Arbeitszeitnachweise als Entgeltunterlagen: Was § 8 Abs. 2 Nr. 13 BVV verlangt (2026)

„Gehören unsere Stundenzettel jetzt eigentlich auch zu den elektronischen Entgeltunterlagen?“ Für viele Betriebe lautet die Antwort: ja. Arbeitszeitnachweise sind Entgeltunterlagen, wenn du sie nach § 17 MiLoG oder § 19 AEntG führen musst, etwa bei Minijobs im Betrieb oder in Branchen wie Gastronomie, Bau oder Gebäudereinigung. Wir zeigen dir, wen das trifft, was in den Nachweis gehört und wie er sauber in deine digitalen Entgeltunterlagen kommt. Welche Unterlagen sonst noch dazugehören, steht im Überblick: Welche Entgeltunterlagen die BVV insgesamt verlangt.

Was bedeutet § 8 Abs. 2 Nr. 13 BVV konkret?

§ 8 Abs. 2 Nr. 13 BVV ist die Vorschrift, die Arbeitszeitaufzeichnungen nach dem Mindestlohngesetz und dem Arbeitnehmer-Entsendegesetz zu einem Teil der Entgeltunterlagen macht – und zwar in elektronischer Form. Wer nach MiLoG oder AEntG Arbeitszeiten aufzeichnen muss, legt diese Nachweise digital zu den Lohnunterlagen.

Der Wortlaut ist kurz. § 8 Abs. 2 BVV beginnt mit dem Satz: „Folgende Unterlagen sind in elektronischer Form zu den Entgeltunterlagen zu nehmen:“ Unter Nummer 13 steht dann: „die Aufzeichnungen nach § 19 Absatz 1 des Arbeitnehmer-Entsendegesetzes und nach § 17 Absatz 1 des Mindestlohngesetzes“ (§ 8 BVV).

Eine neue Aufzeichnungspflicht schafft die BVV damit nicht. Sie regelt, wo und in welcher Form eine bereits bestehende Pflicht landet. Zeiterfassung trifft Personalakte, wenn man so will.

Zur Einordnung: Die Pflicht zur elektronischen Führung gilt laut RAW Partner (RAW-Aktuell 7/2026) grundsätzlich schon seit dem 01.01.2022 (RAW Partner). Bis zum 31.12.2026 können sich Arbeitgeber auf Antrag beim zuständigen Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung davon befreien lassen (§ 8 Abs. 3 Satz 2 BVV). Wer bisher befreit war, muss bis zum 01.01.2027 umstellen.

Wen betrifft die Aufzeichnungspflicht nach § 17 MiLoG und § 19 AEntG?

Betroffen sind Arbeitgeber, die Minijobber nach § 8 Abs. 1 SGB IV beschäftigen, Arbeitgeber in den elf Wirtschaftsbereichen nach § 2a SchwarzArbG und Arbeitgeber, auf deren Arbeitsverhältnisse vom Zoll kontrollierte Arbeitsbedingungen nach dem AEntG anzuwenden sind. Nicht betroffen sind Minijobs im Privathaushalt nach § 8a SGB IV.

Die Aufzeichnungspflicht nach § 17 MiLoG ist die Pflicht bestimmter Arbeitgeber, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit ihrer Beschäftigten festzuhalten und aufzubewahren. Sie trifft laut § 17 Abs. 1 Satz 1 MiLoG jeden Arbeitgeber, „der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer nach § 8 Absatz 1 des Vierten Buches Sozialgesetzbuch oder in den in § 2a des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes genannten Wirtschaftsbereichen oder Wirtschaftszweigen beschäftigt“ (§ 17 MiLoG).

§ 8 Abs. 1 SGB IV umfasst zwei Formen geringfügiger Beschäftigung: den klassischen Minijob, bei dem das Entgelt regelmäßig die Geringfügigkeitsgrenze nicht übersteigt, und die kurzfristige Beschäftigung, die grundsätzlich auf längstens drei Monate oder 70 Arbeitstage im Kalenderjahr begrenzt ist (§ 8 SGB IV). Auch die Saisonaushilfe, die nur im Sommer kurzfristig einspringt, fällt damit unter die Aufzeichnungspflicht.

