Entgeltunterlagen und Steuerbüro: Wer ist wofür verantwortlich?

„Die Entgeltunterlagen? Die hat doch unser Steuerbüro.“ Für die Lohnabrechnung stimmt das meistens. Für die Pflicht, Entgeltunterlagen zu führen, stimmt es nicht: Die liegt beim Arbeitgeber, auch wenn die Kanzlei jeden Monat abrechnet. Wir zeigen dir, welche Unterlagen typischerweise im Lohnprogramm des Steuerbüros landen, welche bei dir bleiben und mit welchen Fragen ihr die Aufgabenteilung vor dem 1. Januar 2027 sauber klärt.

Was sind Entgeltunterlagen überhaupt?

Entgeltunterlagen sind die Aufzeichnungen, die du als Arbeitgeber für jede beschäftigte Person führen musst, damit sich Sozialversicherungsbeiträge nachvollziehen und prüfen lassen. Dazu gehören die Lohn- und Gehaltsabrechnungen selbst und eine Reihe begleitender Nachweise nach § 8 Abs. 2 BVV.

Die Grundpflicht steht in § 28f Abs. 1 SGB IV: „Der Arbeitgeber hat für jeden Beschäftigten, getrennt nach Kalenderjahren, Entgeltunterlagen im Geltungsbereich dieses Gesetzes in deutscher Sprache zu führen und bis zum Ablauf des auf die letzte Prüfung (§ 28p) folgenden Kalenderjahres geordnet aufzubewahren.“ Was genau hineingehört, regelt die Beitragsverfahrensverordnung (BVV). § 8 BVV arbeitet dabei mit zwei Schichten:

• Absatz 1 zählt Angaben auf, die in den Entgeltunterlagen stehen müssen, etwa Name, Geburtsdatum, Anschrift, Beginn und Ende der Beschäftigung, das Arbeitsentgelt und den Beitragsgruppenschlüssel.
• Absatz 2 listet Unterlagen, die „in elektronischer Form zu den Entgeltunterlagen zu nehmen“ sind. Gemeint sind die sogenannten begleitenden Unterlagen, vom Nachweis der Elterneigenschaft bis zur Kopie der Niederschrift nach dem Nachweisgesetz.

RAW Partner bringt den Unterschied auf den Punkt: Zu unterscheiden sei „zwischen den klassischen Entgeltabrechnungen (monatliche Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Beitragsabrechnungen) und den begleitenden Entgeltunterlagen“. Beides ist elektronisch zu führen. Für die Deutsche Rentenversicherung müssen die Unterlagen „vollständig, richtig und chronologisch geordnet“ sein.

Genau an dieser Zweiteilung entscheidet sich, was beim Steuerbüro liegt und was bei dir. Betroffen ist übrigens nicht die komplette Personalakte, sondern Entgeltunterlagen samt begleitender Unterlagen. Einen Überblick, was ab 2027 für Entgeltunterlagen insgesamt gilt, findest du in unserem Grundlagenartikel.

Wer ist für Entgeltunterlagen verantwortlich, wenn das Steuerbüro abrechnet?

Der Arbeitgeber. § 28f Abs. 1 SGB IV beginnt mit den Worten „Der Arbeitgeber hat …“, und auch § 8 Abs. 1 BVV richtet sich an den Arbeitgeber. Lagerst du die Abrechnung an ein Steuerbüro oder Lohnbüro aus, ändert das am Adressaten der Pflicht nichts. Die Kanzlei arbeitet in deinem Auftrag.

Spannend ist ein Detail aus § 28p Abs. 6 SGB IV: „Zu prüfen sind auch steuerberatende Stellen, Rechenzentren und vergleichbare Einrichtungen, die im Auftrag des Arbeitgebers oder einer von ihm beauftragten Person Löhne und Gehälter abrechnen oder Meldungen erstatten.“ Die Deutsche Rentenversicherung kann sich also auch direkt an dein Steuerbüro wenden. Die Pflicht zur Führung der Entgeltunterlagen aus § 28f Abs. 1 SGB IV wandert dadurch aber nicht zur Kanzlei.

Welche Unterlagen entstehen typischerweise im Lohnprogramm des Steuerbüros?

Im Lohnprogramm deines Steuerbüros entstehen vor allem die Dokumente, die direkt aus der Abrechnung kommen: Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Beitragsabrechnungen und die Daten der Meldungen an die Sozialversicherung. Alles, was eine beschäftigte Person oder eine Behörde liefert, entsteht dort nicht von selbst.

