KOSTENLOSE EXCEL-VORLAGE
Personalbogen Vorlage: Stammdaten neuer Mitarbeitender DSGVO-konform erfassen
Persönliche Daten, Steuer- und Sozialversicherungsangaben sowie Bankverbindung strukturiert in einem Dokument – startklar für den ersten Arbeitstag.
- Alle Pflichtangaben für Lohnabrechnung und Sozialversicherung an einem Ort
- Dropdown-Felder für Familienstand, Steuerklasse, Vertragsform & Co.
- Kostenlos – kein Abo, keine Kreditkarte
Das steckt in der Vorlage
Drei Tabs, alles drin – von den persönlichen Daten bis zu Steuer und Sozialversicherung.
Persönliche Daten
Name, Geburtsdatum, Anschrift, Kontaktdaten, Familienstand und Staatsangehörigkeit strukturiert erfassen.
Beschäftigungsdetails
Eintrittsdatum, Position, Vertragsform, Arbeitsart und Wochenstunden per Dropdown auswählen.
Steuerangaben
Steuer-ID, Steuerklasse, Konfession und Kinderfreibeträge für die Lohnabrechnung.
Sozialversicherung
Rentenversicherungsnummer, Krankenkasse, Sozialversicherungs- und Krankenversicherungsstatus per Dropdown.
Bankverbindung
IBAN, BIC, Kreditinstitut und Kontoinhaber für die Gehaltszahlung.
Unterschriftenfeld
Bestätigung durch Mitarbeiter und Arbeitgeber direkt im Dokument.
So nutzt du die Vorlage
Persönliche Daten eintragen
Name, Geburtsdatum, Anschrift und Kontaktdaten im Abschnitt „Persönliche Daten“ ausfüllen.
Steuer & Sozialversicherung ergänzen
Steuer-ID, Steuerklasse, Rentenversicherungsnummer und Krankenkasse eintragen.
Beschäftigung & Bankverbindung vervollständigen
Eintrittsdatum, Position, Vertragsform, Wochenstunden und IBAN ergänzen.
Unterschreiben & ablegen
Von Mitarbeiter/in und Arbeitgeber/in unterschreiben lassen und in der Personalakte ablegen.
Häufig gestellte Fragen
Was ist ein Personalbogen?
Ein Personalbogen (auch Personalfragebogen) erfasst die Stammdaten neuer Mitarbeitender, die für Lohnabrechnung, Steuer und Sozialversicherung benötigt werden.
Welche Angaben sind für die Steuer nötig?
Die steuerliche Identifikationsnummer (11 Ziffern, vom Bundeszentralamt für Steuern vergeben) sowie die Steuerklasse sind für die Lohnabrechnung erforderlich.
Wie lang ist eine Rentenversicherungsnummer?
Sie besteht aus 12 Stellen – Ziffern und einem Buchstaben, zum Beispiel „12 345678 A 012″.
Wie viele Stunden darf die Wochenarbeitszeit betragen?
Nach dem Arbeitszeitgesetz darf sie dauerhaft 48 Stunden nicht überschreiten. Vollzeit liegt typischerweise bei 38,5 bis 40 Stunden.
Muss der Personalbogen unterschrieben werden?
Eine Unterschrift von Mitarbeiter/in und Arbeitgeber/in ist üblich, um die Richtigkeit der Angaben zu bestätigen.
Was ist bei der DSGVO zu beachten?
Es sollten nur Daten erfasst werden, die für das Beschäftigungsverhältnis erforderlich sind. Der ausgefüllte Bogen sollte geschützt aufbewahrt werden, mit Zugriff nur für befugte Personen.
Kann ich die Vorlage dauerhaft nutzen?
Ja, einmal heruntergeladen gehört sie dir – kein Abo, kein Ablaufdatum.
Personalbogen digital statt auf Papier – mit Personizer
Wer Personalbögen in Papierform sammelt, hat bei DSGVO-Anfragen oder Prüfungen schnell ein Problem. Personizer speichert alle Stammdaten direkt in der digitalen Personalakte.
- Digitale Personalakte mit geschäftlichen & persönlichen Personaldaten
- Eigene Datenfelder für individuelle Angaben
- Gehaltszugriffsrechte, damit nur Befugte sensible Daten sehen
