Digitale Personalakte Pflicht 2027? Was wirklich gilt

Wer nach „digitale Personalakte Pflicht 2027″ sucht, liest oft: Ab Januar wird alles digital. Das stimmt so nicht. Die Pflicht, bestimmte Entgeltunterlagen elektronisch zu führen, gilt schon seit dem 1. Januar 2022. Zum Jahreswechsel endet nur die Möglichkeit, sich davon befreien zu lassen. Wir zeigen dir, was das für deinen Betrieb heißt, welche Unterlagen betroffen sind und wo das Steuerbüro ins Spiel kommt.

Digitale Personalakte Pflicht 2027: Was wirklich gilt

Kurz gesagt: Es gibt keine neue Pflicht ab 2027. Bestimmte Entgeltunterlagen müssen schon seit dem 1. Januar 2022 elektronisch vorliegen. Neu ist nur, dass ab dem 1. Januar 2027 keine Befreiung mehr greift.

Die Beitragsverfahrensverordnung (BVV) regelt, wie Arbeitgeber in Deutschland Entgeltunterlagen für die Sozialversicherung führen. Sie gilt also nur für Arbeitgeber in Deutschland. Der zentrale Satz steht in § 8 Abs. 2 BVV: „Folgende Unterlagen sind in elektronischer Form zu den Entgeltunterlagen zu nehmen“. Danach folgt eine Liste, dazu gleich mehr.

Die Deutsche Rentenversicherung (DRV) fasst den Stand so zusammen: Seit dem 1. Januar 2022 müssen begleitende Entgeltunterlagen in elektronischer Form vorliegen. Arbeitgeber können sich auf Antrag beim zuständigen Betriebsprüfdienst bis zum 31. Dezember 2026 davon befreien lassen. Die Grundlage dafür ist § 8 Abs. 3 Satz 2 BVV:

„Bis zum 31. Dezember 2026 kann sich der Arbeitgeber von der Führung elektronischer Unterlagen auf Antrag bei dem für ihn zuständigen Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung nach § 28p des Vierten Buches Sozialgesetzbuch befreien lassen.“

Die Personalakte ist damit übrigens nicht pauschal gemeint. Sie ist ein Werkzeug, in dem du die betroffenen Unterlagen führen kannst. Was eine digitale Personalakte grundsätzlich ausmacht, erklärt unser Grundlagenartikel zur digitalen Personalakte.

Was bedeutet das für Betriebe, die bisher befreit waren?

Für sie ändert sich am meisten. Wer eine Befreiung hat, führt die Unterlagen ab dem 1. Januar 2027 elektronisch, eine Ausnahme gibt es dann nicht mehr. So ordnet es auch die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft RAW Partner in ihrem RAW-Aktuell 7/2026 ein: Auch Arbeitgeber, die bislang befreit waren, sind ab 2027 von der Pflicht betroffen.

Warst du nie befreit, gilt die Pflicht für dich schon seit 2022. Läuft das bei dir noch nicht sauber, ist jetzt ein guter Moment, es nachzuholen.

Welche Unterlagen sind betroffen? § 8 Abs. 2 BVV im Überblick

Betroffen sind zwei Gruppen: die klassischen Entgeltabrechnungen und die begleitenden Entgeltunterlagen, die § 8 Abs. 2 BVV aufzählt. Nicht betroffen ist die Personalakte als Ganzes. Zeugnisse oder Abmahnungen etwa stehen nicht in der Liste.

Diese Unterscheidung trifft RAW Partner (RAW-Aktuell 7/2026). Klassische Entgeltabrechnungen sind dort die monatlichen Lohn- und Gehaltsabrechnungen und die Beitragsabrechnungen. Begleitende Entgeltunterlagen sind ergänzende Dokumente, etwa Mitgliedsbescheinigungen der Krankenkassen oder Nachweise zur Versicherungsfreiheit. Laut RAW Partner sind beide Gruppen elektronisch zu führen, die begleitenden Unterlagen stehen abschließend in § 8 Abs. 2 BVV.