Die elf Wirtschaftsbereiche nach § 2a SchwarzArbG

In diesen Bereichen gilt die Aufzeichnungspflicht grundsätzlich für alle Beschäftigten, egal ob Minijob oder nicht (§ 2a SchwarzArbG):

1. Baugewerbe
2. Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe
3. Personenbeförderungsgewerbe
4. Speditions-, Transport- und damit verbundenes Logistikgewerbe einschließlich der plattformbasierten Lieferdienste
5. Schaustellergewerbe
6. Gebäudereinigungsgewerbe
7. Unternehmen, die sich am Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen beteiligen
8. Fleischwirtschaft, mit Ausnahme des Fleischerhandwerks
9. Prostitutionsgewerbe
10. Wach- und Sicherheitsgewerbe
11. Friseur- und Kosmetikgewerbe

Ein Restaurant mit zwölf Festangestellten muss also grundsätzlich für alle zwölf aufzeichnen. Ein Steuerbüro mit zwei Minijobbern nur für die beiden Minijobber.

Ausnahmen regelt die Mindestlohndokumentationspflichtenverordnung (MiLoDokV). Danach gilt die Aufzeichnungspflicht nach § 17 MiLoG nicht für Beschäftigte, deren verstetigtes regelmäßiges Monatsentgelt brutto 4.461 Euro überschreitet. Die Grenze liegt bei 2.974 Euro, wenn der Arbeitgeber dieses Monatsentgelt für die letzten vollen zwölf Monate nachweislich gezahlt hat. Ebenfalls ausgenommen sind im Betrieb arbeitende Ehegatten, eingetragene Lebenspartner, Kinder und Eltern des Arbeitgebers; diese Familienausnahme gilt entsprechend für § 19 AEntG (§ 1 MiLoDokV).

Was genau muss aufgezeichnet werden?

Aufzuzeichnen sind Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit, spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertages nach dem Arbeitstag. Die Aufzeichnungen müssen mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden (§ 17 Abs. 1 Satz 1 MiLoG). § 19 Abs. 1 AEntG regelt das inhaltsgleich und verlangt zusätzlich Angaben zu Zeiten, für die stundenbezogene Zuschläge zu zahlen sind.

Im Einzelnen:

• Beginn der täglichen Arbeitszeit (Uhrzeit)
• Ende der täglichen Arbeitszeit (Uhrzeit)
• Dauer der täglichen Arbeitszeit, gemeint ist die reine Arbeitszeit und nicht nur die Anwesenheit von bis
• Frist: spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages
• Aufbewahrung: mindestens zwei Jahre, „beginnend ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt“ (§ 17 Abs. 1 Satz 1 MiLoG)
• Nur beim AEntG: Soweit stundenbezogene Zuschläge zu gewähren sind, zusätzlich „unter Angabe des jeweiligen Zuschlags Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit, die einen Anspruch auf den Zuschlag begründet“ (§ 19 AEntG)

Warum saubere Nachweise gerade hier zählen, zeigt eine kurze Rechnung. Seit dem 01.01.2026 liegt die Minijob-Verdienstgrenze bei 603 Euro im Monat, der gesetzliche Mindestlohn bei 13,90 Euro pro Stunde (Minijob-Zentrale). 603 Euro geteilt durch 13,90 Euro ergibt rund 43,4 Stunden. Mehr passt bei Mindestlohn regelmäßig nicht in einen Minijob. Ob das eingehalten wird, lässt sich nur anhand sauberer Zeitnachweise prüfen.

Wie unterscheiden sich Arbeitszeitnachweise als Entgeltunterlagen von der allgemeinen Pflicht zur Arbeitszeiterfassung?

Die allgemeine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gilt grundsätzlich für alle Arbeitgeber und Arbeitnehmenden. Die Pflicht nach MiLoG und AEntG kommt für bestimmte Arbeitgeber und Branchen obendrauf. Sie ist spezieller, hat eine eigene Frist und eine eigene Mindest-Aufbewahrung, und nur diese Nachweise zählen nach der BVV zu den Entgeltunterlagen.

Die allgemeine Pflicht geht auf das Bundesarbeitsgericht zurück. Im ersten Leitsatz des Beschlusses vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21) heißt es: „Arbeitgeber sind nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG verpflichtet, Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit der Arbeitnehmer zu erfassen, […]“ (BAG, 1 ABR 22/21). Eine Sieben-Tage-Frist oder eine Zwei-Jahres-Aufbewahrung nennt der Leitsatz nicht. Mehr zum BAG-Beschluss und seinen Folgen: Allgemeine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung nach dem BAG-Beschluss.

Im Klartext: Ein Café mit Minijobbern erfüllt mit einer ordentlichen Zeiterfassung beide Pflichten auf einmal. Es muss aber die strengere Frist einhalten und die Nachweise zusätzlich zu den Entgeltunterlagen nehmen.

Was heißt „elektronisch zu den Entgeltunterlagen nehmen“ praktisch?

