Neela Sonntag
KURZ BEANTWORTET
Ohne Zeiterfassung verfallen laut BAuA-Arbeitszeitbefragung 2025 62 Prozent der Überstunden, im Schnitt 5,9 Stunden pro Woche. Mit betrieblicher Erfassung und Arbeitszeitkonto sind es nur 11 Prozent. Den Unterschied macht nicht die Dokumentation allein, sondern der sichtbare Saldo auf einem Arbeitszeitkonto. Zur Erfassung bist du als Arbeitgeber:in ohnehin verpflichtet, unabhängig von Betriebsgröße und Betriebsrat.
Zehn Jahre, sechs Befragungswellen und zuletzt 10.790 Interviews: Die BAuA-Arbeitszeitbefragung ist eine für die deutsche Erwerbsbevölkerung repräsentative Panelstudie der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin. Aus ihrem aktuellen Ergebnisbericht stammt folgende Zahl: Überstunden ohne Zeiterfassung verfallen zu 62 Prozent. Ohne Bezahlung, ohne Freizeitausgleich, ohne dass es jemand bemerkt. Mit betrieblicher Erfassung und Arbeitszeitkonto sind es 11 Prozent.
In den BAuA-Daten zeigt sich dieser Unterschied vor allem bei der Organisation der Arbeitszeit. Wir zeigen dir, was die Studie misst, wie die Rechtslage dazu aussieht und was du in einem Betrieb mit 10, 30 oder 80 Mitarbeitenden konkret tun kannst.
Im Folgenden werden Begriffe aus Gesetzes- und Urteilstexten verwendet. Um den Wortlaut nicht zu verändern, wird in diesen Zitaten auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter.
Inhalt
Wie viele Überstunden ohne Zeiterfassung verfallen?
Bei Beschäftigten, deren Arbeitszeit überhaupt nicht erfasst wird, verfallen laut BAuA-Arbeitszeitbefragung 2025 62 Prozent der geleisteten Überstunden, im Durchschnitt 5,9 Stunden pro Woche. Nur 25 Prozent werden durch Freizeit ausgeglichen, 13 Prozent ausgezahlt.
Die Zahl stammt aus dem Ergebnisbericht „Arbeitszeiten in Deutschland“ der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA), der die Wellen 2015 bis 2025 auswertet. Für die Welle 2025 wurden 10.790 Hauptinterviews geführt; die Auswertungen zur Arbeitszeit beruhen auf einer Stichprobe von 9.294 abhängig Beschäftigten zwischen 15 und 65 Jahren. Nach dem Ausgleich ihrer Überstunden befragt die BAuA allerdings nur Beschäftigte mit mindestens zwei Überstunden pro Woche. Die 62-Prozent-Auswertung beruht deshalb auf 3.918 Befragten.
Fast sechs Stunden pro Woche klingen nach wenig, solange man sie wöchentlich betrachtet.
Beispiel: Rechne den BAuA-Wochenwert auf ein Arbeitsjahr hoch: Bei 45 Arbeitswochen sind das rund 265 verfallene Stunden pro betroffener Person. Umgerechnet auf eine 40-Stunden-Woche: mehr als sechs volle Arbeitswochen, die weder bezahlt noch ausgeglichen werden. (Die Hochrechnung ist unsere eigene. Der Wochenwert von 5,9 Stunden stammt aus der Studie und gilt für Beschäftigte ohne Erfassung, die mindestens zwei Überstunden pro Woche leisten, nicht für die Belegschaft im Durchschnitt.)
Ein Randphänomen ist das nicht. 43 Prozent aller abhängig Beschäftigten leisteten 2025 mehr als zwei Überstunden pro Woche; über alle abhängig Beschäftigten gerechnet waren es im Schnitt 3,2 Überstunden wöchentlich. Rund 17 Prozent kommen auf mehr als fünf Überstunden pro Woche, 6 Prozent sogar auf mehr als zehn.
Gut zu wissen: Bei langen und überlangen Arbeitszeiten treten laut BAuA verkürzte Ruhezeiten, ausgefallene Pausen und hohe Arbeitsintensität deutlich häufiger auf. Überstunden sind damit ein Arbeitsschutzthema.
