne eigene HR-Abteilung – Einrichtung, Selbsterklärung, Support
• Preistransparenz – öffentlich einsehbare Preise, keine versteckten Setup- oder Mindestgebühren

Die 7 Zeiterfassungssysteme für KMU 2026 im Überblick

Die folgende Tabelle fasst alle sieben Systeme zusammen. Die Reihenfolge ist keine Rangliste und keine bewertende Nummerierung. Personizer steht als Anbieter dieser Übersicht vorne, danach folgen die weiteren Systeme.

*Preise Stand 20.07.2026, direkt auf den Preisseiten der Anbieter abgerufen; überwiegend netto zzgl. MwSt. Preise und Pakete können sich ändern – im Zweifel auf der jeweiligen Anbieterseite prüfen.

Die 7 Systeme im Detail

Personizer

Personizer ist eine modulare HR-Software für KMU in DACH mit Zeiterfassung, Urlaubsplanung, digitaler Personalakte und DATEV-Integration. Die Zeiterfassung läuft über einen Start-Stopp-Timer per Klick, wahlweise am Browser oder per App für iOS und Android.

Für wen geeignet: Betriebe mit 10 bis 250 Mitarbeitenden im Büroumfeld – etwa Agenturen, Arztpraxen, Tech-Unternehmen oder Fachhandel –, die ohne eigene HR-Abteilung starten wollen.

Preis: Die Basisfunktionen bleiben dauerhaft kostenlos. Das Zeiterfassungsmodul kostet 3,70 € pro Mitarbeiter und Monat bei monatlicher Zahlung, bei 24 Monaten Laufzeit 2,59 €. Die DATEV-Schnittstelle ist ohne Aufpreis dabei, eine Grundgebühr fällt nicht an (personizer.com/de/preise, Stand 20.07.2026).

Stärke: Zeitkonto und Datenübergabe ans Lohnbüro beziehungsweise an DATEV stecken in einem Tool, inklusive Abruf der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) bei der Krankenkasse – ohne separates Lohnmodul.

clockodo

clockodo ist ein schlankes Werkzeug für Büro- und Projektzeiten. Der Fokus liegt bewusst auf der Zeiterfassung selbst, ohne den Funktionsumfang einer breiten HR-Suite.

Für wen geeignet: Kleine bis mittelgroße Teams, die Arbeits- und Projektzeiten sauber tracken wollen, etwa Dienstleister und Freiberufler-Teams.

Preis: Der Basic-Tarif kostet 4 € pro Nutzer und Monat. Pro liegt bei 8 € (nach zwölf Monaten 10 €), Pro Plus bei 10 € (danach 12 €). Für Solo-Selbstständige gibt es einen kostenlosen Free-Tarif mit eingeschränktem Funktionsumfang (clockodo.com/de/preise, Stand 20.07.2026).

Stärke: Die Fokussierung. Wer keine Dienstplanung oder Personalakte braucht, bekommt ein aufgeräumtes System und kann 14 Tage lang ohne Kreditkarte testen.

Crewmeister

Crewmeister setzt auf App-first-Erfassung und Terminal-Lösungen und richtet sich vor allem an gewerbliche Teams, die mobil oder an festen Stationen stempeln.

Für wen geeignet: Kleine Teams, die eine schnelle, unkomplizierte Zeiterfassung mit Terminal- oder GPS-Option suchen.

Preis: Das Go-Paket startet bei 1,50 € pro Nutzer und Monat (jährliche Abrechnung), Easy bei 2 €, Pro bei 3 €. Die DATEV-Integration kostet als Zusatzmodul ab 0,60 € pro Nutzer und Monat (crewmeister.com/de/preise, Stand 20.07.2026).

Stärke: Die niedrigen Einstiegskosten und die schnelle Einrichtung. Digitale Zeiterfassung, mobile App, Terminal und GPS-Standort sind schon im günstigsten Paket enthalten.

TimeTac

TimeTac ist ein modulares Zeiterfassungssystem, das sich auf komplexere Arbeitszeitmodelle und granulare Regelwerke ausrichtet. Man aktiviert die Module, die man wirklich braucht.

Für wen geeignet: Betriebe ab etwa 20 Mitarbeitenden mit anspruchsvolleren Regeln – Gleitzeit, Schichten, Zuschläge – die ein fein einstellbares System suchen.

