Neela Sonntag
Die psychische Gefährdungsbeurteilung 2026 ist keine neue Pflicht. Neu ist die Wahrscheinlichkeit, dass jemand danach fragt: Seit diesem Kalenderjahr müssen die Arbeitsschutzbehörden mindestens 5 Prozent der Betriebe in ihrem Land besichtigen. So steht es in § 21 Abs. 1a ArbSchG. Wer bisher darauf gesetzt hat, dass ohnehin nie jemand vorbeikommt, rechnet ab jetzt mit anderen Zahlen. Wir zeigen dir, was das Gesetz verlangt, welche Bußgelder im Raum stehen und wie du die Dokumentation ablegst, damit sie im Ernstfall auch auffindbar ist.
Im Folgenden werden viele Begriffe aus Gesetzestexten verwendet. Um den Gesetzeswortlaut nicht zu verändern, wird auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter.
Inhalt
Was ist die psychische Gefährdungsbeurteilung, und wer muss sie machen?
Die psychische Gefährdungsbeurteilung ist der Teil der gesetzlich vorgeschriebenen Gefährdungsbeurteilung, der psychische Belastungen bei der Arbeit ermittelt und bewertet. Rechtsgrundlage ist § 5 ArbSchG. Zuständig ist die Arbeitgeberseite, unabhängig von Branche, Rechtsform und Betriebsgröße.
Der Gesetzestext ist an dieser Stelle knapp. § 5 Abs. 1 ArbSchG formuliert die Grundpflicht: „Der Arbeitgeber hat durch eine Beurteilung der für die Beschäftigten mit ihrer Arbeit verbundenen Gefährdung zu ermitteln, welche Maßnahmen des Arbeitsschutzes erforderlich sind.“ Absatz 3 zählt dann sechs Faktoren auf, aus denen sich eine Gefährdung „insbesondere“ ergeben kann. Nummer 6 lautet schlicht: „psychische Belastungen bei der Arbeit“.
Damit steht die psychische Belastung im Gesetz gleichrangig neben Lärm, Gefahrstoffen und Maschinen. Sie ist kein Zusatzmodul für große Konzerne, sondern eine der sechs Gefährdungsquellen, die du prüfen musst.
Wichtig: Einen Schwellenwert nach Beschäftigtenzahl kennt § 5 ArbSchG nicht. Die Vorschrift nennt keine Mindestgröße, ab der die Beurteilung greift; sie gilt ab dem ersten Beschäftigten. Was sich mit der Betriebsgröße ändert, ist der Aufwand, nicht die Pflicht: § 6 Abs. 1 ArbSchG verlangt die „je nach Art der Tätigkeiten und der Zahl der Beschäftigten erforderlichen Unterlagen“. Ein Handwerksbetrieb mit acht Leuten dokumentiert also anders als eine Klinik mit 400 — aber beide dokumentieren.
Was zählt zu „psychischen Belastungen bei der Arbeit“?
Der Begriff ist im Arbeitsschutz neutral gemeint, nicht negativ. Die DGUV definiert psychische Belastung nach DIN EN ISO 10075-1:2018-01 als „die Gesamtheit aller erfassbaren Einflüsse, die von außen auf den Menschen zukommen und psychisch auf ihn einwirken“. Belastung ist also erst einmal alles, was auf die Psyche wirkt — auch das, was motiviert und weiterbringt.
Für die Beurteilung nennt die DGUV sechs Gestaltungsbereiche:
- Arbeitsinhalt und Arbeitsaufgabe
- Arbeitsorganisation
- Arbeitszeit
- Soziale Beziehungen
- Arbeitsmittel
- Arbeitsumgebung
Interessant ist der dritte Punkt. Arbeitszeit taucht nicht nur hier auf, sondern auch direkt im Gesetz: § 5 Abs. 3 Nr. 4 ArbSchG nennt ausdrücklich „die Gestaltung von Arbeits- und Fertigungsverfahren, Arbeitsabläufen und Arbeitszeit und deren Zusammenwirken“. Ständige Erreichbarkeit, kurzfristige Dienstplanänderungen, aufgelaufene Überstundenberge — das sind keine weichen Kulturthemen, sondern Prüfpunkte im Arbeitsschutz.
Was ändert sich 2026 konkret, und warum wird jetzt öfter kontrolliert?