Diese Trennung ist keine Erfindung aus der Praxis. Die BVV zieht sie selbst. In § 8 Abs. 3 Satz 1 BVV heißt es: „Die in Absatz 2 genannten Entgeltunterlagen, soweit sie nicht elektronisch aus der Abrechnung des Arbeitgebers entnommen werden können, sind dem Arbeitgeber von den zuständigen Stellen oder dem Beschäftigten in elektronischer Form zur Verfügung zu stellen.“ Im Klartext: Ein Teil ergibt sich aus der Abrechnung, der Rest muss von außen kommen. Und dieser Rest landet zuerst bei dir.

Die folgende Tabelle ist eine Orientierung, keine Rechtsquelle. Wie es bei deiner Kanzlei konkret aussieht, klärt ihr im Gespräch (Fragen dazu weiter unten).

Beispiel DATEV Personal: was dort landen kann

Rechnet dein Steuerbüro mit DATEV ab, bietet DATEV für Unternehmen mit DATEV Personal ein eigenes Programm an. Auf der DATEV-Produktseite nennt DATEV unter anderem eine „Elektronische, strukturierte Dokumentenablage“ und die „Ablage der Personalunterlagen wie z. B. Arbeitsverträge über die integrierte Personalakte“. Ziel ist laut DATEV, „Ihre Daten und Dokumente für die Lohn- und Gehaltsabrechnung in Zukunft einfach und digital mit Ihrer Kanzlei auszutauschen“.

Ob DATEV Personal die Anforderungen des § 8 BVV erfüllt, steht auf der Seite nicht. Darum geht es hier aber auch nicht. Denn eine Ablage ist nur so vollständig wie das, was jemand hineinlegt. Den Befreiungsantrag einer Minijobberin oder den Nachweis der Elterneigenschaft muss trotzdem jemand einsammeln und ablegen. Ob das in DATEV Personal passiert, in einer anderen Personalakte oder bei der Kanzlei, ist eine Organisationsfrage. Und die solltet ihr aktiv entscheiden, statt sie dem Zufall zu überlassen.

Welche begleitenden Unterlagen nach § 8 Abs. 2 BVV liegen meist bei dir?

Bei dir liegen meist die Nachweise, die nicht aus der Abrechnung entstehen, sondern von Beschäftigten oder Behörden kommen. Das betrifft zum Beispiel die Kopie der NachwG-Niederschrift, Erklärungen von Minijobbenden, den Nachweis der Elterneigenschaft und Aufzeichnungen nach dem Mindestlohngesetz.

Die Liste in § 8 Abs. 2 BVV ist lang (Nr. 1 bis 20, einige davon weggefallen). Hier eine Auswahl. Auch diese Tabelle ist eine Orientierung, keine Rechtsquelle:

Nr. 4a betrifft Minijobs. Nach § 6 Abs. 1b SGB VI werden Personen mit geringfügig entlohnter Beschäftigung „auf Antrag von der Versicherungspflicht befreit“. Dieser Antrag kommt von der beschäftigten Person zu dir, nicht zur Kanzlei.

An Nr. 13 treffen Zeiterfassung und Entgeltunterlagen aufeinander. Wer Minijobbende beschäftigt oder in einer der Branchen nach dem Mindestlohngesetz mit Aufzeichnungspflicht arbeitet, sollte das im Blick haben. Mehr dazu im Artikel über Arbeitszeitnachweise als Entgeltunterlagen.

Checkliste: Diese Fragen solltest du mit deinem Steuerbüro klären

Mit diesen sechs Fragen zurrt ihr die Aufgabenteilung mit deinem Steuerbüro oder Lohnbüro fest:

1. Was liegt bei euch schon elektronisch vor? Nur die Abrechnungen und Meldedaten oder auch begleitende Unterlagen nach § 8 Abs. 2 BVV?
2. Wer lädt was hoch? Konkret: NachwG-Niederschrift bzw. Arbeitsvertrag, Befreiungsanträge der Minijobbenden, Kindernachweise. Die Kanzlei oder ihr selbst?
3. In welchem Format soll die Zulieferung kommen? RAW Partner nennt als zulässig PDF sowie Bilddateien „im Format jpeg, bmp, png oder tiff“, jedes Dokument als eigene Datei. Laut Haufe sollte die Datei einen „sprechenden Namen“ tragen. Hat die Kanzlei eine eigene Benennungslogik? Fragt nach.
4. Wie läuft eine Betriebsprüfung, wenn Unterlagen an zwei Stellen liegen? Wer stellt was bereit, und wie schnell?
5. Wer meldet Änderungen? Neue Kinder, ein beendeter Minijob nebenan, ein neuer Aufenthaltstitel: Das erfährst du zuerst, nicht die Kanzlei.
6. Was passiert mit Altbeständen? Waren Teile bisher auf Papier, weil eine Befreiung nach § 8 Abs. 3 BVV galt? Dann braucht ihr einen Plan bis Ende 2026.

Klingt nach Bürokratie, keine Frage. Ein einstündiges Gespräch erspart dir aber die Suche, wenn der Prüfdienst sich ankündigt. Eine ausführlichere Checkliste Entgeltunterlagen 2027 zum Download haben wir separat zusammengestellt. Wie eine Prüfung abläuft, liest du im Artikel zu den Stolperfallen bei der Betriebsprüfung.

Was passiert, wenn Unterlagen fehlen oder nicht elektronisch vorliegen?

Fehlende oder unvollständige Entgeltunterlagen fallen in der Regel bei der Betriebsprüfung der Deutschen Rentenversicherung auf. Die prüft nach § 28p Abs. 1 SGB IV „mindestens alle vier Jahre“. Lassen sich dann Versicherungspflicht oder Beitragshöhe nicht feststellen, kann es teuer werden.

§ 28f Abs. 2 SGB IV regelt das so: „Hat ein Arbeitgeber die Aufzeichnungspflicht nicht ordnungsgemäß erfüllt und können dadurch die Versicherungs- oder Beitragspflicht oder die Beitragshöhe nicht festgestellt werden, kann der prüfende Träger der Rentenversicherung den Beitrag in der Kranken-, Pflege- und Rentenversicherung und zur Arbeitsförderung von der Summe der vom Arbeitgeber gezahlten Arbeitsentgelte geltend machen.“ Das gilt nicht, soweit sich ohne unverhältnismäßig großen Verwaltungsaufwand feststellen lässt, dass keine Beiträge zu zahlen waren oder wem das Entgelt zuzuordnen ist. Lässt sich die Höhe der Arbeitsentgelte nicht oder nur mit unverhältnismäßig großem Aufwand ermitteln, muss der Träger sie schätzen. Mögliche Folge sind Beitragsnachforderungen.

Ob es so weit kommt, hängt vom Einzelfall ab. Fehlt in unserem Café-Beispiel etwa die Erklärung einer Minijobberin über weitere Beschäftigungen, lässt sich im Zweifel schwerer belegen, dass die Beschäftigung zu Recht als Minijob abgerechnet wurde. Wie die Pflichten insgesamt zusammenhängen, steht im Grundlagenartikel zur digitalen Personalakte und den Pflichten ab 2027.

Wie Personizer die Lücke zwischen Steuerbüro und Personalakte schließt

Personizer ist eine modulare HR-Software für kleine und mittlere Unternehmen im DACH-Raum mit Zeiterfassung, Urlaubsplanung, digitaler Personalakte und DATEV-Schnittstelle. Für die Aufgabenteilung mit dem Steuerbüro heißt das vor allem eins: Die Abrechnung bleibt, wo sie ist, und die begleitenden Unterlagen bekommen bei dir einen festen Platz.

Die Brücke zur Kanzlei ist die DATEV-Schnittstelle von Personizer. Sie überträgt laut Personizer unter anderem Mitarbeiterstammdaten und Abwesenheiten, und das Steuerbüro nutzt diese Daten „in DATEV LODAS oder vergleichbaren DATEV-Lohnprogrammen“. Personizer liefert dafür strukturierte Exporte, die die Kanzlei weiterverarbeitet. Auch hier gilt: „Die Vergütung selbst bleibt beim Steuerbüro.“ Die Abrechnung macht weiterhin deine Kanzlei.

In der Personalakte von Personizer legst du die Unterlagen ab, die bei dir entstehen oder ankommen:

• Neue Uploads überschreiben nichts, jede Fassung bleibt abrufbar. Lädt jemand einen aktualisierten Arbeitsvertrag hoch, ist der alte nicht weg.
• Ein Protokoll je Personalakte zeigt, wer wann hochgeladen, exportiert, umbenannt oder gelöscht hat.
• Jedes Dokument ist Person, Kategorie und Bezugszeitraum zugeordnet. Für die Betriebsprüfung exportierst du je Person die Dokumente eines Zeitraums auf einmal.