Preis: TimeTac veröffentlicht keine festen Listenpreise pro Nutzer. Der Preis richtet sich nach den gewählten Modulen und wird auf Anfrage kalkuliert; Hosting, Wartung, Support und mobile App sind laut Anbieter in den Kosten enthalten (timetac.com/en/pricing, Stand 20.07.2026). Für Accounts ab 20 Nutzern gibt es individuelle Tarife.

Stärke: Das granulare Modulsystem. Service und Support sind ohne zusätzliche Grundgebühr eingerechnet, was die Kalkulation für wachsende Teams planbar hält.

Papershift

Papershift verbindet Dienstplanung und Zeiterfassung in einem Ablauf. Das macht es besonders für Betriebe interessant, bei denen Schichten und erfasste Zeit eng zusammenhängen.

Für wen geeignet: Schichtbetriebe in Gastronomie, Handel, Pflege und ähnlichen Branchen mit wechselnden Diensten.

Preis: Der Core-Plan kostet 4 € pro Mitarbeiter und Monat, Premium 6 €, Professional 9 €. Der Basis-Support (39 € pro Monat) ist in jedem Paket enthalten; die Preise verstehen sich zzgl. MwSt. (papershift.com/de/preise, Stand 20.07.2026).

Stärke: Dienstplan und Zeiterfassung greifen ineinander. Geplante Schichten und tatsächliche Arbeitszeit landen im selben System, was den Abgleich für schichtbasierte Betriebe deutlich verkürzt.

ZEP

ZEP („Zeiterfassung für Projekte“) kommt aus der Projektwelt und ist auf Beratungen, Agenturen und andere projektgetriebene Dienstleister zugeschnitten.

Für wen geeignet: Dienstleister, die Zeit projekt- und kundenbezogen erfassen und daraus abrechnen oder controllen wollen.

Preis: Die Einstiegsedition ZEP Clock startet bei 2 € pro Nutzer und Monat, ZEP Compact bei 7 €, ZEP Professional bei 18 €. Monatliche Anpassungen bei Nutzerzahl und Funktionsumfang sind laut Anbieter möglich (zep.de/preise, Stand 20.07.2026).

Stärke: Die Projekt- und Controlling-Tiefe. Wer Zeiten auf Projekte, Aufgaben und Kunden herunterbrechen und daraus auswerten möchte, findet hier eine ausgebaute Struktur.

clockin

clockin ist auf mobile Erfassung ausgelegt und stark in Handwerk, Bau und Außendienst verbreitet. Überall dort also, wo Zeit nicht am Schreibtisch, sondern auf der Baustelle oder beim Kunden entsteht.

Für wen geeignet: Mobile Vor-Ort-Teams im Handwerk, am Bau und im Außendienst.

Preis: Das Paket „Digitale Stechuhr“ kostet 3,99 € pro Nutzer und Monat (monatlich) bzw. 3,59 € bei 24 Monaten Laufzeit. „Projektzeiterfassung“ liegt bei 6,99 €, „Zeiterfassung & Dokumentation“ bei 9,99 €, jeweils zzgl. MwSt. (clockin.de/preise, Stand 20.07.2026).

Stärke: Die Ausrichtung auf mobile Dokumentation. Erfassung, Fotos und Notizen vom Einsatzort laufen in einer App zusammen – praktisch für Teams, die selten im Büro sind.

So bereitest du dein Unternehmen jetzt vor

Noch ist die Novelle nicht beschlossen. Trotzdem lohnt es sich, den Umstieg nicht auf die lange Bank zu schieben, gerade weil die Grundpflicht zur Zeiterfassung ohnehin schon gilt. Vier Schritte reichen für den Anfang:

1. Bestandsaufnahme: Wie erfasst dein Betrieb heute Arbeitszeit? Excel, Papier, gar nicht? Und wie viele Beschäftigte hast du? Davon hängt deine Übergangsfrist ab.
2. System auswählen und testen: Nimm zwei, drei Kandidaten aus dieser Liste, die zu deiner Betriebsgröße und Branche passen, und teste sie mit einem kleinen Team. Fast alle bieten eine kostenlose Testphase.
3. Übergangsfrist prüfen: Ordne deinen Betrieb in die Staffelung ein (ab 250, unter 250, unter 50, bis 10 Beschäftigte). So weißt du, wie viel Zeit du realistisch hast. Und ob dein Betrieb dauerhaft ausgenommen wäre.
4. Lohnbüro und DATEV klären: Sprich früh mit deiner Lohnbuchhaltung, welche Schnittstelle sie braucht. Ein System, das Zeitdaten sauber ans Lohnbüro übergibt, spart später viel manuelle Nacharbeit.