Geändert hat sich nicht die Pflicht, sondern die Kontrolldichte. § 21 Abs. 1a ArbSchG schreibt den Ländern seit diesem Jahr eine Mindestbesichtigungsquote vor. Der Wortlaut: „Beginnend mit dem Kalenderjahr 2026 sind im Laufe eines Kalenderjahres mindestens 5 Prozent der im Land vorhandenen Betriebe zu besichtigen.“
Fünf Prozent pro Jahr klingt nach wenig. Rechne es einmal auf einen Betriebsbestand hoch.
Beispiel: Eine Aufsichtsbehörde ist für 20.000 Betriebe zuständig. Die Mindestquote nach § 21 Abs. 1a ArbSchG bedeutet dann 1.000 Besichtigungen im Jahr — jeder zwanzigste Betrieb, jedes Jahr. Rechnerisch trifft es einen einzelnen Betrieb damit etwa alle 20 Jahre. Auf einen Zeitraum von zehn Jahren gesehen ist das keine Restgröße mehr.
Die Quote ist eine Untergrenze, kein Zielwert. Und zufällig ausgewählt wird auch nicht: Nach § 21 Abs. 1 ArbSchG berücksichtigen die Behörden bei der Auswahl das Gefährdungspotenzial. Branchen mit hoher Unfall- oder Belastungsdichte stehen also eher auf der Liste als das ruhige Büro nebenan.
Gut zu wissen: Psychische Belastung ist im behördlichen Arbeitsschutz seit Jahren gesetzt. Laut DGUV ist „Gute Arbeitsgestaltung bei psychischen Belastungen“ eines von drei Fachthemen der dritten Periode der Gemeinsamen Deutschen Arbeitsschutzstrategie (GDA), der Kooperationsplattform von Bund, Ländern und Unfallversicherungsträgern. Die vierte GDA-Periode ab 2027 befindet sich laut DGUV noch in Planung, ihr Leitziel lautet „Sichere und gesunde Arbeitsbedingungen für alle!“.
Was prüfen Arbeitsschutzbehörden bei einer Betriebsbesichtigung?
Eine bundesweit einheitliche Prüfliste gibt es nicht — die Aufsicht liegt bei den Ländern. Woran sich eine Betriebsbesichtigung ausrichtet, gibt aber das Gesetz vor: daran, ob eine Beurteilung stattgefunden hat, ob daraus Maßnahmen abgeleitet wurden und ob es dazu Unterlagen gibt.
Diese drei Punkte stehen so im Gesetz. § 6 Abs. 1 ArbSchG verlangt Unterlagen, „aus denen das Ergebnis der Gefährdungsbeurteilung, die von ihm festgelegten Maßnahmen des Arbeitsschutzes und das Ergebnis ihrer Überprüfung ersichtlich sind“. Ergebnis, Maßnahmen, Überprüfung. Fehlt einer der drei Bausteine, fehlt der Nachweis.
Dazu kommt die Pflicht, dranzubleiben. § 3 Abs. 1 Satz 2 ArbSchG: „Er hat die Maßnahmen auf ihre Wirksamkeit zu überprüfen und erforderlichenfalls sich ändernden Gegebenheiten anzupassen.“ Eine Beurteilung von 2019, die seither unangetastet im Ordner liegt, erfüllt diesen Satz nicht.
Findet die Behörde etwas, folgt in der Regel nicht sofort ein Bußgeldbescheid. Nach § 22 Abs. 3 ArbSchG kann die zuständige Behörde im Einzelfall anordnen, welche Maßnahmen zu treffen sind, und dafür — außer bei Gefahr im Verzug — eine angemessene Frist setzen. Erst wenn diese Anordnung ins Leere läuft, wird es teuer.
Gut zu wissen: Gibt es einen Betriebsrat, redet er mit. § 87 Abs. 1 Nr. 7 BetrVG gibt ihm ein Mitbestimmungsrecht bei „Regelungen über die Verhütung von Arbeitsunfällen und Berufskrankheiten sowie über den Gesundheitsschutz im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften oder der Unfallverhütungsvorschriften“. Planst du die Beurteilung im Alleingang und lädst den Betriebsrat erst zum fertigen Ergebnis ein, hast du einen zweiten Konflikt neben dem ersten.
Welche Bußgelder drohen ohne aktuelle Gefährdungsbeurteilung?