Die Aufzeichnungen müssen digital vorliegen und eindeutig der jeweiligen Person und dem Abrechnungszeitraum zugeordnet sein, damit sie bei einer Betriebsprüfung griffbereit sind. Der Ordner mit handschriftlichen Stundenzetteln im Büroschrank reicht dafür nicht mehr aus, sobald keine Befreiung mehr besteht.

Wie „elektronisch“ konkret aussehen soll, regelt § 8 BVV nicht im Detail. Die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft RAW Partner beschreibt die Anforderungen so: Die Unterlagen müssen „digital und zentral gespeichert werden“, jedes Dokument muss „als eigene Datei geführt werden“, und zulässig sind „PDF-Dateien sowie Bilddateien im Format jpeg, bmp, png oder tiff“ (RAW-Aktuell 7/2026). Das ist die Einschätzung einer Fachkanzlei, kein Gesetzestext – als Orientierung aber hilfreich.

So kannst du vorgehen:

1. Prüfen, ob du betroffen bist. Geh die Tabelle oben durch. Beschäftigst du Minijobber im Betrieb oder arbeitest du in einem der elf Bereiche?
2. Erfassung digitalisieren. Am einfachsten ist es, wenn die Zeiten gar nicht erst auf Papier entstehen. Wo noch Papier im Spiel ist, scannst du die Zettel regelmäßig ein.
3. Fristen im Blick behalten. Die sieben Tage gelten pro Arbeitstag, ein wöchentlicher Rhythmus ist deshalb realistischer als ein monatlicher.
4. Zuordnen. Jeder Nachweis gehört zu einer Person und einem Zeitraum, idealerweise passend zum Abrechnungsmonat.
5. Mit dem Lohnbüro abstimmen. Kläre mit deinem Steuerbüro, welche Unterlagen dort liegen und welche bei dir. Mehr dazu im Artikel Entgeltunterlagen und Steuerbüro: Wer verantwortet was?

Das klingt nach wenig. In der Praxis hakt es aber oft an Punkt 3, weil die Zettel erst kurz vor der Lohnabrechnung zusammengesucht werden. Eine Schritt-für-Schritt-Hilfe für alle Unterlagen bietet die Checkliste: Entgeltunterlagen Schritt für Schritt umstellen.

Arbeitszeiten dokumentieren, ohne Zettel einzusammeln

Mit der Personizer-Zeiterfassung starten und stoppen deine Mitarbeitenden ihre Arbeitszeit per Klick, Arbeits- und Pausenzeiten werden automatisch verrechnet. Nachträgliche Änderungen werden dokumentiert, und Arbeitszeitenreports lassen sich direkt ans Lohnbüro oder an DATEV übergeben. Ob deine Prozesse § 17 MiLoG vollständig erfüllen, prüft das Tool nicht für dich – das Zettelsammeln nimmt es dir aber ab.

Mehr erfahren

Wie unterscheidet sich das vom Arbeitszeitkonto bei Minijobs?

Das Arbeitszeitkonto regelt, wie Arbeitsstunden flexibel verteilt und angespart werden, etwa damit ein Minijobber trotz schwankender Einsätze einen gleichbleibenden Monatslohn bekommt. Die Aufzeichnungspflicht nach § 17 MiLoG regelt dagegen die Dokumentation der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit. Das eine ersetzt das andere nicht.

Zwar hängen beide eng zusammen, denn ein Arbeitszeitkonto speist sich aus genau den erfassten Zeiten. Dennoch erfüllt ein Kontostand von „plus 6 Stunden“ die Aufzeichnungspflicht nicht. Das Gesetz verlangt Beginn, Ende und Dauer für jeden einzelnen Arbeitstag, nicht nur das, was unterm Strich übrig bleibt.

Wie ein Arbeitszeitkonto im Minijob funktioniert und welche Grenzen es gibt, erklärt der Artikel Arbeitszeitkonto und Wertguthaben bei Minijobs.

Was passiert bei fehlenden oder unvollständigen Aufzeichnungen?

Fehlende, unvollständige oder verspätete Aufzeichnungen fallen gleich an zwei Stellen auf: bei der Kontrolle durch den Zoll und bei der Betriebsprüfung der Deutschen Rentenversicherung. Mögliche Folgen sind Beanstandungen, Nachfragen und im schlimmsten Fall eine Schätzung der Beiträge.

Für die Einhaltung des Mindestlohns sind nach § 14 MiLoG die Behörden der Zollverwaltung zuständig (§ 14 MiLoG). Wer eine Aufzeichnung „nicht, nicht richtig, nicht vollständig oder nicht rechtzeitig erstellt oder nicht oder nicht mindestens zwei Jahre aufbewahrt“, handelt nach § 21 Abs. 1 Nr. 8 MiLoG ordnungswidrig (§ 21 MiLoG).