Mit Arbeitszeitkonto verfallen Überstunden seltener: der Unterschied in Zahlen
Wird die Arbeitszeit betrieblich erfasst und auf ein Arbeitszeitkonto gebucht, werden laut BAuA-Arbeitszeitbefragung 2025 62 Prozent der Überstunden durch Freizeit ausgeglichen und nur 11 Prozent verfallen: im Durchschnitt 0,7 statt 5,9 Stunden pro Woche. Die Verhältnisse drehen sich also fast exakt um.
| Wie die Arbeitszeit erfasst wird | Freizeitausgleich | Ausgezahlt | Verfallen | Ø verfallene Std./Woche |
|---|---|---|---|---|
| Betriebliche Erfassung mit Arbeitszeitkonto | 62 % | 26 % | 11 % | 0,7 |
| Selbstdokumentation mit Arbeitszeitkonto | 64 % | 26 % | 10 % | 0,7 |
| Selbstdokumentation ohne Arbeitszeitkonto | 41 % | 18 % | 41 % | 2,7 |
| Keine Arbeitszeiterfassung | 25 % | 13 % | 62 % | 5,9 |
Quelle: BAuA-Arbeitszeitbefragung 2025, Ergebnisbericht Abb. 3.9 (n = 3.918; befragt wurden Beschäftigte mit mindestens zwei Überstunden pro Woche). Rundungsbedingt ergeben die Anteile nicht in jeder Zeile exakt 100 Prozent.
Den Unterschied macht, ob ein Arbeitszeitkonto dahintersteht. Wer seine Zeiten selbst dokumentiert, aber kein Konto führt, landet immer noch bei 41 Prozent Verfall. Kommt ein Arbeitszeitkonto dazu, sinkt der Wert auf 10 Prozent und liegt damit fast gleichauf mit der betrieblichen Erfassung. Die BAuA zieht genau diesen Schluss: „Nicht nur die Dokumentation, sondern die Kombination mit einem Arbeitszeitkonto verstärkt den Ausgleichsmechanismus und ist damit ein wirksames Instrument für den Arbeitsschutz.“
Eine Excel-Tabelle, die niemand auswertet, erfasst Zeit. Mehr nicht. Einen Saldo, den jemand abbauen könnte, bildet sie nicht.
Genau dieser Saldo verändert das Gespräch im Betrieb. Steht ein Plus von 34 Stunden sichtbar im System, wird daraus eine Terminfrage: Wann nimmst du die frei? Ohne Konto bleibt es ein Bauchgefühl, über das irgendwann niemand mehr spricht.
Was ist ein Arbeitszeitkonto?
Ein Arbeitszeitkonto ist ein laufendes Konto für Arbeitszeit, auf dem die tatsächlich geleisteten Stunden mit der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit verrechnet werden. Mehrarbeit erzeugt ein Plus, weniger Arbeit ein Minus. Der Saldo bleibt sichtbar, bis er durch Freizeit ausgeglichen, ausgezahlt oder nach den vereinbarten Regeln gekappt wird.
Die Spielregeln legst du fest: Wie hoch darf das Plus maximal werden? Bis wann muss es abgebaut sein? Was passiert beim Austritt? Diese Punkte gehören in den Arbeitsvertrag oder eine Betriebsvereinbarung, nicht in eine mündliche Absprache.
Warum verfallen Überstunden überhaupt, und ist das zulässig?
Überstunden verfallen nicht von selbst. Ohne wirksame Ausschluss- oder Verfallklausel im Arbeits- oder Tarifvertrag gilt die regelmäßige Verjährung: „Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt drei Jahre“ (§ 195 BGB), gerechnet ab dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und die betroffene Person davon Kenntnis hatte (§ 199 Abs. 1 BGB).