§ 25 Abs. 2 ArbSchG sieht Geldbußen bis zu 30.000 Euro vor, in den übrigen Fällen bis zu 5.000 Euro. Im Netz wird das allerdings oft verkürzt, deshalb genauer: Das ArbSchG stellt die fehlende Gefährdungsbeurteilung nicht unmittelbar unter Bußgeld. Der Bußgeldtatbestand des § 25 Abs. 1 ArbSchG knüpft an zwei andere Dinge an: an Verstöße gegen bestimmte Rechtsverordnungen und an Verstöße gegen eine vollziehbare behördliche Anordnung nach § 22 Abs. 3 ArbSchG.
Im Klartext: Der teure Moment ist nicht die Besichtigung, sondern das Ignorieren dessen, was danach angeordnet wird.
| Sachverhalt | Rechtsgrundlage | Rahmen |
|---|---|---|
| Verstoß gegen eine vollziehbare Anordnung nach § 22 Abs. 3 ArbSchG — als Arbeitgeber oder verantwortliche Person | § 25 Abs. 1 Nr. 2 Buchst. a i. V. m. Abs. 2 ArbSchG | Geldbuße bis 30.000 Euro |
| Verstoß gegen eine Rechtsverordnung nach § 18 Abs. 1 oder § 19 ArbSchG, soweit sie auf die Bußgeldvorschrift verweist | § 25 Abs. 1 Nr. 1 i. V. m. Abs. 2 ArbSchG | Geldbuße bis 30.000 Euro |
| Verstoß eines Beschäftigten gegen eine Anordnung nach § 22 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 ArbSchG | § 25 Abs. 1 Nr. 2 Buchst. b i. V. m. Abs. 2 ArbSchG | Geldbuße bis 5.000 Euro |
| Beharrliche Wiederholung einer solchen Zuwiderhandlung oder vorsätzliche Zuwiderhandlung, durch die Leben oder Gesundheit eines Beschäftigten gefährdet wird | § 26 ArbSchG | Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr oder Geldstrafe |
Der Wortlaut von § 25 Abs. 2 ArbSchG dazu: Die Ordnungswidrigkeit kann „in den Fällen des Absatzes 1 Nr. 1 und 2 Buchstabe b mit einer Geldbuße bis zu fünftausend Euro, in den Fällen des Absatzes 1 Nr. 2 Buchstabe a mit einer Geldbuße bis zu dreißigtausend Euro geahndet werden“.
Die vierte Zeile der Tabelle wird oft übersehen. § 26 ArbSchG macht aus der Ordnungswidrigkeit eine Straftat, wenn eine Anordnung „beharrlich“ wiederholt missachtet wird oder wenn durch eine solche vorsätzliche Zuwiderhandlung Leben oder Gesundheit eines Beschäftigten gefährdet werden. Dafür braucht es einiges — aber die Norm existiert.
Wie führst du die psychische Gefährdungsbeurteilung Schritt für Schritt durch?
Das ArbSchG schreibt kein Verfahren vor. Es schreibt Ergebnisse vor. Aus § 5, § 3 und § 6 ArbSchG lässt sich aber eine Reihenfolge ableiten, die in der Praxis trägt:
- Tätigkeiten und Bereiche festlegen. § 5 Abs. 2 ArbSchG verlangt die Beurteilung „je nach Art der Tätigkeiten“; bei gleichartigen Arbeitsbedingungen ist die Beurteilung eines Arbeitsplatzes oder einer Tätigkeit ausreichend. In einem 40-Personen-Unternehmen bildest du also Tätigkeitsgruppen, statt 40 Einzelbeurteilungen zu führen.
- Belastungen ermitteln. Dafür gehst du die sechs Gestaltungsbereiche der DGUV durch, von Arbeitsinhalt bis Arbeitsumgebung.
- Beurteilen. Wo besteht Handlungsbedarf, wo nicht? Diese Bewertung ist der Kern von § 5 Abs. 1 ArbSchG: ermitteln, welche Maßnahmen erforderlich sind.
- Maßnahmen ableiten und festlegen. Konkret, mit Verantwortlichkeit und Termin. „Kommunikation verbessern“ ist keine Maßnahme.
- Umsetzen.
- Wirksamkeit prüfen und dokumentieren. § 3 Abs. 1 Satz 2 ArbSchG verlangt die Wirksamkeitsprüfung, § 6 Abs. 1 ArbSchG die Unterlagen dazu.
Schritt 6 bleibt in KMU am häufigsten liegen. Die Befragung wird gemacht, die Auswertung landet in einer Präsentation, danach passiert ein halbes Jahr nichts — und die Frage nach dem „Ergebnis ihrer Überprüfung“ bleibt offen.
Welche Methoden eignen sich für kleinere Betriebe?