Was Personizer nicht macht: dir die Abstimmung mit dem Steuerbüro abnehmen. Wer was hochlädt, müsst ihr trotzdem miteinander klären.

Begleitende Unterlagen an einem Ort

Arbeitsverträge, Befreiungsanträge und Kindernachweise landen mit Person, Kategorie und Bezugszeitraum in der digitalen Personalakte. Kommt die Prüfung, exportierst du je Person die Dokumente des angefragten Zeitraums auf einmal.

Mehr erfahren

Häufig gestellte Fragen

Hier findest du Antworten auf die wichtigsten Fragen. Falls du weitere Hilfe benötigst, kontaktiere gerne unseren Support.

Ist mein Steuerbüro automatisch für alle Entgeltunterlagen verantwortlich?

Nein. Nach § 28f Abs. 1 SGB IV muss der Arbeitgeber die Entgeltunterlagen führen und aufbewahren. Das Steuerbüro rechnet in deinem Auftrag ab und kann nach § 28p Abs. 6 SGB IV selbst geprüft werden. Die Führungspflicht bleibt trotzdem bei dir als Arbeitgeber.

Welche Unterlagen muss ich als Arbeitgeber selbst elektronisch vorhalten, auch wenn ein Steuerbüro abrechnet?

Vor allem die begleitenden Unterlagen nach § 8 Abs. 2 BVV, die nicht aus der Abrechnung entstehen. Typische Beispiele sind die Kopie der NachwG-Niederschrift, Erklärungen von Minijobbenden zu weiteren Beschäftigungen, Befreiungsanträge von der Rentenversicherungspflicht, der Nachweis der Elterneigenschaft und Aufzeichnungen nach § 17 Abs. 1 MiLoG. Welche davon schon bei der Kanzlei liegen, solltet ihr gemeinsam klären.

Zählt der Arbeitsvertrag zu den Entgeltunterlagen?

Oft ja. § 8 Abs. 2 Nr. 6 BVV verlangt eine Kopie der Niederschrift nach § 2 Nachweisgesetz. Nach § 2 Abs. 5 NachwG kann ein ausgehändigter schriftlicher Arbeitsvertrag diese Niederschrift ersetzen, wenn er die geforderten Angaben enthält. Dann gehört die Kopie des Arbeitsvertrags elektronisch zu den Entgeltunterlagen.

Reicht es für § 8 BVV, wenn mein Steuerbüro DATEV nutzt?

Nicht automatisch. Im DATEV-Lohnprogramm der Kanzlei liegen typischerweise die Abrechnungen und Meldedaten. Begleitende Unterlagen wie Kindernachweise oder Erklärungen von Minijobbenden entstehen dort nicht von selbst, sondern müssen nach § 8 Abs. 3 BVV von den Beschäftigten oder zuständigen Stellen geliefert und abgelegt werden. Wer das übernimmt, solltet ihr mit der Kanzlei festlegen.

Kann eine digitale Personalakte wie Personizer die Lücke zwischen Lohnprogramm und begleitenden Unterlagen schließen?

Sie kann den Ablageort für die Unterlagen liefern, die bei dir ankommen. In der Personalakte von Personizer ist jedes Dokument Person, Kategorie und Bezugszeitraum zugeordnet, frühere Fassungen bleiben abrufbar und ein Protokoll zeigt, wer was hochgeladen oder gelöscht hat. Die Abrechnung bleibt beim Steuerbüro, Stammdaten und Abwesenheiten gehen per DATEV-Export an die Kanzlei.

Ersetzt eine Personalakten-Software die Abstimmung mit dem Steuerbüro?

Nein. Software gibt den Unterlagen einen festen Platz, aber sie entscheidet nicht, wer was zuliefert. Welche Dokumente die Kanzlei schon hat, wer neue Nachweise hochlädt und wie ihr bei einer Betriebsprüfung zusammenarbeitet, müsst ihr miteinander vereinbaren.

Hast du weitere Fragen?

Lass dich von Kai durchs Produkt führen und dir alles zeigen. Dein persönlicher Ansprechpartner!