Häufig gestellte Fragen

Hier findest du Antworten auf die wichtigsten Fragen. Falls du weitere Hilfe benötigst, kontaktiere gerne unseren Support.

Ist elektronische Zeiterfassung 2026 in Deutschland schon Pflicht?

Noch nicht. Die Grundpflicht zur Arbeitszeiterfassung besteht zwar bereits seit dem BAG-Beschluss vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21). Eine elektronische Erfassung verlangt dieser Beschluss aber ausdrücklich nicht. Verpflichtend elektronisch soll die Erfassung erst durch die geplante Novelle des Arbeitszeitgesetzes werden. Der Referentenentwurf dazu wurde im Juni 2026 bekannt, ist aber noch nicht beschlossen.

Welche Übergangsfristen sieht der Referentenentwurf für kleine Unternehmen vor?

Laut der Berichterstattung der Kanzleien Osborne Clarke und Gleiss Lutz (Stand Juni 2026) gilt gestaffelt: ein Jahr für Betriebe ab 250 Beschäftigten, zwei Jahre unter 250, fünf Jahre unter 50 Beschäftigten. Kleinstbetriebe mit bis zu zehn Beschäftigten und Privathaushalte sollen dauerhaft ausgenommen bleiben. Das sind Angaben aus einem Entwurf, kein geltendes Recht.

Reicht eine Excel-Tabelle für die Zeiterfassung noch aus?

Aktuell ja. Das BAG verlangt kein bestimmtes Medium, solange die Erfassung objektiv und verlässlich ist. Auch handschriftliche oder tabellenbasierte Aufzeichnungen sind zulässig. Nach Inkrafttreten der geplanten Novelle wäre Excel für die meisten Betriebsgrößen voraussichtlich nicht mehr ausreichend, weil dann eine elektronische, tagesaktuelle Erfassung gefordert würde.

Welches Zeiterfassungssystem eignet sich für ein kleines Unternehmen ohne eigene HR-Abteilung?

Praktisch sind Systeme mit einfacher Selbsteinrichtung und kostenloser Testphase. Personizer und Crewmeister etwa lassen sich ohne HR-Fachwissen aufsetzen; für Schichtbetriebe ist eher Papershift einen Blick wert. Welches passt, hängt von Branche und Betriebsgröße ab. Die Übersichtstabelle oben hilft beim Eingrenzen.

Kann ich Arbeitszeiten direkt an mein Lohnbüro übermitteln?

Ja, mehrere Systeme in dieser Liste bieten eine DATEV-Anbindung, unter anderem Personizer, Crewmeister und Papershift. Bei Personizer ist die DATEV-Schnittstelle ohne Aufpreis dabei. Ein Alleinstellungsmerkmal ist die DATEV-Übergabe aber nicht. Prüfe im Einzelfall, welche Exportformate dein Lohnbüro tatsächlich verarbeitet.

Muss ein Kleinstbetrieb mit weniger als zehn Beschäftigten trotzdem digital erfassen?

Laut Referentenentwurf soll diese Gruppe dauerhaft von der Elektronikpflicht ausgenommen bleiben, ebenso Privathaushalte. Die allgemeine Pflicht, Arbeitszeit überhaupt zu erfassen, bleibt davon unberührt. Auch das ist ein Vorhaben, noch kein geltendes Recht.

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Fazit

Die geplante Aufzeichnungspflicht macht aus einer Kann-Entscheidung für viele Betriebe eine Frage des Wann. Welches der sieben Systeme passt, entscheidet sich weniger am günstigsten Preis als an deiner Branche, deiner Betriebsgröße und deiner Lohnschnittstelle: clockin fürs Handwerk, Papershift für Schichten, ZEP für Projektdienstleister, Personizer, clockodo, Crewmeister oder TimeTac fürs klassische Büro. Diese Übersicht kommt von uns. Such dir zwei, drei Kandidaten aus, teste sie und entscheide selbst.

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