Nachweisgesetz digital: Wann die Textform reicht – und wann nicht (2026)

Arbeitsvertrag per E-Mail statt mit Kugelschreiber: Seit dem 1. Januar 2025 ist das beim Nachweisgesetz digital möglich, in vielen Fällen jedenfalls. Für ein paar Branchen bleibt Papier Pflicht. Kündigung und Befristung folgen ohnehin eigenen Regeln. Was man dabei leicht übersieht: Die Kopie der Niederschrift gehört zu den Entgeltunterlagen, und die musst du elektronisch führen. Wir zeigen dir, was in die Niederschrift muss, wann die Textform reicht und wo die Kopie danach hingehört.

Was muss in die Niederschrift nach § 2 NachwG?

Die Niederschrift nach § 2 NachwG ist das Dokument, in dem du als Arbeitgeber die wichtigsten Arbeitsbedingungen festhältst und an die neue Mitarbeiterin oder den neuen Mitarbeiter aushändigst. Dazu gehören unter anderem Namen und Anschriften, Beginn, Arbeitsort, Tätigkeit, Entgelt, Arbeitszeit, Urlaub und das Kündigungsverfahren. Das Gesetz formuliert es so: „In die Niederschrift sind mindestens aufzunehmen:“ – gefolgt von 15 Nummern (§ 2 Abs. 1 Satz 7 NachwG).

Die wichtigsten Pflichtangaben im Überblick

Die Liste aus § 2 Abs. 1 Satz 7 NachwG, leicht gekürzt:

1. Name und Anschrift der Vertragsparteien
2. Beginn des Arbeitsverhältnisses
3. bei Befristung das Enddatum oder die vorhersehbare Dauer
4. Arbeitsort oder der Hinweis, dass an verschiedenen Orten gearbeitet oder der Ort frei gewählt werden kann
5. kurze Beschreibung der Tätigkeit
6. Dauer der Probezeit, sofern vereinbart
7. Zusammensetzung und Höhe des Arbeitsentgelts, inklusive Überstundenvergütung, Zuschläge, Zulagen, Prämien und Sonderzahlungen
8. vereinbarte Arbeitszeit, Ruhepausen und Ruhezeiten, bei Schichtarbeit das Schichtsystem
9. bei Arbeit auf Abruf: unter anderem die Zahl der mindestens zu vergütenden Stunden und der Zeitrahmen
10. Möglichkeit und Voraussetzungen von Überstunden, sofern vereinbart
11. Dauer des jährlichen Erholungsurlaubs
12. ein etwaiger Anspruch auf Fortbildung
13. bei betrieblicher Altersversorgung: Name und Anschrift des Versorgungsträgers
14. das Verfahren bei Kündigung, mindestens das Schriftformerfordernis, die Kündigungsfristen und die Frist für eine Kündigungsschutzklage
15. ein allgemeiner Hinweis auf anwendbare Tarifverträge, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen

Nicht alles muss am ersten Tag vorliegen. Das Gesetz staffelt die Fristen (§ 2 Abs. 1 Satz 9 NachwG): Name/Anschrift, Entgelt und Arbeitszeit spätestens am ersten Tag der Arbeitsleistung, die Nummern 2 bis 6, 9 und 10 spätestens am siebten Kalendertag nach dem vereinbarten Beginn, der Rest spätestens einen Monat nach Beginn.

Wann ein normaler Arbeitsvertrag schon reicht

Eine eigene Niederschrift brauchst du nicht zwingend. Enthält der schriftliche Arbeitsvertrag alle Pflichtangaben, entfällt die gesonderte Nachweispflicht. Im Gesetz steht dazu: „Wenn dem Arbeitnehmer ein schriftlicher Arbeitsvertrag ausgehändigt worden ist, entfällt die Verpflichtung nach den Absätzen 1, 2 und 3, soweit der Vertrag die in den Absätzen 1 bis 4 geforderten Angaben enthält.“ (§ 2 Abs. 5 Satz 1 NachwG). Dasselbe gilt für einen Arbeitsvertrag in Textform, wenn die Bedingungen der Textform erfüllt sind. Den Anspruch auf eine schriftliche Fassung auf Verlangen gibt es dann trotzdem weiter (§ 2 Abs. 5 Satz 2 NachwG).