Warum verschwinden die Stunden dann trotzdem? Weil ein Anspruch ohne Nachweis praktisch schwer durchzusetzen ist. Das Bundesarbeitsgericht hat im Urteil vom 4. Mai 2022 (5 AZR 359/21) festgehalten: „Verlangt der Arbeitnehmer Überstundenvergütung, hat er im Prozess die Leistung solcher und deren Veranlassung durch den Arbeitgeber darzulegen.“
Das Problem dabei: Wer seine Stunden nirgends dokumentiert hat, kann beides kaum belegen. Die Stunden sind geleistet, der Anspruch existiert womöglich. Nur greifen lässt er sich zwei Jahre später nicht mehr.
Wichtig: Das Risiko läuft in beide Richtungen. Fehlt eine saubere Dokumentation, hat auch der Betrieb nichts in der Hand, wenn jemand nachträglich 200 Überstunden geltend macht. Erfassung schützt beide Seiten. Das ist kein Misstrauensinstrument.
Eine Aufzeichnungspflicht übersehen viele KMU dabei komplett: Nach § 16 Abs. 2 ArbZG muss der Arbeitgeber „die über die werktägliche Arbeitszeit des § 3 Satz 1 hinausgehende Arbeitszeit der Arbeitnehmer aufzeichnen“ und diese Nachweise mindestens zwei Jahre aufbewahren. Alles über acht Stunden werktäglich ist also ohnehin dokumentationspflichtig.
Muss ich als Arbeitgeber die Arbeitszeit überhaupt erfassen?
Ja. Das Bundesarbeitsgericht hat mit Beschluss vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) entschieden: „Arbeitgeber sind nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG verpflichtet, Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit der Arbeitnehmer zu erfassen, für die der Gesetzgeber nicht auf der Grundlage von Art. 17 Abs. 1 der Richtlinie 2003/88/EG eine von den Vorgaben in Art. 3, 5 und 6 Buchst. b dieser Richtlinie abweichende Regelung getroffen hat.“
Arbeitszeiterfassung ist die Dokumentation von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit jeder beschäftigten Person. Die Pflicht dazu hängt nicht an der Betriebsgröße und nicht daran, ob es einen Betriebsrat gibt. Rechtlicher Anker ist die allgemeine Arbeitgeberpflicht aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG, „für eine geeignete Organisation zu sorgen und die erforderlichen Mittel bereitzustellen“. Das BAG verweist dabei auf die Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs, nach der es zu den erforderlichen Maßnahmen gehört, „zum Schutz der Sicherheit und Gesundheit der Arbeitnehmer ein objektives, verlässliches und zugängliches System einzuführen“ (Rn. 22; der EuGH hatte das im Urteil vom 14. Mai 2019, C-55/18, vorgegeben).
Eine bestimmte Form schreibt das Gesetz bislang nicht vor. Das BAG hält ausdrücklich fest, dass ein „Spielraum“ besteht, die Erfassung „nicht ausnahmslos und zwingend elektronisch erfolgen“ muss und „je nach Tätigkeit und Unternehmen — Aufzeichnungen in Papierform genügen“ können.
Papier ist erlaubt. Ob es sich lohnt, ist eine andere Frage. Zettel bilden keinen laufenden Saldo, und ohne Saldo kippen Überstunden laut BAuA-Zahlen eher ins Verfallen als in den Ausgleich.
Mehr zu Pflichten, Verstößen und Bußgeldern findest du in unserem Beitrag dazu, wer in Deutschland zur Arbeitszeiterfassung verpflichtet ist.
Wie verbreitet ist Zeiterfassung in Deutschland wirklich?
85 Prozent der abhängig Beschäftigten dokumentierten 2025 ihre Arbeitszeit in irgendeiner Form: 52 Prozent über eine betriebliche Erfassung, 33 Prozent in Eigenregie. 15 Prozent erfassen gar nichts. So steht es im BAuA-Ergebnisbericht.
Die 33 Prozent Eigenregie sind die interessante Gruppe. Formal wird dort etwas dokumentiert. Praktisch liegt die Verantwortung bei der Person selbst, und die Daten landen oft in einer privaten Tabelle statt in einem System, das jemand auswertet. Rechtlich ist Selbstaufzeichnung nicht von vornherein unzureichend: Laut BAG ist es „nicht ausgeschlossen, die Aufzeichnung der betreffenden Zeiten als solche an die Arbeitnehmer zu delegieren“ (1 ABR 22/21, Rn. 65). Einrichtung und Vorhalten des Erfassungssystems bleiben aber Sache des Arbeitgebers.