Beispiele aus der Liste in § 8 Abs. 2 BVV

Die Liste reicht von Nr. 1 bis Nr. 20, mit Unterbuchstaben wie 3a oder 7a; einige Nummern sind weggefallen. Eine Auswahl, die in vielen KMU vorkommt:

Nr. 13 überrascht viele. Damit landen Arbeitszeitaufzeichnungen nach dem Mindestlohngesetz in den Entgeltunterlagen. Wie das mit deiner Zeiterfassung zusammenhängt, zeigen wir im Artikel zu MiLoG-Aufzeichnungen und Arbeitszeitnachweisen.

Warum „Arbeitsverträge sind ausgenommen“ so nicht stimmt

Nr. 6 verlangt eine Kopie der Niederschrift nach § 2 Nachweisgesetz (NachwG). In dieser Niederschrift hältst du die wesentlichen Vertragsbedingungen fest. Laut § 2 Abs. 5 Satz 1 NachwG entfällt die gesonderte Niederschrift, „soweit der Vertrag die in den Absätzen 1 bis 4 geforderten Angaben enthält“. Im Klartext: Wenn dein Arbeitsvertrag diese Angaben enthält, übernimmt er die Rolle der Niederschrift. Dann gehört seine Kopie zu den elektronischen Entgeltunterlagen.

Das heißt umgekehrt nicht, dass jede Vertragsergänzung oder jede Nebenabrede automatisch erfasst ist. Bezugspunkt bleibt die Niederschrift nach dem NachwG. Was dabei digital geht und was nicht, steht im Artikel zur Nachweisgesetz-Niederschrift digital.

Welche Dateiformate sind zulässig?

RAW Partner beschreibt die Anforderungen in RAW-Aktuell 7/2026 so:

• Die Unterlagen werden digital und zentral gespeichert.
• Jedes Dokument ist eine eigene Datei. Also kein Sammel-PDF mit allen Nachweisen einer Person.
• Zulässig sind PDF-Dateien sowie Bilddateien im Format jpeg, bmp, png oder tiff.
• Die Dokumente müssen laut RAW Partner transparent, nachvollziehbar und jederzeit überprüfbar sein.

Befreiung bis 31.12.2026: Für wen ist das noch relevant?

Nur für Arbeitgeber, die bereits befreit sind oder bis zum 31. Dezember 2026 einen Antrag beim Prüfdienst der DRV stellen. Ab dem 1. Januar 2027 gibt es keine Befreiung mehr.

Für die meisten Betriebe ist das kein Hebel mehr. Selbst eine jetzt noch beantragte Befreiung würde dir nach § 8 Abs. 3 Satz 2 BVV höchstens bis zum Jahresende Luft verschaffen. Umstellen musst du so oder so. Die Zeit bis dahin ist in der eigenen Ablage besser investiert als in einen Antrag.

Hast du bereits eine Befreiung? Dann ist der 31. Dezember 2026 dein Stichtag. Plane so, dass die Unterlagen ab Januar elektronisch vorliegen.

Was passiert, wenn die Unterlagen nicht elektronisch vorliegen?

Das zeigt sich meist bei der Betriebsprüfung der Deutschen Rentenversicherung. Fehlen prüffähige Unterlagen, kann der Prüfdienst Beiträge auf Basis der gezahlten Entgelte geltend machen oder schätzen. Das bedeutet Mehraufwand und kann zu Beitragsnachforderungen führen.

Die Rentenversicherung prüft Arbeitgeber laut § 28p Abs. 1 SGB IV „mindestens alle vier Jahre“. Wie das Gesetz mit Lücken umgeht, regelt § 28f Abs. 2 SGB IV. Hat ein Arbeitgeber die Aufzeichnungspflicht nicht ordnungsgemäß erfüllt und lassen sich deshalb Versicherungspflicht, Beitragspflicht oder Beitragshöhe nicht feststellen, kann der Prüfdienst den Beitrag von der Summe der gezahlten Arbeitsentgelte geltend machen. Lässt sich die Höhe der Arbeitsentgelte nicht oder nur mit unverhältnismäßig großem Aufwand ermitteln, „hat er diese zu schätzen“ (§ 28f Abs. 2 Satz 3 SGB IV).