Im Klartext: Ein vollständiger Arbeitsvertrag übernimmt die Rolle der Niederschrift. Diesen Punkt brauchst du weiter unten noch.

Was bedeutet „Nachweisgesetz digital“ konkret?

Seit dem Bürokratieentlastungsgesetz IV darf die Niederschrift in Textform abgefasst und elektronisch übermittelt werden. Das Gesetz wurde am 23. Oktober 2024 ausgefertigt (BGBl. 2024 I Nr. 323), die Erleichterung beim Nachweisgesetz gilt laut Haufe seit dem 1. Januar 2025. Vorher hieß es: ausdrucken, unterschreiben, auf Papier übergeben.

Textform bedeutet: eine lesbare Erklärung, in der die erklärende Person genannt ist, auf einem dauerhaften Datenträger (§ 126b BGB). Eine eigenhändige Unterschrift ist dafür nicht nötig. Eine PDF-Datei per E-Mail kann das erfüllen.

Die drei Bedingungen für gültige Textform

Ganz ohne Bedingungen geht es nicht. § 2 Abs. 1 Satz 2 NachwG lässt die elektronische Niederschrift zu, „sofern das Dokument für den Arbeitnehmer zugänglich ist, gespeichert und ausgedruckt werden kann und der Arbeitgeber den Arbeitnehmer mit der Übermittlung auffordert, einen Empfangsnachweis zu erteilen“ (§ 2 Abs. 1 Satz 2 NachwG).

In der Praxis heißt das:

• Zugänglich: Die Person muss das Dokument tatsächlich öffnen können. Ein Link auf ein internes Laufwerk, auf das sie vor dem ersten Arbeitstag noch keinen Zugriff hat, ist heikel.
• Speicherbar und ausdruckbar: Ein PDF-Anhang erfüllt das in aller Regel, eine reine Ansicht im Browser ohne Download-Möglichkeit eher nicht.
• Empfangsnachweis anfordern: Bitte gleich mit der Übermittlung ausdrücklich um eine Bestätigung, zum Beispiel per Antwort-Mail.

Auf Verlangen: Anspruch auf schriftliche Fassung

Verlangt die beschäftigte Person eine schriftliche Fassung, musst du die Niederschrift unverzüglich in Schriftform nachreichen. So steht es in § 2 Abs. 1 Satz 3: „Im Fall des Satzes 2 hat der Arbeitgeber auf Verlangen des Arbeitnehmers die Niederschrift unter Hinweis auf den Geltungsbeginn der wesentlichen Vertragsbedingungen unverzüglich in der Form der Sätze 1 und 8 zu erteilen.“ (§ 2 Abs. 1 Satz 3 NachwG).

Die digitale Übermittlung schließt Papier also nicht aus: Wer eine unterschriebene Fassung verlangt, bekommt sie.

Wann gilt die Textform nicht? (Ausnahmen)

Für Beschäftigte in den Branchen, die § 2a Abs. 1 SchwarzArbG aufzählt, bleibt die Schriftform Pflicht. Das regelt § 2 Abs. 1 Satz 6 NachwG: „Die Sätze 2 bis 5 finden keine Anwendung auf Arbeitnehmer, die in einem Wirtschaftsbereich oder Wirtschaftszweig nach § 2a Absatz 1 des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes tätig sind.“ (§ 2 Abs. 1 Satz 6 NachwG). Die Textform-Variante des Arbeitsvertrags aus Abs. 5 Satz 2 ist dort ebenfalls ausgeschlossen (§ 2 Abs. 5 Satz 3 NachwG).