Die Deutsche Rentenversicherung prüft Arbeitgeber nach § 28p Abs. 1 SGB IV „mindestens alle vier Jahre“ (§ 28p SGB IV). Fehlen dabei Entgeltunterlagen und lassen sich deshalb Versicherungspflicht oder Beitragshöhe nicht feststellen, kann der Prüfdienst Beiträge auf Basis der gezahlten Entgeltsumme geltend machen. Lässt sich die Höhe der Arbeitsentgelte nicht ermitteln, wird geschätzt (§ 28f Abs. 2 SGB IV).

Für einen Betrieb mit vielen Minijobbern ist das kein theoretisches Risiko. Denn gerade bei geringfügig Beschäftigten hängt der Status am Verdienst und damit an den Stunden.

Wie eine Betriebsprüfung abläuft und wo die typischen Stolperfallen liegen, liest du im Artikel Betriebsprüfung der Rentenversicherung: Ablauf und Stolperfallen.

Häufig gestellte Fragen

Hier findest du Antworten auf die wichtigsten Fragen. Falls du weitere Hilfe benötigst, kontaktiere gerne unseren Support.

Gilt die Aufzeichnungspflicht nach § 17 MiLoG auch für Minijobs im Privathaushalt?

Nein. § 17 Abs. 1 Satz 3 MiLoG nimmt Beschäftigungsverhältnisse nach § 8a SGB IV ausdrücklich aus. Das sind geringfügige Beschäftigungen, die ausschließlich in Privathaushalten ausgeübt werden, etwa eine Haushaltshilfe bei einer Privatperson. Minijobs in Unternehmen sind dagegen aufzeichnungspflichtig.

Wie lange müssen Arbeitszeitnachweise nach MiLoG aufbewahrt werden?

Mindestens zwei Jahre, beginnend ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt (§ 17 Abs. 1 Satz 1 MiLoG). Die zwei Jahre sind damit eine Untergrenze. Weil die Nachweise nach § 8 Abs. 2 Nr. 13 BVV zu den Entgeltunterlagen gehören, kann außerdem § 28f Abs. 1 SGB IV relevant sein: Entgeltunterlagen sind bis zum Ablauf des Kalenderjahres nach der letzten Betriebsprüfung aufzubewahren. Ob das für deine Zeitnachweise eine längere Frist bedeutet, klärst du mit deinem Steuerbüro.

Bis wann muss die Arbeitszeit dokumentiert sein?

Spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertages nach dem Tag der Arbeitsleistung. Für eine Schicht am Samstag, 10.10.2026, endet die Frist mit Ablauf des 17.10.2026. Das gilt nach § 17 Abs. 1 MiLoG und gleichlautend nach § 19 Abs. 1 AEntG.

Zählt das Arbeitszeitkonto beim Minijob als Aufzeichnung nach § 17 MiLoG?

Nein. Ein Arbeitszeitkonto zeigt, wie viele Stunden angespart oder offen sind. Die Aufzeichnungspflicht verlangt Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit für jeden einzelnen Tag. Beides kann parallel laufen, ersetzt sich aber nicht. Mehr zum Konto im Artikel Arbeitszeitkonto und Wertguthaben bei Minijobs.

Welche Branchen sind nach § 2a SchwarzArbG zusätzlich zur Aufzeichnung verpflichtet?

Elf Bereiche: Baugewerbe, Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe, Personenbeförderung, Spedition, Transport und Logistik (einschließlich plattformbasierter Lieferdienste), Schaustellergewerbe, Gebäudereinigung, Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen, Fleischwirtschaft (ohne Fleischerhandwerk), Prostitutionsgewerbe, Wach- und Sicherheitsgewerbe sowie Friseur- und Kosmetikgewerbe. Dort gilt die Pflicht grundsätzlich für alle Beschäftigten, nicht nur für Minijobber.

Wie können Personizer-Nutzer:innen Beginn, Ende und Dauer automatisch dokumentieren?

In der Personizer-Zeiterfassung starten und stoppen Mitarbeitende ihre Arbeitszeit per Klick, im Browser oder in der mobilen App. Arbeits- und Pausenzeiten werden automatisch verrechnet, Änderungen werden dokumentiert, und Arbeitszeitenreports lassen sich ans Lohnbüro oder an DATEV übergeben. Ob deine Abläufe § 17 MiLoG vollständig erfüllen, etwa bei Fristen und Ablage, musst du trotzdem selbst prüfen oder mit deinem Steuerbüro klären.

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