Bei einer Schätzung hast du wenig in der Hand: Was richtig gewesen wäre, kannst du in dem Moment ja nicht mehr belegen.

Daneben kennt § 111 Abs. 1 Satz 1 Nr. 3 SGB IV eine Ordnungswidrigkeit, wenn jemand vorsätzlich oder leichtfertig „entgegen § 28f Absatz 1 Satz 1 eine Entgeltunterlage nicht führt oder nicht aufbewahrt“. Wie das im Einzelfall zu bewerten ist, klärst du mit deiner Steuer- oder Rechtsberatung.

Wie eine Prüfung abläuft und woran sie in der Praxis oft hakt, beschreiben wir in den Stolperfallen bei der Betriebsprüfung.

Wer ist zuständig: Arbeitgeber oder Steuerbüro?

Verantwortlich bist du als Arbeitgeber, auch wenn ein Steuer- oder Lohnbüro deine Abrechnung macht. § 28f Abs. 1 Satz 1 SGB IV ist eindeutig: „Der Arbeitgeber hat für jeden Beschäftigten, getrennt nach Kalenderjahren, Entgeltunterlagen im Geltungsbereich dieses Gesetzes in deutscher Sprache zu führen“.

Läuft deine Lohnabrechnung extern, liegt ein Teil der Unterlagen dort. Die Abrechnungen etwa entstehen im Steuerbüro. Anderes landet bei dir auf dem Tisch: der Aufenthaltstitel, die Minijob-Erklärung, der unterschriebene Arbeitsvertrag. Wer hat was? Wer legt was elektronisch ab, und wie kommst du bei einer Prüfung schnell an alles? Das klärt ihr besser vor als während der Prüfung. Was du konkret besprechen solltest, steht im Artikel zur Abstimmung mit dem Steuerbüro.

Was solltest du bis zum Jahreswechsel erledigen?

Vier Schritte für die Umstellung:

1. Bestand aufnehmen. Welche Unterlagen aus § 8 Abs. 2 BVV hast du heute auf Papier? Beim Minijob sind das schnell mehrere Dokumente pro Person.
2. Mit dem Steuerbüro abgleichen. Was liegt dort elektronisch, was bei dir?
3. Ablage festlegen. Ein zentraler Ort, eine Datei pro Dokument, zulässige Formate.
4. Zugriffe regeln. Wer darf welche Unterlagen sehen? Dazu weiter unten mehr.

Klingt überschaubar. Der Teufel steckt im Altbestand. Die ausführliche Schritt-für-Schritt-Checkliste zur Umstellung gibt es auch als PDF zum Abhaken.

Wie lange musst du Personalakten-Dokumente aufbewahren?

Eine einheitliche Frist für „die Personalakte“ gibt es nicht. Sie hängt vom Dokumenttyp ab und reicht von drei Jahren bis zu einer Empfehlung von 30 Jahren.

Die drei Jahre sind keine feste Aktenfrist. Sie leiten sich aus der Verjährung ab: „Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt drei Jahre“ (§ 195 BGB).

Bei Entgeltunterlagen koppelt § 28f Abs. 1 SGB IV die Frist an die Betriebsprüfung: Sie sind „bis zum Ablauf des auf die letzte Prüfung (§ 28p) folgenden Kalenderjahres geordnet aufzubewahren“.

Beispiel: Die DRV prüft deinen Betrieb im Jahr 2026. Die geprüften Entgeltunterlagen bewahrst du dann mindestens bis zum 31. Dezember 2027 auf. Da die nächste Prüfung spätestens nach vier Jahren ansteht, hebst du in der Praxis eher länger auf als zu kurz.