Welche Branchen betroffen sind

Diese Wirtschaftsbereiche nennt § 2a Abs. 1 SchwarzArbG:

Was braucht unabhängig vom NachwG weiterhin Schriftform?

Befristungen und Kündigungen. Beide haben eigene Formvorschriften außerhalb des Nachweisgesetzes, und dort steht weiterhin die Schriftform.

Für Befristungen gilt: „Die Befristung eines Arbeitsvertrages bedarf zu ihrer Wirksamkeit der Schriftform.“ (§ 14 Abs. 4 TzBfG). Bei Kündigungen und Aufhebungsverträgen wird das Gesetz noch deutlicher: „Die Beendigung von Arbeitsverhältnissen durch Kündigung oder Auflösungsvertrag bedürfen zu ihrer Wirksamkeit der Schriftform; die elektronische Form ist ausgeschlossen.“ (§ 623 BGB).

Eine Ausnahme gibt es bei Befristungen: Für eine Vereinbarung, nach der das Arbeitsverhältnis mit Erreichen der Regelaltersgrenze endet, genügt die Textform (§ 41 Abs. 3 SGB VI).

Zwar kann derselbe Vertrag per E-Mail als NachwG-Nachweis in Textform ausreichen. Dennoch erfüllt eine Befristung, die nur per E-Mail vereinbart wird, die Schriftform nicht. Und eine Kündigung per E-Mail ist unwirksam.

Warum die Kopie der Niederschrift trotzdem in die Entgeltunterlagen gehört

Nach § 8 Abs. 2 Nr. 6 BVV ist eine Kopie der Niederschrift nach § 2 NachwG in elektronischer Form zu den Entgeltunterlagen zu nehmen. Beim Thema digitaler Arbeitsvertrag geht diese Verbindung leicht unter.

Entgeltunterlagen sind laut RAW Partner (RAW-Aktuell 7/2026) die Unterlagen, die Arbeitgeber für jeden Beschäftigten für die Beitragsberechnung der Sozialversicherung und die Betriebsprüfung führen. Welche das im Einzelnen sind, regelt die Beitragsverfahrensverordnung (BVV). § 8 Abs. 2 BVV beginnt mit: „Folgende Unterlagen sind in elektronischer Form zu den Entgeltunterlagen zu nehmen:“ Unter Nr. 6 steht: „eine Kopie der Niederschrift nach § 2 des Nachweisgesetzes sowie für Seefahrtbetriebe eine Kopie des Heuervertrages nach § 28 des Seearbeitsgesetzes“ (§ 8 Abs. 2 Nr. 6 BVV).

Neu ist diese Pflicht zur elektronischen Führung nicht. Sie gilt laut RAW Partner grundsätzlich schon seit dem 1. Januar 2022. Mit der Befreiung auf Antrag ist allerdings bald Schluss: Befreien lassen kannst du dich nur „bis zum 31. Dezember 2026″ (§ 8 Abs. 3 Satz 2 BVV). Einen Überblick, welche Entgeltunterlagen 2027 elektronisch vorliegen müssen, findest du in unserem Grundlagenartikel.

Ein Irrtum: „Arbeitsverträge sind ausgenommen“

Beim Thema digitale Personalakte liest man manchmal genau diesen Satz. So stimmt er nicht.

Die BVV verlangt die Kopie der Niederschrift nach § 2 NachwG. Und wie oben gezeigt: Enthält dein Arbeitsvertrag alle Pflichtangaben, ersetzt er die gesonderte Niederschrift (§ 2 Abs. 5 NachwG). Er übernimmt dann genau die Funktion, um die es in Nr. 6 geht. Klammerst du Arbeitsverträge pauschal aus den elektronischen Entgeltunterlagen aus, hast du für Nr. 6 im Zweifel nichts in der Hand.

Arbeitsverträge sind also nicht ausgenommen. Enthält der Vertrag alle Pflichtangaben, ist er selbst die Nr.-6-Unterlage.