Immerhin geht der Trend in die richtige Richtung, gerade bei kleinen Firmen. In Betrieben mit bis zu 49 Mitarbeitenden stieg der Anteil der Beschäftigten mit Arbeitszeitkonto zwischen 2015 und 2025 von 50 auf 68 Prozent.
So führst du als kleines Unternehmen Zeiterfassung und Arbeitszeitkonto ein
Für einen Betrieb mit 10 bis 100 Mitarbeitenden ist das kein Großprojekt. Im Kern sind es fünf Entscheidungen:
- Regeln festlegen, bevor Software kommt. Was gilt als Überstunde, wer genehmigt sie, und ab wann wird ein Plus wieder abgebaut? Ohne diese Antworten digitalisierst du nur Unklarheit.
- Kontomodell schriftlich fixieren. Arbeitsvertrag, Zusatzvereinbarung oder Betriebsvereinbarung. Hinein gehören Kappungsgrenze, Ausgleichszeitraum und eine Regelung für den Austritt.
- Erfassung so einfach wie möglich machen. Je mehr Klicks, desto lückenhafter die Daten. Das gilt besonders für Teams im Außendienst oder auf der Baustelle.
- Saldo sichtbar machen. Mitarbeitende sollen ihr Konto jederzeit selbst einsehen können. Das erledigt einen Großteil der Nachfragen.
- Monatlich kurz draufschauen. Fünf Minuten reichen, um ein Konto zu erkennen, das seit einem halben Jahr nur wächst.
Punkt 1 wird am häufigsten übersprungen. Verständlich, aber teuer: Eine Software kann dir nur das abnehmen, was vorher geklärt ist.
Überstunden sichtbar machen, statt sie zu verlieren
Personizer ist eine modulare HR-Software für kleine und mittlere Unternehmen in DACH: mit Zeiterfassung, Arbeitszeitkonto, Urlaubsplanung und digitaler Personalakte. Das Arbeitszeitkonto erfasst Über- und Minusstunden automatisch, Mitarbeitende sehen ihren Saldo jederzeit und beantragen Freizeitausgleich direkt über die Urlaubsplanung. Jede Änderung wird protokolliert.
Start-Stop-Timer oder Stempeluhr? Was im Alltag funktioniert
Ein Start-Stop-Timer passt in der Regel besser zu mobilen und hybriden Teams, eine Stempeluhr eher zu Teams an einem festen Standort. Wichtiger als die Gerätefrage ist, ob die Erfassung dort stattfindet, wo gearbeitet wird.
Eine feste Stempeluhr am Eingang funktioniert gut, wenn alle morgens durch dieselbe Tür kommen. Sobald Homeoffice, Außendienst oder wechselnde Einsatzorte dazukommen, wird sie zur Fehlerquelle: Was außerhalb des Gebäudes passiert, landet im Gedächtnis statt im System.
Ein Start-Stop-Timer verlagert die Erfassung auf das Gerät, das ohnehin dabei ist. Gestartet wird per Klick oder Tipp, Pausen laufen mit, die Buchung landet direkt im Konto. Das senkt die Hürde bei der Gruppe, die sonst „später nachtragen“ sagt und es dann nicht tut.
Zwar ist die Technik schnell eingerichtet. Dennoch hängt alles an der ersten Woche: Wenn Führungskräfte selbst nicht erfassen, macht es der Rest des Teams auch nicht.
Häufig gestellte Fragen
Hier findest du Antworten auf die wichtigsten Fragen. Falls du weitere Hilfe benötigst, kontaktiere gerne unseren Support.
Wie viele Überstunden verfallen ohne Zeiterfassung im Schnitt?