Drei Zugänge sind in der Praxis verbreitet: die schriftliche oder digitale Befragung der Beschäftigten, der moderierte Workshop in kleiner Runde und das Beobachtungsinterview am Arbeitsplatz. Welcher passt, hängt weniger vom Budget ab als von der Größe der Gruppen. Bei acht Personen in einer Tätigkeitsgruppe ist eine anonyme Befragung faktisch kaum noch anonym. Dann trägt ein moderierter Workshop mit externer Begleitung meist mehr.
Zwar lässt sich der fachliche Teil grundsätzlich selbst stemmen, etwa mit Unterstützung der Fachkraft für Arbeitssicherheit oder der Berufsgenossenschaft. Dennoch: Beim ersten Durchgang fährst du mit externer Moderation meist besser, vor allem wenn ein heikles Thema wie Führungsverhalten mit auf den Tisch kommt.
Arbeitszeitdaten, die früh etwas zeigen
Dauerhafte Überstunden, gehäufte Kurzabwesenheiten, nie genommener Resturlaub — solche Muster erkennst du in einer sauber geführten Zeiterfassung, bevor sie in einer Befragung auftauchen. Ein Ersatz für die Gefährdungsbeurteilung ist das nicht, aber ein guter Ausgangspunkt für Schritt 2.
Wie dokumentierst du die Gefährdungsbeurteilung rechtssicher?
Nachweisbar ist, was du innerhalb weniger Minuten vorlegen kannst. § 6 Abs. 1 ArbSchG nennt drei Pflichtbestandteile: das Ergebnis der Gefährdungsbeurteilung, die festgelegten Maßnahmen und das Ergebnis ihrer Überprüfung. In der Praxis kommen Datum, verwendete Methode und die beteiligten Personen dazu. Ohne diese Angaben lässt sich später nicht mehr rekonstruieren, worauf die Bewertung beruhte.
Der Klassiker ist ohnehin nicht die fehlende Beurteilung, sondern die verschollene. Die Auswertung liegt auf dem Laufwerk einer Person, die seit zwei Jahren nicht mehr im Unternehmen ist. Der Maßnahmenplan existiert als Ausdruck in einem Ordner im Nebenraum. Und der Wirksamkeitscheck wurde im Teammeeting besprochen, aber nie festgehalten.
Personizer ist eine modulare HR-Software für kleine und mittlere Unternehmen im DACH-Raum — mit Zeiterfassung, Urlaubsplanung, digitaler Personalakte und DATEV-Datenservice. Für den Arbeitsschutz heißt das ganz nüchtern: Wir liefern den Ablageort und die Zugriffssteuerung, nicht die fachliche Beurteilung.
Wichtig: Die Gefährdungsbeurteilung selbst ist ein betriebsbezogenes Dokument und gehört nicht in eine einzelne Personalakte. In die Personalakte gehören die personenbezogenen Nachweise drumherum: Unterweisungen, Teilnahmebestätigungen, arbeitsmedizinische Vorsorgeangebote. Beides zusammen ergibt die Nachweiskette, die bei einer Besichtigung gefragt ist.
Weitere Informationen rund um Aufbewahrungsfristen und Bußgelder findest du unter anderem in den neuen Pflichten für die digitale Personalakte, die ab dem 01. Januar 2027 gelten.
Häufig gestellte Fragen
Hier findest du Antworten auf die wichtigsten Fragen. Falls du weitere Hilfe benötigst, kontaktiere gerne unseren Support.
Ist die psychische Gefährdungsbeurteilung für jedes Unternehmen Pflicht?
Ja. § 5 Abs. 1 ArbSchG verpflichtet jeden Arbeitgeber zur Beurteilung der mit der Arbeit verbundenen Gefährdungen, und § 5 Abs. 3 Nr. 6 ArbSchG nennt „psychische Belastungen bei der Arbeit“ ausdrücklich als eine der Gefährdungsquellen. Die Vorschrift enthält keine Ausnahme nach Branche, Rechtsform oder Unternehmensgröße.
Ab wie vielen Mitarbeitenden gilt die Pflicht zur psychischen Gefährdungsbeurteilung?
Es gibt keinen Schwellenwert. § 5 ArbSchG nennt keine Mindestzahl an Beschäftigten, ab der die Gefährdungsbeurteilung greift — sie gilt ab dem ersten Beschäftigten. Mit der Betriebsgröße skaliert nur der Dokumentationsumfang: § 6 Abs. 1 ArbSchG verlangt die „je nach Art der Tätigkeiten und der Zahl der Beschäftigten erforderlichen Unterlagen“.