Was das für die Praxis heißt

Das klingt nach einem Detail. Bei einer Betriebsprüfung ist es keins. Die Träger der Rentenversicherung prüfen Arbeitgeber „mindestens alle vier Jahre“ (§ 28p Abs. 1 Satz 1 SGB IV), und dann sollte die Kopie auffindbar sein, ohne dass jemand Ordner durchwühlt.

Für die Ablage helfen ein paar Grundregeln:

• Eine Datei pro Dokument. RAW Partner nennt als Anforderung, dass jedes Dokument als eigene Datei geführt wird. Zulässig sind PDF sowie jpeg, bmp, png oder tiff.
• Klar der Person zugeordnet. Die Niederschrift gehört zur jeweiligen Mitarbeiterin, nicht in einen Sammelordner „Verträge 2026″.
• Nachträge nicht vergessen. Ändern sich Arbeitsbedingungen später, entstehen neue Nachweise. Die kommen zusätzlich in die Akte, die alte Fassung wird nicht einfach ersetzt.
• Mit dem Steuerbüro abstimmen. Kläre, welche Unterlagen dort liegen und welche bei dir, und frag ausdrücklich nach den Arbeitsverträgen.

Unsicher, worauf die Prüfer achten? Wir haben zusammengefasst, was die Deutsche Rentenversicherung bei der Betriebsprüfung konkret anfordert.

Kurz-Check: Was gehört in die digitale Personalakte?

Die Niederschrift beziehungsweise der Arbeitsvertrag ist eine von mehreren Unterlagen, die § 8 Abs. 2 BVV aufzählt. Daneben stehen dort zum Beispiel bestimmte Arbeitserlaubnisse beziehungsweise Aufenthaltstitel (Nr. 2), der Nachweis eines Krankenversicherungsschutzes (Nr. 7a), der Nachweis der Elterneigenschaft (Nr. 11) und die Aufzeichnungen nach dem Mindestlohngesetz und dem Arbeitnehmer-Entsendegesetz (Nr. 13) (§ 8 Abs. 2 BVV).

Betroffen sind also die Entgeltunterlagen und die begleitenden Unterlagen nach § 8 BVV, nicht die komplette Personalakte mit Feedbackgesprächen und Weiterbildungszertifikaten.

Ein schneller Selbsttest für deine Ablage:

• Findest du für jede beschäftigte Person die Niederschrift oder den vollständigen Arbeitsvertrag als eigene Datei?
• Sind spätere Vertragsänderungen dabei?
• Weißt du, ob die Unterlagen bei dir oder beim Steuerbüro liegen?

Lautet eine Antwort „Nein“ oder „Weiß nicht“, lohnt sich ein Blick in unsere Schritt-für-Schritt-Checkliste für die Umstellung.

Jede Fassung nachvollziehbar abgelegt

In der Personalakte von Personizer ordnest du jedes Dokument einer Person, einer Kategorie und einem Bezugszeitraum zu. Lädst du einen Vertragsnachtrag hoch, überschreibt er nichts – die frühere Fassung bleibt abrufbar. Ein Protokoll je Akte zeigt, wer wann hochgeladen, exportiert, umbenannt oder gelöscht hat. Für die Betriebsprüfung exportierst du je Person die Dokumente eines Zeitraums auf einmal.

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Häufig gestellte Fragen

Hier findest du Antworten auf die wichtigsten Fragen. Falls du weitere Hilfe benötigst, kontaktiere gerne unseren Support.

Muss die Niederschrift nach dem Nachweisgesetz seit 2025 noch unterschrieben werden?

Nicht zwingend. Seit dem 1. Januar 2025 darf die Niederschrift in Textform abgefasst und elektronisch übermittelt werden, eine eigenhändige Unterschrift ist dann nicht nötig. Voraussetzung nach § 2 Abs. 1 Satz 2 NachwG: Das Dokument ist für die beschäftigte Person zugänglich, kann gespeichert und ausgedruckt werden, und du forderst mit der Übermittlung einen Empfangsnachweis an. In den Branchen nach § 2a Abs. 1 SchwarzArbG bleibt die unterschriebene Papierform Pflicht.