Laut der BAuA-Arbeitszeitbefragung 2025 verfallen bei Beschäftigten ohne Arbeitszeiterfassung 62 Prozent der geleisteten Überstunden, im Durchschnitt 5,9 Stunden pro Woche. 25 Prozent werden durch Freizeit ausgeglichen, 13 Prozent ausgezahlt. Die Auswertung beruht auf den Angaben von 3.918 abhängig Beschäftigten in Deutschland, die mindestens zwei Überstunden pro Woche leisten.
Ist ein Arbeitgeber gesetzlich verpflichtet, Arbeitszeit und Überstunden zu erfassen?
Ja. Das Bundesarbeitsgericht hat am 13. September 2022 (1 ABR 22/21) entschieden, dass Arbeitgeber nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG verpflichtet sind, Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit zu erfassen. Das gilt unabhängig von Betriebsgröße und Betriebsrat. Unabhängig davon verlangt § 16 Abs. 2 ArbZG, die über acht Stunden werktäglich hinausgehende Arbeitszeit aufzuzeichnen und die Nachweise mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Eine bestimmte Form ist nicht vorgeschrieben; laut BAG können je nach Tätigkeit und Unternehmen auch Aufzeichnungen in Papierform genügen.
Verfallen Überstunden auf einem Arbeitszeitkonto automatisch?
Nein. Überstunden verfallen nur, wenn eine wirksame Ausschluss- oder Verfallklausel im Arbeits- oder Tarifvertrag das vorsieht. Ohne eine solche Regelung gilt die regelmäßige Verjährungsfrist von drei Jahren nach § 195 BGB, die nach § 199 Abs. 1 BGB mit dem Schluss des Jahres beginnt, in dem der Anspruch entstanden ist und die betroffene Person davon Kenntnis hatte.
Was ist der Unterschied zwischen Arbeitszeiterfassung und einem Arbeitszeitkonto?
Arbeitszeiterfassung ist die Dokumentation von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit. Ein Arbeitszeitkonto verrechnet diese erfassten Stunden fortlaufend mit der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit und bildet daraus einen Plus- oder Minussaldo. Erfassung liefert die Daten, das Konto macht daraus einen Anspruch, über den man sprechen kann. Bei Personizer übernimmt der Start-Stop-Timer die Erfassung, das Arbeitszeitkonto-Modul die Verrechnung.
Ab welcher Unternehmensgröße lohnt sich ein digitales Arbeitszeitkonto?
Eine gesetzliche Schwelle gibt es nicht. Die Erfassungspflicht gilt laut BAG-Beschluss unabhängig von der Betriebsgröße. Praktisch wird ein digitales Konto dort interessant, wo Überstunden regelmäßig anfallen und mehrere Personen unterschiedliche Modelle haben, also meist ab etwa zehn Mitarbeitenden. In Betrieben mit bis zu 49 Mitarbeitenden ist der Anteil der Beschäftigten mit Arbeitszeitkonto laut BAuA zwischen 2015 und 2025 von 50 auf 68 Prozent gestiegen.
Wie viele Beschäftigte in Deutschland erfassen ihre Arbeitszeit überhaupt?
85 Prozent der abhängig Beschäftigten dokumentierten 2025 ihre Arbeitszeit in irgendeiner Form: 52 Prozent über eine betriebliche Erfassung, 33 Prozent selbst. 15 Prozent erfassen ihre Arbeitszeit gar nicht. Die Zahlen stammen aus der BAuA-Arbeitszeitbefragung 2025.
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Fazit: Der Saldo entscheidet, nicht die Absicht
Die BAuA-Daten zeigen ein Organisationsproblem. In Betrieben ohne Erfassung arbeiten Menschen genauso viel. Nur weiß niemand, wie viel, und am Jahresende ist der Großteil davon verschwunden. 62 Prozent gegen 11 Prozent, das ist der Abstand zwischen „wir vertrauen uns“ und „wir rechnen ab“.
Wer die Stunden sichtbar macht, muss sich um ihren Ausgleich aktiv kümmern. Das ist unbequemer als der Status quo. Es ist aber die Variante, die vor Gericht hält und das Team nicht stillschweigend etwas kostet.
Der nächste Schritt ist kleiner, als er wirkt: Regeln festlegen, Konto einrichten, einmal im Monat draufschauen.