Was passiert, wenn ich keine psychische Gefährdungsbeurteilung durchführe?
Zunächst kann die Aufsichtsbehörde nach § 22 Abs. 3 ArbSchG anordnen, welche Maßnahmen zu treffen sind, und dafür eine angemessene Frist setzen. Wird diese vollziehbare Anordnung missachtet, greift § 25 ArbSchG: bis zu 30.000 Euro Geldbuße für Arbeitgeber und verantwortliche Personen (§ 25 Abs. 1 Nr. 2 Buchst. a i. V. m. Abs. 2), bis zu 5.000 Euro in den übrigen Fällen. Wird eine solche Zuwiderhandlung beharrlich wiederholt oder werden durch sie vorsätzlich Leben oder Gesundheit eines Beschäftigten gefährdet, sieht § 26 ArbSchG Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr oder Geldstrafe vor. Dass ein Verstoß auffällt, ist seit 2026 wahrscheinlicher: § 21 Abs. 1a ArbSchG verpflichtet die Behörden, jährlich mindestens 5 Prozent der Betriebe im Land zu besichtigen.
Wie oft muss die Gefährdungsbeurteilung aktualisiert werden?
Ein festes Intervall nennt das Arbeitsschutzgesetz nicht. Maßgeblich ist § 3 Abs. 1 Satz 2 ArbSchG: „Er hat die Maßnahmen auf ihre Wirksamkeit zu überprüfen und erforderlichenfalls sich ändernden Gegebenheiten anzupassen.“ Anlass zur Überprüfung geben also vor allem veränderte Gegebenheiten — neue Tätigkeiten, Umstrukturierungen, neue Arbeitsmittel oder Hinweise darauf, dass die bisherigen Maßnahmen nicht wirken. Unabhängig davon gehört das Ergebnis jeder Überprüfung nach § 6 Abs. 1 ArbSchG in die Unterlagen.
Was prüfen Arbeitsschutzbehörden bei einer Betriebsbesichtigung?
Eine bundesweit einheitliche Prüfliste gibt es nicht, weil die Überwachung nach § 21 Abs. 1 ArbSchG Ländersache ist. Den gesetzlichen Rahmen setzt § 6 Abs. 1 ArbSchG: Es müssen Unterlagen vorliegen, aus denen das Ergebnis der Gefährdungsbeurteilung, die festgelegten Arbeitsschutzmaßnahmen und das Ergebnis ihrer Überprüfung hervorgehen. Entsprechend hilft es, diese Nachweise zentral und auffindbar abzulegen — personenbezogene Belege wie Unterweisungen zum Beispiel in einer digitalen Personalakte.
Wie dokumentiere ich die Gefährdungsbeurteilung rechtssicher, ohne Papierchaos?
Sinnvoll ist eine digitale, zugriffsgeschützte Ablage statt verstreuter Excel-Dateien und Papierordner. Inhaltlich müssen nach § 6 Abs. 1 ArbSchG mindestens Ergebnis, festgelegte Maßnahmen und Ergebnis der Überprüfung nachvollziehbar sein; in der Praxis kommen Datum, Methode und Beteiligte dazu. Die Beurteilung selbst ist ein betriebsbezogenes Dokument, personenbezogene Nachweise wie Unterweisungsbestätigungen gehören dagegen in die jeweilige Personalakte.
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Fazit: Psychische Gefährdungsbeurteilung 2026
Rechtlich hat sich 2026 an deiner Pflicht nichts geändert. Denn § 5 Abs. 3 Nr. 6 ArbSchG steht unverändert im Gesetz. Verändert hat sich die Wahrscheinlichkeit, dass jemand nachschaut: Mit der Mindestbesichtigungsquote aus § 21 Abs. 1a ArbSchG wird aus einer theoretischen Anforderung eine, die dir konkret begegnen kann.
Der pragmatische nächste Schritt ist trotzdem kein Großprojekt. Nimm dir die vorhandenen Unterlagen vor und beantworte drei Fragen: Gibt es ein dokumentiertes Ergebnis? Stehen dazu konkrete Maßnahmen mit Verantwortlichen? Und ist irgendwo festgehalten, ob diese Maßnahmen gewirkt haben? Überall, wo die Antwort „nein“ lautet, weißt du, wo du anfängst.
Nachweise, die im Ernstfall auffindbar sind
Unterweisungen, Bestätigungen und arbeitsmedizinische Unterlagen legst du in Personizer zentral ab