Für welche Beschäftigten gilt die Textform-Erleichterung nicht?

Für Beschäftigte in den Wirtschaftsbereichen nach § 2a Abs. 1 SchwarzArbG, etwa im Bau-, Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe, in Spedition, Transport und Logistik inklusive plattformbasierter Lieferdienste, in der Gebäudereinigung, im Wach- und Sicherheitsgewerbe sowie im Friseur- und Kosmetikgewerbe. Dort muss die Niederschrift weiterhin schriftlich und unterschrieben übergeben werden (§ 2 Abs. 1 Satz 6 NachwG).

Ist eine Kündigung per E-Mail nach dem neuen Nachweisgesetz gültig?

Nein. § 623 BGB verlangt für Kündigungen und Aufhebungsverträge die Schriftform und schließt die elektronische Form ausdrücklich aus. Die Textform-Erleichterung im Nachweisgesetz ändert daran nichts. Auch Befristungen brauchen nach § 14 Abs. 4 TzBfG weiterhin die Schriftform. Ausgenommen sind Vereinbarungen über das Ende des Arbeitsverhältnisses mit Erreichen der Regelaltersgrenze: Für sie genügt nach § 41 Abs. 3 SGB VI die Textform.

Muss ich die Niederschrift separat aufbewahren, wenn ich schon den Arbeitsvertrag archiviert habe?

Nein, eine zusätzliche Niederschrift brauchst du nicht, wenn der Arbeitsvertrag alle Pflichtangaben nach § 2 NachwG enthält (§ 2 Abs. 5 NachwG). Der Vertrag übernimmt dann die Funktion der Niederschrift. § 8 Abs. 2 Nr. 6 BVV nennt zwar wörtlich nur die „Kopie der Niederschrift nach § 2 des Nachweisgesetzes“, in diesem Fall ist das aber praktisch dein Arbeitsvertrag. Lege ihn also digital in der Personalakte der jeweiligen Person ab, zusammen mit späteren Nachträgen.

Was passiert, wenn ich die Niederschrift nicht oder unvollständig aushändige?

Wer eine Pflichtangabe nicht, nicht richtig, nicht vollständig, nicht in der vorgeschriebenen Weise oder nicht rechtzeitig aushändigt, handelt nach § 4 Abs. 1 NachwG ordnungswidrig. Verstöße können also als Ordnungswidrigkeit geahndet werden. Fällt dir eine Lücke auf, reiche die fehlenden Angaben am besten so schnell wie möglich nach.

Wo lege ich die digitale Kopie der Niederschrift am besten ab?

In der digitalen Personalakte der jeweiligen Person, als eigene Datei und dem passenden Zeitraum zugeordnet. So findest du sie bei einer Betriebsprüfung der Deutschen Rentenversicherung schnell wieder. In Personizer ist jedes Dokument einer Person, einer Kategorie und einem Bezugszeitraum zugeordnet, und für die Prüfung exportierst du je Person die Dokumente eines Zeitraums auf einmal.

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Fazit: Digital ja, aber mit Ablage

Den Nachweis der Arbeitsbedingungen darfst du seit 2025 digital übermitteln, außer in den Bereichen nach § 2a SchwarzArbG. Befristung und Kündigung brauchen weiterhin die Schriftform (Ausnahme: Altersgrenzen-Vereinbarungen nach § 41 Abs. 3 SGB VI).

Mit dem Versand der E-Mail ist die Sache aber nicht erledigt. Die Kopie der Niederschrift, bei vollständigem Vertrag also der Arbeitsvertrag selbst, gehört elektronisch zu den Entgeltunterlagen. Wer das jetzt sauber aufsetzt, spart sich bei der nächsten Betriebsprüfung die Suche. Als nächsten Schritt empfehlen wir die Schritt-für-Schritt-Checkliste für die Umstellung.