Beim Lohnkonto ist die Sache klar: „Die Lohnkonten sind bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres, das auf die zuletzt eingetragene Lohnzahlung folgt, aufzubewahren“ (§ 41 Abs. 1 EStG). Letzte Lohnzahlung im Dezember 2026? Dann läuft die Frist bis zum 31. Dezember 2032.

Anders die 30 Jahre bei der betrieblichen Altersversorgung. Sie sind eine Empfehlung, keine ausdrückliche Aufbewahrungspflicht, und folgen aus § 18a BetrAVG: „Der Anspruch auf Leistungen aus der betrieblichen Altersversorgung verjährt in 30 Jahren.“

Wer darf auf die digitale Personalakte zugreifen?

Nur wer die Daten für seine Aufgabe braucht. Den Maßstab beschreibt § 26 Abs. 1 BDSG: Beschäftigtendaten dürfen verarbeitet werden, wenn dies für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses „erforderlich ist“. Was darüber hinausgeht, braucht eine eigene Begründung.

In der Praxis heißt das: abgestufte Rechte statt eines gemeinsamen Ordners. Die HR-Leitung sieht mehr als eine Teamleitung. Gehaltsdaten bleiben bei einem kleinen Kreis.

Personalakten geschützt, aber griffbereit

Mit dem Personalakte-Modul von Personizer legst du über Benutzerrollen fest, wer welche Informationen sieht, Gehaltsdaten zum Beispiel nur für ausgewählte Personen. Personizer arbeitet verschlüsselt und speichert die Personaldaten auf ISO-zertifizierten EU-Servern.

Mehr erfahren

Einsichtsrecht der Mitarbeitenden (§ 83 BetrVG)

Beschäftigte dürfen ihre eigene Akte einsehen. § 83 Abs. 1 BetrVG: „Der Arbeitnehmer hat das Recht, in die über ihn geführten Personalakten Einsicht zu nehmen.“ Sie können dazu ein Betriebsratsmitglied hinzuziehen, das über den Inhalt Stillschweigen bewahren muss, sofern es nicht im Einzelfall davon entbunden wird.

Zugriff durch den Betriebsrat – kein Freifahrtschein

Ein eigenes Einsichtsrecht in alle Personalakten lässt sich aus § 83 BetrVG nicht ableiten. Bezogen auf den Betriebsrat regelt die Vorschrift nur, dass Beschäftigte ein Betriebsratsmitglied zu ihrer eigenen Akteneinsicht hinzuziehen können.

Papier oder digital: Was ändert die Pflicht wirklich?

Für die Unterlagen aus § 8 Abs. 2 BVV und die Entgeltabrechnungen führt kein Weg an der elektronischen Form vorbei, spätestens ab 2027 auch nicht mehr für bisher befreite Betriebe. Für den Rest der Personalakte schreibt die BVV keine Form vor. Ob du auch Zeugnisse oder Abmahnungen digital führst, entscheidest du selbst.

Zwei parallele Systeme bedeuten doppelte Pflege. Deshalb kann es sinnvoll sein, gleich die ganze Akte zu digitalisieren, auch wenn das rechtlich nicht vorgeschrieben ist.

Was Personizer in diesem Zusammenhang leistet

Personizer ist eine modulare HR-Software für kleine und mittlere Unternehmen im DACH-Raum mit Zeiterfassung, Urlaubsplanung, digitaler Personalakte und DATEV-Integration. Für die Entgeltunterlagen aus diesem Artikel sind drei Eigenschaften der Personalakte interessant:

Nachvollziehbar statt überschrieben

• Neue Uploads überschreiben nichts, jede Fassung bleibt abrufbar.
• Ein Protokoll je Personalakte zeigt, wer wann hochgeladen, exportiert, umbenannt oder gelöscht hat.
• Jedes Dokument ist Person, Kategorie und Bezugszeitraum zugeordnet. Für die Betriebsprüfung exportierst du je Person die Dokumente eines Zeitraums auf einmal.